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Um Curso Intensivo

Sobre o Office 365

Dicas rpidas para poupar tempo e ajudar sua


organizao a crescer

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Introduo
Voc e seus funcionrios provavelmente so alguns
dos 1,2 bilho de pessoas em todo o mundo que
utilizam o Microsoft Office. Voc est familiarizado
com os aplicativos padro, como Word, Excel,
PowerPoint e Outlook, e talvez voc j tenha
explorado as ofertas de nuvem dos principais
aplicativos de produtividade que compem o Office
365.
Mas o Office 365 oferece muito mais do que isso.
De ferramentas de comunicao e colaborao
a opes de armazenamento e compatibilidade
com programas de Business Intelligence h algo
a ser aproveitado por para cada membro de sua
organizao.
Neste documento voc aprender a fazer melhor uso
de aplicativos especficos do Office 365 em 6 reas
crticas de seu negcio: crescimento e mobilidade,
colaborao, comunicao, segurana, produtividade
e insights.

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Contedo
CAPTULO 1

A mobilidade derruba os muros das empresas ...................................................... 04

CAPTULO 2

A colaborao impulsiona o sucesso do negcio ................................................. 13

CAPTULO 3

A comunicao capacita os funcionrios ................................................................. 21

CAPTULO 4

A segurana um imperativo de negcio .............................................................. 29

CAPTULO 5

A tecnologia gera uma fora de trabalho produtiva .......................................... 36

CAPTULO 6

Insights liberam o poder dos dados ........................................................................ 42

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Captulo 1

A mobilidade
derruba os
muros das
empresas

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Como lder de negcios, voc precisa estar


disponvel quando sua equipe precisa de voc e
vice-versa. A mobilidade permite que voc e seus
funcionrios trabalhem quando voc estiver longe
do escritrio, longe de sua mesa ou at mesmo de
seu computador.
Sua assinatura do Office 365 inclui verses mveis
dos aplicativos Word, Excel e PowerPoint. Seus
funcionrios devem ser capazes de trabalhar da
mesma forma que fariam dentro da empresa
produtiva e efetivamente em uma interface de
usurio familiar e otimizada para o seu telefone ou
tablet Android ou iOS.

Mobilidade derruba os muros das empresas

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Como adicionar um
comentrio no Word
usando seu telefone
Android ou iPhone
Voc est caminho de uma reunio, mas precisa dar
um feedback para um colega durante o trajeto? Voc
pode usar o aplicativo mvel do Word para editar um
documento Microsoft Word enviado via e-mail usando
seu telefone.
Para adicionar um comentrio:
Toque em qualquer lugar em um documento e, em
seguida, clique em "Editar" e toque uma palavra ou
em outro lugar no documento.
Digite seus comentrios. Se esta for a primeira vez que voc
adiciona um comentrio, voc ser solicitado a digitar um
nome de usurio para que outras pessoas saibam quem
editou o documento.

Mobilidade derruba os muros das empresas

3 atalhos do
Excel que seus
funcionrios vo
adorar
Acha que o Excel um programa exclusivo para a estao
de trabalho? Pense novamente.
Seus funcionrios podem fazer quase tudo no Excel usando
o smartphone ou tablet.
1. Frmulas. Seus funcionrios podem calcular frmulas
usando seu o aplicativo mvel e tocando a aba
"Frmulas".
2. Fcil acesso a seus arquivos. Eles podem salvar um
arquivo do Excel no OneDrive e acess-lo rpida e
facilmente em seu dispositivo mvel.
3. Teclado integrado. O teclado na tela do tablet
tem funes comuns integradas, ento possvel
adicionar frmulas com facilidade.
4. Grficos recomendados. O recurso Grficos
Recomendados do Excel perfeito para telas menores,
j que permite visualizar os dados rapidamente com
alguns toques de um dedo.

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Mobilidade derruba os muros das empresas

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Vantagens de usar a
Verso mvel do PowerPoint
Prepare e apresente em qualquer lugar.
Precisa corrigir algo no caminho para uma apresentao?
Use o aplicativo PowerPoint para fazer essas mudanas no seu
smartphone ou tablet.
Anotaes ao seu alcance
Leia as notas de apresentao
diretamente do seu telefone.

Chega de cabos.
Sem a necessidade de cabos e fios
volumosos, voc conseguir comear
sua apresentao rapidamente. O
Modo de Exibio do Apresentador
oferece controle total sobre o que a
audincia v, mostrando as notas do
apresentador apenas no seu tablet.
Novos recursos de tinta, ponteiro
laser e destaque tambm permitem
enfatizar conceitos-chave medida
que voc apresenta.

Mobilidade derruba os muros das empresas

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Saiba expor seus argumentos.


Use o recurso de Tinta nas suas
anotaes para ajudar a enfatizar
pontos-chave.

A mobilidade derruba os muros das empresas

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Nunca foi to
fcil compartilhar
Salve os arquivos na nuvem no OneDrive for Business ou SharePoint;
depois, envie um nico link para o mesmo arquivo, juntamente com
as permisses de visualizao e edio. Todos na sua equipe tero
a verso mais recente do arquivo eliminando aborrecimentos
decorrentes do controle de verso.

10

Mobilidade derruba as paredes das empresas

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

11

Use o Skype para


colaborar com colegas
de trabalho em um
documento em tempo real
Use o recurso de "Chat" do Skype for Business enquanto
a equipe trabalha em um documento compartilhado:
Clique no boto "Chat" para comear a conversar
atravs do Skype com todos que esto trabalhando no
documento.

Mesmo se voc sair do documento do Office, possvel


continuar a conversa via Skype for Business em seu
dispositivo mvel ou computador.

Ttulo do captulo opcional

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

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Ouvimos da gerao Y que trabalho


flexvel uma alta prioridade.
E acreditamos que quando
voc respeita os indivduos da
forma que eles so e como eles
trabalham, a produtividade aumenta
significativamente. Ao oferecer
aos funcionrios componentes
baseados em nuvem do Office 365,
conseguimos criar uma abordagem
mais fluida e flexvel em relao ao
local de trabalho fsico."
Carl Dawson
Diretor de TI, Marks & Spencer

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Captulo 2

A colaborao
impulsiona o
sucesso do
negcio

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Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Seus funcionrios podem desempenhar seus


papis ainda melhor quando podem trabalhar
juntos, como uma equipe. No papel de lder
empresarial, voc quer facilitar o uso de
tecnologias que so comprovadamente eficazes
para o trabalho.
Os aplicativos do Office 365 permitem
que suas equipes colaborem do incio ao
fim. Os funcionrios podem compartilhar
anotaes de reunio, colaborar em
documentos em tempo real, obter
atualizaes e acessar arquivos assim
ningum nunca perder nenhum detalhe.

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Colaborao impulsiona o sucesso do negcio

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

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Dicas para coautoria


no Word Online
A colaborao um componente chave do Word Online, e
o recurso de coautoria em tempo real fornece aos membros
da equipe a oportunidade de compartilhar ideias facilmente
e comentar diretamente nos documentos.

Comece a trabalhar mais rapidamente.


Para comear a usar coautoria em tempo
real, salve seu documento Word Online no
OneDrive for Business*. Em seguida, clique
no boto "Compartilhar", localizado no
canto superior direito da janela.

Habilite a coautoria em tempo real.


Depois de fazer logon, voc ver uma notificao
no canto superior direito da tela. Ao clicar em
"Sim", o compartilhamento alteraes habilitado,
permitindo que todos vejam automaticamente as
alteraes feitas no documento.

Convide seus colegas.


Atravs do painel de compartilhamento,
convide outras pessoas usando seus
endereos de e-mail. Eles recebero um
convite de e-mail para editar ou visualizar o
documento.

Trabalhe em conjunto facilmente.


Com todos no mesmo documento, voc e sua
equipe podem elaborar uma verso preliminar,
comentar e editar o trabalho em tempo real.
Adicione ou responda comentrios ao lado do
texto que estamos discutindo, para que seus
colegas possam acompanhar a conversa.

*Coautores deve estar usando Office 2016 ou Office Online.

Colaborao impulsiona o sucesso do negcio

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Use o histrico
para colaborar com
confiana
Com vrios membros da equipe editando planilhas em tempo
real, sempre existe o risco de algum acidentalmente cometer
um erro ou excluir dados importantes. A verso aprimorada do
Office 365 permite que voc veja e reverta as alteraes para
garantir que nada ser perdido.

Veja o histrico do documento de alto


nvel.
Abra o painel Histrico clicando em Arquivo
> Histrico. Veja rapidamente quando
o arquivo foi criado, e quando ele foi
modificado pela ltima vez.
Veja quem contribuiu em um arquivo.
Todas as revises so listadas por data e
mostram o nome das pessoas quem fizeram
as alteraes, ento voc pode falar sobre
qualquer alterao com o autor.

Veja como arquivos evoluem ao longo do


tempo.
Clique em uma verso para abri-la e veja como
ela difere de verses posteriores do mesmo
arquivo.
Restaure verses anteriores.
Se voc quiser reverter para uma verso
mais antiga, basta clicar em "Restaurar" e o
documento reverter para o arquivo da forma
como ele aparecia naquele ponto no tempo.

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Colaborao impulsiona o sucesso do negcio

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Coloque a equipe na frente


e no centro

Seja colaborativo com o


PowerPoint Online no Office 365.
Novos recursos melhoram a experincia
de se trabalhar em uma apresentao em
tempo real com vrios membros da equipe.

Visualize a atividade no documento.


O feed de atividades mostra um histrico
completo das alteraes feitas no
documento, permitindo reverter para
verses anteriores, se necessrio.

Tenha visibilidade de equipe.


O canto superior direito da tela mostra
quem est trabalhando no arquivo, e onde
eles esto trabalhando. Com um clique,
voc pode ir para os slides nos quais os
usurios esto trabalhando.

Comunique-se atravs de comentrios.


Threads de conversas e botes de
acesso rpido permitem responder
comentrios rapidamente.

Inicie um chat via vdeo.


Ao clicar na imagem em miniatura da
pessoa e no logotipo do Skype for
Business, voc pode iniciar um chat em
grupo para discutir o projeto no qual voc
est colaborando.

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Colaborao impulsiona o sucesso do negcio

Dicas do novo
recurso de anexo
Voc no precisa gastar seu precioso tempo
procurando um arquivo a ser anexado
a um e-mail. Com o Outlook Online, o
compartilhamento de arquivos aprimorado
com uma nova experincia de anexao direta
de arquivos.
Escolha dentre os arquivos acessados
recentemente. Ao anexar um arquivo a um
e-mail, todos os documentos que voc acessou
recentemente em qualquer um dos seus
dispositivos aparecer em uma lista incluindo
documentos no disco rgido, OneDrive,
OneDrive for Business e SharePoint.
Conceda permisses antes de enviar.
Permisses podem ser vistas e/ou alteradas no
documento no momento em que voc anexa
um arquivo.
Procure arquivos recentes rapidamente a
partir de vrios locais.
Com arquivos em vrios locais, o recurso
de anexo coloca todos no mesmo nvel.
Agora ficou mais fcil do que nunca procurar
arquivos anteriormente anexados a partir do
OneDrive, OneDrive for Business ou SharePoint,
exatamente como voc faria com qualquer
outro arquivo.

*O Skype for Business ainda no est disponvel para Mac.


Lync para Mac 2011 a verso mais recente. Lync para Mac
compatvel com o Skype para Business Server e Skype for
Business Online.

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

2 maneiras de
se comunicar
no Skype for
Business
Agora com o Skype for Business,
voc pode simplificar a experincia
de comunicao, fornecendo uma
ferramenta familiar e funcional para
chamada, conferncia de grupo, vdeo e
compartilhamento.
1. Bate-papo com todos os
colaboradores do projeto ao mesmo
tempo.
Precisa fazer uma pergunta ou esclarecer
um ponto em um projeto? Enquanto
trabalha no Office Online, clique no cone
do Skype no canto superior direito da
tela para iniciar rapidamente um chat
via chamada ou vdeo com uma ou mais
pessoas.
2. No perca a oportunidade de
conversar com um cliente.
Agora, voc pode convidar clientes
ou clientes em potencial, at mesmo
aqueles que no so usurios do Skype,
para participar de uma reunio ou
webcast a partir de seus navegadores ou
smartphones.

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Um Curso Intensivo sobre o Office 365

19

2 coisas que voc


provavelmente
no sabia sobre o
SharePoint
1. Nunca substitua uma edio.
Quando um documento "checked-out", nenhuma outra
pessoa pode fazer edies nesse documento at que ele
marcado em. Para ativar o recurso "check out" em todos
os documentos, siga estas instrues:
V at a biblioteca de documentos.
Na faixa de opes, clique em biblioteca Configuraes da
Biblioteca.
Em Configuraes gerais, selecione as Configuraes de
controle de verso.
Em Check-out obrigatrio, selecione "Sim".

2. S revele as alteraes quando estiver pronto.


Quando for colaborar em um documento, voc no
precisa compartilhar ideias parcialmente formuladas ou
alteraes. As alteraes feitas por voc ou por outro
colaborador no estaro visveis at que o autor as salve.

Colaborao impulsiona o sucesso do negcio

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Os recursos de coautoria so
perfeitos para brainstorming
Durante uma reunio, vrios participantes podem capturar rapidamente as ideias do
brainstorming coletivo em um documento compartilhado do OneNote. Precisa falar
com algum sobre uma ideia especfica? As edies so sempre atribudas ao autor,
o que facilita descobrir quem escreveu o qu.

3 dicas do Yammer para


melhor colaborao
1. Quer reunir a sua equipe em um
nico local virtual?
Com o Yammer, voc pode criar um grupo com
todos as pessoas envolvidas no projeto e mencionar
membros da equipe nas mensagens para se
comunicar sobre atualizaes, conforme necessrio.
2. Quer ter certeza de que sua equipe
est atualizado o tempo todo?
Com os Grupos, todas as conversas, pessoas e
informaes esto disponveis em um nico local.
3. Quer tomar melhores decises baseadas no
conhecimento de sua organizao?
O feed Descoberta e um recurso de pesquisa mais
inteligente ajudam voc a ficar a par daquilo que
mais importante.

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Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Captulo 3

A comunicao
capacita os
funcionrios

21

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Uma estratgia de comunicao eficaz o


cerne da colaborao bem-sucedida. Voc
um lder de negcio, e parte da sua funo
capacitar seus funcionrios para que possam
iniciar discusses e compartilhar ideias
para maximizar a eficincia e o sucesso em
suas respectivas funes. Ferramentas de
comunicao podem fazer isso e muito
mais.
Iniciar um dilogo, apresentar ideias para um
grupo, fazer anncios para toda a empresa
o pacote de ferramentas de comunicao
do Microsoft Office 365 fornece a seus
funcionrios o controle de suas conversas para
que eles se sintam conectados onde quer que
estejam.

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A comunicao capacita os funcionrios

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

O Skype for Business


realmente coloca o
apresentador no comando
Controle suas comunicaes.
Novos recursos fazem com que uma nica
plataforma possa ser uada para diferentes
tipos de reunio desde conexes
instantneas com os colegas a grandes
reunies virtuais com at 250 pessoas.
Controle de status intuitivo.
Quer que os outros saibam quando voc est
ocupado? Com a integrao com o calendrio
do Outlook, o Skype for Business reconhece
automaticamente quando voc est ocupado
e altera seu status para "em reunio" ou "no
perturbe".
Deixe os participantes escolher o
modo de exibio.
Os participantes da reunio podem ter a
liberdade de escolher entre 4 modos de
exibio:
Modo de exibio em Galeria: transmite os
vdeos de todos os participantes

Modo de exibio do Contedo: transmite


o contedo da reunio.
Modo de exibio Compacto: todos
os participantes em uma pequena
janela
Configuraes para atribuir e retomar
controle.
Abra ou feche a sesso de feedback e
ideias com os recursos "Atribuir Controle"
e "Retomar Controle". Com o clique de um
boto, os apresentadores podem definir
se os usurios podem folhear o contedo,
contribuir com ideias ou fazer alteraes em
um quadro branco, OneNote, ou arquivo
PowerPoint.
Acesso de qualquer lugar.
Com a conferncia via Rede Telefnica Pblica
Comutada (PSTN)*, os participantes entrar
em uma reunio com um nico clique em
um computador ou podem telefonar de um
dispositivo mvel ou telefone fixo.

Modo de exibio do Apresentador:


transmite o vdeo do apresentador

*A conferncia via PSTN requer o Skype for Business Online Plan 2 como um servio
autnomo ou como parte de um plano Office 365 Enterprise que inclua o servio (E1, E3 e E5).
A conferncia via PSTN no est disponvel em todos os pases ou regies.

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A comunicao capacita os funcionrios

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

24

Use o recurso Grupos para


se conectar e compartilhar
a partir do Outlook
O recurso Grupos eleva as comunicaes da equipe ao reunir em um s lugar
que estiver relacionado a um projeto. A partir do Outlook, conjuntos de usurios podem se
conectar, agendar reunies, compartilhar calendrios comuns e arquivos, bem como tomar
notas.

6 dicas e truques para usar Grupos


1. Rena sua equipe em torno de um tema ou
projeto em apenas alguns cliques.
2. Facilite consultas rpidas e comunicao
acessando mensagens organizadas por
thread.
3. Marque colegas com o recurso @
mencionar quando a participao do coleta
for necessria.
4. Continue conversas em qualquer lugar
atravs do recurso Grupos no aplicativo
mvel.
5. Inicie chamadas de voz e vdeo atravs
do plug-in do Skype for Business.
6. Acesse conversas off-line para grupos
marcados como dos "favorito".

A comunicao capacita os funcionrios

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Comunique suas
ideias com incrveis efeitos
visuais usando a verso
mais recente do Sway do
Office 365
4 efeitos visuais para adicionar ao Sway
1. Imagens do Flicker: Insira fotos de alta resoluo do vasto
banco de dados de imagens do Flickr em sua histria no
Sway, com informaes sobre direitos autorais da Creative
Commons.
2. Fotos de antes e depois: Demonstre uma transformao
arrastando um carto de "comparao" para a sua histria.
Um recurso interativo deixa o espectador ver as imagens
comparativas em uma exibio visual deslumbrante.

3. Mapas, vdeos de lapso de tempo ou GIFs: Deixe que uma


animao conte parte da sua histria selecionando o carto
"incorporar" e colando o cdigo IFRAME do arquivo original
em seu Sway.
4. Apresentaes em PowerPoint: Integre uma apresentao
concluda selecionando o arquivo PowerPoint no OneDrive e
clicando em "Inserir. Copie o cdigo HTML e cole em seu Sway.
Toque em "Visualizar" para assistir e interagir com a apresentao.

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A comunicao capacita os funcionrios

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

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3 formas de se comunicar
atravs da rede social
interna do Office 365
1. Anuncie ao grupo.
O recurso "Anncio" uma maneira perfeita de compartilhar
informaes com uma grande variedade de pessoas de uma s
vez. Ao publicar um anncio, membros do grupo podem v-lo em
dois lugares: Home Feeds e caixas de entrada.

Dica de PRO
Os administradores da rede

podem enviar e-mail para toda

a empresa a partir do grupo All

Company, uma agregao padro


que inclui todos automaticamente.

A comunicao capacita os funcionrios

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

2. Compartilhe arquivos com sua equipe.


A partir do Yammer, voc pode carregar um arquivo de
seu computador ou um link para uma Nota ou arquivo j
localizado dentro do aplicativo.

Dica de PRO
Evite duplicao escolhendo a

opo de link para os arquivos


que j esto no Yammer.

3. Envie mensagens privadas.


Mensagens privadas so entregues diretamente para a caixa
de entrada do usurio.

Dica de PRO
Sua caixa de entrada

um lugar onde voc pode

visualizar, priorizar e gerenciar


todas as suas mensagens,
conversas e anncios

incluindo qualquer @meno.

27

Com os novos servios de reunio


e voz, o Skype for Business Online
no Office 365 ficou mais rico e
mais completo. Ele oferece um
ambiente de colaborao muito
fcil de usar para interagir com os
outros atravs de uma empresa
globalmente dispersa. Quanto
melhor a comunicao, melhor
ser nossa atuao como uma
empresa".

Jason Sele
Diretor de TI, Zetec

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Captulo 4

A segurana
um
imperativo
de negcio

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Um Curso Intensivo sobre o Office 365

O que significa ser o Office 365 mais seguro e


confidencial j lanado? Independentemente
da sua ser uma empresa com 5 pessoas ou
uma das 500 maiores do mundo, normas de
segurana e conformidade de nvel corporativo
so imprescindveis para o gerenciamento de
dados.
A segurana dos dados importante para
empresas de todos os tipos e tamanhos,
e difcil saber se as medidas necessrias
para uma segurana forte esto sendo
implementadas.
O Office 365 ajuda a manter hackers e vrus
longe de sua organizao e garante que
dados confidenciais sejam vistos e acessados
apenas por aqueles que voc permitir. Os
benefcios de segurana do Office 365 podem
ser divididos em 3 categorias: conformidade,
privacidade de dados e segurana de dados.

30

A segurana um imperativo de negcio

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Conformidade com padres da indstria:


O e-mail do Office 365 cumpre a 10 padres de conformidade de
privacidade de diversas indstrias, incluindo os requisitos especificados na
indstria bancria, mdica (HIPAA), governo e segurana nacional (APD
e FISMA), educao (FERPA). A Microsoft tambm oferece por padro
privacidade contratual robusta para dados e compromissos de segurana
para ajudar os clientes a cumprir regulamentos locais. O documento de
termos dos Online Services inclui clusulas modelo da EU, UK Data
Protection Act e muitas outras disposies, e entra em vigor assim que os
clientes aceitam o contrato de licena da Microsoft.
Visibilidade de acesso e privacidade de dados:
Os servios online comerciais da Microsoft no capturam, mantm,
digitalizam, indexam, compartilham ou usam dados do cliente armazenados
ou transmitidos pelo servio, nem usam qualquer tecnologia de
minerao de dados. A nica vez que tocamos em seus dados para
fins de fornecimento e manuteno dos servios que voc usa. Isso
significa que seu e-mail no ser verificado para fins de veiculao de
anncios, tampouco os dados que voc armazenar conosco sero lidos ou
compartilhados com terceiros. Alm dos recursos de segurana internos
do Office 365, os clientes tambm se beneficiam de controles totalmente
personalizveis que permitem adaptar o servio de segurana de nvel
empresarial para melhor atender s necessidades da empresa. Por exemplo,
administradores ou funcionrios de suporte tcnico podem receber acesso
a um subconjunto de configuraes administrativas adequadas s suas
funes.
Segurana contra hackers e vrus:
Mesmo se sua empresa tiver uma equipe de segurana, quase impossvel
montar uma equipe grande o suficiente para descobrir e se proteger contra
os centenas de possveis alertas que surgem a cada dia. Com o Office 365,
h uma extenso de nvel corporativo de sua equipe de segurana est
focada na segurana fsica de nossos data centers, o nvel de segurana
lgica aplicada a mquinas hospedadas e o nvel de segurana protegendo
seus dados atravs de criptografia e durante a transmisso e em repouso.

31

Segurana um imperativo de negcio

Elimine a necessidade de
software de verificao de
vrus
O e-mail o gateway dentro e fora de sua organizao.
Priorize a segurana com proteo contra ameaas externas e
assegure a defesa com controles de acesso interno.
Para lidar com ameaas externas e riscos desconhecidos, o
Exchange Online Advanced Threat Protection vem includo
no Office 365 e ajuda a proteger suas caixas de correio contra
ataques sofisticados em tempo real, eliminando a necessidade
de instalao de software antivrus adicional. Cada anexo de
e-mail ou link que passa por seu Exchange Server avaliado
automaticamente para atividades suspeitas, e o contedo
malicioso neutralizado antes que possa ocorrer um ataque.
Para proteger informaes internas, o Exchange permite que
os administradores controlem as permisses de acesso de
e-mail usando o Gerenciamento de Direitos de Informao
(IRM), que impede pessoas no autorizadas de imprimir,
encaminhar ou copiar informaes sigilosas. A Preveno
contra perda de dados (DLP) atravs do Office 365 permite
que os administradores controlem regras de transporte, aes e
excees sem afetar o fluxo de mensagens.

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

32

Segurana um imperativo de negcio

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Compartilhe arquivos
facilmente na nuvem
O SharePoint permite a voc e seus funcionrios armazenar, acessar e
compartilhar arquivos localmente (atravs do SharePoint Server) ou de fora da
empresa (com o SharePoint Online). Compre o SharePoint Online como uma
oferta independente ou como parte de um pacote de Office 365 com os
mesmos recursos poderosos do SharePoint e sem a sobrecarga associada ao
gerenciamento de infraestrutura por conta prpria. Com o SharePoint Online
na nuvem, voc recebe o mesma a melhor segurana, os melhores controles
administrativos e as provises em que voc confia.

3 recursos importantes de segurana do SharePoint:


1. Acesso diferenciado:
Os administradores podem definir controles de acesso baseados
em poltica de acordo com a funo de um usurio na empresa,
o local de acesso de dados e a confidencialidade dos dados
solicitados.
2. Registros de auditoria unificados:
Os administradores podem consultar os histricos de
compartilhamento e sincronizao de arquivos e pastas,
com base nos proprietrios e usurios de um arquivo
compartilhado.
3. Classificao de confidencialidade de contedo:
O SharePoint tem mais de 80 definies pre-construdas de
contedo confidencial, e as empresas podem criar polticas
personalizadas para seus sites do SharePoint.

33

Segurana um imperativo de negcio

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Gerenciamento de dispositivos
mveis com Office 365
Smartphones e tablets proporcionam a seus funcionrios a liberdade de trabalhar em
praticamente qualquer lugar, mas o que acontece se um dispositivo carregado com
dados da empresa for perdido ou roubado?
O Gerenciamento de Dispositivos Mveis (Mobile Device Management , MDM) do Office 365
permite que os administradores impeam o acesso de usurios no autorizados por meio
da criao de polticas que assegurem que o e-mails e documentos da empresa possam ser
acessados somente em telefones e tablets em seu servio do Office 365. Se um dispositivo
com o Office 365 for perdido ou roubado, os administradores podem limp-lo, excluindo
todo o contedo, independentemente de o dispositivo ser de propriedade do funcionrio ou
da empresa. Alm disso, dispositivos de propriedade dos funcionrios podem ter apenas as
informaes da empresa excludas, deixando intacta a informao pessoal.

Use o MDM para Office 365 para proteger


e gerenciar os seguintes tipos de
dispositivos:

Android 4 ou verses posteriores


iOS 7.1 ou verses posteriores
Windows 8.1
Windows Phone 8.1

Windows 8.1 RT
Windows 10
Windows 10 Mobile

O Gerenciamento de Dispositivos Mveis protege


muitos produtos do Office 365, incluindo:

34

Ttulo do captulo opcional

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

35

Estamos dando um enorme salto


em nossa capacidade de suporte ao
trabalho em equipe, sem sacrificar a
segurana e a privacidade de dados,
graas adoo do pacote de servios
de produtividade na nuvem Microsoft
Office 365. O Office 365 satisfaz tanto
as nossas necessidades de mobilidade
quanto os nossos padres de
segurana."

Bryan Ackermann,
Vice-presidente snior e CIO, Korn Ferry

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Captulo 5

A tecnologia
gera uma
fora de
trabalho
produtiva

36

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

A produtividade acontece quando seus


aplicativos e equipes conseguem trabalhar
juntos sem adaptaes e complicaes.
Quando voc est trabalhando em arquivos e
os compartilha com o resto da equipe, voc
enfrenta o risco de perder arquivos ou ter
problemas de verso.
importante que voc, como lder de
negcio, e seus funcionrios possam editar
e compartilhar ideias entre si de maneira
organizada, a fim de maximizar a eficincia e o
sucesso em suas respectivas funes.
Da edio de contedo no Word ao
compartilhamento com seus funcionrios,
voc conseguir gerenciar e colaborar
em documentos compartilhados sem
interrupo. Quando todas as suas
ferramentas conversam entre si, fica mais fcil
o trabalho em projetos em tempo real com
sua equipe, de praticamente qualquer lugar.

37

A tecnologia gera uma fora de trabalho produtiva

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Principais recursos de
economia de tempo no
Word e Excel
Recurso "Diga-me"
Uma caixa de texto na Faixa de Opes do Word 2016 diz,
"Diga-me o que voc deseja fazer. Use este campo para
introduzir palavras e frases sobre o que voc quer e, em
seguida, navegue rapidamente para os recursos que voc
deseja usar ou as aes que voc deseja executar.

Voc tambm pode usar esse recurso


para encontrar ajuda sobre o que
voc est procurando ou usar a
Pesquisa inteligente para buscar ou
definir o termo que voc digitou.

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A tecnologia gera uma fora de trabalho produtiva

Previso com um clique


A funo Previso agora permite a previso com base em
Exponential Smoothing (tal como FORECAST.ETS)
Na guia "Dados", clique no boto de "Planilha de
Previso" para criar uma visualizao da previso de sua
srie de dados.
A partir do assistente, voc tambm pode encontrar
opes para ajustar parmetros comuns de previso, tais
como sazonalidade, que detectada automaticamente por
padro, e intervalos de confiana.

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

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A tecnologia gera uma fora de trabalho produtiva

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

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FLUXOS DE TRABALHO DO SHAREPOINT

Elimine adivinhaes e incertezas


nos processos da sua empresa
Os fluxos de trabalho do SharePoint so aplicativos pr-programados que simplificam os
processos da empresa da coleta de assinaturas e feedback ao acompanhamento do status
do funcionrio. Os fluxos de trabalho do SharePoint proporcionam maior consistncia aos
procedimentos organizacionais. Executar um fluxo de trabalho do SharePoint muito fcil.
Aqueles que o utilizam podem escolher o tipo de fluxo de trabalho, especificar as opes com
as quais funcionaro melhor naquela situao, e deixar o fluxo de trabalho a assumir.

Existem 5 tipos de fluxo de trabalho pr-programados:


1. Fluxo de trabalho para aprovao.
Encaminhe um documento ou outro item para
membros da equipe para aprovao ou rejeio.

4. Fluxo de trabalho de trs estados.


Acompanhe o status de um item da lista em 3
estados ou fases. Em seguida, use o status para
gerenciar processos de negcios, que exige que
voc mantenha o controle de um alto volume
de questes ou itens.

2. Fluxo de trabalho para obteno de


feedback. Encaminhe documentos ou
outros itens para pessoas designadas para
obter feedback e, em seguida, consolide
tudo para o proprietrio do fluxo de
trabalho. Depois, receba um registro do
processo de reviso total.

5. Fluxo de trabalho de aprovao para


publicao. Especificamente projetado para
publicao de sites, este fluxo de trabalho
automatiza o roteamento para especialistas no
assunto e partes interessadas para aprovao
e reviso de contedo.

3. Fluxo de trabalho para obteno de


assinaturas.
Encaminhe o documento do Microsoft
Office para pessoas designadas para
coletar suas assinaturas digitais.

Aprova
Documento
chega

Documento
encaminhado
para
visualizao

Ana revisa
Rejeita

Documento
rejeitado

Aprova
Paulo revisa
Rejeita

Documento
aceito

Tecnologia gera uma fora de trabalho produtiva

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Ningum perder nada na


prxima reunio
Tomar notas de cada parte importante de uma reunio pode ser difcil para
seus funcionrios. Como voc pode garantir que eles captaram tudo?

O tomador de notas pode colocar o seu bloco de anotaes do OneNote 2016


em um local compartilhado, como OneDrive ou SharePoint.
Eles podem convidar outras pessoas para seu bloco de anotaes
compartilhado, escolhendo Arquivo > Compartilhar > Convidar pessoas.
Para que eles possam compartilhar um bloco de anotaes durante uma reunio,
podem escolher Arquivo > Compartilhar > Compartilhar com a reunio.
Depois que outras pessoas abrirem o bloco de anotaes, qualquer pessoa com
permisses pode adicionar anotaes de reunio tudo ao mesmo tempo. O
OneNote sincronizado automaticamente, com todos as anotaes aparecendo.

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Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Captulo 6

Insights
liberam o poder
dos dados

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Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Dados gerados pelo cliente, dados sobre


como seus funcionrios trabalham,
informaes envolvendo a sua empresa.
Nesse quesito h insights esperando
para serem descobertos e aproveitados
para transformar seus negcios e sua
lucratividade.
Usando os aplicativos do Microsoft
Office 365 voltados para insights, seus
funcionrios podem analisar e visualizar
dados em incrveis apresentaes com
efeitos visuais atraentes, que podero
ento ser compartilhadas entre suas
equipes.

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Insights liberam o poder dos dados

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

O potencial de um banco de
dados nico
Rena resultados em 15 segundos ou menos.
Um nico conjunto de dados tudo de que voc precisa para comear a usar o Power
BI. Na seo de "Conjuntos de dados" no painel esquerdo, selecione as elipses que
voc est interessado em analisar. No menu de Opes, selecione "Insights rpidos."
Depois de apenas 15 segundos, seus insights estaro prontos. Clique em Visualizar
insights. A partir da, voc pode interagir com seus insights das seguintes maneiras:
Fixe efeitos visuais em um painel de controle.
Filtre para obter insights adicionais.

Faa perguntas para obter insights.


O Power BI est equipado com um mecanismo poderoso de reconhecimento de
linguagem que gera relatrios e visualizaes a partir de perguntas especficas que
voc faz.
Inicie no painel para o conjunto de dados que voc deseja analisar.
Digite uma pergunta usando linguagem natural, conversa (por exemplo,
"Qual foi a nossa receita em 2015?"). Uma lista de termos sugeridos
aparecer com base na sua pergunta.
Clique em um termo para ver os resultados e um objeto visual correspondente.
Salve o objeto visual para o painel de controle, selecionando o cone de
fixao ao lado da pergunta.

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Insights liberam o poder dos dados

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

Rena seus insights em um painel.


S preciso um objeto visual fixado para criar um painel
de controle. Depois que voc tiver comeado a construir
um painel cheio de insights em torno de um determinado
conjunto de dados, possvel reorganizar o layout.
Redimensione um bloco arrastando suas alas para
dentro ou para fora.
Mova um bloco clicando e arrastando-o para onde
voc quer que ele fique no seu painel.
Altere o ttulo ou subttulo passando o mouse ou dedo
sobre um bloco, clicando no cone de lpis e abrindo a
opo de detalhes.

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Insights liberam o poder dos dados

Um Curso Intensivo sobre o Office 365

MICROSOFT MYANALYTICS

Insights pessoais ajudam os


funcionrios a trabalhar de maneira
mais inteligente
Usando o Microsoft MyAnalytics, os
funcionrios podem ver como seu tempo
est sendo gasto em 4 reas:


Rede
Com quais indivduos voc mais interage?
Quanto tempo voc leva para responder seus e-mails?

E-mails
Quanto tempo voc leva para ler e responder seus e-mails?
Em mdia, em quanto tempo voc l e responde seus e-mails?

Horas de foco
Quantas vezes voc teve pelo menos 2 horas para se concentrar?
Como voc pode encontrar mais tempo para se concentrar?

Reunies
Quantas horas voc gastou em reunies nesta semana?
Elas so eficazes?

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Um Curso Intensivo sobre o Office 365

O caminho para o sucesso comea com


os aplicativos certos para se executar
um trabalho. possvel fazer um melhor
trabalho se voc equipar o sua empresa
com aplicativos que promovem a
mobilidade, colaborao, comunicao,
segurana, produtividade e insights.
Agora que voc entende o que os diversos
produtos do Office 365 podem fazer por
sua organizao, hora de fazer uma
visita guiada:
https://resources.office.com/pt-br-landingguided-tour-test-drive.html

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