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Clase 3

Manuales administrativos
Pysa 2016

Qu vimos la clase pasada? (1)

Aspectos del Diseo Organizacional:


Especializacin

del trabajo
Departamentalizacin
Cadena de mando
Tramo de control
Centralizacin y descentralizacin
Formalizacin/Estandarizacin

Qu vimos la clase pasada? (2)

Tipos de departamentalizacin:
Funcional
Productos

o servicios
Geogrfica
Procesos
Clientes
Por volumen de ventas
Por segmento de mercado

Hoy vamos a ver

Manuales administrativos:
Definicin
Tipos
Pasos

para la realizacin

Manuales administrativos - Definiciones

Documentos escritos en forma sistemtica


que exponen aspectos generales y
especficos de una empresa con el objetivo
de informar a diversos niveles de la
organizacin.

Documento elaborado sistemticamente en


el cual se indican las actividades y la forma
de cumplirlas por los miembros de una
organizacin.

Manuales administrativos - Caractersticas

Son documentos formales


Pueden ser en papel, electrnicos, presentaciones en
pginas web y formatos multimedia
Renen informacin relevante para un usuario
determinado sobre un tema determinado
Guan la actuacin de empleados (ejemplo: cmo
realizar su trabajo) y otras personas (ejemplo:
informacin para proveedores, clientes, usuarios)
Presentan la informacin en forma ordenada y
sistemtica

Tipos de manuales administrativos

Por su destinatario:

Manuales para miembros de la organizacin.


Manuales para usuarios externos a la organizacin.

Por su contenido:
Manual de la organizacin y funciones.
Manual de polticas.
Manual de procedimientos.
Manual de administracin.

Por su alcance:

Manuales generales.
Manuales especficos.

Los manual segn el destinatario


Manuales cuyos usuarios son miembros de la
organizacin, como por ejemplo los manuales de
procedimientos.
Manuales destinados a usuarios externos a la
organizacin: clientes, proveedores, pblico en
general, como por ejemplo los manuales
generales de la organizacin

Los manuales segn su contenido:


Manual de organizacin y funciones
Describe la organizacin formal: la estructura de
la organizacin, las relaciones entre las
diferentes unidades administrativas y los grados
de autoridad y responsabilidad de cada una de
ellas, as como las diferentes funciones que le
competen.
Objetivos:

Presentar

una visin de conjunto de la organizacin.


Precisar las funciones de cada unidad administrativa.
Facilitar el reclutamiento de personal.

Los manuales segn su contenido:


Manual de polticas

Las polticas de las empresas son el lineamiento de


acuerdo a las cuales se gua el funcionamiento al interior
de la organizacin.
Es un documento que incluye las acciones generales de la
administracin superior.
Objetivos:
Definir polticas generales para llevar a cabo acciones en cada
unidad administrativa.
Precisar polticas para agilizar el proceso decisorio.
Facilitar la descentralizacin, mediante lineamientos para los
niveles intermedios en la toma de decisiones

Los manuales segn su contenido:


Manual de procedimientos

Instrumento administrativo bsico para


coordinacin, direccin y control administrativo,
que facilita la adecuada relacin entre las distintas
unidades administrativas de la organizacin.
Objetivos:
Presentar

una visin integral de cmo opera la


organizacin.
Precisar la secuencia lgica de las actividades de
cada procedimiento.
Precisar la responsabilidad operativa del personal
en cada unidad administrativa

FLAN CASERO: LA RECETA

Ingredientes
* 1 litro de leche
* 8 huevos
* 150 gramos de azcar
* Esencia de vainilla a gusto
* Caramelo preparado con 100 gramos de azcar
Procedimiento
Hervir la leche con el azcar y revolver hasta que se disuelva.
Dejar enfriar hasta que est ligeramente tibia. Con la ayuda de
una batidora batir los huevos con unas gotas de esencia de vainilla.
Una vez listo el batido, incorporar la leche, mezclar y colar. Cubrir
el fondo y los bordes del molde con caramelo derretido, volcar la
mezcla dentro de la flanera y colocar a bao de Mara en una
fuente de horno. Cocinar durante 50 55 minutos, verificando su
coccin con un palito de brochette. Dejar enfriar y desmoldar.
Servir acompaado con dulce de leche, con crema batida o hilos
de caramelo

Los manuales segn su contenido:


Manuales de administracin

Son un medio de comunicacin de las polticas,


decisiones y estrategias de los estamentos directivos para
los niveles operativos
Objetivos:
Describir funciones, actividades y responsabilidades para un
rea especfica
Servir como medio de integracin y orientacin al personal de
nuevo ingreso facilitando su incorporacin al organismo .
Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos
humanos y materiales

Los manuales segn su alcance


Manuales generales: contienen
informacin o instrucciones respecto a
diversos tpicos o contenidos, como
ejemplo los manuales de organizacin y
funciones.
Manuales especficos: detallan
informacin respecto a un rea o tema
especfico, como por ejemplo un Manual
de Compras.

Ejemplo: BIMBO
http://es.slideshare.net/ConsueloLaurent/expo-compras-bimbo

Ventajas del uso de manuales


Facilita el diagnstico organizacional de una empresa
Proporcionan documentacin sobre los planes de la
empresa, de las misiones y funciones de los sectores.
Especifica las relaciones de cada rea administrativa,
Producen homogeneidad en la ejecucin de las tareas
Mejorar la eficiencia, la calidad y la productividad
Evita improvisacin o criterios personales
Clarifican las acciones a tomar
Ahorro de tiempo

Limitaciones del uso de manuales


En pequeas empresas son poco consultados
Si son poco actualizados, pierden confiabilidad
Costosos
Demasiado rgidos para describir determinadas
situaciones

Pasos para realizar manuales


Planeamiento
Recopilacin de la informacin
Procesamiento de la informacin
Redaccin del manual

Formato
Contenido

Revisin del manual


Circulacin
Actualizacin

Planeamiento

Definicin de los objetivos de cada una de las reas


de la empresa
Diagnstico situacional de la empresa en cuanto a :
personal, finanzas, organizacin y tecnologa.
Plan de trabajo, con estimaciones en tiempo y
costos:

Dividir la elaboracin del manual en etapas y subetapas bien


definidas.
Determinar la secuencia de dichas etapas.
Estimar el tiempo necesario para cada etapa
Estimar el tiempo total para la elaboracin del manual.

Recopilacin de la informacin
Comunicar por escrito que se requiere de apoyo
y cooperacin para elaboracin de los manuales.
Investigacin documental, observaciones,
cuestionarios y entrevistas.

Procesamiento de la informacin
La informacin recabada debe ser depurada,
clasificada y analizada.
El analista debe desarrollar habilidades para el
manejo de la informacin y la relacin con los
usuarios.
Es importante normalizar la terminologa y la
presentacin de la informacin.

Redaccin de los manuales


Se debe tener en cuenta a que personas va
dirigido, el grado de especializacin del
manual, el posible uso frecuencia de
consulta.
Lenguaje sencillo claro, preciso y
comprensible.

Formato y comprensin

Un manual administrativo, cumple con su


objetivo bsico si es consultado, por ende
debe ser:

Fcil de leer
Que disponga de referencias rpidas y precisas.
Disponer de adecuada apariencia y orden.

Formatos de narracin
De libro de cocina
Narrativo convencional
De guin teatral
Mediante tablas de decisin
Grficos de flujo

Tips para la redaccin de manuales

Frases claras y cortas


Evitar ambigedades
Uniformidad en el estilo
Utilizar terminologa tcnica slo cuando sea
imprescindible
Tono formal
Documentar codificacin
Grficos que ayuden al entendimiento:
Organigramas.
Diagramas de flujo
Cursogramas

Documentacin Codificacin
XX XX XX XX
Ceros para la parte del proceso, o un nmero de
formulario para identificarlo
Numero de paso dentro del mismo
Numero correspondiente al rea o al procedimiento
Identificacin del sistema

Suponiendo que la operacin es el 4,- Compras y procedimiento Compras


menores tiene asignado el 03

4.03.04.00 Controla a travs de una ficha de stock el nivel de existencias


de un artculo. Si est por debajo del mnimo, genera la solicitud de
compra

4.03.05.00 Enva el original a Compras y archiva el duplicado

4.03.08.00 Revisa el rechazo de Almacenes

Contenido de un manual
ndice, normalmente numrico

Introduccin
Instrucciones sobre su uso
Cuerpo principal
Glosario
Anexo

Revisin y aprobacin

La revisin debe efectuarse en dos


fases:
Primer

revisin: reuniones con los


participantes en la elaboracin de los
manuales, analistas, directivos y usuarios.
Revisin final: a cargo del analista y
directivos de la empresa, culminando con la
aprobacin de los niveles directivos.

Formas de circulacin

Selectiva
Abierta
Por reas

Actualizacin

Mantenerlos actualizados permite que cumplan


con su objetivo

Disponibilidad de un programa de revisin y


actualizacin peridico.