You are on page 1of 5


Actual Costing/Material Ledger ­ Actual Costing/Material Ledger (CO­PC­ACT) ­ SAP Library

The Best­Run Businesses Run SAP

Enterprise Management



Actual Costing/Material Ledger
Purpose of Actual Costing/Material Ledger
The application component  Actual Costing/Material Ledger  fulfills two basic objectives: the ability to manage
material prices in multiple currencies/valuations, and actual costing.

Multiple Currencies/Valuations
A fundamental task of the material ledger is managing inventories in multiple currencies and/or valuations.
Material inventory values are normally managed by the system in only one currency (company code currency).
The material ledger enables the system to manage inventory values in two additional currencies/valuations.
This is achieved by updating all goods movements in the material ledger in up to three currencies or valuations.
Currency amounts are translated into foreign currencies at historical exchange rates directly at the time of
posting. Businesses in high­inflation countries can therefore manage their inventories in a more stable currency
(such as US dollars). This reveals inflationary effects on inventory values.

If you use transfer prices to represent value flows in your company in different valuation views, you need the
material ledger. It allows you to manage your inventories in three different valuations: legal valuation, valuation
for reporting purposes, and profit center valuation.

Before activating the Material Ledger, make sure you know which currencies/valuations you want to use, as
you cannot go back and change the setting later.…


htm?frameset=/en/53/5df779aa3011d295a200a0c930328a/fra… 2/5 . In addition to the consumption account. The actual costing further determines what portion of the variance is to be assigned to internal material consumption and sales.1/16/2017 Actual Costing/Material Ledger ­ Actual Costing/Material Ledger (CO­PC­ACT) ­ SAP Library Note that the activation of the material ledger is a prerequisite for using multiple you can use this actual price as the standard price for the next period. actual costing uses actual costs to valuate inventories of raw materials. Work in Process (WIP) can also be included in Actual Costing. Exchange rate differences arise if currencies are subject to exchange rate fluctuations between goods receipt and invoice receipt. Concept Behind Actual Costing Actual costing valuates all goods movements within a period at the standard price (preliminary valuation). The actual BOM enables variances to be rolled up over multiple production levels all the way to the finished product. For more information. see Price Changes Actual costing determines what portion of the variance is to be debited to the next­highest level using material consumption. semifinished products. Actual costing calculates an actual price (periodic unit price) for each material. see Alternative Posting Logic: Posting Exchange Rate Differences Actual Costing Actual costing expands upon the functions of the application components with the purpose of determining actual costs for externally procured materials and materials produced in­house. At the same time. If material consumption (or activity confirmations) have been posted for production orders that have only been partially delivered in the settlement period (or even not delivered at all). This is to ensure consistent cost management within a production area. For more information about exchange rate differences and posting logic. At the end of the period. and finished products. you can choose to have variances from cost centers and business processes also taken into account. The system posts the exchange rate differences to the relevant material inventory account at the end of the period as part of actual costing (standard posting logic). In the case of a sale. all price and exchange rate differences for the material are collected in the material ledger. This means that the work in process can be revaluated at the actual costs of the components and activities. This portion can be subsequently debited to the consumption account to which material consumption has been posted (revaluation of consumption). The actual price that is calculated is called the  periodic unit price  and can be used to revaluate the inventory for the period to be closed. Subsequent allocation of the cost variances to the particular cost object (production order) is not possible. an actual price is calculated for each material based on the actual costs of the period. into which all actual costs for the particular period flow. or manages the exchange rate differences separately from the inventory account as not relevant to inventory (alternative posting logic). In addition. https://help. the CO account assignment object (such as the cost center) to which the material consumption has been posted. the cost of sales can be revaluated to actual. The variances for the material consumption (or activity confirmations) assigned to the work in process can be subsequently debited to the WIP accounts (WIP revaluation). In addition. Additionally. this consumption in the actual quantity structure is partly (or wholly) assigned to the work in process. can be revaluated.

 the variances subsequently debited to the WIP accounts can be allocated to the products. it also tracks variances against the standard costs. you need to activate actual costing in addition to activating the material ledger. For more information. it is possible to compare different sources of supply. it is particularly interesting for businesses that use a large number of raw materials with production processes that have multiple levels. you must use price control  standard price  for all materials that you want to use in actual costing. you must choose single­level/multilevel price determination for your materials (  Price Determination  indicator in material master record = 3). Because data in actual costing is updated at the level of the procurement alternatives. Revaluating inventories at the end of the period with the periodic unit price is optional. Therefore. Preliminary valuation of goods movements using the standard price makes a consistent and reliable cost management of your production process possible. Valuating the material stocks with the periodic unit price provides a method of valuation using actual costs while avoiding problems associated with using the moving average price for the material valuation. you still have the option of deciding between  standard price  and  moving average price  as the price control for your materials. For more information. For further information. By calculating actual prices for materials. In this case. you can choose transaction­ based price determination (  Price Determination  indicator in the material master record = 2). you need to activate activity consumption update in the quantity structure in addition to activating Actual Costing. Actual Costing therefore combines the advantages of price control using the standard price with the advantages of the moving average price. see Price Control with and Without the Material Ledger .com/saphelp_erp60_sp/helpdata/en/bc/d6cc5340487214e10000000a174cb4/content. The period dependency of the actual price supports periodic cost management. Activation Options If you want to use the  Actual Costing/Material Ledger  component to manage material inventory values in multiple currencies/valuations. Note the recommendations fromSAPregarding this under Price Control with and Without the Material Ledger If you want the system to calculate a periodic unit price for your materials based on the actual costs incurred in a you must activate the material ledger. In addition. actual costing can aid you in making decisions such as whether to make or buy. the functions of actual costing can be used not only to calculate actual costs. Constraints https://help. but are also useful for information purposes in conjunction with other cost accounting systems.1/16/2017 Actual Costing/Material Ledger ­ Actual Costing/Material Ledger (CO­PC­ACT) ­ SAP Library If the work in process is canceled in the following periods by the final delivery of the production orders. see Transaction­Based Material Price Determination . while making variances within production transparent. If you do this. The Actual Costing/Material Ledger component therefore does not just collect and calculate actual costs. Businesses that have high inventory levels and are interested in analyzing their inventory and consumption cost variances more closely can also use the functions provided by actual costing.htm?frameset=/en/53/5df779aa3011d295a200a0c930328a/fra… 3/5 . In addition. see the following: Single­Level Material Price Determination Multilevel Price Determination Periodic Material Valuation Periodic Actual Costing If you want to include variances from cost centers and business processes in addition to the material cost variances in Actual Costing. Due to the ability of actual costing to roll up costs and perform final costing at actual costs.

 make sure that actual costing is active. see the following: Periodic Material Valuation Periodic Actual Costing For more information about the multilevel price determination. If you want to perform multilevel material price determination. Constraints https://help. make sure that the following prerequisites are fulfilled: The material ledger is active for that material. When you have activated the material ledger. For more information. see Transaction­Based Material Price Determination . The price determination indicator in the master record of the relevant material is set to 3. Prerequisites for Periodic Material Price Determination If you want to perform single­level material price determination for a material.1/16/2017 Actual Costing/Material Ledger ­ Actual Costing/Material Ledger (CO­PC­ACT) ­ SAP Library The  Actual Costing/Material Ledger  component cannot be used with theSAPIndustry Business Solution  SAP Retail Actual Costing/Material Ledger Is Active The Material Ledger Is Active If you have activated the material ledger in a plant. you can update valuated goods movements in multiple currencies and valuations. see Multiple Currencies and Valuations for Materials . For more information. you can choose between the following options for material price determination: Transaction­Based Material Price Determination For more you can choose between the following options: Single­level material price determination Multilevel material price determination For additional information about single­level price determination. see Price Control and Material Price Determination .htm?frameset=/en/53/5df779aa3011d295a200a0c930328a/fra… 4/5 . Periodic material price determination If you want to determine material prices by period. The price control indicator in the master record of the relevant material is set to S. see: Periodic Actual Costing .sap.

 see Actual Costing/Material Ledger ©   C OPYR I GH T   BY  SAP  SE  OR   AN   SAP  AF F I LI AT E  C OM PAN Y. s ap.1/16/2017 Actual Costing/Material Ledger ­ Actual Costing/Material Ledger (CO­PC­ACT) ­ SAP Library The material ledger only supports active ingredient management for transaction­based material price determination. See also For additional   –  PR I N T ED   F R OM   SAP  H ELP  POR TAL.htm?frameset=/en/53/5df779aa3011d295a200a0c930328a/fra… 5/5 . (ht t p: / / help. c om )   ALL  R I GH T S  R ESER VED .