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Gestion du temps de travail

Un enjeu RH

Gestion du temps de prsence


Planification et optimisation des ressources
Gestion des temps dactivit
Outils collaboratifs et mobiles

Gestion du temps de travail : un enjeu RH

n La matrise du temps

au cur de

lorganisation

Matrise des risques juridiques, optimisation des ressources, maintien du climat social : la gestion
du temps est plus que jamais un axe capital dans le champ des ressources humaines.

61%

des trs grandes entreprises


ont choisi dinformatiser les
missions RH dcentralises
en direction des managers.
Cette tendance ne concerne
en revanche que 26 %
des entreprises moyennes.
Selon le baromtre RH
ESSCA/Bodet 2011, le choix
de linformatisation est
motiv par trois raisons
principales chez les DRH :
librer du temps pour
des activits plus forte
valeur ajoute ; disposer dun
historique fiable et jour
de lensemble des donnes
internes relatives au temps
de travail ; enfin, optimiser
les ressources afin datteindre
des objectifs de productivit
fixs par la direction.

Pour savoir plus


www.barometrerh.com

orsquon les interroge sur les


principales contraintes qui
psent aujourdhui sur la fonction RH, les responsables des ressources humaines citent prioritairement
les impratifs de rduction des cots,
lvolution de la lgislation sur le travail, la monte des attentes personnalises des salaris et la question
des conditions de travail. Quel que
soit langle par lequel on apprhende
ces diffrentes proccupations, on
aboutit toujours peu ou prou la
question centrale de la gestion du
temps de travail. Souvent envisage
de faon trs rductrice, elle a longtemps t perue par les services RH
comme une mission administrative
secondaire, sans grande valeur ajoute et trs loigne de leur cur de
mtier. Pourtant, la connaissance et la
matrise du temps sont devenus des
enjeux majeurs dans le champ des
ressources humaines en particulier,
mais aussi, plus largement, dans lorganisation et la stratgie de lentreprise. Lre de la pointeuse et du
tableur est bel et bien rvolue. Ces
dernires annes, le dveloppement
de solutions logicielles ddies souvent associes aux autres systmes

dj en place dans lentreprise a


permis de rationaliser et de simplifier
la gestion administrative particulirement chronophage du temps de travail. Il a aussi conduit la conception
doutils dynamiques rpondant la
ncessit de dcentraliser la fonction
RH, notamment en direction du management.
Si cette tendance linformatisation a
beaucoup progress ces dernires
annes, elle nest pas encore effective
dans lensemble des entreprises et
pour toutes les missions. Une ingalit persiste entre les services RH des
trs grandes entreprises, dj bien
avancs dans ce domaine, et les petites structures qui mobilisent encore
largement des outils artisanaux.
Les enjeux vont pourtant bien audel du seul allgement de la
charge administrative lie au traitement des donnes. Lutilisation de
systmes de gestion du temps garantit tout dabord lentreprise la matrise des risques en matire de
conformit avec la lgislation du travail. Gestion des 35 heures, des heures supplmentaires, des temps de
repos, dispositions particulires pr-

vues, par exemple, dans le cadre dun


accord dentreprise... Les systmes
intgrent toutes ces donnes et prviennent automatiquement, grce
des dispositifs dalerte, tout dpassement ou toute anomalie.
Autre fonction primordiale : loptimisation des ressources. Les logiciels
donnent lentreprise une visibilit
sur lactivit des salaris et permettent de planifier les tches au plus
prs dans un souci de productivit. Ils
fournissent, en temps rel, lensemble des acteurs concerns (managers,
chefs dquipe...) toutes les informations sur les temps de travail, les
temps de prsence, les absences et la
bonne adquation linstant T entre
les comptences disponibles et les
besoins. Ces outils permettent par ailleurs dajuster rapidement lorganisation en fonction des variations des
flux dactivit et facilitent lanalyse
prvu/ralis.
Enfin, les systmes de gestion du
temps de travail rpondent aussi un
enjeu social de plus en plus prgnant
dans lentreprise. Le suivi individuel
des salaris permet de sassurer du
bon quilibre temps de travail/vie

prive, didentifier les surcharges dactivit (dans loptique, par exemple, de


la prvention des risques psychosociaux) et dassurer lquit dans la
rpartition des tches et des temps de
travail (astreintes, week-end travaills...).
Pour les professionnels de linformatique RH, lun des principaux axes de
dveloppement du secteur porte sur
les outils collaboratifs, facilitant la communication en temps rel et la responsabilisation de toute la chane RH
jusquau salari lui-mme. Dans ce
domaine, la dmocratisation des smartphones est en train de rvolutionner
les modes de fonctionnement : implication du management, gestion des
collaborateurs itinrants, systmes autodclaratifs, consultation distance par
les salaris de leur compteur individuel... Autant de fonctionnalits qui
contribuent une organisation plus efficace et plus rationnelle de lentreprise,
dans le respect des normes sociales et
du droit des salaris. l

Les 4 enjeux majeurs


de la gestion des temps
Gestion des temps
de prsence
n Des alertes cibles

et une information
en temps rel
p. 4-5
Planification et optimisation
des ressources
n Ladquation
entre les ressources
et les besoins
p. 6-7

Gestion des temps


dactivit
n Des relevs
dactivit pour
valuer les cots p. 8-9

Outils collaboratifs
et mobiles
n Des demandes
dabsence gres
distance
p. 10-11

Gestion du temps de prsence

n Des alertes cibles et une information en temps rel


Lautomatisation de la gestion des temps de prsence allge considrablement les tches administratives des services RH et diminue
les risques en matire de conformit lgale. Mais elle permet surtout une meilleure dcentralisation vers le management et les salaris.
Lorsquun salari passe son badge
lentre ou la sortie de lentreprise,
il alimente tout un systme
dinformations dont la vocation
va bien au-del du simple contrle
de son temps de travail. Les logiciels
proposs sur le march permettent
aujourdhui de grer de manire
complte les temps de prsence
et dabsence, et dautomatiser,
grce des compteurs individualiss
associs au systme de paye, tous
les calculs lis aux rmunrations,
aux primes et aux congs, en tenant
compte des diffrentes variables
propres lentreprise ou son
secteur dactivit.
Ils intgrent par ailleurs toutes
les contraintes rglementaires,
les donnes internes de lorganisation
(accords dentreprise, RTT, gestion
des tickets restaurant...)
et les dispositions individuelles
pour chaque salari (temps partiel,
amnagement du temps de travail...).
Des systmes dalerte en temps rel
permettent dviter les dpassements
ou les irrgularits.
Au-del du service RH, linformation
peut tre relaye vers la direction
(reporting), le management (suivi
oprationnel) et vers le salari
lui-mme, dans une logique
de dcentralisation. l

Tmoignage

Martine Herbreteau, responsable


du service du personnel, Hyper U
Les Herbiers (Vende).

Des gains significatifs


en termes de productivit
et de rentabilit

retenir
D Des informations facilement accessibles grce
au webservice : les applications ne ncessitent
aucune installation pour tre utilises.
D Des technologies permettant une parfaite
communication entre logiciels de gestion des temps,
de paie et de GRH.
D Des systmes dalertes pour limiter les risques
de non-conformit avec la lgislation du travail.

Afin damliorer notre


gestion des temps, nous
avons dcid, en 2009,
dintgrer notre outil de
planification des htesses de caisse
un nouvel outil de gestion des temps
et des activits. Lide tait galement
dlargir la planification lensemble
du personnel de lhypermarch et de
permettre une exploitation des donnes
pour la paie. Cette volution a
occasionn des gains significatifs
en termes de temps, de productivit
et de rentabilit. Le nouveau systme
permet de calculer 15 jours lavance
les horaires des htesses de caisse
en fonction du chiffre daffaires
prvisionnel, et de comparer les temps
planifis et les temps raliss de
lensemble du personnel. Tout se fait
automatiquement : nous navons plus
besoin de ressaisir les plannings
dun logiciel vers lautre. Nous pouvons
galement mieux contrler les anomalies lies la gestion des temps de nos
salaris. La coordination entre le service
des caisses et le service du personnel
est parfaite.

Planification et optimisation des ressources

n Ladquation entre les ressources et les besoins


La productivit est plus que jamais au centre des proccupations des entreprises, y compris au sein des services RH. Les logiciels
de planification permettent dorganiser lactivit de la faon la plus efficace en intgrant toutes les contraintes relatives au temps de travail.
Depuis la crise de 2009, la question
de la planification et de lorganisation
des horaires de travail est devenue
un vritable enjeu stratgique
pour les entreprises confrontes
la ncessit de grer des flux
dactivits irrguliers et doptimiser
au maximum les moyens humains
disponibles tout en veillant respecter
la rglementation du travail.
Les diffrents outils de planification
et dorganisation permettent de modliser
les horaires de lentreprise en tenant
compte des contraintes internes
et des besoins. Ils intgrent la fois
des donnes RH et des donnes
inhrentes la production pour gnrer
automatiquement ou manuellement
des prvisionnels dactivit.
Chaque service a ainsi la garantie
de la parfaite adquation entre
les effectifs, les comptences
disponibles linstant T et la charge
de travail planifie.
En cas dimprvu ou dabsence,
le manager dispose en temps rel
de toutes les informations pour
rorganiser rapidement son quipe
et trouver les ressources manquantes.
Des tableaux de bord permettent
dtablir des comparaisons prvu/ralis
et dajuster lorganisation en consquence.
Lentreprise gre ainsi ses ressources
au plus prs, dans le strict respect
des obligations lgales relatives
au temps de travail. l

Tmoignage

Gaston Dumont, responsable de lentit


dpannage du Dpartement Matriel
Roulant Bus la RATP.

Le systme nous offre


une vision lointaine
sur les calendriers

retenir
D Les plannings gnrs intgrent lensemble
des contraintes relevant de la lgislation et des
dispositions propres lentreprise (accord dentreprise)
D Lquit entre les salaris est respecte dans
la rpartition des tches et des temps de travail.
D Lutilisation des ressources (effectifs, comptences,
matriel) est optimise et les cots sont matriss.
D Le systme permet dadapter simplement
les plannings aux fluctuations dactivit et
aux imprvus.

Lorsquon gre une unit de


dpannage sur un rseau de
transport comme celui de la
RATP, la planification est primordiale.
Notre unit assure un service en
continu 24/24 h en cas de problme
de trafic ou daccident sur les lignes.
Elle compte 53 agents travaillant
en 3/8, et mobilise chaque jour
1 500 vhicules auxiliaires. Auparavant,
tout tait trait manuellement, ce qui
entranait des dysfonctionnements dans
un climat social relativement sensible.
Le systme que nous avons adopt
nous permet aujourdhui dobtenir des
donnes en temps rel et de pouvoir
planifier les activits de chaque agent.
Chacun a accs la solution et gre
de manire autonome ses demandes
dabsences. Une communication
en temps rel est assure via leur
messagerie. Le systme garantit
la traabilit des informations fournies
et nous offre une vision lointaine
sur les calendriers N+1.
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Gestion des temps dactivit

n Des relevs dactivit pour valuer les cots


Au-del de la planification des activits, les logiciels sont aujourdhui capables danalyser le temps de travail poste par poste, tche par
tche, afin den mesurer la performance. Cette fonction permet damliorer la productivit et facilite de surcrot le process de facturation.
Grer les temps de prsence
ou dabsence des salaris est
une chose ; tre en mesure danalyser
la rpartition de leur temps de travail
en est une autre.
Importe des tat-Unis, la gestion
des temps dactivit (job costing)
permet de ventiler lactivit entre
les salaris ou les quipes et de mesurer
lefficacit de lorganisation choisie.
Le systme gnre des tableaux
de bord et des relevs dactivit
permettant dvaluer le temps pass
sur chaque tche et den estimer
les cots. Cette fonction automatise
une partie du travail de facturation
tout en fournissant des justificatifs
dactivit aux clients.
Selon les mtiers, les salaris peuvent
utiliser diffrents moyens dclaratifs :
une badgeuse, une borne informatise,
une feuille lectronique sur
un ordinateur ou encore un smartphone.
Peu ancr dans la culture dentreprise
franaise, ce type de dispositif
est susceptible dtre mal peru
par les salaris, sil est mis en place
sans accompagnement.
Mais le bnfice pour lentreprise
est indniable, aussi bien en matire
de matrise des cots que
doptimisation de lorganisation. l

Tmoignage

Delphine Theteen, directrice adjointe


de lAssociation Gnrale des Laboratoires
dAnalyse de l'Environnement (AGLAE )

Notre priorit : matriser


les cots et optimiser
le travail de notre quipe

retenir
D Le logiciel permet une analyse fine du
temps de travail, des tches et des cots
de lactivit.
D Il simplifie la communication entre
le service RH, la production, le service
facturation et le contrle de gestion.
D Sa mise en place ncessite une conduite
du changement importante en direction
du personnel qui pourrait le percevoir
comme un systme de surveillance.

La vocation de notre association est de raliser des essais


dintercalibrage destination
des laboratoires danalyse de
lenvironnement. la demande de
nos 530 adhrents, nous ralisons des
analyses chimiques et microbiologiques
qui permettent chacun de vrifier,
damliorer et de maintenir
sa performance. Cela reprsente
111 essais et prs de 8 000 colis
envoys chaque anne sur 581 sites.
Nous devons assurer tout la fois
une parfaite matrise des cots vis--vis
de nos adhrents, et optimiser le travail
de notre petite quipe de 14 salaris
qui doit grer une demande croissante.
Pour trouver le bon quilibre, il est
impratif de connatre le dtail des
temps consacrs chaque essai, mais
aussi aux projets de dveloppement
et lactivit dentreprise proprement
dite. Cest pourquoi nous nous sommes
orients vers un outil de gestion qui
permette dintgrer et dexploiter ces
donnes dans toute leur complexit.
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Outils collaboratifs et mobiles

n Des demandes dabsence gres

distance

La dcentralisation de la gestion des demandes dabsence en direction des salaris est de plus en plus prise dans les entreprises.
Elle simplifie les process et responsabilise le personnel. Des solutions existent pour les salaris nayant pas accs un poste informatique.
Faire une demande dabsence partir
de son poste de travail est devenu
une pratique assez courante dans
les entreprises du tertiaire, o les
salaris disposent tous dun poste
informatique. De nombreuses
applications existent sur le march.
Elles permettent dadresser la demande
simultanment au responsable
hirarchique et au service RH,
et dobtenir une validation
lectroniquement, sans avoir recours
un formulaire papier.
Le salari peut consulter tout moment
son compteur personnel en ligne.
Mais dans de nombreuses professions,
le personnel na pas forcment accs
un ordinateur connect au systme
interne de lentreprise.
La dmocratisation des smartphones
offre de nouvelles possibilits,
notamment pour les salaris nomades
(commerciaux, techniciens mobiles...).
Des applications adaptes sont dj
disponibles sur le march. Depuis peu,
des solutions compatibles sur diffrents
types de tlphones commencent
voir le jour. Dautres systmes, encore
rares, sont destins aux salaris
nayant aucun accs informatique (par
exemple les oprateurs industriels).
Ils sappuient sur des bornes libreservice mises disposition dans
les locaux de lentreprise. l

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Tmoignage

Anne Depardon, adjointe responsable


ressources humaines chez Eckes Granini
France.

Une parfaite transparence


pour les salaris

retenir
D La dcentralisation de la gestion des
demandes dabsence doit toucher tous les
salaris, y compris ceux qui nont pas accs
un poste informatique. Smartphones et
bornes libre-service permettent doffrir
tous ce type de service.
D Une nouvelle gnration dapplications
compatibles avec diffrents types
de smartphones commence apparatre
sur le march.

Lorsque nous avons repens


notre systme de gestion
des temps, nous avons fait
le choix dy intgrer de nouvelles
fonctionnalits comme la dclaration
dabsence en ligne et le suivi en
temps rel des compteurs individuels.
Ds sa mise en service, ce systme
a fait lunanimit parmi les salaris.
Un accs Intranet leur permet
de consulter leurs comptes et de
faire leurs demandes de congs.
Cette opration se fait soit sur le poste
de travail pour les personnes ayant
accs un ordinateur, soit sur
une borne tactile en libre service
pour celles qui nont pas daccs
informatique. Les demandes de congs
sont facilites. La simplification du
traitement de linformation permet
dobtenir une rponse rapidement.
Plus globalement, cette solution offre
aux salaris une parfaite transparence
sur leur relev dheures.

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U LTATS
D C O U V R EZ LE S R S
D U BA R O M T R E R H .c o m
m et re R H
SU R w w w.b a ro

690 DRHS
DENTREPRISE

DO N N EN T
LEUR AVIS

DES SOLUTIONS INNOVANTES

AU CUR DES RESSOURCES HUMAINES

Gestion des temps

- Crdit photos : Travot photo/Cholet

Ce montage photo
est ralis avec des
collaborateurs
de Bodet Software.

Planification des ressources


Reporting
Gestion des activits
Contrle des accs
Intranet RH

O L U T I O N S

R E S S O U R C E S

H U M A I N E S

BOULEVARD DU CORMIER
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