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La Auditoria Gerencial

a) Auditoria de Mercado
b) Auditora Financiera
c) Auditoria de Produccin

Auditoria Interna
Evaluacin analtica de las reas funcionales de la empresa.
Proceso para realizar una auditoria interna.
a) Reunir informacin sobre las operaciones de administracin en las reas donde se
vaya a aplicar la auditoria.
b) Clasificar los factores claves por orden de prioridad de cada rea.
c) Determinar entre 10 y 20 fuerzas y debilidades que sean ms importantes y que
habrn de influir en el futuro de la organizacin.
d) El director de la empresa debe involucrar en todo este proceso a su equipo de
trabajo.
Importancia y factores a considerar en cada auditoria:
Auditoria Gerencial la importancia es la evaluacin de las actividades bsicas de los
gerentes para el cambio y la planificacin de la empresa.
Factores.

Planificacin.
Organizacin.
Motivacin.
Integracin de personal.
Control.

Auditoria de Mercadeo la importancia es la evaluacin del proceso de definir, anticipar,


crear y satisfacer las necesidades de los clientes en cuanto a produccin y servicios.
Factores
Anlisis de clientes.
Compras de suministros.
Venta de productos o servicios.
Planificacin de bienes y/o servicios.
Polticas de precio.
Distribucin.

Auditora Financiera la importancia es la de la evaluacin de la situacin financiera de la


empresa as como sus rendimientos.
Factores
Rendimientos monetarios.
Evitar prdidas y costos innecesarios.
Control presupuestal contable y costos.
Auditoria de Produccin su importancia es la de la evaluacin de las actividades que
convierten insumos en bienes y servicios.
Factores
Procesos.
Capacidad.
Inventarios.
Fuerza de trabajo.
Calidad.
Auditora Administrativa: Puede definirse como el examen comprensivo y constitutivo de
la estructura de una empresa, institucin, seccin de gobierno o cualquier parte de un
organismo en cuanto a sus planes y objetivos, sus mtodos y controles, su forma de
operacin y sus facilidades humanas y fsicas.
Su objetivo consiste en evaluar el fundamento de la administracin mediante la
localizacin de irregularidades o anomalas y el planteamiento de posibles alternativas de
solucin. Proporciona una opinin profesional e independiente como resultado del estudio
e investigaciones y evaluaciones quedando bajo responsabilidad del organismo o
empresa la ejecucin de sugerencias.
El alcance puede abarcar una funcin especfica o bien se le puede dar un enfoque de
sistema y puede abarcar una cantidad o grupo de unidades que forman un organismo
social.
Su Campo de aplicacin se circunscribe a la universalidad de la administracin esto
obedece a que sus principios son generales y aplicables a cualquier organismo o unidad
administrativa.

Etapas
El proceso se compone de 4 etapas:

1.
2.
3.
4.

Planeacin.
Examen.
Evaluacin.
Presentacin.

Ventajas

Aplicacin de conocimientos profesionales con gente de experiencia y capacitados en


determinadas reas especficas.
Aplicacin actualizada de conocimientos, pues el auditor est obligado a conocer los
avances, tcnica del rea administrativa as como estar al tanto de la solucin de
problemas que le permitan resolver con rapidez y eficacia la situacin que detecte. El
auditor puede hacer sugerencia, propuesta.
Atencin especfica de problemas en virtud de que el autor se debe dedicar a un
trabajo concreto y especfico.
Imparcialidad, el auditor proporciona opiniones y juicios imparciales pues conoce las
situaciones libres de prejuicios e intereses personales dentro de la empresa.
Economa del costo. El auditor proporciona servicios profesionales calificados sin
gravar permanentemente los costos ya que generalmente se contrataba por un trabajo
especfico.

Qu es la Auditora de Gestin?

La Auditora de Gestin aunque no tan desarrollada como la Financiera, es si se quiere de


igual o mayor importancia que esta ltima, pues sus efectos tienen consecuencias que
mejoran en forma apreciable el desempeo de la organizacin. La denominacin auditora
de gestin funde en una, dos clasificaciones que tradicionalmente se tenan: auditora
administrativa y auditora operacional.
La Auditora administrativa puede definirse como el examen comprensivo y constructivo
de la estructura organizativa de una empresa de una institucin o departamento
gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de
operacin y empleo que d a sus recursos humanos y materiales.
Auditora Operacional se define como una tcnica para evaluar sistemticamente la
efectividad de una funcin o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando
personal especializado en el rea de estudio, con el objeto de asegurar a la
administracin que sus objetivos se cumplan, y determinar qu condiciones pueden
mejorarse.
Auditora de gestin es El examen crtico, sistemtico y detallado de las reas y Controles
Operacionales de un ente, realizado con independencia y utilizando tcnicas especficas,
con el propsito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y
economicidad en el manejo de los recursos, para la toma de decisiones que permitan la
mejora de la productividad del mismo.

Procedimientos
La auditora de gestin consiste en las revisiones y evaluacin de dos elementos mayores
de la administracin:

Poltica de la corporacin. Determinacin de la existencia, lo adecuado y


comprensivo de la poltica as como el significado de sus instructivos como
elementos de control en reas funcionales. Valorizacin de los efectos de la
ausencia de polticas; o recomendaciones para la adopcin o modificacin de los
instructivos formalizados.
Controles administrativos. Determinacin de la existencia, y lo adecuado de
controles administrativos u operacionales como tales, y como respaldo a los
objetivos de productividad de la gerencia; el grado de cumplimiento en las reas de
funcionabilidad mayor; y la coordinacin de controles de operacin con los
instructivos de la poltica de la corporacin.
Evaluacin de los efectos de la accin de controles administrativos u operacionales
en reas significativas, y recomendaciones para la adopcin o modificacin de tales
controles.

Al iniciar una auditora de gestin, el auditor prepara datos importantes que le sirven como
antecedentes respecto al cliente, entre los cuales se tiene las utilidades histricas,
recuperacin sobre inversin, clases de productos usuales de distribucin, caractersticas
mercantiles inusitadas en el ramo del mercado, el volumen aproximado de ventas
anuales, el activo y la influencia de pedidos a la orden o contratos para la diferencia sobre
la planeacin y operaciones generales. Estos datos pueden suplir con inspecciones a las
plantas y otros servicios, a fin de evaluar las condiciones fsicas, y localizar indicios de
posibles reas de problemas.
El auditor tambin puede aplicar tcnicas de anlisis financiero para estadsticas de
operacin, que tambin puede sugerir reas de problemas, o condiciones que influencian
una recuperacin desfavorable sobre la inversin, o estadstica de operacin adversa.
Objetivos de la Auditora de Gestin
El objetivo primordial de la auditora de gestin consiste en descubrir deficiencias o
irregularidades en algunas de las partes de la empresa y apuntar sus probables remedios.
La finalidad es ayudar a la direccin a lograr la administracin ms eficaz. Su intencin es
examinar y valorar los mtodos y desempeo en todas las reas. Los factores de la
evaluacin abarcan el panorama econmico, la adecuada utilizacin de personal y equipo
y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.
En la auditora de gestin se realizan estudios para determinar deficiencias causantes de
dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamientos,
descuidos, prdidas innecesarias, actuaciones equivocadas, deficiente colaboracin
fricciones entre ejecutivos y una falta general de conocimientos o desdn de lo que es una
buena organizacin. Suele ocurrir a menudo que se produzcan prdidas por prolongados
espacios de tiempo, lo cual, a semejanza de las enfermedades crnicas, hace que vaya
empeorando la situacin debido a la falta de vigilancia.
Por medio de los trabajos que realiza el auditor administrativo, ste se encuentra en
posicin de determinar y poner en evidencia las fallas y mtodos defectuosos
operacionales en el desempeo. Respecto de las necesidades especficas de la direccin
en cuanto a la planeacin, y realizacin de los objetivos de la organizacin.
La responsabilidad del auditor consiste en ayudar y respaldar a la direccin en la
determinacin de las reas en que pueda llevarse a cabo valiosas economas e
implantarse mejores tcnicas administrativas. Enseguida de una investigacin definida y
donde quieran que surjan aspectos o circunstancias susceptibles de remedio o mejora,
es obligacin del auditor examinar con mirada crtica y valorar toda solucin que parezca
conveniente.

La revisin de los mtodos y desempeos administrativos, comprende un examen de los


objetivos, polticas, procedimientos, delegacin de responsabilidades, normas y
realizaciones. La eficiencia operativa de la funcin o rea sometida a estudio, puede
determinarse mediante una comparacin de las condiciones vigentes, con las requeridas
por los planes, polticas etc.
Objetivos principales de la auditora de gestin los siguientes:

Determinar lo adecuado de la organizacin de la entidad


Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas
Vigilar la existencia de polticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas
Comprobar la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos
Verificar la existencia de mtodos o procedimientos adecuados de operacin y la
eficiencia de los mismos
Comprobar la utilizacin adecuada de los recursos.

Alcance de las actividades


La auditora de gestin puede ser de una funcin especfica, un departamento o grupo de
departamentos, una divisin o grupo de divisiones o de la empresa en su totalidad.
Algunas auditoras abarcan una combinacin de dos o ms reas.
Por ejemplo, en el estudio del procedimiento de pedidos recibidos por el departamento de
ventas, la investigacin puede incluir en dicho departamento las diversas rutinas
observadas para el procesamiento o trmite de la papelera y en el departamento de
contabilidad, el procedimiento y cualidades del personal que aprueba el crdito del cliente.
El campo de estudio puede abarcar la economa de la produccin, incluyendo elementos
tales como: especializacin, simplificacin, estandarizacin, diversificacin, expansin,
contraccin e integracin; tambin podra incluir los factores de produccin.
Por otra parte como en las reas de examen entre otras, podran comprender un estudio y
evaluacin de los mtodos para pronosticar: programacin del producto, costos de
proyectos de ingeniera, estimacin de los precios, comunicaciones, equipos y
aplicaciones del procesamiento de datos, eficiencia administrativa, etc.
Los elementos en los mtodos de administracin y operacin que exigen una constante
vigilancia, anlisis, y evaluacin son los siguientes: planes y objetivos, estructura
orgnica, polticas y prcticas, sistemas y procedimientos, mtodos de control, formas de
operacin y recursos materiales y humanos.

reas principales que integran una organizacin objeto de la auditora de gestin las
siguientes:
Auditora de la gestin del sistema global de la empresa:
Evaluacin de la posicin competitiva
Evaluacin de la estructura organizativa
Balance Social
Evaluacin del proceso de la direccin estratgica
Evaluacin de los cuadros directivos

Auditora de la gestin del sistema comercial:


Anlisis de la estrategia comercial
Oferta de bienes y servicios
Sistema de distribucin fsica
Poltica de precios
Funcin publicitaria
Funcin de ventas
Promocin de ventas

Auditora de la gestin del sistema financiero:


Capital de trabajo
Inversiones
Financiacin a largo plazo
Planificacin Financiera
rea internacional
Auditora de la gestin del sistema de produccin:
Diseo del sistema
Programacin de la produccin
Control de calidad
Almacn e inventarios
Productividad tcnica y econmica

Diseo y desarrollo de productos


Auditora de la gestin del sistema de recursos humanos:
Productividad
Clima laboral
Polticas de promocin e incentivos
Polticas de seleccin y formacin
Diseo de tareas y puestos de trabajo
Auditora de la gestin de los sistemas administrativos:
Anlisis de proyectos y programas
Auditora de la funcin de procesamiento de datos
Auditora de procedimientos administrativos y formas de control interno en las reas
funcionales.

Estructura organizacional:

Estructura organizacional es el conjunto de las funciones y de las relaciones que


determinan formalmente las funciones que cada unidad deber cumplir y el modo
de comunicacin entre cada unidad.

Qu es organizar?
1. Identificar y clasificar las actividades que se tienen que realizar en la empresa.
2. Agrupamos estas actividades.
3. A cada grupo de actividades le asignamos un director con autoridad para
supervisar y tomar decisiones.
4. Coordinamos vertical y horizontalmente la estructura resultante.
Elementos de la organizacin: (requerimientos)

Los objetivos deben ser verificables, precisos y realizables. Para que sean
precisos deben ser cuantitativos y para ser verificables deben ser cualitativos.

Tiene que haber una clara definicin de los deberes, derechos y actividad de cada
persona.

Se tiene que fijar el rea de autoridad de cada persona, lo que cada uno debe
hacer para alcanzar las metas.

Saber cmo y dnde obtener la informacin necesaria para cada actividad. Cada
persona debe saber donde conseguir la informacin y le debe ser facilitada.

Principios de una organizacin

Eficacia: una estructura organizativa es eficaz si permite la contribucin de cada


individuo al logro de los objetivos de la empresa.

Eficiencia: una estructura organizativa es eficiente si facilita la obtencin de los


objetivos deseados con el mnimo coste posible.

La organizacin formal: es el modo de agrupamiento social que se establece de


forma elaborada y con el propsito de establecer un objetivo especfico. Se
caracteriza por las reglas, procedimientos y estructura jerrquica que ordenan las
relaciones entre sus miembros.

La organizacin informal: son las relaciones sociales que surgen de forma


espontnea entre el personal de una empresa. La organizacin informal es un
complemento a la formal si los directores saben y pueden controlarla con
habilidad.

Estructura organizativa formal


Caractersticas

Especializacin: forma segn la cual se divide el trabajo en tareas ms simples y


cmo estas son agrupadas en unidades organizativas.

Coordinacin y reas de mando: hay determinados grupos bajo el mando de un


supervisor.

Formalizacin: grado de estandarizacin de las actividades y la existencia de


normas, procedimientos escritos y la burocratizacin.

Factores que determinan cmo es una estructura organizativa formal:


1. Tamao: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa
ms compleja + especializacin
2. Tecnologa: la tecnologa condiciona el comportamiento humano como la propia
estructura organizativa.
3. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que est en el sector
agrario que en el industrial, si la empresa est en un sector ms simple la
estructura es ms simple.
Actividades necesarias para crear una organizacin

Integrar los objetivos y los planes.

Definir la autoridad de cada director. Establecer una jerarqua.

Se establecen las premisas de la jerarqua.

Definimos las necesidades de informacin y su flujo.

Dotarla de personal de acuerdo con los objetivos que queremos cumplir.

reas de mando

Cuntos subordinados puede tener el director bajo su mando, tiene que ser un
nmero limitado, no puede tener muchos subordinados por que sino no puede
realizar bien su trabajo.

La organizacin nos ayuda a conseguir los planes.

El exceso de niveles es costoso y puede obstaculizar a la planificacin y al control.

Principio de amplitud la gerencia: un director debe tener nicamente los


subordinados que pueda gestionar eficientemente.

Cules son las variables bsicas y cmo determinamos el rea de mando

1. Similitud de funciones.
2. Proximidad geogrfica.
3. Complejidad de las funciones.
4. Tipo de direccin y control.
5. Coordinacin que debe tener con otras reas de mando
6. Calcula el nmero de relaciones que hay en una empresa dependiendo del
nmero de subordinados.

Factores que determinan que un rea de mando sea eficiente


Hay que disminuir el nmero de relaciones y reducir el tiempo de duracin de las
relaciones.

El entrenamiento de los subordinados, que estn capacitados.

Claridad en la delegacin de la autoridad.

Complejidad de las tareas.

Claridad de los planes, los planes deben ser fciles de comprender y se deben
poder llevar a la prctica.

Velocidad de cambio o grado de cambio.

Uso de estndares objetivos.

Tcnicas de comunicacin y de control. En cuanto a la comunicacin se requieren


asistentes de personal. No hay que fiarse de la memoria, si la comunicacin se
hace oralmente, el empleado no debe tener ningn tipo de duda.

Diferencias dependientes del nivel organizacional considerado. En los niveles


superiores la

Especializacin es menor, con lo cual las reas de mando tienden a ser ms


amplias.

Cantidad de contacto personal. Por ejemplo, la cantidad de tiempo que se emplea


en hacer reuniones.

Ventajas e inconvenientes de las reas de mando reducidas.


Ventajas:

La supervisin es ms estrecha.

Se puede ejercer un control mayor.

Rapidez de la comunicacin.

Inconvenientes:

Puede haber una mayor injerencia por parte del director.

Mayores costes

Aumenta la burocracia puesto que hay ms niveles.

Perdida de la informacin.

Ventajas e inconvenientes de las reas de mando amplias


Ventajas:

Los superiores tienen que delegar.

Las polticas tienen que estar formuladas claramente.

Los subordinados tienen que estar ms capacitados.

Inconvenientes:

Se forman cuellos de botella en las comunicaciones.

Se produce una prdida de control

Se requieren unos directores de gran calidad.

Poder y autoridad

Poder: capacidad de influir en las acciones de otras personas.

Autoridad: poder que se tiene para ocupar una posicin determinada y a travs de
esa posicin el poder que tiene una persona para tomar decisiones que afectan a
otro. La autoridad es un tipo de poder. Se puede tener autoridad sin tener poder.

Autoridad de lnea
Son los responsables directos de la realizacin de los objetivos, mientras que las
funciones de Staff son las que ayudan a las de lnea para lograr los objetivos
eficientemente.
Se llama autoridad de lnea por que a un superior se le concede una lnea de autoridad
entre sus subordinados. De aqu surge el Principio escalar: cuanto ms clara sea la lnea
de autoridad desde el puesto gerencial, ms alta ser la lnea de autoridad hasta todos los
puestos subordinados y ms clara ser la responsabilidad por la toma de decisiones.
Diferencias entre lnea y staff
Vienen dadas por la naturaleza de las relaciones que se mantienen en la organizacin.

Lnea: la naturaleza de sus relaciones es de autoridad.

Staff: la naturaleza de sus relaciones es de poder.

Fuentes de poder

Poder legtimo: deriva del puesto y es aceptado.

Poder de conocimiento: poder que se deriva de la habilidad y de la pericia.

Poder de referencia: tiene como fuente la referencia. Se cree en las personas y en


sus ideas.

Poder de recompensa

Poder de coaccin: ligado con el legtimo y con el de recompensa.