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COLEGIO PROVIDENCIA

MDULO: COMUNICACIN ORGANIZACIONAL


PROFESORA: RUTH BURDILES MUOZ
CURSO: 3E

INTRODUCCION
La redaccin de un texto puede constituir, en ocasiones, una tarea difcil de
enfrentar, especialmente cuando se trata de documentos oficiales, que deben
representar adecuadamente la imagen de nuestra empresa.
Mediante el arte de redactar podemos adquirir la capacidad de comunicar las
ideas y lograr nuestros propsitos, pero eso es slo una parte del trabajo, stos
realzan su valor si al transcribirlos al papel, se hace con estilo, esttica y
calidad.
De la buena calidad en la presentacin de los documentos, depender la
impresin que el destinatario se lleve de la empresa o institucin emisora.
Por todo lo anterior, en esta Unidad ponemos a tu disposicin material
relacionado con la redaccin de textos, los cuales aumentarn los
conocimientos de aos anteriores.
Por otra parte, tambin se incluye material sobre el correo electrnico, las
diferentes opciones que nos ofrece como adjuntar archivos, cmo guardar un
correo, cmo reenviar un mensaje y cmo respaldar los documentos
importantes.
OBJETIVO TERMINAL DEL MDULO

Manejar aplicaciones informticas de carcter general, relacionadas con


la organizacin, gestin y tratamiento de informacin generada en el
proceso productivo.

OBJETIVOS EN TRANSITO:

Ingresar correctamente, la informacin para su registro, archivo y su


posterior procesamiento y as obtener resultados e informes.
Elaborar informes a parir de los datos procesados computacionales.
Redactar diversos documentos comerciales.
Utilizar correctamente el correo electrnico para el envo de diferentes
documentos comerciales.
Analizar el funcionamiento del correo electrnico como sistema de
comunicacin.
Crear documentos en Word.

CONTENIDOS
1 Confeccin de Diversos Documentos Comerciales
2 Uso del Correo Electrnico
3 Elaboracin y Mantencin de Sistema de Archivos
CONFECCIN DE DIVERSOS DOCUMENTOS COMERCIALES
1.1 GENERALIDADES:
La fuerza de la palabra escrita est en su capacidad de permanencia en el
tiempo. Un texto escrito puede ser ledo una y otra vez, por distintas personas
y en distintos momentos, por lo que - a diferencia de un texto oral - nos exige
una mayor correccin en el lenguaje y una fluida redaccin. Los textos
comerciales no escapan a esta norma, y en el tiempo se han ido formulando
ciertos modelos, por ejemplo, de cartas, memorandos, notas verbales, que
tienden a ser utilizados sin mayores alteraciones.

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CURSO: 3E

En esta Unidad se presentan, en una relacin de contraste, los usos de


redaccin ms usados y los menos usados. Adems, se sugieren criterios para
seleccionar adecuadamente las palabras que se utilizan en un texto, con el
propsito de lograr una redaccin fluida y de fcil lectura.
Cmo se comunican las Empresas?
Uno de los documentos ms utilizados en la empresa para comunicarse
externamente, es la carta comercial. En la clase de Comunicacin Escrita que
cursaste en Primer y Segundo ao, aprendiste lo que es una Carta Comercial,
su importancia, los factores que intervienen y los elementos que la
constituyen.
Lo recuerdas?
A continuacin haremos juntos un breve resumen de cmo redactar este
documento.
Para que el cuerpo o texto de un documento sea claro y preciso, debemos
considerarlo como dividido en tres partes:
Introduccin a la idea bsica: Tiene por objeto influir en el destinatario y
despertar su inters, con el propsito de que la lea completa. Si es respuesta a
otra carta, debe referirse de inmediato a ella.
Desarrollo de la Idea: En esta parte hay que poner en juego las caractersticas
de la expresin escrita. Lo esencial es escribir frases completas y claras, para
que el receptor comprenda inmediatamente su contenido. En todo texto se
recomienda:
Tratar un solo asunto por documento.
Si son varios debern guardar relacin entre s y debern exponerse de
acuerdo al grado de importancia.
Dejar clara la idea que motiva el documento.
Exponer con claridad los hechos y argumentos.
Evitar prrafos demasiado extensos.
Eliminar la repeticin de palabras o ideas.
Conclusin Final: Es el prrafo que cierra el cuerpo de la carta. Ser la
consecuencia lgica de lo expresado en el texto y debe impulsar al destinatario
a actuar.
Por otra parte, la redaccin de un texto puede constituir, en ocasiones, una
tarea difcil de enfrentar, especialmente cuando se trata de documentos
oficiales, que deben representar adecuadamente la imagen de la empresa en
que trabajamos.
Sin embargo, es comn que al interior de las organizaciones existan
documentos tipos, que son utilizados como base para redactar nuevos escritos
y que se convierten en modelos de redaccin, en patrones que se consagran
como correctos gracias a su frecuente utilizacin.
Lo anterior podra ser una ayuda en tu trabajo, pero la lengua es algo vivo, que
se va renovando con el tiempo y es por ello que la Real Academia Espaola
integra, cada cierto tiempo, los cambios que se generan a partir del uso que
hacen de una lengua los hablantes; es as como algunos trminos caen en
desuso y son reemplazados por otros. Sin darnos cuenta lo que era considerado
como correcto y adecuado, aparece como anticuado o demasiado rebuscado.
Veamos un ejemplo. La carta que te presentamos a continuacin contiene
numerosos errores. Podras determinar cules son?

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Anlisis de la
carta.

Pone atencin a las Explicaciones del Anlisis

La Real
Academia Espaola (RAE) recomienda ordenar los componentes de la fecha
empezando por el da y terminando por el ao.
Rojas, Demstenes (1990): Redaccin Comercial Estructurada p. 55.

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"Cuando no encabecen prrafo o escrito, o no formen parte de un ttulo, se


recomienda escribir con minscula inicial los nombres de los das de la
semana, de los meses, de las estaciones del ao y de las notas musicales"
Real Academia Espaola (1974): Ortografa, Captulo II -6-10.p10.
El uso de abreviaturas en la redaccin comercial debe ser cuidadoso y no se
debe abusar de ellas: es por eso que se recomienda no usarlas en las cartas,
salvo que se trate de abreviaturas propias del uso comercial.
Fernndez, G. Y Zayas-Bazn, E. (1990): Cmo escribir cartas eficaces. P.68.
Se escribirn con terminacin femenina los nombres de profesiones o cargos,
cuando stos sean desempeados por mujeres; por ejemplo la abogada, la
arquitectura, la jefa, la gerencia, la diputada, etc.
Real Academia Espaola (1995): Esbozo de una nueva gramtica de la Real
Academia Espaola Madrid - Acpite 226- pp. 175 - 176.
"El nombre de la empresa no va con mayscula compactas, a no ser que se
trate de una sigla".
Rojas, Demstenes (1990): Redaccin Comercial Estructurada p. 56.
"Se debe preferir siempre escribir la direccin del destinatario tal como aparece
en los datos del remitente o en el membrete de la carta o documentos que va a
contestar".
Rojas, Demstenes (1990): Redaccin Comercial Estructurada p. 55.

1.2 Seleccin de trminos adecuados para redactar un documento:


Por lo general, las palabras que utilizamos cotidianamente son sencillas y
directas. Ellas permiten que la comunicacin verbal sea fluida. Del mismo
modo, el uso de palabras cortas, comunes y familiares, siempre que el contexto
lo permita, contribuye a que el mensaje escrito sea ledo fcil y efectivamente.
El objetivo es lograr una redaccin clara y de fcil lectura, por lo tanto debes
seleccionar palabras que sean:

A continuacin encontrars al lado izquierdo, una columna con trminos poco


usados actualmente en la redaccin de documentos; a la derecha, podrs
ubicar el uso ms actual y utilizado por las empresas.
USOS ANTICUADOS

USOS ACTUALES

Acusamos recibo de
Gracias por
En respuesta a su
carta del

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Adjunto a la presente le
enviamos

Le enviamos
Adjunto o Envo

Adjunto, envo

(elegir una de las


dos)

Adjunto srvase encontrar Se adjunta


Agradecindole de

Gracias por su

antemano

atencin

Agradecindole su

Agradecemos su

contestacin

respuesta

Agradeciendo vuestra
gestin

Gracias

Con fecha del 10 de junio El 10 de junio del


del corriente
Considerando el hecho de
que
De mi consideracin

presente
Porque
Estimado seor /
seor Macaya

Daremos a ese asunto


nuestra ms pronta

Atenderemos pronto

atencin
De nuestra ms alta
consideracin y estima

Estimado seor

Deseo asegurarle que ha


sido un gran placer ser el
receptor de su

Gracias.

generosidad
Durante el curso de
En la fecha ms
temprana posible

Durante
Tan pronto como

Esperando una buena

En espera de una

acogida a la presente

favorable acogida

Estamos seguros de que

Esperamos su

usted entender

comprensin

La presente tiene por

Le comunico que

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objeto comunicarle que


Me ha tomado la libertar
de enviarle
Me permito saludarle
Obra en mi poder su
atenta del 15 de abril

Le envi
Le saludo
En respuesta a su
carta del 15 de
abril

Quedo de usted su afmo. Lo saluda


Atto. Y s.s.

atentamente,
Le informo queEn
respuesta a su

Por medio de la presente

cartaLe
comunicamos que
El objeto de la
presente

Mediante la presente, nos


permitimos requerir
vuestra apreciada
atencin para rogarle que
se sirva tener a bien

El objetivo de la
presente es pedirle
que considere

considerar
Industrias
Seores Industrias

Pesqueras (slo se

Pesqueras

coloca el nombre de
la Empresa)

Sin otro particular,

Saluda
atentamente,

Srvase encontrar adjunto Incluimos


Srvase ser tan amable de Por favor
informarme

infrmeme

Tenemos el deber de

Le comunicamos

comunicarle que

que

Tomar bajo
consideracin
Un perodo bastante
prolongado de tiempo

Considerar

Mucho tiempo

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ANTES DE REDACTAR CONSIDERA LAS SIGUIENTES


RECOMENDACIONES:
1.3.1 Planear antes de escribir:
Ya hemos analizado una serie de caractersticas, a fin de proponer algunos
elementos indispensables para el desarrollo de la habilidad para redactar
mensajes de negocios. Ahora se trata de determinar cules son los pasos
siguientes para que el mensaje logre captar la atencin del receptor,
generalmente con poco tiempo para leer.
Captar su atencin y obtener una respuesta deseada o no hacerlo, depende de
una planeacin cuidadosa, que lleve a cumplir con un conjunto de
particularidades tpicas de un escrito de negocios bien estructurado.
Planear los textos antes de producirlos, permitir que el proceso sea ms
efectivo. Las siguientes son algunas recomendaciones para lograrlo:

Tener los antecedentes e informacin necesaria relacionada con el objeto


de la comunicacin.

Precisar la razn principal del escrito: Solicita?, Reclama?, Cotiza?,


Agradece?.

Anticipar la posible reaccin del lector y buscar cmo manejarla


positivamente.

Ordenar las ideas.

Elaborar borradores hasta conseguir el orden deseado.

1.3.2 Desarrollar una idea por prrafo:


Un prrafo debe desarrollar slo una idea, presentndola de manera coherente
y organizada. Incluir ms de una idea en su construccin atenta contra uno de
los principios que ya estudiaste en cursos anteriores: la claridad.
Ejemplo:
Los directivos de esta organizacin estamos empeados en reconocer los
mritos personales y profesionales de nuestros funcionarios, a travs de
ascensos y reubicaciones en los cargos. A fin de cumplir con este objetivo, les
agradeceremos hacer llegar a la Divisin de Recursos Humanos, fotocopias
legalizadas de los certificados de estudios, cursos de capacitacin y
experiencia laboral.
Como podrs apreciar en el manejo anterior existen dos ideas:
Promover ascensos y reubicacin de los funcionarios.
Solicitar fotocopias legalizadas de las certificaciones de estudios, capacitacin
y experiencia.
Por tal razn, deben construirse dos prrafos:

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1. A fin de reconocer los mritos


personales y profesionales de
nuestros funcionarios, se
promovern ascensos y
reubicaciones en los cargos.
2. Para lograr el xito en nuestro
propsito, les agradeceremos
enviar a esta Divisin, las
fotocopias legalizadas, de los
certificados de estudios,
capacitacin y experiencia laboral.
El plazo para su entrega vence el
10 de Abril.

1.3.3 Escribir Prrafos Proporcionados:


Es importante recordar el "justo medio" (Principio Aristotlico) en el cual se
deben mover todas las cosas. Por lo tanto debes tener presente que prrafos
demasiado extensos, podran llevar a una confusin al lector.

Ejemplo:
Los prstamos para adquisicin de
vivienda se concedern a los
funcionarios que lleven mnimo tres
aos de antigedad, que sean
mayores de 18 aos y menores de 60;
adems que no sean propietarios y
que demuestren su capacidad de
pago. Si usted cumple con los
requisitos aqu descritos, le
aconsejamos presentar la
documentacin completa; en caso
contrario, por favor no insista.

Como podrs notar, la exagerada extensin del prrafo lo vuelve tedioso y de


difcil comprensin. Sin embargo, no existe una regla que determine cuntas
lneas debe tener un buen prrafo, pero tres o cuatro son suficientes.
De qu manera podra quedar el mismo mensaje ms breve y claro:

Los prstamos de vivienda se


concedern a los funcionarios que

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renan los siguientes requisitos:

Ser mayor de 18 aos y


menor de 60.

No poseer vivienda.

Demostrar capacidad de
pago.

1.3.4 Enlazar secuencialmente los prrafos:


Usar palabras o frases conectivas para unir en forma lgica y natural un
prrafo con otro. Algunos son: Sin embargo, asimismo, por lo tanto, por
ejemplo, adems, etc.
1.3.5 Usar un tono adecuado:
Todo escrito tiene una intencin comunicativa; tratar de expresarla en los
mejores trminos debe ser el objetivo permanente. Recuerda que se requiere
de una reaccin positiva y motivante por parte del receptor.
1.3.6 Ser autocrtico:
Es una buena idea el que antes de remitir el documento a su destinatario, se
lea una y otra vez; esto permite evaluar su redaccin, verificar su presentacin
y si definitivamente queda una sensacin de satisfaccin, es porque est listo
para ser enviado.

Sugerencias para comenzar un


escrito:

No empezar por escribir lo que


el lector ya conoces:
Ej.: He recibido una carta el 10
del presente ao, en la cual me
solicita.

Entrar directamente en materia:


Debido a auditorias extras,
programadas en la ciudad de
Concepcin, le agradezco
reservas pasaje para el 10 de
Abril a las 18:00 hrs.

Toda la informacin entregada en las pginas anteriores, es vlida para


redactar cualquier tipo de documento. Si aprendes a redactar, estars en
condiciones de hacer cualquier tipo de escrito que se utilice en la empresa.
Como por ejemplo: memorndum, notas internas, diferentes tipos de cartas,
certificados, constancias, notas verbales, recibos, entre otros.
Qu te parece si intentamos redactar algunos documentos?
Uso del Correo Electrnico: Respaldo de Documentos e Informativos.

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2.1 Internet y el Correo Electrnico


2.1.1 Qu es Internet?
Es un conjunto de redes de computadores, una red de redes de computadores,
una red global de comunicacin, miles de redes y, por ende, millones de
computadores conectados entre s para compartir recursos e informacin.
En Internet, los servicios no estn orientados a la conexin sino que su
finalidad intrnseca es la de comunicacin, favorecindose as el envo y
recepcin de informacin, dividida en pequeos paquetes llamados "Packet
Networks" que viajan a travs de circuitos virtuales a travs de la red, para
finalmente juntarse y llegar a su receptor.
Cada computador que se conecta a Internet tiene un nmero nico de
identificacin, que es como el RUT de las personas, este nmero es lo que se
denomina "Direccin IP" (Internet Protocolo). Por otro lado, las "Direcciones IP",
tienen asociadas una Direccin Internet, que es como el nombre de las
personas, por ejemplo:

DIRECCIN IP
146.83.4.67
DIRECCIN INTERNET
dichato.dcc.uchile.cl

Internet, se perfila como uno de los mayores signos de la llamada


"Globalizacin", trmino que apareci a finales de 1990, fruto del triunfo del
capitalismo como sistema econmico a escala mundial. Bajo el nombre de
"Globalizacin" se extiende una red de intensas relaciones econmicas que,
articuladas mediante Internet, agrupa una buena parte de la actividad mundial.
2.1.2 Correo Electrnico:
De los servicios con que cuenta Internet, uno de los ms utilizados es el Correo
Electrnico. ste constituye un ambiente de comunicacin por excelencia,
permite compartir recursos, intercambiar informacin, enviar archivos que
pueden ser de texto, imgenes, sonidos, etc.
Sin duda, la aparicin del Correo Electrnico ha transformado las formas de
comunicacin conocidas hasta el momento, ya que permite establecer lazos de
comunicacin entre personas que no se conocen.
A.- CARACTERSTICAS DEL CORREO ELECTRNICO
En primer lugar analizaremos la palabra "correo" en su forma tradicional.
Para qu sirve el correo Postal?
Como tu sabes, el correo postal sirve para enviar y recibir correspondencia.
Para que esto funcione adecuadamente debemos tener en forma clara y
completa los datos del destinatario o receptor de la informacin que deseamos
enviar. De la misma manera debes incluir los datos del remitente o emisor del
documento.
Debes llevar el documento a la Oficina de correo, pagar el franqueo
correspondiente y esperar tal vez unos 10 das para recibir respuesta.

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En trminos prcticos el Correo Electrnico es similar a un servicio normal de


correo, con la diferencia de que cada persona posee una direccin electrnica
que utiliza para recibir y enviar sus mensajes, archivos, programas, imgenes,
sonidos y vdeos a mltiples receptores en forma personal y privada. stos, son
emitidos y recepcionados a travs de computadores.
Mediante el Correo Electrnico se pueden enviar mensajes a todas las personas
que tengan una direccin electrnica. Estas personas pueden estar en una
oficina al lado de la nuestra, en otra ciudad o en otro pas. La diferencia con el
correo normal es que no se utiliza estampilla y el tiempo de envo se reduce de
4 - 5 das a 20 segundos aproximadamente.
Direcciones de Correo Electrnico: Mencionbamos anteriormente que en el
caso de Correo Postal, lo ms importante es escribir en el sobre el nombre y
direccin del destinatario. En el correo electrnico necesitamos una Direccin
Electrnica, que est compuesta por:
El nombre del usuario y su direccin Internet (nombre del host + subdominios
+ dominio) El nombre del usuario se separa de la direccin Internet por un
smbolo utilizado universalmente llamado "Arroba" @
Para que te quede ms claro veremos el siguiente ejemplo:
jaraya@enlaces.cl
jaraya: Correspondiente al nombre del usuario. No debe ser utilizado por otra
persona.
enlaces: Es el nombre del servidor que est conectado a Internet.
@: Separa el nombre del usuario del nombre del dominio de su direccin.
cl: Dominio que identifica el tipo de organizacin del proveedor que vara de
acuerdo al pas. Para Chile corresponde el sufijo cl.
IMPORTANTE
Los dominios que forman una direccin estn siempre separados por
puntos y la direccin de correo electrnico no incluye espacios. Se
escriben con minscula y se omiten los tildes y las letras "", ya que
algunos programas se ejecutan en idioma ingls y en ste no existen
estos caracteres. Lo ms importantes es que se deben escribir sin
omitir ni agregar ningn carcter.
B.- Opciones de Uso del Correo Electrnico:

Para hacer uso de este servicio, se


necesita un computador con conexin
a Internet, una direccin de correo
electrnico, la que se asigna al
momento de contratar la conexin a
Internet y, un programa o software que
permita utilizar correo electrnico.
Entre los ms usados se encuentra
Eudora, Internet Mail, Exchange y los

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programas que llevan integrados


algunos navegadores de pginas Web
como el Netscape o Explorer. En
general, todos presentan
caractersticas muy similares en su
uso, slo varan de uno a otro las
denominaciones que reciben las
opciones, y en que algunos son ms
poderosos que otros en funcin de las
posibilidades que presentan.
La forma de escribir un correo electrnico no se diferencia mucho de escribir
una carta de correo tradicional.
En primer lugar, debes distinguir dos partes:
El encabezado y el cuerpo del Mensaje.
El encabezado es como el sobre del correo tradicional, en l se debe enunciar
lo siguiente:
Direccin electrnica del emisor
Direccin electrnica del Receptor
Tema o asunto que trata el mensaje.
A continuacin, encontrars un ejemplo, con los elementos que puedes
encontrar en un encabezado.

Para que tengas ms claridad pone atencin siguiente cuadro:

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En este espacio escribirs la


direccin electrnica del receptor o
PARA:

destinatario. Este espacio lo puedes


encontrar tambin con la
denominacin. "To", "A", etc.
En este espacio debers escribir tu

DE:

direccin electrnica, generalmente


los programas escriben esta lnea
en forma automtica.
En este espacio debes escribir una o
dos palabras que representan el
contenido del mensaje. Es

TEMA:

importante, ya que el receptor del


mensaje ver esta referencia antes
de abrirlo.
Tambin se puede llamar "Subject"
"Asunto", etc.

Luego, en el "Cuerpo del Mensaje", escribes tu carta, tal


como si fuese en papel de correo tradicional. Puedes
escribir tanto como lo necesites, no tiene restricciones
de espacio, tampoco encarecer el envo, si el texto del
mensaje es ms o menos extenso.

A continuacin encontrars la ventana que se despliega cuando abres el


programa de correo:

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Para complementar la informacin anterior, graficaremos la forma de cmo


enviar un mensaje de correo electrnico utilizando Internet Mail:
Pone atencin:
1. Abre el programa de administracin de correo: Internet Mail.

2. Hace un "clic" en el botn "Nuevo Mensaje" o selecciona la opcin


"Nuevo Mensaje" del men "Correo".

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3. En la ventana que se despliega para el nuevo mensaje completa los


datos requeridos para su correcto envo:

4.
5. Una vez completados los datos y contenidos del mensaje se
presiona el botn "enviar".

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NOTA:
El cuadro que aparece luego, indica
que el mensaje queda almacenado en
una carpeta intermedia, llamada
bandeja de salida. Esto permite
escribir muchos mensajes o
documentos y almacenarlos, para
luego conectares a Internet y enviar
todos los mensajes de una vez.
Adems el sistema aprovecha de
revisar los mensajes que te han
llegado a tu casilla y transferirlos a tu
computador para que puedas leerlos.

6. Para enviar los mensajes acumulados en la Bandeja de Salida y recibir los


que esperan en el servidor es necesario presionar "enviar y recibir".

Para que el programa de correo funcione correctamente requiere una


configuracin especfica. Esta configuracin se accede desde el men "Correo"

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"Opciones".

Otras opciones del Correo Electrnico


Cartas con copia
A travs de este medio, el usuario puede enviar un correo a mltiples
receptores, esto sin necesidad de escribir muchas veces el mensaje.
Para ello, en el encabezado el mensaje, existe la opcin "CC", que significa
"con copia". En este espacio, usted debe escribir las direcciones electrnicas
de las personas que, adems del destinatario, desea que reciban el mensaje.
A continuacin encontrars un modelo, de cmo hacerlo:

Adjuntar archivos:
Se refiere a unir archivos de texto, sonido, imagen, vdeo, etc. por medio del
correo electrnico. Es como si tu enviaras una carta junto con una
encomienda. Entiendes?
Para esto, debes utilizar la opcin "Adjuntar archivo". Esta opcin varia de un

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software a otro, pudindose encontrar tambin con el nombre de "Enviar


archivo", "Attach" o "Attachments", etc.
Una vez escrito el mensaje, y antes de enviarlo, debes acceder a esta opcin,
lo que permitir explorar en tu computador en busca del archivo que desees
enviar. Esto har que tu programa de correo, cree una copia de ese archivo y
la enve junto a tu mensaje.

ELABORACIN Y MANTENCIN DE SISTEMA DE ARCHIVOS.


Para iniciar este contenido te haremos tres preguntas, que debers contestar
con toda honestidad a ti mismo.
1. Cmo eres de organizado en tu vida?
2. Puedes encontrar tus cosas en el momento en que las necesitas?
3. Estaras dispuesto a mostrar tu closet o tu mochila sin avergonzarte?
Seguramente ests pensando y qu tiene que ver esto con los archivos?. Sin
duda estas preguntas pueden parecer irrelevantes o impertinentes, pero suelen
ser una muestra de tu capacidad de organizacin tanto en tu hogar, como en
tu futuro quehacer laboral. Como futuro profesional debes estar consciente que
el orden, la organizacin y un trabajo eficiente te llevarn a enfrentar tu vida
laboral con xito.
3.1 Introduccin
Sabas que?
Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada de ste est
vinculada a la aparicin del primer testimonio escrito y a partir de ese
momento los archivos logran un lugar en el acontecer humano.
El hombre en cualquier actividad que realice, siempre est ordenando cosas,
de tal manera, que la facultad de ordenar o clasificar constituye uno de los
procesos mentales del ser humano.
En muchas ocasiones guardamos cosas que no sirven, con lo que se derrocha
tiempo y espacio, acumulando papeles intiles. Otras veces destruimos
papeles que ms tarde se pueden necesitar.
La empresa moderna produce una avalancha de comunicaciones. En las
unidades anteriores ya has conocido varios de ellos. Toda esa informacin tanto
despachada como recibida debe tener un lugar donde mantenerse ordenada y
clasificada.
Cul es el concepto de archivo?
En general, podemos definir el archivo como una coleccin ordenada de la
documentacin de una o ms entidades o individuos que se conserva con fines
determinados: econmicos, polticos, cientficos, jurdicos, religiosos, etc.
Por lo anterior, archivar es clasificar y guardar documentos en un archivo.

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Desde el punto de vista de empresa "Archivar" es aplicar un sistema que


permita guardar ordenadamente documentos tiles, de un modo claro y eficaz
que permitan localizarlos cuando se necesiten lo ms rpidamente posible.
3.2 Veamos a continuacin la finalidad e importancia del archivo:
La finalidad e importancia del archivo se puede concretar en los siguientes
puntos:
Proporcionar del modo eficaz los mejores servicios con el menor costo posible.
Constituir un centro activo de informacin.
Ser un instrumento de control funcional en relacin con la actuacin de los
restantes departamentos.
Asignar una perfecta conservacin de los documentos confiados a l.
3.3 Formas de organizacin de un archivo:
Para que un archivo de oficina pueda cumplir los fines que corresponden,
deben considerarse ciertos criterios generales de organizacin que justifiquen
su creacin. Estos son:
Necesidad de crear un archivo eficiente.
Disponibilidad de personal adecuado.
Disponibilidad de instalaciones.
Empleo de sistemas de ordenacin y clasificacin adecuados al tipo
de documentos que se trabajen.
Requerir la colaboracin de la oficina para conseguir una gestin
eficaz de los servicios de archivo.
Verificar la eficacia de los sistemas, mtodos y tcnicas empleadas
en un archivo ya creado.
3.4 Clasificacin de los archivos:
Los archivos de oficina se presentan en dos formas principales de organizacin:
CENTRALIZADOS: Los documentos estn concentrados en un lugar, desde
donde presta servicios a los distintos departamentos o secciones.
DESCENTRALIZADOS: Los documentos se conservan en distintas secciones o
departamentos de la oficina, de acuerdo a quienes los generen.
RECUERDA QU:
ARCHIVAR ES EL PROCESO DE CLASIFICAR Y GUARDAR DOCUMENTOS DE UNA
MANERA ORDENADA Y EFICAZ, DE MODO QUE PUEDAN SER UBICADOS
RPIDAMENTE CUANDO SE REQUIERAN.
ATENCIN:
GUARDAR UN DOCUMENTO ES IMPORTANTE, PERO ENCONTRARLO ES VITAL.
3.5 Prstamo de Documentos:
Es muy comn que personal de las distintas dependencias de la empresa,
requiera algn documento ya archivado. Para evitar la prdida de la
informacin, se hace necesario llevar un control, ya que la persona responsable
del archivo debe saber en todo momento dnde est la documentacin que
tiene a su cargo.

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Para llevar este control puedes utilizar un formulario diseado especialmente y


cuya estructura, te presentamos a continuacin.
DOCUMENTO/CARPETA:
__________________________
FACILITADO A: __________________________
DEPTO. / SECCIN:
__________________________
FECHA DE ENTREGA: __________________________
FECHA DE DEVOLUCION:
__________________________
FIRMA (quin entrega)
FIRMA (quin recibe)
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Este documento es archivado en lugar del que ha sido prestado.


Entiendes?
3.6 El archivo segn la Frecuencia de su uso:
Una forma muy generalizada de organizacin del archivo en las grandes
empresas es la divisin, de acuerdo a su utilizacin y vigencia de gestin de los
documentos. Esta clasificacin origina tres tipos de archivos:
Archivo activo: Son los que conservan documentos de consulta frecuente.
Archivo semiactivo: Conserva documentos que presentan una menor
vigencia y una consulta menos frecuente. Peridicamente habr que
determinar los documentos que han de pasar a los archivos inactivos, as como
lo que habr que destruir porque no se consideran de ninguna utilidad.
Archivo inactivo: En el archivo inactivo se conservan de forma definitiva los
documentos que, aunque han perdido su valor operativo, conservan su valor
histrico o documental.
RECUERDA QU:
DEBES TENER ESPECIAL CUIDADO AL PRESTAR UN DOCUMENTO DEL ARCHIVO.
NO OLVIDES LLEVAR UN CONTROL DETALLADO DE ESTA SITUACIN.
EL ARCHIVO SEGN LA FRECUENCIA DE USO SE CLASIFICA EN:
ACTIVO - SEMIACTIVO INACTIVO
3.7 CLASIFICACIN Y ORDENACIN DE DOCUMENTOS:
La documentacin que se produce y recibe una empresa, debe conservarse en
forma ordenada, para encontrarla con rapidez cuando se precisa.
La informacin puede identificarse de diversas maneras: por orden alfabtico,
por orden numrico, de acuerdo al lugar geogrfico, etc.
Sistemas de Clasificacin:
Alfabtico: La clasificacin se realiza de acuerdo al orden alfabtico. Puede
utilizar la inicial del nombre de la empresa, de quin suscribe el documento o
su destinatario.
Geogrfico: Se clasifica de acuerdo al lugar donde transcurre la accin.
De materias: Se clasifica de acuerdo al asunto de que trate el documento.
Numrico: La clasificacin se realiza asignndole un nmero al documento.
Cronolgico: Se clasifica de acuerdo a la fecha del documento.

COLEGIO PROVIDENCIA
MDULO: COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
PROFESORA: RUTH BURDILES MUOZ
CURSO: 3E

RECUERDA QU:
LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIN PUEDEN SER:
ALFABTICO - GEOGRFICO - DE MATERIAS
- NUMRICO - CRONOLGICO
NOTA:CADA UNO DE ESTOS MTODOS SE PUEDE APLICAR
AISLADAMENTE O COMBINNDOLOS, SEGN LAS NECESIDADES DE LA
EMPRESA.

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