MANUAL EXCEL 2010 BSICO

1. INTRODUCCIN
1. Qu es excel y para Qu sirve?
Microsoft Excel es un software, de hoja de clculo que forma parte del paquete Microsoft
Office que combina varios tipos de programas, cada uno para una utilidad especifica pero
interrelacionados entre ellos (documentos con Word, bases de datos con Access, etc).
Una hoja de clculo es una aplicacin que es capaz de trabajar con nmeros de forma
sencilla e intuitiva. Permite trabajar con diferentes tipos de datos, realizar clculos desde
operaciones sencillas hasta funciones complejas, hacer grficos, estadsticas, tablas y muchas
otras aplicaciones. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se
pueden introducir nmeros, letras y grficos.
Excel se puede utilizar para multitud de cosas, tanto en el aspecto personal como en el
profesional. Desde llevar las cuentas familiares hasta los ms complejos clculos financieros.
2. Entrar En Excel
Tenemos varias formas de entrar en Microsoft Excel.
Icono de acceso directo al programa, situado en el escritorio
Men Inicio: Programas (o Todos los programas):
Men Inicio: Ejecutar: Excel
Nota: Cuando entramos en Excel, por defecto siempre nos abre un libro nuevo.
3. elementos de una hoja de clculo
Los archivos de Excel, se denominan Libros.
Estos ficheros tendrn una extensin de archivo .xlsx (a diferencia de versiones anteriores
que no contienen la x final).

2. TRABAJANDO CON EXCEL

1. Gestionar libros
Cuando entramos en Excel, por defecto, ya aparece con un libro nuevo (en blanco).
Para poder crear un nuevo libro, tenemos varias opciones:
Hacer clic sobre la pestaa Archivo y elegir la opcin Nuevo. A continuacin se abrir una
nueva ventana (como la que se muestra a continuacin) donde tendrs que hacer clic sobre
el icono Libro en blanco.
Otra manera de crear un libro nuevo, sera si tenemos el icono Nuevo en la barra de
acceso rpido. Por defecto, no aparece en la barra, para hacer que salga, bastara con hacer
clic sobre la flecha que aparece a la derecha de la barra de acceso rpido para acceder a la lista
de Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y seleccionar la primera opcin que
aparece es la de Nuevo.
Una opcin ms rpida, sera pulsando las teclas Ctrl+N.
Y una ltima opcin, si tenemos la ventana de Excel abierta, pero sin ningn libro (veramos
el rea de trabajo en gris), podemos hacer un clic con el botn derecho del ratn sobre el rea
de trabajo, nos aparecer un men emergente y escogeramos la opcin Nuevo Aparece la
ventana para escoger Libro en Blanco.
Guardar un libro
La primera vez que guardamos un libro, nos pedir la ubicacin, el nombre y el tipo de
archivo. Pero una vez guardado y asignado un nombre y una ubicacin, cada vez que volvamos
a Guardar ya no preguntar ningn dato y directamente guardar el libro en el mismo archivo
y con las ltimas modificaciones realizadas, desde el ltimo guardado.
Tambin tenemos varias formas de guardar un libro:
Hacer clic sobre la pestaa Archivo y elegir la opcin Guardar.
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Pulsando sobre el icono del disquete, en la barra de inicio rpido

Una manera rpido de guardar un libro puede ser con la combinacin de teclas Ctrl+G
La primera vez que se guarda el libro, aparecer la siguiente ventana, donde tendremos que
indicarle el nombre y la ubicacin donde queremos guardar el archivo:
Guardar como
La Opcin Guardar como nos permite guardar un libro con otro nombre, en otra ubicacin
o con otro formato.
Tenemos dos maneras de ejecutar este comando:
A travs de la pestaa Archivo
Pulsando la tecla F12
Utilizando cualquiera de las dos maneras, o bien haciendo clic sobre el comando Guardar
como o bien pulsando la tecla F12, se nos abrir el mismo cuadro de dialogo que la primera
vez que guardamos el archivo, para poder hacer la modificacin deseada, ya sea guardarlo con
otro nombre o en otra ubicacin. Podemos elegir el tipo de formato que queremos utilizar al
guardar, desde el mismo cuadro
de dialogo Guardar como, desplegando la lista Guardar como tipo:
Si nos desplazamos por la lista, veremos los distintos formatos que podemos utilizar entre
ellos:
libro de Excel: guarda el libro en el formato predeterminado de archivo, que tiene
extensin .xlsx.
libro de Excel habilitado para macros: esta es la opcin que debemos elegir para guardar
los archivos que posean macros. Su extensin ser .xlsm.
libro binario de Excel: guarda los archivos en el formato binario de Microsoft Excel 2010
(BIFF12), cuya extensin es .xlsb.
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libro de Excel 97-2003: nos permite guardar un archivo creado con Excel 2010 para que
sea compatible con las versiones anteriores del programa. La extensin ser .xls.
PdF o xPs: Se genera un archivo en este formato, que garantiza que se conserve el
formato deseado y los datos no puedan ser modificados.
otros formatos: tambin podremos guardar nuestro libro como un archivo de texto, una
plantilla de Excel o una pgina web, por ejemplo.
abrir un libro existente
Para abrir un libro ya existente, tenemos varias opciones:
Hacer clic en la pestaa Archivo y seleccionar la opcin Abrir.Desde la barra de acceso
rpido, botn Abrir.
Con la combinacin de teclas Ctrl+A
Tambin, si tenemos Excel abierto, pero sin
ningn libro en el rea de trabajo (la zona aparecer en gris), podemos hacer clic con el
botn derecho del ratn y en un espacio vaco del rea de trabajo y seleccionar del men
contextual la opcin Abrir.
Aparecer una ventana como la siguiente donde tenemos que indicarle el archivo que
queremos abrir.Si el fichero que queremos abrir, es uno que hemos utilizado recientemente, al
desplegar el
botn de office, a la derecha aparece una lista con los ltimos libros de Excel utilizados.
Y otra opcin, para abrir un libro de Excel existente, sera desde un explorador de
Windows, accediendo a la carpeta donde est guardado y haciendo doble clic sobre el archivo.
Automticamente se nos abrira el programa con el archivo que hemos elegido.
Cerrar un libro
Para cerrar el libro actual, tenemos varias opciones:
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Hacer clic en la pestaa Archivo y seleccionar la opcin Cerrar.Hacer clic en el botn Cerrar
ventana, situado en la parte superior derecha de la ventana.
Si no se ha guardado el archivo previamente, nos aparecer un mensaje, preguntndonos
si queremos guardar los cambios.
Si pulsamos que S, se nos abrir la el cuadro de dialogo Guardar como.
2. introduccin y edicin de datos
Para empezar a introducir datos en Excel, bastar con situarse en la celda deseada y
empezar a escribir.
Al hacer esto, el contenido de la celda podemos visualizarlo en dos sitios:
En la celda activa y en la barra de frmulas:
Cancelar: Deja la celda como estaba antes de escribir (o tecla Esc) en blanco o con el
valor que contena.
Aceptar: Deja en la celda lo que se ha escrito (tecla Enter)
Para introducir el valor en la celda tenemos tres opciones:
Tecla INTRO: Valida el valor introducido en la celda y se desplaza una celda haca abajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Pulsando cualquier cursor, valida el valor introducido en la
celda y se desplaza segn en la direccin segn la flecha pulsada (arriba, abajo, izquierda
o derecha.
BOTN ACEPTAR (de la barra de frmulas): Al hacer clic sobre l se valida el valor
introducido y realiza ningn desplazamiento, se queda en la misma celda.
Si antes de validar los datos introducidos en una celda, quieres cancelar la accin y restaurar
el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer
clic

sobre el botn Cancelar de la barra de frmulas.Podemos distinguir varios tipos y formatos de

datos.
Tipos de datos:
valores constantes, son los datos que se introducen directamente en una celda. Puede
ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
referencia a celdas, la referencia a una celda, es la unin de la fila y la columna que
componen, por ejemplo A1.
Formatos de datos:
Texto:
Para introducir texto, selecciona una celda y escribe el texto.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales.
Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda, por defecto, si las celdas adyacentes de su derecha estn en
blanco, visualmente las ocupar de manera que veamos toda la frase, pero realmente los
datos estn almacenados nicamente en la primera celda
Truco: Introduciendo en la celda el smbolo precedido del dato, automticamente lo
introduce como formato de texto. Por ejemplo, si queremos crear una cadena de cdigos
en una columna, y escribimos en una celda 001, al pulsar el Intro, Excel lo interpreta como
nmero y le aplica el formato de Nmero quitndole los ceros de la izquierda. Para evitar
esto, escribiremos
001 y pulsamos Intro, entender que es texto y permitir los ceros a la izquierda, aplicndole
el formato de Texto.
Nmero (alineado a la derecha)
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Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,9 y los signos
especiales + - ( ) / % .
Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.Un signo + delante de un
nmero se ignoran y un signo - delante de un nmero lo convierte
en un nmero negativo. Tambin si escribimos un nmero entre parntesis, Excel lo
interpreta como un nmero negativo (tpico en contabilidad).
Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes,
aunque es ms aconsejable y rpido, hacerlo mediante el formato de nmero.
Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asignar automticamente el formato
Moneda (dicho smbolo no se ver en la barra de frmulas ya que se convertir en un
formato y no en un carcter dentro de la celda).
Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de
porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no
se confundan con nmeros de fecha. Por ejemplo, escribimos un 0, dejamos un espacio y
escribimos el 1, la barra / y el 4.
El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Si un nmero no cabe en su celda
como primera medida se pasa automticamente a anotacin cientfica. Por ejemplo, 3E5
equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5) o 5,61451313213541E+25.
Fecha y hora
Para introducir una fecha u hora, podemos escribir en la celda, el da, mes y ao tanto con
barra / como con guin - al pulsar el Intro, por defecto se quedar separada con barras /. Y
las horas, minutos y segundos las separaremos con dos puntos: e incluso podramos indicar
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PM o AM.
Las fechas y las horas tambin aparecen alineadas a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario
introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn
comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao
completo.Ejemplos:
Si escribimos 5-10-98 se convertir en 05/10/1998
Si escribimos 2:30 PM podremos comprobar en la barra de frmulas que el contenido real
de la celda es 14:30:00
Nota: El contenido de la celda no es siempre el que vemos, ya que puede estar camuflado
con el formato. El contenido real de una celda, lo podremos ver en la barra de frmulas.
correccin y borrado de datos
Se puede modificar el contenido de una celda, siempre que el cursor est parpadeando,
dentro de esta (en modo edicin).
Barra de frmulas, haciendo un clic, dentro de la barra de frmulas. De esta manera
podemos situar el cursor en la parte del contenido que queramos.
Teclado: pulsando la tecla F2. De esta manera, el cursor aparece al final del contenido
de la celda, a la derecha del todo.
Ratn: doble clic en la celda, situando el cursor en la parte del contenido que queramos
modificar.
Para realizar las modificaciones podemos utilizar:
La tecla Retroceso para borrar el carcter situado a la izquierda y haciendo retroceder el
cursor una posicin.
La tecla Supr para borrar el carcter situado a la derecha,
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No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de

datos.
Despus de realizar el cambio o la edicin, pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el
botn Aceptar, para validar la modificacin.
Mientras realizamos esta operacin la Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda
y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta (sin necesidad de entrar dentro de la
celda).
Para borrar datos:
Teclado: pulsando la tecla Supr
Ratn: clic con el botn derecho sobre la celda y en el men emergente seleccionar
Borrar contenido.Banda de opciones Inicio: botn Borrar. Desplegamos la lista y
seleccionamos borrar
contenido.
En este botn tambin nos encontraremos con ms opciones:
Borrar todo: Elimina el contenido de la celda, los comentarios ligados a esas celdas y
cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12,05 , borramos la celda
con la opcin Todo.
Si ahora introducimos el valor 5000 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato.
Borrar formatos: Borra el formato de la celda, sin borrar el contenido o el comentario
insertado.Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 5.000 , borramos la
celda
con la opcin Formato. Ahora en la celda aparecer 5000 ya que nicamente hemos
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borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido.

Borrar contenido: Elimina solo el contenido de la celda, mantiene sus comentarios y su
formato. Sera lo mismo que pulsar la tecla Supr.
Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 5.000 , borramos la celda
con la opcin Contenido. Si ahora introducimos el valor 12000 aparecer con el formato
anterior, es decir 12.000 .
Borrar comentarios: borra los comentarios que contenga la celda, pero conserva sus
contenidos y formatos
Substitucin de contenido
Si lo que queremos es reemplazar el contenido de la celda por un dato nuevo, no har falta
borrarlo, bastar con situarse sobre la celda y escribir directamente el nuevo contenido.
3. operaciones con celdas y rangos
seleccionar celdas y rangos
Ratn:
-- Para seleccionar una celda, situar el ratn sobre ella y con el puntero en forma de cruz
blanca, hacer clic con el botn izquierdo sobre ella.
-- Para seleccionar toda una columna o una fila, siturar el ratn sobre el encabezado y
cuando el puntero se convierta en una flecha negra hacia abajo o hacia la derecha, hacer
clic con el botn izquierdo del ratn.
-- Para seleccionar un conjunto de celdas, hay que hacer clic con el botn izquierdo del
ratn sobre la primera celda que forma el conjunto y arrastrar sin soltar el botn del ratn,
hasta llegar a la ltima celda que forma el conjunto.
-- Para seleccionar toda la hoja, hacemos un clic en el punto de unin de las filas y las
columnas, de la hoja.
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-- Para selecciones mltiples (celdas no contiguas) habr que utilizar el ratn y el teclado
a la vez: manteniendo pulsada la tecla Ctrl, haremos clic en los elementos que queramos
seleccionar (ya sea columna, fila o celda).
Teclado:
o- Para seleccionar una celda, basta con estar situado en ella.
o- Para seleccionar un conjunto de celdas: situados en la primera celda, pulsamos la tecla
Masyuc (o Shift) y movemos los cursores hasta tener seleccionadas las celdas deseadas.
Tambin podemos utilizar la tecla de funcin F8. Al pulsarla, observamos en la barra de
estado, como aparece ampliar seleccin, que nos indica que estamos en modo extensin
para seleccionar. Luego nos vamos desplazando con las flechas (o cursores) hasta ampliar la
seleccin deseada. Al terminar, volvemos a pulsar F8 para salir de modo de seleccin.
Para selecciones mltiples (celdas no contiguas), seleccionamos el primer rango como
acabamos de explicar, pulsamos las teclas MayUs + F8 y observamos como en la barra de
estado como aparece agregar a la seleccin que nos indica que vamos a aadir ms celdas a
la seleccin.
Ahora hacemos clic, sobre las celdas o rangos que queramos aadir y pulsar las teclas
Mayus+F8 para desactivar el modo Agregar.
Para seleccionar toda una columna: CTRL + Barra espaciadora
Para seleccionar toda una fila: MAYUS + Barra espaciadora
Para seleccionar toda la hoja Ctrl +E o CTRL + MAYUS + Barra espaciadora
seleccionar hojas
Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas simultneamente.
Si estn contiguas: Podemos hacer clic en la etiqueta de la primera hoja del grupo que

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vamos a seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Mayus (o Shift) hacemos clic en la

ltima hoja o etiqueta que formen la seleccin.
Si no estn contiguas (discontinuas): Iremos haciendo clic sobre cada una de las etiquetas
que formen el grupo que vamos a seleccionar mientras mantenemos pulsada la tecla ctrl.
Para seleccionar todas las hojas del libro, hacer clic con el botn derecho sobre cualquier
etiqueta de hojas, para que aparezca el men contextual y seleccionar la opcin seleccionar
todas las hojas.
Para deseleccionar una hoja: mantenemos pulsada la tecla Ctrl y hacemos clic sobre
la etiqueta de la hoja que queramos quitar de la seleccin (la hoja activa no se puede
deseleccionar).seleccionar otros elementos
Desde la banda de opciones Inicio, botn Buscar y reemplazar, tambin podemos hacer
bsqueda y seleccin de otros elementos. Y seleccionara todas las celdas que contengan el
elemento escogido.
Frmulas
Comentarios
Formato condicional
Constantes
Validacin de datos
En el mismo botn, tenemos la opcin de Seleccionar objetos, que activara el puntero del
ratn en modo de seleccin, para poder seleccionar manualmente los objetos.
Y otra herramienta que nos ofrece este botn, es el Panel de seleccin Al activarlo,
aparece el panel a la derecha, con la lista de los objetos que contiene la hoja y al hacer clic
sobre un elemento de la lista, automticamente se selecciona. Tambin podemos aplicar la

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seleccin mltiple. Podemos utilizar los botones del panel para organizar los objetos.
Para cerrar el panel, podemos utilizar el botn cerrar.
deshacer/rehacer una accin
Esta accin nos permite deshacer o rehacer las ltimas acciones realizadas.
Para Deshacer podemos utilizar dos mtodos:
-- Podemos utilizar el botn de la barra de acceso de rpido
-- La combinacin de teclas Ctrl + Z
Para Rehacer podemos utilizar dos mtodos:
-- Podemos utilizar el botn de la barra de acceso de rpido
-- La combinacin de teclas Ctrl + Y
Si pulsamos una vez sobre la flecha, deshace o rehace la ltima accin
Si queremos deshacer o rehacer varias (ltimas acciones y siempre lo har por orden
inverso en que se han realizado, desde la ltima hacia atrs), desplegaremos la flecha que hay
a la derecha, en el mismo botn y seleccionaremos todas las acciones de golpe.
copiar, cortar y Pegar
La diferencia bsica entre Copiar y Cortar es que al copiar, se genera un duplicado del
elemento copiado, mientras que al cortar, se elimina el elemento de su lugar de origen para
llevarlo a una nueva ubicacin, lo que es sinnimo de mover.
En cualquiera de las dos operaciones hay que hacer los siguientes pasos:
Seleccionar lo que queremos copiar o cortar
Copiar o cortar (con cualquier de los mtodos que veremos a continuacin)
Situarse en la nueva ubicacin
Y pegar
Podemos acceder a las opciones de Copiar, Cortar y Pegar desde:
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La Banda de opciones, pestaa Inicio

Tambin tenemos las combinaciones de teclas:
Cortar: Ctrl + X
Copiar: Ctrl + C
Pegar: Ctrl + V
Pegado especial
En algn momento, nos puede interesar copiar una celda y pegar solo su valor en otra, sin
que se copie el formato o la frmula (si tiene), o a la inversa.Esto podemos hacerlo con la
herramienta Pegado especial:
Primero hay que seleccionar la celda o rango
Copiarlo (utilizando cualquier de los mtodos vistos anteriormente)
Nos situarnos en la nueva ubicacin
Y para el pegado especial tendremos tres opciones:
Banda de opciones, pestaa Inicio y desplegar el botn Pegar:
Botn derecho del ratn sobre la primera celda del rea de pegado, y en el men contextual,
seleccionar Pegado especial:
Combinacin de teclas Ctrl + Alt + V Con cualquiera de las opciones anteriores aparecer el
cuadro de dilogo Pegado especial donde tendremos que escoger el tipo de pegado que
queramos realizar:
El portapapeles
Cuando copiamos informacin, sta es almacenada en una zona de memoria, denominada
Portapapeles.
El portapapeles de office puede almacenar hasta 24 elementos.
Desde la banda de opciones Inicio, pulsamos la flecha inferir derecha, de la seccin

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Portapapeles. Al pulsarla, aparece un panel en la parte izquierda de la pantalla, con el

contenido actual
del portapapeles (lo ltimo que hayamos copiado).El contenido del portapapeles se va
llenando cada vez que copiamos informacin.
Cuando pegamos, por defecto, se pega la ltima informacin copiada, pero si en vez de
pegar, visualizamos el contenido del portapapeles, podemos elegir, de todo lo que hemos ido
copiando, que es lo que queremos pegar en ese momento.
Para ello, desplegaramos la flecha que aparece al lado del contenido que queremos pegar
y seleccionaramos Pegar.

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3. FORMATOS
1. Formato de FUente
En Excel podemos cambiar la apariencia de las hojas y su contenido, aplicando formatos.
Para aplicar formatos podremos utilizar tanto la banda de opciones como los cuadros de
dialogo, adems de la barra de herramientas flotante del rea de trabajo. En cualquier caso, el
primer paso, ser seleccionar el elemento o rea que queramos modificar.
En la mayora de los cuadros de dialogo tendremos una vista previa, para visualizar como
quedara el cambio que queremos realizar, antes de aceptar.
Cuadro de dialogo
Para aplicar formato de fuente a los datos, desde el cuadro de dialogo hay que ir a la banda
de opciones Inicio, pulsar la flecha de la parte inferior derecha de la seccin de Fuente y se
abrir el cuadro de dialogo Formato de celdas, en la pestaa Fuente.
Las modificaciones que podemos hacer desde este cuadro son:
Fuente: Podemos elegir de la lista un tipo de letra.
Estilo: Podemos elegir de la lista un estilo de texto que puede ser: Normal,
Cursiva, Negrita o Negrita Cursiva. Dependiendo del tipo de fuente que hayamos escogido.
Tamao: Podemos elegir el tamao de la fuente. Se puede desplegar la lista y seleccionar
un nmero o bien, hacer clic dentro del recuadro y teclearlo directamente.
Subrayado: SI queremos subrayar la fuente, podemos desplegar la lista y elegir el tipo
que queramos.
Color: Aqu podremos cambiar el color de la letra.
Efectos: Hay tres tipos de efectos distintos: Haremos clic sobre la casilla de verificacin
para activar o desactivar un efecto.

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- Tachado Ejemplo
- Superndice m3
- Subndice H2
O
Tambin podemos hacer que aparezca el cuadro de dialogo Formato de celdas Fuente,
pulsando la combinacin de teclas Ctrl + 1
Banda de opciones inicio
La seccin Fuente de la banda de opciones Inicio, nos ofrece los formatos ms habituales
del cuadro de Fuentes para poder aplicarlos de forma rpida.Microsoft Excel 2010
La seccin Fuente de la banda de opciones Inicio, nos ofrece los formatos ms habituales
del cuadro de Fuentes para poder aplicarlos de forma rpida.
men contextual
Si hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre la celda o rango que queremos
dar formato, aparecer una lista de opciones y sobre sta, una barra de herramientas ms
frecuentes.
Tambin podremos elegir la opcin Formato de celdas y nos abrir el cuadro de dialogo
Formato de celdas, y tendramos que seleccionar la pestaa Fuente. Microsoft Excel 2010
2. Formato de nmero
Podemos aplicar distintos formatos de nmero, dependiendo del tipo de dato que queramos
que se visualice en las celdas.
El tipo de dato escogido puede afectar a la forma de verse en la hoja pero no al contenido
de las celdas. De manera visual se agregarn smbolos (%, , $, etc) que indicarn el formato
del dato.

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Hay algunos formatos que los coge automticamente si nosotros escribimos el smbolo
en la celda, como % o . Sin embargo si queremos poner un punto de separador de miles, no
podemos escribir el punto en la celda porque Excel no lo interpretara como tal.Microsoft Excel
2010
Cuadro de dialogo
Para abrir el cuadro de dialogo de nmero, desde la seccin Nmero de la banda de
opciones Inicio, pulsamos la flecha de la parte inferior derecha y se abrir el cuadro de dialogo
Formato de celdas, en la pestaa Nmero
Se seleccionara una categora y dentro de esta, el tipo de formato que queremos aplicar.
Las categoras y formatos ms utilizados, que contiene este cuadro son:
General: Es el formato que Excel asigna por defecto a un dato, visualizando exactamente
el contenido de la celda. Ejemplo: 253402
nmero: Podemos especificar el nmero de decimales, si queremos separador de miles
y diferenciar los nmeros negativos. Ejemplo: 253402,00 // 253.402,000 Microsoft Excel 2010
moneda: Podemos especificar el nmero de decimales, el smbolo de la moneda y
diferenciar los nmeros negativos. Ejemplo: 0,00 // 253.402,00 // 253.402
Contabilidad: Podemos especificar el
nmero de decimales y el smbolo de la
moneda. Ejemplo: 253.402,00 // 253.402
// -
Fecha: Podemos escoger de la lista el formato de fecha que queramos utilizar. Ejemplo:
14/10/1990
Hora: Podemos escoger de la lista el formato de hora que queramos utilizar.
Porcentaje: Aade visualmente el smbolo del porcentaje % y multiplica el valor de la
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celda por 100. Solo podemos especificar el nmero de decimales.

Fraccin: Podemos elegir de la lista, entre 9 formatos de fraccin.Microsoft Excel 2010
Cientfica: Visualiza el valor de la celda en formato de coma flotante. Solo podemos
elegir el nmero de decimales.
texto: No necesita ninguna especificacin.
especial: Contiene cuatro formatos especiales
Personalizada: Podramos utilizarla para crear nuevos formatos, escribiendo su cdigo.
Para crear un formato de nmero personalizado, primero tenemos que saber que, se
compone de 4 secciones separadas por ; (punto y coma):
--La primera seccin: define el formato que tendr el nmero en la celda si es positivo
--La segunda, si el nmero es negativo.
--La tercera, si el nmero vale cero
--La cuarta si la celda contiene texto.
Listado de parmetros que se pueden utilizar para crear el formato personalizado: Microsoft
Excel 2010
PARMETRO DESCRIPCIN
0 Reserva un dgito para un nmero, si no se completa el tamao definido
por el formato se completa con ceros.
# Reserva un dgito para un nmero, pero si no se completa el tamao
definido por el formato se deja en blanco.
? Reserva un dgito. Aade espacios en ceros insignificantes.
. Punto decimal.
% Smbolo porcentual.
, Separador de millares.
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E- E+ e- e+ Notacin cientfica.
$ - + / ( ) : Muestra estos caracteres. No necesitan comillas.
\ Muestra el siguiente carcter en el formato.
* Repite el caracter siguiente hasta completar el ancho de la celda.
_ Deja un espacio
texto Muestra el texto escrito entre la comillas dobles.
@ Espacio reservado para texto.
[color] Muestra el carcter en el color especificado. Puede ser Negro, Azul,
Cian, Verde, Magenta, Verde, Rojo y Amarillo.
[color n] Muestra el correspondiente color de la paleta de colores, n puede ser
un nmero entre 0 y 56.
[valor
condicion]
Permite escoger tu propio criterio para cada seccin de un formato
numrico.
m Muestra el mes como nmero sin ceros (1-12).
mm Muestra el mes como nmero con ceros (01-12).
mmm Muestra el nombre del mes como abreviacin (Ene, Feb).
mmmm Muestra el nombre del mes por completo (Enero, Febrero).
mmmmm Muestra la inicial del mes (E, F).
d Muestra el da como nmero sin ceros (1-31).
dd Muestra el da como nmero con ceros (01-31).
ddd Muestra el nombre del da como abreviacin (Lun, Mar).

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dddd Muestra el nombre del da por completo (Lunes, Martes).

yy o yyyy Muestra el ao en dos dgitos (00-99) o cuatro (1900-9999).
h o hh Muestra la hora como nmeros sin ceros (0-23) o como nmeros con
ceros (00-23).Microsoft Excel 2010
PARMETRO DESCRIPCIN
m o mm Muestra los minutos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros
con ceros (00-59).
s o ss Muestra los segundos como nmeros sin ceros (0-59) o como nmeros
con ceros (00-59).
AM/PM Muestra la hora en formato de 12 horas, si no se indica esta opcin se
muestra la hora en formato 24 horas.
Ejemplo: #.##0,00 ;*Rojo+-#.##0,00 u otro *Azul+00000-Activo;*Rojo+00000-Pasivo.
Banda de opciones Inicio: Desde la seccin Nmero de la banda de opciones Inicio
podremos aplicar los formatos de nmero ms habituales, de forma rpida.
-Men contextual: Si hacemos clic con el botn derecho del ratn sobre la celda o rango
que queremos dar formato, aparecer una lista de opciones y sobre sta, una barra de
herramientas ms frecuentes.
-Tambin podremos elegir la opcin Formato de celdas y nos abrir el cuadro de dialogo
Formato de celdas directamente en la pestaa Nmero. Microsoft Excel 2010
3. alineaCin de Contenido
Podemos aplicar formato para que el contenido de las celdas quede alineado de una
determinada manera.
Cuadro de dialogo

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Para acceder al cuadro de dialogo de Formato de celdas-Alineacin, hay que pulsar en la

flecha de la esquina inferior derecha, de la seccin Alineacin, de la banda de Inicio.Microsoft
Excel 2010
Las modificaciones que podemos hacer desde este cuadro son:
-Alineacin del texto:
- Horizontal: alinea el contenido de la celda de forma horizontal (a lo ancho de la celda).
Si desplegamos la lista, tenemos varias opciones:
*-General: Es la que Excel adopta por defecto. Situando el contenido en la celda segn
el tipo de dato.
*-Izquierda (Sangra): Alinea el contenido a la izquierda. Tiene la opcin de aplicar una
sangra para separar el contenido del borde izquierdo de la celda. Se puede establecer
con el recuadro sangra de la derecha. Cada punto de sangra equivale a un carcter.
*-Centrar: Alinea el contenido de las celdas en el centro.
*-Derecha (Sangra): Alinea el contenido de las celdas a la derecha. Tiene la opcin de
establecer sangra igual que la alineacin izquierda.
*-Llenar: Este formato, lo que haces es repetir el dato de la celda hasta rellenarla.
*-Justificar: Alinea el contenido de la celda tanto a la izquierda como a la derecha. De
manera visual, queda recto por ambos lados.
*-Centrar en la seleccin: Para aplicar este formato hay que tener seleccionada la celda
escrita y las contiguas en las que se desea centrar que estn en blanco. Visualmente
parecer una nica celda. Microsoft Excel 2010
*-Distribuido (sangra): Distribuye el contenido de la celda hasta rellenarla de izquierda
a derecha. Se puede aplicar sangra.
- Vertical: alinea el contenido de la celda de forma vertical (a lo alto de la celda). Pero
23

este formato solo se podra aplicar si el alto de la fila es lo suficientemente alto como para
que se aprecie. Si desplegamos la lista, tenemos varias opciones:
*-Superior: Alinea el contenido de las celdas en la parte superior.
*-Centrar: Alinea el contenido de las celdas en el centro.
*-Inferior: Alinea el contenido de las celdas en la parte inferior.
*-Justificar: Alinea el contenido de las celdas tanto por la parte superior como por la
inferior.
*-Distribuido (sangra): Distribuye el contenido de la celda hasta rellenarla de arriba a
abajo. Se puede aplicar sangra.
- Distribuido Justificado: Es una casilla de verificacin que se utiliza para aplicar formato
a una celda con varias lneas de texto, para que visualmente queden repartidas en la
celda y rectas por ambos lados.
*-Orientacin: Cambia la orientacin del contenido en las celdas. Podemos hacer clic
en los rombos o puntos para establecer la orientacin o directamente escribir el ngulo
en grados, que queremos aplicar. Excel adaptar automticamente la altura de la fila.
*-Control del texto
- Ajustar texto: Cuando escribimos texto en Excel, por defecto, si no cabe en la celda,
se desplaza hacia la derecha si las celdas contiguas estn vacas, si no estn vacas,
simplemente no se visualizar todo el contenido de la celda. Esta opcin, permite que se
pueda visualizar el contenido de la celda, en la propia celda si es necesario, ampliar el
alto de la fila para que se pueda ver todo su contenido.
- Reducir hasta ajustar: Esta opcin reduce el tamao de fuente de la celda hasta que
poder visualizar su contenido.

24

- Combinar celdas: Para poder utilizar esta opcin tenemos que seleccionar ms de una
celda contigua. Y activando esta casilla conseguiremos que estas celdas, formen una sola.
Ojo! Solo mantendr el contenido de la primera celda, as que es aconsejable hacerlo con
celdas que solo una tenga contenido y el resto estn en blanco.
- Direccin del texto: Esta opcin permite modificar el orden de lectura del contenido
de la celda.Microsoft Excel 2010
Banda de opciones inicio
En la Banda de opciones Inicio, en la seccin Alineacin, podemos aplicar algunas de las
opciones vistas anteriormente de forma ms rpida.
4. Bordes y relleno
Bordes
Cuando trabajamos con las hojas de Excel y su cuadricula, visualmente se dividen en unas
lneas grises, pero estas lneas no se imprimen (a no ser que se configure el diseo de
impresin
para ello), podemos hacer que se impriman aplicando formatos de bordes.
Podemos acceder al cuadro de dialogo de formato de celdas-Bordes, si desplegamos la
flecha del botn Bordes, situado en la seccin Fuente de la banda de opciones Inicio. AL final
del todo escogeremos la opcin Ms bordes
Tambin podemos acceder a este cuadro de dialogo, abriendo el de Formato de fuentes y
cambiando de pestaa a Bordes. Microsoft Excel 2010
En este cuadro de dialogo podremos hacer las siguientes modificaciones:
En la seccin lnea, podemos elegir el estilo y el color de la lnea.
En la seccin Preestablecidos podemos aplicar el estilo y color de lnea que hayamos
elegido pudiendo escoger entre:
25

- Ninguno: Esta opcin quita los bordes que tengan las celdas o rango seleccionado
- Contorno: Aplica la lnea a un borde exterior de la seleccin
- Interior: Aplica la lnea a los bordes interiores de la seleccin.
-En la seccin Borde: podemos elegir a que borde queremos aplicar la lnea. Si hacemos
un clic sobre un borde, se aplica, si volvemos a pulsar sobre un borde ya pulsado, se quita.
En la Banda de opciones de Inicio, en la seccin fuentes disponemos de un botn que nos
permite modificar los bordes de forma ms rpida:Microsoft Excel 2010

Si hacemos clic sobre el botn aplicar el formato de bordes ltimo que se haya utilizado,
que ser el que indique el icono.
Si queremos aplicar un borde especifico desplegaremos la flecha de la derecha del botn
y seleccionaremos de la lista.
relleno
Tambin podemos poner color de fondo a las celdas, a esto se le llama relleno.
Para acceder al cuadro de dialogo Formato de celdas-Relleno, tenemos que entrar primero
en el cuadro de dialogo de formato de Fuente, desde la banda de opciones inicio, flecha
inferior
derecha de la seccin Fuente. Microsoft Excel 2010
En este cuadro de dialogo podremos hacer las siguientes modificaciones:
-Color de fondo: podemos elegir el color de relleno que queremos para la celda. Si no
queremos ningn color, seleccionaramos Sin color.
---Mas colores: si no tenemos suficiente con los colores de la lista, aqu podremos elegir
uno de la paleta o personalizarlo.Microsoft Excel 2010
- Efectos de relleno: En este botn podremos aplicar un degradado, pudiendo elegir una
26

combinacin de 2 colores y diferentes estilos de sombreado. Microsoft Excel 2010

Color de trama: podemos elegir el color de trama que queremos desplegando la lista.
Esto ser til siempre que escojamos un estilo de trama tambin.
Estilo de trama: Podemos elegir de la lista, una de las diferentes versiones de entramado
que hay.
En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno
de forma ms rpida:Microsoft Excel 2010
Si se hace clic directamente sobre el botn, la celda se rellenara del color que indicara el
icono.
Si queremos otro color distinto al que se muestra, desplegamos la flecha de la derecha y
seleccionamos el color de relleno.
5. Copiar Formato
Excel tiene una herramienta muy til que nos permite copiar el formato de una celda que
ya lo tenga para pegrselo a otras celdas.
Esta herramienta la podemos encontrar en la banda de opciones Inicio, en la seccin
Portapapeles.
Como podemos utilizarla:
-Primero hay que seleccionar una celda que ya contiene el formato
-Despus hay que pulsar el icono Copiar formato . Observamos que en el puntero
del ratn ahora aparece una brocha.
-Por ltimo hacemos clic con el botn izquierdo del ratn sobre la celda a la que queramos
aplicarle el mismo formato.
-Si queremos aplicar el mismo formato a ms de una celda, podemos hacer doble clic

27

en el icono de Copiar formato y el ratn mantendr la brocha en el puntero hasta que lo

desactives, haciendo clic otra vez sobre el icono. Microsoft Excel 2010
Otra opcin para copiar el formato de una celda a otra es:
-Seleccionando la celda que tiene el formato.
-Pulsando el botn Copiar de la banda de opciones Inicio.
-Situarnos en la celda o seleccionar el rango al que queremos aplicar el formato copiado.
-Desde la banda de opciones Inicio, desplegar el botn Pegar y seleccionar Pegado
especial.
Y en el cuadro de dialogo que aparece, marcaremos la opcin Formatos. Y aceptar.

28

FRMULAS
1. Elementos de una frmula
Una frmula es una operacin matemtica donde pueden intervenir valores constantes,
referencias a celdas, nombres y operaciones. Una frmula siempre debe empezar con el signo
=.
Cmo crear una frmula sencilla
Para introducir una frmula en una celda, el primer tenemos que situarnos en la casilla
donde queremos que aparezca el resultado y siguiente paso para Excel entienda que es una
frmula y no un dato, es escribir el signo =.
A continuacin tendremos tres maneras de introducir los operandos de la frmula:

operando. Este mtodo es el ms utilizado.

Para finalizar una frmula, es importante que pulsemos la tecla Intro (Enter) o Tabulador,
porque si nos desplazamos con el cursor, Excel interpretar que forma parte de la frmula y lo
incluir con su referencia de celda.
En una celda que contenga una frmula, podremos ver su resultado, pero si nos situamos
sobre la celda y observamos la barra de frmulas, veremos su contenido real, que ser la
frmula.
2. Mover y copiar frmulas
Para mover una frmula:
Seleccionamos la celda que contiene la frmula que queremos mover.

29

 En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacemos clic en Cortar.

Para pegar la frmula:
Desde la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacemos clic en Pegar. Con esta opcin
tambin se pegar el formato que tuviera la celda original.
O desde la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacemos clic en la flecha del botn Pegar,
seleccionamos Pegado especial y luego marcamos la opcin Frmulas. De esta manera tan
solo se pegar la frmula y si la celda original de la frmula contena algn formato, no se
pegar.
Tambin podemos mover frmulas arrastrando la celda: haciendo clic en el borde de la
celda seleccionada y sin soltar, arrastramos hasta la nueva ubicacin.
Para copiar una frmula de una celda a otra:
Seleccionamos la celda que contiene la frmula que queremos copiar.
En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacemos clic en Copiar.
Para pegar la frmula:
Desde la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacemos clic en Pegar.
Con esta opcin tambin se pegar el formato que tuviera la celda original.
O desde la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, hacemos clic en la flecha del botn
Pegar, seleccionamos Pegado especial y luego marcamos la opcin Frmulas. De esta
manera tan solo se pegar la frmula y si la celda original de la frmula contena algn
formato, no se pegar.
En el Pegado especial, tambin podemos elegir pegar solamente los resultados de la
frmula. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar, en Pegado especial y
luego en Valores.

30

Si las celdas son adyacentes, podemos utilizar las herramientas de relleno

Nos situamos en la celda que contiene la frmula, hacemos clic con el puntero del ratn
sobre la esquina inferior derecha de la celda y arrastramos hacia abajo o hacia a la derecha
segn la direccin donde queramos copiar la frmula.
3. Referencias relativas y absolutas
Cuando movemos o copiamos una frmula hay que comprobar que resultado obtenido es
el correcto y que las referencias de celda de la frmula son las que corresponden.
Hay veces que al copiar las frmulas, el resultado obtenido no es el correcto y quizs
tengamos que aplicar referencias absolutas o relativas.
Para cambiar el tipo de referencia hay que:
Seleccionar la celda que contenga la frmula.
En la barra de frmulas (barra de frmulas: barra de la parte superior de la ventana de
Excel que se utiliza para escribir o editar valores o frmulas en celdas o grficos. Muestra la
frmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) , seleccionar
la referencia que queremos cambiar.
Pulsar la tecla F4 para alternar entres las posibles referencias y aplicar la correcta.
En la tabla siguiente se indica cmo se actualiza un tipo de referencia si la frmula que la
contiene se copia dos celdas hacia abajo y dos hacia la derecha.
Los tipos de referencias que tenemos son:
Referencia absoluta: Cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como $G$2).
Referencia relativa: Cuando van a cambiar columnas o filas (como E$2 o $E2)
La manera de representarlas es la siguiente:
$A$1 (columna absoluta y fila absoluta)

31

 A$1 (columna relativa y fila absoluta)

$A1 (columna absoluta y fila relativa)
A1 (columna relativa y fila relativa)
Cuando el smbolo del dlar est delante de una letra, fija la columna y cuando est delante
de un nmero, fija la fila.
4. Error en una frmula
Si al introducir una frmula, nos aparece en la celda varias
almoadillas seguidas es porque el nmero que contiene la celda
es demasiado grande. Normalmente se soluciona aumentando la
anchura de la columna.
Si introducimos mal una frmula, nos aparecer un mensaje de
error con una propuesta de correccin.
Podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.
Tambin podemos ver si hay un error porque en la esquina superior izquierda de la celda,
aparece un tringulo verde. Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un icono que nos
permitir saber ms sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre ese icono
parecer una lista con varias opciones.

32

4. FUNCIONES
1. Estructura de las funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel que opera con uno o ms valores
(argumentos) y devuelve un resultado. Hay casi 400 funciones en Excel pero en este curso
trabajaremos con las ms utilizadas. Todas las funciones tienen una sintaxis y si sta no se
respeta Excel nos mostrar un mensaje
de error.
La sintaxis de una funcin es:
=Nombre_de_la_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Hay que tener en cuenta los Argumentos:
Van separados por punto y coma (;)
Siempre van entre parntesis.
Para indicar un rango, se utilizan los dos puntos (:)
Pueden ser valores constantes, referencias a celdas o formulase incluso pueden incluir
funciones y entonces se dira que estamos trabajando con una funcin anidada.
Una funcin no se debe contener espacios en blanco (a no ser que queramos indicar como
parte de la frmula un espacio en blanco, que en tal caso se hara entre comillas ( ).
2. Tipos de funciones
Las funciones se agrupan en categoras:
Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
33

 Base de datos
Texto
Lgicas
Informacin
3. Insertar una funcin
El primer paso siempre ser situarnos en la celda donde queremos que aparezca el
resultado.
Tenemos varias formas de insertar una funcin en Excel.
Banda de opciones Frmulas, seccin Biblioteca de funciones, botn Insertar funcin.
O directamente desplegando las listas de categoras y seleccionando la funcin que
queremos utilizar.
Botn Insertar Funcin de la barra de frmulas:
Tendremos dos maneras de buscar la funcin que queremos utilizar:
Si no sabemos cmo se llama exactamente la funcin, en el recuadro Buscar una funcin
escribiremos una palabra clave que indique o resuma, la operacin que queremos realizar
y a continuacin pulsaremos el botn Ir.
Si sabemos ms o menos el nombre de la funcin o al menos la categora a la que
pertenece, podemos desplegar la lista Seleccionar una categora y escoger la categora a la
que pertenecera la operacin que queremos realizar.
En cualquiera de los dos casos, nos aparecer en el recuadro de Seleccionar una funcin la
lista de funciones o bien que haya encontrado si hemos realizado una bsqueda por palabra
clave o bien la lista de funciones que pertenecen a la categora seleccionada.
Si hacemos clic sobre cualquier funcin de la lista, podemos observar, debajo del recuadro,

34

que aparece la sintaxis de la funcin seleccionada y una breve explicacin de la operacin que
realiza.
Y si no sabemos muy bien cmo aplicarla, podemos pulsar el enlace de texto que hay abajo
a la izquierda del cuadro de dialogo Ayuda sobre esta funcin y se abrir una ventana con la
ayuda de Excel y ampliando la informacin sobre dicha funcin.
Una vez seleccionada la funcin, pulsaremos Aceptar. Y nos aparecer el cuadro de dialogo
correspondiente a la funcin escogida.
ste puede variar segn la funcin, pero todos tienen una estructura bsica.

35

5. OBJETOS
1. Imgenes
Las imgenes las podremos insertar, de las que ya lleva Office incorporadas que son
Imgenes prediseadas o desde archivo si son imgenes que tenemos nosotros en un fichero.
Para insertar una imagen prediseada. Desde la banda de opciones Insertar, seccin
Ilustraciones, botn Imgenes prediseadas:
A la derecha de la pantalla, aparece el panel de Imgenes prediseadas.
En el cuadro de texto Buscar, escribimos la palabra clave de la imagen que estemos
buscando.
En Los resultados deben ser, indicamos el tipo de archivo que estamos buscando, que puede
ser: Imgenes, fotografas, pelculas y/o sonidos.
Una vez establecidos los criterios de bsqueda, pulsamos el botn Buscar.
Y aparecern todos los resultados que haya encontrado.
Si queremos insertar alguna de las imgenes encontradas, bastar con hacer clic sobre ella.
Y automticamente aparecer en la hoja de clculo.
Otra manera de insertar la imagen, puede ser, desplegando el botn de flecha que aparece
al situar el ratn sobre la imagen, y seleccionando la opcin Insertar. Para cerrar el panel,
podemos hacerlo pulsando sobre la x que aparece arriba a la derecha.
Para insertar una imagen desde archivo. Desde la banda de opciones Insertar, seccin
Ilustraciones, botn Imagen:
Al pulsar el botn, nos aparece un cuadro de dialogo, para que indiquemos la ruta donde
est el archivo de imagen que queremos insertar.
Una vez seleccionado el archivo, pulsamos el botn Insertar. Y la imagen aparecer en la
hoja de clculo.
36

Banda de opciones Formato. Al pulsar sobre la imagen, aparece una nueva pestaa en la
banda de opciones, que corresponde al Formato de imagen.
2. Dibujo y auto formas
Con la opcin de insertar Formas, dispondremos de diversas formas ya creadas, listas
para insertar y con las que podremos crear dibujos, diagramas de flujo, esquemas y otros.
Para insertar una forma (autoforma o dibujo). Desde la banda de opciones Insertar, seccin
Ilustraciones, botn Formas.
Al desplegar el botn, aparece la siguiente lista desplegable con todas las formas disponibles.
Al hacer clic sobre una de las formas, el puntero del ratn se convierte en una cruz, hacemos
clic sobra la hoja de clculo en el punto inicial donde queremos empezar a dibujar la forma, sin
soltar el botn del ratn, lo arrastramos hasta que la forma tenga el tamao deseado.
Si queremos dibujar una figura y que mantenga la proporcin, podremos hacerlo si al
dibujarla con el ratn, mantenemos pulsada la tecla MAYUSCULAS.
Algunos grficos, tienen un rombo amarillo que sirve dirigir, distorsionar o cambiar la
forma. Haciendo clic sobre el rombo y arrastrando el ratn.
Se puede agregar texto al interior de una forma:
Desde la banda de opciones Formato, botn Cuadro de texto.
Si hacemos clic con el botn derecho sobre la forma y seleccionamos la opcin Modificar
texto, del men contextual.
Cuadros de texto. Otra de las formas que podemos utilizar, son los cuadres de texto. Que no
deja de ser una cuadrado o rectngulo con texto en su interior, pero tenemos la herramienta
que nos permite dibujar la forma y al hacerlo, directamente aparece el cursor en su interior
para empezar a escribir.

37

Podemos insertar un cuadro de texto:

O bien desde el botn de Formas, seleccionando la forma del cuadro de texto.
O desde la banda de opciones Insertar, seccin Texto, botn Cuadro de texto.
Se puede tratar como cualquier otra forma y aplicar formatos.
Banda de opciones Formato de forma (autoforma o dibujo).
Desde aqu podremos cambiar el aspecto de la forma: color de lnea, color de relleno, aadir
efectos de sombra y/o 3D. La mayora de opciones son aplicables igual que si fuera una
imagen.
A todas estas opciones tambin se pueden acceder en formato de cuadro de dialogo, si
hacemos clic con el botn derecho sobre la imagen y seleccionamos la opcin Formato de
forma.
3. WordArt
Esta herramienta nos permite crear ttulos segn el formato que escojamos.
Para insertar WordArt. Desde la banda de opciones Insertar, seccin Texto, botn WordArt.
Al desplegar el botn, aparecen varios formatos a elegir.
Hacemos clic sobre el que queramos utilizar y aparecer en la hoja de Excel el recuadro del
ttulo con formato escogido.
Banda de opciones Formato de WordArt:
Prcticamente se puede utilizar igual que una imagen. Las herramientas ms exclusivas
del WordArt son aquellas donde podemos cambiar el estilo escogido inicialmente, cambiar el
color de lnea o de relleno del texto, y aplicar efectos de sombra, 3D, etc
4. Trabajar y modificar objetos
A la hora de mover, copiar o trabajar tanto con imgenes, como con dibujos o ttulos de
WordArt, podemos tratarlos por igual.
38

Para seleccionar un objeto, basta con hacer clic sobre l. Aparecern unos cuadros blancos
a los lados y unos crculos blancos en las esquinas del elemento, que se llaman controladores
de tamao.
Para eliminar un objeto, podemos pulsar la tecla Supr, una vez lo tengamos seleccionado. Para
mover un objeto, hacemos clic sobre l, el puntero del ratn tendr la forma de cuatro
flechas y sin soltar el botn izquierdo del ratn, lo arrastramos hasta la posicin deseada.
Para copiar un objeto, bastar con seleccionarlo y como si de una celda se tratar,
podemos copiar y pegar desde la banda de opciones Inicio, desde el men contextual o con la
combinacin de teclas. Tambin podemos duplicar el objeto, haciendo clic sobre l, y arrastrar
el ratn sin soltarlo, mientras pulsamos la tecla Control.
Para modificar el tamao de un objeto, situamos el puntero en una de las esquinas sobre
el controlador de tamao (preferiblemente, inferior izquierda) y cuando aparezca una doble
flecha negra pulsamos el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo, arrastramos hasta obtener el
tamao deseado.
Para girar un objeto, situamos el puntero del ratn sobre la bolita verde que aparece en la
parte superior de la imagen al seleccionarla, el puntero del ratn se convierte en, sin soltar el
ratn.

39

6. IMPRIMIR
1. Vista previa de impresin
La vista previa de impresin es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja
antes de imprimirla y ver as como quedara la impresin.
Para ver la vista previa de impresin podemos hacerlo desde el men Archivo, la opcin
imprimir.
O desde la barra de acceso rpido:
Tambin podemos obtener la vista previa de impresin pulsando las teclas Ctrl. + F2. Si el libro
tiene ms de una pgina, podremos desplazarnos por ellas con los botones:
Tambin podemos utilizar la barra de desplazamiento vertical (a la derecha de la ventana).
Tambin tenemos disponible la opcin de activar la configuracin de pgina y realizar las
modificaciones necesarias. Para salir de la vista previa de impresin simplemente tenemos que
volver a cualquier
pestaa de la banda de opciones.
Antes de imprimir una hoja, puede ser aconsejable, visualizarla de la la vista Diseo de
pgina, para comprobar mejor los mrgenes, saltos de pgina, encabezados y pies de pgina, y
poder ver el formato completo de la hoja.
Para ello, desde la banda de opciones Vista, pulsamos el botn Diseo de pgina, de la
seccin Vistas del libro.
Esta vista activa la regla, mostrndonos as los mrgenes, el total de pginas y la actual, el
encabezado y pie de pgina y adems nos permite seguir trabajando normal, cosa que en la
Vista preliminar, no podemos. Para salir de la Vista Diseo de pgina, podemos hacerlo,
pulsando el botn de vista Normal.
2. rea de impresin
El rea de impresin es el sector de la hoja de clculo que realmente se imprimir.
40

Establecer rea de impresin

Para establecer el rea de impresin:
Primero hay que seleccionar la zona de la hoja de clculo que queremos que se imprima.
Y desde la banda de opciones Diseo de pgina, seccin Configurar pgina, desplegar las
opciones del botn rea de impresin y seleccionar Establecer rea de impresin.
Dicha rea aparecer con el contorno punteado.
Agregar al rea de impresin
Para agregar celdas a un rea de impresin ya establecida:
Seleccionamos las celdas que queremos agregar al rea de impresin.
Desplegamos el botn rea de impresin de la banda de opciones Diseo de pgina
Y seleccionamos la opcin Agregar al rea de impresin.
Eliminar rea de impresin
Para eliminar un rea de impresin, no es necesario seleccionarla, simplemente desplegamos
el botn rea de impresin de la banda de opciones Diseo de pgina y escogemos la opcin
Borrar rea de impresin
3. Configurar pgina
En este cuadro de dialogo se configura y prepara la pgina para la impresin.
Podemos acceder a l desde dos sitios:
Desde la Vista previa de impresin, pulsando la opcin Configurar Pgina (como ya vimos
en el apartado anterior)
O desde la banda de opciones Diseo de pgina, pulsando sobre la flecha que aparece en
la parte inferior derecha de la seccin Configurar pgina.
El cuadro de dialogo que aparecer ser el siguiente:

41

 Pestaa Pgina:
--Orientacin: podemos especificar la orientacin de la hoja (vertical u horizontal). Esto
no afectar a como situamos el papel en la impresora. Esta opcin tambin podemos
encontrarla en la banda de opciones Diseo de pgina, seccin Configurar pgina,
desplegando el botn Orientacin.
--Ajuste de escala: en este apartado podemos indicarle a Excel el % de tamao de
impresin o si necesitamos ajustar la impresin a un nmero de hojas en concreto.
Estas opciones tambin podemos encontrarlas en la banda de opciones Diseo de pgina,
seccin Ajustar rea de impresin.
--Tamao de hoja: en este apartado podemos indicarle a Excel el formato/tamao de
hoja que utilizaremos al imprimir as como la calidad e impresin que queremos utilizar.
Esta opcin tambin podemos encontrarla en la banda de opciones Diseo de pgina,
seccin Configurar pgina, desplegando el botn Tamao.
Pestaa Mrgenes:
--Mrgenes: Podremos modificar los mrgenes (Superior, inferior, izquierdo y derecho)
y si la hoja tiene encabezado y pie de pgina, tambin podemos indicar a cuantos
centmetros de la hoja queremos situarlos. Estas opciones tambin podemos encontrarlas
en la banda de opciones Diseo de pgina, seccin Configurar pgina, botn Mrgenes.
-- Centrar en la pgina: permite centrar Horizontalmente y/o Verticalmente el contenido
de la pgina.
Pestaa Encabezado y Pie de pgina que la estudiaremos en el prximo apartado.
Pestaa Hoja:
Esta ficha nos permite definir cmo queremos que se impriman los datos contenidos en

42

la hoja.
rea de impresin: En la unidad anterior hemos visto como establecer el rea de impresin
de una hoja desde la vista normal, si llegados a este punto no hemos establecido ningn
rea de impresin o queremos modificar el rango que tenemos, podemos:
Pulsar sobre el botn rea de impresin.
El cuadro de dialogo se encoge para mostrar la pgina y que le indiquemos el rango del
rea de seleccin que queramos marcar.
Seleccionaramos el rea de impresin.
Y pulsamos sobre el botn para volver al cuadro de dialogo.
Esta opcin tambin podemos encontrarla en la banda de opciones Diseo de pgina,
seccin Configurar pgina, desplegando el botn rea de impresin.
-- Imprimir ttulos: permite fijar una columna o una fila como ttulos para
que se repitan al inicio de cada pgina. Esta opcin tambin podemos
encontrarla en la banda de opciones Diseo de pgina, seccin Configurar pgina,
desplegando el botn Imprimir ttulos. Al pulsar el botn, se abre el cuadro de dialogo
Configurar pgina, por la pestaa Hoja.
Imprimir: En esta seccin podemos elegir varios elementos que se podran incluir en
la impresin:
--Lneas de divisin: imprime las lneas que delimitan cada celda de la hoja, solo del
rea de impresin.
--Blanco y negro: cambia la impresin a blanco y negro.
--Encabezado de filas y columnas: Agrega los encabezados de filas (los nmeros de filas
de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de

43

la hoja.
Alguna de estas opciones tambin podemos encontrarlas en la banda de opciones Diseo
de pgina, seccin Opciones de la hoja.
En la banda de opciones Diseo de pgina, tambin podemos encontrar el botn Fondo,
que nos permitir incluir una imagen de fondo a la hoja de Excel.
Al pulsar el botn, se abre un cuadro de dialogo para que seleccionemos la ruta donde
tenemos guardada la imagen que queremos colocar de fondo.
La seleccionamos y pulsamos Insertar.
Al poner una imagen de fondo, la banda de opciones se modifica y ahora aparece el botn
Eliminar fondo, que pulsaramos para quitar de fondo la imagen que acabamos de poner.
Tambin tenemos otro botn, el de Saltos, que nos permite generar un salto de pgina
forzado, para hacer que la pgina siguiente empiece en el puntos (columna o fila) que
nos interese.
4. Encabezado y pie de pgina
Un encabezado es lo que aparece impreso en la parte superior de cada pgina y un pie de
pgina, aparece en la parte inferior de cada pgina.
En esta ficha podremos configurar los encabezados y pie de pgina que queramos que
aparezcan en la impresin de las hojas.
Tanto para establecer un encabezado como un pie de pgina, tendremos dos opciones:
Desplegar la lista que hay debajo de cada uno y seleccionar el que queramos aplicar
O podemos pulsar en el botn Personalizar y crear los nuestros propios.
Con esta ltima opcin, nos aparecera el siguiente cuadro de dialogo:
Excel divide el encabezado y el pie de pgina en tres secciones, haremos clic en la seccin

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donde queramos incluir el texto deseado.

Tenemos una barra de herramientas que nos ofrece diferentes posibilidades para
personalizarlos:
Abre el cuadro de dialogo fuente para poder aplicar formatos. Cuadro que ya hemos
visto en las primeras unidades.
Inserta la frmula: &[Pgina], que hace que aparezca el nmero de la pgina y se
modifique este, al cambiar de pgina. De esta manera siempre nos indicar el nmero de
pgina que estemos visualizando.
Inserta la frmula: &[Pginas] que hace que aparezca el nmero total de pginas
que tiene el libro al imprimir.
Inserta la frmula: &[Fecha] que nos mostrar la fecha actual. sta depender de la
fecha que tenga configurada el ordenador.
Inserta la frmula: &[Hora] que mostrar la hora actual. Que tambin depender de
la configuracin del ordenador.
Inserta la frmula: [Ruta de acceso]&[Archivo] que nos devolver, el nombre del libro
de trabajo y la ruta donde est guardado.
Inserta la frmula: &[Archivo] que nos devolver el nombre de archivo que tiene el
libro.
Inserta la frmula: &[Etiqueta] que nos devuelve el nombre de la etiqueta que tiene
la hoja que vamos a imprimir.
Este botn nos permite insertar un imagen desde un archivo. Al pulsar sobre este
botn nos aparecer el cuadro de dialogo para indicarle la ruta donde est guardada la
imagen.
Una vez elegida, aparecer la frmula: &[Imagen]
45

Se puede utilizar para incluir el logotipo de la empresa por ejemplo.

Este botn nos sirve para modificar la imagen insertada. Si no hay ninguna, el botn
aparecer en gris inoperativo.
Al hacer clic sobre este botn aparece el cuadro de dilogo Formato de imagen donde
podremos realizar los cambios de aspecto de la imagen deseados.
5. Cuadro de dialogo imprimir
Para iniciar la impresin, podemos hacerlo:
Desplegando el men Archivo, seleccionando la opcin Imprimir y aqu tenemos disponible
la opcin Imprimir.
Tambin podemos hacerlo pulsando las teclas Ctrl + P.
En esta ventana tenemos disponibles las opciones de configuracin para la impresin.
Impresora: en esta seccin, podemos desplegar la lista, nos aparecern todas las impresoras
que el ordenador tiene instaladas y seleccionamos la que queremos utilizar.
Propiedades de la impresora: nos abre un cuadro de dialogo con las caractersticas de la
impresora, que variar segn el modelo.
Imprimir: aqu tenemos que especificar que parte de la hoja de clculo vamos a imprimir.
Seleccin: esta opcin la marcaremos si previamente hemos hecho una seleccin de la
hoja y queremos que solo nos imprima eso.
Hojas activas: esta opcin nos imprimira solo la hoja que tenemos activa o las que
tenemos seleccionadas.
Todo el libro: esta opcin, no solo imprimira la hoja activa en la que estamos, sino que
imprimira todas las hojas del libro.
Omitir reas de impresin: Esta casilla la podremos activar o desactivar, para que tenga

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en cuenta o no, las celdas marcadas como rea de impresin

Copias: Aqu podremos indicarle el nmero de copias que queremos imprimir y si
queremos que vayan saliendo intercaladas o no.
Desde aqu podemos tambin seleccionar como vamos a realizar la impresin si a una
cara a dos, si queremos imprimir paginas intercaladas, la orientacin del papel, el tamao, los
mrgenes y el escalado.

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