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LA COBRANZA.

Se denomina cobranza al proceso mediante el cual se hace efectiva la percepcin de un pago


en concepto de una compra, de la prestacin de un servicio, de la cancelacin de una deuda, etc.
Esta puede ser emprendida por la misma empresa que debe recibir el pago, a partir de un rea
dedicada especialmente a este menester, o puede encomendarse a otra institucin.
En cuanto al departamento de cobranzas, es un rea que debe trabajar en forma coordinada
con otros departamentos afines, como el de contabilidad, el de finanzas y el de ventas. As, por
ejemplo, recibir un informe del departamento de contabilidad en lo que respecta a cuentas por
cobrar vencidas o a punto de vencerse a efectos de poder cumplir con la cobranza en esos tiempos.
Por otra parte, el sector de cobranzas deber enviar informes al sector financiero para que se tenga
nocin de las entradas de efectivo que se han visto efectivizadas. Finalmente, el departamento de
ventas es el que dar cuenta aproximada del volumen total a tener en cuenta para realizar el
trabajo de realizar cobros.
IMPORTANCIA DE LA COBRANZA.
Esta es importante porque las cuentas por cobrar son el resultado de un incremento
importante de colocacin de los productos en el mercado, a travs de las ventas a crdito. Para
cumplir con el objetivo de Rentabilidad, desde el punto de vista Financiero, debemos darle mayor
Rotacin a nuestro Capital.
Esta rotacin puede verse afectada ante la dificultad que puedan presentar nuestros clientes
para atender adecuadamente el servicio de la deuda. El cobro efectivo debe ser de prioridad en
toda gestin empresarial. Por eso el anlisis y evaluacin de la gestin de cobro en forma
peridica es vital para la salud financiera de la empresa.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA COBRANZA.
La funcin principal de un buen proceso de cobranza consiste en cobrar dentro de las
condiciones sealadas por la empresa, conservando la buena voluntad del deudor y adems de
ayudar a incrementar las ventas. Esta doble funcin es bsica para entender los principios de la
cobranza.
Posiblemente parezca contradictorio, cuando se dice que un procedimiento de cobranza debe
conseguir que los clientes paguen y conserven al mismo tiempo su buena voluntad para con la
empresa; y tal vez parezca imposible que una forma eficiente y efectiva de cobranza contribuya a
fomentar las ventas. Una respuesta a este problema es contar con el conocimiento y la calidad
profesional del que esta a cargo de dicha funcin.
El encargado de ejecutar la cobranza tiene que hacer todo lo posible, no solo para obtener el
cobro, sino para cobrarlos con rapidez por las razones siguientes:
a) Si la lentitud de la cobranza da como resultado la acumulacin de cuentas vencidas, una
proporcin mas o menos elevada del Activo Corriente de la empresa estar congelada con el
consiguiente deterioro de la liquidez.

b) Cuanto mas tiempo se deja a un deudor retrasarse en sus pagos tanto mayor es la posibilidad de
que el tiempo se convierta en un problema el cobro de la duda.
c) La lentitud en los cobros hace perder ventas, toda vez que un cliente honrado que esta retrasado
en sus pagos sienta animadversin a continuar con su adeudo con mayores pedidos y por otro
lado, el encargado de crditos tiene a su vez a restringir su lnea de crdito concedido a dicho
cliente al confundir sus intenciones.
d) El no poder ejercer el cobro en forma eficaz, tiende a ayudar al comprador imprudente ha
hundirse sabiendo que la empresa vendedora le conceder mayores plazos antes de emprender una
accin legal drstica en su contra.
e) Una poltica de cobranza corts pero firme, contribuye a conservar el respeto de los clientes, lo
que puede reflejarse en sus reacciones a los esfuerzos de venta de la empresa.
f) El prestigio de la empresa, por una poltica de cobro efectiva, constituye as mismo un factor
importante que consigue la puntualidad de los pagos en la casi totalidad de los adeudos.
BASES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA UN SISTEMA EFECTIVO DE
COBRANZA EN EL PLAN DE NEGOCIO.
El desarrollo del plan de negocios en la creacin de una empresa es sin duda el punto para
determinar en buena medida el xito o el fracaso del mismo, muchos son los factores a considerar
dentro de su desarrollo, primordialmente los econmicos y de mercado, pero al hablar del tema
de ingresos potenciales o del anlisis FODA, normalmente hablamos de los nmeros dando por
hecho que todo el dinero que se facture ha de ser cobrado en tiempo y forma, que las debilidades o
amenazas vendrn siempre de factores mas o menos predecibles como la competencia o el propio
mercado.
Para el desarrollo de una correcta administracin de la funcin de cobro en una empresa, es
necesario contar con una estrategia clara y bien definida que nos permita hacer frente a las
posibles causas de un retraso en pago, pero tambin a tomar acciones concretas cuando se
presentan a fin de que estas no se repitan.
De acuerdo a lo anterior podramos considerar que las bases sobre las que se edifica un
sistema efectivo de cobranza, son esencialmente tres:
1.Prevencin.
La prevencin es un paso fundamental para evitar problemas gratuitos en el futuro, es decir,
debemos trabajar en las causas que generan los problemas mas comunes en lugar de tratar de
solucionarlos una vez que se presentan, dicho de otra forma, prevenir implica evitar que ciertos
problemas de cobranza se presenten eliminndolos desde su origen, algunos ejemplos claros de

esto seran los siguientes:


Una investigacin de crdito bien hecha
Un problema frecuente en la cobranza se da al otorgar un crdito a una empresa o persona
que en principio no debera de haberlo recibido, por no ofrecer las garantas o cualidades de
solvencia moral y econmica necesarias para ello, es impresionante la cantidad de negocios que
basan sus decisiones nicamente en corazonadas o en una muy limitada visin de los potenciales
riesgos, sin buscar a fondo un mtodo para calcular la probabilidad real de pago a partir del
estudio de los antecedentes o finanzas del eventual comprador.
Cuando hablamos de una investigacin de crdito bien hecha, no necesariamente nos
referimos a un estudio de crdito de la mayor profundidad que en todos los casos incluya
informacin amplia, tcnica y detallada sobre cada prospecto ya que esto sera poco prctico por
lo que el concepto de Investigacin de Crdito deber de considerarse como una variable que
en principio sea adaptable, entre otras, a las siguientes caractersticas:
1- El tipo de cliente al que voy a analizar: Esto definir en buena medida el tipo de informacin
que podra requerir pues no se obtiene la misma informacin de una persona fsica que de una
persona moral.
2- El perfil del mercado en el que se desempear el negocio: La actividad de nuestros clientes,
el tipo de negocio, el perfil o preparacin promedio de quienes administran, etc. son indicadores
que nos ayudarn a ver que informacin puedo obtener, por ejemplo, puede ser que mi poltica sea
obtener estados financieros para hacer un anlisis de rentabilidad, liquidez y solvencia, lo cual en
principio suena bien, pero que ocurre si mis clientes son pequeos comerciantes con poca o nula
experiencia en manejo de negocios, que simplemente no disponen de esa informacin, de ser as,
muy pocas veces los clientes cumplirn los requisitos de nuestra investigacin.
3- Los montos de los crditos a otorgar: Buena parte de la informacin necesaria para evaluar a
un candidato a recibir crdito debe provenir de l mismo, por lo que estar mas dispuesto a
compartir cierta informacin delicada si el crdito es de un monto importante, cosa que muy
probablemente no har si el crdito es menor. Adems no debemos olvidar un principio elemental
en el anlisis de crdito, A mayor monto, mayor riesgo.

4- El posicionamiento de nuestro producto con el cliente: Es obvio que el cliente estar mas
dispuesto a cumplir requisitos o a cooperar si representamos para el un proveedor importante, en
caso contrario su cooperacin ser mnima si pedimos demasiados requisitos.
5- Los requisitos de la competencia: Estudiar a la competencia y conocer a fondo los requisitos
que pide para el otorgamiento de un crdito nos permitir establecer mejor nuestras condiciones, si
encontramos que la competencia no pide requisitos para otorgar sus crditos, no quiere decir que
sean mas competitivos, sino que simplemente estn corriendo un mayor riesgo.

2- Administracin.
Sin duda otro elemento clave en la cobranza es la Estrategia, as es, la cobranza como
toda actividad tctica requiere de una planeacin y organizacin previa que garantice al mximo el
resultado satisfactorio, los resultados exitosos nunca son producto de la casualidad, detrs de ellos
estn entre otras cosas, el diseo oportuno de todo un sistema que garantice que las cosas se harn
solo de un modo, del Mejor y por supuesto que estarn a cargo de la gente ms capaz.
Podramos dividir la estrategia en dos grandes segmentos, que son:
Polticas y Procedimientos:
Si entendemos el trabajo como un juego, las polticas seran las reglas de lo que se puede y
no se puede hacer y los procedimientos el instructivo que paso a paso nos dira cmo jugar.
Las polticas son generales y hablan de la operacin completa del rea, deben estar alineadas
con la filosofa, reglamentos y polticas del resto de los departamentos involucrados, los
procedimientos por otro lado, se elaboran para describir de manera detallada cmo hacer cada una
de las actividades o funciones que un rea o una persona deben desempear a fin de que sin
importar quien o quienes hagan el trabajo, siempre se haga de la manera prevista, la cual
obviamente la organizacin ha identificado como la mejor forma de hacerlo.
La primer poltica a determinar en la operacin de un rea de crdito y cobranza es aquella
que define las bases sobre las que han de otorgarse los crditos, estableciendo de manera clara si la
poltica ser liberal o conservadora; una poltica liberal es aquella que permite correr un mayor
riesgo, mientras que una poltica de crdito conservadora es mas restrictiva pidiendo mayores
requisitos para ser sujeto de crdito.

3- Gestin.
La parte de gestin es sin duda la ms importante de las anteriores pues podemos tener
diseado un excelente sistema de cobranza con procesos de prevencin adecuados, una estrategia
acorde a las caractersticas del mercado y de nuestra empresa, manuales que definan claramente
los perfiles y funciones de nuestro equipo, pero si al final no gestionamos, entonces lo anterior de
nada sirve, por el contrario si podramos gestionar sin lo anterior y de hecho la mayora de las
empresas carece de estrategia y prevencin basndose nicamente en la gestin, y si bien los
resultados que obtienen no son ptimos, al menos mantienen la cartera en accin.
En lo personal, considero que la gestin se resume a un punto.
Cobrar, Cobrando

La labor de cobranza no reside slo en conocer las tcnicas, sino en aplicarlas, es decir, uno
debe de ser proactivo para lograr resultados, no se puede llegar simplemente a la oficina, sentarse
al escritorio, acercarse el telfono y cruzarse de brazos a esperar para ver cuantos clientes llaman
hoy con la intencin de ponerse al corriente.
Para eso se requiere considerar el equipo e infraestructura adecuado, si la cobranza va a ser
primordialmente telefnica se requiere tener las lneas suficientes, computadoras con el sistema
adecuado para gestionar la cobranza lo cual implica tener al menos Excel y una agenda que nos de
recordatorios para administrar las gestiones que hagamos con nuestros clientes y el seguimiento de
las mismas.
Tomar previsiones dentro de los puntos mencionados al elaborar el plan de negocios nos
permite tener desde el inicio una panormica clara y ajustada a la realidad cubriendo en todo
momento uno de los puntos mas vulnerables y poco previstos en los negocios, la morosidad.
POLITICAS DE COBRANZA EN UNA EMPRESA.
Las polticas de cobro son los procedimientos que sigue la empresa para cobrar los crditos
que ha otorgado a sus clientes. Cualquier sistema de cobranzas para que tenga xito debe recibir
dinero.
Este objetivo se vuelve menos obvio y bastante menos probable de lograr cuando se agregan
los requerimientos adicionales de retencin del buen nombre, la rehabilitacin del deudor, la
prontitud en el pago y la operacin econmica. De acuerdo con el objetivo que se establezca en
la empresa, referente a la cobranza de los crditos otorgados a los clientes, ser el marco de
referencia para establecer las polticas de cobranza .

Lo recomendable es que las polticas de cobranza se analicen de manera peridica de acuerdo


con las condiciones y necesidades de la compaa, y de la situacin en que se desarrollan sus
operaciones.
Las polticas de cobro deben contemplar los siguientes elementos:
Condiciones de venta: Cuando la empresa hace sus ventas a crdito, se establecen las
condiciones de venta en cuanto al crdito otorgado, que comprende: plazo, los porcentajes de
descuento, fechas de pago, lugares donde efectuar los abonos a los crditos, tasas de inters, etc., y
en cuanto a la entrega de las mercancas, caractersticas, garantas, usos, limitaciones, cuidados,
etc.
Plazos de cobro: Para decidir en qu momento se inicia un proceso de cobranza con un cliente es
necesario determinar cundo y cmo se har el primer esfuerzo de cobro, es decir, cunto tiempo
despus de la fecha de vencimiento del crdito las cuentas morosas deben proceder a recuperarse.
El intervalo de tiempo depender de lo que la empresa establezca, el cual puede ser una semana,
15 das o, en algunos casos, un periodo mayor.

Las polticas de cobro pueden tener diferentes caractersticas:


Restrictivas: Caracterizadas por la concesin de crditos en periodos sumamente cortos, las
normas de crdito son estrictas y por ello se usa una poltica de cobranza agresiva.
Liberales: En sentido contrario a las polticas restrictivas, las liberales tienden a ser magnas, se
otorgan crditos considerando las polticas que usan en las empresas de la competencia, no
presionan energicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y
establecimientos de periodos para el pago de las cuentas.
Racionales: Se caracterizan por concecer los crditos a plazos razonables segn las caractersticas
de los clientes y los gastos de cobranza; se aplican considerando los cobros a efectuarse y que
proporcionen un margen de beneficio razonable.
Ciclo de crdito y cobranza.
MODALIDADES DE PROCEDIMIENTO DE COBRO.
Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro. A medida que una
cuenta envejece ms y ms, la gestin de cobro se hace ms personal y ms estricta. Los
procedimientos bsicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el
proceso de cobro.
* Cartas: Despus de cierto nmero de das contados a partir de la fecha de vencimiento de una
cuenta por cobrar, normalmente la empresa enva una carta en buenos trminos, recordndole al
cliente su obligacin. Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado despus del envo
de la carta, se enva una segunda carta ms perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el
proceso de cobros de cuentas vencidas.

* Llamadas Telefnicas: Si las cartas son intiles, el gerente de crditos de la empresa puede
llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable, se puede
hacer arreglos para prorrogar el periodo de pago.
* Utilizacin de Agencias de Cobros: Una empresa puede entregar las cuentas incobrables a una
agencia de cobros o a un abogado para que las haga efectivas. Normalmente los honorarios para
esta clase de gestin de cobro son bastante altos y puede ser posible reciba un porcentaje mucho
menor del que espera recibir.
* Procedimiento Legal: Este es el paso ms estricto en el proceso de cobro. Es una alternativa
que utiliza la agencia de cobros. El procedimiento legal es no solamente oneroso, sino que puede
obligar al deudor a declararse en bancarrota, reducindose as la posibilidad de futuros negocios
con el cliente y sin que garantice el recibo final de los traslados.