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GERENCIA DE PROYECTOS

PREGUNTAS GENERADORAS V

Presentado Por:
LINA FERNANDA SUSUNAGA MENESES
ALVARO SERGIO SANCHEZ TOVAR
ALVARO BOCANEGRA SANCHEZ

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA


MODULO GERENCIA DE PROYECTOS
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE PROYECTOS
2016

GERENCIA DE PROYECTOS
PREGUNTAS GENERADORAS V

Presentado A:
MNICA DEL PILAR GONZLEZ VILLEGAS
MAGISTER EN GERENCIA DE PROYECTOS

Presentado Por:
LINA FERNANDA SUSUNAGA MENESES
ALVARO SERGIO SANCHEZ TOVAR
ALVARO BOCANEGRA SANCHEZ

UNIVERSIDAD DEL TOLIMA


ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE PROYECTOS
2016

INTRODUCCION

Siempre que se genera una idea y se quiere desarrollar; se debe pensar en algo
central para obtener mejores resultados, y eso es lo que normalmente se conoce
como "objetivos". Los objetivos son las razones por las cuales se est llevando a
cabo esa accin a largo, mediano o corto plazo. La importancia de los objetivos
reside entonces en el hecho de que permitir que nos ordenemos mejor para
saber cmo trabajar o actuar, qu cosas o resultados buscar; con este trabajo se
pretende aprender y entender cmo se construye el objetivo de la ejecucin del
proyecto con bases slidas y teniendo en cuenta la tcnica SMART: medibles,
alcanzables, especficos, relevantes y temporizados.
De igual forma se busca entender en temas de costos globales (mtodo
descendente y ascendente); cul de estos es ms apropiado a la hora de
implementar en una ejecucin de un proyecto; los instrumentos que se utilizan
para identificar con claridad los entregables de un proyecto como lo son WBS,
cronograma maestro y sistemas de control de cambios.
Y por ltimo se pretende estudiar y determinar qu documento generara una mejor
base de conocimientos para implementarlo en un proyecto como opcin de grado
al futuro especialista en gerencia de proyectos.

PREGUNTAS GENERADORAS TUTORIA V


1. Qu variables claves se deben tener en cuenta a la hora de formular
el objetivo de la ejecucin del proyecto?
El xito de un proyecto depende del eficaz planteamiento de los objetivos entre las
variables claves que se deben tener en cuenta a la hora de formular los objetivos
de un proyecto estn: que se quiere hacer, para quien se quiere hacer, para que
se quiere hacer, donde se quiere hacer, como se quiere hacer y cuando se quiere
hacer.
Es importante tener en cuenta que existe una secuencia que permite el desarrollo
eficaz y perfecta elaboracin de los objetivos:
-

Se deben identificar los objetivo(s)

Es
fundamental en la identificacin de objetivos aplicar la tcnica
SMART especficos, medibles, alcanzables
(asignables), relevantes
y temporizados y deben realizarse de forma positiva.
-

Se deben identificar los beneficios y los beneficiarios

Una vez establecidos los objetivos se debe determinar cules sern los beneficios
que se obtendrn en la organizacin, su gente, sus accionistas, sus clientes, sus
proveedores y todos los entes con los que se pueda tener contacto.
-

Se deben fijar unos lmites de tiempo

En este paso se trata de establecer un determinado de tiempo, es recomendable;


en proyectos cortos (mximo 120 das) trabajar sobre una base diaria mientras
que en proyectos de mayor duracin la base podra ser semanal o quincenal.
Es importante elaborar cronogramas que permitan dividir el objetivo en subtareas
pequeas, esto con el fin de cerrar la posibilidad de sentir que no se podr lograr
el objetivo final, ya que se estar trabajando en el da a da por conseguir objetivos
ms pequeos que sumados permitirn lograr el ms importante.
-

Se deben identificar los principales obstculos

Con el fin de alcanzar las metas se deben conocer cules son los posibles
problemas que se podrn presentar en el desarrollo del proyecto y la posterior
consecucin de los objetivos, esto resulta beneficioso a la hora de realizar planes
o adelantar estrategias para resolver dichos problemas.

Identificar las habilidades y el conocimiento requerido

Resulta importante determinar qu habilidades y conocimientos habrn de poseer


el equipo nuclear del proyecto (EN), el encargado del proyecto (GP) no tiene que
ser un experto en todas las reas, lo que si tiene que tener es la habilidad para
encontrar la informacin que necesita y la capacidad para identificar qu
habilidades y conocimientos son requeridos.
-

Desarrollar el plan de accin

Las metas no se conseguirn solo identificndolas especficamente o sabiendo


cules son los problemas a enfrentar, estas se alcanzarn ejecutando un plan de
accin que este en paralelo a un cronograma.
Es importante implementar el plan de accin que determina el trabajo diario bajo
unas condiciones de planeacin previa que contemplen desde las labores a
desarrollar, el tiempo que se les dedicar, las personas que las ejecutarn, hasta
las contingencias que se puedan presentar y sus posibles soluciones.

2. Qu instrumentos se requieren para identificar con claridad los


entregables de un proyecto?
-

Un instrumento que resulta pertinente a lo hora de identificar la claridad de


los entregables es la WBS; que es una herramienta fundamental que
consiste en la descomposicin jerrquica, orientada al entregable, del
trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto, para cumplir con los
objetivos de ste y crear los entregables requeridos.
Dividir los principales entregables y el trabajo en componentes ms
pequeos y manejables, que se pueden asignar a una persona o empresa
responsable, se pueden programar, costear y monitorear, (PMI et al., 2008).
Entre las herramientas que se tienen estn: las plantillas o formatos
estndares y la descomposicin.

La descomposicin generalmente implica las siguientes actividades:

Identificar y analizar los entregables y trabajo relacionado.


Estructurar y organizar la WBS.
Descomponer los niveles superiores de la WBS en niveles inferiores ms
detallados.
Desarrollar y asignar cdigos de identificacin a los componentes de la
WBS.
Verificar que el grado de descomposicin del trabajo es necesario y
suficiente.

Cronograma Maestro: Un cronograma del proyecto resumido que


identifica los principales entregables y componentes de la estructura de
desglose del trabajo y los hitos del cronograma clave. (URBINA, 1995)

3.

Qu procesos se deben tener en cuenta a la hora de estimar los


tiempos de ejecucin de un proyecto?

Teniendo en cuenta la PMBOK los procesos que se deben tener en cuenta en la


Gestin del Tiempo del Proyecto son los siguientes.
-

Definir de las Actividades: identificar las actividades especficas del


cronograma que deben ser realizadas para producir los diferentes
productos entregables del proyecto.
Establecer de la Secuencia de las Actividades a desarrollar: identificar
y documentar las dependencias y el orden de realizacin de las actividades
del proyecto.
Estimar los Recursos de las Actividades a desarrollar en el proyecto:
estimar el tipo y las cantidades de recursos que sern involucrados para
realizar cada actividad del proyecto plasmada en el cronograma.
Estimar la Duracin de las Actividades: estimar la cantidad de perodos
laborables que sern necesarios para completar cada actividad del
cronograma
Desarrollo del Cronograma: analizar las secuencias de las actividades, la
duracin de las actividades, los requisitos de recursos y las restricciones del
cronograma para crear el cronograma del proyecto
Control del Cronograma: controlar los cambios del cronograma del
proyecto.

4. Es recomendable formular el costo global de un proyecto utilizando


el mtodo descendente?
El mtodo descendente observa el presupuesto total del proyecto y estima los
costos para cada proceso en el proyecto. Este mtodo se centra en cada
actividad necesaria para completar el proyecto o el nmero de salidas del
proyecto al estimar los costos. Las empresas pueden utilizar una cantidad fija
en dlares para el presupuesto del proyecto y destinar una parte de esta
cantidad a cada proceso en el presupuesto. Los gerentes pueden decidir
reducir las actividades si el presupuesto no puede cubrir el costo de todas las
actividades del proyecto.
Teniendo en cuento lo anterior no es recomendable utilizar este mtodo ya que
teniendo en cuenta el comportamiento del entorno del negocio este puede tener
un comportamiento variable, esto quiere decir que si no existe una planificacin
excelente de los recursos financieros; bajo este mtodo se pueden presentar
modificaciones en temas relacionados al presupuesto. De igual forma en las
actividades programadas siendo una decisin perjudicial ya que se generaran

cambios el cronograma de trabajo; este mtodo se focaliza estrictamente en cada


actividad y da una proporcin de la misma calculando el presupuesto total. Siendo
as, resulta pertinente emplear el mtodo ascendente el cual permite cierta
flexibilidad y participacin activa de algunos actores que son importantes para el
proyecto y se destina el presupuesto total sin limitaciones y sin proporciones a
ciertas actividades en especial.
5. CMO PLANEAR LA EJECUCIN DE UN DOCUMENTO QUE SIRVA
COMO OPCIN DE GRADO AL FUTURO ESPECIALISTA EN GERENCIA
DE PROYECTOS?

Teniendo en cuenta las diferentes alternativas estudiadas durante el


desarrollo del curso de Gerencia de Proyectos y conociendo el tamao del
proyecto; resulta apropiado implementar la metodologa de PMBOK en el
proyecto titulado: PUESTA EN MARCHA DE RESTAURANTE DE COMIDA
SALUDABLE EN LA CIUDAD DE IBAGU; ya que se presentan
estndares, pautas y normas para la gestin de proyectos. Comprende 10
reas del conocimiento las cuales son:

1. Gestin de la integracin del proyecto. Incluye los procesos y


actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y coordinar
los diversos procesos de la direccin de proyectos dentro de los grupos de
procesos de direccin de proyectos.
2. Gestin del alcance del proyecto. El objetivo principal de esta rea, es
definir y controlar qu se incluye y qu no, en el proyecto.
3. Gestin del tiempo del proyecto. Incluye los procesos requeridos para
administrar la finalizacin del proyecto a tiempo, los cuales son: Definir las
actividades, secuenciar las actividades, estimar los recursos de las
actividades, estimar la duracin de las actividades, desarrollar el
cronograma y controlar el cronograma.
4. Gestin de los costos del proyecto. Incluye los procesos involucrados en
estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el
proyecto dentro del presupuesto aprobado.
5. Gestin de la calidad del proyecto. Incluye los procesos y actividades de
la organizacin ejecutante que determinan responsabilidades, objetivos y
polticas de calidad a fin de que el proyecto satisfaga las necesidades por
las cuales fue emprendido.
6. Gestin de los recursos humanos del proyecto. Incluye los procesos
que organizan, gestionan y conducen el equipo del proyecto. El equipo del
proyecto est conformado por aquellas personas a las que se les ha
asignado roles y responsabilidades para completar el proyecto.

7.

Gestin de las comunicaciones del proyecto. Incluye los procesos


requeridos para garantizar que la generacin, la recopilacin, la
distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la disposicin final de la
informacin del proyecto sean adecuados y oportunos.

8. Gestin de los riesgos del proyecto. Incluye los procesos relacionados


con llevar a cabo la planificacin de la gestin, la identificacin, el anlisis,
la planificacin de respuesta a los riesgos, as como su monitoreo y control
en un proyecto.
9. Gestin de las adquisiciones del proyecto. Incluye los procesos de
compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que es
necesario obtener fuera del equipo del proyecto. Incluye los procesos de
gestin del contrato y de control de cambios requeridos para desarrollar y
administrar contratos u rdenes de compra.
10. Gestin de los interesados del proyecto. (A partir de la ltima edicin
del PMBOK se agrega esta rea de conocimiento) Incluye los procesos
necesarios para identificar a las personas, grupos u organizaciones que
pueden afectar o ser afectados por el proyecto, para analizar las
expectativas de los interesados y su impacto en el proyecto.

CONCLUSIONES
-

Para la eficaz elaboracin de los objetivos es importante utilizar la


metodologa SMART que es una herramienta que permite contextualizar y
orientar de la mejor manera la construccin de objetivos.

La limitacin en el alcance de un proyecto est conformada por el tiempo,


costo y calidad. Es importante saber que un buen gerente de proyectos
debe saber muy bien a qu va a dedicar su tiempo pues l es el
responsable de la programacin de las diferentes actividades en la
ejecucin de un proyecto; a partir de all el gerente identifica cul va ser el
futuro no solo del proyecto sino del papel que l cumplir como lder.

Para los gerentes de un proyecto las palabras planificacin del tiempo


significa dinero ya que una mala definicin de actividades, secuencias
inapropiadas y una mala estimacin del recurso, repercute en el tiempo de
entrega y atraso de muchas actividades; y en consecuencia incremento de
los costos.

PMBOK es una gua en donde se explica las buenas formas de gestionar


proyectos el cual proporciona pautas para su realizacin ;PMBOK es muy
importante para la realizacin de proyectos de todo tipo en cual se obtiene
gran informacin de cmo gestionar los proyectos, pero cabe resaltar que
est en cada uno de nosotros como posibles jefes de proyecto saber que
tomar en cuenta para nuestro proyecto en particular, por lo tanto se debe
tomar lo que se puede aplicar de todo este conocimiento a nuestro proyecto
para obtener los mejores resultados.

BIBLIOGRAFA

Carlos, L. (NOVIEMBRE de 2001). http://www.gestiopolis.com/7-pasospara-formular-objetivos-correctamente/.

Project Management Institute. (2013). Guia del PMBOK. Pensilvania EE.UU: Project Management Institute, Inc.

Scribd. (s.f.). Scribd. Obtenido de Planeacion estrategica de proyectos:


https://es.scribd.com/doc/27023746/Metodos-Para-Seleccionar-Proyectos-2

URBINA,
B.
http://www.bdigital.unal.edu.co/11161/1/940429.2013.pdf.

Vitez, O. (s.f.). http://www.ehowenespanol.com/herramientas-presupuestogestion-proyectos-lista_92675/.

https://capitulo7pmbok.wordpress.com/gestion-de-los-costos-del-proyecto/

(1995).