You are on page 1of 4

UNIVERSITAS INDONESIA

ESAI
PENTINGNYA MENGELOLA ARSIP VITAL ELEKTRONIK DALAM
SUATU ORGANISASI
MATA KULIAH : REKOD ELEKTRONIK

OLEH :
SYANINTIKA SAFIRA

1406630662

MANAJEMEN INFORMASI DAN DOKUMEN
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI
DEPOK
2016
A. PENDAHULUAN
Arsip merupakan bahan bukti mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintah dan
kehidupan berbangsa. Setiap kegiatan baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu
ada kaitannya dengan arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi
bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan sistem dan prosedur kerja
untuk menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar. Setiap pekerjaan dan kegiatan di
perkantoran memerlukan data dan informasi.

dan bukan dilakukan sebelum terjadi peristiwa tersebut. Tindakan preventif ataupun pencegahan cenderung dilakukan ketika terjadi suatu peristiwa yang mengakibatkan kerusakan atau kemusnahan arsip. dan non-essential record. arsip dinamis / rekod dan arsip statis. Di Indonesia. Rekod elektronik adalah informasi terekam dalam berbagai bentuk termasuk data dalam sistem komputer. sedangkan arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan. telah habis retensinya. . important record. Rekod elektronik diciptakan dengan menggunakan perangkat komputer. dan dipelihara. yang tercipta atau diperoleh dan dipelihara oleh sebuah organisasi atau perorangan dalam pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti dari berbagai aktifitas tersebut. dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia.Arsip berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua yaitu. kata rekod lebih dikenal dengan istilah arsip dinamis. useful record. disimpan dalam media penyimpanan elektronik. Kategori rekod elektronik berdasarkan nilainya terbagi menjadi empat yaitu. Arsip dinamis / rekod yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. vital record. dan hanya dapat ditemukan kembali secara elektronis. Pengelolaan arsip vital adalah pengelolaan arsip yg diperuntukkan secara khusus bagi arsip-arsip yang memiliki informasi bernilai vital sejak arsip diciptakan. Vital record atau arsip vital merupakan arsip dinamis yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal pengamanan maupun perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi itu sendiri. disimpan.

karena pada kenyataannya. Semua kegiatan organisasi tergantung pada informasi yang terekam. hancur. rekod dalam rekening piutang basis data. tetapi mereka sering dipertahankan selama beberapa tahun setelah pembayaran diterima untuk alasan hukum. atau alasan lainnya. 4. kegiatan organisasi tersebut akan dihentikan yang berdampak merugikan organisasi. atau tidak dapat digunakan. Perusahaan asuransi tidak dapat memproses klaim. mengirim. Misalnya. Rekod vital sangat penting terhadap informasi yang dikandungnya. Perusahaan farmasi tidak akan mampu mengembangkan. Badan pemerintah tidak akan mampu memberikan layanan penting kepada warga. menguji atau membuktikan 3. Jika rekod vital tersebut hilang. film. Hukum. Rumah sakit tidak akan mampu untuk memberikan perawatan medis yang efektif. asli atau salinan. . sangat vital sampai terbayar. fotografi atau media elektronik. atau memperbaiki 2. keamanan dan efisiensi senyawa kimia. Yang terjadi apabila tidak ada rekod vital adalah: 1. 6. Sekolah atau perguruan tinggi tidak akan mampu untuk mendokumentasikan prestasi 8. Rekod vital dapat berupa dokumen. PEMBAHASAN Rekod vital memuat informasi yang diperlukan untuk kegiatan organisasi yang dilakukan. audit internal.B. produknya. akuntansi. 7. 5. Rekod vital tidak perlu permanen. atau perusahaan arsitektur tidak akan mampu untuk melayani klien. dapat dipertahankan dalam jangka waktu yang singkat dan sering diganti. beberapa rekod dapat dianggap vital untuk beberapa periode tergantung retensinya. Lembaga keuangan tidak akan mampu menjawab pertanyaan tentang rekening nasabah. akademik siswa. Rekod tersebut dapat berupa rekod aktif atau inaktif. Pabrik peralatan tidak akan mampu membangun. rusak. Selain itu.

manajemen senior memiliki tanggung jawab utama untuk proteksi aset. Rekod vital berisi informasi penting dalam kegiatan organisasi. atau tidak tersedia maka akan berdampak negatif pada organisasi yaitu kegiatan organisasi akan dihentikan. termasuk perlindungan rekod vital.C. Dalam setiap organisasi. Perlindungan rekod yang dihasilkan komputer. Untuk kenyamanan. survei rekod vital dapat dikombinasikan dengan inventarisasi rekod elektronik dilakukan untuk tujuan mempersiapkan jadwal retensi. yang terkait dengan rekod vital. Produk akhir dari survei tersebut adalah daftar deskriptif rekod seri vital elektronik. perlindungan rekod vital secara dekat terkait dengan hilangnya kontrol dan kontingensi perencanaan kegiatan lainnya. Rekod vital elektronik biasanya diidentifikasi oleh survei unit program individu. Daftar harus menunjukkan alasan setiap seri yang dianggap penting. dan penerapan metode perlindungan yang tepat. Yang terakhir ini mungkin sangat berguna untuk unit program tertentu. Karena sering melibatkan biaya yang besar. . Jika rekod tersebut rusak. Sebuah program rekod vital melibatkan identifikasi rekod vital. namun kerugian mereka tidak akan membuat unit tidak berlaku. hilang. Tanggung jawab tersebut tersirat atau eksplisit dinyatakan dalam beberapa undang-undang dan peraturan pemerintah. khususnya. Meskipun secara tradisional dianggap sebagai tanggung jawab manajemen rekod. sering dipandang sebagai aspek dari bidang yang lebih luas dari keamanan komputer dan pemulihan bencana. PENUTUP Program rekod vital adalah seperangkat kebijakan prosedur sistematis dan komprehensif. nama unit program yang bertanggung jawab untuk melindungi seri. perlindungan rekod vital harus terbatas pada rekod mereka yang benar-benar penting untuk operasi misi kritis. penilaian risiko yang rekod tersebut tunduk. dan metode perlindungan yang dilaksanakan.