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Introduo ao Excel

O Excel um programa informtico


do pacote Office da Microsoft.
Este programa poder ter variadas
aplicaes como, por exemplo, a
operao de clculos aritmticos
entre valores, a criao de
tabelas de dados ou a criao de
grficos.

SUMRIO DO MDULO
Introduo
O conceito de livro
Estrutura de uma folha de clculo
A criao de um ficheiro
Introduo de dados
Gravao de um ficheiro

Antes de se comear a trabalhar


com o Excel necessrio perceber
como que esta aplicao est
estruturada, quais os elementos
bsicos que a constituem e que
operaes so elementares para
uma
correta
experincia
de
utilizao

Abertura de um ficheiro j
existente

Iniciar o Microsoft Excel


Para iniciar a aplicao Microsoft
Excel 2013 poder utilizar vrias
tcnicas:
1. Aceda
ao
boto
Start
[Iniciar];
2. Caso a opo se encontre no
menu principal, ative-a de
imediato;
3. Caso no esteja vista, ative
o comando All Programs [Todos
os
Programas],
aceda
a
subpasta Microsoft Office 2013
e clique em Microsoft Excel
2013;
Ou
4. Atravs do cone de atalho que
possa
existir
no
Desktop
[Ambiente de Trabalho].
5. Depois
de
aberta,
poder
escolher
entre
iniciar
um
blank
workbook
[Livro
em
branco] ou utilizar um dos
muitos
templates
[modelos]
existentes.

Ambiente de trabalho do
Excel
Spreadsheet [rea de trabalho]

Depois de iniciar a aplicao, tendo


escolhido Blank workbook [Livro em
branco], aparece uma janela com um
novo livro que por defeito contm uma
folha.
O ambiente de trabalho do Excel
constitudo
pelos
seguintes
elementos:

1. Title Bar [Barra de Ttulo];


2. Quick Access Toolbar [Barra de
Ferramentas de Acesso Rpido];
3. Separador File [Ficheiro];
4. Ribbons [Frisos];
5. Bar
Formula
[Barra
de
Frmulas];
6. Spreadsheet [Folha de Clculo rea de trabalho];
7. Worksheets
[Separadores
de
folhas];
8. Horizontal
and
Vertical
Scrollbar
[Barras
de
Deslocamento
Horizontal
e
Vertical];
9. Status Bar [Barra de Estado].

Title Bar [Barra de Ttulo]


A Title Bar [Barra de Ttulo] mostra
o nome da aplicao, Microsoft Excel
e o nome do livro ficheiro.
Enquanto o ficheiro no for guardado
o Excel atribui por defeito o nome
de Book 1 [Livro 1].
Do lado direito da barra de ttulo
existem trs botes:
1. Boto Minimize [Minimizar]
Minimiza a janela de forma a
transform-la unicamente num
boto na barra de tarefas;
2. Boto
Restore/Maximize
[Restaurar/
Maximizar]

Restaura a janela tornando-a


mais pequena, de forma a poder
redimension-la e mov-la pelo
ecr ou caso esteja restaurada
poder maximiza-la, fazendo
com que ocupe toda a rea do
ecr;
3. Boto Close [Fechar] Encerra
a aplicao.
NOTA: na verso 2013 cada livro
aberto
numa
janela
individual,
facilitando o trabalho quando se
trabalha com vrios livros e at
mesmo, com dois monitores.

Separador File [Ficheiro]


no separador File [Ficheiro] que
podemos encontrar os comandos que
nos permitem fazer a gesto dos
ficheiros.

Info [Informao] Protees


e restries, verificao de
problemas, gesto de verses,
opes de visualizao na Web
e propriedades do ficheiro:
New [Novo] Criao de um novo
livro em branco ou baseado num
modelo;
Open [Abrir] Abrir livros j
existentes;
Save [Guardar] Guardar as
alteraes do livro;

Save as [Guardar como]


Guardar o livro definindo uma
localizao e um nome ao mesmo;
Print [Imprimir]; - Imprimir e
configurar a pgina;
Share [Partilhar] Guardar o
livro na Web ou envia-lo por
email como anexo;
Export [Exportar] Guardar o
livro com outra extenso, por
exemplo, PDF/XPS;
Close [Fechar] Fechar o
livro, mantendo a aplicao
aberta;
Account
[Conta]

Iniciar
sesso no Office 2013;
Options [Opes] Aceder s
opes da aplicao;

Para conseguir personalizar a barra


pode:
1. Clicar no tringulo e da lista
escolher
os
botes
a
adicionar.
2. Caso
pretenda
ativar
um
comando que no se encontra na
lista, clique em More Commands
[Mais Comandos].

Quick Access Toolbar [Barra de


Ferramentas de Acesso Rpido]
Situada,
por
defeito,
do
lado
esquerdo da barra de ttulo, vem s
com
trs
botes
ativos
(Save
[Guardar], Undo [Anular] e Redo
[Refazer]).
O utilizador poder acrescentar
mesma, todos os comandos com que
trabalhe com mais frequncia, tendo
assim uma forma mais rpida de
aceder a eles.

Ribbons [Frisos]
Os frisos so o local onde se
encontram agrupadas as ferramentas
da aplicao, ou seja, nos frisos
esto os comandos que podem ser
efetuados em cada momento.
A tcnica de manipulao dos frisos
feita atravs da navegao entre
separadores. Esta forma de aceder
aos comandos , mais intuitiva e
mais simplificada. Assim, recorrendo
ao rato, permite ao utilizador
executar os comandos com um nico
toque.
Existem sete frisos que vm ativos
por defeito e alguns contextuais
(frisos que aparecem sempre que se
tem um objeto selecionado).
As imagens colocadas nos botes dos
frisos so pistas para a sua
funcionalidade: por exemplo, o boto
que contm uma impressora desenhada
efetua uma operao de impresso.
possvel ao utilizador criar novos
frisos e at personalizar os que vm
por defeito com a aplicao, atravs
da criao de novos grupos.

Exemplo de Ribbons [Frisos]:

Exemplo de friso contextual


formatao de tabelas:

para

Command buttons [Botes de


Comando]
Os
Ribbons
[Frisos]
contm
os
comandos. Os comandos aparecem em
forma de boto e esto agrupados por
categorias ou tipo:
1. Ao posicionar o cursor sobre
qualquer
boto,
surge
uma
janela com a explicao do
comando;
2. As imagens colocadas nos botes
so
pistas
para
a
sua
funcionalidade: por exemplo, o
boto que contm umas linhas
centradas efetua uma operao
de alinhamento ao centro de
determinado
bloco
de
informao.

O funcionamento das Dialog-boxes


[janelas de dilogo] controlado
atravs da seleo de opes:
4. A
figura

referente
ao
separador
Alignment
[Alinhamento] com as opes de
alinhamento de dados na clula;
5. Para
confirmar
as
opes
definidas na janela prima o
boto OK ou a tecla ENTER. Para
anular as alteraes prima o
boto CANCEL [Cancelar] ou a
tecla Esc.

Dialog-boxes [Janelas de
dilogo]
Alguns frisos tm junto ao nome dos
grupos um cone
(3) que nos
informa, que o grupo tem associado
uma Dialog-box [janela de dilogo],
que nos permite aceder a algumas
opes que no se encontram visveis
nos frisos.

Formula Bar [Barra de


Frmulas]
1. Name Box [Caixa de nome] Exibe o nome ou endereo da
clula ativa. No exemplo, a
clula C1;
2. Formula
Bar
[Barra
de
frmulas] Mostra o contedo
da clula ativa, ou seja, os
dados digitados ou a frmula ou
funo aplicada na clula.

percentagem
de
aumento
ou
reduo do ecr ou ver as
funes
ativas,
como
por
exemplo, o teclado numrico.

Sheets [Folhas]
3. Quando um livro iniciado
constitudo
por
uma
folha
denominada de Sheet1 [Folha1].
Este nome pode ser alterada,
como veremos mais adiante;
4. Boto que serve para a criao
de novas folhas.

Status Bar [Barra de Estado]


5. Essencialmente
informativa,
vai-nos fornecendo informao
sobre o estado da ao que o
Excel
est
a
realizar,
alternar entre os trs tipos de
visualizao,
mudar
a

A Spreadsheet [folha de
clculo]
Spreadsheet [Folha de clculo] a
rea quadriculada, constituda por
linhas
e
colunas
criando
uma
estrutura matricial como rea de
trabalho.
interseo de uma coluna com uma
linha d-se o nome de clula.
1. As clulas so identificadas
pelo
seu
endereo
ou
referncia,
a
qual

constituda
pela
letra
da
coluna e pelo nmero da linha.
Como se pode verificar no
exemplo, a clula selecionada
a clula A1;
Cada folha de clculo contm 17
179.869 184 clulas, dispostas em
1.048.576 linhas e 16.384 colunas.
A clula selecionada identificada
por apresentar o limite a linha
grossa de cor cerde e vai ser chamada
clula ativa, dado ser apenas nesta
clula que o utilizador pode atuar,
editando o seu contedo ou alterando
a sua forma.

2. A situao de clula ativa pode


ser alargada a um conjunto de
clulas que se denomina bloco
ativo. Para referenciar um
bloco de clulas, d-se o
endereo da clula do canto
superior esquerdo do intervalo
e o endereo da clula do canto
inferior direito, separados
por dois pontos (:). Na imagem
vai ser referenciado o bloco de
clulas de C4:F10.

Exemplos de referncias de clulas:


A1 A clula da coluna A e da
linha 1;
C15:D25 O intervalo de
clulas compreendido entre a
linha 15 25 das colunas C
D;
10:10 Todas as clulas da
linha 10;
10:15 Todas as clulas da
linha 10 15;

B:B Todas as clulas da


coluna B;
B:F Todas as clulas da
coluna B F;
A1; C15:D25 A clula da
coluna A e da linha 1 e o
intervalo
de
clulas
compreendido entre a linha 15
25 das colunas C D.

Clula ativa
A introduo de dados numa clula
feita
selecionando
a
clula
pretendida e utilizando de seguida o
teclado para a preencher.

indiferente
que
sejam
dados
numricos ou texto, pois o Excel
reconhece automaticamente que gnero
de informao est a receber e sabe
como a tratar.
A seleo faz-se situando o cursor
do rato em cima da clula e
confirmando a escolha atravs do
clique
do
rato.
Os
dados
introduzidos via teclado sero ento
inseridos nessa clula:
1. Deste modo, a clula ativa,
definida pelo cruzamento da 1
coluna (coluna A) com a 1
linha
(linha
1),

identificada por A1;


2. A informao introduzida na
clula atravs do cursor de
texto,
uma
barra
vertical
intermitente
que
indica
o
local onde est a ser inserido
texto (dentro da clula ou na
barra de frmulas).

3. Depois de inserir/editar a
informao na clula, esta
ter que ser confirmada, ou
atravs do ENTER ou na barra de
frmulas
no
boto
ENTER
[Inserir].
NOTA: Depois de introduzir os dados
na clula, o Excel distingue-os,
atravs do alinhamento dos dados na
clula. Caso seja texto alinha-os
esquerda e nmeros direita.
O cursor do rato assume diversas
formas consoante a rea do ecr onde
se encontra, por exemplo, na zona de
trabalho da folha de clculo, assume
o formato de cruz branca e larga (
) e utilizada para selecionar as
clulas.

Referncias
Uma referncia identifica uma clula
ou um intervalo de clulas numa
folha de clculo. Existem trs tipos
de referncias:
Referncias Relativas (Ex.:
A1)

So
consideradas
relativas
porque
ao
serem
copiadas os endereos alteramse
adaptando-se

nova
posio;

Referncias Absolutas (Ex.:


$A$1) Faz sempre referncia
a uma localizao especfica,
ou seja, se a formula for
copiada
a
referncia
permanece;
Referncias Mistas (Ex.: $A1
ou A$1) Tem uma coluna
absoluta e uma linha relativa
ou uma coluna relativa e uma
linha absolta.
Uma forma rpida de alternar entre
as vrias referncias colocar o
cursor no endereo e premir a tecla
F4.

4. Selecione a folha qual


pretende alterar o nome. D
duplo clique sobre o nome da
folha, digite o novo nome e
prima a tecla ENTER;
Ou
5. Ative o menu de contexto,
clicando com o boto direito do
rato em cima do nome da folha
e selecione o comando Rename
[Mudar o nome].

Operaes com folhas de


clculo
A interao que o Excel possibilita
entre ficheiros e partes do mesmo
ficheiro obriga o utilizador a
dominar os mtodos de manipulao de
folhas,
caso
contrrio,
o
seu
desempenho ficar aqum do potencial
do programa.

Selecionar folhas de clculo


1. Para
selecionar
todas
as
folhas, prima o boto direito
do rato no nome de uma das
folhas e ative o comando Select
All Sheets [Selecionar Todas
as Folhas];
2. Para
selecionar
folhas
seguidas, selecione a primeira
e prima a tecla SHIFT enquanto
seleciona a ltima;
3. Para selecionar folhas no
adjacentes prima a tecla CTRL
e
em
simultneo
o
boto
esquerdo do rato sobre as
folhas de clculo que pretende
selecionar.

Ou
6. No friso Home [Base], grupo
Cells
[Clulas],
comando
Format
[Formatar],
opo
Rename Sheet [Mudar o Nome da
Folha].

Alterar o nome a uma folha de


clculo

Inserir folhas de clculo


Ao contrrio das verses anteriores,
na verso 2013 um novo livro s vem
com uma folha. No existe nmero
limite de folhas de clculo, estando
este dependente da memria do sistema
informtico.

4. Prima o boto direito do rato


sobre o nome de uma folha. No
menu de atalho, selecione o
comando Insert [Inserir];
5. Na janela que surge, escolha a
opo
Worksheet
[Folha
de
clculo]. Prima o boto OK para
inserir a nova folha.

Para inserir novas folhas:

1. Clique no boto New Sheet [Nova


folha].
Ou
2. Aceda opo Insert Sheet
[Inserir Folha] do boto Insert
[Inserir],
grupo
Cells
[Clulas] no friso Home [Base];
3. A nova folha ser inserida
esquerda da que est ativa. O
nome da mesma seguir a ordem
das folhas existentes, ou seja,
ter o nome com o nmero
imediatamente
seguinte.
No
exemplo existem 2 folhas, a
nova folha ser intitulada de
Sheet3 [Folha3].
Ou

Eliminar folhas de clculo


A ao de eliminar uma folha no
passvel de ser anulada, ou seja, as
folhas
apagadas
no
podem
ser
recuperadas:
1. Prima o boto direito do rato
sobre
o
nome
da
folha
pretendida;
2. No menu de atalho, selecione o
comando
Delete
[Eliminar].
Caso a folha tenha dados, ir
aparecer a janela de dilogo
para confirmar a eliminao de
folha, prima o boto OK.

Ou
3. Aceda opo Delete Sheet
[Eliminar
Folha]
do
boto
Delete [Eliminar], grupo Cells
[Clulas]
no
friso
Home
[Base].

5. Prima o boto esquerdo do rato


sobre o nome da folha a mover e
arraste-a para a localizao
pretendida.
6. Se pretender copiar, repita a
operao anterior mantendo a
tecla Ctrl pressionada.

Mover e copiar folhas de


clculo
Selecione a folha que pretende mover
ou copiar. Clique com o boto direito
do rato em cima do nome da folha e
selecione a opo Move or Copy Sheet
[Mover ou Copiar Folha].
Ao executar este comando surge uma
janela de dilogo com as seguintes
opes:
1. To book [Livro de destino]
Selecione da lista o ficheiro
onde pretende colocar a folha
selecionada. Ser exibido o
nome de todos os ficheiros
abertos e a possibilidade de
criar um novo livro apenas com
essa folha;
2. Before sheet [Antes da folha]
Selecione o nome da folha antes
da qual pretende inserir a
selecionada. Em alternativa,
escolha a opo Move to end
[Mover para o final];
3. Create a copy [Criar uma cpia]
- Ative a caixa de seleo se
pretender copiar a folha em vez
de mover;
4. Finalize premindo o boto OK.

Drag and drop [Arrastar e


largar]

Botes de navegao entre


folhas
Quando existem muitas folhas de
clculo no possvel visualizar os
separadores de todas elas. Com os
botes de navegao pode coloc-las
vista e ativar facilmente as
folhas que pretende.

Estes botes encontram-se situados


esquerda dos separadores:

1. Colocar
vista;

2. Colocar
vista;

folha

anterior

prxima

folha

Ou

3. Clicar com o boto direito


sobre os botes anteriormente
referidos e selecionar a folha
pretendida.

Criar um novo livro


1. Aceda
ao
separador
File
[Ficheiro];
2. Prima a opo New [Novo].

No lado direito, clique, numa das


seguintes opes:
3. Blank
workbook
branco].

[Livro

em

Ou
4. Utilize
um
dos
Templates
[Modelos]
existentes
e
disponibilizados
pela
ferramenta;
Para criar um novo livro tambm pode
optar por utilizar as teclas de
atalho CTRL + N [Ctrl + O]
Ou
Atravs Quick Access Toolbar [Barra
de Ferramentas de Acesso Rpido],
caso j a tenha personalizado (5).

Abrir
um
existente

livro

1. Aceda
ao
separador
File
[Ficheiro] ou prima as teclas
de atalho CTRL + O [CTRL + A];
2. Selecione a opo Open [Abrir].
A janela ficar dividida em
duas partes;
3. Na rea Open [Abrir] pode
escolher se pretende abrir um
livro recente, se pela Web ou
um livro que esteja no seu
computador ou drive externa;
4. O
boto
Recover
Unsaved
Workbooks [Recuperar Livros No
Guardados] permite aceder aos
ficheiros que foram fechados
sem gravar;
5. Se o ficheiro pretendido no
aparecer listado nos livros
recentes,
clique
na
opo
Computer [Computador] e depois
no boto Browser [Procurar];
6. Na janela que aparece selecione
o ficheiro pretendido e clique
no boto Open [Abrir] ou Enter.

atribuir um novo nome e/ou


localizao ao ficheiro ativo.

Gravar um livro
Primeira gravao

Quando abre o Excel ativado


automaticamente um livro de trabalho
em branco ao qual atribudo o nome
por defeito de Book1 [Livro1]. S
quando o guardar lhe ser dada a
possibilidade de escolher um nome
que o identifique:
1. Para guardar um livro aceda ao
separador
File
[Ficheiro],
comando Save [Guardar] ou Save
As [Guardar Como]. Ao guardar
o livro pela primeira vez,
indiferente
a
opo
que
escolhe, pois ambas iro abrir
a caixa de dilogo Save As
[Guardar Como]. No painel,
poder escolher um dos locais
recentes ou clicar em Browser
[Procurar] para abrir a janela
do Save As [Guardar Como] onde
poder escolher a localizao.
Ou
2. Prima o boto Save [Guardar]
situado na barra Quick Access
Toolbar [Barra de ferramentas
de acesso rpido].
Ou
3. Prima a tecla F12 para abrir a
janela de dilogo Save As
[Guardar Como] onde poder

Na janela de dilogo Save As [Guardar


Como] ter de efetuar os seguintes
passos:
1. Clique com o boto esquerdo do
rato sobre a caixa de listagem
e
em
seguida
selecione
a
localizao
onde
pretende
guardar o livro. Pode premir um
dos atalhos situados na parte
esquerda
da
janela
para
facilitar a navegao;
2. Na caixa File name [Nome do
ficheiro], escreva o nome que
pretende dar ao ficheiro ou
aceite o nome proposto;
3. No campo Save as type [Guardar
com o tipo] pode atribuir uma
extenso diferente ao ficheiro
por exemplo .xltx para
modelo;
4. Prima o boto Save [Guardar] ou
a tecla ENTER. O nome que
atribuiu ao seu livro/ficheiro
aparecer escrito na barra de
ttulo da janela.

6. Prima o boto Save [Guardar] da


barra de Quick Access Toolbar
[Barra de ferramentas de acesso
rpido].
Ou
7. Prima as teclas de atalho CTRL
+ S [CTRL + G].

Guardar alteraes
5. Aceda
ao
[Ficheiro],
[Guardar].
Ou

separador
opo

File
Save

Guardar como
Depois de ter atribudo um nome e
localizao ao livro, poder alterar
estas duas caractersticas efetuando
uma cpia do mesmo com outro nome
e/ou localizao:

1. Aceda
ao
separador
File
[Ficheiro], comando Save As
[Guardar Como] ou prima a tecla
F12;
2. Se
pretender
alterar
a
localizao do livro, escolha
outra drive ou pasta na caixa
de listagem;
3. Se pretender alterar o nome, na
caixa File name [Nome do
ficheiro]
digite
o
que
pretende
para
renomear
o
livro;
4. Se pretender guardar com outro
formato selecione-o na caixa
Save as type [Guardar com o
tipo];
5. Finalize atravs do boto Save
[Guardar] ou a tecla ENTER.

Fechar
um
trabalho

livro

de

Depois de responder poder finalmente


abandonar o Excel.

Para fechar um livro no necessrio


sair do Excel:
1. Aceda
ao
separador
File
[Ficheiro] e em seguida ao
comando Close [Fechar] ou prima
as teclas de atalho CTRL + F4.

Sair do Microsoft Excel


2. Prima o boto Close [Fechar]
situado no lado direito da
barra de ttulo ou prima as
teclas de atalho ALT + F4.
Caso existam ficheiros abertos que
tenham sido modificados aparecer,
por cada um, uma janela de dilogo a
perguntar se pretende ou no guardar
as alteraes efetuadas.
Nesta caixa de dilogo, dever
responder:
3. Save [Guardar] para guardar o
livro e sair;
4. Dont Save [No Guardar] para
sair sem guardar;
5. Cancel
[Cancelar]
para
continuar
a
trabalhar
no
programa.

A informao apresentada foi retirada do manual:

EXCEL 2013 FUNDAMENTAL


Coleo: Office
Autor: Ana Felizardo
Training Ready

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