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Contabilidad y Confeccin de

Balances
Unidad 2
Libro de Inventarios y Balances

ndice

UNIDAD 2: Libro de Inventarios y Balances

Definicin y metodologa de realizacin

Objetivo

Y las cuentas de Resultado?

Unidad 2: Libro de Inventarios y Balances

UNIDAD 2: Libro de Inventarios y Balances


Definicin y metodologa de realizacin
El Libro de Inventario y Balances es un detalle de cada uno de los activos y pasivos que tiene la empresa a la fecha
del Balance. Por ejemplo. La cuenta clientes detalla todas las facturas que se tienen por cobrar, mientras que la
cuenta proveedores detalla todas las facturas que estn por pagar. Por lo tanto, nos referimos a una descripcin
exacta y completa de todos los activos y pasivos.
El libro de Inventarios y Balances no tiene un formato establecido, de hecho, el Servicio de Impuestos Internos
establece la siguiente pregunta y respuesta en su men de Preguntas Frecuentes1:

Por lo tanto, no hay una norma escrita de cmo hacerlo, simplemente se dice que hay que detallar los bienes y
deudas. No es como en el caso de los Libros Diario, Mayor y Balance, que s tienen un formato estndar.
Por lo tanto, no es un Libro literalmente hablando como el Libro Diario o el Libro Mayor, sino que es una
coleccin de informes agrupados bajo un mismo Libro. Por eso lo que hay que hacer es simplemente detallar
los bienes y las deudas que vienen contempladas en los Libros Contables. En la prctica significa adjuntar a final
de ao el Inventario Fsico, el detalle de Activos Fijos, el Anlisis de las cuentas de deudas (por el giro de la empresa y otra financiacin), y otra informacin oportuna que vara en funcin del giro y actividad de cada empresa2. En muchas empresas, vulgarmente se conoce como Informe de Anlisis de Cuentas.
Por otro lado, el Artculo 29 del Cdigo de Comercio estipula:
Al abrir su giro, todo comerciante har en el libro de balances una enunciacin estimativa de todos sus bienes,
tanto muebles como inmuebles, y de todos sus crditos activos y pasivos.
Al fin de cada ao formar en este mismo libro un balance general de todos sus negocios, bajo las responsabilidades que se establecen en el Libro IV de este Cdigo.
Es decir, cuando se inicia actividades, y los aportes de capital son en especies distintas al dinero en efectivo, se
debe especificar en el libro de inventarios y Balances todos los activos, tanto tangibles como intangibles, y todos
los pasivos, los cuales se expresan de una forma estimada. Sin perjuicio de lo anterior, cuando se inicia actividades en una sociedad, la escritura pblica debe establecer el criterio de valorizacin de los recursos y deudas
aportados por los socios.

Unidad 2: Libro de Inventarios y Balances

Objetivo
El principal objetivo del Libro de Inventarios y Balances es mostrar la situacin econmica de la empresa. Si analizamos este objetivo en detalle, nos podemos dar cuenta que es el mismo objetivo que posee el Balance General,
con la diferencia que el libro de inventarios muestra la informacin en detalle.
Para entender el objetivo, debemos considerar la diferencia entre la situacin econmica y la situacin financiera
de una empresa.
La situacin econmica de la empresa se refiere a la situacin patrimonial, es decir, la cantidad de bienes o activos que posee la empresa. Esta situacin la muestra el Balance General. El Balance muestra que la empresa no
posee nada propio, pues todo se lo debe a alguien, ya sea a terceras personas o a sus propios dueos o accionistas. Esto se explica por el concepto que diversos autores denominan como Problema econmico, es decir, la
forma de satisfacer necesidades ilimitadas administrando recursos escasos. En este caso, el Balance muestra los
recursos, activos y pasivos de la empresa, para satisfacer las necesidades de la comunidad y pueda perdurar en
el tiempo de acuerdo al principio de Empresa en Marcha.
En cambio la situacin financiera se explica mediante la capacidad que tiene la empresa de responder a las
obligaciones de corto plazo. Este es un concepto muy amplio, los que sern analizados en el ramo de Anlisis
Financiero. Muchas veces, esta situacin incluye las utilidades no distribuidas, las cuales son representadas por
el Estado de Resultados.

Ejemplo de Aplicacin
Para explicar exactamente en qu consiste, vamos a mostrar uno en base al siguiente Balance General de una
botillera:

ACTIVOS

PASIVOS

Caja
Banco
Clientes
Mercadera

$ 40.000
$ 100.000
$ 500.000
$ 200.000

Proveedores
Letras por Pagar
Capital
Utilidad del Ejercicio

$ 100.000
$ 300.000
$ 400.000
$ 40.000

Total Activos

$ 840.000

Total Pasivos

$ 840.000

El Libro de Inventarios y Balances entrega el siguiente detalle:

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a) Caja
Detalle segn arqueo de Caja:
2 billetes de $20.000
2 billetes de $10.000
4 billetes de $5.000
5 billetes de $2.000
5 billetes de $1.000
Monedas
Saldo Deudor

$ 40.000
$ 20.000
$ 20.000
$ 10.000
$ 5.000
$ 5.000
$ 100.000

b) Banco
Saldo segn Cartola
(-) Cheques girados y no cobrados
400001 Chile Electra
400002 Aguas Alpinas
Saldo Deudor

$ 110.000
$ (8.000)
$ (2.000)
$ 100.000

c) Clientes
N Factura Cliente
5432
Don Pepe S.A.
5433
Don Lucho SpA
5436
Los Gargantillas Ltda.
5440
CBA Consultoria
Saldo Deudor

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Monto
$ 90.000
$ 130.000
$ 130.000
$ 150.000
$ 500.000

d) Mercaderas
Inventario
Vino Santa Rosa
Cherry Coca
Cerveza Torogayo
Afripepsi
Jugos Mono

Cantidad
30
80
70
50
70

Costo Unitario
$ 1.000
$ 500
$ 800
$ 1.200
$ 200

Saldo Deudor

Costo Total
$ 30.000
$ 40.000
$ 56.000
$ 60.000
$ 14.000
$ 200.000

e) Proveedores
N Factura
76353
545653

Proveedor
Chile Electra
Aguas de la Costa

Monto
$ 80.000
$ 20.000

Saldo Acreedor

$ 100.000

f) Letras por Pagar


Letra N 3421 Proveedor X
Letra N 564 Proveedor Z

$ 200.000
$ 100.000

Saldo Acreedor

$ 300.000

g) Patrimonio
Capital
Utilidad del Ejercicio

$ 400.000
$ 200.000

Total Patrimonio

$ 600.000

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En la mayora de las ocasiones, para lograr confeccionar un informe que entregue el detalle de cada cuenta, es necesario realizar asientos de ajustes, ya sea por motivos de correccin de errores contables, regularizacin de cargos
o ingresos diferidos, correccin monetaria y depreciacin. Por esta razn, en la prctica, estos informes se conocen
tambin como Informes de Anlisis de Cuentas, debido a que es necesario realizar anlisis para lograr cuadrar los
saldos de acuerdo a Normas IFRS, PCGA, Normas y Leyes tributarias, o algn otro parmetro establecido.

Y las cuentas de Resultado?


Las cuentas de Prdida y Ganancia, conocidas tambin como cuentas de Resultado no representan cuentas que
se puedan inventariar o determinar saldos acumulados desde inicios de la empresa, sino que, como su palabra lo
indica, indican resultados de aumentos o disminuciones patrimoniales como resultado de la gestin de empresa en
un determinado perodo. Por esta razn, en trminos legales, no se incluyen en el Libro de Inventarios y Balances.

1 http://www.sii.cl/preguntas_frecuentes/catastro/001_012_5707.htm, pgina Web consultada el da 04 de Agosto de 2015 a las


15:45 horas.
2 http://blog.laudus.cl/2009/11/02/libro-inventario-y-balance/, pgina visitada el da 4 de Agosto a las 16:05 horas.
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Todos los derechos de autor son de exclusiva propiedad de la Escuela de Comercio de Santiago.

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