You are on page 1of 14

PENGKAJIAN KEBUTUHAN PELATIHAN

Mengidentifikasi kebutuhan peserta
Bagian dari kesuksesan suatun program pelatihan adalah kemampuan menilai
kompetensi petatar serta mengidentifikasi kebutuhannya secara tepat.
Ini
meyakinkan bahwa program pelatihan merefleksikan apa yang ingin mereka ketahui
dalam mengerjakan sesuatu. Pelatihan harus ditujukan pada perbedaan dalam
pengetahuan dan keterampilannya tanpa mengulangi apa yang sudah diketahuinya.
Bacalah skenario di bawah ini dan jawablah pertanyaan di lembar berikutnya.
SKENARIO 1
Jani mengikuti pelatihan selama dua hari tentang merencanakan suatu rapat .
Jani telah memiliki banyak pengetahuan dalam bidang ini tetapi berfikir bahwa
pelatihan tersebut akan berguna baginya, karena dirinya merasa masih banyak
yang harus dipelajari. Pelatihannya menyenangkan, sayangnya hampir seluruh
isi pelatihan adalah informasi pendahuluan yang sudah diketahui Jani.
SKENARIO 2
Robi telah diminta oleh atasannya untuk menghadiri program pelatihan dalam
bidang pembelanjaan secara penuh. Ia hanya memiliki pengalaman sedikit
dalam bidang ini tetapi ia menyadari bahwa pelatihan ini akan sangat
membantu pada posisinya yang baru di perusahaan. Program pelatihan dimulai
dengan bagus, tetapi pada pertengahan hari itu, Robi menjadi sangat bingung,
dan materinya dirasakan semakin sulit, sehingga lama-lama dia tidak
mengetahui sebetulnya ini pelatihan tentang apa.
SKENARIO 3
Rina menghadiri suatu pelatihan selama 3 hari dalam bidang pelatihan asesor.
Atasannya telah memintanya untuk menghadirinya agar supaya semua orang
mampu melakukan penilaian bila diperlukan. Rina sangat senang menghadiri
pelatihan tersebut meskipun ia kurang yakin apakah ia akan melakukan
penilaian sebanyak yang dikerjakan oleh temannya, yang sudah terbiasa, yang
hanya melakukan sekali penilaian dalam waktu dua tahun.

1

Pekerjaan apa yang dilakukan oleh peserta ? 3.Pertanyaan berikut ini merupakan panduan untuk mengidentifikasi kebutuhan petatar anda. ketidakmapuan fisik atau kepercayaan dirinya rendah? 2 . huruf atau angka. Mengapa peserta ikut dalam pelatihan ? 2. Keterampilan dan pengetahuan apakah yang dibutuhkan oleh peserta? 5. Mengapa petatar memerlukan keterampilan dan pengetahuan tersebut? 6. Keterampilan dan pengetahuan apakah yang telah dimilki oleh peserta ? 4. 1. Apakah peserta memiliki keinginan khusus yang perlu diperhatikan ketika kita merencanakan pelatihan kita? Misalnya bahasa.

menetapkan kebutuhan dengan tepat akan membantu anda untuk menentukan informasi dan keterampilan mana yang diperlukan dan bagaimana anda bisa menyusun program tersebut. pengelolaan yang jelek atau kombinasi dari beberapa faktor. keterampilan yang minim. Bila pelatihan adalah jalan keluarnya. perlengkapan yang salah.Mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan Kinerja yang jelek terjadi karena beberapa alasan. perlu diidentifikasi dengan tepat apa yang terjadi dan mengapa itu terjadi. Bila kinerja rendah. untuk menyelenggarakan suatu pelatihan bila itu memang diperlukan dan bisa mengatasi masalah. 3 . Suatu pelatihan layak bila:  Orang tidak tahu apa yang harus dilakukan  Orang tahu apa yang harus dilakukan tetapi tidak memiliki keterampilan tersebut  Orang memiliki pengetahuan dan keterampilan tetapi tidak menunjukkan kinerja seperti yang diperlukan di tempat kerja  Orang memang tidak peduli tentang kinerjanya. misalnya masalah pribadi pegawai.

Bila tidak apakah alternatifnya? Contoh Perlu pelatihan? Alternatif Peralatan yang biasa dipakai rusak dan menyebabkan pegawai tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya Pegawai selalu saja disuruh untuk mengerjakan pekerjaan lainnya oleh pengawas sehingga tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya sendiri Pegawai tidak bisa melakukan pekerjaannya dengan benar karena mereka tidak yakin akan aspekaspek yang ada Pegawai tidak bisa menyelesaikan pekerjaan karena ada masalah dengan teman kerjanya 4 .Pada tabel berikut ini dan tandai apakah masih diperlukan pelatihan.

Si Pengawas sangat antusias karena di departemennya terjadi beberapa kecelakaan pada beberapa bulan terakhir ini. Bagaimana manajer mengetahui bahwa diperlukan pelatihan? 3. Bagaimana kira-kira si manajer akan menyusunnya bila memang diperlukan suatu pelatihan? 5 . Semua kecelakaan selalu berhubungan dengan masak memasak.Baca studi kasus berikut ini dan jawab pertanyaan di bawahnya. 1. 2. Studi kasus Manajer Pengembangan sumberdaya manusia (personalia) dari suatu hotel berbicara dengan salah satu pengawas pada suatu kesempatan makan siang. Buatlah daftar semua faktor yang menurut anda mungkin menyebabkan kecelakaan tersebut. Ia tidak yakin apakah kecelakaan tersebut karena pegawainya tidak tahu cara mempergunakan peralatan atau karena ada hal yang lain.

Mengapa perlu mengidentifikasikan kebutuhan pelatihan? 6 . Kepada siapa manajer harus berkonsultasi untuk membantunya membuat suatu program pelatihan bila diperlukan? 5.4.

Apakah tugasnya yang membentuk suatu bagian dari pekerjaan anda? 4. Standar kompetensi dapat dipakai karena standar kompetensi tersebut berisi daftar keterampilan. Bila anda tidak memiliki uraian pekerjaan yang tepat maka anda bisa membuatnya sendiri. anda perlu memiliki deskripsi yang tepat dari pekerjaan/tugas yang diperlukan. Dimana anda akan memperoleh standar yang diperlukan dalam pekerjaan/peran anda? 7 . karena anda tidak memiliki standar yang diperlukan dimana anda bisa melakukan pengecekan terhadap kinerja masingmasing pegawai secara individu. Tanpa itu. Apakah pekerjaan anda saat ini? 2.Mencocokan kebutuhan pelatihan dengan standar kompetensi Sebelum anda melakukan analisa pelatihan yang mendetil. Keterampilan dan pengetahuan apa yang diperlukan untuk mengerjakan setiap tugas tersebut? 5. Bagian A Pikirkan pekerjaan/peran anda sendiri dan jawablah pertanyaan berikut ini: 1. pengetahuan dan sikap yang diperlukan untuk pekerjaan/peran tertentu. Apa yang harus anda kerjakan sebagai bagian dari pekerjaan anda? 3. anda tidak bisa menentukan persyaratan pelatihan. Bila standar kompetensi tidak ada maka anda bisa memakai standar prosedur operasional. uraian pekerjaan yang ada dan lain-lain.

8 . Pembantu administrasi Mengerjakan koresponden harian COM301 Mengumpulkan dan menyediakan informasi untuk menjaga lancarnya komunikasi Tugasnya termasuk: Elemen:     menjawab telepon menulis pesan membuat surat  Menjawab telepon. meminta informasi lesan maupun tertulis Membuat konsep surat atas permintaan Untuk mengerjakan ini Yuni perlu: Kriteria kinerja:       mencatat pesan berkomunikasi dengan orang lain mampu menulis dan mengetik dengan jelas Permintaan diterima dan dicatat Permintaan informasi dipahami Informasi diambil dari sumber luar maupun dalam dan catat: . Pada kolom kedua adalah perbandingan antara standar kompetensi dari paket pelatihan administrasi.Dari sumber-sumber tertulis  Informasi dikonsepkan kedalam format yang tepat untuk presentasi dengan memakai bahasa yang jelas dan singkat. Pada kolom pertama Yuni telah mengidentifikasi keterampilan dan pengetahuan yang menurutnya membentuk suatu bagian dari pekerjaannya.Bagian B Berikut ini suatu model dimana anda dapat memakai standar kompetensi untuk mengidentifikasi ketarampilan dan pengetahuan untuk pembantu pegawai adfministrasi.Dengan cara berbicara dengan orang lain .

Apa yang anda inginkan untuk dicapai oleh peserta pada akhir suatu pelatihan. identifikasikan apa yang dibutuhkan oleh seseorang untuk mengetyahuinya agar mampu melaksanakan tugas dan prosedur secara kompeten (terampil) di tempat kerja. Bila Yuni memerlukan pelatihan pada bidang kerja khusus maka poin di atas dapat dipakai sebagai hasil pelatihan yang memungkinkan. Poinpoin tersebut adalah hal-hal yang perlu diketahui dan dikerjakan oleh Yuni sebagai hasil pelatihan. Agar Yuni terampil menunjukkan kinerjanya di tempat kerja.Bila anda telah membuat daftar tugas dan prosedur yang membentuk pekerjaan/peran tertentu. Poin ini kemudian dipakai sebagai hasil pelatihan. 9 . diperlukan:  kemampuan untuk mendemonstrasikan prosedur menjawab telepon di kantornya  mengikuti prosedur organisasi dalam menulis dan mendistribusikan pesan  memproduksi surat menyurat dalam format yang telah ditentukan  mempergunakan ejaan dan gramatika yang benar bila menulis surat.

Apa yang perlu anda ketahui untuk menunjukkan anda telah mengerjakan tugas-tugas anda secara kompeten/terampil di tempat kerja? 10 . bandingkan pekerjaan/tugas anda pribadi. saya perlu: Kriteria kinerja: 1. Dibawah ini contoh yang dapat anda gunakan. Judul pekerjaan Bidang kerja umum Unit suatu kompetensi Tugas meliputi: Elemen: Untuk mengerjakan ini.Bagian C Jika anda mempunyai standar kompetensi untuk industri yang anda kerjakan.

Ada beberapa cara untuk melakukan analisa kebutuhan pelatihan. Analisa kebutuhan pelatihan membantu mengidentifikasi jarak antara apa yang sebenarnya bisa dilakukan oleh seseorang dan apa yang diperlukan untuk melakukan hal tersebut. Hotel ini menjalankan empat buah troli yang berbeda jenis dan ini merupakan saat untuk memperkenalkan tipe yang terbaru pada minggu depan. Ini merupakan bagian penting dari suatu pelatihan. Ini meyakinkan bahwa harapan dari setiap orang itu sama. Bila melakukan analisa kebutuhan pelatihan. karena ini akan membantu anda untuk mendisain pelatihan untuk memenuhi kebutuhan petatar yang sebenarnya.Analisa kebutuhan pelatihan Sekali anda telah mengidentifikasi bahwa mungkin ada kebutuhan pelatihan. akan merupakan suatu ide yang bagus jika kita berkonsultasi kepada beberapa orang yang sesuai termasuk pengawas. manajer dan orang yang melakukan pekerjaan. Baca studi kasus berikut ini dan jawab pertanyaan di bawahnya. STUDI KASUS Anda diminta untuk menentukan persyaratan pelatihan untuk departemen Housekeeping dari suatu hotel. 11 . dan anda telah mengidentifikasi uraian pekerjaan atau standar kompetensi untuk pekerjaan/peran khusus. maka anda dapat melaksanakan analisa pelatihan. misalnya:      wawancara observasi tes kinerja kuesioner laporan pengawas. Anda telah diberi tahu bahwa beberapa petugas lebih senang untuk memakai satu atau dua jenis troli saja tetapi kebijakan perusahaan adalah bahwa semua petugas harus terampil dalam menjalankan semua jenis troli sesuai standar kompetensi perusahaan.

Metode apa yang perlu dipakai? 4.Pilihan pembelajaran 11 (lanjutan) 1. Dimana anda dapat memperolehnya? 3. Informasi apa yang perlu anda cari? 2. Kepada siapa anda harus berkonsultasi? 12 .

Format analisa kebutuhan pelatihan Berikut ini contoh dari cek-lis untuk menyelenggarakan analisa kebutuhan. atau pekerjaan yang anda sudah hafal pada halaman berikut ini. Lengkapi analisa kebutuhan pelatihan untuk pekerjaan anda. Buat daftar semua bidang kerja yang sesuai yang ingin anda lihat. Ini berdasar pada keterampilan yang diperlukan untuk di cek dan pemeliharaan peralatan pada industri angkutan dan distribusi. Kurang perlu  Apakah ada keterampilan lain yang tidak terdaftar yang menurut anda perlu diberikan pelatihan? N/A 13 . Bacalah daftar berikut ini dan tandailah apakah anda merasa memerlukan pelatihan dalam bidang kerja ini: Bidang keterampilan/Pengetahuan Sangat perlu Perlu Memelihara troli  Memuat dan menurunkan barang  Memindahkan barang secara mekanik  Mengoperasikan troli  Mengoperasikan troli lebih lanjut  Isu keselamatan dan kesehatan kerja 2. CONTOH DAFTAR UNTUK ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN Nama : Organisasi : Kedudukan : 1.

yang menurut anda masih perlu diberikan pelatihan? 14 . Bacalah tabel berikut ini dan tandailah bila menurut anda perlu diadakan pelatihan pada bidang kerja berikut ini. Bidang keterampilan/Pengetahuan 2. Sangat perlu Perlu Kurang perlu Apakah masih ada bidang kerja lain yang belum termasuk dalam daftar di atas.FORMAT ANALISA KEBUTUHAN PELATIHAN Nama : Organisasi : Kedudukan : 1.