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5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009

O seu e-mail deve ficar


na nuvem? Uma análise
comparativa de custos
por Ted Schadler
para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

Formando líderes de sucesso todos os dias


Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009


O seu e-mail deve ficar na nuvem?
Uma análise comparativa de custos
Com frequência, o e-mail na nuvem custa menos do que no local
Este é o primeiro documento da série “E-mail na Nuvem”.
por Ted Schadler
com Matthew Brown, Christopher Voce e Sara Burnes

Resumo executivo
Quando a Google lançou o Google Apps Premier Edition por US$ 50 por usuário ao ano, motivou a pergunta:
“Quanto vamos pagar pelo e-mail?” Mas não é apenas este preço surpreendente que deveria motivar a pergunta
sobre onde você deve administrar o seu e-mail. Em vez disso, sempre que precisa atualizar, trocar ou adicionar
usuários em seu sistema de e-mail, você deve examinar os custos totais e considerar as alternativas. Este
relatório apresenta um modelo de planilha de custos para ajudar você a calcular o custo total do e-mail local e
comparar com as alternativas baseadas na nuvem. Conclusão: O e-mail na nuvem faz sentido para empresas
ou divisões até 15.000 usuários. E todas as empresas podem se beneficiar da terceirização de usuários
ocasionais ou da filtragem de e-mails para um prestador de serviços baseados na nuvem.

Índice OBSER VAÇÕES E RECURSOS


2 Custos do e-mail motivam a adoção da nuvem A Forrester pesquisou 53 empresas de usuários,
Muitas empresas subestimam o custo total do e-mail entrevistou 12 dessas empresas e entrevistou 22
4 Por que você deve considerar o e-mail baseado fornecedores, incluindo Accenture, Appirio, AT&T,
na nuvem? Azaleos, Capgemini, Cisco Systems, Dell, EDS, Google,
HP, IBM, Intermedia.net, LiveOffice, MessageLabs,
Os benefícios da entrega hospedada vão além do custo
Microland, Microsoft, Novell, Proofpoint, Rackspace,
6 Como avaliar os custos totais do e-mail Symantec, Synchronica e USA.NET.
Etapa 1: Segmentar a força de trabalho para
determinar suas necessidades de e-mail Documentos de pesquisa relacionados
Etapa 2: Calcular os custos totais do e-mail local “O seu e-mail deve ficar na nuvem? Análise da infra-
estrutura e das operações” (Should Your Email Live
Etapa 3: Comparar o e-mail local com as
alternativas na nuvem In The Cloud? An Infrastructure And Operations
Analysis) 5 de janeiro de 2009
11 Para empresas de médio porte, o e-mail na nuvem
em geral custa menos “Talking To Your CFO About Cloud Computing”
(Conversando com o seu diretor financeiro sobre a
12 Uma visão geral do mercado de provedores
de e-mail computação em nuvem) 29 de outubro de 2008

recomendações “Forrester’s SaaS Maturity Model” (Modelo de


16 Domine os custos do e-mail Maturidade de SaaS da Forrester) 14 de agosto de 2008

O que significa “Prepare-se para a colaboração na nuvem” (Get


16 A entrega na nuvem expandirá a ubiquidade do Ready For Collaboration In The Cloud)
e-mail 18 de março de 2008
17 Material complementar

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2 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

Custos do e-mail motivam a adoção da nuvem


A Forrester pesquisou recentemente 53 profissionais de TI em empresas da América do Norte e da
Europa para descobrir onde administram seus serviços de e-mail, calendário, contatos e listas de tarefas
(que a Forrester designa como serviços de mensagens ou e-mail). Conversamos com profissionais de TI
em 12 dessas empresas e com executivos em 21 fornecedores. A partir dessa base de pesquisa primária,
neste relatório nós analisamos os custos de migrar o e-mail para um serviço baseado na nuvem, e
avaliamos as barreiras e as cargas de trabalho em um relatório complementar: “O seu e-mail deve ficar
na nuvem? Análise da infra-estrutura e das operações.” (Should Your Email Live In The Cloud? An
Infrastructure And Operations Analysis)1.

Das 53 empresas pesquisadas pela Forrester, 36 estão considerando ou já avaliaram uma mudança no
serviço de e-mail. O custo é um motivador para 15 dessas empresas, e outras 13 são impulsionadas por
uma transição — consolidação, troca de fornecedor ou upgrade de versão (consulte a Figura 1-1). Nas
palavras de alguns dos profissionais de TI que entrevistamos:

“Daqui a três anos, quando a minha licença vencerá, vou avaliar com entusiasmo as opções de
e-mail hospedado. Enquanto isso, tentar obter um ambiente consolidado é uma tarefa enorme.
Se cada grupo tem seu próprio servidor de e-mail, é um pesadelo.” (Empresa de fabricação)

“Entendemos que a TI não é uma competência essencial para nós; é um mecanismo de apoio.
Precisamos gastar tempo e recursos para apoiar o e-mail? Estamos buscando formas de
cortar custos. A terceirização do e-mail pode ser uma opção.” (Empresa de fabricação)

Quando a Forrester perguntou qual arquitetura de distribuição de serviços essas 36 empresas estão
considerando, 7 responderam que planejam terceirizar o email integralmente para um provedor baseado
na nuvem e a maioria (20) informou que planeja usar um modelo híbrido, mantendo os servidores de
caixa postal no centro de dados corporativo (local) e executando outros serviços, como filtragem de
spam de e-mails recebidos e vírus, na nuvem (consulte a Figura 1-2). Em suas próprias palavras:

“Nós transferimos a filtragem de mensagens para um serviço hospedado, porque é tecnicamente


difícil e tem uso intensivo de recursos. O serviço hospedado está muito acima do que
poderíamos administrar por conta própria, dos pontos de vista funcionais e de custos. Mas o
verdadeiro valor tem sido a limitação do volume de e-mails que precisamos processar.” (Empresa
de serviços financeiros)

“Os problemas com spam indicaram que realmente precisávamos mudar. Fizemos uma
comparação e decidimos que seria mais econômico adotar uma solução hospedada. Portanto,
terceirizamos o SMTP, o antispam e o antivírus, e estamos em um ambiente híbrido atualmente.
Foi uma forma fácil de experimentar a nova estrutura e economizar algum dinheiro.” (Empresa
de telecomunicações)

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O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos 3
Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

Figura 1 Custos e transições motivam a maioria das avaliações de e-mail na nuvem

1-1 “O que está motivando a sua avaliação ou mudança?”

Outros
14%
Fusão ou
aquisição 6%
O e-mail
A nova liderança está ficando
quer fazer uma muito caro 42%
mudança 8%

Consolidação, upgrade,
mudanças em produtos 31%

Base: 36 profissionais de TI responsáveis por fornecer e-mail em empresas da América do Norte e da Europa que
avaliaram ou estão avaliando opções alternativas para administrar e disponibilizar e-mail
(as porcentagens podem não totalizar 100 devido ao arredondamento)

1-2 “Qual modelo de entrega você acha que usará?” 1-3 “Quantas caixas postais você administra
por servidor?”

Um híbrido de serviços
de e-mail local 56%
e externo
Terceirização das operações 10
de e-mail interno 28%
8
Transferir os servidores 7
para um centro de 22% 5
dados colocalizado
Migrar para um provedor
de e-mail hospedado 19%
ou gerenciado
Manter interno 14% 100 a 500 a 1.000 a 2.000
499 999 1.999 ou mais

Base: 36 profissionais de TI responsáveis por fornecer Base: 30 profissionais de TI responsáveis por fornecer
e-mail em empresas da América do Norte e da Europa e-mail em empresas da América do Norte e da Europa
que avaliaram ou estão avaliando opções alternativas
para administrar e disponibilizar e-mail
(são aceitas várias respostas)

Fonte: Pesquisa On-line sobre Arquitetura de E-mail na América do Norte e na Europa, T3 de 2008
46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

© 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução. 5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009
4 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
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Muitas empresas subestimam o custo total do e-mail


A Forrester também perguntou para quantos servidores e caixas postais os participantes da pesquisa
oferecem suporte atualmente. As respostas refletem a variedade das empresas que entrevistamos e
quando calculamos o número de caixas postais por servidor, os resultados não foram surpreendentes –
variam muito (consulte a Figura 1-3).

Quando a Forrester perguntou às empresas quanto achavam que o email custava para elas, ficamos surpresos
com os valores baixos das estimativas e a inconsistência. Esses executivos acreditam que o e-mail custa entre
US$ 2 e US$ 11 por usuário ao mês e a maioria estimou US$ 10. Quando conversamos com esses executivos,
informaram vários motivos: “Nosso sistema está totalmente depreciado”, “O equipamento e o suporte estão
no orçamento de outra pessoa”, “Nosso e-mail é grátis, incluído na licença do cliente corporativo”.

Porém, mesmo um cálculo rápido demonstra que o custo mensal apenas do hardware e do software de e-mail
supera isso. E quando são adicionados os custos de pessoal, manutenção, armazenamento, arquivamento,
e-mail móvel e financiamento, pode ser quatro vezes maior. Portanto, embora o custo para quem administra
um único orçamento possa parecer baixo, o custo total do e-mail é surpreendentemente alto.

Por que você deve considerar o e-mail baseado na nuvem?


Antes de iniciar a análise de custos detalhada do e-mail local e das alternativas baseadas na nuvem,
precisamos explicar as diferentes arquiteturas de email e os benefícios de um serviço baseado na nuvem.2
É possível executar o e-mail em quatro arquiteturas de serviços (consulte a Figura 2):

1. E-mail local: Todos os serviços de e-mail ficam no centro de dados corporativo. A maioria das
empresas de grande e médio portes executam sistemas de e-mail próprios, incluindo servidores de
correio, gateways, servidores de acesso para clientes, servidores de roteamento interno, pastas públicas,
filtragem de e-mail, armazenamento de caixas postais e arquivamento, quando necessário. Microsoft e
IBM são os principais fornecedores atualmente, embora a Novell tenha um longo histórico e uma
presença forte nas pequenas e médias empresas e a Sun, a Oracle e diversas outras estejam presentes.
Muitas empresas executam versões antigas e sistemas de e-mail de vários fornecedores.

2. E-mail hospedado: Todos os serviços de e-mail estão em um provedor de serviços de e-mail


hospedado ou baseado na nuvem. Duas características definem o e-mail baseado na nuvem:
É administrado por outra empresa e executado no centro de dados de outra empresa. Esta categoria
inclui alguns terceirizados tradicionais, provedores hospedados do Microsoft Exchange como
Intermedia.net, Rackspace e AT&T Hosting & Application Services e provedores multitenant da
próxima geração, como a própria Microsoft, IBM e Google. Embora o e-mail baseado na nuvem
tenha atraído historicamente as empresas muito pequenas, os custos e os incômodos do e-mail local,
e a ampliação dos recursos desses provedores, significam que sua atratividade está crescendo para
clientes com 10.000 ou mesmo 15.000 caixas postais.

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3. Serviços de apoio hospedados (arquitetura híbrida): Alguns serviços de e-mail são executados
na nuvem. Neste caso, você mantém as caixas postais no local e transfere a filtragem de e-mail, o
arquivamento ou talvez a continuidade e a administração para um provedor baseado na nuvem. Por
exemplo, Azaleos trata o monitoramento do Microsoft Exchange remotamente, Yahoo Zimbra e Iron
Mountain oferecem arquivamento de mensagens baseado na nuvem, e Google Postini e Symantec
MessageLabs oferecem serviços de filtragem de e-mail baseados na nuvem.

4. Serviços de domínio dividido (arquitetura híbrida): Alguns usuários executam o e-mail no local
e outros na nuvem. Nesta situação, você pode manter os seus executivos móveis e os trabalhadores
da informação em um sistema de e-mail local e hospedar os usuários ocasionais em um provedor
baseado na nuvem. Nesta situação híbrida, todos os funcionários têm o mesmo domínio de e-mail
(o mesmo endereço “.com”, por exemplo) e um roteador de e-mail divide o domínio. Qualquer
provedor baseado na nuvem oferece suporte a esta arquitetura.

Figura 2 É possível executar os serviços de e-mail localmente ou na nuvem

Arquitetura Descrição Benefícios Desafios

E-mail local Todos os serviços de e-mail • Tradicional e, portanto, • Manutenção cara


(caixas postais, filtragem, confortável • Consome tempo do pessoal
etc.) são executados em • Integração mais fácil com de TI e recursos
servidores da empresa. outros aplicativos e recursos

E-mail hospedado Todos os serviços de e-mail • Modelo de financiamento de • Integração com aplicativos
são entregues por um pagamento conforme o uso de diretórios e negócios
provedor de serviços de • Software e proteção sempre • Exposição a falhas
caixa postal hospedado. atualizados empresariais pelo provedor
• Operado por outra empresa de serviços

Serviços de apoio Alguns serviços de apoio, • Terceirização da manutenção • Mudança de cultura para
hospedados como filtragem ou de serviços especializados provedor confiável
(híbrida) arquivamento, são entregues • Com frequência, custa menos • Potencial de conflito na
por um provedor baseado • Mantém o e-mail principal implementação de processos de
na nuvem. no local arquivamento e descoberta eletrônica

Serviços de domínio Alguns funcionários usam o • Transfere os usuários • Integração com aplicativos de
dividido (híbrida) e-mail local e alguns usam ocasionais ou os novos diretórios e outros aplicativos
um serviço de caixa postal usuários para um serviço empresariais
hospedada. hospedado • Diferentes experiências para
• É mais fácil provisionar novos trabalhadores usando e-mail
usuários ou empresas adquiridas local e hospedado

46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

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6 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
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Os benefícios da entrega hospedada vão além do custo


Como o nosso modelo vai demonstrar, os serviços de e-mail baseados na nuvem podem custar menos
do que administrar o email no local. E transferir o e-mail para um provedor baseado na nuvem também
permite que você:

· Provisione novos usuários rapidamente. Já que provedores como o Google incluem 100.000 novos
usuários por semana, fica claro que um provedor de e-mail baseado na nuvem pode ajudar você a
provisionar uma nova subsidiária ou talvez os seus estagiários de verão em horas ou dias, em vez de semanas
ou meses. Por exemplo, universidades como Arizona State, Bryant e Clemson estão usando provedores de
e-mail baseados na nuvem como Microsoft e Google para provisionar seus ex-alunos ou os calouros.

· Aloque os profissionais de TI valiosos em projetos mais voltados para os negócios. O custo


de oportunidade da administração local do e-mail é que o seu pessoal precisa dedicar tempo ao
suporte do e-mail e não a projetos que geram receita. O administrador do e-mail não seria muito
mais valioso se estivesse disponível para ajudar a implementar um aplicativo de vendas cruzadas na
central de atendimento ou aprimorar a qualidade dos dados em uma métrica empresarial como o
risco de churn ou a previsão da demanda sazonal?

· Sempre execute as configurações e os softwares mais recentes, sem as dificuldades das


atualizações. Como qualquer profissional de TI sabe, manter os softwares de cliente e servidor
atualizados e seguros é uma dor-de-cabeça enorme, mas quando o trabalho é realizado corretamente
ninguém percebe. Um provedor baseado na nuvem como Symantec MessageLabs ou um provedor
híbrido como Proofpoint assume a carga de manter seu software de filtragem de mensagens e as
configurações sempre atualizadas, para que os novos vírus não consigam entrar.

· Transfira a carga financeira das despesas iniciais de capital para as despesas operacionais. Para um
executivo de negócios, o maior benefício do e-mail baseado na nuvem é que você não contabiliza dívidas
e ativos de hardware e software nas demonstrações financeiras. O benefício financeiro de pagar conforme
o uso em vez de fazer um grande investimento inicial vai agradar quem administra qualquer orçamento e
certamente também ao diretor financeiro, especialmente nesse período de contração do crédito.3

Como avaliar os custos totais do e-mail


Para fornecer aos profissionais de gestão do conhecimento e da informação as ferramentas necessárias para
fazer uma comparação de custos entre o email local e as alternativas hospedadas e baseadas na nuvem, a
Forrester desenvolveu um modelo de planilha de custos abrangente. Você pode usar esta planilha para
calcular seus próprios custos totais. Este modelo funciona quando você adota três etapas para calcular o
que provavelmente está gastando:

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O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos 7
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· Etapa 1: Segmentar a força de trabalho para determinar as necessidades de e-mail de cada grupo.
Nem todos precisam das mesmas coisas em um computador. Por que devemos pressupor que todos
os funcionários precisam ter o mesmo kit de ferramentas de e-mail? A precisão na análise de custos
começa com um entendimento claro da sua força de trabalho e de suas necessidades.

· Etapa 2: Calcular os custos totais do e-mail. Para calcular o custo do e-mail, não é suficiente
analisar apenas os custos de licenciamento de software ou pessoal. Uma análise de custos totais deve
incluir todos os componentes de custos — mesmo se a licença estiver incluída em um pacote ou no
orçamento de outra pessoa.

· Etapa 3: Comparar o e-mail local com as alternativas na nuvem. Depois de identificar o custo total,
você pode comparar o email local com as alternativas na nuvem, incluindo terceirizados tradicionais,
hospedadores do Microsoft Exchange e novos participantes, como Google, IBM e Microsoft.

Etapa 1: Segmentar a força de trabalho para determinar suas necessidades de e-mail


A maioria das empresas que entrevistamos oferecem a todos os funcionários o mesmo conjunto de
serviços de e-mail: um cliente de e-mail dedicado, o mesmo tamanho de caixa postal e as mesmas
políticas de armazenamento e arquivamento. A única diferença é quem recebe um dispositivo BlackBerry
e quem não recebe. Para analisar os custos de fornecer email de uma forma que revela onde os custos
podem ser controlados, é importante segmentar os funcionários com base em suas necessidades reais.
Criamos uma segmentação simples para uma empresa com 25.000 pessoas, com base na necessidade de
cada funcionário de serviços de e=mail e calendário (consultar a Figura 3):

· Os executivos móveis precisam de caixas postais grandes e mensagens móveis. Executivos móveis
— funcionários que passam a maior parte do tempo longe de suas mesas — em geral, precisam de
serviços adicionais de mensagens, especialmente dispositivos BlackBerry ou outros smartphones.
Este grupo também tem maior probabilidade de manter anexos com documentos grandes em suas
caixas de entrada: planeje caixas de entrada com 2 GB.

· Os trabalhadores da informação em geral precisam de um cliente de e-mail dedicado, mas as


caixas postais podem ser menores. Muitos funcionários com computadores passam uma hora ou
mais no cliente de e-mail todos os dias. Portanto, esperam um cliente de e-mail e calendário como
Notes ou Outlook. Este grupo pode ser treinado para manter suas caixas de entrada sem anexos
grandes e uma caixa postal com 1 GB pode ser suficiente.

· Os usuários ocasionais não precisam ter caixas postais grandes ou clientes de e-mail dedicados.
Este terceiro grupo, que inclui pessoas que não ficam na frente do computador o dia inteiro,
trabalham em tempo parcial ou são estagiários, costuma ter excesso de recursos dos quais não
precisa — ou fica totalmente sem um e-mail empresarial. Mas é muito provável que este grupo tenha
e-mail em casa — e 70% dos que estão on-line já usam clientes de webmail.4 Para eles, disponibilize
um cliente de webmail e uma caixa postal pequena.

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8 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
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Figura 3 Segmentar os funcionários com base nas necessidades de e-mail

Executivos Trabalhadores Usuários


Segmento móveis da informação ocasionais

Porcentagem da força de trabalho


10% 70% 20%
(exemplo)

Tamanho da caixa postal 2 GB 1 GB 250 MB

Precisa de software cliente de e-mail? Sim Sim Não

Caixa postal de arquivamento? Sim Sim Sim

Precisa de e-mail móvel? Sim Não Não

46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

Etapa 2: Calcular os custos totais do e-mail local


É difícil calcular o custo total do e-mail. Sabemos disso, porque precisamos de vários meses para identificar
todos os custos. Até desdobrar os custos do software cliente de e-mail é difícil, especialmente em uma
época de preços e custos de manutenção em pacotes para licenças de estação de trabalho. E quando você
acrescenta as licenças de servidor complexas, o hardware gerenciado por outra empresa, o armazenamento
cada vez maior, os serviços de suporte prestados por outros grupos de TI e custos financeiros como
depreciação e custo de capital, a dificuldade aumenta ainda mais. O nosso modelo de custos de e-mail
inclui todos esses custos e mais (consulte a Figura 4 e a Figura 5).5

· Os custos de software incluem manutenção e suporte. Para calcular os custos de software cliente
e servidor para e-mail, você precisa incluir os custos de suporte anual e os custos de instalação e
manutenção dos sistemas. E para calcular o custo da licença de e-mail em um produto que é parte
de um pacote, você precisa estimar o valor de cada funcionalidade para a empresa. Por exemplo,
você deve atribuir um custo para o software cliente Outlook se usa os produtos Microsoft. Em nosso
modelo, os custos totais de software são 20% do custo total de serviços para um executivo móvel.

· Os custos de armazenamento e arquivamento se acumulam com o tempo e os anexos também.


Os anexos são o maior custo de armazenamento do email e esse custo está crescendo rapidamente,
porque os anexos estão cada vez maiores e tendem a ficar guardados sem limite de tempo.
E arquivamento, continuidade, descoberta eletrônica e relatórios regulatórios acrescentam um custo
significativo ao e-mail. Em nosso modelo, os custos totais de armazenamento e arquivamento são
31% do custo total de serviços para um executivo móvel.

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· Os custos de pessoal incluem a administração de todos os itens da solução. Cada componente


de custos — hardware, software, armazenamento e assim por diante — tem custos de pessoal
associados. Nós mostramos esses detalhes no modelo de planilha, mas aqui eles são agregados em
um único custo de pessoal. Em nosso modelo, os custos completos de pessoal são 14% do custo total
de serviços para um executivo móvel.

· Os custos de hardware incluem sistemas operacionais, energia e centro de dados. Os custos


de compra e instalação depreciados em três anos são apenas o início do cálculo do custo total
do servidor. Para calcular o custo, você deve incluir estes outros fatores. A energia é muito mais
cara do que apenas o preço dos quilowatts por hora; também inclui o custo do backup de energia,
resfriamento e redundância. Em nosso modelo, os custos completos de hardware são 2% do custo
total de serviços para um executivo móvel.

· Os custos de financiamento são calculados aqui como o custo do empréstimo. Quando Wall
Street calcula qual será o seu preço por ação, provavelmente usa um “custo de capital médio
ponderado” para determinar qual é o valor real de seus ativos. Porém, em vez dessa taxa mais
elevada (com frequência 12% ou 15%), usamos o custo de financiamento muito mais baixo de 7%
neste modelo para calcular os custos de financiamento de hardware, software e armazenamento. Em
nosso modelo, incluímos o financiamento nos itens de hardware, software e armazenamento. Porém,
se formos desdobrar, os custos completos de financiamento são 3% do custo total de serviços para
um executivo móvel.

Figura 4 O e-mail local inclui custos de hardware, pessoal e financiamento

Categoria Fatores de custos

Hardware Servidores, sistema operacional, custos de centro de dados, energia

Software servidor Software de servidor de e-mail, licenças de cliente, manutenção

Software cliente Software instalado pelo cliente, manutenção

Armazenamento Armazenamento, redundância, energia

Filtragem de mensagens Hardware de filtragem ou serviço de filtragem instalado

Arquivamento
de mensagens Custos mensais de arquivamento

Mensagens móveis Distribuição e administração de e-mail

Pessoal Administração de hardware, software, armazenamento e mobilidade

Financiamento Custo de financiamento de servidores, armazenamento e software

46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

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Figura 5 Comparação dos custos do e-mail local para diferentes segmentos de trabalhadores

$40

Pessoal
$30 Mensagens
móveis
Arquivamento
de mensagens
Custo por usuário Armazenamento
$20
ao mês Filtragem
de mensagens
Software cliente
Software servidor
$10 Hardware de
servidor e SO

$0
Executivos Trabalhadores Usuários Caixas postais
Custo por usuário ao mês móveis da informação ocasionais adicionais

Hardware de servidor e SO $0,56 $0,56 $0,56 $0,56

Software servidor $3,61 $3,61 $3,61 $0,00

Software cliente $3,49 $3,49 $0,00 $0,00

Filtragem de mensagens $2,99 $2,99 $2,99 $2,99

Armazenamento $2,40 $1,23 $0,34 $1,17

Arquivamento de mensagens $8,89 $8,89 $8,89 $8,89

Mensagens móveis $8,88 $0,00 $0,00 $0,00

Pessoal $5,16 $4,41 $2,15 $0,00

Total $35,98 $25,18 $18,54 $13,61

46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

Etapa 3: Comparar o e-mail local com as alternativas na nuvem


Publicamos o nosso modelo de planilha para calcular o custo do e-mail local, de e-mails hospedados
genéricos em Exchange ou Notes, e dos novos Microsoft Exchange Online e Google Apps Premier Edition.
Para simplificar a comparação de custos entre as diferentes arquiteturas de serviços de e-mail, usamos o
cenário de uma empresa com 25.000 pessoas, onde 10% são executivos móveis, 70% são trabalhadores
da informação e 20% são usuários ocasionais (consulte a Figura 6). Porém, a calculadora de custos
pode mostrar os custos e as diferenças de custos para o seu tamanho de empresa, seu custo de hardware,
pessoal, etc., e a sua proporção de executivos móveis, trabalhadores da informação e usuários ocasionais.

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009 © 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução.
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Figura 6 Para o segmento de “Trabalhador da Informação”, o e-mail na nuvem em geral custa menos

$30

Pessoal
Arquivamento
de mensagens
$20 Filtragem
de mensagens
Custo por usuário Armazenamento
ao mês
Software cliente
$10 Software servidor
Hardware de
servidor e SO
Assinatura

$0
Microsoft
Exchange Google
Custo por usuário ao mês Local Na nuvem Online Apps*

Assinatura $0,00 $9,78 $8,66 $4,17

Hardware de servidor e SO $0,56 $0,00 $0,00 $0,00

Software servidor $3,61 $0,00 $0,00 $0,00

Software cliente $3,49 $3,49 $3,49 $0,00

Armazenamento $1,23 $0,00 $0,00 $0,00

Filtragem de mensagens $2,99 $1,86 $0,00 $0,00

Arquivamento de mensagens $8,89 $8,11 $6,33 $3,75

Pessoal $4,41 $1,85 $1,85 $0,55

Total $25,18 $25,08 $20,32 $8,47

* A Google dá suporta aos clientes de e-mail por meio da integração POP e IMAP
Obs.: Os preços e os recursos disponíveis em cada arquitetura variam de acordo com o fornecedor. Este é um cenário
para 15.000 funcionários com e-mail.
46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

Para empresas de médio porte, o e-mail na nuvem em geral custa menos


Depois que você informar os fatores de custo e ativar o cálculo, o modelo mostra que o custo do e-mail local
é maior do que as alternativas baseadas na nuvem para empresas ou divisões menores (consulte a Figura 7).

· O e-mail na nuvem é sempre mais econômico para empresas com até 15.000 usuários. O ponto
de corte para quando o e-mail genérico baseado na nuvem custa menos do que o email local é cerca
de 15.000 usuários. Embora muitos fatores (incluindo eficiência do pessoal, caixas postais por

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12 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
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servidor e custos de sistemas operacionais) possam mover este ponto de corte, essa regra de 15.000
usuários é validada pela quantidade de empresas deste porte que estão migrando para um prestador
de serviços Exchange hospedado.

· O Microsoft Exchange Online Standard custa cerca de 10% menos do que muitos prestadores
de serviços baseados na nuvem. A Microsoft anunciou recentemente a disponibilidade imediata
de seu serviço multitenant Exchange Online nos Estados Unidos, e globalmente em 2009.6 A
Microsoft oferece uma versão padrão com suporte integral para executivos móveis e trabalhadores
da informação, e uma versão para “trabalhador sem mesa” com suporte apenas para navegador a
um ponto de preço muito mais baixo.7 Embora o e-mail seja apenas um dos serviços que a Microsoft
está oferecendo on-line, é o impulsionador de muitos negócios online e empresas como Coca-Cola
Bottling, Eddie Bauer e Pitney Bowes já estão usando o serviço Exchange Online.

· A Google está definindo um novo patamar de preços para e-mail e custos de arquivamento. A
Google lançou seu Google Apps Premier Edition ao custo de US$ 50 por usuário ao ano (US$ 4,17
por usuário ao mês).8 A Google também oferece armazenamento ilimitado por US$ 45 para 10
anos de arquivamento. Mas a empresa consegue ganhar dinheiro com esses preços? Viajamos até
Mountain View para descobrir. A Google comentou sua certificação recente SAS 70 Tipo II, fez um
resumo sobre o número de empresas atendidas e explicou como usa automação e grande escala para
alcançar um custo de serviço com ordem de magnitude menor do que uma empresa típica.9 Nós
acreditamos que a Google pode ganhar dinheiro com esse preço e que o serviço atenderá bem as
necessidades de algumas empresas ou usuários, incluindo seus clientes maiores, como Genentech
e Avago Technologies. Porém, estamos esperando para ver o quanto a Google dedicará a atenção
dos executivos ao serviço; também queremos ver um melhor suporte móvel, um cliente de e-mail e
calendário offline, e uma visão mais clara do roadmap do produto.10

Uma visão geral do mercado de provedores de e-mail


O mercado de provedores de e-mail é grande e complexo. Nós classificamos os principais recursos
dos 42 provedores mais importantes e podemos conversar com você sobre cada um deles, conforme a
necessidade (consulte a Figura 8). O mercado de provedores de e-mail é desdobrado em cinco categorias,
com um número crescente de provedores em diversas categorias, incluindo IBM, Microsoft, Google e,
em breve, Cisco:11

1. Fornecedores de e-mail local: Esta categoria tem sido dominada por IBM e Microsoft no segmento
corporativo, e por Novell e Microsoft no mercado de pequenas e médias empresas. Porém, ainda
hoje, novos participantes como Oracle e Cisco PostPath estão entrando no mercado.

2. Provedores de serviços de suporte para e-mail local: Um grande portfólio de fornecedores presta
serviços de e-mail local. Por exemplo, Barracuda Networks e Symantec para filtragem de mensagens,
CA (antiga Computer Associates) e Mimosa Systems para arquivamento de mensagens, e AppAssure
Software e NetApp para continuidade de e-mail.

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009 © 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução.
O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos 13
Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

3. Terceirizados e hospedeiros de e-mail tradicionais. Esta categoria reúne gigantes da terceirização,


como Accenture, EDS e IBM; especialistas em terceirização como Microland; e hospedeiros de
e-mail como AT&T Application & Hosting Services, Intermedia.net, Rackspace e USA.NET.

4. Novos provedores de serviços de e-mail multitenant na nuvem. Esta é uma categoria ativa.
Hospedeiros tradicionais como USA.NET e AT&T Hosting & Application Services agora oferecem
Exchange multitenant, e Google, IBM e Microsoft oferecem soluções concorrentes.

5. Provedores de serviços de suporte para e-mail baseado na nuvem: Esta categoria inclui serviços
como Google Postini e Symantec MessageLabs para filtragem de mensagens, Autonomy ZANTAZ e
Zimbra (Yahoo!) para arquivamento de mensagens, e Dell MessageOne para continuidade de e-mail.

Figura 7 O e-mail na nuvem custa menos, inclusive para empresas de médio porte

$30

E-mail na nuvem
$20
Microsoft Exchange
Custo por usuário Online Standard
ao mês E-mail local

$10
Google Apps

$0
5.000 15.000 25.000 35.000 45.000 55.000
Custo por usuário ao mês assentos assentos assentos assentos assentos assentos

E-mail local $28,22 $25,18 $22,52 $20,11 $17,84 $16,59

E-mail na nuvem $27,24 $25,08 $23,05 $21,09 $19,18 $18,18


Microsoft Exchange
Online Standard $21,55 $20,32 $19,22 $18,19 $17,21 $16,68

Google Apps* $8,59 $8,47 $8,39 $8,32 $8,28 $8,24

* A Google dá suporta aos clientes de e-mail por meio da integração POP e IMAP
Obs.: Os preços e os recursos disponíveis em cada arquitetura variam de acordo com o fornecedor.
46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

© 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução. 5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009
14 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

Figura 8 Os provedores de serviços de e-mail local e na nuvem concorrem pela sua atenção

Filtragem de Arquivamento Continuidade


Provedor Caixas postais mensagens de mensagens de e-mail
Accenture† Ambos Ambos Ambos Ambos

AppAssure Software Local

Apptix Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

AT&T Hosting & Application Services Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

Autonomy ZANTAZ Ambos

Azaleos Local* Hospedado Local** Hospedado

Barracuda Networks Local Local Ambos

BT (antiga British Telecom) Hospedado Hospedado

CA (antiga Computer Associates) Local Local Ambos

Capgemini† Ambos Ambos Ambos Ambos

Cemaphore Systems Ambos

Double-Take Software Local

EDS (HP)† Ambos Ambos Ambos Ambos

EMC Ambos Ambos

Global Relay Communications Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

Google Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

HP Services† Ambos Ambos Ambos Ambos

IBM Global Services† Ambos Ambos Ambos Ambos

IBM Lotus Ambos Ambos Local Local

Intermedia.net Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

Iron Mountain Hospedado

LiveOffice Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

Mailtrust (Rackspace) Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

MessageOne (Dell) Hospedado Hospedado Hospedado



O terceirizado também pode hospedar infra-estrutura de e-mail em seu centro de dados
*Fornece monitoramento e administração hospedados do Exchange
**Fornece monitoramento e administração hospedados de seu software de arquivamento Exchange
46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009 © 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução.
O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos 15
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Figura 8 Os provedores de serviços de e-mail local e na nuvem concorrem pela sua atenção (cont.)

Filtragem de Arquivamento Continuidade


Provedor Caixas postais mensagens de mensagens de e-mail

Microland† Ambos Ambos Ambos Ambos

Microsoft Ambos Ambos Ambos Ambos

Mimosa Systems Local

NetApp Local

Neverfail Local

Novell Local Local

Open Text Local

PostPath (Cisco) Ambos

Proofpoint Ambos Ambos Ambos

Quest Software Local

Sophos Local

Symantec MessageLabs Ambos Local Ambos

Teneros Local

Trend Micro Ambos

USA.NET Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

Verio Hospedado Hospedado Hospedado

Verizon Business Hospedado Hospedado Hospedado Hospedado

Zimbra (Yahoo!) Ambos Ambos Hospedado Hospedado



O terceirizado também pode hospedar infraestrutura de e-mail em seu centro de dados
*Fornece monitoramento e administração hospedados do Exchange
**Fornece monitoramento e administração hospedados de seu software de arquivamento Exchange
46302 Fonte: Forrester Research, Inc.

© 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução. 5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009
16 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
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R e co m e n d a ç õ e s

Domine os custos do e-mail


Não importa se administra e-mail local ou na nuvem, você pode adotar algumas medidas
imediatamente para reduzir seus custos de e-mail:12

· Consolidar as caixas postais locais com um único fornecedor e versão. Há muitos desafios
organizacionais e políticos para a atualização ou consolidação do e-mail. Para ajudar, os
profissionais de gestão do conhecimento e da informação devem elevar os custos integrais de
manter sistemas duais ou executar uma versão desatualizada e ineficaz. Os custos totais para três
ou cinco anos podem desequilibrar até o orçamento com controle mais rigoroso.

· Reconsidere quais segmentos de funcionários precisam de clientes de e-mail completos


e caixas postais grandes. Um entendimento claro das necessidades dos seus trabalhadores
facilitará a criação de um plano de provisionamento para cada segmento. Especialmente, talvez
você possa migrar os seus usuários ocasionais para um cliente de webmail (eles provavelmente
já usam em casa — 63% de todos os adultos dos EUS usam) ou para um provedor de e-mail
baseado na nuvem.13 As economias de custos poderiam ser de US$ 6 a US$ 10 por usuário ao mês.
· Só arquive as caixas postais de funcionários que cumprem requisitos regulatórios. O
arquivamento custa caro, até US$ 9 por usuário ao mês. E esses custos parecem ser inevitáveis
com a cautela atual para cumprir as normas. (Essa tendência provavelmente vai se manter
enquanto as dificuldades econômicas e os novos casos de falência impulsionarem processos
de descoberta legal). Porém, mesmo os setores mais rigorosos com frequência têm normas
diferentes para comunicações com clientes e comunicações internas. Se normas diferentes
forem aplicáveis, use um provedor como Dell MessageOne ou Proofpoint, que permite adaptar o
período de arquivamento e retenção para cada trabalhador.

· Migre os serviços de filtragem de e-mail para a nuvem a fim de reduzir os incômodos e os


custos de pessoal. A filtragem de e-mail, que inclui filtros de entrada para bloquear o spam e
interceptar vírus, e filtros de saída para evitar que materiais confidenciais cheguem à pessoa
errada, são uma grande dificuldade para a maioria das empresas. Portanto, a filtragem é um
dos principais candidatos à migração para a nuvem ou para um modelo híbrido (por exemplo,
um interceptador baseado na nuvem para capturar os piores ofensores e um appliance dentro
do firewall para filtragem final). Provedores como Google Postini, Microsoft Exchange Services,
Proofpoint e Symantec MessageLabs são boas opções para considerar.

O QUE SIGNIFICA

A entrega na nuvem expandirá a ubiquidade do E-MAIL


O email é um direito, tão ubíquo e esperado como uma cadeira de escritório. Mas o email também é
uma carga, com os anexos cada vez maiores, o aumento da regulamentação e a expansão do uso. O
email baseado na nuvem reduzirá o custo do email básico e melhorará algumas dessas situações, mas
também melhorará simultaneamente a conveniência do email e, portanto, expandirá seu uso.

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009 © 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução.
O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos 17
Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

· A transparência de preço impulsionará uma queda nos custos do e-mail. Um dos grandes
benefícios do email baseado na nuvem é que os custos se tornam extremamente públicos e visíveis.
O Google já definiu um piso de preços e a Microsoft reduziu os preços de seu canal. Essa transparência
de custos aumentará a concorrência em preços e isso vai motivar uma redução dos preços.

· A entrega na nuvem aumentará o valor e a pervasividade do e-mail. Em um efeito


surpreendente e contraintuitivo, acreditamos que a entrega na nuvem tornará o email a
ferramenta preferencial para ainda mais situações do que hoje. Pense bem: Se o seu email
está disponível em qualquer dispositivo, em qualquer lugar e sempre, por que não usar?
Especialmente se as alternativas — acessar um wiki ou abrir um cliente de mensagens
instantâneas — não estão disponíveis com tanta conveniência.

· A entrega na nuvem ajudará a tornar o email móvel onipresente entre os trabalhadores da


informação. Hoje, somente executivos móveis recebem dispositivos BlackBerry ou Windows Mobile.
E o motivo é claro: O email móvel custa caro, basicamente US$ 10 por usuário ao mês para suporte a
dispositivos BlackBerry. Mas a entrega na nuvem e o aumento da competição da Microsoft, de novos
entrantes prováveis como Cisco e de inovadores como a Synchronica ajudará a reduzir esses custos e
tornará possível a entrega de email móvel básico às massas a um custo muito mais baixo.

Material complementar
Recurso online
As versões online das Figuras 5, 6 e 7 fornecem uma ferramenta de planilha interativa para ajudar você a
registrar os seus custos totais de e-mail e calcular os custos do provedor de serviços de e-mail na nuvem.

Empresas entrevistadas para este documento


Accenture Intermedia.net

Apperio LiveOffice

AT&T Application Hosting Services MessageLabs

Azaleos Microland

Capgemini Microsoft

Cisco Novell

Dell Proofpoint

EDS Rackspace

Google Symantec

HP Synchronica

IBM USA.NET

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18 O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos
Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

Observações finais
1
Em um relatório complementar, nós avaliamos os desafios da migração de seus serviços de e-mail para um
provedor baseado na nuvem e oferecemos recomendações sobre qual parte de seu sistema de e-mail deve ser
afastado do local: empresas ou divisões menores, alguns serviços de suporte a e-mail e usuários ocasionais.
Consulte o relatório de 5 de janeiro de 2009, “Should Your E-mail Live In The Cloud? An Infrastructure And
Operations Analysis” (O seu e-mail deve ficar na nuvem? Análise da infra-estrutura e das operações).
2
Os céticos comentarão que o email hospedado estava na moda há alguns anos e, na verdade, tem sido uma
solução usual para pequenas empresas desde então. Porém, muitas empresas maiores analisaram e decidiram
manter o email local. O que mudou atualmente é que os recursos dos provedores de hospedagem multitenant
— como AT&T Hosting & Application Services, Microsoft e USA.NET — cresceram até um ponto em que as
empresas de médio porte e as subsidiárias de multinacionais podem considerar esta opção.
3
Mesmo em um período de retração, as empresas precisam trabalhar. Porém, em época de restrição de capital, o
investimento inicial e o risco financeiro das soluções locais podem impedir o financiamento de muitos projetos.
Felizmente, os provedores de serviços de colaboração baseados na nuvem oferecem uma alternativa que favorece
o fluxo de caixa para a instalação local de projetos, incluindo alterações do sistema de e-mail, espaços de trabalho
de wiki e conferências via Web. Consulte o relatório de 29 de outubro de 2008, “Talking To Your CFO About
Cloud Computing” (Conversando com o seu diretor financeiro sobre a computação em nuvem)”.
4
Fonte: Forrester’s North American Technographics Benchmark Survey, 2008.
5
Também deixamos alguns custos fora desse modelo, incluindo banda de rede, hardware de PC e software de
sistema operacional, pessoal para arquivamento, refrigeração do centro de dados e backup de energia.
6
A Microsoft está oferecendo seu serviço singletenant para empresas com mais de 5.000 usuários globalmente. Para
a versão multitenant (direcionada para empresas menores), o serviço usa a versão multitenant do Exchange 2007.
7
A versão para trabalhadores sem mesa do Exchange Online Service tem preço de tabela de U$ 2 por usuário ao
mês, bem abaixo do preço da Google de US$ 4,17 por usuário ao mês. Este serviço é direcionado para usuários
ocasionais.
8
O serviço Google Apps Premier Edition inclui suporte por telefone 24x7, email, calendário, email móvel, sites
de equipes, ferramentas de produtividade, vídeo gerado por funcionários e 25 GB de armazenamento por caixa
postal. O serviço foi lançado no início de 2007 e, de acordo com a Google, reúne 10 milhões de caixas postais e
300.000 empresas.
9
“A SAS 70 fornece orientação sobre os fatores que um auditor independente deve considerar ao auditar as
demonstrações financeiras de uma entidade que usa uma organização de serviços para processar determinadas
transações. Também fornece orientação para auditores independentes que publicam relatórios sobre o
processamento de transações por uma organização de serviços para uso por outros auditores.” Fonte: SAS No. 70
and Service Organizations (http://ebpaqc.aicpa.org/Resources/General+Accounting+and+Auditing/SAS+No.+
70+and+Service+Organizations/) A SAS 70 é uma certificação comum e importante que muitos provedores de
serviços, incluindo os serviços on-line Microsoft, também têm.
10
A Google tem Capgemini e BearingPoint como parceiros de implementação e suporte, e também parceiros de
serviço menores, como Appirio.

5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009 © 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução.
O seu e-mail deve ficar na nuvem? Uma análise comparativa de custos 19
Para Profissionais de Gestão do Conhecimento e da Informação

11
Muitos desses provedores correspondem à definição de software como serviço pela Internet. O Modelo de
Maturidade de SaaS da Forrester fornece uma avaliação das soluções e destaca a nossa orientação sobre
transformação estratégica realista para fornecedores de software e provedores de serviços, considerando um
modelo de negócios SaaS. Consulte o relatório de 14 de agosto de 2008, “Forrester’s SaaS Maturity Model”
(Modelo de Maturidade de SaaS da Forrester)
12
Você deve transferir seus serviços de email para a nuvem? Em um relatório complementar, nós avaliamos
os desafios da migração de seus serviços de email para um provedor baseado na nuvem e oferecemos
recomendações sobre qual parte de seu sistema de email deve ser afastado do local: empresas ou divisões
menores, alguns serviços de suporte a email e usuários ocasionais. Consulte o relatório de 5 de janeiro de 2009,
“Should Your Email Live In The Cloud? An Infrastructure And Operations Analysis” (O seu email deve ficar na
nuvem? Análise da infra-estrutura e das operações).
13
Fonte: Forrester’s North American Technographics® Benchmark Survey, 2008.

© 2009, Forrester Research, Inc. Proibida a reprodução. 5 de janeiro de 2009 | Atualização: 9 de fevereiro de 2009
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