You are on page 1of 93

Request for Proposal

 Municipal Council Shivpuri

Request for Proposal
Selection of Agency for conducting I EC
(Information, Education and Communication)
activities for Shivpuri Municipal Council
under Swachh Bharat Mission

Volume 1
December  2016
Tender Estimate:Rs. 25 Lakhs Only

         Tender No. 28298

Shivpuri Municipal Council


Request for Proposal


The information contained in this Request for Proposal document comprising of Volume 1 and Volume
2 (the “RFP” or “Request for Proposal”) or subsequently provided to Bidder(s), whether verbally or in
documentary or any other form by or on behalf of Shivpuri Municipal Council (SMC) or any of their
employees or advisors, is provided to Bidder(s) on the terms and conditions set out in this RFP and such
other terms and conditions subject to which such information is provided.
This RFP is not an agreement and is neither an offer nor invitation by SMC to the prospective Bidders or
any other person. The purpose of this RFP is to provide the Bidders with information that may be useful
to them in preparing and submitting their proposal pursuant to the Bidding Documents including this
RFP  (the "Bid").  This  RFP  includes  statements,  which reflect  various  assumptions  and  assessments
arrived at by SMC in relation to the Project. Such assumptions, assessments and statements do not
purport to contain all the information that each Bidder may require. This RFP may not be appropriate for
all   persons,   and   it   is   not   possible   for   SMC,   its   employees   or   advisors   to   consider   the   investment
objectives,   financial   situation   and   particular   needs   of   each   party   who   reads   or   uses   this   RFP.   The
assumptions, assessments, statements and information contained in the Bidding Documents may not be
complete, accurate, adequate or correct. Each Bidder should, therefore, conduct its own investigations
and analysis and should check the accuracy, adequacy, correctness, reliability and completeness of the
assumptions, assessments, statements and information contained in this RFP and obtain independent
advice from appropriate sources.
Information provided in this RFP to the Bidder(s) is on a wide range of matters, some of which depends
upon   interpretation   of   law.   The   information   given   is   not   intended   to   be   an   exhaustive   account   of
statutory requirements and should not be regarded as a complete or authoritative statement of law. SMC
accepts no responsibility for the accuracy or otherwise for any interpretation or opinion on law expressed
SMC, its employees and advisors make no representation or warranty and shall have no liability to any
person, including any Bidder under any law, statute, rules or regulations or tort, principles of restitution
or unjust enrichment or otherwise for any loss, damages, cost or expense which may arise from or be
incurred or suffered on account of anything contained in this RFP or otherwise, including the accuracy,
adequacy, correctness, completeness or reliability of the RFP and any assessment, assumption, statement
or   information   contained   therein   or   deemed   to   form   part   of   this   RFP   or   arising   in   any   way   by
participating in this Bidding Process.
SMC also accepts no liability of any nature whether resulting from negligence or otherwise howsoever
caused arising from reliance of any Bidder upon the statements contained in this RFP.
SMC may in its absolute discretion, but without being under any obligation to do so, update, amend or
supplement the information, assessment or assumptions contained in this RFP.

2 .

 as the case may be. delivery fees. `The Bidder shall bear all its costs associated with or relating to the preparation and submission of its Bid including but not limited to preparation.Request for Proposal The issue of this RFP does not imply that SMC is bound to select a Bidder or to appoint the Successful Bidder or Operator. postage. expenses associated with any demonstrations or presentations which may be required by SMC or any other costs incurred in connection with or relating to its Bid. for the Project and SMC reserves the right to reject all or any of the Bidders or Bids without assigning any reason whatsoever. regardless of the conduct or outcome of the Bidding Process. copying. All such costs and expenses will remain with the Bidder and SMC shall not be liable in any manner whatsoever for the same or for any other costs or other expenses incurred by a Bidder in preparation or submission of the Bid. .

3 .

 Bidders experience and the selection methodology are available in the Request for Proposal (RFP) The bidder for the project will be selected on the Least Cost Selection (LCS) basis for the work as per scope of work of RFP to undertake this project. Interested Bidders are requested to download (www. the RFP document from ___ Dec. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission for 6 (Six) months (or may be extended on satisfactory performance of the Agency) for Shivpuri Municipal Council (SMC). EMD – Rs. For more details about the bid submission procedure. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission TENDER for Proposal Shivpuri Municipal Council Request for Proposal for Selection of Agency for conducting IEC (Information. The cost of RFP document is Rs. Events Details 1 Sale/ Download of RFP 14 Dec 2016 till Bid Due Date 2 SMC response to queries latest by 17 Dec 2016 by 17:30 hours 3 Last date of submission of the Bid S. For any further information/ clarifications please visit www. 125.mpeproc. Date: ___/___/2016 Shivpuri Municipal Council . Bid Due Date 21 Dec 2016 by 17:30 hours 4 Opening  of  Bids  –  Technical  Proposal (Online only) 23 Dec 2016 after 15:30 5 Opening  of  Financial  Proposal  ­  (Online only) 23 Dec 2016 after 16:30 6 Physical Submission Date 22 Dec 2016 by 17:30 hours Adv.e. 2016. No. No.000/­ (Rupees Five Thousand only). Outward No.  ­­­­­­­­­­­ Shivpuri   Municipal   Council   (SMC)   invites   bid   from   prospective   bidders   for   conducting   IEC (Information.000/­ (Rupees One Lack Twenty Five Thousand only Pay Online through E payment).


Request for Proposal




Shivpuri   Municipal   Council,   Shivpuri   (hereinafter   collectively   referred   to   as   “SMC”
“Authority”) intends to appoint an Agency for conducting IEC (Information, Education and
Communication)   activities   for   Shivpuri   Municipal   Council   under   Swachh   Bharat   Mission
(collectively referred to as the  “Project”). The specific objective of this project is to create
awareness leading to eradication of open defecation, involvement of local community, ensure
motivation and skill up gradation of Slum dwellers and to sensitize the people to change their
behavior for better environment for various services. 


SMC   intends   to   appoint   an   agency   for   conducting   IEC   (Information,   Education   and
Communication) activities under Swachh Bharat Mission, for the various activities/services as
mentioned in the RFP. In that context the Authority has decided to carry out the process for
selection of agency for the period of 6 (Six) months (this may be extended on the basis of
satisfactory performance of Agency). 


About Shivpuri City 

1.2.1. The district is bounded on the North by Morena, Gwalior and Datia districts, on the East by

Jhansi district of U.P, on the West by Kota district of Rajasthan and on the South by Guna
district. The district headquarter Shivpuri is located on NH-3 (Agra-Bombay National Highway) at
a 113 Km from Gwalior and 98 Km from Guna. The district is mostly laid out over small hill tops
covered with deciduous forests where the slope is gentle with verdant vegetation and good
forests round about, the landscape is generally pleasing. . 


The Project : Appointment of Agency for conducting IEC (Information, Education and
Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat 


The agency shall conduct IEC activities as per the schedule provided by SMC and bear all cost
of activities conducted during the Contract Period. The Bidder will be selected on the Least Cost
selection (LCS) basis  (bidding parameter)  for providing the said service to SMC for 6 (Six)
months (or duration may be extended on the basis of satisfactoryperformance of Agency) 
(“Contract period”). 


The Agency shall be appointed initially for a period of 6 (six) months from the date of issuance
of Work Order. However, the Authority may, by giving written notice to the Agency and extend
the Contract for a further period up to the date set out in the Form of Contract on the basis of
satisfactory evaluation of performance and on the same terms and conditions set out in this RFP
and Agreement. After 6 (six) months contract may be extended by CMO as per requirement of
the Authority. 


The scope of the project includes the following: 


Request for Proposal

a. The   scope   includes   conducting   various   types   of   promotional,   awareness   campaign   and
communication activities as per the schedule provided by SMC. 
1.3.4. The Contract Period will be for 6 (Six) months. 
1.3.5. Detailed Scope of Work: 
SMC desires to develop and implement Information, Education & Communication (IEC) activity for
Swachh Bharat Mission (SBM). The following activities shall be undertaken by
Agency/NGO’s/Firm/Company for successful outcome & implementation of the objectives of SBM
for IEC activity. The bidder has been provided with the schedule of activities in APPENDIX VII but
not limited to these mentioned activities, the scope may vary as per the requirement of SMC:

a. Conducting public consultation and awareness in both English & Hindi at specified
places along with the communication material provided by SMC.
b. Undertaking Awareness Drive in each of the slums and open defecation location on
bi-monthly basis.

Undertake stakeholder’s consultation in every zone with elected representatives, self-help
group, institution like schools and colleges, Resident Welfare Associations, NGOs, Corporate
Offices under CSR, Railway Officials, UDA officials, CT/PT maintenance operator/sulabh etc.

d. Prepare the monthly impact assessment report for the communication activity undertaken.
e. Distribution of pamphlets of ODF and cleanliness communication material.


Erect and display banners, flex etc. provided by SMC in all slum locations, proximity
areas and on identified spots by SMC.

g. Undertake road show with banners, posters, pamphlets and public address system on
special commercial vehicles with stoppage at four prominent places (minimum 15
min). Each slum location and near every identified OD spot. All the zones shall be
covered for public announcement in 7 days in months. Repeat the road show
covering each zone in another 7 days. The Agency/NGOs/firms/company shall
provide the commercial four wheeler at its own cost with appropriate facilities.
h. Conducting Nukkannataks, painting and other competition, cleanliness drive in
schools/colleges/institutes, Essay competitions, Exhibition stalls etc as per the
program schedule provided by SMC.

Undertake the sanitation awareness drives as per the schedule mentioned in the table
below. Prior approval of the concerned Project Officer shall be taken for every
planned awareness drive.

Sr. No.

Sanitation Awareness Drives

Number of Drives


Public Consultation & awareness events with
RWAs/Slum Dwellers/NGOs/Slum Associations etc.

As per schedule provided by


Road Shows using commercial vehicle (Two/Three/four Minimum two times coverage of
wheeler) with banners, posters, pamphlets and public all 54 wards (Total no. of days
address system
for road shows 15 days)


Slum Communities/OD spot consultation




Riverfront Campaigning

As per schedule provided by


  1.2.  g. Context of the Bidding Process  1.4. and no claims on that account shall be entertained by SMC.  1.1. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission’ (the“Project”). The Successful Bidder. The Shivpuri Municipal Council (the “SMC”) intends to implement the Project by involving NGOs/firms/companies to ‘Conducting IEC (Information.6. supplement or clarify the scope of work to be awarded pursuant to this RFP or the terms thereof or herein contained.  d.  e.  Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission’ under and in accordance with the provisions of an Agreement to be executed separately between the Agency and the Shivpuri Municipal Council.3. alter. Bidding Company means a single entity which has been issued the RFP and which submits the Bid as a single entity pursuant to the Bidding Documents. All   the   information   from   SMC   shall   be   given   to   Agency   duly   signed   from   the   concerned department.4. If required.4. conflicts or contradictions in the Bidding Documents including this RFP are to be noted.4. Consequently. Consortium will not be allowed to participate in this bid. SMC  intends  to qualify  and  select   suitable  Bidder  through an open  competitive   e­tendering system in accordance with the procedure set out in the Bidding Documents.  c. SMC shall provide work space in SMC premise to appointed agency staff till the contract period.  1.  f. SMCwillbeproviding thefollowing:  a.  1. shall be responsible for ‘Conducting IEC (Information. The Agreement sets forth the detailed terms and conditions for the work provided to the Agency for implementing the Project. interpreted and applied appropriately to give effect to this intent. Nominating an officer for the project to coordinate with the Agency and to providerequired information for drives etc. Thecontentintheformofsheets/posters/pamphlets/banner/   hoardings   inEnglishorHindi   as hard/softcopy which shall be provided to the Agency.  . The scope of work will include day to day organizing events/IEC activities in accordance with the provision of Agreement.4. substantially in the form enclosed as Volume 2 of this RFP (the “Agreement”).4. (“Agency”).  b.4. All documentstobeprovided bySMCwillordinarily beinEnglish orHindilanguage. FacilitatingtheAgencyduringthecourseoftheprojectfornecessaryinformation andsupport.  1.  1. including the scope of the Agency’s services and obligations.5. All   the   content/materials   will   be   printed   by   SMC   and   will   be   handed   over   to   agency   for promotional activities.Request for Proposal A. The   statements   and   explanations   contained   in   this   RFP   are   intended   to   provide   a   proper understanding to the Bidders about the subject matter of this RFP and should not be construed or interpreted as limiting in any way or manner the scope of services and obligations of the Agency set forth in the Agreement or SMC’s rights to amend. any omissions. Bidder may be entities  registered under  the  Indian Companies  Act 1956 or  any other  latest Companies Act 2013/ NGOs/Firm. change.4.

7 .

  Subject   to   the   provisions   of Clause 2.6 for submission of Bids (the “Bid Due Date”). will be deemed to form part of the Bidding Documents. The Bidding Process shall comprise of two steps. Under the Financial Proposal.6. The evaluation shall be on the LCS basis. The Successful Bidder shall have to enter into the Agreement within 45 (forty five) days from the date of issue of the LoA.2.7.   altered. the aforesaid documents and any addenda issued subsequent to this RFP document.2. Details of the Bidding Process  1.]  1. The Bid shall be valid for a period of not less than 180 days from the Bid Due Date.1.  1.5.3. The   Bidding   Documents   include   this   RFP   and   the   Agreement. the first relating to qualification of the Bidder and the second relating to the Financial Proposal of the Bidder.  Failure   of   the   Successful   Bidder   to   comply   with   the   requirements   mentioned   in   the   above paragraph shall constitute sufficient grounds for the annulment of the LoA.5.   amended.5. The Bidder shall pay to SMC a sum of Rs2. 1. SMC shall receive the bid through the e­tendering system and evaluate Bids in accordance with the terms set forth in this RFP and other documents to be provided by SMC pursuant to this RFP.4.  1. The Successful Bidder on the date of signing of the Agreement shall:  1.5. As part of the Bidding Process. SMC has adopted a single stage process (referred to as the "Bidding Process") for selecting Bidders for the award of the Project through the e­tendering system.5.b of this RFP document. without interest. Within 7 (seven) days from the date of issue of the LoA. [The Bidder bidding the Lowest Price shall be called “Successful Bidder”. SMC will promptly notify other Bidders that their Financial Proposals have been unsuccessful and their Bid Security shall be returned within 30 (thirty) days. the Bids will be evaluated as per the process detailed in Clause 1.000/­ (Rupees Two Thousand only) as the cost of the RFP document through the e­tendering system of SMC.5.   reissued   and   clarified   from   time   to   time   by   SMC (collectively   the   “Bidding   Documents”). the Bidders would be required to furnish all the information specified in this RFP. and forfeiture of the .1.   Shivpuri   Municipal   Council.Request for Proposal 1. Only those Bidders that are qualified in conformance with clause 3. Under the Qualification.   and   all   Bids   shall   be   prepared   and   submitted   in accordance with such terms on or before the date specified in Clause 1. The top 3 (three) ranked Bidders shall be retained till the signing of the Agreement with the Successful Bidder.5.  1. Subsequent to the identification of the Successful Bidder.  1.   as   required under   the   Agreement   or   EMD   of   Successful   bidder   shall   be   included   in   Performance Security.   as   modified.The bidder scoring highest marks will be awarded the work as per terms and conditions of the RFP. the Letter of Award (LoA) would be issued to the Successful Bidder by SMC. of the signing of the Agreement with the Successful Bidder. Furnish the Performance Security by way of a Fixed Deposit Receipt (FDR) issued by a nationalized   Bank   in   favour   of   Commissioner. the Bidders are being called upon to submit their Bids through the   e­tendering   system   of   SMC   in   accordance   with   the   terms   specified   in   the   Bidding Documents.5.4.b and short­ listed by SMC shall have their Financial Proposals opened.   the   Successful   Bidder   shall   send   an   acknowledgement   agreeing   to   comply   with   the conditions set out therein.

 SMC reserves the right to: 8 .Bid Security. In such an event.

 and to carry out. such studies as may be required for submitting their respective Bids for award of the work including operation and maintenance of the Project. Schedule of Bidding Process  SMC shall endeavour to adhere to the following schedule: S.   all   parts   of   the   RFP)   as   per   the   Clause   1.   The envelopes/communications shall clearly bear the following identification/ title:  "Queries/Request for Additional Information regarding: Bid for “Conducting IEC (Information.e.  1. . Events Details 1 Sale/ Download of RFP As per NIT 2 Pre­Bid Conference As per NIT 3 SMC response to queries latest by As per NIT 4 Last  date  of  submission  of  the  Bid  i.5. Call for fresh Bids from the remaining Bidders.  1. at their cost. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh  Bharat Mission”.Request for Proposal 1. SMC.  Bid As per NIT Due Date 5 Opening of Bids – Technical Proposal As per NIT 6 Opening of Financial Proposal As per NIT 9 . Any   queries   or   request   for   additional   information  concerning  this   RFP   shall   be   submitted  in writing or by fax and e­mail to the Add. Take any such measure as may be deemed fit in the sole discretion of SMC. Bidders   may  note  that   the  SMC  will   not   entertain  any  deviations   to  the   RFP  at   the   time   of submission of the Proposal or thereafter. Commissioner. The Proposal to be submitted by the Bidders will be unconditional and unqualified and the Bidders would be deemed to have accepted the terms and conditions of the RFP with all its contents. Shivpuri  TELEPHONE: 07492­232060 FAX: (+91) Email – 1.7. The Bidders are required to submit   their   queries   on   this   RFP   (i.6. Any conditional Proposal shall be regarded as non­ responsive and would be liable for rejection and its bid security shall be forfeited. OR  3. SMC will not be held responsible for any incorrect decision arrived at by the bidder based on the data provided in this RFP document. including annulment of the Bidding Process. Either invite the next best Bidder to match the Bid submitted by the Successful Bidder. OR  2. Bidders are strongly recommended to examine the Project in greater detail.  1. KIND ATTENTION OF:  CMO Shivpuri Municipal Council ADDRESS: Shivpuri Municipal No.8.

Request for Proposal .

10 .

  2.8. authorizing the signatory of the Bid to commit the Bidder. Notwithstanding anything to the contrary contained in this RFP. The Bid should be furnished in the formats as specified in the RFP and signed by the Bidder’s authorized   signatory. The   Bidder   shall   deposit   a   Bid   security   of   Rs.  2.1. The   Bidders   are   expected   to   carry   out   their   own   surveys. No Bidder shall submit more than one Bid for the Project.5.   however.   investigations   and   other   detailed examination   of   the   Project   before   submitting   their   Bids.  2. General terms of Bidding  2.   provided.1.1. Supporting documents and printed literature furnished by the Bidder with   the   Proposal   may   be   in   any   other   language   (according   to   UN   Charter   or   Indian Constitution) provided that they are accompanied by appropriate translations of the pertinent passages in the English language (Transliteration is not allowed). the detailed terms specified in the   Agreement   shall   have   overriding   effect. as the case may be.   Nothing   contained   in   the   Bidding Documents shall be binding on SMC nor confer any right on the Bidders.  2. Supporting materials.   125.  2. INSTRUCTIONS TO BIDDERS A. Any condition or qualification or any other stipulation contained in the Bid which is inconsistent with the terms of the Bidding Documents  shall render  the Bid liable  to rejection as a  non­ responsive Bid.  2.1. GENERAL  2.   The   Successful   Bidder   may   be   subsequently   invited   for   award   of   the contract. may not be considered for fixing the qualification criteria.1.1. and SMC shall have no   liability   whatsoever   in   relation   to   or   arising   out   of   any   or   all   contents   of   the   Bidding Documents. The Bid and all related correspondence and documents in relation to the Bidding Process shall be in English language.7.Request for Proposal 2. The Bidder in case of Bidding Company should submit a Power of Attorney as per the format at Appendix­III. A Bidder applying individually or as a Partnership   firm   shall   not   be   entitled   to   submit   another   Bid   either   individually   or   as   a Partnership firm.   that   any   conditions   or obligations imposed on the Bidder hereunder shall continue to have effect in addition to its obligations under the Agreement. The Bidders should note that the formats specified in the RFP have been provided for the   convenience   of   the   Bidders   and   may   not   exhaustively   enumerate   or   describe   various information required to be provided by the Bidders under the Bidding Documents.4.1. For the . The Bidders should ensure that all the information required to be provided by it in terms of the Bidding Documents is included in its Bid whether or not a particular format specified herein makes provision for submission of such information and/or whether or not a format for submission of such information is incorporated in the Bidding Documents.000/­   (Rupees   One   Lack   Twenty   Five thousand only) through the e­tendering system of SMC and in accordance with the provisions of this RFP for the Bid submitted (“Bid Security”). which are not translated into English.

11 .

 evaluation and comparison of Proposals and recommendations for the award of a contract shall not be disclosed to Bidders or any other persons not officially concerned with such process until the award to the “Preferred Bidder” has been announced.15. Information relating to the examination. A Bidder may be disqualified if it is determined by SMC at any stage of the bidding process that the Bidder will be unable to fulfill the requirements of the Project or fails to continue to satisfy the Prequalification requirement. The date used and exchange rate thereof shall be clearly stated.   and   comparison   of   Proposals. The SMC may request additional information from the Bidder till signing of Agreement. The Proposals would be evaluated based on the details and data furnished in the Bid.  2. Bidders   shall   provide   evidence   of   their   continued   eligibility.  2. If   the  Bidder   is   unable  to  provide   the   information  within  the   stipulated  timeframe   then  the Bidder may be disqualified. The currency for the purpose of the Bid shall be Indian Rupees only. Mere submission  of   information  does   not   entitle   the   Bidder   to  meet   an  eligibility  criterion. SMC reserves the right to use any other suitable exchange rate for the purposes of uniformly evaluating all Bidders. 2.   The   Authority   may   utilize   the   services   of   any consultant   or   other   advisor   of   the   Bidder   for   the   examination   and   evaluation   of   Bidders.1.   SMC reserves the right to verify any or all information submitted by the Bidder. clarifications if any required from Bidder. clarification.  2.1. provided by SMC are and shall remain or become the property of SMC and are transmitted to the Bidders solely for the purpose of preparation and the submission of a Bid in accordance with the Bidding Documents. the conversion to the currency shall be based on the exchange rate (RBI Reference Rate) as was applicable exactly 7 (seven) days prior to Bid Due Date.11.1. Bidders are to treat all information as strictly confidential and shall not use it for any   purpose  other   than   for   preparation  and   submission  of   their   Bid.  2. SMC’s decision regarding any Bidder's eligibility or otherwise shall be final and binding and SMC would be under no obligation to inform any Bidder of the grounds of such decision.1.   evaluation.14.   in   accordance   with   the “Prequalification requirements” which is satisfactory to SMC. To   assist   in   the   examination. Any effort by a Bidder to influence SMC or any of its consultants and/or advisors processing of Proposals or award decisions may result in the rejection of the Proposal. shall be in writing (typed and duly signed by authorized signatory) and shall be communicated by the Bidder to the Authority. and SMC will not return to the Bidders any Bid.9 shall also apply mutatis mutandis to Bids and all other documents submitted by the Bidders. the English language translation (no  transliteration is allowed) shall prevail.   at   its discretion.1. Supplementary information or documentation regarding qualifications may be sought from the Bidders at any time and must be provided within time frame period stipulated in such requests.Request for Proposal purpose of interpretation and evaluation of the Proposal.  2. document or any information provided along therewith.   SMC   may.10. However. Technical Offer and Financial Offer as per the due diligence process. The Bidding Documents including this RFP and all attached or other documents.1.   The   provisions   of   this Clause 2.1.  2. the original figures in the relevant foreign currency and the Bid currency equivalent thereof must be given.   ask   any   Bidder   for   clarification. In case the conversion is required. In all such cases. SMC or any of its consultants and/or advisors will check Bids determined to be substantially .

 Wherever there is discrepancy between the amounts in  12 .responsive for any arithmetic errors.

 the information/data/Bid provided in the original would be considered correct and binding. as the case may be. In the event of disqualification.  c. SMC may reject the Proposal and forfeit the Bid Security. pension fund or a public financial institution referred to in section 4A of the Companies Act.1. grant. loan or subordinated debt from any other Bidder. its Member or Associate.  . the Bidder. For   the  purposes   of   this   Clause   2. its Member or Associate (or any constituent thereof) and any other Bidder. provided that this disqualification shall not apply in cases where the direct or indirect shareholding of a Bidder.1. If the Bidder does not accept the corrections in Bid. such Bidder. without prejudice to any other right   or   remedy   that   may   be   available   to   SMC   under   the   Bidding   Documents   and/or   the Agreement or otherwise. that no such shareholding shall be reckoned under this sub­clause  (iii) if the shareholding of such person in the intermediary is less than 26% (twenty six percent) of the subscribed and paid up equity shareholding of such intermediary. the computation of indirect shareholding of such person in the Subject Person shall be undertaken on a proportionate basis.  2. Any Bidder found to have a Conflict of Interest shall be disqualified. insurance company. however. a Bidder shall be deemed to have a Conflict of Interest affecting the Bidding Process. is less than 5% (five per cent) of the subscribed   and   paid   up   equity   share   capital   thereof. the amount in words will govern. if:  a. 2. and  (ii) subject always to sub­clause (i) above.   indirect   shareholding  held  through  one   or   more intermediate persons shall be computed as follows:  (i) where   any   intermediary   is   controlled   by   a   person   through   management   control   or otherwise. A Bidder shall not have a conflict of interest (the “Conflict of Interest”) that affects the Bidding Process. determining the Conflict of Interest shall be the prerogative of SMC. which has shareholding in the Subject Person.   SMC   shall   be   entitled   to   forfeit   and   appropriate   the   Bid   Security   and/or Performance Security. Any such corrections made by SMC shall be considered as binding upon the Bidder and will be duly notified to the Bidder in writing.Request for Proposal figures and in words. In case of difference between original and copies. its Member or an Associate thereof (or any shareholder thereof having a shareholding of more than 5% (five per cent) of the paid up and subscribed share capital of such Bidder.17. its Member or Associate. provided.16. Member or Associate. its Member or  any Associate thereof (or  any constituent  thereof) have common controlling shareholders or other ownership interest. grant.  b. loan or subordinated debt to any other Bidder. as the case may be) in the other Bidder. 1956. a constituent of such Bidder is also a constituent of another Bidder. where a person does not exercise control over an intermediary. Without limiting the generality of the above. as liquidated damages.   provided   further   that   this disqualification shall not apply to any ownership by a bank. or has provided any such subsidy. Without limiting the generality of the above. its Member or any Associate thereof receives or has received any direct or indirect subsidy. the entire shareholding held by such controlled intermediary in any other person (the “Subject Person”) shall be taken into account for computing the shareholding of such controlling person in the Subject Person.1.17. its Member or any Associate thereof.

13 .

 In the event such change in control occurs after signing of the Agreement but prior to the completion of the contract period for the Project.  e. such   Bidder.  Explanation: For purposes of this RFP.  2. 2. notwithstanding anything to the contrary contained in the Agreement. For the avoidance of doubt. in its sole discretion.1. or  f. the Bidder shall also be deemed to have acknowledged and agreed that in the event of a change in control of a Member whose Financial or Technical Capacity was taken into consideration for the purposes of short­listing and qualification under and in accordance with the RFP. its Member or Associate in the past but its assignment expired or was terminated 6 (six) months prior to the date of issue of RFP for the Project. directly or through common third party/ parties.1. the LOA or the Agreement. or is under the common control with such Bidder/Member.   then   notwithstanding   anything   to   the   contrary contained herein or in the LOA or the Agreement and without prejudice to any other right or remedy   of   the   Authority. shall be liable to be terminated without the Authority being liable in any manner whatsoever to the Selected Bidder or Operator for the same. the expression “control” means. after issue of the LOA or execution of the Agreement for matters   related   or   incidental   to   the   Project. agreement or otherwise and with respect to a person which is not a company or Council. in any manner for matters related to or incidental to such Project during the Bidding Process or subsequent to the (i) issue of the LOA or (ii) execution of the Agreement. the power to direct the management and policies of such person by operation of law. and the same  . or the power to appoint majority of the directors on the board of directors of such company or Council and/or the power to direct the management and policies of such person by operation of law. as the case may be.   has   a   relationship   with   another   Bidder. disqualify the Bidder or withdraw the LoA from the Successful Bidder.   as   the   case   may   be. the ownership.   or   any   Associate   thereof. is controlled by.1. financial or technical adviser of the Authority in relation to the Project is engaged by the Bidder.   which   the   Authority   may   have   thereunder   or otherwise. its Members or any Associate thereof. a person who controls. agreement or otherwise.1. 2. such Bidder or any Associate thereof has participated as a consultant/agency to SMC in the preparation of any documents.  2.21. In the event any such adviser is engaged by the Selected Bidder or Agency. as the case may be. design or technical specifications of the Project.   or   any Associate thereof. As used in this definition. in relation to the Bidder/Member. directly or indirectly. By submitting the Bid. as the case may be. This RFP is not transferable and can only be used by the person to whom it has been issued.19.Request for Proposal d. A Bidder shall be liable for disqualification and forfeiture of Bid Security if any legal. this disqualification shall not apply where such adviser was engaged by the Bidder.18. of more than 50% (fifty per cent) of the voting shares of such person. the Bidder shall be deemed to have knowledge of the same and shall be required to inform SMC forthwith along with all relevant particulars about the same and SMC may. as the case may be. such Bidder has the same legal representative for purposes of this Bid as any other Bidder. it would. with respect to a person which is a company or Council. Nor will this disqualification apply where such adviser is engaged after a period of 3 (three) years from the date of Financial operation of the Project. or to influence the Bid of either or each other. that puts either or both of them in a position to have access to each others’ information about. Any award of Contract pursuant to this RFP shall be subject to the terms of Bidding Documents. be deemed to be a breach of the Agreement.20.   including   the   forfeiture   and   appropriation   of   the   Bid   Security   or Performance   Security. Associate means.

14 .

  lack   of   completeness   or   incorrectness   of information provided in the Bidding Documents or ignorance of any of the matters referred to in Clause 2.  things   and  information  including  matters  referred  to in Clause 2. Clearances obtained for the Project.1. error or mistake in the information provided in the Bidding Documents or furnished by or on behalf of SMC relating to any of the matters referred to in Clause 2. accepted the risk of inadequacy. without prejudice to any other right or remedy that may be available to SMC under the Bidding Documents or otherwise. made a complete and careful examination of the Bidding Documents.  b.1. The Project scope.2. and any other matter considered relevant by them. Bidders   are  encouraged  to  submit   their   respective   Bids   after   complete   understanding  of   the Project scope and ascertaining for themselves the applicable laws and regulations. The current scenario of SMC area. All other matters that might affect the Bidder’s performance under the terms of this RFP.3. The Bidders shall be responsible for all of the costs associated with the preparation of their Bids and their participation in the Bidding Process. existing facilities that SMC is going to provide. 2. .2. acknowledged   and   agreed   that   inadequacy. Understanding the Scope of Project 2.  e.  2.  c. damages.  iii. and  v.3. notwithstanding anything to the contrary contained in the Agreement. satisfied itself   about   all  matters. made a complete and careful examination of the various aspects of the Project including but not limited to:  i.1 hereinabove necessary and required for submitting an informed Bid.2. received all relevant information requested from SMC.Request for Proposal shall be liable to be terminated without SMC being liable in any manner whatsoever to the Agency.3. if any  iv.  as  liquidated damages. It shall be deemed that by submitting a Bid.1 hereinabove shall not be a basis for any claim for compensation. Acquiring itself with local/central laws and rules & regulations thereto as well as other applicable rules and regulations relevant of the Project. Cost of Bidding 2.3.3.  ii. execution of the Project in accordance with the Bidding Documents and performance of all of its obligations thereunder. In such an event. SMC  shall  be  entitled  to  forfeit  and  appropriate  the  Performance  Security.  f.3.  d. 2. regardless of the conduct or outcome of the Bidding Process. the Bidder has:  a.1 above. SMC will not be responsible or in any way liable for such costs.

15 .

 that one or more of the qualification conditions have not been met by the Bidder. without prejudice to any other right or remedy that may be available to SMC under the Bidding Documents and/or the Agreement.3. a material misrepresentation is made or uncovered. mistake or error in respect of any of the above or on account of any matter or thing arising out of or concerning or relating to RFP.  2. SMC reserves the right to verify all statements. or the Bidder has made material misrepresentation or has given any materially incorrect or   false   information.   including   the   Agency   thereby granted by SMC.4.   the   Bidder   shall   be   disqualified   forthwith   if   not   yet   appointed   as   the Agency either by issue of the LoA or entering into of the Agreement.2.3.4.Request for Proposal extension of time for performance of its obligations.   as   the   case   may   be. when so required by SMC. by a communication in writing by SMC to the Successful Bidder or the Agency. agreed to be bound by the undertakings provided by it under and in terms hereof. the same shall.   the   supplemental information sought by SMC for evaluation of the Bid.   within   the   time   specified   by   SMC.4. In case it is found during the evaluation or at any time before signing of the Agreement or after their   execution   and   during   the   period   of   subsistence   thereof.4. the   Bidder   does   not   provide. acknowledged that it does not have a Conflict of Interest. g. be liable to be terminated. from SMC. notwithstanding anything to the contrary contained therein or in this RFP. at any time. then SMC reserves the right to invite a Bidder amongst the qualified Bidders in the descending order of their rank in accordance with Clause 1. or a  ground for termination of the Agreement by the Agency.   as   the   case   may   be. as the case may be. Without prejudice to Clause 2.  2.  2. SMC reserves the right to reject any Bid and appropriate the Bid Security if:  a.   In   such   an   event. or otherwise. evidence and documents as may be necessary for such verification. the Bidding Documents or the Bidding Process. including any error or mistake therein or in any information or data given by SMC.b.1.18. and if the Successful Bidder has already been issued the LoA or has entered into the Agreement. Any such verification or lack of such verification by SMC shall not relieve the Bidder of its obligations or liabilities hereunder nor will it affect any rights of SMC thereunder.  .3. 2. Verification and Disqualification  2. and  h. loss of profits etc.   without   SMC   being   liable   in   any   manner   whatsoever   to   the Successful   Bidder   or   the   Agency.   SMC   shall   be   entitled   to   forfeit   and appropriate   the   Bid   Security   or   Performance   Security.   as   liquidated damages. or  b. information and documents submitted by the Bidder in response to the RFP or the Bidding Documents and the Bidder shall. SMC shall not be liable for any omission.6.   If   such   disqualification/   rejection   occurs   after   the   Bids   have   been   opened   and   the Successful Bidder gets disqualified/ rejected.  Such   misrepresentation/   improper   response   shall   lead   to   the   disqualification/rejection   of   the Bidder. make available all such information.

16 .

  .4.4. The   Bidder   acknowledges   and   agrees   that   provisions   of   this   RFP   which   by   their   nature   or subject matter are intended to survive the completion of the Bidding or to apply throughout the Contract Period shall continue to survive and bind the Bidders throughout the Contract Period.Request for Proposal 2.

17 .

2. DOCUMENTS  Invitation for Bids  Section 1.1.  Miscellaneous  Appendices I.5. and nothing in this Clause shall be taken or read as compelling or requiring SMC to respond to any question or to provide any clarification including within any specified time limit.6. Instructions to Bidders  Section 3. the contents as listed below.6. which would be common for all the Bidders.   SMC   at   its   discretion   may   also   hold   further   discussions   with   the prospective Bidders to finalize the technical and/or financial parameters and other related issues for the Project. before submission of the Proposals. However. Letter for Bid  II.Request for Proposal B. Power of Attorney for signing of Bid IV. The responses will be sent by fax or e­mail. Technical and Financial Capacity  VI. Pre Bid Conference Section 6.2.  2. SMC shall endeavour to respond to the questions raised or clarifications sought by the Bidders.2. Format of Financial Proposal 2.  .7 and any clarifications and interpretations issued in accordance with Clause 2. Anti­Collusion Certificate V.7. Clarifications to discuss issues related to the Project with all the prospective   Bidders.  2. Procedure of registration and submission of Bid through e­tendering system  III. in its sole discretion. and will additionally include any Addenda issued in accordance with Clause 2. Bidders requiring any clarification on the RFP may notify SMC in writing or by fax and e­mail in   accordance   with   Clause   1. to all Bidders without identifying the source of queries.6. SMC proposes to hold a Pre­Bid meeting. This RFP comprises the disclaimer set forth hereinabove. Fraud & Corrupt Practices Section  5. Evaluation of Bids Section  4. SMC will forward all the queries and its responses thereto. SMC reserves the right not to respond to any question or provide any clarification.   They   should   send   in   their   queries   on   or   before   the   date mentioned in the Schedule of Bidding Process specified in Clause 1. The Agreement provided by SMC along with this RFP as Volume 2 shall be deemed to be part of this RFP. Introduction  Section 2. Contents of the RFP  2.5.

18 .

2. SMC may. Verbal clarifications and information given by SMC or its employees or representatives shall not in any way or manner be binding on SMC. Submission of Bid through e­tendering system  2.6.8. only the cover shall be initialed.   issue interpretations and clarifications to all Bidders. whether at its own initiative or in   response   to   clarifications   requested   by   a   Bidder.  2. In case the  Proposal   is   not   rejected. All clarifications and interpretations issued by SMC shall be deemed to be part of the Bidding Documents.9. seek written clarifications from any Bidder regarding  2. In order to afford the Bidders a reasonable time for taking an addendum into account. issue interpretations and clarifications to all Bidders.5.7.   SMC   may   also   on   its   own   motion. for any reason.7. SMC may.6.   If   a   Bidder   does   not   provide clarifications sought within the prescribed time. SMC may also on its own motion. extend the Bid Due Date. SMC may.Request for Proposal   if   deemed   necessary. At any time prior to the Bid Due Date. at its sole discretion.2.7. if deemed necessary.1. SMC may.  C. To facilitate evaluation of Proposals. in its sole discretion.  2.  2. The Bidding Documents shall contain page numbers. Any Addendum thus issued will be sent in writing to all those who have purchased the RFP. The Bidder shall in its Bid provide all the information sought under the Bidding Document.7. Amendment of RFP  2.1. in blue ink. All clarifications & interpretations issued by SMC shall be deemed to be part of RFP.  2.   modify   the   RFP   by   the   issuance   of   an addendum   to   the   RFP.  2. All the alterations.6.6. PREPARATION AND SUBMISSION OF BIDS  2.1.  2. at its sole discretion.8. additions or any other amendments made to the Bid shall be initialed by the person(s) signing the Bid.   Such   clarification(s)   shall   be provided   within  the  time  specified  by  SMC  for   this   purpose. SMC will evaluate only those Bids that are received in the required formats and complete in all respects. SMC shall not entertain any correspondence with any Bidder in relation to the acceptance or rejection of any Proposal. Format and Signing of Bid  2.3. seek written clarifications from   any   Bidder   regarding   its   Proposal   through   email   or   fax. The Bidder shall submit the Bid only through the e­tendering system of SMC.  2.4.7. The Bidding Documents shall be typed or written in indelible ink and signed by the authorized signatory of the Bidder who shall also initial each page. Verbal clarifications and information given by SMC or its employees or representatives shall not in any way or manner be binding on SMC. omissions. its Proposal shall be liable to be rejected. or for any other reason. In case of printed and published documents.   SMC   may  proceed   to  evaluate   the   Proposal   by  construing   the particulars requiring clarification to the best of its efforts to facilitate evaluation of Proposals.  .

19 .

 In addition.mpeproc.16. Anti­Collusion Certificate in the format at Appendix IV. 2. The envelope shall be addressed to: KIND ATTENTION OF: CMO Shivpuri Municipal Council ADDRESS: Shivpuri Municipal Council.  a) Qualification:The Bidder shall submit the following through e­tendering system for qualifying for the Project. The Bid shall have to be prepared and submitted as per Clauses 2. Shivpuri – 20 .2.   2. for Proposal 2.   2.  v.9.  i. 2. The envelope specified shall clearly bear the following identification: “Bid for Selection of Agency for conducting IEC (Information. the Bid Due Date  should be indicated on the right hand top corner of the envelope.intowards purchase of RFP document  ii.mpeproc.  vi. however. Bid   in   the   prescribed   format   (Appendix   I   and   Appendix   VI)   along   with   Annexes   and supporting documents.10. then the complete set of the required documents shall be submitted by placing it in a sealed envelope or a box before the Bid Due Date. A copy of the RFP document and Agreement with each page initialed by the person signing the Bid in pursuance of the Power of Attorney referred to in sub­clause (iv) hereinabove.13.9.18   of   this   RFP   and   only   through   e­tendering   system   of www.8. Power of Attorney for signing of Bid in the format at Appendix­III.  If  any of the documents mentioned above is not being accepted by the e­tendering system.11. Payment of Rs 125000/­ (Rupees One Lacks Twenty Five Thousand only) as Bid Security through e­tendering system of   and   2.  iv.  2.infor Bidding for this Project. Certified true copy of the inCouncil certificate of the Bidding  iii.  Any number of documents can be submitted through e­tendering­   (Rupees   Five   thousand   only)   through   e­tendering   system   of www. The process of registration and submission is provided in Appendix II. 2. 2. the size of each individual  document (in scanned PDF format)  should not exceed 5 MB.mpeproc. 2. The Bid shall comprise of Qualification and Financial Proposal.3.15. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission” and shall clearly indicate the name and address of the Bidder. Payment   of   Rs5. The Bidder shall have to register with  www.  vii.12.

2. Without prejudice to the other provisions of the Bidding Documents.12.14. Any alteration/modification in the Bid or additional information supplied subsequent to the Bid Due Date.1.1. No Bid shall be modified. suffered by the Bidder. Modification/ substitute/ withdrawal of Bids  2.7 uniformly for all Bidders.1. Late Bids 2. unless the same has been expressly sought by SMC. The Bidder shall quote only through the e­tendering system of SMC. shall be disregarded. b) Financial Proposal  A.12.  2.  2.  2. telex.1. telegram or e­mail shall not be entertained and shall be rejected.12. in its sole discretion. SMC may.11. Indicative format of the  Financial  Proposal  to  be  submitted through  the  e­tendering system  is  represented  in APPENDIX VI. if any.10.3.11. Bids received by SMC after the specified time on the Bid Due Date shall not be eligible for  consideration and shall be summarily rejected.1. 2.  2. extend the Bid Due Date by issuing an addendum in accordance with Clause 2.  2. Rejection of Bids  2.13.12. Bids submitted by fax.10.  2. substituted or withdrawn by the Bidder after the submission of the Bid. The Agreement enclosed with this RFP shall be deemed to be part of the Bid. Generally. The   opening   of   Bids   and   acceptance   thereof   shall   be   substantially   in   accordance   with   the Bidding Documents.  2.2.Request for Proposal If the envelopes are not sealed and marked as instructed above. Bid Due Date  2. Contents of the Bid 2.14.4. the Bid shall consist of a charges/rates quoted by the Bidder. SMC assumes no responsibility for the misplacement or premature opening of the contents of the Bid submitted and consequent losses.13.  2.  2. The Bidder shall specify the charges/rates to be paid by him to undertake the Project in accordance with this RFP and the provisions of the Agreement.2. The Bidder may modify/ substitute/ withdraw its Bid before the final submission through the e­ tendering system.10. Bids should be submitted on or before the Bid Due Date in the manner and form as detailed in the Bidding Documents. SMC reserves the right to reject any Bid and to annul the Bidding Process and reject all Bids at any time without any liability or any  .13.12. Notwithstanding anything contained in this RFP. the Project will be awarded to the Least Price bidder as per LCS criteria.

21 .

  2. without any interest.3.15. in confidence and will require all those who have access to such material to treat the same in confidence. without any interest.  2.  2.4. a Bid Security referred to in Clause 2. The Successful Bidder’s Bid Security will be returned. upon the  . clarification. BID SECURITY  2.16.1. The Bidder shall furnish as part of its Bid. provided that the Successful Bidder shall extend the validity of the Bid until the execution of the Agreement. in its discretion.18.16. Information relating to the examination. Any Bid not accompanied by the Bid Security shall be summarily rejected by SMC as non­ responsive.2. without notice or liability. hereinabove through the e­tendering system of SMC. evaluation and recommendation for the Bidders shall not be disclosed to any person who is not officially concerned with the Bidding Process or is not a retained professional advisor advising SMC in relation to or matters arising out of.2. SMC shall not be liable to pay any interest on the Bid Security deposit so made and the same shall be interest free. In the event that SMC rejects or annuls all the Bids. it may.18. after execution of the Agreement by the Successful Bidder or when the Bidding Process is cancelled by SMC.  2.18.   The   validity   of   Bids   may   be   extended   by   mutual   consent   of   the   respective Bidders and SMC.1. Validity of Bids  2.17. SMC may not divulge any such information unless it is directed to do so by any statutory entity that has the power under law to require its disclosure or is to enforce or assert any right or privilege of the statutory entity and/or SMC or as may be required by law or in connection with any legal process. The Bidders shall have to apply for Bid Security refund at the IT Department of SMC. Bid Security  2.14. The Bids shall be valid for a period of not less than 180 (one hundred and eighty) days from the Bid   Due   Date. and to reject any Bid without assigning any reasons. 2. or concerning the Bidding Process. Correspondence with the Bidder  2.   and   without   assigning   any   reasons therefore. SMC shall not entertain any correspondence with any Bidder in relation to acceptance or rejection of any Bid. submitted as part of the Bid.18.18. invite all eligible Bidders to submit fresh Bids hereunder. Confidentiality  2. Save and except as provided in this RFP.1.  2.Request for Proposal obligation   for   such   acceptance. The Bid Security of unsuccessful Bidders will be returned by SMC. SMC after due verification shall refund the Bid Security of unsuccessful Bidders. SMC   reserves   the   right   not   to  proceed   with  the   Bidding   Process   or   to   modify  the   Bidding Process at any time. within 60 (sixty) days. SMC will treat all information.   rejection   or   annulment.  D.  2.1.

22 .

Request for Proposal

Agency signing the Agreement and furnishing the Performance Security in accordance with the 
provisions thereof.
2.18.5. SMC shall be entitled to forfeit and appropriate the Bid Security as liquidated damages inter alia
in any of the events specified in Clause 2.18.6 herein below and pursuant to other provisions of
this RFP providing for a forfeiture of Bid Security. The Bidder, by submitting its Bid pursuant to
this RFP, shall be deemed to have acknowledged and confirmed that SMC will suffer loss and
damage on account of withdrawal of its Bid or for any other default by the Bidder during the
period of Bid validity as specified in this RFP. No relaxation of any kind on Bid Security shall
be given to any Bidder. 
2.18.6. The Bid Security shall be forfeited as liquidated damages without prejudice to any other right or
remedy   that   may   be   available   to   SMC   under   the   Bidding   Documents   and/   or   under   the
Agreement, or otherwise, under the following conditions: 
a. If a Bidder engages in a corrupt practice, fraudulent practice, coercive practice, undesirable
practice or restrictive practice as specified in Section 4 of this RFP; 
b. If a Bidder modifies or substitutes (without the prior written approval of SMC) or withdraws
its   Bid   during   the   period   of   Bid   validity   as   specified   in   this   RFP   and   as   extended   in
accordance with the terms of the Bidding Documents; or 
c. In the case of Successful Bidder, if within the specified time limit – 

it fails to sign and return the duplicate copy of LoA; 

ii. it refuses to sign the Agreement; 
iii. it fails to provide the Performance Security in accordance with the Bidding Document; 
iv. the Successful Bidder fails or refuses to provide any documents required to be provided
by it after its selection. 


Request for Proposal


Opening and Evaluation of Bids 


SMC   will   examine   and  evaluate   the   Bids   in  accordance   with   the   provisions   set   out   in  this
Section 3. 


To facilitate evaluation of Bids, SMC may, at its sole discretion, seek clarifications in writing
from any Bidder regarding its Bid and such Bidder shall provide its response within the time
period specified by SMC in this regard. 


Tests of responsiveness 


Prior   to   evaluation   of   Bids,   SMC   shall   determine   whether   each   Bid   is   responsive   to   the
requirements of this RFP. A Bid shall be considered responsive only if: 
a. Payment of Rs5,000/­ (Rupees Five thousand only) is made through e­tendering system of
SMC purchase of RFP document 
b. Payment of Rs. 125000/­ (Rupees One Lacks Twenty Five Thousand only) is made as Bid
Security through e­tendering system of; 
c. it is received as per the format at Appendix­I and Appendix­VI; 
d. it is received by the Bid Due Date including any extension thereof pursuant to Clause 2.10.2;
e. it is submitted as stipulated in Clauses 2.8 and 2.9; 

it is accompanied by the Power(s) of Attorney as specified in Clauses 2.1.6; 

g. it contains certificates from its statutory auditors in the formats specified at Appendix I and
Appendix VI of the RFP; 
h. it contains all the information (complete in all respects) as requested in this RFP and/or
Bidding Documents (and if formats have been specified, then in those formats); 

it does not contain any condition or qualification; and 


it is not non­responsive or inconsistent in terms of the Bidding Documents. 

k. The bidder shall be an NGO/Firm/Company. 

Company   or   bidder   should   have   valid   documentary   proof   of   Service   Tax   registration

SMC reserves the right to reject any Bid which is non­responsive and no request for alteration,
modification, substitution or withdrawal shall be entertained by SMC in respect of such Bid. 

24 .

  2.14. Evaluation of Qualification. Evaluation of Financial Capacity  1. Evaluation of Financial Proposal  b. preceding the year in which the Bid is made. In such a case. For the purpose of qualifying under envelope 1.2. shall be declared as the successful Bidder (the “Successful Bidder”).000/­ (Rupees Ten Lakhs only) at the close of the last 3 (three) Financial Years each. the Bidder shall have to demonstrate the following minimum Turnover (the “Financial Capacity”):  1. it may.4. In the event that SMC rejects or annuls all the Bids.  4. invite all eligible Bidders to submit fresh Bids hereunder.1.3. in the event that the Bid Due Date falls within 3 (three) months of the closing of the latest Financial Year of a Bidder. Under this category. If the Bidder does not meet the minimum Financial Capacity as specified in Clause 2.Request for Proposal 3. then the Bidder shall be disqualified from the Bidding Process and the Bid Security of the Bidder shall be returned as per Clause 2. Minimum Turnover of Rs. the Bidder shall have to demonstrate the minimum Financial   Capacity   as   stipulated   under   Clause   ii. the Bidder shall provide the audited annual reports for 3 (three) years preceding the year for which the audited annual report is not being provided.  a.2   and   minimum   Technical   Capacity   as stipulated under Clause iii.  5. preceding its latest Financial Year. Evaluation of Qualification  i. Selection of Bidder  3. The Bid must be accompanied by the audited annual reports of the Bidder for the last 3 (three) Financial Years. Subject to the provisions of Clause 2.1 and has qualified as per the criteria based on LCS (Least Cost Selection).  7.2 of this RFP document. In case the annual accounts for the latest Financial Year are not audited and therefore the Bidder could not make it available.  ii. Notwithstanding anything to the contrary contained herein. The Bidder must establish a minimum Turnover as specified in Clause 2.  2. and provide details as per format at Annex­II of Appendix­I.  .00. the Bidder shall give an undertaking to this effect and the statutory auditor or chartered accountant shall certify the same. and  3. i. The Turnover of the Bidder shall be assessed under this category. the Bidder whose Bid is adjudged as responsive in terms of Clause 3.18. The Bidder shall provide a certificate from its auditor specifying the Turnover of the Bidder in each of the last 3 (three) Financial Years.  6. 10. it shall ignore   such   Financial   Year   for   the   purposes   of   its   Bid   and   furnish   all   its   information   and certification with reference to the 3 (three) Financial Years.1. in its discretion.  The evaluation of Bids shall be undertaken in the following sequence:  1.3.

25 .

 The evidence to be submitted for experience shall include the following in the format as specified in Appendix V (Annex II).4. Bidder should have tie-ups with reputed Documentary proof of such tie-ups Electronic/Print media groups to do IEC activities.  2. 3. Pradesh region in similar type of work.  a. iii. 6. the Financial Year shall. 201314.and MSME Registration . 4.No Technical QualificationCriteria DocumentaryEvidence 1. for the purposes of a Bid hereunder. Service Tax Registration Copy Attached Copy 1. Company or bidder should have valid documentary proof of Service Tax registration number. Bidder should have a prior experience in the field of Information. If the Bidder does not meet the minimum Technical Capacity as specified in Clause 2. etc) with Education Qualification and Work Experience. the   entity   claiming   experience   should   have   held. Education and Communication (IEC) activities in Municipal Council/ Zilla Panchayat in Sanitation/Solid Waste Management Proof of the Work Orders / Client Letters (from appropriate authority). In addition to the Financial Capacity. Company or bidder should have valid Service Tax registration number.   over   the   past   5  (five)   Financial   Years preceding the Bid Due Date. For   qualifying  under   this   category. Contact No. as per format at Annex­II of Appendix­V. 2. (Name.   in   the   company   owning   the   Eligible Project. have (“Technical Capacity”):  Sr. The bidder shall have sufficient manpower/staff to organize various IEC Activities. 2014-15. Bidder should have valid Income Tax returns for the last three assessment years (i.18.and must valid Registration MSME (Directorate of Industries) 5. the Technical Capacity of the Bidder shall be assessed under this category.   the   Bidder   shall. The Tie-up groups should have a very good subscriber base. Copy of PAN card Organization should have worked in Madhya Documentary proof of evidence. 2015-16) and PAN Card Documentary proof of Income Tax returns for the last three assessment years.  2. Evaluation of Technical Capacity  1.e. then the Bidder shall be disqualified from the Bidding Process and the Bid Security of the Bidder shall be returned as per Clause 2. The Bidder should furnish the required Project­specific information and evidence in support of its claim of Technical Capacity.Request for Proposal For the avoidance of doubt. a minimum of 26% (twenty six percent) subscribed and paid up voting equity share . mean  accounting year followed by the Bidder in the course of its normal business. 7 Company Letter with details of staff.

  26 .capital during the period for which eligible experience is being claimed.

The Financial Proposal evaluation seeks to select the Bidder offering the best financial terms. Evaluation of Financial Proposal  i.  4.  iv. as evidenced by imposition of a penalty by an arbitral or judicial authority or a judicial pronouncement or arbitration award against the Bidder.  6.   considers   the   Bid   materially   inconsistent. he should further support his claim for the share in the work done for that particular job/contract by producing a certificate from its statutory auditor or the client. In the event that two or more Bidders quote the same amount of bid (the “Tie Bidders”). from participating in any project (BOT or otherwise). Issue of LOA and execution of the Agreement  . SMC.  9. Bids with conditions attached shall be treated as non ­responsive. have neither failed to perform on any contract. The bid quoted shall not have any conditionality or deviations from the Agreement or RFP.  iii.  5. and the bar subsists as on the date of Bid.  ii. as the case   may   be. in the last 5 (five) Financial Years. The Bidders must provide the  necessary information relating to experience  as  per  format at Annex­I of Appendix­V. in the presence of the Tie Bidders who choose to attend. A Bidder including any Member should. the Bidders shall submit the certificate(s) from its statutory auditors or the concerned client(s) stating the time period of the completed/ongoing Eligible Projects in respect of the projects specified above. The Bidder should furnish the details of Eligible Project experience for the last 5 (five) Financial Years immediately preceding the Bid Due date. The Financial Proposals of qualified Bidders would be evaluated on the basis of the Least cost bid for 6 months of work.   deficient. Any   entity   which   has   been   barred   by   the   Central/any   State   Government/any   Government Instrumentality. SMC shall identify the Successful Bidder by draw of lots.Request for Proposal 3. which shall be conducted. however. at all times retains the right to reject a Bid in cases where SMC (in its sole opinion).  8. The credentials of eligible Bidders shall be measured in terms of their experience. Member.   nor   has   been   expelled   from   any   project   or   contract   by   any   public   entity   or Government   Instrumentality   nor   have   had   any   contract   terminated   by   any   public   entity   or Government Instrumentality for breach by such Bidder or Member.  b.  7. In addition to the documents submitted by the Bidders under Clause 7. or any entity owned or controlled by it. either individually or as a member of a Partnership firm. The format of financial proposal is indicated in Appendix VI for reference. with prior notice.  c. The Bidders  meeting  the  Technical  Capacity  as   specified in Clause  2  shall   be  qualified  for evaluation of their Financial Proposals.   technically   unsound   or unacceptable in any other respect. In case a particular job/contract has been jointly executed by the Bidder (as a part of a Partnership). would not be eligible to submit a Bid.

27 .

 The Successful Bidder on the date of signing of the Agreement shall:  1. SMC will promptly notify other Bidders that their Commercial Proposals have been unsuccessful and their Bid Security shall be returned within 30 (thirty) days. After the issue of the LoA by SMC. of the signing of the Agreement with the Successful Bidder.  iv. Furnish the Performance Security by way of an Fixed Deposit Receipt (FDR) issued by a nationalized / Scheduled Bank in favour of Shivpuri Municipal Council. OR  2. including annulment of the Bidding Process. The Successful Bidder shall have to enter into the Agreement within 45 (forty five) days from the date of issue of the LoA. OR  3. Upon or prior to such execution by the Bidder it shall submit to SMC the Performance Security in accordance with the Bidding Documents. as required under the Agreement. without interest.  iii. registration charges etc. While the Bids are under consideration. The successful Bidder shall bear all cost associated or related to the execution of the Agreement for the Project including but not limited to stamp duty.  d. SMC reserves the right to: 1. Take any such measure as may be deemed fit in the sole discretion of SMC. The Bidder shall execute the Agreement within the period prescribed in Clause 1.   SMC   and/or   their   employees/representatives   on   matters   related   to   the   Bids   under consideration. the Successful Bidder shall send an acknowledgement agreeing to comply with the conditions set out therein. and  Failure   of   the   Successful   Bidder   to   comply   with   the   requirements   mentioned   in   the   above paragraph shall constitute sufficient grounds for the annulment of the LoA. SMC reserves the right to cancel the award in case the Successful Bidder refuses to sign the Agreement   and/or   does   not   submit   the   Performance   Security   and/or   the   other   documents mentioned in the Bidding Documents. Bids shall be deemed to be under consideration immediately after they are opened and until such time SMC makes official intimation of award/rejection to the Bidders.   Bidders   and/or   their   representatives   or   other   interested   parties   are   advised   to refrain. a letter of award (“LoA” or “Letter of Award”) would be issued to the Successful Bidder by SMC.  from   contacting  by any means.Request for Proposal i. Contacts during Bid Evaluation  i. Within 7 (seven) days from the date of issue of the LoA.   save and  except  as  required  under   the  Bidding Documents. Subsequent to the identification of the Successful Bidder. Either invite the next best Bidder to match the Bid submitted by the Successful Bidder. In such an event. and forfeiture of the Bid Security.6 (unless such period is extended by SMC).  .  ii. Call for fresh Bids from the remaining Bidders.

28 .

  employees.  (d) “undesirable practice” means (i) establishing contact with any person connected with or employed or engaged by SMC with the objective of canvassing. withdraw the LoA. directly or indirectly   or   through   an   agent.   coercive practice. as the case may be. coercive practice.3 For   the   purposes   of   this   Clause   i. engaged or indulged in any corrupt practice. or (ii) acting contrary to applicable anti­bribery or anti­corruption laws. as the case may be.  (b) “fraudulent practice” means a misrepresentation or omission of facts or suppression of facts or disclosure of incomplete facts. engaged or indulged in any corrupt practice. as the case may be. coercive practice. is found by SMC to have directly or indirectly or through an agent. before or after the execution thereof. undesirable practice or restrictive practice in the Bidding Process. undesirable practice or restrictive practice during the Bidding Process. in the LoA. such Bidder or Operator shall not be eligible to participate in any tender or RFP issued by SMC during a period of 2 (two) years from the date such Bidder or Agency. the Agreement. as the case may be.2 Without   prejudice   to   the   rights   of   SMC   under   Clause   4.  4.   the   following   terms   shall   have   the   meaning   hereinafter respectively assigned to them:  (a) “corrupt practice” means (i) the offering. has. in order to influence the Bidding Process.  offering of employment   to   or   employing   or   engaging   in   any   manner   whatsoever.  (c) “coercive   practice”   means   impairing   or   harming   or   threatening   to   impair   or   harm. if a Bidder or Agency. giving. or soliciting. fraudulent practice. as the case may be.1 The   Bidders   and   their   respective   officers.   agents   and   advisers   shall   observe   the highest standard of ethics during the Bidding Process and subsequent to the issue of the LoA and during the subsistence of the Agreement. receiving. undesirable practice or restrictive practices.   fraudulent   practice. SMC may reject a Bid. is found by SMC to have directly or indirectly or through an agent. any official of SMC who is or has been associated in any manner. SMC shall be entitled to forfeit and appropriate the Bid Security and/or Performance Security. In such an event. or after the issue of the LoA or the execution of the Agreement. directly or indirectly. or terminate the Agreement. of anything of value to influence directly or indirectly the actions of any person  connected with the  Bidding  Process  (for  the  avoidance  of  doubt. FRAUD AND CORRUPT PRACTICES  4. Notwithstanding anything to the contrary contained herein. without being liable in any manner whatsoever to the Bidder or Operator. at any time prior to  the  expiry   of   1   (one)   year   from   the   date   such  official   resigns   or   retires   from   or otherwise ceases to be in the service of SMC.   directly   or indirectly. as liquidated damages. fraudulent practice.  4. shall be deemed to constitute influencing the actions of a person connected with the Bidding Process). directly or indirectly with the Bidding Process or the LoA or has dealt with matters concerning the Agreement or arising therefrom. if it determines that the Bidder. as the case may be. as the case may be.1   hereinabove   and   the   rights   and remedies which SMC may have under the LoA or the Agreement. without prejudice to any other right or remedy that may be available to SMC under the Bidding Documents and/or the Agreement or otherwise. or otherwise.   engaged   in   corrupt   practice. lobbying or in any  . directly or indirectly. any person or property to influence any person’s participation or action in the Bidding Process.Request for Proposal 1.

29 .

  .Request for Proposal manner influencing or attempting to influence the Bidding Process. or (ii) having a  Conflict of Interest. and (e) “restrictive   practice”   means   forming   a   cartel   or   arriving   at   any   understanding   or arrangement among Bidders with the objective of restricting or manipulating a full and fair competition in the Bidding Process.

30 .

PRE­BID CONFERENCE  5.Request for Proposal 2.  5. consider appropriate for facilitating a fair.  .2 During the course of Pre­Bid conference. the Bidders will be free to seek clarifications and make suggestions for consideration of SMC. SMC shall endeavor to provide clarifications and such further information as it may. Only duly authorized representatives of the Bidders shall be allowed to participate in the Pre­Bid conference.1 Pre­Bid conferences of the Bidders shall be convened at the designated date. time and place as prescribed in Clause 1. transparent and competitive Bidding Process. in its sole discretion. A maximum of 2 (two) representatives of each Bidder shall be allowed to participate on production of authority letter from the Bidder.6.

31 .

 pursuant hereto and/or in connection herewith and waives any and all rights and/or claims it may have in this respect. and construed in accordance with. agents and advisers. damages. reserves the right. at any time.  6. and/or  (g) include additional evaluation criteria or to modify the eligibility criteria for the further short­listing of person for issue of the Bidding Documents during the Bidding Process.  (f) to accept or reject any or all of the Bids.Request for Proposal 3.1 The Bidding Process shall be governed by.  .3 (b) consult with any Bidder in order to receive clarification or further information. and/or in relation to any Bidder. to:  (a) suspend. losses. irrevocably. reject and/or accept any and all submissions or other information and/or evidence submitted by or on behalf of any Bidder  (e) amend. whether actual or contingent. in its sole discretion and without incurring any obligation or liability or assigning any reason. withdraw and/or cancel the Bidding Process and/or amend and/or supplement the Bidding Process or modify the dates or other terms and conditions relating thereto. fully and finally from any and all liability for claims. project structure and as per the terms and conditions of the RFP It   shall   be   deemed   that   by   submitting   the   Bid.  6.  (h) to consider any variation in the Bid submitted by the Bidder provided such variation is as per the project scope. on behalf of.2 SMC. costs. MISCELLANEOUS  6. unconditionally. the laws of India and the Court of Shivpuri/Indore shall have exclusive jurisdiction over all disputes arising under. expenses or liabilities in any way related to or arising from the exercise of any rights and/or performance of any obligations hereunder. pursuant to and/or in connection with the Bidding Documents and/or the Bidding Process.  (d) independently verify. whether present or future. disqualify.   its employees.  (c) retain any information and/or evidence submitted to SMC by. modify or reissue the Bidding Documents or any part thereof.   the   Bidder   agrees   and   releases   SMC.

32 .

  4. I/We declare that:  (a) I/We have examined and have no reservations to the RFP.1. having examined the RFP and understood its contents. 1. I/we/any of the Members have neither failed to perform   on  any  contract.Request for Proposal APPENDIX I. Cheif Municipal Officer Shivpuri Municipal Council Shivpuri Sub: Bid for “Selection of Agency for conducting IEC (Information.  . including any addendum issued by SMC.  The  Bid  is  unconditional  and unqualified. nor been expelled from   any   project   or   contract   by   any   public   authority   nor   have   had   any   contract terminated by any public authority for breach on our part.  2.  6. and all documents accompanying such Bid are true copies of their respective originals.  hereby  submit  my/our  Bid  for  the  aforesaid  project.  (b) I/We do not have any Conflict of Interest in accordance with Clauses 2.  5.  Letter for Bid (Refer Clause 2. I/We acknowledge the right of SMC to reject our Bid without assigning any reason or otherwise   and   hereby   waive   my/our   right   to   challenge   the   same   on   any   account whatsoever. I/We certify that in the last 3 (three) years.   as   evidenced  by  imposition  of   a   penalty  by  an  arbitral   or judicial authority or a judicial pronouncement or arbitration award.1. I/We acknowledge that SMC will be relying on the information provided in the Bid and the documents accompanying such Bid for selection of the Bidders for the aforesaid Project and I/we certify that all information provided in the Bid and in Annexes I to III to this Letter   of   Bid   are   true   and   correct.17 of the RFP. The Bid is being submitted and submissions in this letter are being made for the express purpose of qualifying as a Successful Bidder for the aforesaid Project.  3. Education and  Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission” Dear Sir. I/we.16 and 2.   nothing   has   been   omitted   which   renders   such information misleading. I/We shall make available to SMC any additional information it may find necessary or require to supplement or authenticate the submissions. With reference to your RFP dated *****.9 of the RFP) [On the letter head of the Bidder/lead Member] Original or copy No: Dated: To.

33 .

 undesirable practice or restrictive practice.  14.  In witness thereof. The Power of Attorney for signing of Bid as per format provided at Appendix III and IV respectively of the RFP. I/We undertake that in case due to any change in facts or circumstances during the Bidding Process.  11. I/we am/are attracted by the provisions of disqualification in terms of the provisions of this RFP. duly signed.   I/we   have   not   been   charge­sheeted   by   any   Government   Instrumentality   or convicted by a court of law. undesirable practice or restrictive practice.  10. in accordance with Clause 2.  in respect of any tender or request for proposal issued by or any agreement entered into with SMC or any other public sector enterprise or any government.  8. I/We   declare  that   I/we/any  Member.  12. and  7. I/we or any Member have not been convicted by a court of law or indicted or adverse orders   passed   by   a   regulatory   authority   which   could   cast   a   doubt   on   our   ability   to undertake the Project or which relates to a grave offence that outrages the moral sense of the community. fraudulent practice. I/We submit this Bid under and in accordance with the terms of the RFP. are also enclosed. which we may have at any stage at law or howsoever otherwise arising to challenge or question any decision taken by SMC in connection with  the selection  of  Bidders   or   in connection with the  Bidding Process itself. coercive practice. I/We agree and undertake to abide by all the terms and conditions of the RFP. I/We hereby irrevocably waive any right. Central or State. fraudulent practice. I/We understand that you may cancel the Bidding Process at any time and that you are neither bound to accept any Bid that you may receive. The Statement of Legal Capacity as per format provided at Annex­III in Appendix­I of the RFP.  16.Request for Proposal (c) I/We have not directly or indirectly or through an agent engaged or indulged in any corrupt practice. is enclosed. I/We certify that in regard to matters other than security and integrity of the country. as defined in Section i of the RFP. without incurring any liability to the Bidders. I/We agree and undertake to be jointly and severally liable for all our obligations under the Agreement as per the provisions set out therein. I/We further certify that no investigation by a regulatory authority is pending either against   me/us/any   Member   or   against   our   chief   executive   officer   or   any   of   my/our directors/managers/employees.   in   respect   of   the   above   mentioned   Project   and  the   terms   and   implementation thereof.  17. I/We further certify that in regard to matters relating to security and integrity of the country. .  13. I/We believe that I/we satisfy(ies) and meet(s) all the requirements as specified in the RFP and are/is qualified to submit a Bid.  15.   am/are   not   a   member   of   a/any   other   company applying for the Project.  (d) I/We hereby certify that I/we have taken steps to ensure that in conformity with the provisions of Section i of the RFP.14 of the RFP. I/we shall intimate SMC of the same immediately.  9. coercive practice. no person acting for me/ us or on my/our behalf has engaged or will engage in any corrupt practice.

34 .

Date: (Signature of the authorised signatory) Place: (Name and designation of the authorized signatory) (Name and seal of the Bidder) .Request for Proposal Yours faithfully.

35 .

(a) Dated: Name: (b) Country of inCouncil:  (c) Address of the corporate headquarters and its branch office(s). Criteria Yes No . Brief description of the Bidder including details of its main lines of business and proposed role and responsibilities in [this/these Project(s)]:  3.Request for Proposal Appendix I ANNEX­I Details of Bidder [On the letter head of the Bidding Company] Original or copy No: 1. (d) (a) Name:  (b) Designation:  (c) Company:  (d) Address:  (e) Telephone number:  (f) E­Mail Address:  (g) Fax number:  Particulars of the authorized signatory of the Bidder:  (a) Name:  (b) Designation:  (c) Address:  (d) Phone number:  (e) Fax number:  The following information shall also be provided by Bidder:  Name of Bidder: No. if any. Details of individual(s) who will serve as the point of contact/communication for SMC:  4. in India:  (d) Date of inCouncil and/or commencement of business (Please provide a true copy of the inCouncil certificate):  2.

36 .

 or any entity controlled by them. Has  the  Bidder  paid  liquidated  damages  of  more than  5%  (five  percent)  of  the  contract  value  in  a contract due to delay or has been penalised due to any  other  reason  in  relation  to  execution  of  a contract. contractual disputes and litigation/arbitration in the recent past is given below (Attach extra sheets. 1. in the last three years? A statement by the Bidder disclosing material non­performance or contractual non­compliance in past projects. Has the Bidder been barred by the Central/ any State Government. 3. 2. if necessary):  37 . from participating in any project (BOT or otherwise).Request for Proposal 6. If the answer to 1 is yes. does the bar subsist as on the date of Bid.

This format should be certified by the Statutory Auditor/ Chartered Accountant of the Bidder. The Bidder shall provide an Auditor’s Certificate specifying the Turnover of the Bidder.  2. preceding the bidding. reflect the financial situation of the Bidder. In case the Bid Due Date falls within 3 (three) months of the close of the latest financial year.  2.  4. Year 2 shall be the year immediately preceding Year 1 and so on. be complete. The financial statements shall:  a. 1 Year 1 Year 2 Year 3 Turnover  Instructions: 1.  3.  Format for Providing Information S.  38 . The Bidder should provide the financial capability in the following format based on its own financial statements. consolidated annual accounts of the Bidder may be used for the purpose of financial criteria. Financial Information No. and  c.  b. The Bidder shall also provide the name and address of its Bankers to SMC. correspond to accounting periods already completed (no statements for partial periods shall be requested or accepted). Year 1 will be the latest completed financial year. refer to Clause  b. For the purposes of evaluation of Financial Capacity. The Bidder shall attach copies of the balance sheets.  5.Request for Proposal Appendix I ANNEX­II Financial Capacity of the Bidder (Refer to Clause b of the RFP) [On the letter head of the Bidding Company] 1. including all notes to the financial statements. financial statements and Annual Reports for 3 (three) years preceding the Bid Due Date.

 Date: To­­ Dear Sir. the authorised signatory is vested with requisite powers to furnish such letter and authenticate the same. (insert individual’s name) will act as our representative of the Company and has been duly authorized to submit the RFP. Further. name and designation of the authorised signatory) .. Thanking you. We hereby confirm that we/our Company (constitution of which has been described in the Bid) satisfy the terms and conditions laid out in the RFP. Yours faithfully. We have agreed that …………………. (Signature.Request for Proposal Appendix I ANNEX­III Statement of Legal Capacity (To be forwarded on the letterhead of the Bidder) Original or copy No: Ref.

39 .

  • If bidder is bidding first time for e obtaining Digital Signature Certificate etc.  • Tender   documents   can   be   downloaded   from   website Therefore.   it   may   be obtained   from   any   of   the   registering   authorities   or   certification   authorities   mentioned   on http://cca.html.  • Bidders are requested to visit our e­tendering website regularly for any clarifications and/or due date extension or corrigendum.mpeproc.   If   the   bidder   does   not   have   such   a   certificate.  Apart from uploading e­tender on website.   the   tender document   of   those   bidder   shall   be   acceptable   who   have   made   online   payment   for   the   tender documents fee of  Rs 5000/­ (Rs Five   Thousand only) plus service & gateway charges. This envelope should be properly super scribed that this envelope contains 2 envelops of EMD and Technical bid against respective tender with due date & time of tender opening as per Bid­Data Sheet/Key Dates.   Kindly   note   that   it   may   take   atleast   three­five   business days for the issue of a digital certificate. the third envelope refers to financial proposal which has to be submitted online only). Ministry of Communication and Information bidder has to submit separate envelopes of 1. For further query please contact help desk. 18002748484 and 18002745454.  3. Shivpuri Municipal Council. Bidders are advised to plan their time accordingly. Registration Process  • For participation in e­tendering module of Shivpuri Municipal Council.  • For   any   type   of   clarifications   bidders/contractors   can   visit   www. EMD (online) of Rs 125.  • Bidder must positively complete online e­tendering procedure at   and   held   desk contract No.  • Interested bidders may attend the training programme in Bhopal at their own cost.mpeproc. a Class III Digital Certificate shall be required to bid for   all   tenders   solicited   electronically.  • As per the directions of the Controller of Certifying Authorities. Shivpuri.  4. it is advised to all prospective bidders to get registration by making on line registration fees payment at the earliest. shall bear no responsibility for accepting bids which are delayed due to non­issuance or delay in issuance of such digital certificate.mpeproc.  • Service and gateway charges shall be borne by the bidders. Shivpuri. Authority Letter to Sign on behalf of Consultant in Envelop­ This envelope should be submitted physically till date of submission and .gov. it is mandatory for prospective bidders to get registration on website www.000/­(Rupees one lacks Twenty Five Thousand Only) in Envelop­ A  2.Request for Proposal Procedure of registration & submission of bid through E­Tendering system A.mpeproc. Affidavit in Envelop­  • Shivpuri Municipal Council. Government of India. shall not be responsible in any way for delay / difficulties / inaccessibility of the downloading facility from the website for any reason whatsoever. Technical Bid in Envelop­B with all relevant enclosures  Envelop­A & Envelop­B are to be kept in one sealed envelope in physical form (as well as all the 3 Envelops must be submitted Online. without which bids will not be accepted. then it is obligatory on the part of bidder to fulfill all formalities such as registration.   However. well in advance.

opening against each tender (as per Key Schedule). Tenders received within specified time (e­tender as 40 .

Those physically submitted documents will be acceptable and considered. The same may be dropped in  the office of the undersigned.  • Any mismatch.Request for Proposal well as physical submission) shall only be opened on the date/time specified in presence of the bidders  or their authorized representatives.  Earnest Money Deposit and the tender fee:­ • The Tender fee of Rs 5. • On the due date of e­tender opening. The bidder can view the price bid opening date by logging into web­  Price Bid: Bidder must submit the Price bid document as per the format given in RFP/available Online and uploaded as per instructions therein. The EMD shall be paid online only against NIT No: ______. The EMD receipt copy shall be submitted in Envelop­A.000/­ (Rs. The price of technically qualified bidder shall be opened online at the notified date. submitting EMD envelope in physical form as detailed above for respective tender.  • The prospective bidders / contractors.  2. Shivpuri Municipal Council. • Hard copies of above technical offer. if.000/ (Rs.  • No Proposal will be accepted without valid earnest money deposit and Tender Document fee paid Online. The prospective bidders will upload scanned self­certified copies of requisite documents as required in e­ tendering process. the documents submitted ONLINE shall be considered final and no justification regarding this shall be entertained by Shivpuri Municipal Council. reserves the right for extension of due date of opening of technical bid. if. 1. if same are uploaded in the website along­with tender offer.  Technical   Bid:   ­  Bidders   must   positively   complete   online   e­tendering   procedure   at www. same are uploaded in the website along with the Financial bid to be submitted only online. will be opened Only   those   physically   submitted   documents   regarding   technical   bids   shall   be   acceptable   and considered. the technical bid of bidders and EMD and tender fee. One Lacks Twenty Five  Thousand Only) is to be submitted by bidder online through E­tendering system only.  • The EMD of Rs 125. Shivpuri. The  physically  submitted  envelope   of   documents   will   be   opened  first.mpeproc. Five Thousand Only) is to be submitted by bidder by making Online Payment only against NIT No: ______.   The   tenders   received without pre­requisite EMD and tender cost shall be returned unopened to the respective bidder. The tender documents fees will not be refunded. Shivpuri. will upload scanned self­certified copies of requisite EMD and Tender fee documents   on   the   website   along   with   tender   offer. whosoever may be present. Physical submission of price bid will not be considered. (uploaded in the website) must be submitted in a separate sealed envelope supers scribing “Envelop­B technical bid for NIT No:________” as prescribed in the RFP.  . The Bid in physical form shall be accepted upto ___ Dec  2016 17:30 hrs. Commissioner. Cognizance of other physically submitted documents (if any) shall not be taken. They shall have to submit the documents as prescribed in the RFP online in the website. if found in the documents submitted in physical form and that uploaded online. same are uploaded on the website along with tender offer.   Only   those   physically   submitted   document regarding EMD shall be acceptable and considered.

41 .

 due date for online submission & opening of tender happens to be a holiday. the due date shall be shifted to the next working day for which no prior intimation will be given.   Shivpuri   Municipal   Council.   Shivpuri. the responsibility lies with the bidders to note the same from web site of Shivpuri   Municipal   Council.   if   any.Request for Proposal • Commissioner.   please   visit  www.   In   case   of   any   bid amendment and clarification. .  • In   regularly.   Shivpuri.   shall   have   no responsibility for any delay/omission on part of the bidder. Shivpuri Municipal Council. Shivpuri. reserves the right to accept or reject any or all tenders without assigning any reason what so ever.  • Any change/modifications/alteration in the RFP by the Bidder shall not be allowed and such tender shall be liable for rejection.mpeproc.  For   amendment.

42 .

For …………………………. and generally dealing with SMC in all matters in connection with or relating to or arising out of our Bid for the said Project and/or upon award thereof to us and/or till the entering into of the Agreement with the Shivpuri Municipal Council. participate in pre­bid conferences and other conferences and providing information/responses to SMC. Title and Address) Witnesses: (Notarised) Accepted .. (Signature) (Name. deed.. signing and execution of all contracts including the Agreement and undertakings consequent to acceptance of our Bid. deeds. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission”pursuant to the RFP dated [_______]  (“RFP”) issued by the Shivpuri Municipal Council (the “SMC”) and for our selection as Successful Bidder including but not limited to signing and submission of all Bids and other documents and writings. Capitalised terms not defined herein shall have the meaning assigned to them under the RFP. IN   WITNESS   WHEREOF..Request for Proposal APPENDIX – III: Power of Attorney for signing of Bid (Refer Clause 2. all such acts.. appoint and authorize Mr/Ms (name). as   our true  and  lawful  attorney   (hereinafter   referred  to  as  the “Attorney”) to do in our name and on our behalf.  . ……………………  son/daughter/wife of ……………………………… and presently residing at …………………. matters and things lawfully done or caused to be done by our said Attorney pursuant to and in exercise of the powers conferred by this Power of Attorney and that all acts.   THE   ABOVE   NAMED   PRINCIPAL HAVE EXECUTED THIS POWER OF ATTORNEY ON THIS ……… DAY OF …………. AND we hereby agree to ratify and confirm and do hereby ratify and confirm all acts. deeds and things done by our said Attorney in exercise of the powers hereby conferred shall and shall always be deemed to have been done by us. representing us in all matters before SMC.. who is presently employed with us and holding the position of ……………………………. 2…. [I …………………………………………….   …………………………. (name of the company)   incorporated   under   the   laws   of   India   and   having   its   registered   office   at   [__] “Company”] do hereby irrevocably constitute. nominate. matters and things as are necessary or required in connection with or incidental to submission of our Bid for “Selection of Agency for conducting IEC (Information.6 of the RFP) (To be executed on stamp paper of appropriate value) Know all persons by these presents.1..

…………………………… (Signature) 43 .

 laid down by the applicable law and the charter documents of the executant(s) and when it is so required. the Power of Attorney provided by Bidders from countries that have signed the Hague Convention 1961 are not required to be legalized by the Indian Embassy if it carries a conforming Apostille certificate.   the   Bidder   should   submit   for   verification   the   extract   of   the   charter documents   and documents   such  as   a resolution/  power of  attorney   in favour  of  the  person executing this Power of Attorney for the delegation of power hereunder on behalf of the Bidder. For a Power of Attorney executed  and issued overseas. However. the document will  also have to be legalized by the Indian Embassy and notarized in the jurisdiction where the Power of Attorney is being issued. Title and Address of the Attorney) Notes: The mode of execution of the Power of Attorney should be in accordance with the procedure. the same should be under common seal affixed in accordance with the required procedure. Wherever   required. if any.Request for Proposal (Name. .

44 .

.. deed or thing which is or could be regarded as anti­competitive... 1988” and its subsequent amendments thereof......... if the award is made to us................................................. (Name of the Bidder) .......... We further confirm that we have not offered nor will offer any illegal gratification in cash or kind to any person or agency in connection with the instant Proposal.... We hereby certify and confirm that in the preparation and submission of our Proposal....................................Request for Proposal APPENDIX IV Anti­Collusion Certificate (Refer Clause 2.... in executing) the above contract.....Day of ....... we will strictly observe the laws against fraud and corruption in force in India namely “Prevention of Corruption Act............2016 ............3 (a) of the RFP) (To be executed on stamp paper of appropriate value) We undertake that....................9............ Dated this ...... (Name of the Authorised Person) ..... (Signature of the Bidder / Authorised Person) ...... we have not acted in concert or in collusion with any other Bidder or other person(s) and also not done any act.......... in competing for (and......

45 .

Request for Proposal Appendix V Annex­I Technical Capacity Experience of the Bidder @ (Refer to Clause iiiof the RFP) [On the letter head of the Bidding Company] Original or copy No: Date: Bidder type Name of the Eligible Project (1) (2) Company Appendix V Annex­I @ Provide details of only those projects that have been undertaken by the Bidder under its own name specified in Clause 2 and / or by a project company eligible under Clause 2. In case the Bid Due Date falls within 3 (three) months of the close of the latest Financial Year. . refer to Clause b.

46 .

The equity shareholding of the Bidder. Certificate from the client or the Bidder’s statutory auditor $  must be furnished as per format below for each Eligible Project in addition to the certificate from the client. A separate sheet should be filled for each Eligible Project.  6.  $  In case duly certified annual financial statements containing the requisite details are provided. held continuously during the period for which eligible experience is claimed.  2.5 of the RFP. The date of commissioning of the project should be indicated. .  7. address and contact details of owner/authority/agency (i. The date of completion of the project should be indicated.e. etc.  5.  3. Agency. Bidders should also refer to the instructions below.  4. The projects cited must comply with the eligibility criteria specified in Clause iiia. a separate certification by statutory auditors would not be necessary. in the company owning the Eligible Project.Request for Proposal APPENDIX V Annex II Technical Capacity Details of Eligible Projects (Refer to Clause a. Information provided in this section is intended to serve as a back­up for information provided in the Bid. In jurisdictions   that   do   not   have   statutory   auditors. Particulars such as name.) should be provided.   the   auditors   who   audit   the   annual accounts of the Bidder may provide the requisite certification. needs to be given. as the case may be.5 of the RFP) [On the letter head of the Bidding Company] Original or copy No: Date: Item (1) Particulars of the Project (2) Title & nature of the project Entity for which the project was developed (Client Name) Location Manpower deployed in the Project Date of commencement of project Date of completion Instructions: 1. Bidders   are   expected   to   provide   information   in   respect   of   Eligible   Projects   in   this Annex.

47 .

. (Name of the project) of ……………… (Client Name) from ………. We further certify that the total manpower deployed in the Project is _______. Certificate   from   the   statutory   auditor   regarding   Eligible   Projects   shall   be   in   the following format.  (date  of  commissioning  of  the  project)  and completed on …………. Name of the audit firm/CA: Seal of the audit firm/CA: (Signature.  Certificate from the statutory auditor/CA regarding Eligible Projects $ Based  on  its   books   of   accounts   and  other   published  information  authenticated  by  it. name and designation of the Authorised Signatory) Date: 9. The project  was  commissioned on ……………. It may be noted that in the absence of any detail in the above certificate.. (Date) to ………….Request for Proposal 8.  48 . the information would be considered inadequate and could lead to exclusion of the relevant project in computation of Experience. (date of completion of the project).   this   is tocertified that ………… (Name of the Bidder) developed and/ or owned the …………. (Date).

Cheif Municipal Officer Shivpuri Municipal Council.Request for Proposal APPENDIX VI Format of Financial Proposal (Refer to Clause b. Yours sincerely.No Particulars Total Lumpsum(Figures in Rs. Thanking you.) 1. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission” in response to the Request for Proposal (“RFP”) Document issued by the Municipal Council dated ___ 2016. Shivpuri – Madhya Pradesh Dear Sir. For and on behalf of Signature Name of the Person Designation : : : : (here enter the name of the Bidder and the Company Seal) (Authorised Representative and Signatory) Note: In case of a discrepancy between the quote expressed in figures vis­à­vis the quote expressed  in words.ii of the RFP) (shall be accepted only through the online e­tendering system of SMC) Date: Place: To. the latter shall govern. Sr. Selection of Agency for conducting IEC (Information. 49 . Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission” Please find enclosed the Financial Proposal in respect of the project “Selection of Agency for conducting IEC (Information. Education and Communication) activities for Shivpuri Municipal Council under Swachh Bharat Mission *The abovequote shall be inclusiveofalltaxes andcharges and unconditional. Sub: “Proposal for Selection of Agency for conducting IEC (Information.

 offices IEC workshop 500 paintings Minimum50 participant Total Advocacy by political/ religious/community leaders.Request for Proposal APPENDIX VII S. Activities Minimum Time (10 Tentative No. of Rates per Minutes Per Activity) Units of Unit of Activities Activity Nukkadnatak 150 nukkadnataks  (6 months) 1 Mid­Media activities Audio  visual  show  (2  Commercial 100 shows Vehicles) Puppet Show 50 shows Social visits Rally Door to door campaign Interpersonal communication Involvement of local leaders. SwachhataDoot and community health workers 150 visits 50 rallies 5 zones Total 2 Social Mobilization 5 zones 20 programs 100 volunteers involvement Total Spot painting competition Essay writing 3 IEC in Schools 6 Other Media Cleanliness Drives(once) Total Wall paintings Total 7 8 Training & workshop on IEC Workshop/ Advocacy workshop 100 competitions 100 competitions All schools/ Hospitals/ Colleges/ Banks/ Bus terminals/ Railways/ Temples/  Ghats/ local celebs & other department 20 workshops 6 workshop .

(All the Venue Bookings.heads. Refreshments and other expenses will be borne by Bidder) Minimum 30 50 .

 Capacity building etc. Sanitation.Request for Proposal 10 participant Solid & Wet waste management. (Venue by SMC) Community triggering Community awareness for ODF 11 Thematic drives 9 Training/workshops As per the guidelines of SBM – SwachhSurvekshan 6 workshops Cover all 54 Wards As required 51 .