Gratis alternatieven online voor Microsoft Office

Eind januari lanceerde Microsoft zowel het nieuwe besturingssysteem Vista als een nieuwe versie van het Office-pakket, Office 2007. De markt voor kantoorsoftware is al vele jaren in handen van Microsoft, dat met het pakket zo’n 95 procent van alle kantoor- en thuiswerkers bedient. De basis van Office ligt in het tekstverwerkingsprogramma Word, dat in de jaren negentig een enorm marktaandeel veroverde ten koste van WordPerfect van Corel, omstreeks 1990 de meest populaire tekstverwerker voor een DOS-pc. Microsoft verdiende vele miljoenen met deze software en slaagt er al ruim 15 jaar in om het marktaandeel te behouden. De verkoopcijfers lopen echter terug, mede veroorzaakt door de toenemende populariteit van gelijkwaardige en gratis alternatieven op het web. Die alternatieven zijn er in overvloed. Een bekende concurrent is OpenOffice.org. Dit is een voor iedereen gratis te gebruiken kantoorpakket dat net als MS Office verschillende modules bevat voor tekstverwerking, spreadsheets en presentaties. OpenOffice was in 2005 al 50 miljoen keer gedownload en inmiddels zijn er ook varianten verkrijgbaar voor andere besturingssytemen, zoals NeoOffice voor de Mac. De software van OpenOffice moet op de pc van de gebruiker worden geïnstalleerd alvorens gebruikt te kunnen worden. Dit geldt ook voor een ander open source alternatief van Office, Zimbra. In de afgelopen twee jaar zijn er echter veel webgebaseerde alternatieven op de markt gebracht die de potentie hebben om de overheersing van Microsoft te doorbreken. Een groot voordeel van deze producten is dat ze direct, zonder installatie, via de browser gebruikt kunnen worden. In veel gevallen voorziet de software bovendien in online samenwerking, wat het mogelijk maakt dat meerdere gebruikers werken aan een document, onafhankelijk van plaats en tijd. In de media gaat de meeste aandacht uit naar Google Docs and Spreadsheets, waarschijnlijk omdat Google nu eenmaal ook verworden is tot digitale supermacht en daarmee de grootste bedreiging vormt voor Microsoft. Ik vind dat niet helemaal terecht. Het pakket van Google is namelijk nog lang geen volwaardig alternatief voor Office. Het gerucht gaat dat men ook werkt aan presentatiesoftware maar op het moment van schrijven kan het alleen Excel en Word vervangen. Toegegeven, dat doen ze goed. Het is geweldig dat je mensen mee kunt laten kijken als je werkt aan een notitie en het is erg handig dat je documenten desgewenst ook kunt opslaan als PDF-bestand. Maar beter dan Office is het nog niet. Completere alternatieven voor Office zijn beschikbaar in de vorm van ThinkFree en Zoho, die beide voorzien in software voor tekstverwerking, spreadsheets en presentaties. Je krijgt een gigabyte aan gratis opslagruimte cadeau en daarnaast kun je online over een hoop extra tools beschikken, zoals een koppeling met weblogs of, in het geval van Zoho, over een zogeheten plugin voor MS Office. Dat is een klein programmaatje waarmee je documenten vanuit de software van Microsoft direct kunt uploaden naar je opslagruimte bij Zoho. Veel mensen zijn nog wat huiverig als het gaat om de online opslag van documenten maar het is een trend die niet meer valt te stoppen. Thuiswerken en wisselende werkplekken leiden ertoe dat de behoefte aan permanent bereikbare documenten toeneemt. Veel bibliotheken beschikken nog niet over de technische infrastructuur om in die behoefte te voorzien. En juist daar verworden online Office-toepassingen tot serieus alternatief.

Mijn persoonlijke favoriet is Zoho voorlopig. Naast Office-toepassingen kun je daar ook terecht voor een gratis Wiki, webmail, projectsoftware, en nog veel meer. Voor publicaties op het web maak ik bovendien gretig gebruik van de prachtige software van www.slideshare.net (integratie van powerpoints in een website) en www.scribd.com (integratie van overige documenten). De geest van YouTube is de wereld van het documentbeheer binnengedrongen en dat biedt mooie perspectieven als het gaat om kennisdeling en het aantrekkelijker presenteren van informatie. Maar betekent dit nu dat Microsoft Office voor zijn positie moet vrezen? Ik denk dat dat wel zal meevallen. Gebruikers zijn vaak trouw aan producten die goed functioneren en hoewel MS Office veel beperkingen heeft is het wel stabiele software waar vele miljoenen mensen mee werken. Dat zal niet van de ene op de andere dag veranderen. Bovendien beseft men bij Microsoft heel goed wat er gaande is. Toen Google Docs and Spreadsheets lanceerde liet Bill Gates niet veel later weten dat Microsoft gepast zal reageren, ondanks Gates’ voorspelling dat online producten slechts een klein deel van de totale markt zullen veroveren. Heel voorzichtig wint de open geest nu ook aan terrein bij Microsoft. De 2007 editie van Office wordt op de site aangeboden en mag 60 dagen uitgeprobeerd worden. Dat is een eerste stap. Wat wel jammer is, is dat je voor features als samenwerken dan weer aparte modules moet aanschaffen, zoals Office Groove. Een open geest met grenzen dus. Het is in ieder geval de moeite om eens te experimenteren met de alternatieven, al is het maar omdat ze je werk verrijken. Edwin Mijnsbergen Links: http://office.microsoft.com/nl-nl/default.aspx http://nl.openoffice.org/ http://www.zimbra.com/ http://docs.google.com http://www.thinkfree.com http://www.zoho.com/ http://www.slideshare.net/ http://www.scribd.com/ http://www.readwriteweb.com/archives/microsoft_office_online_threat.php