University of Colorado at Boulder Program Accessibility Committee

Meeting Minutes
January 6, 2006 2:00 p.m. –3:15 p.m. Program Accessibility Committee UMC 325

This was a combined meeting of the Physical Access and Electronic Access Groups.  Present:  Howard Kramer, Holley Long, Steve Bailey, Vijay Patel, Barbara De Neeve (* Denotes that discussion item requires a follow­up action)

Physical Access Agenda Items New Committee Members The following students and staff have joined the committee ­ Vijay Patel – Housing ITS ­ Steve Hecht – Housing ­ Jeremy Likes – Student ­ Barbara De Neeve – Academic Advisor, Leeds School of Business ­ WebComm ­ TBD – will have new rep at February meeting ­ Risk Management – Tara Lindsey – will attend when there are RM related issues.

Accessibility Report – Phil will report on progress at next meeting.

PAC Web Site ­ ­ New url was requested: www.colorado.edu/committees/pac ­ should allow direct access  by committee for updates. New minutes & update to the accessibility guide have not occurred yet because of Jan’s  retirement.

New Web Mail Software – Testing For Accessibility. ­ ITS has asked us to test the new beta version Web Mail product for accessibility. Howard  has tested it with JAWS and it appears accessible and the interface seemed simpler and  easier to navigate than the current Web Mail system. Zuhair will also test the product with  test mail. *Howard will report on Zuhair’s feedback at a future meeting.

Accessibility News page ­ *Howard will update the previous draft version and include pictures of the renovations at  the Main Stage theatre.

ATLAS ­ Howard has been in contact with Deb F. about having an accessible workstation setup in  the new ATLAS building for both students and faculty, to include software such as JAWS,  OpenBook, WYNN on an adjustable station. The response has been very positive. Steve B. will also remind his ATLAS contacts about including an accessible station.

­

Issues & Responses Grid ­ Howard will update the grid and post it on the PAC web site. This grid will be used to  keep track of accessibility issues brought up at meetings and their status.

e­Reserve PDF Accessibility ­ At the AT conference in November, Axel Shmentke had stated that accessible PDFs  (documents scanned as text as opposed to image PDFs) could be posted on library e­ reserve systems (and some universities have done this) because the scanned material will  still not be as good as the original (because of ocr errors) and therefore would still qualify  as “fair use.”  Holly will check with Bryce on this issue. Howard mentioned that OpenBook, Wynn & Kurzweil 3000 allow quick conversion of  image only PDFs into accessible text which then reads the material through speech  output. *Howard will try to expedite install of this new software at the Reserve station.  One obstacle has been that the new station set up collaboratively by the library and the  AT­Lab during the summer is not accessible by any of the admin passwords provided by  the staff who worked on the project.

­ ­

­

­

Note: CSU has been scanning their reserves in accessible pdf format. Students at CSU  then use the acrobat e­reader to access the text. *Howard will check on this process.  (Note: this last item was not discussed at the meeting) Holly will talk with library about addressing workstation problem.

Status of Resident Hall Access Grid Upgrade  *Will bring up this issue with Steve H. at next meeting.

Next Meeting(s) Friday, February 3 at 2:00, in UMC 325 unless otherwise indicated.

Minutes prepared by Howard Kramer – 1­6­06.