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MANUAL DE USUARIO

MDULO DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCIN DE PROYECTOS - SEJPRO


VERSIN 2.3

5 PARTE: MODULO DE SEGUIMIENTO A LA EJECUCION FINANCIERA

UNIDAD DE GENERACION DE OPORTUNIDADES ECONOMICAS

Actualizado a
MARZO 2015

MANUAL DE USUARIO
SEJPRO Seg. Ejecucin Financiera

Historial de Revisiones

te
m
01

Fecha

19/09/2014

Versi
n

Autor

Descripcin

1.0.0

Ing. Maycol Corro


Portella

Creacin del PDS


Adiciona Autorizacin de gasto,
cotizacin y Valorizacin

02

17/11/2014

1.0.1

Ing. Oscar
Verstegui
Pizarro

03

25/11/201
4

1.0.2

Ing. Oscar
Verstegui
Pizarro

Se agrega la Generacin de
informes mensuales y trimestrales

04

30/11/201
4

1.0.3

Ing. Maycol Corro


Portella

Se detallan y aclaran diversos


puntos

Ing. Victor
Quispe Pea

Se hacen precisiones e incorporar


notas y recomendaciones sobre el
manejo del SEJPRO en su Mdulo
de Seguimiento a la Ejecucin
Financiera.

05

02/02/201
5

Versin: 2.1.0

2.1.0

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TABLA DE CONTENIDOS
1

INTRODUCCIN ........................................................................................... 4

DEFINICIN DE USUARIOS .......................................................................... 5

MDULOS DEL SISTEMA ............................................................................... 5

OPCIONES DE MEN .................................................................................... 6


4.1

Ingreso al sistema ..................................................................................... 6

DETALLE DE FUNCIONALIDADES .................................................................. 6


5.1
Opciones del Mdulo .................................................................................. 6
5.2
Datos Generales ........................................................................................ 7
5.3
Recepcin de Aportes ................................................................................ 8
5.3.1
Nueva Recepcin de Aportes.- .............................................................10
5.3.2
Modificar Recepcin de Aportes.- ..........................................................13
5.3.3
Eliminar Recepcin de Aportes .............................................................13
5.3.4
Anular Recepcin de Aportes.- ............................................................14
5.3.5
Reporte de la Ficha de Recepcin de Aportes Monetarios.-.......................15
5.3.6
Resumen Mensual de Aportes Monetarios y No Monetarios por NE.- ..........15
5.3.7
Resumen Mensual de Aportes Monetarios y No Monetarios por NEC.- ........16
5.3.8
Reporte Resumen de Aportes Monetarios y No Monetarios por NE y Periodo.16
5.3.9
Grfico de Avances Comprometidos del NE.-..........................................17
5.3.10 Grfico de Avances Comprometidos del NEC.- ........................................17
5.4
Cotizaciones ............................................................................................18
5.5
Autorizacin de Gasto ...............................................................................19
5.5.1
Nueva Autorizacin de gasto.- .............................................................21
5.5.2
Modificar Solicitudes de Autorizacin de gasto.- .....................................25
5.5.3
Anular Solicitudes de Autorizacin de gasto.- .........................................26
5.5.4
Enviar Solicitudes de Autorizacin de gasto.- .........................................26
5.5.5
Generar el formato de una Autorizacin de gasto.- .................................26
5.5.6
Registro de la aprobacin de la Autorizacin de gasto.- ...........................27
5.5.7
Cotizacin sobre la autorizacin.- .........................................................28
5.5.8
Registro de Declaracin Jurada.- ..........................................................30
5.5.9
Registro de Comprobantes de Pago.- ....................................................34
5.5.10 Cerrar Autorizacin de gasto.- .............................................................37
5.6
Avance Fsico y Financiero del proyecto.- ....................................................38
5.6.1
Asociar el avance Financiero a partidas.- ...............................................41
5.6.2
Imprimir reporte de avance fsico y financiero.- .....................................42
5.6.3
Copiar de avance fsico y financiero.- ....................................................43
5.6.4
Enviar reporte de avance fsico y financiero.- .........................................43
5.7
Reporte Resumen de Avances Financiero del NEC por NE.- ............................43
5.8
Grfico de Avance Financiero por NEC.- ......................................................44
5.9
Grfico de Avance Financiero por NE.- ........................................................45
5.10 Ficha Resumen del Proyecto.- ....................................................................46
5.11 Ficha Resumen del NEC.- ..........................................................................47

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INTRODUCCIN

FONCODES tiene el encargo del sector de generar mayores oportunidades


econmicas, a travs del incremento, mejora y valorizacin de los activos de los
hogares rurales en proceso de inclusin.
Para alcanzar estos resultados, FONCODES tiene como estrategia principal dos tipos
de intervencin: (1) la mejora de la dotacin de activos de los hogares; y (2) la
inversin pblica en infraestructura.
Es en el primer tipo de intervencin, en la cual FONCODES ha diseado la estrategia
de intervencin de los proyectos Haku Wiay; esperando que la incidencia en la
mejora de los activos de los hogares con economas de subsistencia, hagan que sus
volmenes de produccin e ingresos aumenten.
Para el seguimiento y control de la estrategia de intervencin se ha previsto la
implementacin de aplicativos informticos, as como otras herramientas e
instrumentos que complementan la recoleccin, procesamiento y difusin de
informacin.
Una de las principales herramientas informticas, es el Sistema de Gestin de
Proyectos Haku Wiay - SGPHW, el mismo que esta propuesto como una
herramienta de apoyo a los gestores del programa (portafolio) y sus proyectos,
brindndoles informacin peridica, confiable, relevante y oportuna de la gestin,
desempeo, riesgos, avances, logros y aprendizajes del proyecto, asegurando el
mejoramiento y el cumplimento de sus objetivos y estrategias en los hogares
usuarios y su territorio de intervencin.
El SGPHW se complementa con 2 herramientas portables que buscan facilitar el
recojo de informacin de primera mano; el primero es el MECP destinado para
apoyar al proyectista y el SEJPRO destinado para apoyar las labores de seguimiento
del Coordinador del NEC y personal de apoyo. Ambos aplicativos debern ser
utilizados por personal de la UT de FONCODES para la revisin de avances y la
presentacin de los productos previstos.
El MECP o Modulo de Elaboracin de Costos de Proyectos, es un aplicativo
informtico cuya funcionalidad ha sido ampliada para el registro de informacin
bsica del proceso de elaboracin y aprobacin de expedientes tcnicos, dentro de la
cual podemos destacar el registro de:
1.
2.
3.
4.
5.

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Padrn de Hogares Usuarios


Demanda de Tecnologa por Hogar
Costos del Proyecto
Distribucin de Aportes
Cronogramas (Fsico, Adquisiciones, Aportes)

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El SEJPRO o Modulo de Seguimiento a la Ejecucin de Proyectos, es un aplicativo


informtico cuya funcionalidad permite la gestin del proceso de ejecucin de
proyectos, dentro de la cual podemos destacar el registro de:
1.
2.
3.

Programacin (Seguimiento y Control de Cambios)


Seguimiento a la Ejecucin Fsica
Seguimiento a la Ejecucin Financiera

Considerando los nuevos proyectos PP 0118, y la posibilidad de otros aportantes, se


han realizado algunas adecuaciones a la funcionalidad existente para el seguimiento
de la ejecucin financiera e incorporando nueva funcionalidad para la valorizacin de
avances fsico y financieros.
2

DEFINICIN DE USUARIOS
Rol de Usuario
Especialista de la UT

Descripcin
Encargado de la supervisin del proyecto dentro del
proceso de ejecucin, encargado del anlisis de
informacin que le permitan determinar la consistencia de
la programacin y medicin de avances.

Coordinador del NEC

Responsable de la gestin de los proyectos asociados a


uno o ms NEC dentro del proceso de ejecucin,
encargado de la programacin, seguimiento a la ejecucin
fsica y financiera de cada componente, proyecto o NEC.

Asistente Contable

Responsable de apoyar al NEC en el control documentario


y rendicin de cuentas de sus recursos financieros.

MDULOS DEL SISTEMA


Mdulo
Mdulo de
Programacin

Mdulo de
Seguimiento a la
Ejecucin Financiera

Descripcin
En este mdulo se le permite al usuario consultar la
informacin del padrn de usuarios, la demanda de
tecnologas, costos del proyecto, aportes y cronogramas;
as como realizar las modificaciones que se requieran del
proceso de ejecucin.
Permite gestionar la informacin de la asignacin de
Yachachiq, seguimiento a la produccin familiar, vivienda
saludable, negocios rurales inclusivos y educacin
financiera.
Permite gestionar la informacin de los aportes no
monetarios, las autorizaciones y rendiciones de gasto, el
control financiero; y la medicin de avances.

Mdulo de Importacin

Permite extraer informacin de un mismo NEC en

Mdulo de
Seguimiento a la
Ejecucin Fsica

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diferentes archivos de bases de datos.

4
4.1

OPCIONES DE MEN
Ingreso al sistema
Ubicar el icono de SEJPRO instalado en la PC1 y luego dar doble clic se mostrara la
siguiente pantalla de Ingreso al sistema:

Sobre dicho formulario, tiene 3 opciones representadas por botones:


1. El botn Seleccionar BD, el cual permite cambiar de archivo de Base de
Datos del SEJPRO generado desde el SGP2.
2. El botn Ingresar, el cual permite ingresar al sistema, verificando que el
archivo de la Base de Datos sea el correcto.
3. Y finalmente el botn Salir, el cual permite salir del sistema.

5.1

DETALLE DE FUNCIONALIDADES

Opciones del Mdulo


Luego de ingresar al Sistema, y seleccionar la opcin de seguimiento a la ejecucin
financiera, le muestra un listado de los proyectos asociados al archivo de la Base de
Datos y con cada proyecto un conjunto de indicadores y variables financieras.

Mayor detalle sobre el proceso de instalacin lo puede encontrar en el Manual de Instalacin del SEJPRO.
Considere pertinente que debe solicitar la Base de Datos del SEJPRO respecto a su NEC al especialista de la
UT.
2

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Al seleccionar uno de los proyectos se podr activar otras funcionalidades,


mostradas a travs del men de la ventana, o una caja de herramientas dispuesta
verticalmente con las siguientes opciones:
Datos Generales, opcin que permite mostrar informacin de
nombre completo del proyecto, lnea de inversin, ncleo ejecutor,
ubicacin del proyecto, mbito del proyecto, agentes del proyecto
y datos sobre la ejecucin del proyecto seleccionado
Recepcin de Aportes, opcin que permite la gestin de los
aportes monetarios y no monetarios, de acuerdo a los
compromisos efectuados por los Gobierno Locales, Usuarios u otros
aportantes diferentes a FONCODES.
Cotizaciones, opcin que permite la emisin de reportes para
efectos de realizar cotizaciones antes de solicitar una autorizacin
de gasto.
Autorizacin de Gasto, opcin que permite gestionar el aporte
monetario del proyecto ya abonado en las cuentas bancarias a
cargo del NEC. Las opciones van desde la solicitud de autorizacin
del gasto hasta el manifiesto (rendicin) del gasto.
Control Financiero, opcin que permite gestionar los ingresos y
egresos a las cuentas bancarias a cargo del NEC.
Avances, opcin que permite valorizar el avance fsico y financiero
de cada uno de los proyectos asociados al NEC.
5.2

Datos Generales
Muestra los datos asociados a cada uno de los proyectos que han sido
previamente registrados, dentro de los datos mostrados tenemos:
a. Nombre del Proyecto y Ncleo Ejecutor
b. Ubicacin Geogrfica y mbito del Proyecto
c. Agentes del Proyecto

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d. Datos de la Ejecucin (Fecha de Inicio y parmetros para proyeccin de


autorizaciones y cotizaciones)

5.3

Recepcin de Aportes
Al ingresar a esta opcin se muestra una pantalla de bsqueda de aportes la cual
permite ubicar los aportes a los beneficiarios, en base a los siguientes criterios:
Por Ncleo Ejecutor (Cdigo de NE + Descripcin del NE).
Por Aportante del proyecto.
Periodo de reporte (ano / mes).

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Al seleccionar los criterios deseados y presionar el botn de Buscar, se mostrara


en la pantalla un listado de los aportes registrados. Asimismo se muestra un
nuevo sub men (conjunto de botones) que me permite gestionar los aportes. Las
opciones del sub men son:
Nueva Recepcin de Aportes, opcin que permite generar un
nuevo registro de recepcin de aportes monetarios y no
monetarios. Por defecto toda nueva recepcin aportes, ser
considerada en estado Registrada.
Modificar una Recepcin de Aporte, opcin que permite
mostrar modificar una recepcin de aporte no Enviado.
Eliminar una Recepcin de Aportes, opcin que permite
eliminar un registro de recepcin de aporte, siempre que el mismo
no se encuentre Enviado.
Anular una Recepcin de Aporte, opcin que permite la
anulacin de una recepcin de Aporte, siempre el mismo no se
encuentre Enviado.
Enviar una Recepcin de Aporte, opcin que permite cambiar el
estado a una Recepcin de aporte, hacindola no editable.
Generar una Recepcin de Aporte, opcin que permite generar
el formato de recepcin de aportes imprimible.
Reporte Mensual por NE, opcin que permite generar un reporte
resumen mensual por NE de todas la recepciones de aportes que
se hayan realizado en dicho periodo.
Reporte Mensual por NEC, opcin que permite generar un
reporte resumen mensual por NEC de todas la recepciones de
aportes que se hayan realizado en dicho periodo.
Reporte de los avances de aportes comprometidos por NE,
opcin que permite generar un reporte resumen mensual por NE
de todas la recepciones de aportes que se hayan realizado a la
fecha por periodo.

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Grfico de los avances de aportes comprometidos por NE,


opcin que permite generar un grfico de los avances de aportes
comprometidos por NE de todas la recepciones de aportes que se
hayan realizado a la fecha por periodo.
Grfico de los avances de aportes comprometidos por NEC,
opcin que permite generar un grfico de los avances de aportes
comprometidos por NEC de todas la recepciones de aportes que se
hayan realizado a la fecha por periodo.

5.3.1 Nueva Recepcin de Aportes.Te permite registrar un nuevo aporte al NE seleccionado en la pantalla principal.

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En la parte superior de la pantalla permite registrar los principales datos del


aporte como son:
a. Expediente: Muestra la descripcin del expediente que se desea registrar
aportes. Este campo es de solo lectura y se obtiene de la pantalla principal
del mdulo de aportes.
b. Fecha de Recepcin: Fecha cuando se ha realizado la recepcin del aporte,
te permite registrar de una fecha anterior.
c. Aportante al Proyecto: Se muestra la lista de todos los aportantes del
proyecto, los cuales fueron registrados previamente en la opcin del
SEJPRO (Programacin/Aportantes).
d. Periodo: permite ingresar solo mes y ao, este campo ser llenado por
default al registrar la fecha de recepcin.
e. Receptor del Aporte: Nombre de la persona que realiza la recepcin del
aporte, registrando adicionalmente su DNI y cargo que desempea.
f. Responsable del Aporte: Nombre del representante del aportante, no es
obligatorio esta informacin. registrando adicionalmente su DNI y cargo
que desempea.
g. Lugar del Aporte: Lugar donde se realiza el aporte.
h. Observaciones: Permite registrar alguna observacin adicional del aporte
realizado.
i.

Versin: 2.1.0

Detalle de los aportes: En la pantalla te permite registrar el aporte por


tem. Por cada tem se registra lo siguiente:

Id es el correlativo del tem del aporte.

Cdigo del insumo.

Descripcin del concepto (insumo).

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Unidad de medida.

Cantidad del aporte.

Precio del aporte

Importe es igual a la cantidad x precio

Total es la suma de todos los importes de los tems registrados del


aporte.

Al presionar el botn se muestra la


pantalla de bsquedas de una lista de insumos que se obtiene del
presupuesto. Esta pantalla te permite fcilmente ubicar los insumos
y su detalle.

Nota: Solamente se mostrara los insumos que pertenecen al presupuesto


del proyecto.

En el botn permite eliminar un insumo


registrado. Solo se debe de seleccionar el insumo que se desea eliminar
y presionar el botn.

Si el aportante del proyecto es Monetario no se registra el detalle del


insumo por lo tanto no se mostrara la grilla y solo se mostrara el campo
Aporte Monetario.

Versin: 2.1.0

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5.3.2 Modificar Recepcin de Aportes.Se debe de seleccionar que aporte se desea modificar. Al presionar esta opcin se
abrir la siguiente pantalla con los campos habilitados. Los campos son los
mismos que se han explicado en la pantalla anterior.

5.3.3 Eliminar Recepcin de Aportes


Esta opcin permite al usuario eliminar un aporte. Antes se debe de seleccionar el
aporte que se desea eliminar y presionar el botn. Se mostrara un mensaje de
confirmacin antes de proceder a eliminar.

Versin: 2.1.0

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5.3.4 Anular Recepcin de Aportes.Si el aporte se encuentra en estado Registrado, esta opcin tiene similar
comportamiento que la eliminacin. Te muestra el siguiente mensaje de
confirmacin.

En el caso que el aporte se encuentre con el estado Enviado, el sistema no


permite eliminar el aporte, solo permite marcarlo con el estado de Anulado. Se
mostrara el siguiente mensaje de confirmacin

5.3.4.1 Enviar Recepcin de Aportes.-

Versin: 2.1.0

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Esta opcin permite cambiar el estado de un aporte de Registrado a Enviado. Se


mostrara un mensaje de confirmacin antes de Enviar el aporte.

5.3.5 Reporte de la Ficha de Recepcin de Aportes Monetarios.Esta opcin me permite emitir la ficha de Recepcin de Aportes Monetarios y No
Monetarios.

5.3.6 Resumen Mensual de Aportes Monetarios y No Monetarios por NE.-

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5.3.7 Resumen Mensual de Aportes Monetarios y No Monetarios por NEC.-

5.3.8 Reporte Resumen de Aportes Monetarios y No Monetarios por NE y


Periodo.-

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5.3.9 Grfico de Avances Comprometidos del NE.En la grfica, se muestra el porcentaje de avance comprometido Programado y el
avance comprometido Ejecutado del NE a lo largo del periodo.

5.3.10 Grfico de Avances Comprometidos del NEC.-

Versin: 2.1.0

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En la grfica, se muestra el porcentaje de avance comprometido Programado y el


avance comprometido Ejecutado del NEC a lo largo del periodo.

5.4

Cotizaciones
Al seleccionar esta opcin nos permite generar solicitudes de cotizacin de
insumos del expediente seleccionado.

Esta pantalla permite al usuario generar su cotizacin en base al cronograma de


adquisiciones y contiene los siguientes campos:

Versin: 2.1.0

Expediente: Se muestra en primer momento el expediente seleccionado en


la pantalla principal, pero te permite seleccionar otro expediente.
Periodo: Te muestra los periodos disponibles a generar una cotizacion en
funcion al expediente seleccionado.
Con a Proyeccion a: Te permite seleccionar los meses que permite
proyectar a partir del periodo seleccionado. El mes ingresado no puede ser
mayor al parametro que indica la mxima proyeccin permitida para una
cotizacin ingresada en el SGP.

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Al presionar el botn Mostrar Reporte, el sistema genera la cotizacin basado a


los datos ingresados.

Nota: Los meses proyectados que nos permitir generar


las cotizaciones son configurados por el especialista de
la UT al momento de exportar la base de datos del
SEJPRO

Las cotizaciones generadas en base al cronograma de adquisiciones, solo se


podrn visualizar los insumos considerados como cotizables. Adems en la parte
superior izquierda se muestra un campo que indica desde que periodo se va a
proyectar y cuantos meses se est proyectando. El sistema no almacena las
solicitudes de cotizaciones generadas.

5.5

Autorizacin de Gasto
Al ingresar al mdulo de Autorizacin de Gasto nos muestra una pantalla de
bsqueda de autorizaciones y contiene los siguientes criterios de bsqueda:

Versin: 2.1.0

Por Ncleo Ejecutor (Cdigo de NE + Descripcin del NE).

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Periodo de reporte (ano / mes).

Al seleccionar los criterios deseados y presionar el botn de Buscar, se mostrara


en la pantalla un listado de las autorizaciones de gastos asociadas al expediente
seleccionado. Asimismo se muestra un nuevo sub men (conjunto de botones
mostrados verticalmente a la izquierda) que me permite gestionar una
autorizacin de gasto. Las opciones del sub men son:

Nueva Solicitud de Autorizacin de Gasto, opcin que permite


generar un nuevo registro de solicitud de autorizacin de gasto.
Toda nueva autorizacin de gasto se genera en estado Registrada.
Modificar una Solicitud de Autorizacin de Gasto, opcin que
permite modificar una autorizacin de gasto. Solo se permite
modificar autorizaciones en estado registrado.
Anular una Solicitud de Autorizacin de Gasto, opcin que
permite la anulacin de una autorizacin de gasto, siempre el
mismo no se encuentre Enviado.
Enviar una Solicitud de Autorizacin de Gasto, opcin que
permite cambiar el estado a una autorizacin de gasto que se
encuentra en estado registrada, hacindola no editable.
Generar una Solicitud de Autorizacin de Gasto, opcin que
permite generar el formato de autorizacin de gasto imprimible.
Registrar la Autorizacin de Gasto por parte de la unidad
territorial, opcin que permite aprobar la autorizacin por la
unidad territorial.
Cotizacin, opcin que permite generar una cotizacin en base a
una autorizacin o al cronograma de adquisiciones.
Registro de Declaracin Jurada, opcin que permite registrar
los utilizado de las autorizaciones de gastos aprobadas.
Registro de Comprobantes de pago, opcin que permite
registrar los comprobantes de pago, asociadas a las autorizaciones
de gastos aprobadas.

Versin: 2.1.0

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Cerrar una Autorizacin de Gasto, opcin


declararla como cerrada una autorizacin de gasto.

que

permite

Las opciones podrn utilizarse de acuerdo al estado en el que se encuentre la


Solicitud de Autorizacin de Gasto.

Recuerde que es necesario que para que inicie las declaraciones de gasto, se deba
registrar el envi de la solicitud de autorizacin de gasto o su respectiva
aprobacin.

Nota: Para considerar estos registros en la medicin de


avances financieros, se hace necesario que las
autorizaciones de gasto estn cerradas.

5.5.1 Nueva Autorizacin de gasto.Esta opcin del aplicativo te permite registrar una autorizacin de gasto del
expediente seleccionado en la pantalla principal. Las autorizaciones que se
registran son del periodo actual o vigente y para periodos proyectados.

Versin: 2.1.0

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En la parte superior de la pantalla permite registrar los principales datos de la


autorizacin como son:
j. Expediente: Muestra la descripcin del expediente que se desea registrar la
autorizacin de gasto. Este campo es de solo lectura y se obtiene de la
pantalla principal del mdulo de autorizacin.
k. Fecha de Solicitud: Fecha cuando se ha realizado la autorizacin de gasto,
te permite registrar de una fecha anterior.
l.

Periodo: permite seleccionar de una lista el mes y ao. Tener en cuenta


que se pueden seleccionar periodos proyectados, lo que permite registrar
autorizaciones proyectadas.

m. Requiere Fondo Fijo: Permite indicar si se registra el campo Fondo fijo, al


indicar Si; se habilita el campo llamado Importe del Fondo Fijo el cual
permite registrar el importe.
n. Detalle de las autorizaciones de gastos: En la pantalla te permite registrar
las autorizaciones especificando cada tem. Por cada tem se registra lo
siguiente:

Versin: 2.1.0

Id es el correlativo del tem de la autorizacin.

Rubro.

Descripcin del concepto (insumo).

Unidad de medida.

Cantidad del insumo.

Precio del insumo

Importe es igual a la cantidad x precio

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Total es la suma de todos los importes de los tems registrados de la


autorizacin de gasto.

Este botn permite cargar lo registrado en


el cronograma de adquisiciones. Lo que permite un registro ms
rpido del detalle de los insumos.

Al presionar el botn se muestra la


pantalla de bsquedas de una lista de insumos que se obtiene del
presupuesto. Esta pantalla te permite fcilmente ubicar los insumos
y su detalle.

Nota: Solamente se mostrara los insumos que pertenecen al presupuesto


del proyecto.
En esta pantalla el usuario selecciona el insumo que desea aadir a
la pantalla anterior de Autorizaciones. A continuacion se explica
cada filtro de la cabecera:
a. Tipo de Proyecto: Se muestra un listado de los tipos de
proyectos que existen en curso. Actualmente sollo se
muestra el proyecto HAKU WIAY
b. Naturaleza de Insumo: Se muestra la lista de la naturaleza
de insumo, permite realizar una busqueda mas detalla al
insumo que no se puede ubica en una lista general.
c. Cdigo de Insumo: Cada insumo tiene un numero unico, que
permite ir directo a selecciona el insumo que se desea
agregar.
d. Nombre del Insumo: Este filtro permite filtrar la lista por
descripcin.

Versin: 2.1.0

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Al presionar el botn se muestra la


pantalla de Ejecucin del Proyecto.

En esta pantalla el usuario permite ingresar datos adicionales


referente a un insumo. La pantalla muestra los siguientes campos:
a.

Insumo: Se muestra el insumo que se desea detallar. Este


campo es de solo lectura.
b. Cotizable?: Permite al usuario definir si un producto es cotizable
o no.
c. Especificacin: Un campo de texto donde permite registrar
mayores detalle acerca del insumo.
Para grabar esta informacin se presiona Grabar, en caso contrario
presionar Cerrar

Este botn permite eliminar el insumo


seleccionado.

Los periodos proyectados estn restringidos por el parmetro definido en el


aplicativo SGP, el cual se puede visualizar en la pantalla de Datos Generales
dentro de la pestaa Datos de Ejecucin, el parmetro se llama Nmero de
meses mximos como proyeccin de las Autorizaciones. En la lista donde permite
seleccionar el periodo se va a mostrar los periodos hasta el periodo que permite
proyectar:
Periodo: Mes actual + Nro. Mximo de meses de proyeccin.

Versin: 2.1.0

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5.5.2 Modificar Solicitudes de Autorizacin de gasto.Se debe de seleccionar que autorizacin de gasto se desea modificar. Al presionar
esta opcin se abrir la siguiente pantalla con los campos habilitados. Los campos
son los mismos que se han explicado en la pantalla anterior.

Versin: 2.1.0

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5.5.3 Anular Solicitudes de Autorizacin de gasto.Se debe de seleccionar que autorizacin de gasto se desea anular. Al presionar
esta opcin se mostrar el siguiente mensaje de confirmacin. El sistema solo
permite anular una autorizacin de gastos si se encuentra en estado Registrada.
El nuevo estado de la autorizacin ser Anulada.

5.5.4 Enviar Solicitudes de Autorizacin de gasto.Se debe de seleccionar que autorizacin de gasto se desea enviar. Al presionar
esta opcin se mostrar el siguiente mensaje de confirmacin. El sistema solo
permite enviar una autorizacin de gasto si se encuentra en estado Registrada.
. El nuevo estado de la autorizacin ser Enviada.

5.5.5 Generar el formato de una Autorizacin de gasto.Se debe de seleccionar que autorizacin de gasto se desea generar y
posteriormente imprimir.

Versin: 2.1.0

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5.5.6

Registro de la aprobacin de la Autorizacin de gasto.Se debe de seleccionar autorizaciones de gasto que se encuentren en estado de
Enviada. Solo estas autorizaciones se pueden realizar su aprobacin
correspondiente. Al ingresar a esta opcin se mostrara la siguiente pantalla:

En la pantalla se muestran 2 campos editables. Para autorizaciones de gasto en


otro estado, la pantalla se visualizara todos los campos como solo lectura:

Versin: 2.1.0

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Fecha de Autorizacin: Fecha en la cual ha sido aceptada la


autorizacin de gasto.

Autorizacin de la Unidad Territorial: Descripcin o detalle de la


autorizacin.

Al grabar en esta pantalla automticamente la autorizacin seleccionada cambiara


de estado a Autorizada.

5.5.7 Cotizacin sobre la autorizacin.Al seleccionar esta opcin nos permite generar una solicitud de cotizacin y nos
permite seleccionar dos modos de generar las cotizaciones; En base a la
autorizacin seleccionada en la pantalla anterior o en base a los insumos
requeridos en los cronogramas.

Cuando el usuario selecciona la opcin En base a la autorizacin seleccionada,


en la pantalla se muestra el nro. de expediente y nro. de autorizacin
seleccionada y esta misma informacin se mostrara en la parte superior izquierda.
Al presionar el botn Mostrar Reporte, el sistema genera la cotizacin basado en
la autorizacin seleccionada:

Versin: 2.1.0

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Cuando el usuario selecciona la opcin En base a los insumos requeridos en los


cronogramas, la pantalla permite al usuario generar su cotizacin en base al
cronograma de adquisiciones y contiene los siguientes campos:
Expediente: Se muestra en primer momento el expediente seleccionado en
la pantalla principal, pero te permite seleccionar otro expediente.
Periodo: Te muestra los periodos disponibles a generar una cotizacin en
funcin al expediente seleccionado.
Con a Proyeccin a: Te permite seleccionar los meses que permite
proyectar a partir del periodo seleccionado. El mes ingresado no puede ser
mayor al parmetro que indica la mxima proyeccin permitida para una
cotizacin ingresada en el SGP.
Al presionar el botn Mostrar Reporte, el sistema genera la cotizacin basado a
los datos ingresados.

Versin: 2.1.0

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Las cotizaciones generadas en base al cronograma de adquisiciones, solo se


podrn visualizar los insumos considerados como cotizables. Adems en la parte
superior izquierda se muestra un campo que indica desde que periodo se va a
proyectar y cuantos meses se est proyectando. El sistema no almacena las
cotizaciones generadas.
5.5.8 Registro de Declaracin Jurada.Esta opcin me permite registrar, modificar y generar la declaracin jurada
asociada a una autorizacin de gasto de un expediente previamente seleccionado
en la pantalla principal de autorizacin de gasto. Al ingresar a esta opcin se
muestra la siguiente pantalla:

En ella se muestra la lista de declaraciones juradas registradas de una


autorizacin de gasto. En la parte derecha se muestra un submen que me
permite administrar este mdulo de Declaracin jurada.

Versin: 2.1.0

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Registro de Declaracin Jurada, opcin que permite registrar


una nueva declaracin jurada, mostrando el nro. de expediente y
la autorizacin seleccionada.
Modificar una Declaracin Jurada, opcin que permite
modificar una declaracin jurada, sin restricciones.
Eliminar una Declaracin Jurada, opcin que permite eliminar
una declaracin jurada previamente seleccionada de la lista.
Generar una Declaracin Jurada, opcin que permite generar el
reporte de la declaracin jurada de gastos.
5.5.8.1 Registro de Declaracin Jurada.Esta opcin me permite registrar una declaracin jurada asociada a una
autorizacin de gasto de un expediente previamente seleccionado en la pantalla
principal de autorizacin de gasto.

En la pantalla contiene los siguientes campos:

Expediente: Al abrir la pantalla se muestra el nro. de expediente que se ha


seleccionado en la pantalla de autorizacin de gasto.

Fecha de DJ: Fecha que se efecta la declaracin jurada.

DNI del declarante.

Apellidos y Nombres del declarante.

Domicilio del declarante.

Cargo del declarante.

Actividad Realizada.

Versin: 2.1.0

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Fecha de Inicio y Fecha de Trmino de la actividad realizada.

En la parte inferior de la pantalla, permite detallar los insumos asociadas a la


actividad realizada.

Id es el correlativo del tem del insumo.

Descripcin del concepto (insumo).

Unidad de medida.

Cantidad del insumo.

Precio del insumo

Importe es igual a la cantidad x precio

Total es la suma de todos los importes de los tems registrados.

Al presionar el botn de Agregar Item, se agrega un nuevo


registro en el detalle de la pantalla, donde permite al usuario
registrar los valores necesarios.

Al presionar el botn de Detallar Item, muestra una pequea


pantalla la cual me permite registrar ms especificaciones del
insumo registrado.

Al presionar
seleccionado.

el

botn

Eliminar

Item,

elimina

el

insumo

5.5.8.2 Modificar una Declaracin Jurada.Esta opcin me permite modificar una declaracin jurada asociada a una
autorizacin de gasto de un expediente previamente seleccionado en la lista de
declaraciones juradas registradas.

Versin: 2.1.0

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Esta pantalla contiene los mismos campos y funcionalidad descrita en la opcin


anterior.

5.5.8.3 Eliminar una Declaracin Jurada.Esta opcin me permite eliminar una declaracin jurada previamente seleccionada
de la lista de declaraciones juradas. El sistema mostrara el siguiente mensaje de
confirmacin:

5.5.8.4 Generar una Declaracin Jurada.Esta opcin me permite generar el formato de la declaracin jurada previamente
seleccionada de la lista de declaraciones juradas. El sistema mostrara el siguiente
reporte:

Versin: 2.1.0

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5.5.9 Registro de Comprobantes de Pago.Esta opcin me permite registrar, modificar y eliminar los comprobantes de pagos
asociada a una autorizacin de gasto de un expediente previamente seleccionado
en la pantalla principal de autorizacin de gasto. Al ingresar a esta opcin se
muestra la siguiente pantalla:

En ella se muestra la lista de comprobantes de pagos registradas de una


autorizacin de gasto. En la parte derecha se muestra un submen que me
permite administrar este mdulo de Comprobantes de pago.

Registro de Comprobante de pago, opcin que permite


registrar un nuevo comprobante de pago, mostrando el nro. de
expediente y la autorizacin seleccionada.
Modificar un Comprobante de pago, opcin que permite
modificar un comprobante de pago, sin restricciones.

Versin: 2.1.0

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Eliminar una Declaracin Jurada, opcin que permite eliminar


un comprobante de pago previamente seleccionada de la lista.
5.5.9.1 Registro de Comprobante de Pago.Esta opcin me permite registrar un comprobante de pago asociada a una
autorizacin de gasto de un expediente previamente seleccionado en la pantalla
principal de autorizacin de gasto.

En la pantalla contiene los siguientes campos:

Expediente: Al abrir la pantalla se muestra el nro. de expediente que se ha


seleccionado en la pantalla de autorizacin de gasto.

Fecha de Compra: Fecha que se realiza la compra.

RUC.

Razn Social.

Tipo de Comprobante: Permite seleccionar de una lista diferentes


comprobantes como factura, boleta, recibo por honorarios, liquidacin de
compra, bolero de servicio de transporte areo, note de crdito, nota de
dbito, etc.

Nmero de comprobante.

Criterio de compra: permite seleccionar de una lista Adquisicin Directa o


Adquisicin Selectiva.

Observacin.

En la parte inferior de la pantalla, permite detallar los insumos asociadas al


comprobante registrado.

Versin: 2.1.0

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Id es el correlativo del tem del insumo.

Descripcin del concepto (insumo).

Unidad de medida.

Cantidad del insumo.

Precio del insumo

Importe es igual a la cantidad x precio

Total es la suma de todos los importes de los tems registrados.

Al presionar el botn de Agregar Item, se agrega un nuevo


registro en el detalle de la pantalla, donde permite al usuario
registrar los valores necesarios.

Al presionar el botn de Detallar Item, muestra una pequea


pantalla la cual me permite registrar ms especificaciones del
insumo registrado.

Al presionar
seleccionado.

el

botn

Eliminar

Item,

elimina

el

insumo

5.5.9.2 Modificar un Comprobante de Pago.Esta opcin me permite modificar un comprobante de pago asociada a una
autorizacin de gasto de un expediente previamente seleccionado en la lista de
comprobantes de pagos registrados.

Versin: 2.1.0

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Esta pantalla contiene los mismos campos y funcionalidad descrita en la opcin


anterior.

5.5.9.3 Eliminar un comprobante de pago.Esta opcin me permite eliminar un comprobante de pago previamente
seleccionada de la lista de comprobantes de pagos. El sistema mostrara el
siguiente mensaje de confirmacin:

5.5.10 Cerrar Autorizacin de gasto.Esta opcin me permite cerrar una autorizacin de gasto en estado Autorizada.
La autorizacin de gasto seleccionada en la pantalla principal y que tenga el
estado de Autorizada, mediante esta opcin permite declarar la autorizacin
como Cerrada. Se muestra el siguiente mensaje de conformidad:

Versin: 2.1.0

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En caso, se seleccione una autorizacin en otro estado, se mostrara un mensaje


donde se indica que no es permitido porque no estn en el estado correcto.

5.6

Avance Fsico y Financiero del proyecto.Esta opcin me permite el registro de la informacin de la valorizacin de los
avances Fsicos y Financieros mensuales por cada informe programado.

En la parte superior, se muestra el periodo y la fecha de Valorizacin. La pantalla


muestra
una
estructura
donde
se
indica
proyectos/rubros/Sub
presupuesto/partida. La pantalla muestra tres columnas editables, las cuales son:

Versin: 2.1.0

Meta fsica acumulada ejecutada al MES: Permite registrar la meta


fsica ejecutada acumulada al mes de anlisis, la misma que al
ponderarse por costo unitario planificado de cada partida, nos permite
calcula el % avance fsico mensual ejecutado. Se registra a nivel de
partida.

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Actividades realizadas del mes actual: Permite registrar el detalle de las


actividades realizadas en el mes.

Actividades programas del mes siguiente: Permite registrar el detalle de


las actividades que se realizaran en el mes siguiente.

Al registrar las metas fsicas ejecutado acumulado, automticamente la pantalla


realiza clculos especficos para la medicin de los avances fsicos por actividad,
componente y proyecto.
El sistema siempre realizara la valorizacin en base a la moneda soles y siempre
ser mensual.
En la columna Valor Actual, se muestra una columna de lectura, pero al dar
doble clic sobre la celda se muestra la siguiente pantalla:

Esta pantalla te permite registrar los insumos asociados a la partida, de tal


manera que se pueda registrar lo siguiente:
Cdigo de Insumo.
Descripcin del insumo.
Unidad del insumo.
Cantidad.
Precio del insumo.
Sub total que representa cantidad x precio del insumo.
Aportante: En caso sea un insumo realizado por la recepcin de aportante
se indicara el tipo de aportante. En caso que sea por manifiesto de gasto,
no se indicara.
Al presionar el botn Nuevo Item, te muestra la siguiente pantalla, la
cual permite ubicar los insumos a registrar.

Versin: 2.1.0

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Nota: Solamente se mostrara los insumos que pertenecen al manifiesto de gastos


y la recepcin de aportes no monetarios del proyecto.

Tener en cuenta que es posible tener insumos repetidos, ya que puede tratarse
del mismo producto pero con distinto detalle como el precio o cantidad o
aportante.
o

Al presionar el
seleccionado.

botn

Eliminar

Item,

elimina

el

tem

insumo

En la parte derecha de la pantalla se muestra una lista de botones los cuales


permite gestionar el avance fsico y financiero:

Guardar, Permite grabar los cambios realizados en la pantalla de


Avances Fsico y Financiero del proyecto.
Asociar el avance Financiero a partidas, Permite que los tem
de manifiesto de gastos o recepcin de aportes se puedan vincular
a una partida.
Imprimir, esta opcin permite imprimir el reporte de avance
Fsico y Financiero.
Copiar, permite copiar las metas fsicas acumuladas del mes
anterior, con el objetivo de facilitar el llenado del avance del mes
presente.
Enviar, Esta opcin permite, indicar a la UT y el sistema que se ha
culminado el registro del avance fsico y financiero de un mes.
Cuando se enva los avances quedan de solo lectura.

Versin: 2.1.0

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5.6.1 Asociar el avance Financiero a partidas.Al presionar el botn de Asociar el avance financiero a partidas muestra la
siguiente pantalla con 2 pestaas:

Monetarios Manifiesto de Gastos.- Se muestra todos los gastos


autorizados que se encuentran en el manifiesto de gasto del periodo y el
detalle del gasto, asimismo permite ver cunto es la afectacin del gasto.

No Monetarios Recepcin de Aportes.- Se muestra todos los aportes realizados


del periodo por los distintos aportantes y el detalle del aporte, asimismo permite
ver cunto es la afectacin del aporte.

Versin: 2.1.0

UGOE 2015

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En cualquiera de las dos pestaas al hacer doble click en un item, se muestra la


siguiente pantalla la cual permite registrar o vincular el insumo a una partida, y
registrar el detalle exacto de lo afectado.

5.6.2 Imprimir reporte de avance fsico y financiero.El otro botn que se encuentra en el sub men principal es el botn de imprimir el
Avance Fsico y Financiero mensual, se muestra a nivel de partida, con el mismo
detalle que se muestra en la pantalla.

Versin: 2.1.0

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5.6.3 Copiar de avance fsico y financiero.Permite copiar las metas alcanzadas en el periodo anterior.

5.6.4 Enviar reporte de avance fsico y financiero.Permite enviar el informe de avance fsico y financiero, cambiando el estado de
dicho informe evitando que el mismo sea cambiado.

5.7

Reporte Resumen de Avances Financiero del NEC por NE.Permite generar el reporte de Avance Financiero de la NEC seleccionada por NE y
periodo.

Versin: 2.1.0

UGOE 2015

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5.8

Grfico de Avance Financiero por NEC.Muestra la grfica el avance financiero programado y ejecutado por NEC a lo largo
del periodo.

Versin: 2.1.0

UGOE 2015

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5.9

Grfico de Avance Financiero por NE.Muestra la grfica el avance financiero programado y ejecutado del NEC por NE a lo
largo del periodo.

Versin: 2.1.0

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5.10 Ficha Resumen del Proyecto.Esta opcin permite generar una Ficha Resumen del Proyecto seleccionado con las
principales variables que te permitan determinar su situacin actual.

Versin: 2.1.0

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5.11 Ficha Resumen del NEC.Esta opcin permite generar un Ficha Resumen por NEC, con datos principales para
la medicin de avances del NEC y un comparativo por proyecto.

Versin: 2.1.0

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