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Repblica de Colombia

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social


Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Direccin de Contratacin

MANUAL DE CONTRATACIN
TITULO I
GENERALIDADES
1.1. MBITO DE APLICACIN
El Instituto Colombiano de Bienestar Familiar ICBF, conforme a lo dispuesto por el artculo 38 de la Ley 489 de
1998, forma parte de la rama ejecutiva del poder pblico nacional en el nivel descentralizado; es un establecimiento
pblico[1] del orden nacional con autonoma administrativa y presupuestal encargada de formular y coordinar la
ejecucin de la poltica pblica de proteccin social a la niez, los jvenes menores de edad y la familia, con la cual
se busca garantizar sus derechos y asegurar su proteccin cuando se encuentran en situacin de vulnerabilidad, sus
acciones se inscriben en un marco normativo nacional que recoge los acuerdos internacionales en este campo y se
fundamenta en el reconocimiento de que la inversin social en el bienestar de la infancia y la familia repercute en el
desarrollo del pas y brinda mayores oportunidades para los sectores ms pobres de la sociedad.
En procura de alcanzar de manera eficiente sus objetivos, en materia de contratacin, el ICBF cuenta con un
rgimen especial o exceptivo, establecido en la Ley 7 de 1979 articulo 21 numeral 9; el Decreto 2388 de 1979,
articulo 123 y ss.; Decreto 2923 de 1994, Decreto 2150 de 1995, articulo 122; y Decreto 1529 de 1996, conocido
como Rgimen Especial de Aporte, de manera que los contratos que celebre el ICBF para la operacin de sus
programas misionales, se rigen por las nomas sobre contrato de aporte, pues su finalidad es la proteccin de los
derechos constitucionales fundamentales de los nios, nias y adolescentes dentro del marco del Estado Social de
Derecho, propendiendo por el fortalecimiento de la unidad familiar, la garanta de los derechos fundamentales de los
nios, nias y adolescentes, su prevalencia y debida proteccin de su inters superior.
Las disposiciones contenidas en el presente Manual de Contratacin se aplicarn a los procesos de seleccin de
operadores y/o contratistas que se adelanten en el ICBF en sus etapas de planeacin, precontractual, contractual y
postcontractual, segn el rgimen pertinente.
A efectos de realizar una contratacin transparente, objetiva, pblica, eficiente y ajustada al ordenamiento normativo
y a los principios de la funcin administrativa consagrada en el Articulo 209 de la Constitucin Poltica de Colombia,
se consagran los dos regmenes de contratacin aplicables al ICBF que se desarrollaran en el presente Manual de
Contratacin.
A los contratos de aporte se aplicarn los principios del artculo 209 de la Constitucin Poltica, las disposiciones
especiales del Contrato de Aporte, segn lo previsto en el artculo 81 de la Ley 489 de 1998, la Ley 7 de 1979
artculo 21 numeral 9; la Ley 1098 de 2006 artculo 11 pargrafo; el Decreto 2388 de 1979 artculos 123 y ss; el
Decreto 2150 de 1995 artculo 122; el Decreto 2923 de 1994 y el Decreto 1529 de 1996.
Por la naturaleza del servicio de Bienestar Familiar y de conformidad con el rgimen especial de contratacin del
Instituto, para el desarrollo de los programas misionales se podrn suscribir contratos de aporte, entendindose por
tal el negocio jurdico que se celebra entre el Instituto y una institucin de utilidad pblica o social, por medio del cual
aquel se obliga a proveer a sta los bienes o servicios indispensables para la prestacin total o parcial del servicio,
actividad que se cumple bajo la exclusiva responsabilidad de la institucin, con personal de su dependencia, pero de
acuerdo con las normas y el control del ICBF.

[1] Ley 75 de 1968, Ley 7 de 1979, Decreto 2388 de 1979, Decretos 1137 y 1138 de 1999 y Decreto 3264 de 2002.

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Para la identificacin de la aplicacin del rgimen especial de aporte, desde la etapa de planeacin la dependencia
interesada en la contratacin deber verificar lo siguiente:
(i)
(ii)
(iii)
(iv)

Que se trate de persona pblica o privada, jurdica o natural, nacional o extranjera sin nimo de lucro.
Que el objeto a contratar sea Misional y estratgico
Que el proyecto a contratar pertenezca al Sistema Nacional de Bienestar Familiar.
Que exista aporte de recursos del ICBF en dinero o en especie.

Establecido el Rgimen Especial de Aporte, residualmente, se deber tener en cuenta que si la contratacin que se
pretende adelantar no se enmarca en esa categora, por tratarse de bienes, obras o servicios distintos a los
programas misionales del ICBF, deber darse aplicacin al Estatuto General de Contratacin Pblica conforme a lo
establecido en el presente documento acorde con la Ley 80 de 1993, sus Decretos reglamentarios, la Ley 1150 del
16 de julio de 2007, el Decreto 734 de 2012, Decreto 019 de 2012 y Ley 1474 de 2011, siendo tambin aplicables las
disposiciones comerciales y civiles pertinentes, en aquellas materias no reguladas por la misma y su fundamento
responde a criterios de racionalidad en el uso de los recursos atendiendo la austeridad en el gasto pblico segn lo
establecido en el artculo 13 de la Ley 80 de 1993
1.2. DELEGACIN Y DESCONCENTRACIN EN MATERIA CONTRACTUAL
A el (la) Director(a) General del ICBF como representante legal, en materia de contratacin le corresponde:
a.
b.
c.
d.

Adelantar procesos de seleccin y celebrar contratos con organismos internacionales.


Celebrar contratos de emprstito.
Declarar la urgencia manifiesta y celebrar los contratos que se derivan de ella.
Celebrar contratos para la realizacin de trabajos artsticos o para la realizacin de actividades cientficas o
tecnolgicas.
e. Celebrar contratos de fiducia o encargo fiduciario.
f. Suscribir contratos o convenios sin cuanta.
g. Adelantar los procesos de seleccin y suscribir los contratos que no fueren delegados en el presente manual.
Delegase la ordenacin del gasto y el ejercicio de la facultad de adelantar procesos de seleccin, adjudicar, celebrar,
adicionar, modificar, suspender, resolver, terminar, liquidar convenios y contratos a nombre del Instituto con
personas pblicas o privadas, y las funciones a las que se refiere el presente manual, en los servidores pblicos que
se determinan a continuacin:
1.2.1.

EN EL (LA) SUBDIRECTOR(A) GENERAL.

a. Adelantar procesos de seleccin y celebrar contratos o convenios sin lmite de cuanta en asuntos relacionados
con la contratacin de programas misionales del ICBF, sin perjuicio de las delegaciones otorgadas a las
Direcciones Regionales.
1.2.2.

EN EL (LA) SECRETARIO(A) GENERAL.

a. Adelantar procesos de seleccin y celebrar contratos o convenios sin lmite de cuanta en asuntos relacionados
con apoyo a la gestin del ICBF, sin perjuicio de las delegaciones otorgadas a las Direcciones Regionales.
b. Adelantar procesos de seleccin y suscribir contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la
gestin para ejecucin en la Direccin General.
c. Celebrar contratos o convenios de comodato, donacin, cesin, servidumbres, venta de bienes muebles e
inmuebles.
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1.2.3.
a.
b.

Adelantar procesos de seleccin y celebrar contratos o convenios para los asuntos de su jurisdiccin, cuya
cuanta sea de hasta 1.000 SMLMV y contratos de aporte hasta por 5.000 SMLMV, salvo aquellos delegados
exclusivamente a otros servidores pblicos de la Direccin General.
Adelantar procesos de seleccin y celebrar contratos de venta de bienes muebles e inmuebles cuyo precio
mnimo de venta no exceda 400 SMLMV.

1.2.4.
a.
b.

EN LOS(AS) DIRECTORES(AS) REGIONALES

EN EL(LA) DIRECTOR(A) DE CONTRATACIN.

Adjudicar o declarar desiertos los procesos de seleccin que adelante el Director(a) General, Subdirector(a)
General y el(la) Secretario(a) General que de acuerdo con lo previsto en el Artculo 273 de la Constitucin
Poltica, se deban realizar en audiencia pblica.
Adelantar el trmite y suscribir los actos administrativos de imposicin de multas y sanciones contractuales de
los contratos o convenios suscritos por el Director(a) General, Subdirector(a) General y el(la) Secretario(a)
General).

1.2.5.

DELEGACION ESPECIAL

La realizacin de procesos de seleccin o celebracin de contratos o convenios que superen las cuantas o excedan
la delegacin sealada en el presente artculo por parte de las Direcciones Regionales, requerir delegacin
especial, la cual ser otorgada por la Direccin General, previa solicitud sustentada ante la dependencia de la Sede
de la Direccin General encargada del proyecto, quien dejar constancia expresa de su aprobacin en la solicitud
que remita a la Direccin de Contratacin por lo menos con tres (3) das hbiles de anticipacin para que elabore el
acto administrativo respectivo, esta delegacin especial ser otorgada por el valor total del convenio o contrato a
suscribir.
Corresponde a cada rea responsable de los proyectos adelantar los trmites y preparar los actos o documentos
necesarios para la ejecucin de las actividades o programas que permitan el ejercicio adecuado y oportuno de la
delegacin.
La delegacin para la celebracin de Contratos de Aporte se estimar sobre la cuanta total del contrato o convenio a
suscribir.
La delegacin para la suscripcin de los contratos resultantes de los procesos de seleccin ser de competencia del
delegatario que dio apertura formal al proceso de seleccin, sin tener en consideracin la cuanta del contrato
resultante, toda vez que la competencia estar determinada por la cuanta del procesos de seleccin.
La Direccin General en cualquier tiempo podr reasumir las facultades delegadas y revisar los actos expedidos por
los ordenadores del gasto, con sujecin a las disposiciones del Cdigo Contencioso Administrativo.
1.2.6.

ALCANCE DE LA DELEGACIN

Dentro de las actividades derivadas de la delegacin, se entienden incorporadas, entre otras:


a.
b.
c.
d.

Expedir los actos administrativos de trmite y definitivos que sean requeridos.


Resolver los recursos en va gubernativa que le sean formuladas con ocasin de la actividad contractual.
Designar los supervisores de los contratos y convenios.
Pactar y ejercer facultades excepcionales, imponer multas y declarar el incumplimiento de obligaciones
contractuales.

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e. Garantizar el debido proceso en las actuaciones contractuales y ejercer oportunamente las facultades
previstas en el artculo 17 de la Ley 1150 de 2007.
f. Informar al Director General en forma inmediata las dificultades o circunstancias que ameriten que ste
reasuma el ejercicio de las funciones delegadas.
g. Suscribir la liquidacin de los contratos y convenios, incluida la expedicin del acto administrativo de
liquidacin unilateral, cuando fuere pertinente. En la liquidacin el ordenador del gasto intervendr sobre la
base de la informacin documental que prepare y verifique el supervisor y/o el interventor y el responsable
de la direccin de contratacin o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales.
h. Solicitar intervencin de los organismos de control en los asuntos que considere necesario.
i. Las dems inherentes al ejercicio de la competencia delegada.
Los responsables de las dependencias, sean estos servidores pblicos o contratistas sern responsables de la
realizacin de todas las actividades correspondientes a la planeacin, estructuracin, seguimiento y desarrollo de los
procesos de contratacin y el seguimiento a la ejecucin de los contratos y convenios correspondientes a su rea,
para lo cual debern adelantar todos los trmites y preparar los actos o documentos necesarios para la ejecucin de
las actividades o programas que permitan el ejercicio adecuado y oportuno de la actividad contractual en todas sus
etapas.
As mismo, los supervisores, sern responsables de realizar la evaluacin, control, seguimiento y apoyo en la
ejecucin del contrato o convenio, con el propsito de asegurar su cumplimiento; adelantar todos los trmites y
elaborar los documentos necesarios para la imposicin de sanciones y en general todos aquellos que se requieran
durante la etapa contractual y de ejecucin. Debern presentar un informe segn periodicidad determinada en el
contrato al ordenador del gasto sobre el estado de ejecucin y avance de los contratos o convenios y adoptarn las
medidas necesarias para el cumplimiento de los mismos.
1.3. PROHIBICIONES
Ningn delegatario en ejercicio de la funcin contractual podr celebrar contratos o convenios ni ordenar gastos
diferentes a los aqu previstos.
1.4. DESCONCENTRACIN DE FUNCIONES, TRMITES Y PROCEDIMIENTOS
De acuerdo con lo previsto en el artculo 21 de la Ley 1150 de 2007 y los Artculos 7 y 8 de la Ley 489 de 2008, se
desconcentra en las siguientes dependencias las actividades que se indican a continuacin:
1.4.1.

EN LA DIRECCIN DE CONTRATACIN

Las directrices en materia de contratacin a nivel nacional sern impartidas por la Direccin de Contratacin, con el
fin de propender por el cumplimiento de los principios contractuales, en especial la transparencia y la seleccin
objetiva del contratista, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, en relacin con los contratos que
suscriba la Direccin General y los funcionarios delegados por esta, cumplir las siguientes funciones:
a) Asesorar a los ordenadores del gasto en el trmite de las etapas precontractual, contractual y post contractual.
b) Preparar para la firma de la Direccin General, Subdireccin General y Secretara General los proyectos de
acto administrativo que se expidan con ocasin de la actividad contractual.
c) Asesorar a la Direccin General, Subdireccin General, Secretara General y Direcciones Regionales y
aprobar los actos que deben ser emitidos con ocasin de la actividad contractual.
d) Elaborar las minutas para la firma de los contratos y convenios que celebre la Direccin General,
Subdireccin General, Secretara General del ICBF.
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e) Aprobar las garantas de los contratos o convenios suscritos por la Direccin General, Subdireccin
General, Secretara General.
f) Verificar el cumplimiento de los requisitos legales previstos para la contratacin estatal o el rgimen especial
de aporte del ICBF.
g) Expedir certificaciones de todos los convenios o contratos que celebre la Direccin General, Subdireccin
General, Secretara General del ICBF y de los que se encuentren liquidados al momento de la solicitud o
terminados que no requieran liquidacin segn lo preceptuado por la ley y el presente manual de
contratacin.
h) Emitir los oficios de ejecucin de los convenios o contratos que celebre la Direccin General, Subdireccin
General, Secretara General del ICBF.
i) Enviar a las autoridades competentes y las Cmaras de Comercio los informes y avisos sobre procesos de
seleccin, contratos, multas y sanciones administrativas que se impongan a los contratistas.
j) Cumplir con la publicacin oportuna de todos los actos administrativos y actuaciones en el SECOP y en la
Pgina Web del ICBF de los procesos de seleccin adelantados por la Direccin General, Subdireccin
General, Secretara General del ICBF. En atencin a lo establecido en el artculo 7.4.2 del Decreto 734 de
2012, se determina que el Coordinador SECOP para la sede de la Direccin General es el Director de
Contratacin.
k) Cumplir con la publicacin oportuna de las actuaciones en la Pgina Web del ICBF con ocasin de los
procesos de seleccin adelantados por las Direcciones Regionales.
l) Coordinar la preparacin y realizacin de las audiencias pblicas que se requieran en los procesos de
contratacin adelantados por la Direccin General, Subdireccin General, Secretara General del ICBF.
m) Llevar el control de la designacin o contratacin de interventores y/o supervisores de los contratos o
convenios que celebre la Direccin General, Subdireccin General, Secretara General del ICBF.
n) Elaborar las actas de liquidacin de los contratos y convenios adelantados por la Direccin General,
Subdireccin General, Secretara General del ICBF.
o) Realizar la notificacin de los actos administrativos que se expidan con ocasin de la actividad contractual
adelantada por la Direccin General, Subdireccin General, Secretara General del ICBF.
p) Llevar el control de numeracin y legalidad de todos los contratos y convenios que celebre la Direccin
General, Subdireccin General, Secretara General del ICBF.
q) Mantener actualizadas las estadsticas que se deriven de la actividad contractual en el ICBF.
r) Asesorar e impulsar el debido proceso hasta su terminacin en la imposicin de multas o sanciones
adelantadas en la Direccin General, Subdireccin General, Secretara General del ICBF.
s) Las dems que le sean asignadas.
1.4.2.

EN LOS DIRECTORES REGIONALES

a) Expedir los actos administrativos derivados de la actividad contractual adelantada en la Direccin Regional.
b) Celebrar las audiencias pblicas que se requieran en los procesos de contratacin adelantados en la
Direccin Regional.
c) Designar o contratar interventores y/o supervisores de los contratos o convenios de la Direccin Regional.
d) Suscribir las actas de liquidacin de los contratos y convenios de la Direccin Regional.
1.4.3.

EN EL PROFESIONAL DESIGNADO COMO RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL POR


EL DIRECTO REGIONAL

A efectos de adelantar la actividad contractual, el Director Regional deber asignar un nico profesional responsable
de tal actividad que se encargar de ejercer las siguientes actividades:
a) Aprobar las garantas de los contratos o convenios suscritos en la Direccin Regional.
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b) Verificar el cumplimiento de los requisitos legales previstos para la contratacin estatal o el rgimen especial
de aporte del ICBF.
c) Expedir certificaciones de los convenios o contratos que celebre la Direccin Regional.
d) Emitir los oficios de ejecucin de los convenios o contratos que celebre la Direccin Regional e informar
mensualmente a la Direccin de Contratacin los contratos que suscribe, la aprobacin de garantas y la
designacin de supervisores.
e) Enviar a las autoridades competentes y las Cmaras de Comercio los informes y avisos sobre procesos de
seleccin, contratos, multas y sanciones administrativas que se impongan a los contratistas en la Direccin
Regional.
f) Cumplir con la publicacin oportuna de todos los actos administrativos y actuaciones en el SECOP
adelantados por la Direccin Regional. En atencin a lo establecido en el artculo 7.4.2 del Decreto 734 de
2012, se determina que el Coordinador SECOP para las Direcciones Regionales ser el responsable de la
dependencia que haga las veces de direccin de contratacin en la respectiva Direccin Regional.
g) Realizar la notificacin de los actos administrativos que se expidan con ocasin de la actividad contractual
adelantada en la Direccin Regional.
h) Llevar el control de numeracin y legalidad de todos los contratos y convenios que se celebren en la
Direccin Regional.
i) Mantener actualizadas las estadsticas que se deriven de la actividad contractual en la Direccin Regional.
j) Asesorar e impulsar el debido proceso hasta su terminacin en la imposicin de multas o sanciones
adelantadas en la Direccin Regional.
k) Las dems que le sean asignadas.
1.4.4.

EN LA DIRECCION DE GESTION HUMANA O QUIEN HAGA SUS VECES EN LAS DIRECCIONES


REGIONALES

a) Expedir las certificaciones de inexistencia de personal en planta para la suscripcin de contratos de


prestacin de servicios profesionales o de apoyo a la gestin.
1.4.5.

EN LA COORDINACIN DEL GRUPO DE GESTIN DE BIENES EN LA DIRECCIN GENERAL O LOS


JEFES DE ALMACN EN LAS DIRECCIONES REGIONALES O QUIENES HAGAN SUS VECES

a) Expedir las certificaciones de inexistencia de bienes de consumo o devolutivos que se requieran en los
procesos de seleccin de contratistas que se adelanten en la Direccin General o Regional del ICBF para
suscribir contratos de compraventa y/o suministro.
1.5. COMITS DE ASESORA CONTRACTUAL EN LAS DIRECCIONES REGIONALES
En las Direcciones Regionales operar el Comit de Asesora Contractual que ser el ente asesor que apoyar a los
ordenadores del gasto en las Direcciones Regionales en los procedimientos de contratacin que desarrolla el ICBF,
con el fin de propender por el cumplimiento de los principios contractuales.
1.5.1.

INTEGRACIN DEL COMIT DE ASESORA CONTRACTUAL

Integrarn los Comits de Asesora Contractual con voz y voto:


1. El Coordinador del Grupo Jurdico, quien lo presidir.
2. El Director Regional.
3. El Coordinador del Grupo Financiero.
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Sern invitados con voz ms no voto, el Coordinador del Grupo Administrativo y cuando los temas se encuentren
relacionados con proyectos de inversin, el Coordinador de Asistencia Tcnica o quien haga sus veces y en las
Regionales Bogot, Valle y Antioquia, el Coordinador de Proteccin o Familia, segn corresponda. Si en alguna
Regional no existe uno de estos cargos, el Comit de Asesora Contractual se integrar con los restantes. La
asistencia a los Comits ser indelegable.
1.5.2.

FUNCIONES DEL COMIT DE ASESORA CONTRACTUAL

El Comit de Asesora Contractual en las Direcciones Regionales tendr las siguientes funciones:
a. Asesorar a los ordenadores del gasto en relacin con los procesos contractuales.
b. Revisar y aprobar el proyecto de pliego de condiciones y los pliegos de condiciones definitivos, as
como la integracin de la lista corta o la lista multiusos, la solicitud de la contratacin directa de aporte
la evaluacin de las propuestas y la definicin de los procesos de seleccin para la suscripcin de
contratos o convenios, y cualquier modificacin a los actos sometidos a su aprobacin por parte de los
ordenadores del gasto.
c. Establecer los criterios generales que deben tener en cuenta los Directores Regionales para realizar los
trmites y la seleccin de contratistas, y dar el aval mediante acta de comit para el envo a la Direccin
de Contratacin de los documentos para la iniciacin de los procesos de seleccin de contratacin de
aporte.
La asesora del Comit se realizar para los procesos de seleccin y la celebracin de contratos o convenios cuyas
cuantas sean iguales o superiores al 10% de la menor cuanta del ICBF, sin importar su clase o naturaleza jurdica.
No obstante lo anterior, el Comit de Asesora Contractual ejercer sus funciones sobre cualquier proceso de
contratacin, cuando as lo determine la Direccin Regional.
1.5.3.

SESIONES DEL COMIT DE ASESORA CONTRACTUAL

El comit de Asesora Contractual se reunir cuando sea convocado por quien lo preside. Se constituir qurum
deliberatorio con los tres miembro del comit, el quorum decisorio se tendr con la participacin de por lo menos dos
(2) de los miembros del comit con voz y voto.
Las recomendaciones y conceptos del Comit se adoptarn con el voto favorable de la mayora y se consignarn en
acta consecutiva que ser suscrita por la totalidad de los intervinientes, incluidos los criterios desfavorables de los
integrantes con voz y voto, de lo cual se dejar constancia.
El Comit de Asesora Contractual atender las solicitudes que se sometan a su consideracin dentro de los cinco
(5) das calendario siguientes contados a partir del da siguiente a la recepcin de la documentacin, salvo que se
requiera de estudios o anlisis especializados, o la presentacin de documentacin adicional.
1.6. COMIT ASESOR Y EVALUADOR
En los procesos de licitacin pblica, concurso de mritos, seleccin abreviada y en los de convocatoria pblica y
lista de habilitacin de aporte que se adelanten en la Sede de la Direccin General y en las Direcciones Regionales,
la evaluacin de las propuestas se efectuar a travs de los comits asesores evaluadores que, en cada caso, se
conformen por el ordenador del gasto. El Comit estar integrado por un nmero plural e impar de personas,
servidores pblicos o contratistas contratados para el efecto.
Las evaluaciones jurdica, financiera, econmica y tcnica, son responsabilidad de cada uno de los miembros del
Comit Asesor y Evaluador encargados de realizar esta tarea, quienes debern rendir el respectivo informe, en
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escrito debidamente firmado, en el que se sustentar de manera detallada y completa, la evaluacin realizada a
cada una de las propuestas, los documentos analizados y evaluados, las observaciones a que hubiere lugar.
Una vez surtida la evaluacin, el comit asesor evaluador mediante escrito respaldado con el informe de
evaluacin har la respectiva recomendacin de adjudicacin o declaratoria de desierta del proceso al Ordenador
de Gasto.
1.7. ASESORIA A LAS DIRECCIONES REGIONALES POR PARTE DE LA DIRECCIN DE CONTRATACIN
La Direccin de Contratacin realizar asesora a las Direcciones Regionales a travs de los siguientes
mecanismos:
1.7.1.

EMISIN DE INSTRUCTIVOS DE CONTRATACIN

Para efectos de determinar las reglas de contratacin, la modalidad y los requisitos a tener en cuenta en la
contratacin adelantada por las Direcciones Regionales ICBF, la Direccin de Contratacin emitir instructivos de
contratacin para cada programa, as como para la contratacin de bienes y servicios para el funcionamiento de la
entidad, cuando los mismos lo ameriten. Los instructivos sern emitidos una vez la dependencia de la sede de la
Direccin General responsable del programa o servicio a contratar, comunique a la Direccin de Contratacin el
traslado de recursos a la Regional para el adelantamiento de la contratacin a travs de dichas unidades ejecutoras.
Las Direcciones Regionales debern atender las instrucciones impartidas por la Direccin de contratacin y en el
evento de requerir modificacin a los parmetros impartidos, debern solicitar la modificacin justificando las razones
de la misma de manera amplia y documentada, para el efecto se emitirn modificaciones particulares por la Direccin
Regional respectiva, salvo que la solicitud de modificacin sea concurrente en varias Direcciones Regionales.
1.7.2.

ATENCIN DE CONSULTAS REGIONALES

El correo electrnico consultasregionales@icbf.gov.co, se establece como canal de comunicacin con las


Direcciones Regionales, a travs del cual podrn realizar las consultas y solicitudes de informacin que las
Direcciones Regionales tengan en materia de contratacin, las respuestas emitidas por dicho canal, se consideran
respuestas oficiales y no requieren trmites adicionales.
1.7.3.

SEGUIMIENTO A PROCESOS DE CONTRATACIN

La Direccin de Contratacin podr realizar seguimiento aleatorio a los procesos de contratacin adelantados por las
Direcciones Regionales, as como a las dems gestiones relacionadas con los mismos, para el efecto podr
consultar la informacin publicada en el SECOP o solicitar informacin a las Direcciones Regionales, las cuales
debern poner a disposicin la informacin necesaria para el adecuado seguimiento.
En el evento en que en la Direccin de Contratacin se reciba observacin, queja, reclamo o cualquier comunicacin
frente a los procesos de contratacin que adelante la Direccin Regional, se verificar que las mismas en ejercicio de
las funciones delegadas den respuesta, y se adelantar seguimiento al proceso observado.
1.7.4.

RECOMENDACIONES FRENTE A LOS PROCESOS CONTRACTUALES

En el evento que la Direccin de contratacin realice revisiones a los procesos de contratacin, podr emitir
recomendaciones a los delegatarios para que las mismas sean valoradas por el Ordenador del Gasto y presentadas
a los Comits de Asesora Contractual a efectos de implementarlas en los procesos adelantados. Las
recomendaciones se remitirn a travs del canal de consultas regionales.
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Las recomendaciones emitidas para un proceso especfico debern tenerse en cuenta en los procesos que se
adelanten con posterioridad en la medida en que las mismas sean aplicables.
1.7.5.

VISITAS ESPECIALES

La Direccin de Contratacin podr realizar visitas especiales a las Direcciones Regionales para la revisin de
procesos especficos, para el efecto podr realizar la revisin de los expedientes contractuales y solicitar la
informacin que considere pertinente. Como resultado de las visitas realizadas se presentar informe al Director
General de la entidad a efecto de mantenerlo informado de los procesos adelantados y se tomarn las acciones
administrativas que se consideren necesarias en ejercicio de la asesora y control.
1.7.6.

ACOMPAAMIENTO A AUDIENCIAS

En los eventos en que se considere necesario la Direccin de Contratacin podr realizar acompaamiento a las
audiencias pblicas adelantadas en las Direcciones Regionales con ocasin de los procesos precontractuales o
audiencias de debido proceso sancionatorio contractual (art 86 ley 1474 de 2011), de manera presencial o a travs
de algn canal de comunicacin disponible en la entidad como las videoconferencias.
1.7.7.

SEGUIMIENTO A PROCESOS SANCIONATORIOS CONTRACTUALES

A efectos de asesorar a las Direcciones Regionales en el adelantamiento de los procesos sancionatorios


contractuales, las mismas deber informar de manera previa al inicio de los procesos, las circunstancias que originan
el proceso sancionatorio, los hechos u omisiones que constituyen el incumplimiento, las acciones adelantadas y
dems aspectos relevantes para realizar seguimiento y acompaamiento al adelantamiento del trmite administrativo
sancionatorio contractual. La Direccin de Contratacin realizar recomendaciones frente a la emisin de los actos
administrativos a que haya lugar y frente a las acciones que se deban adelantar.
1.8. EXPEDIENTE CONTRACTUAL
Los documentos originados con ocasin de la actividad contractual se incluirn en carpetas, estarn debidamente
foliados de acuerdo con el orden establecido en las listas de chequeo que socialice la Direccin de Contratacin para
cada modalidad de seleccin.
Las carpetas de expedientes contractuales contendrn los documentos previos, proyecto de pliego de condiciones,
pliego de condiciones, adendas, constancias de publicacin en el Portal nico de Contratacin SECOP, actas de
audiencias, listados de asistencia, observaciones y documentos de respuesta, actos administrativos, contrato,
plizas, oficios, documentos modificatorios, actas de inicio, suspensiones, la relacin de contratacin derivada, copia
de los contratos derivados, documentos de correspondencia entre contratante y contratista, las actas de liquidacin
de los mismos, e informes de ejecucin que el contratista haya presentado, los informes de supervisin o
interventora, actas del comit de asesora contractual (para el caso de las Direcciones Regionales) as como todos
los documentos soporte de la ejecucin contractual, actos administrativos de imposicin de sanciones, sus
respectivas constancias de ejecutoria y oficios derivados de esta actividad.
Esta carpeta debe encontrarse bajo custodia de la oficina o grupo de archivo a disposicin de quin llegar a
requerirla, para efectos de adelantar cualquier trmite contractual y post-contractual, de control interno, o interno
disciplinario, y/o para los entes de control.
1.9. FASES DE LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

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La actividad contractual contiene las fases que se describen a continuacin y que se desarrollaran en los ttulos II, III
y IV.
FASE PRE - CONTRACTUAL. Comprende los trmites hasta la adjudicacin o declaratoria de desierta del proceso
y/o contrato. (Ttulo II)
FASE DE CELEBRACIN Y EJECUCIN DEL CONTRATO. Comprende el cumplimiento de los requisitos de
perfeccionamiento y ejecucin del contrato y control. (Ttulo III)
FASE POST-CONTRACTUAL. Comprende los trmites tendientes a efectuar la liquidacin del contrato de mutuo
acuerdo y su liquidacin unilateral, segn el caso. Igualmente comprende la realizacin de reclamaciones al
contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones post - contractuales. (Ttulo IV)
TITULO II
FASE PRECONTRACTUAL
Dentro de este ttulo se describen los trmites que se deben agotar al interior del ICBF, para desarrollar cada uno de
los procesos de contratacin previstos en el rgimen Especial de Aporte y en el Rgimen General de Contratacin
Pblica.
2.1. ASPECTOS GENERALES
Corresponde a cada dependencia, realizar la programacin de la contratacin requerida para la ejecucin de los
proyectos previstos en el plan de compras y contratacin que el ICBF elabore para cada vigencia fiscal.
De conformidad con la normatividad legal vigente, los contratos que celebre el ICBF estarn precedidos de unos
estudios y/o documentos previos realizados por la dependencia que solicita la contratacin en el formato que se
establezca para ello atendiendo a la modalidad de seleccin, de acuerdo con el rgimen de contratacin aplicable, la
naturaleza del contrato y su cuanta. Los estudios previos servirn de base para la elaboracin del pliego de
condiciones y del contrato a suscribir.
La solicitud de proceso contractual y estudios previos deber diligenciarse por la dependencia interesada en la
contratacin, teniendo en cuenta, la modalidad de seleccin del contratista. Dicha solicitud deber ser firmada por el
Director o Jefe de la dependencia donde surja la necesidad de contratar.
Ser responsabilidad de cada Director, Subdirector, jefe de dependencia, dar cumplimiento a lo previsto en el artculo
2.1.1 del Decreto 734 de 2012, en el cual se define los requisitos mnimos que deben contener los estudios previos.
De conformidad con el Artculo 2.2.1 En los procesos de licitacin pblica, seleccin abreviada y concurso de
mritos el aviso de convocatoria para la contratacin se publicar de conformidad con las reglas sealadas en el
Artculo 2.2.5, en el SECOP y en la pgina web de la Entidad, y contendr la informacin necesaria para dar a
conocer el objeto a contratar, la modalidad de seleccin que se utilizar, si est cobijada por un Acuerdo
Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano, el presupuesto oficial del contrato,
as como el lugar fsico o electrnico donde puede consultarse el proyecto de pliego de condiciones y los estudios y
documentos previos.
El Director, Subdirector, o jefe de dependencia donde nace la necesidad de contratar, antes de presentar la solicitud
del proceso contractual a la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones

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Regionales, deber solicitar el certificado de disponibilidad presupuestal, para


condiciones para ello.

su expedicin si se dan las

Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera simultnea con el
proyecto de pliego de condiciones.
El contenido de los estudios y documentos previos podr ser ajustado por la entidad con posterioridad a la apertura
del proceso de seleccin, de conformidad con lo establecido en el pargrafo 2 del artculo 2.1.1 del Decreto 734 de
2012.
2.2. DEFINICIN DEL OBJETO DEL CONTRATO Y OTRAS CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR
Se refiere a la descripcin de los trminos y condiciones esenciales del contrato a suscribir:
2.2.1.

OBJETO

Es la descripcin clara, detallada y precisa de los bienes, servicios u obras que requiere la entidad. Para tal efecto,
se debern utilizar verbos rectores, tales como: realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc. Se debe definir
un objeto con caractersticas tcnicas y de calidad que permita individualizar el bien o servicio con el cual se
satisface la necesidad del ICBF. El objeto debe ser lcito, fsica y jurdicamente posible. El objeto deber tener
relacin directa con el plan de accin o el plan contratacin.
2.2.2.

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Son las actividades o compromisos adquiridos por el contratista con ocasin del contrato, comprende entre otros los
productos, informes, bienes y/o servicios que debe entregar al ICBF. Para determinarlas deben usarse verbos
rectores, tales como, realizar, ejecutar, analizar, entregar, suministrar, etc.
2.2.3.

OBLIGACIONES PARA LA ENTIDAD

Son los compromisos correlativos con el contratista que debe cumplir el ICBF por la suscripcin del contrato.
Comprende entre otros: Realizar el pago de los bienes o servicios recibidos, entregar bienes o informacin al
contratista para la ejecucin del objeto, velar por el cumplimiento de las obligaciones contractuales, etc.
2.2.4.

VALOR DEL CONTRATO

Es el valor pactado entre las partes que resulta del anlisis de los soportes tcnicos y econmicos contenidos en los
estudios previos realizados. El valor estimado debe incluir todos los costos y gastos en que incurrir el contratista
para la ejecucin del contrato.
2.2.5.

SOPORTES TCNICOS Y ECONMICOS DEL VALOR ESTIMADO

Son los documentos que sirven de base para fijar los precios estimados. Deben soportarse en las caractersticas
tcnicas y de calidad del bien o servicio a contratar y de las condiciones de modo, tiempo y lugar de ejecucin de las
obligaciones contractuales.
El valor estimado del contrato deber contemplar todos los costos y gastos que implique la adecuada ejecucin del
objeto y obligaciones del mismo, tales como: honorarios, viticos, gastos de viaje, variaciones de tasa de cambio,
inflacin de impuestos, tasas, contribuciones y pagos parafiscales establecidos por las diferentes autoridades del
orden nacional, departamental, distrital o municipal, costos de importacin, de exportacin, seguros y garantas,
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costos de transporte e instalacin y dems costos directos e indirectos, costos de intermediacin, necesarios para la
ejecucin del objeto y obligaciones contractuales.
En la sede de la Direccin General el estudio de mercado ser elaborado por la Direccin de Logstica y
Abastecimiento para procesos contractuales superiores al 10% de la menor cuanta, salvo los contratos que se
celebren de manera directa. En caso que los procesos sean inferiores al 10% de la menor cuanta los estudios de
mercado sern elaborados por la dependencia interesada en la contratacin; en las Direcciones Regionales tales
estudios los elaborar la dependencia interesada en la contratacin.
2.2.6.

FORMA DE PAGO

Corresponde al acuerdo al que llegan las partes sobre el tiempo, modo y lugar en que se debe cumplir con la
remuneracin pactada. Para fijar las modalidades de pago deber tenerse en cuenta los plazos de entrega de los
bienes o servicios a contratar adquiridos.
2.2.7.

PLAZO

Es la determinacin del tiempo necesario para que el contratista ejecute el objeto y las obligaciones contractuales.
Debe ser razonable y posible de cumplir. Se debe tener en cuenta que si el respaldo presupuestal del proceso de
seleccin o del contrato no cuenta con vigencias futuras el plazo del contrato no podr superar la correspondiente
vigencia fiscal.
2.2.8.

LUGAR DE EJECUCIN

Es el lugar o sede principal donde se desarrollan las actividades necesarias para la ejecucin del contrato, sealando
si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede del ICBF o fuera de ella o si debe desplazarse a otras
ciudades.
2.2.9.

ANLISIS DE LOS RIESGOS DE LA CONTRATACIN

Durante la ejecucin del contrato, se pueden presentar contingencias que pueden entorpecer, dificultar o impedir su
adecuada ejecucin. De ah la importancia que en los estudios previos se efecte un anlisis sobre los riesgos
inherentes a la naturaleza y al objeto de la contratacin, destacando la forma de prevenirlos o mitigarlos e indicando
la parte que debe asumirlos. Para el efecto se deber tener en cuenta el documento CONPES 3714 de 2011.
La tipificacin del riesgo consiste en la identificacin del mismo, en precisar e individualizar los eventos sorpresivos
que puedan encarecer, entorpecer, dificultar o impedir la adecuada ejecucin del contrato. No existe una
determinacin objetiva de los riesgos que puedan surgir para cada uno de los contratos a celebrar, pues ello
depende de la dinmica econmica, as como de las circunstancias de tiempo, modo y lugar, que rodearan su
ejecucin.
En este manual se har una definicin general de los riesgos que pueden presentarse en un contrato. Estos riesgos
de manera genrica pueden ser de tipo comercial, de construccin, geolgicos, de operacin, financieros,
cambiarios, regulatorios, fuerza mayor, adquisicin de predios, ambientales soberanos o polticos.
Riesgo comercial: Se puede configurar de varias maneras
1. Riesgo comercial: Se configura cuando los ingresos operativos difieren de los esperados debido a que la
demanda del proyecto es menor o mayor que la proyectada o por la imposibilidad de cobrar tarifas, tasas por

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la prestacin del servicio, y derechos, entre otros, por factores de mercado, por impago y/o evasin de las
mismas.
2. Riesgo de Demanda: este tipo de riesgo se presenta cuando los volmenes de servicio son menores a los
estimados. Existen diversos factores que inciden sobre la demanda, tales como, la respuesta negativa por
parte de los usuarios debido al aumento de tarifas, los ciclos econmicos, el cambio de hbitos de consumo, o
la presencia de tecnologas substitutas, entre otros.
3. Riesgo de Cartera: se refiere al no pago por parte de los usuarios, o la evasin del mismo (prdidas no
tcnicas o negras), que llevan a que el flujo de caja efectivo sea menor que el esperado.
Riesgos de Construccin: Tiene tres componentes as:
1. Cantidades de Obra: sucede cuando la inversin requiera cantidades de obra distintas a las previstas;
2. Precios: sucede cuando los precios unitarios de los diferentes componentes de la inversin sean distintos a
los previstos;
3. Plazo: sucede cuando la obra se realice en un tiempo distinto al inicialmente previsto.
Riesgos de Operacin: Hace referencia al cumplimiento de los parmetros de desempeo especificados; a costos
de operacin y mantenimiento mayores a los proyectados; a disponibilidad y costos de los insumos; y a interrupcin
de la operacin por acto u omisin del operador, entre otros.
Riesgos Financieros: Tiene dos componentes:
1.
2.

El riesgo de consecucin de financiacin


El riesgo de las condiciones financieras (plazos y tasas). Este tipo de riesgo es ms severo cuando se
obtienen condiciones que no se adecuen al plazo de maduracin del proyecto y por ende a su generacin de
caja. Los riesgos asociados con la financiacin, independientemente del perfil de servicio de la deuda, estn
determinados tambin por el riesgo cambiario, el riesgo de tasa de inters y en algunos casos, dependiendo
de la estructura, por el riesgo de refinanciacin cuando se tomen crditos puentes que posteriormente deban
ser sustituidos por emisiones en el mercado de capitales o nuevos emprstitos con el sector financiero. Como
mecanismos para mitigar este riesgo, se debe exigir experiencia en obtencin de financiacin de acuerdo con
los requerimientos de endeudamiento para el proyecto.

Riesgo Cambiario: Est relacionado con la posible variacin de los flujos de un proyecto, debido a que sus ingresos
y egresos estn denominados o dependen del comportamiento de la tasa de cambio frente a monedas distintas. Por
ejemplo, se da cuando los ingresos, los costos o la deuda estn asociados a ms de un tipo de moneda, y por lo
tanto, estn sujetos a prdidas o ganancias potenciales por fluctuaciones en las tasas de cambio. De igual manera,
cuando el inversionista es extranjero y plantea su rentabilidad en otras monedas, mientras que la generacin de
ingresos por cobro de peajes o tarifas est ligada al peso colombiano.
Riesgos Regulatorios: Hace referencia a las modificaciones legales o reglamentarias que puedan afectar las
condiciones pactadas en el contrato. Este tipo de riesgo se puede configurar por ejemplo, cuando se modifican las
normas tributarias aplicadas al contrato.
Riesgos de Fuerza Mayor, estos riesgos son definidos como eventos que estn fuera del control de las partes, y su
ocurrencia otorga el derecho de solicitar la suspensin de las obligaciones estipuladas en el contrato. Los eventos
temporales de fuerza mayor, que causen demoras, pueden a menudo ser resueltos asignando los costos entre las
partes. Eventos graves de fuerza mayor pueden conducir a la interrupcin de la ejecucin del proyecto.
Existen riesgos de fuerza mayor que son asegurables y otros que no lo son.

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Entre la primera categora se encuentran los desastres naturales (terremotos, inundaciones, incendios y sequas).
En la segunda categora, es decir en los riesgos de fuerza mayor no asegurables, se encuentran los derivados de
actos de terrorismo, guerras o eventos que alteren el orden pblico, o hallazgos arqueolgicos, de minas o
yacimientos. Slo si estos riesgos son acordados como tales contractualmente, estarn dentro de la categora de
riesgos de fuerza mayor y en los contratos se establecer su mecanismo de cobertura. De no ser as, se les dar el
mismo tratamiento que al riesgo soberano, el cual se menciona ms adelante.
Riesgo de adquisicin de predios: El riesgo surge de la necesidad de disponer de predios para el desarrollo de los
proyectos y est asociado al costo de los predios, a su disponibilidad oportuna y a la gestin necesaria para la
adquisicin.
Riesgo Ambiental: Consiste en las obligaciones derivadas de las licencias ambientales, de los planes de manejo
ambiental y en la evolucin de las tasas de uso del agua y retributivas durante la construccin y operacin del
proyecto.
Riesgo Soberano o Poltico: se refiere a diferentes eventos de cambios de ley, de situacin poltica o de
condiciones macroeconmicas que tengan impacto negativo en el proyecto, como por ejemplo riesgos de
repatriacin de dividendos y/o convertibilidad de divisas.
Valoracin de los riesgos: Lo que se debe analizar en este punto no es el clculo econmico de la ocurrencia del
riesgo, sino el costo por asumir ese riesgo y para lo cual se debe contar con la informacin suficiente que permita
determinar su posibilidad de ocurrencia.
Asignacin del Riesgo: En este punto se debe identificar cul de las partes debe asumir cada uno de los riesgos
identificados y adoptar las medidas del caso a fin de evitar su ocurrencia y en el evento de materializarse el costo
que conlleve: Esto se debe tener en cuenta para la elaboracin de propuestas y/o por parte de la Entidad para
efectos presupuestales.

CAPITULO I
PROCESOS DE SELECCIN
Dentro de este acpite se har una mencin de los procesos de seleccin de contratistas y operadores
correspondientes a los dos regmenes de contratacin que rigen para el ICBF.
El procedimiento interno que se debe agotar en cada uno de los procesos aplicados al ICBF se describe en el
siguiente acpite.
SECCIN I
RGIMEN ESPECIAL DE APORTE
3. SELECCIN DE CONTRATISTAS RGIMEN ESPECIAL DE APORTE
Por la naturaleza especial del servicio de Bienestar Familiar y de conformidad con el rgimen especial de
contratacin del ICBF, la contratacin de los programas misionales se realizar mediante Contratos de Aporte, dando
aplicacin a los principios del artculo 209 de la Constitucin Poltica y las normas especiales de la contratacin de
aporte previstas en el artculo 81 de la Ley 489 de 1998, numeral 9 del artculo 21 de la Ley 7 de 1979; pargrafo del
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artculo 11 de la Ley 1098 de 2006; artculos 123 y ss del Decreto 2388 de 1979; artculo 122 del Decreto 2150 de
1995; el Decreto 2923 de 1994 y el Decreto 1529 de 1996. En los aspectos no previstos en el mencionado rgimen
especial se dar aplicacin en forma complementaria a lo previsto en la normativa que integra el Estatuto General de
Contratacin Estatal, siempre que no contravengan su naturaleza.
El rgimen especial de Aporte contempla las siguientes modalidades para seleccin de operadores de programas:
1.
2.
3.

Contratacin Directa de Aporte


Convocatoria pblica.
Convocatoria pblica con lista de habilitacin de oferentes.

3.1

CONTRATACIN DIRECTA DE APORTE.

La contratacin directa de aporte es la regla general, sin perjuicio que pueda aplicarse cualquiera otra de las
modalidades de aporte regladas en el presente manual.
Procede cuando el Director General del ICBF as lo estime pertinente a efectos de garantizar la prestacin del
servicio pblico de bienestar o cuando la modalidad de convocatoria pblica o convocatoria pblica con lista de
habilitacin de oferentes ha sido declarada total o parcialmente desierta, y debern tenerse en cuenta los siguientes
parmetros:
3.1.1. IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD.
El responsable de la dependencia interesada, establecer la necesidad de suscribir los contratos directos de aporte.
Se podr contratar directamente con el operador que viene desarrollando el programa misional siempre y cuando se
cuente con el concepto de idoneidad tcnica, administrativa y financiera emitido por el supervisor del contrato, el cual
se fundamentar en los resultados del proceso de verificacin de los estndares, en los informes de cumplimiento
del objeto y las obligaciones contractuales, as como el cumplimiento de las recomendaciones realizadas por el
supervisor y demostracin de voluntad para el mejoramiento continuo. Este proceso estar sujeto a las instrucciones
que para el efecto imparta la Direccin de Contratacin.
Cuando se evidencie que los operadores no cumplieron con los requisitos de idoneidad tcnica, administrativa o
financiera, la Direccin Regional se abstendr de contratarlos e iniciar la seleccin de otros operadores previa
verificacin de la capacidad tcnica, jurdica y econmica de acuerdo con lo establecido en el estudio previo segn
las directrices impartidas por la Direccin de Contratacin.
Si en el Municipio o Departamento no se cuenta con oferta calificada, se podr realizar coordinacin interregional
para identificar otros oferentes que renan condiciones de acuerdo con los criterios tcnicos, jurdicos y econmicos,
con los cuales sea posible una eventual contratacin y realizar los trmites pertinentes para tal efecto.
No se podrn contratar servicios de restablecimiento de derechos con entidades que no cuenten con personera
jurdica y licencia de funcionamiento vigentes para la modalidad que se vaya a desarrollar. En los casos de servicios
de proteccin se tendr en cuenta la ubicacin del servicio, con el fin de garantizar al mximo la permanencia de los
nios, nias y adolescentes en sus regiones.
3.1.2. VISITA A LAS INSTALACIONES

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Con anterioridad a la suscripcin del Contrato de Aporte, el ICBF deber realizar una visita a las instalaciones de la
persona natural o jurdica sin nimo de lucro que pretende contratar a efectos de identificar la capacidad tcnica de
operacin, para el efecto el Ordenador del Gasto mediante escrito designar un equipo de mnimo tres (3) personas
quienes se desplazarn a las instalaciones indicadas por el candidato.
-

La visita ser requisito previo y obligatorio para la suscripcin del contrato.


De la visita se levantar un acta que ser suscrita por el equipo del ICBF y por quien atiende la inspeccin,
dicha acta formar parte del expediente contractual.

3.1.3. ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS


Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de de contratos de aporte deben contener como mnimo lo
siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

Justificacin de la necesidad conveniencia y oportunidad de la celebracin del contrato de aporte,


documentando la idoneidad del futuro operador.
El tipo de servicios pblico de bienestar que se requiere contratar.
El objeto y actividades a realizar
Disponibilidad presupuestal y rubro correspondiente
Valor y/o cupos (cuando aplique)
Forma de pago, plazo y lugar de ejecucin
Supervisor o interventor
El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan afectar
el equilibrio econmico del contrato.
El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del contrato.

3.1.4. SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL


El responsable de la dependencia que requiere la contratacin de aporte radicar en la Direccin de Contratacin o
en la que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de proceso contractual y estudios previos de
seleccin para contratos de aporte junto con los siguientes documentos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos
Concepto de idoneidad tcnica, administrativa y financiera emitido por el supervisor del contrato (cuando se
trate de un operador de contrato anterior)
Acta de visita a las instalaciones de la persona natural o jurdica sin nimo de lucro que se pretende
contratar en la que se evidencie la capacidad tcnica de operacin, suscrita por los miembros del equipo
designado por el Ordenador del Gasto.
Certificado de existencia y representacin legal con una vigencia no superior a treinta (30) das calendario.
Certificado vigente del Registro nico Tributario (RUT)
Certificado de antecedentes judiciales (si se trata de persona jurdica el del representante legal). Debern
ser consultados por la persona asignada por la dependencia que solicita la contratacin.
Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuradura General de la Nacin (si se trata de
persona jurdica el del representante legal) Debern ser consultados por la persona asignada por la
dependencia que solicita la contratacin.
Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contralora General de la Repblica (si se trata de
persona jurdica el del representante legal) Debern ser consultados por la persona asignada por la
dependencia que solicita la contratacin.

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j)
k)
l)
m)

Documento que acredite el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y de parafiscales segn el caso.
Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal.
Autorizacin de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios al Representante legal,
para celebrar el contrato respectivo, cuando este se requiera.
Documento que acredite la personera jurdica y licencia de funcionamiento vigentes para la modalidad de
que se vaya a desarrollar. (aplica para la contratacin directa de operadores para la prestacin de servicios
de atencin especializada en restablecimiento de derechos proteccin)

3.1.5. RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD PARA CELEBRAR CONTRATO DE APORTE


La solicitud para la celebracin de contratos de aporte se radicar en la Direccin de Contratacin o en la que haga
sus veces en las Direcciones Regionales, la cual ser asignada a un profesional de esa dependencia para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte profesional a quien se le asign el trmite en la Direccin de
Contratacin o en la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, se procede a la revisin de la
documentacin y si se encuentra en regla se procede con la elaboracin de la minuta del contrato para firma del
Ordenador de Gasto, si los documentos no estn completos o no se encuentra debidamente diligenciados se
devolvern a la dependencia de origen para su correccin.
3.2.

CONVOCATORIA PBLICA DE APORTE

La seleccin de los operadores de los programas del ICBF se podr efectuar mediante convocatoria pblica, que se
publicar en la pgina web del ICBF, previa justificacin clara y precisa de la dependencia interesada o la respectiva
Direccin Regional.
3.2.1. IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS
La dependencia o Direccin Regional interesada en la contratacin de aporte mediante convocatoria pblica deber
elaborar los estudios previos que como mnimo deben contener:

La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin.


El objeto a contratar, con sus especificaciones e identificar que se trata de contratacin de aporte
La modalidad de seleccin del operador, incluyendo los fundamentos jurdicos especiales que soportan
su eleccin.
Disponibilidad presupuestal y rubro correspondiente
El valor estimado del contrato de aporte, indicando los rubros que lo componen.
La justificacin de los factores de seleccin
El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio econmico del contrato.
El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el
caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el
particular.

3.2.2. SOLICITUD DE PROCESO DE CONVOCATORIA PBLICA

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Direccin de Contratacin

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin deber radicar en Direccin de Contratacin, la


solicitud de proceso contractual y estudios previos de la convocatoria pblica de aporte, anexando los siguientes
documentos:
a. Certificado de Disponibilidad Presupuestal
b. Estudios previos
c. El documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requieren.
NOTA: Las Direcciones Regionales debern enviar a la Direccin de Contratacin mediante correo electrnico los
estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones para aprobacin y publicacin en la pgina web del
ICBF.
3.2.3. RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PBLICA
Radicado el proceso en la Direccin de Contratacin o en la dependencia que haga sus veces en la Direccin
Regional y enviado mediante correo electrnico por la Direccin Regional, se asignar a un profesional de la
Direccin de Contratacin para su revisin, quien al recibir los documentos, inmediatamente verificar que la solicitud
est elaborada conforme a las normas de contratacin de aporte y que se anexen los documentos antes
mencionados.
En caso que la documentacin no est completa, indicar a la dependencia interesada a efectos de que sea
corregido.
3.2.4. ELABORACIN Y EXPEDICIN DEL ACTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE LA CUAL SE CONFORMA
EL COMIT ASESOR EVALUADOR
El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga las veces de
direccin de contratacin en las Direcciones Regionales, elaborar el acto administrativo de conformacin del Comit
Asesor Evaluador, la cual ser firmada por el Ordenador del Gasto.
3.2.5. ELABORACIN, APROBACIN Y PUBLICACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales conjuntamente con el profesional de la dependencia interesada en la futura contratacin,
elaborarn el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con los trminos establecidos en el
presente manual.
Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se presentar al Comit de Asesora Contractual de las Direcciones
Regionales para su aprobacin. Impartida la aprobacin por el Comit y revisado por el profesional asignado por la
Direccin de Contratacin se proceder a la publicacin del proyecto de pliego y los estudios previos en la pgina
web del ICBF.
Se publicar el proyecto de pliego de condiciones, cuando menos con tres (3) das calendario de antelacin a la
fecha del acto que ordena su apertura.
3.2.6.

RECEPCIN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE


CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS

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Dentro del plazo establecido en el presente manual se recibirn las observaciones presentadas por la comunidad, los
interesados y organismos de control, con respecto al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos, las cuales
pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o va fax.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales recibir las observaciones si las hay, deber imprimirlas y remitirlas a la dependencia
interesada en la contratacin para su oportuna respuesta, e incluir copia de las mismas en el expediente contractual.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga las veces de
direccin de contratacin en las Direcciones Regionales debe llevar el control de las observaciones electrnicas o
fsicas allegadas.
3.2.7. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS
Las observaciones sern analizadas por el profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable
de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales y por el responsable de la dependencia
interesada en la contratacin quienes analizarn el proyecto de pliego de condiciones, desde el punto de vista
tcnico, jurdico y financiero con respecto a las observaciones presentadas por los interesados y en el menor tiempo
posible proceden a dar respuesta a las mismas.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, la
Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
agrupar aquellas de naturaleza comn.
De acuerdo con el resultado del anlisis de las observaciones con respecto al proyecto de pliego de condiciones, se
establecer si se procede a realizar los ajustes pertinentes al proyecto de pliego los cuales se reflejaran en el pliego
de condiciones definitivo o no aceptar los ajustes requeridos y por consiguiente se contina el proceso, con las
condiciones iniciales establecidas por el ICBF.
En el evento en que las respuestas a las observaciones impliquen modificaciones sustanciales al proyecto de pliego,
tales modificaciones deben ser sometidas a la aprobacin del Comit de Asesora Contractual para el caso de las
Direcciones Regionales y remitidas a la Direccin de Contratacin para la publicacin en la web del ICBF.
3.2.8. PUBLICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE
APERTURA
El profesional designado por la Direccin de Contratacin publicar el pliego de condiciones definitivo y el acto
administrativo de apertura de la convocatoria pblica de aporte en la pgina web del ICBF.
En las Direcciones Regionales el responsable de la dependencia que haga las veces de direccin de contratacin
enviar a la Direccin de Contratacin el pliego de condiciones definitivo y la resolucin de apertura de la
convocatoria pblica de aporte para la publicacin en la pgina web del ICBF.
Se publicar el pliego de condiciones definitivo por lo menos durante tres (3) das calendario.
3.2.9. RECEPCION DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
Dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones se recibirn las observaciones presentadas por la
comunidad, los interesados y organismos de control, al pliego de condiciones, las cuales pueden ser allegadas por
medio fsico o electrnico o va fax.
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El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales recibir las observaciones si las hay, deber imprimirlas y remitirlas a la dependencia
interesada en la contratacin para su oportuna respuesta, e incluir copia de las mismas en el expediente contractual.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales deber llevar el control de las observaciones electrnicas o fsicas allegadas.
3.2.10. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS
Las observaciones sern analizadas por el profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable
de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales y por el responsable del rea interesada en la
contratacin quienes analizarn el pliego de condiciones, desde el punto de vista tcnico, jurdico y financiero con
respecto a las observaciones presentadas por los interesados y en el menor tiempo posible procedern a dar
respuesta a las mismas.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, la
Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
agrupar aquellas de naturaleza comn.
De acuerdo con el resultado del anlisis de las observaciones al pliego de condiciones, se establecer si se procede
a expedir adendas, para el caso de las Direcciones Regionales las adendas debern ser remitidas a la Direccin de
Contratacin para la publicacin en la web del ICBF.
Nota: En ningn caso, podrn expedirse y publicarse adendas el mismo da en que se tiene previsto el cierre del
proceso de seleccin.
3.2.11. AUDIENCIA DE ACLARACIN AL PLIEGO DE CONDICIONES, ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y
ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES
De acuerdo con la fecha y hora fijada en el pliego de condiciones, se llevar a cabo la audiencia de aclaracin al
pliego de condiciones y la de estimacin, tipificacin y asignacin de riesgos previsibles
Dependiendo de la naturaleza y complejidad de las observaciones, preguntas y solicitudes presentadas en la
audiencia, el personal involucrado en el proceso del ICBF puede resolver dudas.
Estas audiencias las preside en la Direccin General el Director (a) de Contratacin y en las Direcciones Regionales
el Ordenador del Gasto y como mnimo el responsable del rea interesada en la contratacin. De dicha audiencia se
elaborar un acta, que deber suscribirse por todos los que en ella intervinieron.
3.2.12. RECEPCIN DE PROPUESTAS
La Direccin de Contratacin se encargar de la logstica para la recepcin de las propuestas en el da y la fecha
sealadas en el pliego de condiciones. En las Direcciones Regionales esta actividad estar a cargo del responsable
de la dependencia que haga las veces de direccin de contratacin
3.2.13. AUDIENCIA DE CIERRE
En caso que as se estime en el pliego de condiciones, podr llevarse a cabo el cierre mediante audiencia en el da y
la hora establecidos en el mismo, que ser presidida por el Director de Contratacin o el responsable de la
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dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, con el fin de conocer las propuestas presentadas,
para lo cual el profesional asignado, diligenciar el Acta de cierre en donde se dejar constancia de las propuestas
recibidas. En dicha acta se consignar la informacin de cada propuesta (nombre del proponente, nmero de
identificacin, carta de presentacin, garanta de seriedad, valor asegurado, nmero de folios que la integran).
3.2.14. VISITA OBLIGATORIA
Por regla general se establecer en los pliegos de condiciones la obligatoriedad del ICBF de realizar una visita a las
instalaciones de los participantes en el proceso de convocatoria pblica, para cada caso, debern sealarse los
aspectos que sern verificados en dicha visita.
La visita ser requisito previo y obligatorio para la verificacin de requisitos habilitantes. De la visita se levantar un
acta que ser suscrita por el equipo del ICBF designado por el ordenador del gasto y por quien atiende la inspeccin,
dicha acta formar parte del expediente contractual.
3.2.15. EVALUACIN DE PROPUESTAS Y ELABORACIN DEL INFORME DE EVALUACIN
El Comit Asesor Evaluador, verificar los requisitos habilitantes y evaluar las propuestas de acuerdo con los
criterios previamente establecidos en el pliego de condiciones y se diligenciar el Informe de evaluacin, y se
recomendar al ordenador del gasto del ICBF la adjudicacin del contrato o la declaratoria de desierta del proceso
de convocatoria pblica.
3.2.16. PUBLICACIN DEL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIN
El profesional responsable del proceso de la Direccin de Contratacin, proceder a la publicacin del informe de
evaluacin que deber realizarse por un trmino mnimo de tres (3) das calendario.
El responsable de la dependencia que haga las veces de direccin de contratacin en las Direcciones Regionales,
deber remitir para la publicacin en la pgina web del ICBF el informe de evaluacin que se haya realizado en las
Direcciones Regionales.
El informe de evaluacin deber ser integrado en el expediente contractual.
3.2.17. OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIN
En caso de presentarse observaciones al informe de evaluacin dentro del trmino de publicacin del mismo en la
pgina web del ICBF, stas deben ser remitidas a la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales, para que el Comit Asesor Evaluador de respuesta en el menor tiempo posible.
De acuerdo con las observaciones y solicitudes presentadas por los proponentes, el Comit Asesor Evaluador
analizar las observaciones y/o solicitudes presentadas respecto del Informe de Evaluacin y responder cada una
de stas, ratificando o modificando dicho informe, las observaciones y respuestas se incluirn en el expediente
contractual.
3.2.18. INFORME DE EVALUACIN DEFINITIVO
El informe se pondr a consideracin del ordenador del gasto, quien lo revisar y de acuerdo con su criterio, podr
presentar observaciones al mismo, solicitando al Comit Asesor Evaluador, nuevamente su evaluacin. En caso de
no tener observaciones acoger la recomendacin. En el evento en que, no acoja la recomendacin efectuada por el
comit asesor evaluador, deber justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.

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El profesional responsable de la Direccin de Contratacin proceder a la publicacin del informe de evaluacin


definitivo y anexar copia impresa en el expediente contractual dejndolo a disposicin de los proponentes para su
consulta, esta misma actividad ser realizada por el que haga sus veces en las Direcciones Regionales.
3.2.19. AUDIENCIA DE ADJUDICACIN
El Director de Contratacin o quien hagas sus veces en las Direcciones Regionales, organizar la logstica para
adelantar la audiencia de adjudicacin y tendr a su cargo la elaboracin de la respectiva acta.
A la audiencia de adjudicacin asistirn por parte del ICBF, el Director de Contratacin, el responsable de la
dependencia que solicit la contratacin, el Comit Asesor Evaluador, y en las Direcciones Regionales el Ordenador
del Gasto. As mismo, podrn asistir los entes de control, los oferentes y la comunidad en general interesada. Se
levantar acta y una lista de asistencia a la audiencia.
3.2.20. ELABORACIN Y EXPEDICIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE
DESIERTA
El profesional responsable del proceso de la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga
sus veces en las Direcciones Regionales elaborar el proyecto de resolucin de adjudicacin o declaratoria de
desierta del proceso de seleccin, y lo presentar para la firma del Director de Contratacin en la sede de la
Direccin General o al Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales quien expedir la Resolucin de
Adjudicacin o la declaratoria de desierto del proceso.
El profesional responsable del proceso de la Direccin de Contratacin, efectuar la publicacin de la resolucin de
adjudicacin o declaratoria de desierta en la pgina web del ICBF, en las Direcciones Regionales, quien haga sus
veces lo remitir a la Direccin de Contratacin para la publicacin.
3.2.21. NOTIFICACIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE DESIERTA
En la audiencia de adjudicacin se notificar el contenido de la resolucin de adjudicacin o de declaratoria de
desierta de la convocatoria al proponente adjudicatario y se comunicar a los no favorecidos.
3.3.

CONVOCATORIA PBLICA CON LISTA DE HABILITACIN DE OFERENTES

En los eventos en que la Direccin General lo determine, el trmite de la convocatoria pblica se adelantar de
manera conjunta entre la Sede de la Direccin General y las Regionales, desarrollando el proceso en dos fases de
acuerdo con el procedimiento que se detalla a continuacin:
PRIMERA FASE: En la primera fase se adelantar una convocatoria pblica para conformar la lista de habilitacin
de oferentes a nivel nacional y determinar la capacidad mxima de operacin de cada proponente individual.
SEGUNDA FASE: En la segunda fase sern seleccionados de la lista de oferentes habilitados los operadores a nivel
regional.
3.3.1. PRIMERA FASE. CONFORMACIN DE LA LISTA DE HABILITACIN DE OFERENTES
3.3.1.1. IDENTIFICACION DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

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La Direccin Regional o la dependencia interesada en la contratacin de aporte mediante convocatoria pblica


deber elaborar los estudios previos que como mnimo deben contener:
a) La descripcin de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratacin.
b) El objeto a contratar, con sus especificaciones e identificar que se trata de contratacin de aporte
c) La modalidad de seleccin del operador, incluyendo los fundamentos jurdicos especiales que soportan
su eleccin.
d) Disponibilidad presupuestal y rubro correspondiente
e) El valor estimado del contrato de aporte, plazo y lugar de ejecucin.
f) La justificacin de los factores de seleccin
g) El soporte que permita la tipificacin, estimacin, y asignacin de los riesgos previsibles que puedan
afectar el equilibrio econmico del contrato.
h) El anlisis que sustenta la exigencia de garantas destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza
contractual o extracontractual, derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato segn el
caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas, de acuerdo con la reglamentacin sobre el
particular.
3.3.1.2. SOLICITUD DE PROCESO DE CONVOCATORIA PBLICA DE APORTE
El responsable de la dependencia que requiere la contratacin deber radicar en la Direccin de Contratacin o la
dependencia que haga sus veces en la Direccin Regional, la solicitud de proceso contractual y estudios previos de
la convocatoria pblica de aporte, anexando los siguientes documentos:
a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal
b) Estudios previos
c) El documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere.
NOTA: Las Direcciones Regionales debern enviar a la Direccin de Contratacin mediante correo electrnico los
estudios previos y el proyecto de pliego de condiciones para aprobacin y publicacin en la pgina web del
ICBF.
3.3.1.3. RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PBLICA DE
APORTE
Radicado el proceso en la Direccin de Contratacin o enviado mediante correo electrnico por la Direccin
Regional, se asignar a un profesional de la Direccin de Contratacin para su trmite, quien al recibir los
documentos, inmediatamente verificar que la solicitud est elaborada conforme a las normas de contratacin de
aporte y que se anexen los documentos antes mencionados.
En caso que la documentacin no est completa, lo devolver a la dependencia interesada a efectos de que sea
corregido.
3.3.1.4. ELABORACIN Y EXPEDICIN DEL ACTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE LA CUAL SE CONFORMA
EL COMIT ASESOR EVALUADOR
El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales, elaborar el acto administrativo de conformacin del Comit Asesor Evaluador, la cual
ser firmada por el Ordenador del Gasto.
3.3.1.5. ELABORACIN, APROBACIN Y PUBLICACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES
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Direccin de Contratacin

El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales conjuntamente con el profesional de la dependencia interesada en la futura contratacin,
elaborarn el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con los trminos establecidos en el
presente manual.
Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se presentar al Comit de Asesora Contractual de las Direcciones
Regionales para su aprobacin. Impartida la aprobacin por el Comit y revisado por el profesional asignado por la
Direccin de Contratacin se proceder a la publicacin del proyecto de pliego y los estudios previos en la web del
ICBF.
Se publicar el proyecto de pliego de condiciones, cuando menos con tres (3) das calendario de antelacin a la
fecha del acto que ordena su apertura.
3.3.1.6. RECEPCIN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE
CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS
Dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones se recibirn las observaciones presentadas por la
comunidad, los interesados y organismos de control, al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos, las
cuales pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o va fax.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales recibir las observaciones si las hay, deber imprimirlas y remitirlas a la dependencia
interesada en la contratacin para su oportuna respuesta, e incluir copia de las mismas en el expediente contractual.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales debe llevar el control de las observaciones electrnicas o fsicas allegadas.
3.3.1.7. RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS
Las observaciones sern analizadas por el profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable
de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales y por el responsable del rea interesada en la
contratacin quienes analizarn el proyecto de pliego de condiciones, desde el punto de vista tcnico, jurdico y
financiero con respecto a las observaciones presentadas por los interesados y en el menor tiempo posible
procedern a dar respuesta a las mismas.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, la
Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
agrupar aquellas de naturaleza comn.
De acuerdo con el resultado del anlisis de las observaciones con respecto al proyecto de pliego de condiciones, se
establecer si se procede a realizar los ajustes pertinentes al proyecto de pliego los cuales se reflejarn en el pliego
de condiciones definitivo, o no aceptar los ajustes requeridos y por consiguiente se contina el proceso, con las
condiciones iniciales establecidas por el ICBF.
En el evento en que las respuestas a las observaciones impliquen modificaciones sustanciales al proyecto de pliego,
tales modificaciones deben ser sometidas a la aprobacin del Comit de Asesora Contractual para el caso de las
Direcciones Regionales y remitidas a la Direccin de Contratacin para la publicacin en la web del ICBF.

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3.3.1.8. PUBLICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE


APERTURA
El profesional designado por la Direccin de Contratacin publicar el pliego de condiciones definitivo y el acto
administrativo de apertura de la convocatoria pblica de aporte en la pgina web del ICBF.
En las Direcciones Regionales el responsable de la dependencia que haga las veces de Direccin de Contratacin
enviar a la Direccin de Contratacin el pliego de condiciones definitivo y la resolucin de apertura de la
convocatoria pblica de aporte para la publicacin en la pgina web del ICBF.
Se publicar el pliego de condiciones definitivo por lo menos durante tres (3) das calendario.
3.3.1.9. RECEPCIN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO
Dentro del plazo establecido en el pliego de condiciones se recibirn las observaciones presentadas por la
comunidad, los interesados y organismos de control, al pliego de condiciones, las cuales pueden ser allegadas por
medio fsico, electrnico o va fax.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales recibir las observaciones si las hay, deber imprimirlas y remitirlas a la dependencia
interesada en la contratacin para su oportuna respuesta, e incluir copia de las mismas en el expediente contractual.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, la
Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
agrupar aquellas de naturaleza comn.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales debern llevar el control de las observaciones electrnicas o fsicas allegadas.
3.3.1.10.

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS

Las observaciones sern analizadas por el profesional designado por la Direccin de Contratacin o el responsable
de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales y por el responsable del rea interesada en la
contratacin quienes analizarn el pliego de condiciones, desde el punto de vista tcnico, jurdico y financiero con
respecto a las observaciones presentadas por los interesados y en el menor tiempo posible procedern a dar
respuesta a las mismas.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, la
Direccin de Contratacin o el responsable de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
agrupar aquellas de naturaleza comn.
De acuerdo con el resultado del anlisis de las observaciones al pliego de condiciones, se establecer si se procede
a expedir adendas. Para el caso de las Direcciones Regionales las adendas debern ser remitidas a la Direccin de
Contratacin para la publicacin en la pgina web del ICBF.
Nota: En ningn caso, podrn expedirse y publicarse adendas el mismo da en que se tiene previsto el cierre del
proceso de seleccin.
3.3.1.11.

AUDIENCIA DE ACLARACIN AL PLIEGO DE CONDICIONES, ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y


ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES

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Direccin de Contratacin

De acuerdo con la fecha y hora fijada en el pliego de condiciones, se llevar a cabo la audiencia de aclaracin al
pliego de condiciones y la de estimacin, tipificacin y asignacin de riesgos previsibles
Dependiendo de la naturaleza y complejidad de las observaciones, preguntas y solicitudes presentadas en la
audiencia, el personal involucrado en el proceso del ICBF puede resolver dudas.
Estas audiencias las preside en la Direccin General el Director (a) de Contratacin y en las Direcciones Regionales
el Ordenador del Gasto y como mnimo el responsable del rea interesada en la contratacin. De dicha audiencia se
elaborar un acta, que deber suscribirse por todos los que en ella intervinieron, y publicarse en la pgina WEB del
ICBF. Dicha acta har parte del expediente contractual.
3.3.1.12.

RECEPCIN DE PROPUESTAS Y AUDIENCIA DE CIERRE

La Direccin de Contratacin se encargar de la logstica para la recepcin de las propuestas en el da y la fecha


sealadas en el pliego de condiciones. En las Direcciones Regionales esta actividad estar a cargo del responsable
de la dependencia que haga las veces de Direccin de Contratacin
En caso que as se estime en el pliego de condiciones, podr llevarse a cabo el cierre mediante audiencia en el da y
la hora establecidos en el mismo, que ser presidida por el Director de Contratacin o el responsable de la
dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, con el fin de conocer las propuestas presentadas,
para lo cual el profesional asignado, diligenciar el Acta de cierre en donde se dejar constancia de las propuestas
recibidas. En dicha acta se consignar la informacin de cada propuesta (nombre del proponente, nmero de
identificacin, carta de presentacin, garanta de seriedad, valor asegurado, nmero de folios que la integran).
3.3.1.13.

VISITA OBLIGATORIA

Por regla general se establecer en los pliegos de condiciones la obligatoriedad del ICBF de realizar una visita a las
instalaciones de los participantes en el proceso de convocatoria pblica, para cada caso, debern sealarse los
aspectos que sern verificados en dicha visita.
La visita ser requisito previo y obligatorio para la verificacin de requisitos habilitantes. De la visita se levantar un
acta que ser suscrita por el equipo del ICBF designado por el ordenador del gasto y por quien atiende la inspeccin,
dicha acta formar parte del expediente contractual.
3.3.1.14.

EVALUACIN DE PROPUESTAS Y ELABORACIN DEL INFORME DE EVALUACIN

El Comit Asesor Evaluador, verificar los requisitos habilitantes y evaluar las propuestas de acuerdo con los
criterios previamente establecidos en el pliego de condiciones y se diligenciar el Informe de evaluacin y se
recomendar al ordenador del gasto del ICBF la adjudicacin del contrato o la declaratoria de desierta del proceso
de convocatoria pblica.
El ICBF podr solicitar la acreditacin de requisitos en cualquier momento hasta la conformacin de la lista de
oferentes habilitados, sin que en ningn caso pueda mejorarse la oferta presentada.
3.3.1.15.

PUBLICACIN DEL INFORME PRELIMINAR DE EVALUACIN

El profesional responsable del proceso de la Direccin de Contratacin, proceder a la publicacin del informe de
evaluacin que deber realizarse por un trmino mnimo de tres (3) das calendario.

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Direccin de Contratacin

El responsable de la dependencia que haga las veces de direccin de contratacin en las Direcciones Regionales,
deber remitir para la publicacin en la pgina web del ICBF el informe de evaluacin que se haya realizado en las
Direcciones Regionales.
El informe de evaluacin deber ser integrado en el expediente contractual.
3.3.1.16.

OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIN

En caso de presentarse observaciones al informe de evaluacin dentro del trmino de publicacin del mismo en la
pgina web del ICBF, stas deben ser impresas y se remitirn en medio fsico a la Direccin de Contratacin o la
dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, para que el Comit Asesor Evaluador de respuesta
en el menor tiempo posible.
De acuerdo con las observaciones y solicitudes presentadas por los proponentes, el Comit Asesor Evaluador
analizar las observaciones y/o solicitudes presentadas respecto del Informe de Evaluacin y responder cada una
de stas, ratificando o modificando dicho informe.
3.3.1.17.

INFORME DE EVALUACIN DEFINITIVO

El informe se pondr a consideracin del ordenador del gasto, quien lo revisar y de acuerdo con su criterio, podr
presentar observaciones al mismo, solicitando al Comit Asesor Evaluador, nuevamente su evaluacin. En caso de
no tener observaciones acoger la recomendacin. En el evento en el cual, no acoja la recomendacin efectuada por
el comit asesor evaluador, deber justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
El profesional responsable de la Direccin de Contratacin proceder a la publicacin del informe de evaluacin
definitivo y anexar copia impresa en el expediente contractual dejndolo a disposicin de los proponentes para su
consulta, esta misma actividad ser realizada por el que haga sus veces en las Direcciones Regionales.
3.3.1.18.

PUBLICACIN DE LA LISTA DE LOS OFERENTES HABILITADOS

El ICBF publicar en la pgina web la lista de oferentes habilitados y la capacidad de operacin de cada uno de sus
integrantes.
3.3.1.19.

SEGUNDA FASE: SELECCIN DE OPERADORES Y ADJUDICACIN

En esta fase nicamente podrn participar los integrantes de la lista de oferentes habilitados conformada en la
primera fase del proceso.
Podrn presentar oferta proponentes individuales, Consorcios, Uniones Temporales conformados nicamente por
integrantes de la lista de oferentes habilitados, para una o varias zonas, de acuerdo con la capacidad mxima de
operacin verificada en la primera fase.
Se adelantar la segunda fase haciendo uso de una de las opciones que continuacin se indican, segn lo determine
la Direccin General:
3.3.1.20.

FASE DOS OPCIN 1.

Se adelantar la Segunda fase en la Direccin General. En aplicacin de esta opcin se debern tener en cuenta los
siguientes criterios:

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a. Dentro del trmino y en el lugar establecido en el pliego de condiciones, se llevar a cabo la diligencia de
cierre y entrega de propuestas.
b. La seleccin de los operadores se efectuar mediante acto administrativo motivado atendiendo el orden de
elegibilidad para cada zona en aplicacin de los criterios de calificacin establecidos en el pliego de
condiciones.
c. En caso de empate entre los proponentes, la seleccin de los operadores se efectuar mediante el
mecanismo indicado en el pliego por el ICBF o en su defecto mediante sorteo para cada zona que se
realizar en audiencia pblica.
d. La celebracin, perfeccionamiento y cumplimiento de los requisitos de ejecucin de los contratos resultantes
de la adjudicacin se realizar a nivel regional.
3.3.1.21.

FASE DOS OPCIN 2

Se adelantar la segunda fase en las Direcciones Regionales, bajo la coordinacin de la Direccin de Contratacin,
siguiendo el procedimiento que se enuncia a continuacin:
a. Se expedir en las Direcciones Regionales el proyecto de pliego de condiciones para la operacin del
programa en cada una de las zonas del Departamento, el cual ser publicado en la pgina web del
Instituto como mnimo durante tres (3) das calendario, previos al acto de apertura.
b. Durante el trmino de publicacin del proyecto de pliego de condiciones se recibirn observaciones, las
cuales sern resueltas en cada Regional y publicadas en la pgina web del ICBF.
c. Los Directores Regionales expedirn el acto administrativo de apertura y en la misma fecha publicarn
el pliego de condiciones definitivo.
d. Dentro de los tres (3) das calendario siguientes a la publicacin del pliego definitivo, se celebrar una
audiencia pblica de aclaracin al mismo con el objeto de precisar su contenido y alcance y de or a los
interesados.
e. En el pliego de condiciones, se establecer el trmino para presentar propuestas, el cual, en ningn
caso podr ser inferior a dos (2) das calendario.
f. La seleccin de los operadores podr efectuarse:
i.

ii.

En audiencia pblica y atendiendo el orden de elegibilidad para cada zona en aplicacin de los
criterios de calificacin establecidos en el pliego de condiciones. En caso de empate entre los
proponentes, la seleccin de los operadores se efectuar mediante el mecanismo indicado en el
pliego por la entidad, o
Para cada zona mediante sorteo que se realizar en audiencia pblica, segn lo determine la
entidad para cada proceso de seleccin.

g. Las Direcciones Regionales adelantarn los trmites de celebracin y cumplimiento de los requisitos de
ejecucin de los contratos resultantes.
3.3.1.22.

FASE DOS OPCIN 3

Esta fase se desarrollar, para algunas Regionales en la Direccin de Contratacin y para otras en la sede de la
respectiva Direccin Regional, segn lo establezca la Direccin General. En la Direccin de Contratacin el
procedimiento corresponder al definido para la opcin 1 y en las Regionales, al definido para la opcin 2 de que
tratan los numerales anteriores.
Para la utilizacin de la lista de oferentes habilitados se tendrn en cuenta las siguientes reglas:

La lista tendr una vigencia de un (1) ao

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3.4.

La lista podr ser actualizada para contrataciones futuras


El proceso de habilitacin no genera obligacin para el ICBF de realizar contratacin alguna
La habilitacin se har para un mximo de cupos por oferente, de acuerdo con la capacidad de
operacin e idoneidad exigida.

ADHESION DE ENTES TERRITORIALES

Para la coordinacin, cofinanciacin y asociacin con los distintos entes territoriales, se podrn suscribir convenios
de adhesin, teniendo en cuenta las siguientes reglas:
El ICBF adelantar las Convocatorias Pblicas de aporte para la contratacin de sus programas misionales de
aporte del ICBF con el fin de seleccionar a los operadores que brindaran las mejores ofertas para la ejecucin de
los programas, seleccionando a aquellos que bajo el lleno de los requisitos fueron considerados adjudicatarios, as
los entes territoriales (departamentales o municipales) podrn compartir y adherirse a los contratos resultantes de
las convocatorias en mencin o derivados de la contratacin directa de aporte.
Para tales efectos, y conforme a los principios de coordinacin armnica entre los entes que conforman el estado,
el ICBF dispuso como un mecanismo expedito para los fines en comento, la figura jurdica del Contrato de
adhesin a efectos de dar cabal cumplimiento a tales cometidos.
El contrato de adhesin es aquel en que se somete la voluntad en un contratante a la del otro y goza de plena
validez en nuestro ordenamiento jurdico.
3.4.1. REQUISITOS PARA LA SUSCRIPCION DE CONVENIOS DE ADHESION
i.
ii.

iii.
iv.
v.
vi.
vii.

Los(as) Directores Regionales debern adelantar las acciones necesarias a fin de suscribir
los convenios con las entidades territoriales y obtener la operacin de los Programas.
Segn lo dispuesto en los artculos 3, 4, 7, 12, 13, 21 y 22 del Decreto 1137 de 1999,
las Entidades Territoriales hacen parte del Sistema de Bienestar Familiar,
correspondindoles concurrir al gasto social y en especial al servicio de bienestar familiar, en
el caso de los municipios y contribuir a orientar la distribucin de los servicios de bienestar
familiar, programar por cada servicio segn el cupo de recursos asignado a su plan de
desarrollo, o proponer iniciativas de programacin gestionando la asignacin de recursos
para dicho servicio en su jurisdiccin, as como realizar la ejecucin de planes y programas
de carcter regional y/o local; por lo tanto debern buscar el compromiso de las entidades
territoriales en la ejecucin de los programas para la vigencia.
Los(as) Directores (as) Regionales son los responsables de la contratacin adelantada, por lo
cual cada uno de los aspectos de los respectivos convenios debern estar plenamente
justificados en los estudios previos.
Los(as) Directores (as) Regionales debern tener en cuenta la Delegacin de la Ordenacin
del Gasto establecida en el presente Manual de contratacin.
En el evento de requerirse delegacin especial los(as) Directores (as) Regionales debern
solicitarla oportunamente.
En el ejercicio de su actividad contractual, los delegatarios se encuentran obligados a aplicar
los principios de la funcin administrativa y de la gestin fiscal de que tratan los artculos 209
y 267 de la Constitucin Poltica.
Los(as) Directores (as) Regionales debern verificar que las entidades territoriales realicen
de manera efectiva los aportes en recursos para la operacin del programa.

3.4.2. RECURSOS
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Los recursos de las adhesiones pueden ser orientados a:


a. Aumento de coberturas.
b. Mejoramiento del programa segn los lineamientos tcnicos administrativos y estndares del mismo.
c. Cualquier otro mecanismo que mejore las condiciones de los usuarios del Sistema Nacional de Bienestar
Familiar.
3.4.3. CONDICIONES MINIMAS DEL CONVENIO DE ADHESIN
a. Los contratos de adhesin deben ser suscritos por el Director Regional
b. En caso que el aporte sea en dinero por parte de los miembros adherentes, dicho aporte debe contar con
un certificado de disponibilidad presupuestal. No se admite cartas de intencin, ni ningn documento que
someta a condicin la entrega del aporte establecido monetariamente.
c. El aporte por parte de los miembros adherentes debe tener relacin con el objeto del contrato as cmo
sus alcances. Es decir, dicho aporte puede referirse a la ampliacin de cupos, cubrimiento de otros
municipios (siempre y cuando tengan relacin directa con el lugar dnde se ejecuta el convenio primigenio).
d. No existe limitacin frente al monto del aporte que pretenda dar el miembro adherente
3.4.4. TRMITE PARA LA SUSCRIPCION DEL CONVENIO DE ADHESIN
Para la suscripcin de los convenios de adhesin deber darse el trmite enunciado en el titulo III del presente
manual, en relacin con el acpite de convenios.
SECCIN II
PROCESOS DE SELECCIN ESTATUTO GENERAL DE CONTRATACIN PBLICA
Como se indic en la parte introductoria del presente manual, cuando se requiera la contratacin de bienes o
servicios que no sean misionales, se aplicar el rgimen general de contratacin pblica consagrado en la Ley 80 de
1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de 2012.
4. LICITACIN PBLICA
La escogencia del contratista se efectuar por regla general a travs de licitacin pblica. Para seleccionar un
contratista bajo esta modalidad se debe determinar si el costo de los bienes o servicios a contratar es igual o
superior a 1000 SMLM, y no proceda ninguna causal de contratacin de bienes y servicios para los que la Ley seale
una modalidad de procedimiento diferente.
Este proceso se encuentra regulado en el artculo 30 de la Ley 80 de 1993, numeral 1 del artculo 2 de la Ley 1150
de 2007, captulo I del Decreto 734 de 2012 (Artculos 3.1.2. y ss).
4.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin, establecer la necesidad a satisfacer para lo cual


diligenciar, aprobar y suscribir la solicitud de proceso contractual y los estudios previos para la licitacin pblica.
Los estudios previos necesarios para adelantar el respectivo proceso licitatorio, deben ser elaborados por la
dependencia que crea la necesidad y aprobados por el Comit de Asesora Contractual en las Direcciones
Regionales y por el Director de Contratacin en la sede de la Direccin General.

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Los estudios previos deben contener como mnimo los requisitos sealados en el artculo 2.1.1. del Decreto 734 de
2012.
4.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin deber radicar en la Direccin de Contratacin o la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de proceso contractual y estudios
previos de licitacin pblica, anexando los siguientes documentos:
a)
b)
c)

d)
e)
f)
g)
h)
i)
j)

4.3.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Constancia de Publicacin en Cmara de Comercio
Estudios previos que deben contener los requisitos mnimos previstos en el artculo 2.1.1 del Decreto 734
de 2012, incluyendo los factores sobre los cuales recaer la seleccin del contratista, que garanticen una
seleccin objetiva, para lo cual se debe dar aplicacin a lo previsto en el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 y
el artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, que recae sobre aspecto tcnicos y econmicos de la oferta y la
manera y frmulas en que se designan esos puntajes
Documentos tcnicos, anexo y/o ficha tcnica.
Los permisos, autorizaciones y/o licencias o certificaciones, si el tipo de contrato que se pretende celebrar lo
requiere.
Estudio de costos o de mercado.
El documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere.
Cuando se trate de contratos en los que se involucre el diseo y construccin de una obra se deben
entregar los documentos tcnicos necesarios para ello, de acuerdo con lo previsto en el pargrafo 4, del
artculo 2.1.1 del Decreto 734 de 2012.
La tipificacin de los riesgos de la futura contratacin, el cual se adjuntar al estudio previo como anexo y
ser publicado en el SECOP.
La verificacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de
Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de
2012.
RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO DE LICITACIN PBLICA

Radicado el proceso en la Direccin de Contratacin o en la dependencia que hagas sus veces en las Direcciones
Regionales, se asignar a un profesional de la misma para su trmite, quien al recibir los documentos,
inmediatamente verificar que la solicitud est elaborada conforme a las normas de contratacin vigentes, y que se
anexen los documentos antes mencionados.
En caso que la documentacin no est completa, lo devolver a la dependencia interesada a efectos que sea
corregido.
4.4.

ELABORACIN Y EXPEDICIN DEL ACTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE EL CUAL SE CONFORMA


EL COMIT ASESOR EVALUADOR

El profesional responsable de la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, elaborar el acto administrativo de conformacin del Comit Asesor Evaluador, el cual ser firmado por
el Ordenador del Gasto.
4.5.

ELABORACIN APROBACIN Y PUBLICACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

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El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales conjuntamente con el responsable de la dependencia interesada en la futura contratacin, elaborarn el
proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con las normas vigentes.
Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se presentar al Comit de Asesora Contractual para su aprobacin
en las Direcciones Regionales, en la Sede de la Direccin General esta aprobacin la efectuar el Director de
Contratacin. Impartida la aprobacin, se proceder a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones y de los
estudios y documentos previos.
4.6.

AVISO DE CONVOCATORIA PBLICA

El responsable de la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
a quien se le haya asignado el trmite del proceso se encargar de realizar la publicacin del aviso de convocatoria
de conformidad con lo establecido en el Artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, del proyecto de pliego y los estudios
previos y dems documentos soportes en el Portal nico de Contratacin SECOP y en la pgina web del ICBF de
acuerdo con el Artculo 2.2.1. del Decreto 734 de 2012.
4.7.

RECEPCIN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE


CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS

Dentro del plazo fijado por la ley (10 das hbiles), se recibirn las observaciones presentadas por la comunidad, los
interesados y organismos de control, con respecto al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos, las cuales
pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o va fax.
El responsable designado por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, deber revisar si hay observaciones, en caso de presentarse, deber imprimirlas y remitirlas
al responsable de la dependencia interesada en la contratacin.
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales encargado de llevar el trmite, clasificar segn su naturaleza las observaciones recibidas, para que las
mismas sean tramitadas por las dependencia interesada en la contratacin en los aspectos tcnicos y en los
jurdicos y financieros por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, para lo cual debe llevar el control de las observaciones electrnicas o fsicas allegadas.
4.8.

MANIFESTACIN DE INTERS DE LIMITAR LA CONVOCATORIA A MYPES

La manifestacin de inters de limitar la convocatoria a Mype debe presentarse a ms tardar el da hbil anterior a la
fecha prevista para la apertura del proceso de seleccin acreditando la condicin de Mype de conformidad con lo
establecido en el Artculo 4.1.2. Del Decreto 734 de 2012. Cuando se reciban mnimo 3 manifestaciones que
cumplan con los requisitos establecidos se proceder a la publicacin del pliego de condiciones definitivo indicando
la limitacin, para el efecto, el profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus
veces en las Direcciones Regionales, elaborar un aviso en que conste tal situacin el cual ser publicado en el
SECOP junto con los documentos definitivos del proceso.
4.9.

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

Las observaciones sern analizadas por los responsables de la dependencia interesada en la contratacin y el
responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, quienes analizarn el proyecto de pliego de condiciones, desde el punto de vista tcnico, jurdico y
financiero y en el menor tiempo posible procedern a dar respuesta a las mismas.
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En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, el ICBF
agrupar aquellas de naturaleza comn.
De acuerdo con el resultado del anlisis de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, se establecer si
se procede a realizar los ajustes pertinentes en el pliego de condiciones definitivo o no aceptar los ajustes requeridos
y por consiguiente se continuar el proceso con las condiciones iniciales establecidas por el ICBF.
En el evento en que las respuestas a las observaciones impliquen modificaciones sustanciales al proyecto de pliego,
tales modificaciones deben ser sometidas a la aprobacin del Comit de Asesora Contractual en las Direcciones
Regionales.
El responsable de la dependencia donde nace la necesidad de la futura contratacin, junto con el responsable de la
Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, ajustar el
proyecto de pliego de condiciones y el cronograma del proceso licitatorio, de acuerdo con lo establecido por la ley y
con las decisiones tomadas con respecto a las observaciones de los interesados.
4.10.

PUBLICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y EL ACTO ADMINISTRATIVO DE


APERTURA

El Profesional responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, elaborar el proyecto de acto administrativo de apertura de la licitacin pblica, para la firma
del Ordenador de Gasto y se encargar de realizar el trmite de publicacin de dichos documentos en el Portal nico
de Contratacin SECOP.
En todo caso se realizar un escrito de respuestas a las observaciones que ser publicado en el SECOP.
4.11.

RECEPCIN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

Durante el trmino establecido en el pliego de condiciones, se recibirn las observaciones presentadas por la
comunidad, los interesados y organismos de control, al pliego de condiciones definitivo, las cuales, pueden ser
allegadas en medio fsico, electrnico o va fax. El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia
que haga sus veces en las Direcciones Regionales, efectuar la verificacin en portal de contratacin y la cuenta
creada para el efecto, para revisar si hay observaciones. En caso de presentarse observaciones, el responsable de
la Direccin de Contratacin clasificar las observaciones recibidas segn su naturaleza, las imprimir y remitir a los
responsables de la dependencia interesada en la contratacin, llevando el control de las comunicaciones
electrnicas o fsicas allegadas con las observaciones e incluyndolas en el expediente contractual.
4.12.

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS

Los responsables del proceso contractual de la dependencia interesada en la contratacin y de la Direccin de


Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales analizarn las observaciones
presentadas por los interesados, y darn respuesta a las mismas en el menor tiempo posible, publicando el
documento de respuestas en el SECOP.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, la entidad
agrupar aquellas de naturaleza comn.
4.13.

AUDIENCIA DE ACLARACIN AL PLIEGO DE CONDICIONES, ESTIMACIN, TIPIFICACIN Y


ASIGNACIN DE RIESGOS PREVISIBLES

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De acuerdo con la fecha y hora fijada en el pliego de condiciones, se llevarn a cabo la Audiencia de aclaraciones al
pliego de condiciones y de estimacin, tipificacin y asignacin de riesgos previsibles
Dependiendo de la naturaleza y complejidad de las observaciones, preguntas y solicitudes presentadas en la
audiencia, el personal involucrado en el proceso del ICBF puede resolver dudas.
Estas audiencias las preside el Ordenador del Gasto o su delegado en las Direcciones Regionales o el Director de
Contratacin acompaados por el responsable de la dependencia que solicit la contratacin.
De dicha audiencia se elaborar un acta, que deber suscribirse por todos los que en ella intervinieron y que ser
publicada en el SECOP.
4.14.

ADENDAS

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales elaborar las adendas, cuando se requiera modificar el pliego de condiciones.
En ningn caso, podrn expedirse y publicarse adendas el mismo da en que se tiene previsto el cierre del proceso
de seleccin, de conformidad con lo establecido en el Artculo 89 del Estatuto Anticorrupcin (Ley 1474 de 2011)
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales deber encargarse del trmite de publicacin de las adendas en el Portal nico de Contratacin SECOP.
4.15.

RECEPCIN DE PROPUESTAS Y ACTO DE CIERRE

La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales se encargar de
la logstica para la recepcin de las propuestas en el da y la fecha sealadas en el pliego de condiciones.
En el da y la hora establecidos en el pliego de condiciones, se recibirn las propuestas presentadas, para lo cual el
profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, diligenciar el acta de cierre en donde se dejar constancia de las propuestas recibidas. En dicha acta
se consignar la informacin de cada propuesta (nombre del proponente, nmero de identificacin, carta de
presentacin, garanta de seriedad, valor asegurado, nmero de folios que la integran), y se har la respectiva
publicacin en el Portal nico de Contratacin SECOP.
4.16.

EVALUACIN DE PROPUESTAS Y ELABORACIN DEL INFORME DE EVALUACIN

El Comit Asesor Evaluador, verificar los requisitos habilitantes y evaluar las propuestas de acuerdo con los
criterios previamente establecidos en el pliego de condiciones, indicando el puntaje obtenido por cada proponente,
en los distintos factores evaluados y su orden de elegibilidad, se diligenciar el Informe de evaluacin, y se efectuar
la recomendacin al ordenador del gasto la adjudicacin del contrato o la declaratoria de desierta de la licitacin.
El responsable del proceso asignado por la Direccin de Contratacin o por la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales, proceder a la publicacin del informe de evaluacin, que deber realizarse por un
trmino mnimo de cinco (5) das hbiles.
El informe de evaluacin deber ser integrado en el expediente contractual de licitacin por el responsable
encargado del trmite en la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales.
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4.17.

OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIN

En caso de presentarse observaciones al informe de evaluacin, stas deben ser impresas y aquellas que se remitan
en medio fsico debern ser radicadas y entregadas inmediatamente con voz alerta a la Direccin de Contratacin o
a la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales para que el Comit Asesor Evaluador de
respuesta en el menor tiempo posible y se proceda a la publicacin de las respuestas en el SECOP.
De acuerdo con las observaciones y solicitudes presentadas por los proponentes, el Comit Asesor Evaluador
analizar las observaciones y/o solicitudes presentadas por los proponentes, respecto del Informe de Evaluacin y
responder cada una de stas, ratificando o modificando dicho informe y/o la recomendacin al ordenador del gasto.
4.18.

INFORME DE EVALUACIN DEFINITIVO

El informe de evaluacin definitivo se pondr a consideracin del ordenador del gasto, quien lo revisar y de acuerdo
con su criterio, podr presentar observaciones al mismo, solicitando al Comit Asesor Evaluador nuevamente su
evaluacin. En caso de no tener observaciones acoger la recomendacin.
En el evento de no acoger la recomendacin efectuada por el comit asesor evaluador el ordenador del gasto deber
justificarlo en el acto administrativo con el que culmine el proceso.
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, proceder a la publicacin del informe de evaluacin definitivo y anexar copia impresa al expediente
contractual, que se encontrar a disposicin de los proponentes para su consulta.
4.19.

AUDIENCIA DE ADJUDICACIN

El responsable de la Direccin de Contratacin, organizar la logstica para adelantar la audiencia de adjudicacin y


tendr a su cargo la elaboracin de la respectiva acta.
A la audiencia de adjudicacin asistirn por parte del ICBF, el Director de Contratacin o el Ordenador del Gasto en
las Direcciones Regionales, responsable de la dependencia que solicit el proceso licitatorio, el Comit Asesor
Evaluador.
As mismo, podrn asistir los entes de control, los oferentes y la comunidad en general interesada. Se levantar una
lista de asistencia a la audiencia.
Las reglas que se deben cumplir en la audiencia estn consignadas en el artculo 3.1.3. del Decreto 734 de 2012.
4.20.

ELABORACIN Y EXPEDICIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE


DESIERTA

El responsable del proceso de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, elaborar el proyecto de resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta del proceso
de seleccin, quien a su vez lo presentar para la firma del Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales o el
Director de Contratacin en la Sede de la Direccin General.
4.21.

PUBLICACIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE DESIERTA

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Direccin de Contratacin

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, efectuar la publicacin de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta de la licitacin en el
Portal nico de Contratacin SECOP.
4.22.

NOTIFICACIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE DESIERTA

En la audiencia de adjudicacin se notificar el contenido de la resolucin de adjudicacin o de declaratoria de


desierta de la licitacin al proponente adjudicatario y se comunicar a los no favorecidos de la resolucin de
adjudicacin.
5. CONCURSO DE MRITOS
A travs de este proceso, se seleccionan las propuestas para la contratacin de los siguientes servicios:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Ejecucin de proyectos de inversin


Estudios de diagnsticos
Estudios de prefactibilidad y factibilidad para programas o proyectos especficos
Asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.
Interventora
Asesora tcnica
Gerencia de obra
Gerencia de proyectos
Direccin, programacin y ejecucin de diseos, planos anteproyectos y proyectos.

Para este tipo de procedimientos no aplica el factor cuanta y se debe hacer uso del mismo para la seleccin de
consultores en sus diferentes formas o para escogencia de proyectos de ingeniera, en los que se puede utilizar el
sistema de concurso abierto o el de precalificacin.
Los criterios de seleccin se encuentran relacionados directamente con la experiencia especifica del proponte, la
calificacin de los profesionales, el plan de trabajo, sin que el precio sea factor de evaluacin.
Son objeto de seleccin mediante concurso de mritos, los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del
artculo 32 de la Ley 80 de 1993.
Para seleccionar el corredor de seguros, se debe adelantar el proceso de concurso de meritos de conformidad con lo
previsto en el artculo 3.3.5.1. Del Decreto 734 de 2012.
Este proceso se encuentra enunciado en el numeral 3 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, Captulo III Concurso de
meritos, Secciones I, II, III, IV y V artculos 3.3.1.1 al 3.3.5.1 del Decreto 734 de 2012.
5.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE LOS ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin establecer la necesidad a satisfacer para lo cual


diligenciar, aprobar y suscribir la solicitud de proceso contractual y estudios previos de concurso de mritos. El
estudio debe contener como mnimo los puntos sealados en el artculo 2.1.1. del Decreto 734 de 2012 y
concordantes.
Los estudios previos necesarios para adelantar el respectivo proceso de concurso de mritos, deben ser elaborados
por la dependencia que crea la necesidad y aprobados por el Comit de Asesora Contractual en las Direcciones
Regionales, y por el Director de Contratacin en la sede de la Direccin General.
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5.2.

RADICACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin radicar en la Direccin de Contratacin en la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de concurso de mritos, anexando los
siguientes documentos:
a) Certificado de disponibilidad presupuestal
b) Estudios previos, indicando los factores que sern objeto de calificacin los cuales deben recaer nicamente
en los aspectos tcnicos de la oferta o proyecto, sin incluir el precio como factor de seleccin.
c) Documentos tcnicos.
d) Los permisos, autorizaciones y/o licencias o certificaciones, si el tipo de contrato que se pretende celebrar
lo requieren.
e) Estimacin de costos de los servicios de consultora requeridos, teniendo en cuenta rubros tales como los
montos en personas/meses o personas/horas, perfiles profesionales, el soporte logstico, los insumos
necesarios para la ejecucin de los servicios, los imprevistos y la utilidad razonable del contratista, y que
incluya todos los costos que conlleve la preparacin celebracin y ejecucin del contrato que resulte del
proceso de seleccin.
f) El documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requiere.
g) La tipificacin de los riesgos de la futura contratacin, el cual se adjuntar al estudio previo como anexo y
ser publicado en el SECOP.
h) La verificacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de
Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de
2012.
5.3.

RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

Radicada la solicitud del proceso en la Direccin de Contratacin o en la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, se le asignar el trmite del proceso a un profesional de la misma.
El profesional de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales designado para el trmite del proceso, revisar y verificar los estudios previos y documentos soporte,
comprobando que estos hayan sido diligenciados conforme a las normas de contratacin vigentes. En caso de no
estar conforme a las normas y procedimientos establecidos, los devolver a la dependencia de origen.
5.4.

ELABORACIN Y EXPEDICIN DEL ACTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE EL CUAL SE CONFORMA


EL COMIT ASESOR EVALUADOR

El profesional responsable de la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, elaborar el acto administrativo de conformacin del Comit Asesor Evaluador, el cual ser firmado por
el Ordenador del Gasto.
5.5.

ELABORACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

El profesional responsable la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales conjuntamente con el responsable de la dependencia interesada en la contratacin, elaborarn el
proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con las normas vigentes.
El pliego de condiciones adems de los requisitos generales para el Concurso de Mritos deber contener en lo
relacionado con los requerimientos tcnicos lo siguiente:
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a.
b.
c.
d.

Objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren.


Descripcin detallada de los servicios requeridos.
Cronograma de ejecucin del Contrato de Consultora.
Listado y ubicacin de la informacin disponible para ser conocida por los proponentes con el fin de
facilitarles la preparacin de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, anlisis o documentos
definitivos.
e. Determinacin del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de mritos. Propuesta Tcnica
Simplificada (PTS) o Propuesta Tcnica Detallada (PTD).
f. As mismo se indicar el puntaje mnimo que una oferta deber recibir para ser considerada elegible, y las
condiciones mximas que debe acreditar el proponente en desarrollo de los criterios de evaluacin.
g. Debe tenerse en cuenta que cuando se trate de la aplicacin del Concurso de Mritos con procedimientos
de precalificacin, la convocatoria pblica que se publique a travs del portal nico de contratacin SECOP,
deber realizarse mediante un Aviso de Convocatoria para la solicitud de expresiones de inters para dicha
precalificacin. En consecuencia, para proceder a precalificar e integrar la lista limitada de oferentes
respectiva, el responsable de la dependencia interesada en la contratacin deber radicar en la Direccin
de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de
concurso de mritos con precalificacin y aplicar el procedimiento para la lista corta y la lista multiusos,
procedimiento que es independiente al proceso de concurso de meritos y que se explica al final de este
acpite.
5.6.

PUBLICACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS

El profesional responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en la Direccin
Regional, publicar en el Portal nico de Contratacin SECOP, el proyecto de pliego de condiciones, los estudios
previos y dems documentos tcnicos.
La publicacin de este proceso se debe hacer con diez (10) das hbiles de antelacin a la apertura del Concurso de
Mritos cuando se trata de Propuesta Tcnica Detallada (PTD) y con cinco (5) das hbiles de antelacin a la
apertura del Concurso de Mritos cuando se trata de Propuesta Tcnica simplificada (PTS).
5.7.

AVISO DE CONVOCATORIA

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales a quien se le haya asignado el trmite del proceso se encargar de realizar la publicacin del aviso de
convocatoria de conformidad con lo establecido en el Artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, del proyecto de pliego,
los estudios previos y dems documentos soportes en el Portal nico de Contratacin SECOP y en la pgina web del
ICBF de acuerdo con el Artculo 2.2.1. del Decreto 734 de 2012.
5.8.

MANIFESTACIN DE INTERS DE LIMITAR LA CONVOCATORIA A MYPES

La manifestacin de inters de limitar la convocatoria a Mype debe presentarse de conformidad con lo establecido en
el Artculo 4.1.2. Del Decreto 734 de 2012. Cuando se reciban mnimo 3 manifestaciones que cumplan con los
requisitos establecidos se proceder a la publicacin del pliego de condiciones definitivo indicando la limitacin, para
el efecto, el profesional asignado por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, elaborar un aviso en que conste tal situacin el cual ser publicado en el SECOP junto con
los documentos definitivos del proceso.
5.9.

RECEPCIN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE


CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS

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Dentro del plazo fijado por la ley (entre 5 y 10 das hbiles dependiendo de PTS o PTD respectivamente), se
recibirn las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, al proyecto de
Pliego de Condiciones y estudios previos. Las cuales pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o va fax.
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, verificar si hay observaciones. En caso positivo las imprimir y las clasificar segn su naturaleza y las
enviar a la dependencia interesada en la contratacin, y harn parte del expediente contractual.
5.10.

AJUSTES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

El responsable de la dependencia donde se origina la necesidad de la futura contratacin, junto con el responsable
de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, realizarn
los ajustes al proyecto de pliego de condiciones y el cronograma del proceso de acuerdo con lo establecido por la ley
y las decisiones tomadas respecto a las observaciones presentadas por los interesados.
Efectuados los ajustes correspondientes, el proyecto de pliego de condiciones ser presentado al Director de
Contratacin al Comit de Asesora Contractual para su respectiva aprobacin en las Direcciones Regionales.
5.11.

PUBLICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES Y EL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA

Efectuada la aprobacin por parte de la Direccin de Contratacin o del Comit de Asesora Contractual en las
Direcciones Regionales, el profesional responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga
sus veces en las Direcciones Regionales, elaborar el acto administrativo de apertura del concurso de meritos para
la firma del ordenador del gasto.
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, realizar la publicacin del pliego de condiciones definitivo y del acto administrativo de apertura en el
Portal nico de Contratacin SECOP.
5.12.

RECEPCIN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO

Se recibirn las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, al Pliego de
Condiciones definitivo las cuales pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o va fax para lo cual el
profesional responsable de la Direccin de Contratacin o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, las
imprimir, clasificar segn su naturaleza, y las enviar a la dependencia interesada en la contratacin a efectos que
resuelva en relacin con los aspectos tcnicos de la contratacin.
Los responsables analizarn las observaciones presentadas por los interesados, y darn respuesta a las mismas en
su tiempo. En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo
cual, la entidad agrupar aquellas de naturaleza comn. El escrito de la respuesta ser publicado en el SECOP.
5.13.

AUDIENCIA DE ACLARACIONES DE PLIEGO DE CONDICIONES Y ASIGNACIN DE RIESGOS

De acuerdo con la fecha y hora fijadas en el Pliego de Condiciones, se llevar a cabo la Audiencia de Aclaracin,
estimacin, tipificacin y asignacin de los riesgos previsibles involucrados en la contratacin, en la cual las
personas interesadas, podrn formular observaciones y revisar la asignacin de los riesgos.
Dependiendo de la naturaleza y complejidad de las observaciones, preguntas y solicitudes presentadas en la
audiencia, el personal del ICBF puede resolver dudas y tomar decisiones en la misma.
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Esta audiencia la preside el Director de Contratacin en la Sede de la Direccin General y en las Direcciones
Regionales el Ordenador del Gasto, y asistir el responsable de la dependencia donde naci la necesidad de la
contratacin.
De dicha audiencia se elaborar un acta que ser suscrita por los participantes.
5.14.

PUBLICACIN DE ADENDAS

La modificacin del pliego de condiciones se realizar a travs de adendas. La entidad sealar en el pliego de
condiciones el plazo mximo dentro del cual puedan expedirse adendas, o, a falta de tal previsin, sealar al
adoptarlas la extensin del trmino de cierre que resulte necesario, en uno y en otro caso, para que los proponentes
cuenten con el tiempo suficiente que les permita ajustar sus propuestas a las modificaciones realizadas.
El profesional responsable de la Direccin de Contratacin o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales,
publicar la adendas que se expidan en el desarrollo del proceso.
5.15.

CIERRE DEL PROCESO

La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, se encargar de
la logstica para la recepcin de las propuestas.
Segn el plazo y fecha establecidos en el pliego de condiciones, se reunirn el profesional responsable de la
Direccin de Contratacin y el profesional del rea interesada en la contratacin con el fin de conocer las propuestas
presentadas, para lo cual se diligenciar el Acta de Cierre, en donde se dejar constancia de las propuestas
recibidas; en dicha acta se consigna informacin de cada propuesta (nombre proponente, Nit, carta de presentacin,
garanta de seriedad, valor asegurado) y se efectuar la respectiva publicacin en el Portan nico de Contratacin
SECOP.
5.16.

EVALUACIN DE PROPUESTAS Y ELABORACIN Y PUBLICACIN DEL INFORME DE EVALUACIN

El Comit Asesor Evaluador, evaluar las propuestas de acuerdo con los criterios previamente establecidos en el
Pliego de Condiciones, indicando el puntaje obtenido por cada proponente, en los distintos factores evaluados y su
orden de elegibilidad y se elaborar el Informe de Evaluacin.
Segn el plazo establecido por el ICBF, los proponentes podrn presentar por escrito sus observaciones, solicitud de
aclaraciones o de modificaciones al Informe de Evaluacin, para lo cual el responsable de la Direccin de
Contratacin, las imprimir y remitir al Comit Asesor Evaluador que analizar las observaciones y/o solicitudes
presentadas por los proponentes y ratificar o modificar dicho informe.
El Comit Asesor Evaluador presentar al Ordenador del Gasto el Informe de Evaluacin definitivo. El responsable
de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales publicar el
informe de evaluacin definitivo en el Portal nico de Contratacin SECOP por un trmino de tres (3) das hbiles.
5.17.

AUDIENCIA DE APERTURA DEL SOBRE ECONMICO Y ADJUDICACIN DEL CONTRATO

La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales organizar la
logstica para adelantar la Audiencia y tendr a cargo la elaboracin del acta de la audiencia de Adjudicacin.

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A la audiencia de adjudicacin asistirn por parte del ICBF el Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales, el
Director de Contratacin, el responsable de la dependencia que solicit el proceso de contratacin, los miembros del
comit Asesor Evaluador y dems personas interesadas. De la audiencia se levantar el acta respectiva y una lista
de asistencia que sern publicados en el SECOP.
Para la audiencia de adjudicacin y apertura del sobre econmico se proceder conforme a lo establecido en el
Artculo 3.3.4.6 del Decreto 734 de 2012 y el pliego de condiciones.
5.18.

ELABORACIN Y EXPEDICIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE


DESIERTO DEL CONCURSO DE MERITOS

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales elaborar el proyecto de resolucin de adjudicacin del proceso de seleccin, el cual ser suscrito por el
Ordenador del Gasto.
Si del resultado de la evaluacin debe declararse desierto el proceso, el responsable de la Direccin de Contratacin
o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales elaborar el proyecto de resolucin que as
lo declare y lo remitir al ordenador del gasto quien expedir la Resolucin de Declaratoria de Desierto del proceso.
5.19.

NOTIFICACIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE DESIERTO

En la audiencia de adjudicacin se notificar a los que en ella intervinieron el contenido de la resolucin de


adjudicacin.
El profesional responsable de la Direccin de Contratacin publicar la resolucin de adjudicacin o de declaratoria
de desierto del concurso de mritos en el Portal nico de Contratacin SECOP.
Para el caso de declaratoria de desierta, se dar aplicacin a lo sealado en el artculo 3.3.4.7 del decreto 734 de
2012.
6. CONCURSO DE MRITOS CON PRECALIFICACIN
Este procedimiento consiste en la conformacin de una lista limitada de oferentes para uno o varios procesos de
Concurso de Mritos. La precalificacin que se haga para un solo proceso se llamar Lista Corta y la que se haga
para varios concursos de mritos determinados o determinables se denominar Lista Multiusos. Este procedimiento
es anterior e independiente y se debe adelantar antes del concurso de mritos en que se vaya a aplicar.
Para el sistema de concurso con precalificacin, se aplicar lo establecido en el Decreto 734 de 2012, y adems las
siguientes reglas:
a. En forma previa al concurso de mritos, se adelantar el procedimiento de precalificacin previsto en los
artculos 3.3.3.1 al 3.3.3.5 del Decreto 734 de 2012.
b. Se publicar en el SECOP un aviso para requerir expresiones de inters. En este aviso se publicar la siguiente
informacin: La fecha lmite para presentar la expresin de inters, la indicacin de si se trata de una lista corta o
de una lista multiusos, los criterios que se tendrn en cuenta para conformar la lista limitada de oferentes, la
indicacin de los requisitos habilitantes mnimos y proporcionales que se exigen a los integrantes de la lista
limitada de oferentes y, las reglas bsicas de funcionamiento de las listas multiusos. En las Direcciones
Regionales este aviso debe ser aprobado por el Comit de Asesora Contractual.
c. El Comit Asesor Evaluador conformado para el efecto, recibir por escrito las manifestaciones de inters en
integrar la lista corta o la lista multiusos.
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d. Los Comits Asesores Evaluadores realizarn la verificacin del cumplimiento de los requisitos habilitantes y
valorarn la informacin allegada con la expresin de inters a partir de los criterios sealados en el aviso de
convocatoria pblica y emitirn sus recomendaciones.
e. Se traslada la evaluacin durante tres (3) das. Este traslado se surtir mediante la publicacin en el SECOP.
f. Se respondern las observaciones efectuadas, y previo concepto del Comit de Asesora Contractual en las
Direcciones Regionales, se integrar la lista corta o la lista multiusos, la cual ser publicada en el SECOP.
g. Contra la lista de precalificados debidamente notificada en audiencia proceder el recurso de reposicin.
6.1.

LISTA MULTIUSOS

Para la utilizacin de la listas multiusos se aplicarn las siguientes reglas:


a. La lista multiusos, se podr dividir por grupos o especialidades. En todo caso, la lista tendr un nmero
mnimo de veinticinco (25) integrantes.
b. El ICBF determinar si invita a la totalidad de los integrantes inscritos en la correspondiente
especialidad, o si en audiencia pblica efecta un sorteo para el efecto.
c. Para cada concurso de mritos el ICBF podr invitar entre un nmero de dos (2) y hasta diez (10)
integrantes de la lista.
d. Una vez se haya adjudicado el concurso de mritos a un integrante de la lista, ste no podr invitarse a
concursos posteriores dentro de la vigencia de la lista multiusos, salvo que se haya agotado la lista o no
exista nimo de participacin, de lo cual se dejar constancia. Una vez culmine la vigencia de la lista,
este proponente podr manifestar su inters en integrar una nueva lista.
e. Para cada concurso se podr solicitar la actualizacin de la informacin que se consider para incluir al
interesado en la lista.
6.2.

PUBLICACIN ACTO DE APERTURA, PLIEGO DE CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS

El acto de apertura se expedir una vez se encuentre en firme la conformacin de la lista corta o la lista multiusos.
Junto con el acto administrativo de apertura, se enviar a los integrantes de la lista corta o de la lista multiusos, carta
de invitacin a presentar propuestas.
a. La publicacin del pliego de condiciones y los estudios y documentos previos se efectuaran en el Portal
nico de Contratacin SECOP.
b. Se realizar Audiencia de Aclaracin de pliego de condiciones antes de la fecha establecida para
presentacin de manifestaciones de inters
6.2.1. CARTA DE INVITACIN
La carta de invitacin contendr como mnimo lo siguiente:
a. El nombre de la entidad.
b. La fecha, hora y lugar lmite para la presentacin de las propuestas.
c. Publicacin del pliego de condiciones y los estudios y documentos previos en el Portal nico de
Contratacin SECOP.
6.3.

CIERRE Y RECEPCIN DE PROPUESTAS TCNICAS Y ECONMICAS

La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, se encargar de
la logstica para la recepcin de las propuestas.

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Segn el plazo y fecha establecidos en el pliego de condiciones, se reunirn el profesional responsable de la


Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en la Direccin Regional y el profesional del rea
interesada en la contratacin con el fin de conocer las propuestas presentadas, para lo cual se diligenciar el Acta de
Cierre, en donde se dejar constancia de las propuestas recibidas; en dicha acta se consigna informacin de cada
propuesta (nombre proponente, Nit, carta de presentacin, garanta de seriedad, valor asegurado) y se efectuar la
respectiva publicacin en el Portan nico de Contratacin SECOP.
6.4.

EVALUACIN DE PROPUESTAS TCNICAS Y ELABORACIN Y PUBLICACIN DEL INFORME DE


EVALUACIN

El Comit Asesor Evaluador, evaluar las propuestas de acuerdo con los criterios previamente establecidos en el
Pliego de Condiciones, indicando el puntaje obtenido por cada proponente, en los distintos factores evaluados y su
orden de elegibilidad y se elaborar el Informe de Evaluacin
La publicacin del informe de evaluacin en el Portal nico de Contratacin debe realizarse por un trmino de tres
(3) das hbiles.
6.5.

OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIN

Segn el plazo establecido por el ICBF, los proponentes podrn presentar por escrito sus observaciones, solicitud de
aclaraciones o de modificaciones al Informe de Evaluacin, para lo cual el responsable de la Direccin de
Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en la Direccin Regional, las imprimir y remitir al Comit
Asesor Evaluador que analizar las observaciones y/o solicitudes presentadas por los proponentes las cuales se
resolvern en el acto de adjudicacin.
El Comit Asesor Evaluador presentar al Ordenador del Gasto el Informe de Evaluacin definitivo. El responsable
de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales publicar el
informe de evaluacin definitivo en el Portal nico de Contratacin SECOP.
NOTA: La valoracin del equipo de trabajo deber realizarse nicamente sobre aqul que ejecutar el contrato. La
entidad estatal contratante verificar que el equipo de trabajo presentado est en capacidad real y efectiva de
cumplir con la carga y plan de trabajo de la consultora.
6.6.

AUDIENCIA DE APERTURA Y REVISIN DE LA PROPUESTA ECONMICA

El comit Asesor Evaluador, proceder a la apertura del sobre con la propuesta econmica en el trmino establecido
en el pliego de condiciones. La revisin de su consistencia con la oferta tcnica se llevar a cabo de conformidad con
las siguientes reglas:
a.
b.
c.
d.
e.

Una vez concluida la evaluacin tcnica, la entidad, en audiencia pblica, dar a conocer el orden de
calificacin de las propuestas tcnicas.
En presencia del proponente ubicado en el primer lugar en el orden de calificacin, la entidad proceder a abrir
el sobre que contiene la propuesta econmica del proponente.
Si el valor de la propuesta excede la disponibilidad presupuestal, la misma ser rechazada y se proceder a
abrir la propuesta econmica del siguiente oferente segn el orden de calificacin, y as sucesivamente.
La entidad verificar la consistencia de la propuesta econmica respecto de las actividades descritas en la
propuesta tcnica, con el fin de efectuar las clarificaciones y ajustes que sean necesarios. Como resultado de
estos ajustes no podrn modificarse los requerimientos tcnicos mnimos.
Si de la verificacin de la propuesta econmica del proponente se identifica que la misma no es consistente con
su propuesta tcnica, se dar por terminada la revisin, se rechazar y se proceder a abrir el sobre econmico

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f.
g.
6.7.

de la ubicada en el siguiente orden de elegibilidad, y se repetir el procedimiento indicado en el numeral


anterior.
La entidad y el proponente elaborarn un acta de los acuerdos econmicos y tcnicos alcanzados en esta
revisin, con el fin de que se incluyan en el respectivo contrato. Los acuerdos no podrn versar sobre aspectos
que hayan sido objeto de ponderacin en el proceso contractual.
La entidad adjudicar el contrato al consultor seleccionado, por medio de acto administrativo motivado.
ELABORACIN Y EXPEDICIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE
DESIERTO

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales elaborar el proyecto de resolucin de adjudicacin del proceso de seleccin, el cual ser suscrito por el
Ordenador del Gasto.
Si del resultado de la evaluacin debe declararse desierto el proceso, el responsable de la Direccin de Contratacin
o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales elaborar el proyecto de resolucin que as
lo declare y lo remitir al ordenador del gasto quien expedir la Resolucin de Declaratoria de Desierto del proceso.
6.8.

NOTIFICACIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE DESIERTO

En la audiencia de adjudicacin se notificar a los que en ella intervinieron el contenido de la resolucin de


adjudicacin.
El profesional responsable de la Direccin de Contratacin publicar la resolucin de adjudicacin o de declaratoria
de desierto del concurso de mritos en el Portal nico de Contratacin SECOP.
Para el caso de declaratoria de desierta, se dar aplicacin a lo sealado en el artculo 3.3.4.7 del decreto 734 de
2012.
7. SELECCIN ABREVIADA
El Proceso de seleccin abreviada es de carcter simplificado, se dar aplicacin por razn de la cuanta de acuerdo
con el Artculo 2 de la 1150 y opera en los siguientes casos:
a. Seleccin Abreviada cuando se ha declarado desierta la licitacin pblica. Esta modalidad de
Seleccin Abreviada se cumplir atendiendo lo previsto en el Artculo 3.2.4.1. del Decreto 734 de 2012.
b. Seleccin Abreviada para la enajenacin de bienes. La venta de bienes se realizar con sujecin al
Artculo 3.7.1.1 al 3.8.4.3 del Decreto 734 de 2012.
c. Seleccin Abreviada para la ejecucin de los programas a los que se refiere el Literal h) del Numeral
2 del Artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, para celebrar Contratos de Entidades a Cargo de Ejecucin de
Programas de Proteccin de Personas Amenazadas, Desmovilizacin y Reincorporacin, Poblacin
Desplazada, Proteccin de Derechos Humanos y Poblacin con Alto Grado de Exclusin Esta modalidad
de Seleccin Abreviada se cumplir atendiendo lo previsto en el artculo 3.2.7.1. del Decreto 734 de 2012.
d. Seleccin Abreviada para la adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios que se
adquieran en las bolsas legalmente constituidas. El ICBF podr adquirir esta clase de bienes mediante

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el cumplimiento del trmite previsto en los artculos 3.2.5.1 y 3.2.5.2. y la reglamentacin que las bolsas
expidan en su desarrollo
e. Seleccin Abreviada para prestacin de servicios de salud. El ICBF podr adquirir esta clase de bienes
mediante el cumplimiento del trmite previsto en Artculo 3.2.3.1. del Decreto 734 de 2012, las normas que
los modifiquen o sustituyan y la reglamentacin que las bolsas expidan en su desarrollo.
Para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, se dar a
aplicacin a los procesos establecidos para la subasta en sus modalidades electrnica y presencial y a travs de
bolsas de productos, en los siguientes casos.
f.

Seleccin Abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes


y de comn utilizacin. Se dar aplicacin a lo establecido en el Artculo 3.2.1.1 al 3.2.1.11 del Decreto
734 de 2012 Subasta Inversa.

g. Seleccin Abreviada para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes


y de comn utilizacin a travs de bolsas de productos. Se dar aplicacin a lo establecido en el
Artculo 3.2.1.2.1 al 3.2.1.2.13 del Decreto 734 de 2012.
7.1. SELECCIN ABREVIADA DE MENOR CUANTA
A continuacin se establecer el procedimiento aplicable a la seleccin abreviada de menor cuanta en el ICBF,
aplicable con ocasin de la cuanta del contrato a suscribir y a los literales a, c, d y e del punto anterior.
7.2.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin, establecer la necesidad a satisfacer para lo cual


diligenciar, aprobar y suscribir la solicitud de proceso contractual y estudios previos de menor cuanta. El estudio
previo que se elabore para este proceso de seleccin debe contener como mnimo los puntos sealados en el
artculo 2.1.1. del Decreto 734 de 2012 y concordantes.
7.3.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin deber radicar en la Direccin de Contratacin o en


la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales la solicitud de proceso contractual y estudios
previos de menor cuanta, anexando los siguientes documentos:
a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal
b) Estudio previo, que debe contener los requisitos mnimos previstos en el artculo 2.1.1. del Decreto 734 de
2012 y concordantes. Igualmente debe contener los factores sobre los cuales recaer la seleccin del
contratista, que garanticen una seleccin objetiva. Para lo cual debe dar aplicacin a lo previsto en el artculo
5 de la Ley 1150 de 2007 Artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, previsto para este tipo de seleccin, que
recae sobre aspecto tcnicos y econmicos de la oferta y la manera y frmulas en que se designan esos
puntajes.
c) Documentos tcnicos.
d) Los permisos, autorizaciones y/o licencias o certificaciones, si el tipo de contrato que se pretende celebrar lo
requieren.
e) Estudio de costos o mercado.
f) El documento que autoriza comprometer vigencias futuras, si estas se requieren
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g) La tipificacin de los riesgos de la futura contratacin, el cual se adjuntar al estudio previo como anexo y ser
publicado en el SECOP.
h) La verificacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de
Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de
2012.
7.4.

RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA DE


MENOR CUANTIA

Radicado el proceso en la Direccin de Contratacin o en la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, se asignar un profesional de esa dependencia para su trmite, quien al recibir los documentos,
verificar que la solicitud est elaborada conforme a las normas de contratacin vigentes y que contenga los
documentos mencionados en el numeral anterior.
En caso que la documentacin no est completa y/o los documentos no se encuentran diligenciados conforme a las
normas y procedimientos establecidos en este manual y legislacin contractual, se devolver la solicitud
acompaada de los anexos a la dependencia de origen.
7.5.

ELABORACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

El profesional responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, conjuntamente con el responsable de la dependencia interesada en la futura contratacin,
elaborar el proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con las normas vigentes.
Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, deber presentarse ante el Comit de Asesora Contractual en las
Direcciones Regionales para su aprobacin.
7.6.

PUBLICACIN AVISO DE CONVOCATORIA, PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Y ESTUDIOS


PREVIOS

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales a quien se le haya asignado el trmite del proceso se encargar de realizar la publicacin del aviso de
convocatoria de conformidad con lo establecido en el Artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, del proyecto de pliego y
los estudios previos y dems documentos soportes en el Portal nico de Contratacin SECOP y en la pgina web del
ICBF de acuerdo con el Artculo 2.2.1. del Decreto 734 de 2012.
7.7.

MANIFESTACIN DE INTERS DE LIMITAR LA CONVOCATORIA A MYPES

La manifestacin de inters de limitar la convocatoria a Mype debe presentarse a ms tardar el da hbil anterior a la
fecha prevista para la apertura del proceso de seleccin acreditando la condicin de Mype de conformidad con lo
establecido en el Artculo 4.1.2. Del Decreto 734 de 2012. Cuando se reciban mnimo 3 manifestaciones que
cumplan con los requisitos establecidos se proceder a la publicacin del pliego de condiciones definitivo indicando
la limitacin, para el efecto, el profesional asignado por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga
sus veces en las Direcciones Regionales, elaborar un aviso en que conste tal situacin el cual ser publicado en el
SECOP junto con los documentos definitivos del proceso.
7.8.

RECEPCIN DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE


CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS

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Durante el termino establecido en el pliego de condiciones se recibirn las observaciones presentadas por la
comunidad, los interesados y organismos de control, en relacin con el proyecto de pliego de condiciones y estudios
previos, las cuales pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o va fax.
El profesional designado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, revisar si hay observaciones y en caso de presentarse, las imprimir, clasificar y enviar a los
miembros al responsable de la dependencia interesada en la contratacin para su respuesta, estas harn parte del
expediente contractual.
7.9.

ANALISIS Y RESPUESTA DE LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS

Resueltas las observaciones, estas sern remitidas a la Direccin de Contratacin o a la dependencia que haga sus
veces en las Direcciones Regionales para su consolidacin, y si su respuesta implica cambios fundamentales al
proyecto de pliego, esas modificaciones, sern sometidas a la aprobacin del Comit de Asesora Contractual en las
Direcciones Regionales.
7.10.

AJUSTES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin y el profesional asignado por la Direccin de


Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales con ocasin de las respuestas
al proyecto, ajustarn, en caso de ser necesario el pliego de condiciones y el cronograma del proceso, de acuerdo
con lo establecido por la ley y con las decisiones tomadas con respecto a las observaciones de los interesados.
7.11.

ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA Y PUBLICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES


DEFINITIVO

El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, elaborar el proyecto de acto administrativo de apertura del proceso de menor cuanta para la firma del
Ordenador del Gasto.
El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, se encargar de publicar el pliego de condiciones definitivo y la resolucin de apertura del proceso de
menor cuanta en el Portal de nico de Contratacin SECOP.
7.12.

MANIFESTACIN DE INTERS EN PARTICIPAR

Dentro de los tres (3) das hbiles siguientes al acto de apertura del proceso, los interesados en participar en el
proceso debern presentar documento escrito mediante correo electrnico o radicado en correspondencia la
manifestacin de su inters en participar.
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales consolidar la lista de posibles oferentes que har parte del expediente contractual y que es requisito
para participar en el proceso de seleccin abreviada de menor cuanta.
7.13.

RECEPCIN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DEFINITIVO

Se recibirn las observaciones presentadas por la comunidad, los interesados y organismos de control, con respecto
al pliego de condiciones definitivo, las cuales, pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o por fax. El
profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones

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Regionales revisar si hay observaciones, en caso de presentarse, las imprimir, clasificar y remitir a los
responsables de la dependencia interesada en la contratacin para que de respuesta a las mismas.
7.14.

ANALISIS Y RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS

Los responsables de la dependencia interesada en la contratacin analizarn las observaciones presentadas por los
interesados, y darn respuesta a las mismas en el menor tiempo posible y remitir al profesional asignado por la
Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales para su
consolidacin. En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo
cual, el ICBF agrupar aquellas de naturaleza comn.
El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, elaborar la adenda, cuando se requiera modificar el pliego de condiciones.
7.15.

PUBLICACIN DE ADENDAS

El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales se encargar de efectuar la publicacin de las adendas en el SECOP.
7.16.

CIERRE Y RECEPCIN DE PROPUESTAS

La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales se encargar de
la logstica para la recepcin de las propuestas. El da y hora establecidos en el pliego de condiciones, se reunirn el
profesional responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales y el profesional de la dependencia interesada en la contratacin, con el fin de conocer las propuestas
presentadas o radicadas en correspondencia, para lo cual se diligenciar el acta de cierre en donde se dejar
constancia de las propuestas recibidas. En dicha acta se consignar la informacin de cada propuesta (nombre del
proponente, nmero de identificacin, carta de presentacin, garanta de seriedad, valor asegurado, nmero de folios
que la integran). El acta ser publicada en el Plan nico de Contratacin SECOP
7.17.

EVALUACIN DE PROPUESTAS Y ELABORACIN DEL INFORME DE EVALUACIN

El Comit Asesor Evaluador, verificar los requisitos habilitantes, evaluar las propuestas de acuerdo con los
criterios previamente establecidos en el pliego de condiciones, indicando el puntaje obtenido por cada proponente,
en los distintos factores evaluados y su orden de elegibilidad, se diligenciar el Informe de evaluacin y se
recomendar al ordenador del gasto del ICBF la adjudicacin del contrato o la declaratoria de desierto del proceso
de seleccin.
7.18.

PUBLICACIN DEL INFORME DE EVALUACIN

El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales publicar el informe de evaluacin en el Portal nico de Contratacin SECOP e incluir el documento en
el expediente contractual.
7.19.

OBSERVACIONES AL INFORME DE EVALUACIN

El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales deber verificar si hay observaciones al informe de evaluacin, solicitud de aclaraciones o de
modificaciones, caso en el cual deben ser impresas y aquellas que se remitan en medio fsico debern ser

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entregadas inmediatamente con voz alerta al Comit Asesor Evaluador para que se de respuesta en el menor tiempo
posible.
De acuerdo con las observaciones y solicitudes de los proponentes, se asignarn a cada uno de los integrantes del
Comit Asesor Evaluador quienes emitirn las correspondientes respuestas, ratificando o modificando dicho informe
y/o la recomendacin al Ordenador del Gasto, estas modificaciones se efectuarn mediante escrito de respuesta a
las observaciones y sern incluidas en el acto de adjudicacin para el conocimiento de los interesados.
7.20.

INFORME DE EVALUACIN DEFINITIVO

El Comit Asesor Evaluador pondr a consideracin del ordenador del gasto, quien lo revisar, y de acuerdo con su
criterio, puede presentar observaciones al mismo, solicitando al Comit nuevamente su evaluacin. En caso de no
tener observaciones acoger la recomendacin. En caso que el ordenador del gasto no acoja la recomendacin
efectuada por el comit Asesor Evaluador, el informe evaluador deber justificarlo en el acto administrativo con el
que culmine el proceso.
7.21.

PUBLICACIN DEL INFORME DE EVALUACIN DEFINITIVO

El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales publicar el Informe de Evaluacin Definitivo en el Portal nico de Contratacin y anexar copia impresa
en el expediente contractual, para que est a disposicin de los proponentes para su consulta.
7.22.

ADJUDICACIN O DECLARATORIA DE DESIERTA

Vencido el trmino de publicacin del informe de evaluacin, EL ICBF dentro del plazo previsto en el pliego de
condiciones elaborar el proyecto de resolucin de adjudicacin o de declaratoria de desierto el proceso de
seleccin, y lo presentar al Ordenador del Gasto para su aprobacin y firma.
7.23.

PUBLICACIN DE LA RESOLUCIN DE ADJUDICACIN O DE DECLARATORIA DE DESIERTA

El profesional asignado por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, publicar la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierto en el Portal nico de Contratacin
SECOP.
8. PROCESO DE SELECCIN ABREVIADA PARA LA ENAJENACIN DE BIENES DEL ESTADO
Este proceso se encuentra regulado por el numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Captulo VII del Ttulo
III del Decreto 734 de 2012.
En los procesos de seleccin abreviada de enajenacin de bienes, el ICBF podr hacer uso de los mecanismos que
se consagran en el decreto 734 de 2012, siendo la convocatoria pblica la regla general, y se aplicarn en lo
pertinente las reglas del Ttulo II del Decreto mencionado.
El ICBF podr acudir a los mecanismos de:
a) Enajenacin directa por oferta en sobre cerrado. La enajenacin directa por oferta en sobre cerrado de los
bienes por parte de las entidades pblicas, se realizar siguiendo el procedimiento que se seala a continuacin
consagrado en el Artculo 3.7.2.1:

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1. La entidad publicar en el SECOP la convocatoria para la enajenacin de los bienes que pretenda negociar
de forma directa. Con el aviso de la convocatoria se publicar el proyecto de pliego de condiciones y la
indicacin del lugar donde se pueden consultar los estudios y documentos previos. Se publicar igualmente
el listado de bienes sometidos al proceso de enajenacin.
2. Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, la entidad expedir el acto
administrativo de apertura y lo publicar en el SECOP junto con el pliego definitivo.
3. Una vez recibidas las ofertas, la entidad har la verificacin de los requisitos habilitantes de los oferentes,
cuyo resultado ser publicado en el SECOP junto con el listado de los bienes sobre los cuales se recibieron
propuestas.
4. En el lugar, da y hora sealados en el pliego de condiciones, en la audiencia convocada para tal efecto, se
dar apertura a las ofertas econmicas de los proponentes habilitados, y se informar la mejor oferta
recibida en sobre cerrado, con el fin de permitir, por una sola vez, que los asistentes la mejoren.
5. Surtido este paso, la entidad adjudicar el bien al proponente que haya ofertado el mejor precio.
b) Enajenacin directa a travs de subasta pblica. El ICBF podr vender sus bienes a travs del mecanismo de
subasta pblica, cuyas condiciones de realizacin debern ser sealadas en el pliego de condiciones. En todo caso,
para tales efectos se tendr en cuenta lo contemplado en el Artculo 3.7.2.2 del Decreto 734 de 2012.
1. La subasta se llevar a cabo con los oferentes habilitados de conformidad con el pliego de condiciones, de
manera presencial o electrnica, en el da y hora sealados en el respectivo pliego.
2. El mayor precio ofrecido por los participantes habilitados en sus ofertas, ser el valor inicial con el que
comenzar la subasta.
3. El bien ser adjudicado al participante que haya ofertado el mayor valor a pagar, si transcurrido el tiempo
sealado en el pliego de condiciones no se logra una postura mejor.
El pliego de condiciones podr sealar el nmero de posibles posturas que puede realizar cada uno de los
participantes, as como un valor mnimo de mejora de las mismas, y los dems asuntos propios del procedimiento de
subasta que sean pertinentes y aplicables, con base en las previsiones consagradas en el decreto 734 de 2012, para
la subasta inversa.
c) Enajenacin a travs de promotores, banqueros de inversin, martillo, bolsa de bienes y productos
agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros profesionales idneos. (Artculo 3.7.2.3 del
Decreto 734 de 2012) Cuando se elija el mecanismo de enajenacin a travs de uno o varios promotores, banqueros
de inversin, martillos, bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities u otros
profesionales idneos, la venta siempre deber realizarse a travs de subasta pblica, o mediante el mecanismo de
derecho privado que se convenga con el intermediario.
NOTA: El ICBF podr realizar directamente la enajenacin, o contratar para ello a promotores, bancas de inversin,
martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros comodities, o
cualquier otro intermediario idneo, segn corresponda al tipo de bien a enajenar. Tambin podr hacerlo a travs
de la sociedad Central de Inversiones CISA S.A., caso en el cual, se suscribir el respectivo contrato
interadministrativo.
8.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El Director Administrativo o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, establecer la necesidad de
enajenar los bienes de propiedad del ICBF, previo visto bueno del Ordenador del Gasto. El estudio debe contener
como mnimo los requisitos sealados en el artculo 2.1.1. del Decreto 734 de 2012 y concordantes.
8.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

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El Director Administrativo o quien haga sus veces en las Direcciones Regionales, debe radicar en la Direccin de
Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, indicando la causal
correspondiente, la cual debe contener los siguientes documentos:
a)
b)
c)
d)
e)
8.3.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos
Los permisos, autorizaciones o certificaciones requeridas.
Listado de bienes que van a ser enajenados
Avalo del bien o bienes de conformidad con el Artculo 3.7.3.1 para bienes inmuebles y el sealamiento del
precio de los bienes muebles segn lo reglamentado en el Artculo 3.7.4.1. del Decreto 734 de 2012.
PROCEDIMIENTO

El procedimiento relacionado con la radicacin de la solicitud, elaboracin de estudios previos, se realizar


atendiendo el procedimiento descrito en este manual y en el Decreto 734 de 2012 para el proceso de seleccin
abreviada de menor cuanta y la normatividad aplicable teniendo en cuenta el mecanismo de enajenacin
seleccionado de acuerdo con la necesidad del ICBF.
8.4.

AVISO DE CONVOCATORIA PBLICA

Recibida la solicitud del proceso contractual, junto con los estudios previos y documentos anexos, el responsable
asignado por la Direccin de Contratacin o quien hagas sus veces en las Direcciones Regionales elaborar el Aviso
de Convocatoria Pblica que deber ser publicado en el Portal nico de Contratacin SECOP y en la pgina web del
ICBF, el aviso deber contener adicionalmente los datos identificadores del bien y la indicacin de las condiciones
mnimas de la enajenacin, as como el valor del avalo comercial y el precio mnimo de venta, si fueren diferentes,
este ltimo, obtenido de acuerdo con las reglas sealadas para ello, sin perjuicio del contenido del pliego de
condiciones.
Si se trata de bienes inmuebles en dicho aviso se sealar, por lo menos, el municipio o distrito donde se ubican, su
localizacin exacta con indicacin de su nomenclatura; tipo de inmueble; porcentaje de propiedad; nmero de folio
de matrcula inmobiliaria; cedula catastral; uso del suelo; rea del terreno y de la construccin en metros cuadrados;
la existencia o no de gravmenes deudas o afectaciones de carcter jurdico, administrativo o tcnico que limiten el
goce al derecho de dominio; la existencia de contratos que afecten o limiten el uso; y la identificacin del estado de
ocupacin del inmueble.
8.5.

CONTENIDO DE LA CONVOCATORIA PUBLICA

La convocatoria pblica, se publicar adems del SECOP en la pgina web del intermediario de ser el caso, por el
trmino de cinco (5) das en etapa de proyecto de pliego de condiciones, etapa en la que se recibir y respondern
las respectivas observaciones al proyecto.
El pliego de condiciones definitivo se publicar por el trmino no inferior a 5 das y deber contener como mnimo lo
sealado en el Artculo 2.2.3. Del Decreto 734 de 2012 y adicionalmente los requisitos establecidos en el Artculo
3.7.1.4 del decreto en cita, indicando los requisitos exigidos a las bancas de inversin, agentes inmobiliarios,
martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o
cualquier otro intermediario en el comercio de bienes que se pretenda seleccionar, con el fin de realizar la
enajenacin por su intermedio.

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As mismo se indicar en el pliego de condiciones la Identificacin del bien objeto de venta, requisitos habilitantes,
valor mnimo de venta, forma de pago, numero de posibles posturas que debe realizar cada uno de los participantes
y el valor mnimo de mejora de las mismas, tiempos y reglas de otorgamiento de la escritura pblica y de realizacin
del registro y las consecuencias de no hacerlo en el tiempo sealado en el pliego.
8.6.

CIERRE Y PRESENTACIN DE PROPUESTAS

En la fecha establecida para la recepcin de ofertas se efectuar el cierre, diligencia de la cual se levantar un acta
que ser publicada en el Portal nico de Contratacin SECOP y en la pgina web del intermediario de ser el caso.
8.7.

VERIFICACIN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES

Recibidas las ofertas el comit Asesor Evaluador efectuar la verificacin de los requisitos habilitantes
8.8.

PUBLICACIN DEL INFORME DE VERIFICACIN DE REQUISITOS HABILITANTES Y LAS OFERTAS


ECONMICAS

El informe de verificacin de los requisitos habilitantes junto con las ofertas econmicas, se publicar en el Portal
nico de Contratacin y en la Web del promotor o intermediario, impulsado por parte del profesional designado por la
Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales y se dar traslado
del mismo a los proponentes por el trmino de tres (3) das, tiempo durante el cual pueden presentarse las
observaciones correspondientes.
8.9.

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Y ADJUDICACIN

Presentadas las observaciones, los miembros del Comit Asesor Evaluador, cada uno en su especialidad, darn
respuesta a las observaciones, y el encargado de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus
veces en las Direcciones Regionales publicar el informe final, para que el ordenador del gasto adjudique el proceso
a quien present la mejor oferta econmica.
La adjudicacin o declaratoria de desierta del proceso de seleccin se efectuar mediante acto administrativo
motivado que deber ser notificado en los trminos de ley.
9. SUBASTA INVERSA
De acuerdo con lo previsto en el artculo 3.2.1.1 del Decreto 734 de 2012 para la adquisicin de bienes y servicios de
caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, sin consideracin a la cuanta deber hacerse uso de
procedimientos de subasta inversa, las subastas se realizarn mediante la utilizacin de medios electrnicos, tal
como lo prev el pargrafo 1 del Artculo 3.2.1.1.6, salvo que la Direccin de Informacin y Tecnologa certifique que
en la Sede de la Direccin General o en las Regionales no se cuenta con la infraestructura tecnolgica para ello,
caso en el cual se llevarn a cabo por el procedimiento de subasta inversa presencial.
Este proceso se encuentra regulado en el numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, artculos 3.2.1.1. Al
3.2.1.11. En este trmite se debe tener en cuenta lo siguiente:
a. Debe elaborarse una ficha tcnica que ser parte de los estudios previos segn lo sealado en el artculo
3.2.1.1.3. y debe contener como mnimo los requisitos previstos en el artculo 2.1.2 del Decreto 743 de
2012.
b. La verificacin de requisitos habilitantes de las propuestas recae nicamente sobre el estudio aspectos de
capacidad jurdica, experiencia, capacidad financiera y organizacin del proponente.
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c. La propuesta inicial de precio solo se abrir al momento del inicio de la puja.


d. La escogencia del oferente se hace en la audiencia pblica de subasta inversa.
e. Para la celebracin de la subasta inversa deben existir por lo menos dos proponentes habilitados.
9.1.

REQUISITOS PREVIOS

Los estudios previos deben contener como mnimo los requisitos sealados en el artculo 2.1.1. del Decreto 734 de
2012 y la ficha tcnica que trata el artculo 3.2.1.1.3 del Decreto 734 de 2012.
En los estudios previos se establecer si se utiliza el procedimiento de subasta inversa o adquisicin a travs de
bolsas de productos. En este ltimo caso, se aplicar el procedimiento establecido en el artculo 3.2.1.2.1. Y ss del
Decreto 734 de 2012 o la norma que lo modifique o sustituya.
Para compra por acuerdo marco de precios, el ICBF de conformidad con el pargrafo transitorio del Artculo 3.2.1.2
del Decreto 734 de 2012, no podr hacer uso de los acuerdos marco de precios para la adquisicin de este tipo de
bienes y servicios, hasta que no se asignen las responsabilidades a que se refiere el inciso 4 del pargrafo 5 del
artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y se expida la reglamentacin correspondiente.
El responsable de la dependencia interesada en la contratacin, establecer la necesidad a satisfacer para lo cual
diligenciar, aprobar y suscribir la solicitud de proceso contractual y los estudios previos para la Subasta Inversa.
Los estudios previos necesarios para adelantar el respectivo proceso de subasta, deben ser elaborados por la
dependencia que crea la necesidad y aprobados por el Comit de Asesora Contractual en las Direcciones
Regionales y por el Director de Contratacin en la sede de la Direccin General.
9.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia interesada en la contratacin deber radicar en la Direccin de Contratacin o la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de proceso contractual y estudios
previos de subasta inversa, anexando los siguientes documentos:
a)
b)

c)
d)
e)
f)
g)
9.3.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos que deben contener los requisitos mnimos previstos en el artculo 2.1.1 del Decreto 734
de 2012, incluyendo los factores sobre los cuales recaer la seleccin del contratista, que garanticen una
seleccin objetiva, para lo cual se debe dar aplicacin a lo previsto en el artculo 5 de la Ley 1150 de 2007 y
el artculo 2.2.9 del Decreto 734 de 2012, adems de elaborarse una ficha tcnica que ser parte de los
estudios previos segn lo sealado en el artculo 3.2.1.1.3. y debe contener como mnimo los requisitos
previstos en el artculo 2.1.2 del Decreto 743 de 2012
Documentos tcnicos, anexo y/o ficha tcnica.
Estudio de costos o de mercado.
El documento que autoriza comprometer vigencias futuras si se requieren.
La verificacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de
Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de
2012.
La tipificacin de los riesgos de la futura contratacin, el cual se adjuntar al estudio previo como anexo y
ser publicado en el SECOP.
RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO DE SUBASTA INVERSA

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Direccin de Contratacin

Radicado el proceso en la Direccin de Contratacin o en la dependencia que hagas sus veces en las Direcciones
Regionales, se asignar a un profesional de la misma para su trmite, quien al recibir los documentos,
inmediatamente verificar que la solicitud est elaborada conforme a las normas de contratacin vigentes, y que se
anexen los documentos antes mencionados.
En caso que la documentacin no est completa, lo devolver a la dependencia interesada a efectos de que sea
corregido.
9.4.

ELABORACIN Y EXPEDICIN DEL ACTO ADMINISTRATIVO MEDIANTE EL CUAL SE CONFORMA


EL COMIT ASESOR EVALUADOR

El profesional responsable de la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, elaborar el acto administrativo de conformacin del Comit Asesor Evaluador, el cual ser firmado por
el Ordenador del Gasto.
9.5.

ELABORACIN APROBACIN Y PUBLICACIN DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES Y


AVISO DE CONVOCATORIA

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales conjuntamente con el responsable de la dependencia interesada en la futura contratacin, elaborarn el
proyecto de pliego de condiciones y el cronograma de conformidad con las normas vigentes.
Elaborado el proyecto de pliego de condiciones, se presentar al Comit de Asesora Contractual para su aprobacin
en las Direcciones Regionales, en la Sede de la Direccin General esta aprobacin la efectuar el Director de
Contratacin. Impartida la aprobacin, se proceder a la publicacin del proyecto de pliego de condiciones y de los
estudios y documentos previos.
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales a quien se le haya asignado el trmite del proceso se encargar de realizar la publicacin del aviso de
convocatoria de conformidad con lo establecido en el Artculo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, del proyecto de pliego y
los estudios previos y dems documentos soportes en el Portal nico de Contratacin SECOP y en la pgina web del
ICBF de acuerdo con el Artculo 2.2.1. del Decreto 734 de 2012.
9.6.

RECEPCION DE LAS OBSERVACIONES PRESENTADAS AL PROYECTO DE PLIEGO DE


CONDICIONES Y ESTUDIOS PREVIOS

Dentro del plazo fijado por la ley (5 das hbiles), se recibirn las observaciones presentadas por la comunidad, los
interesados y organismos de control, con respecto al proyecto de pliego de condiciones y estudios previos, las cuales
pueden ser allegadas por medio fsico, electrnico o va fax.
El responsable designado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales a quien se le haya asignado el trmite del proceso deber revisar si hay observaciones, en caso de
presentarse, deber imprimirlas y remitirlas al responsable de la dependencia interesada en la contratacin.
El responsable de la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
encargado de llevar el trmite, clasificar segn su naturaleza las observaciones recibidas, para que las mismas
sean tramitadas por las dependencia interesada en la contratacin en los aspectos tcnicos y en los jurdicos y
financieros por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales,
para lo cual debe llevar el control de las observaciones electrnicas o fsicas allegadas.

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9.7.

MANIFESTACIN DE INTERS DE LIMITAR LA CONVOCATORIA A MYPES

La manifestacin de inters de limitar la convocatoria a Mype debe presentarse a ms tardar el da hbil anterior a la
fecha prevista para la apertura del proceso de seleccin acreditando la condicin de Mype de conformidad con lo
establecido en el Artculo 4.1.2. Del Decreto 734 de 2012. Cuando se reciban mnimo 3 manifestaciones que
cumplan con los requisitos establecidos se proceder a la publicacin del pliego de condiciones definitivo indicando
la limitacin, para el efecto, el profesional asignado por la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga
sus veces en las Direcciones Regionales, elaborar un aviso en que conste tal situacin el cual ser publicado en el
SECOP junto con los documentos definitivos del proceso.
9.8.

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES

Las observaciones sern analizadas por los responsables de la dependencia interesada en la contratacin y el
responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales, quienes analizarn el proyecto de pliego de condiciones, desde el punto de vista tcnico, jurdico y
financiero y en el menor tiempo posible procedern a dar respuesta a las mismas.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, el ICBF
agrupar aquellas de naturaleza comn.
De acuerdo con el resultado del anlisis de las observaciones al proyecto de pliego de condiciones, se establecer si
se procede a realizar los ajustes pertinentes en el pliego de condiciones definitivo o no aceptar los ajustes requeridos
y por consiguiente se contina el proceso con las condiciones iniciales establecidas por la entidad.
En el evento en que las respuestas a las observaciones impliquen modificaciones sustanciales al proyecto de pliego,
tales modificaciones deben ser sometidas a la aprobacin del Comit de Asesora Contractual en las Direcciones
Regionales.
El responsable de la dependencia donde nace la necesidad de la futura contratacin, junto con el responsable de la
Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, ajustarn el
proyecto de pliego de condiciones y el cronograma del proceso, de acuerdo con lo establecido por la ley y con las
decisiones tomadas con respecto a las observaciones de los interesados.
9.9.

PUBLICACIN DEL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO Y EL ACTO ADMINISTRATIVO DE


APERTURA

El Profesional responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, elaborar el proyecto de acto administrativo de apertura de la subasta, para la firma del
Ordenador de Gasto y se encargar de publicar los documentos en el Portal nico de Contratacin SECOP.
9.10.

RECEPCIN DE OBSERVACIONES AL PLIEGO DE CONDICIONES DEFINITIVO

Durante el trmino establecido en el pliego de condiciones, se recibirn las observaciones presentadas por la
comunidad, los interesados y organismos de control, al pliego de condiciones definitivo, las cuales, pueden ser
allegadas en medio fsico, electrnico o va fax. El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia
que haga sus veces en las Direcciones Regionales, efectuar la verificacin en portal de contratacin y la cuenta
creada para el efecto, para revisar si hay observaciones. En caso de presentarse observaciones, clasificar segn su
naturaleza, las imprimir y remitir a los responsables de la dependencia interesada en la contratacin, llevando el
control de las comunicaciones electrnicas o fsicas allegadas con las observaciones e incluyndolas en el
expediente contractual.
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9.11.

RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES RECIBIDAS

Los responsables del proceso contractual de la dependencia interesada en la contratacin y de la Direccin de


Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales analizarn las observaciones
presentadas por los interesados, y darn respuesta a las mismas en el menor tiempo posible.
En todo caso, la aceptacin o rechazo de las observaciones se realizar de manera motivada, para lo cual, la entidad
agrupar aquellas de naturaleza comn y publicar el escrito de las repuestas en el Portal nico de Contratacin
SECOP.
9.12.

ADENDAS

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales elaborar las adendas, cuando se requiera modificar el pliego de condiciones.
En ningn caso, podrn expedirse y publicarse el mismo da en que se tiene previsto el cierre del proceso de
seleccin, de conformidad con lo establecido en el Artculo 89 del Estatuto Anticorrupcin (Ley 1474 de 2011)
El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales deber encargarse del trmite de publicacin de las adendas en el Portal nico de Contratacin SECOP.
9.13.

RECEPCIN DE PROPUESTAS Y ACTO DE CIERRE

La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales se encargar de
la logstica para la recepcin de las propuestas en el da y la fecha sealadas en el pliego de condiciones.
En el da y la hora establecidos en el pliego de condiciones, se recibirn las propuestas presentadas, para lo cual el
profesional asignado, diligenciar el Acta de cierre en donde se deja constancia de las propuestas recibidas. En
dicha acta se consignar la informacin de cada propuesta (nombre del proponente, nmero de identificacin, carta
de presentacin, garanta de seriedad, valor asegurado, nmero de folios que la integran), y se har la respectiva
publicacin en el Portal nico de Contratacin SECOP.
9.14.

ELABORACIN DEL INFORME DE VERIFICACIN DE REQUISITOS HABILITANTES

El Comit Asesor Evaluador, verificar los requisitos habilitantes de las propuestas de acuerdo con los criterios
previamente establecidos en el pliego de condiciones diligenciar el Informe de verificacin, y se efectuar la
recomendacin al ordenador del gasto la adjudicacin del contrato o la declaratoria de desierto del proceso.
El responsable del proceso asignado por la Direccin de Contratacin o por la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales, proceder a la publicacin del informe de verificacin de requisitos habilitantes, que
deber realizarse por un trmino de tres (3) das hbiles.
El informe de verificacin deber ser integrado en el expediente contractual por el responsable encargado del trmite
en la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales.
Para que la subasta pueda llevarse a cabo, debern resultar habilitados para presentar lances de precios por lo
menos dos (2) proponentes.

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En el informe de verificacin de requisitos habilitantes se sealarn los proponentes que no se consideran


habilitados y a los cuales se les conceder un plazo para que subsanen la ausencia de requisitos o la falta de
documentos habilitantes, so pena del rechazo definitivo de sus propuestas.
9.15.

OBSERVACIONES AL INFORME DE VERIFICACIN

En caso de presentarse observaciones al informe de verificacin, stas deben ser impresas y aquellas que se
remitan en medio fsico debern ser radicadas y entregadas con voz alerta a la Direccin de Contratacin o a la
dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales para que el Comit Asesor Evaluador de respuesta
en el menor tiempo posible.
De acuerdo con las observaciones y solicitudes presentadas por los proponentes, el Comit Asesor Evaluador
analizar la procedencia de las mismas, respecto del Informe de Evaluacin y responder cada una de stas,
ratificando o modificando dicho informe y/o la recomendacin al ordenador del gasto.
9.16.

INFORME DE VERIFICACIN DEFINITIVO

El responsable de la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones
Regionales proceder a la publicacin del informe de verificacin definitivo y anexar copia impresa en el expediente
contractual, que se encontrar a disposicin de los proponentes para su consulta, los proponentes habilitados sern
los que podrn participar en la Subasta Inversa, en todo caso podrn hacer uso de las reglas de subsanabilidad
contempladas en el rgimen de contratacin estatal.
9.17.
i.

ii.

iii.

DESARROLLO DE LA AUDIENCIA DE SUBASTA

Si slo un oferente se encuentra habilitado. Si slo un proponente se encuentra habilitado para participar en
la subasta, el ICBF adjudicar el contrato al proponente habilitado, siempre que su oferta no exceda el
presupuesto oficial indicado en el pliego de condiciones y ajuste su oferta a un descuento mnimo, para lo cual
se tendr en cuenta el margen de mejora de precio establecido en el pliego de condiciones. A efecto del ajuste
de la oferta, el ICBF invitar al proponente habilitado a una negociacin en la que, en aplicacin de los principios
de economa y transparencia, obtenga un menor precio de la oferta inicialmente presentada por parte del nico
habilitado, cuyo rango de mejora no podr ser inferior al descuento mnimo indicado en el pliego. Si fracasara la
negociacin, la entidad declarar desierto el proceso contractual, caso en el cual podr reiniciarse nuevamente
prescindiendo de la publicacin del proyecto de pliego de condiciones.
Si no se presentara ningn proponente para participar en la subasta, el ICBF ampliar el plazo para la
presentacin de los documentos habilitantes y la oferta inicial de precio, por el trmino indicado en los pliegos de
condiciones, el cual en ningn caso podr ser mayor de la mitad del inicialmente previsto. Si en este evento no
se presentara ningn proponente, se declarar desierto el proceso de seleccin.
Pluralidad de oferentes. Si resulta un nmero plural de oferentes, se llevar a cabo la audiencia de subasta
inversa en la fecha, hora y lugar indicados en el pliego de condiciones, aplicando el procedimiento previsto en
este manual. La subasta se har por tems o por el valor total de la propuesta, segn se prevea en el pliego de
condiciones.
9.18.

OPERATIVIDAD DE LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL

Para la subasta inversa presencial se aplicarn las siguientes reglas:


a. La subasta se realizar cumpliendo las reglas previstas en el artculo 3.2.1.1.8 del decreto 734 de 2012.
b. La audiencia de subasta inversa presencial se desarrollar de acuerdo con el modelo de orden del da
establecido para el efecto.
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c. En forma previa a la fecha de la audiencia para la subasta inversa presencial, se elaborar un nmero de
contraseas igual a la cantidad de proponentes habilitados por cada tem o propuesta total, de conformidad con
lo establecido en el pliego de condiciones para cada proceso. Las contraseas sern una combinacin
alfanumrica (una letra y tres dgitos).
d. En la oportunidad establecida en el orden del da, al azar se asignarn las contraseas a los proponentes. Cada
proponente mantendr la reserva de la contrasea respectiva.
e. Una vez asignadas las contraseas, se abrirn las propuestas econmicas de los oferentes habilitados. Si el
pliego de condiciones contempla la posibilidad de presentar oferta parcial o por tems, la subasta se realizar
respecto a la propuesta parcial o tem por tem, segn lo establecido en el pliego de condiciones.
f. Conocidas por parte de la entidad las ofertas econmicas, se proceder a: i) Verificar que cada una de estas no
supere el presupuesto oficial estimado total o por tem, segn el caso; ii) que las ofertas econmicas cumplan
con los requisitos para el efecto establecidos en el pliego de condiciones; iii) comparar las ofertas econmicas
entre s, para establecer la ms favorable a la entidad; iv) una vez establecido el valor menor ofrecido, quien
dirige la audiencia lo dar a conocer a los participantes en la subasta sin revelar a que proponente corresponde.
Este valor ser el valor base para iniciar la subasta.
g. Acto seguido se entregar a los oferentes habilitados los sobres y formularios para que realicen el primer lance.
A partir del momento en que todos los participantes habilitados en la puja declaren haber recibido los sobres con
sus respectivos formularios, se otorgar el tiempo que se determine en el pliego de condiciones para hacer el
primer lance.
h. Cumplido el tiempo otorgado, o antes si la totalidad de los participantes en la puja tienen listo el lance y as lo
manifiestan, se recogern los sobres para la verificacin de su validez, de conformidad con los criterios
establecidos en las disposiciones legales y en el presente manual. En cada lance los participantes en la puja
consignarn en el formulario nicamente el precio ofertado en nmeros y letras o la expresin clara e inequvoca
de que no se har ningn lance de mejora de precio. El participante que decida no ofertar en un lance no podr
hacer oferta en lances sucesivos; sin embargo deber permanecer en su puesto hasta que concluya la puja para
la oferta total o para el tem o lote respectivo y en cada ronda o lance deber diligenciar el formulario marcando
la casilla No Ofertar y entregarlo en la oportunidad debida.
i. Los lances vlidos sern ordenados en forma descendente. El funcionario que dirija la audiencia dar a conocer
exclusivamente el menor valor ofertado. Para la ronda siguiente, al menor valor ofertado en la ronda
inmediatamente anterior se aplicar el decremento establecido en el pliego de condiciones y el valor resultante
de la operacin ser el nuevo valor mximo a ofertar.
j. El procedimiento establecido en los literales g, h, i, se realizar cuantas veces se requiera para el trmite de la
subasta.
k. La puja para la oferta total o para los tems o lotes respectivos concluir cuando no se reciba ningn otro lance
de mejora, caso en el cual se solicitar a los proponentes revelar el nmero de contrasea asignada empezando
por quien o quienes hicieron la mejor oferta y en consecuencia se establecer el orden de elegibilidad para la
oferta total, lote o tem.
l. En la audiencia, segn el orden de elegibilidad se adjudicar el contrato, dejando expresa constancia por lo
menos sobre el objeto, plazo, cuanta e identificacin plena del proponente adjudicatario.
m. En el evento de presentarse empate se preferir la menor propuesta econmica inicial y en caso de persistir el
empate se desempatar mediante sorteo, segn las reglas del pliego de condiciones.
n. La entidad advertir a los asistentes que est prohibida la comunicacin entre ellos, as mismo se les indicar
que deben abstenerse de usar telfonos celulares, beepers y cualquier otro medio de comunicacin durante el
desarrollo de la audiencia.
o. Los errores o imprecisiones registrados en los formularios para la presentacin de los lances no sern
corregidos por la entidad, y se tendrn como lances no vlidos.
p. Los lances sern considerados vlidos o aceptables cuando: i) se realicen dentro del trmino establecido en el
pliego de condiciones, ii) sean inferiores al valor base o arranque, iii) cumplan con el margen mnimo de mejora
de ofertas, iv) el valor en letras y en nmeros coincida y en su defecto se tomar el valor que ms se ajuste a la
dinmica de la subasta, y v) no contenga ningn tipo de condicionamiento.
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q. Cuando un proponente habilitado o su apoderado no se presente en la audiencia pblica de subasta, se tendr


como oferta econmica la presentada inicialmente. Igual efecto se aplicar cuando se presente
extemporneamente a la oportunidad para hacer el primer lance de la oferta total o para el tem o lote
respectivo. Si en el pliego de condiciones est prevista la posibilidad de ofertar parcialmente por tems o lotes y
an est pendiente el inicio de la puja para los otros tems o lotes para los cuales present oferta, el proponente
habilitado podr participar en aquellos a los que oportunamente se presente en la audiencia de subasta.
9.19.

NOTIFICACIN Y COMUNICACIN DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE ADJUDICACIN

El acto administrativo de adjudicacin se notificar al proponente favorecido y se comunicar a los dems durante la
audiencia de subasta I. Contra dicho acto no procede recurso alguno por la va gubernativa y ser irrevocable.
10. MNIMA CUANTIA
La seleccin de mnima cuanta corresponde a la modalidad de seleccin objetiva para la adquisicin de bienes,
servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuanta de la entidad contratante,
independientemente de su objeto, y cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artculo 94 de la Ley 1474 de
2011 y en los Artculos 3.5.1 y ss del Decreto 734 de 2012.
Para la modalidad de seleccin de mnima cuanta, no podrn aplicarse reglas y procedimientos establecidos para
las dems modalidades de seleccin, ni se podrn adicionar etapas, requisitos o reglas a las establecidas en la
norma correspondiente.
10.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin, establecer la necesidad de la futura contratacin.


El Estudio Previo debe contener las especificaciones tcnicas, el valor del bien o servicio que se pretende contratar,
el objeto del contrato, identificacin del tipo de contrato, plazo, lugar de ejecucin, forma de pago, supervisor,
fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin, los requisitos habilitantes.
10.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin, radicar en la Direccin de Contratacin o en la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de trmite contractual de mnima
cuanta anexando los siguientes documentos.
a.
b.
c.
d.

10.3.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos.
Soporte del estudio de precios del mercado
La verificacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de
Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de
2012.
RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO

La solicitud de la contratacin, junto con los estudios previos y los documentos anexos se radicar en la Direccin de
Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales y ser asignada a un profesional
de esa dependencia para su trmite.
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Recibida la solicitud, la misma se revisar por parte del profesional responsable de la Direccin de Contratacin o de
la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, si la documentacin se encuentra diligenciada
conforme a lo previsto en la ley y este manual se procede con el trmite.
10.4.

INVITACIN PBLICA

Una vez revisados los documentos, la Direccin de Contratacin o de la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales estructurar la invitacin pblica que como mnimo contendr:
a.
b.
c.
d.
e.

El objeto
Plazo de ejecucin
Forma de pago
Las causales que generaran el rechazo de las ofertas o la declaratoria de desierto del proceso.
El cronograma del proceso especificando la validez mnima de las ofertas que se solicitan, as como las
diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitacin y
para extender las etapas previstas.
f. El lugar fsico o electrnico en que se llevar a cabo el recibo de las ofertas.
g. Requisitos habilitantes: Se indicar la manera en que se acreditar la capacidad jurdica. Adicionalmente, se
requerir de experiencia mnima en los casos de contratacin de obra, de consultora y de servicios
diferentes a aquellos a que se refiere el literal h del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, los que
se regirn exclusivamente por lo previsto en el artculo 3.4.2.5.1 del decreto 734 de 2012.
Cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las caractersticas del contrato a celebrar, as
como su forma de pago, tambin se podr exigir para la habilitacin de la oferta, la verificacin de la capacidad
financiera de los proponentes. No se verificar en ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago
establecida sea contra entrega a satisfaccin de los bienes, servicios u obras.
Se establecer que la verificacin de los requisitos se har exclusivamente en relacin con el proponente con el
precio ms bajo, para lo cual, se tendrn en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artculo 2.2.8 del
Decreto 734 de 2012.
La invitacin pblica se publicar en el Portal nico de Contratacin SECOP por un trmino no inferior a un (1) da
hbil.
10.5.

PRESENTACIN DE PROPUESTAS

Dentro de un trmino no inferior a un (1) da hbil, se recibirn las propuestas, las cuales deben ser radicadas en
correspondencia.
10.6.

EVALUACIN DE LAS PROPUESTAS

El ICBF seleccionar, mediante comunicacin de aceptacin de la oferta, la propuesta con el menor precio, siempre
y cuando cumpla con las condiciones exigidas.
El informe de evaluacin y verificacin de los requisitos habilitantes, publicar por el plazo nico de un 1 da hbil
para que los proponentes puedan formular observaciones a la evaluacin.
La verificacin y la evaluacin de las ofertas ser adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin
que se requiera de pluralidad alguna. En el evento en el cual el Ordenador del Gasto no acoja la recomendacin
efectuada por l o los evaluadores, deber justificarlo mediante acto administrativo motivado.
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10.7.

RESPUESTAS A LAS OBSERVACIONES Y ACEPTACIN DE LA OFERTA

Presentadas las observaciones al informe de evaluacin el profesional responsable de la Direccin de Contratacin o


de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, encargado del proceso, dar respuesta a las
observaciones y se publicarn en el Portal nico de Contratacin SECOP simultneamente con la comunicacin de
aceptacin de la oferta o la declaratoria de desierta.
10.8.

COMUNICACIN DE ACEPTACIN DE LA OFERTA O DE DECLARATORIA DE DESIERTA

La comunicacin de aceptacin de la oferta junto con la oferta seleccionada constituye para todos los efectos el
contrato celebrado. En caso de empate a menor precio, el ICBF adjudicar a quien haya entregado primero la oferta
entre los empatados, segn el orden de entrega de las mismas.
El ICBF podr adjudicar el contrato cuando slo se haya presentado una oferta, y esta cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos, siempre que esta satisfaga los requerimientos contenidos en la invitacin pblica.
Mediante la comunicacin de aceptacin de la oferta, el ICBF manifestar la aceptacin expresa e incondicional de la
misma, los datos de contacto del ICBF y del supervisor o interventor designado. Con la publicacin de la
comunicacin de aceptacin en el SECOP el proponente seleccionado quedar informado de la aceptacin de su
oferta.
En caso de no lograrse la adjudicacin, la entidad declarar desierto el proceso mediante comunicacin motivada
que se publicar en el SECOP. Si hubiere proponentes, el trmino para presentar el recurso de reposicin correr
desde la notificacin del acto correspondiente.
11. CONTRATACIN DIRECTA
La caracterstica principal de la contratacin directa, es que no se requiere pluralidad de oferentes, sin embargo, se
deben observar los principios de transparencia, responsabilidad, economa; la utilizacin de cada una de las figuras
debe ser justificada por la entidad, conforme a los supuestos fcticos y normativos.
De conformidad con lo establecido en el Artculo 3.4.1.1 del Decreto 734 de 2012, esta modalidad de contratacin
(excepto para prestacin de servicios) debe estar precedida por un acto de justificacin que contendr:
1. El sealamiento de la causal que se invoca.
2. La determinacin del objeto a contratar.
3. El presupuesto para la contratacin y las condiciones que se exigirn a los proponentes si las hubiera, o al
contratista.
4. La indicacin del lugar en donde se podrn consultar los estudios y documentos previos, salvo en caso de
contratacin por urgencia manifiesta.
En los eventos previstos en los literales b) y d) del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y en los
contratos interadministrativos que celebre el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico con el Banco de la Repblica,
no requieren de acto administrativo alguno, y los estudios que soportan la contratacin, no sern pblicos.
En caso de urgencia manifiesta, el acto administrativo que la declara har las veces del acto de justificacin de que
trata el Decreto 734 de 2012 y no requerir de estudios previos.

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En tratndose de los contratos a los que se refiere el artculo 3.4.2.5.1 del Decreto 734 de 2012 no ser necesario el
acto administrativo de justificacin
En la contratacin directa no ser obligatoria la exigencia de garantas, segn lo determine el estudio previo
correspondiente atendiendo la naturaleza y cuanta del contrato respectivo.
No se exigir Registro nico de Proponentes para la contratacin directa.
11.1.

CAUSALES DE CONTRATACIN DIRECTA

a. La declaratoria de urgencia manifiesta, cuyas causales estn previstas en el artculo 42 de la Ley 80 de


1993.
b. Contratos de emprstitos.
c. Contratos interadministrativos
d. Adquisicin de bienes y servicios del sector de defensa que tengan carcter de reservados.
e. Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas.
f. Contratos de encargo fiduciario que celebren las entidades territoriales cuando inicien el acuerdo de
reestructuracin de pasivos a que se refieren las leyes 550 de 1999, 617 de 2000 y las normas que lo
modifiquen o adicionen, siempre y cuando los celebren con entidades financieras del sector pblico.
g. Por inexistencia objetiva de pluralidad de oferentes
h. Para la prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin o para la ejecucin de trabajos
artsticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales.
i. Arrendamiento de inmuebles
12. CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIN
Normatividad aplicable: Bajo esta modalidad, se celebran los contratos para desarrollar las actividades definidas en
el numeral 3, del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, y literal h del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007.
Artculo 3.4.2.5.1 0 del Decreto 734 de 2012, estos contratos se celebran de manera directa sin tener en cuenta el
factor cuanta.
Para este tipo de contrato no se requiere la expedicin del acto administrativo de justificacin.
12.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia interesada, establecer la necesidad de suscribir los contratos de prestacin de


servicios profesionales y/o de apoyo a la Gestin.
Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de este tipo de contratos deben contener como mnimo lo
siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
12.2.

El tipo de servicios que se requiere contratar


El objeto y actividades y productos que debe entregar
Valor
Forma de pago
Supervisor
Perfil de la persona natural o jurdica que se pretende contratar
Verificar la acreditacin de estudios y experiencia requeridos para seleccionar al contratista.
SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

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Direccin de Contratacin

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin radicar en la Direccin de Contratacin o la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales la solicitud de proceso contractual, junto con los
siguientes documentos:
a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal
b) Estudios previos
c) Certificado de inexistencia de personal e insuficiencia de personal, el cual debe ser solicitado por
responsable de la dependencia que requiere la contratacin y expedido por el Director der Gestin Humana
o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales.
d) Certificado de idoneidad y experiencia acompaado de sus soportes de estudios y experiencia
12.3.

REQUISITOS QUE DEBEN APORTAR LAS PERSONAS NATURALES

a) Formato nico de hoja de vida debidamente diligenciada


b) Fotocopia legible de la cdula de ciudadana
c) Certificado vigente del Registro nico Tributario (RUT) expedidas por la Direccin De Impuestos y Aduanas
Nacionales.
d) Libreta Militar cuando aplique.
e) Certificado de antecedentes penales (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada en
la contratacin)
f) Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuradura General de la Nacin (verificado por
el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
g) Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contralora General de la Repblica (verificado por el
profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
h) Documentos que acreditan la afiliacin al sistema de seguridad social como cotizante en salud y pensiones
(Decreto 1703 de 2002, y artculos 10, y 18 de la Ley 1122 de 2007, artculos 3,5,6 y 7 de la Ley 797 de
2003, y el Decreto 510 de 2003).
i) Certificado de titularidad de cuenta bancaria expedido por una corporacin bancaria.
12.4.

REQUISITOS QUE DEBEN APORTAR LAS PERSONAS JURDICAS

a)
b)
c)

Certificado de Existencia y Representacin Legal con una vigencia no superior a treinta (30) das calendario.
Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal.
Certificado vigente del Registro nico Tributario (RUT) (Decreto 4243 de 2004 y las resoluciones 8346 y
8502 de 2004 expedidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
Autorizacin de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios al Representante legal,
para celebrar el contrato respectivo, cuando este se requiera.
Libreta Militar del Representante Legal cuando aplique.
Certificado de antecedentes penales del representante legal (verificado por el profesional asignado de la

d)
e)
f)
g)
h)
i)
12.5.

dependencia interesada en la contratacin)

Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal expedido por la Procuradura General de
la Nacin (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
Certificado de antecedentes fiscales del representante legal expedido por la Contralora General de la
Repblica (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
Certificado de titularidad de cuenta bancaria expedido por una corporacin bancaria.
RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD PARA CELEBRAR CONTRATO DE PRESTACIN DE
SERVICIOS PROFESIONALES Y/O DE APOYO A LA GESTIN

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Direccin de Contratacin

La solicitud para la celebracin de contratos de prestacin de servicios profesionales, o de apoyo a la gestin o para
la ejecucin de trabajos artsticos e intelectuales, se radicar en la Direccin de Contratacin o la dependencia que
haga sus veces en la Direccin Regional, la cual ser asignada a un profesional de esa dependencia para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte del profesional de la Direccin de Contratacin, a quien se le
asign el trmite, se procede a la revisin de la documentacin y si se encuentra en regla se elaborar la minuta del
contrato, si los documentos no estn completos o no se encuentra debidamente diligenciado se devolvern a la
dependencia de origen para su correccin.
13. CONTRATACIN DIRECTA CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD DE OFERENTES
Estos contratos tienen sustento legal en el literal g) numeral 4, del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007 y el Artculo
3.4.2.4.1 del decreto 734 de 2012.
Esta modalidad de contratacin directa se utiliza cuando:
1. No existe ms de una persona inscrita en el RUP, lo cual se acredita con el certificado de inscripcin en el RUP
expedido por la Cmara de Comercio correspondiente.
2. Cuando solo exista una persona que pueda proveer el bien o servicio por tener algunas de las siguientes
calidades:
Ser titular de los derechos de propiedad industrial, lo cual se acredita con la respectiva patente
expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Ser titular de los derechos de autor, lo cual se acredita con el certificado de inscripcin en el registro
nacional de derechos de autor.
Ser proveedor exclusivo del bien o servicio, lo cual se acredita con la certificacin de exclusividad
expedida por la Cmara de Comercio correspondiente.
Es preciso que la dependencia solicitante de la contratacin manifieste de manera clara y precisa dicha circunstancia
en el estudio previo al cual se le debe adjuntar la prueba documental que acredite al contratista como proveedor
nico y exclusivo. Si el proveedor es extranjero, el documento que acredite alguno de los eventos antes descritos
deber estar apostillado.
13.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia que requiera la contratacin establecer la necesidad de la futura contratacin,


para lo cual elaborar la solicitud de proceso contractual y estudios previos de contratacin directa, sealando la
causal correspondiente.
Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de este tipo de contratos deben contener como mnimo lo
siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

El tipo de bienes o servicios que se requiere contratar.


Objeto y actividades y productos que debe entregar.
Valor, forma de pago y plazo
Lugar de ejecucin
Supervisor.
La circunstancias y documentacin que demuestran que para ese bien o servicio que se pretende contratar
no existe pluralidad de oferentes.

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g) La verificacin de si la contratacin respectiva est cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de


Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los trminos del artculo 8.1.17 del Decreto 734 de
2012.
13.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin radicar en la Direccin de Contratacin o la


dependencia que haga sus veces en las direcciones regionales, la solicitud de proceso contractual y estudios previos
de contratacin directa, junto con los siguientes documentos:
a)
b)
c)

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos
Documento que acreditan que no existe pluralidad de oferentes

cuando se pretende contratar con personas naturales se deben aportar adems los siguientes documentos
a) Formato nico de hoja de vida debidamente diligenciada
b) Fotocopia legible de la cdula de ciudadana
c) Certificado vigente del Registro nico Tributario (RUT) expedidas por la Direccin De Impuestos y Aduanas
Nacionales.
d) Libreta Militar cuando aplique.
e) Certificado de antecedentes judiciales (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada
en la contratacin)
f) Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuradura General de la Nacin (verificado por
el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
g) Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contralora General de la Repblica (verificado por el
profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
h) Documentos que acreditan la afiliacin al sistema de seguridad social como cotizante en salud y pensiones
(Decreto 1703 de 2002, y artculos 10, y 18 de la Ley 1122 de 2007, artculos 3,5,6 y 7 de la Ley 797 de
2003, y el Decreto 510 de 2003).
Cuando se pretende contratar con personas jurdicas se deben aportar los siguientes documentos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)

Certificado de Existencia y Representacin Legal con una vigencia no superior a treinta (30) das calendario.
Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal.
Certificado vigente del Registro nico Tributario (RUT) (Decreto 4243 de 2004 y las resoluciones 8346 y 8502
de 2004 expedidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
Autorizacin de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios al Representante legal, para
celebrar el contrato respectivo, cuando este se requiera.
Libreta Militar del Representante Legal cuando aplique.
Certificado de antecedentes penales del representante legal (verificado por el profesional asignado de la
dependencia interesada en la contratacin)

Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal expedido por la Procuradura General de la
Nacin (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
Certificado de antecedentes fiscales del representante legal expedido por la Contralora General de la
Repblica (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
Documentos que acreditan el pago de aportes al sistema de seguridad social en salud y pensiones y de
parafiscales segn el caso. (Decreto 1703 de 2002, y artculos 10, y 18 de la Ley 1122 de 2007, artculos 3,5,6
y 7 de la Ley 797 de 2003, y el Decreto 510 de 2003).

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13.3.

RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO CUANDO NO EXISTA PLURALIDAD


DE OFERENTES

La solicitud de la contratacin, se radicar en la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales y ser asignada profesional de esa dependencia para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte del profesional responsable de la Direccin de Contratacin
o de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, a quien se le asign el trmite, proceder a
la revisin de la documentacin y si se encuentra en regla proceder a la elaboracin del acto de justificacin de
contratacin directa y la minuta del contrato para firma del Ordenador del Gasto, si los documentos no estn
completos o no se encuentra debidamente diligenciado se devolvern a la dependencia de origen para su correccin.
14. CONTRATOS PARA EL ARRENDAMIENTO O ADQUISICIN DE INMUEBLES
Se encuentra contenido en el literal del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, Artculo 3.4.2.6.1 del
Decreto 734 de 2012. Este tipo de contratos se celebran tomando como nica consideracin los precios del mercado
sin que se requiera obtener varias ofertas.
14.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia que requiera la contratacin establecer la necesidad de la futura contratacin,


para lo cual elaborar la solicitud de proceso contractual y estudios previos de contratacin directa, sealando la
causal correspondiente.
Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de este tipo de contratos deben contener, adems de los
requisitos generales, como objeto, valor, forma de pago, supervisor, la descripcin tcnica del bien que se pretende
contratar.
14.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin, radicar en la Direccin de Contratacin o la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de proceso contractual y estudios
previos de contratacin directa, sealando la causal invocada, adjuntado los siguientes documentos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)

Certificado de Disponibilidad Presupuestal.


Estudios previos.
Las autorizaciones a que haya lugar.
Avalo. (para adquisicin) de inmuebles.
Documentos que soportan los estudios del mercado.
Fotocopia del Certificado de Libertad y Tradicin, con fecha de expedicin no mayor a 15 das.

Cuando se pretende contratar con personas naturales se deben aportar adems los siguientes documentos
a) Formato nico de hoja de vida debidamente diligenciada
b) Fotocopia legible de la cdula de ciudadana
c) Certificado vigente del Registro nico Tributario (RUT) expedidas por la Direccin De Impuestos y Aduanas
Nacionales.
d) Libreta Militar cuando aplique.
e) Certificado de antecedentes penales. (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada
en la contratacin).
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f)

Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuradura General de la Nacin (verificado por
el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
g) Certificado de antecedentes fiscales expedido por la Contralora General de la Repblica (verificado por el
profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
h) Documentos que acreditan la afiliacin al sistema de seguridad social como cotizante en salud y pensiones
y de parafiscales segn el caso. (Decreto 1703 de 2002, y artculos 10, y 18 de la Ley 1122 de 2007,
artculos 3,5,6 y 7 de la Ley 797 de 2003, y el Decreto 510 de 2003).
Cuando se pretende contratar con personas jurdicas se deben aportar los siguientes documentos:
a) Certificado de Existencia y Representacin Legal con una vigencia no superior a treinta (30) das calendario.
b) Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal.
c) Certificado vigente del Registro nico Tributario (RUT) (Decreto 4243 de 2004 y las resoluciones 8346 y
8502 de 2004 expedidas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.
d) Autorizacin de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios al Representante legal,
para celebrar el contrato respectivo, cuando este se requiera.
e) Libreta Militar del Representante Legal cuando aplique.
f) Certificado de antecedentes penales del representante legal (verificado por el profesional asignado de la
dependencia interesada en la contratacin)

g) Certificado de antecedentes disciplinarios del representante legal expedido por la Procuradura General de
la Nacin (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
h) Certificado de antecedentes fiscales del representante legal expedido por la Contralora General de la
Repblica (verificado por el profesional asignado de la dependencia interesada en la contratacin)
i) Documentos que acreditan el pago de aportes al sistema de seguridad social en salud y pensiones y de
parafiscales segn el caso. (Decreto 1703 de 2002, y artculos 10, y 18 de la Ley 1122 de 2007, artculos
3,5,6 y 7 de la Ley 797 de 2003, y el Decreto 510 de 2003).
14.3.

RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD DEL PROCESO

La solicitud de la contratacin, se radicar en la Direccin de Contratacin o la dependencia que hagas sus veces en
las Direcciones Regionales, que ser asignada a un profesional de esa dependencia para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos el profesional al que se le asign el trmite proceder a la revisin de
la documentacin y si la misma se encuentra en regla elaborar el acto de justificacin de contratacin directa y la
minuta del contrato, si los documentos no estn completos o no se encuentra debidamente diligenciado se
devolvern a la dependencia de origen para su correccin.
15. CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS
Las entidades estatales pueden celebrar contratos directamente entre ellas, sin importar la cuanta y el tipo de
contrato, siempre y cuando las obligaciones del mismo tenga relacin directa con el objeto de la entidad encargada
de ejecutar el objeto contractual.
Normatividad aplicable: Este tipo de contrato se encuentra contemplado en el numeral 4 del artculo 2 de la Ley
1150 de 2007. Artculo 3.4.2.1.1 del Decreto 734 de 2012, para la celebracin de este tipo de contratos tambin se
debe tener en cuenta lo previsto en los literales a) y b) del numeral 1, del artculo 2 de la Ley 80 de 1993.
15.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

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Direccin de Contratacin

El responsable de la dependencia que requiera la contratacin establecer la necesidad de la futura contratacin,


para lo cual elaborar la solicitud de proceso contractual y estudios previos de contratacin directa, sealando la
causal correspondiente.
Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de este tipo de contratos deben contenerla, descripcin del
objeto, valor, forma de pago, obligaciones del contratista y designacin del supervisor.
15.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin radicar en la Direccin de Contratacin o la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de proceso contractual y estudios
previos de contratacin directa, sealando la causal invocada, adjuntado los siguientes documentos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
15.3.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos
Acta de acuerdo de voluntades en la contratacin.
Estimacin del costo del bien o servicio a adquirir.
Fotocopia de la cdula de ciudadana del representante legal de la entidad con la que se suscribir
contrato interadministrativo.
Fotocopia del acta de posesin del representante legal
Fotocopia del documento que acredita al representante legal como ordenador de gasto
Documentos que soportan los estudios del mercado.
RECEPCIN Y ASIGNACIN
INTERADMINISTRATIVOS

DE

LA

SOLICITUD

PARA

CELEBRAR

el

CONTRATOS

La solicitud de la contratacin, se radicar en la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales, la cual ser asignada a un profesional para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte del profesional a quien se le asign el trmite, se proceder
a la revisin de la documentacin y si se encuentra en regla se proyectar el acto de justificacin de contratacin
directa para la firma del Ordenador del Gasto y se elaborar la minuta del contrato, si los documentos no estn
completos o no se encuentra debidamente diligenciado se devolvern a la dependencia de origen para su correccin.
16. CONTRATACIN DIRECTA PARA EL DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTFICAS Y TECNOLGICAS
Normatividad aplicable: Esta modalidad de contratacin directa se encuentra definida en el literal e) del numeral 4
del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, Artculo 3.4.2.3.1 del Decreto 734 de 2012 y procede en los trminos del
Decreto 591 de 1991 y dems normas que lo modifiquen o adicionen.
16.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia que requiera la contratacin establece la necesidad de la futura contratacin, para
lo cual elaborar la solicitud de proceso contractual y estudios previos de contratacin directa, sealando la causal
correspondiente.
Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de este tipo de contratos deben contener, descripcin del
objeto, valor, forma de pago, obligaciones del contratista y designacin del supervisor y la descripcin de las
actividades las cuales deben estar acorde con el Decreto Ley 591 de 1991.

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16.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El Subdirector o jefe de la dependencia que requiere la contratacin radica en la Direccin de Contratacin, la


Solicitud de Proceso Contractual y Estudios Previos de contratacin Directa, sealando la causal invocada,
adjuntado los siguientes documentos:
a)
b)
c)

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos
Las autorizaciones a que haya lugar

16.3.

RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD PARA CELEBRAR CONTRATOS PARA EL


DESARROLLO DE ACTIVIDADES CIENTFICAS Y TECNOLGICAS

La solicitud de la contratacin, se radicar en la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales, la cual ser asignada a un profesional de esa dependencia para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte del responsable designado, se procede a la revisin de la
documentacin y si se encuentra en regla se proyectar el acto de justificacin de la contratacin directa para la
firma del Ordenador del Gasto y elaborar la minuta del contrato, si los documentos no estn completos o no se
encuentra debidamente diligenciado se devolvern a la dependencia de origen para su correccin.
17. URGENCIA MANIFIESTA:
De conformidad con lo establecido en el literal a) del artculo 4 de la Ley 1150 de 2007, y lo contemplado en el
artculo 42 de la Ley 80 de 1993, la contratacin directa por urgencia manifiesta, tendr lugar cuando se acredite la
existencia de alguna de las siguientes situaciones:
a. Cuando la continuidad del servicio exija el suministro de bienes, o la prestacin de servicios, o la ejecucin
de obras en el inmediato futuro.
b. Cuando se presenten situaciones relacionadas con los estados de excepcin.
Cuando se trate de conjurar situaciones excepcionales relacionadas con hechos de calamidad o constitutivos de
fuerza mayor o desastre que demanden actuaciones inmediatas.
17.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia que requiera la contratacin establecer la necesidad de la futura contratacin,


para lo cual elaborar la solicitud de proceso contractual y estudios previos de contratacin directa, sealando la
causal correspondiente.
Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de este tipo de contratos deben contener, descripcin del
objeto, valor, forma de pago, obligaciones del contratista y designacin del supervisor y la descripcin de las
actividades.
17.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin radicar en la Direccin de Contratacin, la Solicitud


de Proceso Contractual y Estudios Previos de contratacin Directa, sealando la causal invocada, adjuntado los
siguientes documentos:

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a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal


b) Copia del el acto administrativo que declara la urgencia manifiesta.
17.3.

RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD PARA CELEBRAR CONTRATOS POR URGENCIA


MANIFIESTA

La solicitud de la contratacin, se radicar en la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en
las Direcciones Regionales, la cual ser asignada a un profesional de esa dependencia para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte del responsable designado, se proceder a la revisin de la
documentacin y si se encuentra en regla se elaborar la minuta del contrato.
18. CONVENIOS DE COOPERACIN INTERNACIONAL
Normatividad aplicable: Artculo 20 de la Ley 1150 de 2007. Para la contratacin con organismos internacionales,
se tendr en cuenta lo previsto en los incisos 2 y 3 del artculo 13 de la Ley 80 de 1993, el artculo 20 de la Ley 1150
de 2007, Artculo 3.6.1. Del Decreto 734 de 2012 y adems las siguientes reglas:

18.1.

En los eventos en que se trate de una organizacin sin nimo de lucro o con nimo de lucro, nacional o
extranjera, o persona natural o eventos, que manifieste su intencin de ayudar, brindar asistencia o
cooperar financiera o tcnicamente al Instituto sin que ello implique erogacin en dinero o en especie
por parte del ICBF o incorporacin de recursos a su presupuesto, dicha intencin se materializar
mediante la firma de una carta de intencin o memorando de entendimiento.

Cuando se trate de financiacin proveniente de organismos de cooperacin, asistencia o ayuda


internacionales, o de alguno de los organismos o eventos de que trate al artculo 20 de la Ley 1150 de
2007 o normas que la modifiquen o complementen, el rgimen legal a aplicar ser el contenido en el
Estatuto de Contratacin Estatal (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 734 de 2012).
Existiendo la posibilidad de dar aplicacin a los reglamentos de tales organismos de acuerdo con los
presupuestos citados en las normas sealadas.

Cuando se trate de organizaciones sin nimo de lucro, nacional o extranjera, o persona natural o
eventos, diferentes a las sealadas en el artculo 20 de la Ley 1150 de 2007, en donde exista erogacin
presupuestal por parte del ICBF, se aplicar el rgimen especial de aporte.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia que requiera la contratacin establecer la necesidad de la futura contratacin,


para lo cual elaborar la solicitud de proceso contractual y estudios previos de contratacin directa, sealando la
causal correspondiente.
Siempre se debe tener en cuenta que los organismos internacionales de cooperacin, ayuda o asistencia, son
organismos multilaterales de crdito, entes gubernamentales extranjeros o personas extranjeras de derecho pblico,
que operan de acuerdo con tratados y convenios internacionales entre pases y no se pueden confundir con
personas, empresas o instituciones educativas que no tienen domicilio en Colombia.
18.2.

SOLICITUD DE PROCESO PARA CELEBRAR CONVENIOS DE COOPERACIN INTERNACIONAL

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Direccin de Contratacin

El responsable de la dependencia que requiere la contratacin, radicar en la Direccin de Contratacin, la solicitud


de proceso contractual y estudios previos de contratacin directa, sealando la causal invocada, adjuntado los
siguientes documentos:
a)
b)
c)
d)
18.3.

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos
Las autorizaciones a que haya lugar
Los documentos que acrediten la existencia del organismo internacional, la identificacin del representante
legal y el documento que le confiere esa representacin, las autorizaciones que este requiera.
RECEPCIN Y ASIGNACIN DE LA SOLICITUD PARA CELEBRAR CONVENIOS DE COOPERACIN
INTERNACIONAL

La solicitud de la contratacin, se radicar en la Direccin de Contratacin, que ser asignada a un profesional de


esa dependencia para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte del profesional responsable de la Direccin de Contratacin,
a quien se le asign el trmite, se proceder a la revisin de la documentacin y si se encuentra en regla se procede
a proyectar el acto de justificacin para la firma del Ordenador del Gasto y a elaborar la minuta del contrato.
Si los documentos no estn completos o no se encuentra debidamente diligenciado se devolvern a la dependencia
de origen para su correccin.
19. CONVENIOS DE COOPERACIN Y/O COLABORACION
Normatividad aplicable: Se encuentran sustentados en el inciso 2, del artculo 355 de la Constitucin Nacional, y el
Decreto 777 de 1992, en concordancia con el artculo 96 de la Ley 489 de 1998.
Estos convenios se pueden celebrar con entidades privadas sin nimo de lucro y de reconocida idoneidad con el fin
de impulsar programas y actividades de inters pblico acordes con el Plan Nacional y con los Planes Seccionales
de Desarrollo.
Se entiende por reconocida idoneidad la experiencia con resultados satisfactorios que acrediten la capacidad tcnica
y administrativa de las entidades sin nimo de lucro para realizar el objeto del contrato. La autoridad facultada para
celebrar el respectivo contrato deber evaluar dicha calidad por escrito debidamente motivado.
19.1.

IDENTIFICACIN DE LA NECESIDAD Y ELABORACIN DE ESTUDIOS PREVIOS

El responsable de la dependencia que requiera la contratacin establece la necesidad de la futura contratacin, para
lo cual elaborar la solicitud de proceso contractual y estudios previos.
Los estudios previos que se elaboren para la celebracin de este tipo de convenios deben contener, adems de las
condiciones generales como descripcin del objeto, obligaciones del contratista y designacin del supervisor o
coordinador del convenio, valor, deben precisar la manera en que se van a efectuar los aportes de la entidad
cooperante, indicar cul es el programa o actividad de inters pblico que se pretende desarrollar acorde con el Plan
de Desarrollo Nacional o los planes o programas misionales del ICBF, que se pretende impulsar con la celebracin
del convenio.
19.2.

SOLICITUD DE PROCESO CONTRACTUAL

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El responsable de la dependencia que requiere la contratacin radicar en la Direccin de Contratacin o la


dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, la solicitud de proceso contractual y estudios
previos de convenio, adjuntado los siguientes documentos:
a)
b)
c)
d)

Certificado de Disponibilidad Presupuestal


Estudios previos
Las autorizaciones a que haya lugar
Los documentos legales de creacin de la entidad privada sin nimo de lucro, identificacin del
representante legal y el documento que le confiere esa representacin, las autorizaciones que este requiera.
e) Declaracin de ingresos y patrimonio o declaracin de renta de los tres ltimos aos de las entidades que
estn obligadas a ello.
19.3.

RECEPCIN Y ASIGNACIN PARA LA CELEBRACIN DE UN CONVENIO

La solicitud de la contratacin, se radicar en la Direccin de Contratacin o la Dependencia que haga sus veces, y
ser asignada a un profesional para su trmite.
Recibida la solicitud y los documentos anexos por parte del profesional a quien se le asign el trmite, proceder a la
revisin de la documentacin y si se encuentra en regla proyectar el acto de justificacin para la firma del
Ordenador del Gasto, y se elaborar la minuta del contrato.
Si los documentos no estn completos o no se encuentra debidamente diligenciado se devolvern a la dependencia
de origen para su correccin.
20. CARTAS DE INTENCIN
En los eventos en que una organizacin sin nimo de lucro o con nimo de lucro, nacional o extranjera, persona
natural o jurdica, manifieste su intencin de ayudar, brindar asistencia o cooperar financiera o tcnicamente al ICBF
sin que ello implique erogacin en dinero o en especie por parte del ICBF o la incorporacin de recursos de su
presupuesto, dicha intencin se materializar mediante la firma de una carta de intencin o memorando de
entendimiento.
Para el trmite de las Cartas de Intencin o Memorandos de entendimiento, se tendrn en cuenta las siguientes
reglas:
-

La Oficina de Cooperacin y Convenios solicitar al rea misional correspondiente una justificacin


tcnica no jurdica sobre la necesidad, oportunidad y viabilidad para la realizacin de las cartas de
intencin o memorandos de entendimiento con el visto bueno y firma del Director del rea.
La Oficina de Cooperacin y Convenios, con base en la justificacin tcnica, elaborar la minuta de la
carta de intencin o memorando de entendimiento, y lo remitir a la Direccin de Contratacin para el
respectivo control de legalidad.
Una vez realizado el control de legalidad, Direccin de Contratacin lo remitir para firma del Director
General y una vez firmada la carta de intencin o memorando de entendimiento, se remitir a la Oficina
de Cooperacin y Convenios quien realizar las gestiones pertinentes para fecharlo y tramitar la firma
por parte del cooperante.
Los originales de las cartas de intencin o memorandos de entendimiento relacionados con temas de
cooperacin, reposarn en el archivo de la Oficina de Cooperacin y Convenios.
TITULO III

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FASE CONTRACTUAL
La fase contractual corresponde a la celebracin y ejecucin del objeto del contrato o convenio. Esta etapa
comprender la celebracin, perfeccionamiento y ejecucin del contrato, y estar integrada por todos los actos a
cargo del contratista tendiente al cumplimiento de sus obligaciones contractuales y los que adelante el ICBF, para
garantizar que el mismo se ajuste a lo pactado.
La etapa contractual se desarrollar a travs de la celebracin de contratos que estarn identificados con un nmero
secuencial por anualidad, asignado por la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en la
Direcciones Regionales, y sern debidamente foliados todos los documentos que hagan parte de la carpeta del
respectivo contrato sometindose a las normas de archivo.
21. CONTENIDO MNIMO DE LA MINUTA DEL CONTRATO
a)

b)
c)
d)

e)

f)

g)
h)

i)

Identificacin de las partes: En la parte inicial del contrato debern identificarse plenamente las partes que lo
celebran, indicando quien acta como representante legal de cada una de ellas o a quien se deleg esa
facultad, para lo cual se deben sealar nombres, nmero de cdula de ciudadana, NIT, matrcula y/o tarjeta
profesional y datos de ubicacin como direccin y telfonos de contacto.
Tratndose de extranjeros, debe darse cumplimiento a lo establecido en el Decreto 4000 de 2004, y realizar
una verificacin previa de la convalidacin ante el ICFES de los ttulos de pregrado y postgrado obtenidos en el
exterior, e informar a la autoridad correspondiente la contratacin o terminacin del contrato dentro de los 15
das calendario siguientes a la ocurrencia de cualquiera de las situaciones anteriores.
Justificacin o consideraciones: Corresponde en este acpite exponer de manera resumida los motivos que
originaron a la entidad a adquirir el bien o servicio del contrato a celebrar, y la manera en que se efectu la
seleccin del contratista.
Objeto: Debe ser lcito, fsica y jurdicamente posible, y debe hacerse una descripcin clara, detallada y
precisa del bien o servicio que se requiere por parte del ICBF, as mismo deber corresponder en forma
inequvoca al incluido en el estudio previo.
Valor del contrato: Se debe sealar el valor del contrato de conformidad con los soportes tcnicos y
econmicos contenidos en los estudios previos y segn lo indicado por la dependencia solicitante en el
documento de condiciones del contrato o atendiendo el valor ofertado por el proponente adjudicatario. Cuando
se trate de un contrato con valor indeterminado, debe establecerse con claridad los criterios precisos para
establecer su valor final.
Forma de pago: Deben indicarse las condiciones y periodicidad en que se realizan los pagos. En los casos de
los contratos de aporte o convenios de Cooperacin, lo que se debe precisar es la manera en que cada una de
las partes efectuarn sus aportes, aclarando si se hacen en dinero y/o bienes o servicios, los aportes a efectuar
por cada una de las partes deben encontrarse discriminados y cuantificados.
Plazo de Ejecucin: Corresponde al trmino durante el cual las partes deben cumplir con las obligaciones
pactadas en el contrato. Este plazo debe corresponder al principio de anualidad y a lo sealado en las
disposiciones legales vigentes relacionadas con los asuntos presupuestales, en cuanto a que el bien o servicio
debe ser entregado a satisfaccin antes de terminar la vigencia fiscal.
Trmino de Vigencia: Corresponde al perodo de tiempo que transcurrir entre el perfeccionamiento del
contrato y la consecucin del objeto contractual.
Lugar de ejecucin: En primera medida, se trata de la Identificacin del lugar de domicilio del contratante, as
mismo se deber indicar el lugar exacto en que desarrollarn las actividades necesarias para la ejecucin del
contrato, sealando si el contratista debe ejecutar sus actividades en la sede de la Entidad o fuera de ella.
Tambin corresponde al lugar donde se van entregar bienes.
Obligaciones del contratista: Descripcin de las actividades que debe desarrollar el contratista para cumplir
con el objeto del contrato. En esta clusula tambin se deben identificar los productos que debe entregar el

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contratista, los cuales deben tener relacin directa con el objeto y las obligaciones del contrato, as como los
informes que debe presentar el contratista para hacer efectivo el pago o desembolso.
j) Reserva y confidencialidad: En ella se debe indicar que toda la informacin que pueda conocer, manejar o
desarrollar el contratista durante la vigencia del contrato y hasta su liquidacin, le ser de carcter confidencial
e intransferible, salvo que sea calificada como pblica por la parte del ICBF. La informacin confidencial slo
podr ser utilizada para el propsito de cumplir a cabalidad con el servicio contratado, quedndole prohibido al
contratista que la recibe compartirla con terceros.
k) Garanta nica de Cumplimiento: Esta clusula se incluir de acuerdo con lo previsto en el Artculo 5.1.4. y
5.1.5. del Decreto 734 de 2012 y dems normas concordantes. Para el caso de los contratos de aporte se
estar a lo dispuesto en el Decreto 2923 de 1994 o las normas que lo modifiquen.
l) Clusula de indemnidad: Mediante esta clusula, se impondr al contratista la obligacin de mantener al
ICBF libre de cualquier dao o perjuicio originado en las reclamaciones de terceros y que se deriven de sus
actuaciones o de la de sus subcontratistas o dependientes, salvo que se justifique en los estudios y
documentos previos, que atendiendo al objeto de cada contrato y las obligaciones y las circunstancias de su
ejecucin, no se requiera su inclusin.
m) Amparo presupuestal: En todos los contratos celebrados por el ICBF, cuando se comprometan recursos
econmicos, se deber consignar una clusula en la que se registre el nmero del certificado de disponibilidad
presupuestal que respalda esa obligacin, as como la fecha de su expedicin. Cuando se comprometan
vigencias futuras se debe registrar el nmero de oficio que otorga la autorizacin del cupo de las vigencias
futura y su valor.
n) Supervisor y/o interventor: Se debe indicar quien ser el responsable de ejercer la supervisin y/o
interventora del contrato. Este aspecto debe definirse desde la elaboracin de los estudios previos.
o) Liquidacin del contrato: Las partes deben acordar en el texto del contrato el trmino dentro del cual se
proceder a efectuar la liquidacin bilateral del contrato, o determinar si este procedimiento se realizar de
acuerdo con lo previsto en el Estatuto de Contratacin Pblica.
21.1.

PERFECCIONAMIENTO

Elaborada la minuta del contrato o convenio, se proceder a su suscripcin por las partes para su perfeccionamiento.
Si el contrato es producto de un proceso de seleccin, este debe suscribirse dentro del trmino sealado en el pliego
de condiciones, de lo contrario, la entidad har efectiva la garanta de seriedad de la propuesta.
21.2.

REQUISITO DE EJECUCIN

Una vez perfeccionado el contrato, el contratista deber presentar, dentro de los trminos sealados para el efecto
en el pliego de condiciones y el contrato o convenio, todos los documentos que acrediten el cumplimiento de los
requisitos de ejecucin del contrato. Si el contratista no cumple con estas obligaciones podrn imponerse las
sanciones previstas en la ley y en el contrato.
Suscrita la minuta por el contratista, a travs de la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales se solicitar a la Direccin Financiera o la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales que efecte el registro presupuestal.
Firmado el contrato y efectuado el registro presupuestal, el responsable de la Direccin de Contratacin o de la
dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales designado para la elaboracin del contrato,
entregar al contratista, copia del mismo para que constituya la garanta o garantas requeridas de conformidad con
lo dispuesto en el contrato y la normatividad vigente sobre la materia.

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Se dar aprobacin de la garanta o garantas por parte del Director de Contratacin o el Ordenador del Gasto en las
Direcciones Regionales previa revisin de su contenido por parte del profesional responsable de la elaboracin de la
minuta y del Director de Contratacin o la persona que haga sus veces en las Direcciones Regionales.
En los casos que sea necesario se suscribir un acta de inicio, a saber, en los contratos de tracto sucesivo.
Igualmente, para la ejecucin, el contratista deber acreditar que se encuentra al da en el pago de aportes
parafiscales correspondientes al Sistema de Seguridad Social Integral, as como los propios del Sena, ICBF y Cajas
de Compensacin Familiar, cuando corresponda.
Cumplidos los requisitos de ejecucin, se diligenciar por parte del responsable de la Direccin de Contratacin o de
la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales la remisin al supervisor y/o interventor segn el
caso de la copia del contrato indicando la fecha en que este se legaliz.
21.3.

SUPERVISIN Y/O INTERVENTORA

En el estudio previo y el pliego de condiciones, se identificar si por la naturaleza del objeto a contratar se efectuar
supervisin o interventora, teniendo en cuenta que la supervisin consistir en el seguimiento tcnico,
administrativo, financiero, contable, y jurdico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la
misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados, y para la cual el Instituto podr contratar
personal de apoyo, a travs de los contratos de prestacin de servicios que sean requeridos; mientras que la
interventora consistir en el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realice una persona natural
o jurdica contratada para tal fin por la Entidad Estatal, cuando el seguimiento del contrato suponga conocimiento
especializado en la materia, o cuando la complejidad o la extensin del mismo lo justifiquen.
El ICBF puede dividir la vigilancia del contrato principal entre supervisin e interventora, caso en el cual en el
contrato de interventora, se debern indicar las actividades tcnicas a cargo del interventor y las dems quedarn a
cargo del Instituto a travs del supervisor.
Los interventores y supervisores estn facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el
desarrollo de la ejecucin contractual, y sern responsables por mantener informado al ICBF de los hechos o
circunstancias que puedan constituir actos de corrupcin tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o
pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente.
La supervisin ser designada por el ordenador del gasto a travs del contrato o convenio, o mediante comunicacin
posterior. El contrato de Interventora ser supervisado directamente por el Instituto a travs de un supervisor. Los
supervisores e interventores quedarn sometidos al rgimen disciplinario y de sanciones establecidos en la
normatividad vigente.
La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, sern las
encargadas de apoyar jurdicamente a los supervisores frente a las inquietudes que estos presenten con relacin al
ejercicio de sus actividades de control y vigilancia, siempre y cuando las mismas sean de carcter contractual.
Los supervisores e interventores debern mantener un archivo digital de la ejecucin contractual de cada contrato
asignado, este contendr los documentos modificatorios, actas de inicio, suspensiones, la relacin de contratacin
derivada, copia de los contratos derivados y de las actas de liquidacin de los mismos, e informes de ejecucin que
el contratista haya presentado, as como todos los documentos soporte de la ejecucin contractual, para lo cual
deber procurar mantener soportada cada una de las obligaciones pactadas y del seguimiento y control que la
supervisin adelanta.

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En todo lo relacionado con la supervisin e interventora de los contratos o convenios suscritos por el Instituto, se
tendr en cuenta la normatividad vigente al respecto.
21.4.

MODIFICACIONES A LOS CONTRATOS

Durante la ejecucin del contrato, pueden presentarse situaciones que afectan su ejecucin, por lo cual, el supervisor
y/o interventor deber solicitar oportunamente a la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales, la elaboracin de la adicin, prorroga o modificacin respectiva, sealando las
razones que originan el cambio, la conveniencia, el beneficio, el valor y/o el tiempo a adicionar si fuere el caso.
Tal solicitud debe ir firmada por el responsable de la dependencia donde se origin la necesidad de la contratacin
con el visto bueno del ordenador del gasto.
21.5.

ADICIONES

Se presentan cuando se incrementa el valor inicialmente pactado en el contrato. Las adiciones deben contar con la
correspondiente aprobacin del Comit de Asesora Contractual en las Direcciones Regionales (cuando se trate de
aquellos contratos cuyo trmite previo fue aprobado por esa instancia) y su correspondiente certificado de
disponibilidad presupuestal.
En todo caso deber darse aplicacin a lo establecido en el pargrafo del artculo 40 de la Ley 80 de 1993, segn el
cual los contratos no podrn adicionarse en ms del cincuenta por ciento (50%) de su valor inicial, expresado ste en
salarios mnimos legales mensuales vigentes.
El supervisor y/o interventor deber presentar la solicitud de adicin con su respectiva justificacin, por lo menos diez
das antes del vencimiento del plazo de ejecucin estipulado en el contrato. Tal solicitud deber ir firmada por el
supervisor o interventor y el responsable de la dependencia donde se origin la necesidad de la contratacin, copia
de la adicin se remitir al supervisor y el original reposar en el expediente contractual.
21.6.

PRRROGAS

Consisten en la ampliacin del plazo de ejecucin del contrato o de entrega inicialmente pactado, para lo cual, se
deben justificar las razones o motivos por cuales se requiere la ampliacin de dichos trminos. Se debe tener
presente que estas prrrogas no obedecen a incumplimientos.
Tal solicitud deber ir firmada por el supervisor o interventor y el responsable de la dependencia donde se origin la
necesidad de la contratacin, copia del documento de prorroga se remitir al supervisor y el original reposar en el
expediente contractual.
21.7.

ACLARACIONES

Las partes podrn de comn acuerdo suscribir las respectivas aclaraciones de los contratos, cuando se presenten
errores de digitacin, aritmticos, o conceptuales, con el fin que permitan la correcta ejecucin del contrato, copia del
documento se remitir al supervisor y el original reposar en el expediente contractual.
21.8.

SUSPENSIN DEL CONTRATO

Durante el desarrollo del contrato pueden presentarse circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o
circunstancias ajenas a la voluntad de las partes, las cuales, impiden en forma temporal la normal ejecucin del
contrato. En estos eventos, las partes pueden de mutuo acuerdo pactar la suspensin del mismo.
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En la solicitud de suspensin, debe indicarse el trmino exacto de suspensin, al reiniciarse la ejecucin del contrato,
el contratista deber ajustar la vigencia de la garanta nica de cumplimiento.
Esta solicitud deber ir firmada por el supervisor o interventor del contrato con el visto bueno del responsable de la
dependencia donde se origin la necesidad de la contratacin y deber radicarse en la Direccin de Contratacin o
en la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales para la elaboracin del acta correspondiente,
copia del acta se remitir al supervisor y el original reposar en el expediente contractual.
21.9.

CESIN DEL CONTRATO

Se presenta cuando el contratista o la entidad contratante, transfieren a otra (s) persona (s), total o parcialmente los
derechos y obligaciones pactadas en el contrato. La cesin tambin opera para los casos en los que sobrevenga una
inhabilidad o incompatibilidad al contratista durante el periodo de ejecucin del contrato.
Los contratos estatales se celebran en consideracin a la capacidad, calidad y habilidad del contratista, por ello para
el acto de cesin de un contrato se debe analizar por parte del supervisor y la Direccin de Contratacin, si el
cesionario, tiene las mismas calidades del cedente, en todo caso el acto de cesin requiere de autorizacin escrita
del Director General del ICBF.
Si el contrato inicial fue amparado por garanta nica de cumplimiento, el cesionario deber constituir una nueva
garanta para amparar el cumplimiento de las obligaciones que ha asumido.
En ningn caso podr haber cesin del contrato entre los miembros que integran el consorcio o la unin temporal.
21.10. INTERPRETACIN UNILATERAL
De conformidad con el artculo 15 de la Ley 80 de 1993, procede esta facultad, si durante la ejecucin del contrato
surgen discrepancia entre las partes sobre la interpretacin de algunas de las clusulas del contrato.
21.11. MODIFICACIN UNILATERAL
Se utiliza esta potestad para evitar la paralizacin o la afectacin grave del servicio y cuando se hace necesario
introducir variaciones en el contrato de acuerdo con lo previsto en el artculo 16 de la Ley 80 de 1993.
21.12. DECLARATORIA DE CADUCIDAD
Se aplica esta facultad excepcional, cuando se presenta una de las causales previstas en el artculo 18 de la Ley 80
de 1993.
21.13. TERMINACIN ANTICIPADA DE LOS CONTRATOS POR MUTUO ACUERDO DE LAS PARTES
Procede cuando las partes de comn acuerdo terminan la relacin contractual antes del vencimiento del plazo de
ejecucin pactado.
21.14. TERMINACIN UNILATERAL
Procede cuando se configura alguna de las causales previstas en el artculo 17 de la Ley 80 de 1993.

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TITULO IV
FASE POSTCONTRACTUAL
22. LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS
Para la liquidacin de contratos y convenios el Director de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las
Direcciones Regionales, el supervisor y/o interventor, tendrn en cuenta lo establecido en el artculo 60 de la Ley 80
de 1993, el artculo 11 y 32 de la Ley 1150 de 2007 y el artculo 217 del Decreto 019 de 2012.
La Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales realizar las
gestiones tendientes a liquidar los contratos y/o convenios de su competencia, una vez se alleguen los documentos
soporte por parte del supervisor del contrato o convenio ejerciendo control y seguimiento. De igual manera, brindar
asesora a las Direcciones Regionales y verificar que las mismas acaten las instrucciones impartidas en esta
materia.
Sern objeto de liquidacin los siguientes contratos o convenios:
a. Los contratos o convenios de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecucin o cumplimiento se prolongue en
el tiempo (ej. Contratos de suministro, prestacin de servicios, obra, mantenimiento, consultora,
interventora)
b. Los contratos o convenios terminados anormalmente. (ej. Terminacin anticipada).
c. Los contratos o convenios que hayan sido objeto de incumplimiento o caducidad.
d. Los contratos o convenios que a su terminacin presenten saldos por pagar, liberar y/o reintegrar.
No sern objeto de liquidacin los siguientes contratos o convenios:
a. Los contratos o convenios de ejecucin instantnea, siempre que no lo pacten las partes, o que no se
termine anormalmente.
b. Los contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin.
En los eventos no previstos en el presente acpite, corresponde al Director de Contratacin en la sede de la
Direccin General y al responsable de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales
determinar la necesidad de liquidar los contratos respectivos, previa recomendacin del supervisor o interventor.
22.1.

LIQUIDACIN DE MUTUO ACUERDO

Se realizar la liquidacin de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado en el pliego de condiciones, o dentro del que se
hubiere convenido con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado trmino, la liquidacin se realizar
dentro de los cuatro (4) meses, siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la
expedicin del acto administrativo.
22.1.1 TRMITE
El supervisor del contrato o convenio deber remitir a la Direccin de Contratacin o a la dependencia que haga sus
veces en las Direcciones Regionales la solicitud de liquidacin, acompaada del balance financiero o estado de
cuenta de ejecucin presupuestal expedido por el rea Financiera del ICBF, donde conste el valor pactado,
desembolsado, ejecutado y saldos pendientes de pago, liberacin y/o reintegro.
Cuando el Supervisor no haya remitido para su archivo los documentos soporte a la Oficina o Grupo de Archivo,
deber remitirlos de manera inmediata y anterior a la solicitud de liquidacin.
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Conforme a la informacin remitida por el supervisor, se efectuar una revisin detallada del balance de la ejecucin
y cumplimiento a satisfaccin de las obligaciones del contrato o convenio y se relacionarn aquellas incumplidas, con
la informacin correspondiente a los procesos de incumplimiento adelantados frente a las mismas. Adicionalmente,
se analizar la informacin presupuestal y financiera que sustenta la ejecucin de los recursos del contrato o
convenio que se pretende liquidar, con base en los soportes de ejecucin y el estado de cuenta expedido por el rea
Financiera.
De encontrarse necesario, se requerir informacin adicional por correo electrnico o memorando, y si la misma no
es remitida dentro del trmino sealado en stos, se devolver oficialmente (por memorando) la solicitud de
liquidacin.
Una vez verificada la coincidencia de la informacin remitida por el supervisor, con la contenida en la documentacin
soporte de la ejecucin del contrato, se proceder con la elaboracin del proyecto acta de liquidacin.
Se devolver el proyecto de acta de liquidacin al supervisor, para que ste la suscriba y adelante el trmite
correspondiente a la suscripcin de la misma por parte del contratista.
El supervisor del contrato deber convocar al contratista para que se acerque al ICBF a suscribir el acta de
liquidacin, o en su defecto, remitirla mediante correo certificado.
NOTA: El supervisor deber adelantar el trmite correspondiente a la consecucin de firma del contratista en un
trmino no superior a los quince (15) das hbiles siguientes a la entrega del acta por parte de la Direccin de
Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales (siempre y cuando dicho trmino
no alcance el necesario para perder competencia, de lo contrario deber ser un trmino inferior).
El supervisor del contrato deber remitir nuevamente a la Direccin de Contratacin o a la dependencia que haga
sus veces en las Direcciones Regionales el acta de liquidacin debidamente suscrita por l y el contratista, y desde
all se remitir el acta de liquidacin suscrita por el supervisor y el contratista al ordenador del gasto para su firma.
Una vez suscrita el acta de liquidacin por todas las partes, la misma se fechar y se publicar. El acta original se
archivar en la carpeta contractual que se encuentra bajo custodia de la Oficina o Grupo de Archivo.
En el evento de haber estipulado pagos, liberaciones o reintegros dentro del acta de liquidacin, se enviar copia de
la misma a la Direccin Financiera del ICBF para que proceda de conformidad.
22.2.

LIQUIDACIN UNILATERAL

En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin o convocatoria que le
realice el Interventor o supervisor, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, el ICBF, ordenar la liquidacin
del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes a intentar la liquidacin de
mutuo acuerdo, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 136 del C.C.A.
Si vencido el plazo anteriormente establecido, no se ha realizado la liquidacin, la misma podr ser realizada en
cualquier tiempo dentro de los dos (2) aos siguientes al vencimiento de los trminos mencionados, de mutuo
acuerdo o unilateralmente.

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22.2.1. TRMITE DE LA LIQUIDACIN UNILATERAL


Si el supervisor no obtuvo la suscripcin del acta por parte del contratista dentro del trmino establecido para ello,
deber proceder de manera inmediata a solicitar a la Direccin de Contratacin o la dependencia que haga sus
veces en las Direcciones Regionales la elaboracin de la respectiva liquidacin unilateral, para lo cual debe remitir
mnimo una (1) constancia escrita de citacin enviada por correo certificado, a travs del cual solicite al contratista
acercarse a suscribir el acta, o mediante el cual se le remiti la misma, as como cualquier respuesta que ste haya
entregado negndose a firmar.
23. EXIGIBILIDAD DE LAS GARANTAS DURANTE EL PERIODO DE LIQUIDACIN
23.1.

DE LAS GARANTAS QUE AMPARAN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de las garantas necesarias para
avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato, como la de estabilidad de
la obra, calidad del bien o servicio suministrado, provisin de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones
e indemnizaciones, responsabilidad civil, entre otras.
De igual manera, el supervisor del contrato o convenio har un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones
exigibles con posterioridad a la liquidacin del mismo, relacionadas con la presentacin de las garantas que slo se
constituyen una vez ste finaliza, y en caso de presentarse incumplimiento al respecto, coordinar con la Direccin
de Contratacin o la Dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, las acciones administrativas y
judiciales que correspondan.
23.2.

DE LAS GARANTAS EXIGIBLES CON POSTERIORIDAD A LA TERMINACIN DEL CONTRATO

Para la liquidacin se exigir al contratista la extensin o ampliacin, si es del caso, de las garantas necesarias para
avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extincin del contrato, como la de estabilidad de
la obra, calidad del bien o servicio suministrado, provisin de repuestos y accesorios, pago de salarios, prestaciones
e indemnizaciones, responsabilidad civil, entre otras.
De igual manera, el supervisor del contrato o convenio har un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones
exigibles con posterioridad a la liquidacin del mismo, relacionadas con la presentacin de las garantas que slo se
constituyen una vez ste finaliza, y en caso de presentarse incumplimiento al respecto, coordinar con la Oficina
Asesora Jurdica, las acciones administrativas y judiciales que correspondan.
23.3.

ACTA DE FINALIZACIN Y CIERRE FINANCIERO POR PRDIDA DE COMPETENCIA PARA LIQUIDAR

En caso de determinarse que el ICBF ha perdido competencia para efectuar la liquidacin de un contrato o convenio
por haber superado el plazo de dos (2) aos desde el vencimiento del trmino en que debi adelantarse la
liquidacin unilateral, no resulta viable jurdicamente desarrollar el proceso de liquidacin.
Una vez perdida la competencia para liquidar, nicamente es procedente emitir concepto sobre dicha imposibilidad,
indicando con precisin el cumplimiento de las obligaciones pactadas y del objeto contractual, as como la ejecucin
presupuestal del contrato o convenio, segn el estado de cuenta emitido por la Coordinacin Financiera. Con
fundamento en lo anterior, se adelanta la revisin de la documentacin soporte de ejecucin del contrato o convenio,
la misma requerida para el proceso de liquidacin bilateral.
Para el efecto el ICBF elaborar un acta denominada Acta de Finalizacin y Cierre Financiero, que ser suscrita
solamente por el supervisor y avalada por la Direccin de Contratacin o la que haga sus veces en las Direcciones
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regionales, en la cual se dejar constancia de la perdida de competencia, y de la ejecucin tcnica y financiera del
contrato o convenio.
Finalmente, se ordenar el archivo del respectivo contrato, sin perjuicio de adelantar las acciones disciplinarias a que
haya lugar.
23.4.

LIQUIDACIN JUDICIAL DE CONTRATOS O CONVENIOS

Si la administracin no liquida unilateralmente un contrato o convenio durante los dos (2) meses siguientes al
vencimiento del plazo convenido por las partes o, en su defecto del establecido por la ley (4 meses), el interesado
podr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardar dentro de los dos (2) aos
siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar.
Conforme lo anterior, las partes pierden la oportunidad de liquidar bilateral o unilateralmente el contrato, cuando se
notifica a la parte demandada el auto admisorio de la accin contractual cuya pretensin sea la liquidacin judicial del
contrato, ya que en ese caso, slo el juez tiene la competencia para liquidar el mismo.
23.4.1. ALCANCE
Se efectuar un balance de la ejecucin de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirn los acuerdos a
que haya lugar con el fin de declararse a paz y salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada
una de ellas podr dejar las constancias que considere pertinentes (liquidacin con salvedades).
23.4.2. SOPORTES
Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarn la totalidad de los soportes que amparen la
ejecucin del contrato y con los que se fundamenta la liquidacin del mismo y debern remitirlos a la Direccin de
Contratacin o la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, junto con la solicitud de
liquidacin. Entre otros debern incluir las constancias de cada uno de los pagos efectuados arrojado por el
aplicativo que haga sus veces.
23.4.3. CONDICIONAMIENTO
En aquellos contratos que requieran liquidacin, el ltimo desembolso o pago a favor del contratista podr
condicionarse a la suscripcin del acta de liquidacin, acompaada de los soportes pertinentes, si as lo solicita la
dependencia donde surge la necesidad de la contratacin, en el documento de estudios previos.
24. RESPONSABLE DE LA LIQUIDACIN
El trmite para la iniciacin del proceso de liquidacin de un contrato o convenio, ser responsabilidad del supervisor
del mismo, mientras que la elaboracin del acta de liquidacin, estar a cargo de la Direccin de Contratacin o de la
dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales, quien deber designar un profesional para ello con
el acompaamiento del supervisor o interventor del contrato. Este trmite se iniciar una vez el supervisor o
interventor del contrato radique la respectiva solicitud acompaada de la documentacin soporte de la ejecucin
contractual.
25. FIRMA DEL ACTA DE LIQUIDACIN

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La suscripcin del acta de liquidacin, estar a cargo del Ordenador del Gasto y adems ser firmada por el
supervisor o interventor del respectivo contrato, previo visto bueno del Director de Contratacin en la sede de la
Direccin General o del responsable de la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales.
26. SEGUIMIENTO A LOS CONTRATOS
La dependencia que dio origen al contrato o convenio, har un seguimiento al cumplimiento de las obligaciones
exigibles con posterioridad a la liquidacin del contrato, tales como la garanta de calidad y estabilidad, el suministro
de repuestos, o a las que haya lugar. En caso de presentarse incumplimiento en las referidas obligaciones, se le
informar a la Direccin de Contratacin o a la dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales para
que adelante las acciones administrativas y judiciales que correspondan.
27. MECANISMOS DE COBERTURA DE RIESGOS
Con el fin de cubrir los riesgos que se deriven del incumplimiento del objeto contractual, los perjuicios que puedan
afectar a la entidad por accin u omisin del contratista y para garantizar la seriedad de la oferta, el Estatuto de
Contratacin Pblica dispone la constitucin garantas.
27.1.

CLASES DE GARANTAS

Pliza de seguros
Fiducia mercantil en garanta
Garanta bancaria a primer requerimiento
Endoso en garantas de ttulos valores
Depsito de dinero en garanta
Cartas de crdito stand by expedidas en el exterior, para cuando el proponente y/o contratista sean personas
naturales o jurdicas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia.
27. OBLIGACIN DE PACTAR LAS GARANTAS
Por regla general para todos los contratos que celebre el ICBF se exigir la constitucin de la garanta y de
responsabilidad civil extra-contractual. Se exceptan de tal obligacin los siguientes contratos:

Emprstito

Interadministrativos

Seguros

Aquellos cuyo monto sea inferior al diez por ciento (10%) de la menor cuanta prevista para cada entidad,
caso en el cual el ICBF determinar en los estudios previos, la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza
del objeto del contrato y a la forma de pago.
28. IRREVOCABILIDAD DE LAS GARANTAS Y NO TERMINACIN POR MORA EN EL PAGO
El Estatuto Contractual, prohbe la revocatoria y/o la terminacin automtica del contrato de seguro por mora en el
pago de la prima.
29. REPOSICIN DE LA SUMA ASEGURADA
El contratista est obligado a reponer los valores asegurados cuando estos se vean reducidos por el pago de los
siniestros.
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30. APROBACIN DE LA GARANTA


Previa a la ejecucin del contrato, la garanta debe ser aprobada por el Director de Contratacin en la Sede de la
Direccin General y por el Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales, siempre y cuando esta se constituya
de acuerdo con las normas legales y en los trminos pactados en los contratos.
31. EXCEPCIN AL PRINCIPIO DE INDIVISIBILIDAD DE LA GARANTA
Por regla general, la garanta es indivisible, sin embargo, en los contratos de obra, operacin, concesin y en general
en todos aquellos en los cuales el cumplimiento del objeto contractual se desarrolle por etapas subsiguientes y
diferenciadas o cuya ejecucin en el tiempo requiere de su divisin en etapas, el ICBF podr dividir la garanta,
siempre y cuando el plazo del contrato sea o exceda de cinco (5) aos. En este caso, el contratista otorgar
garantas individuales por cada una de las etapas a ejecutar.
En el evento en que se elija esta opcin, la vigencia de la garanta corresponder al plazo de ejecucin de la etapa
correspondiente, su valor se calcular con base en los costos a asumir en esa fase, y los riesgos cubiertos
correspondern a las obligaciones pactadas en ese perodo. En el evento en que el plazo de ejecucin se extienda
deber prorrogarse la garanta por el mismo trmino.
Antes del vencimiento de cada una de las etapas contractuales, el contratista est obligado a prorrogar la garanta de
cumplimiento o a obtener una nueva garanta que ampare el cumplimiento de sus obligaciones para la etapa
subsiguiente. En todo caso, ser obligacin del contratista mantener vigente durante la ejecucin y liquidacin del
contrato, la garanta que ampare el cumplimiento. En el evento en que el garante de una de las etapas decida no
continuar garantizando la etapa siguiente, deber informarlo por escrito a la entidad contratante con seis meses de
anticipacin a la fecha de vencimiento de la garanta correspondiente. En caso contrario, el garante quedar,
obligado a garantizar la siguiente etapa.
En caso de que el contratista incumpla la obligacin de prorrogar u obtener la garanta para cualquiera de las etapas
del contrato, la entidad deber prever en el mismo, el mecanismo que proceda para restablecer la garanta, sin que
se afecte la garanta expedida para la etapa, en lo que tiene que ver con dicha obligacin.
32. GARANTA DE SERIEDAD DE LA OFERTA
En los procesos de seleccin los proponentes deben presentar garanta de seriedad de la oferta y su no
presentacin junto con la propuesta constituye causal de rechazo.
La entidad estatal podr abstenerse de exigir la garanta de seriedad de la oferta para participar en procesos cuyo
objeto sea la enajenacin de bienes, en procesos de subasta inversa para la adquisicin de los bienes y servicios de
caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, as como en los concursos de mrito en los que se exige la
presentacin de una propuesta tcnica simplificada y en los procesos de mnima cuanta.
33. VALORACIN DE LA GARANTA DE SERIEDAD
El comit evaluador al momento de evaluar las propuestas debe verificar la suficiencia de la garanta.
34. GARANTA NICA DE LOS CONTRATOS
Esta garanta cubre el incumplimiento que se derive de las obligaciones a cargo del contratista.
35. RIESGOS QUE CUBRE LA GARANTA NICA
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Cumplimiento
Pago de prestaciones sociales e indemnizaciones laborales
Amparo de estabilidad y Buen manejo y correcta inversin del anticipo
Pago anticipado
Pago de salarios y prestaciones calidad de la obra
Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados
Calidad del servicio

36. GARANTA DE RESPONSABILIDAD CIVIL EXTRA CONTRACTUAL


Este amparo se encuentra regulado en el artculo 5.1.5. Del Decreto 734 de 2012
37. AMPARO DE OTROS RIESGOS
En el evento en que se deban amparar otros riesgos, la suficiencia de la garanta deber fijarse por la entidad
contratante, teniendo en cuenta el objeto del contrato y la naturaleza de tales riesgos.
Adems de lo anterior, el ICBF, deber evaluar en los estudios previos, los dems riesgos a que puede estar
expuestos, en cuyo caso exigirn al contratista las dems garantas que la mantengan indemne frente a esos
eventuales daos.
La responsabilidad extracontractual de la administracin derivada de las actuaciones, hechos u omisiones de sus
contratistas o subcontratistas slo puede ser amparada mediante pliza de seguro.
38. CONDICIONES MNIMAS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA EXIGENCIAS Y APROBACIN DE
LAS GARANTAS
38.1. PLIZA DE SEGUROS
Debe constituirse ante una compaa autorizada para ello por la Superintendencia Financiera y dentro de los
porcentajes y vigencias previstas en el Decreto 734 de 2012 y las normas que lo modifiquen o adicionen.
38.2. FIDUCIA MERCANTIL EN GARANTA
En cuanto al valor que se exija se debe tener en cuenta que estos se encuentren autorizados por el sector financiero
para conformar carteras colectivas, o la participacin individual del contratista en las mismas.
Si la garanta de esta naturaleza se constituye sobre inmuebles, estos deben estar libres de todo gravamen, su valor
comercial debe estar determinado por un avalo para realizacin de venta igual o superior a 2.000 smmlv al
momento de constituirse la garanta. El inmueble debe generar rentas predeterminadas con pagos en periodos no
superiores a (1) ao, equivalentes mensualmente al 0.75% del valor del avalo. Estas rentas no pueden estar a
cargo del contratista garantizado y forman parte del patrimonio autnomo.
Para la aprobacin de este tipo de garanta el oferente o contratista deber presentar copia del contrato y del
certificado de garanta expedido por la sociedad fiduciaria.
El certificado de garanta, expedido por la respectiva fiduciaria, debe contener el nombre de la entidad beneficiaria, el
termino de duracin del contrato de fiducia, el valor de la garanta, la vigencia de la garanta, el valor de los bienes y

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derechos de los fideicomitidos, el riesgo garantizado, la prelacin que tiene la entidad contratante para el pago y
firma de la sociedad fiduciaria.
Por su parte, el contrato debe sealar, las partes del contrato fiduciario, conservacin de los bienes, idoneidad de la
garanta, la manera en que se debe reponer y ampliar la garanta, el proceso que se debe seguir en caso de
incumplimiento, obligaciones del fiduciario, la forma en que se deben rendir las cuentas, la liquidacin del negocio
fiduciario y la admisibilidad de la dacin en pago.
38.3. GARANTA BANCARIA AL PRIMER REQUERIMIENTO
Esta garanta debe cubrir los riesgos sealados en el Decreto 734 de 2012 y, las normas que lo modifiquen o
adicionen, y en los porcentajes y por las vigencias previstas.
Para la aprobacin de esta garanta, el contratista deber presentar documento original contentivo del contrato
suscrito por el representante legal del establecimiento bancario o por su apoderado, el documento debe registrase
como beneficiario el ICBF, y la forma de hacerla exigible.
38.4. ENDOSO EN GARANTAS DE TTULOS VALORES
Se puede aceptar el endoso de uno o varios ttulos valores, su valor debe cubrir los montos previstos en el Decreto
734 de 2012, como las normas que lo modifiquen. Los documentos que constituyen la garanta, deben ser expedidos
por entidad financiera sometida a control y vigilancia de la Superintendencia Financiera y los documentos sobre los
cuales se pueden constituir el endoso en garanta son los certificados de depsito a trmino, pagares y ttulos de
tesorera. El ttulo valor debe ser expedido por la respectiva entidad financiera, sometida a la vigilancia de la
Superintendencia Financiera. El oferente debe ser el endosatario exclusivo del ttulo valor.
La fecha de vencimiento del ttulo valor ser mnimo de tres meses, contados a partir de la fecha del cierre del
proceso y/o de la presentacin de la oferta y en todo caso debe cubrir la fecha de aprobacin de la garanta. Pero en
todo caso su vigencia no puede exceder en ms de seis meses el trmino anterior.
El proponente deber presentar con la oferta copia del contrato y/o el original del certificado de depsito, constituidos
a favor del ICBF, sealando el proceso de seleccin o nmero de contrato suscrito. Para su aprobacin debe
revisarse por el servidor responsable los requisitos del ttulo y la suficiencia del mismo.
38.5. CARTAS DE CRDITO STAND BY EXPEDIDAS EN EL EXTERIOR
El proponente o contratista deber presentar documento original que contenga el mencionado documento, que debe
contener la firma del representante legal de la entidad que la emiti o su apoderado y en ella deber aparecer el
ICBF como beneficiario, los requisitos mnimos previstos en el Decreto 734 de 2012 y las normas que lo modifiquen o
adicionen e indicar la forma de hacerla exigible y efectiva.
39. IMPOSICION DE MULTAS.
Para la imposicin de multas se requiere que concurran los siguientes presupuestos:
i) La ocurrencia de un incumplimiento por ejecucin parcial de la prestacin debida, servicio, hecho o cosa; o
solucin o prestacin de la obligacin en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando del tiempo
convenido;
j) ii) Que la prestacin debida, servicio, hecho o cosa se requieran o an lo (los) necesite el Instituto;
k) iii) Que el incumplimiento no afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato ni que evidencie que
puede conducir a su paralizacin, y
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l)

iv) Que la clusula de multa este pactada en el contrato.

Solo se podr imponer multas hasta el 10% del valor del contrato.
40. DECLARATORIA DE INCUMPLIMIENTO E IMPOSICIN DE LA CLUSULA PENAL PECUNIARIA.
Para la declaratoria de incumplimiento y la consecuente imposicin de la clusula penal pecuniaria, por cumplimiento
imperfecto o retardo en la ejecucin de cualquiera de las obligaciones derivadas del contrato, se requiere que
concurran los siguientes presupuestos:
i) La ocurrencia de un incumplimiento por ejecucin parcial de la prestacin debida, servicio, hecho o cosa; o
solucin o prestacin de la obligacin en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando el tiempo convenido;
ii) Que el incumplimiento no afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y evidencie que puede
conducir a su paralizacin;
iii) Que la clusula penal pecuniaria este incluida en el contrato.
41. DECLARATORIA DE CADUCIDAD Y LA CONSECUENTE IMPOSICIN DE LA CLUSULA PENAL
PECUNIARIA E INHABILIDAD.
Para la declaratoria de caducidad por incumplimiento de las obligaciones, en los trminos previstos en el artculo 18
de la ley 80 de 1993, se requiere que concurran los siguientes requisitos:
i) La ocurrencia de un incumplimiento por ejecucin parcial de la prestacin debida, servicio, hecho o cosa; o
solucin o prestacin de la obligacin en forma diferente a la pactada; y/o extralimitando el tiempo convenido;
ii) Que el incumplimiento afecte de manera grave y directa la ejecucin del contrato y evidencie que puede conducir
a su paralizacin; y
iii) Que la clusula de caducidad este incluida en el contrato si por el tipo de contrato es opcional, de conformidad
con lo dispuesto en el numeral 2 del artculo 14 de la Ley 80 de 1993.
42. TRMITE PARA LA IMPOSICIN DE MULTAS, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO
Procedimiento previo a la audiencia de imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, en aras
de garantizar el derecho al debido proceso, a la defensa y la contradiccin.
Como trmite previo a seguir por parte de la interventora o supervisin del contrato, se deber solicitar al contratista
por escrito y a travs del medio ms eficaz, que aclare y explique las razones que han dado lugar al requerimiento,
si es del caso, allegue la documentacin que soporte el cabal cumplimiento de sus obligaciones contractuales. Lo
anterior, con el propsito de dejar constancia del requerimiento, en atencin al artculo 17 de la ley 1150 de 2007.
El requerimiento deber contener como mnimo lo siguiente:
a. Las razones por las cuales se est estudiando la posibilidad de sancionarle por el incumplimiento de las
obligaciones contractuales a su cargo (indicar cuales obligaciones)
b. Los documentos o soportes, en caso de ser necesario, que a juicio de la Supervisin o la Interventora
deban ser allegados para aclarar las situaciones particulares de cada caso
c. El trmino dentro del cual el contratista debe presentar sus explicaciones o aclaraciones y adjuntar los
documentos o soportes requeridos y tambin aquellos que considere necesarios. Es importante que se
tenga en cuenta que dicho termino debe determinarse teniendo en cuenta la gravedad y complejidad del
posible incumplimiento, as como la cantidad de documentos requeridos.

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En caso de que el contratista no de respuesta al requerimiento anterior dentro del trmino otorgado o que la
respuesta allegada no logre desvirtuar en su totalidad el posible incumplimiento de las obligaciones, el interventor o
supervisor, sin perjuicio de los deberes contractuales y legales que le asisten, en especial aquellos determinados en
los artculos 82, 83 y 84 de la ley 1474 de 2011, deber elaborar y enviar al Ordenador del Gasto y a la Oficina
Asesora Jurdica o Coordinador Jurdico en las Regionales, un informe de supervisin o interventora pormenorizado
que sustente la actuacin e indique los hechos generadores del posible incumplimiento. El mencionado informe
deber acompaarse de los respectivos soportes documentales.
En caso de que la respuesta al requerimiento allegada por el contratista sea satisfactoria para la interventora o
supervisin, no habr lugar a la aplicacin del procedimiento previsto en el artculo 86 de la Ley 1474 de 2011, de
dichas actuaciones el Supervisor o Interventor deber dejar constancia escrita. En caso de que la respuesta al
requerimiento allegada por el contratista NO sea satisfactoria para la interventora o supervisin, el supervisor o
interventor del contrato una vez tenga conocimiento de los hechos u omisiones que a su juicio constituyan un
incumplimiento, de conformidad con las normas vigentes y lo pactado en el contrato y dems documentos que
forman parte del mismo, comunicar el hecho al ordenador del gasto y a la Direccin de Contratacin o la
dependencia que haga sus veces en las Direcciones Regionales.
42.1. CITACIN, PARTICIPACIN Y DESARROLLO DE LA AUDIENCIA DE IMPOSICIN DE MULTAS,
SANCIONES Y DECLARATORIAS DE INCUMPLIMIENTO.
El Director de Contratacin en la Sede de la Direccin General o el Ordenador del Gasto en las Direcciones
Regionales evaluara los hechos denunciados y proceder a fijar fecha y hora para el desarrollo de la audiencia, para
tal fin proceder a citar por escrito al contratista y al garante, en el evento en que la garanta de cumplimiento
consista en pliza de seguros.
Dicha citacin deber indicar la hora, fecha y lugar en la cual se llevara a cabo la audiencia y as mismo deber
mencionar de manera expresa y detallada los hechos que soportan el posible incumplimiento, las normas o clusulas
posiblemente incumplidas y las consecuencias que podran derivarse para el contratista en desarrollo de la
actuacin; esto acompaado del informe elaborado por la interventora o supervisin en el que se sustente la accin.
En todo caso, la citacin dirigida a la Aseguradora no puede consistir en una simple copia de la citacin enviada al
contratista, sino que debe tratarse de una independiente, con el fin de respetar el debido proceso de la Aseguradora.
El Director de Contratacin en la Sede de la Direccin General o el Ordenador del Gasto en las Direcciones
Regionales tambin dar aviso a las reas encargadas de asistir a la audiencia de imposicin de multas, sanciones y
declaratorias de incumplimiento, a travs del medio ms eficaz.
En caso de existir interventora, la invitacin a la audiencia la deber realizar el Director de Contratacin en la Sede
de la Direccin General o el Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales de manera escrita, a travs de
oficio.
Una vez surtido el envo de la citacin a la audiencia, se llevar a cabo la misma, el da y la hora previstos en la
citacin, (adems de/la contratista y el garante) las personas que deben asistir son las siguientes:

El ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales.

El (la) supervisor (a) del contrato y quien ejerce apoyo a la supervisin, si el supervisor lo considera
necesario.

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En los casos de contar el contrato con interventora externa, participaran en la audiencia, los profesionales
que sta designe mediante oficio, dependiendo de las particularidades de cada presunto incumplimiento.

El Director de Contratacin, para el caso de la Sede de la Direccin General o la dependencia que haga sus
veces en las Direcciones Regionales

El (la) profesional designado (a) por la Direccin de Contratacin o por la dependencia que haga sus veces
en las Direcciones Regionales

Para el desarrollo de la audiencia de imposicin de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento, el Director


de Contratacin en la Sede de la Direccin General o el Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales tendr
la direccin y conduccin de la misma.
Una vez instalada la audiencia, el Director de Contratacin en la Sede de la Direccin General o el Ordenador del
Gasto en las Direcciones Regionales, presentar las circunstancias de hecho que motivan la actuacin, enunciando
las posibles normas o clusulas posiblemente incumplidas y las consecuencias que pueden derivarse para el
contratista en caso de demostrarse el incumplimiento.
Posteriormente, se conceder el uso de la palabra al contratista o al representante legal (en caso de ser persona
jurdica) o a quien lo represente, y al garante, en los casos en que la garanta de cumplimiento consista en pliza de
seguro, para que presenten sus descargos, explicaciones, aporte pruebas y controvierta las presentadas por la
Entidad.
Surtido el trmite anterior, mediante resolucin motivada, el Director de Contratacin en las Sede de la Direccin
General y el Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales dejara constancia de lo ocurrido en desarrollo de la
audiencia y proceder a decidir sobre la imposicin o no de la multa, sancin o declaratoria de incumplimiento.
La referida resolucin se entender notificada en dicho acto pblico (audiencia), y contra la misma proceder
nicamente recurso de reposicin, el cual deber interponerse, sustentarse y decidirse en la misma audiencia. La
decisin sobre el recurso se entender notificada en la audiencia.
En cualquier momento del desarrollo de la audiencia, el Director de Contratacin en la Sede de la Direccin General
o el Ordenador del Gasto en las Direcciones Regionales, podr suspender la misma, cuando de oficio o a peticin de
parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o
cuando por cualquier otra razn debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la
actuacin administrativa. En todo caso, al suspender la audiencia, se deber sealar fecha y hora para reanudar la
misma.
El ICBF podr dar por terminado la actuacin administrativa, en cualquier momento, si por algn medio tiene
conocimiento de la cesacin de la situacin de incumplimiento, mediante resolucin de archivo del proceso de
imposicin de multas de la cual se remitir copia al supervisor del contrato y al contratista.
42.2. ACTUACIONES POSTERIORES A LA IMPOSICIN DE MULTA, SANCIONES Y DECLARATORIAS DE
INCUMPLIMIENTO
Ejecutoriada la Resolucin de imposicin de multa, de sanciones y /o declaratoria de incumplimiento se remitir copia
de la misma al Supervisor o Interventor con el fin de que adelante los trmites para su ejecucin en los trminos del
pargrafo del artculo 17 de la Ley 1150 de 2007.

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Si existen saldos a favor del contratista, el valor de las multas podr descontarse de los mismos; si no hay saldos a
favor del contratista, se proceder a reclamar el pago de la indemnizacin al garante. En los casos que no fuere
posible el cobro por los mecanismos descritos, se proceder al cobro por jurisdiccin coactiva.
En el acto administrativo mediante el cual se declare la caducidad, se ordenar darlo por terminado y proceder a su
liquidacin, se har efectiva la clusula penal pecuniaria o se proceder a cuantificar el monto del perjuicio y a
ordenar su pago tanto al contratista como al garante, se impondr la inhabilidad y se tomarn las medidas tendientes
a garantizar la continuidad del servicio.
De conformidad con los artculos 31 de la Ley 80 de 1993 y 218 del Decreto 019 de 2012, una vez ejecutoriado el
acto administrativo deber surtirse el siguiente trmite:
1.
2.
3.

Publicar la informacin de la sancin en el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) a


travs del Portal nico de Contratacin.
Se comunicar a la cmara de comercio en que se encuentre inscrito el contratista respectivo.
Se comunicar a la Procuradura General de la Nacin.

42.3. CONTROL DE LEGALIDAD DE LOS ACTOS SANCIONATORIOS PROFERIDOS POR LAS DIRECCIONES
REGIONALES.
Los actos que se profieran como resultado de los procesos sancionatorios adelantados en las Direcciones
Regionales, debern ser remitidos a la Direccin de Contratacin para efectos de verificacin y control de legalidad
de los mismos. Las Direcciones Regionales darn trmite prioritario a las consideraciones que remita la Direccin de
Contratacin sobre cada uno de los puntos relacionados con la resolucin de imposicin de multa.
Por lo tanto, dando aplicacin a lo dispuesto en el literal d) del artculo 86 de la ley 1474 de 2011, el Ordenador del
gasto deber suspender la audiencia de debido proceso antes de proferir la decisin respecto a la sancin, con el fin
de garantizar el control de legalidad aqu enunciado en aras del correcto desarrollo de la actuacin administrativa.
El trmite anterior deber hacerse con la suficiente celeridad y planeacin con el fin de que las resoluciones sean
proferidas con aplicacin total del control de legalidad requerido para estos casos, y las observaciones legales a que
haya lugar.

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GLOSARIO

Acuerdo marco de precios: Permite fijar las condiciones de oferta para la adquisicin o suministro de
bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin a las entidades estatales durante un
periodo de tiempo determinado, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garanta establecidas en el
acuerdo.

Adenda: Es el instrumento mediante el cual se modifica el pliego de condiciones. La entidad sealar en el


pliego de condiciones, el plazo mximo dentro del cual puedan expedirse adendas. En ningn caso, podr expedirse
y publicarse el mismo da en que se tiene previsto el cierre del proceso de seleccin.

Bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin: Son aquellos que
poseen las mismas especificaciones tcnicas, con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas,
y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definidos.

Capacidad mxima de contratacin: Es el puntaje resultante de la calificacin de los factores de


experiencia, capacidad jurdica, financiera y de organizacin del proponente, de acuerdo con los factores de
calificacin y clasificacin de los proponentes, establecido en el pliego de condiciones.

Capacidad residual: Es la capacidad real de contratacin, que resulta de restarle a la capacidad mxima
de contratacin, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecucin el contratista. La capacidad
residual se determinar en el momento de presentar la propuesta cualquiera que sea la modalidad del contrato y
ser establecida en el pliego de condiciones.

CDP: Certificado de disponibilidad presupuestal.

Clasificacin: Es la determinacin por parte del proponente, de la o las actividades, especialidades y


grupos que le correspondan, segn la naturaleza de las actividades que especficamente haya realizado y que de
acuerdo a ello determine que pueda contratar con las entidades estatales. La cual deber acreditarse en el formato
de certificacin adoptado por las Cmaras de Comercio.

Concesin: Son contratos de concesin los que celebran las entidades estatales con el objeto de otorgar a
una persona llamada concesionario la prestacin, operacin, explotacin, organizacin o gestin total o parcial, de
un servicio pblico, o la construccin, explotacin o conservacin total o parcial, de una obra o bien destinados al
servicio o uso pblico, as como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestacin o funcionamiento
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de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a
cambio de una remuneracin que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorizacin, o en la participacin que
se le otorg en la explotacin del bien, o en una suma peridica, nica o porcentual y en general, en cualquier otra
modalidad de contraprestacin que las partes acuerden.

Concurso de mritos: Corresponde a la modalidad de seleccin de consultores o proyectos, en la que se


podrn utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificacin.

Consorcio: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la
adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las
obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se
presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman.

Consultora: Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios
necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, prefactibilidad o factibilidad para
programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin. Son
tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de
proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.

Contrato de obra: Son contratos de obra los que celebren las entidades estatales para la construccin,
mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes
inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecucin y pago.

Contrato de prestacin de servicios: Son contratos de prestacin de servicios los que celebren las
entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad.
Estos contratos slo podrn celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con
personal de planta o requieran conocimientos especializados. En ningn caso estos contratos generan relacin
laboral ni prestaciones sociales y se celebrarn por el trmino estrictamente indispensable.

CRP: Certificado de registro presupuestal.

Estudios y documentos previos: Son los documentos definitivos que sirvan de soporte para la
elaboracin del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el
alcance de lo requerido por la entidad, as como el de la distribucin de riesgos que la entidad propone.

Experiencia: Se entiende por experiencia los conocimientos, las habilidades y las destrezas adquiridas o
desarrolladas durante el ejercicio de una profesin, arte u oficio. La experiencia se clasifica en profesional, tcnica,
tecnolgica, relacionada, laboral y docente.

Experiencia profesional: Es la adquirida a partir de la terminacin y aprobacin de todas las materias que
conforman el pensum acadmico de la respectiva formacin profesional, diferente a la tcnica profesional y
tecnolgica, en el ejercicio de las actividades propias de la profesin o disciplina exigida para el desempeo del
empleo.

Experiencia relacionada: Es la adquirida en el ejercicio de empleos o actividades que tengan funciones


similares a las del cargo a proveer o el contrato a celebrar.

Experiencia laboral: Es la adquirida con el ejercicio de cualquier empleo, ocupacin, arte u oficio.

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Ficha tcnica: Es un anexo al pliego de condiciones que debe elaborarse por parte de la entidad, cuando
se adelanten procesos de seleccin abreviada para la contratacin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas
uniformes y de comn utilizacin, siempre y cuando los mismos sean adquiridos utilizando el mtodo de subasta
inversa. La entidad elaborar una ficha tcnica, la cual, debe incluir las caractersticas y especificaciones, en
trminos de desempeo y calidad, de los elementos sealados en el objeto de la contratacin. La ficha tcnica debe
contener como mnimo: la denominacin de bien o servicio, la denominacin tcnica del bien o servicio, la unidad de
medida y la descripcin general.

Licitacin: Procedimiento mediante el cual, por regla general la entidad estatal formula pblicamente una
convocatoria para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellas
la ms favorable.

Liquidacin bilateral y trmino para llevarla a cabo: La liquidacin de los contratos se har de mutuo
acuerdo dentro del trmino fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las
partes para el efecto. De no existir tal trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a
la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la expedicin del acto administrativo que ordene
la terminacin, o a la fecha del acuerdo que la disponga.

Liquidacin unilateral y trmino para llevarla a cabo: En aquellos casos en que el contratista no se
presente a la liquidacin bilateral previa notificacin o convocatoria que le haga la Entidad, o las partes no lleguen a
un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendr la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2)
meses siguientes.

Liquidacin con salvedades: Los contratistas tendrn derecho a efectuar salvedades a la liquidacin por
mutuo acuerdo, y en este evento la liquidacin unilateral solo proceder en relacin con los aspectos que no hayan
sido objeto de acuerdo. Las salvedades u objeciones que el contratista deja en el acta de liquidacin del contrato
deben ser claras y concretas, de otra manera, su inclusin resulta ineficaz.

Liquidacin Judicial: Se presenta si la administracin no liquida unilateralmente un contrato o convenio


durante los 2 meses siguientes al vencimiento del plazo convenido por las partes o, de los 4 meses siguientes a su
finalizacin, y el interesado podr acudir a la jurisdiccin para obtener la liquidacin en sede judicial a ms tardar
dentro de los 2 aos siguientes al incumplimiento de la obligacin de liquidar. Adicionalmente, las partes pierden al
oportunidad de liquidar bilateral o unilateralmente el contrato, cuando se notifica a la parte demandada el auto
admisorio de la accin contractual cuya pretensin sea la liquidacin judicial del contrato, ya que en ese caso, slo el
juez tiene la competencia para liquidar el mismo.

Lista corta: Es el documento en el cual la entidad selecciona los mejores invitados para invitarlos a
presentar propuesta dentro de un concurso de mritos. La lista corta deber conformarse con un nmero plural de
precalificados que no podr exceder de seis (6) cuando se deba presentar una propuesta tcnica detallada, ni de
diez (10) cuando se deba presentar una propuesta tcnica simplificada.

Lista multiusos: Se entiende por lista multiusos la que resulta de la precalificacin que haga una entidad
de los interesados en participar en varios concursos de mritos, determinados o determinables que tengan objeto
comn o similar, en los que se exija la presentacin de propuestas tcnicas simplificadas (PTS). La vigencia de las
listas multiusos no podr exceder de seis (6) meses y debern contener un mnimo de veinte cinco (25) integrantes.

Prdida de competencia para liquidar: Si vencidos los plazos establecidos para liquidar bilateral o
unilateralmente, an no se ha realizado la liquidacin, la misma podr ser realizada en cualquier tiempo dentro de los
2 aos siguientes al vencimiento del dicho trmino, de mutuo acuerdo o unilateralmente. Vencido el trmino de 2
aos, la Entidad pierde competencia para liquidar los contratos o convenios suscritos.
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Propuesta tcnica simplificada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando la entidad suministre
en los requerimientos tcnicos la metodologa exacta para la ejecucin de la consultora, as como el plan y cargas
de trabajo para la misma. En estos casos procede la seleccin por el sistema de concurso abierto, o mediante el de
precalificacin con lista corta o lista multiusos.

Propuesta tcnica detallada: Es aquella que se solicita a los proponentes cuando los servicios de
consultora sealados en los requerimientos tcnicos para el respectivo concurso de mritos puedan desarrollarse
con diferentes enfoques o metodologas. En estos casos solo procede la seleccin por el sistema de precalificacin
con lista corta.

Requisitos habilitantes: Son aquellos que verifican las condiciones del proponente como su capacidad
jurdica, experiencia general, capacidad financiera y de organizacin, los cuales, una vez verificados en el caso de
cada oferente, los habilita para participar en otras etapas de los procesos de seleccin. En todo caso, su exigencia
debe ser adecuada y proporcional a la naturaleza del contrato a suscribir y a su valor.

Riesgo: Corresponde a toda aquella circunstancia que de presentarse durante el desarrollo y ejecucin del
contrato, pueda alterar el equilibrio financiero del mismo.

Riesgo previsible: El riesgo ser previsible en la medida que el mismo sea identificable y cuantificable por
un profesional de la actividad en condiciones normales.

RUP: Registro nico de proponentes.

SECOP: Sistema electrnico para la contratacin pblica.

Seleccin Abreviada: Es la modalidad de seleccin objetiva, prevista para aquellos casos en que por las
caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o
servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual.

Subasta inversa: Se entiende por subasta inversa, la puja dinmica efectuada electrnicamente, mediante
la cual los oferentes durante un tiempo determinado, ajustan su oferta respecto de aquellas variables susceptibles de
ser mejoradas, con el fin de lograr el ofrecimiento que por tener el menor costo evaluado, represente la mejor
relacin costo beneficio para la entidad, de acuerdo con lo sealado en el pliego de condiciones.

Unin temporal: Cuando dos o ms personas en forma conjunta presentan una misma propuesta para la
adjudicacin, celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la
propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la
propuesta y del contrato se impondrn de acuerdo con la participacin en la ejecucin de cada uno de los miembros
de la unin temporal.

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