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VICE- RECTORA DE EDUCACIN A DISTANCIA (VED)

INFORME DE PRCTICA
PROFESIONAL SUPERVISADA

REALIZADA EN: EMPACADORA SANTA INES

PRESENTADO POR:
MOISES JAVIER CALIX VARGAS

NMERO DE CUENTA
200902169

CARRERA:
INGENIERIA DE NEGOCIOS
EN EL GRADO DE LICENCIATURA

CHOLUTECA, MAYO 2016

VICE- RECTORA DE EDUCACIN A DISTANCIA (VED)

Informe Practica Profesional Supervisada

INFORME DE PRCTICA
PROFESIONAL SUPERVISADA

REALIZADA EN: EMPACADORA SANTA INES

PRESENTADO POR:
MOISES JAVIER CALIX VARGAS

NMERO DE CUENTA
200902169

CARRERA:
INGENIERIA DE NEGOCIOS
EN EL GRADO DE LICENCIATURA

___________________________

__________________________

Lic. Ingrid Rodrguez

Osman Meja Guevara

Aseso de prctica profesional

supervisor de PPS

ndice
Contenido
INTRODUCCION................................................................................................... 3
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Informe Practica Profesional Supervisada

I.

OBJETIVOS DE LA PRCTICAPROFESIONALSUPERVISADA (PPS)....................4


1.1 Objetivo General.................................................................................... 4
1.1.1 Objetivo Especficos............................................................................. 4

II. DATOS GENERALES......................................................................................... 5


III.

DIAGNSTICO DE LA EMPRESA..................................................................6

3.1 Marco Referencial.................................................................................. 6


3.2

Descripcin de la empresa................................................................7

3.3 Visin....................................................................................................... 8
3.4 Misin...................................................................................................... 8
3.5 Poltica de Calidad................................................................................. 8
3.6 Valores de la organizacin...................................................................9
3.7 Organizacin de la Empresa..............................................................10
3.8 Anlisis FODA del departamento de Contabilidad........................11
IV.
V.

PLAN DE TRABAJO PARA LA PRCTICA PROFESIONAL SUPERVISADA.......12


CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.................................................................13

VI.

INFORME MENSUAL DE PRCTICA PROFESIONAL SUPERVISADA.............14

CAPITULO II...................................................................................................... 17
PROYECTO APORTE........................................................................................... 17
NOMBRE DEL PROYECTO........................................................................... 17
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMETO DE
FINANZAS DE EMPACADORA DE CAMARONES SANTA INES...............................17
INTRODUCCION........................................................................................... 18
Planteamiento del problema....................................................................19
Justificacin...................................................................................................... 20
Objetivo general................................................................................................ 21
Objetivos especficos.................................................................................. 21
Procedimiento de Emisin de Cheques.......................................................23
Procedimiento de Conciliacin Bancaria.....................................................25
METAS LOGRADAS............................................................................................. 33
Experiencia Profesional y Personal.........................................................34

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Informe Practica Profesional Supervisada

CONCLUSIONES................................................................................................. 35
RECOMENDACIONES......................................................................................... 36
FUENTES Y BIBLIOGRAFA................................................................................. 37
GLOSARIO......................................................................................................... 38
ANEXOS............................................................................................................. 39

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Informe Practica Profesional Supervisada

INTRODUCCION
La prctica profesional es una actividad terica - prctica que todo estudiante
universitario realiza como requisito previo a la graduacin, consiste en la aplicacin de los
conocimientos y destrezas, asegurando el ejercicio eficiente y efectivo de su profesin.
Durante este periodo se elabora un diagnstico de la empresa donde se pueden encontrar
debilidades existentes y a la vez proponer un proyecto para poder mejorar el desempeo
administrativo.
EL Proyecto aporte tiene como principal propsito en ayudar a el personal nuevo que se
contrate en el departamento de finanzas, a facilitar el aprendizaje de su capacitacin
dndole el manual de procesos administrativos de las actividades de los auxiliares contables
de empacadora santa Ins.

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Informe Practica Profesional Supervisada

I.
OBJETIVOS DE LA
PRCTICAPROFESIONALSUPERVISADA (PPS)
1.1 Objetivo General

Contribuir en la formacin profesional al ms alto nivel del estudiante desarrollando en la


prctica todos los conocimientos adquiridos a lo largo de su carrera.

1.1.1 Objetivo Especficos

Brindar acceso a espacios laborales autnticos, que sean los indicados y lo suficientemente

amplios para el desarrollo de todas las habilidades como profesional.


Explorar posibles campos laborales para el ejercicio profesional.
Consolidar las competencias adquiridas durante la formacin acadmica para anlisis de
problemas, para la formulacin de alternativas y propuestas de resolucin, organizacin y
direccin de tareas aplicadas a la profesin.

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Informe Practica Profesional Supervisada

II. DATOS GENERALES

-Nombre de la Empresa: Santa Ins Empacadora de Camarones S. de R. L.


-Direccin: Aldea santa Elena, desvo Carretera a Cedeo Choluteca, Honduras C.A.
-Telfono: 27 80 31 56

-Pgina Web: empacadorasantaines.com

-Rubro econmico al que pertenece: Manufactura


-Tipo de servicios/productos que presta: Manufactura y comercializacin de camarn
entero, descabezado, pelado en corte mariposa, PDF y PUD
-Departamento al que pertenece: Contabilidad
Empacadora de Camarones Santa Ins: Situada en la ciudad de Choluteca, al sur de
Honduras en la costa del pacfico, est especializada en el empaque y la comercializacin de
camarn.

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Informe Practica Profesional Supervisada

III.

DIAGNSTICO DE LA EMPRESA

3.1 Marco Referencial

El cultivo del camarn comenz en Honduras en el 1973 y creci rpidamente


especialmente en los aos 80. Las fincas de camarn se encuentran en el Golfo de Fonseca
en estanques artificiales creados en zonas de intercambio de agua dulce y marinas ubicados
en playones salitrosos y antiguas salineras, e incluso en los manglares de los esteros del
Golfo.
Al igual que mayora de los pases productores de camarn cultivado en el
Hemisferio Occidental, la especie de camarn preferido en Honduras es el camarn blanco
del Pacfico (Panaeus vannamei), el cual constituye aproximadamente 80 % del total, el
otro 20% corresponde al camarn azul (Panaeus stylirostris)
Honduras tiene una industria constituida por 252 proyectos de camarn cultivado
entre artesanales, pequeos y medianos productores, as como empresas de mayor
extensin, con un Departamento de espejo de agua de 18,500 hectDepartamentos de las
cuales 16,500 se encuentran en produccin. Estas unidades productivas generan un
promedio anual de 48 millones de libras exportables y 27,000 empleos directos e indirectos
de los cuales un 40% son mano de obra femenina beneficiando alrededor de 170,000
personas.
En el perodo comprendido entre 2004-2009, las hectDepartamentos productivas en
el pas han crecido 17.8% pasando de 14,000 en el 2004 a 16,500 hectDepartamentos en el

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Informe Practica Profesional Supervisada

2009, lo que representa un aprovechamiento del 89.2% del Departamento total de espejo de
agua.
El camarn de exportacin se prepara para el empaque de diferentes maneras. A
medida que la industria camaronera se ha desarrollado, han aparecido nuevas formas de
procesamiento y empaquetado de mayor valor aadido. Los tipos de empaque que se
procesan son: Shell On o camarn con cascara, el pelado (sin cascara), pelado y
desvenado (sin cascara ni venas), mariposa o mariposa (congelando individualmente IQF
individual quick frozen), pre cocido (listo para cocinar) Algunas empresas procesan
productos tan novedosos como pinchos de camarn IQF. (Secretara de Agricultura y
Ganadera).

III.2

Descripcin de la empresa

En la actualidad es una de las mejores empresas camaroneras, cuenta con un equipo


moderno de congelacin y sujetas a normas sanitarias de La Comunidad Econmica
Europea, certificados por el FDA de los Estados Unidos y certificados bajo la norma de
calidad ISO 9001-2008. Empacadora de Camarones Santa Ins contribuye grandemente a la
generacin de empleo en la zona, con un total de 1100 empleados directos, adems compra
el 35% de la produccin de camarn que se produce en el pas.
Son una empresa a la vanguardia, en el proceso, cultivo y comercializacin del
camarn del sur del pas interesada por el desarrollo econmico pero consiente de nuestra
responsabilidad social y enmarcada de una manera amistosa y respetuosa al medio ambiente.
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Informe Practica Profesional Supervisada

Los principales mercados internacionales a los que llegan son: Espaa, Francia,
Estados Unidos y China.

3.3 Visin
En el ao 2018 nos visualizamos como lderes maquilando

y comercializando

camarn y alimentos del mar de una calidad excelente y alto valor nutricional. Aumentando
las libras propias procesadas y ampliando los canales de distribucin mundiales,
maximizando el beneficio por libra procesada al contener los costes del proceso, siempre
con la mejor calidad en el mercado y posicionndonos como referente social en el entorno,
tanto en el trato, como en la retribucin con nuestros colaboradores, mejorando el respeto y
fomentando la conservacin del medio ambiente.

3.4 Misin
Somos una empresa en continuo crecimiento, a la vanguardia, en relacin a las
exigencias de la globalizacin, en el procesamiento y comercializacin de alimentos del
mar, pero sobre todo estamos llevando a las mesas de nuestros clientes alimentos de primera
calidad y de alto valor nutricional, en todos los rincones del mundo en donde exista un
mercado para nuestros productos. Esto lo hacemos con el concurso espontaneo de todos
nuestros empleados y colaboradores a los cuales retribuimos en funcin de su esfuerzo,
proporcionando una alta rentabilidad sobre la inversin de nuestros accionistas. Utilizamos
tecnologa de vanguardia en el Departamento de alimentos, que constantemente estamos
innovando y prestamos un servicio integral a nuestros proveedores siempre en comunin y
respeto de nuestro medio ambiente.

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Informe Practica Profesional Supervisada

3.5 Poltica de Calidad


Procesamiento de productos acucolas y/o pesqueros ; y otros servicios alimenticios
de alto valor agregado cumpliendo normativas y exigencias de los mejores clientes del
mundo, a travs de una cultura de mejoramiento continuo, involucrndonos con trabajo
practico, competitivo que permita eficiencia y eficacia.

3.6 Valores de la organizacin


-Seguridad, Estabilidad, tica
-Justicia, Honestidad, Amistad
-Honradez, Compromiso, Respeto
-Responsabilidad
-Disciplina
-Libertad
-Igualdad
-Productividad
-Respeto al medio ambiente
-Responsabilidad social
-Beneficio mutuo compartido

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Informe Practica Profesional Supervisada

3.7 Organizacin
de la Empresa

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Informe Practica Profesional Supervisada

3.8 Anlisis FODA del departamento de Contabilidad


Fortalezas

Oportunidades

Debilidades

Amenazas

Buen ambiente laboral

Demanda creciente del


producto a nivel internacional

No existe una Organizacin


definida del departamento de
finanzas

Cambio climtico por la


intoxicacin de fugas de
amoniaco del departamento de
produccin

Personal capacitado y
comprometido con su trabajo

Consumo de camarn a nivel


local

Altos costos de produccin

Elevacin de precios en el
mercado internacional

Instalaciones adecuadas y
acondicionadas

Aumento de productores de
camarn

Recarga de trabajo al personal


existente

Reglamentaciones tanto
nacionales como
internacionales

Departamentos no distribuidas
correctamente

Competencia en el mercado
mundial

No hay un manual de
procedimientos en el
departamento de finanzas

Competencia en mercado
nacional

Sistema de contabilidad seguro


Apertura a estudiantes
universitarios para la
realizacin de su prctica
profesional

Buena ubicacin
geogrfica

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Informe Practica Profesional Supervisada

IV.

PLAN DE TRABAJO PARA LA PRCTICA PROFESIONAL SUPERVISADA

Nombre del Practicante: Moiss Javier Calix Vargas


No. De Cuenta: 200902169
Objetivos
Apoyar al personal del departamento
de contabilidad en actividades
relacionadas con finanzas y negocios
Preparar el Departamento de trabajo
Apoyar a los auxiliares
administrativos
Conocer las polticas y normas del
Departamento financiera
Capacitacin en el sistema contable
de empresa
Chequeo de conciliaciones bancarias

Identificar los puntos fuertes y dbiles


del departamento

Disponibilidad permanente en el
departamento
Rentabilizar la empresa y maximizar
las Ganancias

Carrera: Ingeniera de Negocios en el grado de Licenciatura

Perodo de Prctica: I
Metas
Conocimiento en un 100% sobre el
funcionamiento del departamento de
contabilidad de Empacadora Santa
Ins
Dar el mayor esfuerzo personal y con
la visin de adquirir un empleo
Adquirir experiencia en el
Departamento de finanzas
Culminar la PPS con xito

Institucin o Empresa: Empacadora Santa Ins


Actividades
Elaboracin de cheques
Archivo de documentos
Conciliacin Bancaria

Evaluacin
90%

Conciliacin Bancaria

90%

Archivar de documentos contables

100%

Respeto a las personas del


Departamento de contabilidad
Trabajar en el sistema contable de la
empresa en la elaboracin de cheques
Revisar todos los movimientos que se
realizaron en el banco y compararlos
con la informacin registrada de la
empresa, de manera que cuadren
ambos registros contables.
Ayudar al departamento de finanzas
al mximo para fortalecer los puntos
dbiles y mejorar de forma ms
eficiente.
Realizar pagos al banco sobre
servicios pblicos y otros pagos que
realiza el departamento.
Pago de impuestos municipales

100%
90%
90%

90%

100%

100%

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Informe Practica Profesional Supervisada


Desarrollar de manera eficiente las
actividades de control, valores y
documentos negociables que
administra el departamento

Fuente. Elaboracin propia.

V.
OBJETIVOS
Apoyar
al
personal
del
departamento de contabilidad en
actividades relacionadas con
finanzas y negocios
Preparar el Departamento de
trabajo
Apoyar
a
los
auxiliares
administrativos
Conocer las polticas y normas
del Departamento financiera
Capacitacin en el sistema
contable de empresa

Registros en sistema contable

90%

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES

Suma de facturas de proveedores

MAYO

JUNIO

JULIO

X
Revisar todos los movimientos que se realizaron en el banco y
Chequeo
de
conciliaciones compararlos con la informacin registrada de la empresa, de
bancarias
manera que cuadren ambos registros contables.
Identificar los puntos fuertes y Ayudar al departamento de finanzas al mximo para fortalecer los
dbiles del departamento
puntos dbiles y mejorar de forma ms eficiente.
X
Disponibilidad permanente en el Realizar pagos al banco sobre pagos de servicios pblicos y otros
departamento
pagos que realiza el departamento.
X
Rentabilizar la empresa y
maximizar las Ganancias
X
Desarrollar de manera eficiente
X
las actividades de control, manejo
y desembolso de fondos, valores
y documentos negociables que

Conocimiento del Departamento, para el trabajo diario.


Archivar de documentos contables.
Respetar y someterse a las polticas del departamento.
Realizacin de cheques en el sistema contable sodisa.

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

X
X

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Informe Practica Profesional Supervisada


administra el departamento.

VI.

INFORME MENSUAL DE PRCTICA PROFESIONAL SUPERVISADA

Carrera: Ing. De Negocios


Nombre del Practicante: Moiss Javier Calix Vargas Lugar de la Prctica: Empacadora de Camarones Santa Ins
No. de Cuenta: 200902169 Perodo de Prctica: II
OBJETIVOS

ACTIVIDADES
REALIZADAS

ACTIVIDADES NO
PLANIFICADAS
REALIZADAS

Apoyar al personal
del departamento de
contabilidad en
actividades
relacionadas con
finanzas y negocios

Suma de facturas de proveedores

Entrega de documentos al
departamento de taller

Preparar el
Departamento de
trabajo

Conocimiento del Departamento,


para el trabajo diario

Ayudar al departamento de
recursos humanos en actividades
de capacitacin

Apoyar a los
auxiliares
administrativos

Archivar documentos

Elaboracin de planillas
quincenales de pago a
empleados.

PRODUCTOS
ENTREGADOS
Entrega de facturas al
departamento de
compras

TIEMPO O FECHA
DE ENTREGA O
REALIZACION
2-30 de julio

2-30 julio

Cheques de
proveedores

6 de julio

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Informe Practica Profesional Supervisada

Preparar el
Departamento de
trabajo

Respetar y someterse a las polticas


del departamento

Recibos de retencin de
1%

Aprender en el
sistema contable de
empresa

Realizacin de cheques en el
sistema contable SODISA

Entrega de cheque a
empleados

14 de julio

Chequeo de
conciliaciones
bancarias

Revisar todos los movimientos que


se realizaron en el banco y
compararlos con la informacin
registrada de la empresa, de
manera que cuadren ambos
registros contables.

Conciliaciones bancarias
cuadradas

17 de julio

Identificar los puntos


fuertes y dbiles del
departamento

Ayudar al departamento de
finanzas al mximo para fortalecer
los puntos dbiles y mejorar de
forma ms eficiente

Llevar solicitudes de
transporte al
departamento de
operaciones

2-30 de julio

Disponibilidad
permanente tanto en
el departamento y en
toda la empresa.

Realizar pagos al banco sobre


pagos de servicios pblicos y otros
pagos que realiza el departamento.

Ayudar al departamento de
recursos humanos a llenar los
contratos del personal de
produccin

12 de julio

2-30 de julio

Rentabilizar la
empresa y maximizar
las Ganancias

2-30 de julio

Desarrollar de manera
eficiente las
actividades de control
de documentos que
administra el
departamento

2-30 de julio

Observaciones.__________________________________________________________________________________

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Informe Practica Profesional Supervisada

CAPITULO II

PROYECTO APORTE

NOMBRE DEL PROYECTO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL


DEPARTAMETO DE FINANZAS DE EMPACADORA DE
CAMARONES SANTA INES.

INTRODUCCION

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Informe Practica Profesional Supervisada

Entre los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, se


destaca lo relativo a los manuales administrativos, ya que facilitan el aprendizaje al
personal, proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en las
unidades administrativas, fundamentalmente en el mbito operativo o de ejecucin, pues
son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado,
para lograr la realizacin de las tareas que se le han encomendado.
Los manuales son probados en la prctica como puntos de referencia para la
instruccin del nuevo personal.
Los manuales representan una herramienta indispensable para toda empresa u
organizacin, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara
y sencilla.
Por lo tanto en el siguiente trabajo especial de grado se pretende Disear un manual
de procedimientos del departamento de contabilidad de la empacadora de camarones Santa
Ins.

Planteamiento del problema

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Informe Practica Profesional Supervisada

El departamento de contabilidad de la empacadora de camarones Santa Ins es un


departamento muy serio y responsable con sus labores diarias comprometidos a dar su
mayor esfuerzo , pero no cuenta con un manual que describa los procesos contables y
financieros que ayude al personal nuevo en su aprendizaje y capacitacin sobre los
procesos macro y micro finanzas .
A escala mundial los procedimientos administrativos y tecnolgicos vienen a
transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando con el desempeo
mismo de las tareas cotidianas, el creciente grado de especializacin, como consecuencia de
la divisin del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los
lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura organizacional. As
pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, ya que
son de gran utilidad en la reduccin de errores, en la observancia de las polticas del
organismo, facilitando la capacitacin de nuevos empleados, proporcionando una mejor y
ms rpida induccin a empleados en nuevos puesto.
En este sentido las organizaciones con visin futurista, estn en la bsqueda constante
de mejorar cada da los procedimientos que ayudan a la completa realizacin de funciones a
cabalidad y dentro de estas herramientas se cuenta con uno de los ms utilizados como son
los manuales.
Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas
gerenciales utilizadas para comunicar y documentar los procedimientos contables y no
contables. Consiste en la organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos
identificados, bajo el esquema de una especie delibro actualizable.

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Informe Practica Profesional Supervisada

La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la informacin clara, sencilla y


concreta. A travs de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de informacin a los
miembros de la organizacin, mediante cursos de accin cumpliendo estrictamente los
pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.

Justificacin
Se realiza el manual de procedimientos administrativos del departamento de finanzas
(contabilidad) de empacadora de camarones Santa Ins con el fin de ayudar y a facilitar el
aprendizaje de las actividades o labores al personal nuevo

que se contrate en este

departamento, as tambin ayudara a facilitar y a dar conocimiento de las actividades de


trabajo a los jvenes que realicen su prctica profesional en este departamento.

La importancia de los manuales de procedimientos administrativos permite llevar a


las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso administrativo como
planear, organizar, dirigir y controlar de una manera ms eficaz las actividades que se
designa a cada uno de los miembros del departamento.

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Informe Practica Profesional Supervisada

Objetivo general

Elaborar un manual de procedimientos con el fin de facilitarle al personal nuevo a


prender

con mayor facilidad las funciones y procesos administrativos en el

departamento de contabilidad.

Objetivos especficos

Describir los procesos de trabajo en el departamento de contabilidad de la

empacadora Santa Ins.


Identificar las tareas o funciones ms importantes en el departamento.
Preparar el Diseo del manual de procedimientos administrativos de la empacadora

de camarones Santa Ins.


Enumerar los pasos a seguir para realizar el manual de procedimientos de forma
clara y precisa.

Empacadora Santa Ins

Departamento de Finanzas

Manual de Procedimientos

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Informe Practica Profesional Supervisada

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMETO DE


FINANZAS DE EMPACADORA DE CAMARONES SANTA INES.

Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad y
Finanzas

Manual de Procedimientos

Procedimiento de Emisin de Cheques

Objetivo
Normar los procedimientos necesarios para la emisin, pago y control interno de cheques
que son pagados para cubrir los diferentes compromisos adquiridos por Empacadora Santa
Ins.
Alcance
El procedimiento se aplica a todos los procesos que se realizan en el Departamento de
Finanzas.
Definiciones

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Informe Practica Profesional Supervisada

Cheque: Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para


extraer dinero de una cuenta, extiende a otra persona una autorizacin para retirar una
determinada cantidad de dinero de su cuenta, la cual se expresa en el documento,
prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.

Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad y
Finanzas

Manual de Procedimientos
Responsables
Contador General
Jefatura de Finanzas
Gerente General

Procedimiento
Revisar documentacin: El auxiliar de contabilidad revisa los documentos que debern
tener los respaldos correspondientes, factura original, orden de compra original, verificara
la existencia de firmas, comprobara los montos de la documentacin adjunta. En caso de
que hubiera un error en los mismos, deber rechazarlo y remitirlos para su correccin al
departamento de compras.
Elaboracin del cheque: Posteriormente se proceder a la elaboracin el cheque. Antes de
elaborar el cheque, es necesario revisar el monto que se va colocar en nmero y letras, as
como colocar un pequeo detalle como descripcin del pago.

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Informe Practica Profesional Supervisada

Solicitud de firmas autorizadas: El contador solicita firmas debidamente autorizadas de la


Jefatura de Finanzas y Gerencia General. Manteniendo en custodia el cheque hasta tener las
firmas, para proceder con el paso siguiente.
Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad y
Finanzas

Manual de Procedimientos
Entrega del cheque: en donde solicita la firma de recibido del cheque, como respaldo de la
entrega.
Archivado del cheque: Finalmente archiva copia del cheque en el consecutivo.
Entrega los documentos originales y copia del cheque a la Jefatura de Finanzas para que
proceda segn registro de gastos.
Diagrama de flujo

Inicio

Revisar
documenta
cin

Elaboracin
del cheque

Solicitud de
firmas

Entrega del
cheque

Archivado
del cheque

Final

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Informe Practica Profesional Supervisada


Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad
y Finanzas

Manual de Procedimientos

Procedimiento de Conciliacin Bancaria

Objetivo
Definir un procedimiento uniforme y obligatorio para la confeccin de las conciliaciones
bancarias de las cuentas corrientes que mantiene Empacadora Santa Ins.
Alcance
El procedimiento se aplica a todos los procesos que se realizan en el Departamento de
Finanzas.
Definiciones
Conciliacin Bancaria: proceso mediante el cual se cotejan los saldos bancarios con las
anotaciones hechas en libros para determinar las diferencias.
Responsables
Contador General
Jefatura de Finanzas

Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad
y Finanzas

Manual de Procedimientos

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Informe Practica Profesional Supervisada

Procedimiento
Mensualmente, la unidad de Contabilidad del Departamento de Finanzas deber efectuar las
conciliaciones bancarias para cada una de las cuentas corrientes habilitadas, procedimiento
destinado a determinar los saldos efectivos en cuenta corrientes de acuerdo a los registros
de control de fondos que dispone.
Verificacin de informacin: Es necesario para iniciar el proceso de conciliacin, esta
consiste en lo siguiente:
a) El saldo inicial en cuenta corriente corresponda al saldo final informado en el mes
anterior.
b) En cada cuenta corriente se encuentren registrados todos los depsitos efectuados en el
perodo.
c) Los depsitos se registren el da en que fueron efectuados.
d) El banco haya rebajado los cheques emitidos y las transferencias bancarias efectuadas
hasta por el monto real con que fueron emitidos o enviados.
e) No existan cheques caducados y cobrados.

Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad y
Finanzas

Manual de Procedimientos
f) Los folios de los respectivos cheques cargados en cuenta corriente correspondan a los
emitidos por la empresa.
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Informe Practica Profesional Supervisada

g) No existan cheques rebajados y que correspondan a otras cuentas corrientes o de


terceros.
h) El saldo de fondos en cuenta corriente, una vez determinados los cheques pendientes de
cobro, efectuado los ajustes por errores, depsitos rechazados por protesto de cheques,
cheques no pagados por error de emisin o firmas discordantes, consistentes en cargos o
abonos no registrados en cuenta corriente, o abonos en cuenta corriente sin ingresar por
depsitos en trnsito, sea coincidente con el saldo contable que presente el Registro Banco
habilitado para cada cuenta corriente.
Preparacin de la conciliacin bancaria: Al efectuar las conciliaciones bancarias, el
encargado de su preparacin deber tener presente los siguientes aspectos:
a) El saldo que aparece en la carta bancaria recibida del banco, por lo general no estar de
acuerdo con el saldo del Registro Banco que tiene habilitada la empresa. Ciertas
operaciones registradas por la unidad respectiva pueden no haber sido registradas por el
banco.
Los cheques pendientes de cobro se refieren a documentos extendidos y registrados por la
empresa en el Registro Banco, pero que an no han sido presentados al banco para su pago
y deduccin de la cuenta corriente.
b) Depsitos en trnsito, son aquellos depsitos que se efectan en banco y que fueron
registrados en fechas posteriores (ejemplo, depsitos por cajeros).
Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad
y Finanzas

Manual de Procedimientos

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Informe Practica Profesional Supervisada

c) Cargos bancarios. Son transacciones que pueden aparecer en la carta bancaria, pero que
an no han sido registrados por la empresa. En este caso se encuentran los depsitos
directos sin aclarar, cargos por cheques rechazados por errores de emisin o firmas
discordantes, cheques protestados, intereses sobre prstamos obtenidos en el banco.
d) Depsitos omitidos o no registrados. Son los depsitos que se realizaron pero no se hizo
su correspondiente registro.
e) Errores de emisin. Corresponde a eventuales errores en la emisin de cheques o al
efectuar la transferencia electrnica, abonados por un monto menor o mayor al de su
emisin.
Las conciliaciones bancarias, estn constituidas por la siguiente informacin:
a) Nmero de la cuenta corriente
b) Fecha de Informe
c) Informe general de cheques y depsitos.
d) Nmina de cheques girados y no cobrados del mes anterior.
e) Nmina de cheques nulos del perodo.
f) Nmina de cheques caducados del perodo.
g) Registro Banco del perodo.
h) Certificado de saldo bancario
i) Copia de las cartas correspondiente al perodo.
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Departamento de contabilidad y
Finanzas

Manual de Procedimientos

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Informe Practica Profesional Supervisada

Para efectuar la revisin y preparacin de las conciliaciones, se debern seguir los


siguientes pasos:
a) Verificar que los cheques en utilizados correspondan a la serie y numeracin de la cuenta
corriente que se conciliar. Para ello deber consultarse el Registro Control Talonarios de
Cheques.
b) Revisar si el saldo final del mes anterior corresponde al saldo inicial del mes informado.
c) Revisar si se encuentran registrados en el Registro Banco todos los cheques en orden
correlativa y cronolgica. Se debe considerar que el nmero del primer cheque reflejado
debe ser correlativo al ltimo cheque informado del mes anterior.
d) Revisar si se encuentran reflejados todos los cheques nulos y caducados del perodo en el
Registro Banco.
e) Revisar que fsicamente los cheques nulos y caducados se encuentran anulados y
caducados, para lo cual se debe tener a la vista dichos cheques o en su defecto copia de los
mismos. Respecto de los cheques caducados, bastar que stos se encuentren
contabilizados.
f) Revisar si todos los depsitos o abonos que se reflejan en las cartas se encuentran
tambin reflejados en el Registro Banco y viceversa.
g) Revisar si todos los cargos se encuentran considerados en el Registro Banco.

Empacadora Santa Ins

Departamento de contabilidad y
Finanzas

Manual de Procedimientos

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h) Revisar que ningn cheque cobrado en las cartas bancarias se encuentren en el listado de
los cheques girados y no cobrados.
i) Revisar que el saldo final del Registro Banco, sumados los cheques girados y no
cobrados corresponda al monto entregado por el certificado del banco.
Efectuado el proceso de revisin y determinados los cheques pendientes de cobro, se debe
proceder a confeccionar la conciliacin bancaria, cuyo formado debe contener la
informacin que se indica, donde se debe establecer que el saldo de fondos en cuenta
corriente, segn el certificado emitido por el banco para el respectivo perodo, ms los
depsitos que deben regularizarse, deben ser igual al saldo del Registro Banco, ms los
cheques pendientes de cobro y regularizaciones que deben efectuarse.
De no existir regularizaciones por hacerse, el saldo informado por el banco debe ser igual al
saldo del Registro Banco ms el total de los cheques emitidos y que se encuentran
pendientes de cobro.

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Finanzas

Manual de Procedimientos
Elaboracin del informe: de conciliaciones bancarias, tendr el siguiente formato,
estructura y denominacin:
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Se recomienda que el contador inicie la verificacin con los depsitos del mes registrados
por el departamento de finanzas y el Banco. En esta verificacin el contador llegara a
confirmar cuales llegaron al banco en el mes a conciliar y los que se encuentran en trnsito.
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Finanzas

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Diagrama de flujo

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Inicio

Verificacin
de saldos

Elaboracin
del informe

Final

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Preparacin
de la
conciliacin
bancaria

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Procedimiento de control de documentos
Objetivo
Establecer un mtodo que asegure que la documentacin del departamento de contabilidad
y finanzas sea la adecuada conforme a las normas de la empresa, de fcil aplicacin y
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comprensin, que proporcione evidencia de su implementacin, seguimiento, medicin y


control.
Alcance
El procedimiento es aplicable a los documentos del Departamento de Contabilidad y
Finanzas de Empacadora Santa Ins.
Responsables

Contador
Jefe de Finanzas

Definiciones
Polticas: Intenciones globales y orientacin de una organizacin tal como se expresa
formalmente por el Comit de Gestin de Calidad.

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Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales


transforman elementos de entrada en resultados.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Instrucciones: Documentacin especifica que norma una actividad de un proceso.
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Procedimiento
Identificacin de necesidades de crear un documento: Todo el personal del
Departamento de Contabilidad y finanzas de Empacadora Santa Ins es responsable de
detectar la necesidad de la elaboracin de un nuevo documento o de incorporar un
documento externo.
Se consulta al Jefe de Departamento y/o al Gerente si la creacin del documento es o no
necesaria.
Obtener comentarios para la autorizacin de la creacin del documento o de incluir
documento externo: El Jefe de Departamento realiza comentarios sobre el documento y
posteriormente da la autorizacin para la creacin del documento o la inclusin de un
documento externo.
Si es una inclusin de un documento externo el procedimiento contina ms adelante.

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Nombrar un Responsable de la elaboracin del documento: El Jefe de Departamento


designa a un Responsable para la elaboracin del documento.

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Elaboracin del documento: El Responsable elabora el documento o corrige, segn sea el


caso, tal como: Procedimientos, instrucciones y formatos de registros de acuerdo con los
requerimientos de Empacadora Santa Ins y consistentes con las normas de la empresa.
Codificacin del documento: Slo en el caso de ser un documento nuevo se crea el
cdigo. En el caso de un documento externo, se le antepone al cdigo la letra E y luego el
Departamento que le pertenece. Para mayor facilidad de uso, se codifica los documentos
segn el siguiente mtodo:
XXX: Departamento de la empresa
XX: Nombre de la empresa
X001: Nombre del documento y nmeros consecutivos
Por ejemplo: codificar el manual de procedimientos de Empacadora Santa Ins ste
quedara de la siguiente manera: DCF-ESI.M001
DCF es el Departamento DE Contabilidad Y Finanzas que pertenece el manual
ESI es Empacadora Santa Ins
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M001 es manual y el primer nmero, luego dos, tres y as sucesivamente.


Si el documento es de origen externo, el procedimiento contina ms adelante.

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Revisin del Documento: El Jefe de Departamento revisa el documento y verifica(n) que


tenga fecha efectiva, nmero de revisin y el cdigo respectivo.
Si el documento tiene observaciones: se hacen las correcciones pertinentes.
Si el documento no tiene observaciones: el procedimiento contina.
Aprobacin del documento: La aprobacin depende del nivel de la documentacin:
Tipo de Documento:
Manual
Procedimientos

Responsable de aprobacin:
Gerencia General
Representante de la Direccin, Jefaturas

Instrucciones de Trabajo
Registros

Departamentales.
Gerencias o Jefaturas Departamentales
Se aprueban en conjunto con el documento
que los contiene.

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Actualizacin del ndice Maestro de Control de Documentos y Registros: Antes de


publicar el documento los encargados de contabilidad y finanzas deben actualizar el ndice
Maestro de Control de Documentos y Registros e incluir el nuevo documento que ha sido
creado, en este debe incluir el cdigo, el nmero de revisin, la fecha efectiva y, de ser el
caso, el comentario del cambio en la misma Hoja de Clculo.

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Guardar y copiar el documento: Departamento de Contabilidad y Finanzas guarda y saca


copias del documento aprobado o del documento de origen externo. En el caso de las
copias, se le coloca un sello de copia controlada.
Archivar el documento en la base de datos del Sistema de la empresa: Departamento de
contabilidad y finanzas archiva el documento original en la base de datos del sistema de la
empresa.
Publicacin del documento: El Jefe respectivo, con el apoyo del Jefe de Sistemas, cuelgan
el documento digitalizado en la carpeta del Sistema de la empresa. Luego se enva los
documentos desactualizados en la carpeta documentos obsoletos.

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Manual de Procedimientos

En el caso de los documentos impresos, el Jefe respectivo, segn el ndice Maestro de


Control de Documentos y Registros recoge las copias controladas obsoletas de los puntos
de distribucin, procede con su eliminacin, y finalmente archiva la copia del documento
vigente.
Distribucin de la documentacin: El Jefe respectivo distribuye(n) el documento
mediante una de las siguientes formas:

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-El envo de un correo electrnico al personal autorizado notificando la aprobacin de un


documento, indicando la ruta de acceso del Sistema que utiliza la empresa.
-Comunicacin verbal al personal autorizado del nuevo documento o de los cambios
realizados.
Utilizacin de los documentos: Luego de la distribucin, el personal de Empacadora Santa
Ins utiliza los documentos vigentes en los procesos respectivos.
Identificacin de Cambios: El personal de Empacadora Santa Ins tiene la responsabilidad
de identificar cambios en los documentos e informa al Jefe respectivo si stos son
necesarios. Autorizacin del cambio en el documento: El Jefe respectivo autoriza la
modificacin del documento.
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Finanzas

Manual de Procedimientos
Diagrama de Flujo

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METAS LOGRADAS

Se logr la elaboracin del Manual de procedimientos administrativos el cual es de gran


importancia para la empresa ya que por medio de este se estar dando un paso para
capacitar al nuevo personal en el departamento.
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Se apoy a ponerse al da en toda actividad de trabajo al departamento de contabilidad


facilitndoles los cierres mensuales de la empresa.

Se dio el mximo esfuerzo posible para apoyar al departamento y otros departamentos


poniendo a prctica los conocimientos adquiridos en la universidad.

INDICADORES DE DESEMPEO
Porcentaje de finalizacin de prctica profesional supervisada 100%
Porcentaje de aportes realizados a empresa 100%
Porcentaje de metas cumplidas 100%

Experiencia Profesional y Personal


La experiencia adquirida en mi practica la cual empez el 2 de mayo y termino el 23 de
julio fue de gran importancia para mi formacin profesional ya que el departamento de
finanzas es muy amplio y complejo por lo que ampli mis conocimientos, lo aprendido
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durante este tiempo me servir a lo largo de mi vida profesional y las sugerencias dadas
por mi asesora de prctica profesional Lic. ngrid Rodrguez fueron decisivas para
formular mi proyecto aporte el cual ser de gran importancia para la Empacadora de
Camarones Santa Ins.
En cuanto a lo personal me siento satisfecho ya que conoc nuevos amigos (as) durante
esta experiencia los cuales fueron de gran apoyo para culminar esta etapa de mi vida.

CONCLUSIONES

Con manejar y saber las descripciones del departamento de finanzas con ayuda del
manual se dar conocimiento amplio a cualquier persona que comience a laborar.

Ya identificando las funciones en el departamento se sabrn cules son las que


tienen mayor responsabilidad y seriedad, evitando cometer un error que perjudique
a la empresa.
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El manual en el aspecto econmico resultara rentable ya que es breve y su


impresin no es de costos elevados

RECOMENDACIONES

Tomar en cuenta el aporte realizado para el mejoramiento de capacitacin al nuevo personal


o enseanza a los practicantes en su respectiva prctica profesional por medio de la

implementacin del Manual.


El departamento administrativo debe conservar la unidad y el trabajo en equipo por lo cual
son caracterizados, as como la finalidad para la cual existe, haciendo capacitaciones
constantes a sus empleados como una herramienta importante para mantener un personal

ms productivo.
Actualizar peridicamente el contenido del manual para mayor efectividad, con el propsito
de establecer los correctivos pertinentes para su mejor aplicacin.
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FUENTES Y BIBLIOGRAFA

Entrevista con los empleados


Asesora externa
Internet
http://www.uv.mx/personal/fcastaneda/files/2010/10/guia_elab_manu_proc.pdf
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
http://www.pgr.go.cr/index.php/publicaciones/item/103-procedimientoadministrativo

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GLOSARIO

Cultura Organizacional: Es el conjunto de valores, creencias y entendimientos


importantes que los integrantes de una organizacin tienen en comn .La cultura
ofrece formas definitivas de pensamiento, sentimiento y reaccin que gua la toma

de decisiones y otras actividades de los participantes en la organizacin .


Desempeo: Es el grado o nivel del cumplimiento de los mtodos, sistemas y
procedimientos de trabajo o del marco legal que regula la gestin de los empleados ,
as como por el apego a las funciones o actividades que estn consignados para el
puesto que ocupa la persona que es evaluada, de acuerdo con los perfiles
ocupacionales vigentes.

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Merito: Es el conjunto de cualidades y habilidades del servicio pblico que se


obtienen como resultado del proceso de evaluacin al desempeo, que le permite

hacer carrera en la Administracin del Estado.


Jefe Inmediato: Es la persona que desempea el puesto de jefatura inmediata
superior de la unidad organizativa donde presta sus servicios de funcionario o

empleado.
Valores: Conjunto de comportamientos, actitudes, creencias, principios normativos
y estilos adoptados en una organizacin. Elementos de la cultura de una

organizacin.
Puesto: Es un conjunto de funciones, responsabilidades y actividades primarias que
constituyen el elemento bsico de la divisin del trabajo, asignadas o delegadas por

la Ley o por la autoridad competente que requiere el empleo de una persona.


Producto: Resultado concreto, observable y medible que surge como consecuencia

del proceso, proyecto o experiencia desarrollada.


Proceso: Conjunto de actividades, pasos, tareas que llevados a cabo de manera
sistemtica, eficiente y ordenada, constituyen acciones que se traducen en

resultados.
Perfil Profesional: Representa los conocimientos tcnicos, experiencia y
competencias personales en la adecuacin a un puesto.

ANEXOS

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