LA ORGANIZACIN Y LA

ADMINISTRACION DEL PROYECTO

DE INVERSION
1. LA ORGANIZACIN DEL PROYECTO DE INVERSION
Organizar los esfuerzos de las personas que intervienen en el proyecto, quienes utiizan los
recursos escasos, para la consecucion de metas y objetivos establecidos.
Todo proyecto tiene como finalidad suscitar cambios dentro de un sistema o en uno de sus
componentes. Estos cambios, que pueden ser de indole cualitativo o cuantitativo, no se
producen como resultado de una combinacion aleatoria de bienes, servicios y motivaciones
del personal, sino que son inducidos por la concatenacion intencional de los esfuerzos de
personas que utilizan recursos predeterminados para la consecucion de metas y objetivos.
El xito de un proyecto, independientemente de sus meritos tecnicos y economicos,
depende de la eficiencia de su organizacin, es decir, de una conjuncion ordenada de
esfuerzos de una diversidad de personas de diferentes especialidades para la realiacion de
misiones comunes a todos ellos. Sin una organizacin eficiente un proyecto bien
fundamentado y viable puede resultar un fracaso.
Para cada proyecto es posible definir la estructura organizativa que mas se adapte a los
requerimientos de su posterior operacin. Conocer esta estructura es fundamental para
definir las necesidades de personal calificado para la gestion y, por lo tanto, estimar con
mayor precision los costos indirectos de la mano de obra ejecutiva.
La estructura organizacional tiene como objetivo determinar las funciones y
responsabilidades del personal, asi como tambien establecer las relaciones entre estos
para logra que se trabaje con eficiencia para alcanzar los objetivos de la organizacin.

2. LA ORGANIZACIN DURANTE LA PLANEACION

Los objetivos generales y especficos del proyecto, as como las funciones bsicas o las

lneas de actividad que habrn de desarrollarse para su logro, constituyen las premisas a
partir de las cuales hay que deducir, a manera de conclusin y de consecuencia, el tipo de
organizacin requerida para el proyecto dentro del marco de restricciones puesto de
manifiesto por el anlisis. Las caractersticas bsicas de la organizacin del proyecto se
deben determinar cundo se trazan los lineamientos del mismo, es decir, en la etapa de
planeacin; quedando la programacin en detalle reservada para fase de diseo del
proyecto.
Se recomienda iniciar la organizacin de abajo hacia arriba; tomando como base las lneas
bsicas de las actividades del proyecto, no olvidando que el criterio de economa deber
estar presente durante todo el proceso de planeacin y diseo de la organizacin.
Durante la planeacin y el diseo de la organizacin se deben prever una serie de
aproximaciones sucesivas a lo largo de las cuales la organizacin se ir desarrollando al
mismo ritmo del proyecto. De esta manera, al tiempo que la organizacin se ajusta
paulatinamente a las caractersticas y necesidades del proyecto, se evitan razonamientos a
priori que despus pueden convertirse en problemas. Si se presentan diversas alternativas
de organizacion en igualdad de condiciones de efectividad en el logro de los objetivos, se
deber optar por la alternativa de ms bajo costo. Entendindose no solo como lo
econmico y financiero lo que se manifiesta en el presupuesto de gastos de la
organizacin, sino que incluye otros tipos de costos no expresados necesariamente en
trminos monetarios.
La organizacin es un instrumento bsico para los fines del proyecto, pues constituye un
importante medio para alcanzar los objetivos y metas del mismo. Los elementos necesarios
para que exista una organizacin son:
-

Un grupo humano
Procesos o actividades conscientemente interrelacionados
Una orientacin terminal hacia los objetivos.

Para conjugar ordenadamente a las personas, las actividades y los recursos es preciso que
todos ellos constituyan un sistema, es decir una organizacin estructurada y conducente al
logro de los objetivos.

3. PROCEDIMIENTO PARA EL DISEO DE LA ORGANIZACION

PASO 1:
Especificacin de los objetivos del proyecto. El punto de partida para formar una
organizacin estructurada lo constituyen los objetivos del proyecto.

PASO 2:
Definicin de la estrategia para lograr los objetivos. La estrategia elegida influye sin duda en
el carcter de la organizacin del proyecto, pues orienta hacia el logro de los objetivos.

PASO 3:
Determinacin de funciones o actividades bsicas. Las actividades que van a realizarse
pueden ser muchas, por lo que el inters debe centrarse en la identificacin de las
actividades consideradas como ejes del desarrollo del proyecto:
A) Actividades operacionales, tienen relacin directa con la operacin
B) Actividades programticas, mantienen al proyecto en permanente actualizacin en el
transcurso de su desarrollo
C) Actividades directivas, se refiere a las actividades de dirigir, coordinar, controlar y
supervisar.
Los proyectistas debern centrarse durante la etapa de planeacin en las actividades
operacionales que ataen ms directamente a la consecucin de los objetivos.

PASO 4:
Agrupacin de actividades. Definidas las actividades operacionales bsicas del proyecto,
se debern agrupar con base en uno o varios de los siguientes criterios:
A)
B)
C)
D)
E)

Criterio de especializacin funcional

Criterio de producto o servicio
Criterio de disciplina o actividad
Criterio de clientela o usuario
Criterio de subproyectos.

4. ELECCION DE LA ORGANIZACIN DEL PROYECTO DE

INVERSION
La eleccin entre las diversas alternativas de organizacin de un proyecto depende de las
circunstancias y restricciones existentes, de la naturaleza y alcance del proyecto, de la
estrategia adoptada y de las instrucciones y orientaciones de poltica dadas. Dentro de la
variedad de posibilidades se citan en las siguientes alternativas:
a) Existe un organismo que asumir la ejecucin e implantacin del proyecto. Se
recomienda cuando son pocas las funciones o actividades y cuando la entidad est
especializada en las funciones y actividades del proyecto.
b) Existe un organismo que asumir la ejecucin e implantacin del proyecto con
recursos nuevos. Directores de divisiones o de otras direcciones funcionales tendrn
relaciones de asesora tcnica pero no de mando respecto al personal tcnico
contratado
para
el
proyecto.
c) Existe un organismo que asumir la ejecucin e implantacin del proyecto,
administrar los recursos financieros asignados, utilizar personal de sus unidades
funcionales y contratar personal eventual para ejecutarlo. El gerente del proyecto
deber tener una categora superior a los jefes de las unidades funcionales.
d) se crea un nuevo organismo para realizar el proyecto. Esta se justifica cuando:
- el proyecto involucra funciones o actividades de innovacin
- las caractersticas de los organismos ya existentes no avalan la ejecucin e
implantacin satisfactoria del proyecto a pesar de la introduccin de ajustes
- el proyecto se desarrolla en una regin carente de infraestructura
- es de difcil manejo y administracin.

Las ventajas que ofrece una nueva organizacin son:

a)
b)
c)
d)
e)
f)

permite modelar la organizacin de acuerdo con lo que es sustancial en el proyecto

favorece el trabajo en equipo
facilita la participacin de todos en una misma filosofa o doctrina
permite la intercomunicacin y la toma de decisiones oportuna y adecuada
mejora la responsabilidad y el autocontrol por parte de cada persona
agiliza y hace flexible la administracin y el manejo del proyecto, sobre todo si al
nuevo ente se le dota de facultades, es decir, adquiere el carcter de entidad
autrquica.

5. LA ORGANIZACIN EN LA ETAPA DEL DISEO DEL PROYECTO

DE INVERSION
La organizacin es solo un instrumento para lograr los fines del proyecto; por lo tanto, es
preciso adaptar el instrumento a la sustancia del proyecto y es precisamente en la etapa de
diseo que se deber llevar a cabo la programacin en detalle de la organizacin. La
organizacin deber tener suficiente flexibilidad para que pueda ser reajustada a lo largo de
la marcha del proyecto.

a. ORGANIZACIN DE LAS UNIDADES OPERATIVAS

Segn sea la naturaleza del proyecto y la organizacin elegida, se organizar el
trabajo por especialidad funcional, por producto, por disciplina, por clientela u otro.

b. ORGANIZACIN DE LAS UNIDADES AUXILIARES

La organizacin para la ejecucin e implantacin del proyecto necesita contar con
una serie de unidades, unas logsticas que le apoyen y otras que procuren y
organicen los insumos requeridos para la operacin de las unidades de lnea.

c. ORGANIZACIN DE LAS UNIDADES DE EQUILIBRIO

Sus funciones son el control de la marcha del proyecto, del presupuesto y del
mantenimiento de los mecanismos de comunicacin de la informacin a travs de la
organizacin. Estas unidades deben regular permanentemente las relaciones entre
unidades proveedores de insumos y unidades de lnea o de producto, y aun entre
ellas, para la consecucin de los objetivos del proyecto.

6. NIVELES DE LA ORGANIZACIN
La organizacin funciona empleando una filosofa empresarial donde se da acceso a la
originalidad y participacin de los trabajadores. Su estructura se aparta de los esquemas
tradicionales y reduce la actividad en un nivel plano y flexible.

PRIMER NIVEL
Est constituido por la gerencia general, este nivel constituye la parte ejecutiva donde
se imparte la poltica y los planes y programas que se desarrollan en la empresa, velan
por la disciplina y el orden de la actividad empresarial.

SEGUNDO NIVEL
Representa la parte operativa, donde se desarrolla el planeamiento del servicio. Cada
jefe tiene a su mando a un grupo de trabajadores quienes desarrollan el trabajo

En base a los criterios de organizacion moderna, a la dimension y complejidad de las

actividades a realizer y a los criterios de operaciones, la empresa adopta la siguiente
organizacion:

7. DESCRIPCION DE FUNCIONES
A) GERENTE GENERAL:
Es el representante legal de la empresa. Se encargar adems de planear y coordinar
las actividades del rea administrativa y del rea operativa, as como de las relaciones
pblicas de la empresa.
o
o
o
o

o
o
o

Tendr como tarea asegurarse del cumplimiento de los objetivos, misin,

estrategias y polticas de la organizacin.
Vigilara y evaluara cualquier cambio que se de en el entorno.
Se encargar de controlar el cumplimiento de las normas de la empresa.
Adems de disear un plan estratgico para la organizacin, ser el encargado de
administrar de la manera ms eficiente los recursos de la empresa y velar por el
buen cumplimiento de las disposiciones de la misma.
Coordina con los dems rganos de lnea para determinar las acciones estratgicas
sobre penetracin a mercado.
Establece la poltica de oferta, promocin y publicidad del servicio.
Dirige asesora las reuniones peridicas de sus subordinados

B) JEFE DE OPERACIONES

o
o
o
o

Establece la organizacin, planeacin, direccin y coordinacin de la programacin

del mantenimiento que se debe dar a la flota de montacargas.
Lleva el control de servicios de choferes para terceros.
Estudia la capacidad instalada de la planta
Estudia la distribucin de las tareas y determina la distribucin de la carga de
trabajo para cumplir con la programacin.

C) JEFE DE CONTABILIDAD
El jefe de contabilidad tiene a su cargo dos subjefaturas: de contabilidad y de personal.
o Asesora al gerente general sobre el estado econmico y financiero de la empresa.
o Prepara y elabora los balances de la empresa
o Prepara los estados financieros de la empresa
o Gestiona en la banca crditos y sobregiros.

D) JEFATURA DE PERSONAL

o
o
o
o
o

Elabora las planillas de obreros y empleados

Calcula los impuestos sociales y liquidaciones del personal.
Lleva el control de los contratos del personal
Hace los tramites de atencin de los asegurados
Se encarga del reclutamiento, seleccin, contratacin y capacitacin del personal.

E) JEFE DE LOGISTICA
o
o
o

Encargado de la realizacin de compras locales e importacin de los insumos y

autopartes (repuestos).
Coordina los planes de trabajo con el jefe de mantenimiento
Elabora el pedido de insumos, materiales requeridos en todas las reas de la
empresa, para su coordinacin con el jefe de operaciones y gerencia general.

F) JEFE DE MANTENIMIENTO

o
o
o

Lleva el control del nmero de montacargas que estn a la espera de su

mantenimiento
Supervisa trabajo de tcnicos y choferes que prestan servicio en los dos turnos en
los que se trabaja en la empresa
Realiza pedido de insumos a logstica para la programacin de mantenimiento

BIBLIOGRAFIA

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Bierman H., Bonini C. P. & Hausman W. H., Anlisis cuantitativo para la toma de decisiones, Ed.
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http://www.vet.unicen.edu.ar/ActividadesCurriculares/EvaluacionProyectos/images/2015/
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