INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS

ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS
ECP-DAB-I-042

Elaborado
18/07/2011

Versión:
1

TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO ........................................................................................................................ 2

2.

GLOSARIO ....................................................................................................................... 2

3.

CONDICIONES GENERALES ................................................................................................ 4

3.1
Estructura organizativa en el sistema. ........................................................................... 4
3.2. Configuración de un almacén. .......................................................................................... 6
3.3. Cargue de materiales en sistema. ..................................................................................... 6
4. DESARROLLO ................................................................................................................... 7
4.1
Recibo de materiales y almacenamiento. ........................................................................ 7
4.2
Despacho y entrega al proyecto (consumo). ................................................................. 10
4.3
Traslados................................................................................................................. 14
4.4
Traspasos. ............................................................................................................... 14
4.5
Devoluciones y Manejo de discrepancias. ..................................................................... 15
4.6
Cambio de ubicaciones de los materiales. ..................................................................... 16
4.7
Inventarios Físicos. ................................................................................................... 16
4.8
Datos Maestros. ....................................................................................................... 16
5. CONTINGENCIAS ............................................................................................................ 17

1/17

WM – Warehouse Management: Modulo de SAP mediante el cual se administran los materiales de proyectos a nivel de almacenes. SOBRANTES. EXCEDENTES. y se podrán generar las ubicaciones que operativamente se requieran en cada almacén. la ubicación describe la posición en el almacén donde se almacenan o se pueden almacenar las mercancías. puede agrupar edificios separados y pertenecer a varios Centros.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 1. Se trata de una subdivisión física o lógica que se caracteriza por su técnica de almacenamiento. y su integración con el modulo PS. en caso que el material se encuentre cargado a un proyecto en libre utilización solo podrá ser consumido por este proyecto. Almacén: Unidad lógica o física en la que se guardan los bienes de consumo de proyectos de la compañía. GLOSARIO Sociedad: Una sociedad FI en SAP representa una unidad jurídica independiente. FUERA DE UBICACIÓN. Por lo tanto. para que sea consumido mediante las reservas realizadas por proyectos. Para Ecopetrol identificaremos las ubicaciones genéricas como PATIO001. su método de organización o su función. Debido a que la dirección de una ubicación deriva con frecuencia de un sistema de coordenadas. Centros Logísticos: Unidad organizativa dentro de una empresa que se define con el fin de desarrollar funciones logísticas. Los almacenes se asocian directamente con los centros definidos en una relación de “un centro. el espacio utilizado. Libre utilización: Estado del stock en el almacén. En ECOPETROL sus funciones principales serán el almacenamiento de mercancías a través de almacenes. OBJETIVO Controlar el manejo de inventarios de proyectos a través de la implementación de SAP módulos IM y WM. en caso que se encuentre en libre 2/17 . Número de almacén: Es la representación en sistema de un complejo de almacenes físicos y lógicos. WM de SAP. la planificación y el consumo se realizará por proyectos en los siguientes centros: ECCP Ecopetrol Proyectos ASOP Asociadas Proyectos MANP Mandatarias Proyectos MDTP Mandato Proyectos Estos centros logísticos únicamente aplican para materiales de proyectos en IM. El Stock se ubica en libre utilización por parte del Supervisor. Área de almacén: En la gestión de almacenes (WM). logrando un uso más eficiente de los materiales adquiridos directamente por el proyecto o de los sobrantes de ejercicios anteriores. que está obligada legalmente a preparar Estados Financieros y a emitir libros oficiales. 2. que puede diferenciarse vía resumen de stocks. para garantizar un mayor nivel de aseguramiento y seguimiento a los materiales y equipos adquiridos para proyectos. Tipo de almacén: Un tipo de almacén es una instalación de almacenamiento que se define en gestión de almacenes (WM) para un número de almacén. la compra de mercancías a través de organizaciones de compra. varios almacenes”. un área de almacenamiento es una subdivisión organizativa de un tipo de almacén que agrupa ubicaciones con características similares con el objeto de almacenar stock Ubicaciones: Son las unidades de espacio disponibles menores en un almacén.

INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 utilización cargado a un almacén y al centro logístico de proyectos puede ser consumido por cualquier proyecto. Control de calidad: Estado del stock en el almacén. este documento lo genera SAP internamente. Por ejemplo: entradas de stock. 3/17 . Área de entrada: Ubicación intermedia parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el control del ingreso de los materiales de proyectos. La existencia de una necesidad de transporte indica un movimiento pendiente dentro del almacén WM. que puede diferenciarse vía resumen de stocks. traspasos o inventario físico. para que no sea consumido durante las operaciones del almacén. que puede diferenciarse vía resumen de stocks. se deben confirmar la salida (entrega de los materiales) tan pronto como se realice la confirmación del recibo de los mismos. Excedentes: Ubicación parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el control de los materiales que son considerados como excedentes de proyectos. Reserva: Es un requerimiento electrónico que se le hace al almacén por parte de proyectos con el fin de que separe mercancías para un propósito y una fecha específicos. Administración de almacén: Control y administración de los materiales de proyectos a nivel de ubicaciones y de almacenes. Permite asegurar la disponibilidad de mercancías y ayuda al almacén a planear sus movimientos. mediante la verificación física de los materiales en cada una de los almacenes y ubicaciones. las modificaciones de stocks pueden ser la base de una orden de transporte. es una planificación de un movimiento. salidas de stock. Inventario Físico: Registro de los conteos físicos de cantidades almacenadas a nivel de ubicación. El Stock se puede colocar en Control de Calidad por el Supervisor temporalmente. Los movimientos de mercancías lógicos o físicos o. Orden de Transporte: Se trata del documento utilizado para ejecutar movimientos de mercancías con la ayuda de la gestión de almacenes (WM). Posteriormente el Supervisor puede liberar el stock en Control de Calidad realizando el traspaso a Stock en libre utilización. no se puede consumir durante las operaciones del almacén. Sobrantes: Ubicación parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el control de los materiales que son considerados como sobrantes de proyectos. Posteriormente el Supervisor puede liberar el stock bloqueado realizando el traspaso a Stock en libre utilización. incluso. para realizar una inspección de calidad. se deben confirmar la ubicación de los materiales en las areas de almacenamiento tan pronto como se realice la ubicación de los mismos. en las areas intermedias no debe permanecer inventario. Necesidad de Transporte: Documento que indica la necesidad de mover una cantidad específica de material en el número de almacén. en las areas intermedias no debe permanecer inventario. El Stock se puede bloquear por el Supervisor temporalmente. Bloqueado: Estado del stock en el almacén. Área de salida: Ubicación intermedia parametrizada en el sistema SAP en el modulo WM para el control de salida de los materiales de proyectos.

que aunque son manejados por el sistema ellipse manejan información en SAP a nivel de MM. la instrucción de traspaso.1 Estructura organizativa en el sistema. Documento de material: Registro electrónico que se genera en el sistema cada vez que se contabiliza en él un movimiento de mercancías. la relación se efectuó con base en el histórico de las compras de proyectos realizadas a través de SAP y de la proyección de nuevos almacenes requeridos por la entrada en operación de nuevos negocios. una cantidad específica de material en el número de almacén. Sociedad Descripción Centro Logístico de Proyectos Descripción ECP ASOC MAN2 Ecopetrol Asociados Mandatos Mandatos MDTO Refinería Sociedad Descripción ECPP ASOP MANP Centro de proyectos de Ecopetrol Centro de proyectos de Asociadas Centro de proyectos de Mandatos MDTP Centro Logístico Importaciones Centro de proyectos de Mandatos Refinería Descripción ECP ASOC MAN2 ECPI ASOI MANI Centro de importaciones de Ecopetrol Centro de importaciones de Asociadas Centro de importaciones de Mandatos Centro de importaciones de Mandatos Refinería MDTO Ecopetrol Asociados Mandatos Mandatos Refinería MDTI 3. CONDICIONES GENERALES 3.1.1.1. Igualmente para el manejo de materiales importados se crearon los centros logísticos para el tránsito de los mismos.2. 3. Estructura organizativa creada entre Centros Logísticos y almacenes. Para cada una de las sociedades. este documento lo genera SAP internamente. 4/17 . es una planificación de un movimiento. desde el recibo fuera de sitio del material acorde al termino de negociación hasta el recibo en sitio destino final almacén de materiales de proyectos. esto con el fin de diferenciarlos de los centros logísticos actuales para manejo de inventarios de mantenimiento. Para cada uno de los centros logísticos de proyectos se relacionaron los almacenes que operativamente son requeridos para el manejo de los inventarios.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 Instrucción de Traspaso: Documento que indica la necesidad de traspasar (usualmente sin movimiento físico). Estructura organizativa creada entre Sociedades y Centros de proyectos. La generación de este documento actualiza los stocks. a través de SAP se creó un centro logístico para el manejo y control de inventarios de proyectos. Sirve como prueba interna de la contabilización y fuente de información para las aplicaciones siguientes. 3. debe convertirse en orden de transporte para que se ejecute el movimiento. al igual que la necesidad de transporte.

C. la relación se efectuó con base en las necesidades 5/17 .3.R.C. 2004-01 Guariquies III ACN GQ1 GQ3 MAN2 MANP MANP Mandatos Proyectos MAP MDTO MDTP RCSA Refineria Cartagena S.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Sociedad Centro Almacén Descripción MM ECP ECP ECP ECP ECPP ECPP ECPP ECPP ACN ATS BOG GAM PO-Oleoducto Caño Limón Coveñas OTA (Area Técnica Sur) CO-Distrito Bogotá PO-Gerencia Alto Magdalena ACN ATS BOG GAM ECP ECPP GAN PO-Gerencia Andina GAN ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP ECPP GCA GCB GCO GCE GLL GMA GOC GQ1 GQ3 GRC GRM GSU ICP LCI MTC PRN VIT GSM GRN GNO RACN PO-Gerencia Caribe PO-Complejo Barrancabermeja PO-Gerencia Centro Oriente PO-Gerencia Regional Central PO-Gerencia Llanos PO-Gerencia Magdalena PO-Gerencia Occidente Guariquies 1 .C.R.C.del Petrol La Cira Infantas Operación Muelles y terminales cartagena Producción Norte PO-Vit Gerencia de campos menores Regional Norte Regional Nor Oriente Reversión A. Estructura organizativa creada entre almacenes y ubicaciones.A. 2004-01 Guariquies III PO-Complejo Cartagena Regional Magdalena Medio PO-Regional Sur PO-Instituto Colomb. RCP Versión: 1 Numero de Almacén WM 3. Para cada uno de los almacenes se relacionaron las ubicaciones físicas genéricas que son requeridas para el manejo de los inventarios de proyectos. Cravo norte GCA GCB GCO GCE GLL GMA GOC GQ1 GQ3 GRC GRM GSU ICP LCI MTC PRN VIT GSM GRN GNO RAC ASOC ASOC ASOC ASOP ASOP ASOP ACN GQ1 GQ3 PO-Oleoducto Caño Limón Coveña Guariquies 1 .1.

almacenamiento (Patios. 911: Área intermedia de salida de material por consumo contra centro de costo. 922: Área intermedia de salida de material por traspaso entre estados de material. Mapa de almacenes de WM (Ejemplo Almacén GCB) (Patios. 6/17 . Sobrantes. A continuación presentamos la configuración tipo de un almacén. 910: Área intermedia de salida de materiales general. 920: Área intermedia de salida de material por traslado entre centros. 910 GCB 999 FUB E N T R A D A 902 PAT SOB EXC 911 914 920 921 S A L I D A 922 3.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 mínimas de distribución de un almacén. 902: Área intermedia de entrada al almacén. Fuera de ubicación. Configuración de un almacén. 999: Área intermedia para manejo de materiales en la que se controlan las diferencias de inventario. 914: Área intermedia de salida de material por consumo de proyectos. se pueden crear nuevas ubicaciones para el control de inventarios más detallado. deben cumplir con los siguientes pasos para su cargue en el sistema. Sobrantes y Excedentes). en caso de requerirse una mayor desagregación para el control y operación de las ubicaciones a nivel de almacén.2. para el control de las áreas de recibo. usualmente es el sitio físico en el cual se realiza la verificación de los materiales a recibir. Los materiales sobrantes de proyectos que se generaron con el modelo anterior (sin control de inventarios con cargo a proyectos en el sistema) que ingresen para el manejo en WM SAP. 3. Fuera Ubicación. Cargue de materiales en sistema. 921: Área intermedia de salida de material por traslado entre almacenes. Excedentes) y despacho. 998: Área intermedia para el control de saldos.3.

Avalúo de materiales: En caso que no se cuente con el valor de los materiales sobrantes o que los mismos hagan parte de una unidad funcional o equipo (accesorios o partes sobrantes).INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 Caracterización del material: Para todos los materiales sobrantes de proyectos se debe generar la caracterización e identificación técnica de los mismos. esto con el fin de contar con la mas amplia información para la generación del código de material que permita una mayor visibilidad de los mismos con las características registradas. almacén. 7/17 . centro logístico.2. del numeral 4. de acuerdo con lo especificado en cada uno de los puntos que se relacionan a continuación.1. controlarlos bajo un código único. a. Siempre se debe documentar en la remesa de transporte o remisión de entrega las condiciones en las cuales se reciben los materiales de acuerdo a lo indicado en el literal d. ubicación de los mismos.1. El auxiliar del almacén realiza la recepción física de los materiales y los documentos de parte del transportador del proveedor o del OLI en la puerta de recibo. se requiere que se obtener el valor de mercado mediante avalúo de los mismos para cargue en el sistema. DESARROLLO 4. cantidades a cargar. permitir la unificación de información con los materiales de proyectos. Certificación de saldos de material: en todos los casos en los que se requiera el cargue de sobrantes de proyectos es necesario la certificación de los materiales generando la siguiente información mínima: códigos de los materiales. 4. valores totales por cada ítem a cargar. Generación del Dato Maestro del material: Todos los materiales de proyectos deben ser catalogados de acuerdo al nuevo esquema de abastecimiento. 4. entrega los mismos al supervisor y le informa los datos de la ó las órdenes de despacho para consulta en sistema. registro en MM de los inventarios y de los registros contables. Comprende las actividades y controles necesarios para realizar el recibo y aseguramiento de materiales de proyectos en bodega. para que se pueda realizar el reconocimiento contable en SAP. cuando se requiera almacenamiento de los materiales se deben garantizar los puntos anteriormente relacionados para la ubicación en WM. El cargue y ubicación en el modulo MM y WM de sobrantes de proyectos se realizara en forma masiva o en forma individual de acuerdo a las cantidades a ingresar en el sistema. Recibir los materiales. En ningún caso se podrá realizar la capitalización de materiales sobrantes de proyectos. Reportar a Gestión de Activos: Se debe notificar a la coordinación de Gestión de activos en el centro de servicios compartidos el valor y el detalle de los ítems sobrantes. deben ser recibidos contra la orden de compra vigente en el sistema SAP en las cuentas contables del proyecto en el caso de no requerir almacenamiento. Los materiales de proyectos que fueron adquiridos con el modelo anterior. esto con el fin de estandarizarlos. siempre generando a la coordinación de activos la información contable de los movimientos.1. identifica en los documentos la orden de despacho.1 Recibo de materiales y almacenamiento.

con cargo a la orden de despacho (pedido). información técnica (descripción de materiales. referencias. la información registrada en la orden de despacho debe ser impresa y entregada al auxiliar de almacén para la verificación y el chequeo de materiales. Los datos del peso real recibido. en caso que sea posible deben ser devueltos al transportador y debe dejarse la constancia en el documento de transporte (remesa) correspondiente. En caso que se requiera realizar pruebas técnicas sobre los equipos o materiales por parte de una empresa especializada o por parte de los encargados del proyecto. calidad.2. en el centro logístico correspondiente. referencias) teniendo como base la información registrada en la orden de despacho (impresa por el supervisor) y la información que se encuentra en los documentos y los materiales recibidos. entre otros (en caso que aplique). d. e. El auxiliar de almacén registra en la remesa del transportador La fecha en la cual se está formalizando el recibo. dado que la misma sirve como base para medición del cumplimiento por parte del proveedor. El auxiliar del almacén realiza el chequeo de los materiales en cuanto a cantidades. Nota: Para las órdenes de despacho nacionales en caso que los materiales o embalaje se encuentren con discrepancias. El auxiliar de almacén confirma en la orden de despacho la información encontrada en cuanto a cantidad de piezas. calidad. almacén. información en cuanto al embalaje y estado de los mismos. con la clase de movimiento 101 Q (tipo stock especial proyectos). El auxiliar de almacén realiza la verificación de peso y cantidad y estado de las piezas recibidas. verifica la información en el sistema SAP mediante consulta en la transacción ME23N. c. datos del proyecto y de la ubicación que aparecen en el sistema correspondan con lo registrado en la lista de chequeo y con lo requerido en la Solicitud de pedido que se puede consultar a nivel de resumen de posición (Sol. números de parte. para identificar los materiales.1. Chequear los materiales. entre otros (en caso que aplique).INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 b. Número de piezas recibidas. centro logístico. para las ordenes de despacho internacionales se debe registrar la discrepancia en el mismo documento y se debe ingresar al sistema el motivo de discrepancia. El supervisor de materiales mediante la transacción MIGO_GR debe realizar el ingreso en SAP de las cantidades de los materiales recibidos. se debe verificar que los materiales. el recibo en el sistema se puede 8/17 .1. discrepancias en los materiales. Discrepancias en los materiales en cuanto a cantidades. estado de los mismos. información técnica (códigos. seriales). daños. cantidades y condiciones de entrega pactadas en la misma. códigos. No conformidades o faltantes en documentos recibidos (en caso que aplique). Registrar en el sistema el ingreso de los materiales. La fecha que se registre en el sistema a nivel de documento y contable debe ser la fecha real en la cual se realiza el recibo de los materiales y que se registró en la remesa del transportador. 4. especificación técnica. cantidad. Discrepancias en el embalaje en cuanto al estado de los mismos. 4. El supervisor de bodega de materiales de proyectos con el número de la orden de despacho. f. Pedido / Posición). números de parte.3. abolladuras.

Esta transacción corresponde a un traslado de los materiales desde el centro logístico de importaciones hasta el centro logístico de proyectos. Posición Fecha contable Cantidad Unidad comercial. Centro logístico a trasladar para el caso de proyectos ECOPETROL – ECPP (ver estructura en condiciones generales). allí se encontraran los movimientos registrados en el sistema para el material consultado con la siguiente información: Fecha del documento.posición. a través de la transacción MIGO_TR (traspaso parcial) con la clase de movimiento 321. Para el recibo de materiales importados se debe tener en cuenta que el recibo que se registra por parte del supervisor de bodega de proyectos. 9/17 . El supervisor de materiales tiene varias alternativas de consultas para el movimiento del material y los saldos actualizados. Documento de material.1. en la misma se indica: Entrada de mercancías (OFF-SITE). Almacén a trasladar. ó.4. posteriormente se puede realizar el cambio de estado a libre utilización sobre los materiales o equipos mediante la transacción LQ02 con la clase de movimiento 921 (total del inventario). En caso que se presenten discrepancias en los materiales al momento del recibo. se puede consultar a nivel de resumen de posición en la solicitud de pedido . debe ser la fecha real en la cual se realiza el recibo de los materiales y que se registró en la remesa del transportador. 4. Fecha de documento y fecha contable. la transacción por la cual se realiza el recibo ON-SITE es la ZMM_TRASLA. Consultar en sistema el ingreso de los materiales. el resumen de inventario por código correspondiente en el almacén que se ingreso las orden de despacho. Centro logístico de Traslado para el caso de ECOPETROL – ECPI. Fecha del registro. Almacén. veremos la opción de consulta mediante la transacción MMBE. centro logístico. Clase de Movimiento. de documento de material y se puede consultar por ME23N a nivel de posición en historial de pedido – documento material. corresponde al No. en la misma puede consultar a nivel de material. es el ingreso ON-SITE (en sitio) contra un recibo OFF-SITE (fuera de sitio) previamente realizado por parte de Logística y Comercio Exterior. almacén. en caso que se quiera mayor detalle se debe marcar el inventario total con cargo a proyectos (stock proyecto) e ingresar por entorno y por movimiento de mercancías (shift + F7).5. para que el mismo quede separado provisionalmente hasta que se confirmen los resultados de las pruebas técnicas. Centro Logístico. Elemento PEP (proyecto). se debe proceder de acuerdo a lo especificado en la gestión de almacén para discrepancias y devoluciones en el presente documento numeral 4.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 realizar en estado de inventario en Calidad.

con base en el elemento PEP correspondiente al material y orden de despacho recibido. el documento de material. Confirmación de la OT y Ubicación del material para almacenamiento. la ubicación desde y hacia la cual se realiza el movimiento.2 Despacho y entrega al proyecto (consumo). El Sistema sugiere la ubicación del material en las diferentes áreas que tiene parametrizadas en WM y que deben corresponder con las alternativas físicas que se tienen para almacenamiento del material. se debe proceder por parte del auxiliar de almacén con el traslado físico de los materiales a la zona de almacenamiento.5. 10/17 . Comprende las actividades y controles necesarios para realizar el despacho y entrega de materiales (consumo) al proyecto correspondiente. Tan pronto como se tenga la confirmación por parte del auxiliar de almacén de la ubicación física de los materiales en la zona de almacenamiento designada. el supervisor de materiales a través de la transacción LT01 ó LT10 puede realizar a nivel de sistema la modificación o traslados de los materiales a la ubicación más conveniente para la operación de la bodega.1. 4. tipo de almacén y ubicación. el código del material. y se pueden llegar a incluir las variantes de datos que se requieran mediante y que se encuentren parametrizadas en el reporte (Ctrl + F8). La confirmación de la OT se puede realizar marcando la misma como no visible mediante (Ctrl + Shift + F9) para los casos en los que no se requiere cambios en la ubicación.1. y delimitando la fecha en la cual se registra la OT. Consulta de Ubicación del material. se debe proceder por parte del supervisor de bodega con la confirmación de la orden de transporte generada por el sistema. garantizando la ubicación física de los materiales y la trazabilidad de la información en el sistema. y de modo visible mediante (Ctrl + Shift + F8) para los casos en los cuales se requiere cambios en la ubicación destino del material. tal y como se relacionan a continuación: 4.1. Posterior a la confirmación de la orden de transporte. 4. realiza la reserva de materiales que corresponden a los requerimientos para el desarrollo del mismo. 4. tipo de almacén y ubicación mediante la transacción LT22 para las OT de estado abiertas. Internamente el sistema realiza la confirmación a través de la transacción LT12.2. se debe visualizar y confirmar la ubicación de los materiales de acuerdo al número de almacén. Realizar la reserva y solicitud de materiales.6. Definir la ubicación para almacenamiento del material. Los funcionarios del proyecto a través de la transacción CJ20N. la parametrización de ubicaciones se tiene en una primera etapa como áreas abiertas sin ubicaciones fijas. En el sistema se visualizara el número de la OT.1. la fecha de creación. 4. la cantidad y unidad comercial. dicha consulta se realiza por la transacción LX03.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 En caso que se quiera tener mayor nivel de información en el reporte se puede dar lista detallada (Ctrl + Shift + F12). en caso que por disponibilidad de espacio se requiera modificar la ubicación.7. Con la sugerencia realizada por el sistema para ubicación del material ó modificada por parte del Supervisor. dicha confirmación se realiza a nivel de número de almacén. Con esta consulta terminamos la etapa de recibo y almacenamiento de materiales de proyectos.

Ubicación.2. fecha de necesidad (en la cual se requiere la entrega). Cantidad disponible y unidad comercial. Tomando como referencia la planeación del proyecto y con cargo a la reserva realizada previamente en el sistema. el pto. Centro Logístico. El Supervisor de la bodega de materiales de proyectos con la información de la reserva debe ubicar a nivel del almacén y ubicación los materiales reservados. 4. El supervisor de almacén de proyectos realiza la consulta de la reserva (número e ítem) a través de la transacción MB23 o por MB25.3. 4. de descarga (sitio para el cual está destinado el material). Texto breve. dicha verificación la puede realizar por la transacción LX02 indicando los materiales a través de delimitaciones opcionales (shift + F4). Almacén.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 La reserva se puede realizar con cargo a materiales adquiridos por el proyecto a través de abastecimiento mediante órdenes de despacho. Consultar la reserva de materiales. para mayor facilidad los códigos de los materiales se pueden copiar masivamente de la reserva. o sobre los materiales que se encuentran en libre utilización como sobrantes de otros proyectos en la herramienta SAP. elemento PEP (proyecto). Ubicación de los materiales reservados. Elemento PEP (proyecto).2. el destinatario (funcionario que se autoriza para el retiro del material). la reserva e ítems y la fecha para el retiro de los mismos. Tipo de almacén. Con la información que se encuentra en la reserva se puede constatar que corresponde con la solicitud formal enviada por el proyecto. dicha revisión se realiza con base en la solicitud formal del proyecto del punto anterior. se pueden remitir al instructivo para requerimiento de proyectos ECP-DAB-I033.2. El reporte LX02 permite conocer los siguientes datos: Material (código). En la consulta podemos visualizar la siguiente información básica: código y texto breve del material. en la carpeta de cuantos y a nivel de material. cantidad requerida. Fecha de última entrada. Antes de realizar el proceso de abastecimiento se debe asegurar que los materiales requeridos por el proyecto no se encuentren como saldos de proyectos en libre utilización. Para mayor nivel de información o detalle sobre los pasos para la realización de la reserva de materiales de proyectos. dicho aseguramiento se debe realizar mediante la consulta de saldos a través de la transacción MMBE. el líder de proyecto debe realizar la solicitud formal de los materiales mediante comunicación escrita confirmando los datos del personal autorizado. adicional se puede verificar que se encuentre aprobado el movimiento del material. 11/17 .

2. se puede actualizar la variante de visualización incluyendo los datos que se requieran y que se encuentren parametrizados en el reporte mediante (ctrl + F8). el número de la orden de transporte. Registrar en el sistema el despacho de los materiales. en datos de control del SPOOL existen dos 12/17 . se debe indicar el número de almacén. debe corresponder a la fecha real en la cual se realiza la entrega de los materiales y que se registrara en la orden de transporte (documento que se imprime para dejar constancia de la entrega de los materiales). fecha de creación del documento. en caso que se requiera consultar la información se puede visualizar con (F6).5. Con la información de la ubicación de los materiales confirmada por el supervisor de almacén. cantidad o peso. La fecha que se registra en el sistema a nivel de documento y contable. Desde la visualización de LT22 entrando por sistema y por Ordenes SPOOL propias. con cargo a la reserva. en impresora mencionar el nombre de la impresora configurada en SAP en la que se quiere imprimir. en el centro logístico correspondiente. para borrar del SPOOL (en caso que no se eliminen automáticamente) se puede marcar la posición y dar (shift + F2). genera de manera automática una orden de transporte del mismo. Para la impresión de la orden de transporte existen dos opciones. se debe disponer de la logística de entrega en los patios o ubicaciones en las que se encuentren los mismos. el auxiliar de almacén debe proceder a buscar físicamente los mismos en la ubicación designada por el sistema y los debe trasladar hasta el área intermedia de despacho (en caso que los mismos sean susceptibles de movilización). se debe indicar el número de ejemplares y luego marcar imprimir (Shift + F1). ubicación intermedia de despacho. desde la ubicación de almacenamiento hasta la ubicación intermedia de salida 914. 4. allí se visualizaran las ordenes de transporte creadas por el supervisor y pendientes de impresión. la cual se puede consultar a través de la transacción LT22. cantidad.2. datos del proyecto y de la ubicación que aparecen en el sistema correspondan con lo registrado en la reserva. El sistema con el movimiento de salida registrado a través de la transacción MIGO_GI. con la clase de movimiento 281 Q (tipo stock especial proyectos). Entrando por la LT31. La Orden de transporte nos informa los datos del movimiento realizado en el sistema. se debe marcar el número de SPOOL requerido.4. Visualizar e imprimir la Orden de Transporte. Ubicar y Movilizar los materiales desde el almacenamiento al área de despacho. para impresión se debe devolver de la visualización con (F3) y marcar imprimir con parámetros modificados (Shift + F1).6. se debe verificar que los materiales. en dispositivo de salida se debe marcar la impresora configurada en SAP en la que se quiere imprimir. ubicación de almacenamiento desde la que se saca el material. 4. El supervisor de materiales mediante la transacción MIGO_GI debe realizar el despacho en SAP de las cantidades de los materiales requeridos por el proyecto.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 En caso que se requiera mayor información en el reporte de consulta.2. Para cargas de manejo especial por su volumen. el código del material a despachar. indicando el número automático de la OT generado por el sistema. en datos de control de impresión: indicador de impresión existen dos opciones en este punto OT 01 para impresión por posición y 02 para impresión completa. 4. cantidad y unidad comercial.

los movimientos de materiales por código. El auxiliar de almacén debe proceder a la entrega física de los materiales y/o equipos al destinatario (funcionario que se autoriza para el retiro del material) registrado en la reserva. centro logístico. allí se encontraran los movimientos registrados en el sistema para el material consultado con la siguiente información: Material (código). Texto Breve. la fecha de creación. Almacén. almacén. Centro Logístico. la cantidad y unidad comercial. en la misma puede consultar a nivel de material.9. para proceder con la impresión se puede por orden de transporte – imprimir o mediante (Ctrl + P). Consultar en el sistema la salida de los materiales. y delimitando la fecha en la cual se registra la OT. La confirmación de la OT se puede realizar marcando la misma como no visible mediante (Ctrl + Shift + F9) para los casos en los que no se requiere cambios en la ubicación. Elemento PEP (proyecto). Pedido (orden de despacho). para identificar los movimientos que corresponden a salida tomamos las transacciones 281 Q en caso que se quiera mayor detalle se puede solicitar lista detallada de movimiento mediante (ctrl +shift + F12). Veremos la opción de consulta mediante la transacción MB51. dicha confirmación se realiza a nivel de número de almacén.2. En el sistema se visualizara el número de la OT.7. 4. Confirmación de la OT de despacho de los materiales. Clase de movimiento.8.). 4. Fecha del documento. Cantidad y unidad comercial. tipo de almacén y ubicación mediante la transacción LT22 para las OT de estado abiertas. el funcionario designado por el proyecto debe firmar en señal de aceptación la Orden de transporte que el auxiliar debe tener impresa en la cual debe encontrarse la información de los materiales y las cantidades a entregar. Documento de material. la ubicación desde y hacia la cual se realiza el movimiento. se debe proceder por parte del supervisor de bodega con la confirmación de la orden de transporte generada por el sistema. el documento de material. El supervisor de materiales tiene varias alternativas de consultas para la salida del material (movimiento) y los saldos actualizados. y de modo visible mediante 13/17 . En caso que se quiera tener mayor nivel de información en el reporte se puede incluir las variantes de datos que se requieran mediante (Ctrl + F8). Formalizar la entrega del material.2.2. el código del material. 02 para enviar al SPOOL. Reserva (No.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 opciones 01 para enviar a imprimir inmediatamente. Fecha del documento. 4. Tan pronto como se tenga la confirmación por parte del auxiliar de almacén de la entrega de los materiales o equipos al destinatario (funcionario que se autoriza para el retiro del material). Grafo.

se debe visualizar y confirmar la ubicación de los materiales de acuerdo al número de almacén.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 (Ctrl + Shift + F8) para los casos en los cuales se requiere cambios en la ubicación destino del material.4 Traspasos. respondiendo a las necesidades logísticas de movimientos de materiales. dicha consulta se realiza por la transacción LX03. Consulta de Ubicación del material. Internamente el sistema realiza la confirmación a través de la transacción LT12. Posterior a la confirmación de la orden de transporte. 4. Para la realización de traspasos entre control de calidad a Bloqueado utilización se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 350 ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 950. Con esta consulta terminamos la etapa de recibo y almacenamiento de materiales de proyectos. Para la realización de traspasos entre libre utilización y control de calidad se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 322 ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 922. 4. Para los traslados de materiales de proyectos entre ubicaciones dentro de un mismo almacén. Los traslados de materiales de proyectos quedo parametrizado en el sistema entre centros logísticos. libre utilización. Para la realización de traslados entre centros logísticos (ver estructura organizativa) se pueden realizar a través de la transacción MIGO_TR para el caso de traslados entre centro de importaciones y centros de proyectos se realiza con la clase de movimiento 301. bloqueado y control de calidad. Para los traslados de materiales de proyectos entre almacenes (ver estructura organizativa) se pueden realizar a través de la transacción MIGO_TR para el caso de traslados entre almacenes de proyectos se realiza con la clase de movimiento 311. 14/17 . garantizando la ubicación física de los materiales y la trazabilidad de la información en el sistema. Para la realización de traspasos entre control de calidad a libre utilización se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 321 ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 921.3 Traslados. Los traspasos de materiales de proyectos quedo parametrizado en todos los almacenes (ver estructura organizativa) en el sistema entre los diferentes estados de los inventarios: con cargo a proyecto. se pueden realizar a través de la transacción LT10 para traslados totales y LT01 para traslados parciales entre ubicaciones. Para la realización de traspasos entre Bloqueado a control de calidad utilización se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 349 ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 949. con base en el elemento PEP correspondiente al material y orden de despacho recibido. entre almacenes y entre ubicaciones. tipo de almacén y ubicación.

representa el ajuste en el sistema es decir que genera en el mismo el control de las cantidades pendientes (con discrepancia) por parte del proveedor a nivel de la orden de despacho. En el caso de que se presenten discrepancias en el recibo de materiales de parte de proveedores. Para la realización de traspasos de materiales con cargo a proyectos (elemento PEP) a libre utilización se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 411 Q ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 960. Para la realización de traspasos de materiales de libre utilización (sobrantes de proyectos) a cargo a proyectos (elemento PEP). La devolución generada en el sistema. Para la realización de traspasos entre bloqueado libre utilización se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 343 ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 943. se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 412 ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 961. SISTEMA SAP Motivo Descripción 0001 Calidad Deficiente 0002 No completo 0003 Deteriorado 0010 Cancelación por incumplimiento del proveedor 0011 Documentación incompleta 0012 Documentación no cumple requisitos 0013 Faltante 0014 Incompleto 0015 Mal estado 0016 No cumple especificaciones 0017 No entrega garantías contractuales 0018 Despacho parcial no autorizado 0019 Sobrante 0020 Empaque defectuoso 0021 Error proveedor 15/17 . la clase de movimiento que se genera es 122. Los motivos de discrepancias configurados en SAP para el control de materiales de proyectos son equivalentes a las discrepancias que se vienen manejando para el control de materiales de mantenimiento. se deben registrar en el sistema mediante la transacción MIGO_GR devolución de los mismos (cantidad con discrepancias) y con el motivo de discrepancia correspondiente.5 Devoluciones y Manejo de discrepancias.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 Para la realización de traspasos entre libre utilización y bloqueado se puede realizar desde la MIGO_TR con la clase movimiento 344 ó a través de la transacción LQ02 con la clase movimiento 944. 4.

las diferencias de inventario por ubicación se pueden consultar a través de la transacción LX17.8 Datos Maestros. para garantizar la trazabilidad de los materiales de proyectos en toda la cadena logística. a nivel de almacén y de centro logístico.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 0022 0023 0024 0025 0026 Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 Error en la solicitud Error proceso logístico Responsabilidad Embarcador Responsabilidad Transportador Saqueo Las discrepancias pueden ser consultadas por la transacción MBGR a nivel de almacen y de centro logístico.7 Inventarios Físicos.6 Cambio de ubicaciones de los materiales. las mismas permiten llevar el control de estructura operacional al sistema WM en SAP. 4. la misma se debe generar mediante la devolución de los materiales MIGO_TR desde el centro logístico de proyectos hasta el centro logístico de importaciones (ver estructura organizativa) correspondiente. quedaron parametrizadas en cada uno de los almacenes. la eliminación de diferencias de inventarios a nivel de almacenes se realiza a través de LI20.4. en caso de encontrarse diferencias entre los conteos y el reporte generado por el sistema se deben registrar a través de la transacción LI11N. La gestión de almacenes se puede controlar a través de la transacción LL01. 4. En cada almacén se configuraron en el modulo WM de SAP los rangos internos de operación. necesidades de transporte. El supervisor de bodegas puede realizar los cambios de ubicaciones en el sistema a través de WM SAP. Las ubicaciones intermedias (ver estructura organizativa). las ubicaciones se deben constituir con máximo 10 caracteres. y se identifican por los motivos de discrepancia que se registren al momento de la devolución en el sistema. 4. mediante los traslados que se especifican en el numeral 4. como son los correspondientes a la generación de documentos (ordenes de transporte. En la transacción se pueden visualizar y ejecutar todos los documentos activos de los diferentes movimientos de materiales de proyectos que se generan en la operación. para cada una de las necesidades operativas que se requieran. documentos de inventarios). 16/17 . La generación y cargue de ubicaciones a nivel de almacenes se puede realizar en la transacción LS10 en forma masiva y mediante la transacción LS01N en forma individual. se realizan los conteos y verificaciones físicas a nivel de cada una de las ubicaciones. traspasos. En el caso que se genere una discrepancia con materiales de proyectos importados. con la clase de movimiento 711 La consulta del reporte de inventario se puede realizar a través de la transacción LI03N y se puede modificar a través de LI02N. Para la realización de inventarios físicos a nivel de ubicaciones se debe generar el inventario a través de la transacción LI01N.

feo@ecopetrol. 17/17 . RELACIÓN DE VERSIONES Versión 1 Fecha 18-07-2011 Cambios Documento Nuevo Para mayor información sobre este documento dirigirse a quien lo elaboró.com.co Dependencia: Abastecimiento de Bienes y Servicios.INSTRUCTIVO PARA MANEJO DE INVENTARIO DE PROYECTOS ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS DIRECCION ABASTECIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS ECP-DAB-I-042 5. Elaborado 18/07/2011 Versión: 1 CONTINGENCIAS Ninguna. en nombre de la dependencia responsable: Elaboró: José Joaquín Feo Fernández Teléfono: 41966 Buzón: jose.