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Los Organigramas.

Los organigramas son la representacin grfica de la estructura orgnica de una


empresa u organizacin que refleja, en forma esquemtica, la posicin de las
reas que la integran, sus niveles jerrquicos, lneas de autoridad y de asesora.
Utilidad del Organigrama.
Un organigrama es til por las siguientes razones:
1. Proporciona una imagen formal de la organizacin.
2. Facilita el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de
jerarqua y coordinacin.
3. Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional.
4. Constituye una fuente autorizada de consulta.
5. Constituye una herramienta de capacitacin en la induccin del personal.
6. Es til en presentaciones directivas.
Contenido del Organigrama.
Un organigrama puede contener diversos datos, pero segn el criterio de un
autor, esto es lo principal:
1. Ttulos de descripcin condensada de las actividades. Esto incluye
generalmente el nombre de la compaa.
2. Nombre del funcionario que lo formul o elabor.
3. Aprobacin (firmas del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de
organizacin, etc.).
4. Fecha de formulacin o de revisin.
5. Leyenda (explicacin de lneas y smbolos especiales).
Informacin que debe reunirse previo al diseo del organigrama:
Previo al diseo y elaboracin del Organigrama, el especialista debe tener o
conocer lo siguiente:
Los rganos o unidades administrativas que integran o conforman la
empresa.
El nivel jerrquico que ocupan cada una de las unidades en la estructura
orgnica.
Las relaciones que guardan entre ellos.
La naturaleza de estas relaciones.
Las funciones que realizan.
Los puestos y el nmero de plazas que lo integran.
CRITERIOS
FUNDAMENTALES
ORGANIGRAMAS.

PARA

LA

PREPARACIN

DE

1. Precisin.- En el organigrama deben definirse con exactitud todas las


unidades administrativas y sus interrelaciones.

2. Sencillez.- Debe ser muy simple, para que se comprenda fcilmente. Para
ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una
nomenclatura compleja o poco clara.
3. Uniformidad.- Para facilitar su interpretacin conviene homogeneizar las
lneas y fi guras que se utilicen en su diseo.
4. Presentacin.- En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y
estructura; por ello, en su preparacin deben considerarse criterios tcnicos
y de servicio, en funcin de su objetivo.
5. Vigencia.- Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse
actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior
derecho de la grfica se anote el nombre de la unidad responsable de
prepararlo y la fecha de autorizacin y actualizacin.
La mayora de organizaciones privadas revisan peridicamente su estructura y
mtodos de trabajo, no as en el sector pblico donde la revisin se origina de una
entidad superior.
La propuesta de cambios de la estructura organizacional puede venir del titular de
la institucin, de una unidad o rea de trabajo, de las demandas de servicio de los
clientes o usuarios.
Los cambios en los organigramas pueden ser:
De cambios bsicos, donde el responsable es el personal del rea que formula la
propuesta.
De alcance medio, donde los responsables son el personal del rea afectada, de
las otras areas relacionadas con sta y los tcnicos especialistas en la materia.
De alcance total, donde el personal responsable son todas las areas de la
organizacin, apoyados en un cuerpo tcnico y de decisin altamente calificado, el
cual puede utilizar los servicios de consultores externos.
Previo al estudio de la organizacin se debe tener fuentes de informacin que nos
faciliten el anlisis de la estructura organizacional.
Las fuentes de informacin provienen de un acervo documental, que contiene un
archivo escrito de los documentos debidamente firmados por los responsables de
su elaboracin y autorizacin. Tambin pueden provenir de organigramas que se
encuentren en archivos magnticos que pueden estar almacenados ya sea en
discos duros o unidades de almacenamiento externas.

Tipos de Organigramas:
En base a las clasificaciones planteadas por Enrique Benjamn Franklin (en su libro
"Organizacin de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introduccin a la
Administracin de Organizaciones"), se pone a consideracin la siguiente
clasificacin de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por
su mbito, 4) por su contenido y 5) por su presentacin o disposicin grfica.
1. POR SU NATURALEZA:
organigramas:

Este

grupo

se

divide

en

tres

tipos

de

Micro administrativos: Corresponden a una sola organizacin, y


pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las
reas que la conforman.
o Meso administrativos: Consideran una o ms organizaciones de un
mismo sector de actividad o ramo especfico. Cabe sealar que el
trmino meso administrativo corresponde a una convencin utilizada
normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede utilizarse
en el sector privado.
o Macro administrativos: Involucran a ms de una organizacin.
o

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de


organigramas:
o Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que
se disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo
pblico, es decir, como informacin accesible a personas no
especializadas. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades
del modelo y sus relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser
graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de
ciertas dimensiones.
o Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como
tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un
organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la
misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la
distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de
gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de
estos instrumentos y sus aplicaciones.
o Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de
funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta
con el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando
el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.
o Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo
planificado no cuenta todava con el instrumento escrito de su
aprobacin.
3. POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:
o Generales:
Contienen
informacin
representativa
de
una
organizacin hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud
y caractersticas. En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel
de direccin general o su equivalente, en tanto que en el sector
privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.

Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea


de la organizacin.
Ejemplo:
o

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:


o

Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades


administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes.
Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen


asignadas, adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo
de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y
presentar a la organizacin en forma general.
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto


a puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada
unidad consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas
que ocupan las plazas.

5. POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se


divide en cuatro tipos de organigramas:
o Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a
partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes
niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms
generalizado en la administracin, por lo cual, los manuales de
organizacin recomiendan su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y


colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se
ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las
unidades se ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y


horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se
recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran
nmero de unidades en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la


particularidad de integrar un mayor nmero de unidades en espacios
ms reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades
ubicadas en los ltimos niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de


mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos
concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el
ltimo crculo, o sea el ms extenso, indica el menor nivel de
jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican
sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas
por las lneas que unen las figuras.

Cuando crear un Organigrama


Cuando se est creando una
organizacin y se requiere definir las unidades, a
travs de las cuales se llevarn a cabo las funciones establecidas.
Cuando una organizacin est en marcha, para implementar sus estrategias,
incorporar nuevas actividades. Estas unidades pueden ser absolutas o relativas
Cuando eliminar un Organigrama
Cuando un conjunto de funciones agrupadas en una unidad no contribuye al
funcionamiento de la organizacin.
Eliminacin Absoluta: la unidad es disuelta y eliminada totalmente
(obsolescencia, duplicidad, etc.)
Fusin: la unidad se reagrupa con otra que realice funciones similares y
que complemente su campo de accin.
Cuando modificar un Organigrama
Cuando en la unidad administrativa se de:
Ampliacin: cuando se agregan funciones compatibles con su objetivo.
Reduccin: cuando se disminuyen funciones por su traslado a otras
unidades, o por su eliminacin.
Dependencia: cuando vara la relacin de dependencia de la unidad, y
esta pasa de una posicin vertical a otra.

RECOMENDACIONES

Fuente: www.elprisma.com