Conocido tambin como manual individual o instructivo de trabajo, precisa la

identificacin, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos

de una organizacin.
De tcnicas
Este documento detalla los principios y criterios necesarios para emplear las
herramientas tcnicas que apoyan la ejecucin de procesos o funciones.
De ventas
Es un compendio de informacin especfica para apoyar la funcin de ventas;
puede incluir:
Definicin de estrategias de comercializacin;
Descripcin de productos o ambos servicios;
Mecanismos de negociacin;
Polticas de funcionamiento;
Estructura de fuerza de ventas;
Anlisis de la competencia;
Divisin territorial por responsable, cliente, producto y/o
servicio;
Forma de evaluar el desempeo.
De produccin
Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de produccin en todas
sus fases. Constituye un auxiliar muy valioso para uniformar criterios y
sistematizar lneas de trabajo en reas de fabricacin.
De finanzas
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Manuales que respaldan el manejo y distribucin de los recursos econmicos

de una organizacin en todos sus niveles, en particular en las reas de su
captacin, aplicacin, resguardo y control.
De personal
Identificados tambin como manuales de relaciones industriales de reglas del
empleado o de empleo bsicamente incluyen informacin sobre:
Condiciones de Trabajo;
Organizacin y control de personal.
Lineamientos para:

Anlisis y evaluacin de puestos;

Reclutamiento y seleccin, contratacin, induccin y socializacin de

personal.
Capacitacin y desarrollo;
Normatividad;
Higiene y Seguridad;
Prestaciones.

De operacin
Estos manuales se utilizan para orientar el uso de equipos y apoyar funciones
altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy
especfico.

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 De sistemas
Instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de
informacin, administrativos, informticos etc. de una organizacin.
Por su mbito
Generales
Son documentos que contienen informacin general de una organizacin,
segn su naturaleza, sector y giro industrial, estructura, forma y mbito de
operacin y tipo de personal.

1 colocarse en un punto, un guion o una diagonal

v.gr., ONU.DSI 002.9

(Corresponde a Organizaciones de las Naciones Unidas, Direccin General

de Informacin; formulario nmero 2 y ao 2009).
Descripcin de Puestos
Es la resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad
administrativa que incluye la informacin siguiente:
1 Identificacin del puesto (nombre, ubicacin, mbito de operacin etc.);
2 Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las
facultades de decisin as como las relaciones de lnea asesora;
3 Funciones generales y especificas;
4 Responsabilidad y deberes;
5 Relaciones de comunicacin con otras unidades y puestos dentro de la
organizacin, as como las que deba establecer externamente;

17

6 Especificaciones del puesto en cuanto

a conocimientos, experiencias,

iniciativa y personalidad.
2.2.2 Procedimiento General para la elaboracin de manuales
Administrativos
Diseo del proyecto
La tarea de preparar manuales administrativos requiere mucha precisin, toda
vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud y objetividad
posibles para no confundir a quien los consulta. Por ello debe ponerse mucha
atencin en todas y cada una de las etapas de integracin delineada un proyecto
en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que
fundamentan la ejecucin del trabajo.
Responsables
Para iniciar los trabajos que conducen a la preparacin de un manual es
indispensable que no se diluya diversas personas la responsabilidad de conducir
las acciones, por lo que deben designarse a un coordinador general, auxiliado por
un equipo tcnico integrado por lderes de proyectos, asistentes y analistas, que
dirija su diseo, implementacin y actualizacin. De esta manera se logra
homogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin.
El equipo tcnico debe estar integrado por personas con buen manejo de las
relaciones humanas y que conozca perfectamente los objetivos, estructura,
funciones, procesos y personal de la organizacin. Para este tipo de trabajo se
tiene que designar a las personas con los conocimientos y la experiencia
necesarios para llevarlo a cabo. Por la naturaleza de sus funciones puede
encomendrsela al titular de la unidad de Recursos Humanos. 1

18

__________________
1

Disponible en: http://biblio3.url.edu.gt/Libros/org_empresas/6.pdf

2.2.3 Planeacin y Elaboracin de Manuales.

Es imprescindible una planeacin cuidadosa si se desea producir un manual

que satisfaga a las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero
invertidos en ellos y que se distribuya oportunamente. En esta parte se presentan
indicaciones generales para la elaboracin de los manuales administrativos.
a De quin es la responsabilidad?
Primero hay que determinar dentro de la organizacin dnde reside la
responsabilidad de elaborar los manuales.
Cuando la elaboracin de manuales no est centralizada, el organismo determina
a menudo con la proliferacin de manuales de toda ndole: cada manual tiene su
propio formato, diseo y estilo y, lo que es peor, hay ocasiones en que se
contradicen entre s. La solucin a estos problemas puede ser de 2 maneras:
La primera es crear un departamento centralizado que se encargue de su
elaboracin, tal unidad orgnica es conocida como organizacin y mtodos,
sistemas y procedimientos, planeacin y organizacin.
La segunda opcin es disponer de los servicios profesionales de un despacho de
consultores externos.
b

Planeacin de la elaboracin de Manuales.

19

Planear significa estudiar una accin futura, precisando las operaciones que se
debern llevar a cabo y en qu orden, realizando el acoplamiento ptimo desde el
punto de vista econmico, entre los instrumentos y el personal.
La preparacin de un plan est basada por consiguiente por 2 motivos igualmente
importantes. Espacio entre un prrafo y otro
1 El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.
2 El conocimiento de la situacin efectiva de la empresa y, en particular, de
sus principales componentes: personal, medios financieros, grado de
organizacin, etc.
c Programacin del Plan.
En este punto, debemos contar con las estimaciones de tiempo para la
recoleccin de informacin, redaccin, elaboracin de grficas, revisin,
impresin, y todos los dems aspectos de la elaboracin. El trabajo consiste para
estructurar un programa completo.
d Presupuesto.
La formulacin de un presupuesto es el paso final en la planeacin del manual.
Los costos incluidos en el presupuesto dependern del sistema presupuestal del
organismo. Hay empresas que cargan todos los costos de departamento que
solicita el trabajo. Otras organizaciones cuentan con un departamento que elabora
manuales administrativos y el cual absorbe todos los costos.
2.2.4 Manual Especfico de Reclutamiento y Seleccin.

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Este tipo de manual es especialmente til para niveles intermedios e inferiores,

agrupa pautas e instrucciones de aplicacin especfica sobre el reclutamiento y
seleccin del personal en una determinada organizacin.
La preparacin de este manual por parte de la misma empresa es recomendable
cuando el nmero de empleados que lo utiliza es lo suficientemente grande como
para justificarlo.
Este manual, que trata sobre una fase de la administracin de personas, puede
elaborarse con asignacin a tres clases de usuarios:
Para el personal en general
Que usualmente dan a conocer las polticas y proceso de reclutamiento y
seleccin.
Para supervisores
En este caso tienden a comunicar las actividades y polticas sobre la forma en
que el personal sea integrado a la organizacin
Para el personal de Departamento de Recursos Humanos
En cuyo caso, se trata de un manual especfico a cargo del departamento,
como reclutamiento y seleccin de personal, anlisis y evaluacin de puestos,
calificacin, etc.
Los apartados que deben contener un manual especfico de reclutamiento y
seleccin, a fin de uniformar su presentacin, son los siguientes:

1 Identificacin.
En este apartado del manual se debe indicar, en primer trmino, los datos de
identificacin, stos son los siguientes:
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Nombre del organismo o unidad orgnica correspondiente;

Ttulo y extensin del manual;

Lugar y fecha de publicacin;

Nmero de revisin, en su caso;

Unidad orgnica responsable de su expedicin.

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