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Hoja de trabajo

La Hoja de Trabajo. Es un
La Hoja de Trabajo.
instrumento de que se vale
en la contabilidad, borrador
extracontable, donde se
resume la información antes de operar en los Libros y es de gran ayuda para
formular los Estados Financieros.

Contenido
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1 Consideraciones de las Hojas de Trabajo.

2 Forma y Contenido.

3 Mecanismo para su elaboración
o

3.1 Balance de Comprobación

o

3.2 Ajustes

o

3.3 Balance de Comprobación Ajustado

o

3.4 Costo de Venta

o

3.5 Ganancias y Perdidas

o

3.6 Balance General
4 Fuentes

Consideraciones de las Hojas de Trabajo.

Este borrador facilita la agrupación, el análisis y el ordenamiento de
todas las cuentas que conformaran la Contabilidad, así como también
permite formular los Asientos de Ajustes y los de Cierre antes de asentarlos
en elLibro Diario, además representa una guía que permite al Contador la
elaboración de los Estados Financieros.

 Esta Hoja de Trabajo no es obligatorio llevarla. ya que algunas cuentas no muestran el saldo correcto que deben tener a esta fecha. luego le siguen una serie de columnas (12 en total) que las utilizaremos destinando 2 columnas para cada uno de los siguientes conceptos: 1. Forma y Contenido.  El Balance de Comprobación anterior nos ayuda bastante en la formulación de estos ajustes. Mecanismo para su elaboración Balance de Comprobación  Las dos primeras columnas las utilizaremos para formular el Balance de Comprobación con los saldos que muestran las Cuentas del Mayor General a la fecha de cierre.  La estructura de la Hoja de Trabajo es la siguiente: El espacio grande (a la izquierda) permite anotar el nombre de las cuentas. – Balance de Comprobación Ajustado 4. una para el Debe y otra para el Haber. –Balance General. este Balance es conocido como Balance de Comprobación No Ajustado. –Ganancias y Pérdidas 6. –Costo de Venta 5. aquí pasaremos los ajustes que consideremos necesarios. y por lo tanto deben formularse los asientos de ajuste pertinentes. -Balance de Comprobación 2. al analizar las cuentas podemos determinar . Ajustes  A los ajustes se les destinan dos columnas. -Ajustes 3. generalmente está formado por 12 columnas . pero la mayoría de lasempresas la utilizan debido al gran beneficio que representa.

tenemos que estar pendiente de si las cuentas que se cargan o que se abonan aparecen o no en el Balance de Comprobación.  Una sana práctica es colocar un número pequeño a cada cuenta que se vaya ajustando.  Cuando procedemos a pasar estos ajustes a la Hoja de Trabajo. ya que en cada Asiento de Ajuste debe existir el equilibrio entre cargos y abonos. anotaremos en las líneas respectivas las cantidades que le corresponden en la columna de los ajustes. Si las cuentas que se cargan y las cuentas que se abonan aparecen en el Balance de Comprobación. esto nos ayuda a precisar en cualquier momento algún error cometido.  Si aparecen Cuentas de Activo Fijo Edificio. si no aparecen.  Una vez formulados todos los ajustes sumamos las columnas del Debe y del Haber y éstas deben ser iguales. las agregamos en la parte de abajo y le formulamos los cargos o los abonos que le corresponden. claro está. señalando el número de ajuste al que corresponde. por ejemplo: si aparece la Cuenta Seguro Pagado por Anticipado. y las que no hubo necesidad de ajustarlas con el saldo que traen. tenemos que conocer por cuál método se está depreciando y determinar cuál es el Gasto de Depreciación de cada uno de ellos que corresponde al Ejercicio.cuáles de ellas necesitan ajustarse. Este Balance de Comprobación Ajustado será el que nos servirá de base para formular los Estados Financieros. tenemos que determinar en qué fecha fue adquirida la Póliza de Seguro para poder calcular cuál es el [Gasto de Seguro]] del Ejercicio y proceder a formular el ajuste. Balance de Comprobación Ajustado  Aquí irán las cuentas: las que ameritaron ajuste con el saldo ajustado que le corresponde. . debemos buscar otra información que no nos lo va a suministrar este Balance. Vehículos. para poder formular los ajustes necesarios. Mobiliario. Costo de Venta  Utilizaremos 2 columnas para la determinación del Costo de Venta y aquí irán única y exclusivamente las cuentas necesarias para su determinación. Sumamos las columnas del Debe y del Haber y debe existir el equilibrio entre ellas.

esta Utilidad la colocaremos por el Debe para cuadrar las columnas. sirviéndonos este borrador de guía. Sumamos la columna del Debe y la del Haber y éstas deben ser iguales. simplemente para cuadrar las columnas y proceder a cerrarlas. El Costo de Venta siempre será de naturaleza deudor y lo colocaremos en la columna del Haber para balancear las columnas y proceder a cerrarlas. Ganancias y Pérdidas  Aquí colocamos todas las Cuentas de Egresos: tanto de Gasto como el Costo de Venta determinado en las columnas anteriores. si es Utilidad aumenta el Capital por lo tanto irá por el Haber. por lo tanto irá por el Debe. Debemos estar pendiente de incluir el Inventario Final de Mercancías que constituye un Activo Circulante a esta fecha y la Utilidad o Pérdida del Ejercicio que irá a aumentar o disminuir el Capital. ejemplo si nos da la Utilidad (los Ingresos superan a los Egresos). Pasivo y Capital (Haber) y a todas las Cuentas de Valoración y de Orden. corregida y analizada.  Finalizada esta Hoja de Trabajo. quedando seguros de la eficacia del trabajo. y si es Pérdida disminuye el Capital. Las Cuentas Deudoras las colocaremos en el Debe y las Acreedoras las colocaremos en el Haber. incluyendo aquí el Inventario Final de Mercancías necesario para la determinación del Costo de Venta. Balance General  Aquí les corresponde a todas las Cuentas de Activo (Debe). Introducción . éstas irán por el Debe y todas las Cuentas de Ingresos las colocaremos por el Haber. este borrador nos permite realizar correctamente los Asientos de Ajuste y de Cierre en el Diario General y luego formularemos los Estados Financieros Clasificados. Sumamos la columna de Debe y la columna del Haber y la diferencia entre ellos nos dará la utilidad o pérdida del Ejercicio:  Una vez determinada la Utilidad o Pérdida del Ejercicio colocamos esta cantidad en sentido inverso. El Costo de Ventas resulta por la diferencia entre los totales de los cargos menos el total de los abonos.

A su vez consta de dichas columnas: Número de orden de las cuentas. que permite al usuario poder observar el ajuste de los saldos. Este nuevo estado de situaciónmuestra el activo. Se empleara un dibujo donde expresa la estructura de la hoja de trabajo. Los datos en las columnas Estados de Ingreso de la hoja de trabajo se usan para preparar un informe financiero que muestra los ingresos devengados y los gastos en que se incurrió durante el período. Estructura La hoja de trabajo consta de la siguiente estructura: Encabezamiento: formado por el nombre o razón social de la organización. Cuando la cantidad de los ingresos es mayor que la de los gastos. de las cuentas en las cuales se haya obtenido algún error. IMPORTANCIA La hoja de trabajo una vez terminada se usa en la preparación de los informes financieros al cierre del período fiscal. La importancia de la hoja de trabajo es su correcta elaboración que indicara un adecuado registro además de la veracidad que presente en los estados financieros elaborados.Se dará a conocer la hoja de trabajo. el pasivo y el capital existente al cierre del período fiscal para el cual se preparó este informe. Cuando la cantidad de gastos es mayor que la de los ingresos. las partes que conforman la hoja de trabajo son el encabezado y el cuerpo y tomando en cuenta que un balance general es un documento contable que presenta la situación financiera de un negocio a una fecha determinada y se presenta en forma de reporte y de cuenta sus partes son encabezado cuerpo y firmas. a la vez permite analizar los movimientos en los cargos y abonos. y como está conformado. la diferencia se llama Pérdida Neta. Balanza de comprobación con los movimientos y saldos ya sean deudores o acreedores en ambas partes. la diferencia se llama Ingreso Neto. los gastos y la diferencia neta entre los dos recibe el nombre de Estado de Ingresos. Las correcciones correspondientes en la columna ajustes en cargos y abonos . el nombre del documento y la fecha del período en el cual se realiza. El informe que muestra los ingresos. Nombre de las cuentas con su código. La hoja de trabajo Es una herramienta contable considerada como un borrador de trabajo para el contador. Los datos en las columnas Estado de Situación de la hoja de trabajo se usan para preparar un estado de situación nuevo. es importante saber esto porque es lo que utiliza el contador para reducir toda lainformación contable de las ocupaciones hechas por la empresa durante un periodo definido. y también se explicara lo que se ubica en cada columna del dibujo anteriormente nombrado.

Hoja de trabajo -ganancias y pérdidas .a esta sección se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. incluyendo la utilidad del ejercicio que figura en la sección ganancias y pérdidas. en la columna haber se registran los saldos ajustados de las cuentas que representan disminución del activo (depreciación y provisión).se registra ordenadamente los nombres y el código de las cuentas principales. esto es. Los totales de las columnas debe y haber deben presentar sumas iguales.la hoja de trabajo. Hoja de trabajo -ajustes por inflación . es una forma columnaria que se utiliza en contabilidadpara organizar la información. sumadas de igual forma que la sección del balance ajustado. teniendo presente incluir el inventario final de mercancías y no registrar el inventario inicial. además. Hoja de trabajo -columna cuentas y codificación .para diligenciar esta sección se procede en igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances. haber + haber) y movimientos contrarios se restan y conservan el saldo del mayor movimiento (debe . tomando como referencia el orden establecido en el catálogo de cuentas y con los datos del libro mayor.debe). el estado de ganancias y pérdidas. pasivo y patrimonio.haber.a la sección de ganancias y pérdidas se trasladan los valores de las cuentas nominales.en esta columna se registran los saldos correspondientes a las cuentas del balance ajustado y ajustes por inflación.Se obtienen los saldos ajustados Estado de pérdidas y ganancias Balance general TIC Clasificación Hoja de trabajo -ajustes . se trasladan directamente a la sección de balance ajustado. ésta debe dar sumas iguales. al debe las cuentas con saldo débito. Hoja de trabajo -balance ajustado por inflación . Al igual que las secciones anteriores. los asientos de cierre y el balance general.haber. se suman y se pasa un solo valor con saldo débito o crédito al balance ajustado. debe + debe . haber -debe. así: º las cuentas que no tuvieron movimiento en la sección del balance de comprobación o en la sección de ajustes. llamada por algunos autores papel de trabajo.a esta sección se trasladan los débitos y los créditos de las cuentas que fueron ajustadas por inflación. haber + haber . la pérdida del ejercicio cuando se presente. Para ello debe tenerse en cuenta que movimientos iguales se suman (debe + debe. con el fin de preparar los asientos de ajuste. a su respectiva columna según sea débito o crédito º las cuentas que tuvieron movimiento en la sección de balance de comprobación y en la sección de ajustes. Así en el debe se registran las cuentas de activo. Hoja de trabajo -balance general . . de acuerdo con las normas vigentes Hoja de trabajo -balance ajustado .

se suman los débitos y los créditos. o sea. Al referirnos a la metodología para preparar y emitir una hoja de trabajo queremos establecer la secuencia de pasos a seguir y estos son:  1. Si el total haber (ingresos) es mayor que el total debe (gastos). 6.2. las cuentas de costo y gastos. Otra diferencia que se presenta en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo. el estado de flujo de efectivo y el estado de evolución del patrimonio. del balance ajustado. En la columna No 4. . se ha obtenido una ganancia. el valor de la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobación es el inventario final de mercancías por lo cual pasa directamente al balance general como cuenta de activo. y no hace falta determinar su valor real por medio de inventariosinicial ni final en la columna ganancias y pérdidas. Al finalizar el traslado de las cuentas a la sección ganancias y pérdidas. 7. las cuentas de ingresos o rentas. por cualquiera de los dos sistemas. 5. Preparación Como sabemos la hoja de trabajo un estado auxiliar muy importante debe de seguir ciertos pasos en su preparación no se cometa errores al realizar el pase de estos datos a los principales estados financieros como lo son el balance general. se traslada su saldo a la sección ganancias y pérdidas. En la parte superior y central del diseño.o sea. En la columna No 3. * Moneda de cuenta 3. transcribir los saldos deudores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación. registrar el código que tienen las cuentas que hayan arrojado saldo en balance de comprobación. En la columna No 5. transcribir los saldos acreedores de las cuentas que posean tal información en el balance de comprobación. incorporar el encabezamiento de dicho estado incluyendo lo siguiente: * Razón social (nombre de la empresa) * Titulo del estado (hoja de trabajo) * Fecha de preparación. entre los dos sistemas de inventarios. es la cuenta de costo de ventas que se utiliza en el inventario permanente. registrar títulos de las cuentas que hayan arrojado saldos en el balance de comprobación. Preparar en un papel de trabajo el diseño y conformación de la hoja de trabajo. En la columna No 1. reflejada en libros mayores. el estado de resultados. por ser cuenta nominal. al haber las cuentas con saldo crédito. registrar el número de página de la cuenta. de lo contrario se ha incurrido en una pérdida la diferencia se escribe debajo de la cantidad menor para balancear las columnas y presentar sumas iguales. como en el caso del sistema de inventario periódico. 4. En la columna No 2. En el sistemade inventario permanente.

11. 9.8. para de esa manera igualar a los ingresos y seguidamente trasladar a la columna (9) pasivo y patrimonio. dicho resultado. en la parte inferior izquierda firmara el auditor y en la parte inferior derecha el representante de la empresa con sus respectivos sellos. 12. Clasificar los saldos de las cuentas que figuren. puesto que los resultados (utilidad o perdida) necesariamente inciden en el patrimonio y tienen que exponerse formando parte de este. . se deberá cerrar entre paréntesis y también transferido a la columna (9) y en vez de sumar se restara. A continuación se obtendrán las sumas de las columnas (8 y 9) debiendo igualar automáticamente. 10. Determinar sumas en las columnas 4 y 5. mismas que deberán igualar con los saldos del balance de comprobación. Cuantificando el resultado tenemos: * En caso de utilidad se incorpora en la columna de gastos.* En caso de pérdida. Si los ingresos son mayores a los gastos existirá una Utilidad económica. 13. Determinar sumas en las columnas de gastos (6) e ingresos (7). de acuerdo a la nomenclatura y plan de cuentas establecidos en la empresa. Si los gastos son mayores que los ingresos existirá una pérdida económica. con la finalidad de determinar el resultado obtenido. Una vez concluida la preparación.