A

ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS

s prácticos, para complementar nuestro proceso de aprendizaje, en donde en base a nuestro anális

EVALUACIÓN Y CASOS PARACTIC

ALUMNA:

GEORGINA LEONOR MARCILLO CATAGÑA

DEBER # 1 ANALISIS INDIVIDUAL

DOCENTE: PATRICIO VILLACRES

CURSO: 31 AE-4

EJERCICIO 1 EVALUACIÓN UNIDAD IV CASO DE ESTUDIO N 2 – JAVIER LEZAMA ESTUDIANTE DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS – UNIVERSIDAD VALLE DEL MOMBOY TRABAJO INDIVIDUAL /12/2016 .

procedimientos.  Elabora cronogramas de trabajo. flujo gramas de proceso. . normas y procedimientos. los sistemas. diagnostica y recomienda sobre estudios realizados en materia de organización y sistematización de los procesos administrativos.  Diseña y analiza gráficos.  Elabora manuales de organización. dar respuesta al siguiente cuestionario que nos ayudara a consolidar el proceso de aprendizaje.  Participa en la implantación y seguimiento de procedimientos o estructuras organizativas propuestas. utilización de espacios.  Entrena a los usuarios en nuevas técnicas y procedimientos a implementar.  Entrevista y/o aplica cuestionarios al personal de la Institución. organigramas. DESARROLLO A continuación se formulan una serie de interrogante.  Participa en comisiones técnicas del área  Orienta y evacúa consultas técnicas en el área de su competencia.  Realiza estudios de métodos de trabajo.I PARTE.  Participa en el diseño de estructuras organizativas y/o funcionales de la organización. formularios e instructivos.  Redacta informes técnicos para diagnósticos y proposiciones. se pide que las responda de forma analítica: 1.  Sostiene reuniones con el personal de las unidades involucradas.Explique qué conocimientos requiere el analista de organización y sistemas?  Analiza. equipos y sistemas de registro y documentación. Poniendo en práctica lo aprendido.  Analiza y redacta la información relacionada con las entrevistas y aplicación de cuestionarios..

3. Incrementar la productividad mediante la optimización de los recursos.  Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral. 7. 6. estructuras y funciones de acuerdo a las revisiones realizadas.  Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.  Transcribe y accesa información operando un microcomputador. 1.  Participa en la elaboración de planes. Eliminar el trabajo innecesario en base a un diseño. Eliminar la duplicidad mediante la burocracia irreal por lo real. establecidas por la organización.  Recaba información relativa a los procesos técnicos y administrativos. 3. reportando cualquier anomalía.  Hace seguimiento a planes.Explique cuáles objetivos se persiguen con la creación de las unidades de organización y sistemas.  Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.  Somete los manuales a revisión por parte del supervisor inmediato.  Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo.  Diseña métodos documentación. programas y proyectos organizacionales. y procedimientos de sistemas los de sistemas registro y 2. programas y proyectos organizacionales.¿Cuáles son las técnicas de organización que utilizan las unidades de organización y sistemas en su fase de desarrollo máximo? . Mejorar la calidad de los servicios. . Mejorar la estructura y funciones. Detectar las causas que producen conflictos llamada espina de pescado o causa y efecto2. funciones y actividades de las unidades en estudio. 5. Garantizar que una organización sea eficiente y eficaz reduciendo tiempo y mejorando el uso de sus recursos. 4.  Corrige y/o adapta los procedimientos. Elabora propuestas para el mejoramiento de administrativos vigentes en las distintas dependencias.

Lineal o militar b. Funcional o de Taylor . 2007) “Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización. las funciones. 2006) De acuerdo con (Münch Galindo. estructura significa… la disposición u ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa” (Hernández Orozco. a. las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta” (Münch Galindo. que muestran las interrelaciones.Son herramientas necesarias que nos ayudan a formar una organización formal. Estas técnicas deben aplicarse de acuerdo con las necesidades de cada organización. “El organigrama representa la estructura de una organización. los niveles jerárquicos. 2006) nos menciona seis tipos de organización.

Matricial f. Por comités . Línea funcional d. Staff e.c.

2. . Organigrama horizontal. Organigrama vertical. Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en forma de columnas desplegadas de izquierda a derecha. mixtos y circulares (Scribd) 1.Asimismo. los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación en verticales. Presentan los niveles jerárquicos en orden vertical de arriba hacia abajo. horizontales. Son los organigramas que encontramos comúnmente en las organizaciones.

Utilizan los siguientes símbolos: . Organigrama mixto. Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad máxima. mientras que alrededor se trazan círculos concéntricos que constituyen un nivel de organización. 4.3. Organigrama circular. Manuales Son documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistémica información acerca de la organización de la empresa. Diagramas de procedimiento o de flujo (flujogramas) Estas representaciones gráficas muestran la sucesión de pasos que conforman un procedimiento. Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para ampliar las posibilidades de graficación. En cada círculo se coloca a los jefes inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

surge la necesidad de coordinar para armonizar los esfuerzos. 2007): . rapidez y eficacia en la consecución de objetivos definidos. unidad. independientemente de la estructura o modelo organizativo que se haya elegido. & Gilbert. 1996) Así podemos decir que la coordinación es la sincronización de actividades. Coordinación “La coordinación es un proceso que consiste en integrar las actividades de departamentos independientes a efecto de perseguir las metas de la organización con eficacia” (Stoner.Una vez que se ha finalizado el diseño organizativo jerárquico basado en los principios de la organización. Mecanismos de coordinación Estos mecanismos nos ayudan a unir la estructura organizacional. Mintzberg recoge seis mecanismos de coordinación (Gil Estallo & Giner de la Fuente. Freeman. Al integrar la organización jerárquica y las actividades por departamento en un todo congruente es necesaria la coordinación. recursos y esfuerzos de una organización con el fin de lograr armonía.

El trabajador adquiere conocimientos. es decir. Es el único mecanismo que funciona bajo condiciones difíciles. sino los resultados.La adaptación mutua Coordina el trabajo mediante el sencillo procedimiento de la comunicación informal. dando instrucciones y controlando sus acciones. Normalización de las habilidades En este caso lo que se estandariza es más al trabajador que el trabajo o los resultados. Normalización del trabajo o de los procesos Se refiere a la especialización. Normalización de las reglas . la programación del contenido del trabajo y los procedimientos a seguir Normalización de los outputs o de resultados En este caso se especifica no lo que se quiere hacer. Surge cuando un cierto número de personas requieren trabajar juntas. La supervisión directa Consigue la coordinación cuando una persona se hace responsable del trabajo de los demás. dado que en estos casos el éxito de la empresa depende de la habilidad de los especialistas a adaptarse entre sí. habilidades o destrezas fuera de la organización para después aplicarlas en el trabajo.

para ello se debe: Dar participación en los estudios. de la adaptación mutua (el mecanismo más sencillo) a la supervisión directa. Las actividades de O y S se basan en CONVENCER y no imponer. de mobiliario. los medios de coordinación favorecidos parecen cambiar. Estos mecanismos de coordinación mostrador por Mintzberg podrían considerarse como los elementos básicos de una estructura. adaptándolo a las nuevas necesidades. . los resultados o de las habilidades. luego a la estandarización. 6) Fomentar la normalización administrativa.Explique las diferencias que existen entre ubicar las unidades de o y s según la función de asesoría y según la función de apoyo. para al final regresar a la adaptación mutua” (El diario de un logístico). Respetar las opiniones de las personas afectadas directamente por los cambios. sistemas y procedimientos. 5) Realizar evaluaciones previas a la adquisición.Explique cuáles son las funciones de las unidades de o y s. Las funciones de O y S han sido descriptas de muy diversas maneras. y durante la utilización. 4) Colaborar con los técnicos competentes (Arquitectos e Ingenieros) en los estudios de distribución de plantas e instalaciones físicas de oficinas. 3) Analizar y proponer mejoras de métodos y procedimientos. 2) Revisar y diseñar las estructuras organizativas. Algunas de ellas son: 1) Preparar un plan de organización y mantenerlo actualizado. . Características. siempre en torno al concepto funcional de asesoría. 5. “Y parece que mantienen un cierto orden. 4. máquinas y demás equipos de oficina. preferentemente de los procesos de trabajo o de las normas. de forma que se logren los fines de la institución en la manera más efectiva. a medida que el trabajo organizacional se vuelve difícil y complejo. elaborando manuales de organización y funciones. . por lo tanto lograr coordinarse. Funciones de la Unidad de O y S.Este mecanismo significa que los integrantes de una organización comparten una serie de creencias comunes.

Objetividad e independencia de criterios. El personal podría resistirse a los cambios propuestos. reclamando nuevos estudios. reconociendo la importancia del elemento humano en toda situación de cambio. 2. ¿Soluciones enlatadas? Aplicación de modelos y recetas. 2. 3. Consultoras. El asesor externo puede llegar a ejercer mayor influencia para que se acepten sus sugerencias por su reconocida idoneidad en la materia. DESVENTAJAS 1. 3. Crear un clima favorable hacia la aceptación del cambio. Técnicos que no pertenecen a la empresa) VENTAJAS 1. Alto costo para la empresa. 4. por conocimiento de otras empresas. Alta especialización y experiencia en O y M. por no ser empleados de la empresa.Demostrar claramente las ventajas que pueden derivarse de los cambios. Necesita tiempo para interiorizarse. EJERCICIO 1 . Alternativas de las Funciones de O y S : Las funciones de O y S pueden ser desarrolladas a través de una Asesoría Interna o Externa ASESORÍA EXTERNA (cuando la organización contrata asesores externos. No conoce la realidad de la empresa.

y Sistemas.RESOLUCIÓN DE CASOS PRÁCTICOS CASO DE ESTUDIO N°1 – GRAFICOLOR TRABAJO INDIVIDUAL La función de Organización procesos de Mejoramiento administrativo. Metodología de los .

La gestión de mejoramiento nace de una inquietud de cómo ver mejor a la empresa por parte de la persona a cargo el Gerente General Gonzalo Pereira. llevándolo a crear una propuesta organizativa con claridad de funciones y . ya que no cuenta con una estructura clara. que por su demanda ha venido creciendo sin un apoyo administrativo formal.DESARROLLO DEL CASO PRÁCTICO N° 1 GRAFICOLOR Es notable que la gestión realizada por GRAFICOLOR al ser una empresa pequeña.

EXPRESAR qué información buscaría obtener para arribar a un correcto diagnóstico de la situación planteada en el punto 3 del caso de estudio y DETERMINAR qué método de relevamiento utilizaría para obtener esa información. dando paso a la implementación de sistemas organizativos en la empresa. dependiendo de cuales sean las actividades. Planificar las ventas. Se puede utilizar el siguiente método: . que por medio de ello. Confeccionar un presupuesto financiero semestral. La información que queremos obtener podemos adquirirla por medio de entrevista o encuestas. IDENTIFICAR. Bajo mi criterio las actividades que no forman parte de la organización y sistemas se la puede distribuir en el departamento administrativo y en los departamentos que manejen procesos importantes vitales en la ejecución de la operación como tal. 3. asumen roles. IDENTIFICAR a qué otros órganos de la empresa asignaría las actividades que no corresponden a la función de Organización y Sistemas.propósitos. surge la necesidad de innovar casa adentro. Presupuestar los trabajos gráficos encomendados por los clientes. recursos humanos y afines. operaciones. Al verse frente el asesoramiento de una persona inexperta en el tema. Analizar y diseñar los procedimientos administrativos de la empresa. y toda la organización camina enfocado bajo un direccionamiento oportuno. en la lista de actividades. las correspondientes a la función de Organización y Métodos. 1. Analizar y sugerir cambios en la disposición física actual. 2. Coordinar las actividades entre las áreas de Producción. departamento de producción. Ventas y Finanzas. para consultar a todo el personal y tener un grado de información más confiable. A continuación el desarrollo. Asesorar técnicamente en la compra de nuevos computadores para la administración.         Diseñar la estructura organizativa de la empresa.

Las funciones que se asignaban a la Gerencia General violaban los estatutos de la sociedad anónima. Cuestionario. Al culminar el análisis no se presentaron soluciones para los problemas. Uno de los problemas planteados -atrasos en la facturación. No se expuso en forma precisa las fallas. - Plan de reconocimiento. Estimaciones. Redacción de informes.no había sido resuelto. y EXPLICAR los posibles motivos del incorrecto cumplimiento. Graficación. . Observación personal. - Informe de reconocimiento. Reunión de trabajo. Investigación. Al no comenzar el análisis en forma detallada no se pudieron presentar soluciones. CONCLUSIONES   La Organización y Métodos piensa en términos de propósito y no de medios. de acuerdo a lo planteado en el punto 4 del caso de estudio. La propuesta recomendaba una nueva estructura orgánica para la empresa pero no definía la distribución del trabajo dentro de cada unidad.Entrevista personal. No cumplieron con las etapas 3 (Diagnóstico de la situación actual) y etapa 4 (diseño de soluciones) Los posibles motivos por los que no se cumplió con estas etapas del mejoramiento administrativo son: No se plantearon correctamente los errores y deficiencias de la empresa. 4.. Muestreo. Preparación del plan de relevamiento 1. No solo la eficiencia y el esfuerzo son necesarios para conseguir el éxito.Identificación del problema - Descripción. IDENTIFICAR qué etapa o etapas de la metodología de mejoramiento administrativo no ha cumplido correctamente el Analista de Organización y Métodos.

Definir bien las funciones de cada empleado dentro de la empresa de tal forma evitar el disfuncionamiento administrativo de la empresa. debe estar capacitada para atender problemas que se puedan presentan en el análisis del mismo. RECOMENDACIONES     Si se llega a implementar una unidad de Organización y Métodos. Esta unidad de Organización y Métodos. Para organizar y administrar bien una empresa se necesita de un buen planteamiento de Organización y Métodos. EJERCICIO 1 .  La mala organización y administración puede llevar a una empresa a la quiebra. La unidad a formarse no debe de exceder las posibilidades de la empresa. esta tiene que ser adecuada para no alterar las funciones de la empresa.

RESOLUCIÓN DE CASOS PRÁCTICOS CASO DE ESTUDIO N° 2 – JAVIER LEZAMA ESTUDIANTE DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS – UNIVERSIDAD VALLE DEL MOMBOY TRABAJO INDIVIDUAL Por ser su primer trabajo como Analista. Javier. que tiene buena capacidad de análisis y propuesta. emprendió la tarea con gran entusiasmo e ideas creativas. g .

a todas y cada una de las unidades que integran la compañía. Planea. coordinación y control de todas aquellas actividades necesarias para proporcionar asesoría técnica en materia de Organización y Métodos. de preferencia con estudios especializados sobre Organización y Métodos. Con sólidos conocimientos en técnicas de racionalización administrativa . Sólido manejo de paquetes utilitarios. 1) EXPRESAR qué requisitos valoraría Ud. dirige. REQUERIMIENTOS: Nivel de Educación: Graduado o egresado de Ia carrera de administración de empresas. viniendo de posiciones similares como analista de organización y sistemas. FUNDAMENTAR su respuesta. Nivel de Experiencia: Haberse desempeñado de 2 a 4 años como analista de sistemas administrativos. No es objeto de descarte pero de preferencia debe contar con un maestría en gestión de procesos. supervisa y coordina la ejecución de las investigaciones y estudios técnico-administrativos que permitan analizar y mejorar la organización y funcionamiento de la empresa en su conjunto. para seleccionar a un Analista de Organización y Métodos.Colabora con la gerencia general en lo relativo a la planeación. ejecución. ingeniería industrial.

aceptando sugerencias. Fundamento: En la empresa de sus padres de Javier Lezama existen lineamientos fundamentales que marcarán el éxito y el fracaso. Debe reconocer y explicar las limitaciones de los sistemas. . al igual que su capacidad de análisis. sugiere. La Organización y los Procedimientos Administrativos determinan su ordenamiento interno para el logro de una operatividad eficiente y eficaz. con una alta tolerancia a la resistencia al cambio por parte los colaboradores. Debe buscar siempre que el beneficio supere al costo. El analista debe recordar que siempre actúa como asesor El analista siempre aconseja. Es importante que esta persona tenga un sólido conocimiento en el manejo e implementación de los procesos. Capacidad de análisis Iniciativa         Los analistas de O y M. 2) EXPRESAR qué información debe obtener Javier para llegar a un correcto diagnóstico del procedimiento. asiste. nunca critica ni imparte órdenes. Para solucionar los problemas no existen fórmulas mágicas.Competencias: Trabajo en equipo Alta negociación. Por su reporte directo siempre va a estar relacionado con las altas gerencias. sin estudio previo. deberán contar con un perfil académico y de experiencia que contribuya al logro de los objetivos organizacionales. Es por eso los requisitos examinados son esenciales para alcanzar las metas u objetivos. por lo que su nivel debe ser muy alto. Debe darles participación a las personas entrevistadas. Debe comprender que toda persona es reacia a los cambios.

 Identificar los problemas administrativos y analizarlos (diagnostico) tal como se presentan en la estructura. ayudar hacer mejor uso de la información en forma efectiva y oportuna.  Utilizar adecuadamente las diferentes fuentes de información que fueren necesarias para el desarrollo de los estudios e investigaciones. óptima coordinación de operaciones. falsos.  formularios) y de actitud (dirección deficiente. la más absoluta discreción y confidencialidad sobre aquello datos. - Estudio de métodos de trabajo.  Observar cuando fuere necesario.  Contar siempre con información actualizada sobre la organización y funcionamiento de otras empresas similares. estímulos. reconocimiento y admiración. antes. respeto. incompletos y desactualizados. capacitar y formar personal y otros. adecuar la asignación de recursos. etc) Establecer y mantener excelentes relaciones interpersonales con el personal involucrado den los estudios e investigación procurando obtener su confianza.Javier debe Analizar y racionalizar los sistemas.  Además de ello establecer organizaciones viables y eficaces. simplificar el trabajo administrativo. reducir los costos totales de la ferretería. - Análisis y diseños de procedimientos. procedimientos y métodos de trabajo. consideración. el funcionamiento (métodos. 3) EXPLICAR Y FUNDAMENTAR que método o métodos utilizaría usted para esta actividad de mejoramiento administrativo. evitando la obtención de datos superfluos. . con el propósito de establecer análisis comparativos que permitan aprovechar sus conocimientos y experiencias en beneficio de la consistencia y efectividad de los estudios e investigaciones que se desarrollan. hechos y opiniones que por determinada circunstancias no deban ser divulgados al personal de la empresa. durante y después de los estudios e investigaciones.

- Distribución física de oficinas. - Distribución del trabajo.- Análisis. Lo que conlleva a obtener mejores réditos. . - Elaboración de manuales administrativos. beneficio común para todos. Una de las principales bajo mi criterio es el conjunto de todas ya que todo es un proceso que va de la mano. con claridad de funciones descritas en el manual. - Análisis de responsabilidad. todos tenemos un horizonte trazado. disminuyendo costos y aumentando el rédito. con el direccionamiento adecuado la funcionalidad de la empresa se vera reflejado en el desempeño de su gente ya que de igual manera cuentan con procesos definidos y profundizados en la necesidad del cliente. diseño y control de formularios.