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DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
SANTA ANITA

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INDICE
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Sntesis Gerencial del Informe de Diagnstico

I Resea Histrica
II Antecedentes
III Origen del Diagnstico
IV
V
VI
VII

6
7
11

Propuesta y Programa de Trabajo


Objetivos del Diagnstico
Marco Legal
Trabajo realizado en la primera Sub Etapa

VIII Trabajo realizado en la segunda Sub Etapa

IX
X
XI
XII

Trabajo realizado en la tercera Sub Etapa


Trabajo realizado en la cuarta Sub Etapa
Observaciones al Sistema de Control Interno
Procesos Crticos de las Unidades Orgnicas

XIII Diagnstico del Sistema de Control Interno

XI Conclusin del Diagnstico


V
X Recomendaciones

11
11
12
12
13
13
16
47
48
51
53
54

V
X Esquemas de Observaciones y Recomendaciones
VI

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58

MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ANITA


DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SNTESIS GERENCIAL DEL INFORME
Diagnstico del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Distrital de
Santa Anita efectuado en atencin al Oficio N 073-2013-SGLSG-MDSA de
fecha 12 de Junio del presente ao, de invitacin para efectuar el
DIAGNOSTICO del Sistema de Control Interno de la Municipalidad Distrital de
Santa Anita; por lo que procedimos a ejecutar el Plan de Trabajo propuesto y
aprobado por el Comit de Control Interno. Durante el desarrollo de las
actividades se destacaron las siguientes fortalezas:
Liderazgo de la Alta Direccin
Entendimiento, voluntad y decisin de la Alta Gerencia sobre la necesidad de
implementar su sistema de Control Interno
Organizacin Gerencial predispuesta y decidido apoyo a la implementacin.
Buena predisposicin del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la
identificacin de procesos crticos para una consecuente mejora de la gestin,
as como el brindar informacin de la manera ms rpida y espontnea.
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO POR CADA
COMPONENTE
Para la formulacin del Diagnstico que estamos presentando, se ha revisado
la normativa interna que regula el funcionamiento y actividades de la Entidad,
tanto la que se encuentra publicada en la pgina web institucional como aquella
proporcionada por la Municipalidad Distrital de Santa Anita, adems de la
evaluacin de los cuestionarios y de la revisin de la informacin
proporcionada, as como de las entrevistas realizadas a los seores Gerentes,
Sub Gerentes y Coordinadores de la Institucin; concluyendo:
AMBIENTE DE CONTROL
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, cuenta con un sistema de control
interno reconocido por todo el personal involucrado en el cumplimiento de la
Visin y Misin.
Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de
la organizacin.
La Alta Direccin apoyalas actividadesde control, las acciones de control
preventivo y las mejoras que permitan optimizar los procesos de control y
permitan atender con calidad a los ciudadanos del Distrito de Santa Anita y
cumplir con los Objetivos.
Se cuenta con un soporte normativo referido a las actividades de control
preventivo.
En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrndose
en proceso de desarrollo, el componente de evaluacin de riesgos y en tanto
que en un nivel destacado, los

elementos de control referidos a filosofa de la Direccin, Integridad y Valores


ticos, rgano de Control Institucional y Comunicacin externa.
Con respecto a la norma Administracin de Recursos Humanos, requiere de
polticas para la formacin y capacitacin del personal, y algunas unidades
orgnicas no cuentan con el personal necesario para el adecuado desarrollo de
sus actividades.
EVALUACION DE RIESGOS
A la fecha, la Municipalidad an no cuenta con un sistema integral de riesgos
alineado a la Metodologa COSO y con las normas de la CGR respecto a los
riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
Los Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin; controles sobre el
acceso a los recursos o
archivos,
verificaciones
y
conciliaciones;
rendicin
de
cuentas;
documentacin y revisin de
procesos, actividades y tareas;
controles para tecnologas de la
informacin y comunicacin
vienen desarrollndose adecuadamente, requiriendo sin embargo sean
actualizados a la
culminacin del Plan Estratgico Institucional 2013-2015.
Es imperativo una normativa interna para la implementacin de la evaluacin
del desempeo del
personal que considere indicadores adecuados a la Visin y Misin de la
Municipalidad.
Es imperativo una normativa interna para la implementacin de la metodologa
costo- beneficio
a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a efectos
de no incurrir en
costos superiores a los beneficios que se lograrn con dichos controles.
INFORMACION Y COMUNICACIN
Los elementos de informacin y comunicacin se dan en la
organizacin en calidad y
suficiencia.
Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se
le ha establecido
un perfil para acceder a la informacin que le es pertinente conocer para
gestionar sus funciones
de manera eficiente.
Sin embargo se cuenta solo con informacin de algunos manuales, directivas y
documentos
normativos a disposicin del personal, ameritando la formulacin de
todos los manuales,
reglamentos y directivas necesarios.
Amerita reforzar la capacitacin en el manejo del sistema de informacin con
que se cuenta para
incentivar su uso eficaz.
SUPERVISIN

Se desarrollan las actividades de prevencin y monitoreo.


La OCI cumple su papel de controlador posterior.
El componente de Supervisin obtiene una calificacin de Bueno, resultado que nos lleva a

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concluir que este componente se encuentra desarrollado.


DIAGNSTICO
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, excepto por los elementos indicados en
observaciones y procesos crticos, que ameritan implementacin y/o reforzamiento a
nivel de entidad o de proceso, segn corresponda; cuenta con un sistema de control
interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones
prioritarias actuales de la Alta Direccin, su reforzamiento y mejora.
Asimismo, es de recomendar que la implementacin y/o reforzamiento de las
observaciones y procesos crticos, en armona con los requisitos establecidos en las
Normas de Control Interno, sean ejecutadas sin receso (FASE DE EJECUCIN), a fin de
continuar con la dinmica desarrollada, as como por la naturaleza temporal y
circunstancial del diagnstico presentado.
Santa Anita, 21 de Noviembre del 2013

CPC Jorge Lus Alvarez Vargas


CONSULTOR

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INFORME N 4
DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE SANTA ANITA
I

RESEA HISTRICA

Santa Anita es uno de los distritos ms jvenes del Departamento de Lima; su creacin se dio el
25 de Octubre de 1989, por ley N. 25116, siendo Presidente Constitucional de la Repblica el
Dr. Alan Garca Prez y Alcalde de Lima Metropolitana el Dr. Jorge del Castillo Glvez. Hasta
los Aos 80, Santa Anita perteneca a los distritos de Ate y El Agustino. Pero gracias a los
pobladores, quienes se organizaron en Comits Pro-creacin del distrito y dems, se logr
realizar el objetivo. Santa Anita ya es un Distrito.
El 25 de Octubre de 1999 se inaugur el Centro Cvico Municipal; ste se encuentra ubicado en
la cuadra 12 de la Av. Los Eucaliptos en la Cooperativa Universal- Santa Anita,
En l964, los hermanos Ferrer, conformados por Fernando, Alfredo y Beatriz. Constituyeron la
Empresa Lotizadora "Santa Anita", nombre inspirado en su seora Madre.
Desde entonces el nombre de Santa Anita se institucionaliz a pesar de varios intentos por
cambiar su nombre. Antiguamente estos terrenos pertenecan a la Agrcola Santa Anita. Su
poblacin est conformada bsicamente por inmigrantes de todo el Per, con mayor
incidencia de la zona central; Junn, Ayacucho, Apurmac y Huancavelica. Siendo el promedio de
edad, de 30 a 40 aos, lo que constituye a una poblacin bsicamente joven
La Municipalidad Distrital de Santa Anita, es el rgano de Gobierno Local que emana de la
voluntad popular; tiene personera jurdica de derecho pblico, con autonoma econmica,
administrativa y tcnica en los asuntos de su competencia y le es aplicable las leyes y
disposiciones que de manera general y de conformidad con la Constitucin Poltica del Per
regulan las Actividades y Funcionamiento del Sector Pblico.
La Municipalidad representa al vecindario y como tal promueve la adecuada prestacin de
servicios pblicos en el Distrito de Santa Anita y fomenta el bienestar de los vecinos, as como el
desarrollo integral y armnico de su jurisdiccin.
Su actividad principal es la adecuada prestacin de los servicios a la poblacin dentro de su
mbito territorial.
La Municipalidad tiene como objetivos institucionales:

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Fortalecer las capacidades del Gobierno Local, como instancia estratgica para el Proceso
de Descentralizacin y el Desarrollo de Santa Anita, logrando crecientes niveles de
competitividad.
Optimizar la calidad y eficiencia de los servicios de Limpieza Pblica, Parques, Jardines y
Seguridad Ciudadana, as como el mejoramiento de la infraestructura local
Regular, controlar y mejorar el Proceso de Dispositin Final de Residuos Slidos y la
emisin de elementos contaminantes de la atmsfera y el ambiente.
Coordinar y fortalecer el sistema de Seguridad Ciudadana con la participacin de la
Sociedad Civil y la Polica Nacional.
Orientar a la administratin municipal hacia su modernizatin y desarrollo, con una
adecuada utilizatin de los recursos humanos, materiales y financieros, mejorando la
comunicacin con la poblacin, implementando sistemas informticos que nos
acerquen a la misma.

Promover la asistencia social a la familia y la colectividad con el fin de protegerla de


desequilibrios sociales, estableciendo acciones para la ejecucin de programas sociales y
alimenticios, con participacin de ella.
Fortalecer las relaciones de la Municipalidad, a travs de la participacin de la sociedad
civil.
Promover y fomentar la cultura, el deporte y educatin, as como el turismo sostenible y
regular los servicios a este fin.

II

ANTECEDENTES

La Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, tiene por objeto
establecer las normas para regular la elaboracin, aprobacin, implantacin, funcionamiento,
perfeccionamiento y evaluacin del control interno en las entidades del Estado, con el propsito
de cautelar y fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de
control previo, simultneo y posterior, contra los actos y prcticas indebidas o de corrupcin,
propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.
Control Interno
Control Interno, segn las Normas de Control Interno, es un proceso integral efectuado por el
titular, funcionarios y servidores de una entidad, diseado para enfrentar a los riesgos y para dar
seguridad razonable de que, en la consecucin de la misin de la entidad, se alcanzarn los
siguientes objetivos gerenciales:

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Promover la eficiencia, eficacia, transparencia y economa en las operaciones de la


entidad, as como la calidad de los servicios pblicos que presta.

Cuidar y resguardar los recursos y bienes del Estado contra cualquier forma de prdida,
deterioro, uso indebido y actos ilegales, as como, en general, contra todo hecho irregular
o situatin perjudicial que pudiera afectarlos.

Cumplir la normatividad aplicable a la entidad y a sus operaciones.

Garantizar la confiabilidad y oportunidad de la Informatin.

Fomentar e impulsar la prctica de valores institucionales.

Promover el cumplimiento de los funcionarios o servidores pblicos de rendir cuentas por


los fondos y bienes pblicos a su cargo o por una misin u objetivo encargado y aceptado.

Tipos de Control Interno

Control Previo

Control Simultneo

Control Posterior
Sistema de Control Interno
Sistema de Control Interno, segn la Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del
Estado, es el conjunto de acciones, actividades, planes, polticas, normas, registros,
organizacin, procedimientos y mtodos, incluyendo la actitud de las autoridades y el Personal,
organizados e instituidos en cada entidad del Estado, para la consecutin de los objetivos
institucionales que procura.
Aportes del Sistema de Control Interno

Contribuye a disear una estructura organizativa de acuerdo con la misin y los objetivos
de la Entidad.

Es una herramienta administrativa potente y muy efectiva para la gestin de la


Administracin Pblica del Pas.

Propicia en toda la organizacin una cultura organizacional basada en valores ticos, donde
se privilegie la conducta del titular (Alta Gerencia) y los funcionarios en relatin al
compromiso para con el Control Interno.

Estimula la responsabilidad en el cumplimiento de los objetivos dentro de los parmetros y


lineamientos preestablecidos por el Estado.

Contribuye a la formalizatin o actualizatin y cumplimiento de los reglamentos y


manuales.

Impulsa la formulatin de los perfiles para cada cargo, estableciendo para ello,
las competencias generales y competencias especficas.

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Contribuye a efectuar los correctivos oportunos en los procesos.

Impulsa el respeto por la transparencia en el desarrollo de las operaciones de la entidad.

Desarrolla la motivatin del potencial humano para el logro de los objetivos de la entidad.

Respeto por la independencia de la funcin del rgano de Control Institutional.


Coadyuva a que la Alta Directin disponga adecuadamente de sus recursos y coordinar su
funcionamiento.

Impulsa la fidelidad de la informatin, a la efectividad de las operaciones y actividades, al


cumplimiento de -la normativa y a la salvaguarda de activos, con acciones y actividades de
control previo, simultneo y posterior.

Dotar de herramientas para una apropiada administratin de los Recursos Humanos.


Contribuye a la administratin de los riesgos internos y externos de la Entidad, facilitndole
de herramientas y tcnicas para ello.(flujos de procesos, matriz de probabilidad e
impacto).

Evaluatin de desempeo (de la Entidad, grupal, individual).

Genera una corriente para documentar, controlar, evaluar y mejorar los procesos.

Incentiva los principios de modernizatin (simplificatin del tiempo de los procesos)


Responsable de la implementatin del Sistema de Control Interno
Cabe precisar, que de acuerdo al Art.7 de la Ley 27785 Ley Orgnica del Sistema National de
Control y de la Contralora General de la Repblica General de la Repblica - CGR y el Art. 4
de la Ley 28716, Ley de Control Interno para las Entidades Pblicas del Pas, el responsable de
la implementatin o montaje del Sistema de Control Interno, es el Titular de la Entidad, por lo
tanto en aplicacin de la Filosofa de la Directin, es quien tiene que comprometerse con el
Control Interno en la Organizatin.
Involucramiento de otros actores de la Organizatin en el Sistema de Control Interno
Si bien es cierto corresponde al Titular de la Entidad, la Implementatin del Sistema de Control
Interno, sin embargo, debe sealarse que la responsabilidad de su funcionamiento y
mantenimiento le corresponde a toda la organizatin, es decir, la Alta Directin (Consejo
Directivo, Directin Ejecutiva, Comit Consultivo, rganos de Asesoramiento), de la Gerencia
Media (rganos de Lnea, rganos de Apoyo y otras Oficinas) y de los Niveles Operativos
(Todos los trabajadores o servidores pblicos de Oficina).
Normas de Control interno a que se refiere la RC N 320-2006-CG.
Son lineamientos, criterios, mtodos y disposiciones para la aplicacin y regulatin del Control
Interno en las reas de la actividad administrativa u operativa de las entidades del Estado.
Puede ayudar a cualquier entidad a alcanzar logros en el desempeo y en su economa, prevenir
prdidas de recursos, asegurar la elaboratin de informes financieros confiables, as como el
cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto en entidades privadas, como en pblicas.

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Gua para la Implementatin del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado a
que se refiere la RC N 458-2008-CG.
La Gua es un documento orientador para la implementatin de los componentes que
conforman el Sistema de Control Interno, establecido en las Normas de control Interno, adems
de promover la aplicacin de una estructura de control interno uniforme que se adapte a cada
Entidad.
Compromiso de la Alta Directin
La Municipalidad Distrital de Santa Anita ya cuenta con el compromiso de la Alta Directin para
el Desarrollo y ejecucin de las actividades especficas referidos a la sensibilizatin del personal
de la Municipalidad de Santa Anita, respecto de la Implementatin de las normas de control
interno aprobadas por la Contralora General de la Repblica, con R.C.N0 320-2006-CG.
Constitutin del Comit de Control Interno de la Municipalidad Distrital de Santa Anita
Estando a lo dispuesto en la Ley N 28716 - Ley de Control Interno de las Entidades del Estado;
Ley N 29743, que modifica el Artculo 10 de la Ley 28716 y, en armona con los lineamientos
determinados en la Gua aprobada con RC N 458-2008-CG; La Municipalidad Distrital de Santa
Anita constituy el Comit de Control Interno, el cual est integrado por los siguientes
funcionarios:

Yehudi Natalio Chirinos Berrocal - Presidente

Lizeth Anal Huallanca Torres - Secretaria

Filiberto Zevallos Pimentel - Integrante

Marcelino Lipa Hancco - Integrante

El mismo que est encargado de poner en marcha las acciones necesarias para la adecuada
implementatin del Sistema de Control Interno y su eficaz mejoramiento a travs de la mejora
continua.
El mencionado comit ha elaborado el presente informe de diagnstico teniendo en
consideratin el informe final de los Consultores para la implementatin del sistema de control
interno, contratados para apoyar al Comit.
Fases del Proceso de Implementatin

FASE I:

PLANIFICACIN: 3 Sub fases (Compromiso de la Alta Directin, Diagnstico y

Plan de Trabajo);

FASE II: EJECUCIN: 2 Sub fases (Implementatin a nivel de Entidad e Implementatin a


nivel de Procesos);

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FASE III: EVALUACIN: 2 Sub fases


(Evaluatin a nivel de Entidad y/o Evaluatin a
nivel de Procesos).

III.

ORIGEN DEL DIAGNOSTICO

Aceptando la invitatin efectuada con CARTA N 073-2013-SGLSG/MDSA cursada el


12/06/2013 por el Sub Gerente de Logstica y Servicios Generales de La Municipalidad Distrital
de Santa Anita, adjuntamos nuestra propuesta tcnica-econmica para ejecutar el diagnstico
para la implementatin del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la
metodologa y lineamientos expuestos en la Resolutin de Contralora N 458-2008-CG.
IV.

PROPUESTA Y PROGRAMA DE TRABAJO

Presentada nuestra propuesta tcnica-econmica para efectuar el diagnstico para la


implementatin del Sistema de Control Interno de la Municipalidad, siguiendo la metodologa y
lineamientos dispuestos en la Resolutin de Contralora N 458-2008-CG. y aceptada que fuera
en los aspectos planteados (Ejecucin del diagnstico en cuatro sub etapas), fue formalizada
mediante suscripcin del contrato correspondiente, el 03 de Julio de 2013; procediendo a la
formulatin y entrega al Comit de Control Interno, de los Programas de Trabajo
correspondiente.
V.

OBJETIVOS DEL DIAGNSTICO:

Objetivo General

Determinar la consistencia del actual Sistema de Control Interno de la Municipalidad


Distrital de Santa Anita, respecto de las Normas de Control Interno vigentes, aprobadas
por la Contralora General de la Repblica.

Objetivos especficos

Determinar la consistencia del Sistema de Control Interno establecidos en la


Municipalidad Distrital de Santa Anita, por cada uno de los componentes de la Estructura
de Control Interno establecido en la Resolutin CG N 458-2008-CG: Ambiente de
Control, Evaluatin de Riesgos, Actividades de Control Gerencial, Informatin y
Comunicacin y; Supervisin, siguiendo la metodologa, en los aspectos generales,
ofrecida en la indicada Resolutin.

Evaluar los controles establecidos a nivel de procesos.

Determinar las debilidades, fortalezas y riesgos en los procesos de las unidades


orgnicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita.

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VI

MARCO LEGAL

Constitutin Poltica del Per

Ley N 25116, Ley de creatin de la Municipalidad Distrital de Santa Anita

Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema National de Control y de la Contralora General
de la Repblica

Ley N 27806, Ley de Transparencia y acceso a la informatin pblica

Ley N 27 972, Ley Orgnica de Municipalidades

Ley N 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

Resolutin de Contralora N 320-2006-CG, Normas de Control Interno para las


entidades del Estado

Resolutin de Contralora N 458-2008-CG, Gua para la implementatin

Del Sistema de Control Interno en las Entidades del estado

Ley N 29743, Ley que modifica el Artculo 10 de la Ley N 28716

VII

TRABAJO REALIZADO EN LA PRIMERA SUB ETAPA

El presente informe es el resultado de una serie de actividades realizadas en cuatro Sub Etapas:
Las actividades desarrolladas en la primera Sub Etapa fueron las siguientes:

Se solicit al Comit de Control Interno, va requerimiento, la informatin


correspondiente para los trabajos preliminares;

Se verified la informatin alcanzada por la entidad;

Se efectuaron coordinaciones con el Comit de Control Interno de la Municipalidad


Distrital de Santa Anita, para la ejecucin de actividades de compromiso y
condensatin, habindose llevado a cabo dos reuniones:
-

Con los seores Gerentes, a efectos de comunicarles la decisin de la Titular de la


Municipalidad de dar initio al proceso de Implementatin del Sistema de Control
Interno a que se refiere la Resolutin de Contralora N 458-2008-CG; presentar a
los Consultores para la ejecucin del diagnstic del Sistema de Control Interno
actual; y la necesidad de designar a los Coordinadores de cada Unidad Orgnica.

Con los seores Coordinadores de las Unidades Orgnicas, a efectos de comunicar la


decisin de la Titular de dar initio al proceso de Implementatin del Sistema de Control
Interno; presentatin de los Consultores y la comunicacin de la funcin fundamental a
realizar por los Coordinadores: Brindar al Comit de Control Interno, informatin
relacionado a los procesos y/o sub-procesos de sus respectivas

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12

Unidades Orgnicas, desarrollando los


cuestionarios propuestos por los
Consultores y aprobados por el Comit
para el diagnstic del Sistema de
Control Interno.

Se efectuaron coordinaciones con el Comit de Control Interno de la MDSA, para las


designaciones de coordinadores de cada Unidad Orgnica de la Municipalidad de
Santa Anita.

VIII

TRABAJO REALIZADO EN LA SEGUNDA SUB ETAPA

Las actividades desarrolladas en la segunda Sub Etapa fueron las siguientes:

Formulatin del Formato y desarrollo de encuestas de verificatin con los


lineamientos propuestos en la RC N 458-2008-CG, de los cinco componentes del
Sistema de Control Interno: Ambiente de Control, Evaluatin de Riesgos, Actividades
de Control Gerencial, Informatin y Comunicacin y Supervisin; Las encuestas
fueron resueltas por los seores Gerentes, Sub Gerentes y Coordinadores de las
diversas Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita, con
respuestas SI, o NO, o N/A.
IX

TRABAJO REALIZADO EN LA TERCERA SUB ETAPA

Las actividades desarrolladas en la tercera Sub Etapa fueron las siguientes:


a. Se coordin con el Comit de Control Interno, respecto del resultado de las encuestas y
de los cuestionarios desarrollados por los Coordinadores de las Unidades Orgnicas, as
como del resultado de la revisin de los Informes de Auditora.
b. Tabulaciones

de

resultados

obtenidos,

excepto

valoracin

observaciones-

recomendaciones, que se realizaron en la cuarta etapa.


c Se efectu la concordancia normativa del sistema de control interno de las Unidades
Orgnicas de la MDSA, que se muestra en el cuadro siguiente:
Componente / Factor de Control Interno

Normativa / Parmetro

Registro verificacin

Principios y valores empresariales contenidos en el Plan

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AMBIENTE DE CONTROL

Filosofa de la Direccin

Operativo y otros documentos de gestin

Integridad y Valores ticos

Directiva

002-2011-GPPR/MDSA

Principios y Valores que rigen la Conducta


tica Laboral del Personal de la MDSA
aprobada
GG/MDSA.

con

RGG

00099-2011-

www.munisantanita.gob.pe

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13
A
d
m
i
n
i
sEstructura organizational

Plan Operativo Institucional 2013

www.munisantanita.gob.pe

Ordenanza N 0035/MDSA Aprueba modificaciones y

www.munisantanita.gob.pe

actualizaciones de documentos de gestin ROF, MOF y


CAP
Administracin de los recursos humanos

Resolucin

de

Alcalda

711-2005-

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ALC/MDSA Aprueba el Reglamento Interno de


Competencia profesional

Trabajo del Personal de la MDSA


Cuadro de Asignacin de Personal

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Asignacin de autoridad y responsabilidad

Ordenanza N 0035/MDSA Aprueba modificaciones y

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actualizaciones de documentos de gestin ROF, MOF y


CAP
rgano de Control Institucional

Funciones

definidas

MOF

en

OCIs

aprobado por la CGR

Artculo 18 Ley 27785 y Resolucin de


Contralora

459-2008-CGR

aprueba

Reglamento OCIs
EVALUACION DE RIESGOS

Planeamiento de la administracin de riesgos

No se ha identificado norma interna que

No aplicable

regule este aspecto


Identificacin de los riesgos

No se ha identificado norma interna que

No aplicable

regule este aspecto


Valoracin de los riesgos

No se ha identificado norma interna que

No aplicable

regule este aspecto


Respuesta al riesgo

No se ha identificado norma interna que

No aplicable

regule este aspecto


ACTIVIDADES DE CONTROL

Procedimientos de autorizacin y aprobacin

Ordenanza N 0035/MDSA Aprueba modificaciones y

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actualizaciones de documentos de gestin ROF, MOF y


CAP
Segregacin de funciones

Evaluacin costo-beneficio

Manual de Organizacin y Funciones (MOF)

En descripcin funciones del MOF

Existen mecanismos de evaluacin para

Parcialmente en Plan Operativo Anual y

cumplimiento

procedimientos de gestin institucional

de

objetivos,

metas

indicadores, sujetos a Directivas internas


Controles sobre el acceso a los recursos o
archivos

Resolucin de Gerencia General N 7162009-GG/MDSA

Plan

Seguridad

de

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la

Informacin
Verificaciones y conciliaciones

No se ha identificado norma interna que

No aplicable

regule este aspecto


Evaluacin de desempeo

Existen

indicadores

desempeo

de

de
la

medicin

gestin

de

operativa

Parcialmente

en

POI

Plan

Operativo

Institucional Anual

institucional
Rendicin de cuentas

Existen mecanismos de evaluacin para la

Parcialmente en Plan Operativo Anual y

rendicin de cuentas, sujetas a directivas

procedimientos de gestin institucional

internas

de

la

MDSA,

pendiente

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14

de

formalizacin interna de detalle


Documentacin de procesos, actividades y tareas

Los

procesos,

encuentran

actividades

definidas,

tareas

se

establecidas

medicin

de

Manual de Procedimientos (MAPRO)


www.munisantanita.gob.pe

documentadas - MAPRO
Revisin de procesos, actividades y tareas

Existen

indicadores

desempeo

Controles

de

tecnologas

de

Informacin

comunicacin

de

de
la

gestin

operativa

Parcialmente en Plan Operativo Institucional


POI y procedimientos existentes en las

institucional

reas www.munisantanita.gob.pe

Resolucin de Gerencia General N 716-

www.munisantanita.gob.pe

2009-GG/MDSA

Plan

Seguridad

de

la

Informacin
INFORMACION Y COMUNICACIN
Funciones y caractersticas de la informacin

Resolucin de Gerencia General N 7162009-GG/MDSA

Plan

Seguridad

de

www.munisantanita.gob.pe

la

Informacin
Informacin y responsabilidad

Resolucin de Gerencia General N 000532011-GG/MDSA

Uso

del

Correo

de

Gerencia

Corporativo;

Resolucin

General

716-2009-GG/MDSA

www.munisantanita.gob.pe

Plan

Seguridad de la Informacin
Calidad y suficiencia de la informacin

Resolucin de Gerencia General N 000532011-GG/MDSA

Uso

del

Correo

de

Gerencia

Corporativo;

Resolucin

General

716-2009-GG/MDSA

www.munisantanita.gob.pe

Plan

Seguridad de la Informacin
Sistemas de informacin

No

se

han

identificado

procedimientos

No aplicable

formales que seale el requerimiento de


opinin a los usuarios sobre los sistemas de
informacin de la Entidad
Flexibilidad al cambio

No

se

han

identificado

procedimientos

No aplicable

formales que seale el requerimiento de


opinin a los usuarios sobre los sistemas de
informacin de la Entidad
Archivo institucional

Directiva
Procedimientos

004-2011-GA/MDSA
generales

para

www.munisantanita.gob.pe

la

asignacin y control de bienes patrimoniales de


la MDSA aprobada RGG N 681-2011GG/MDSA
Comunicacin interna

Resolucin de Gerencia General N 000532011-GG/MDSA

Uso

del

www.munisantanita.gob.pe

Correo

Corporativo
Comunicacin externa

Resolucin de Gerencia General N 727-

www.munisantanita.gob.pe

2010-GG/MDSA Normas para la publicacin y


actualizacin de informacin en el Portal
Institucional y el Portal de Transparencia
estndar de la MDSA
Canales de comunicacin

Resolucin de Gerencia General N 7272010-GG/MDSA Normas para la publicacin y


actualizacin de informacin en el Portal
Institucional y el Portal de Transparencia
estndar de la MDSA

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www.munisantanita.gob.pe

TRABAJO REALIZADO EN LA CUARTA SUB ETAPA

En esta cuarta Sub Etapa, se desarroll, con la aprobacin correspondiente, la actividad de


Entrevistas finales a los seores Gerentes, Sub Gerentes y Coordinadores; de cuyos resultados
se han obtenido los insumos finales que nos ha permitido culminar las tabulaciones
demostrativas de la consistencia del Sistema de Control Interno de la MDSA, por cada uno de
los componentes de la Estructura de Control Interno establecido en la Resolucin CG N 3202006-CG: Ambiente de Control, Evaluacin de Riesgos, Actividades de Control Gerencial,
Informacin y Comunicacin, y Supervisin, con la metodologa, en los aspectos
generales, indicada en la Resolucin de Contralora N 458-2008-CG; evaluar los controles
establecidos a nivel de procesos; y determinar las debilidades, fortalezas y riesgos de los
procesos de las Unidades Orgnicas de la Municipalidad Distrital de Santa Anita.
Las observaciones encontradas, como resultado de las entrevistas, cuestionarios de verificacin
y revisin de la documentacin, se confrontaron con los requisitos establecidos en las Normas
de Control Interno aprobadas por la CGR, estimando una valoracin.
A continuacin se exponen las tabulaciones demostrativas, por cada componente.
CONFRONTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTUAL DE LA MDSA,
CON LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO (RESOLUCION DE CONTRALORIA N
320-2006.CG)
COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
La calidad del ambiente de control es el resultado de la aplicacin de los factores que lo
conforman. El mayor o menor grado de aplicacin de stos, fortalece o debilita el ambiente y la
cultura de control, influyendo tambin en la calidad del desempeo de la entidad.
1.1. Filosofa de la Direccin
La filosofa y estilo de la Direccin comprende la conducta y actitudes que deben
caracterizar a la gestin de la entidad con respecto del control interno. Debe tender a
establecer un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el control interno, por medio
de una actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones, la transparencia en la toma
de decisiones, una conducta orientada hacia los valores y la tica, as como una clara
determinacin hacia la medicin objetiva del desempeo, entre otros.

Pgina
16
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

Filosofa de la Direccin

Requisito Desarrollado
sistemticamente

1
23
45
6

La Direccin muestra inters de apoyar al establecimiento y

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado

mantenimiento del control interno en la entidad a travs de polticas,


documentos, reuniones, charlas y otros medios
La Direccin reconoce y promueve los aportes del personal
que mejoran el desarrollo de las actividades laborales

sistemticamente

La Direccin incentiva el desarrollo transparente de las actividades

de la entidad

Requisito Desarrollado
sistemticamente

Se toman decisiones frente a desviaciones de indicadores, variaciones

Requisito Desarrollado

Requisito Desarrollado

Requisito Conforme

sistemticamente

frente a los resultados contables, dejndose evidencia mediante actas


La Direccin proporciona el apoyo logstico y de personal para un
adecuado desarrollo de las labores de control

sistemticamente

La Direccin demuestra una actitud positiva para implementar las


recomendaciones del OCI

OBSERVACION
No obstante que se ha evidenciado el apoyo y compromiso de la Alta Direccin
de la MDSA, para el establecimiento de las Normas de Control Interno, la misma
que ha sido puesta en conocimiento del personal de las distintas unidades
orgnicas; es evidente la necesidad de un reforzamiento de capacitacin al
personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilizacin, respecto de la
importancia de reforzar el Sistema de Control Interno actual.

1.2 Integridad y valores ticos


La integridad y valores ticos del titular, funcionarios y servidores determinan
sus preferencias y juicios de valor, los que se traducen en normas de conducta y
estilos de gestin. El Titular o Funcionario designado y dems empleados deben
mantener una actitud de apoyo permanente hacia el control interno con base en la
integridad y valores ticos establecidos en la entidad.

gi
n
a

1
7
ELEMENTOS

VALORACIN

7.2

Integridad y valores ticos

La entidad cuenta con un cdigo de tica debidamente aprobado, y

ESTADO

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado

difundido mediante talleres o reuniones

sistemticamente

La administracin ha difundido la "Ley del Cdigo de tica de la

Requisito Desarrollado

Funcin Pblica"

Se comunican debidamente dentro de la entidad las acciones

Requisito Desarrollado

disciplinarias que se toman sobre violaciones ticas

10

sistemticamente

La Direccin demuestra un comportamiento tico, poniendo en

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado

prctica los lineamientos de conducta de la entidad

11

Se sanciona a los responsables de actos ilegales de acuerdo con las

sistemticamente

polticas definidas por la Direccin

OBSERVACIONES

No obstante que la Entidad cuenta con el Cdigo de tica de la Funcin Pblica;


conforme a los resultados de la encuesta, no estn debidamente divulgados al
personal de la MDSA que revelan parcialmente conocer su existencia.

Si bien es verdad que la Entidad viene cumpliendo con la normativa establecida


con relatin al Cdigo de tica de la Funcin Pblica, lo que es conocido por ms
de la mitad del personal; sin embargo, es necesario reforzar el tema con
capacitacin para el personal que aim no la ha recibido.

1.3. Administracin estratgica


Las entidades del Estado requieren la formulatin sistemtica y positivamente
correlacionada con los planes estratgicos y objetivos para su administracin y
control efectivo, de los cuales se derivan la programacin de operaciones y sus
metas asociadas, as como su expresin en unidades monetarias del presupuesto
anual.


gi
n
a
1
8
ELEMENTOS

12

VALORACIN

La Direccion ha difundido y es de conocimiento general la visin,

ESTADO

5.83

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado parcialmente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

misin, metas y objetivos estratgicos de la entidad

13

La Direccin asegura que todas las reas,


Departamentos formulen, implementen y evalen actividades
concordantes con su plan operativo institucional

14

Los planes estratgicos, operativo y de contingencia se elaboran,


conservan y actualizan segn procedimiento documentado

15

Todas las unidades orgnicas evalan peridicamente su


plan operativo con el fin de conocer los resultados

16

alcanzados y detectar posibles desvos


La entidad ha formulado el
participacin

17

de

todas

las

anlisis de

la

gerencias

para

situacin

con

definir

su

direccionamiento y desarrollo de los servicios


Los resultados de las mediciones efectuadas a los planes
operativos en los ltimos dos semestres estn dentro de los
niveles esperados

OBSERVACION
No obstante que la Gerencia de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin
viene formulando el Plan Estratgico Institucional 2013-2015, en el que se
consigna la misin, visin

los

objetivos

estratgicos

institucionales;

un

porcentaje elevado del personal


evidencia un desconocimiento del mismo y consecuentemente de sus
objetivos estratgicos.
1.4. Estructura organizacional
El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la
estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al
cumplimiento de sus objetivos y a la consecucin de su misin.

gi
n
a
1
9
ELEMENTOS

VALORACIN

Estructura organizacional
18

La estructura organizacional se ha desarrollado sobre la base

ESTADO

5.17

Requisito Desarrollado
sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito No Desarrollado

de la misin, objetivos y actividades de la entidad y se ajusta a


la realidad

19

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) refleja todas las


actividades que se realizan en la entidad y estn
debidamente delimitadas

20

La entidad cuenta con un Reglamento de Organizacin


y Funciones (ROF) debidamente actualizado

21

Todos las personas que laboran en la entidad ocupan una plaza


prevista en el PAP y un cargo incluido en el de Asignacin
de Personal (CAP)

22

La Gerencia se asegura de que los trabajadores conozcan los


documentos normativos (MOF, ROF, CAP y dems manuales)
que regulan las actividades de la entidad

23

Se han elaborado manuales de procesos con sus respectivos


flujos de informacin

OBSERVACIONES
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado.
El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra actualizado.
Los funcionarios de las Unidades Orgnicas deben brindar el apoyo necesario a la
Gerencia de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin, suministrando informacin
base de sus unidades para la formulacin y/o actualizacin de los instrumentos
normativos, que reflejen las actividades que se realizan y/o las que sern necesarias
ejecutar en funcin a la misin, visin y objetivos estratgicos de la Municipalidad.
Asimismo la Gerencia indicada debe solicitar el apoyo necesario de recursos humanos
a fin de consolidar la informacin que reciba de las unidades y proceda a la formulacin
y/o actualizacin del Plan Estratgico Institucional 2013-2015 (PEI), Manual de
Organizacin y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO).
1.5. Administracin de los recursos humanos
Es necesario que el titular o funcionario designado establezca polticas y
procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificacin y administracin
de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo
profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocacin de servicio a la
comunidad.

Pgin
a 20
ELEMENTOS

VALORACIN

Administracin de los Recursos Humanos

ESTADO
Requisito Desarrollado parcialmente

4
4

Requisito Desarrollado parcialmente

Requisito No Desarrollado

Las unidades orgnicas cuentan con la cantidad de

Requisito Desarrollado sistemticamente

27

personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividades


La entidad elabora anualmente un plan de formacin y

Requisito No Desarrollado

28

capacitacin del personal, con la participacin de todas las reas


La escala remunerativa esta en relacin con el cargo, funciones

Requisito Desarrollado sistemticamente

24

La entidad cuenta con mecanismos, polticas y


procedimientos adecuados para la seleccin, induccin,
formacin, capacitacin, compensacin, bienestar social, y

25

Se cuenta con un programa de induccin al personal que ingresa


relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios
ticos

26

y responsabilidades asignadas

OBSERVACIONES

El rea de personal no cuenta con un clasificador de cargos actualizado,

El rea de personal no cuenta con una Directiva para la evaluatin del


desempeho.

1.6. Competencia profesional


El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la
competencia

profesional

del

personal,

acorde

con

las

funciones

responsabilidades asignadas en las entidades del Estado.


ELEMENTOS

VALORACIN

Competencia profesional

ESTADO
Requisito Desarrollado
sistemticamente

29

Se han identificado las competencias necesarias para cada cargo

Requisito Desarrollado
sistemticamente

previsto en el CAP y han sido plasmadas en un documento normativo


(perfil del cargo)

30

El

personal

que ocupa cada cargo de trabajo cuenta

con

31

Requisito Desarrollado
sistemticamente

las competencias establecidas en el perfil del cargo


El titular, funcionarios y dems servidores son conocedores de la
importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento del control

Requisito Desarrollado
sistemticamente

interno

1.7. Asignacin de autoridad y responsabilidad


Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, as
como establecer relaciones de informacin, niveles y reglas de autorizacin, as
como los lmites de su autoridad.

gi
na
21
ELEMENTOS

VALORACIN

Asignacin de autoridad y responsabilidad


32

La autoridad y responsabilidad del personal estn claramente

ESTADO

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

definidas en los manuales, reglamentos u otros documentos

33

normativos
Estos documentos normativos son revisados
peridicamente con el fin de ser actualizados o mejorados

34

Todo el personal conoce sus responsabilidades y acta de


acuerdo con los niveles de autoridad que le corresponden

1.8. rgano de Control Institucional


La existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad
orgnica especializada denominada rgano de Control Institucional, contribuye de
manera significativa al buen ambiente de control.
ELEMENTOS

VALORACIN

rgano de Control Institucional


35

El rgano de Control evala los controles de los procesos

ESTADO

7.33

Requisito Conforme

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

vigentes e identifican oportunidades de mejora acorde a su plan


de trabajo

36

Son de comprobada competencia e idoneidad profesional


los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCI

37

El OCI evala peridicamente el sistema de control interno de


la Entidad

gin
a
22

RESUMEN

181

ELEMENTO

3aEiBl

VALORACIN

1.1

Filosofa de la Direccin

1.2

Integridad y Valores ticos

7.2

Requisito Conforme

1.3

Administracin Estratgica

5.83

Requisito Desarrollado sistemticamente

1.4

Estructura Organizacional

5.17

Requisito Desarrollado sistemticamente

1.5

Administracin de los Recursos Humanos

Requisito Desarrollado parcialmente

1.6

Competencia Profesional

Requisito Desarrollado sistemticamente

1.7

Asignacin de Autoridad y Responsabilidad

Requisito Desarrollado sistemticamente

1.8

rganos de Control Institucional

PROMEDIO

Requisito Desarrollado sistemticamente

7.33

Requisito Conforme

6.07

Requisito Desarrollado sistemticamente

COMPONENTE EVALUACIN DE RIESGOS

La evaluacin de riesgos es parte del proceso de administracin de riesgos, incluyendo:


Planeamiento, identificacin, valoracin o anlisis, manejo o respuesta y el monitoreo de los
riesgos de la entidad.
La administracin de riesgos es un proceso que debe ser ejecutado en todas las entidades. El
titular o funcionario designado debe asignar la responsabilidad de su ejecucin a un rea o
unidad orgnica de la entidad. Asimismo, el titular o funcionario designado y el rea o unidad
orgnica designada deben definir la metodologa, estrategias, tcticas y procedimientos para el
proceso de administracin de riesgos.
El control interno solo puede dar una seguridad razonable de que los objetivos de una entidad
sean cumplidos. La evaluacin del riesgo es un componente del control interno y juega un rol
esencial en la seleccin de las actividades apropiadas de control que se deben llevar a cabo.
La administracin de riesgos debe formar parte de la cultura de una entidad. Debe estar
incorporada en la filosofa, prcticas y procesos de la entidad.
2.1. Planeamiento de la administracin de riesgos
Es el proceso de desarrollar y documentar una estrategia clara, organizada e interactiva
para identificar y valorar los riesgos que puedan impactar en una entidad impidiendo el logro
de los objetivos. Se deben desarrollar planes, mtodos de respuesta y monitoreo de

Pgina
23

cambios, as como un programa para la obtencin de los recursos necesarios para definir
acciones en respuesta a riesgos.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

Planeamiento de la Administracin de Riesgos

Requisito No Desarrollado

Se ha desarrollado un Plan de actividades de identificacin, anlisis o

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y documentacin de


los riesgos

La Alta Direccin (Gerencias y Jefaturas) ha establecido y difundido


lineamientos y polticas para la administracin de riesgos

El planeamiento de la administracin de riesgos es especifico en algunas

reas, como en la asignacin de responsabilidades y monitoreo de


los mismos
La entidad cuenta y ha puesto en prctica el Plan de Administracin de
Riesgos

OBSERVACION
La Municipalidad no cuenta con un plan de administracin de riesgos que contenga
actividades de identificacin, valoracin y respuesta a los riesgos.
2.2. Identificacin de los riesgos
En la identificacin de los riesgos se tipifican todos los riesgos que pueden afectar el logro
de los objetivos de la entidad debido a factores externos o internos. Los factores externos
incluyen factores econmicos, medioambientales, polticos, sociales y tecnolgicos. Los
factores internos reflejan las selecciones que realiza la administracin e incluyen la
infraestructura, personal, procesos y tecnologa.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

Identificacin de Riesgos

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

7 8 Se han identificado los eventos negativos (riesgos) que pueden afectar el

Requisito No Desarrollado

desarrollo de las actividades


Se ha participado en la identificacin de los riesgos de las actividades de

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

Estn identificados los riesgos significativos por cada objetivo

las diferentes unidades orgnicas o procesos


En la identificacin de riesgos se ha tomado en consideracin aspectos
internos (de la entidad) y externos (fuera de la entidad)

OBSERVACIN
La Municipalidad no cuenta con un plan de administracin de riesgos que contenga
actividades de identificacin, valoracin y respuesta a los riesgos.

Pgina
24

2.3. Valoracin de los riesgos


El anlisis o valoracin del riesgo le permite a la entidad considerar cmo los riesgos
potenciales pueden afectar el logro de sus objetivos. Se inicia con un estudio detallado de
los temas puntuales sobre riesgos que se hayan decidido evaluar. El propsito es obtener la
suficiente informacin acerca de las situaciones de riesgo para estimar su probabilidad de
ocurrencia, tiempo, respuesta y consecuencias.
ELEMENTOS

VALORACIN

Valoracin de riesgos
9

ESTADO

En el desarrollo de sus actividades se ha determinado y cuantificado

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad


de ocurrencia)

10

En el desarrollo de sus actividades se ha cuantificado el efecto que


pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)

11

Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,

OBSERVACION
La Municipalidad no cuenta con un plan de administracin de riesgos que contenga
actividades de identificacin, valoracin y respuesta a los riesgos.

2.4. Respuesta al riesgo


La administracin identifica las opciones de respuesta al riesgo considerando la
probabilidad y el impacto en relacin con la tolerancia al riesgo y su relacin costo beneficio.
La consideracin del manejo del riesgo y la seleccin e implementacin de una respuesta
son parte integral de la administracin de los riesgos.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

Respuesta al riesgo

Requisito No Desarrollado

12

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

Se han establecido las acciones necesarias (controles) para afrontar los


riesgos evaluados

13

Se han definido lineamientos para efectuar seguimiento peridico a los


controles desarrollados con respecto a los riesgos

OBSERVACIONES
La Municipalidad no cuenta con un plan de administracin de riesgos que contenga
actividades de identificacin, valoracin y respuesta a los riesgos.

Pgina
25

RESUMEN

2.1

Planeamiento de la Administracin de Riesgos

Requisito No Desarrollado

2.2

Identificacin de Riesgos

Requisito No Desarrollado

2.3

Valoracin de Riesgos

Requisito No Desarrollado

2.4

Respuesta al Riesgo

Requisito No Desarrollado

Requisito No Desarrollado

PROMEDIO

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL


El Titular o funcionario designado debe establecer una poltica de control que se traduzca en un
conjunto de procedimientos documentados que permitan ejercer las actividades de control. Las
actividades de control gerencial tienen como propsito posibilitar una adecuada respuesta a los
riesgos de acuerdo con los planes establecidos para evitar, reducir, compartir y aceptar los
riesgos identificados que puedan afectar el logro de los objetivos de la entidad. Con este
propsito, las actividades de control deben enfocarse hacia la administracin de aquellos riesgos
que puedan causar perjuicios a la entidad.
Para ser eficaces, las actividades de control gerencial deben ser adecuadas, funcionar
consistentemente de acuerdo con un plan y contar con un anlisis de costo-beneficio. Asimismo,
deben ser razonables, entendibles y estar relacionadas directamente con los objetivos de
la entidad.
. 3.1. Procedimientos de autorizacin y
aprobacin
La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente
definida, especficamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La
ejecucin de los procesos, actividades, o tareas debe contar con la autorizacin y
aprobacin de los funcionarios con el rango de autoridad respectivo.

Pgina
26

6
6

Requisito Desarrollado sistemticamente


Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin*


1

Los procedimientos de autorizacin y aprobacin para los


procesos, actividades y tareas estn claramente definidos en manuales o directivas y son realizados para todos los procesos. Los
procedimientos de autorizacin y aprobacin para los

procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente


comunicados a los responsables

3.2. Segregacin de funciones


La segregacin de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los
riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Es decir, un solo cargo o
equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas clave en un proceso,
actividad o tarea.
ELEMENTOS

Segregacin de funciones*

Las actividades expuestas a riesgos de error o fraude han sido

VALORACIN

ESTADO

5.5

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado Parcialmente

asignadas a diferentes personas o equipos de trabajo

Se efecta rotacin peridica del personal asignado en puestos


susceptibles a riesgos de
Fraude

OBSERVACION
No se ha evidenciado acciones de rotacin de personal asignado en puestos
susceptibles a riesgos de fraude.

3.3. Evaluacin costo-beneficio


El diseo e implementacin de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser
precedidos por una evaluacin de costo-beneficio considerando como criterios la
factibilidad y la conveniencia en relacin con el logro de los objetivos, entre otros.

Pgina
27
ELEMENTOS

VALORACIN

Evaluacin Costo-Beneficio*

ESTADO

5.5

Requisito Desarrollado
sistemticamente

El costo de los controles establecidos para sus actividades est

5.5

Requisito Desarrollado

de acuerdo a los beneficios esperados

sistemticamente

Se toma en cuenta que el costo de establecer un control no

5.5

Requisito Desarrollado

supere el beneficio que se puede obtener

sistemticamente

OBSERVACION
No se ha evidenciado el desarrollo de una cultura de evaluacin

costo-beneficio, que

brinde seguridad razonable de que el costo de la implementacin

del control

supere al

beneficio que se espera obtener.

3.4. Controles sobre el acceso a los recursos o archivos


El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea
responsable por la utilizacin o custodia de los mismos. La responsabilidad en cuanto
a la utilizacin y custodia debe evidenciarse a travs del registro en recibos,
inventarios o cualquier otro documento o medio que permita llevar un control efectivo
sobre los recursos o archivos.
ELEMENTOS

VALORACIN

Controles sobre el acceso a los recursos o archivos*

6.2

ESTADO
Requisito Desarrollado
sistemticamente

Se han establecido polticas y procedimientos documentados que

Requisito conforme

Requisito Desarrollado

se siguen para la utilizacin y proteccin de los recursos o


archivos

El acceso a los recursos o archivos queda evidenciado en


documentos tales como recibos, actas entre otros

sistemticamente

Peridicamente se comparan los recursos asignados con

los registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u

10

otros)
Se ha identificado los activos expuestos a riesgos como robo o

Requisito Desarrollado
sistemticamente

Requisito Desarrollado Parcialmente

Requisito Desarrollado

uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad


para los mismos

11

Los documentos internos que genera y reciben las unidades


orgnicas estn debidamente numerados y protegidos

sistemticamente

OBSERVACIN
No se ha evidenciado Directiva Interna, que norme la identificacin o seleccin
y
medidas de seguridad de activos expuestos a robos o uso no autorizado.

Pgi

na
28

3.5. Verificaciones y conciliaciones


Los procesos, actividades o tareas significativos deben ser verificados antes y despus de
realizarse, as como tambin deben ser finalmente registrados y clasificados para su
revisin posterior.
ELEMENTOS

VALORACIN

Verificaciones y conciliaciones*

ESTADO
Requisito Desarrollado
sistemticamente

Las unidades orgnicas peridicamente llevan a cabo verificaciones sobre

Requisito Desarrollado

la ejecucin de los procesos, actividades y tareas

sistemticamente

Peridicamente se comparan los resultados con los registros de los

Requisito Desarrollado

procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentes

sistemticamente

OBSERVACION
No hay evidencia del desarrollo Direccionado de estas actividades, excepto la informacin
financiera y Presupuestal.

3.6. Evaluacin de desempeo


Se debe efectuar una evaluacin permanente de la gestin tomando como base regular
los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, para prevenir y
corregir cualquier eventual deficiencia o irregularidad que afecte los principios de
eficiencia, eficacia, economa y legalidad aplicable
ELEMENTOS

14

VALORACIN

ESTADO

Evaluacin de Desempeo*

Requisito no Desarrollado

La entidad cuenta con indicadores de desempeo para los

Requisito no Desarrollado

Requisito no Desarrollado

procesos, actividades y tareas

15

La evaluacin de desempeo se hace con base en los


planes organizacionales, disposiciones normativas vigentes

OBSERVACIN
No se ha evidenciado normativa interna para la evaluacin de desempeo.

3.7. Rendicin de cuentas


La Entidad, los titulares, funcionarios y servidores pblicos estn obligados a rendir cuentas
por el uso de los recursos y bienes del Estado, el cumplimiento misional y de los objetivos

Pgin
a 29

institucionales, as como el logro de los resultados esperados, para cuyo efecto el sistema
de control interno establecido deber brindar la informacin y el apoyo pertinente.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

Rendicin de cuentas

Requisito Desarrollado sistemticamente

16

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito conforme

La entidad cuenta con procedimientos y lineamientos internos


que se siguen para la rendicin de cuentas

17

La

administracin

exige peridicamente la

presentacin

de declaraciones juradas a su personal

18

Conoce sus responsabilidades con respecto de las rendiciones de


cuenta

OBSERVACIN
No se ha evidenciado Directiva interna, que norme la entrega y rendicin de fondos
por comisin de servicio del personal.
3.8. Documentacin de procesos, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas deben estar debidamente documentados para asegurar
su adecuado desarrollo de acuerdo con los estndares establecidos, facilitar la correcta
revisin de los mismos y garantizar la trazabilidad de los productos o servicios generados.
ELEMENTOS

VALORACIN

Documentacin de procesos, actividades y tareas*

19

El personal conoce qu procesos involucran a su unidad

ESTADO

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

orgnica y qu rol le corresponde en los mismos

20

Los procesos , actividades y tareas de la entidad se


encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual
que sus modificaciones

OBSERVACIN
El Manual de Procedimientos - MAPRO, se encuentra pendiente de actualizacin.
3.9. Revisin de procesos, actividades y tareas
Los procesos, actividades y tareas deben ser peridicamente revisados para asegurar que
cumplen con los reglamentos, polticas, procedimientos vigentes y dems requisitos. Este
tipo de revisin en una entidad debe ser claramente distinguido del seguimiento del control
interno.

Pgina
30

Revisi
n de
proce
sos,
21
Se revisan peridicamente con el fin de que se estn desarrollando

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente

22

Se implementan las mejoras propuestas y en caso de detectarse


deficiencias se efectan las correcciones necesarias

OBSERVACION
El Manual de Procedimientos-MAPRO, se encuentra en pendiente de actualizacin.
3.10. Controles para las Tecnologas de la Informacin y Comunicaciones
La informacin de la entidad es provista mediante el uso de Tecnologas de la Informacin y
Comunicaciones (TIC). Las TIC abarcan datos, sistemas de informacin, tecnologa
asociada, instalaciones y personal. Las actividades de control de las TIC incluyen controles
que garantizan el procesamiento de la informacin para el cumplimiento misional y de los
objetivos de la entidad, debiendo estar diseados para prevenir, detectar y corregir errores e
irregularidades mientras la informacin fluye a travs de los sistemas.

Pgina
31
anHin^

VALORACIN

ganra^

Controles para las tecnologas de Informacin y comunicaciones

23

Se cuenta con polticas y procedimientos escritos para la

6.33

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado sistemticamente

administracin de los sistemas de informacin

24

Es restringido el acceso a la sala de computo, procesamiento de datos,

25

Los sistemas de informacin cuentan con controles y sistemas que

a las redes instaladas, as como al respaldo de la informacin (backup)

evitan el acceso no autorizado a la informacin

26

La entidad cuenta con un Plan Operativo Informtico

Requisito Desarrollado sistemticamente

27

El rea de informtica cuenta con un Plan de Contingencias

Requisito Desarrollado sistemticamente

28

Se han definido los controles de acceso general (seguridad Fsica y

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

Lgica de los equipos centrales)

29

Se han creado perfiles de usuario de acuerdo con las funciones de los


empleados, creacin de usuarios con accesos propios(contraseas)
y relacin de cada usuario con el perfil correspondiente

30

Los programas informticos (software) de la entidad cuentan con


licencias y autorizaciones de uso

31

La entidad cuenta con un adecuado servicio de soporte tcnico para las


Tecnologas de la Informacin y Comunicacin (TIC)

32

Se lleva el control de los nuevos productos ingresados a desarrollo


as como de las modificaciones de los existentes en carpetas
documentadas

33

La

entidad ha definido

polticas sobre el

cambio

frecuente

de contraseas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de


las funciones.

34

La entidad ha establecido controles para la adquisicin paquetes software

Pgina
32

RESUMEN
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL

^f
3.1

ELEMENTO

3.2

VALORACIN

Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin

ESTADO

Requisito Desarrollado sistemticamente

Segregacin de Funciones

5.5

Requisito Desarrollado sistemticamente

3.3

Evaluacin Costo-Beneficio

5.5

Requisito Desarrollado sistemticamente

3.4

Controles de Acceso a los Recursos o Archivos

6.2

Requisito Desarrollado sistemticamente

3.5

Verificaciones y Conciliaciones

Requisito Desarrollado sistemticamente

3.6

Evaluacin de Desempeo

Requisito No Desarrollado
Requisito Desarrollado sistemticamente

3.8

Documentacin

3.9

y Tareas
Revisin de Procesos, Actividades y Tarea

3.10

Controles para las Tecnologas de Informacin

de

Procesos,

Actividades

Requisito Desarrollado sistemticamente

Requisito Desarrollado sistemticamente

6.33

Requisito Desarrollado sistemticamente

5.65

Requisito Desarrollado sistemticamente

y Comunicaciones
PROMEDIO

COMPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN


Son los mtodos, procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistmico y regular,
aseguren el flujo de informacin en todas las direcciones con calidad y oportunidad. La
comunicacin es inherente a los sistemas de informacin, siendo indispensable su adecuada
transmisin al personal para que pueda cumplir con sus responsabilidades
4.1. Funciones y caractersticas de la informacin
La informacin es resultado de las actividades operativas, financieras y de control
provenientes del interior o exterior de la entidad. Debe transmitir una situacin existente en
un determinado momento reuniendo las caractersticas de confiabilidad, oportunidad y
utilidad con la finalidad que el usuario disponga de elementos esenciales en la ejecucin de
sus tareas operativas o de gestin.

Pgina
33
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

7.5

Requisito Conforme

analizada,

Requisito Conforme

Se han definido niveles para el acceso del personal al sistema

Requisito Desarrollado Sistemticamente

Funciones y caractersticas de la informacin*


1

La

informacin

Gerencial

es

seleccionada,

evaluada y sintetizada para la toma de decisiones

de informacin

4.2. Informacin y responsabilidad


La informacin debe permitir a los funcionarios y servidores pblicos cumplir con sus
obligaciones y responsabilidades. Los datos pertinentes deben ser captados, identificados,
seleccionados, registrados, estructurados en informacin y comunicados en tiempo y forma
oportuna.
ELEMENTOS

VALORACIN

Informacin y
3

ESTADO

Requisito Conforme

JL5

Los titulares y funcionarios identifican las necesidades de informacin de todos

los procesos y han implementado los controles necesarios en las reas

Requisito Conforme

respectivas

Se cuenta con polticas y procedimientos que garantizan el adecuado


suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y

Requisito Desarrollado

Sistemticamente

responsabilidades

4.3. Calidad y suficiencia de la informacin


El titular o funcionario designado debe asegurar la confiabilidad, calidad, suficiencia, pertinencia
y oportunidad de la informacin que se genere y comunique. Para ello se debe disear, evaluar e
implementar mecanismos necesarios que aseguren las caractersticas con las que debe contar
toda informacin til como parte del sistema de control interno.
ELEMENTOS

VALORACIN

Calidad y suficiencia de la informacin


5

La informacin interna y externa que maneja la entidad es til,

ESTADO

7.5

Requisito Conforme

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado Sistemticamente

oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividades

Se han diseado, evaluado e implementado mecanismos para


asegurar la calidad y suficiencia de la informacin

Pgina 34

4.4. Sistemas de informacin


Los sistemas de informacin diseados e implementados por la entidad constituyen un
instrumento para el establecimiento de las estrategias organizacionales y, por ende, para el
logro de los objetivos y las metas. Por ello deber ajustarse a las caractersticas,
necesidades y naturaleza de la entidad. De este modo, el sistema de informacin provee la
informacin como insumo para la toma de decisiones, facilitando y garantizando la
transparencia en la rendicin de cuentas.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO
Requisito Desarrollado

Sistemas de informacin

Sistemticamente
Requisito Desarrollado
Sistemticamente

La entidad est integrada a un solo sistema de informacin y se


ajusta a las necesidades de sus actividades

Peridicamente se solicita a los usuarios opinin sobre el sistema de


informacin registrndose los reclamos e inquietudes para priorizar

Requisito Desarrollado

las mejoras

4.5. Flexibilidad al cambio


Los sistemas de informacin deben ser revisados peridicamente, y de ser necesario,
rediseados cuando se detecten deficiencias en sus procesos y productos. Cuando la
Entidad cambie objetivos y metas, estrategia, polticas y programas de trabajo, entre otros,
debe considerarse el impacto en los sistemas de informacin para adoptar las acciones
necesarias.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

Flexibilidad al cambio

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

Se revisan peridicamente los sistemas de informacin y de ser


necesario se redisean para asegurar su adecuado funcionamiento

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

OBSERVACIN
No se ha evidenciado

Informe de revisin de los sistemas de informacin, ni

normativa interna que norme el procedimiento.

Pgina
35

4.6. Archivo institucional


El titular o funcionario designado debe establecer y aplicar polticas y procedimientos de
archivo adecuados para la preservacin y conservacin de los documentos e informacin de
acuerdo con su utilidad o por requerimiento tcnico o jurdico, tales como los informes y
registros contables, administrativos y de gestin, entre otros, incluyendo las fuentes de
sustento.
ELEMENTOS

VALORACIN

Archivo institucional

ESTADO
Requisito Desarrollado
Sistemticamente

10

La entidad cuenta con una unidad orgnica que se encarga de

Requisito Desarrollado

administrar la documentacin e informacin generada por la entidad

11

Sistemticamente

La administracin de los documentos e informacin se realiza de

Requisito Desarrollado

acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos para la

Sistemticamente

preservacin y su conservacin (archivos electrnicos, magnticos y


fsicos)

12

Los ambientes utilizados por el archivo institucional cuenta con una

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

ubicacin y acondicionamiento apropiado

OBSERVACIN
No se ha evidenciado Directiva interna que norme la administracin de la informacin
que emite la Municipalidad
4.7. Comunicacin interna
La comunicacin interna es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones
interdependientes que fluye hacia abajo, a travs de y hacia arriba de la estructura de la
entidad, con la finalidad de obtener un mensaje claro y eficaz. Asimismo debe servir de
control, motivacin y expresin de los usuarios.
ELEMENTOS

VALORACIN

Comunicacin interna

6.67

ESTADO
Requisito Desarrollado
Sistemticamente

13

La entidad ha elaborado y difundido documentos que orienten la

Requisito Conforme

Requisito Desarrollado Parcialmente

comunicacin interna

14

La administracin mantiene actualizado a la Alta Direccin respecto


del desempeo, desarrollo riesgos, principales iniciativas y cualquier
otros eventos resultantes

15

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para la


denuncia de actos indebidos por parte del personal

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

Pgina
36

OBSERVACIN
No se ha evidenciado Directiva interna que norme la evaluacin del desempeo
4.8 Comunicacin externa
La comunicacin externa de la entidad debe orientarse a asegurar que el flujo de mensajes
e intercambio de informacin con los clientes, usuarios y ciudadana en general, se lleve a
cabo de manera segura, correcta y oportuna, generando confianza e imagen positivas a la
entidad.
ELEMENTOS

VALORACIN

Comunicacin externa
16

La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos adecuados

ESTADO

7.33

Requisito Conforme

Requisito Conforme

para informar hacia el exterior sobre su gestin institucional

17

El

encuentra

Requisito Desarrollado

18

adecuadamente actualizado
La entidad cuenta con mecanismos y procedimientos para asegurar

Requisito Desarrollado

portal

de

transparencia

de

la

entidad

se

la adecuada atencin de los requerimientos externos de


informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Pblica)

4.9 Canales de comunicacin


Los canales de comunicacin son medios diseados de acuerdo con las necesidades de la
entidad y que consideran una mecnica de distribucin formal, informal y multidireccional
para la difusin de la informacin. Los canales de comunicacin deben asegurar que la
informacin llegue a cada destinatario en la cantidad, calidad y oportunidad requeridas para
la mejor ejecucin de los procesos, actividades y tareas.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO
Requisito Desarrollado

Canales de comunicacin

Sistemticamente

19

Requisito Desarrollado

Se ha implementado alguna poltica que estandarice una


comunicacin
interna y externa, considerndose diversos tipos
memorando, paneles informativos, boletines, revistas

20

de

comunicacin:

Estos canales de comunicacin permiten que la informacin fluya de manera


clara, ordenada y oportuna

Pgina
37

Sistemticamente

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

RESUMEN
INFORMACIN Y COMUNICACIN

MH

ELEMENTO

VALORACIN

ESTADO

Funciones y Caractersticas de la Informacin

7.5

Requisite Conforme

4.2

Informacin y Responsabilidad

7.5

Requisite Conforme

4.3

Calidad y Suficiencia de la Informacin

Requisito Desarrollado Sistemticamente

4.4

Sistemas de Informacin

Requisito Desarrollado Sistemticamente

4.5

Flexibilidad al Cambio

Requisito Desarrollado Sistemticamente

4.6

Archivo Institucional

Requisito Desarrollado Sistemticamente

4.7

Comunicacin Interna

6.67

Requisito Desarrollado Sistemticamente

4.8

Comunicacin Externa

7.33

Requisite Conforme

4.9

Canales de Comunicacin

Requisito Desarrollado Sistemticamente

6.44

Requisito Desarrollado Sistemticamente

PROMEDIO

COMPONENTE SUPERVISIN

El sistema de control interno debe ser objeto de supervisin para valorar la eficacia y
calidad de su funcionamiento en el tiempo y permitir su retroalimentacin. Comprende un
conjunto de actividades de autocontrol incorporadas a los procesos y operaciones de la
entidad, con fines de mejora y evaluacin. Dichas actividades se llevan a cabo mediante
la prevencin y monitoreo, el seguimiento de resultados y los compromisos de
mejoramiento.
En tal sentido, el proceso de supervisin implica la vigilancia y evaluacin, por los niveles
adecuados, del diseo, funcionamiento y modo cmo se adoptan las medidas de control
interno para su correspondiente actualizacin y perfeccionamiento.
Las actividades de supervisin se realizan con respecto de todos los procesos y
operaciones institucionales, posibilitando en su curso la identificacin de oportunidades de
mejora y la adopcin de acciones preventivas o correctivas. Para ello se requiere de una
cultura organizacional que propicie el autocontrol y la transparencia de la gestin,
orientada a la cautela y la consecucin de los objetivos del control interno. La supervisin
se ejecuta continuamente y debe modificarse una vez que cambien las condiciones,
formando parte del engranaje de las operaciones de la entidad.

Pgina
38

5.1 Prevencin y monitoreo


El monitoreo de los procesos y operaciones de la entidad debe permitir conocer
oportunamente si stos se realizan de forma adecuada para el logro de sus objetivos y si en
el desempeo de las funciones asignadas se adoptan las acciones de prevencin,
cumplimiento y correccin necesarias para garantizar la idoneidad y calidad de los mismos.
ELEMENTOS

VALORACIN

ESTADO

6.5

Actividades de prevencin y monitoreo

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

1
2

En el desarrollo de sus labores, se realizan acciones de supervisin para

Requisito Desarrollado

conocer oportunamente si stas se efectan de acuerdo con lo establecido,

Sistemticamente

quedando evidencia de ello

Las unidades orgnicas realizan acciones para conocer oportunamente si los


procesos

en los

que interviene

Requisito Desarrollado

se desarrollan de acuerdo con los

Sistemticamente

procedimientos establecidos (monitoreo)

5.2 Seguimiento de Resultados


Cuando se detecte o informe sobre errores o deficiencias que constituyan oportunidades de
mejora, la entidad deber adoptar las medidas que resulten ms adecuadas para los
objetivos y recursos institucionales, efectundose el seguimiento correspondiente a su
implantacin y resultados. El seguimiento debe asegurar, asimismo, la adecuada y oportuna
implementacin de las recomendaciones producto de las observaciones de las acciones de
control.
ELEMENTOS

VALORACIN

Seguimiento de resultados

ESTADO

6.67

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

Las deficiencias y los problemas detectados en el monitoreo se registran y

Requisito Desarrollado

comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las

Sistemticamente

4 5 acciones necesarias para su correccin

Cuando se descubre oportunidades de mejora, se disponen medidas para

Requisito Desarrollado

desarrollarlas

Sistemticamente

Se realiza el seguimiento a la implementacin de las mejoras propuestas a

Requisito Desarrollado

las deficiencias detectadas por el OCI

5.3
ELEMENTOS

Sistemticamente

Pgina
39
Compromiso de Mejoramiento
VALORACIN

ESTADO

Compromiso de mejoramiento

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

La entidad efecta peridicamente autoevaluaciones que le permite

Requisito Desarrollado
Sistemticamente

proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormente


78
Se implementan las recomendaciones producto de las autoevaluaciones

Requisito Desarrollado

realizadas

Sistemticamente

Se implementan las recomendaciones que formulan los rganos de

Requisito Conforme

control , las mismas que constituyen compromisos de mejoramiento

RESUMEN
SUPERVISIN

ELEMENTO

5.1

VALORACIN

Actividades de Prevencin y Monitoreo

ESTADO

6.5

Requisito Desarrollado Sistemticamente

5.2

Seguimiento de Resultados

6.67

Requisito Desarrollado Sistemticamente

5.3

Compromiso de Mejoramiento

Requisito Desarrollado Sistemticamente

6.39

Requisito Desarrollado Sistemticamente

PROMEDIO

P
g
in
a
40
Estado

Descripcin

Valoracin

Requisito No desarrollado El requisito no ha sido desarrollado por la MDSA


(Insuficiencia Crtica)

0-2

a
travs de la gestin y otras
Actividades

Requisite desarrollado

El requisito es desarrollado parcialmente a travs

parcialmente

de actividades de gestin de los procesos no

(Insuficiente)

sistemticas ni documentadas o como buenas

3-4

prcticas del personal responsable.

Requisito desarrollado

El requisito es desarrollado sistemticamente de

sistemticamente

acuerdo a lo requerido por la norma, aunque

(Adecuado)

restan algunas pocas actividades a travs de

5-7

actividades o controles por implementar para el


logro de los resultados efectivos.

Requisite
(Satisfactorio)

Conforme El requisito es cumplido con resultados efectivos


a

travs

de

actividades

sistemticamente.

Pgina 41

programadas

8 - 10

El Grado de acercamiento encontrado durante el diagnstico se resume en la tabla de


Valoracin por Componente y Elemento que se muestra a continuacin:

VALORACIN OBTENIDA POR COMPONENTE Y ELEMENTO DEL SCI


REQUISITO

VALORACIN

1.1 Filosofa de la Direccin


1.2 Integridad y Valores ticos

7.2

1.3 Administracin Estratgica

5.83

1.4 Estructura Organizational

5.17

4
6
6

1.5 Administracin de los Recursos Humanos


1.6 Competencia Profesional
1.7 Asignacin de Autoridad y Responsabilidad
1.8 rgano de Control Institucional

7.33

2.1 Planeamiento de la Administracin de Riesgos

3.9 Revisin de Procesos, Actividades y Tareas

2
2
2
2
6
5.5
5.5
6.2
6
2
7
6
6

3.10 Controles para Tecnologas de la Informacin y Comunicacin

6.33

4.1 Funciones y caractersticas de la Informacin

4.6 Archivolnstitucional

7.5
7.5
7.
5
5
5

4.7 Comunicacin Interna

6.67

4.8 Comunicacin Externa

7.33

4.9 Canales de Comunicacin


5.1 Actividades de Prevencin y Monitoreo

7
6.5

5.2 Seguimiento de Resultados

6.67

2.2 Identificacin de Riesgos


2.3 Valoracin de Riesgos
2.4 Respuesta al Riesgo
3.1 Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin
3.2 Segregacin de Funciones
3.3 Evaluacin de Costo-Beneficio
3.4 Controles sobre el acceso a los Recursos o Archivos
3.5 Verificaciones y Conciliaciones
3.6 Evaluacin de Desempeo
3.7 Rendicin de Cuentas
3.8 Documentacin de Procesos, Actividades y Tareas

4.2 Informacin y Responsabilidad


4.3 Calidad y suficiencia de la Informacin
4.4 Sistemas de Informacin
4.5 Flexibilidad al Cambio

5.3 Compromiso de Mejoramiento

Pgina
42

VALORACIN
MAX.
10

10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10
10

Para la ponderacin de los factores de cada uno de los componentes, en armona con los
principios y buenas prcticas internacionales sobre la materia, se ha establecido una escala con
asignacin de la calificacin y su puntaje correspondiente, adoptado en funcin a mi criterio
profesional, la misma que se muestra a continuacin:
COMPONENTE

VALORACIN

ESTADO

AMBIENTE DE CONTROL

6.07

Requisito Desarrollado Sistemticamente

EVALUACIN DE RIESGOS

Requisito no Desarrollado

ACTIVIDADES DE CONTROL

5.65

Requisito Desarrollado Sistemticamente

INFORMACIN Y COMUNICACIN

6.44

Requisito Desarrollado Sistemticamente

SUPERVISIN

6.39

Requisito Desarrollado Sistemticamente

Pgina
43

FORTALEZAS Y DEBILIDADES DEL SISTEMA DE


CONTROL INTERNO
De la Contrastacin con los Requisitos de la Norma, las Entrevistas, la Revisin de la
Documentacin y la Cultura de la Organizacin se han determinado Fortalezas y Debilidades que
deben ser tomadas en cuenta para la Implementacin del Sistema de Control Interno.

COMPONENTE

DEBILIDADES

FORTALEZAS

AMBIENTE DE CONTROL

COMPROMISO

CAUSAS
DE

LA

INTEGRIDAD
VALORES

ADMINISTRACIN ESTRATGICA

ALTA

Y
No se encuentra difundido y no
es de conocimiento general la
misin,

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

visin

objetivos

No se han elaborado manuales


de procesos con sus
respectivos flujos

ADMINISTRACIN DE LOS

No ha elaborado el plan anual

RECURSOS HUMANOS

de formacin

capacitacin

del personal
COMPETENCIA PROFESIONAL
ORGANO

DE

CONTROL INSTITUCIONAL
COMPONENTE

DEBILIDADES

EVALUACIN DE RIESGO

Plan

de

actividades

FORTALEZAS
para

CAUSAS

la

El plan de actividades para la

administracin de los riesgos

administracin de los riesgos


Compromiso de la alta Direccin

Se encuentra en proceso de
implementacin.

OCI

Pgina
44
COMPONENTE

DEBILIDADES

Acciones de rotacin de personal en puestos

FORTALEZAS
susceptibles de riesgo o fraude

CAUSAS

no se ha evidenciado Directiva interna sobre acciones de

rotacin de personal

ACTIVIDADES DE CONTROL
GERENCIAL

los

Rendicin de cuentas
Desarrollo de cultura costo-beneficio

Controles

de

acceso

recursos o archivos
No se ha evidenciado Directiva
Consoles para las tecnologas de interna de cultura de evaluatin

informacin y comunicacin

costo-beneficio

Evaluacin de desempeo

No se ha evidenciado Directiva interna sobre


evaluacin de desempeo

COMPONENTE
INFORMACIN

DEBILIDADES

FORTALEZAS

Sistemas de informacin

CAUSAS

Funciones y caractersticas de

No

la informacin

Directiva interna

se

ha

evidenciado

COMUNICACIN
Informacin y responsabilidad
Flexibilidad al cambio

Calidad

suficiencia

de

la informacin

No

se

Directiva

ha

evidenciado

interna

sobre

revisin de sistemas
Comunicacin externa
Archivo Institucional

de

informacin

No

se

ha

evidenciado

Directiva interna que norme la


administracin

de

informacin
COMPONENTE
SUPERVISIN

DEBILIDADES

FORTALEZAS

Autoevaluaciones para planes de mejora Actividades

de

CAUSAS
prevencin

y monitoreo

No se ha evidenciado
Directiva interna sobre
autoevaluaciones para

Seguimiento de resultados

Compromiso de mejoramiento

proposiciones de planes de

Durante el desarrollo de las actividades se destacaron las siguientes fortalezas:

Liderazgo de la Alta Direccin


Entendimiento, voluntad y decisin de la Alta Gerencia sobre la necesidad de
implementar su sistema de Control Interno

Organizacin Gerencial predispuesta y decidido apoyo a la implementacin.


Pgina
45

la

Buena predisposicin del personal Gerencial y Coordinadores por asistir en la


identificacin de procesos crticos para una consecuente mejora de la gestin, as como
el brindar informacin de la manera ms rpida y espontnea.

Pgina
46

XI

OBSERVACIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL:


1. Es evidente la necesidad de un reforzamiento de capacitacin al personal, a fin de
optimizar el nivel de sensibilizacin, respecto de la importancia del reforzamiento del
Sistema de Control Interno.
2. El Cdigo de tica no est debidamente divulgado al personal de la MDSA, que
revelan parcialmente conocer su existencia.
3. El Plan Estratgico Institucional 2013-2015, se encuentra en proceso de
actualizacin en la Oficina de Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin.
4. El Manual de Organizacin y Funciones (MOF), no se encuentra actualizado.
5. El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se encuentra actualizado.
6. El rea de personal no cuenta con un clasificador de cargos actualizado,
7. El rea de personal no cuenta con una Directiva para la evaluacin del desempeo.
EN EL COMPONENTE EVALUACIN DE RIESGOS
8. La Municipalidad no cuenta con un Plan de Administracin de Riesgos que contenga
actividades de identificacin, valoracin y respuesta a los riesgos.
EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
9. No se ha evidenciado Directiva para acciones de rotacin de personal asignado en
puestos susceptibles a riesgos de fraude.
10. No se ha evidenciado Directiva de evaluacin
costo-beneficio, que brinde seguridad
razonable de que el costo de la implementacin del control no supere al beneficio que se
espera obtener.
11. No se ha evidenciado Directiva de medidas de seguridad de activos expuestos a robos o
uso no autorizado.
12. No se ha evidenciado Directiva que norme

el procedimiento de verificaciones de

ejecucin de procesos, actividades y tareas.


13. No se ha evidenciado Directiva,

que norme la entrega y rendicin

de fondos por

comisin de servicio.
EN EL COMPONENTE INFORMACIN Y COMUNICACIN
14. No se ha evidenciado Directiva que norme la revisin de los sistemas de informacin.
15. No se ha evidenciado Directiva que norme la administracin de la informacin que emite
la Municipalidad

Pgina
47

XII

PROCESOS CRTICOS DE LAS UNIDADES ORGNICAS

GERENCIA DE ADMINISTRACIN
Unidad Orgnica: Logstica v Servicios Generales

Planificacin de las Unidades administrativas para formular sus requerimientos de


bienes y servicios.
Falta de planificacin adecuada ocasiona controversia funcional con la Gerencia de
Planificacin, Presupuesto y Rationalizatin, demora en la atencin de los
requerimientos, demora en la entrega de las conformidades y malestar en el
cumplimiento de pago a proveedores.

Carencia de un local para cochera y taller de maestranza.


Dificulta un control adecuado de la salida y retorno as como del estado de las unidades
vehiculares.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Contabilidad

Elaboratin de Estados Financieros Trimestrales y Anuales.


Por informacin fuente inoportuna.
Por receptin de conciliaciones bancarias con atraso.
Por actualizaciones realizadas cercanas a la fecha de presentatin.

Conciliacin de Cuentas Trimestrales por Cobrar


Por diferencias entre los reportes de Tesorera y Rentas, a nivel de detalle.

Conciliacin entre Libra bancos y las conciliaciones bancarias


Por diferencias entre rubra caja y bancos y Tesorera.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Tesorera

Custodia de dinero
Falta o inadecuada seguridad interna en plataforma de atencin al contribuyente.

GERENCIA DE RENTAS
Sub Gerencia de Administratin Tributaria

Informacin al contribuyente en temas tributarios


Por falta de capacitacin.

Sub Gerencia de Fiscalizacin Tributaria

Fiscalizacin de casa habitatin y/o zona industrial

Emisin de Resoluciones de determinatin y de multas

Oficios de requerimientos y de presunta

Pgina
48

Por falta de personal y/o capacitacin. Unidad Orgnica: Sub


Gerencia de Comercializacin v Licencias

Autorizacin de Licencia de Funcionamiento


Por desarrollo de giros comerciales incompatibles con la zonificacin

Autorizacin para la Ubicacin de Elementos de Publicidad Exterior y/o Anuncios.


Por instalaciones de anuncios publicitarios sin autorizacin y sin medidas normadas.

Elaborar y Mantener Actualizado el Registro de las MYPES.


Por carencia de registro histrico sistematizado y carencia de personal.

GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO


Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Catastro v Habilitaciones Urbanas

Catastro de los Predios del Distrito.

Elaboratin de expedientes tcnicos de habilitacin urbana de oficio.

Verificatin de predios in situ

Orientatin y recepcin adecuada de documentacin para trmites municipales

Emisin de constancias de posesin para factibilidad de servicios bsicos.


Por falta de personal especializado y/o capacitacin.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Obras Privadas v Control Urbano

Expeditin de Licencia de obras para edificaciones (modalidades a, b, c y d).

Recepcin de expedientes incompletes

Fiscalizacin y control urbano de obras mediante la supervisin constante.


Por falta de conciencia de la poblacin para solicitar licencias, falta de tica profesional
de proyectistas y falta de personal.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Obras Pblicas

Evaluatin de las liquidaciones de obras pblicas


No se cuenta con documentacin completa

GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIAL


Sub gerencia de Limpieza Pblica, reas Verdes v Medio Ambiente

Reclutamiento de personal para los servicios de barrido de calles y mantenimiento


de reas verdes
Escasa oferta de mano de obra

Mantenimiento de reas verdes


Por cambio climtico y entrega de herramientas fuera de tiempo

Recojo de residuos slidos(basura en las calles) fuera del horario de recojo

Pgina
49

Por actitud negativa de los vecinos al


cumplimiento de las disposiciones
Municipales.
GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION

Conciliatin de ingresos y gastos (EP-1)

Evaluatin Presupuestal Segundos Semestres

CLINICA MUNICIPAL

Carencia de capacitacin del personal administrativo

Pgina
50

XIII
DIAGNSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
CRITERIOS METODOLGICOS
La formulatin del presente Diagnstic del Sistema de Control Interno de la Municipalidad
Distrital de Santa Anita, se ha realizado siguiendo la metodologa y los lineamientos establecidos
en la Resolutin de Contralora N 458-2008-CG - Gua para la Implementacin del Sistema
de Control Interno en las Entidades del Estado, es decir se ha efectuado:

Recopilacin y estudio selectivo de la informatin y documentatin disponible sobre las


medidas, disposiciones, procedimientos y prcticas instituidas por la Entidad como
parte de su Sistema de Control Interno, as como toda la normatividad interna o externa
vinculada con el control interno vigente.

Revisin de los resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los


ejecutivos y funcionarios claves, y pruebas operativas a los controles identificados.

Validatin de resultados mediante entrevistas y reuniones de trabajo con los funcionarios


responsables.

Identificatin de debilidades y fortalezas.

Determinatin del nivel de implementatin y adecuacin de la estructura de control


interno, en lnea con los componentes y subsistemas de control establecidos,
identificando, analizando y concluyendo, en los aspectos siguientes:

o El nivel de desarrollo, organizatin y grado de madurez del Sistema de Control Interno


actual. o Los estndares o elementos de control que conforman el sistema existente y
su grado de
formalidad. o Las deficiencias, vacos y oportunidades de mejora que presenta el
Sistema de Control
Interno (en su conjunto) en operatin. o La metodologa de control de gestin
estratgica. o Los ajustes o adecuaciones que deben efectuarse e implantarse. o Una
estimatin de los recursos econmics y de personal requerido para la
implementatin de las deficiencias, vaco y oportunidades antes mencionadas, las cuales
sern presentadas en un Plan de Actin.

Asimismo, la metodologa empleada ha considerado el uso de tcnicas de indagacin,


inspectin, clculo, confirmatin, observatin, entre otras; as como la aplicacin de las
herramientas de reflectin de informatin desarrolladas especialmente para este propsito
en la Municipalidad Distrital de Santa Anita, como son: encuestas de perceptin, entrevistas
de contestatin por componentes y factores y cuestionarios de control interno por procesos,
orientados en conjunto a la evaluatin y determinatin del grado de madurez del control
interno de la Entidad, tanto a nivel general como por sus unidades orgnicas conformantes.

__________________________________ Pgina
51

___________________________________

AMBIENTE DE CONTROL

1. La Municipalidad Distrital de Santa Anita, cuenta con un sistema de control interno


reconocido por todo el personal involucrado en el cumplimiento de la Visin y Misin.
2. Se ha percibido clara conciencia respecto al manejo racional de los recursos de la
organizacin.
3. La Alta Direccin apoya las actividades de control, las acciones de control preventivo y
las mejoras que permitan optimizar los procesos de control y permitan atender con
calidad a los ciudadanos del

Distrito de

Santa Anita y cumplir con los

Objetivos.
4. Se cuenta con un soporte normativo referido a las actividades de control preventivo.
5. En el nivel general el SCI se encuentra en la fase de Adecuado, encontrndose en proceso
de desarrollo, el componente de evaluacin de riesgos y en tanto que en un nivel
destacado, los elementos de control referidos a filosofa de la Direccin, Integridad y
Valores ticos, rgano de Control Institucional y Comunicacin externa.
6. Con respecto a la norma Administracin de Recursos Humanos, requiere de polticas
para la formacin y capacitacin del personal, y algunas unidades orgnicas no
cuentan con el personal necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades.
EVALUACION DE RIESGOS
A la fecha, la Municipalidad an no cuenta con un sistema integral de riesgos alineado a la
Metodologa COSO y con las normas de la CGR respecto a los riesgos.
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
1. Los Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin; controles sobre el acceso a los
recursos o archivos, verificaciones y conciliaciones; rendicin de cuentas;
documentacin y revisin de procesos, actividades y tareas; controles para
tecnologas de la informacin y comunicacin vienen desarrollndose
adecuadamente, requiriendo sin embargo sean actualizados a la culminacin del
Plan Estratgico Institucional 2013-2015.
2.

Es necesario una normativa interna para la implementacin de la evaluacin del


desempeo del personal que considere indicadores adecuados a la

3.

Visin y Misin de la Municipalidad.

4.

Es necesario una normativa interna para la implementacin de la metodologa


costobeneficio a los sistemas de control interno de manera de optimizar los controles a
efectos de no incurrir en costos superiores a los beneficios que se lograrn con
dichos controles.

Pgina
52

INFORMACION Y COMUNICACIN
1. Los elementos de informacin y comunicacin se dan en la organizacin en calidad y
suficiencia.
2. Se tienen los niveles de acceso claramente delimitados y a cada empleado se le ha
establecido un perfil para acceder a la informacin que le es pertinente conocer para
gestionar sus funciones de manera eficiente.
1. Sin embargo se cuenta solo con informacin de algunos manuales, directivas y
documentos normativos a disposicin del personal, ameritando la formulacin de
todos los manuales, reglamentos y directivas necesarios.
4.

Amerita reforzar la capacitacin en el manejo del sistema de informacin con que


se cuenta, para incentivar su uso eficaz.

SUPERVISIN
Se desarrollan las actividades de prevencin y monitoreo.
La OCI cumple su papel de controlador posterior.
El componente de Supervisin obtiene una calificacin de Bueno, resultado que nos lleva a
concluir que este componente se encuentra desarrollado.
XIV

CONCLUSIN DEL DIAGNSTICO

La Municipalidad Distrital de Santa Anita, excepto por los elementos indicados en


observaciones y procesos crticos, que ameritan implementacin y/o reforzamiento a
nivel de entidad o de proceso, segn corresponda; cuenta con un sistema de control
interno adecuado y en pleno funcionamiento, siendo una de las preocupaciones
prioritarias actuales de la Alta Direccin, su reforzamiento y mejora.

CPC Jorge Lus Alvarez Vazallo


CONSULTOR

53

XV

RECOMENDACIONES
ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO A IMPLEMENTAR A NIVEL DE ENTIDAD

EN EL COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL


1. Reforzamiento de capacitacin al personal, a fin de optimizar el nivel de sensibilizacin,
respecto de la importancia del reforzamiento del Sistema de Control Interno.
2. Divulgacin conveniente del Cdigo de tica al personal de la MDSA.
3. Culminacin del Plan Estratgico Institucional 2013-2015, divulgarlo convenientemente
al personal, reenmarcando la Misin, Visin y sus objetivos estratgicos.
4. Actualizar el Manual de Organizacin y Funciones (MOF).
5. Actualizar el Manual de Procedimientos (MAPRO).
6. Formulacin de un Clasificador de Cargos actualizado, para la Unidad de Personal
7. Formulacin de una Directiva para la Evaluacin del Desempeo.
EN EL COMPONENTE EVALUACION DE RIESGOS
8. Implementacin de un Plan de Administracin de Riesgos, alineado a la metodologa
COSO, que contenga actividades de identificacin, valoracin y respuesta a los riesgos.
EN EL COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
9. Formulacin de una Directiva que norme acciones de rotacin del personal asignado a
puestos susceptibles a riesgos de fraude.
10. Formulacin de una Directiva de Evaluacin costo- beneficio al reforzamiento
del Sistema de Control Interno, a efectos de no incurrir en costos superiores a los
beneficios que se lograrn con dichos controles.
11. Formulacin de una Directiva de Seguridad de Activos Expuestos a Robos o Uso no
Autorizado.
12. Formulacin de una Directiva de Verificaciones de Ejecucin de Procesos , Actividades
y Tareas.
13. Formulacin de una Directiva, que norme la Entrega y Rendicin de Fondos por
Comisin de Servicio.
EN EL COMPONENTE INFORMACION Y COMUNICACION
14. Formulacin de una Directiva que norme el Procedimiento para la Revisin de los
Sistemas de Informacin.

54

15. Formulatin de una Directiva que norme la Administratin de la Informatin que emite
la Municipalidad
IMPLEMENTACION A NIVEL DE PROCESOS
GERENCIA DE ADMINISTRACION
Unidad Orgnica: Logstica v Servicios Generales

Efectuar una adecuada Planificacin de requerimientos de bienes y servicios.

Implementar un local para cochera y taller de maestranza.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Contabilidad

Entregar a Contabilidad la informatin pertinente para la Elaboratin de Estados


Financieros Trimestrales y Anuales, en fecha oportuna.

Tesorera y Rentas entreguen a Contabilidad reportes conciliados a nivel de


detalle.

Tesorera entregue a Contabilidad Informatin conciliada de Libra Bancos y


Estados Bancarios

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Tesorera

Se brinde seguridad interna adecuada en custodia del dinero y valores.

GERENCIA DE RENTAS
Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Administratin Tributaria

Reforzar la capacitacin para brindar Informatin al contribuyente en temas


tributarios.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Fiscalizacin Tributaria

Reforzar el apoyo de personal y capacitacin adecuada para el desarrollo de los


indicados procesos.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Comercializacin v Licencias

Medidas de persuasin u otro mecanismo, contra el desarrollo de giros


comerciales incompatibles con la zonificacin

Medidas de persuasin u otro mecanismo que frene las instalaciones de anuncios


publicitarios sin autorizacin y sin medidas normadas.

Implementar el registro histrico sistematizado y apoyo de personal.

55

GERENCIA DE OBRAS Y DESARROLLO URBANO


Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Catastro v Habilitaciones Urbanas

Apoyar con personal especializado y capacitado convenientemente para el


desarrollo de los procesos indicados.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Obras Privadas v Control Urbano

Concientizar: A la poblacin para solicitar licencias; a proyectistas para


comportamiento tico y brindar apoyo de personal necesario, para el desarrollo de
los procesos indicados.

Unidad Orgnica: Sub Gerencia de Obras Pblicas

Dispositin para la presentacin-recepcin de documentatin completa.


GERENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS Y DESARROLLO SOCIAL Unidad

Orgnica: Sub gerencia de Limpieza Pblica, reas Verdes v Medio Ambiente

Incentivar y/o motivar demanda de mano de obra.

Dispositin para entrega-recepcin de herramientas en forma oportuna.

Dispositin para campaa de concientizacin a los vecinos a la adoptin de


actitud positiva en el cumplimiento de las disposiciones Municipales.
GERENCIA DE PLANIFICACION, PRESUPUESTO Y RACIONALIZACION

Coordinatin permanente para la correcta ejecucin del Presupuesto, corolario de


una adecuada Planificacin de requerimientos de bienes y servicios.
CLNICA MUNICIPAL
Conveniente capacitacin al personal administrativo

ROL DE LOS FUNCIONARIOS DE LAS UNIDADES ORGNICAS Los funcionarios de


las Unidades Orgnicas deben brindar el apoyo necesario a la Gerencia de Planificacin,
Presupuesto y Rationalizatin, suministrando informatin base de sus unidades para la
formulatin y/o actualizatin de los instrumentos normativos, que reflejen las
actividades que se realizan y/o las que sern necesarias ejecutar en funcin a la misin,
visin y objetivos estratgicos de la Municipalidad.

56

Asimismo la Gerencia indicada debe solicitar el apoyo necesario de recursos humanos a


fin de consolidar la informacin que reciba de las unidades y proceda a la formulacin y/o
actualizacin del Plan Estratgico Institucional 2013-2015 (PEI), Manual de Organizacin
y Funciones (MOF) y Manual de Procedimientos (MAPRO).
AL COMIT DE CONTROL INTERNO La implementacin y/o reforzamiento
de las observaciones y procesos crticos, en armona con los requisitos establecidos
en las Normas de Control Interno, sean ejecutadas sin receso (FASE DE
EJECUCIN), a fin de continuar con la dinmica desarrollada, as como por la
naturaleza temporal y circunstancial del diagnstico presentado.

CPC Jorge Lus Alvarez Vazallo


CONSULTOR

57

XVI

ESQUEMAS DE OBSERVACIONES Y PROCESOS CRTICOS

ESQUEMA DE OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO


Componente de Control Interno

Observaciones

Recomendaciones de Implementacin

AMBIENTE DE CONTROL

Necesidad

de

un

reforzamiento

de

Reforzamiento de capacitacin al personal, a fin

capacitacin al personal, a fin de optimizar el

de optimizar el nivel de sensibilizacin,

nivel

respecto de la importancia del reforzamiento

de

sensibilizacin,

respecto

de

la

importancia del reforzamiento del Sistema de

del Sistema de Control Interno.

Control Interno.

El Cdigo de tica no est debidamente

Divulgar convenientemente el Cdigo de

divulgado al personal de la MDSA, que

tica al personal de la MDSA.

revelan parcialmente conocer su existencia.


El Plan Estratgico Institucional 2013-2015, se

Actualizar el Plan Estratgico Institucional

encuentra en proceso de actualizacin en la

2013-2015.

Oficina

de

Planificacin,

Presupuesto

Racionalizacin.

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF),

Actualizar

no se encuentra actualizado.

Funciones (MOF),

El Manual de Procedimientos (MAPRO), no se

Actualizar

encuentra actualizado.

(MAPRO).

El

rea

de

personal

no

cuenta

con

un

el

el

Manual

de

Manual

Organizacin

de

Procedimientos

Actualizar el Clasificador de Cargos de la

clasificador de cargos actualizado,

Unidad de Personal.

El rea de personal no cuenta con una Directiva

Formular una Directiva de

para la evaluacin del desempeo.

Desempeo.

Evaluacin del

Evaluacin de Riesgos
La Municipalidad no cuenta con un Plan de

Implementar un Plan de Administracin de

Administracin

Riesgos

de

Riesgos

que

actividades de identificacin,

contenga

valoracin y

que

identificacin,

contenga

actividades

de

valoracin y respuesta a los

respuesta a los riesgos.

riesgos.

No se ha evidenciado Directiva para acciones de

Formular una Directiva para acciones de

rotacin de personal asignado en puestos

rotacin de personal asignado en puestos

susceptibles a riesgos de fraude.

susceptibles a riesgos de fraude.

No se ha evidenciado Directiva de evaluacin

Formular

costo-beneficio.

Costo-Beneficio,

Actividades de Control Gerencial

una

Directiva

de

Evaluacin

que brinde seguridad

razonable de que el costo del reforzamiento


del control Interno no

superar al beneficio

58
que se espera obtener.

No se ha evidenciado Directiva de medidas de

Formular

seguridad de activos expuestos a robos o uso no

Seguridad de Activos Expuestos a Robos o

autorizado.

Uso No Autorizado.

No se ha evidenciado Directiva que norme

el

una

Directiva

Medidas

de

Formular una Directiva de Procedimiento de

procedimiento de verificaciones de ejecucin de

Verificaciones

procesos, actividades y tareas.

Actividades y Tareas.

No se ha evidenciado Directiva que norme la

Formular

entrega y rendicin

Rendicin

de fondos por comisin de

de

de

una

Ejecucin

Directiva

de

de

Procesos,

Entrega

de Fondos por Ccomisin de

servicio.

Servicio.

No se ha evidenciado Directiva o Instructivo de

Formular un Instructivo de Manejo del Sistema

manejo del Sistema de Informacin con que

de Informacin de la Municipalidad Distrital de

cuenta la Municipalidad, para su uso eficaz por

Santa Anita.

Informacin y Comunicacin

parte del personal.

No se ha evidenciado

Directiva que norme la

revisin de los sistemas de informacin.

Formular una
los

Sistemas

Directiva que de Revisin de


de

Informacin

de

la

Municipalidad Distrital de Santa Anita.


No se ha evidenciado Directiva que norme la

Formular una Directiva de

administracin de la informacin que emite la

Informacin que Emite la Municipalidad

Administracin de la

Municipalidad

Distrital de Santa Anita

59

ESQUEMA DE PROCESOS CRTICOS DE LAS UNIDADES ORGNICAS


Unidades Orgnicas

Procesos Crticos

Recomendaciones de Implementacin

Planificacin de las Unidades administrativas

Efectuar una adecuada Planificacin de

para formular sus requerimientos de bienes y

requerimientos de bienes y servicios.

Logstica y Servicios Generales

servicios, especialmente a fines del ejercicio.

Local

para

cochera

taller

de

Implementar un local para

cochera y taller de

maestranza.

maestranza.
Contabilidad
Elaboracin

de

Estados

Financieros

Entregar

Contabilidad

la

informacin

pertinente para la Elaboracin de Estados

Trimestrales y Anuales.

Financieros

Trimestrales y Anuales, en

fecha oportuna.
Conciliacin de Cuentas Trimestrales por

Tesorera

Cobrar

Contabilidad reportes conciliados a nivel de

Rentas

entreguen

detalle.
Conciliacin entre Libro bancos y Estados

Tesorera

bancarios

Informacin conciliada de Libro Bancos y

entregue

Contabilidad

Estados Bancarios
Tesorera

Custodia de dinero y valores

Se brinde seguridad interna adecuada en


custodia del dinero y valores.

Administracin Tributaria
Informacin

al

contribuyente

en

temas

tributarios

Reforzar

la

Informacin

capacitacin
al

para

contribuyente

en

brindar
temas

tributarios.
Fiscalizacin Tributaria

Fiscalizacin de casa habitacin y/o zona

Reforzar

industrial - Emisin de Resoluciones de

capacitacin adecuada para el desarrollo de

determinacin y de multas - Oficios de

los indicados procesos.

el

apoyo

de

personal

requerimientos y de presunta

Comercializacin y Licencias
Autorizacin de Licencia de Funcionamiento

Medidas de persuasin u otro mecanismo,


contra el

desarrollo de

giros

comerciales

incompatibles con la zonificacin


Autorizacin para la Ubicacin de Elementos

Medidas de persuasin u otro mecanismo que

de Publicidad Exterior y/o Anuncios.

frene las instalaciones de anuncios publicitarios sin


autorizacin y sin medidas normadas.

Elaborar y Mantener Actualizado el Registro

Implementar el registro histrico sistematizado y

de las MYPES.

apoyo de personal.

Catastro y Habilitaciones Urbanas


Catastro

de

-Elaboracin

los

Predios

de

expedientes

del

habilitacin urbana de oficio -

Distrito
tcnicos

Apoyar
de

Verificacin

capacitado

con

personal

especializado

convenientemente

para

y
el

desarrollo de los procesos indicados.

60

de predios in situ - Orientacin y recepcin


adecuada de documentacin para trmites
municipales - Emisin de constancias de
posesin

para

factibilidad

de

servicios

bsicos.

Obras Privadas y Control Urbano


Expedicin

de

Licencia

de

obras

para

Concientizar: A la poblacin para solicitar

edificaciones (modalidades a, b, c y d)

licencias; a proyectistas para comportamiento

-Recepcin de expedientes incompletos

tico y brindar apoyo de personal necesario,

-Fiscalizacin y control urbano de obras

para el desarrollo de los procesos indicados .

mediante la supervisin constante.


Obras Pblicas
Evaluacin

de las liquidaciones de obras

pblicas
Limpieza Pblica, reas Verdes y Medio Ambiente

Disposicin para la presentacin-recepcin de


documentacin completa.

Reclutamiento de personal para los servicios de Incentivar y/o motivar demanda de mano de
barrido de calles y mantenimiento de reas obra
verdes
Mantenimiento de reas verdes

Disposicin

parar

entrega.recepcin

de

herramientas en forma oportuna


Recojo de residuos slidos(basura en las

Disposicin para campaa de concientizacin a

calles) fuera del horario de recojo

los vecinos a la adopcin de actitud positiva en el


cumplimiento

de

las

disposiciones

Municipales.

Planificacin, Presupuesto y Racionalizacin


Conciliacin de ingresos y gastos (EP-1)

Coordinacin permanente para la correcta


ejecucin del Presupuesto, corolario de una
adecuada Planificacin de requerimientos
de bienes y servicios.

Evaluacin

Presupuestal

Segundos

Semestres

Clnica de la Municipalidad de Santa Anita


Carencia

de

capacitacin

administrativo

del

personal

Reforzar

capacitacin

del

personal

administrativo.

CPC Jorge Lus Alvarez Vazallo


CONSULTOR

61