You are on page 1of 40

Melakukan Proses Administrasi 

Transaksi

MODUL

Mendeskripsikan berkas­berkas Administrsi Transaksi

1

1

1.
2.
3.
4.

Pengertian Administrasi
Pengertian transaksi
Jenis­jenis transaksi
Bukti transaksi

Dalam  dunia  usaha  administrasi  dan 
transaksi  adalah  dua  hal  yang  saling  berkaitan. 
Para  pelaku  usaha  dalam  rangka  menunjang 
kegiatan  usahanya  selalu  mengadministrasikan 
semua  transaksi  yang  dilakukan.  Administrasi 
dalam 

perusahaan 

juga 

ikut 

menentukan 

keberhasilan  dari  usaha  yang  dijalankan,  karena 
administrasi 

adalah 

salah 

satu 

langkah 

pengamanan  terhadap  harta  perusahaan.  Baik  itu 
perusahaan yang kecil maupun perusahaan besar.
Transaksi  dalam  pengertian  sehari­hari  adalah  kegiatan  kegiatan  yang 
berkaitan  tentang  jual  beli,  Untuk  lebih  jelas  mari  kita  bahas  pengertian 
adminstrasi dan transaksi.
A. Pengertian administrasi 
                    Administrasi  dalam  arti  luas. 
Menurut  The  Liang  Gie  mengatakan 
“Administrasi 

secara 

serangkaian 

luas 

kegiatan 

adalah 
yang 

dilakukan  oleh  sekelompok  orang 
dalam 

suatu 

kerjasama 

untuk 

mencapai  tujuan  tertentu”(1980:9). 
Administrasi 

SMK Bisman Pemasaran 

secara 

luas 

dapat 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama 
yaitu  adanya  kegiatan  tertentu,  adanya  manusia  yang  melakukan 
kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
  Administrasi  dalam  arti  sempit.  Menurut  Soewarno  Handayaningrat 
mengatakan  “Administrasi  secara  sempit  berasal  dari  kata  Administratie 
(bahasa  Belanda)  yaitu  meliputi  kegiatan  catat­mencatat,  surat­menyurat, 
pembukuan  ringan,  keti­mengetik,  agenda  dan  sebagainya  yang  bersifat 
teknis  ketatausahaan”(1988:2).  Dari  definisi  tersebut  dapat  disimpulkan 
administrasi  dalam  arti  sempit  merupakan  kegiatan  ketatausahaan  yang 
meliputi 

kegiatan 

catat­mencatat, 

surat­menyurat, 

pembukuan 

dan 

pengarsipan  surat  serta  hal­hal  lainnya  yang  bertujuan  untuk  menyediakan 
informasi  serta  mempermudah  memperoleh  informasi  kembali  jika 
dibutuhkan.       
Kata  administrasi  berasal  dari  bahasa  latin  (Yunani)  yang  terdiri  dari 
kata  ad  dan  ministrare.    Kata  ad  berarti  ke  atau  kepada  sedangkan  kata 
ministrare  berarti  mengabdi,  memenuhi  atau  melayani.  Dimock  &  Dimock 
ahli  administrasi  menyebutkan  bahwa  administrasi  berasal  dari  kata  Ad  dan 
Ministrare  yang  artinya  to  serve  (  melayani).  Inti  dari  administrasi  adalah 
suatu  pengabdian  atau  pelayanan,  yaitu  pemberdayaan  orang­orang 
dan sumberdaya lainnya dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu 
tujuan tertentu (Dedi Suherman ; Dasar­dasar manajemen).
Kegiatan  administrasi  dalam  arti  sempit  menurut  Dedi  Suherman 
dibagi menjadi enam sbb :
1) Menghimpun 
Menghimpun  adalah  mengumpulkan  segala  keterangan  yang 
tadinya berserakan sehingga dapat dipergunakan.
2) Mencatat
Mencatat  adalah  membukukan  berbagai  transaksi  atau  berbagai 
keterangan
3) Mengolah
Mengolah  adalah  memperbanyak  menyalin  dan  membuat 
informasi menjadi baru sehingga lebih berguna

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

4) Menggandakan
Menggandakan adalah memperbanyak dengan berbagai cara dan 
alat
5) Mengirim
Mengirim adalah kegiatan menyampaikan dari satu pihak ke pihak 
lain.
6) Menaruh 
Menaruh  adalah  kegiatan  menaruh  ditempat  tertentu  dengan 
maksud mudah untuk ditemukan kembali.
Administrasi    dalam  perusahaan  mempunyai  peranan  penting  karena 
dengan 

administrasi 

segala 

macam 

kegiatan 

dalam 

perusahaan 

Man + Methode + 
didokumentasikan  dengan  baik.  Hal  ini  memudahkan  perusahaan  dalam 
Material = 
melakukan  pemeriksaan,  pengontrolan  dan  pengawasan 
secara  tidak 
Administrasi Efektif 
langsung  transaksi  yang  dilakukan  oleh  karyawan/  dan efisien
pegawai  terutama 
mengenai  keuangan.  Administrasi  dapat  berjalan  dengan  lancar  apabila 
memenuhi tiga unsur administrasi yaitu :
1) Manusia (Man)
Manusia adalah unsur utama dalam administrasi. Kualitas Sumber  
daya  manusia  (SDM)  yang  terlibat  dalam  administrasi  berperan 
menentukan  keberhasilan    dari  administrasi  tersebut.  Job 
description  (pembagian  tugas)  yang  tepat,  hal  ini  berarti 
menempatkan sumber daya yang ada sesuai dengan keahlian dan 
ketrampilan  yang  dimiliki.  Sumber  daya  manusia  yang  berkualitas 
ditempatkan  pada  pekerjaan  sesuai  dengan  keahlian  dan 
kemampuan  maka  menghasilkan  suatu  pekerjaan  sesuai  dengan 
yang diharapkan, efektif dan efisien.
2) Harta Kekayaan ( Material)
Material    adalah  semua  harta  kekayaan 
perusahaan 

yang 

digunakan 

untuk 

memperlancar  kegiatan  perusahaan  agar   
berjalan  efektif  dan  efisien  sesuai  dengan 

MODAL 1

tujuan perusahaan. Harta kekayaan dimaksud 
adalah  semua  sarana  dan  prasarana  penunjang  yang  berfungsi 
mempermudah  dan  memperlancar  kegiatan  administrasi.  Seperti 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

alat  tulis,  peralatan  kantor,  perlengkapan  kantor,  gedung  kantor 
yang memadai.
3) Metode (Method)
Metode  adalah  suatu  cara  yang  akan 
dilakukan  sesuai  dengan  perencanaan 
yang  telah  ditetapkan  sehingga  tujuan 
dapat  tercapai  melalui  kegiatan  yang 

PERALATAN KANTOR 1

efektif  dan  efisien.  Metode  yang  telah  ditentukan  oleh 
perusahaan  untuk  kegiatan  administrasi  di  sebut  SOP  (Standard 
Operational Procedure) administrasi.
B. Pengertian transaksi
Perusahaan 
usaha 

melakukan 

mempunyai 

kegiatan 

tujuan 

untuk 

memperoleh  keuntungan.  Kegiatan 
yang  dilakukan  oleh  perusahaan 
selaku  berkaitan  dengan  pihak  lain 
seperti  jual  beli  barang  atau  jasa, 
pinjam 

meminjam 

modal 

dll. 

 

Keseluruahan kegiatan yang dilakukan 
oleh 

perusahaan 

yang 

berkaitan 

dengan keuangan tersebut adalah transaksi 
C. Jenis­jenis transaksi
Transaksi  perusahaan  dapat  berupa  transaksi  dengan  pihak  dalam 
perusahaan maupun dengan pihak diluar perusahaan.
Kegiatan Transaksi yang dilakukan dalam suatu perusahaan 
dibedakan menjadi dua jenis :
1. Transaksi Internal 
Transaksi  yang  hanya  berhubungan  dengan  pihak­pihak    di  dalam 
perusahaan.  Transaksi  internal  perusahaan  tidak  mengeluarkan  uang 
secara  langsung  karena  transaksi  internal  berkaitan  dengan 
pemakaian peralatan kantor, pemakaian perlengkapan kantor.

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Contoh  transaksi internal :

Perhitungan pemakaian perlengkapan dengan bukti berupa memo 
dari manajer untuk menghitung pemakaian perlengkapan.

Penghapusan piutang dengan bukti memo manajer. 

Penyusutan aktiva tetap dengan bukti dari manajer terhadap bagian 
pembukuan dan sebagainya.

2. Transaksi ekternal
Transaksi  eksternal  merupakan  transaksi  yang  berhubungan  dengan 
pihak­pihak  diluar  perusahaan.  Pihak­pihak  yang  dimaksud  adalah 
pihak  yang  mengadakan  kerjasama  dengan  perusahaan.  Transaksi 
eksternal  berkaitan  dengan  keuangan  sehingga  transaksi  ini 
menyebabhan  adanya  pemasukan  uang  atau  pengeluaran  uang. 
Perusahaan
Contoh transaksi eksternal 

Membeli perlengkapan kantor dengan tunai. 

Menerima hasil penjualan jasa. 

 Membayar utang kepada kreditur.

Membayar gaji karyawan perusahaan

Bagian pembelian membeli barang dagangan kepada salah 
satu supplier.

Transaksi yang dilakukan oleh perusahaan selalu berkaitan dengan 
pihak­pihak lain diantaranya:  
1. Sales ( tenaga penjual )
2. Pembeli
3. Supplier(Pemasok)
4. Fasilitator, yang termasuk fasilitator adalah perusahaan pergudangan, 
perusahaan  asuransi,  perusahan  pengangkutan,  dan  lembaga 
keuangan.
5. Lingkungan, seperti keinginan konsumen dan adanya pesaing ( 
Competitor 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

D. Bukti transaksi 
Setiap  kegiatan  dalam  perusahaan  perlu  dilakukan  pendokumentasian 
Bukti Transaksi 
yang dijadikan sebagai alat bukti tertulis yang disebut bukti transaksi. 
adalah salah satu 
Berikut bukti transaksi yang dibedakan berdasarkan jenis transaksinya :
alat untuk 
mengamankan 
1. Bukti transaksi internal
kekayaan 
Bukti  transaksi  internal  biasanya  hanya  berupa  memo  yang  dibuat 
perusahaan
oleh  pimpinan(kepala  bagian)  kepada  bagian  lain  dalam 
perusahaan.
2. Bukti transaksi eksternal
Bukti  transaksi  ini  suatu  bukti  adanya  transaksi  antara  perusahaan 
dengan  pihak  di  luar  perusahaan  yang  berkaitan  dengan  pembeli 
atau  pelanggan.  Dalam  kegiatannya  perusahaan  melakukan 
berbagai  Transaksi  eksternal  seperti  pembelian  secara  tunai  dan 
kredit atau penjualan secara tunai dan kredit, sehingga bukti transak 
!si eksternal ada beberapa macam antara lain : 
a. Nota kontan
Nota kontan adalah sebagai bukti adanya transaksi pembelian 
secara  tunai.  Nota  kontan  dibuat  oleh  penjual  dan  diberikan 
kepada pembeli sebagai bukti pembelian suatu barang.
b. Faktur 
Faktur  atau  disebut  invoice  adalah  sebagai  bukti  telah 
terjadinya penjualan secara kredit. Faktur dibuat rangkap dua 
atau  lebih  seseui  dengan  kebutuhan  perusahaan.  Faktur 
yang asli diberikan kepada pembeli sedangkan yang lainnya 
untuk  penjual  dan  digunakan  untuk  mengadministrasikan 
atau mencatat penjualan kredit tersebut. 
c. Nota debet.
Nota  debet  adalah  suatu  bukti  bahwa  perusahaan  telah 
mendebet rekening pelanggannya.
Nota debet dikirim oleh pembeli(perusahaan) kepada penjual 
(supplier) karena barang yang dikirim oleh penjual mengalami 
kerusakan,  cacat  ,  rusak  atau  tidak  sesuai  dengan  pesanan 
pembeli
d. Nota Kredit

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Nota  kredit  adalah  suatu  bukti  bahwa  perusahaan  telah 
mengkredit rekening pelanggannya.
Nota  kredit  dikirim  oleh  pembeli(perusahaan)  kepada  penjual 
(supplier) karena barang yang dikirim oleh penjual mengalami 
kerusakan,  cacat  ,  rusak  atau  tidak  sesuai  dengan  pesanan 
pembeli
.  Nota  kredit  sebagai  bukti  penjual  telah  setuju  untuk 
menerima barang yang telah di kembalikan oleh pembeli.
e. Cek
Cek adalah suatu surat perintah dari orang (nasabah) kepada 
pihak  bank  supaya  membayarkan  sejumlah  uang  kepada 
orang yang namanya tercantum dalam cek atau kepada pihak 
yang membawa cek tersebut.
f. Giro
Giro adalah suatu perintah membayar dari seorang nasabah 
kepada bank untuk memindahkan sejumlah uang kerekening 
orang yang namanya ditunjuk dalam giro tersebut.

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi
TUGAS MANDIRI

Isilah teka teki silang berikut :

1

1
2

3

2
3
4
7
5

6

4

5

6

8

7
8

Pertanyaan mendatar :
1. Suatu    bukti  bahwa  perusahaan  telah  mendebet  rekening 
pelanggannya.
2. Salah satu kegiatan usaha yang dilakukan perusahaan dagang
3. Tujuan  perusahaan  memelakukan  pembayaran  tidak  dengan  uang 
tunai tetapi  menggunakan cek atau transfer.
4. Seseorang  atau  badan  dari    pihak  lain  yang  melakukan  kerjasama 
dengan perusahaan
5. Bukti transaksi adanya penjualan secara kredit
6. suatu  cara  yang  akan  dilakukan  sesuai  dengan  perencanaan  yang 
telah ditetapkan sehingga tujuan dapat tercapai melalui kegiatan yang 
efektif dan efisien 
7. Pihak  yang memasok barang ke perusahaan.
8. Langkah –langkah atau urutan dalam menjalankan suatua kegiaatan .

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Pertanyaan menurun :
1. Keseluruahan  kegiatan  yang  dilakukan  oleh  perusahaan  yang 
berkaitan dengan keuangan tersebut
2. Penyerahan  dan  pembayaran  dilakukan  secara  bersamaan  disebut 
transaksi jual beli secara…
3. Setuju terhadap suatu kesepakatan 
4. Dua  orang  atau  lebih  menggadakan  suatu  komunikasi  untuk 
memperoleh suatu kesepakatan tertentu
5. Kependekan dari Standar Operational Procedure
6. Transaksi  yang  hanya  berhubungan  dengan  pihak­pihak    di  dalam 
perusahaan dan tidak berkaitan dengan keuangan secara langsung 
7. Suatu  surat perintah dari orang (nasabah) kepada pihak bank supaya 
membayarkan sejumlah uang kepada orang yang namanya tercantum 
dalam cek atau kepada pihak yang membawa cek tersebut
8. Singkatan dari Delivery Order 

UJI KOMPETENSI 

A. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat  !
1. Perusahaan dalam melakukan kegiatan bisnis menggunakan dokumen 
sebagai  perekam  kegiatan    yang  telah  dilakukan,  dokumen  yang 
dibuat perusahaan ada 2 macam , yaitu…..
a. Dokumen internal dan dokumen eksternal
b. Dokumen administrasi perkantoran dan dokumen dalam proses 
bisnis
c. Dokumen jual beli dan dokumen penyetoran
d. Dokumen jual beli dan dokumen dalam aktifitasi

e. Dokumen rahasia dan dokumen umum
2. Faktur , nota, , kuitansi dan cek termasuk dalam..
a. bukti pengisian barang
b. bukti pengiriman barang

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

c. Surat  berharga
d. Alat bukti pembayaran
e. bukti transaksi jual beli
3. Setiap  perusahaan  merekam  semua  transaksi  yang  dilakukan  secara 
benar dan teliti. Pengertian dari bukti transaksi adalah….
a. Bukti  pencatatan  transaksi  yang  berhubungan  dengan  pihak 
diluar perusahaan
b. Bukti atas pembelian barang
c. Hasil dari pembelian dan penjualan.
d. Tanda bukti telah terjadi pembelian atau penjualan secara kredit
e. Bukti pengiriman produk yang telah dibeli
4. Berikut  ini  tidak  termasuk  dalam  keterangan  yang  termuat  dalam 
faktur….
a. Alamat pembeli
b. Retur barang
c. Surat jalan
d. Nama barang dan pemberian potongan harga
e. Tanda tangan pengirim
5. Suatu    perintah  membayar  dari  seorang  nasabah  kepada  bank  untuk 
memindahkan  sejumlah  uang  kerekening  orang  yang  namanya 
ditunjuk disebut ….
a. Cek
b. Bilyet giro
c. Rekening
d. Deposito 
e. Tabungan

6. Dibawah ini yang  tidak termasuk dalam bukti transaksi adalah….
a. Invoice penjualan
b. Invoice pembelian
c.  Purchase order
d. Sales order
e. Nota kredit
7. Purchase    Order/  surat  pesanan  dalam  supermarket  yang  membuat 
adalah…
a. konsumen

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

b. Pramuniaga
c. Pramusaji
d. Pramugari
e. Wiraniaga
8. Perbedaan 

antara 

nota 

dan 

faktur, 

bahwa 

dalam 

faktur 

mencantumkan…
a. Syarat pembayaran
b. Type barang
c. Nama barang
d. Harga satuan
e. Total harga

9.   Salah  satu  dokumen  yang  diperlukan  untuk  mengajukan  aplikasi 
permohnan kredit yaitu… kecuali
a. Sertifikat tanah
b. IBM
c. SIM
d. Slip gaji
e. Surat nikah
10. Konsumen  mengembalikan  barang  yang  telah  dikirim  oleh  pembeli 
disebabkan beberapa alasan  kecuali…

a. Menerima  pengembalian  barang  dari  pembeli  karena  barang 
tidak cocok
b. Menerima  pengembalian  barang  dari  pembeli  karena  barang 
harganya mahal
c. Mengembalikan kepada suplier karena barang rusak
d. Menerima  pemngembalian  barang  dari  pembeli  karena  barang 
rusak
e. Menerima  pengembalian  barang  dari  pembeli  karena  barang 
barang jumlahnya kurang
B. Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan definisi administrasi secara luas menurut  Liang Gie !
2. Sebutkan  dan  jelaskan  macam­macam  kegiatan  administrasi   
menurut Dedi Suherman !  

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

3. Jelaskan  manusia  sebagai  unsur  utama  dalam  kegiatan 
administrasi !
4. Apa perbedaan transaksi internal dan eksternal !
5. Mengapa  bukti  transaksi  sangat  diperlukan  oleh  perusahaan  ? 
Jelaskan!

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

MODUL

Mempersiapkan formulir berkas administrasi transaksi

2
A. Alur transaksi pembelian
B. Bukti  transaksi pembelian:
C. Alur penjualan  
D. Bukti transaksi Penjualan tunai dan penjulan kredit
E. Alur penerimaan kas
F. Alur pengeluaran  kas

Seluruh  kegiatan  dalam  perusahaan  dikerjakan  oleh  pegawai 
sesuai  dengan  pembagian  tugas  (job  description)  masing­masing.   
Pegawai  dalam  menjalankan  pekerjaan  yang  berkaitan  dengan 
transaksi    perlu  dilakukan  suatu  pengawasan.  Bukti  transaksi 
merupakan salah satu alat untuk menyelamatkan asset perusahaan dari 
pegawai  yang  tidak  bertanggung  jawab.  Pembuatan  bukti  transaksi 
harus melalui satu prosedur atau alur transaksi yang benar.
Berikut alur transaksi pembelian dan  penjualan : 

A. Alur transaksi pembelian
Pembelian  adalah  suatu  kegiatan  untuk  mendapatkan  barang 
atau jasa dengan imbalan sejumlah uang berdasarkan kesepakatan dari 
pembeli  dan  penjual.  Konsumen  yang  membeli  barang  mempunyai 
beberapa  tujuan  antara  lain:    pembelian  barang  untuk  konsumsi  , 
pembelian  barang  untuk  dijual  kembali  dan  pembelian  barang  untuk 
produksi . 
Pada  setiap  perusahaan  baik  perusahaan  barang  dan  jasa 
dalam  menjalankan  aktivitasnya  selalu  memerlukan  barang­barang. 
Barang­barang yang dibutuhkan dalam pengadaannnya harus dibeli dari 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

pihak lain. Misalnya perlengkapan kantor , barang yang dibeli untuk dijual 
(barang dagangan) atau barang yang dibeli untuk diolah kembali (bahan 
Baku).
Pembelian  barang­barang  dapat  dilakukan  dengan  pembelian 
tunai  maupun  kredit.  Kelengkapan  administrasi  pembelian  setiap 
perusahaan memiliki SOP (Standard Operational Procedure) tersendiri. 
Dalam pelaksanaannya administrasi dapat dilakukan secara manual dan 
atau  menggunakan  peralatan  tehnologi  ,  jenis  perlengkapan  yang 
diperlukan  terdiri  atas  :  formulir­formulir,  buku­buku  untuk  mencatat, 
peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan lain­lain
Formulir  adalah  daftar  isian  baik  itu  yang  tercetak  maupun 
tidak  yang  memiliki  ruang  untuk  diisi  dengan  informasi.  Formulir 
bermanfaat  untuk  menetapkan  tanggung  jawab  timbulnya  transaksi 
bisnis,  merekam  data,  mengurangi  kesalahan  dan  menyampaikan 
informasi  pokok  dari  perusahaan  ke  pelanggan.  Format  formulir  di  tiap­
tiap  perusahaan  tidaklah  sama,  tetapi  secara  umum  memiliki  data  yang 
sama yang harus diisi.
Alur transaksi pembelian dapat digambarkan dalam diagram berikut :
ALUR TRANSAKSI PEMBELIAN

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Keterangan :
1. Proses pembelian diawali dari permintaan dari bagian 
penjualan/bagian gudang untuk perusahaan yang bergerak dibidang 
perdagangan. Sedangkan   untuk perusahaan manufacture atau 
perusahaan produksi pembelian berdasarkan permintaan dari bagian 
produksi. Dalam membuat laporan permintaan barang bagian 
penjualan/bagian produksi dengan menggunakan tiga metode :
a. Intuitif
Bagian  penjualan/bagian produksi dalam menentukan barang 
yang harus dibeli dengan cara memprediksi.
Contoh : Perusahaan dapat memprediksikan bahwa kebutuhan 
biscuit kaleng dan sirup pada bulan puasa meningkat.

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

b. Penelitian pasar
Suatu metode penentuan kebutuhan barang yang dibutuhkan 
konsumen dengan melakukan penelitian secara  langsung 
konsumen. Metode  ini menghasilkan informasi secara langsung  
tentang jumlah, jenis/type  barang dibutuhkan konsumen.
Contoh : Perusahaan  minyak goreng membuat kuisioner melalui 
media masa, kemudian hasil dari kuisioner perusahaan 
memperoleh kesimpulan tentang jenis minyak goreng , ukuran 
/kemasan minyak goring yang paling diminati oleh konsumen.
c. Perhitungan Stok barang
Bagian penjualan/bagian produksi menentukan barang setelah 
memeriksa persediaan barang yang ada digudang.
2. Melakukan survey pasar
Survey  pasar  dilakukan  dalam  rangka  menentukan  supplier  yang 
tepat bagi perusahaan. Survey dapat dilakukan dengan berbagai cara 
seperti memasang iklan di berbagai media, baik media cetak maupun 
media elektronika, mendatangi supplier secara langsung. 
Survey  yang  dilakukan  oleh  perusahaan  akan  menghasilkan 
informasi  tentang  harga,  syarat  pembelian,  serta  fasilitas  yang  lain 
dari  masing­masing  supplier.  Informasi  tersebut  digunakan  sebagai 
dasar  untuk  memilih  supplier  yang  paling  menguntungkan  bagi 
perusahaan.  Dalam  tahap  ini  sekaligus  perusahaan  membuat  surat 
penawaran order ke supplier.
3. Menentukan  Supplier
Dari berbagai supplier yang dianggap menguntungkan bagi 
perusahaan setelah mendapatkan informasi secara langsung dari 
supplier maka perusahaan dapat memilih supplier yang paling 
menguntungkan dengan mempertimbangkan kualitas, harga, syarat 
pembayaran, dan lain­lain.
4. Mengirim surat pesanan
Perusahaan membuat surat pesanan dan dikirimkan kepada supplier 
yang dianggap memberikan penawaran yang paling menguntungkan.
5. Membuat surat perjanjian
Sebagai bukti adanya kesepakatan untuk mengadakan jual beli 
antara perusahaan dengan supplier maka dibuat bukti secara tertulis 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

berupa  surat perjanjian jual beli yang ditandatangani oleh kedua 
belah pihak. Surat perjanjian dibuat untuk pembelian secara kredit, 
pembelian secara tunai kesepakatan transaksi antara penjual dan 
pembeli dilakukan secara langsung. 
6. Menerima barang
Setelah kesepakatan antara perusahaan dengan supplier maka 
perusahaan akan menerima sejumlah barang yang telah dibeli dari 
supplier.
7. Cek barang
Hal penting yang harus dilakukan perusahaan setelah menerima 
barang dari supplier adalah meneliti kesesuaian antara barang yang 
dipesan melalui surat pesanan dengan barang yang dikirim oleh 
supplier. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah mutu barang, 
jumlah barang dan kondisi barang dalam keadaan baik (tidak cacat).
8. Pembayaran 
Perusahaan melakukan pembayaran setelah barang diterima. 
Pembayaran dapat dilakukan dengan menggunakan uang tunai/cash, 
cek, giro, sesuai dengan surat perjanjian jual beli yang disepakati.
B. Bukti  transaksi pembelian:
1. Surat permintaan pembelian
Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan 
barang. Surat permintaan pembelian berisi antara lain mengenai 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

PT. KIRANI TUNGGAL
JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA
TELP. 027165245 FAX .127165255 EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN

Dari Bagian
Tanggal diperlukan
Diperlukan untuk
Dikirim ke

No

Jenis Barang

No Faktur

:……………….

Tanggal

:……………….

: ………………
: ………………
: ………………
: ………………

Ukuran /tiipe

Jumlah Barang

Harga Satuan

Keterangan

Kepala Bagian
…………………..

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

2. Surat permintaan  penawaran harga 
PT. KIRANI TUNGGAL
JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA
TELP. 027165245 FAX .127165255 EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN BARANG
NOMOR  :…………………….
Kepada 
Yth ……………………………
……………………………………..
Dengan hormat,
Kami harap Saudaara memberikan penawaran harga untuk barang­
barang berikut :
No  Jenis 
barang

Ukuran 

Jumlah 
barang

Harga 
satuan

Keterangan 

  Syarat pembayaran……………            Syarat penyerahan
Barang yang bersangkutan harus sudah kami terima paling lambat 
tanggal………….
Catatan : Surat Permintaan harga ini tidak berlaku sebagai order 
pembelian
Bandung,……………….
Kepala Bagian 
Pembelian, 

…………………………….

SMK Bisman Pemasaran 

…………………………….

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

3. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO) 

PT. KIRANI TUNGGAL

KT

JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA

      
 

Kepada : 

Purchase Order

Amanda Mart 

(Pesanan Pembelian)

Jl. Kemukus Raya No.7 Semarang  

No PO : 0705

Mohon Anda kirim pesanan dari perusahaan kami berupa :
N
O
1
2

Disc

Harga/unit

Nama Barang

Q

Total Harga

Mesin cuci 2 tabung 
Sanken   
TW­7969DAS
Lemari es 2 pintu 
Panasonic
NR=B25BF

5,00 
UNIT

0,00%

Rp1.540.000,0
0

Rp    7.700.000,00

4,00 unit

0,00%

Rp 
3.800.000,00

Rp  15.200.000,00

Bruto
Rp  22.900.000,00
Netto
Rp  22.900.000,00
Kami mengharapkan barang tersebut dikirimkan pada tanggal 4 September 2009.
Syarat pembayaran 2/5,n/30 

Surakarta, 1 September 2009
Menyetujui,

4. Bukti  penerimaan barang

Bagian Pembelian

Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang 
yang diterima dan diperiksa.

SMK Bisman Pemasaran 

Affanthoriq

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Amanda Mart 
Jl. Kemukus Raya No.7 
Semarang  

Penerimaan Barang 
No PB : 0675 

Kepada PT. KIRANI TUNGGAL
JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A

 

SURAKARTA

N
O
1
2

No PB
0675
0675

Nama Barang

Q

Satuan 

Mesin cuci 2 tabung Sanken   TW­7969DAS 5,00 
Lemari es 2 pintu PanasonicNR=B25BF
4,00 
Total 9

Unit
Unit 

Surakarta, 5 September 2009

5.

Pengirim

Penerima

Huda

Sinta

Bukti pengeluaran kas 
Formulir ini diisi oleh bagian hutang pada waktu menggadakan 

transaksi pembelian secara kredit yang jangka waktu pembayaran 
sudah jatuh tempo Contoh :

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

PT. KIRANI TUNGGAL
JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A
SURAKARTA

TELP. 027165245 FAX .127165255 EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id

Nomor BKK :…………………….

BUKTI  PENGELUARAN KAS
Dibayarkan

Tanggal

:
No. Akun
:…………………………….
:…………………………….
No. Cek
(…………………………….)
:…………………………………………..

Kepada
Jumlah Uang
Untuk

:…………………….
:…………………….
:…………………….

Disetujui,
Kepala Bagian Keuangan

Dibuat,
Bagian hutang

Dibayar,
Bagian Kassa

…………………………….

…………………………….

…………………………

C. Alur penjualan  
Penjualan yang dilakukan oleh perusahaan berupa penjualan 
secara tunai dan penjualan secara kredit.
1. Alur penjualan tunai (0n cash)
Penjualan tunai adalah suatu penjualan dimana penyerahan 
barang dan pembayaran dilakukan secara bersamaan. 
Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti 
toko­ toko atau supermarket, penjualan barang seluruhnya dilakukan 
secara  tunai.  Pembeli  datang  sendiri  ke  tempat  penjual  ,  barang 
diserahkan  di  tempat  penjual.  Dalam  sistem  penjualan  tunai  eceran, 
nota  atau  bon  tunai  selain  berfungsi  sebagai  bukti  penjualan  juga 
berfungsi sebagai order penyerahan barang kepada pembeli.
Pada  perusahaan­paerusahaan  yang  tidak  melakukan 
penjualan  secara  eceran,  penjualan  dapat  dilakukan  secara  tunai 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan 
cara  datang  sendiri  ketempat  penjual  atau  melalui  surat  order 
(purchase order/PO). Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat 
penjual  atau  dikirim  ke  tempat  pembeli,  tergantung  kepada  syarat 
penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri 
atas  :  faktur  penjualan,  atau  nota  kontan.  Berikut  ini  uraian  kegiatan 
bagian­bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan tunai baik pada 
toko­toko atau supermarket, dan grosir.
Pengelolaan  Order  Penjualan  Tunai  secara  eceran  pada  toko 
atau  supermarket.  Unit­unit  organisasi  yang  terlibat  dalam  aktivitas 
penjualan  adalah  Bagian  Order  Penjualan  (pramuniaga),  Bagian 
Kassa/kasir,  Bagian  Gudang,  Bagian  Pembungkusan/Packing  dan 
Bagian Akuntansi. 
Bukti transaksi yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran : 
1.

Faktur

2.

nota penjualan tunai

b.

Pengelolaan Order Penjualan Tunai 

Pengelolaan  order  penjualan  yang  ditemukan  dalam  praktek,  di 
antaranya  sebagai  berikut  :  transaksi    penjualan  tunai  melibatkan 
Bagian  Order  Penjualan,  Bagian  Gudang,  Bagian  Pengiriman 
Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi. 
Sementara  formulir  yang  digunakan  terdiri  atas  :  faktur 
penjualan  tunai,  nota  kontan,  bukti  penyerahan  barang,  dan  bukti 
penerimaan kas. 
Transaksi penjualan secara tunai dapat digambarkan melalui 
diagram sebagai berikut:

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Keterangan:
1. Permintaan pelanggan
Transaksi  penjualan  tunai  dimulai  dari  adanya  permintaan  dari 
pelanggan baik ssecara lisan maupun tertulis yang disampaikan 
kepada  bagian  penjualan.  Permintaan  pelanggan  secara  lisan 
disampaikan  melalui  telepon  atau  pelanggan  datang  secara 
langsung. Permintaan secara tertulis disampaikan melalui surat 
pesanan, faximile, e­mail.
2. Menyiapkan faktur
Bagian  penjualan  menerima  bukti  transaksi  permintaan  dari 
pelanggan    digunakan  sebagai  dasar  dalam  pembuatanfaktur. 
Faktur  sebagai  bukti  transaksi  jual  beli  berisi  keterangan 
mengenai  barang  yang  dijual  dan  jumlah  pembayaran.  Faktur   

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

dibuat rangkap tiga untuk pembeli, bagian penjualan dan bagian 
gudang. 
3. Menyiapkan barang yang dijual 
Bagian  gudang  mempersiapkan  barang  sesuai  dengan  yang 
tertulis  di  dalam  faktur.  Barang  yang  dipersiapkan  harus 
diperiksa terlebih dahulu agar tidak terjadi kekeliruan mengenai 
kualitas dan jumlah barang yang dibeli pelanggan.
4. Menerima Pembayaran dan menyiapkan bukti pembayaran.
Kasir  menerima pembayaran sesuai dengan harga yang tertulis 
didalam  faktur.  Sebagai  bukti  pembayaran  kasir  membuatkan 
bukti  berupa kuitansi 
5. Menyerahkan mengirimkan barang yang dijual.
Proses  akhir  dari  pembelian  secara  tunai  setelah  dilakukan 
pembayaran  oleh  pembeli  adalah  menyerahkan  /  mengirimkan 
barang  kepada  pembeli.  Penyerahan  barang  sesuai  dengan 
kesepakatan  awal  transaksi  bahwa  barang  diterima  pembeli   
secara langsung atau barang dikirim ke alamat pembeli
2. Alur Penjualan kredit 
Penjualan secara kredit adalah suatu transaksi jual beli dimana 
penjual  melaksanakan  penjualan  barang  dengan  cara  pelunasan 
pembayaran  dilakukan  oleh  pembeli  dalam  beberapa  kali  angsuran, 
hak  milik  atas  barang  beralih  kepada  pembeli  pada  saat  barang 
diserahkan kepada pembeli.
Penjualan secara kredit kesepakatan jual beli dituangkan dalam 
surat  perjanjian,  hal  ini  dilakuakan  karena  kewajiban  dari  pembeli 
sebagai  salah  satu  pihak  yang  melakukan  transaksi  jual  beli  belum 
dipenuhi  secara  keseluruhan.  Surat  perjanjian  berfungsi  mengikat 
pembeli  agar  selalu  memenuhi  kewajibannya  dan  sebagai  langkah 
penjual dalam mengurangi resiko. Selain itu penjual harus berhati­hati 
dalam  dan  selektif  terhadap  pembeli  yang  mengajukan  permohonan 
pembelian secara kredit. 
Alur proses penjualan kredit digambarkan dalam diagram 
sebagai berikut :

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

DITOLAK
DITOLAK

Konfirmasi
Pelannggan

 
Keterangan :
1. Permintaan dari pelanggan
Transaksi penjualan tunai dan kredit Perusahaan tergantung 
ada tidaknya permintaan dari pelanggan, maka proses awal dari 
transaksi penjualan kredit adalah adanya permintaan dari calon 
pelanggan.
2. Negosiasi
Proses  Penjualan  secara  kredit  berikutnya  adalah  melakukan 
negosiasi  tentang  persyaratan  penjualan  secara  kredit    yang 
diajukan  oleh  penjual.  Negosiasi  penjual  dan  pembeli 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

menghasilkan  dua  informasi  yaitu  tidak  terjadi  kesepakatan 
penjualan  secara  kredit  atau  menghasilkan  suatu  kesepakatan 
penjualan  secara  kredit.  Apabila  negosiasi  menghasilkan     
kesepakatan tentang persyaratan penjualan secara kredit maka 
transaksi  penjualan  secara  kredit  diproses  lebih  lanjut. 
Negosiasi  yang  tidak  menghasilkan  kesepakatan  secara 
otomatis proses transaksi tidak dapat dilanjutkan.
3. Proses pembuatan aplikasi kredit
4. Kesepakatan  yang  telah  dicapai  dalam  negosiasi,  proses 
selanjutnya pembeli mengisi formulir aplikasi kredit yang sudah 
disiapkan oleh penjual. Formulir apliksi kredit setiap perusahaan 
mempunyai SOP yang berbeda­beda akan tetapi isi dari aplikasi 
sesuai  dengan  pasal  1320  KUH  Perdata  menentukan  empat 
syarat sahnya suatu perjanjian, yaitu :
a. Harus ada kesepakatan
b. Kecakapan
c. Hal tertentu
d. Sebab yang diperbolehkan.
5. Melakukan Observasi pelanggan
Penjual  melakukan  observasi  mempunyai    tujuan  untuk 
mencocokkan  informasi  yang  disampaikan  pembeli  melalui 
formulir  aplikasi  kredit  dengan  kondisi  riil  perusahaan.  Dalam 
melakukan  penjualan  secara  kredit  harus  dilakukan  secara 
selektif,  dengan  tujuan  menghindari  kemungkinan  terjadinya 
resiko  kerugian  karena  kredit  macet  yang  disebabkan  oleh 
pemberian kredit tidak ada proses observasi.
6. Persetujuan Kredit dari bagian 
Bagian  kredit  menganalisa  informasi    yang  diperoleh  dari 
pembeli  dan  hasil  observasi  yang  kemudian  menghasilkan 
keputusan  layak  atau  tidak  layak  pembeli    untuk  melakukan 
pembelian  secara  kredit.  Jika  pembeli  dianggap  tidak  layak 
untuk 

mengadakan 

pembelian 

secara 

kredit 

penjual 

mengkonfirmasikan  kepada  pembeli  serta  memberitahukan 
alasan penolakan.
Surat Perjanjian Jual beli

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Proses  berikutnya  penjual  membuat  Surat  Perjanjian  jual  beli 
dan  ditandatangani  oleh  kedua  belah  pihak  pembeli  dan 
penjual. Surat perjanjian ini mengikat secara hukum penjual dan 
pembali agar tidak melakukan tindakan ingkar janji.
7. Membuat bukti transaksi 
Syarat administrasi yang diperlukan selesai diproses diserahkan 
kepada  bagian  penjualan  untuk  dibuatkan  bukti  transaksi 
penjualan berupa faktur (invoice) dan surat jalan (sales order)
8. Menyerahkan dan mengirim barang 
Bagian  penjualan  mengkoordinir  bagian  gudang  agar    bagian 
gudang  menyiapkan  barang  dan  bagian  pengiriman  (Delivery) 
mengantar barang kepada konsumen.
D. Bukti transaksi Penjualan tunai dan penjulan kredit
1. Nota kontan

……………………………
PT. KIRANI TUNGGAL

Nama :
……………………………….............
Toko

JL. MUHAMMAD YAMIN NO 22A     
……………………………………
…………………………………

NOTA KONTAN:……………….
Banya
k

Nama Barang

Barang  telah diterima dengan baik dan 
betul

Harga Satuan

Jumlah

Total

Penerima
(…………………………………..)

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

2. Faktur (invoice)

PT. KIRANI TUNGGAL
JL. Muhammad Yamin NO 22A 
SURAKARTA

TELP. 027165245 FAX .127165255 
EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id
FAKTUR PENJUALAN
(INVOICE)
No. Faktur
Kepada 

: 9055/KT/IX/09

: Toko Chandra
  Jl. Panorama No.23
  Yogyakarta
Tanggal

No 
1
2
3
4
5

Nama Barang
Stan Fan Miyako 1618
Kompor gas 2 tungku 
Rinai
Jar mini cooker cosmos
Microwave oven Sharp 
R2
Ac 1 PK LG SO9LVX

Terbilang : Enam belas juta 
Syarat pembayaran 3/10,n/30

: 01­ 09­ 2009

Q

Harga satuan

10

Rp 190.000,00

Rp  1.900.000,00

5

Rp 350.000,00

Rp  2.250.000,00

4

Rp 170.000,00

Rp     680.000,00

3

Rp 850.000,00

Rp  2.550.000,00

2

Rp3.900.000,0
0

Jumlah

Rp  7.800.000,00

Total

Rp 15.180.000,00

PPN 10%

Rp   1.518.000,00

Total bayar

Rp 16.698.000,00

Syarat penyerahan CIF

enam ratus Sembilan puluh 
delapan ribu

Hormat kami,
1. Kuitansi (t
Shinta

 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

3. Kuitansi
No  :……………..

No kuitansi

:……………………….

Kepada 

Kepada 

:………………………..

………………………

Uang sejumlah

:………………………..

Uang sejumlah

Untuk pembayaran  :………………………..

……………………….
Untuk pembayaran 
………………………

……………………….
Terbilang :

……………………

……,…………..
………………..

………………………..

4. Nota Debet

PT. KIRANI TUNGGAL
JL. Muhammad Yamin NO 22  
SURAKARTA
TELP. 027165245 FAX .127165255 
A

Surakarta, 4 September 2009
Kepada
Yth
: Toko Chandra
Jln
: Jl. Panorama No.23

EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id

Yogyakarta

NOTA DEBET 
Dikirim kembali 1 buah Mesin cuci 2 tabung Sanken   TW­7969DAS, karena rusak 
dengan pesanan seharga RP 1.540.000,00 dan rekening  ini telahdi DEBET.
Hormat kami,
Thoriq 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

5. Nota Kredit

PT. KIRANI TUNGGAL
JL. Muhammad Yamin NO 22  
SURAKARTA
TELP. 027165245 FAX .127165255 
A

Surakarta, 4 September 2009
Kepada
Yth
: Toko Chandra
Jln
: Jl. Panorama No.23

EMAIL :Kir_Tung@yahoo.co.id

Yogyakarta

NOTA KREDIT
 
Diterima  kembali Stan Fan Miyako 1618, karena tidak sesuai dengan pesanan seharga 
RP 1.900.000,00 dan rekening  ini telah di KREDIT.
Hormat kami,
Thoriq 

6. Cek(down load )

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

7. Bilyet giro

7. Surat Jalan
Amanda Mart 

2.

Jl. Kemukus Raya No.7 
Semarang  
Kepada :PT KIRANI 
TUNGGAL

Surat Jalan
No SJ : 0675 

Jl. Muhammad Yamin N0 22 
A

 

SURAKARTA

N
O
1
2

No PB
0675
0675

Nama Barang

Q

Satuan 

Mesin cuci 2 tabung Sanken   TW­7969DAS 5,00 
Lemari es 2 pintu PanasonicNR=B25BF
4,00 
Total 9

Unit
Unit 

Surakarta, 5 September 2009
Pengirim

Hormat kami

Huda

Sinta

E.

Alur penerimaan

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Perusahaan  menerima  pemasukan    uang    berasal  dari 
penjualan    secara  tunai,  pembayaran  hutang  para  pelanggan  dari 
pembelian  secara  kredit  dan  pembayaran  biaya­biaya  lain.  Alur 
penerimaan dapat dilihat diagram berikut :
Alur penerimaan Kas

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

Keterangan :
A. Memeriksa bukti transaksi
Bagian  kasir  mempunyai  berbagai  bukti  transaksi  dari  bagian 
penjualan  dari penjualan tunai, pembayaran hutang atau pembayaran 
biaya  lain.  Bukti  transaksi  tersebut  digunakan  untuk  mencocokkan 
dengan bukti transaksi yang dibawa oleh pelanggan. Hal ini dilakukan 
untuk menghindari kesalahan jumlah pembayaran.  
B. Menghitung  nilai transaksi
Setelah  bukti  transaksi  diperiksa  kasir  menghitung  keseluruhan  nilai 
transaksi 

dari 

pelanggan, 

termasuk 

menghitunng 

potongan 

pembelian/diskon.
C. Menerima  uang
Kasir  memberitahukan  nominal  pembayaran  kepada  pelanggan 
kemudian menerima uang. 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

D. Cek  jumlah keabsahan uang 
Uang  yang  diterima  dari  pelanggan  dihitung  ulang  untuk 
mencocokkan  jum  lah  dan  sekaligus  memeriksa  apakah  uang 
tersebut palsu atau tidak.
E. Membuat  bukti penerimaan uang
Apabila  jumlah  uang  yang  diterima  sudah  sesuai  dengan  nilai 
transaksi  berikutnya  sebagai  bukti  pembayaran  kasir  memberikan 
bukti berupa kuitansi kepada pelanggan. 

F. Alur pengeluaran  kas
Perusahaan 

selain 

menerima 

kas 

juga 

melakukan 

mengeluarkan  kas  untuk  membayar  pembelian  tunai,  membayar 
hutang dari pembelian kredit dan membayar biaya lain­lain.
Berikut alur pengeluaran kas :
Keterangan :
1. Bukti pembelian/ pengeluaran
Bagian  keuangan  sebelum  mengeluarkan  uang  meminta  bukti 
transaksi  pembelian  atau  bukti  pengeluaran  uang  yang  lain, 
sehingga  mengeluarkan  uang  tanpa  bukti  transaksi  tidak  dapat 
dilakukan.
2. Memeriksa keabsahan bukti
Bukti yang diterima dicek apakah bukti yang benar atau tidak, hal 
ini  untuk  menghindari  apabila  ada  pihak  yang  ingin  melakukan 
rekayasa bukti transaksi.
3. Menyerahkan uang
Setelah  diperiksa  bukti  transaksi  dan  jumlah  transaksinya  maka 
bagian  keuangan  akan  membayar  sejumlah  uang  sesuai  dengan 
yang tertulis dalam bukti transaksi.
4. Menerima bukti 
Sebagai  bukti  telah  melakukan  pembayaran  akan  menerima  bukti 
pembayaran yang dibuat oleh pihak yang menerima uang. Dalam 
perusahaan  pembayaran  tidak  dilakukan  oleh  bagian  keuangan, 

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

bagian keuangan hanya bertugas memeriksa bukti, mengeluarkan 
uang dan menerima bukti pembayaran
5.

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi
TUGAS MANDIRI

Keterangan

1. Kumpulkan  bukti    transaksi  berupa  faktur  2  macan  dari  perusahann 
yang  berbeda,  nota  dua  macam  dari  perusahaan  yang  berdeda, 
kuitansi dua macam dari perusahaan yang berbeda.
2. Perhatikan  faktur,  nota  dan  kuitansi  yang  sudah  Anda  kumpulkan 
kemudian  cari  perbedaan  dan  kesamaam  dari  bukti  transaksi  yang 
sudah Anda miliki !
No 

Bukti transaksi Kesamaan 

1

Faktur 

.

.

.

.

.

.


2

Nota  

.

.

.

.

.

.


3

Kutansi  

Perbedaan 

.

.

.

.

.

.

UJI KOMPETENSI

A. Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat !
1. Perusahaan  selalu  membuat  bukti  transakai  dalam  setiap  melakukan 
transaksi  internal  maupun    transaksi  eksternal,    hal  ini  dilakukan 
bertujuan untuk ……
a. Administrasi  

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

b. Memberikan pelayanan penjualan yang baik 
c. Memanfaatkan formulir yang tersedia
d. Menyelamatkan asset perusahaan
e. Melaksanakan SOP
2. Bagian    gudang  menghitung  stok/  persediaan  di  gudang  kemudian 
mendata  nama  –nama  barang  yang  perlu  dimasukkan  dalam  surat 
permintaan  barang  untuk  dilaporkan  kepada  bagian  pembelian. 
Metode yang digunakan untuk mementukan barang yang dibeli dalam 
perusahaan tersebut adalah…..
a. Intuitif 
b. Penelitian pasar
c. Penghitungan  stok digudang
d. Observasi
e. Survey konsumen
3. Supllier  yang  dipilih  oleh  perusahaan  harus  menguntungkan 
perusahaan,  dasar  penentuan  supplier  yang  menguntungkan 
perusahaan dengan mempertimbangkan beberapa hal …. kecuali
a. Harga barang
b. Syarat pembelian yang ditentukan
c. Potongan harga 
d. Kualitas barang
e. Hubungan baik perusahaan
4. Surat permintaan dibuat oleh  bagian gudang harus memuat hal­hal…
a. Nama jenis barang potongan harga, jumlah,tanggal diperlukan
b. Syarat  pembayaran,  nama  barang,  type  barang,  jumlah,  harga 
satuan
c. Syarat  penyerahan,  nama  barang,  type  barang,  jumlah,  harga 
satuan
d. Tanggal  diperlukan,  nama  barang,  type  barang,  jumlah,  harga 
satuan
e. Garansi , nama barang, type barang, jumlah, harga satuan
5. Dalam  perusahaan  dilakukan  Job  description  (pembagian  tugas) 
bertujuan untuk….Kecuali
a. Spesialisasi
b. Membagi tanggung jawab

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

c. Mempermudah pengawasan
d. Mempermudah koordinasi
e. Agar karyawan tidak berebut pekerjaan
6. Bagian  penerima  barang  pada  saat  barang  datang  perlu  melakukan 
pemeriksaan terhadap barang yang diterima mengenai….
a. Kualitas barang ,Jumlah barang ,Kondisi barang, harga barang
b. Kualitas  barang  ,Jumlah  barang  ,Kondisi  barang,  nama 
pengirim
c. Kualitas  barang  ,Jumlah  barang  ,Kondisi  barang,  syarat 
penyerahan
d. Kualitas barang ,Jumlah barang ,Kondisi barang, alat angkut
e. Kualitas  barang  ,Jumlah  barang  ,Kondisi  barang,  tanggal  jatuh 
tempo pembayaran
7. Transaksi  jual  beli  secara  tunai  dapat  dilakukan  pembayaran  dengan 
menggunakan… kecuali
a.  Cek
b. Giro
c. Transfer 
d. Cash 
e. Kuitansi 
8. Dalam  penjualan  secara  tunai  alat  bukti  transaksi  yang  berfungsi 
sebagai  bukti  penjualan  sekaligus  sebagai  bukti  pennyerahan  barang 
kepada pembeli adalah…
a. Faktur  
b. PO
c. DO
d. Nota
e. Kuitansi 
9. Diera  globalisasi  permintaan  pelanggan  dapat  disampaikan  secara 
lisan dan tertulis. Permintaan secara tertulis melalui…
a. Surat pesanan, email, facebook,
b. Surat pesanan, faximile, facebook
c. Email , faximile, facebook
d. Surat pesanan, faximile, Sort message sent
e. Surat pesanan, email, facebook

SMK Bisman Pemasaran 

1

Melakukan Proses Administrasi 
Transaksi

10. Alur penjualan tunai yang benar adalah…
a. Permintaan  pelanggan,  mempersiapkan  barang  yang  dijual 
,membuat  faktur,  menerima  pembayaran,  pembuat  bukti 
pembayaran, menyerahkan barang
b. Permintaan  pelanggan,  membuat  faktur,  mempersiapkan 
barang  yang  dijual,  pembuat  bukti  pembayaran,  menerima 
pembayaran, menyerahkan barang
c. Permintaan  pelanggan,  membuat  faktur,  mempersiapkan 
barang  yang  dijual,  menerima  pembayaran,  pembuat  bukti 
pembayaran, menyerahkan barang
d. Membuat  faktur, mempersiapkan barang yang dijual, menerima 
pembayaran, pembuat bukti pembeyaran, menyerahkan barang
e. Permintaan  pelanggan,  membuat  faktur,  mempersiapkan 
barang  yang  dijual,  pembuat  bukti  pembeyaran,  menyerahkan 
barang menerima pembayaran,
B.  Jawablah pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas !
1. Jelaskan arus pembelian secara tunai !
2. Sebutkan bukti transaksi pembelian secara tunai !
3. Jelaskan perbedaan penjualan secara tunai dan penjualan kredit !
4. Sebutkan hal­hal yang harus termuat didalam kuitansi !
5. Jelaskan pengertian nota debet !

 

SMK Bisman Pemasaran 

1