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Avirato PMS

Manual de uso

Contenido
I
Iniciar Avirato PMS (11)
Poner en marcha Avirato PMS (12)
CONFIGURACIN (13)

1.Hotel (13)

2. Habitaciones y salas (15)


2.1. Categoras Habitaciones (15)

- Aadir una categora (18)


- Eliminar una categora (19)

2.2. Rack de habitaciones (20)


- Ordenar las habitaciones (20)

- Aadir una habitacin (21)

- Eliminar una habitacin (22)


2.3. Rack de salones (22)

- Agregar una sala (22)

- Eliminar un saln (24)

3.Tarifas y temporadas (26)

3.1 Temporadas y precios especiales (26)


- Leyenda del calendario de temporadas (27)

- Establecer temporadas en el calendario (27)

- Ver precio diario (32)

- Para borrar un precio diario (32)

3.2. Listado de precios (32)

3.3. Tarifas (34)



- Uso de las teclas rpidas del teclado en la tabla modificable


de tarifas (38)

3.4. Costes adicionales (39)


3.4.1. Costes Fijos (39)
3.4.2. Camas adicionales (40)

3.4.3. Tasa turstica Tasa fija adicional (40)

3.5. Restricciones online (41)


3.5.1. Bloqueo habitaciones (41)

- Aadir un bloqueo (42)

- Eliminar un bloqueo (44)


3.5.2. Calendario Estancias Mnimas (45)

- Aadir una estancia mnima (45)

- Modificar una estancia mnima (47)

- Eliminar una estancia mnima (48)

4. Descuentos y promociones (49)

4.1. Descuentos (49)


- Descuento por larga estancia (49)

- Descuento por nmero de habitaciones (49)

- Precio en funcin de la ocupacin (50)

- Early Booking (50)


- General (50)
4.2. Cdigos de descuento (51)

- Aadir un cdigo de descuento (51)

- Modificar un cdigo de descuento (52)

- Eliminar un cdigo de descuento (53)

5. Extras habitaciones (54)

- Eliminar un extra (56)

6. Cargos predefinidos (57)

- Aadir

un cargo predefinido (57)

- Modificacin de un cargo predefinido (59)

- Eliminar un cargo predefinido (60)

7. Motor de reservas (61)

7.1. Configuracin (61)

7.1.1. Opciones Booking Online (61)


7.1.2. Google Analytics / Google Tag Manager (62)

7.1.3. Texto legal Reservas Online (62)

7.1.4. Tarifas
(62)
7.1.5. Release (63)
7.2. Apariencia (63)
7.3. Tarifas motor de reservas (66)

8. Operadores y canales (67)

8.1. Resumen (66)


8.2. Canales propio (67)
8.2.1. Informacin general (67)
8.2.2. Reservas operador (68)
8.2.3. Facturacin. (69)
8.2.4. Observaciones. (69)
- Crear un operador
(70)
- Eliminar un operador (72)
8.3. Canales Channel Manager (73)
8.3.1. Estado Sincronizacin (73)
- Resincronizar (73)

- Actualizacin datos channel manager (76)

8.3.2. Bloqueo por tipo de habitacin (76)

- Eliminar un bloqueo por tipo de habitacin (78)


8.3.3. Restriccin de disponibilidad (79)

- Aadir una restriccin de disponibilidad (79)

- Eliminar una restriccin de disponibilidad (81)

8.3.4. Sincronizacin iCal (82)

9. Facturacin (84)

9.1. Diseo Factura (84)


9.1.1. Datos (84)
9.1.2. Mrgenes (86)
9.2. Formatos (87)
9.2.1. Factura (87)

- Asignar un nmero desasignado (88)

9.2.2. Factura serie 2 (89)

9.2.3. Proforma (90)


9.2.4.Albarn (91)
9.2.5. Abono
(92)
9.3. Impuestos (93)
9.3.1. Impuestos Activos (93)
9.3.2. Impuestos predeterminados (94)
9.4. Tarjetas (95)

10. Usuarios y Seguridad (96)

10.1. Crear un usuario (96)


- Modificar un usuario (98)

- Eliminar usuario (98)


11. Integraciones Avirato (99)

11.1. Mdulo Mvil (99)


11.2. Lectores de documentos (99)

- Activacin del Lector de documentos profesional (99)

12. Hospederas e INE (101)

12.1. Hospederas (101)


12.2. Estadsticas, INE, EUSTAT, Turismo (102)

- Enviar parte INE (103)

- Restringir envos INE (105)


13. Contratos clientes (106)

- Aadir un contrato como plantilla (106)

14. Multipropiedad (108)


- Eliminar un contrato (107)

- Aadir una propiedad (108)


- Eliminar una propiedad (109)

15. Opciones (110)

15.1. Correo electrnico (110)


15.1.1. Configuracin correo (110)
- Alertas (110)

15.1.2. Mail confirmacin reserva (111)

15.1.3. Mail recordatorio reserva (114)


15.1.4. Mail agradecimiento reserva (116)
15.2. Planning (117)
15.3. Hoja de registro de viajeros (120)

PLANNING (121)

16. Hacer una reserva (122)

- Cmo hacer una reserva de grupo desde planning? (124)

- Cmo hacer reservas por horas? (125)

- Informacin de las reservas (126)

- Borrar una reserva (127)

- Desasignar una habitacin Habitaciones desasignadas (128)

- Habitaciones sin asignar por overbooking (130)

- Cambiar de habitacin una reserva (131)

- Duplicar reserva (134)

- Colores de las reservas (135)

- Cambiar el color de una reserva (136)

- Leyenda de las reservas (137)

- Estado de las habitaciones (138)

- Colores del estado de habitacin (139)

- Leyenda planning (139)

- Habitaciones disponibles (140)

- Filtros planning (140)

EVENTOS (142)
RESERVAS (143)

17. Datos Reserva (144)

17.1. Datos reserva (144)


17.1.1. Datos cliente (147)
17.1.2. Extras reservas (148)
17.1.3. Contratos (149)
17.1.4. Tarjetas crdito (149)
17.1.5. Observaciones (150)
17.1.6. Registro viajeros (151)

18. Facturacin y Cargos (152)

18.1. Facturacin (152)


18.1.1. Factura (152)
- Crear una factura/proforma/albarn/abono (152)

- Modificar datos de una factura/proforma/albarn/abono (153)

- Cambiar fecha en la factura/proforma/albarn/abono (155)

- Desasignar una factura/proforma/albarn/abono (156)


- Cambiar el nmero de factura/proforma/albarn/abono (157)

- Crear varias facturas en una misma reserva (157)

18.2. Cargos (158)


- Aadir cargos (159)
- Modificar cargos (160)
- Traspasar cargos (160)
- Traspaso bsico (161)
- Traspaso avanzado (162)
- Anular cargos (163)
- Eliminar cargos (164)
18.3. Resumen de Cargos (165)
- Pagos (166)

- Aadir un pago (166)

- Anular un pago (168)

18.4. Resumen de Pagos (168)


- Observaciones (169)

19. Avisos (170)

Aadir un nuevo mensaje (170)

- Marcar/desmarcar como hecho un aviso/alarma o mensaje (172)

- Eliminar un mensaje (172)

20. Otra Informacin (173)

- Historial cliente (173)

- Valoracin del cliente (173)

- Valoracin global de la comunidad (174)

- Valoracin del cliente por la comunidad (175)

20.1. Aeropuerto y vuelo (175)

20.2. Vehculos y plazas de garaje (175)

20.3. Dietas y pensiones (176)

20.3.1. Pensin Diaria (176)


20.3.2. Dietas y Alergias (177)

20.4. Informacin de inters (177)


21. Histrico modificaciones (178)

AVISOS (179)

- Aadir un nuevo aviso/mensaje/despertador/mantenimiento (180)

- Marcar/desmarcar como realizado un aviso (180)

- Eliminar un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento (181)

CLIENTES (182)
22. Parametros de Bsqueda (183)
22.1. Ficha Cliente (183)
22.2. Historial (185)
22.3. Comentarios (185)

23. Aadir cliente (187)

24.Newsletter
25.

(188)

Registro de Viajeros (191)

- Generar fichero XML (191)

- Modificar un parte de viajeros (192)

- Enviar archivo por correo electrnico (193)

INFORMES (194)
26.RevPar/GopPar (194)
27. ADR (196)
28. Reservas (197)

28.1. Entradas y salidas (197)


28.1.1. Informacin simplificada (197)
28.1.2. Tabla
(200)

28.2. Ocupacin/Inventario (201)


28.2.1. Grficos (201)
28.2.2. Datos
(202)
28.2.3. Actual-Mes-Ao (203)
28.2.4. Ocupacin entre fechas (203)
28.3. In house (204)
28.4. Regmenes (206)
28.5. Resumen de reservas (207)
28.6. Resumen por origen (209)
28.7. Origen de mercado (209)
28.8. Cancelaciones (210)

- Recuperar una reserva cancelada/eliminada (212)

29. Estado Habitaciones (214)

- Modificar el estado de una habitacin (215)

- Bloquear venta online de una habitacin (217)

30. Mantenimiento (219)

30.1. Mantenimiento (219)


30.2.Camas supletorias (220)

30.2.1. Ubicacin camas supletorias (220)

31. Facturacin (222)

31.1. Bsqueda de facturas (222)


- Acceder a una factura realizada (224)

31.2. Aadir Modificar factura (224)


- Crear una factura/proforma/albarn/abono (224)

- Desasignar una factura/proforma/albarn/abono (226)

- Cambiar el nmero de factura/proforma/albarn/abono (227)

31.2.1. Cargos - Factura/Hoja Seleccionada (228)

- Aadir cargos (228)


- Modificar cargos (229)
- Anular cargos (230)
- Eliminar cargos (231)
- Resumen de Cargos (232)
- Pagos (232)
- Resumen de Pagos (232)

31.3. Resumen de facturacin (232)


31.4. Facturacin por cliente (234)
31.5. Crditos clientes (234)
31.6. Estado de pagos (236)
31.7. Hoja de caja (237)
31.8. Histrico de pagos (238)
31.9. Traspaso de cargos (239)
31.10. Produccin (239)

40. Histrico de modificaciones (241)

41. Listado de precios (242)

42. Personal (244)

43. Clientes (245)

SUGERENCIAS (246)

Iniciar Avirato PMS


Los datos de acceso se incorporarn en el apartado de configuracin del programa.
Este se abrir al iniciar el programa por primera vez para crear el establecimiento y
aadir los datos necesarios para su utilizacin. Sin estos datos iniciales, Avirato no
podr arrancarse.

El usuario de Avirato ser el CIF del establecimiento y la contrasea, la establecida


en configuracin.
Si todava no ha creado un usuario en Avirato, hgalo tal y como se le explica
en Poner en marcha Avirato PMS. Una vez lo haya creado, ya podr acceder al
programa desde esta ventana.

Recuperar contrasea
SI no recuerda su contrasea, podr solicitarla al pinchar sobre la opcin Olvidaste
tu contrasea?. Esta nos llevar a una pgina en internet donde tendremos que
incorporar el correo electrnico que usramos para la creacin del hotel: sin esta
direccin no ser posible recuperar la contrasea.

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Poner en marcha Avirato PMS1


Para poner en marcha el software de gestin hotelera es necesario introducir los
datos de acceso, los cuales se solicitarn en la ventana que aparece al abrir el
programa por primera vez.
Para poner en marcha el software de gestin hotelera es necesario introducir los
datos de acceso, los cuales se solicitarn en la ventana que aparece al abrir el
programa por primera vez: Datos de acceso y del hotel (configuracin>hotel).

1. PMS, por las siglas en ingls de property management system (sistema de administracin de
propiedades).

12

1 CONFIGURACIN
1.Hotel

(Configuracin > Hotel)

Imagen: Pantalla inicial del programa. Configuracin del hotel

Se tendrn que rellenar todos los campos para su puesta en marcha. Una vez hayan sido introducidos correctamente, se pulsar sobre

para grabar los datos.

La primera pantalla se divide en cuatro apartados:


Datos de acceso. Estos sern las credenciales necesarias para acceder,
posteriormente, al programa desde cualquier dispositivo.
Datos del hotel. Introduzca la informacin del establecimiento.

13

Modo. Seleccione el tipo de establecimiento que est configurando, segn


sea hotel, apartamentos, casas o albergue. Esta opcin se ver reflejada en el
motor de reservas, ofreciendo as habitaciones, apartamentos, casas o camas,
respectivamente.
Datos para mostrar en facturacin. Estos datos son imprescindibles para la
emisin de facturas. Rellene todos los campos para un correcto funcionamiento.

Imagen: Configuracin del hotel

14

2. Habitaciones y salas
(Configuracin > Habitaciones y salas)
2.1. Categoras Habitaciones
Esta seccin nos permite crear tantas categoras de habitaciones como tengamos
en el establecimiento.
Tenga en cuenta que los descriptores que aqu incluyamos se vern reflejados en
el motor de reservas2

Imagen: Configuracin de las categoras de habitacin

La informacin requerida en este apartado es a) tipo de habitacin, b) descripcin


de la habitacin, c) imgenes y d) Capacidad de la habitacin.

B
D
Imagen: Campos para la configuracin de categora

2. Para aquellos usuarios que dispongan de dicho servicio contratado con Avirato

15

A) Tipo de habitacin. Borraremos el campo que aparece por defecto en


cada categora (doble, simple y suite) e incluiremos el nombre del tipo de
habitacin a crear. Por ejemplo: habitacin doble, habitacin con terraza,
apartamento con vistas al mar, etc.
B) Descripcin de la habitacin. Este campo es de los ms importantes
ya que ser el texto que defina la habitacin, con sus caractersticas y
peculiaridades. Dicho texto puede traducirse a los siguientes idiomas:
ingls, francs, alemn, italiano y cataln.
C) Capacidad. Cada tipo de habitacin se delimita segn el nmero de
personas que puedan pernoctar en la habitacin. De ah que haya dos
campos especficos.
a. Capacidad estndar. Indicara la cantidad normal de personas
que entran en la habitacin. As pues, para una habitacin que posea
una cama de matrimonio, la capacidad estndar ser de 2 personas.
b. Capacidad Mxima (Max). Para delimitar el nmero mximo de
ocupantes para el tipo de habitacin. De tal manera, podremos poner
capacidad mxima de 4 en una habitacin de capacidad estndar
2 personas si disponemos de camas supletorias o sofs cama en
los apartamentos. (Para ver los incrementos por persona, Ver
Tarifas y temporadas>Tarifas). Igualmente, pondremos capacidad
estndar 1 y capacidad mxima 2 si ofrecemos habitaciones dobles
de uso individual.
D) Imgenes. Al pinchar sobre el icono de la cmara

se nos abrir una

ventana emergente para introducir las imgenes que queramos incluir.


Seleccionaremos tantas como queramos mostrar, ya que no dispone de
restricciones de cantidad.

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Imagen: Aadir imgenes en categora de habitacin

Puede pulsar sobre las imgenes que aparecen en las franjas inferiores de cada
tipologa para verlas a mayor tamao. Puede ir pinchando sobre el resto de
imgenes sin necesidad de cerrar la ventana emergente. Desplace dicha ventana
si es necesario.
Para dejar de ver las imgenes a mayor tamao presione el botn Cerrar ventana.

Imagen: Ver imgenes a mayor tamao en categora de habitacin

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Para borrar una de las imgenes agregadas, abra la imagen a mayor tamao y
presione la opcin Eliminar imagen.

Imagen: Detalle del Botn de eliminar

La aparicin de las categoras de habitacin est ordenada alfabticamente.

Todas las modificaciones que se realicen en esta seccin sern guardadas


sin necesidad de presionar ningn botn de guardado.

Aadir una categora


El programa ofrece, por defecto, la inclusin de tres tipos de habitacin (doble,
simple o suite). Si el usuario necesitase ms categoras, tiene la opcin de incluir
tantas como fuese necesario.

Imagen: Aadir una categora

18

Para ello tendr que dirigirse al campo vaco que aparece en la parte baja de la
seccin y rellenarlo con los datos anteriormente explicados. Una vez completos, el
ltimo paso ser pulsar sobre

(parte derecha) para agregar la nueva categora.

La nueva categora se ordenar alfabticamente de manera automtica.

Eliminar una categora


Para eliminar un tipo de habitacin bastar con presionar sobre

en la categora

a suprimir. Una vez pinchemos, nos aparecer un mensaje informndonos de la


accin que queremos llevar a cabo:

Imagen: eliminar categora de habitacin

Para asegurarse de que realmente queremos llevar a cabo dicha accin, el


programa volver a preguntar si queremos suprimir la categora, ya que esto
supondra eliminar todas las habitaciones que estn asociadas a dicha categora
(Ver Configuracin>Rack de habitaciones) y sus respectivas reservas:

Imagen: eliminar categora de habitacin

Si en ambas ocasiones marcamos S, la categora desaparecer. Si, por


el contrario, no desebamos eliminarla, con marcar No, en cualquiera
de los dos mensajes, se detendr la accin.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una categora eliminada no


puede recuperarse.

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2.2. Rack de habitaciones


En este panel deben incluirse todas las habitaciones3 que posee el establecimiento.
Ser importante la cantidad de habitaciones asignadas a una categora para su
futura disponibilidad y venta al pblico4.

Imagen: Rack de habitaciones

En la columna de la izquierda deben escribirse los nombres de las


habitaciones. Para ello, habr que borrar el campo que aparece por
defecto y agregar el nuevo. Despus, pasaremos a la columna de la
derecha y asignaremos a cada habitacin una categora, dependiendo
de a qu tipo de habitacin pertenezca (Ver Configuracin>Categora
de habitaciones).

Ordenar las habitaciones


Las habitaciones se guardan siguiendo el orden por el que han sido
ingresadas en el casillero. Dicho orden se ver reflejado en la pestaa
de planning.

3 En el caso de un albergue, sern camas; en el caso de alquiler de viviendas vacacionales, casas o

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apartamentos.
4 Dicha disponibilidad se ver reflejada en los operadores (channel manager), el motor de reservas (web) y el
programa (recepcin).

Imagen: Ordenar Rack de habitaciones

Para ordenar y agrupar las habitaciones segn las necesidades del establecimiento,
basta con pinchar sobre la habitacin a colocar y arrastrar hacia arriba o hacia abajo
hasta dejarla en la posicin elegida. Sabremos cul estamos moviendo porque la
seleccionada se mostrar de color amarillo.

Todas las modificaciones que se realicen en esta seccin sern


guardadas sin necesidad de presionar ningn botn de guardado.

Aadir una habitacin


Para aadir una habitacin hay que escribir, en la ltima fila del rack, el nombre de
la habitacin, asignarle una categora y presionar sobre

Imagen: Agregar habitacin en Rack

Hasta que no se haya pulsado sobre

los campos Nombre de habitacin y

Tipo aparecern en verde. Para mostrar que la habitacin ha sido aadida, estos
aparecern en gris y

pasar a ser

21

Eliminar una habitacin


La eliminacin de una habitacin se har al pulsar sobre

en la habitacin a

suprimir. El borrado de una habitacin supondr la eliminacin de todas las reservas


asociadas a ella. Por ello, el programa nos solicitar confirmacin para realizar
dicha accin mediante una ventana emergente:

Imagen: Eliminar habitacin en Rack

Todas las modificaciones que se realicen en esta seccin sern


guardadas sin necesidad de presionar ningn botn de guardado.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una habitacin eliminada no


puede recuperarse, igual que las reservas asociadas a la misma.

2.3. Rack de salones


En este panel se incluirn todos los salones de los que dispone el establecimiento,
definiendo la capacidad de cada saln y los costes de los mismos.
La aparicin de los salones vendr determinada por el orden de creacin de los
mismos. Este orden no puede alterarse.

Agregar una sala


La informacin necesaria ser a) Nombre de la sala; b) Descripcin; c) Capacidad;
d) Precio Jornada; e) imagen.

22

B
E

A) Nombre de la sala. Borraremos el texto que aparece por defecto y


aadiremos el nombre de la sala a configurar.
B) Descripcin de la sala. Breve texto para definir las caractersticas de la
sala.
C) Capacidad. Cupo mximo de personas.
D) Precio Jornada. Para configurar los costes por reserva de sala.
a. Precio Media Jornada. Coste por reserva de media jornada.
b. Precio Jornada. Precio total por reserva completa del saln.
E) Imgenes. Cada saln admite una imagen definitoria. Al pinchar sobre el
icono de la cmara

se abrir una ventana emergente para seleccionar

la imagen que queramos incluir.

23

Para sustituir una de las imgenes agregadas presione sobre la imagen y se le


abrir la ventana emergente anterior para seleccionar una nueva imagen.
Cuando tenga todos los datos necesarios introducidos en sus respectivos lugares,
pulse

para agregar el saln. El saln se habr creado cuando el smbolo de

adicin sea sustituido por

Puede agregar tantos salones como sean necesarios siguiendo los pasos
anteriormente enunciados. Rellene los datos en el espacio en el que aparece

Todas las modificaciones que se realicen en esta seccin sern


guardadas sin necesidad de presionar ningn botn de guardado.

Eliminar un saln
La eliminacin de un saln es muy sencilla: solo ha de pulsar

a la altura del saln

que desee suprimir.

Cuando haya presionado

, el programa le requerir un mensaje de confirmacin,

ya que la supresin de este implica eliminar todas las reservas realizadas en el


mismo.

24

Si presiona el botn S, la sala desaparecer del rack; si, por el contrario,


presiona No, la accin se cancelar y todas las reservas realizadas en ese saln
permanecern dentro del saln (Para ver las reservas de un saln ver Pestaa
Eventos).

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un saln eliminado no


puede recuperarse, igual que las reservas asociadas al mismo.

25

3.Tarifas y temporadas

(Configuracin > Tarifas y temporadas)

En esta pestaa se crearn y modificarn todas las tarifas que posea el


establecimiento. Tendremos acceso a todas las funcionalidades de las tarifas para
obtener un ptimo funcionamiento.
La primera pantalla que veremos ser la correspondiente a Temporadas y precios
especiales. Para poder rellenar los datos ser imprescindible tener creadas las
tarifas del hotel (Ver Configuracin>Tarifas y temporadas>Tarifas).

3.1 Temporadas y precios especiales


El panel de temporadas muestra, en una nica pantalla, el ao completo para
visualizar las temporadas del establecimiento de una sola vez. La finalidad de este
apartado es establecer, el calendario del ao, respetando y cambiando los precios
segn sea temporada alta o baja.

26

Leyenda del calendario


de temporadas
Las temporadas se establecen
siguiendo un semforo de color:

La temporada media, por ser la ms amplia, carece de color. Por ende, por
defecto, todo el ao est seleccionado como Temporada Media. El responsable de
la configuracin del programa deber modificar el calendario en aquellas pocas
del ao que no pertenezcan a dicha temporada.
El motivo por el que aparece esta temporada sin color es por la comodidad visual:
las temporadas que no son las ms extensas son las que destacan por el color.

Establecer temporadas en el calendario


Lo primero que debemos hacer para establecer una temporada es seleccionar
la tarifa y el ao a modificar. Estos se encuentran en la parte alta de la pantalla.
Por defecto aparecern la tarifa general y el ao en curso. Las temporadas sern
las mismas para todas las tarifas, excepto los precios diarios, que se aplicarn
siguiendo la tarifa.

Una vez seleccionada la tarifa, ya podemos establecer el calendario de temporadas.


Esto se puede hacer por dos vas: a) sobre el mismo calendario; b) en el men
preparado para ello.
a) Marcar temporadas en el calendario
Avirato PMS permite establecer temporadas clicando son el ratn sobre
los das. Esta opcin est recomendada para cuando hay alteracin de
temporadas en unos das determinados (por ejemplo un puente), pues es
un proceso poco rentable para grandes espacios de tiempo.

27

x 1 clic = Temporada baja


x 2 clic = Temporada Alta
x 3 clic = Temporada Especial
X clic derecho = Precio Diario

b) Establecer temporadas en el men


En la parte derecha de la pantalla, bajo la leyenda, se encuentra el men para
establecer las temporadas. Esta forma es la forma ms rpida para definir las
temporadas cuando estas son amplias.
Para establecer una temporada, definiremos a qu das de la semana queremos
que se aplique marcando nicamente los das elegidos. Por ejemplo, si quisiramos
crear una tarifa que solo contemplase los precios de domingo a jueves (D-J),
seleccionaramos todos estos y desmarcaramos las casillas de viernes (V) y
sbado (S).
Despus, seleccionaremos la temporada (desplegable del men) y las fechas en
las que queremos que se incluya (calendarios).

Una vez tengamos todas las caractersticas de la nueva temporada, presionaremos


el botn

28

Cuando hayamos configurado todas las temporadas del calendario, pulsaremos el


botn Guardar y Sincronizar para que se guarden las modificaciones y estas le
lleguen al channel manager.

Establecer precio diario


Para establecer el precio diario, tenemos dos opciones, desde el calendario de
temporadas o desde el men. Asegrese de que incluir el precio diario en la tarifa
adecuada.
A) Precio diario con botn derecho del ratn.
Para configurar el precio diario en el calendario, tendremos que hacer clic en
el botn derecho del ratn sobre la fecha que queramos modificar. Esta accin
nos abrir una ventana emergente en la que podremos marcar los precios diarios
siguiendo los tipos de habitacin disponibles en el establecimiento.

Por defecto, al pinchar en un da determinado, se nos marcar el precio para ese


nico da, pero podemos ampliarlo si desplegamos el calendario de la parte alta de
la ventana y pinchamos sobre el ltimo da en el que implantar el precio especial.
De tal manera, los precios que pongamos para cada categora se implementarn
hasta el da seleccionado. Sabremos de qu da a qu da lo hemos puesto si nos
fijamos en la parte superior de la ventana emergente, a la altura de la X de cierre,

29

para saber el inicio, y en la fecha del calendario para saber qu da termina.

Igualmente, dentro de nuestra seleccin de precios especiales, podemos establecer


si esos precios se aplicarn a toda la semana o a unos das determinados. Para
ello, marcaremos los das a los que queremos que se aplique y desmarcaremos
a los que no. Dicha seleccin se repetir en todas las semanas que albergue el
precio especial:

Una vez completados los precios, presionaremos

para guardarlos.

30

B) Establecer precio diario en el men.


Podemos establecer el precio diario desde el men de las temporadas, ubicado
en la parte derecha de la pantalla. En este, definiremos a qu das de la semana
queremos que se aplique marcando nicamente los das elegidos. Por ejemplo,
si quisiramos crear un precio especial para los fines de semana de diciembre,
marcaramos viernes (V) y sbado (S) y desmarcaramos el resto de das (D-J).
Despus, seleccionaremos Precio Diario en el desplegable Temp. y las fechas en
las que queremos que se incluya (calendarios).

Una vez tengamos todas las caractersticas de la nueva temporada, presionaremos


el botn

Esta accin nos abrir una ventana emergente en la que podremos marcar los
precios diarios siguiendo los tipos de habitacin disponibles en el establecimiento.

31

Sabremos de qu da a qu da lo hemos delimitado si nos fijamos en la parte


superior de la ventana emergente, a la altura de la X de cierre, para saber el inicio,
y en la fecha del calendario para saber qu da termina. En el ejemplo puesto, la
fecha de inicio es del 01/12/2015 al 31/12/2015, solo para los fines de semana.
Una vez completados los precios, presionaremos

para guardarlos.

Ver precio diario


Para ver el precio diario de una fecha sealada, presionaremos el botn derecho
del ratn sobre la fecha y nos saldr la ventana emergente de Precios Especiales.
Para cerrarla, pulsaremos

Cancelar o la X en la parte superior derecha de la

ventana.

Para borrar un precio diario


Para borrar el precio diario, bien podemos presionar el botn derecho del ratn
sobre el da elegido para que nos salga la ventana emergente, y presionar
para eliminar, o bien podemos presionar sobre el da elegido en el calendario y
reestablecer la temporada correcta (Ver Marcar Temporadas en el Calendario).

3.2. Listado de precios


El listado de precios es una herramienta para gestionar y visualizar todos los precios
mensuales del establecimiento, segmentados por tipo de habitacin y tarifas. Para
mostrar las tarifas hay que seleccionar el mes y el ao deseado en el desplegable
de la izquierda y presionar el botn de la derecha:

Esa accin har que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:

32

Esta accin puede tardar unos segundos. Depender de la cantidad


de tarifas y habitaciones que posea el establecimiento.

Los das del mes aparecen en la parte alta del esquema en posicin horizontal, por
lo que, para ver los ltimos das del mes, tendr que desplazar el scroll bajo hacia
la derecha.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos y desplazando las columnas hacia los lados.
Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrir la ventana de Precio Diario
para hacer la modificacin del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y
Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algn cambio de este
tipo, presione el botn Guardar y sincronizar cambios para almacenar el nuevo
precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.

Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel
para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsar
convertirlos en archivo Excel se presionar el icono

; mientras que para

33

3.3. Tarifas
Esta pgina est dividida en dos apartados: la parte baja, donde se vern todas
las tarifas creadas con sus respectivos precios, mas donde no se puede cambiar el
contenido, y la parte alta, donde se nos dar la opcin de crear, modificar y borrar
tarifas existentes.

A. Crear Tarifas
Para crear una nueva tarifa, tendremos que marcar, en el desplegable de la parte
alta de la pgina, la opcin Aadir tarifa. Esta opcin aparece siempre por
defecto cuando se accede por primera vez a la pestaa de Tarifas. Posteriormente
rellenaremos los siguientes apartados:

34

a) Nombre Tarifa. Este campo est preparado para escribir el ttulo que
queramos darle a nuestra tarifa. Admite letras, nmeros y caracteres. No
posee un nmero limitado de caracteres.
b) Precios. La tabla de precios aparecer ordenada alfabticamente con las
categoras de habitacin creadas (para saber cmo crear una categora
de habitacin, ver Configuracin>Categoras Habitaciones>Aadir una
categora). Las columnas que aparecen corresponden a las distintas
temporadas habilitadas en el hotel (Ver Configuracin>Tarifas y
Temporadas>Temporadas y precios especiales): Temporadas Baja,
Media, Alta, y Especial; y los incrementos por persona y nio. Estas se
aplicarn a la factura segn la definicin que se hiciera en el calendario de
tarifas y temporadas.
Incremento por persona: indica cunto sube el precio por persona adicional
en la habitacin. Este incremento ser importante para un establecimiento
que disponga de camas adicionales o de habitaciones dobles de uso
individual, por ejemplo. El incremento por nio ser la parte correspondiente
a la adicin de un nio en una habitacin.

c) Caractersticas de la tarifa. En la parte derecha de la pantalla podemos


especificar cuntos das mnimos y/o cuntos das mximos son obligatorios
para poder reservar en el establecimiento con esta tarifa. Igualmente,
podremos marcar la opcin de tarifa reembolsable para que el cliente del
establecimiento pueda recuperar el dinero en caso de cancelar la reserva.
Si no marcamos esta opcin, la reserva ser no reembolsable.
Existe, para crear tarifas a partir de los precios de la Tarifa General, la opcin
de enlazar la nueva tarifa a la Tarifa General. Podemos hacerlo o bien por
porcentaje, y el programa nos calcular la nueva tarifa en funcin del precio
de la general; o bien por euros, aumentando o disminuyendo el precio de

35

la tarifa en funcin de la cantidad marcada. Por defecto aparece el 100%.

Una vez hayamos rellenado todos los datos de la nueva tarifa, pulsaremos el botn
Guardar Tarifa. Nos aparecer el siguiente mensaje informativo:

Si deseamos crear una tarifa solo para un tipo de habitacin (para venderla en el
channel manager), aadiremos los precios segn temporada y dejaremos a cero el
resto de categoras de habitacin. De esa manera, el channel manager no podr
vendernos ms que la habitacin con datos, puesto que no toma los precios a 0.

B. Modificar Tarifas
En el desplegable de la parte alta de la pgina elegiremos la tarifa que
queramos modificar. Una vez la hayamos seleccionado, todos los datos
aparecern en la parte modificable de la pantalla.

36

Modificaremos los campos que deseemos haciendo doble clic sobre la


tabla modificable.

Podremos dejar la tarifa sin precios para rellenar desde cero cada temporada.
Para ello marcaremos el botn Limpiar datos en la parte derecha de la
pantalla y despus rellenaremos con los datos correctos. Una vez hayamos
cumplimentado la tarifa, pulsaremos el botn Guardar cambios. Nos
aparecer el siguiente mensaje informativo:

C. Eliminar Tarifas
Seleccionaremos, en el desplegable de la parte alta de la pantalla, la tarifa
que queramos eliminar. Los datos de esta aparecern en la tabla modificable.
Una vez los veamos, pulsaremos el botn Eliminar Tarifa.

Tras pinchar el botn, aparecer una ventana emergente solicitando


confirmacin para realizar el borrado.

37

Si pulsamos S, la tarifa desaparecer; si pulsamos No, la accin no se


llevar a cabo. Solo aparecer una ventana de confirmacin.
Sabremos que una tarifa se ha borrado porque desaparecer de la parte
baja de la pantalla. Permanecer en la zona editable por si se quisiera
recuperar tras el borrado. Para hacerla desaparecer totalmente, solo ser
necesario bien seleccionar otra tarifa en el desplegable o bien seleccionar
otra pestaa en el programa.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una tarifa eliminada no


puede recuperarse.

Uso de las teclas rpidas del teclado en la tabla modificable de tarifas


Para rellenar los campos, haremos doble clic sobre ellos. Una vez hayamos hecho
doble clic, podremos movernos por los campos con el tabulador del teclado.
Cuando estemos en la ltima columna de una fila y queramos pasar a la siguiente,
habremos de darle dos veces al tabulador para que haga el salto de lnea y seguir
pasando por el resto de apartados.
Si pulsamos la tecla Enter en el teclado, iremos recorriendo las filas de arriba abajo
y saltando a las columnas de izquierda a derecha. La primera vez que usemos
Enter tendremos que presionar el botn dos veces para que el programa reciba la
informacin de recorrer el panel de tarifas. Ser necesario borrar el contenido que
aparece por defecto, ya que si no lo hacemos, las cantidades incluidas se aadirn
al final del nmero que aparece.
Podremos movernos por la tabla modificable con las teclas de direccin del
teclado. Si no deseamos usar el ratn cada vez que deseemos modificar un precio,
podemos pulsar F2 para activar la opcin de modificado. Pulsaremos una vez la
tecla Enter y el nuevo precio se almacenar. Despus podremos seguir usando las
teclas de direccin, el tabulador o la tecla Enter.

38

3.4. Costes adicionales


Esta pestaa est pensada para gestionar las reservas segn las necesidades
del establecimiento. En ella podremos configurar los precios para las diferentes
pensiones, las camas adicionales y las tasas tursticas y/o adicionales.

Todas las modificaciones que se realicen en esta seccin sern


guardadas sin necesidad de presionar ningn botn de guardado.

3.4.1. Costes Fijos


Apartado destinado a la configuracin de las pensiones ofrecidas por el
establecimiento. Estas se rellenarn segn las temporadas habidas en el negocio.
Se marcarn las que posea el establecimiento. As pues, si el hotel ofrece a sus
clientes desayuno, media pensin y pensin completa, se marcarn todas las
opciones y se rellenarn con los precios de las temporadas. SI, por el contrario,
el establecimiento solo ofrece la opcin de desayuno, rellenar y marcar dicho
campo y desmarcar el resto de costes.

Para incrementar los precios por persona, habr de marcarse la opcin Incrementos por
persona (Multiplica los costes por el nmero de ocupantes). De tal manera, dichos
precios se aumentarn en funcin al nmero de personas bajo una misma reserva; si no se
marcase la opcin, sera el mismo precio para una que para tres personas. Por ejemplo, si
en una reserva con desayuno incluido hubiese tres personas y estuviese activa la opcin
de incrementar por persona, se aadiran 30 diarios al precio de la reserva, mientras que
si no estuviese activa, se aadiran 10 diarios al precio de la reserva.

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En el supuesto de que el negocio tenga opcin de media pensin, tendr que


definir, en el desplegable Tipo de media pensin, cmo es su media pensin:
desayuno y cena; desayuno y comida; o comida y cena.

Los costes que aqu configure se sumarn a los precios marcados en


las tarifas.

3.4.2. Camas adicionales


Configuracin de las camas extras del hotel. Para ello se pondr el precio de una
cama en cada temporada para que pueda aplicarse a una reserva en cualquier
momento del ao. Ser imprescindible marcar cul es el nmero mximo de camas
adicionales que se tienen en el hotel, para que, de esa manera, se pueda ofrecer
el nmero real.
No se podrn reservar ms camas adicionales de las que se tienen en el
establecimiento, de tal manera que, si ya estn reservadas las 5 camas que tenemos
disponibles, no se podr incluir una persona ms en una habitacin doble para que
entren 3 personas en total.

3.4.3. Tasa turstica Tasa fija adicional


Este apartado est especialmente pensado para aquellos establecimientos que
deben aplicar una tasa a los viajeros que pernoctan en el hotel. Puede configurarse
para aplicarlo de manera automtica a toda reserva que se haga o solo a las
reservas que se decida.
Si se activa la opcin Activar tasa fija, esta se aplicar, mecnicamente, a toda
reserva que se haga. Si, a su vez, se marca la opcin Tasa por persona, se

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multiplicar por tantas personas como se alojen en la habitacin. Y si tambin se


activa Tasa por noche, se multiplicar el nmero de personas por el nmero de
noches que pernocten en el alojamiento. Dicha tasa aparecer en el apartado de
Facturacin y cargos de la reservas con el texto que incluyamos en Texto Tasa.

La tasa puede restringirse hasta un mximo de noches y para nios. Si no se marca


la opcin de Solo adultos, la tasa se aplicar tanto a nios como a adultos, pues
el parmetro de uso ser para todas las personas alojadas en una habitacin.

3.5. Restricciones online


En este apartado se bloquear la venta en internet, tanto directa (motor de reservas)
como indirecta (channel manager), y se podr establecer un mnimo de noches
para la reserva de habitacin.

3.5.1. Bloqueo habitaciones


Por distintos motivos, un establecimiento puede necesitar bloquear una habitacin.
Esto es, que no se ofrezca al pblico. Puede que sea porque el hotel ser reformado,
o tal vez porque hay un nmero de habitaciones que reserva siempre un grupo y
est restringido su uso. Sea por el motivo que fuere, el bloqueo es imprescindible
para el buen funcionamiento del negocio.
En esta pestaa aparecern todas las habitaciones habidas en el PMS, las cuales
pueden filtrarse por tipo de habitacin.

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Aadir un bloqueo
En la parte alta de la pantalla encontraremos un desplegable en el que podremos
filtrar las habitaciones por tipo de habitacin. Por defecto nos aparecern todos
los tipos de habitacin. En el listado de habitaciones podremos seleccionar tantas
habitaciones como deseemos. Si queremos bloquear ms de una habitacin
(seleccin mltiple), presionaremos la tecla Control (Ctrl) a la vez que pinchamos
sobre las habitaciones a bloquear. Si las habitaciones a bloquear estuviesen
seguidas en el listado (seleccin mltiple), podremos marcarlas con los siguientes
pasos:
a) Marcando la primera habitacin a bloquear y presionando la tecla
Maysculas (Mayus) a la vez que clicamos con el ratn sobre la ltima
habitacin a marcar.
b) Clicando sobre la primera habitacin a bloquear y presionando la tecla
Maysculas (Mayus) mientras nos movemos con las teclas de direccin
del teclado hasta llegar a la ltima habitacin a bloquear.
Si quisiramos bloquear todas las habitaciones, contamos con el botn Marcar
Todas, el cual seleccionar todo el listado superior. Para desmarcar toda la
seleccin, pulsaremos el botn Desmarcar Todas para llevar a cabo dicha accin.
Cuando tengamos lista la seleccin de habitaciones, indicaremos las fechas en
las que queremos incorporar el bloqueo. Estas fechas las introduciremos en los
calendarios dispuestos para ello en la parte derecha de la pantalla. Podemos
establecer un bloqueo a corto o largo plazo.

42

Tras esta accin, presionaremos el botn

para realizarla accin.

Sabremos que el bloqueo se ha llevado a cabo cuando aparezca la siguiente


ventana emergente:

Para aadir un bloqueo de una sola noche tenemos que marcar como fecha inicial
el da que se hara la entrada al hotel, y como fecha final, la fecha en la que se
realizara el check out. Esto se debe a que la fecha final nunca puede ser igual o
inferior a la fecha de inicio. De lo contrario, el programa nos avisara con el siguiente
mensaje:

Los bloqueos realizados se almacenarn en la parte baja de la pgina:

43

Eliminar un bloqueo
Dado que no existe la opcin de modificar un bloqueo, siempre que nos
equivoquemos o queramos cambiar un parmetro del bloqueo, debemos eliminar
y volver a crear la restriccin de venta. Para ello seleccionaremos, en la parte baja
de la pantalla, donde se almacenan los bloqueos realizados, aquellas restricciones
que deseemos suprimir. Podremos utilizar las siguientes combinaciones de teclas:
Para realizar una seleccin mltiple (sin orden consecutivo): Tecla Control + clic del
ratn sobre las distintas habitaciones bloqueadas.
Para realizar una seleccin mltiple (con orden consecutivo): a) Tecla Mayus + clic
del ratn en el primer bloqueo de habitacin y ltimo bloqueo a desbloquear. b)
Tecla Mayus + teclas de direccin del teclado, desde el primer bloqueo hasta el
ltimo que queramos desbloquear.
Realizada la seleccin de bloqueos a suprimir, presionaremos . El programa, para
asegurarse de que la accin quiere llevarse a cabo, pedir confirmacin a travs
de un mensaje:

Si marcamos S, el borrado de bloqueos se realizar automticamente y


desaparecern del listado de bloqueos; si marcamos No, la accin se cancelar
y se mantendrn los bloqueos seleccionados.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un bloqueo eliminado no


puede recuperarse.

44

3.5.2. Calendario Estancias Mnimas


En este apartado podremos definir unas estancias mnimas para la reserva de una
habitacin. Esta opcin puede realizarse en alguna o todas las tarifas y en alguna
o todas las categoras de habitacin.

Las estancias mnimas no pueden establecerse por habitacin, sino


por tipo de habitacin.

Aadir una estancia mnima


Para definir una estancia mnima seleccionaremos en qu periodo queremos
introducirlo. Si no corresponde al ao en curso, buscaremos el ao en el que
deseemos marcar el tiempo mnimo de estancia en el desplegable de periodo.
Igualmente, definiremos si dicha restriccin temporal se aplicar a todas las tarifas
o a una en concreto. En el desplegable preparado para ello aparece, por defecto,
la opcin Todas las tarifas. Por ello, para incorporar las estancias mnimas en una
nica tarifa tendremos que seleccionarla en el desplegable de tarifas:

Seleccionado el ao y la tarifa, acudiremos al mes deseado. Estos estn por orden


en la parte baja. Los das laborables aparecen de color blanco, mientras que los
fines de semana son de color rojo.

Primero seleccionaremos qu das queremos que se apliquen las restricciones


mnimas. Esta primera seleccin solo es para aplicar la restriccin en unos das,
no para delimitar cuntos das mnimos han de pernoctar los clientes, ya que esa
definicin se marcar en la ventana emergente posterior:

45

En esta ventana estableceremos cuntos das mnimos han de seleccionar nuestros


clientes para poder alojarse en el establecimiento. En la parte superior nos informan
de en qu periodo incluiremos la restriccin temporal, el cual se corresponde con
el seleccionado en el mes del calendario. Incluidas las noches obligatorias para
pernoctar, presionaremos el botn con
La estancia mnima que en la imagen se muestra es un bloqueo temporal que obliga
a los usuarios hospedarse dos noches en el fin de semana. De tal manera que
ningn cliente web podr reservar menos de dos noches, mas s podr reservar un
nmero mayor de noches.
Estas restricciones temporales pueden establecerse durante todo el mes. Para ello
habr que seleccionar todos los das del mes a la altura de los tipos de habitacin a
restringir y establecer el nmero de noches mnimas en la ventana emergente. Si as
lo hicisemos, en el calendario tendramos que ver lo siguiente (el nmero variar
en funcin de las noches mnimas que hayamos establecido):

Esta accin puede tardar unos segundos, dependiendo del nmero


de tipos de habitacin que disponga el establecimiento y de la
conexin a internet que se disponga.

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Modificar una estancia mnima


Si lo que queremos modificar son las fechas en las que se ha de aplicar la estancia
mnima, tendremos que hacer los cambios en el mismo calendario.
Podemos desplazar un bloqueo de estancias mnimas a cualquier parte del
calendario. Para ello tendremos que pinchar sobre el bloqueo y, sin soltar, moverlo
hasta dejarlo en los das que deseemos. Sabremos que la accin se est realizando
porque el bloqueo se mover por el calendario:

Una vez depositemos la restriccin en el nuevo lugar, el programa nos solicitar una
confirmacin:

Si presionamos el botn S, el cambio de periodo se realizar con xito, pero


si marcamos No, la accin se cancelar y el periodo se mantendr en el lugar
original. Sabremos que el cambio se hizo satisfactoriamente porque la restriccin
de tiempo cambiar de posicin.

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Esta accin no implica la modificacin de estancia mnima, por lo que si queremos


cambiar ese parmetro, tendremos que pinchar sobre el bloqueo modificado para
ver la ventana emergente y ampliar o reducir los das mnimos de estancia.

Para ampliar o reducir las fechas en las que se aplique la restriccin de noches
mnimas, pincharemos sobre la restriccin y arrastraremos a tanto tiempo como
queramos aplicar. Sabremos que esta accin se lleva a cabo porque la restriccin
cambia al color amarillo:

Esta accin no implica la modificacin de estancia mnima, por lo que si queremos


cambiar ese parmetro, tendremos que pinchar sobre el periodo en cuestin para
abrir la ventana emergente y ampliar o reducir los das mnimos.

Eliminar una estancia mnima


Para eliminar una restriccin de tiempo mnimo pulsaremos sobre el periodo a
eliminar. A continuacin se abrir una ventana emergente en la que podremos
pulsar Borrar Periodo, botn con

Tenga en cuenta, antes


del borrado, que una
estancia eliminada no
puede recuperarse.

48

4. Descuentos y promociones

(Configuracin > Descuentos y promociones)

Este apartado est pensado para fomentar la venta directa del hotel. Estos
descuentos solo se pueden disfrutar si la reserva se realiza a travs del motor de
reservas.

4.1. Descuentos
Las opciones de descuento aparecen difuminadas y solo se harn visibles y
configurables cuando activemos los diferentes descuentos ofrecidos. Estos pueden
ser los siguientes:

Descuento por larga estancia


Preparado para realizar descuentos para reservas largas. Podremos definir a partir
de qu da se aplica el descuento y cules son los porcentajes a aplicar por da.
Igualmente, definiremos cul es el mximo de porcentaje que se puede aplicar.

Descuento por nmero de habitaciones


Disponible para descontar un porcentaje por grupos de habitacin. Podremos
definir a partir de cuntas habitaciones aplicamos un descuento y cul es el mximo
porcentaje que puede disfrutarse.

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Precio en funcin de la ocupacin


Preparado para hacer descuentos segn la ocupacin del establecimiento. EL
concepto de su uso es realizar descuentos automatizados cuando la ocupacin del
hotel es baja. Por ejemplo, se hara un descuento del 10 % a las reservas entrantes
cuando la tasa de ocupacin sea inferior al 20%.

Early Booking
Para las reservas realizadas anticipadamente. Se podr definir un porcentaje y un
descuento mximo segn sea de anticipada la reserva (das de antelacin).

General
Disponible para activar los descuentos durante la temporada especial hasta un
descuento mximo.

50

4.2. Cdigos de descuento


Con este apartado el establecimiento podr crear cdigos de descuento para los
usuarios que reserven a travs del motor de reservas de Avirato y as atraer ms
venta directa.

Aadir un cdigo de descuento


Los datos que aadamos en este campo se le mostrarn al cliente que valide el
cdigo en el motor de reservas. Ser por ello importante el campo de descripcin
e imagen.

a) Cdigo. Ese ser el texto (cdigo) que deba incorporar el cliente en el motor
de reservas para obtener el descuento.
b) Descripcin. Con este texto se le informar al cliente del descuento que
acaba de obtener; es decir, una explicacin del mismo. Por ejemplo Gracias
por contratar nuestros servicios. Disfrutars de un descuento del 15 % por
reservar en nuestro establecimiento durante el mes de julio de 2015.
c) Descuento. El descuento puede marcarse tanto con euros como con
porcentaje sobre el precio total de la reserva.

51

d) Lmite de usos. Se podr restringir el nmero de usos de un cdigo de


descuento. Si no se activa la casilla de lmite de usos, el cdigo ser ilimitado.
e) Caducidad. Puede activarse o no activarse. En caso de que se quieran
marcar unas fechas para su utilizacin, primero se tendr que activar la
casilla Activada y, posteriormente, introducir las fechas de inicio y final del
cdigo de descuento.
f) Imagen. El botn

permite aadir una imagen al cdigo de descuento.

Esta se mostrar cuando el cliente valide el cdigo de descuento.


Una vez se hayan rellenado todos los campos requeridos, se pulsar el botn
para crear el nuevo cdigo.

Modificar un cdigo de descuento


Para modificar un cdigo de descuento, debemos seleccionar este en el listado
de la parte alta de los cdigos. La informacin aparecer en la parte modificable
(abajo):

Realizados los cambios, presione el botn

Guardar Cambios y compruebe

que en la parte alta se han almacenado correctamente los datos.


Podemos presionar

Limpiar Campos para vaciar los campos modificables.

Esta accin servir para crear un nuevo descuento tras haber modificado otro y no

52

tener los campos con informacin. Igualmente, podemos presionar

para dejar

limpia la zona modificable tras su utilizacin.

Eliminar un cdigo de descuento


Seleccionaremos el cdigo de descuento en la parte alta de la pantalla y, una vez
los campos hayan aparecido en la parte modificable, pulsaremos

Eliminar

descuento.

El programa nos pedir confirmacin para realizar dicha accin:

Si presionamos S, el cdigo se eliminar; si presionamos No, la accin se


cancelar y el cdigo se mantendr. Sabremos que el borrado se ha realizado
porque el cdigo de descuento desaparecer del listado en la parte alta.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un descuento eliminado no


puede recuperarse.

53

5. Extras habitaciones
(Configuracin > Extras habitaciones)

Este apartado ofrece a los huspedes servicios adicionales para que sus reservas
sean ms completas. Estos servicios son contratables tanto en la recepcin como
en el motor de reservas. Para venderlo desde la web del establecimiento, ser
importante rellenar todos los datos correctamente, ya que todo lo que aqu se
agregue se mostrar en el motor.
Los datos necesarios son a) nombre del extra, b) Descripcin del extra, c) Incremento
de Precio, d) Impuesto, y e) Imagen.

a) Nombre del extra. Borrar el campo que viene por defecto (Extra) y escribir el
ttulo del servicio que deseemos ofrecer. Acepta letras, nmeros y smbolos.
b) Descripcin del extra. Texto que aparecer en el motor de reservas de
Avirato y por el que el cliente sabr en qu consiste el servicio adicional.
No tiene un nmero mximos de caracteres, aceptando letras, nmero y
smbolos.
c) Incremento Precio. Este ser el precio que tenga el extra. Hay que
incorporarlo con el precio final, es decir, con impuestos incluidos, ya que
este apartado del programa no lo calcula.
d) Impuestos5. Campo que puede modificarse hasta alcanzar la cantidad que
se requiera. Aunque este se modifique, el precio final no se alterar. Esta
parte del programa no calcula cantidades.
e) Imagen. Para ofrecer el extra en el motor de reservas, ser necesario incluir una
imagen; de lo contrario, aparecer el smbolo de la cmara que actualmente se
observa. Al pinchar sobre el icono de la cmara

se abrir una ventana

emergente para seleccionar la imagen que queramos incluir.

5 Los impuestos predeterminado de los extras se podrn configurar en


Configuracin>Facturacin>Impuestos.

54

Para sustituir una de las imgenes agregadas, presione sobre la imagen y se le


abrir la ventana emergente anterior para seleccionar una nueva imagen.
Cuando tenga todos los datos necesarios introducidos en sus respectivos lugares,
pulse

para agregar el extra. El extra se habr creado cuando el smbolo de

adicin sea sustituido por

Podr incluir los textos en diferentes idiomas. Para ello, presione sobre la bandera
de cada idioma a aadir y rellene los campos de nombre y descripcin de extras;
los campos relacionados con los precios se mantendrn fijos.

Todas las modificaciones que se realicen en esta seccin sern


guardadas sin necesidad de presionar ningn botn de guardado.

55

Eliminar un extra
Para eliminar un extra bastar con pulsar

. El programa nos pedir confirmacin

para realizar la accin:

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un extra eliminado no


puede recuperarse.

56

6. Cargos predefinidos

(Configuracin > Extras habitaciones)

Para la comodidad de los empleados del hotel, es recomendable incorporar todos


los cargos que tengan unos precios cerrados, ya que estos cargos podrn incluirse
a las reservas en la pestaa Facturacin y cargos desde el desplegable. Por
ejemplo, pueden incorporarse los precios de la carta de la cafetera para luego
aadirlos a la factura de una manera fcil, rpida y cmoda.

Aadir un cargo predefinido


Para incorporar un cargo predefinido, ser necesario rellenar los datos que aparecen
en la parte baja de la pantalla:

a) Nombre. Incluiremos el nombre del servicio o producto que deseemos. Dicho


nombre aparecer en el desplegable de facturacin y cargos (Ver Reservas>facturacin y cargos) para su posterior utilizacin. Tambin ser el nombre con el que

57

aparecer en los diferentes informes de facturacin y produccin.


b) Categora. Para agrupar los diferentes productos que se ofrezcan por
grupos. Por ejemplo, si introducimos los productos de una carta, aadiremos
en este apartado Carnes/Pescados/Bebidas.
c) Descripcin. Este campo solo ser visible para los trabajadores del hotel. Se
utilizar para explicar en qu consiste un producto o servicio. Por ejemplo,
si aadimos Desayuno continental en la categora de Desayunos, aqu
podremos poner Caf/infusin con bollera o tostadas. Esta informacin se
mostrar en el apartado Observaciones cuando aadamos un cargo en la
reserva (ver reserva>facturacin y cargos>cargo>aadir cargo).
d) Coste. El precio incorporado ser el coste final del servicio, sea cual sea
el impuesto. Si incluimos un precio y despus modificamos el impuesto, el
coste no se ver alterado.
e) Impuesto. Combo desplegable para definir un impuesto del 10 o el 21 %.
Aadidos los datos necesarios, pulse

para aadir un nuevo cargo. Sabremos

que se ha aadido el cargo porque se cargarn los datos en el listado de la parte


superior de la pantalla:

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Modificacin de un cargo predefinido


Podemos modificar los cargos predefinidos tantas veces como necesitemos. Para
hacerlo, pincharemos sobre el concepto a modificar en el listado de la parte alta de
la pantalla. Al hacerlo, los datos de este se incorporarn a la zona editable para su
modificacin.

Terminados los cambios, presione

. Estas modificaciones se reflejarn en el

listado superior.
Si decidiese crear un nuevo cargo a partir de uno ya existente, tendr que hacer el
mismo proceso de modificacin pero presionando

. No obstante, deber variar el

nombre del cargo, ya que, de lo contrario, el programa le impedir hacerlo:

59

Eliminar un cargo predefinido


Al seleccionar una cargo predefinido en la lista superior de la pantalla, los datos
de este se traspasarn a la zona modificable de abajo. Una vez all, usted podr
eliminarlo presionando

Sabremos que el borrado se ha realizado con xito porque el cargo desaparecer


del listado. No obstante, el programa nos mantendr los datos del mismo cargo en
la zona modificable por si queremos aadirlo de nuevo.

60

7. Motor de reservas
(Configuracin > Motor de Reservas)

El motor de reservas de Avirato se configura a travs de este apartado, ya que todos


los servicios de Avirato estn centralizados en el PMS. Todo lo que se configure en
este apartado podr verse y revisarse en el enlace que aparece en Integraciones
Avirato>Mdulo mvil>Direccin web Motor de reservas.

7.1. Configuracin

7.1.1. Opciones Booking Online


Estos son los datos a rellenar para configurar el correo de confirmacin que le llegar
al cliente web del establecimiento. Aqu no se escribir el texto informativo de la
reserva: solo es la configuracin del mismo (ver configuracin>opciones>correo
electrnico>Mail confirmacin de reserva).
Por defecto, y para la mxima comodidad del hotelero, viene marcada la opcin
Recibir reservas del sistema online tambin por mail; de esa manera, cada
vez que haya una reserva a travs del motor de reservas, se recibir un correo
electrnico a la direccin de correo que se incorporase en los datos del hotel (ver
Configuracin>Hotel). Si no se desea recibir correos electrnicos informando

61

de cada reserva realizada por la pgina web del establecimiento, bastar con
desmarcar dicha opcin.
En el apartado Direccin Google Maps se introducir la direccin del hotel para
que al cliente, una vez finalizada su reserva, le llegue un correo electrnico con la
direccin exacta del establecimiento.
La URL Retorno es la pgina a la que el correo de confirmacin redirigir al
usuario. Lo recomendable es escribir la pgina web del establecimiento.

7.1.2. Google Analytics / Google Tag Manager


El primer paso para configurar estas dos herramientas es copiar el enlace del
Motor de Reservas en sus perfiles de google Analytics y Google Tag Manager, el
enlace de su Motor lo puede coger desde el PMS en: Configuracin, integraciones
Avirato, Direccin web Motor de reservas. Una vez configurados sus perfiles de
Google Analytics y Google Tag Manager, tiene que pegar el cdigo facilitado por
ellos (ejemplo: UA-41673830-1).

7.1.3. Texto legal Reservas Online


En este apartado se deben escribir los trminos y condiciones del hotel. Se incluir
el texto que cada establecimiento considere necesario. Los clientes tendrn que
aceptar dicho texto para formalizar la reserva. Una vez estn incluidas las clusulas,
se pulsar

para guardar. Cada vez que se quiera modificar el texto se tendr

que pulsar

para guardar las actualizaciones.

7.1.3. Tarifas
El motor de reservas ofrece a los clientes del establecimiento la opcin de dos
reservas: tarifa reembolsable y tarifa no reembolsable. Ambas opciones se
configurarn en los desplegables habilitados para ello:

62

Si el establecimiento no cuenta con una tarifa no reembolsable, puede desactivar


esa oferta en el mismo desplegable Tarifa No reembolsable Motor de reservas:

7.1.5. Release
Si as lo decidiese el establecimiento, puede marcarse una hora lmite de llegada.
Esta restriccin afectar a las reservas. Por ejemplo, un release de 4 impedir
que puedan hacerse reservas para ese da ms all de las 20.00. El release se
establecer en el selector numrico:

7.2. Apariencia
Todo el motor de reservas se configura desde el PMS, incluyendo los colores e
imgenes que deseemos. Por ello, se ofrece la opcin de incluir logotipo o banner
del hotel para la cabecera, la imagen del establecimiento y una imagen de fondo
personalizado.

63

Para nuestro motor de reservas podemos elegir bien el logo del hotel o bien un
banner. Lo ms recomendable es crear un banner donde mostrar el logo del hotel y
una imagen que lo acompae6; si no incorporamos una imagen que lo acompae, el
programa pondr ese apartado de color negro, vindose en la web de la siguiente
manera:

Para subir una imagen pulsaremos dentro del recuadro en blanco de la opcin
elegida. A continuacin se nos abrir una ventana emergente para seleccionar la
imagen:

El tamao del banner ser de 1200x100 pxeles, mientras que el del logotipo del
hotel tendr que tener un mximo de 50 pxeles de alto. Si la imagen no tiene
los tamaos adecuados, no se preocupe: el programa se la adaptar al tamao
requerido.
Tambin podremos seleccionar un color plano o una imagen determinada para el
fondo del motor de reservas. Para ello se marcar la opcin que ms nos convenza
y cargaremos la imagen, en caso de crear un fondo personalizado, pinchando
sobre el recuadro Imagen fondo. En este caso, la imagen debe ser de un 1 MB.
La imagen del hotel se mostrar cuando el cliente tenga que introducir los datos de
reserva en el motor.

6 Para crear el banner, si no tiene conocimientos para componerlo, pngase en contacto con la persona o
empresa que le dise la pgina web o con el personal de Avirato.

64

Junto a todas esas imgenes, pueden elegirse diferentes colores para todas las
secciones del hotel, como el color del texto, el color de los botones, de los enlaces
Para personalizarlo, se pinchar sobre el recuadro colorido de cada seccin y se
elegir el color deseado a travs de la paleta de colores que se nos abrir:

Si nos equivocsemos, podremos restaurar el color por defecto pulsando

. El

programa nos pedir confirmacin para realizar la accin:

Al pulsar S, el color se volver blanco; si se pulsa No, se mantendr el color que


aparezca en el recuadro, hubiese sido modificado por nosotros o el que viniera de
muestra.

65

7.2. Tarifas motor de reservas


Seleccione tantas tarifas como desee para mostrar en su Motor de Reservas
Desde la configuracin de su PMS, hemos actualizado la pestaa de Motor de
Reservas. Ahora desde el botn de Tarifas motor de reservas puede aadir tantas
tarifas como quiera, el motor mostrar nicamente la ms econmica en funcin de
las caractersticas de la reserva,
por ejemplo:
Si tenemos una tarifa de mnimo 3 noches y otra de mnimo 7 noches y el cliente hace
una reserva de 4 noches solo le mostrara la de tres sea o no el precio ms barato,
ahora, si el cliente hace 7 o ms noches de reserva, mostrara la ms econmica de
las dos.

66

8. Operadores y canales
(Configuracin > Motor de Reservas)

Este apartado alberga los canales propios y los canales pertenecientes al channel
manager.

8.1. Resumen
A travs de tres grficos podremos hacer un seguimiento de las reservas realizadas
en el ltimo ao. El primer grfico, operadores, muestra el flujo de clientes
provenientes de los diferentes canales, propios o del channel acompaado de los
datos del nmero total de reservas del ao y el importe obtenido con ellas:

El segundo grfico corresponde a las reservas e ingresos facturados mes a mes:

67

El tercer grfico es el resumen de las reservas e ingresos de todo el ao separados


por operador:

8.2. Canales propios


Esta pestaa mostrar toda la informacin relativa a los distintos operadores que
tengamos en el hotel. Crearemos todos los operadores con los que trabajemos para
poder realizar el seguimiento y la facturacin de los mismos.
Esta pgina se divide en dos partes. En la izquierda encontraremos el listado de los
operadores creados por el establecimiento; y a la derecha, la informacin sobre los
mismos. Para acceder a la informacin de cada operador bastar con pulsar sobre
el mismo para consultarla. Encontraremos la siguiente informacin:

8.2.1. Informacin general, en la que encontraremos tanto los datos de acceso a la


pgina web del operador, su telfono y direccin de correo para el contacto, como
sendos grfico de las reservas y los ingresos de los ltimos 12 meses del operador.

68

8.2.2. Reservas operador. Podremos filtrar reservas de un operador en esta pestaa.


En los calendarios de la derecha se pondrn la fecha inicial y la fecha final de
bsqueda. Esta informacin se ver en los paneles de abajo:

Si se pulsara el botn
, el programa nos llevara al apartado de
facturacin para generar una factura con los gastos de las reservas realizadas con
ese determinado operador (Ver FACTURACIN).

69

8.2.3. Facturacin. Esta pestaa contiene los datos necesarios para crear una factura
automatizada. Cada operador deber tener su ficha de facturacin con todos los
datos que en ella se requieren para generar facturas:

8.2.4. Observaciones. Este apartado es modificable y editable. En l se escribirn


todas las observaciones que se consideren oportunas para completar la informacin
del operador.

70

Crear un operador
Los operadores se crean en el apartado Informacin general, donde introduciremos
todos los datos pertinentes para completar la ficha de cada operador. Los datos
que se pedirn son los siguientes:
a) Alias: corresponder al nombre del operador.
b) Tipo de operador: a travs de un desplegable, el programa nos ofrecer
diferentes opciones de operadores, como agencia de viajes, agencia online,
touroperador online, touroperador tradicional
c) Porcentaje de comisin: ser importante aadir este dato para que el
programa pueda calcularnos adecuadamente la facturacin.
Los datos que a continuacin siguen son para completar y almacenar la informacin,
a modo de ficha, pero no necesarios para poder utilizarlos en las reservas.
d) Web
e) Usuario y contrasea web
f) Telfono
g) Mail

Cuando hayamos rellenado todos los datos, presionaremos

y el programa nos

informar de que el operador ha sido creado correctamente:

71

El nuevo operador aparecer en el listado izquierdo:

Si quisiramos crear nuevos operadores, pulsaramos

y los campos se

borraran para introducir los nuevos datos. Rellenos tambin, presionaramos

almacenaramos el nuevo operador. Esta opcin la repetiremos tantas veces como


operadores tengamos que introducir.
Tras rellenar la informacin general, accederemos a la ficha de facturacin y
agregaremos los datos pertinentes:

a. Nombre fiscal
b. Direccin de facturacin
c. CIF
d. C.P.
e. Pas
f. Ciudad
g. Poblacin
h. Cuenta bancaria

72

i. Facturacin a nmero de das


j. Facturacin por defecto, dependiendo de si se factura a un operador o a
un cliente
k. Tarifa predeterminada para ese operador.
Presionaremos, para finalizar esta seccin, el botn

y pasaremos a rellenar las

observaciones del operador en la pestaa siguiente.


Las observaciones son informacin adicional que se aade al operador. No es
un campo obligatorio para el uso de un operador. Puede dejarse en blanco. No
obstante, si se introdujese algn tipo de informacin, es necesario presionar

para

guardarla. Cada vez que presionemos ese botn, nos aparecer un mensaje donde
se nos informar de que las modificaciones han sido almacenadas correctamente:

Eliminar un operador
El borrado de un operador es una accin sencilla: basta seleccionar el operador a
suprimir y presionar

. Avirato PMS requerir una confirmacin para completar la

accin, ya que dicha eliminacin conlleva la desaparicin del operador en todas las
reservas que se hubiesen hecho con l:

Si presionamos No, la accin no se llevar a cabo, pero si presionamos S, el


operador se eliminar y nos aparecer un mensaje informativo:
Tenga en cuenta, antes
del borrado, que un
operador eliminado no
puede recuperarse y que
esta accin conllevar la
desaparicin por completo
del mismo en reservas y
grficos.

73

8.3. Canales Channel Manager


8.3.1. Estado Sincronizacin
Desde esta pestaa se realizar la sincronizacin del channel manager. Antes
de realizar cualquier sincronizacin, ser imprescindible que, en las OTA7
disponibles, se active el uso de channel manager y se seleccione la opcin Avirato.
Despus, asegrese de que tiene creadas en dichas OTA las habitaciones y tarifas
que desee sincronizar. Terminados esos pasos, pngase en contacto con el servicio
tcnico de Avirato para proceder a la sincronizacin.

Resincronizar
Para poder resincronizar es imprescindible que haya realizado la primera conexin
con el servicio tcnico de Avirato, ya que de lo contrario, el programa le impedir
hacer la sincronizacin:

Si ya ha realizado la primera conexin con los tcnicos de Avirato, podr resincronizar


un canal siguiendo los datos que a continuacin se detallan.
1. Inicio de sincronizacin. Presione sobre el botn

. A

continuacin se le abrir una ventana emergente en la que elegir el canal


y escribir el ID proporcionado por dicho canal. Hecho esto, presione el
botn comenzar.

7 Acrnimo ingls de Online Travel Agency (Agencia de Viajes en Lnea).

74

2. Mapeo de habitaciones. En este paso enlazar las habitaciones creadas


en su operador (columna izquierda) con los tipos de habitacin de Avirato
PMS (columna derecha). Seleccione en el desplegable la que corresponda
y presione

para continuar. Si necesita volver atrs, presione

3. Mapeo de tarifas. En este paso enlazar las tarifas disponibles en su


operador (columna izquierda) con las tarifas correspondientes de Avirato
PMS (columna derecha). Seleccione en el desplegable la que corresponda
y presione

para continuar. Si necesita volver atrs, presione

75

4. Fin de Proceso. Si est sincronizando con Booking, este le permitir


recuperar las reservas de las dos ltimas semanas y las reservas futuras y
que estas se descarguen en el planning. Para ello, presione los botones en
funcin de lo que necesite. Si no desea descargar ninguna reserva, o est
trabajando con otro operador, cierre la ventana en el aspa de la derecha.

Solo descargue las reservas futuras si no las ha introducido a mano antes


de la sincronizacin, puesto que si lo ha hecho, estas aparecern por
duplicado.

Cuando se haya realizado el mapeo, este se ver en los paneles derechos:

76

Actualizacin datos channel manager


Si ha realizado algn tipo de modificacin en el PMS en relacin a tarifas,
restricciones, etc., pulse el botn

para que el channel manager

obtenga los cambios de manera asegurada. Cuando lo presione, los botones de


sincronizacin aparecern desactivados. Se recomienda no modificar la
disponibilidad ni los precios durante el proceso.

8.3.2. Bloqueo por tipo de habitacin


Desde esta pestaa se pueden determinar bloqueos para una/s determinada/s
habitacin/es y que no puedan ser vendidas a travs de los diferentes operadores
con los que trabajamos.

77

Para ello seleccionaremos:


a) tipo de habitacin.
b) operador en el que incluiremos el bloqueo,
c) tarifa, donde se seleccionar todas o la tarifa determinada;
d) Tipo de bloqueo:
- bloqueo ventas: para que el operador no pueda vender ese tipo de
habitacin;
- bloqueo en llegadas: para impedir la venta de habitaciones con una fecha
de entrada determinada;
- bloqueo en salidas: para impedir la venta de habitaciones con una fecha
de salida determinada.
Una vez que tengamos esos parmetros marcados, configuraremos las fechas del
bloqueo en los calendarios de la parte derecha y pulsaremos el botn
Si el bloqueo se hizo correctamente, aparecer un mensaje de confirmacin:

A continuacin, los bloqueos se harn visibles en la parte inferior de la pantalla:

78

Los bloqueos de habitacin no pueden establecerse por habitacin,


sino por tipo de habitacin y son solo para la venta a travs del
channel manager.

Eliminar un bloqueo por tipo de habitacin


Para eliminar un bloqueo realizado, seleccionaremos aquellos que deseemos
descartar en la parte baja de la pantalla. Podremos seleccionar tantos como
necesitemos al presionar Ctrl (control) a la vez que pinchamos sobre los bloqueos.

Terminada la seleccin, presionaremos

. Para realizar

la accin, el programa nos pedir confirmacin de la misma:

Si se presiona S, el borrado se llevar a cabo y los bloqueos desaparecern; si se


presiona No, la accin se cancelar y se mantendrn todos los bloqueos activos.
Tenga en cuenta, antes del borrado, que un bloqueo eliminado no
puede recuperarse.

79

8.3.3. Restriccin de disponibilidad


Puede ser que el establecimiento no quiera ofrecer toda la disponibilidad de las
habitaciones a los canales sincronizados con el channel manager. Para ello, puede
restringirse la disponibilidad y ofrecer a las operadoras un nmero menor de
alojamientos del que realmente posee el establecimiento para la venta delimitando
un nmero mximo de habitaciones por categora en unos plazos de tiempo.

Aadir una restriccin de disponibilidad


A
B

Los pasos a seguir para crear una restriccin son los siguientes:
a) Seleccionar el tipo de habitacin. En el desplegable encontraremos todas
las categoras creadas en el PMS, las cuales tendremos que seleccionar
una a una para incluir las restricciones.
b) Delimitar el nmero mximo de habitaciones con las que contarn las
operadoras. El programa nos mostrar, por defecto, la cantidad mxima
de habitaciones de cada categora, impidiendo que se puedan ofertar ms
alojamientos de los existentes a las OTA. Es una medida para evitar los
posibles overbookings. As pues, podemos reducir cantidad al nmero que
aparece en el selector de cantidad, pero no podremos ampliarlo. Igualmente,

80

no se establecer una restriccin si el nmero es igual al nmero mximo


que tiene el establecimiento, ya que no se considera bloqueo al contar con
todo el inventario de alojamiento.
c) Fechas de restriccin. En los calendarios de la parte derecha se
establecern la fecha inicial de la restriccin y la fecha final del mismo. Estas
pueden establecerse desde el da actual en que se prepare la restriccin y
hasta varios aos vista, por si se desea hacer una restriccin perdurable en
el tiempo.
Es importante que la fecha final de la restriccin sea superior a la fecha
inicial, ya que de lo contrario, el programa no nos permitir establecer ese
bloqueo:

Tenemos que tener en cuenta que la fecha final no incluye la noche de ese
da, sino que se acaba en la madrugada del da marcado como ltimo. As
pues, si quisiramos establecer una restriccin para las noches del 10, 11 y
12 de diciembre, tendramos que configurar los calendarios de la siguiente
manera:

Cuando se hayan establecido todos los parmetros anteriores, pulsaremos . Cuando


se realice la restriccin, el programa nos informar con una ventana emergente:

81

Veremos las restricciones en la parte baja de la pantalla:

Tenga en cuenta que cuando realiza una restriccin modifica la informacin de


la disponibilidad del establecimiento. Por ello, si en un hostal de 10 habitaciones
dobles restringimos la venta del channel manager a 5, las OTA solo podrn disponer
de ese nmero. Pero si entrasen 3 reservas por otras vas, la disponibilidad de la
venta a travs del channel manager se reducira en esa cantidad, pudiendo vender,
nicamente, 2 alojamientos.

Preste especial atencin a los cupos diarios acordados con las


distintas operadoras, ya que estos no pueden gestionarse desde el
PMS. Si se tiene acordado un cupo, pueden entrar reservas aunque
tengamos bloqueos o carezcamos de disponibilidad en el planning
del software.

Eliminar una restriccin de disponibilidad


Se podrn eliminar todos los bloqueos creados que se deseen. Estos sern
seleccionados en la parte baja de la pantalla. Podr hacer una seleccin mltiple
presionando Ctrl (control) a la vez que se clica sobre las restricciones a eliminar.

82

Realizada la seleccin, se presionar

para suprimir las

restricciones. Antes de realizar la accin, el programa pedir confirmacin:

Si se selecciona S, la accin se realizar y se borrarn las restricciones, pero si


se selecciona No, se cancelar el borrado y las restricciones se mantendrn.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que una restriccin de


disponibilidad eliminada no puede recuperarse.

8.3.4. Sincronizacin iCal


Las sincronizaciones iCal toman informacin de disponibilidad de su PMS para
informar a las distintas agencias con las que tenga contrato el establecimiento.
Al contrario que las OTA, que son web service, las agencias iCal no intercambian
informacin entre las aplicaciones, por lo que las reservas que se hagan a travs de
esas agencias se tendrn que introducir a mano en el programa.

83

Para realizar la sincronizacin iCal, copie el enlace iCal que aparece en la tabla en
las cuentas de los canales iCal con los que trabaje. Fjese en que cada habitacin
tiene una URL diferente. Para copiarlas debe utilizar la combinacin de teclas Ctrl
+ C, para copiar, y Ctrl + V, para pegar.
Puede exportar el fichero a su ordenador pulsando
Tendr la opcin de unificar las habitaciones en un nico calendario o de separarlas en diferentes calendarios:

Para estos canales de bsqueda podr aplicar bloqueos, pero no


restricciones de disponibilidad.

84

9. Facturacin

(Configuracin > Facturacin)


Desde esta seccin se configurar todo el apartado de facturacin: diseo, series,
etc.

9.1. Diseo Factura


En el apartado de diseo de factura se podr disear y configurar la plantilla de
la factura que vaya a emitirse desde nuestro establecimiento. Para ello se tiene
habilitado un editor, para que cada establecimiento adapte la facturacin a sus
necesidades. Todos los cambios que se hagan se harn visibles en la factura
modelo de la parte derecha.

9.1.1. Datos
Imagen de fondo de factura. La opcin que aparece por defecto son las lneas
que encuadran los datos de la facturacin (Fondo de factura por defecto), pero

85

estas pueden eliminarse y que el fondo se vea blanco (Sin Imagen de fondo),
o bien pueden eliminarse y que en el fondo se vea una imagen determinada
(Fondo personalizado). Si marcamos esta opcin, se nos abrir una ventana para
seleccionar la imagen deseada:

Logotipo de factura. Aparece por defecto un logo de muestra. Si no se cambia la


opcin, este se imprimir al generar las facturas, pero puede prescindirse del mismo
y que ese apartado se vea blanco (Sin Logotipo) o puede incluirse el logotipo de
la empresa (Logotipo personalizado). Al seleccionar esta opcin, se nos abrir la
ventana de seleccin anterior.
Impresin. El formato de impresin solo contempla el tamao DIN A-4, dimensiones
de un folio. Por el contrario, el DPI8 de impresin puede ajustarse a la resolucin de
cada impresora usando los selectores de mayor o menor. Por defecto aparecern
600 ppp.
Moneda local. El apartado de facturacin ofrece un selector con numerosas divisas
para seleccionar la moneda local.
Datos de facturacin. Puede elegirse la opcin de mostrar los datos del
establecimiento en la parte alta de la hoja. Estos datos se rellenarn en
Configuracin>Hotel> Datos para mostrar en la facturacin.
Mostrar nombre Cliente. Puede seleccionar Mostrar Nombre del Cliente en su
Factura o simplemente desactivarlo para que no aparezca.
Permitir modificacin de facturas. Este apartado es muy importante para el uso del
PMS, ya que si se tiene marcada, se podrn modificar facturas una vez generadas

8 Puntos por pulgada (PPP); PDI, por sus siglas en ingls.

86

(para saber cmo se modifica una factura generada, ver Reserva>Facturacin y


cargos).
Texto libre. Este texto aparece en la parte alta de la hoja. Admite tanto letras, como
nmeros y caracteres. Son visibles hasta 107 caracteres (incluidos los espacios) si
el margen horizontal de este est a 0; el resto de texto podr introducirse, pero no
se mostrar. Pueden modificarse los mrgenes en el apartado Mrgenes.
Texto Facturas. Este texto aparecer en el pie de pgina. Admite tanto letras como
nmeros y caracteres. No tiene lmite de caracteres, pero el tamao del texto debe
adaptarse a los mrgenes del pie de pgina. Pueden modificarse los parmetros
de este en el apartado Mrgenes.

9.1.2. Mrgenes
Se podrn configurar los datos de la factura segn el tamao decidido. Todos los
campos pueden moverse en funcin a las necesidades del negocio. Para ello,
pueden adaptarse los mrgenes aparecidos por defecto con los selectores de
cantidad que a la izquierda de la factura. Los cambios que en ellos hagamos se
vern reflejados en la factura de ejemplo.

87

9.2. Formatos
En esta pestaa podremos definir el formato para las series de facturacin
(disponibles 2), las proformas, los albaranes y los abonos. Cada uno de ellos posee
una pestaa propia donde definir la numeracin.

9.2.1. Factura
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que
en los campos editables han de escribirse los datos a aparecer en la facturacin.
Podremos ver cmo quedar la numeracin en Ejemplo siguiente factura.

En el apartado ltimo nmero de factura podremos escribir el nmero anterior


con el que queremos que inicie la serie de facturacin. Esto es muy rentable para
aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeracin con un nmero que no
sea el 1. Para ello, fjese en Ejemplo siguiente factura, ya que muestra el prximo
nmero que se generar.

Cuando est terminada la configuracin del formato, presionaremos

para

almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:

88

A partir de aqu ya podrn crearse facturas seriadas.

Asignar un nmero desasignado


Es posible que en algn momento nos encontremos en la necesidad de desasignar
una factura9 (Ver Reservas>Facturacin y cargos>Desasignar factura) y asignarle
ese nmero a otra factura. Si la factura desasignada es la ltima factura realizada,
no habr inconveniente, ya que el programa, de manera automtica, reutilizar ese
nmero para seguir con la serie. Pero si la factura desasignada est entre dos
nmeros asignados, tendremos que asignarla manualmente o dejar el hueco de la
serie vaco.
Para asignar un nmero determinado a la siguiente factura que generemos,
tendremos que escribir en ltimo nmero de factura el nmero anterior al nmero
que corresponda, comprobando que el nmero de Ejemplo siguiente factura es
el nmero que ha de generarse. Por ejemplo, si deseamos generar la factura 227,
escribiremos 226 en el hueco editable. La siguiente factura que hagamos saldr
con el nmero 227.
Tenga en cuenta que, si asigna un nmero desasignado, corre
el riesgo de que esa nueva factura no siga un orden cronolgico
correlativo a la numeracin.

Es importante, una vez generado el nmero que necesitbamos, volver a escribir


en ltimo nmero de factura el ltimo nmero generado para que la facturacin
siga el orden. Si no se establece dicho orden, el programa continuar la serie con el
nmero insertado en ltimo nmero de factura, pudiendo provocar la repeticin de
facturas. Por ejemplo, si yo quise incluir manualmente el nmero 226 con el sistema
anteriormente explicado, pero no actualizo la serie para informar al programa de
que el ltimo nmero generado es el 229, provocar una repeticin de facturas,

9 Avirato, cumpliendo con la normativa, no permite la opcin de borrado de facturas.

89

ya que el software repetir las facturas 227, 228 y 229 con datos diferentes a las
facturas genuinas de los mismos nmeros.

9.2.2. Factura serie 2


Para hacer uso de una serie de facturacin alternativa, tendr que activarse dicha
opcin. Una vez activada, iniciaremos la configuracin de la segunda serie. La
configuracin de esta serie se realiza de la misma manera que la configuracin de
Factura (Ver Configuracin>Facturacin>Formatos>Factura).

90

Cuando hayamos terminado la configuracin, presionaremos

para almacenar

los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:

9.2.3. Proforma
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras
que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer
en la proforma. Podremos ver cmo ser la numeracin en Ejemplo siguiente
proforma.

Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado ltimo nmero de


proforma, el nmero anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es
muy rentable para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeracin con
un nmero diferente al 1. Para ello, fjese en Ejemplo siguiente proforma, ya que
muestra el prximo nmero que se generar.

91

Cuando est terminada la configuracin del formato, presionaremos

para

almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:

A partir de aqu ya podrn generarse las proformas.

9.2.4.Albarn
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras que
en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer en
el albarn. Podremos ver cmo ser la numeracin en Ejemplo siguiente albarn.

92

Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado ltimo nmero de albarn,


el nmero anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es muy rentable
para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeracin con un nmero
diferente al 1. Para ello, fjese en Ejemplo siguiente albarn, ya que muestra el
prximo nmero que se generar.

Cuando est terminada la configuracin del formato, presionaremos

para

almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:

9.2.5. Abono
En los campos con desplegables se deben elegir los formatos a utilizar, mientras
que en los campos editables han de escribirse los datos que tengan que aparecer
en el abono. Podremos ver cmo ser la numeracin en Ejemplo siguiente abono.

93

Igual que en Factura, podremos escribir, en el apartado ltimo nmero de abono,


el nmero anterior con el que queremos que arranque la serie. Esto es muy rentable
para aquellos establecimientos que deseen iniciar la numeracin con un nmero
diferente al 1. Para ello, fjese en Ejemplo siguiente abono, ya que muestra el
prximo nmero que se generar.

Cuando est terminada la configuracin del formato, presionaremos

para

almacenar los datos. El programa nos confirmar que todo se guard correctamente:

9.3. Impuestos
En este apartado se incorporarn y actualizarn los impuestos con los que cuente
el establecimiento. Cuenta con dos secciones: Impuestos activos e Impuestos
predeterminados.

9.3.1. Impuestos Activos


Sern los impuestos que aparezcan, posteriormente, en los desplegables de
facturacin y cargos. Podrn aadirse tantos impuestos como sean necesarios.

94

Para aadir un impuesto solo ser necesario seleccionar la


cantidad determinada en los marcadores de cantidad y presionar
. El nuevo impuesto aparecer en el cajetn de abajo.
Para borrar un impuesto, habr que seleccionar el impuesto a
eliminar en la parte baja y presionar

9.3.2. Impuestos predeterminados


Solo existen dos impuestos que se incluyen de manera automtica en el PMS: a)
impuestos de hotel y b) impuestos de extras.

a) Hotel. Los impuestos de hotel se aplicarn a todos los cargos que se realicen
en un establecimiento, desde las consumiciones y hasta las pernoctaciones.
No obstante, estos se podrn modificar en cada caso.
b) Extras. Son los impuestos con los que aparecern por defecto los extras de
nuestras habitaciones (Ver configuracin>Extras habitaciones).

95

9.4. Tarjetas
En la pestaa de tarjetas se podrn marcar y desmarcar aquellas tarjetas con las
que se puedan pagar en el establecimiento. Esta seleccin se ver despus en las
opciones de pago del motor de reservas del mismo establecimiento.

96

10. Usuarios y Seguridad


(Configuracin > Facturacin)
Con Avirato podr crear diversos perfiles para administrar y controlar el uso del
programa. De esta manera, cada usuario, una vez identificado, podr acceder a las
funciones que le han sido asignadas.

10.1. Crear un usuario


Antes de crear perfiles, aada una clave para el Administrador en el panel de
opciones:

Imagen clave Administrador

Cuando marque Proteger la configuracin con contrasea, se le mostrarn


todas las opciones aptas para ser modificadas. Deje en blanco el campo Clave
administrador y rellene los campos Nueva contrasea de Administrador y Repita
su nueva Clave para presionar, finalmente,

. Automticamente se crear el

perfil de Administrador con la contrasea aadida. Este perfil de administrador


tendr acceso completo al PMS.

Si no aade contrasea en administrador, el perfil ADMIN se crear


sin contrasea.

Para crear un perfil ser necesario seleccionar en el desplegable Usuarios la


opcin Aadir Usuario y, en Nombre, aadir el nombre del nuevo perfil junto
a la contrasea de acceso para este en Pass. Asimismo, ser imprescindible
seleccionar los privilegios que este perfil tendr:

97

Imagen: Aadir Perfil

Una vez est terminada la configuracin del nuevo perfil, presione

. El perfil se

habr creado correctamente:

Cuando aceptemos esta ventana, el usuario se habr aadido en


el desplegable Usuarios. Podremos crear tantos perfiles como
necesitemos siguiendo los pasos enunciados.

Los perfiles creados tendrn que identificarse al acceder al PMS:

Imagen: Acceso Usuarios

98

Modificar un usuario
Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable Usuarios. Sus datos
se reflejarn en los diferentes apartados. Modifique los campos que considere
oportunos y presione

Imagen: Modificar Usuario

Eliminar usuario
Para modificar un usuario, seleccione este en el desplegable Usuarios. Una
vez se reflejen sus datos en los diferentes apartados, muestra de que se carg
bien, presione

. El programa, para poder realizar la accin solicitada, le pedir

confirmacin:

Si presiona No, la accin se cancelar y el perfil se mantendr; si presiona S, el


perfil se borrar. No obstante, los datos se mantendrn por si deseara recuperarlos
presionando

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un establecimiento


eliminado no puede recuperarse.

99

11. Integraciones Avirato


(Configuracin > Integracin Avirato)

11.1. Mdulo Mvil


En esta pestaa encontrar las direcciones web para acceder a los mdulos mviles
de Avirato. Pinche sobre las mismas para ver el contenido de estos mdulos.

Direccin web con autenticacin: desde esta URL tendr acceso a todos los
mdulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetera
o el motor de reservas.
Direccin web de acceso directo: desde esta URL tendr acceso a todos los
mdulos de Avirato en la red, como el planning, el Acceso a Gobernanta, la cafetera
o el motor de reservas.
Direccin web Motor de reservas: acceda con este enlace a su motor de reservas
para conocer el proceso de sus clientes a la hora de reservas una habitacin.

11.2. Lectores de documentos


Si decide utilizar un lector de documentos para hacer ms cmoda y rpida la
incorporacin de los datos de los huspedes, podr elegir entre un lector de
DNI electrnicos (no necesita activacin) o un lector de documentos profesional.
Con este ltimo tendr que instalar el lector y activar y configurar el mdulo de
integracin.

Activacin del Lector de documentos profesional


El primer paso para disfrutar del mdulo de lectores de documentos ser activarlo
en la opcin Activar integracin con Lector de documentos. Despus, seleccione,
en el desplegable habilitado, el tipo de lector que usar.

100

Despus, cierre el programa y vuelva a abrirlo para que tome la informacin del
lector. A partir de ese momento ya podr utilizarlo.

Si tiene ms de una propiedad (ms de un PMS), sepa que el lector


solo est pensado para un nico programa; de tal manera que solo
se configurar con el primer PMS que abra. Para utilizarlo en otras
propiedades tendr que cerrar ambos PMS y abrir primero en el que
quiera usarlo. Esta es una condicin del lector de documentos.

101

12. Hospederas e INE


(Configuracin > Hospedera e INE)

En este apartado encontraremos los envos automticos a la Guardia Civil y al INE.
Tendremos que ponernos en contacto con el INE y con el Cuerpo de Seguridad
para que nos den los datos de identificacin.

12.1. Hospederas
Avirato ofrece la opcin de mandar los partes de viajeros a la Guardia Civil10
automticamente. Activando esta opcin, el hotelero no tendr que incluir a mano
en la pgina web del Cuerpo de Seguridad los datos de cada cliente alojado en su
establecimiento (Ver Reservas>Parte de viajeros).

Los datos requeridos por el programa para la configuracin de este apartado sern
las credenciales asignadas por la Guardia Civil, Ertzaintza, Mossos dEscuadra,
Polica Nacional

10 Para el resto de Cuerpos Oficiales, pngase en contacto con Avirato.

102

Es posible que se encuentre con errores en el envo de partes de viajeros si en el


cajetn de usuario tiene ms de 10 dgitos. Compruebe el nmero de dgitos. Tal
vez tenga que eliminar la H de hospederas que aparece al principio del usuario.
Nmero de partes: habr que actualizar el nmero de envo. Es decir, si un
establecimiento ha enviado 25 partes, tendr que poner a mano el nmero 26 en el
cajetn Prximo N Parte y darle al botn

. Para poder actualizar el

nmero de partes y presionar el botn, ser imprescindible tener algn dato que
enviar. Los datos almacenados se vern en Clientes>Registro de viajeros. Tras
poner el parte que corresponda, el programa se encargar de ir actualizando el
nmero de partes correlativamente hasta llegar al 999, donde, automticamente, se
pondr a 0 para iniciar una nueva secuencia.

Si existiese algn error en el envo, puede deberse a que haya algn error en el
fichero de un cliente. Si existe un error en el parte, este no podr enviarse. Es
imprescindible solucionarlo para poder continuar con el proceso de hospederas.
Las fichas de los viajeros se gestionarn desde la reserva de cada uno de ellos
(Ver Reservas>Parte de viajeros). Se mandarn automticamente cada vez que
el cliente haga check in. Es importante marcar la entrada del cliente el da en que
entra al establecimiento, pues de lo contrario, no se har el envo del viajero ni se
generarn los datos.

La secuencia que se debe seguir en el envo de los partes de


hospederas es de 001, es decir, nunca se harn envos que superen
los tres dgitos.

12.2. Estadsticas, INE, EUSTAT, Turismo


Este apartado se rellenar con los datos facilitados por los organismos encargados
de las estadsticas. Es un proceso que mejora el rendimiento del hotelero al reducir
en tiempo la labor de preparar las estadsticas de un determinado periodo.

103

Enviar parte INE


Una vez rellenos los datos necesarios, se marcarn las fechas solicitadas por el INE
en el calendario habilitado para ello:

Completadas las fechas, solo habr que presionar

. El programa

nos informar de que la solicitud est en proceso:

Si hay algn error, el programa le informar de ello:

104

Revise los plazos de fecha, ya que muy posiblemente sea que las fechas marcadas
no corresponden con los plazos solicitados.
Puede consultar los hospedajes de unas determinadas fechas pulsando
. El programa le abrir una ventana emergente donde podr ver el
fichero que se le enviar al INE, el cual muestra, dividido por provincias y pases,
las entradas, las salidas y las pernoctaciones de cada da:

Si le interesase, podra guardarse esos datos en formato Excel. Para ello tendr que
presionar

y esperar a que se le abra una ventana emergente para guardar el

archivo en la carpeta que usted decida.

Si, por algn motivo, tuviese que generar un fichero para envirselo al INE, sepa
que hay que hacerlo en formato XML. Por ello, Avirato le ofrece la opcin de generar
ese tipo de archivos pulsando

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Restringir envos INE


Podr bloquear el envo al INE de una habitacin determinada desde este apartado.
Pulse

. A continuacin se le abrir una ventana desde la que podr

gestionar las restricciones. Seleccione, a la altura de cada habitacin, si quiere


enviar la informacin o no de dicha estancia. :

Tambin puede modificar el envo de todas las habitaciones presionando


. Esta accin le cambiar y unificar la opcin de envo a
todas las habitaciones. Esto quiere decir que, si tiene todas las opciones en s,
estas pasarn a No y viceversa.
Realizada la seleccin de habitaciones, pulse

106

13. Contratos clientes


(Configuracin > Contratos Clientes)
Podr gestionar diferentes contratos para sus clientes desde este mdulo. Todos
ellos funcionan como plantillas (creados con Word o programas similares) que
se suben y se adaptan a cada cliente en funcin a las palabras clave que estos
contengan.
Por ejemplo, puede subir un contrato para la llegada de viajeros a su establecimiento.
Para que el programa cree, de forma automtica, los contratos con los datos de los
clientes, tendr que incluir las palabras clave necesarias en los lugares donde quiera
que aparezca esa determinada informacin. Podr encontrar estos comodines en
su PMS. Por ejemplo, si deseamos que el contrato inicie con Madrid, a [fecha del
da], pondremos Madrid, a $FechaActual$ y el programa actualizar segn el da
en que se imprima el contrato.

Aadir un contrato como plantilla


Para aadir un contrato, presionaremos

. Se nos abrir una ventana

desde la que seleccionar el archivo .doc que usaremos en el software. Seleccionada


la plantilla, esta se almacenar en la parte baja de la pestaa:

107

En cuanto se suba un contrato al mdulo, automticamente aparecer, en todas


las reservas del planning, una pestaa denominada Contratos. Desde esta podr
seleccionar el contrato que deba imprimir para que sea firmado por el cliente con
los datos que necesitemos.

El programa nos har guardarlo entre los archivos del ordenador para poder
generarlo con los datos del cliente y la reserva. Una vez guardado, se podr
imprimir. Su apertura es automtica.

Eliminar un contrato
Para suprimir un contrato, ser necesario seleccionar el contrato que deseamos
eliminar y pulsar

. Automticamente desaparecer del listado y dejar de

mostrarse en las fichas de los clientes para su firma.

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14. Multipropiedad
(Configuracin > Multipropiedad)
Si usted tiene ms de un PMS contratado con Avirato podr almacenar los datos de
todos sus establecimientos desde esta pgina y as hacer ms cmoda la gestin
de los mismos.

Aadir una propiedad


Para aadir un establecimiento, rellene los campos que aparecen en el apartado
Aadir Propiedad y presione

Para aadir una propiedad, es importante haber creado primero el establecimiento


(Ver Configuracin>Hotel), pues de lo contrario, el programa no nos permitir
incluirlo:

Cuando la propiedad se haya aadido, esta aparecer, con el CIF y el nombre, en


el listado de la izquierda.

109

Tener varios PMS agrupados le permitir acceder sin dificultades a cada


establecimiento, ya que en la ventana de inicio podr seleccionar a qu negocio
desea acceder.

Podr tener tantos Aviratos abiertos como necesite, uno por cada hotel.

Eliminar una propiedad


Seleccione, en el listado de la izquierda, el establecimiento a eliminar y presione
.
El programa le pedir conformidad con el borrado antes de llevarlo a cabo:

Si presiona S, el establecimiento desaparecer del listado de multipropiedad;


si presiona No, cancelar la accin y mantendr la propiedad en el listado y la
ventana de inicio.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un establecimiento


eliminado no puede recuperarse.

110

15. Opciones

(Configuracin > Opciones)

15.1. Correo electrnico


Para mandar los correos del PMS con su direccin electrnica, tendr que configurar
este apartado segn el servidor de correo electrnico con el que trabaje. Es posible
que tenga que habilitar algn apartado en su cuenta de correo.

15.1.1. Configuracin correo

Alertas
Este apartado est pensado para el rea de contabilidad y administracin, ya que
se puede configurar para que dichos departamentos sean notificados cuando:
No se haya realizado un check out y haya una reserva pendiente de check
in despus de una determinada hora (de 0 a 23 horas);
Haya un descuento superior a un porcentaje determinado;

111

Haya salidas de caja superiores a una cantidad determinada;


Haya reservas con un coste superior a X cantidad;
Haya cuentas de crdito superiores a una cantidad determinada.
Dichas cantidades podrn configurarse en los selectores de cantidad habilitados
para ello junto a cada una de las opciones.

Tenga especial atencin a la hora de configurar las cantidades, ya


que algunas opciones se valoran en horas, otras en porcentajes y
otras en cantidades.

Todas estas notificaciones se enviarn a la/ direccin/es que se determinen en el


cajetn habilitado para ello:

Asimismo, si se acepta la opcin Enviar copia de los mails enviados a clientes,


se recibirn, en esa direccin electrnica, las facturas que se le manden por correo
electrnico a los clientes (Ver reservas>facturacin y cargos).

15.1.2. Mail confirmacin reserva


Podremos escribir un correo de confirmacin de reserva para los clientes que se
hospeden en nuestro establecimiento. Solo se mandar este correo cuando la
reserva est confirmada (Ver reserva>datos reserva). Para ello habr que activar la
opcin Activar envo de confirmacin de reservas.

112

Podemos configurar el envo automtico, esto es, que cada vez que hagamos
una reserva, esta pasar a estar confirmada automticamente. La idea de esta
opcin es olvidarse de marcar manualmente la confirmacin de cada reserva para
mandarle el correo al cliente. Podemos activarlo y determinar cundo queremos
que se confirmen las reservas: a la siguiente hora X o cada 5 minutos.
Si activamos la opcin de confirmar la reserva y mandar el correo a una determinada
hora, tendremos que tener encendido el PMS a esa hora, puesto que, de lo contrario,
no se confirmarn. Por ejemplo, si ponemos que todas las reservas se confirmen
a las 23.30, pero la recepcin se cierra a las 23.00 horas, las reservas no se
confirmarn, ya que el programa se apag a las 23.00. Para ese caso, pondremos
la confirmacin automtica a las 22.45, por ejemplo, para que todas las reservas se
confirmen antes de cerrar recepcin.
La opcin Cada 5 minutos har que el programa haga un recorrido por las reservas
y, cada cinco minutos, cambie el estado de la reserva a confirmada y mande el
correo correspondiente. Podemos elegir entre varias opciones de envo pinchando
sobre el desplegable de los minutos.

113

Podemos, no obstante, restringir el envo automtico a las reservas externas, esto


es, para aquellas que vengan va motor de reservas o va channel manager. Para
ello, pulsaramos la opcin Solo reservas externas.

Tenga en cuenta que, si activa estas opciones, no tendr distincin entre reserva
(color amarillo) y reserva confirmada (color azul) en el planning, ya que todas las
reservas estarn confirmadas.

Escribir correo electrnico


Tiene el hueco editable Texto personalizable en la pantalla. Escriba en l la
informacin que deba recibir su clientela. Podr personalizar cada correo con los
datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen en esta pestaa. Solo
ha de ingresar cada comodn en el lugar donde quiera que aparezcan los valores
de los clientes:

Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato


requieren de cdigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de
dicho lenguaje informtico en la red. De no usar html, el texto se ver corrido, esto
es, todo escrito en el mismo prrafo.

114

Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolucin
del correo. Para ello, presione

. La direccin a la que se le mandar ser

la que ingresase en la configuracin del hotel (ver Configuracin>hotel).


Cuando hayamos terminado, presionaremos

. En ese momento, el programa

nos confirmar que todo se guard correctamente.

15.1.3. Mail recordatorio reserva


Aqu podr mandarle correos electrnicos a sus clientes para recordarles la reserva
del hotel y ampliar los datos del anterior correo. Este texto solo se mandar a los
clientes con reservas confirmadas.
Puede determinar con cuntos das previos a la llegada al hotel se enviar el correo
electrnico. Para ello, active el envo automtico y marque la cantidad de das en el
selector de cantidad:

115

Escribir correo electrnico


Tiene el hueco editable Texto personalizable en la pantalla. Escriba en l la
informacin que deba recibir su clientela. Podr personalizar cada correo con los
datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen en esta pestaa. Solo
ha de ingresar cada comodn en el lugar donde quiera que aparezcan los valores
de los clientes:

Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato


requieren de cdigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de
dicho lenguaje informtico en la red. De no usar html, el texto se ver corrido, esto
es, todo escrito en el mismo prrafo.
Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolucin
del correo. Para ello, presione

. La direccin a la que se le mandar ser

la que ingresase en la configuracin del hotel (ver Configuracin>hotel).


Cuando hayamos terminado, presionaremos

. En ese momento, el programa

nos confirmar que todo se guard correctamente.

116

15.1.4. Mail agradecimiento reserva


Podr enviarles un correo a todos sus huspedes para agradecerles la estancia.
Para ello, active el envo automtico y marque, en el selector de cantidad, tras
cuntos das tras el check out se enviar el correo electrnico.

Escribir correo electrnico


Tiene el hueco editable Texto personalizable en la pantalla. Escriba en l la
informacin que deba recibir su clientela. Podr personalizar cada correo con
los datos de los clientes usando los comodines que se ofrecen bajo el texto
personalizable. Solo ha de ingresar cada comodn en el lugar donde quiera que
aparezcan los valores de los clientes.
Es importante saber que los correos enviados desde la herramienta de Avirato
requieren de cdigos html. Para ello, le recomendamos que busque un manual de
dicho lenguaje informtico en la red. De no usar html, el texto se ver corrido, esto
es, todo escrito en el mismo prrafo.
Puede enviarse tantas pruebas del correo como necesite para ir viendo la evolucin
del correo. Para ello, presione

. La direccin a la que se le mandar ser

la que ingresase en la configuracin del hotel (ver Configuracin>hotel).


Cuando hayamos terminado, presionaremos

. En ese momento, el programa

117

nos confirmar que todo se guard correctamente.

15.2. Planning
Desde este apartado configurar el planning, parte principal del programa Avirato.
Nmero de das a mostrar en el planning. Decida cuntos das vista tendr en
el planning. Por defecto se vern 30, pero puede modificar dicha cantidad en los
selectores habilitados para ello. Tenga en cuenta que a mayor cantidad de das a
mostrar, menor ser el tamao de los mismos.
Tamao de cada da. Si deja la opcin auto marcada, ser el programa quien
adapte el nmero de das al tamao del planning. Si, por el contrario, la desmarca,
podr ajustar usted mismo el tamao de los mismos.
Altura de las habitaciones. Puede adaptar el tamao de las habitaciones segn
le convenga. Por ejemplo, si tiene pocas habitaciones, tal vez desee rellenar ms
espacio visual con las mismas. El tamao por defecto es el 0, pero podr ampliarlo
o reducirlo con los selectores de cantidad. Piense que si tiene varias habitaciones y
ampla bastante la altura de las mismas aparecer un scroll que no le permitir ver,
de una sola ojeada, todas las estancias.
Reservas permitidas por da. Por lo general, un establecimiento no reserva
una misma habitacin ms de una vez al da11, con lo que el nmero que aqu
tendr que aparecer es 1, el que aparece por defecto. Esta opcin est habilitada
para establecimientos que ofrecen habitaciones por horas o franjas temporales
y que necesitan, por tanto, precios y reservas fragmentadas o temporales. Si un
establecimiento al uso cambia este valor podr ver alterados los precios de sus
reservas, ya que se contabilizar por franjas temporales. Cuando se habilite ms

11. En esta explicacin no se estn teniendo en cuenta los no show.

118

de una reserva en un da, habr que disminuir el nmero de das a mostrar, ya que
cada da tendr tantos huecos reservables como habilitemos en esta opcin.

Mostrar da de la semana. Opcin de marcar o desmarcar. Si lo marcamos,


aparecern los das de la semana junto a los das del mes; si lo desmarcamos, solo
se vern los das del mes.

Mostrar mes. Opcin de marcar o desmarcar. Si lo marcamos, veremos los meses


a los que corresponde cada mes; si lo desmarcamos, solo se vern fechas.

Mostrar planning tras guardar la reserva. Opcin de marcar o desmarcar. Si


la marcamos, cada vez que guardemos una reserva, el programa nos llevar,
automticamente, a la ventana del planning; si lo desmarcamos, no modificar la
ventana cada vez que modifiquemos una reserva.

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Establecer automticamente como sucias las reservas en check in por las


noches. Opcin de marcar o desmarcar. Si activamos esta opcin, cada vez que
hagamos check in en una habitacin, el estado de esta pasar a sucia, de manera
automtica (Ver informes > estado habitaciones).
Cambiar esquema de color. Es el desplegable que se encuentra a la altura de esta
opcin, encontraremos diversas opciones de color. Si el color negro con el que se
abre el programa no nos convence, podemos modificarlo por los tonos ofrecidos
por Avirato:
Negro original
Negro 2
Negro 3
Azul 1
Azul 2
Verde
Morado
Naranja
Plateado
2D
Metalizado
Blanco

Una vez hayamos configurado todos los datos siguiendo nuestras necesidades,
presionaremos

. Igualmente, cada vez que modifiquemos alguno de estos

valores, tendremos que pulsar

para que estos se vean reflejados. El programa,

al percibir modificaciones en la configuracin por defecto del planning, minimizar


el tamao de la pantalla. De esa manera sabremos que se han recogido los cambios.
Despus podremos contrastarlo en la pestaa de planning.

120

15.3. Hoja de registro de viajeros


Todo husped debe rellenar un parte de viajeros para entrar en el establecimiento.
Los datos que debe rellenar el cliente no pueden ser modificados, sino que aparecen
por defecto. Lo que s puede modificarse es el apartado de texto legal, donde
aparece un texto por defecto. Cuando hayamos incluido todo el texto de letra
pequea, presionaremos

Imagen Hoja de registro de viajeros

La hoja de registro de viajeros se imprimir, con los datos del cliente, desde al
apartado registro de viajeros, en la reserva del cliente.

121

PLANNING
El apartado de planning es la pantalla principal de Avirato. En ella veremos las
habitaciones del establecimiento, segn el orden que estableciramos en el rack,
y las reservas asignadas a cada habitacin. La idea de esta pantalla es que el
usuario pueda comprobar, de un solo vistazo, la disponibilidad del establecimiento
de un solo vistazo.

En la parte izquierda de cada habitacin encontrar


una franja de color. Esta se corresponde con el color
asignado al tipo de habitacin. Podr ver qu color
corresponde a cada categora en la leyenda de la parte
baja de la pantalla de planning.
Las habitaciones poseen una cuadrcula temporal en
la que cada hueco corresponde a un da, el cual se
marca en la parte alta de la pantalla. El da corriente
se distingue a simple vista porque aparece en color

122

verde: este siempre aparecer en la segunda columna de das empezando por la


izquierda. Esto es para que se pueda saber en qu habitaciones se debe hacer el
check out. Los das entresemana (L-V) aparecen en azul; mientras que los fines de
semana (S y D) aparecen en rojo.

16. Hacer una reserva


Hay dos opciones para hacer una reserva: desde el botn Aadir reserva o desde
el calendario del planning.
a) Botn Aadir reserva
En la parte derecha de la pantalla encontrar el botn. Al presionarlo, se desplegar
una ventana emergente en la que podr seleccionar las fechas de entrada y salida
y el nmero de adultos por habitacin. Despus se reservar segn sea reserva
individual o de grupo.

Reserva individual: elegiremos, en el desplegable habilitado para ello, la habitacin


en la que deseemos hospedar a los clientes y presionaremos

Solo se mostrarn las habitaciones disponibles para las fechas seleccionadas. A


continuacin, entraremos en la pestaa Reserva para formalizar la reserva del
nuevo cliente (Ver Pestaa).

123

Si el nmero de ocupantes sobrepasa la capacidad de la habitacin, el programa


nos informar de ello antes de llevarnos a la pestaa de reservas e incorporar los
datos necesarios para su formalizacin:

Reserva de grupo: tras marcar el nmero de adultos por habitacin, elegiremos, en


la parte baja de la ventana, cuntas habitaciones seleccionaremos para dar
alojamiento a todos los clientes del grupo. Solo informar de cuntas habitaciones
libres por cada categora disponemos para ello. Una vez seleccionadas,
presionaremos

. A continuacin, entraremos en la pestaa

Reserva para formalizar la reserva del nuevo grupo (Ver Pestaa).


Por defecto al mover una reserva de grupo esta se mover en bloque, si se quiere
mover solo una en concreto deber mantener pulsada la tecla mayus o la tecla
control. Prximamente se subirn ms actualizaciones de este tipo de reservas.

Importante. Las reservas de grupo se hacen a nombre de un nico


cliente: todas las habitaciones pendern de la habitacin principal. Si
desea cambiar los datos de estas, deber hacerlo a mano y una a una.

b) Reserva en planning
Las reservas en el planning se hacen arrastrando, a la altura de la habitacin a
reservar, en los das seleccionados. Arrastre desde el da en que el cliente entrar
hasta el da en que abandonar el establecimiento. El programa, a medida que se
vaya arrastrando, indicar el da de salida.

124

El programa, de manera automtica, le llevar a la pestaa Reserva (ver Reserva)


para rellenar los datos de los clientes y formalizar la reserva.

Cmo hacer una reserva de grupo desde planning?


Para hacer una reserva de grupo en el planning, tendremos que arrastrar el
cursor del ratn desde el da de entrada hasta el da de salida en las habitaciones
seleccionadas para el grupo. Si las habitaciones estn consecutivas en el rack,
bastar con arrastrar hacia abajo:

La primera que haya seleccionado se convertir en la habitacin principal, de la


que dependern el resto de habitaciones. Si unifica los costes, dicha habitacin
principal ser la que albergue todos los gastos de todas las reservas. Si estn
unificadas, todas las reservas aparecern con

, excepto la habitacin principal,

que carecer de dicho smbolo. Esa es la muestra visual de que todos los gastos
de la habitacin estn unificados en una nica habitacin.

Si las habitaciones no estn consecutivas en el rack, seleccione la primera habitacin


con las fechas de reserva y, despus, clique sobre el resto de habitaciones a asignar
mientras presiona la tecla control (Ctrl):

125

Cuando haya terminado la seleccin, presione sobre la habitacin que desee


convertir en la habitacin principal de la reserva de grupo. Si unifica los costes, esta
habitacin principal ser la que albergue todos los gastos de todas las reservas.

Cmo hacer reservas por horas?


Si usted dispone de un PMS configurado para reservar por horas, solo podr realizar
las reservas desde el planning, ya que las reservas desde el botn Aadir reserva
solo estn habilitadas para reservas de noches completas.
Las reservas en el planning se hacen arrastrando, a la altura de la habitacin a
reservar, las horas seleccionadas. Arrastre desde la hora en la que el cliente entrar
a la habitacin hasta que la abandone:

126

El programa, de manera automtica, le llevar a la pestaa Reserva (ver Reserva)


para rellenar los datos de los clientes y formalizar la reserva.

Informacin de las reservas


En cada reserva se ver el nombre del titular de la misma. Si el nombre es largo o
la reserva corta (pocos das), es muy posible que no pueda verse la totalidad del
nombre. Por ello, si se pasa el cursor del ratn por encima de la reserva se vern
todos los datos de la misma:
-

Nombre del titular de la reserva;

Fechas y tipo de habitacin de la reserva;

Estado de la reserva;

Rgimen elegido;

Adultos, nios, camas adicionales;

Tarifa seleccionada;

Coste total.

127

16.1. Borrar una reserva


Para borrar una reserva desde el planning, pulse el botn derecho del ratn sobre
la reserva a eliminar. Se le abrir una ventana emergente con los datos de la reserva
seleccionada. Marque Borrar Reserva.

El programa, para poder llevar a cabo la accin, le pedir confirmacin:

Si presiona S, la reserva se eliminar y desaparecer del planning; si presiona


No, el borrado se cancelar y se mantendr la reserva en la habitacin asignada.
Podr recuperar su reserva en Informes>Reservas>Cancelaciones.
Si la reserva es de grupo, cuando pinchemos S, nos aparecer una segunda
ventana de borrado para saber si quieren borrarse todas las reservas asociadas a
un grupo:

128

Al pulsar S, la accin se realizar y se borrarn todas las reservas del grupo; pero
si marcamos No, solo se borrar la reserva que hubisemos seleccionado.

Tenga cuidado, pues si presiona la opcin Borrar todas las reservas


del cliente borrar todo el historial de reservas del mismo.

Desasignar una habitacin Habitaciones desasignadas


Si desea desasignar una habitacin, presione el botn derecho del ratn sobre la
reserva en cuestin. Se abrir una ventana emergente con la informacin de dicha
reserva.

129

Presione el botn Desasignar habitacin. El programa le pedir confirmacin


antes de llevar a cabo esta accin:

Si presiona No, la reserva se mantendr en la habitacin asignada, pero si presiona


S, la reserva dejar el hueco de la habitacin y se mover a la parte del planning,
fuera de este, manteniendo las fechas de entrada y salida:

El programa le informar de que tiene una reserva sin habitacin a travs del
siguiente mensaje:

130

Este mensaje aparecer cuando desasigne una habitacin y cada vez que abra el
programa mientras haya reservas fuera del calendario, tanto en el presente como
en el futuro.
Podr asignar una habitacin a la reserva sin habitacin arrastrando dicha reserva
hasta un hueco libre en las fechas establecidas.

Habitaciones sin asignar por overbooking


Cuando se produzca un overbooking, las sobrerreservas aparecern en la seccin de
habitaciones desasignadas, ya que estas carecen de hueco en el establecimiento:

Cuando se da un overbooking y est usando todos los servicios de Avirato, este se


puede deber a dos motivos:
a) Tiene un fallo en la sincronizacin del channel manager. Compruebe el
mapeo del mismo (ver configuracin>operadores y canales>canales channel
manager). Si encuentra algn error, resincronice la conexin. Si no ve
ninguna alteracin, presione

b) Tiene un cupo en la OTA12. Este suele ser el motivo ms comn por el


que se dan los overbookings. Cuando haya comprobado la sincronizacin
de su programa y vea que todo est correcto, asegrese de si posee un
acuerdo de este tipo con la operadora y, en ese caso, de cuntos cupos
tienen acordados.

12 Es muy habitual que las empresas de reservaciones obliguen a firmar un mnimo de reservas a sus
hoteleros, tengan o no tengan espacio en el establecimiento.

131

c) Tiene habitaciones duplicadas. Cuando una habitacin se vende como


uso individual y uso doble, por ejemplo, muchos establecimientos ofrecen la
misma habitacin como si fuesen dos, duplicando as la posibilidad de venta.
Lo malo de esa tcnica es que ofrecemos ms venta de la que disponemos,
arriesgndonos a sufrir overbookings. Para ello, es mejor buscar alternativas
y ofrecer solo el nmero de habitaciones de las que disponemos. As pues,
si se encuentra con este problema, modifique la oferta de habitaciones en
las diferentes operadoras y resincronice para realizar un nuevo mapeo de
habitaciones.

Cambiar de habitacin una reserva


Si desea cambiar una reserva de habitacin, podr hacerlo de dos maneras:
a) Desplazando la reserva hasta la nueva habitacin asignada. Pinche
sobre la reserva y, sin soltar el botn del ratn, arrastre la reserva hasta la
habitacin seleccionada y suelte el ratn. En ese momento, el programa
pedir conformidad con la accin:

Si pulsa No, la reserva se quedar en la habitacin asignada primeramente,


pero si presiona S, el programa realizar el cambio y preguntar si los precios
deben actualizarse de acuerdo a los precios de la nueva habitacin:

132

Esta opcin, dependiente de la gestin del hotel, calcular, de manera automtica,


los costes de la reserva segn la nueva habitacin si se presiona S, o dejar los
precios de la anterior reserva si se pulsa No.
Podremos hacer cambios de habitacin y da si lo necesitamos.
b) Clic botn derecho sobre la reserva. Al presionar con el botn derecho
sobre una reserva se abrir una ventana emergente con la informacin de
la misma.

Al presionar sobre Cambiar habitacin, aparecer una ventana emergente


con las opciones para el cambio de habitacin. Podr modificar las fechas
de entrada y salida (calendarios), as como la habitacin en la que desea
alojar a su husped (desplegable):

133

Una vez realizados los cambios, presione


cabo la accin; o presione

para guardar los cambios y llevar a

para cancelar el cambio de habitacin.

El programa nos solicitar conformidad con la accin a travs de una ventana


emergente:

Si pulsa No, la reserva se quedar en la habitacin asignada primeramente, pero


si presiona S, el programa realizar el cambio y preguntar si los precios deben
actualizarse de acuerdo a los precios de la nueva habitacin:

Esta opcin, dependiente de la gestin del hotel, calcular, de manera automtica,


los costes de la reserva segn la nueva habitacin si se presiona S, o dejar los
precios de la anterior reserva si se pulsa No.

Atencin: solo podr realizar un cambio de habitacin cuando el


cliente no haya realizado la entrada en el establecimiento. Las
reservas que tengan el estado check in no podrn modificarse.

134

Duplicar reserva
Si desease duplicar la reserva de un cliente, porque va a hospedarse todas las
semanas con las mismas condiciones de reserva, por ejemplo, presione el botn
derecho del ratn sobre la misma y seleccione Duplicar Reserva:

Esto le llevar a una ventana emergente donde tendr que establecer la nueva
fecha de entrada y la habitacin en la que se alojar en esa nueva reserva. La fecha
de salida no se modificar porque ya van establecidas el nmero de noches que
pasar el cliente en el establecimiento (es un duplicado, no una nueva reserva).

135

Cuando haya establecido los nuevos datos, presione


y llevar a cabo la accin; o presione

para guardar los cambios

para cancelar el cambio de habitacin. La

reserva duplicada se ver incorporada en el planning con los mismos datos que la
reserva inicial.

Colores de las reservas


Segn el estado en el que se encuentren las reservas, aparecern en un color u
otro. Los colores por defecto son:
Amarillo: reserva realizada.
Azul: reserva confirmada.
Verde claro: reserva de grupo (ms de una reserva hecha conjuntamente) con costes unificados.
Verde fuerte: check in. Ser imprescindible modificar el estado cuando
los clientes entren en el establecimiento para que el programa pueda
generar los partes de viajeros.
Naranja: Check out, cuando el cliente haya abandonado el hotel. Al
marcarlo, el programa nos llevar, por defecto, a la pestaa de facturacin
y cargos para abonar los importes no pagados.
Gris: no show. Este estado se introducir cuando el cliente no haya
acudido a su reserva y no la haya cancelado. Se podrn hacer reservas
por encima de las habitaciones con no show.
Rojo: habitacin bloqueada. Cuando se bloquee la habitacin, aparecer, como titular de la reserva, en nombre del establecimiento en el que
nos encontremos. Por ello no hay que introducir datos cuando deseemos bloquear una habitacin.

Los estados se modificarn dentro de cada reserva.

136

Cambiar el color de una reserva

Puede modificar los colores de las reservas de manera manual. Para ello, pulse el
botn derecho sobre una reserva en concreto para abrir una ventana emergente.
Esta ventana mostrar la informacin de la reserva y ofrecer diferentes opciones
de configuracin.

Presione seleccionar color. En ese momento se le abrir una nueva ventana


emergente con una paleta de colores para que seleccione el que desee:

137

Una vez seleccionado el color, presione aceptar. En ese momento su/s reserva/s
cambiarn de color en el planning.

Como podr comprobar, la reserva a la que ha cambiado el color tiene la terminacin


del color original. Esto se debe a que el programa marca, siempre, el estado en el
que se encuentra cada reserva para que el usuario pueda reconocerlas con un
simple vistazo.

Leyenda de las reservas


Sobre las reservas ver diferentes iconos informativos:
Reserva pagada. Este smbolo informa de que la reserva tiene pagados todos
los costes de la misma.

Cuando haya una reserva de grupo y tengan los gastos unificados,


aparecern todas las habitaciones dependientes de la principal con
este smbolo, ya que los costes de estas se han traspasado a la
primigenia. Dicha habitacin aparecer sin smbolo:

138

Cliente web. Este icono aparecer cuando la reserva entre por el motor de
reservas de Avirato.
, etc. Cliente Channel manager. Cada vez que una
reserva entre a travs de las OTA contratadas, aparecer el logo de la misma sobre
la reserva.
Aviso. Aparecer un sobre en una reserva cuando se haya aadido un
elemento en la pestaa Avisos dentro de la reserva (ver Reserva>Avisos).

Cada reserva albergar un mximo de tres iconos en caso de que


el tamao de la misma lo permita; si el tamao de esta es reducido,
solo se mostrarn los smbolos que quepan.

Estado de las habitaciones


El color de las habitaciones depender del estado de cada habitacin. Sern los
equipos de mantenimiento y limpieza, junto al resto de trabajadores de recepcin,
quienes gestionen dichos estados. Los primeros podrn modificar los estados de
las habitaciones a travs de los mdulos mviles (ver mdulos online) habilitados,
mientras que el personal de recepcin lo har desde la pestaa de planning. Ambos
apartados tienen sincronizacin continuada para que el trabajo sea ms rentable.
Cada habitacin dispone de informacin propia, donde se ver el estado de la
habitacin, la imagen del tipo de habitacin a la que pertenece y las observaciones
que sobre la misma se hayan hecho. Esta informacin puede verse al pinchar sobre
la habitacin que se desee ver, de donde se desplegar una ventana emergente:

139

Desde la recepcin se podr modificar el estado pulsando sobre el desplegable


del estado y se podrn aadir comentarios sobre la habitacin en el campo
Observaciones. Estos cambios se vern tanto en la pestaa Estado habitaciones
(ver informes>estado habitaciones) como en el mdulo mvil de mantenimiento
y gobernanta.

Colores del estado de habitacin:


Verde: disponible;
Turquesa: limpia;
Marrn: sucia;
Naranja: en limpieza;
Gris: en mantenimiento;
Amarillo: pendiente de revisin;
Rojo: fuera de servicio;
Azul: Otro estado.

Cada vez que se haga un check in, el programa modificar el estado


de la habitacin de disponible (verde) a sucia (marrn).

Leyenda planning
En la parte baja de la pantalla encontrar unos grficos informativos. Estos se
corresponden con la ocupacin diaria del establecimiento.
Quedan disponibles ms de la mitad de las habitaciones;
Quedan libres menos de la mitad de las habitaciones del establecimiento;
Quedan menos de 5 habitaciones disponibles/ no hay habitaciones disponibles.

140

Junto a los grficos encontrar la informacin de cuntas habitaciones estn


reservadas, cuntas se encuentran con ckeck in, ckeck out, no show; y el porcentaje
total de ocupacin.

Habitaciones disponibles:
Bajo los grficos de ocupacin encontrar la informacin sobre las habitaciones y
su disponibilidad. Cada categora de habitacin tiene asignado un color, el cual se
acompaa por el nmero de habitaciones que quedan libres. Estos nmeros varan
su color dependiendo de la disponibilidad de la categora:
-

Nmero en verde: quedan tres o ms habitaciones disponibles en el


establecimiento;

Nmero en naranja: quedan una o dos habitaciones disponibles;

Nmero en rojo: no quedan habitaciones disponibles.

Puede ver la ocupacin de otros das si cambia la fecha en el calendario de la


parte alta. Siempre se mostrar el da que aparezca en dicho calendario.

Filtros planning

En el planning dispone de dos tipos de filtros para agilizar el trabajo en recepcin.

Fecha. En este apartado podr seleccionar un da determinado para ver o crear


reservas, tanto en el pasado como en el futuro. Igualmente, puede seleccionar el
tipo de habitacin en el desplegable para acotar el rack de habitaciones.
Si pincha en el botn

, las reservas del planning pasarn a denominarse

141

segn el precio

de cada una de ellas:

Bsqueda. Este filtro est preparado para que el usuario de Avirato pueda
localizar una reserva en el planning. En el desplegable aparecern los nombres
de los clientes que poseen una reserva en los 30 das visibles; mientras que en el
buscador, podrn buscarse segn el documento, email, telfono o nombre. Las
reservas que posean los parmetros buscados aparecern en color ntido, mientras
que el resto de reservas se mostrarn difuminadas.

Si quisisemos buscar un cliente alojado en el establecimiento en otras fechas,


deberemos marcar dicha fecha en el filtro del calendario y buscar dicho cliente.

142

EVENTOS
La pestaa Eventos alberga las salas y salones que posea el establecimiento. La
reserva de estos se har por jornadas completas, pues no puede establecerse una
divisin de las franjas temporales de los salones.
La reserva de una sala se har arrastrando el ratn a la altura de la sala a reservar
en el da seleccionado. Arrastre desde el da de entrada a la sala hasta el da en que
abandonar el establecimiento. El programa, a medida que se vaya arrastrando,
indicar el da de salida:

Una vez terminada la seleccin temporal, el programa le llevar, de manera


automtica, a la pestaa Reserva para rellenar los datos de los clientes y formalizar
la reserva.
Podr filtrar las reservas de los salones siguiendo parmetros temporales y de
nombre de cliente. Solo se podr filtrar segn las reservas que se vean en el
planning de salas.

143

RESERVAS
Cuando se haya marcado una reserva en el planning o en la pestaa Eventos,
Avirato PMS nos llevar, automticamente, a este apartado. Desde esta pestaa,
crearemos y gestionaremos todas las reservas.

144

17. Datos Reserva


(Reserva > Datos Reserva)
En este subapartado incluiremos los datos necesarios para la formalizacin de una
reserva.
El nmero de la reserva lo encontrar en la parte baja de la pantalla; si todava no
se ha formalizado la reserva, aparecer como reserva sin asignar.

Botonera general:
Guardar reserva. Cuando haya modificado o completado los datos
de la reserva presione este botn para asegurarse de que se almacenan
correctamente.
Borrar reserva. Si desea eliminar la reserva, presione este
botn. Recuerde que puede hacerlo tambin desde el planning pulsando el botn
derecho del ratn. No se podrn borrar reservas pasadas (para hacer desaparecer
una reserva pasada tendr que cancelarla desde el desplegable Estado de la
reserva).
Limpiar datos del cliente. Pulsando este botn dejar
limpios todos los campos de la reserva para iniciar de nuevo el proceso.

17.1. Datos reserva


Aqu veremos y modificaremos, en los desplegables preparados para ello, los datos
bsicos de la reserva, como:
Habitacin: informar de qu habitacin se le asign al cliente. Esta puede
modificarse desde el combo y seleccionar, de entre las que estn disponibles
en los das seleccionados, la que ms convenga.
Rgimen: depender de qu regmenes tengamos disponibles en el
establecimiento, siendo sus siglas las siguientes: SA: solo alojamiento;

145

AD: alojamiento y desayuno; MP: media pensin; PC: pensin completa.


Si la reserva ha entrado por el motor de reservas, aqu aparecer el tipo de
rgimen que se haya contratado; mientras que si la reserva entra por un
operador13 o se hace desde la recepcin, habr que seleccionar a mano
qu tipo de rgimen tendr el cliente.
Estado: el estado de la reserva se modifica desde esta pestaa, dentro de
la reserva. Cada estado se representa, en el planning de Avirato, con un
color determinado (ver colores reserva) e informa de cmo se encuentra el
cliente en relacin a la reserva.
Reserva: estado que se pone de manera automtica cuando realizamos
una reserva a mano. Es el estado bsico.
Reserva confirmada: este estado indica que el cliente ha realizado un
anticipo del pago total o parcial de su reserva o ha contratado una tarifa
no reembolsable, confirmando as su reserva. Es posible, si as lo hemos
configurado, que el estado de las reservas pasen a confirmadas cuando
ha pasado un tiempo determinado. Ser con este estado cuando los mails
de confirmacin de reserva se enven; con otro estado no se enviar la
informacin.
Check in: estado que indica que el cliente ha entrado ya en su habitacin.
Marcar la reserva con este estado ser imprescindible para generar los
partes de viajeros y envirselos, posteriormente, a los rganos oficiales de
seguridad con los que colaboremos.
Check out: este estado se marca cuando el cliente ha abandonado el
alojamiento en el que pernoctaba. Cuando marquemos esta opcin,
el programa nos llevar a la pestaa Facturacin y cargos (ver
reserva>facturacin y cargos) para realizar los pagos y las facturas
correspondientes.
No show: este estado lo marcaremos cuando el cliente no se haya presentado
en el hotel antes de las 18:00 horas (hora local del hotel) del da de llegada y
no se haya comunicado con la recepcin. Sobre una reserva marcada como
no show podremos realizar nuevas reservas, ya que esa habitacin, que s
se ha cobrado, pero no utilizado, est libre.

13 Los datos de las reservas provenientes de los canales del channel manager se vuelcan y se revisan
en la pestaa de observaciones de la reserva.

146

Reserva cancelada: cuando un cliente informe de que no acudir


al hotel, podremos cancelar su reserva. Esta accin har que dicha
reserva desaparezca del planning. Podrn recuperarse las reservas en
Informes>Reservas>Cancelaciones.
Bloqueo: este estado es un estado interno del hotel para bloquear las
habitaciones del establecimiento. Para bloquear una habitacin no habr
que rellenar los datos del cliente, ya que, por defecto, Avirato PMS agregar
el nombre del establecimiento como cliente. Las reservas creadas como
bloqueos no contabilizan en la facturacin del hotel.
Fechas de entrada y salida: informacin que podr modificarse aunque se
hayan especificado unas fechas determinadas en el planning. Estas fechas
nos informan de cundo entrar y saldr el cliente y cuntas noches se
hospedar en el establecimiento.
Tarifa: por defecto, la tarifa que marca el PMS es la tarifa general, as pues,
si realizamos una reserva en el planning y deseamos aplicar otra tarifa,
tendremos que modificarla a mano. No obstante, las reservas que entran
por el motor de reservas o por el channel manager aplican las tarifas que se
hayan contratado a travs de esas vas.
Operador: informa del lugar por el que llegaron las reservas. En este combo
tendremos cliente hotel, para los clientes que reservan por telfono o desde
la recepcin; cliente web, para los reservas realizadas desde el motor de
reservas; channel manager + operador, para las reservas provenientes de
los operadores del channel manager de Avirato; y los operadores propios
que se hayan creado desde configuracin>operadores y canales>canales
propios. Las reservas entrantes por el channel manager aparecern con un
cdigo de reserva que se incorpora en el cajetn vaco que se encuentra
junto a este desplegable.
Cama adicional: si disponemos de camas adicionales, podremos incluir
aqu tantas camas como podamos o deseemos en la habitacin. Cada
cama adicional permite aumentar en un nmero el mximo de ocupantes
permitidos en la habitacin. Por ejemplo, si tenemos una habitacin con un
mximo de 3 personas y aadimos una cama, podremos acoger en dicha
habitacin hasta 4 personas.

147

Adultos: nmero de adultos que se alojarn en la habitacin.


Nios: nmero de nios que se alojarn en la habitacin.

17.1.1. Datos cliente

Este apartado contendr los datos del cliente. Completarlo al mximo ser un valor
aadido al hotel, ya que cuantos ms datos de los clientes tengamos, mejor y ms
completa ser su utilizacin.
Lo primero que marcaremos ser si el cliente es particular o empresa y si deseamos
mandarles los newsletter de nuestro hotel o no. Igualmente, seleccionaremos si es
un cliente VIP o no.
Para formalizar una reserva es imprescindible incorporar un documento que se
enlace a un cliente. Si carecemos de este, incluiremos, en su apartado, el nmero de
la reserva y, despus, lo sustituiremos con el nmero del documento. Las reservas
que entran por el channel manager aparecen con el nmero de identificacin de la
reserva en el lugar del documento, por lo que siempre tendremos que sustituir este
por el nmero real del documento para personalizar la ficha del cliente.
Cuando modifiquemos el nmero de documento del cliente, el programa nos
preguntar si deseamos sustituir los datos del cliente (Sustituir datos de reserva) o
crear un nuevo cliente con los datos incorporados (Alta nuevo cliente).

148

Tenga especial cuidado cuando la modificacin sea del mismo cliente, ya que si
presionamos Alta nuevo cliente duplicaremos la ficha del mismo.
Para una rpida y cmoda utilizacin del programa, Avirato PMS pone a su
disposicin los siguientes botones para agilizar el trabajo:
Lectura de documentos. Si dispone de un lector de documentos, introduzca
el documento de identidad y presione este botn para tomar los datos personales
del cliente. Para hacer uso de esta herramienta, ser imprescindible la integracin
del lector de documentos en el mdulo Integraciones Avirato.
Buscador. Introduzca un campo o parte de un campo del cliente y presione
este botn: el programa le mostrar todos los clientes ya hospedados en el
establecimiento que coincidan con los parmetros buscados.
Envo de correo electrnico. Si posee la direccin electrnica del cliente,
podr enviarle un correo a este al presionar sobre el sobre. El correo se mandar a
travs de la cuenta de correo electrnico configurada en el PMS. La herramienta de
envo de correos electrnicos solo funciona si dispone de la direccin del cliente y
de un correo electrnico habilitado en el PMS (ver configuracin>opciones>correo
electrnico).

17.1.2. Extras reservas


Si ofrece extras para sus reservas, ser en este apartado donde podr seleccionarlas,
en el caso de clientes del hotel, o comprobar cules fueron contratados por los
clientes web (motor de reservas).

149

17.1.3. Contratos
Los contratos que los clientes deban firmar a la entrada del establecimiento se
imprimirn desde aqu. Para ello, presione sobre el contrato a imprimir. El programa le
abrir una ventana emergente para seleccionar la ubicacin de guardado y generar,
as, el contrato con los datos del cliente. El documento se abrir automticamente
al terminar el guardado.

17.1.4. Tarjetas crdito


Los datos de las tarjetas de crdito de los clientes que reservaron por internet se
almacenan en este apartado. Para poder ver los datos y, de esa manera hacer los
cobros, presione

Este ser el nico lugar en el que podr visualizar los datos de la


tarjeta de crdito.

En este apartado se gestionan los pagos de reserva antes de formalizar el pago


total. Por ejemplo, si el cliente ha efectuado el pago de un anticipo, se escribir la

150

cantidad en el cuadrado habilitado para ello y se seleccionar el mtodo de pago.


Igualmente, si el cliente es beneficiado con un descuento, se anotar en este
apartado el porcentaje que se ha de descontar del total. Este porcentaje lo veremos
en la pestaa facturacin y cargos.
El total, mostrado segn moneda local (elegida en configuracin>facturacin>diseo factura), informa de la cantidad total de pago, sin descontar adelantos o
descuentos.

17.1.5. Observaciones

Este apartado posee dos ventanas editables de informacin:


Reserva. Se nos mostrarn todos los datos de la reserva, esto es, la tarifa
seleccionada, las demandas del cliente, etc. Esta informacin solo pertenece a una
reserva, esto es, solo aparecer en una reserva concreta.
Cliente. Mostrar informacin sobre el cliente. Podremos anotar los datos que
creamos pertinentes sobre el cliente para poder hacer uso posteriormente en los
newsletter, ya que lo que se aada en observaciones ser un filtro de bsqueda
personalizado. Esta pestaa se mostrar siempre en todas las reservas del cliente
e ir aumentando a medida que la informacin se vaya ampliando.

151

17.1.6. Registro viajeros

Este es el apartado que habr que rellenar para hacer los envos al rgano de
seguridad con el que colaboremos. El envo, si as lo tiene marcado en el programa,
se enviar de manera automtica al ingresar los datos en la reserva y cambiar el
estado de la reserva en check in. Si se modifica el estado, pero no se introducen los
datos, el programa nos recordar que debemos cumplimentar esta seccin:
Si el envo no ha podido concretarse, el programa nos informar del fallo, pudiendo
ser por una configuracin errnea o por un error en los datos del registro de viajeros.
Los registros que no se manden se almacenarn en clientes>registro de viajeros.
Si ha incluido los datos de uno de los clientes en la seccin de datos
de cliente, podr exportarlos al registro de viajeros pulsando este botn.
Si presiona este botn, extraer los datos personales de los huspedes
a travs del lector de documentos.
Presione este botn para imprimir la hoja de registro de viajeros con
los datos del cliente.

152

18. Facturacin y Cargos



(Reserva > Facturacin y Cargos)
18.1. Facturacin
Cada vez que un cliente abandone el establecimiento, tendremos que pasar por esta
pestaa para concluir los pagos y crear todas las facturas requeridas. Igualmente,
ser el lugar en el que se aadan todos los cargos que consumen los clientes.
Este apartado se compone de diferentes espacios. Uno de ellos est destinado a
gestionar los datos de la factura, es decir, a nombre de quin se genera la factura;
otro, para aadir y modificar los cargos realizados, los cuales sern mostrados en
la factura; y un tercero, para aadir los pagos y la forma de pago que realizan los
clientes.

18.1.1. Factura
Crear una factura/proforma/albarn/abono
Lo primero que debemos hacer para generar un documento es seleccionar qu tipo
de recibo es: factura/proforma/albarn/abono.

Una vez tengamos el tipo deseado, solo ser necesario presionar uno de los
siguientes botones:
Al presionar este botn, el programa no imprimir la factura
directamente, sino que abrir una ventana emergente para configurar la impresin,
por ello, si cancelamos dicha ventana, la factura se generar, pero no se imprimir.
Al presionar este botn, Avirato PMS mandar, automticamente,
la factura al cliente. Para ello es imprescindible que, en los datos de cliente (ver
reserva>datos reserva), haya una direccin de mail. Igualmente, la factura no se
enviar si el correo del establecimiento no est configurado (ver configuracin>opciones>correo electrnico).

153

Presionado el botn para generar, la Hoja sin asignar 1 pasar a ser el nmero
de facturacin que le corresponda, siguiendo la numeracin determinada en
configuracin>facturacin>formatos.

Si se haba seleccionado proforma o albarn, el desplegable Tipo podr


seleccionarse para generar una factura que sustituya al anterior:

Si se ha seleccionado factura o abono, no podr modificarse el tipo, ya que el


programa no permite realizar el cambio de factura/abono a proforma/albarn:

Modificar datos de una factura/proforma/albarn/abono


Para poder modificar una factura es importante comprobar que tiene activada la
opcin de modificacin de facturas en configuracin>facturacin.
La factura, por defecto, se generar con los datos que hayamos rellenado en el
apartado Datos del cliente. Si estos no se correspondiesen con el nombre con el
que se debe crear la factura, porque haya que facturar a una empresa y la reserva
se hiciera a nombre del cliente, por ejemplo, tendremos que cambiar los datos de
la factura. Para ello, pulsaremos

. Esto abrir una

ventana emergente con los datos especificados en datos de reserva.

154

Los datos, a primera vista, parecen no modificables. El nico campo modificable es


el de documento. Por ello, si este campo se altera, podremos modificar el resto de
datos aadiendo los que deseemos.

Si el cliente al que queremos cargarle la factura es un cliente recurrente que ya se


ha alojado en nuestro establecimiento, podremos traspasar, de manera automtica,
los datos de este al escribir por completo el documento de aquel y presionando
despus el tabulador:

155

Despus presionaremos Guardar y seleccionar y los datos se almacenarn como


hemos seleccionado:

Si se borran los datos de los campos de facturacin y se da a guardar con estos


campos vacos, el programa, al carecer de nombre, crear una factura con Clientes
varios como cliente, dando un documento que no se corresponde con el de ningn
cliente.

Podremos modificar esta factura a nombre de Clientes varios pulsando


.

Si deseamos ver una factura sin necesidad de imprimirla, tendremos


que acudir a Informes>Facturacin>Bsqueda y ah buscar y
seleccionar la factura en cuestin.

Si el programa no le permite la modificacin de facturas (sale la


pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opcin de
modificacin de facturas en configuracin>facturacin.

Cambiar fecha en la factura/proforma/albarn/abono


Puede modificar la fecha de emisin de la factura presionando en el calendario
establecido para ello. La fecha que en ella se elija ser la mostrada en la facturacin:

156

Si el programa no le permite la modificacin de facturas (sale la


pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opcin de
modificacin de facturas en configuracin>facturacin.

Desasignar una factura/proforma/albarn/abono


Avirato no permite borrar facturas, sino que en su lugar podr desasignarlas. Para
ello, acceda a la factura en cuestin y presione

Presione

. Esta accin abrir una ventana.

. El programa le pedir confirmacin para poder

llevar a cabo esta accin.

Si presiona No, cancelar la accin y la factura mantendr el nmero asignado; si


presiona S, la factura se desasignar y el nmero de est quedar vaco. En este
caso, podr generar de nuevo cualquier tipo de recibo: factura/proforma/albarn.

Tenga en cuenta, al desasignar una factura, que si el nmero de


esta no es el ltimo de la serie, habr un vaco en la correlacin de
facturas.

157

Cambiar el nmero de factura/proforma/albarn/abono


Para cambiar el nmero de una factura, acceda a la factura en cuestin y presione
. Esta accin abrir una ventana donde ver el nombre del cliente y el nmero
de factura.

En el cuadro de nmero de factura agregue el nuevo nmero que desee asignarle y


presione

. El programa le solicitar confirmacin para poder realizar la accin:

Si pulsa S, el nmero de factura se sustituir por el nuevo nmero otorgado; si


presiona no, la accin se cancelar y se mantendr el nmero inicial.

Crear varias facturas en una misma reserva


Avirato da la posibilidad de generar varias facturas en una misma reserva. Si, por
ejemplo, se desean separar las pernoctaciones de las consumiciones, podr
hacerse sin complicaciones. Para ello, marcaremos

y, automticamente,

se crear una nueva hoja de facturacin en la reserva para aadir los cargos que
vayamos a separar. Esta accin se podr ver en el desplegable Hoja:

158

En este desplegable podremos seleccionar la hoja que deseemos consultar.


Cuando en la hoja sin asignar se ha generado una factura/proforma/albarn/abono,
esta pasar a llamarse con el nombre de la factura.
Cuando tengamos la hoja nueva, podremos agregar nuevos cargos o traspasar
cargos de otras hojas o facturas (ver reserva>cargos>traspasar cargos). Despus
actuaremos como si de una factura normal se tratase y la generaramos cuando
estuviese preparada (ver facturacin y cargos>factura>crear factura/proforma/
albarn/abono).

Tenga en cuenta, antes de aadir nuevas hojas a su reserva, que una


vez agregadas no pueden eliminarse.

18.2. Cargos
En la seccin de los cargos podremos aadir, modificar y eliminar tantos costes
como realice el cliente. Estos cargos sern los costes y conceptos que aparezcan
en la factura emitida.
Cuando accedamos a este apartado veremos el resumen de cargos de la reserva.
Esto es, podremos ver el tipo de habitacin reservada (concepto), el nmero de
noches (UD) y el precio (Total) de este cargo. Igualmente, si la reserva incluye
desayunos o similares, veremos tambin los datos de estos. Podremos modificarlos
siempre que deseemos.
Si el programa no le permite la modificacin y adicin de conceptos
(sale la pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la
opcin de modificacin de facturas en configuracin>facturacin, ya
que de lo contrario no podr realizar esos cambios cuando la factura
est generada.

159

Aadir cargos

Para aadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo
vaco. El campo de conceptos admite letras, nmeros y smbolos. Asimismo,
indicaremos el nmero de unidades que se consumen (UD) a travs del selector de
cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignrselo bien como precio
base y el programa calcular el precio total segn el IVA asignado, o bien como
precio total y el programa descontar el IVA y mostrar el precio base. Igualmente,
si aplicamos un descuento, el programa nos mostrar el precio total con este ya
calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos
lugares, presionaremos

para agregar el concepto. En ese momento, el cargo

aparecer en la lnea que editbamos, pudiendo aadir, seguidamente, nuevos


cargos:

Tenga en cuenta que la adicin de conceptos conllevar el aumento


proporcional del coste total de la reserva.

Si el concepto cargado pertenece a la seleccin de los cargos predefinidos,


habremos de desplegar, en la fila vaca, el desplegable para ver qu concepto
debemos seleccionar. Automticamente, los precios se vern reflejados en el total.
Si se ha vendido ms de una unidad de este, aumentaremos la cantidad de estos
en el selector de cantidad de UD:

160

Seleccionado el cargo predefinido, presionaremos

para agregar el concepto. En

ese momento, el cargo aparecer en la lnea que editbamos.

Si introduce los cargos predefinidos a mano aparecern como


cargos independientes, aunque lleven el mismo nombre,
apareciendo, en los resmenes de facturacin, como elementos
diferentes, desglosando el nmero de conceptos, por ende.

Modificar cargos
Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se
almacenarn automticamente, aunque siempre ser necesario presionar

para

asegurarnos de que se guardan correctamente.

Traspasar cargos
A la altura de un cargo encontraremos

. Si lo presionamos, abriremos una ventana

emergente desde la cual podremos hacer traspasos dentro de la misma reserva


(traspaso bsico) o traspasos entre reservas (traspaso avanzado).

161

Traspaso bsico: traspaso de cargos entre hojas de una misma reserva


Para hacer un traspaso entre las facturas de una misma reserva presionaremos en
el desplegable Hoja y seleccionaremos la hoja o factura a la que queremos cargar
el coste.

Al presionar

, se nos pedir autorizacin para realizar la accin de

traspaso:

Si presionamos No, el traspaso a esa hoja se cancelar y volveremos a la ventana


anterior para seleccionar una nueva hoja a la que hacer el traspaso; si presionamos
S, realizaremos el traspaso. Al cerrar la ventana de confirmacin veremos el
cargo aadido en la hoja elegida y desparecido de la hoja inicial.

Podremos cancelar el traspaso cerrando la ventana o presionando el botn cancelar.

162

Traspaso avanzado: traspaso de cargos entre reservas


Para hacer un traspaso entre diferentes reservas, tendremos que elegir la fecha en
la que consta la reserva a la que deseemos traspasar los cargos. Al seleccionar
la fecha aparecern todas las reservas que hubiera ese da en el establecimiento
en el desplegable seleccione reserva. Elija la reserva a la que desea traspasar el
cargo:

Una vez elegida la reserva, aparecern las facturas y hojas que posea dicha reserva.
Entre estas podr seleccionar aquella en la que desee aadir el coste:

Si marca la opcin Traspasar todos los cargos no facturados, el programa


traspasar el conjunto de cargos para que no deba hacerse a mano. Si se mantiene
desmarcado, solo se har el traspaso del cargo seleccionado.

163

Una vez seleccionados todos los datos, presione

. El programa pedir

autorizacin para realizar la accin de traspaso:

Si presionamos No, el traspaso a la hoja de una determinada reserva se cancelar


y volveremos a la ventana anterior para seleccionar hoja y reserva nuevas a la que
hacer el traspaso; si presionamos S, realizaremos el traspaso marcado. Al cerrar
la ventana de confirmacin, el cargo desaparecer de la hoja inicial y podr verlo
en la nueva hoja seleccionada.

El programa no le mostrar la reserva a la que se aadi el cargo,


por lo que se recomienda comprobar que hizo bien el traspaso. Esto
puede hacerlo en Informes>Traspaso de cargos.

Anular cargos
Junto a cada cargo encontrar

. Este botn anula un cargo realizado aadiendo

ese mismo importe en negativo para descontarlo, as, del coste total de la reserva.

164

Antes de anular un coste, el programa le pedir autorizacin para ello:

Si presiona S, el cargo aparecer en negativo en la fila siguiente al cargo


modificado; si presiona No, la anulacin se cancelar y seguir vigente el cargo
en positivo. EL programa nos informar en que hoja o factura se anul el cargo:

Postear cargos conllevar la reduccin de los costes en el total de la


reserva.

Eliminar cargos
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra
el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por
completo sin dejar huella en la factura generada.
Para eliminar un cargo, presione

a la altura del cargo que desea eliminar:

165

Al presionarlo, el programa nos pedir que nos aseguremos de la accin que


solicitamos:

Si presionamos S, el cargo desaparecer de los conceptos para la facturacin y


se reducir la cantidad del mismo del coste total de la reserva; si presionamos No,
la accin se cancelar y se mantendrn el coste y el cargo.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cargo eliminado no


puede recuperarse.

18.3. Resumen de Cargos


Podremos ver un resumen de todos los cargos de la reserva en la pestaa Resumen
cargos. En esta podremos revisar toda la informacin de los distintos cargos de
una reserva, independientemente de a qu hoja o factura pertenezcan.

166

Pagos
Para que la caja del establecimiento nos cuadre, es importante aadir los pagos y
formas de pago que se vayan realizando. Podemos seleccionar diferentes formas
de pago en una misma reserva, ya que el programa permite seccionar los pagos en
diferentes mtodos de pago. Es decir, el cliente podr pagarnos parte de la factura
en efectivo y parte en tarjeta; o usando su crdito y su tarjeta de crdito.

Tenga en cuenta, al aadir o eliminar un pago, que estos aparecern


en la caja diaria del da en que se aadan o eliminen, sin importar
si la factura o la reserva pertenecen a otras fechas. Estas acciones
pueden alterar la caja diaria del establecimiento.

Segn el estado de pagos, el smbolo del euro de la parte alta de la pantalla


aparecer de un modo u otro:

El en rojo aparecer cuando no se haya pagado ninguna cantidad de dinero.


El en amarillo aparecer cuando quede una parte del coste pendiente de pago.
El en verde aparecer cuando todos los gastos de la reserva hayan sido
abonados.

En la parte baja de la pantalla podr encontrar sesgado


el precio total de la reserva segn la hoja seleccionada:

Aadir un pago
Para incluir un pago ser necesario escribir la cantidad que se nos abona y la forma de
pago en sus lugares respectivos. Por defecto, en el cajetn modificable de cantidad,
aparecer la cantidad total pendiente de pagar y, en el desplegable de modo de
pago, efectivo. Ambos pueden modificarse en funcin a las necesidades del cliente.

167

Una vez se hayan marcado ambos valores, presionaremos

. Esto aadir la

cantidad marcada bajo la forma de pago seleccionada:

Si no se aadi la totalidad del pago, podr verse que el coste pendiente sigue de
color rojo, solo que se descont la cantidad agregada. Para ello, aadiremos un
nuevo pago incorporando la nueva cantidad y su forma de pago y presionando

Cuando no haya ninguna cantidad pendiente de pago, esta aparecer en color


verde y a 0.00 .
Si cuando se realiz la reserva se pag un anticipo, se nos informar en la seccin de
pagos, donde bajo la palabra Anticipo aparecer la cantidad pagada. Asimismo,
aparecer la misma cantidad bajo el modo de pago con el que se hizo dicho
anticipo (efectivo, tarjeta, transferencia, crdito, otros pagos) y, en el pendiente de
pago, la cantidad que debe abonarse:

Habr de hacerse un pago como anteriormente se ha explicado.

168

Anular un pago
Si al agregar un pago nos equivocamos en la cantidad o en la forma de pago,
podremos anular dicho abono poniendo en negativo la cantidad aadida y la forma
de pago en que se hizo y presionando

Esta accin har que la cantidad pendiente de pago aumente en la cantidad


aadida, volviendo a aparecer en color rojo:

Aadiremos, despus la cantidad faltante con el modo de pago correcto:

18.4. Resumen de Pagos


Podremos revisar todo el historial de pagos de una reserva en el resumen de pagos.
En este aparecern tanto los pagos aadidos como los eliminados, informando de
cmo se hicieron los pagos (modo de pago), quin lo hizo (usuario de Avirato) y
cundo (fecha y hora de la modificacin).

169

Observaciones
SI desea agregar alguna observacin o explicacin en la factura, hgalo en el
apartado Observaciones factura. Estas anotaciones sern mostradas e impresas
en la factura que le entregue al cliente.

170

19. Avisos
(Reserva > Avisos)
Podr dejar un mensaje o un aviso dentro de la informacin de la reserva.

Aadir un nuevo mensaje

Seleccione el tipo de aviso: aviso, mensaje o despertador. Marque si desea que


salte alarma o no y marque el da y la hora a la que saltar para avisar a la persona
que se encargue de la recepcin en ese momento:

171

Escriba un ttulo y un mensaje y presione

. En ese momento, el mensaje se

crear en la parte alta de la pantalla:

Las reservas que posean un mensaje o aviso sern marcadas, en el


planning, con un

Cuando los avisos hayan sido realizados, desaparecern de la pantalla de avisos,


pero podrn consultarse al habilitar Mostrar mensajes ledos.

172

Marcar/desmarcar como hecho un aviso/alarma o mensaje


Para marcar como realizado algn tipo de aviso o mensaje, pulse sobre el icono del
tipo de aviso que se ha agregado. Este cambiar de color:

pasar a

Mensaje.

pasar a

Alarma.

Aviso.

pasar a

cuando est realizada.

cuando est realizada.

cuando est realizada.

Para marcar un aviso/alarma/mensaje como no realizado, pulse sobre dicho icono


y este volver a la posicin de no realizado.

Eliminar un mensaje
Si desea eliminar un mensaje, presione

a la altura del aviso que desea suprimir.

Al hacerlo, el mensaje desaparecer por completo de la pantalla, sin poder ser


recuperado.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un mensaje o aviso


eliminado no puede recuperarse.

173

20. Otra Informacin



(Reserva > Otra Informacin)
En esta pestaa se podr ampliar la informacin del cliente y de la reserva.

Historial cliente

Para que el usuario no tenga que acceder a la pestaa Clientes para conocer la
informacin de un husped, Avirato muestra el historial de las reservas del cliente
en el establecimiento. Dicho historial mostrar los siguientes datos de cada reserva:

Habitacin en la que se hosped

Rgimen contratado

Nmero de ocupantes por habitacin

Fechas de entrada y salida

Importe facturado

Valoracin del cliente


Avirato da la posibilidad a los usuarios del PMS de trabajar en comunidad, esto es,
permite compartir informacin sobre sus diferentes clientes para mejorar el trabajo
del hotelero. As pues, cada establecimiento podr valorar, segn la experiencia, a
cada uno de sus clientes ponindoles una puntuacin, donde cinco estrellas es la
mxima puntuacin.
Igualmente, se podr marcar, entre las opciones que se ofrecen, qu acciones

174

perjudicaron al hotel u hotelero.

Para poder compartir esta informacin se tendr que marcar la opcin Compartir y
avisar al cliente de que existe un fichero general con sus datos, ya que el programa,
en caso contrario, no nos dejar almacenar los datos.

Ser responsabilidad de los usuarios de Avirato la distribucin de los


datos de sus clientes.

Valoracin global de la comunidad

Segn la valoracin de los diferentes establecimientos en los que se haya alojado


el husped, este tendr una valoracin media, dependiendo de las puntuaciones
recibidas en sus estancias.

175

Valoracin del cliente por la comunidad


Podremos ver todas las valoraciones de los establecimientos en los que pernoct
el cliente.

20.1. Aeropuerto y vuelo

Introduzca la informacin relacionada con el vuelo de su cliente para un mejor


servicio. Cuando haya concluido, presione

para guardar los datos.

20.2. Vehculos y plazas de garaje

Introduzca los datos del servicio de transportes que ofrecen en el establecimiento:


vehculos y plazas de garaje asignados. Cuando haya concluido, presione
para guardar los datos.

176

20.3. Dietas y pensiones


20.3.1. Pensin Diaria

Para aadir una pensin, marque las fechas en las que se aplicar y la pensin a
la que se adscribe; despus pulse

; la pensin aparecer en el listado con los

datos marcados:

Si desea modificar una pensin, presione sobre esta en el listado de pensiones,


modifique lo que necesite y presione

para guardar los cambios.

Si quisiera eliminar una pensin agregada, seleccione esta en el listado y presione


. Esta accin har que la pensin se suprima

177

Marque o desmarque la opcin Aadir cargos a la reserva si fuese necesario en


funcin a las necesidades.

20.3.2. Dietas y Alergias

Puede establecer informacin sobre las alergias o las necesidades alimentarias de


sus clientes en este aparatado para un mayor control.

20.4. Informacin de inters

Aada datos de las personas con las que deba ponerse en contacto en caso
de necesidad. Esta pestaa ser recomendable para aquellos huspedes que
requieran de un control parental o similar.

178

21. Histrico modificaciones



(Reserva > Histrico modificaciones)

Avirato ofrece a sus clientes un histrico de modificaciones para poder llevar a


cabo un completo seguimiento de los cambios realizados en cada una de las
reservas del establecimiento. En dicho histrico se especificar el usuario ejecutor,
el cambio realizado y la fecha y hora de la modificacin, as como el valor inicial y
el valor introducido.

179

AVISOS

Esta pestaa est preparada para una comunicacin directa y continua entre los
trabajadores del establecimiento. Podr encontrar, en el lateral izquierdo un men
para ver los tipos de avisos. Pulse sobre los iconos para navegar por aquel:

Todos los tipos.


Solo mensajes.
Solo despertador.
Solo avisos.
Solo mantenimiento.

180

En la parte superior, podr filtrar segn el estado de los avisos: pendientes,


realizados, mostrar todos.

Aadir un nuevo aviso/mensaje/despertador/mantenimiento

Seleccione el tipo de aviso: aviso, mensaje, despertador o mantenimiento. Marque


si desea que salte la alarma o no y marque el da y la hora a la que saltar esta.
Escriba un ttulo y un mensaje y presione

. En ese momento, el aviso/mensaje/

despertador/mantenimiento se crear en la parte alta de la pantalla, junto a los


otros.
Si est creando un parte de mantenimiento, podr enlazarlo a una habitacin
desplegando el listado de habitaciones. Solo tendr este listado en el apartado
mantenimiento. Si no marca una habitacin, el aviso de mantenimiento se enlazar
al conjunto de habitaciones.

Marcar/desmarcar como realizado un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento


Para marcar como realizado un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento solo
tendr que pinchar sobre el icono del aviso que quiere modificar. Este cambiar
de color en el acto, muestra del paso de pendiente a realizado. Podr hacer la
conversin inversa si vuelve a pinchar sobre el icono.

Aviso pendiente:
Mensaje pendiente:
Alarma pendiente:

Aviso realizado:

Mensaje realizado:

Mantenimiento pendiente:

Alarma realizada:

Mantenimiento realizado:

181

Eliminar un aviso/mensaje/despertador/mantenimiento
Si desea eliminar un mensaje, presione

a la altura del aviso que desea suprimir.

Al hacerlo, el mensaje desaparecer por completo de la pantalla, sin poder ser


recuperado.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un mensaje o aviso


eliminado no puede recuperarse.

182

CLIENTES
Este mdulo ser una ventaja competitiva para su establecimiento: contar con toda
la informacin de sus clientes. Podr seccionar la informacin y crear promociones
u ofertas para atraer y agilizar las ventas directas en su hotel.

22. Parametros de Bsqueda


(Clientes > Bsqueda)


Podr buscar a cualquiera de los clientes que se hayan hospedado en su
establecimiento con esta opcin. Podr filtrar con cualquiera de los siguientes
campos:

DNI/CIF/PASSPORT

Nombre/Empresa

Nacionalidad

Email

Telfono

Tipo (solo clientes/solo empresas)

N reserva

Ordenar clientes por facturacin. Esta opcin modificar los resultados


y los ordenar segn la facturacin de estos, mostrando en los primeros
lugares los que ms facturaron y, en los ltimos puestos, los que menor
coste invirtieron.

Segn vaya escribiendo en los campos de bsqueda, el apartado de resultados ir


reduciendo la muestra:

183

El campo de resultados muestra, en el inicio, todos los clientes que tiene guardados
en Avirato PMS. A medida que busque, este se ir reduciendo tal y como se ha
informado anteriormente. Si pincha en alguno de los clientes mostrados, aparecer
la ficha en el lado derecho (Pestaa Ficha Cliente).

22.1. Ficha Cliente

184

En la ficha cliente se podrn actualizar los datos del mismo, modificando todo
aquello que se considere oportuno. Una vez se hayan terminado los cambios, se
pulsar

para guardarlos.

Junto a la direccin de correo electrnico del cliente encontrar

. Si este campo

est relleno, podr enviar un correo electrnico desde su cuenta a la direccin del
cliente. El correo se mandar a travs de la cuenta de correo electrnico configurada
y habilitada en el PMS. (ver configuracin>opciones>correo electrnico).
Podr borrar un cliente presionando

. El programa, antes de hacer desaparecer

la ficha completa del cliente, pedir conformidad:

Si presiona S, la ficha del cliente desaparecer; si presiona No, la accin se


cancelar y se mantendr en el campo de resultados.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cliente borrado no puede


recuperarse.

Si el borrado se debe a que tiene un cliente duplicado, compruebe que este que
eliminar no tiene reservas asignadas, pues de lo contrario el cliente original
perder esa reserva, pese a que la reserva no se borre ni pierda al cliente en el
planning. Si este es su caso, reasgnelas, es decir, dentro de cada reserva ponga,
como cliente, al cliente original para que este posea todas sus reservas en el
historial.
Si desea guardar la ficha del cliente,
pulse

para descargarla en

vCard y guardarla en su ordenador.

185

22.2. Historial

En este apartado podr revisar las reservas realizadas por el cliente seleccionado.
Al pulsar sobre una de ellas, el programa le preguntar si desea consultar dicha
reserva:

Si presiona S, el programa le llevar a la reserva marcada; si presiona No, la


accin se cancelar y seguir en el apartado Historial.

22.3. Comentarios

186

En este apartado comprobar y modificar las valoraciones que otros


establecimientos usuarios de Avirato pusieron sobre ese cliente cuando se
hosped en dichos establecimientos. Para ms informacin, vea reserva>otra
informacin>valoracin.

187

23. Aadir cliente


(Clientes > Aadir Cliente)
Aada desde esta pestaa nuevos clientes sin necesidad de enlazarlos a reservas.
Crear fichas exactas a la de los clientes que llegaron a su hotel a travs de las
reservaciones.

Marque la opcin de Newsletter si desea incluirlos en los futuros boletines que


mande el establecimiento.
Si desea borrar los campos introducidos, presione

y Avirato dejar vacos todos

los campos para volver a aadirlos.


Cuando haya agregado tantos datos como sea posible, presione

para crear el

nuevo contacto. Cuando se haya creado, el programa le informar de ello:

Podr comprobar la ficha del nuevo cliente en la bsqueda de clientes.

188

24.Newsletter
(Clientes > Newsletter)

Para rentabilizar los envos de correo, seleccione aquellos clientes a los que
quiera dirigir una oferta o una informacin determinada y as llegar a los clientes
potenciales. Por ejemplo, si desea mandar una oferta a aquellos clientes que en
el verano del pasado ao acudieron a un congreso o feria, podr buscarlos en el
campo de observaciones escribiendo feria o congreso; de esa manera solo le
mandar dicho descuento a los clientes potenciales, no molestando, por ende, al
resto de clientes no interesados en dicho congreso.

Si pulsa sobre uno de los clientes mostrados en el listado de resultados podr


consultar la ficha del cliente:

Si presiona S, el programa le llevar a la ficha del cliente seleccionado; si presiona

189

No, la accin se cancelar y se mantendr en la pestaa Newsletter para seguir


trabajando.
Una vez tenga el listado de clientes que necesita, presione

para traspasar

todas las direcciones de correo electrnico al editor de correos electrnicos de


su cuenta de mail configurada en el PMS (ver configuracin>opciones>correo
electrnico), ya que los correos se mandan desde su gestor de correos.
Si presiona

descargar un archivo Excel con todos los datos de sus clientes.

Podr guardarlo en la carpeta del ordenador que usted decida:

190

25. Registro de Viajeros



(Clientes > Registro de Viajeros)

En esta pestaa se consultarn los partes de viajeros que deben enviarse al Cuerpo
de Seguridad con el que colabore el establecimiento. Todos los registros de viajeros
que se agreguen al realizar el check in se almacenarn en este apartado para
generar el fichero correspondiente. Por defecto est marcada la opcin Mostrar
nicamente viajeros no notificados en dependencias policiales para que el control
de partes sea ms fcil y cmodo. Si lo desmarca, podr ver todos los ficheros
enviados, los cuales aparecern con un S en la columna Enviado.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.

191

Generar fichero XML


Cuando tenga preparados los registros para el envo, revise que todos los datos
son correctos. Si hubiese algn error, el sistema de hospederas de la Guardia Civil
y dems Cuerpos de Seguridad no aceptarn el fichero. En caso de que todo est
correcto, presione

. Esta accin abrir una ventana

emergente para guardar el archivo en XML:

Seleccione la carpeta, pero no modifique el nombre del fichero, ya que el programa


lo guardar con el usuario personal del hotel y el nmero de parte correspondiente,
por ejemplo 28000AAH28.611. Dicho archivo se guardar en XML y ser apto
para subirlo al Servicio de Hospederas Policiales.
Una vez haya guardado el fichero, el programa querr saber si debe marcar dichos
registros como enviados o no:

Si presiona S, los huspedes aparecern como enviados y no podrn volver


a ser enviados, ya que solo se generan partes con los ficheros no notificados a
dependencias policiales; si presiona No, el fichero se habr generado, pero los
clientes seguirn como no notificados. Podr marcarlos como notificados generando
un nuevo parte (podr cancelar la accin) y marcar como enviados dichos registros.

192

Si hospederas no acepta el fichero puede ser por varios motivos:


a) El nmero de parte no es correcto. Revise el ltimo nmero de parte
enviado a Hospederas Policiales y contrstelo con el nmero de parte
registrado en Avirato PMS (ver Configuracin>Hospederas e INE>Parte
de viajeros).
b) El fichero contiene errores. Revise los datos de los diferentes partes, ya
que en alguno de ellos debe haber un error (fecha expedicin, nombre,
sexo, etc.) y, por ende, Hospederas no acepta dicho fichero. Para modificar
un parte, deber acceder a la pestaa Registro de viajeros en el interior de
la reserva.
Podr generar un Excel para almacenar, en su ordenador, los partes de viajeros.
Para ello presione

; esta accin le abrir una ventana emergente para

guardar el archivo. Igualmente, podr imprimir las fichas de registro de viajeros


pulsando

Si colabora con la Guardia Civil, los envos se mandarn automticamente (ver


(configuracin>hospederas e INE>Partes de Viajeros) y no tendr que generar
dichos archivos.

Recuerde que, para generar correctamente los archivos, ser


imprescindible tener su usuario y contrasea en el apartado de
hospederas. Ver configuracin>hospederas e INE>Partes de
Viajeros.

Modificar un parte de viajeros

Presione sobre el parte de viajeros que desee modificar. El programa le preguntar


si desea acceder a la reserva seleccionada:

193

Si presiona S, podr acceder directamente a la reserva y modificar, en el registro


de viajeros, el parte de viajeros para enmendar los posibles errores; si presiona
No, la peticin se cancelar y se mantendr en el entorno Registro de viajeros.

Enviar archivo por correo electrnico


Si lo desea, podr enviar por correo electrnico el parte el fichero de viajeros, tanto
los notificados como los no notificados, dependiendo de la opcin que tenga
seleccionada. Para ello, tras marcar los viajeros que desea mandar, introduzca la
direccin a la que dese enviar el parte y presione

. Podr aadir tantas

direcciones como desee separndolas con puntos y comas (;).

El correo electrnico que se mande ser en formato XML. Sabr que ha sido enviado
porque el programa le informar de ello a travs de un mensaje emergente:

Solo podr realizar los envos por correo electrnico si tiene


configurada su cuenta de correo electrnico en el PMS (ver
configuracin>opciones>correo electrnico).

194

INFORMES
26.RevPar/GopPar
(Informes > RevPar/GoPar)

Avirato le permitir medir el rendimiento financiero de su establecimiento. Podr


aadir a mano los gastos anuales de personal, suministros, costes financieros,
alquileres, mantenimiento, comisiones, publicidad y gastos varios. Cada uno de
ellos estar asociado a un color, el cual, siguiendo la cantidad marcada, se reflejar
en el grfico de la derecha:

195

El RevPar (por las siglas en ingls de Revenue Per Available Room) y el GopPar
(por las siglas en ingls de Gross Operating Profit Per Avalaible Room) de Avirato le
permitirn medir y valorar el rendimiento financiero del establecimiento.

Avirato solo generar los gastos e ingresos relacionados con las


reservas realizadas en el PMS.

196

27. ADR
(Informes > ADR)

Avirato le calcular el ADR (siglas en ingls de Average daily rate), es decir, el


precio medio de venta de la habitacin durante un periodo de tiempo determinado.
A travs de dos grficos simples y fciles de entender, se mostrarn, por un lado,
la tarifa media de alojamiento por habitacin ocupada sesgada mensualmente (12
meses); y, por otro, el porcentaje de ocupacin de un periodo (9 meses) de ADR.
En ambos grficos se mostrar el mes en curso en color amarillo, mientras que los
meses pasados y futuros estarn en color azul.

Los mismos datos del grfico ADR Mensual los encontrar en formato de tabla:

197

28. Reservas

(Informes > Reservas)

28.1. Entradas y salidas


28.1.1. Informacin simplificada
Controle el flujo de entradas y salidas diarias de clientes en su establecimiento.
Seleccione, en el calendario habilitado para ello, la fecha que desea revisar y
filtre segn sus necesidades: solo entradas, donde se mostrarn nicamente
las reservas entrantes del da seleccionado; solo salidas, donde se mostrarn
nicamente las salidas en el da seleccionado; o entradas y salidas, donde se
mostrar tanto entradas como salidas en el da seleccionado en el calendario.
Segn la fecha y el filtrado se mostrar un resumen que albergar los siguientes
campos:
Habitacin: listado de las habitaciones reservadas para ese da. El
orden ser el mismo que se estableciera en el rack de habitaciones (ver
configuracin>habitaciones y salas>rack habitaciones).

198

Cliente: Nombre y apellidos del cliente a quien est hecha la reserva.


PAX: nmero de huspedes por habitacin.
Rgimen: rgimen contratado por el cliente, donde SA= solo alojamiento;
AD= alojamiento y desayuno; MP= media pensin; y PC= pensin completa.
Fecha de entrada: fecha en la que el cliente ha realizado el check in.
Fecha de salida: fecha en la que el cliente ha realizado el check out.
Estado de la habitacin: estado en el que se encuentra la habitacin. Esta
opcin variar segn los departamentos de limpieza y mantenimiento.
Pagado: donde 0= no pagado y 1= pagado.
Idreserva: ID de la reserva.
Idhabitacin: ID de habitacin.

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.

199

Si hace doble clic sobre una de las reservas, el programa le preguntar si desea
acceder a dicha reserva:

Si presiona S, el programa le llevar, automticamente, a la reserva seleccionada;


si presiona No, la accin se cancelar y se mantendr en el entorno de las entradas
y salidas de las reservas.
El resumen diario puede ser impreso o guardado en formato Excel para el uso
del hotelero. Para imprimir los datos, pulse

; presione

para convertirlos en

archivo Excel.
Los datos del resumen diario irn acompaados de dos grficos, uno con todas las
entradas diarias del mes, y otro, con todas las salidas diarias del mes:

En la parte baja encontrar un resumen con el nmero total de entradas del mes
seleccionado; el nmero total de salidas del mes seleccionado; y el nmero total de
registros del da seleccionado.

200

28.1.2. Tabla

En este apartado encontrar sesgada la informacin diaria de las habitaciones del


mes seleccionado en el calendario, esto es: nmero de entradas y salidas; nmero
de habitaciones ocupadas y disponibles; nmero de habitaciones ocupadas y
disponibles segn categora; y nmero de desayunos, comidas y cenas. Los das
del mes los encontrar desplazando el scroll de la parte baja de derecha e izquierda.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin diaria pulsando
los datos presionando

o generar un archivo Excel con

201

28.2. Ocupacin/Inventario
28.2.1. Grficos

Seleccione el mes y el ao que desea consultar en los selectores


correspondientes para extraer informacin diaria de la facturacin, la produccin,
la ocupacin y el porcentaje de ocupacin a travs de sendos grficos:

Imagen: Reservas totales

A medida que cambie las fechas, el programa le mostrar, sin necesidad de


presionar ms botones, la informacin solicitada.
Podr elegir entre consultar las reservas totales o consultar las reservas facturadas
en un mes determinado:

Imagen: Reservas facturadas

202

Puede imprimir la informacin diaria pulsando


los datos presionando

o generar un archivo Excel con

28.2.2. Datos

Imagen: datos de la ocupacin

En el apartado Datos encontrar informacin del tipo de habitacin sesgada


por cada da del mes seleccionado, esto es: nmero de habitaciones ocupadas
segn categora y ocupacin total de habitaciones; porcentaje de la ocupacin;
PAX; ingreso de las reservas; precio medio de reservas; produccin; nmero de
habitaciones disponibles segn categora y disponibilidad total de habitaciones.
Los das del mes los encontrar desplazando el scroll de la parte baja de derecha
e izquierda.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin diaria pulsando
los datos presionando

o generar un archivo Excel con

203

28.2.3. Actual-Mes-Ao
Esta pestaa informativa le mostrar los datos del periodo en curso, dando igual la
fecha seleccionada en los cursores superiores. Su funcin es facilitar la comparacin
entre una fecha seleccionada y el tiempo vigente, siendo este el da, mes y ao
en curso. Para ello se muestra el nmero total de reservas, nmero de reservas
canceladas, en no show y no vendidas; el porcentaje de ocupacin; el nmero de
ocupantes; ingresos por habitacin; ingresos de pensin; e ingresos totales.

Imagen: actual-Mes-Ao (Ocupacin/Inventario)

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as
ver el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre el encabezado,
podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin pulsando
datos presionando

o generar un archivo Excel con los

28.2.4. Ocupacin entre fechas


En esta pestaa podr seleccionar un periodo determinado para que el programa le
muestre el nmero de habitaciones disponibles; nmero de habitaciones ocupadas;
nmero de noches de habitacin; el ingreso medio de reserva; el precio medio de
habitacin; el porcentaje de la ocupacin; y el PAX.

204

Imagen ocupacin entre fechas (Ocupacin/inventario)

Para sacar la informacin marque una fecha inicial y una fecha final y presione
. El programa le mostrar dichos datos. Podr buscar varios periodos para
compararlos conjuntamente. Dichos periodos aparecern seguidos segn el orden
de bsqueda. Si desea vaciar las bsquedas, presione

; acto seguido podr

realizar nuevas bsquedas desde el principio.

Asegrese de que la fecha inicial no supera a la fecha final, ya que


en ese caso el programa no le podr mostrar datos reales.

Puede imprimir la informacin pulsando


datos presionando

o generar un archivo Excel con los

28.3. In house
En esta pestaa podr controlar qu reservas del mes en curso se encuentran en el
estado in house, pendientes de check in y pendientes de check out. Se mostrarn
todas las reservas del mes, tanto las de das pasados como das futuros. Para ver
dichos estados, seleccione este en el desplegable habilitado para ello.

205

Imagen: reserva pendientes de check in (In House)

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.
Puede imprimir la informacin del estado seleccionado pulsando
archivo Excel con los datos presionando

o generar un

206

28.4. Regmenes
Seleccione una fecha determinada en el calendario para comprobar qu regmenes
tiene contratados para ese da.

Imagen: Regmenes reservas

Para modificar los regmenes de los clientes tendr que hacerlo desde las reservas
de los mismos.
Puede imprimir la informacin del estado seleccionado pulsando
archivo Excel con los datos presionando

o generar un

207

28.5. Resumen de reservas


Desglose en este apartado todas las reservas habidas y por haber en su hotel en
un periodo determinado. Para ello seleccione una fecha inicial y una fecha final y
presione

. El programa le mostrar la informacin de las mismas con todos

los datos necesarios:

Imagen: Resumen reservas

Podr decidir si desea visualizar los datos por reservas en general (Todas las
reservas), por habitaciones (Habitaciones) o por salas (Salas) en el desplegable
habilitado. Igualmente, podr marcar o desmarcar la aparicin de las reservas
anuladas.

Imagen: Detalle resumen general de reservas: bsqueda

Una vez obtenidos los datos requeridos, marque o desmarque si en el listado desea
ver la direccin de origen del cliente (Mostrar direccin), el nmero de ocupantes
(Mostrar ocupantes), el operador por el que hicieron la reserva (Mostrar operador),
y el coste de la reserva (Mostrar costes). Segn se desmarquen estos, el nmero
de columnas se reducir notablemente.

208

Imagen: Detalle resumen general de reservas

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Haga doble clic sobre una de las reservas para acceder a la misma.
Puede imprimir la informacin de las reservas pulsando
Excel con los datos presionando

o generar un archivo

209

28.6. Resumen por origen


Muestra el informe en funcin de la fecha de entrada, de salida o de cualquiera de
ellas. Segn los parmetros buscados anteriormente, podr revisar el origen de las
reservas de su hotel. Esta tabla le aportar el nmero de reservas que cada va de
reservacin (operadores, motor de reservas y recepcin del hotel) le trae, as como
el total de la facturacin realizada:

Imagen: Resumen por origen (resumen de reservas)

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin del origen de las reservas pulsando
un archivo Excel con los datos presionando

o generar

28.7. Origen de mercado


Obtenga la informacin del origen de mercado de sus reservas para obtener un
amplio conocimiento sobre el flujo de las mismas. Para ello, seleccione una fecha
inicial y una fecha final y presione

; el programa le ofrecer una tabla con la

210

informacin del nmero de reservas que cada va de reservacin trae al hotel junto
a la informacin de con cuntos das de media se hace la reserva y el total de los
ingresos facturados por cada origen en las fechas seleccionadas.

Imagen: origen de mercado

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin del origen de mercado de las reservas pulsando
o generar un archivo Excel con los datos presionando

28.8. Cancelaciones
Acuda a este apartado cuando desee consultar las reservas eliminadas, canceladas
y en estado no show. Para ello, seleccione un periodo con una fecha inicial y una
fecha final y presione

. En el desplegable podr acotar la bsqueda

211

seleccionando el tipo de reservas a mostrar; por defecto aparecern todas, tanto


las canceladas, como las eliminadas y las que se encuentran en no show.

Imagen: bsqueda de reservas canceladas, eliminadas, no show

Si presiona sobre una de las reservas mostradas, el programa le ofrecer la opcin


de acceder a la misma para comprobar los datos:

Si presiona S, el programa le llevar a la reserva marcada, donde ver los


datos de la reserva difuminados, por ser una reserva activos, los cuales pueden
consultarse, pero no modificarse; si presiona No, la accin se cancelar y seguir
en el apartado de cancelaciones.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver

212

el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las


columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin de las reservas eliminadas y canceladas pulsando
o generar un archivo Excel con los datos presionando

Recuperar una reserva cancelada/eliminada


Las reservas que hubieran sido canceladas o eliminadas podrn recuperarse
desde este apartado. Para ello, localice dicha reserva en un periodo de tiempo
determinado y seleccinela; el programa le preguntar si desea mostrar la reserva:
presione No. Acto seguido, presione el botn

Si presiona No, la accin se cancelar y se quedar en el entorno de cancelaciones


de reservas; si presiona S, la reserva se recuperar y volver a aparecer en el
planning:

Si la habitacin en la que se encontraba el cliente ha sido asignada a una nueva


reserva, el programa nos pedir un nuevo realojamiento para el cliente:

213

Establezca una de las habitaciones disponibles en el desplegable y presione


. La habitacin se habr restaurado.

214

29. Estado Habitaciones



(Informes > Estado Habitaciones)
Este apartado le muestra el estado de las habitaciones que se encuentran in house
en el da actual. Se podrn ver los siguientes datos:
Habitacin: nombre de la habitacin.
Estado: cmo se encuentra la habitacin (disponible, limpia, sucia, en
limpieza, en mantenimiento, pendiente de revisin, fuera de servicio, otro
estado). Podr modificarse desde el plannig, desde este apartado o desde
el mdulo online de gobernanta.
Venta online: si se vende por las vas de venta online pondr s; si no se
vende, pondr no.
Cliente: a nombre de quin se encuentra hecha la reserva.
PAX: nmero de personas alojadas en el establecimiento.
Rgimen: rgimen contratado por el cliente, donde SA: solo alojamiento;
AD: alojamiento y desayuno; MP: media pensin; PC: pensin completa.
Check in: da en el que cliente realiz la entrada en el establecimiento.
Check out: da en el que el cliente abandonar el establecimiento.
Pagado: columna que informar si la reserva est pagada o no; donde true
es pagado y false, no pagado.
Observaciones: En este apartado se aparecern aquellos datos que se
incorporen en las observaciones de la reserva de la habitacin.

Todas las mo Los estados de habitacin no cambian de manera


automtica, sino que deben ser actualizados manualmente; si no se
cambian, permanecern siempre con el mismo estado. dificaciones
que se realicen en esta seccin sern guardadas sin necesidad de
presionar ningn botn de guardado.

215

Dicha informacin aparece acompaada por dos grficos, uno que muestra el
estado de las habitaciones y otro que muestra el nmero de habitaciones disponibles
en venta online.

Imagen: Estado habitaciones

Si presiona dos veces sobre una habitacin podr acceder a esa reserva.
Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir la informacin del estado de las habitaciones pulsando
generar un archivo Excel con los datos presionando

Modificar el estado de una habitacin

Imagen: detalle estado habitaciones

216

Seleccione la habitacin que desee modificar. Si desea hacer la modificacin de


ms de una habitacin, haga la seleccin presionando la tecla control (Ctrl) a la vez
que clica sobre aquellas. Una vez realizada la seleccin, marque el nuevo estado
en el desplegable y presione

Imagen: cambio de estado de habitacin (1)

Las habitaciones habrn cambiado su estado:

Imagen: cambio de estado de habitacin (2)

217

Bloquear venta online de una habitacin

Imagen: detalle estado habitaciones

Seleccione la habitacin que desee bloquear. Si desea hacer la modificacin de


ms de una habitacin, haga la seleccin presionando la tecla control (Ctrl) a la vez
que clica sobre aquellas. Una vez realizada la seleccin, marque No disponible en
venta online en el desplegable y presione

Imagen: bloqueo venta online (estado de habitaciones)

218

Las habitaciones habrn cambiado su estado al ltimo seleccionado:

Imagen: bloqueo venta online (estado de habitaciones) (2)

219

30. Mantenimiento
(Informes > Mantenimiento)
30.1. Mantenimiento
Compruebe en este apartado los avisos de mantenimiento aadidos tanto en el
mdulo online como en el apartado Avisos del PMS. En esta seccin tendr acceso
a todos los avisos que se hayan puesto en el hotel, ordenados cronolgicamente y
mostrados segn su estado: pendientes de reparacin, reparados y todos.

Imagen: mantenimiento todos

Los avisos realizados aparecern con


aparecern con

, mientras que los pendientes de reparacin

. Los cambios de estado se realizarn bien desde el mdulo

online, bien desde la pestaa de avisos de Avirato PMS.


Puede imprimir el listado de mantenimiento pulsando
Excel con dichos datos presionando

o generar un archivo

220

30.2.Camas supletorias
30.2.1. Ubicacin camas supletorias
En este subapartado de mantenimiento podr llevar un efectivo control de las
camas supletorias habidas en su establecimiento. Por un lado podr comprobar
dnde se encuentran las camas en una fecha determinada. Para ello, seleccione la
fecha a elegir y el programa le mostrar dicha informacin, informando de en qu
habitacin se encuentra la cama, el nmero de camas usadas en esa estancia y las
fechas de entrada y salida.

Imagen: camas supletorias

Puede imprimir la informacin de las camas supletorias pulsando


archivo Excel con dichos datos presionando

o generar un

Por otro lado, podr revisar la distribucin de las camas supletorias ocupadas
durante 20 das, a partir del da actual, sin importar la fecha seleccionada en el
calendario anteriormente citado. Dicha distribucin se muestra travs de un grfico,
donde el color amarillo corresponde al da corriente y el color azul, a los posteriores
das. (Siguiente pgina)

221

El nmero de cama ofrecido en estas pestaas se corresponder al


aadido en configuracin>tarifas y temporadas>costes adicionales.

222

31. Facturacin
(Informes > Facturacin)

Este mdulo le permitir gestionar sin dificultad la contabilidad de su establecimiento


en relacin a las reservas y facturas efectuadas en Avirato PMS.

31.1. Bsqueda de facturas


Con este apartado podr recuperar las facturas que necesite. Para ello, introduzca
los parmetros necesarios para que Avirato PMS pueda mostrarle dichas facturas.
Segn los parmetros de bsqueda insertados, se le mostrarn, en el apartado
de resultados, todas las facturas, proformas, albares y abonos que posean
correspondencia con esos parmetros. Una vez haya aadido los parmetros,
presione la tecla Enter.

Imagen: detalle bsqueda de facturas

223

Para eliminar un parmetro insertado ser suficiente con borrarlos y presionar la


tecla Enter. Para los campos de fechas no ser igual, sino que habr que pulsar
(junto al calendario) para eliminar ese campo.

Al pinchar sobre alguno de los resultados mostrados en el campo Resultados,


podremos visualizar la factura marcada:

Imagen: bsqueda facturas

Puede imprimir la factura pulsando


presionando

o generar un archivo Excel con sus datos

. Si desea realizar esta accin con mltiples facturas, podr

seleccionar estas en el listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL)


a la vez que clica sobre las facturas deseadas. Despus, presione los botones
anteriormente mencionados.

Imagen: detalle seleccin facturas

224

Igualmente, podr exportar la/s factura/s seleccionada/s presionando


. Esto le permitir guardar las facturas en la carpeta
seleccionada en su disco local.

Acceder a una factura realizada


Si hace doble clic sobre una factura seleccionada, el programa le permitir acceder
a los datos de esta para poder modificarla:

SI presiona S, el programa le llevar a la factura seleccionada, ya sea una factura


dependiente de una reserva o no dependiente; si presiona No, la accin se
cancelar y se mantendr en el entorno de bsqueda de facturacin.

Solo se podrn modificar las facturas si se tiene activa dicha opcin


en la configuracin de facturacin. Ver Configuracin>Facturacin.

31.2. Aadir Modificar factura


Este apartado le permitir realizar facturas/proformas/albaranes/abonos no
dependientes de reservas. La serie de facturacin ser la misma y seguir el orden
correspondiente.

Crear una factura/proforma/albarn/abono


Lo primero que debemos hacer para generar un documento es seleccionar qu tipo
de recibo es: factura/proforma/albarn/abono.

225

Y rellenar los datos de la factura presionando

Si el cliente al que queremos cargarle la factura es un cliente recurrente que ya se


ha alojado en nuestro establecimiento, podremos traspasar, de manera automtica,
los datos de este al escribir por completo el documento de aquel y presionando
despus el tabulador:

Despus presionaremos Guardar y seleccionar y los datos se almacenarn como


hemos seleccionado. Si se borran los datos de los campos de facturacin y se da
a guardar con estos campos vacos, el programa, al carecer de nombre, crear una
factura con Clientes varios como cliente, dando un documento que no se
corresponde con el de ningn cliente. Podremos modificar esta factura a nombre
de Clientes varios pulsando

Si deseamos ver una factura sin necesidad de imprimirla, tendremos


que acudir a Informes>Facturacin>Bsqueda y ah buscar y
seleccionar la factura en cuestin.

226

Puede modificar la fecha de emisin de la factura presionando en el calendario


establecido para ello. La fecha que en ella se elija ser la mostrada en la facturacin:

Si el programa no le permite la modificacin de facturas (sale la


pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la opcin de
modificacin de facturas en configuracin>facturacin.

Desasignar una factura/proforma/albarn/abono


Avirato no permite borrar facturas, sino que en su lugar podr desasignarlas. Para
ello, acceda a la factura en cuestin y presione

Presione

. Esta accin abrir una ventana.

. El programa le pedir confirmacin para poder llevar

a cabo esta accin.

Si presiona No, cancelar la accin y la factura mantendr el nmero asignado; si


presiona S, la factura se desasignar y el nmero de est quedar vaco. En este
caso, podr generar de nuevo cualquier tipo de recibo: factura/proforma/albarn.

227

Tenga en cuenta, al desasignar una factura, que si el nmero de


esta no es el ltimo de la serie, habr un vaco en la correlacin de
facturas.

Cambiar el nmero de factura/proforma/albarn/abono


Para cambiar el nmero de una factura, acceda a la factura en cuestin y presione
. Esta accin abrir una ventana donde ver el nombre del cliente y el nmero
de factura.

En el cuadro de nmero de factura agregue el nuevo nmero que desee asignarle y


presione

. El programa le solicitar confirmacin para poder realizar la accin:

CAMBIAR IMG
Si pulsa S, el nmero de factura se sustituir por el nuevo nmero otorgado; si
presiona no, la accin se cancelar y se mantendr el nmero inicial.

228

31.2.1. Cargos - Factura/Hoja Seleccionada


En la seccin de los cargos podremos aadir, modificar y eliminar tantos costes
como realice el cliente. Estos cargos sern los costes y conceptos que aparezcan
en la factura emitida.

Si el programa no le permite la modificacin y adicin de conceptos


(sale la pantalla difuminada), compruebe que tiene activada la
opcin de modificacin de facturas en configuracin>facturacin, ya
que de lo contrario no podr realizar esos cambios cuando la factura
est generada.

Aadir cargos

Para aadir un cargo tendremos que escribir el concepto del mismo en el campo
vaco. El campo de conceptos admite letras, nmeros y smbolos. Asimismo,
indicaremos el nmero de unidades que se consumen (UD) a travs del selector de
cantidad y le daremos un precio. El precio podemos asignrselo bien como precio
base y el programa calcular el precio total segn el IVA asignado, o bien como
precio total y el programa descontar el IVA y mostrar el precio base. Igualmente,
si aplicamos un descuento, el programa nos mostrar el precio total con este ya
calculado. Una vez tengamos todos estos datos incluidos en sus respectivos
lugares, presionaremos

para agregar el concepto. En ese momento, el cargo

aparecer en la lnea que editbamos, pudiendo aadir, seguidamente, nuevos


cargos:

229

Tenga en cuenta que la adicin de conceptos conllevar el aumento


proporcional del coste total de la reserva.

Si el concepto cargado pertenece a la seleccin de los cargos predefinidos,


habremos de desplegar, en la fila vaca, el desplegable para ver qu concepto
debemos seleccionar. Automticamente, los precios se vern reflejados en el total.
Si se ha vendido ms de una unidad de este, aumentaremos la cantidad de estos
en el selector de cantidad de UD:

Seleccionado el cargo predefinido, presionaremos

para agregar el concepto. En

ese momento, el cargo aparecer en la lnea que editbamos.

Si introduce los cargos predefinidos a mano aparecern como


cargos independientes, aunque lleven el mismo nombre,
apareciendo, en los resmenes de facturacin, como elementos
diferentes, desglosando el nmero de conceptos, por ende.

Modificar cargos
Podremos alterar los conceptos siempre que lo requiramos. Estos cambios se
almacenarn automticamente, aunque siempre ser necesario presionar

para

asegurarnos de que se guardan correctamente.

230

Anular cargos
Junto a cada cargo encontrar

. Este botn anula un cargo realizado aadiendo

ese mismo importe en negativo para descontarlo, as, del coste total de la reserva.

Antes de anular un coste, el programa le pedir autorizacin para ello:

Si presiona S, el cargo aparecer en negativo en la fila siguiente al cargo


modificado; si presiona No, la anulacin se cancelar y seguir vigente el cargo
en positivo. EL programa nos informar en que hoja o factura se anul el cargo:

Postear cargos conllevar la reduccin de los costes en el total de la


reserva.

231

Eliminar cargos
La diferencia entre anular un cargo y eliminar un cargo es que el primero muestra
el cargo en positivo y en negativo en la factura y, en el segundo, se elimina por
completo sin dejar huella en la factura generada.
Para eliminar un cargo, presione

a la altura del cargo que desea eliminar:

Al presionarlo, el programa nos pedir que nos aseguremos de la accin que


solicitamos:

Si presionamos S, el cargo desaparecer de los conceptos para la facturacin y


se reducir la cantidad del mismo del coste total de la reserva; si presionamos No,
la accin se cancelar y se mantendrn el coste y el cargo.

Tenga en cuenta, antes del borrado, que un cargo eliminado no


puede recuperarse.

232

Resumen de Cargos
Ir a ruta

Pagos
Ir a ruta

Resumen de Pagos
Ir a ruta

31.3. Resumen de facturacin


Busque y controle la facturacin de su establecimiento en este apartado. Para ello,
seleccione la fecha inicial y final para la que solicita el resumen de facturacin y
presione

. Podr filtrar la informacin devuelta segn los siguientes

parmetros:
Facturacin + previsin: mostrar tanto las facturas emitidas como las
que deberan generarse, ya que el programa prev que esas facturas se
cobrarn y generarn.
Facturacin realizada: solo mostrar las facturas generadas.
Previsin: solo mostrar aquellas reservas que posean cargos que no
hayan sido convertidos en facturas.
Proformas: listar todas las proformas generadas en las fechas
seleccionadas.

Imagen: resumen de faturacin

233

Check In: mostrar el listado de todas las reservas con fecha de entrada.
Check Out: mostrar el listado de todas las reservas con fecha de salida.

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
En el listado de facturas podr comprobar la cantidad de los pagos, si estos fueron
cobrados, y en qu modalidad, cunto debe el cliente en caso de que si no fueran
pagados, y al final, en la ltima fila de la tabla, la suma total de cada columna.
Si hace doble clic sobre una de las facturas, el programa le preguntar si desea
acceder a dicha reserva:

Si presiona S, el programa le llevar, automticamente, a la reserva seleccionada;


si presiona No, la accin se cancelar y se mantendr en el entorno de las entradas
y salidas de las reservas.
El resumen de facturacin puede ser impreso o guardado en formato Excel para el
uso del hotelero. Para imprimir los datos, pulse

; presione

para convertirlos

en archivo Excel. SI no desea todas las facturas, puede hacer una seleccin de
estas clicando sobre ellas mientras presiona el botn Control (Ctrl) y, cuando tenga
la seleccin final, presionar los botones anteriormente citados.
Segn las fechas y el filtro seleccionado en la parte anterior, podr consultar el
listado de pagos por reserva y las tasas tursticas.

234

31.4. Facturacin por cliente


Marque una fecha inicial y una fecha final y presione

: el programa le

ofrecer las facturas segn los clientes del establecimiento. Podr aadirle un filtro
segn el importe. Para ello, seleccione si el importe es superior o inferior y aada
una cantidad. SI ya haba presionado

, vuelva a marcarlo para rehacer la

bsqueda.

La facturacin por cliente puede ser impresa o guardada en formato Excel para el
uso del hotelero. Para imprimir los datos, pulse

; presione

para convertirlos

en archivo Excel. SI no desea todos los datos, puede hacer una seleccin de
clientes marcando sobre ellos mientras presiona el botn Control (Ctrl) y, cuando
tenga la seleccin final, presionar los botones anteriormente citados.

31.5. Crditos clientes


Revise y controle los crditos de los clientes de su hotel en unas fechas concretas.
Para ello, seleccione una fecha inicial y una fecha final y presione

. Esta

accin le mostrar todos los clientes que hayan pagado en el establecimiento.


Podr agrupar los cargos por cliente marcando esta opcin.

235

Puede imprimir los datos pulsando

o generar un archivo Excel presionando

. Si desea realizar esta accin con diversos clientes, podr seleccionar estos en el
listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre
las filas deseadas. Despus, presione los botones anteriormente mencionados.
Puede cancelar un pago a crdito seleccionando la factura a anular y marcando, en
la parte baja, cmo se realiz el pago y presionando el botn Aadir pago.

Cuando lo hayamos marcado, el programa nos informar de que dicha peticin se


ha realizado:

El crdito desaparecer del listado.

236

31.6. Estado de pagos


Para conocer el estado de pagos del establecimiento, marque una fecha inicial y
una fecha final y presione

. El programa le mostrar aquellas reservas o

facturas pagadas (y su forma de pago) y las que estn pendientes de pago.

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir los datos pulsando

o generar un archivo Excel presionando

. Si desea realizar esta accin con diversos clientes, podr seleccionar estos en el
listado de resultados presionando la tecla Control (CTRL) a la vez que clica sobre
las filas deseadas. Despus, presione los botones anteriormente mencionados.

En la parte baja encontrar un sumatorio donde ver el estado de pagos total:

237

31.7. Hoja de caja


Compruebe la hoja de caja diaria de su establecimiento. En ella ver la cantidad
aadida en cada forma de pago durante el da seleccionado en el calendario.

Puede imprimir la hoja de caja pulsando

o generar un archivo Excel presionando

.
Establezca una hora de cierre personalizada marcando la hora deseada en los
selectores y presionando el botn Recalcular.

Podr aadir o reducir pagos en esta seccin aadiendo la cantidad y la forma de


pago antes de pulsar

. Para dejar la caja a cero, debe aadir la totalidad de la

caja (Total Efectivo acumulado en caja) en negativo y presionar

En ese momento la caja estar a cero o se descontar de la forma de pago


seleccionado.

238

31.8. Histrico de pagos


Seleccione las fechas iniciales y finales (calendario) para la bsqueda, el tipo de
abono (desplegable) y presione

. En ese momento, el programa le

devolver la siguiente informacin solicitada:


Usuario: en caso de que los pagos se hicieran a travs de los perfiles del
negocio.
Cliente: quin hizo el pago.
Tipo: factura, proforma, albarn o abono.
Factura: nmero de factura. Si esta columna carece de numeracin (aparece
0) ser porque no se ha generado ningn documento, pero s se aadieron
pagos.
Fecha: da en que se aadi o se anul el pago.
Tipo de abono: cmo se hizo el pago, esto es, efectivo, tarjeta, transferencia,
crdito, otro tipo de pago.
Descripcin: informacin que solo aparecer si se ha rellenado este campo
al ingresar el pago.
Cantidad ingresada o retirada.

Imagen: historico de pagos

239

Puede imprimir el histrico de pagos pulsando


los datos presionando

o generar un archivo Excel con

31.9. Traspaso de cargos


Lleve un control de los traspasos realizados en el establecimiento en este apartado.
Para ello, selecciones unas fechas de inicio y de fin y presione

. En ese

momento, el programa le ofrecer el seguimiento de los traspasos, informando de


la procedencia y el destino, la fecha en la que se aadi el cargo y la fecha en la
que se realiz el traspaso, el concepto de dicho cargo y el precio total de la misma:

Imagen: traspaso cargos (informes)

Puede imprimir los traspasos de cargos pulsando


con los datos presionando

o generar un archivo Excel

31.10. Produccin
Se recomienda, para el uso ptimo de esta herramienta, aadir en Cargos predefinidos
(configuracin) los productos o servicios ofrecidos por el establecimiento para que
el programa los contabilice como uno solo, puesto que si se redactan cada vez que
se consumen, el programa lo recibir como un producto nuevo y en el listado nos

240

aparecer el mismo concepto repetido varias veces.


Seleccione unas fechas en los calendarios y un filtro (facturacin + previsin o
facturacin realizada) y presione

para que Avirato PMS le muestre todos

los conceptos vendidos en el establecimiento. Si presiona Facturacin + previsin,


el programa le ofrecer todos los cargos facturados y no facturados, mientras que
si selecciona Facturacin realizada, el programa solo le mostrar los conceptos
que hayan sido facturados.
Al seleccionar Facturacin realizada, se nos mostrar un desplegable en el que
podremos elegir cmo mostrar los conceptos, si por fecha de cargo o fecha de
factura generada. Tenga en cuenta esta opcin porque puede alterar o modificar
los valores mostrados.

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos de estas y desplazando las columnas hacia los lados; as ver
el contenido completo de cada columna. Si presiona sobre los encabezados de las
columnas, podr ordenar el listado segn esa tipologa. Igualmente, presionando
sobre el encabezado, podr recolocar las columnas segn su necesidad.
Puede imprimir los datos de produccin pulsando
con dichos datos presionando

o generar un archivo Excel

241

40. Histrico de modificaciones



(Informes > Histrico de modificaciones)
En esta seccin podr comprobar todos los cambios realizados en el PMS en unas
fechas concretas. Dichos datos se muestran con los siguientes parmetros:
Usuario: quin realiz los cambios.
Cliente: en qu reserva o factura se hizo la modificacin.
Fechas de entrada y salida: fechas de entrada y salida del cliente.
Campo: campo en la que se realiz la modificacin.
Valor inicial: datos o valores que tena el campo antes de la modificacin,
en los casos que se hayan modificado valores.
Valor final: datos o valores aadidos con la modificacin, en los casos que
se hayan modificado valores..
Para ver estos datos, seleccione la fecha inicial y final en las que se hicieron las
modificaciones y presione

. Acto seguido el programa le mostrar esta

informacin:

Imagen: Histrico de modificaciones (Informes)

Puede imprimir el histrico de modificaciones pulsando


Excel con dichos datos presionando

o generar un archivo

242

41. Listado de precios


(Informes > Listado de precios)

El listado de precios es una herramienta para gestionar y visualizar todos los precios
mensuales del establecimiento, segmentados por tipo de habitacin y tarifas. Para
mostrar las tarifas hay que seleccionar el mes y el ao deseado en el desplegable
de la izquierda y presionar el botn de la derecha:

Esa accin har que se muestren todos los precios del mes en la parte de abajo:

Esta accin puede tardar unos segundos. Depender de la cantidad


de tarifas y habitaciones que posea el establecimiento.

Los das del mes aparecen en la parte alta del esquema en posicin horizontal, por
lo que, para ver los ltimos das del mes, tendr que desplazar el scroll bajo hacia
la derecha.

243

Puede ampliar o reducir el tamao de las columnas posicionando el cursor del ratn
a la altura de los ttulos y desplazando las columnas hacia los lados.
Si se pincha sobre los precios de alguna tarifa, se abrir la ventana de Precio Diario
para hacer la modificacin del mismo (Ver Tarifas y Temporadas>Temporadas y
Precios Especiales>Establecer precio diario). Si realiza algn cambio de este
tipo, presione el botn Guardar y sincronizar cambios para almacenar el nuevo
precio en el PMS y sincronizarlo con el motor de reservas y el channel manager.
Todos los precios del mes pueden ser impresos o guardados en formato Excel
para el uso del usuario. Para imprimir los datos, se pulsar
convertirlos en archivo Excel se presionar el icono

; mientras que para

244

42. Personal
(Informes > Personal)

Compruebe el nmero de horas trabajado diariamente por sus empleados en


este apartado. Para poder hacer un seguimiento, ser necesario tener diferentes
perfiles para sus empleados (ver Configuracin>Usuarios y Seguridad), ya que
de lo contrario accedern todos desde el usuario Admin. Seleccione el da que
desea revisar en el calendario habilitado para ello y el programa le devolver la
informacin solicitada.
Podr comprobar los siguientes datos de cada conexin:
Usuario: perfil conectado.
Direccin IP desde la que se conect el usuario.
Equipo: nombre del equipo desde el que se conect el usuario.
Inicio y fin de sesin: hora de inicio y fin de conexin del programa desde
un perfil determinado.
Tiempo de trabajo: cmputo total de las horas trabajadas por un usuario
concreto.

Imagen: control de personal

Puede imprimir el control de personal pulsando


dichos datos presionando

o generar un archivo Excel con

245

43. Clientes
(Informes > Clientes)

Obtenga datos del flujo de sus clientes segn la nacionalidad, el tipo de cliente
(particular/empresa) y su nivel en el establecimiento (estndar/VIP). Para ello,
seleccione qu datos quiere observar y el programa le mostrar esa informacin en
una tabla acompaada de un grfico demostrativo:

Imagen: grfico flujo clientes

246

SUGERENCIAS
Si tiene alguna consulta o sugerencia, puede ponerse en contacto con el equipo
tcnico de Avirato a travs de esta pestaa. Rellene los campos habilitados para la
consulta y presione

En el botn

se descargar un programa de control

remoto para que el soporte tcnico de Avirato, cuando as lo requiera, pueda


conectarse a su ordenador y comprobar, desde el mismo, los problemas que pueda
tener.

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