ENFOQUES MODERNOS DE LA ADMINISTRACIN

Administracin por Proyectos

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Qu es un Proyecto?

Es la suma de esfuerzos que en

forma temporal se utilizan para
generar un PRODUCTO o
SERVICIO en particular o
UNICO.

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Caractersticas de un Proyecto

Temporal: Cada proyecto tiene un comienzo y final definido.

Productos, servicios o resultados nicos: Un proyecto crea

productos entregables nico.

Elaboracin Gradual: Significa desarrollarlo en etapas.

Otras Caractersticas: Esta dirigido a lograr un resultado especifico,

es un grupo de tareas relacionadas y coordinadas, para crear un
producto o servicio nico, un grupo de personas con un fin comn.

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Qu es la Administracin por
Proyectos

Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los

recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

Ocurre cuando se da un nfasis y una atencin especial para

conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr
un conjunto de metas.

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Qu es la Administracin por
Proyectos

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de

administradores que actan como agentes
unificadores para proyectos particulares tomando en
cuenta los recursos existentes tales como el tiempo,
materiales, capital, recursos humanos y tecnologa.

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Qu es la Administracin por
Proyectos

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de

administradores que actan como agentes
unificadores para proyectos particulares tomando
en cuenta los recursos existentes tales como el
tiempo, materiales, capital, recursos humanos y
tecnologa.

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Componentes de la Administracin de
proyectos
1.

2.

3.

4.

Habilidades clave

Liderazgo

Comunicacin

Negociacin

Solucin de Problemas

Lograr objetivos
Conocimientos

Tcnicos

Administrativos
Herramientas

Tcnicas

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Elementos relacionados con el

Proyecto

Tiempo
Calidad
Alcance
Entorno
Recursos
Costo

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Importancia de la Administracin por

Proyectos

Implica una gran importancia por lo que es

usada en una gran diversidad de campos;
desde proyectos espaciales, en bancos, en
desarrollo de sistemas en computadora, en
procesamiento de hidrocarbono, en la
industria
petroqumica,
en
telecomunicaciones, en defensa nacional,
etc.

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Importancia de la Administracin por

Proyectos

Los cambios tecnolgicos, la necesidad de

introducir nuevos productos al mercado, las
cambiantes exigencias de los consumidores
de
productos,
entre
otras
cosas,
incrementan el fluido de operaciones en una
organizacin, provocando que los mtodos
administrativos
convencionales
sean
inadecuados.

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Importancia de la Administracin por

Proyectos

Sirve para aprovechar de mejor manera los

recursos crticos cuando estn limitados en
cantidad y/o tiempo de disponibilidad.
Tambin ayuda a realizar acciones concisas
y efectivas para obtener el mximo beneficio.

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Tipos comunes de proyectos

Proyectos industriales.

Proyectos agropecuarios

Proyectos de
infraestructura social.
Proyectos de infraestructura
econmica.

Proyectos de servicios.

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Qu es el Administrador de
Proyectos?

Es el individuo que cumple con la tarea de

integrar los esfuerzos dirigidos hacia la
ejecucin exitosa de un proyectos especifico.
Esta persona enfrenta un conjunto de
circunstancias nico en cada proyecto.

El administrador de proyectos es una

extensin del administrador general de una
organizacin.

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Funciones del Administrador de

Proyectos

Opera independientemente de la cadena de

mando normal dentro de la organizacin.

Debe dirigir y evaluar el proyecto.

Planear, proponer e implementar polticas de

administracin de proyectos, asegurar la
finalizacin mediante compromisos
contractuales.

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Funciones del Administrador de

Proyectos

Debe cumplir con desarrollar y mantener los

planes
del
proyecto,
darle
una
calendarizacin y financiamiento adecuados
al proyecto y evaluar y reportar su avance.

Debe resolver los problemas a travs de

decisiones orientadas al objetivo.

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Funciones del Administrador de

Proyectos

Debe resolver las siguientes preguntas:

Qu se va a hacer?
Cundo se va a hacer?
Por qu se va a hacer?
Cunto dinero esta disponible para hacerlo?

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Importancia del administrador por

proyectos.

La posicin del administrador de proyectos es

importante porque las organizaciones modernas
son muy complejas como para excluir un
administracin efectiva y mas especifica usando
estructuras
y
relaciones
organizacionales
tradicionales.

Adems, esta persona provee el liderazgo

necesario para que la cadena de proyectos fluya
dentro de la red organizacional.

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Metodologa

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Metodologa

Los proyectos por definicin tienen una fecha de inicio

y finalizacin determinadas, al igual que un alcance,
presupuesto, resultados especficos y recursos
asignados. Adicionalmente, cada proyecto, por similar
que sean las actividades y los alcances, se tornan
diferentes porque las circunstancias cambian, y las
cosas siempre son distintas cuando se lidia con
personas.

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Una de las funciones primordiales de los

administradores de proyectos es administrar los
procesos internos del mismo donde realmente se
efecta el trabajo. Por pequeo que sea el
proyecto,
se
requieren
habilidades
de
administracin del mismo para sortear las
diferentes situaciones que se presenten, y adems
garantizar el cumplimiento de los objetivos dentro
de los tiempos estipulados.

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12 habilidades necesarias en el
manejo de proyectos
1.- Definicin del proyecto
2.- Planeacin del Trabajo
3.- Administracin de Contratos
4.- Administracin de Proveedores
5.- Administracin del Plan de trabajo
6.- Administracin de situaciones
7.- Administracin del Alcance
8.- Administracin de Riesgos
9.- Administracin de la comunicacin
10.- Administracin de la documentacin
11.- Administracin de la calidad
12.- Administracin de las mtricas

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Definicin del proyecto

Antes de iniciar el proyecto, es indispensable que

el trabajo est entendido y que los responsables,
tanto de la ejecucin del proyecto como quienes
recibirn los resultados del mismo, tienen una
visin clara de los resultados esperados, cuando
se terminar, cunto va costar, quin har el
trabajo, como se dar por terminado el trabajo, y
cules sern los beneficios.

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reas especficas determinantes

para el xito del proyecto

El seguimiento es parte fundamental de la

Gestin de Proyectos se basa en proveer
una adecuada visibilidad a la administracin
sobre la situacin del proyecto, para
identificar
oportunamente
cualquier
desviacin sobre lo planificado con el objetivo
de tomar decisiones oportunas para
corregirlas.

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ADMINISTRACIN POR PROYECTOS.

VISIBILIDAD
Hace referencia a la actitud del lder, de cara a estar siempre enterado
de cmo va el proyecto y su posible desviacin de los parmetros
establecidos.

DESVIACIONES
Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en funcin del tiempo, dinero
y recursos, adems se debe cuantificar el grado de desviacin, para
conocer si es posible volver al camino correcto y cuanto costara.

FRECUENCIA
Cuanto mas rpido se identifique una deficiencia en el proyecto mas
fcil ser enmendarlo por eso se recomiendan anlisis y revisiones
semanales, para conocer el estado del proyecto.

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ADMINISTRACIN POR PROYECTOS.

TOMA DE DECISIONES
Despus de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para
solventar el problema, se debe tener cuidado en la identificacin de
los causantes del retraso, pues a veces se esconden detrs de
otros.

TECNICAS DE SEGUIMIENTO
Las herramientas mas usadas, en la Gestin de Proyectos son
reuniones, revisiones, reportes, y software administrativo. Conviene
que todo el equipo enve reportes del grado de avance de sus
tareas y actividades, de la manera mas sencilla y eficaz de
entender. Los reportes deben dar fe de: Progreso, Alcance,
Tiempos, Costes, Rentabilidad, Riesgos, Problemas, Calidad,
Recursos Humanos y Recursos Materiales entre otros.

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MODERNOS DE
DE LA
LA ADMINISTRACIN.
ADMINISTRACIN.

Importancia de la comunicacin
La comunicacin es un proceso esencial de la gestin de
proyectos, del principio hasta el final del proyecto. Hay
que determinar:

a quin se comunica que informacin

de qu manera se le comunica la informacin
con qu frecuencia
con qu grado de detalle

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DE LA
LA ADMINISTRACIN.
ADMINISTRACIN.

La Reunin como piedra angular para

una buena Gestin de Proyectos.

El director de proyecto debe tener claro el

objeto cada una de las reuniones
(presenciales o video conferencia) y ser
capaz de comunicrselo al equipo de
proyecto. Se recomienda el seguimiento de
algunos puntos en las reuniones como:

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ADMINISTRACIN POR PROYECTOS.

Determinar quin debe asistir.

Aclarar el objeto de la reunin.
Informar si la reunin es peridica o especial.
Fijar un "orden del da".
Fije la duracin de la reunin previamente o al comenzar.
Defina las acciones futuras.
Disponga que alguien redacte un acta.
Determine, si fuera necesario, cundo tendr lugar la
siguiente reunin.
Provocar la aparicin de ideas y alternativas.
Comente sus expectativas:

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ADMINISTRACIN POR PROYECTOS.

Las tres restricciones tradicionales y las posibles

alteraciones de los proyectos.
Como cualquier empresa humana, los proyectos necesitan
ser ejecutados y entregados bajo ciertas restricciones.
Tradicionalmente, estas restricciones han sido alcance,
tiempo y costo. Esto tambin se conoce como el Tringulo de
la Gestin de Proyectos, donde cada lado representa una
restriccin. Un lado del tringulo no puede ser modificado sin
impactar a los otros. Un refinamiento posterior de las
restricciones separa la calidad del producto del alcance, y
hace de la CALIDAD una cuarta restriccin.

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ADMINISTRACIN POR PROYECTOS.

La restriccin de tiempo se refiere a la cantidad de

tiempo disponible para completar un proyecto.

La restriccin de coste se refiere a la cantidad

presupuestada para el proyecto.

La restriccin de alcance se refiere a lo que se debe

hacer para producir el resultado final del proyecto.

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ADMINISTRACIN POR PROYECTOS.

Estas
tres
restricciones
son
frecuentemente
competidoras entre ellas: incrementar el alcance
tpicamente aumenta el tiempo y el costo, una restriccin
fuerte de tiempo puede significar un incremento en
costos y una reduccin en los alcances, y un
presupuesto limitado puede traducirse en un incremento
en tiempo y una reduccin de los alcances.

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Planeacin,
Ejecucin y Control
de Proyectos

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PLANIFICACION DEL PROYECTO

Determinacin de objetivos
Resultado
Costo
Tiempo
Definicin del proyecto

Proyecto
Determinacin de los recursos necesarios
Organizacin del proyecto
Equipos de proyecto

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PROGRAMACIN DEL PROYECTO

Asignar los distintos recursos (personas, dinero,

materiales, etc.) a las distintas actividades que
componen el proyecto, identificando la relacin
existente entre las distintas actividades para lograr
una asignacin de recursos ptima.

Graficas de Gant
Pert y PCM

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CONTROL DEL PROYECTO

Vigilar los recursos, costos, calidad y

presupuestos

Revisar y cambiar los planes

Variar los recursos para responder a

demandas o necesidades de Costo, Calidad
y Tiempo

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METODO PERT

3 estimaciones de duracin:
Duracin optimista (a)
Duracin ms probable (m)
Duracin pesimista (b)

Siguen la distribucin de probabilidad beta

Duracin esperada: t = (a + 4m + b)/6
Varianza del tiempo: v = (b - a)2/6

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METODO DE CAMINO CRITICO

1.

2.
3.

4.

Dibujar el grafo que muestre la secuencia

de las distintas actividades.
Calcular los tiempos de cada actividad
Calcular la holgura de cada actividad
Determinar el camino o caminos crticos.

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METODO DE CAMINO CRITICO

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VENTAJAS DE CONTROL DE PROYECTOS

Se utilizan en varias etapas de la direccin de proyectos

No son complejos matemticamente
Utilizan representaciones grficas
Proporcionan un camino crtico y tiempo de holgura
Proporcionan documentacin del proyecto
Sirven para controlar los costos
Las redes creadas proporcionan valiosa documentacin
del proyecto y sealan grficamente quin es el
responsable de las diferentes actividades
Aplicables a una gran variedad de proyectos e industrias
Se utilizan para controlar no slo programas, sino
tambin costos

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DESVENTAJAS DE CONTROL DE
PROYECTOS

Las actividades deben estar definidas de forma clara,

independientes y estables
Se deben especificar las relaciones de precedencia
Las duracin de las actividades (PERT) siguen la distribucin de
probabilidad beta
Estimaciones de duracin subjetivas
Demasiado nfasis en el camino crtico
No es posible asumir independencia entre las actividades del
proyecto
Su utilizacin de complica cuando se inician actividades antes
de concluir la actividad precedente
Difcil definicin el comienzo y la finalizacin de una actividad
Excesiva subjetividad en la estimacin de las duraciones de
cada actividad

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Gracias.