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GESTION DE PROYECTOS PMI

Conceptos Bsicos
Sesin 2

CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO VS CICLO DE VIDA DEL


PROYECTO
El ciclo de vida del producto es el tiempo
que transcurre desde la concepcin del
producto hasta su retiro del mercado.
Generalmente a lo largo del ciclo de vida
de un producto se originan distintos tipos de
proyectos.

El ciclo de vida del proyecto se refiere a las


distintas fases del proyecto desde su inicio
hasta su fin.
Cada fase del proyecto por lo general
termina con un entregable que habilita o no
a continuar con la siguiente fase

CICLO DE VIDA DE DISTINTOS PROYECTOS

GRUPO DE PROCESOS DEL PROYECTO

LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO


Las principales caractersticas de los
objetivos de un proyecto son los siguientes:
Se establecen en la Iniciacin (Alcance)
Se perfeccionan durante la Planificacin
Son responsabilidad del Director del Proyecto
Son claros, alcanzables y transferibles

ADMINISTRACIN POR OBJETIVOS (MBO)


MANAGEMENT BY OBJECTIVES

Es una filosofa de direccin de tres pasos:


oEstablecer objetivos reales y no ambiguos.
oEvaluar peridicamente si los objetivos se
estn cumpliendo.
oImplementar acciones correctivas.

Debemos entender que si un proyecto


no est en lnea o no apoya los objetivos corporativos, es posible
que pierda recursos, asistencia y atencin.
La MBO solo funciona si cuenta con el apoyo de la direccin.

CLARAS RESTRICCIONES

RESTRICCIONES DEL PROYECTO


El Director de un proyecto debe manejar las restricciones para lograr el
proyecto
Utilizas las restricciones para evaluar las necesidades en competencia.
El cambio sobre una restriccin puede tener efecto sobre otra restriccin

Restricciones tradicionales de
un proyecto

Restricciones de un proyecto

INTERESADOS
STAKEHOLDERS

Personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado


de la ejecucin o finalizacin del Proyecto.
Para gestionar interesados:
o Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan con
el proyecto en ejecucin podran solicitar cambios y
esto implica tiempo y dinero.
o Determinar sus necesidades y expectativas, y
convertirlos en requerimientos del proyecto.
o Comunicarse con ellos.
o Gestionar su influencia en relacin con sus
requisitos, en la medida de lo posible, para lograr
un proyecto exitoso.

RELACIN ENTRE LOS INTERESADOS Y EL PROYECTO

ESTRUCTURACIN DE LOS PROYECTOS


Es un factor que puede afectar la
disponibilidad de los recursos e
influir en el modo de dirigir los
proyectos.
Organizar es crear una estructura
de relacin y despus controlar
que se cumpla y funcione, para
que se consiga el objetivo
deseado.

ESTRUCTURACIN DE LOS PROYECTOS


ORGANIZACIN FUNCIONAL
Es una jerarqua donde cada
empleado tiene un superior.
Agrupados segn la
especialidad: produccin,
comercializacin, ingeniera y
contabilidad a nivel superior.
Tambin tienen proyectos; sin
embargo, el alcance del proyecto
generalmente se restringe a los
lmites de la funcin.

Gerente
General

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Personal asignado al proyecto

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL


Mxima flexibilidad en el empleo de los recursos humanos.
Los especialistas de una misma rea funcional pueden ser
empleados en distintos proyectos.
Amplia base tcnica dentro del rea funcional para solucin
de problemas y creatividad.

Mejor continuidad tecnolgica cuando algunos especialistas


abandonan la organizacin.
Permite el normal crecimiento y desarrollo profesional de las
personas cuya especializacin est en el rea funcional.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN FUNCIONAL


El cliente no es el foco de las actividades e inters: el trabajo funcional se
considera ms importante que el proyecto.}
No est orientada al problema, sino a las actividades particulares del
rea funcional.
Ambigedad en la asignacin de responsabilidades, lo que dificulta la
coordinacin y aumenta el tiempo de respuesta a los requerimientos del
cliente.
La motivacin del personal asignado al proyecto tiende a ser baja.
Dificulta el manejo integral del proyecto.

ESTRUCTURACIN DE LOS PROYECTOS


ORGANIZACIN POR PROYECTO
Todos o gran parte de los integrantes del equipo
trabajan con dedicacin exclusiva al proyecto.

Gerente
General

Puede estar inserta en una organizacin madre o ser


la organizacin en s.

Gerente de
Proyecto A

Gerente de
Proyecto B

Gerente de
Proyecto C

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Los miembros del equipo estn con se ubican en un


mismo lugar.
La mayora de los recursos estn involucrados en el
trabajo del proyecto, y los directores cuentan con una
gran independencia y autoridad.
Suelen tener unidades denominadas departamentos,
pero dependen directamente del director del
proyecto o proveen servicios de soporte a diversos
proyectos.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN POR PROYECTOS


El administrador del proyecto tiene total responsabilidad y un
mayor grado de autoridad sobre el proyecto.
Se acortan las lneas de comunicacin, mejorando la
coordinacin y tiempo de respuesta al cliente.
Proyectos repetitivos aumentan la eficiencia y capacidades de
los especialistas.
Mayor nivel de compromiso y motivacin.
Existe unidad de mando (un solo jefe).
Es simple y flexible, lo que facilita su
comprensin e implementacin.
Mejora la direccin integrada del proyecto.

Desventajas de la organizacin por proyectos


Varios proyectos simultneos implican un aumento
considerable de recursos (bsicos y especializados).
Necesidad de asegurar la disponibilidad de recursos crticos,
incrementa los costos.

Difcil acceso a la base tecnolgica de las reas funcionales


cuando se requieren soluciones que escapan al conocimiento de
los especialistas.
Tendencias a no respetar los procedimientos y polticas
generales de la organizacin.
Tendencia a una fuerte divisin entre el equipo del proyecto y
el resto de la organizacin.
Incertidumbre respecto al futuro de las personas
una vez terminado el proyecto.

ESTRUCTURACIN DE LOS PROYECTOS


ORGANIZACIN MATRICIAL
Gerente
General

Presentan una mezcla de


caractersticas de las funcionales
y de las orientadas a proyectos.
Matriciales dbiles mantienen
muchas de las caractersticas de
las organizaciones funcionales, y
el director del proyecto es ms un
coordinador que un director.

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff

Staff
Coordinacin del Proyecto

Personal asignado al proyecto

ESTRUCTURACIN DE LOS PROYECTOS


ORGANIZACIN MATRICIAL
Matriciales fuertes tienen muchas de las
caractersticas de las organizaciones
orientadas a proyectos; pueden tener
directores de proyectos a dedicacin
completa con considerable autoridad y
personal administrativo de dedicacin
completa.

Gerente
General

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Staff

Staff

Gerente de Proyecto

Staff

Staff

Gerente de Proyecto

Staff

Staff

Gerente de Proyecto

Personal asignado al proyecto

Coordinacin del Proyecto

Matricial equilibrada reconoce la


necesidad de un director del proyecto, no
confiere al director del proyecto autoridad
plena sobre el proyecto ni sobre su
financiacin.

VENTAJAS DE LA ORGANIZACIN MATRICIAL


El proyecto es el punto de nfasis, compartiendo esta virtud con la organizacin por
proyectos.
Existe un razonable acceso a la base tecnolgica de las reas funcionales y se reduce la
duplicacin de recursos.

Se genera menos ansiedad respecto al futuro.


La respuesta a los clientes y flexibilidad es casi tan rpida como en la organizacin por
proyectos.
Mayor consistencia con los procedimientos y
polticas de la organizacin.
Cuando existen varios proyectos se logra un
mejor balance de recursos a nivel de la
organizacin.

DESVENTAJAS DE LA ORGANIZACIN MATRICIAL


El balance de poder entre el administrador del proyecto y los jefes funcionales
es delicado.
El equilibrio de recursos asignados a cada proyecto puede generar roces entre
los administradores de proyectos.
Compartir responsabilidades es complejo, para
superar esta desventaja, el administrador del proyecto
decide qu y cundo, mientras que los jefes
funcionales deciden quin y cmo.
La administracin matricial viola el
principio de unidad de mando, pudiendo
generar confusin y desorden.

INFLUENCIAS DE LA ORGANIZACIN EN LOS PROYECTOS


Estructura de la
Organizacin
Caractersticas del Proyecto

Matricial
Funcional

Orientada a
Proyectos

Matricial Dbil

Matricial
Equilibrada

Matricial Fuerte

Poca o Ninguna

Limitada

Baja a
Moderada

Moderada a Alta Alta a Casi Total

Disponibilidad de
recursos

Poca o Ninguna

Limitada

Baja a
Moderada

Moderada a Alta Alta a Casi Total

Quin controla el
Presupuesto del
Proyecto

Gerente
Funcional

Gerente Funcional

Mixta

Director del
Proyecto

Director del
Proyecto

Rol del director del


proyecto

Dedicacin
Parcial

Dedicacin Parcial

Dedicacin
Completa

Dedicacin
Completa

Dedicacin
Completa

Personal Administrativo
de la Direccin de
Proyectos

Dedicacin
Parcial

Dedicacin Parcial

Dedicacin
Parcial

Dedicacin
Compartida

Dedicacin
Compartida

Autoridad del Director


del Proyecto

GESTION DE PROYECTOS PMI

Conceptos Bsicos
Sesin 2

GESTION DE PROYECTOS PMI

Gestin de la
Integracin
Sesin 3

PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS


Inicio.- Los realizados para definir un nuevo proyecto o
una nueva fase de un proyecto ya existente.
Planificacin.- Procesos requeridos para establecer el
alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el
curso de accin necesario para alcanzar los objetivos.
Inicio

Ejecucin.- Procesos realizados para completar el


trabajo definido en el plan, a fin de cumplir las
especificaciones del proyecto.

Seguimiento y Control.- Aquellos requeridos para


monitorear, analizar y regular el progreso y el
desempeo del proyecto, identificar cambios en el plan e
iniciarlos.
Cierre.- Procesos realizados para finalizar todas las
actividades a travs de todos los grupos de proceso, a
fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase.

Planeamiento
Control

Ejecucin
Cierre

GRUPOS DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE


PROYECTOS

INICIO DEL PROYECTO


En muchas organizaciones el Gerente del
Proyecto no participa en la seleccin del
proyecto que se va a llevar a cabo. La
alta gerencia o el Director de Portafolio
o Programas puede ser quien aplique
algn criterio para elegir entre distintos
proyectos.

INICIO DEL PROYECTO


Los criterios a evaluar para la seleccin del
proyecto son los siguientes:
1.
2.
3.
4.

Rentabilidad segn TIR (lo ms importante)


Incremento de la participacin de mercado
(muy importante)
Mejoras en la imagen empresarial
(importante)
Adquisicin de nuevos conocimientos (poco
importante)

CASO 1: SELECCIN DE PROYECTOS POR MEDICIN DE


BENEFICIOS
Tienes que elegir entre tres alternativas de proyectos (A, B, C) para diversificar
los productos de tu empresa. Para ello vas a aplicar un modelo de medicin de
beneficios donde incluirs distintos criterios para tener en cuenta en la seleccin.
El equipo de Finanzas ha determinado que la tasa interna de retorno (TIR) es excelente para las
alternativas B y C, y muy buena para la alternativa A.
El departamento de Comercializacin estima que el incremento en la participacin de mercado
es excelente para la alternativa A y C, y muy buena para B.
La Gerencia General inform que la mejora en la imagen empresarial es muy buena en B y C, y
buena en A.
La Gerencia de Recursos Humanos dijo que la adquisicin de nuevos conocimientos es excelente
en A y B y buena en C.

Qu proyecto seleccionaras como el mejor? Por qu?

CASO 1: SELECCIN DE PROYECTOS POR MEDICIN DE


BENEFICIOS
Excelente = 5 Muy bueno = 4 Bueno = 3 Regular = 2 Malo = 1

Proyecto A
Criterio

Peso
relativo

Proyecto B

Proyecto C

Calif . Puntos Calif . Puntos Calif . Puntos

1 Rentabilidad

40%

1.6

2.0

2.0

2 Participacin

30%

1.5

1.2

1.5

3 Imagen

20%

0.6

0.8

0.8

4 Conocimientos

10%

0.5

0.5

0.3

PUNTUACIN TOTAL

4.2

4.5

4.6

CASO 2: SELECCIN DE PROYECTOS CON PROGRAMACIN


LINEAL
En su empresa se estn analizando 7 proyectos de inversin independientes entre s. Todos los
proyectos tienen una TIR que supera el costo de oportunidad de la empresa, por lo que es
recomendable cualquiera de ellos para su implementacin. Sin embargo, la empresa no
cuenta con fondos suficientes para invertir en todos ellos.

Cul ser el portafolio de proyectos ptimos para invertir, si slo dispone de $4.700?

Proyecto

Inversin

1000

300

1500

800

1600

2200

400

VAN

307

155

367

76

360

152

133

CASO 2: SELECCIN DE PROYECTOS CON PROGRAMACIN


LINEAL
Para buscar la combinatoria ptima de proyectos se puede construir un planteo de
programacin lineal con un objetivo sujeto a restricciones.

Usamos herramienta Solver, complemento del programa Excel.


Restricciones
Inversin Mximo $ 4700
No proyectos parciales
No se puede repetir proyectos

Objetivo
Maximizar la rentabilidad

Proyecto

Realizacin

Inversin

1000

300

1500

1600

$ 4400

VAN

307

155

367

360

$ 1189

INTEGRACIN DE UN PROYECTO
Cul es el principal trabajo de un Gerente de Proyectos?
Realizar la gestin de integracin
Reunir las piezas de un proyecto en un todo cohesivo

Cualquiera sea el motivo por el cual la


organizacin decide llevar a cabo un
proyecto, para que el mismo sea exitoso,
ser importantsimo tener un Gerente de
Proyecto con una buena visin de conjunto
de todas las partes del mismo.

VISIN INTEGRAL DEL PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO


PROJECT CHARTER

Documento que autoriza formalmente un proyecto o una


fase y documenta los requisitos iniciales que satisfacen las
necesidades y expectativas de los interesados.
Establece una relacin de cooperacin entre la
organizacin ejecutante y la organizacin solicitante (o
cliente, en el caso de proyectos externos). El proyecto se
inicia formalmente con la firma del acta de constitucin del
proyecto aprobada.
Se recomienda que el director del proyecto participe en la
elaboracin del acta de constitucin del proyecto.

MEMORANDUM
Fecha: 15 de septiembre
Para: Gerentes Generales

De: Vicepresidente

Luego de varios meses de negociacin es un placer anunciarles que nuestro importante Cliente XYZ SA ha
decidido contratar nuestros servicios profesionales para el Proyecto CRAMER.
Esta es una excelente oportunidad para nuestra Empresa y como siempre, estamos obligados a proveer del
mejor servicio. Para llevar a cabo este importante proyecto, he asignado a Juan Prez como Director del
Proyecto, el cual me informar sobre los avances del mismo. El Sr. Prez tiene la autoridad suficiente para
administrar todas las actividades necesarias para cumplir con nuestras obligaciones contractuales y l ser
el responsable de que el proyecto se implemente adecuadamente.
Por su parte, los gerentes claves del equipo de proyectos sern David Diaz (Marketing), Jos Franco
(Comercializacin) y Ana Gutirrez (Finanzas).

La revisin de la planificacin se llevar a cabo dentro de 60 das cuyo principal objetivo ser la
aprobacin final del Plan de Proyectos. Para esa fecha se aprobar el presupuesto necesario, bajo la
supervisin de Sr. Prez, para que podamos pasar a la siguiente fase del proyecto.
Felicitaciones a todos los que hicieron posible este gran logro. Les solicito que apoyen incondicionalmente
al Sr. Prez y su equipo en esta gran oportunidad comercial que se nos presenta.

Nuestro Cliente est confiando en nuestros productos y profesionales, as como yo confo en Uds. para
cumplir con este proyecto en tiempo y forma. Manos a la obra!
Paul Gmez
Presidente

ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO


Fecha: 3 de junio

Nombre del proyecto: Encuentro Estudiantes PROYECTA UNI SEDIPRO UPT


Justificacin del proyecto:
Intercambiar experiencias entre las sedes
Desarrollar una nueva actividad de valor en la regin

Objetivos estratgicos:
Servicio: Proveer un servicio de valor adicional a los participantes del reencuentro
Reconocimiento: La integracin de los estudiantes PROYECTA UNI SEDIPRO UPT
Criterios de xito:
Nmero mnimo de participantes = 100
Calificacin global mnima en encuesta de satisfaccin = 6 (max. 10)
Requisitos de alto nivel
Director ejecutivo para presentacin de apertura y reunin con lderes
Soporte operativo de empresa especializada en eventos

Descripcin del proyecto de alto nivel:


Reunin con las mximas autoridades de PROYECTA UNI
05 conferencistas internacionales cubriendo temas de actualidad
Trabajo en equipo outdoor para potenciar las relaciones
Riesgos de alto nivel
Riesgo identificado
No viene los expositores
Baja dedicacin de voluntarios
Falta capital de trabajo

Plan de respuesta preliminar


Tener expositores in situ de reemplazo
Contratar staff para el evento
Recortar gastos de ambientacin y cenas

Resumen del cronograma de hitos


15-05: Contrato firmado con lugares para realizar el evento
15-06: Contratar empresa de eventos
15-07: Plan para la direccin del proyecto
10-11: Ejecucin del evento
30-11: Documento de lecciones aprendidas finalizado

Resumen del presupuesto

Ingresos estimados = $75.000 ; Egresos estimados = $60.000


Requisitos para la aprobacin del proyecto
Entregar documento de lecciones aprendidas al Program Manager a los 15 das de finalizado
el evento explicitando el logro o no de los criterios de xito.
Director del proyecto y nivel de autoridad
Director del Proyecto: Paul Leido
Selecciona a los miembros del equipo de trabajo.
Aprueba: presupuesto, plan de marketing, plan de comunicaciones.
Responsable de: agenda, logstica, sponsors y direccin del proyecto
Vctor Villar (Gerente del Programa)

DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIN DEL PROYECTO


Entradas

Salidas

El Enunciado del Trabajo


Caso de Negocios
Contrato

Desarrollar el acta de
constitucin del proyecto

Factores Ambientales de la
empresa
Activos de los procesos de la
organizacin

Herramientas y
Tcnicas
Juicio de Expertos

Acta de Constitucin del


Proyecto

ENTRADAS
Factores ambientales de la empresa
oCultura, Sistemas, Recursos Humanos, entre otros.

Activos del los procesos de la organizacin


oPolticas, procesos, normas, informacin histrica y lecciones aprendidas.

El enunciado del trabajo


oEs una descripcin narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto.

Caso de negocio:
oJustificacin del proyecto por una necesidad comercial, demanda insatisfecha, cambio tecnolgico, requisito
legal, etc.

El contrato (en caso que exista)

ESTRUCTURA DE UN ACTA DE CONSTITUCIN DEL


PROYECTO
Justificacin del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio, etc.
Objetivos medibles y criterios de xito

Requisitos generales
Descripcin general del proyecto
Riesgos preliminares
Resumen del cronograma de hitos
Presupuesto preliminar resumido
Criterios de aprobacin: qu criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso?; quin
aprueba y firma si se cumplieron esos criterios?

Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad


Interesados
Nombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmar al acta de constitucin del proyecto

ENUNCIADO DEL TRABAJO


PROJECT STATEMENT OF WORK

Describe los productos o servicios que deben ser


suministrados por el proyecto.
Para proyectos internos
Proporcionado al inicio por el patrocinador (sponsor) sobre las base de las
necesidades del negocio, y los requisitos del producto o del servicio.

Para proyectos externos


Puede provenir del cliente como parte de un documento de licitacin (peticin
de propuesta, solicitud de informacin, una solicitud de oferta, o como parte de
un contrato)

Necesidad de negocio
Descripcin del alcance del producto
Plan Estratgico

Enunciado del
trabajo del
proyecto

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS

LOS INTERESADOS
Son todas aquellas partes que podran ser impactados positiva o
negativamente al trmino del proyecto
Pueden ganar o perder a travs del xito o fracaso del proyecto
Pueden tener diferentes niveles de autoridad, los cuales afectarn su forma
de ejercer influencia sobre el proyecto y sus entregables

INTERESADOS

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS


Se debe identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto para
analizar sus expectativas y su poder de influencia sobre el proyecto.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS


Anlisis de los interesados

MATRIZ DE PODER / INTERS DE LOS


INTERESADOS

RESULTADOS
Registro de los interesados: documento donde se recopila toda la informacin
de los interesados como ser nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto,
requisitos, expectativas, poder de influencia, etc.
Estrategia de gestin de los interesados: qu
acciones se llevarn a cabo para obtener la
colaboracin de los interesados y mitigar los
impactos negativos durante el ciclo de vida del
proyecto.

IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS


Datos del Requisito de
Interesado Alto Nivel

Impacto /
Tiempo,
Costo

Estrategia /
Accin a tomar

Responsable

Fecha
Inicio

Fecha
Fin

Luis Daz
(comerciante)

Maximizar
ventas con la
mayor afluencia
de clientes

2 meses

Campaas que
incluyan la
Valorizacin del
Centro para el
comercio turstico

Javier Gmez

01-jun

05-ago

Ana Prez
(Residente)

Disfrutar un
espacio vital
agradable y sin
contaminacin

2 meses

Generar y
desarrollar
apropiacin por el
proyecto

Edgar Perez

06-may

09-sep

EJERCICIO
Qu estrategia podemos aplicar?
Interesado

Rol

Impacto

Clientes

Compra producto final

No les guste el producto

Proveedores

Entregar insumos

Demoras de entrega

Inversores

Financiar el proyecto

No desembolsar recursos

Director del Proyecto

Coordinacin general

Falta de liderazgo

Equipo trabajo

Ejecutar el proyecto

Falta de comunicacin

Ciudadanos

Evitar daos ambientales Demandar a la empresa

Gobierno

Fijar normativas

Cambiar las normativas

Estrategia

GESTION DE PROYECTOS

Gestin de la Integracin
Sesin 3