You are on page 1of 7

Transferencia, Retención y Disposición de

Documentos
(Preguntas de Comprensión)

títulos de propiedad y documentos de ventas o contratos de transacciones importantes Libros de actas de las reuniones de la junta de directores y de los accionistas de la corporación Acciones y bonos Certificaciones de marcas registradas Fórmulas científicas Pólizas de seguros vigentes Récords médicos de pacientes Planillas de impuestos Correspondencia que contiene información que pueda servir en asuntos legales B) Documentos Importantes - Registros de inventarios Mayores de cuentas por cobrar Mayores de cuentas por pagar Facturas de suplidores Facturas de clientes Informes de casos de accidentes y reclamaciones Registros de nóminas Órdenes de compra Cheques cancelados . el control y retención de documentos en medios magnéticos puede ser más eficiente. Por otro lado. por el motivo que el tiempo de retención varía de acuerdo a las diferentes categorías en las que se clasifican los documentos. ¿Cuáles son las diferencias entre el control y retención de documentos en papel o copia dura y el control y retención de documentos en medios magnéticos? - El control y retención de documentos en papel o copia dura es muchísimo más preferible.Preguntas y Respuestas de Comprensión 1. A) Documentos Vitales - Certificados de incorporación Escrituras. ¿Por qué es difícil establecer un periodo fijo para la retención de documentos? - Establecer un periodo fijo para la retención de documentos es difícil. ¿Cuáles son las tres categorías en que se clasifican los documentos archivados? Dé ejemplos de cada categoría. por la razón que no ocupa mucho espacio y es sumamente más ordenado. por el motivo que puedes evidenciar tus hechos físicamente para que te pueda apoyar en cualquier situación. 2. 3. hipotecas.

¿Qué preguntas se deben considerar al tomar decisiones respecto a la transferencia de documentos? A) ¿Cuán valiosos son los documentos? ¿Tienen un valor que justifique el costo de conservarlos? B) ¿Con qué frecuencia se consultarán? C) ¿Dónde se pueden conservar los documentos? D) ¿Es necesaria la conservación de los documentos para propósitos legales? E) ¿Qué requisitos existen en la empresa que requieren la conservación de ciertos documentos? F) ¿Deben destruirse los documentos? De ser cierto. Por otro lado. 5. Este plan se recomienda cuando por la naturaleza de la . El traspaso por periodos fijos se puede llevar a cabo de tres formas diferentes: Plan de un periodo. Los expedientes que se integran tienen que ser del mismo corresponsal o asunto.C) Documentos Útiles - Correspondencia general Estados de cuenta Reconciliaciones bancarias Solicitudes de empleo Pólizas de seguros expiradas Recibos de caja menuda o caja chica Recibos de dinero Libretas de dictado 4. el plan de traspaso perpetuo consiste en los archivos activos a los archivos inactivos a intervalos irregulares cada vez que se cierra un caso o se concluye un proyecto. - El plan de traspaso por periodos fijo consiste en la transferencia de documentos de los archivos activos a archivos inactivos. Explique en qué consiste cada uno de los siguientes métodos para la transferencia: traspaso por periodos fijos y traspaso perpetuo. ¿Por qué es conveniente la integración de archivos antes de hacer la transferencia de documentos? - La integración de archivos antes de hacer la transferencia de documentos es conveniente por el motivo que es la combinación del contenido de dos o más carpetas o expedientes en uno solo utilizando el rótulo de uno de los expedientes o creando un nuevo rótulo que cubra la nueva combinación del contenido. Plan de dos periodos o el plan de periodo máximo y mínimo. ¿cuándo y cómo? G) ¿Qué precauciones especiales hay que seguir para asegurarse que los documentos no se pierdan o se destruyan accidentalmente? H) ¿Pueden conservarse los documentos en microimágenes o en medios magnéticos? 6. al final de un periodo previamente establecido.

¿En qué consiste el plan de dos periodos? ¿Qué ventaja tiene sobre el plan de un periodo? - El plan de dos periodos consiste en mantener en las oficinas documentos de dos periodos de archivo: el periodo actual y el periodo anterior. Los expedientes del periodo actual se consideran activos y los expedientes del periodo que precedió se consideran semiactivos.El visitante se identifica y anota su nombre en un registro.’ Tienen que conservarse lejos de campos magnéticos. 8. 9. ¿Qué medidas y sistemas pueden utilizar las empresas para controlar el acceso a los archivos? A) Control de acceso regulado por personas . Los discos se pueden contaminar con virus y se puede perder la información que contienen. particularmente en lugares que se especializan en la conservación de documentos en bóvedas similares a las cajas de seguridad de los bancos. 7.empresa se hace difícil establecer periodos definidos para la transferencia de documentos. Si el disco no se actualiza periódicamente. . ~ Ventajas: - Ocupan muy poco espacio.Sólo el personal autorizado puede tener acceso al material archivado. La ventaja que el plan de dos periodos tiene sobre el plan de un periodo es eliminar las desventajas del plan de un periodo porque solamente los documentos de más de un periodo se transfieren a los archivos inactivos y los expedientes del periodo actual y del periodo anterior permanecen en la oficina. ~ Desventajas: - Tienen que conservarse en un ambiente donde el calor y la humedad estén controlados. Se pueden transportar con facilidad. el equipo en que se creó puede caer en la obsolescencia. Se le entrega una tarjeta de identificación. Requieren mantenerse fuera de contaminantes ambientales como el humo y el polvo. Indique algunas ventajas y desventajas de la transferencia de documentos a medios magnéticos. Puede que no se acepte para efectos legales. . Son ideales para centros de almacenaje fuera de la empresa.

C) Control de acceso por medios electrónicos - Se utilizan sistemas computarizados para controlar y hacer la monitoria del acceso a las áreas. ¿Qué medidas se pueden establecer para proteger los archivos electrónicos? Explíquelas. Se colocan entre la toma de corriente o enchufe y el cable de energía de la computadora. E) Sistemas de autenticación - Protegen la información en sistemas computarizados del uso no autorizado o de su destrucción. B) Programas antivirus - Son esenciales para la protección de los archivos electrónicos. C) Protector de carga eléctrica o interruptor de electricidad - Protege los archivos electrónicos de su destrucción por cambios súbitos en la corriente eléctrica. fecha y hora del acceso al área. las personas autorizadas tienen que tener una tarjeta electrónicas con tirilla magnética o llaves electrónicas para tener acceso a las áreas. La capacidad de preparar copias de resguardo debe ser una prioridad en los componentes del sistema operativo de la computadora. A) Copias de Resguardo - Es la medida más sencilla e importante para la protección de la información en archivos electrónicos. La preparación de copias de resguardo debe ser un procedimiento rutinario. 10.B) Control de acceso mecánico - Se instalan cerraduras de combinación y llaves en los gabinetes o anaqueles de archivos o en la entrada de las oficinas de los centros de almacenaje de documentos. D) Sistema de batería de resguardo - Provee energía alterna temporera al sistema computarizado en casos de bajas en la corriente eléctrica. En unos sistemas. . Sólo el personal autorizado tiene llaves o conoce la combinación para tener acceso a las oficinas. Protegen la información que se conserva en el disco duro o en medios magnéticos de modo que no se pueda alterar o destruir. El sistema registra el nombre de la persona.

B) Tirar los documentos al zafacón o en depósitos para reciclaje externo . F) Tecnología de la caja negra - El sistema computarizado tiene un depósito de seguridad con información de los usuarios autorizados a tener acceso a la red. ¿Qué ventajas tienen los centros de almacenaje privados en comparación con los centros de la misma empresa? - Las ventajas que tienen los centros de almacenaje privados en comparación con los centros de la misma empresa es que la mayor parte de los centros de almacenaje pertenecen a la misma empresa. A) Reciclaje Interno ~ Ventajas: - Es un método que resulta en economía en el consumo de papel. protección y seguridad de los documentos en ambas alternativas. ~ Desventajas: - No es seguro para documentos a descartar de naturaleza confidencial. Sin embargo. Es necesario hacer un estudio de viabilidad para tomar la decisión respecto a la utilización de un centro en sus propias instalaciones o de un centro privado. ¿Qué factores se deben tener en cuenta al seleccionar el método para la disposición de documentos? - Los factores que se deben tomar en cuenta al seleccionar el método para la disposición de documentos son los costos. la protección del ambiente y la cantidad de documentos. 12. Contribuye a la protección del ambiente. cada día son más las empresas que utilizan centros privados para el almacenaje de documentos porque les resultan más convenientes y económicos. Al entrar el código de acceso se genera automáticamente una llamada telefónica al usuario de la red para verificar si realmente es quien está solicitando el acceso a la red.- Solamente el personal autorizado con un código especial puede tener acceso a la información que esté en el sistema computarizado o en red. ¿Qué métodos existen para la disposición de documentos? Indique las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. 11. Para poder hacer cambios en la información se necesita otro código. 13. El estudio de viabilidad sirve para determinar cuáles son las necesidades reales de la empresa y los costos involucrados en el almacenaje. la seguridad.

~ Ventajas: - Es el método más económico y más sencillo. Es un método muy seguro para documentos confidenciales. presilla de metal y otros materiales. discos magnéticos. D) Reducir a pulpa ~ Ventajas: - Es el proceso de destruir los documentos añadiendo agua para crear una mezcla y reducirlos a pulpa. tarjetas. Las tirillas de papel se pueden compactar. C) Triturar ~ Ventajas: - Es un método seguro para destruir documentos confidenciales y se utiliza mucho. ~ Desventajas: - Requiere la compra de equipo. ~ Desventajas: - No es seguro para documentos que requieren protección contra el acceso a su contenido. Las trituradoras vienen en diferentes tamaños y capacidades. rollos de películas. ~ Desventajas: - Requiere equipo costoso . video y audiocasetes. Algunas trituran carpetas. embalar y reciclar.