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Manual de Uso del Fondo de Caja Chica

Concepto
El Fondo de Caja Chica es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que
sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que
no sean factibles de satisfacer mediante la emisin de cheques.
Objetivo
El presente Manual tiene por objeto regular y establecer las normas y la utilizacin
del Fondo de Caja Chica a fin de que stos cumplan con el propsito para el cual
se los autoriza, y as permitir un rpido y eficiente manejo administrativo para el
normal desarrollo de las actividades.
Los fondos de caja chica servirn nica y exclusivamente para cancelar pagos en
efectivo, que por su monto reducido no sea factible de satisfacer mediante el
proceso normal de Adquisiciones, para cubrir necesidades de la institucin.
Se sujetarn a las disposiciones establecidas en este Reglamento, las diferentes
unidades administrativas, a las que asignen Fondos de Caja Chica y a los
funcionarios y empleados responsables de su administracin y manejo.
Para efecto de este Manual se entiende por:
a.) Administrador/Custodio del Fondo de Caja Chica: El funcionario o
empleado responsable de la custodia del efectivo, administracin y uso
conforme a las disposiciones de este reglamento.
b.) Bienes de menor cuanta: Bienes de hasta el valor de 25.000 mil Bs.F
(Veinte y Cinco Mil Bolvares) incluidos impuestos.
c.) Caja Chica: Valor asignado a un empleado para realizar pagos en efectivo
de menor cuanta.
Procedimiento:

1.- El monto del Fondo de Caja Chica ser hasta de un monto que no exceder de
500,00 Bs.F (Quinientos Bolvares), el mismo que ser aprobado por el Gerente
General tomando en cuenta en consideracin la magnitud y programacin de cada
una de las reas y sern utilizados nica y exclusivamente para el fin creado.
Para la creacin del Fondo de Caja Chica, el Gerente General previa la
retroalimentacin de los custodios estableciere la necesidad de constituir o ampliar
el fondo, formular la solicitud correspondiente a la Direccin General, en la que
se justificar el requerimiento de apertura o ampliacin del Fondo de Caja Chica, y
segn las reales necesidades determinar el monto a asignarle.
El valor mximo por cada pago o desembolso no podr sobrepasar el valor de
25.000 mil Bs.F (Veinte y Cinco Mil Bolvares)
En casos estrictamente necesarios y debidamente justificados, cuando el valor a
pagar supere el mximo autorizado, se realizar con aprobacin escrita del
Gerente General o la mxima autoridad del rea hasta por el valor de 50.000 Mil
Bs.F (Cincuenta Mil Bolvares).
2.- Designacin de la Custodia, Manejo y Control: La designacin de la
persona para la custodia y manejo del Fondo de Caja Chica, la realizar la
Administracin o mxima autoridad de cada rea, el mismo que cumplir con el
siguiente perfil:
a.- Ser empleado o funcionario, que tenga un mnimo de 90 das cumplidos
(periodo de prueba) en la Institucin.
b.- Haber recibido la induccin del manejo del Fondo de Caja Chica por parte de la
Administracin, Coordinacin y Direccin.
Cambio de Administrador: En caso de vacaciones, enfermedad, comisin, o
ausencia temporal justificada de la persona responsable del manejo de los
Fondos, el superior jerrquico encargar su administracin a otro funcionario o

empleado de la misma rea, para lo cual se suscribir un Acta de Entrega


Administracin y enviarla a la Direccin, para su registro y control.
3.- Utilizacin del Fondo: El Fondo de Caja Chica se utilizar para pagar la
adquisicin en efectivo de bienes, servicios y otros pagos que no tienen el carcter
de previsibles y que no pueden pagarse regularmente con cheques, tales como:
a. Adquisicin y arreglo de cerraduras y seguridades;
b. Adquisicin de registros oficiales;
c. Adquisicin de mapas, planos, etc.;
d. Adquisicin de suministros o materiales de menor cuanta, en caso de que no
exista disponibilidad de aquellos, a travs de la correspondiente Unidad de
Bodega, en cantidades indispensables para no paralizar las labores;
e. Adquisicin de tiles de aseo y limpieza de menor cuanta, en caso de que no
exista disponibilidad de aquellos, a travs de la correspondiente Unidad de
Bodega, en cantidades indispensables para no paralizar las labores;
f. Adquisicin de repuestos y reparaciones pequeas para instalaciones de agua,
energa elctrica, telfono, plomera, albailera de los inmuebles u otras de
similares caractersticas;
g. Gastos de Cafetera: En este rubro est incluido: Caf, azcar, T, galletas,
queso, gaseosas, servilletas, aguas aromticas y aguas minerales o naturales;
h. Pagos efectuados que se deriven de la obtencin de derechos o registros
notariales, autenticacin y certificacin de documentos, reconocimientos de firmas,
del registro de Propiedad, fiscales, municipales, bancarios, judiciales y otros de
similar naturaleza;
i. Envo de correspondencia, pago de fletes;

j. Gastos judiciales de diversa ndole; pago de documentos, formularios o


solicitudes oficiales;
k. Gastos que no se originen en los eventos de capacitacin;
l. Pago de transporte pblico dentro de la ciudad en el trmite de documentos
oficiales, movilizacin de mensajeros;
m. Movilizacin de empleados o funcionarios, con la autorizacin de la
Administracin en el vale de caja para transporte por valores mnimos y
razonables que no excedern la tarifa de transporte pblico de alquiler.
n. Pago de fotocopias o reproduccin de documentos que no puedan ser
atendidos por el centro de copiado de la Institucin.

UNIDAD SOLICITANTE

DIRECCIN

DEPARTAMENTO
ADMINISTRACIN

INICIO

SE LLENA LA
PLANILLA DE
SOLICITUD
SOLICITA LA
AUTORIZACION
DEL USO DE C.
CHICA CHICA

Recibe y revisa
solicitud de efectivo
o cheque

SI

Recibe la
aprobacin

decisi
n
Verifica si tiene
disponibilidad de
efectivo en caja.

NO
FIN
Recibe el
efectivo (vale)
o el cheque
Realiza la
compra
producto o
Entrega la
factura al dpto.
de
administracin o
la planilla para
descuento de
nmina (vale)

SI
Decisi
n
NO
Recibe y revisa
la factura o
planilla de vale

FIN

DE

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