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CONTROL INTERNO

Concepto
En su sentido ms amplio el Control Interno comprende la estructura, las
polticas, el plan de organizacin, el conjunto de mtodos y procedimientos y las
cualidades del personal de la empresa que aseguren:
a) Que los activos estn debidamente protegidos.
b) Que los registros contables sean fidedignos, as como la validez de la
informacin en general.
c) Que la actividad se desarrolla eficazmente.
d) Que se cumplen las polticas y directrices marcadas por la direccin.
Esta definicin reconoce que un sistema global de C.I. se extiende ms all
de las materias que lo relacionan con los departamentos contable y financiero y
abarca otros tipos de control, como son los de gestin y eficacia operativa.
Incluye los mtodos por medio de los cuales la direccin delega autoridad y
asigna responsabilidades en el departamento de compras, ventas, produccin,
contabilidad, etc.; incluye el programa para la preparacin, verificacin y
distribucin de la supervisin en las diferentes actividades; la utilizacin de
tcnicas presupuestarias, inspecciones, estudios de tiempos, programas de
formacin para el personal.
El sistema de control interno est entrelazado con las actividades operativas
de la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Es ms
efectivo cuando los controles se incorporan a la infraestructura de la sociedad y
forman parte de la esencia de la empresa.
Mediante los controles incorporados se fomenta la calidad y las iniciativas
de delegacin de poderes. Se evitan gastos innecesarios y se permite una

respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes. El control interno es un


proceso efectuado por el directorio, la direccin y el resto del personal de una
entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad
razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las siguientes
categoras:
a) Eficacia y eficiencia de las operaciones
b) Fiabilidad de la informacin financiera
c) Cumplimiento de las leyes y normas aplicables
El primer aspecto clave de la definicin propuesta es que se trata de un
proceso. En consecuencia los controles internos no deben ser hechos o
mecanismos aislados, o decretos de la direccin, sino una serie de acciones,
cambios o funciones que, en conjunto, conducen a cierto fin o resultado. Esto
por s solo extiende el concepto de control interno ms all de la nocin
tradicional de controles financieros, para convertir el control interno en un
sistema integrado de materiales, equipo, procedimientos y personas.
Control interno administrativo y control interno contable
El control interno administrativo no est limitado al plan de la organizacin y
procedimientos que se relaciona con el proceso de decisin que lleva
autorizacin de intercambios. Entonces el control interno administrativo se
relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por el ente.
El control interno contable comprende el plan de la organizacin y los
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de
los registros contables. Estos tipos de controles brindan seguridad razonable

Principios que rigen el control interno


Los Principios que rigen el Control Interno son los siguientes:
a) Divisin del trabajo;
b) Fijacin de responsabilidad;
c) Cargo y descargo;
a) Divisin del trabajo
Lo esencial es precisar que los procesos de elaboracin y aprobacin
de los documentos primarios, se efecten por personas distintas a las
que los registran y stos no sean los que elaboran y aprueban los
Comprobantes de Operaciones que sirven de base a las anotaciones.
Es necesario dividir las diferentes operaciones en forma tal que los
resultados parciales de una operacin puedan ser verificados con el
resultado de su contabilizacin.
Se extiende este principio a toda actividad laboral administrativa y
debe aplicarse hasta donde las posibilidades del personal lo permitan,
esto quiere decir que a pesar de los beneficios que ofrece su aplicacin,
debe ser objeto de una lgica adecuacin cuando la plantilla del personal
es pequea, el aumento del personal con este fin debe ser la ltima de
las alternativas, cuando no haya otra solucin, ya que debe tenerse en
cuenta que el costo de un control no debe ser superior a los beneficios
que se deriven.
b) Fijacin de Responsabilidad
Que los procedimientos inherentes al control de las operaciones
econmicas, as como la elaboracin de los documentos pertinentes,

permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria


sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo.
Se parte de la concepcin de que las normas y procedimientos
estructurados, sobre la base de una adecuada organizacin, prevean las
funciones de cada rea, o sea, que hay que hacer, as como las
consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de una
unidad organizativa, expresando el cmo hay que hacer y quin debe
hacerlo.
Es importante que los procedimientos definan quin debe efectuar
cada operacin y que a su vez se establezca en forma obligatoria que se
deje evidencia de quin efecta cada una de ellas en los documentos y
registros.
c) Cargo y Descargo
Consiste simplemente en que cuando se produce una entrega de
algo: mercancas, documentos, dinero, etc. (descargo), existe una
contrapartida o recepcin (cargo). Cuando esta operacin se formaliza
documentalmente, la persona que recibe, firma el documento asumiendo
la custodia de los medios recibidos.
Componentes de la estructura del control interno
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que
son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para
operar la estructura (tambin sistema) de control interno se requiere de los
siguientes componentes
a) Ambiente de Control Interno

b)
c)
d)
e)

Evaluacin del Riesgo


Actividades de Control gerencial
Sistema de informacin y comunicacin.
Actividades de Monitoreo

a) Ambiente de control interno


Se refiere al establecimiento de un entorno que estimule e influencie
las tareas del personal con respecto al control de sus actividades; el que
tambin se conoce como el clima en la cima.
En este contexto, el personal resulta ser la esencia de cualquier
entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad y
valores ticos y el ambiente donde operan, constituyen el motor que la
conduce y la base sobre la que todo descansa.
El ambiente de control tiene gran influencia en la forma en que son
desarrolladas las operaciones, se establecen los objetivos y estiman los
riesgos. Igualmente, tiene relacin con el comportamiento de los
sistemas de informacin y con las actividades de monitoreo.
Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los
siguientes:
1)
2)
3)
4)

integridad y valores ticos;


autoridad y responsabilidad;
estructura organizacional; y
Polticas de personal;

b) Evaluacin de riesgos
El riesgo se define como la probabilidad de que un evento o accin

afecte adversamente a la entidad. Su evaluacin implica la identificacin,


anlisis y manejo de los riesgos relacionados con la elaboracin de
estados financieros y que pueden incidir en el logro de los objetivos del
control interno en la entidad.
Estos riesgos incluyen eventos o circunstancias que pueden afectar el
registro, procesamiento y reporte de informacin financiera, as como las
representaciones de la gerencia en los estados financieros. Esta
actividad de auto-evaluacin que practica la direccin debe ser revisada
por los auditores internos o externos para asegurar que los objetivos,
enfoque, alcance y procedimientos han sido apropiadamente ejecutados.
Los elementos que forman parte de la evaluacin del riesgo son:
1)
2)
3)
4)

los objetivos deben ser establecidos y comunicados;


identificacin de los riesgos internos y externos;
los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento; y,
evaluacin del medio ambiente interno y externo

c) Actividades de Control gerencial


Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de
la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son
importantes porque en si mismas implican la forma correcta de hacer las
cosas, as como tambin porque el dictado de polticas y procedimientos
y la evaluacin de su cumplimiento, constituyen el medio ms idneo
para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Las actividades de
control pueden dividirse en tres categoras: controles de operacin,
controles de informacin financiera y controles de cumplimiento.
Comprenden tambin las actividades de proteccin y conservacin de

los

activos,

as

como

los

controles

de

acceso

programas

computarizados y archivos de datos.


Los elementos conformantes de las actividades de control gerencial
son:
1) polticas para el logro de objetivos;
2) coordinacin entre las dependencias de la entidad; y,
3) diseo de las actividades de control
d) Sistema de informacin y comunicacin
Est constituido por los mtodos y registros establecidos para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones de una
entidad. La calidad de la informacin que brinda el sistema afecta la
capacidad de la gerencia para adoptar decisiones adecuadas que
permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes
financieros confiables.
Los elementos que conforman el sistema de informacin son:
1) Identificacin de informacin suficiente
2) Informacin suficiente y relevante debe ser identificada y
comunicada en forma oportuna para permitir al personal ejecutar
sus responsabilidades asignadas.
3) Revisin de los sistemas de informacin
4) Las necesidades de informacin y los sistemas de informacin
deben ser revisados cuando existan cambios en los objetivos o
cuando se producen deficiencias significativas en los procesos de
formulacin de informacin.
e) El control interno gerencial.

El concepto de control interno, tradicionalmente estuvo vinculado con


aspectos contables y financieros. Desde hace algunos aos se considera
que su alcance va ms all de los asuntos que tienen relacin con las
funciones de los departamentos de contabilidad, dado que incluye
tambin en el mismo concepto aspectos de carcter gerencial o
administrativo. Aun cuando es difcil delimitar tales reas, siempre es
apropiado establecer algunas diferencias entre el alcance del:
1) control interno financiero, y
2) control interno gerencial.
Limitaciones de un sistema de control interno
Ningn sistema de control interno puede garantizar su cumplimiento de sus
objetivos ampliamente, de acuerdo a esto, el control interno brinda una
seguridad razonable en funcin de:
1) Costo beneficio; El control no puede superar el valor de lo que se quiere
controlar.
2) La mayora de los controles hacia transacciones o tareas ordinarias;
Debe establecerse bajo las operaciones repetitivas y en cuanto a las
extraordinarias existe la posibilidad que el sistema no sepa responder
3) El factor de error humano.
4) Posibilidad de conclusiones que pueda evadir los controles. Polucin de
fraude por acuerdo entre dos o ms personas. No hay sistema de control
no vulnerable a estas circunstancias.