You are on page 1of 16

PROGRAMA DE RECURSOS

Las estimaciones
y determinaciones de los tiempos
consideran
fundamentalmente la disponibilidad de los recursos. Aunque se hagan
independientemente entre actividades, se debe considerar la posibilidad de
que varias de ellas compartan los mismos recursos, especialmente cuando
ocurren rutas paralelas.
Los recursos son aplicables al trabajo a realizarse es decir a una actividad
específica, o un bloque de actividades, para producir resultados deseados
en la actividad, el precio de tiempo y costos.
Planificación de recursos
La asignación de recursos se puede medir en términos de hombre/día,
maquinas /horas, etc.
De esta manera una entrada de recursos para una actividad o un bloque
de actividades, podría ser, por ejemplo:
Diez días laborables trabajados por una persona de categoría B
3 días laborales trabajos por el señor A
En el primer ejemplo se especifican los servicios de un tipo de recursos y en
el segundo se refieren a los servicios de un elemento de recurso
La ejecución de una actividad puede requerir asignación o entrada de
recursos de diferentes tipos, es decir, con respecto a:


Capacidad de las personas
Capacidad de las maquinas
Entre otros

La eficiencia de una asignación de recursos, se mide en función del trabajo
realizado, tanta en cantidad como calidad, por unidad de tiempo (día ,
hora , etc.)
En las etapas de planificación, cuando pensamos en términos de tipo de
recursos, se tiene que aplicar eficiencias:

Normales
Estándares

Hay que tener en cuenta en esta etapa, las desviaciones en estas
eficiencias, cuando se consideran los elementos de recursos.
Las diferencias en las eficiencias para elementos de los recursos de los
valores normales y estándares, dependen de los siguientes aspectos:

Educación y entrenamiento
Experiencia

Las actividades ligadas entre si por la relación de secuencia de la red. La planificación de recursos para el proyecto empieza con el estudio de los tipos de recursos y elementos de los mismos que estén disponibles. es lo que denominamos la distribución de recursos la distribución de recursos se realiza entonces tomando día por día las actividades que se programaron . haciendo una sumatoria de entrada de recursos totales. una columna en donde se registraran los recursos asignados por cada actividad. teniendo en cuenta las relaciones estructurales entre las actividades . dentro de la organización que se está ejecutando el proyecto y fuentes externas. . alternativas que proporcionan una indicación con respecto a:   Duración y costos de actividad Resultados de actividad DISTRIBUCIÓN DE LOS RECURSOS: Los requerimientos diarios de un recurso dependen del número de actividades programadas en el dia.     Motivación personal Edad Calidad de trabajo Cantidad de trabajo Características de los materiales. de tal manera que la demanda diaria de recursos sea la más conveniente . que se llaman holguras El ajuste de actividades entre los márgenes de fluctuación . etc. incluyendo sus propias características como por ejemplo:    El grado de disponibilidad La eficiencia con respecto al trabajo a realizarse Precio de cada unidad de trabajo por unidad Para las actividades o igualmente para bloques de actividades. es decir recursos propios o internos y recursos externos. se deben evaluar las diferentes combinaciones de recursos. disponen de algunos márgenes de tiempo para su realización. Se crea entonces en el cuadro de resumen de cálculo.

y por la tanto pueden consumir un número mayor de recursos .NIVELACIÓN DE LOS RECURSOS Hay unas actividades que son más importantes que otras . desplazando hacia adelante. utilizando una serie de tanteos y escogiendo la mejor distribución . cuando el proyecto es manejable y no contemple demasiadas tareas . sumando verticalmente en cada fecha y en todas las actividades que se desarrollan en esta fecha. las actividades que tienen dicho margen de fluctuación. Ejemplo: Tenemos que del número (1) . La mejor distribución de recursos. se multiplica por el número de veces que se encuentra en la distribución . que nos ayudan a realizar esta asignación . esta asignación depende entonces de su importancia dentro del contexto del proyecto que se está programando y de la rapidez que se requiere finalizar determinada tarea Una nivelación de recursos se puede hacer manual . Se repite entonces el proceso de distribución de recursos. se debe hacer uso del computador . distribución y especialmente la nivelación . se hace uso de la holgura total. se toma sucesivamente con cada número que aparece en la distribución . corresponde a la menor suma de cuadrados. cuando un proyecto es demasiado grande . que es cinco (5) . Al tratar de encontrar la mejor distribución de recursos se debe elevar al cuadrado los recursos requeridos diariamente y sumarlos. obteniendo así una sumatoria de cuadrados. caso contrario . que es( 5) . ya que se encuentra algunos programas o software . Para ejecutar las nivelaciones de recursos. usando total o parcialmente la holgura. nos da el valor total . al cuadrado de este número es (1).

.

de una iniciación en cuatro (4) .Para realizar la segunda distribución o primera nivelación de recursos. de igual forma como en el proceso anterior . y distribuimos nuevamente los recursos sumando verticalmente por fecha . a una iniciación en (6) . utilizando parcialmente su holgura . Continuando con el ejercicio de desplazaremos la actividad B . se hace de las actividades que poseen holgura. desplazándola hacia la derecha.

Una vez se ha definido el alcance del proyecto. EDT viene a ser la división del proyecto entre las partes que lo componen de manera lógica y sistemática con el fin de establecer paquetes de trabajo que permitan un manejo más fácil y efectivo del mismo. como la mejor distribución de recursos HISTOGRAMA DE RECURSOS El histograma de recursos . la mejor distribución de recursos . . para poder visualizar de una mejor manera . y sobre el programa. a lo largo de todo el programa o proyecto realizado. en este caso personal o mano de obra . Para ello se usa un enfoque formal.La segunda distribución o primera nivelación nos da un total en la suma de cuadrados de 102. en inglés “work breakdown structure.WBS”. tomamos la segunda. sistemático. la distribución del recurso . ESTRUCTURA PARA LA DIVISION DEL TRABAJO La estructura para la división del trabajo. y poder tener un control más eficaz sobre estos . que definirá los elementos respectivos. Como la menor suma de cuadrados. es llevar a una gráfica . es la mejor distribución. Este enfoque se llama estructura para la división del trabajo. debe traducirse a elementos de trabajo específico y detallado.

que se puedan programar. como se dijo en pequeñas porciones. Cuando se originan cambios. estas porciones se llaman “paquetes de trabajo” o “ work packages”. Los rubros que salen de esta se denominan paquetes de trabajo. presupuestar y controlar. Cada paquete de trabajo representa bien sea un subcontrato de trabajo o. La EDT debe ser revisada por los miembros del equipo de trabajo del proyecto. Estas categorías se dividen en subcategorías. un contrato interno para ser ejecutado por una unidad funcional. se trata en un próximo capítulo. Esto da como resultado una estructura jerárquica. se hacen las siguientes dos preguntas constantemente: qué más se necesita?. más probablemente. los cuales pueden a la vez descomponerse en un número específico de actividades. relativamente pequeños si se comparan con todo el proyecto. la EDT planeada se compara con el trabajo realizado en cada fecha de revisión del proyecto (se sugiere sea bimensual) y se da una estimación de desviación en tiempo. se requiere un procedimiento sistemático de control en donde los cambios necesarios sean autorizados y comunicados oficialmente a todas las partes afectadas. y así sucesivamente. programación y costos. que a su vez se subdividen. En el momento en que la EDT haya finalizado. Estos paquetes deben representar actividades y tareas de similar magnitud en esfuerzo. por la desviación señalada anteriormente. costo y duración. qué viene a continuación?. Durante el proceso de construcción de la EDT. El manejo y el control de cambios que forma parte de la gerencia de proyectos. La EDT divide el proyecto. . el proyecto se encontrará totalmente definido. Generalmente los ítem que hacen parte de la estructura para la división del trabajo son asignados a un receptor especial identificado como la cuenta de costos (ver gráfica 9. La idea es crear tareas individuales tan claramente definidas. Cuando el proyecto entra en su etapa de ejecución. gerencia de proyecto y entrenamiento.El primer paso al crear la EDT es dividir el proyecto en las categorías más grandes.1). considerando que dentro de ella deben incluirse las actividades de documentación. Hay que tener en cuenta que la EDT es la estructura central de la planeación de un proyecto y del proceso de control del mismo.

(ver gráfica 9. EDC. han sido asignadas a las distintas unidades que integran la organización del proyecto.2) que sirve para señalar qué actividades (algunos escritores las llaman elementos). . La EDT no hay que confundirla con otras estructuras similares que se aplican en los proyectos. EDO. La estructura para la división de los recursos EDR que tiene vigencia cuando los paquetes de trabajo son asignados a personas. presupuestos y asignación de responsabilidades. que no es otra cosa que la descripción de los paquetes de trabajo y la inclusión de fechas de la programación.La descripción de las actividades de los trabajos integra lo que comúnmente se conoce como el diccionario de la EDT. entre ellas la estructura para la división de la organización. o la estructura para la división de los costos. que se presenta cuando se asignan los costos a los paquetes de trabajo.

La EDT no hay que confundirla con otras estructuras similares que se aplican en los proyectos. entre ellas la estructura para la división de la organización. EDO.2) que sirve para señalar qué actividades (algunos escritores las llaman elementos). que no es otra cosa que la descripción de los paquetes de trabajo y la inclusión de fechas de la programación. La estructura para la división de los recursos EDR que tiene vigencia cuando los paquetes de trabajo son asignados a personas. EDC. presupuestos y asignación de responsabilidades. han sido asignadas a las distintas unidades que integran la organización del proyecto.La descripción de las actividades de los trabajos integra lo que comúnmente se conoce como el diccionario de la EDT. que se presenta cuando se asignan los costos a los paquetes de trabajo. o la estructura para la división de los costos. (ver gráfica 9. .

esto significa que puedan programarse adecuadamente incluyendo “milestone” que sirvan como base de medición y avance. Por último. que por su magnitud y alcance permitan ser ejecutadas por una dependencia.2A). ( Ver gráfica 9.La EDT busca dividir y subdividir los trabajos contemplados en el proyecto hasta obtener actividades que en lo posible sean independientes unas de otras. que sean manejables. . los trabajos deben ser medibles. Además. es decir.

Además. elaboración de planos. el proyecto total es representado por un solo bloque en el tope del gráfico. rastreo de equipos y materiales y muchas más que han beneficiado a administradores y técnicos en la difícil tarea de manejar proyectos. La EDT también permite una organización adecuada del trabajo con miras a facilitar los requerimientos contables de los cargos de las obras con el fin de elaborar una codificación apropiada. la indicación de la responsabilidad en todas las áreas del proyecto. La EDT es una presentación esquemática de la desagregación e integración del proyecto por medio de la cual el gerente del proyecto define el plan del proyecto a ser ejecutado. Luego es subdividido en divisiones lógicas determinadas por el alcance del proyecto. Las actividades se pueden caracterizar por su duración. era difícil relacionar el costo con el progreso. Es por esto que la estructura para la división del trabajo.Para el control más efectivo de un proyecto complejo es importante la integración del cronograma y del presupuesto. otras son cortas y presentan poca dificultad. las metas y las especificaciones para cada actividad por llevarse a cabo. ha generado técnicas de programación y control de proyectos. Como no había una verdadera relación entre los dos después de iniciado el trabajo. . El costo de un proyecto se basaba en rastrear y hacer predicciones “para completar” contra la línea básica del presupuesto. Por otra parte un proyecto requiere un plan que defina los objetivos. una programación. en cambio. En el pasado. los recursos requeridos y. divididas en agrupaciones lógicas siguiendo el mismo razonamiento. La EDT ha venido ganando aceptación en la administración de proyectos. el plan de ejecución y los requerimientos contables para codificar los costos. nivel de tecnología y costo. Tiene un significado semejante al plan de navegación empleado en la industria del software y los computadores. Estas subdivisiones son. lo más importante. Algunas actividades son complejas y costosas. archivos de documentación. De otro lado es preciso destacar que la complejidad que presenta la ejecución de un proyecto pide a gritos la conformación de procedimientos y herramientas que permitan adelantar las actividades dentro de un marco de confianza y seguridad. el porcentaje de progreso físico en una obra era seguido independientemente usando el cronograma como base. Esta representación jerárquica del proyecto hace posible mostrar las relaciones de las tareas a todos los niveles. contenido del trabajo. Este concepto permite la integración del cronograma y del presupuesto en un solo sistema para que se pueda hacer un rastreo significativo. a su vez. Así mismo la EDT muestra las sucesivas subdivisiones del trabajo en un gráfico similar al usado para organigramas convencionales. por ejemplo. el presupuesto.

las cuales a la vez pueden ser planeadas. hemos incluido la gráfica 9. asignando los fondos a los paquetes de trabajo previamente establecidos. . se han subdividido en sus varios componentes hasta establecer tareas específicas que permiten una fácil programación. El lector podrá apreciar que los diseños civiles. presupuestadas y controladas. entre otras. programada. • Asignar la ejecución de estas tareas a dependencias especiales tales como departamentos. el método de control. • Establecer una prioridad dentro de los planes por desarrollar con base en las características técnicas y económicas de cada paquete de trabajo. Por esta razón. EDO del proyecto con la EDT. con el sistema de información y control y adicionalmente con la estructura para la división de los costos.3 en la que aparecen varios niveles de la EDT para el proyecto de una planta industrial (Ver gráficas 9. EDC. y de esta manera integrar la estructura para la división de la organización. El concepto de la EDT es más sencillo de explicar gráficamente.La EDT debe terminar cuando se ha llegado a un nivel que permita manejar adecuada e integralmente las diferentes actividades que hacen parte del proyecto y a la vez facilite la asignación de los recursos para su ejecución. a título de ejemplo. Diseño de la EDT Todo lo anterior se puede condensar en los siguientes pasos que indican el procedimiento general para diseñar y aplicar la EDT: • Usar la información del plan de trabajo. la duración de las actividades. una adecuada fijación del presupuesto. y demás informaciones necesarias para llevar a cabo los trabajos. un efectivo control de su ejecución. grupos.2A y 9.Adicionalmente con la EDT es posible: • Planear con más efectividad al reducir los componentes del proyecto en tareas manejables. los vendedores potenciales para la adquisición de equipos y materiales. Continuar de esta manera hasta que todos los paquetes de trabajo hayan sido identificados y cada actividad pueda ser planeada.3). • Integrar la EDT con la estructura para la división de la organización. secciones o subcontratistas. • Una vez definidos los paquetes de trabajo. monitoreada y controlada. Así mismo. es preciso identificar la información que requiere la EDT. el presupuesto. EDO. los recursos. listar las actividades e irlas dividiendo sucesivamente hasta niveles más bajos de detalle. y una clara fijación de los recursos. presupuestada. • Integrar el sistema de información y control del proyecto con los paquetes de trabajo que resultan de la EDT y con el responsable de su ejecución. las especificaciones.

es conveniente mostrar en esta matriz las interfaces entre las actividades. las actividades y subactividades. incrementar los recursos de determinadas actividades que se encuentren retrasadas. itinerario. y las dependencias responsables de su ejecución. ya que mientras el proyecto muestre estar por encima del presupuesto. El mecanismo que soporta las etapas típicas de manejo es encontrado en organizaciones modernas. con el fin de conformar una matriz de responsabilidades que servirá eficazmente al manejo del proyecto. es posible comparar lo que debería haberse realizado contra el progreso real. En la intersección de los más bajos niveles de estas estructuras se forman bloques. pero el progreso real de los trabajos mucho menor de lo programado. y a la vez identificar problemas y circunstancias que hayan originado las variaciones. La desagregación adicional es adelantada por las personas encargadas de hacer el trabajo es decir. por ejemplo. También los gastos pueden ser menores de lo programado. A través de los paquetes de trabajo. es posible verificar los recursos empleados contra los recursos planeados. en el sentido de señalar quién ejecuta cada actividad y quién aprueba dicha ejecución. • Todos los paquetes de trabajo deben ser verificados por las dependencias y las personas responsables de toda o parte de su ejecución. el paquete de trabajo es la unidad más pequeña empleada por el gerente del proyecto para la planeación y el control. manejo y control del proyecto. presupuesto y resultados esperados o rendimiento. el líder del grupo quien convierte el paquete de . cronograma. En cuanto a paquetes de trabajo las actividades a ejecutar son subdivididas cada una según su contenido. • La misma comparación es aplicable a la programación. Estos bloques constructivos son paquetes de trabajo en los cuales una unidad específica del nivel más bajo de la organización es asignada a tareas concretas al nivel más bajo de la EDT. cuidando previamente el incremento en el presupuesto. En términos operacionales. Además.hay que establecer la lista del personal y de las dependencias que serán responsables por cada actividad. resulta factible tomar acciones correctivas como. Con base en esta información. Lo importante es que las acciones correctivas sean tomadas con suficiente anterioridad para que verdaderamente ocasionen un refuerzo o un cambio conveniente en el rumbo de las actividades del proyecto COMBINACIÓN DE LAS ESTRUCTURAS DE LAS DIVISIONES PARA LA ORGANIZACIÓN Y PARA EL TRABAJO Las dos estructuras forman la base para la planeación. los resultados logrados pueden estar muy atrás de lo esperado. • Desde el punto de vista de control.

el presupuesto y la asignación de los recursos de su correspondiente actividad. las líneas de responsabilidad son claramente definidas. el manejo tecnológico y el control. En resumen la EDT y la EDO suministran la estructura para desarrollar e integrar las herramientas necesarias para la programación. y el efecto de una decisión hecha sobre cada elemento del proyecto puede ser rastreado en cualquier nivel de la EDT o de la EDO. En la planeación. con las personas y . y los gerentes funcionales son definidas por la estructura organizacional y la matriz de responsabilidades. Las relaciones entre gerentes de proyectos. La EDT y el sistema de información y control del proyecto Además de todo lo tratado anteriormente. Las personas responsables por los paquetes de trabajo son las comprometidas con el real desarrollo de los mismos. la EDT sirve también para establecer la estructura que permita aplicar un sistema de información y control gerencial del proyecto. de la EDO y su relación es el primer paso en la integración de estas funciones.trabajo en un conjunto de actividades y tareas básicas las cuales son llevadas a una hoja de asignación de trabajo. La persona responsable por un paquete de trabajo es la encargada de la programación detallada. se integra el trabajo por realizar con la estructura de la organización. el presupuesto. el control. El desarrollo de la EDT. y en el manejo de un paquete de trabajo. representantes del cliente. De este modo.

las hojas de trabajo que cubren un total de tres semanas. cronograma o recursos requeridos. Las hojas de asignación de trabajo tienen los siguientes objetivos: • Proveer un método para identificar y clarificar las expectativas del supervisor con el trabajador. . flujo de fondos. son preparadas y revisadas cada dos semanas.dependencias responsables de su realización y con las actividades de planeación. HOJA DE ASIGNACIÓN DE TRABAJO Las asignaciones de trabajo deben hacerse de tal manera que eliminen dudas en cuanto a las expectativas desde el punto de vista del contenido. la preparación y revisión de los formatos de asignaciones no requiere ningún tiempo adicional por parte del funcionario o del supervisor. presupuesto. Las hojas de asignación de trabajo son una herramienta para asegurar que el supervisor y el trabajador están de acuerdo en cuanto a lo que se espera en materia de trabajo. Sin este tipo de integración no es factible manejar ordenadamente proyectos de ingeniería ni evitar demoras y pérdidas económicas en los proyectos (Ver gráfica 9. y sí se ahorra tiempo debido al requisito que se impone de comprender más a fondo las asignaciones de tareas. En total.8). análisis de la información y emisión de reportes de avance de los trabajos.9). control. para el futuro inmediato. Típicamente. (Ver gráfica 9. programación.

es necesario cuantificar el número de horas faltantes para terminar actividades que por alguna razón. elaborar los gráficos de barras en donde aparezcan las fechas en las cuales hay que realizar las actividades. generalmente debido a falta de información. Estas actividades se obtienen de las requeridas por el cronograma de trabajo de la disciplina respectiva y se enumeran y cuantifican en la hoja en mención. • Hacer una advertencia oportuna y adelantar una acción correctiva en caso de presentarse aspectos problemáticos. El trabajador anotará semanalmente el número de horas gastadas realmente en completar cada una de las actividades. indicando además la fecha más probable de finalización. no ha sido posible concluir. de la gerencia hacia los individuos y viceversa. Cualquier situación que afecte o haya afectado una o varias actividades es anotada en la hoja de asignación de trabajo. El número de horas requeridas para adelantar cada actividad se indicará en la hoja de trabajo.9).• Involucrar a cada ingeniero responsable de los trabajos en la planeación de sus actividades y en el presupuesto de su tiempo. . Los dos personajes citados se ponen de acuerdo sobre el estimativo de las horas requeridas por cada una de las actividades. Es conveniente. así mismo. Cada dos semanas el supervisor y el funcionario encargado de la especialidad individual revisan las actividades que deben ejecutarse durante las tres semanas siguientes. Las actividades seleccionadas incluirán todos los ítem de trabajo para sólo el siguiente periodo de tres semanas. El número total real de horas gastadas para realizar se anota en la hoja de asignación de trabajo cuando la actividad haya sido terminada (Ver gráfica 9. De otro lado. • Proveer un mecanismo de retroalimentación del rendimiento.