Manual de Procedimientos Operativos PROCESO DE RESERVAS

PRO-RES-006

Cdigo:
Sub Proceso:
Propsito:
Alcance:

Fecha de

Octubre del 2005

Elaboracin:
Atencin de Reservas de Clientes Agencias de Viajes con Crdito

Atender los pedidos de reservas de Agencias de Viajes con crdito aprobado

Desde.- Agente de Viajes consulta sobre las tarifas de alojamiento.

Hasta.- Asistente de Reservas confirma la reserva del cliente corporativo.

Responsable: Jefe de Reservas
Participantes
Asistente de Reservas, Agente de Viajes.
:
Puesto de
Descripcin de las Actividades
Observaciones
Id
Trabajo
Solicita va mail o va fax las tarifas de
Consulta
sobre
las
tarifas
de
01. Agente de Viajes
alojamiento, la disponibilidad de habitaciones,
alojamiento correspondiente
los servicios incluidos, servicios extras, etc.
02.

Agente de Viajes

Solicita una reserva

Detalla los datos de la reserva a travs de una

carta.
Verifica

que

la

reserva

cuente

con

los

siguientes datos:

03.

Asistente de
Reservas

Verifica los datos de la reserva

Nmero de pasajeros.

Fecha Check In y fecha Check Out.

Tipo y nmero de habitaciones.

Datos generales de la Empresa.

Nmeros telefnicos de la Agente de

Viajes.

Forma de pago (crdito o contado).

Los gastos que cubre la empresa y/o los

que cubre los pasajeros (paga Ca, paga
pax).

04.

Asistente de
Reservas

Ingresa al sistema Opera y verifica si existe

Verifica la disponibilidad del Hotel

disponibilidad de habitaciones de acuerdo a las

fechas solicitadas.
En el voucher especifica los siguientes datos:

05.

Agente de Viajes

Cdigo de la Reserva.

Fecha confirmada del ingreso y salida.

Emite voucher de agencia en garanta

Tipo

de

habitacin

el

plan

de

alimentacin.

06.
07.
08.

Asistente de
Reservas
Asistente de
Reservas
Asistente de
Reservas

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Nmero de paxs y nacionalidad.

Firma y sello de la agencia de viajes.

Verifica los datos detallados en la Verifica si la empresa cubre los gastos de

carta de garanta

alojamiento y/o gastos extras.

Distribuye la carta de garanta a las Entrega una copia de la carta al personal de

reas involucradas

crditos, recepcin y una copia para reservas.

Enva la carta confirmacin de la Comunica el cdigo de confirmacin de la

reserva va mail

reserva.

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01.

Detalles Adicionales
En caso no exista disponibilidad de habitaciones en las fechas sealadas por el pasajero, el Asistente de
Reservas o Recepcionista debern coordinar otras de fechas que existan habitaciones libres y vacantes.
El Asistente de Reservas se encarga de colocar un comments en el sistema respecto a pedidos extras de los

02. clientes ; as como los traces para ama de llaves y para Costumer Services (camas extras, adornos
especiales, almohadas extras, etc.).
03.

El Asistente de Reservas enva la Carta de Confirmacin de Reserva al Agente de Viajes en el cual se

informa que tiene un perodo de 24 horas para anular la reserva.

Documentos Utilizados
Carta o mail de Reserva, Voucher de Garanta.

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