Estrategias para optimizar la

ADMINISTRACIÓN
DE INVENTARIOS

incrementar el flujo disponible te permitirá fortalecer tu balance financiero y el rendimiento operativo en el negocio. evitar compras innecesarias y tener producto disponible ante los requerimientos de los clientes. Estos factores en conjunto darán a tu empresa la liquidez necesaria para soportar los embates de un entorno cada vez más competitivo. Un control de inventario eficiente permitirá reducir costos de almacenaje. Más allá de que los recursos incrementen y se reduzca la dependencia en el endeudamiento u otras formas de financiamiento externo.bicredit. Para ayudarte a reducir esta brecha. existe una brecha para muchas empresas entre reconocer cómo optimizar el capital de trabajo y entender qué pasos se deben emprender para mejorar la liquidez. en el que las fugas de dinero pueden representar el fracaso de un negocio en el corto plazo. Sin embargo. te proporcionaremos algunas estrategias para incrementar tu capital.gt . COMPARTE ESTE EBOOK soluciones. La clave es construir una cultura de manejo de efectivo que implique mejorar la relación de las cuentas por cobrar. las cuentas por pagar y los procesos de gestión de inventario.com.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 2 Introducción Cada vez son más los negocios que entienden la necesidad de maximizar el capital con el que trabajan.

bicredit.gt .ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 3 MANEJO DEL EQUILIBRIO EN EL INVENTARIO COMPARTE ESTE EBOOK soluciones.com.

en el momento indicado.bicredit. la cadena de suministro. requiere un delicado equilibrio en tu empresa. Una organización debe equilibrar las necesidades del cliente acorde con los objetivos de la empresa en un modelo de gestión integrado en el que el inventario esté en el sitio correcto. Lo que se necesita es un proceso riguroso en el que el nivel de inversión del inventario esté en conjunción con lo que el cliente espera. equilibrio del stock. Para mantener niveles óptimos de inventario. Estos esfuerzos deben estar sustentados en base a la adopción de una cultura de gestión de efectivo. se deben crear procesos precisos para asegurar pedidos que se basen en la demanda real. Determinar cómo tener inventario suficiente para satisfacer la demanda.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 4 Teniendo en cuenta las disposiciones de efectivo por egresos. lo que permitirá a la empresa mantener niveles mínimos de inventario sin comprometer el servicio al cliente. y para mantener un COMPARTE ESTE EBOOK soluciones.com. tiene una influencia significativa en el capital circulante. En su lugar. el inventario a menudo constituye una de las mayores partidas del balance contable de una empresa. Tales procesos te permitirán seguir el rendimiento de las mercancías en el almacén. pero no tanto que afecte el flujo de efectivo. Se requieren procesos internos para gestionar los proveedores y clientes. mantener un recuento de inventario precisos y asegurar que los proveedores se sumen a la estrategia. son necesarios sistemas robustos para rastrear con precisión las existencias y mantener el control de las mismas. Como resultado.gt . Significa que los gerentes deben evitar que haya una sobre compra o que se pierda una venta respecto por la poca existencia de mercancías en el almacén. dar seguimiento a los patrones de demanda.

bicredit.gt .ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 5 ADOPTANDO MEJORES PRÁCTICAS COMPARTE ESTE EBOOK soluciones.com.

com. Aunque no hay una definición única para todos los enfoques de gestión de inventario. marketing. existen técnicas que pueden conducir al éxito. por ejemplo. y las prácticas de contratación y de abastecimiento para garantizar que las existencias de mercancía estén protegidas adecuadamente.y todos tienen que ser responsables de alguna manera por el éxito o fracaso de la gestión del inventario. Una ventaja adicional es que la centralización de inventario a menudo puede ofrecerte mayores conocimientos sobre los patrones de compra de tus clientes.gt . 6 Como. producción. la detección de las variaciones estacionales y la adhesión a procesos comunes en toda la empresa. a través de la identificación de las necesidades de inventario de nuevos mercados potenciales. el seguimiento a las demandas de los clientes. n COMPARTE ESTE EBOOK soluciones. n Fortalecer los controles internos de todo el inventario. ventas. Algunas de ellas incluyen: Centralizar la gestión de inventarios a través de sucursales regionales o nacionales para reducir los costos de almacenamiento y optimizar el envío a los consumidores finales.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Antes que las empresas puedan mejorar el capital circulante a través de la adopción de iniciativas de planificación de inventario. Cada integrante de la empresa debe desempeñar un papel que involucre una tarea de mejora continua -compras. independientemente del canal que utilicen para hacer pedidos.bicredit. como transferencias. ajustes. éstas deberán extender la responsabilidad de gestión de inventario más allá de la función financiera.

Sin esta transparencia.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 7 Automatizar los procesos para mejorar la exactitud e integridad del seguimiento al inventario y ayudar a mantener los niveles óptimos.bicredit. Con el objetivo de reducir el tiempo que demoran esos procesos. se corre el riesgo de que haya una sobre compra porque los clientes no pueden confiar en los datos disponibles. Mejoras en los KPI pueden conducir a más oportunidades en el rendimiento del inventario.gt . pedidos pendientes y capacidad utilizada. rotación de inventario. tiempo de tránsito de la mercancía. las métricas comunes incluyen niveles promedio de inventario. Este objetivo se cumple en las organizaciones mediante el uso de cuadros de mando que se utilizan para controlar el rendimiento del proveedor a través de una serie de parámetros. n La negociación de envíos completos mediante los cuales los proveedores podrán entregar mercancías directamente en las instalaciones del cliente en lugar de tener almacenes o centros de distribución de la empresa. y obtener valor agregado y otros beneficios. n Seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) con la finalidad de medir el rendimiento y la mejora a través de la organización. los sistemas también deberán minimizar los errores manuales. Desde una perspectiva de inventario. n COMPARTE ESTE EBOOK soluciones. n La consolidación de proveedores. n La creación de portales de proveedores para que puedan rastrear electrónicamente el estatus de los pedidos. tiempo de espera. mejorando la precisión en los pedidos. tasas de pedidos. horarios de entrega. Es importante actualizar datos precisos para garantizar que todas las partes involucradas en el sistema de gestión tengan una visión en tiempo real de las cantidades disponibles. extender los plazos de pago y entrega. incrementos en precio de la materia prima.com. la escasez de inventario y tasas de defectos o fallas. para obtener mejores precios. con costo y localización de mercancías. por ejemplo. lo que permite reducir costos de envío y almacenaje. cantidad de existencia del producto y los pagos correspondientes.

de acuerdo al banco emisor de la tarjeta.bicredit. los informes serán menos detallados que si se supervisa las métricas operacionales.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 8 Una de las formas de mejorar el flujo de efectivo al momento de surtir el inventario es el uso de una tarjeta de crédito para surtir la mercancía. tales como la capacidad COMPARTE ESTE EBOOK de utilización.gt . pedidos pendientes y la rotación de inventario. o extender el periodo con un interés fijo. Asimismo. Por ejemplo. los plazos de entrega. el uso de una tarjeta de crédito te permitirá crear historial para futuros préstamos que puedas necesitar para financiar tus existencias en almacén. soluciones. n Elección apropiada de reportes El nivel y el tipo de informes que generes dependerán de las métricas que traces. si nos fijamos sólo en un alto nivel de KPI. Algunas de las ventajas del uso de las tarjetas de crédito o empresariales para financiar el stock es que podrás disponer de hasta 40 días para el pago de las compras sin intereses. De cualquier manera.com. el rendimiento del proveedor. lo cual permitirá destinar dinero en efectivo a otras áreas de la empresa. la clave está en seleccionar parámetros relevantes para tu negocio que gestiones las inversiones correctas con un mejor rendimiento del capital circulante.

com.gt .bicredit.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 9 ESTRATEGIAS PARA MEJORAR EL MANEJO DE INVENTARIOS COMPARTE ESTE EBOOK soluciones.

COMPARTE ESTE EBOOK Estrategia de cumplimiento del cliente: en lugar de hacer entregas todos los días. o puedes ser capaz de retrasar la entrega a algunos clientes.bicredit. la mayoría de las empresas deben considerar la adopción de procesos para: Realizar pedidos y recepción de inventario: Esto implica seleccionar entre un método centralizado o descentralizado. calendarizar órdenes a fin de aprovechar los descuentos y decidir si se hacen pedidos por adelantado para las entregas denominadas “justo a tiempo”. Por el contrario. n Por ejemplo. Aunque el enfoque variará en cada organización. si se trabaja con los proveedores locales. deberás realizar pedidos a gran escala con anticipación. puedes reducir costos mediante envíos con menor frecuencia. si tu proveedor de mercancías es un importador.gt . ¿Ha realizado tu empresa una revisión al centro de distribución y las locaciones donde se ubica inventario? ¿El inventario está en un centro de distribución cercano a donde se ubica el cliente? El inventario debe moverse forzosamente entre el centro de distribución y los puntos de venta para evitar costos de carga y manejo. determinar cuándo tiene sentido distribuir órdenes de pedido individuales contra grandes volúmenes de mercancía para mantener los costos de envío al mínimo. n soluciones.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 10 Hay una serie de procesos dentro del manejo de inventarios que.com. e incluso pagar por espacio de almacenamiento. si son optimizados y controlados. es posible tener una mayor flexibilidad para las compras individuales y entregas inmediatas. pueden ayudarte a liberar efectivo y fortalecer tu capital circulante: a) Adquisición / abastecimiento Las empresas necesitan tener un proceso adecuado de reemplazo de inventario si esperan maximizar su capital circulante.

n COMPARTE ESTE EBOOK Monitorear el desempeño del proveedor: cada vez más empresas utilizan los vínculos de los proveedores para negociar descuentos adicionales o descuentos en caso de incumplimiento. Si eliges este esquema. muchas empresas se surtían de productos importados en un esfuerzo por contener los costos. y en un deseo de apoyar a vendedores locales. la calidad del producto es superior. ten en cuenta el seguimiento de métricas como errores del proveedor. Si bien esta estrategia todavía puede ser válida. entregas incompletas o retrasadas. tiempos de respuesta. n soluciones. precios y abandono de los términos contractuales. puede tener sentido tener proveedores dispersos geográficamente. las empresas dependen cada vez más de proveedores nacionales por tres razones principales: la entrega es más rápida. Al establecer cuadros de mando. calidad del producto.com.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 11 La creación de cadenas de suministro locales: en años anteriores. Para mitigar el potencial impacto de los desastres naturales u otras interrupciones del negocio. n La planificación de contingencias: ten cuidado a la hora de concentrar a los proveedores en una sola región. trata de negociar el pago en términos más largos o conseguir grandes descuentos para compensar precios posiblemente elevados.bicredit.gt .

sin embargo. debe ser manejado con cuidado para evitar la existencia de inventario caduco o mantener poco inventario y que se deban surtir pedidos urgentes. los encargados de compras revisarán los números para confirmar si se debe realizar un nuevo pedido. El cálculo de la seguridad en los niveles de inventario.com. entonces. Para lo anterior. De esa manera. no sólo del grupo financiero. n COMPARTE ESTE EBOOK 12 Prever la demanda: para asegurar un alto nivel de precisión. Las empresas deben tener en cuenta el prestigio de los proveedores para garantizar buenos niveles de stock y que no haya merma. puedes hacer uso de alertas del sistema cuando los niveles de inventario son bajos.gt . n soluciones.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS Cálculo de niveles seguros de inventario: Muchas empresas mantienen un abasto de inventario para cubrir los retrasos en las entregas o satisfacer los picos de demanda inesperados.bicredit. esto debe ser responsabilidad de las distintas unidades funcionales de la empresa. puedes evitar de forma automática la colocación de mercancía obsoleta o que está perdiendo la atención del cliente.

ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 13 b) Los recuentos de inventario Antes que el inventario se pueda administrar eficazmente. Para mejorar la precisión del inventario. disponiendo adecuadamente los productos para evitar duplicidades. o investigar si un SKU específico muestra variaciones frecuentes. n COMPARTE ESTE EBOOK Conciliar las diferencias de inventario: durante el conteo es posible que existan variaciones entre el libro mayor y la disponibilidad física. paquetes de promoción. n n Mejorar los controles de inventario: para permitir una mejor contabilidad. soluciones. con el apoyo de la gestión las unidades de mantenimiento de existencia o almacén (SKU). Donde las variaciones sean significativas. Decidir cómo identificar y contar las mercancías en tránsito y envío de inventario. hay que dar instrucciones claras a los encargados. n n Dar salida al inventario obsoleto: el recuento de inventario ofrece un mecanismo para supervisar aquella mercancía que puede estancarse o convertirse en obsoleta. las empresas deben asegurarse de que sus registros sean exactos. Los conteos frecuentes te permitirán vender o transferir este inventario mediante la venta forzada.gt . las empresas deben: Revisar la frecuencia de existencias en el inventario: es recomendable realizar un conteo sólo una vez al año. proporcionando hojas foliadas para el recuento.bicredit. Se puede asignar la responsabilidad del recuento a personal interno o a un tercero. las empresas pueden optar por realizar varios recuentos. y realizar recuentos en diferentes lugares al mismo tiempo para evitar que el personal transporte mercancías a diferentes ubicaciones simultáneamente en un esfuerzo para cubrir las pérdidas. e incluso el inventario que se ha perdido. devoluciones. o incluso dando ofertas especiales a tus clientes preferidos.com. Evitar el error de conteo doble: identificar y aislar la mercancía de tránsito lento para evitar su inclusión en los números del inventario final.

com.gt .ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 14 Ajustando el efectivo COMPARTE ESTE EBOOK soluciones.bicredit.

siendo una opción de financiamiento que te da un margen para pagar en el corto plazo las inversiones que se requieran para surtir tu almacén.gt . en el caso de los clientes. Es por eso que las empresas necesitan procesos estandarizados para dar un seguimiento del rendimiento de inventarios. ofrecer también la posibilidad de pago de mercancías con tarjeta de crédito es una forma de incrementar las ventas. el uso de un producto financiero como una tarjeta de crédito empresarial te permitirá hacer frente al pago de los proveedores sin necesidad de descapitalizarte. con lo que ambos ganarán. puesto que el dinero lo verás en el momento. Guardar la información de tarjetas de crédito de tus clientes permite que el cliente repita un pedido de forma conveniente y puede incrementar los ingresos de tu empresa. Asimismo. mantener un recuento exacto de mercancías y asegurar que los proveedores respeten sus compromisos. Contando con el apoyo a nivel ejecutivo.ESTRATEGIAS PARA OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS 15 Predecir con exactitud la demanda del cliente y trabajar con los proveedores para ajustar las órdenes de tiempo real no son tareas fáciles.com. seguimiento de los patrones de demanda. obteniendo una mayor liquidez y flujo de dinero. este tipo de iniciativas de gestión de inventario puede liberar capital circulante y fortalecer tu balance contable.bicredit. y ellos también podrán gozar las ventajas de no desembolsar efectivo por tu mercancía. COMPARTE ESTE EBOOK Además. soluciones.

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