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Microsoft Office Excel 2010

Expert

Cdigo de curso: MS-EX10E


Pre-requisitos:
Curso de Excel 2010 Core.
Duracin: 20 hrs.
Objetivo:
En este curso usted podr administrar y explotar la informacin de su empresa o trabajo, automatizar
procesos, hacer anlisis financieros y estadsticos complejos, compartir la informacin con oros
usuarios, proteger sus datos auditorias, crear grficos, ,Tablas Dinmicas, el uso de Solver ,Macros
etc. Es una herramienta ideal para el personal del rea contable, financiera, administrativa,
estadstica, control, ingeniera etc.
Campo de trabajo:
Administrativo, industria, gobierno, servicios, micro, pequea mediana empresa, administracin
personal, entre otros.
Materiales de Apoyo:
Manual y CD con ejercicios y prcticas.

Certificaciones disponibles:
Microsoft Office Specialist

TEMARIO
XML. Pg. 2
Qu es XML?
Por qu usar XML?
Usar ms datos de ms formas
Automatizar los procesos de la organizacin
Intercambiar datos entre ms sistemas
Componentes bsicos de un sistema XML
Guardar o exportar datos XML
Guardar el contenido de un rango asignado en un
archivo de datos XML.
Exportar el contenido de un rango asignado en un
archivo de datos XML.
Guardar el contenido del libro activo con formato de
archivo de hoja de clculo XML
Crear y Editar listas. Pg. 6
Listas
Las ventajas de las listas
Crear una lista
Listas XML
Crear una lista XML
Utilizar frmulas en una lista XML
Ocultar el borde de una lista XML
Listas personalizadas

Agrupa y esquema. Pg. 12


Preparar los datos para el esquema
Mostrar u ocultar datos en un esquema
Trazado manual y trazado automtico de un
esquema
Trazado manual de un esquema
Plantillas. Pg. 14
Plantilla de hoja de clculo
Plantilla de libro
Crear una plantilla
Guardar como pgina Web. Pg. 15
Datos no interactivos
Datos interactivos
Envo de libros por correo electrnico. Pg. 16
Enviar todo el libro como datos adjuntos
Enviar una seleccin o una hoja de clculo como
mensaje
Hipervnculos. Pg. 17
Crear un hipervnculo a un archivo nuevo
Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web
existente

Crear un hipervnculo a una direccin de correo


electrnico
Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de
una pgina Web
Establecer un vnculo con otro libro o
programa. Pg. 21
Dnde pueden utilizarse eficazmente los vnculos
El aspecto de un vnculo a otro libro
La diferencia entre vincular e incrustar otros
programas en Excel
Controlar cmo se actualizan los vnculos
Compartir libro. Pg. 23
Crear un libro compartido
Trabajar en un libro compartido
Posibilidad de ver los cambios de los dems
usuarios
Resolucin de conflictos
Conservar las vistas y configuraciones personales
Compartir un libro
Dejar de compartir un libro
Quitar un usuario de un libro compartido
Resolver los cambios conflictivos de un libro
compartido
Combinar libros. Pg. 27

Subtotales. Pg. 45
Pasos para aplicar subtotales
Pasos para quitar subtotales
Validacin. Pg. 47
Permitir valores de una lista
Permitir nmeros dentro de los lmites
Permitir fechas y horas dentro de un perodo
concreto
Permitir texto de una longitud especfica
Calcular qu se permite segn el contenido de otra
celda
Utilizar una frmula para calcular lo que se permite
Especifique si la celda se puede dejar en blanco
Mostrar un mensaje de entrada opcional
Especifique cmo desea que Microsoft Excel
responda cuando se escriban datos no vlidos
Auditoria de hojas de clculo. Pg. 50
Rastrear celdas que proporcionan datos a una
formula (precedentes)
Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda
en concreto (dependientes)
Rastrear errores en frmulas
Rodear con un crculo las celdas no vlidas
Ventana Inspeccin
Evaluar formula

Control de cambios. Pg. 27


Funcionamiento del control de cambios
Utilizar el control de cambios
Activar el control de cambios de un libro
Aceptar y rechazar cambios

Formularios. Pg. 54
Utilizar un formulario
Explorar registros
Agregar un registro
Eliminar un registro
Usar criterios

Proteccin de hojas de clculo y de libros... Pg.


31
Proteger una hoja de clculo
Proteger un libro
Proteger un rango
Proteger un libro para que no se pueda ver o
modificar
Proteger un libro compartido

Consolidar. Pg. 56
Utilizar frmulas 3D
Pasos para consolidar los datos con referencias 3D
o frmulas
Consolidar por posicin
Consolidar por categoras
Pasos para consolidar por posicin o categora

Permisos del Information Right


Management. Pg. 36
Niveles de acceso
Establecer una fecha de caducidad para el
contenido
Incluir informacin de referencia
Permitir a los usuarios ver contenido con Microsoft
Office 2003
Exigir que los usuarios estn conectados a Internet
para abrir contenido con permiso restringido
Cambiar el nivel de acceso de un usuario
Tablas dinmicas. Pg. 40
Crear un informe de tabla dinmica
Especifique el origen de los datos.
Especifique el tipo de informe que desea crear
Rango
Diseo
Finalizar

Tabla de datos. Pg. 60


Tablas de datos de una variable
Crear una tabla de datos de una variable
Tabla de datos de dos variables
Crear una tabla de datos de dos variables
Clculos de las tablas de datos
Escenarios. Pg. 62
Crear un escenario
Eliminar un escenario
Modificar un escenario
Combinar escenarios de otra hoja de clculo
Crear un informe de resumen de escenario
Buscar objetivo. Pg. 64
Solver. Pg. 65

Importar datos. Pg. 70


Importar datos de bases de datos y archivos
Importar datos con Microsoft Query
Importar datos del Web
Actualizacin de datos
Creacin de Macros. Pg. 75
Macros grabadas

Grabar una Macro


Ejecutar una macro
Crear una macro mediante programacin en VBA
Ejemplos de programacin en VBAPg. 80
Importar y Exportar mdulosPg. 85

XML
Qu es XML?
XML es el acrnimo del ingls eXtensible Markup Language (lenguaje de marcado ampliable o
extensible) desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C).
Es una versin simple de SGML. Su objetivo principal es conseguir una pgina Web ms semntica.
Aunque una de las principales funciones con las que nace sera suceder al HTML, separando la
estructura del contenido y permitiendo el desarrollo de vocabularios modulares, compatibles con cierta
unidad y simplicidad del lenguaje (objetivo que se viene desarrollando a travs de la especificacin
XHTML), tiene otras aplicaciones entre las que destaca su uso como estndar para el intercambio de
datos entre diversas aplicaciones o software con lenguajes privados como en el caso del SOAP.
Al igual que el HTML, se basa en documentos de texto plano en los que se utilizan etiquetas para
delimitar los elementos de un documento. Sin embargo, XML define estas etiquetas en funcin del
tipo de datos que est describiendo y no de la apariencia final que tendrn en pantalla o en la copia
impresa, adems de permitir definir nuevas etiquetas y ampliar las existentes.
Son varios los vocabularios desarrollados en XML con el fin de ampliar sus aplicaciones. Podemos
considerar fundamentales: XHTML, XSL-FO y XSLT, XLink, XPointer y Schema. Adems, existen
tambin versiones para usos especficos, como MathML (frmulas matemticas), SVG (grficos
vectoriales), RSS (sindicacin de noticias), o XBRL (partes financieros).

Por qu usar XML?


XML le permite utilizar informacin contenida en ms tipos de orgenes de datos y de ms formas
distintas.
Los negocios de hoy en da dependen de la informacin y los datos pueden provenir de varios
orgenes de informacin distintos: bases de datos, pginas Web, archivos de hojas de clculo y correo
electrnico, por mencionar slo algunos. XML le permite trabajar con ms datos de ms orgenes y
hacer ms cosas con esos datos. El lenguaje XML es tan popular porque resulta muy til.

XML permite intercambiar datos entre los sistemas que en el pasado eran incompatibles.

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Usar ms datos de ms formas


Suponga que dirige el departamento de recursos humanos de una organizacin de mediano tamao.
Su organizacin recibe una gran cantidad de currculos, normalmente en forma de documentos o
mensajes de correo electrnico.
No sera fantstico poder copiar automticamente los nombres, direcciones y listas de capacidades
laborales desde esos currculos? O algo incluso mejor, y si pudiera usar sus equipos para asignar
esas capacidades con los puestos disponibles? Y lo mejor de
todo, y si el mismo proceso preparara un informe sobre el
rendimiento de su departamento para el responsable al
que rinde cuentas?
Puede hacer todo eso (y ms) con XML. Puede extraer
datos de varios orgenes de datos, almacenar la
informacin en un lugar para saber exactamente dnde
buscarla y volver a utilizar los datos siempre y donde los
necesite.
Por ejemplo, necesita presentar en un informe los datos
presupuestarios
de
los
ltimos
tres
aos?
Independientemente de cmo guarde los datos, si stos
estn en formato XML, puede seleccionar lo que necesita
e importarlo en un documento, una hoja de clculo o una
base de datos, segn lo requiera la situacin.

Varios orgenes de datos, mltiples usos de los datos de cada origen.

Automatizar los procesos de la organizacin


Otra de las ventajas de XML es su capacidad para automatizar cualquier cantidad de procesos de la
organizacin. Suponga que un cliente le enva un pedido de compra. Lo recibe y tiene el aspecto de
cualquier documento, pero la informacin que contiene se encuentra en formato XML. Su equipo
puede transformar automticamente ese pedido de compra en una hoja de clculo para que lo pueda
utilizar su departamento de envos, as como importar automticamente los datos del pedido en su
base de datos de contabilidad. Dependiendo del diseo del sistema, lo nico que debe hacer es
presionar un par de botones.
XML es la abreviatura en ingls de Lenguaje de marcado
extensible, y se denomina "extensible" por una buena razn:
puede extenderlo adaptndolo para que se ajuste a casi
cualquier necesidad: negocios, publicacin, gobierno, ciencia,
investigacin acadmica... en cualquier campo en el que la
informacin pase de un uso a otro.

Los datos XML introducidos en un departamento pueden usarse en otros programas de otros
departamentos.

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Intercambiar datos entre ms sistemas


XML se dise originalmente para intercambiar datos a travs de World Wide Web. En la actualidad,
se ha convertido en un estndar pblico y
ampliamente aceptado para el intercambio de
datos entre cualquier cantidad de sistemas
informticos.
Puede or una descripcin de XML como
"independiente de plataforma", lo que significa
que cualquier programa desarrollado para
utilizar XML puede leer y procesar cualquier
informacin
en
formato
XML,
independientemente de los sistemas y el
hardware de los equipos informticos.
Esa capacidad le permite utilizar programas de
escritorio, como Microsoft Word o Microsoft
Excel directamente sobre los datos generados
por un equipo mainframe. Una cantidad cada
vez mayor de programas puede utilizar XML.
Se trata de una tecnologa que las empresas,
los gobiernos, los investigadores, los centros
educativos y otras entidades desarrollarn
para utilizarla en el futuro.

XML permite intercambiar datos entre los sistemas que en el pasado eran incompatibles.

Componentes bsicos de un sistema XML


Un sistema XML tpico consta de tres tipos de archivos:
Los datos XML, que son sus datos, ms las etiquetas XML
que describen el significado y la estructura de los datos.
Los esquemas XML, que definen las reglas de lo que puede
y no puede haber en sus archivos de datos. Por ejemplo, un
esquema podra servir para asegurarse de que los usuarios
no pueden escribir texto en un campo de fecha.
Las transformaciones XML, que permiten utilizar los datos
en diversos programas o archivos. Por ejemplo, una
transformacin podra agregar los datos relativos a las ventas
a un libro de trabajo, mientras que otra transformacin podra
insertar la misma informacin en un documento.

Componentes de un sistema XML bsico.

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Guardar o exportar datos XML

Las funciones de XML, excepto la de guardar archivos en el formato de hoja de clculo de XML,
slo estn disponibles en Microsoft Office Edicin Professional 2010 y Microsoft Office
Excel 2010.
Puede utilizar varios mtodos para guardar o exportar el contenido de una hoja de clculo en un
archivo de datos XML. Elija el mtodo apropiado.

Guardar el contenido de un rango asignado en un archivo de datos XML


1. Cinta de opciones, Archivo a continuacin, haga clic en Guardar. Este paso garantiza que no
se perdern los cambios realizados en el libro al guardarlo como un archivo de datos XML.
2. Cinta de opciones, Archivo, haga clic en Guardar como.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML.
4. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Datos XML.
5. Haga clic en Guardar.
6. Cuando aparezca una alerta indicndole que guardar el archivo como Datos XML puede suponer
una prdida de funcionalidad, haga clic en Continuar.
7. Si aparece el cuadro de dilogo Exportar XML, haga clic en la asignacin XML que desea utilizar
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Exportar el contenido de un rango asignado en un


archivo de datos XML
1. En la ficha Programar de clic en Exportar en la seccin
XML.
2. Si aparece el cuadro de dilogo Exportar XML, haga clic en
la asignacin XML que desea utilizar y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.
3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML.
4. Haga clic en Exportar.

Guardar el contenido del libro activo con formato de archivo de hoja de clculo
XML
1. Cinta de opciones, Archivo, haga clic en Guardar como.
2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo.
3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Hoja de clculo XML.
4. Haga clic en Guardar.

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Crear y Editar Tablas


Tablas
Una lista de Microsoft Excel proporciona caractersticas diseadas para facilitar la administracin y el
anlisis de grupos de datos relacionados en una hoja de clculo de Excel. Si designa un rango como
una lista, podr administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la
lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de
tabla dinmica utilizando nicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de clculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los
datos en funcin de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

No puede crear una lista en un libro compartido. Si desea crear una lista, primero debe
dejar de compartir el libro.

Las listas de Excel facilitan el uso compartido de datos entre varios usuarios mediante integracin con
Microsoft Windows SharePoint Services. Slo necesita tener la direccin Web y los derechos de
creacin en el sitio de SharePoint para compartir la lista con el fin de que otras personas puedan
verla, editarla y actualizarla. Si elige vincular la lista de Excel a una lista de un sitio de SharePoint,
puede sincronizar los cambios con el sitio de SharePoint de forma que los otros usuarios puedan ver
los datos actualizados.
Al crear una lista en Excel, las caractersticas de la lista y los elementos visuales diseados para
mejorar estas caractersticas permiten identificar y modificar fcilmente el contenido de la lista.

Cada columna de la lista tiene el Autofiltro habilitado de forma predeterminada en la fila de


encabezado. El Autofiltro permite filtrar u ordenar rpidamente los datos.
El borde de color azul oscuro que rodea a la lista permite distinguir claramente el rango de celdas
que la forman.
La fila que contiene un asterisco se denomina fila de insercin. Al escribir informacin en esta fila,
se agregarn los datos automticamente a la lista y se expandir el borde de la misma.
Puede agregar una fila Total a la lista. Cuando haga clic en una celda de la fila Total, estar
disponible una lista desplegable de funciones agregadas.
Puede modificar el tamao de la lista arrastrando el controlador de tamao de la esquina inferior del
borde de la lista.

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Las ventajas de las listas


Ordenar y filtrar listas
Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear rdenes personalizados. Tambin
puede filtrar listas para mostrar nicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
Garantizar la integridad de los datos
En las listas que no estn vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las caractersticas de
validacin de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir nicamente nmeros o
fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican
automticamente las caractersticas de validacin de listas de Windows SharePoint Services. Por
ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al
editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarn a cada
columna de la lista para garantizar que slo se admite un nico tipo de datos en cada columna.
Aplicar formato a objetos de lista
Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de
una hoja de clculo.
Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services
Al publicar una lista en un sitio de SharePoint est creando una lista personalizada de SharePoint. Si
elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin
conexin y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.

Crear una lista


1. Resalte el rango de datos que desea convertir en una lista.
2. Luego abrimos la etiqueta Insertar y por ltimo hacemos clic en la opcin Tabla.

3. Se muestra el siguiente cuadro de dilogo indicando el rango de datos.

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4. Dar clic en Aceptar y se convertir el rango especificado en tabla y mostrar delimitando el rea
mediante colores de relleno y bordes y a la derecha de cada rtulo de columna colocar una
flecha de filtro.

Utilizar frmulas en una lista XML


Puede utilizar frmulas en columnas asignadas a elementos XML con un tipo de datos XSD (XML
Schema Definition) que Excel interpreta como un nmero, una fecha o una hora. De la misma
manera que en una lista de Excel, las frmulas de una lista XML se rellenan hacia abajo cuando se
agregan nuevas filas a la lista. Vea Compatibilidad con tipos de datos XSD (XML Schema Definition)
para obtener ms informacin sobre los tipos de datos XSD admitidos por Excel.
1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.
2. En la ficha Diseo, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificacin Fila
Total.

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Convertir una tabla en un rango de datos


1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.
2. Se mostrarn las Herramientas de tabla con la ficha Diseo agregada.
3. En la ficha Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.

Listas personalizadas
Usted tiene la posibilidad de crear su propia secuencia numrica o alfabtica de manera
personalizada de aquellos conceptos que frecuentemente utilice en reportes de Excel.
1. Si ya ha introducido la lista de elementos que desea utilizar como serie, seleccinela en la hoja de
clculo.
2. Haga clic en Barra de men y la opcin archivo y, a continuacin, haga clic en Opciones.

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Haga clic en la categora Popular y, a continuacin, en Opciones principales para trabajar con
Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

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3. Siga uno de estos procedimientos:


Para utilizar la lista seleccionada, haga
clic en Importar.
Para crear una nueva lista, seleccione
Nueva lista en el cuadro Listas
personalizadas y, a continuacin, escriba
las entradas en el cuadro Entradas de
lista, comenzando por la primera entrada.
Presione ENTRAR tras cada entrada. Una
vez terminada la lista, haga clic en
Agregar

Listas personalizadas
Haga clic en una lista que desee editar o haga clic en Nueva
lista en Listas personalizadas para crear una nueva lista y, a
continuacin, escriba las entradas en el cuadro Entradas de
lista. El primer carcter no puede ser un nmero. Presione
ENTRAR para separar cada entrada.

Entradas de lista
Haga clic en una lista que desea editar o haga clic en Nueva lista
en Listas personalizadas para crear una nueva lista y, a
continuacin, escriba las entradas en el cuadro Entradas de lista.
El primer carcter no puede ser un nmero. Presione ENTRAR
para separar cada entrada.

Agregar
Guarda una lista personalizada en el cuadro Entradas de lista.

Eliminar
Elimina una lista personalizada seleccionada. No puede eliminar las listas personalizadas integradas.

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Importar lista desde celdas


Para importar entradas de listas desde un rango de hoja de clculo, haga clic en el cuadro Importar
lista desde las celdas, seleccione el rango en la hoja y, a continuacin, haga clic en Importar. El rango
de hoja de clculo debe tener cada entrada en una celda independiente. El primer carcter de una
entrada no puede ser un nmero.

Importar
Crea una lista personalizada a partir de elementos existentes en un rango de hoja de clculo. Haga
clic en el cuadro Importar lista desde las celdas, seleccione el rango en la hoja y, a continuacin, haga
clic en Importar.

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Agrupa y esquema
Microsoft Excel puede crear un esquema de los datos en el que podr mostrar y ocultar niveles de
detalle con slo hacer clic con el Mouse (ratn). Puede hacer clic en los smbolos del esquema
,
y
para mostrar rpidamente slo las filas o columnas que ofrecen resmenes o encabezados de
secciones de la hoja de clculo, o bien utilizar los smbolos para ver los detalles de cada resumen o
encabezado individual.

Preparar los datos para el esquema


Los datos que se van a incluir en un esquema deben estar en un rango, donde cada columna tenga
un rtulo en la primera fila y contenga informacin similar, y de modo que el rango no contenga filas ni
columnas en blanco.
Antes de trazar el esquema, puede ser
conveniente ordenar los datos de modo que las
filas que deban agruparse estn juntas. En la
ilustracin anterior, el rango se ha ordenado por
regin y luego por mes, de modo que las filas
detalladas de marzo y abril de la regin Este
quedan juntas, y las filas de cada mes de la regin
Oeste estn tambin juntas.
Incluya filas de resumen, bien encima o debajo de
cada grupo de filas de detalle. Para obtener los
mejores resultados, las filas de resumen debern
contener frmulas que hagan referencia a las
celdas de cada una de las filas de detalle. En la
ilustracin, existe una fila de totales debajo del
detalle de cada mes y regin. Por ejemplo, las
ventas de las filas de la 11 a la 13 se totalizan en
la fila 14. Tambin puede trazar el esquema
cuando las filas de resumen contengan texto
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12

I
descriptivo u otros datos.
Si el esquema se aplica a columnas en lugar de a filas, asegrese de que el rango tenga rtulos en la
primera columna, y de que haya columnas de resumen a la izquierda o a la derecha de las columnas
de detalle.

Mostrar u ocultar datos en un esquema


Un esquema puede tener un mximo de ocho niveles de detalle, cada uno de los cuales proporciona
datos sobre el nivel inmediatamente superior. En la ilustracin, la fila de todas las ventas, que
contiene el total de todas las filas, es el nivel 1. Las filas que contienen los totales de cada mes son el
nivel 2 y las filas detalladas de las ventas son el nivel 3. Para mostrar slo las filas de un nivel
determinado, puede hacer clic en el nmero del nivel que desee ver. En la ilustracin, las filas de
detalle de la regin Este y de abril en la regin Oeste estn ocultas, pero puede hacer clic en los
smbolos
para mostrarlas.

Trazado manual y trazado automtico de un esquema


Si ha resumido los datos con frmulas que contienen funciones, como una SUMA, Excel puede trazar
automticamente el esquema de los datos, como en la ilustracin. Los datos resumidos deben estar
junto a los datos detallados.
Si inserta subtotales automticos en un rango organizado por filas, Excel trazar automticamente un
esquema de la hoja de clculo al mismo tiempo, para que pueda mostrar y ocultar la cantidad de
detalle deseada.

Trazado manual de un esquema


Si los datos no estn organizados de forma que Excel pueda trazar su esquema automticamente,
puede crearlo manualmente. Por ejemplo, tendr que trazar manualmente el esquema de los datos si
las filas o columnas de los datos resumidos contienen valores o texto descriptivo, en lugar de
frmulas.

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Plantillas
Una plantilla es un conjunt de caractersticas de formato que se determinan a una hoja o libro,
mismas que pretendemos conservar para aplicarlas posteriormente a nuevos documentos, una
plantilla es similar a lo que conocemos cotidianamente como un machote.

Crear una plantilla

1. Determine el tipo de plantilla que desea:


Plantilla de Excel
Cree un libro que contenga las hojas, el texto predeterminado (como los encabezados de pgina y
los rtulos de filas y columnas), las frmulas, las macros, los estilos y otra informacin de formato
que desee incluir en los nuevos libros basados en la plantilla.

Plantilla de Excel habilitada para macros


1. Haga clic en Cinta de opciones, Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como.

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2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla.
3. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de Excel o haga clic en Plantilla de
Excel habilitada para macros si el libro contiene macros que desea que estn disponibles
en la plantilla.
4. Haga clic en Guardar.

37
Guardar un Libro como pgina Web
El guardar un libro de Excel como pagina Web tiene muchas ventajas implcitas, puesto que al
guardarlo en formato HTML (HyperText Markup Language) tiene compatibilidad con cualquier
Browser para Internet, Windows SharePoint Services y prcticamente el archivo puede abrirse en
cualquier equipo de computo que tenga cualquier versin de Excel, inclusive aunque no lo tenga
instalado, puesto que el archivo se abre en el Internet Explorer o Netscape, lo que nos brinda un
gran versatilidad para poder compartir la informacin.
Adems el archivo puede direccionarse a un servidor de Internet, de tal forma de que el usuario puede
trabajar en su equipo asindole modificaciones al archivo y estas automticamente son actualizadas a
la pgina Web donde se publico la informacin.
Usted tiene dos alternativas al guardar una pgina Web:
Si guarda un libro entero sin interactividad, puede abrir la pgina Web que crea Excel (una versin
HTML del archivo con la extensin .htm), modificar los datos y guardar el archivo en Excel.
1. En Excel, abra la pgina Web (archivo .htm) que ha guardado como un libro entero

Microsoft Excel Expert

15

I
2. Realice cambios.
3. Haga clic en el Cinta de opciones, Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar como

Tambin puede abrir y modificar las partes de un libro que guarde sin interactividad,
como un rango, hoja o grfico. No obstante, se mantendrn menos caractersticas de
Excel en el archivo, por lo que es posible que no pueda modificarlas de la misma
manera que antes.
Por ejemplo, al guardar un grfico como una pgina Web no interactiva, el grfico se
convierte en una imagen aparte y ya no puede modificarse en la pgina. Sin embargo, si
guarda todo un libro sin interactividad que contiene un grfico, se guarda el grfico real
en lugar de una imagen, y podr modificarse al volver a abrir el archivo.

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Envo de libros por correo electrnico
Esta opcin le permite enviar una hoja o un libro de Excel sin tener la necesidad de salir del programa
a travs de su manejador de correo electrnico, evidentemente es necesario tener configurado e
instalado el Outlook o Outlook Express para poder utilizar esta funcionalidad.
1. Abra el libro que desee enviar.
2. Siga uno de estos procedimientos:

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Hipervnculos
Un hipervnculo es texto subrayado en color o un grfico en el que se hace clic para ir a un archivo,
ubicacin dentro de un archivo, pgina Web en World Wide Web o a la pgina Web de una intranet.
Los hipervnculos tambin pueden ir a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.
Puede crear un hipervnculo a un archivo nuevo, a un archivo o pgina Web existente, a una
ubicacin especfica en una pgina Web o en un archivo de Office, o crear un hipervnculo a una
direccin de correo electrnico. Tambin puede asignar que se muestre una sugerencia al situar el
puntero en el hipervnculo.

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Crear un hipervnculo a un archivo


1. En una hoja de clculo, haga clic en la celda en la que desea crear un hipervnculo.
2.

En la ficha Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo.

3. n Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Crear nuevo documento.
4. Escriba el nombre del archivo nuevo en el cuadro Nombre del nuevo documento.
5. Para indicar una ubicacin distinta a la que se muestra en Ruta de acceso completa, escriba la
nueva ubicacin en el cuadro Nombre del nuevo documento o haga clic en Cambiar y seleccione
a continuacin la ubicacin que desee. Haga clic en Aceptar.
6. En Cundo modificar, haga clic en una opcin para especificar si abrir el archivo nuevo para
modificarlo ahora o ms tarde.
7. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla. Haga clic
en Aceptar.

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Crear un hipervnculo a un archivo o pgina Web existente.


1. Haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que represente el
hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual.
2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Archivo o pgina Web
existente.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para seleccionar un archivo de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y, a continuacin,
haga clic en el archivo con el que desea establecer el vnculo.
Para seleccionar la pgina Web de una lista de pginas consultadas, haga clic en Pginas
consultadas y, a continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.
Para seleccionar el archivo de una lista de los archivos utilizados recientemente, haga clic en
Archivos recientes y, a continuacin, haga clic en el archivo con el que desea establecer el
vnculo.
Si conoce el nombre y ubicacin del
archivo o pgina Web con los que
desea establecer el vnculo, puede
escribir dicha informacin en el
cuadro Direccin.
Para seleccionar la pgina Web
abriendo
el
explorador
y
buscndola, haga clic en Explorar
el Web
, abra la pgina Web
con la que desea establecer el
vnculo y, a continuacin, vuelva a
Microsoft Excel sin cerrar el
explorador.
4. Para
que
aparezca
una
sugerencia cuando se coloque el
puntero sobre el hipervnculo, haga clic en Info. de pantalla y escriba el texto que desee en el
cuadro Informacin de pantalla. Haga clic en Aceptar.

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Crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de una pgina Web.


Para crear un hipervnculo a una ubicacin especfica de una pgina Web, asegrese de que la
pgina Web tiene un marcador en dicha ubicacin.
1. En Microsoft Excel, haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que
represente el hipervnculo y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual.
2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Archivo o pgina Web
existente.
3. Siga uno de estos procedimientos:
Para seleccionar una pgina Web de la carpeta actual, haga clic en Carpeta actual y, a
continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.
Para seleccionar la pgina Web de una lista de pginas consultadas, haga clic en Pginas
consultadas y, a continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer el vnculo.
Para seleccionar una pgina Web de una lista de los archivos utilizados recientemente, haga clic
en Archivos recientes y, a continuacin, haga clic en la pgina Web con la que desea establecer
el vnculo.
Si conoce el nombre y ubicacin de la pgina Web con la que desea establecer el vnculo, puede
escribir dicha informacin en el cuadro Direccin.
Para seleccionar la pgina Web abriendo el explorador y buscndola, haga clic en Explorar el
Web
, abra la pgina Web con la que desea establecer el vnculo y, a continuacin, vuelva a
Excel sin cerrar el explorador.

4. Haga clic en Marcador y, a continuacin, haga doble clic en el marcador que desee.
5. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.

Crear un hipervnculo a una direccin de correo electrnico.


Cuando se hace clic en un a una direccin de correo electrnico, el programa de correo electrnico se
inicia automticamente y crea un mensaje con la direccin correcta en el cuadro Para, siempre que
haya instalado un programa de correo electrnico.
1. Haga clic con el botn secundario en el texto o grfico que desee que represente el hipervnculo
y, a continuacin, haga clic en Hipervnculo en el men contextual.
2. En Vincular a en la parte izquierda del cuadro de dilogo, haga clic en Direccin de correo
electrnico.
3. En el cuadro Direccin de correo electrnico, escriba la direccin que desee.
4. En el cuadro Asunto, escriba el asunto del mensaje de correo electrnico.
Microsoft Excel Expert

20

I
5. Tenga en cuenta que algunos exploradores Web y programas de correo electrnico puede que no
reconozcan la lnea del asunto.
6. Para que aparezca una sugerencia cuando se coloque el puntero sobre el hipervnculo, haga clic
en Info. de pantalla, escriba el texto que desee en el cuadro Informacin de pantalla y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.

40
Establecer un vnculo con otro libro o programa
Un vnculo es una referencia a otro libro, que a veces se denomina referencia externa. Tambin es
posible establecer un vnculo con otro programa. A veces los vnculos de este tipo se denominan
referencias remotas. Puesto que los datos de otro libro o programa pueden cambiar, dejando
anticuados los datos del primer libro, existen opciones para controlar la actualizacin de los vnculos.

Dnde pueden utilizarse eficazmente los vnculos.


La vinculacin resulta especialmente til cuando no conviene conservar grandes modelos de hoja de
clculo en el mismo libro.
Combinar datos de varios libros
Puede vincular libros de varios usuarios o departamentos e integrar los datos pertinentes en un libro
de resumen. De este modo, al cambiar los libros de origen, no ser necesario cambiar manualmente
el libro de resumen.
Crear distintas presentaciones de los datos
Pueden insertarse todos los datos en uno o ms libros de origen y, a continuacin, crear un libro de
informe que slo contenga los vnculos a los datos pertinentes.
Simplificar modelos grandes y complejos
Al dividir un modelo complicado en una serie de libros interdependientes, podr trabajar en el modelo
sin necesidad de abrir todas las hojas relacionadas con l. Los libros de menor tamao son ms
fciles de modificar, no necesitan mucha memoria y se pueden abrir, guardar y calcular con ms
rapidez.

El aspecto de un vnculo a otro libro.


Las frmulas con vnculos a otros libros se muestran de dos maneras, que dependen de que el libro
de origen, el que proporciona datos a la frmula, se encuentre abierto o cerrado.
Microsoft Excel Expert

21

I
Cuando el libro de origen est abierto, el vnculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido
del nombre de la hoja de clculo, un signo de exclamacin (!) y las celdas de las que depende la
frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls.
Vnculo
=SUMAR([Presupuesto.xls]Anual!C10:C25)
Si el libro de origen est cerrado, el vnculo incluye toda la ruta de acceso.
Vnculo
=SUMAR('C:\Informes\[Presupuesto.xls]Anual'!C10:C25)
Si el nombre de la otra hoja de clculo o del otro libro contiene caracteres no alfabticos, se
deber poner el nombre (o la ruta de acceso) entre comillas sencillas.

Las frmulas vinculadas con un nombre definido en otro libro utilizan el nombre del libro
seguido de un signo de exclamacin (!) y el nombre. Por ejemplo, la siguiente frmula
suma las celdas del rango Ventas del libro Presupuesto.xls.

Vnculo
=SUMAR(Presupuesto!Ventas)

La diferencia entre vincular e incrustar otros programas en Excel.


Cuando se copia informacin entre Microsoft Excel u otro programa que admita la vinculacin e
incrustacin de objetos (OLE), por ejemplo, Microsoft Word, puede copiarse la informacin como un
objeto vinculado o como un objeto incrustado

Objeto incrustado: ninguna conexin con el archivo de origen.


Objeto vinculado: vinculado al archivo de origen.
Archivo de origen: actualiza el objeto vinculado.

Cundo utilizar objetos vinculados.


Si desea que la informacin del archivo de destino se actualice cuando se modifican los datos del
archivo de origen, emplee objetos vinculados.
En un objeto vinculado, la informacin original permanecer almacenada en el archivo de origen. El
archivo de destino mostrar una representacin de la informacin vinculada pero se almacenar
nicamente la ubicacin de los datos originales (y el tamao, si se trata de un objeto grfico de
Excel). El archivo de origen debe estar disponible en el equipo o en la red para que se mantenga el
vnculo con los datos originales.
Si se cambian los datos originales, la informacin vinculada se actualizar automticamente. Por
ejemplo, si se selecciona un rango de celdas en un libro de Excel y, a continuacin, se pega como un
objeto vinculado en un documento Word, cuando se realicen cambios en el libro, la informacin se
actualizar en Word.

Cundo utilizar objetos incrustados.


Microsoft Excel Expert

22

I
Si no desea actualizar los datos copiados cuando cambien en el archivo de origen, utilice un objeto
incrustado. La versin del origen est completamente incrustada en el libro.
Si el archivo se abre en otro equipo, podr ver el objeto incrustado sin obtener acceso a los datos
originales. Como el objeto incrustado no tiene vnculos con el archivo de origen, si se cambian los
datos originales, el archivo de destino no cambiar. Si desea modificar un objeto incrustado, haga
doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. ste (o cualquier otro
programa capaz de modificar el objeto) deber estar instalado en el equipo. Si se copia informacin
como un objeto incrustado, el archivo de destino necesitar ms espacio en el disco que si se vincula
la informacin.

Controlar cmo se actualizan los vnculos.


Un objeto vinculado se actualiza automticamente cada vez que se abre el archivo de destino o cada
vez que cambia el archivo de origen mientras se abre el archivo de destino. Al abrir el libro, aparece
un mensaje de inicio preguntando si desea actualizar los vnculos. ste es el mtodo principal para
actualizar los vnculos, aunque tambin es posible hacerlo de forma manual. Tambin puede controlar
la respuesta al mensaje o si ste debe aparecer o no. Si utiliza una frmula para vincular datos de
otros programas, estos datos se actualizan automticamente en Microsoft Excel cada vez que se
cambian en el otro programa.

41
Compartir libro
Un libro compartido permite que varias personas lo
modifiquen simultneamente. Resulta especialmente til
para administrar listas que cambian con frecuencia.
Por ejemplo, si las personas del grupo de trabajo
gestionan varios proyectos cada una y necesitan saber
en qu situacin estn los dems, el grupo podra
utilizar una lista incluida en un libro compartido, en la
que cada persona escriba y actualice una fila de
informacin por cada proyecto.

Crear un libro compartido


El autor original del libro lo prepara para compartirlo escribiendo los datos que deben estar presentes
y aplicndoles formato. El libro se guarda como compartido y se coloca en una ubicacin de la red (no
en un servidor Web) disponible para todos sus usuarios.

Microsoft Excel Expert

23

I
Tenga en cuenta las funciones no disponibles
Dado que algunas funciones de Microsoft Excel se pueden ver o utilizar pero no cambiar una vez que
el libro est compartido, es preciso definirlas antes de compartir el libro.
Las siguientes funciones no se pueden modificar despus de compartir el libro: celdas combinadas,
formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos los de dibujo),
hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinmica,
proteccin de libros y de hojas de clculo, y macros.
Defina la configuracin que afecta a todos los usuarios
Cuando se comparte el libro, es posible personalizar algunas funciones compartidas. Por ejemplo,
puede decidir si desea controlar los cambios durante los 30 das predeterminados o durante un
perodo de tiempo mayor o menor.

Trabajar en un libro compartido


Despus de abrir un libro compartido, puede introducir y cambiar los datos igual que en un libro
normal. Sin embargo, hay algunos aspectos distintos del trabajo con un libro normal.

Posibilidad de ver los cambios de los dems usuarios


Cada vez que se guarda el libro compartido, se actualizan los cambios que los dems hayan
guardado desde la ltima vez que se guard. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar
un seguimiento de los progresos, puede hacer que Microsoft Excel actualice los cambios
automticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si
no.

Resolucin de conflictos
Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que est modificando el libro en
ese momento haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios
entrarn en conflicto y aparecer el cuadro de dilogo de resolucin de conflictos, en el que podr
decidir qu cambios desea conservar.

Compartir un libro
1. Cree un libro que desea que est disponible para que lo modifiquen varios usuarios y escriba los
datos que desee proporcionar.
Si desea incluir cualquiera de las siguientes caractersticas, agrguelas ahora: celdas
combinadas, formatos condicionales, validacin de datos, grficos, imgenes, objetos (incluidos
los de dibujo), hipervnculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla
dinmica, proteccin de libros y hojas de clculo, y macros. No podr realizar cambios en estas
caractersticas una vez que comparta el libro.

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

Microsoft Excel Expert

24

2. En la ficha Edicin, active la casilla de


verificacin Permitir la modificacin por
varios usuarios a la vez. Esto tambin
permite combinar libros.
3. En la ficha Avanzadas, seleccione las opciones
que desea utilizar para realizar un seguimiento
de los cambios y actualizarlos; a continuacin,
haga clic en Aceptar.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
Si es un libro nuevo, escriba un nombre
en el cuadro Nombre de archivo.
Si se trata de un libro existente, haga
clic en Aceptar para guardar el libro,
haga clic en Barra de menu y la opcin
archivoy, a continuacin, haga clic en
Guardar como.
5. En el cuadro Guardar en, seleccione una
ubicacin de red a la que puedan tener acceso
los usuarios previstos y haga clic en Guardar.

Todos los usuarios que tienen acceso a un recurso de red tienen acceso sin restriccin
al libro compartido, a menos que se utilice el comando Proteger hoja (men
Herramientas, submen Proteger) para restringir el acceso.

Dejar de compartir un libro


1. Haga que todos los dems usuarios guarden y cierren el libro compartido. Si otros usuarios
estn realizando modificaciones, perdern todo el trabajo que no hayan guardado.
2. Cuando un libro deja de estar compartido, se elimina el historial de cambios. Si desea
conservar una copia de esta informacin, imprima la hoja de clculo de historial o cpiela en
otro libro.
3. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
4. Si se le pide, escriba la contrasea y haga clic en Aceptar.
5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
6. En la ficha Edicin, desactive la casilla de verificacin Permitir la modificacin por
varios usuarios a la vez. Esto tambin permite combinar libros.

Si esta casilla de verificacin no est disponible, debe desproteger la hoja de clculo


antes de desactivar la casilla de verificacin.
Microsoft Excel Expert

25

Quitar un usuario de un libro compartido


Este procedimiento desconecta a un usuario cuyo nombre aparece en el cuadro de dilogo Compartir
libro. No evita que ese usuario pueda modificar de nuevo el libro compartido.
1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
2. En la ficha Edicin, dentro de la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro,
revise los nombres de los usuarios.
3. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar usuario.
Si un usuario ya no necesita trabajar con un libro compartido, puede reducirse el tamao del libro
suprimiendo la configuracin personal de vistas de ese usuario. En el men Ver, haga clic en
Vistas personalizadas. En el cuadro Vistas, haga clic en el nombre de la vista del usuario y, a
continuacin, haga clic en Eliminar.

Resolver los cambios conflictivos de un libro compartido


Cuando dos usuarios intentan guardar cambios que afectan a la misma celda, Microsoft Excel
muestra el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos a uno de los usuarios.
1. En el cuadro de dilogo Resolucin de conflictos, lea la informacin acerca de cada cambio
y los cambios conflictivos realizados por el otro usuario.
2. Para mantener el cambio que usted ha realizado o el de la otra persona y continuar con el
siguiente cambio conflictivo, haga clic en Aceptar los mos o en Aceptar otros.
3. Para conservar todos los cambios restantes que ha realizado o todos los del otro usuario,
haga clic Aceptar todos los mos o en Aceptar todos los otros.
4. Para que sus cambios anulen todos los dems cambios sin mostrar de nuevo el cuadro de
dilogo Resolucin de conflictos, haga lo siguiente:
5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
6. En la ficha Avanzadas, bajo En caso de cambios conflictivos entre usuarios, haga clic en
Prevalecen los

42

Combinar libros

Esta herramienta nos permite ver e identificar los cambios realizados entre dos libros de Excel.

Microsoft Excel Expert

26

I
Para combinar un libro de Excel siga los siguientes procedimientos:
1. Pulsando Cinta de opciones, Archivo, a continuacin de clic en Opciones de Excel y de clic
en Personalizar., ahora Agregue el icono Combinar y comparar libros, en la seccin de
Comandos que no estn en la cinta de opciones.
2. Asegrese de que las copias del libro compartido que desea combinar estn almacenadas en
la misma carpeta. Para ello, debe dar a cada copia un nombre diferente.
3. Abra la copia en la que desea combinar los cambios.
4. Haga clic en Comparar y combinar libros en la barra de Accesos rpidos.
5. Si se solicita, guarde el libro.
6. En el cuadro de dilogo Seleccione archivos para combinar en el libro actual, haga clic en
una copia que tenga cambios para combinar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Para combinar ms de una copia a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL o MAYS
mientras hace clic en los nombres de archivo y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

43
Control de cambios
El control de cambios es un historial de cambios en un libro compartido, informacin que se mantiene
sobre los cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de la
persona que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han cambiado.

Microsoft Excel puede conservar y mostrar informacin sobre cmo se ha cambiado una hoja de
clculo.
El historial de cambios registra detalles acerca de los cambios en el libro siempre que se guarda el
libro. Puede utilizar este historial para comprender qu cambios se han realizado y aceptar o rechazar
las revisiones.
Esta posibilidad resulta especialmente til cuando hay varios usuarios modificando el mismo libro.
Tambin es til cuando se enva un libro a los revisores para que escriban comentarios y luego se
desea combinar toda la informacin en una sola copia tras seleccionar los cambios y comentarios que
se van a conservar.

Funcionamiento del control de cambios


Leyendo el historial de cambios, bien directamente en la hoja de clculo o en una hoja de clculo
Historial independiente, puede ver quin ha realizado cada cambio, qu tipo de cambio era, cundo se
ha efectuado, a qu celdas ha afectado y qu datos se han agregado o eliminado.

Microsoft Excel Expert

27

I
El control de cambios slo est disponible en los libros compartidos. De hecho, cuando se activa el
control de cambios el libro pasa a ser compartido automticamente, aunque no es necesario guardarlo
en una ubicacin accesible para los dems usuarios.

Diferencias entre el control de cambios y las operaciones deshacer y copia de seguridad


Al contrario de lo que ocurre al utilizar el botn Deshacer, no se puede utilizar el historial de cambios
para recuperar los cambios. Sin embargo, el historial incluye un registro de todos los datos
eliminados, para que pueda copiar los datos perdidos desde la hoja Historial en las celdas originales.
Debido a que el control de cambios no se ha diseado para ayudarle a recuperar versiones anteriores
de un libro, es preciso seguir haciendo copias de seguridad de los libros aunque est activado el
control de cambios.

Tipos de cambios que no se incluyen en el control


Los cambios del contenido de las celdas se incluyen en el control, pero no as otros, como los de
formato. Algunas funciones de Excel no estn disponibles en los libros compartidos y, por
consiguiente, no pueden ser objeto del control.

El historial se conserva slo durante un intervalo definido


Cuando se activa el control de cambios, el historial se conserva durante 30 das. Este lmite hace que
el tamao de los libros sea manejable. Puede aumentar o reducir el nmero de das que se guardar
el historial. Si desea conservar el historial indefinidamente, puede especificar ms das o realizar
copias peridicas de la informacin que contiene.

Cmo se elimina el historial


Excel determina qu historial se conserva descontando das desde la fecha actual. Cada vez que
cierre el libro, Excel borra la parte del historial de cambios que sea anterior al nmero de das
especificado la ltima vez que se guard el libro.
Por ejemplo, si el historial de cambios se conserva durante 30 das y se abre un libro por primera vez
en dos meses, podr ver el historial de hace dos meses. Sin embargo, al cerrar este libro se eliminar
el historial correspondiente a los primeros 29 das.
Si desactiva el control de cambios o deja de compartir el libro, el historial de cambios completo se
eliminar permanentemente.

Microsoft Excel Expert

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Utilizar el control de cambios


Excel proporciona las siguientes formas de tener acceso y utilizar el historial de cambios guardado.
Resaltar en pantalla
Excel puede poner un borde en las reas cambiadas de color distinto para cada usuario y mostrar los
detalles bsicos como un comentario cuando se sita el puntero sobre cada celda cambiada. El
resaltado en pantalla es til cuando un libro tiene slo algunos cambios o cuando se desea ver de un
vistazo lo que se ha cambiado.
Hoja de clculo Historial
Excel puede mostrar una hoja de clculo independiente que proporcione todos los detalles en formato
de lista, para que pueda filtrar los datos y buscar los cambios que le interesan e imprimir la
informacin. Esta hoja de clculo Historial es de gran utilidad cuando hay muchos cambios en un libro
o para investigar qu ha ocurrido en una serie de cambios.
Revisar los cambios
Excel puede mostrar los cambios paso a paso secuencialmente utilizando un cuadro de dilogo que
permite decidir si se desea aceptar o rechazar cada uno de ellos. Este mtodo resulta muy til cuando
se trata de evaluar los comentarios de otras personas o de trabajar con ellos.

Activar el control de cambios de un libro


1.
2.
3.
4.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, Dar clic en la opcin Control de Cambios.


Active la casilla de verificacin Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.
Haga clic en la ficha Avanzada.
En Control de cambios, haga clic en Guardar historial de cambios durante y escriba el nmero de
das que desee mantener el historial de cambios en el cuadro das.
5. Asegrese de escribir un nmero de das suficientemente grande, ya que Microsoft Excel borra
de forma permanente el historial de cambios que se remonte a una fecha anterior a la que ese
nmero de das indica.
6. Haga clic en Aceptar y, si se solicita que guarde el archivo, elija Aceptar.

Al activar el control de cambios tambin se comparte el libro

Microsoft Excel Expert

29

Aceptar y rechazar cambios


1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, Dar clic en
la opcin Control de Cambios.
2. A continuacin, haga clic en Aceptar o rechazar
cambios.
3. Si se solicita que guarde el libro, haga clic en
Aceptar.
4. Seleccione los cambios que desee revisar:
Cambios efectuados despus de una fecha determinada
Active la casilla de verificacin Cundo, haga clic en Desde la fecha y escriba la fecha ms antigua
desde la que desee revisar los cambios.
Cambios realizados por otro usuario
Active la casilla de verificacin Quin y, a continuacin, haga clic en el usuario cuyos cambios desee
revisar.
Cambios realizados por todos los usuarios
Desactive la casilla de verificacin Quin.
Cambios realizados en un rea especfica
Active la casilla de verificacin Dnde y, a continuacin, escriba una referencia de rango o seleccione
un rango en la hoja de clculo.
Cambios en todo el libro

Desactive la casilla de verificacin Dnde.

5. Haga clic en Aceptar y comience a revisar la informacin acerca de cada cambio en el cuadro de
dilogo Aceptar o rechazar cambios. La informacin incluye otros cambios a los que afecte la accin
realizada para un cambio. Es posible que tenga que desplazarse para ver toda la informacin.
Para aceptar o rechazar cada cambio, haga clic en Aceptar o en Rechazar. La hoja de clculo
Historial (hoja de clculo Historial: hoja de clculo separada que muestra los cambios de los que se
est realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha
realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han reemplazado o eliminado y
cmo se han resuelto los conflictos.) registra un rechazo con "Deshacer" o "Resultado de la accin
rechazada" en la columna Tipo de accin.
Si se solicita que se seleccione un valor para la celda, elija el valor que desee y, a continuacin, haga
clic en Aceptar.

Microsoft Excel Expert

30

I
Antes de pasar al siguiente cambio, deber aceptar o rechazar un cambio.
Puede aceptar o rechazar todos los dems cambios a la vez haciendo clic en
Aceptar todos o en Rechazar todos.

44
Proteccin de hojas de clculo y de libros
Microsoft Excel proporciona varias capas de proteccin para controlar quin puede tener acceso a los
datos de sus libros y modificarlos. Una contrasea es el modo de restringir el acceso a una hoja de
clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de clculo. Las contraseas de Excel pueden tener
hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir correctamente las letras maysculas y
minsculas cuando defina y especifique contraseas.
Las caractersticas de Microsoft Excel relacionadas con las operaciones de ocultar datos y
proteger hojas de clculo y libros mediante contrasea no son mecanismos diseados para
proteger datos o informacin confidencial en Excel. Puede utilizar estas caractersticas para
presentar la informacin de manera ms clara ocultando datos o frmulas que puedan crear
confusin en los usuarios. Estas caractersticas tambin ayudan a impedir que otros usuarios
realicen accidentalmente cambios en los datos. Excel no cifra los datos ocultos o
bloqueados en un libro. Si disponen de suficiente tiempo, los usuarios pueden obtener y
modificar todos los datos de un libro, mientras tengan acceso a los mismos. Para ayudar a
impedir la modificacin de los datos y proteger la informacin confidencial, limite el acceso a
los archivos de Excel con este tipo de informacin almacenndolos en ubicaciones a las que
pueden obtener acceso slo los usuarios autorizados.

Proteger una hoja de clculo


Se puede impedir que los usuarios inserten, eliminen y den formato a columnas y filas, cambien el
contenido de celdas bloqueadas y muevan el cursor a celdas que estn bloqueadas o desbloqueadas.
1. En la ficha Revisin, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
2. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo, seleccione los elementos que desee
que los usuarios puedan cambiar.
3. Escriba una contrasea para la hoja.

Microsoft Excel Expert

31

La contrasea es opcional; sin embargo, si no proporciona una contrasea cualquier usuario


podr desproteger la hoja y cambiar los elementos protegidos. Asegrese de elegir una
contrasea que pueda recordar, ya que si pierde la contrasea no podr tener acceso a los
elementos protegidos de la hoja de clculo.

Es esta seccin usted tiene la


posibilidad de extender los derechos
de edicin para los usuarios que no
conozcan la contrasea

Proteger un libro

Esta opcin protege la estructura y ventana de un libro.


1. En la ficha Revisin, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

2. Siga uno o varios de estos procedimientos:

Microsoft Excel Expert

32

I
Para proteger la estructura de un libro para que las hojas de ste no puedan moverse, eliminarse,
ocultarse, mostrarse o cambiarse de nombre, ni puedan insertarse nuevas hojas, active la casilla
de verificacin Estructura.
Para proteger ventanas de forma que tengan siempre el mismo tamao y posicin cada vez que
se abra el libro, active la casilla de verificacin Ventanas.

Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, escriba una contrasea, haga clic
en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.

Proteger un rango
Si utiliza el sistema operativo Windows 2000, puede permitir a usuarios especficos modificar celdas o
rangos concretos. Los usuarios a los que se conceda acceso podrn modificar las celdas aunque
estn bloqueadas. Las restricciones de acceso slo surtirn efecto despus de proteger la hoja de
clculo.
Los usuarios que especifique en el cuadro de dilogo Permisos para rango pueden modificar el
rango automticamente sin escribir la contrasea. A otros usuarios se les pedir la contrasea y slo
podrn modificar el rango si la escriben. Si una celda pertenece a ms de un rango, los usuarios que
tengan autorizacin para modificar cualquiera de los rangos podrn modificar la celda. Si un usuario
intenta modificar varias celdas y slo tiene autorizacin para modificar algunas de ellas, aparecer un
mensaje indicndole que debe seleccionar y modificar las celdas una a una.

Para poder conceder acceso a rangos a usuarios especficos, debe tener instalado en el equipo
Windows 2000 o una versin posterior, y el equipo debe estar en un dominio.
1. Seleccione las hojas de clculo que desea proteger.
2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios
modifiquen rangos.
3. Haga clic en Nuevo.
4. En el cuadro Ttulo, escriba un ttulo para el rango al que permite el acceso.
5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo igual (=) y, a continuacin, escriba una
referencia o seleccione el rango.
6. En el cuadro Contrasea del rango escriba una contrasea para tener acceso al rango.
7. La contrasea es opcional; si no proporciona una contrasea, cualquier usuario podr editar las
celdas.
8. Haga clic en Permisos y despus en Agregar.
9. Busque y seleccione los usuarios a los que desee permitir el acceso. Si desea seleccionar varios
usuarios, presione y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los nombres.
10. Haga clic en Aceptar dos veces y, si se solicita, vuelva a escribir la contrasea.
11. Repita los pasos anteriores para cada rango al que permita el acceso.
12. Para conservar un registro independiente de rangos y usuarios, active la casilla de verificacin
Pegar la informacin sobre permisos en un nuevo libro del cuadro de dilogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.
Microsoft Excel Expert

33

I
13. Proteja la hoja de clculo: Haga clic en Proteger hoja en el cuadro de dilogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos.
14. En el cuadro de dilogo Proteger hoja, asegrese de que la casilla de verificacin Proteger hoja
y contenido de celdas bloqueadas est activada, escriba una contrasea para la hoja de clculo,
haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.

Proteger un libro para que no se pueda ver o modificar


Puede ayudar a restringir quin puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos exigiendo una
contrasea para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen. Puede establecer dos
contraseas distintas: una que los usuarios debern utilizar para abrir y ver el archivo, y otra que
debern utilizar para modificar el archivo y guardar los cambios. Estas protecciones se aplican al
archivo de libro y son independientes de la que se establece
mediante el cuadro de dilogo Proteger libro.
1. Haga clic en el Cinta de opciones, Archivo, haga
clic en Guardar como.
2. En el men Herramientas, haga clic en Opciones
generales.
3. Siga uno de estos procedimientos o ambos:
Si desea que los usuarios escriban una contrasea antes
de poder ver el libro, escriba una contrasea en el
cuadro Contrasea de apertura y haga clic en Aceptar.
Si desea que los usuarios escriban una contrasea antes de poder guardar los cambios en el libro,
inserte una contrasea en el cuadro Contrasea de escritura y haga clic en Aceptar.
4. Cuando se solicite, vuelva a escribir las contraseas para confirmarlas.
5. Haga clic en Guardar.
6. Si se le pide, haga clic en S para reemplazar el libro existente.

Microsoft Excel Expert

34

Proteger un libro compartido


Puede proteger un libro compartido de modo que los usuarios no puedan devolverlo a uso exclusivo
ni eliminar el registro del historial de cambios. Si desea exigir una contrasea para eliminar este tipo
de proteccin, debe aplicar la proteccin antes de compartir el libro. La aplicacin de la proteccin
activa automticamente el uso compartido. Al desproteger estas funciones, se desactiva el uso
compartido y se elimina todo el historial de cambios guardado.
Como alternativa, puede proteger el uso compartido y el historial de cambios sin contrasea. Esta
proteccin puede aplicarse cuando un libro ya est compartido; despus, la desproteccin no
desactivar el uso compartido ni eliminar el historial de cambios.

1. Si el libro ya est compartido y desea asignar una contrasea para protegerlo, anule el uso
compartido del libro.
2. Establezca otros tipos de proteccin si lo desea: d a usuarios especficos acceso a rangos,
proteja hojas de clculo, proteja elementos de libros y establezca contraseas para ver y editar.
3. En la ficha Revisar, haga clic en Proteger o Compartir libro.
4. Active la casilla Compartir con control de cambios.
5. Si desea que otros usuarios tengan que facilitar una contrasea para desactivar el historial de
cambios o anular el uso compartido del libro, escriba la contrasea en el cuadro Contrasea y
vuelva a escribirla cuando se solicite.
6. Si se solicita, guarde el libro.

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Microsoft Excel Expert

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Permisos del Information Right Management


En la actualidad slo es posible controlar la informacin confidencial limitando el acceso a las redes o
los equipos donde est almacenada. Sin embargo, una vez concedido el acceso a los usuarios, no
hay ninguna restriccin sobre lo que estos pueden hacer con el contenido o a quin pueden
envirselo. Esta distribucin de contenido podra permitir fcilmente el acceso a informacin
confidencial a personas a las que no est destinada dicha informacin.
Microsoft Office 2010
ofrece una funcin para la administracin de permisos sobre la
informacin, Information Rights Management (IRM), que ayuda a evitar que la informacin
confidencial llegue, por accidente o por descuido, a personas a las que no est destinada. En esencia,
IRM le ayuda a controlar los archivos incluso cuando ya han salido de su equipo.

Slo podr crear contenidos con permisos restringidos mediante Information Rights
Management en Microsoft Microsoft Office Edicin Professional 2010, Microsoft Office
Excel 2010. Los usuarios que reciban o abran contenido con permiso restringido slo tienen
que abrir el documento, el libro de trabajo o la presentacin como si fuera contenido sin
permiso restringido. Si los usuarios no tienen instalado en su equipo Office 2010 o una
versin posterior, pueden descargar un programa que les permitir ver este contenido.

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Niveles de acceso
Se puede conceder a los usuarios o grupos un conjunto de permisos segn los niveles de acceso
asignados por los autores a travs del cuadro de dilogo Permiso:
Leer
Los usuarios con acceso de lectura pueden leer un documento, un libro de trabajo o una presentacin,
pero no tienen permiso para editarlo, imprimirlo ni copiarlo.
Cambiar
Los usuarios con acceso de modificacin pueden leer, editar y guardar los cambios realizados en un
documento, un libro de trabajo o una presentacin, pero no tienen permiso para imprimirlo.
Control total
Los usuarios con acceso de tipo Control total tienen permisos totales de edicin y pueden hacer con el
documento, libro de trabajo o presentacin todo lo que un autor puede hacer: establecer la fecha de
caducidad del contenido, evitar la impresin y conceder permisos a los usuarios. Los autores siempre
tienen acceso de tipo Control total.

Ms opciones
Se ofrecen las siguientes opciones a todos los usuarios:

Establecer una fecha de caducidad para el contenido


1. En el cuadro Permiso, haga clic en Ms opciones.
2. En Permisos adicionales para los usuarios, active la casilla de verificacin Fecha de
caducidad de <tipo de archivo> y, a continuacin, seleccione una fecha de caducidad en el
calendario.

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Incluir informacin de referencia


1. En el cuadro de dilogo Permiso, haga clic en Ms opciones.
2. En Configuracin adicional, active la casilla de verificacin Los usuarios pueden solicitar
permisos adicionales a y, a continuacin, escriba una direccin de correo electrnico o una
direccin Web vlida (por ejemplo, mailto:alguien@microsoft.com). De forma predeterminada, en
el cuadro de texto se mostrar su direccin de correo electrnico.

Permitir a los usuarios ver contenido con Microsoft Office 2010


1. En el cuadro de dilogo Permiso, haga clic en Ms opciones.
2. En Configuracin adicional, active la casilla de verificacin Permitir que usuarios con
versiones anteriores de Office lean los archivos con exploradores compatibles con
Information Rights Management.

Exigir que los usuarios estn conectados a Internet para abrir contenido con
permiso restringido
1. En el cuadro de dilogo Permiso, haga clic en Ms opciones.
2. En Configuracin adicional, active la casilla de verificacin Requerir conexin para
comprobar el
permiso de un
usuario.

Cambiar el nivel de acceso de un usuario


1. En el cuadro de dilogo Permiso, haga clic en Ms opciones.
2. En la lista de usuarios que tienen permiso, haga clic en el usuario al que desea cambiar el nivel de
acceso.

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3. En Nivel de acceso, seale el nivel de acceso actual del usuario, haga clic en la flecha y, a
continuacin, seleccione un nivel de acceso distinto.

Los usuarios de Microsoft Office 2010 necesitan tener acceso a un servidor de administracin de
derechos para crear o abrir contenido con permisos restringidos. Quiz desee utilizar este servicio
gratuito de prueba si usted o su organizacin no tiene un servidor propio de administracin de
derechos. Incluso si uno de los dos tuviera un servidor de administracin de derechos, es posible que
desee utilizar este servicio para compartir contenido con permisos restringidos con aquellas personas
que no tengan acceso a su servidor de administracin de derechos
El servicio de Information Rights Management es una utilera de prueba que ofrece Microsoft para
crear y abrir contenido (documentos y mensajes de correo electrnico) con permisos restringidos.
Este servicio est disponible para todos los usuarios que tengan cuentas de Microsoft .NET Passport
y que deseen crear contenido con permisos restringidos as como compartir este contenido con otras
personas que tengan cuentas de .NET Passport.

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Tablas dinmicas
Los informes de tablas dinmicas organizan y resumen los datos de modo que no slo formen parte
de una hoja de clculos. Los informes de tablas dinmicas ofrecen comparaciones, revelan modelos y
relaciones, adems de analizar las tendencias.
Usted decide qu datos desea analizar y cmo organizarlos. En lugar de ser un solo formulario
arbitrario que realmente no se adapte a sus necesidades, cada informe de tabla dinmica le
proporciona una vista distinta de sus datos, respondiendo al instante a sus preguntas, y est
personalizada para sus objetivos.

Crear un informe de tabla dinmica


Para crear un informe de tabla dinmica, ejecute el Asistente para tablas y grficos dinmicos. En
el asistente, seleccione los datos de origen que desee en la lista de hojas de clculo o la base de
datos externa.
A continuacin, el asistente proporciona un rea de hoja de clculo para el informe y una lista de los
campos disponibles. A medida que va arrastrando los campos desde la ventana de lista hasta las
reas de colocacin, Microsoft Excel resume y calcula el informe automticamente.

Antes de usar el Asistente para tablas y grficos dinmicos para crear un informe de tabla
dinmica, compruebe en sus datos de origen lo siguiente:

La primera fila debe tener un encabezado para cada columna. El asistente usar estos encabezados
de columna como nombres para los campos (trmino referido a los agrupamientos de datos) que
puede arrastrar y soltar en el rea de diseo de la tabla dinmica.

No debe haber filas o columnas vacas dentro del rango de datos utilizado para el informe. Por
ejemplo, deber quitar las filas vacas utilizadas para separar los bloques de datos entre s.

Cada columna debe contener slo un tipo de datos. Por ejemplo, incluya texto en una columna y
valores numricos en otra distinta.

Excel crea automticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinmica. Si los
datos de origen contienen subtotales y totales generales automticos creados con el comando
Subtotales del men Datos, use dicho comando para quitarlos antes de crear el informe.

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I
1. Para crear un informe de tabla dinmica, dar clic en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Tabla dinmica
2. A continuacin dar clic en Tabla dinmica.

Especifique el origen de los datos.


1. Seleccione un origen de datos.
Seleccione la tabla que desea analizar
1. Haga clic en Seleccione una tabla o
rango.
2. Escriba el rango de celdas o la
referencia del nombre de tabla, por
ejemplo =BeneficiosTrimestrales, en
el cuadro Tabla o rango.

Si seleccion una celda de un rango de celdas o si el punto de insercin estaba en una tabla
antes de iniciar el asistente, el rango de celdas o la referencia del nombre de tabla se muestra
en el cuadro Tabla o rango.

Opcionalmente, para seleccionar un rango de celdas o una tabla, haga clic en Contraer
cuadro de dilogo

para ocultar temporalmente el cuadro de dilogo, seleccione el rango

en la hoja de clculo y, a continuacin, presione Expandir dilogo

Microsoft Excel Expert

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I
Utilizar datos externos
1. Haga clic en Utilice una fuente de datos externa.
2. Haga clic en Elegir conexin a continuacin se mostrar el cuadro de dilogo
Conexiones existentes.
3. Vaya a la lista desplegable Mostrar de la parte superior del cuadro de dilogo y
seleccione la categora de conexiones para la cual desea elegir una conexin o
selecciones Todas las conexiones existentes (que es el valor predeterminado).
4. Seleccione una conexin del cuadro de lista Seleccionar una conexin y haga clic en
Abrir.

5. Escriba una ubicacin.


1. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo nueva que empiece por la
celda A1, haga clic en Nueva hoja de clculo.
2. Para poner el informe de tabla dinmica en una hoja de clculo existente, seleccione Hoja
de clculo existente y, a continuacin, escriba la primera celda del rango de celdas
donde desea situar el informe de tabla dinmica.
6. Haga clic en Aceptar.

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I
1. Al aceptar Excel coloca en pantalla un estilo de panel de tarea mediante el cual se disea la
tabla dinmica
2. A continuacin se activa la etiqueta Insertar en esta barra de herramientas se dispone de la
3. opcin tabla dinmica.
4. Al hacer clic en la opcin tabla dinmica se muestra la lista de campos.

5. Seleccione los campos que desea mostrar en la tabla dinmica arrastrando a la hoja o
arrastre los campos a las reas inferiores del panel de campos.

Grafica dinmica

1. Para crear un informe de tabla dinmica, dar clic en la ficha Insertar, en el grupo Tablas,
haga clic en Grafico dinmico.

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I
2. A continuacin dar clic en Tabla dinmica.

3.
4.
5.
6.

Seleccione un origen de datos para crear el grafico dinmico.


Indique la ubicacin del grafico dinmico.
Dar clic en el botn Aceptar.
Seleccione los campos que campos desea para el Grafico dinmico arrastrando los
campos.

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Subtotales
La herramienta de Subtotales nos provee de una solucin poderosa e interesante para hacer un
anlisis integral de la informacin que tenemos en una tabla o base de datos, combinando
esquemas y formulas. Esta herramienta permite segmenta o agrupar la informacin para analizarla
de manera detallada o globalmente.
Ordene la tabla o base de datos de manera, numrica, alfabtica o cronolgica por el
concepto que nos interesa analizar antes de utilizar la herramienta de Subtotales.

Pasos para aplicar subtotales


1. Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente formato:
Verifique que cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene informacin similar y
no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular.
3. Haga clic en Orden ascendente
o en Orden descendente
en el grupo Modificar.
4. En la ficha Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal.

dentro de la ficha inicio

5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna


cuyos subtotales desee calcular.
6. En el cuadro Usar funcin, haga clic en la funcin de
resumen que desee utilizar para calcular los subtotales.
7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de
verificacin de cada columna que contenga valores cuyos
subtotales desee calcular.
8. Si desea un salto de pgina automtico despus de cada
subtotal, active la casilla de verificacin Salto de pgina
entre grupos.

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9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado
en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificacin Resumen debajo de los
datos.
10. Haga clic en Aceptar.
Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar ms subtotales con
diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales
existentes, desactive la casilla de verificacin Reemplazar subtotales actuales.
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los
smbolos de esquema
que aparecen junto a los nmeros de fila. Utilice los smbolos y
para mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Pasos para quitar subtotales


1. Para quitar los subtotales aplicados, simplemente ubique la celda activa dentro de la tabla.
2. En la ficha Datos en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal
3. En inmediatamente despus de clic al botn de Quitar todos.

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Validacin
La validacin nos permite restringir que informacin el usuario puede introducir en una celda o
rango, de manera que de podemos tener la certeza de la informacin capturada en un libro cumple
con las restricciones que el usuario determina de manera particular.
Para aplicar una validacin siga las siguientes instrucciones:
1. Seleccione las celdas que desee validar.
2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validacin de datos.
3. Especifique el tipo de validacin que desee:

Permitir valores de una lista


1. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
2. Haga clic en el cuadro Fuente y, a continuacin, haga lo siguiente:
Para definir la lista localmente, escriba los valores separados por comas.
Para utilizar un rango de celdas con un nombre definido, escriba el signo igual (=) seguido del
nombre del rango.
Para utilizar referencias de celda, seleccione las celdas en la hoja de clculo y presione ENTRAR.
Las referencias a celdas tienen que encontrarse en la misma hoja de clculo. Si
necesita hacer una referencia a otra hoja o libro, utilice un nombre definido y
asegrese de que el libro est abierto.
4. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Celda con lista desplegable.

Permitir nmeros dentro de los lmites


1. En el cuadro Permitir, haga clic en Nmero entero o Decimal.
2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que desee.
Por ejemplo, para definir los lmites superior e inferior, haga clic
en entre.
3. Escriba el valor mnimo, mximo o especfico que desee
permitir.

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Permitir fechas y horas dentro de un perodo


concreto
1. En el cuadro Permitir, haga clic en Fecha u Hora.
2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que
desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un
da determinado, haga clic en mayor que.
3. Escriba la fecha o la hora inicial, final o especfica que desee
permitir.

Permitir texto de una longitud especfica


1. En el cuadro Permitir, haga clic en Longitud del texto.
2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que
desee. Por ejemplo, para permitir un nmero mximo de
caracteres, haga clic en menor o igual que.
3. Escriba la longitud mxima, mnima o especfica que desee
permitir.

Calcular qu se permite segn el contenido de otra


celda
1. En el cuadro Permitir, haga clic en el tipo de datos deseado.
2. En el cuadro Datos, haga clic en el tipo de restriccin que
desee.
3. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos,
haga clic en la celda que desee utilizar para especificar qu
se permite. Por ejemplo, si desea permitir entradas para una
cuenta slo si el resultado no superar el presupuesto, haga
clic en Decimal para Permitir, haga clic en menor o igual
que para Datos y, en el cuadro Mximo, haga clic en la celda
que contenga la cantidad presupuestada.

Utilizar una frmula para calcular lo que se permite


1. En el cuadro Permitir, haga clic en Personalizada.
2. En el cuadro Frmula, escriba una frmula que calcule un valor
lgico (VERDADERO para las entradas vlidas o FALSO para
las no vlidas). Por ejemplo, si desea permitir el valor de la
celda de la cuenta de la comida campestre slo si no se ha
presupuestado nada para la cuenta discrecional (celda D6) y si
el presupuesto total (D20) tambin es menor que los 40.000
dlares asignados, podra escribir la frmula personalizada
=Y(D6=0,D20<40000).

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Especifique si la celda se puede dejar en blanco


Si desea permitir valores en blanco (nulos), active la casilla de verificacin
Omitir blancos.
Si desea evitar la entrada de valores en blanco (nulos), desactive la casilla
de verificacin Omitir blancos.

Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un


nombre definido y existe una celda en blanco en el rango, la
configuracin de la casilla de verificacin Omitir blancos permite
escribir cualquier valor en la celda validada.

Mostrar un mensaje de entrada opcional


Para mostrar un mensaje de entrada opcional cuando se haga clic
en la celda, haga clic en la ficha Mensaje de entrada, asegrese
de que est activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje al
seleccionar la celda y escriba el ttulo y el texto del mensaje.

Especifique cmo desea que Microsoft Excel


responda cuando se escriban datos no vlidos
1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegrese de que
est activada la casilla de verificacin Mostrar mensaje de
error si se escriben datos no vlidos.
2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro
Estilo:

Para evitar la especificacin de datos no vlidos, haga clic en Detener.

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificacin de datos no vlidos, haga
clic en Informacin.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificacin de datos no vlidos,


haga clic en Advertencia.
3. Escriba el ttulo y el texto del mensaje (mximo 225 caracteres).

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Si no escribe un ttulo o un texto, de forma predeterminada el ttulo ser "Microsoft


Excel" y el mensaje ser: "Valor no vlido. El usuario slo puede escribir ciertos valores
en esta celda." Cuando se aplica la validacin de datos a una celda no se le aplica
formato.

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Auditoria de hojas de clculo
La Auditora de frmulas sirve para reflejar grficamente, o rastrear, las relaciones entre las
celdas y las frmulas que tengan flechas azules. Puede rastrear los precedentes (las celdas que
proporcionan datos a una celda concreta) o los dependientes (las celdas que dependen del valor
de una celda especfica), errores, inspeccionar formulas, etc.

Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes)


Rastrear los precedentes sirve para saber que valores, operaciones matemticas, referencias o
rangos dan como resultado un palor especfico en una celda.
Para lograrlo siga estos procedimientos:
1. Seleccione la celda que contenga la frmula para la que se desee buscar las celdas
precedentes.
2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos
a la celda activa, de clic en la ficha Frmulas.
3. En el grupo Auditora de frmulas haga clic en Rastrear precedentes

4. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos para la celda activa, haga
clic otra vez en Rastrear precedentes

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5. Para quitar las flechas de rastreo de nivel en nivel,


comenzando por la celda precedente ms alejada
de la celda activa, haga clic en la ficha Formulas.
6. A continuacin de clic en la opcin Quitar flechas,
y dar clic en la opcin Quitar un nivel de
precedentes
. Para quitar otro nivel de flechas
de rastreo, haga clic otra vez en el botn.

Cuando usted vea este icono


significa que las celdas
precedentes al valor se
encuentran en otra hoja o
libro.

Rastrear frmulas que hacen referencia a una celda en concreto


(dependientes)
Rastrear los dependientes sirve para saber que valores, operaciones matemticas, referencias o
rangos son afectados por la modificacin de la celda evaluada.

Para lograrlo siga estos procedimientos:


1. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.
2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda dependiente de la celda activa, de
clic en la ficha Frmulas.
3. En el grupo Auditora de frmulas haga clic en Rastrear dependientes, para identificar el
nivel de celdas que dependen de la celda activa

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4. Para quitar todas las flechas de rastreo que haya en la hoja de clculo, haga clic en Quitar
todas las flechas

en la barra de herramientas Auditora de frmulas.

Las flechas de color rojo muestran las celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja
de clculo o de otro libro hace referencia a la celda seleccionada, se mostrar una flecha de
color negro que seala de la celda seleccionada a un icono de hoja de clculo
. El otro
libro debe estar abierto para que Microsoft Excel pueda rastrear las dependencias.

Para ver todas las relaciones de una hoja de clculo, escriba = (signo igual) en una celda vaca
y, a continuacin, haga clic en el botn Seleccionar todo. Seleccione la celda y presione dos
veces Rastrear precedentes

Rastrear errores en frmulas


Este se produce cuando una referencia de celda no es vlida.
1. Haga clic en la celda que muestra el error.
2. A continuacin de clic en la ficha Formulas, en el grupo Auditora de frmulas haga clic en
Comprobacin de errores.
3. Aparece el cuadro de dilogo Comprobacin de errores, haga clic en Rastrear error
aparece.

si

4. Revise las posibles causas y soluciones.

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Rodear con un crculo las celdas no vlidas


Todas las celdas que no cumplan los criterios de validacin de datos se rodean con un crculo,
incluidos los valores que se escriban, copien o rellenen en las celdas, que calculen las frmulas o
que se escriban mediante macros.
1. Dar clic en la ficha Datos, a continuacin dar clic en Validacin de datos.
2. Haga clic en Rodear con un crculo datos no vlidos

Ocultar los crculos de validacin


Para quitar el crculo de una nica celda, introduzca datos vlidos en la celda.
Para ocultar todos los crculos, elija la ficha Datos, a continuacin de clic en Validacion de datos y
seleccione Borrar crculos de validacin

Ventana Inspeccin
Permite inspeccionar las celdas y sus frmulas en la barra de herramientas Ventana Inspeccin,
aunque las celdas no estn a la vista.
1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar.
2. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de clculo con frmulas, haga clic en Ir a en el
men Edicin, elija Especial y, a continuacin, haga clic en Frmulas.
3. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin.
4. Haga clic en Agregar inspeccin
.
5. Haga clic en Agregar.
6. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspeccin a la parte superior, inferior, izquierda o
derecha de la ventana.
7. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del ttulo de la columna.
8. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas
Ventana Inspeccin, haga doble clic en la entrada.

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Evaluar formula
Permite inspeccionar las formulas de las celdas seleccionadas paso a paso.

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Formularios
Excel puede generar un formulario de datos (formulario de datos: cuadro de dilogo que muestra
un registro completo cada vez. Puede utilizar formularios para agregar, cambiar y eliminar
registros.) Integrado para el rango.
El formulario de datos muestra todos los rtulos de columna en un nico cuadro de dilogo, con un
espacio en blanco junto a cada rtulo para que pueda rellenar los datos de la columna. Puede
escribir datos nuevos, buscar filas por el contenido de las celdas, actualizar los datos existentes y
eliminar filas del rango.
Utilice un formulario de datos cuando un informe simple que liste las columnas sea suficiente y no
necesite funciones ms complejas o personalizadas. Con los formularios de datos, escribir datos es
ms fcil que escribir en las columnas, especialmente si tiene un rango amplio con ms columnas
de las que cabran en la pantalla.
Otra de las ventajas de capturar informacin a travs de los formularios es que estos dan
continuidad al formato de las celdas y formulas que tengamos determinadas (cuando una celda
tiene determinada una formula, esta se muestra en color gris para que no puedan modificarla).

Utilizar un formulario
Para poder hacer uso de la herramienta de Formulario Pulsando Cinta de opciones, Archivo, a
continuacin de clic en Opciones de Excel y de clic en Personalizar., ahora Agregue el icono
Formulario..., en la seccin de Comandos que no estn en la cinta de opciones.
1. Ubique la celda activa dentro de la matriz.

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2. De clic en el botn de comando Formulario de la barra de acceso rpido.

Un formulario soporta como mximo 32 rtulos en columnas para


mostrar la informacin.

Explorar registros
Para poder ver la informacin que esta en su matriz de datos siga los
siguientes pasos:
1. Puede utilizar la barra vertical de desplazamiento.
2. Puede presionar los botones de Buscar anterior o Buscar
siguiente.
3. Presionar la tecla de Enter.

Agregar un registro
Para poder agregar informacin a travs del formulario, siga estos
pasos.
1. En la seccin derecha de su Formulario de un Clic en el Botn de
Nuevo.
2. Usted observara que los espacios reservados para capturar los
campos se limpian esperando que capture el nuevo registro. Cabe
hacer mencin que el o los registros que captur, se pondr en la
parte inferior de la matriz, dndole continuidad al formato de
celdas y formulas.

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Eliminar un registro
Para poder eliminar informacin a travs del formulario, siga estos
pasos.
1. En la seccin derecha de su Formulario de un Clic en el Botn
de Eliminar.
2. Usted observara que inmediatamente le aparecer esta
ventana.

3. Al dar un clic en el Botn de Aceptar el registro y la fila se eliminara permanentemente.

Usar criterios
Usted a travs de los formularios tiene la posibilidad de filtrar la informacin
mostrada por uno a varios criterios.
1. En la seccin derecha de su Formulario de un Clic en el Botn de
Criterios.
2. Usted observara que los espacios reservados para capturar los
campos se limpian esperando que capture los criterios de bsqueda.
Despus de establecerlos presione los botones de Buscar siguiente o
Buscar anterior para que el formulario muestre todos los registros
que cumplen con los criterios establecidos.

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Consolidar
Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene
una hoja de clculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar
una consolidacin para reunir estas cifras en una hoja de clculo de gastos para toda la
organizacin.

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Excel permite consolidar datos de varios modos. El mtodo ms flexible es crear frmulas que
hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las frmulas que
hacen referencia a las celdas de varias hojas de clculo se denominan frmulas 3D.

Utilizar frmulas 3D
Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o ms hojas de
clculo en un libro.) en las frmulas no habr restricciones en el diseo de los rangos de datos
independientes. Puede cambiar la consolidacin del modo que necesite. La consolidacin se
actualiza automticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar frmulas para combinar datos


En el siguiente ejemplo, la frmula de la celda A2 agrega tres nmeros de tres posiciones
diferentes en tres hojas de clculo distintas.

Agregar datos a una consolidacin con referencias 3D


Cuando todas las hojas de clculo de origen tengan el mismo diseo, podr utilizar un rango de
nombres de hojas en frmulas 3D. Para agregar otra hoja de clculo a la consolidacin, slo tendr
que mover la hoja al rango al que haga referencia la frmula.

Pasos para consolidar los datos con referencias 3D o frmulas


1. En la hoja de clculo de consolidacin, copie o introduzca los rtulos que desee para los datos
de consolidacin.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidacin.
3. Introduzca una frmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de clculo
que contenga los datos que se desea consolidar.

Consolidar por posicin


Consolide los datos por posicin cuando los datos de todas las reas de origen se organicen en un
orden y una ubicacin idnticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de clculo
creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posicin.

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Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente cuando cambien los
datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y rangos se incluyen en la consolidacin.
Tambin puede actualizar la consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las celdas y
los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categoras


Consolide los datos por categoras si desea resumir un conjunto de hojas de clculo que tienen los
mismos rtulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este mtodo
combina los datos que tienen rtulos coincidentes en cada hoja de clculo.
Puede configurar la consolidacin de modo que se actualice automticamente cuando cambien los
datos de origen, pero no podr modificar qu celdas y rangos se incluyen en la consolidacin.
Como alternativa, puede actualizar la consolidacin manualmente, lo que le permitir cambiar las
celdas y los rangos incluidos en ella.

Pasos para consolidar por posicin o categora


1. Configure los datos que va a consolidar.
Asegrese de que cada rango de datos est en formato de lista .Cada columna tiene un rtulo
en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
Coloque cada rango en una hoja de clculo diferente. No ponga ningn rango en la hoja de
clculo donde vaya a colocar la consolidacin.
Si realiza la consolidacin por posicin, asegrese de que cada rango tiene el mismo diseo.
Si realiza la consolidacin por categora, asegrese de que los rtulos de las columnas
o filas que desea combinar tienen idntica ortografa y coincidencia de maysculas y
minsculas.

Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el men Insertar,
haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango.

2. Haga clic en la celda superior izquierda del rea donde desee que aparezcan los datos
consolidados.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Funcin, haga clic en la funcin de resumen (funcin de resumen: tipo de clculo
que combina datos de origen en un informe de tabla dinmica o una tabla de consolidacin, o
cuando se insertan subtotales automticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de
funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel
para consolidar los datos.

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5. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a
consolidar, escriba el nombre que asign al rango y, a continuacin, haga clic en Agregar.
Repita este paso para cada rango.
6. Si desea actualizar la tabla de consolidacin automticamente cada vez que cambien los datos
en cualquiera de los rangos de origen y no est seguro de si ms tarde desear incluir rangos
diferentes o adicionales en la consolidacin, active la casilla de verificacin Crear vnculos
con los datos de origen.
7. Si realiza la consolidacin por posicin, deje en blanco las casillas bajo Usar rtulos en.
Microsoft Excel no copia los rtulos de fila o columna de los rangos de origen a la
consolidacin. Si desea rtulos para los datos consolidados, cpielos de uno de los rangos de
origen o introdzcalos manualmente. Si realiza la consolidacin por categora, active las
casillas de verificacin bajo Usar rtulos en que indican dnde estn localizados los rtulos en
los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rtulos que no
coincidan con los de las otras reas de origen producirn filas o columnas independientes en la
consolidacin.

53
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59

Tabla de datos
Las tablas de datos son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis Y si. Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cmo afecta el cambio de
algunos valores de las frmulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un
mtodo abreviado para calcular varias versiones en una sola operacin, as como una manera de
ver y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de clculo.

Tablas de datos de una variable


Por ejemplo, utilice una tabla de datos de una variable si desea ver de qu manera afectan
distintos tipos de inters al pago mensual de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda D2
contiene la frmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que hace referencia a la celda variable B3.

Crear una tabla de datos de una variable


Deben disearse tablas de datos de una variable para que los valores de entrada aparezcan
debajo de una columna (orientacin de columna) o en una fila (orientacin de fila). Las
frmulas que se utilicen en la tabla de una variable debern hacer referencia a una celda variable.
Introduzca la lista de valores que desee sustituir en la celda variable debajo de una columna o en
una fila.
1. Siga uno de estos procedimientos:
Si la tabla de datos est orientada a columna, escriba la frmula en la fila situada encima del
primer valor y una celda a la derecha de los valores de columna. Escriba las frmulas
adicionales a la derecha de la primera frmula.
Si la tabla de datos est orientada a fila, escriba la frmula en la columna situada a la izquierda
del primer valor y una celda por debajo de los valores de fila. Introduzca las frmulas
adicionales debajo de la primera frmula.
2. Seleccione el rango de celdas que contenga las frmulas y
los valores que desee sustituir.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos,
haga clic en Anlisis Y si y, despus, en Tabla de datos.

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60

4. Siga uno de estos procedimientos:


Si la tabla de datos est orientada a columna, escriba la referencia de celda en el cuadro Celda
variable columna.
Si la tabla de datos est orientada a fila, introduzca la referencia de celda en el cuadro Celda
variable fila.

Pueden agregarse frmulas adicionales a una tabla de datos de una variable.

Tabla de datos de dos variables


Una tabla de datos de dos variables puede mostrar cmo afectan los distintos tipos de inters y
plazos del prstamo al pago de una hipoteca. En el siguiente ejemplo, la celda C2 contiene la
frmula de pago, =PAGO(B3/12,B4,-B5), que utiliza dos celdas variables, B3 y B4.

Crear una tabla de datos de dos variables


Las tablas de datos de dos variables solamente utilizan una frmula con dos listas de variables. La
frmula deber hacer referencia a dos celdas variables diferentes.
1. En una celda de la hoja de clculo, introduzca la frmula que haga referencia a las dos celdas
variables.
2. Inserte una lista de variables en la misma columna, debajo de la frmula.
3. Inserte la segunda lista en la misma fila, a la derecha de la frmula.
4. Seleccione el rango de celdas que contenga la frmula y los valores de fila y de columna.
5. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y,
despus, en Tabla de datos.
6. En el cuadro Celda de entrada (fila), inserte la referencia de la celda variable para las
variables de la fila.
7. En el cuadro Celda de entrada (columna), incluya la referencia de la celda variable para las
variables de la columna.
8. Haga clic en Aceptar.

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61

Clculos de las tablas de datos


Las tablas de datos se actualizan cuando se actualiza una hoja de clculo, aunque no hayan
cambiado. Para acelerar el clculo de una hoja de clculo que contenga una tabla de datos,
pueden cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice automticamente la hoja de
clculo pero no las tablas de datos.

54
Escenarios
Los escenarios son parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis. Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir
automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un
modelo de hoja de clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de
clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos
resultados.

Crear un escenario
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en
Anlisis Y si y, despus, en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Agregar.
3. En el cuadro Nombre de escenario, escriba un nombre para el
escenario .En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de
las celdas que desee cambiar.
Para preservar los valores originales de las celdas cambiantes, cree
un escenario que utilice los valores originales de las celdas antes de
crear escenarios que cambien valores.
4. En Proteger, seleccione las opciones que desee.
5. Haga clic en Aceptar.
6. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee
para las celdas cambiantes.
7. Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.
8. Si desea crear escenarios adicionales, haga clic de nuevo en Agregar y repita el
procedimiento. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en
Cerrar en el cuadro de dilogo Administrador de escenarios.

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62

Eliminar un escenario
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,
en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desee eliminar y, a continuacin, haga clic en
Eliminar.

Modificar un escenario
Si se mantiene el nombre original de un escenario despus de haber hecho cambios en el mismo,
los nuevos valores de las celdas cambiantes sustituirn a los valores del escenario original.
1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y,
despus, en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en el nombre del escenario que desee modificar y, a continuacin, haga clic en
Modificar.
3. Haga los cambios que desee.
4. En el cuadro de dilogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las
celdas cambiantes.
5. Siga uno de estos procedimientos:
Para guardar los cambios, haga clic en Aceptar.
Para regresar al cuadro de dilogo Administrador de escenarios sin cambiar el escenario actual,
haga clic en Cancelar.

Combinar escenarios de otra hoja de clculo


Es ms sencillo combinar escenarios cuando todos los modelos de las hojas de clculo son
idnticos. Todas las celdas cambiantes en la hoja de clculo de origen debern hacer referencia a
las celdas cambiantes correspondientes en la hoja de clculo activa. Microsoft Excel copiar todos
los escenarios en la hoja de clculo de origen en la hoja de clculo activa.
1. Abra todos los libros que contengan los escenarios que desee combinar.
2. Pase al libro en el que desee combinar los escenarios.
3. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,
en Administrador de escenarios.
4. Haga clic en Combinar.
5. En el cuadro Libro, haga clic en un nombre de libro.
6. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de una hoja de clculo que contenga los escenarios
que desee combinar y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
7. Repita este proceso si desea combinar escenarios de ms hojas de clculo.

Crear un informe de resumen de escenario


1. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si y, despus,
en Administrador de escenarios.
2. Haga clic en Resumen.
3. Haga clic en Resumen o Tabla dinmica.
4. En el cuadro Celdas resultantes, escriba las referencias de las celdas que hacen referencia a
las celdas cuyos valores cambian los escenarios. Separe las referencias mltiples mediante
comas.

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63

No se necesitan las celdas resultantes para generar un informe de resumen de


escenarios, pero s se necesitan en un informe de tabla dinmica.

55
Buscar objetivo
Esta herramienta es un mtodo para buscar un valor especfico para una celda ajustando el valor
de otra celda. Cuando se busca un objetivo, Excel vara el valor de una celda que especifique
hasta que una frmula que sea dependiente de esa celda devuelva el resultado deseado
Buscar objetivo es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de
anlisis. En el caso de que conozca el resultado deseado de una sencilla, pero no la variable que
determina el resultado, podr utilizar la funcin Buscar objetivo haciendo clic en Buscar objetivo
en la ficha Datos en el grupo, Herramientas de datos, haga clic en Anlisis Y si. Al realizar una
bsqueda de objetivo, Microsoft Excel vara el valor de celda especfica hasta que una frmula
dependiente de dicha celda devuelve el resultado deseado.
En este lugar se determina la
posicin de la celda a la cual le
queremos hacerle una
modificacin a su valor.

Aqu se determina el valor al


que deseamos llegar.

Aqu se determina la posicin


de la celda que tiene que ser
afectada para logra encontrar
el valor deseado.

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64

Cuando Buscar Objetivo


encuentra una solucin nos
mostrara esta ventana para que
Aceptemos o Cancelemos el
valor encontrado.
Si la solucin tarda mucho en
encontrarse eventualmente
puede Pausarla o indicarle
que la solucin la encuentre
Paso a paso.

En la seccin de Definir celda, necesariamente tiene que tener una formula para que
pueda modificar los valores y realizar las iteraciones necesarias para encontrar el valor
deseado.

56
Solver
Solver es parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de anlisis. Con
Solver, puede buscarse el valor ptimo para una frmula de celda, denominada celda objetivo, en
una hoja de clculo. Solver funciona en un grupo de celdas que estn relacionadas, directa o
indirectamente, con la frmula de la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas
cambiantes que se especifiquen, denominadas celdas ajustables, para generar el resultado
especificado en la frmula de la celda objetivo. Pueden aplicarse restricciones para restringir los
valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras
celdas a las que afecte la frmula de la celda objetivo.

Utilizar solver
La opcin Solver de EXCEL sirve para resolver problemas de optimizacin lineal y no lineal.
Con Solver es posible resolver problemas que tengan hasta 200 variables de decisin, 100
restricciones explcitas y 400 simples (cotas superior e inferior o restricciones enteras sobre las
variables de decisin). La ventana con los parmetros de Solver aparecer tal y como se muestra a
continuacin:

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1. En la ficha Datos, en el grupo Anlisis haga clic en Solver.


Haga clic en el Botn Microsoft Office, a continuacin, haga clic en Opciones de Excel.
Haga clic en Complementos y, en el cuadro Administrar, seleccione Complementos de
Excel. Haga clic en Ir. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de
verificacin Complemento Solver y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

2. Aparecer la siguiente ventana.

Cuadro de dilogo de los Parmetros de Solver


Celda Objetivo: Contiene la celda donde se encuentra la funcin correspondiente al problema en
cuestin. La celda objetivo debe contener una frmula.
Valor de la celda objetivo:
Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mximo posible, haga clic en Mx.
Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mnimo posible, haga clic en Mn.
Para que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor y, a continuacin,
introduzca el valor en el cuadro.
3. Al hacer clic en el botn en la seccin de cambiando las celdas aparecer la siguiente
ventana.
Contendr la ubicacin de las variables de decisin para el problema. Las celdas cambiantes
deben de estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo. Pueden especificarse
200 celdas cambiantes como mximo.

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4. En la seccin Sujetas a las siguientes restricciones se determinan o modifican las variables


que tiene que contemplar solver para buscar el valor determinado.

Agregar: Aade la restriccin especificada al modelo existente y vuelve a la ventana Agregar


restriccin
Cambiar: Permite modificar las restricciones recin introducidas
Eliminar: Sirve para borrar las restricciones precedentes.

5. Al hacer clic en el botn Agregar, aparece la ventana Agregar restriccin.

Si hace clic en el campo Referencia de la celda podr especificar la ubicacin de una celda (por lo
general, una celda con una frmula).
Introduzca el tipo de restriccin haciendo clic en la flecha del campo central desplegable (<=, >=, =,
int, donde int se refiere a un nmero entero, o bin, donde bin se refiere a binario).
El campo Restriccin puede llevar una frmula de celdas, una simple referencia a una celda o un
valor numrico. El botn Agregar aade la restriccin especificada al modelo existente y vuelve a
la ventana Agregar restriccin. El botn Aceptar aade la restriccin al modelo y vuelve a la
ventana Solver.

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6. Al hacer clic en el botn Opciones, aparece la ventana Opciones de Solver, en esta ventana
usted puede determinar el mtodo y las consideraciones que usar solver para encontrar el
valor deseado.

Tiempo: Permite especificar el nmero de segundos antes de que Solver se detenga.


Iteraciones: Permite especificar el nmero mximo de iteraciones (pasos del algoritmo solver)
antes de que el programa se detenga.
Precisin: Es el grado de exactitud del algoritmo solver (por ejemplo, lo cerca que tiene que estar
el valor del lado derecho de una restriccin antes de que se considere igual al lado izquierdo).
Tolerancia: Especifica un porcentaje dentro del cual se garantiza la veracidad de la solucin. Si
intenta hallar la solucin ptima, ponga el valor cero en este campo, aunque tal vez desee
establecer un valor ms alto si el tiempo de ejecucin es demasiado largo (siempre que le interese
aceptar una solucin dentro de ese porcentaje de veracidad).
Convergencia: Escriba la cantidad de cambio relativo que desea permitir en las ltimas cinco
iteraciones antes de que se detenga Solver con una solucin; cuanto menor sea el nmero, menor
ser el cambio relativo que se permite.
Si su modelo es un programa lineal o un programa entero lineal, le aconsejamos que seleccione la
casilla Adoptar modelo lineal. De este modo, el programa utiliza el algoritmo simplex en lugar de
un algoritmo no lineal ms largo y complicado.
Asumir no negativos: selo si desea que todos los valores de las celdas cambiantes sean 0.

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Usar escala automtica: Es til si el modelo que utiliza tiene una escala defectuosa (si las
entradas son de rdenes de magnitud completamente diferentes).
Mostrar resultados de iteraciones: Si le interesa ver la informacin iteracin por iteracin (esto
aleta mucho el tiempo de procesamiento).

7. Al hacer clic en el botn Resolver, aparece la ventana Resultados de solver, en esta ventana
solver le indicara si encontr una solucin a nuestro problema y le dar una gama de opciones
para mostrar o conservar los valores obtenidos.
Lleve a cabo una de las acciones siguientes:
Para mantener los valores de la solucin en la hoja de clculo, haga clic en Utilizar solucin
de Solver en el cuadro de dilogo Resultados de Solver.
Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.
Puede guardar un Escenario con los valores obtenidos por solver, para compararlos con otras
soluciones o con el valor original del problema.
Puede crear un informe en donde en una hoja nuevo se resuman las principales restricciones y
valores del modelo.

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Importar datos
Importar datos de bases de datos
1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de Access.
2. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.

3. En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en la base de datos de Access que desea
importar. En el cuadro de dilogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla o consulta que
desea importar y luego haga clic en Aceptar.
4. En el cuadro de dilogo Importar datos, haga lo siguiente:
En Seleccione cmo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los
procedimientos siguientes:
o
o
o

Para ver los datos como una tabla,


seleccione Tabla.
Para ver los datos como un informe de
tabla dinmica, seleccione Informe de
tabla dinmica.
Para ver los datos como un informe de
grfico dinmico y un informe de tabla
dinmica, seleccione Informe de grfico y
tabla dinmicos.

Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir


las opciones de actualizacin, formato y diseo de los datos importados y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
En Dnde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:
o Para devolver los datos a la ubicacin seleccionada, haga clic en Hoja de
clculo existente.
o Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de la nueva hoja de
clculo, haga clic en Hoja de clculo nueva.

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5. Haga clic en Aceptar.


Excel coloca el rango de datos externos en la ubicacin especificada

Importar datos con Microsoft Query


En la mayora de los casos, puede importar datos dando clic en la ficha Datos, a continuacin de
clic en Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde Microsoft.

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Utilice Query u otro programa slo si necesita realizar tareas de consulta especializadas como las
siguientes:
Filtrar filas o columnas de datos antes de traerlos a Excel.
Crear una consulta de parmetros (consulta de parmetros: tipo de consulta que, cuando se
ejecuta, pide los valores (criterios) que se utilizarn para seleccionar los registros para el
conjunto de resultados, de modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar
diferentes conjuntos de resultados.).
Ordenar datos antes de traerlos a Excel.
Unir varias tablas.

Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fcilmente accesible desde dentro de Excel, para
realizar estas tareas de consulta especializadas.
Puede utilizar Query para configurar orgenes de datos ODBC y recuperar datos. En Query, puede
utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access, medio
de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.)
simple, o puede emplear criterios ms avanzados en Query para crear una consulta ms compleja.
Puede obtener acceso a Query desde Excel o crear una consulta desde el Asistente para tablas
y grficos dinmicos.

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Para importar datos con Query, primero es necesario:


Instalar Query
Query, incluido el Asistente para consultas, es una funcin opcional para Excel. En general, el
sistema le indicar que instale Query al elegir Obtener datos externos en el men Datos y hacer
clic en Nueva consulta de base de datos.
Instalar controladores ODBC
Se requiere un controlador ODBC (controlador ODBC (Conectividad abierta de bases de datos):
archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos concreta. Cada programa de
base de datos, como Access o dBASE, o sistema de administracin de bases de datos, como
SQL Server, requiere un controlador diferente.) para recuperar datos en las bases de datos
relacionales, archivos de texto o en Excel mediante Query. Cuando se instala Query, se instala
automticamente un conjunto de controladores ODBC. Si se utiliza un controlador no instalado con
Query, se deber instalar el controlador por separado.
Instalar controladores de origen de datos
Se requiere un controlador de origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de
programa utilizado para conectarse a una base de datos especfica. Cada programa o sistema de
administracin de bases de datos requiere un controlador diferente.) para recuperar datos de
origen OLAP.
Query admite la conexin con bases de datos creadas utilizando los servicios OLAP de Microsoft
SQL Server; cuando se instala Query, se instala automticamente el soporte para este tipo de
bases de datos OLAP. Para conectarse con otras bases de datos OLAP, es preciso instalar un
controlador de origen de datos y software de cliente.

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Importar datos del Web


Para importar datos procedentes de una pgina Web, en la ficha Datos, en el grupo Obtener
datos externos, haga clic en Desde el Web. Debe tener acceso al World Wide a travs de la
intranet de su organizacin o un mdem instalado en el equipo o la red, o bien puede realizar una
consulta de cdigo de origen HTML o XML local.

Actualizacin de datos
Excel proporciona diversas opciones para actualizar datos importados, entre las que se incluyen la
actualizacin de datos cada vez que se abra el libro y la actualizacin automtica de los mismos a
intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se
estn actualizando y tambin puede comprobar el estado
de la actualizacin en todo momento.
1. Haga clic en el informe de tabla dinmica que est
basado en el archivo de cubo sin conexin.
2. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic
en la flecha situada al lado de Actualizar y, a
continuacin, en Actualizar.

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Si el origen de externo requiere una contrasea para tener acceso a los datos, puede hacer que
sea necesario insertarla cada vez que se actualice el rango de datos externos.
Cuando se ampla un rango de datos externos y se reciben ms registros, Excel puede copiar
frmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de datos de forma que permanezcan junto a
los datos correspondientes.

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Macros
Si realiza frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una
macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un
mdulo de Microsoft Visual Basic for Aplication y que puede ejecutarse siempre que sea
necesario realizar la tarea.
Cuando grabe una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para
completar las acciones que desea grabar. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento
por la cinta de opciones.
Si la ficha Programador no est disponible, haga lo siguiente para mostrarla:
1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Opciones
de Excel.
2. En la categora Ms frecuentes, bajo Opciones principales para trabajar con
Excel, active la casilla de verificacin Mostrar ficha Programador en la cinta de
opciones y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Macros grabadas
Al grabar una macro, Excel almacena informacin sobre cada paso ejecutado en la hoja de
calculo o Libro en un Modulo, para despus ejecutar ese cdigo cuando lo necesite.
Antes de grabar o escribir una macro hay que tener en cuenta los siguientes puntos:
1. Planifique los pasos y los comandos que desea que ejecute la macro antes de grabarla.
2. Si se comete algn error mientras se graba la macro, tambin se grabarn las correcciones
que se realicen.
3. Cada vez que se grabe una macro, sta se almacenar en un nuevo mdulo adjunto a un libro.

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Grabar una Macro


1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.

2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro.

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El primer carcter del nombre de la macro debe ser una letra. Los dems caracteres
pueden ser letras, nmeros o caracteres de subrayado. No se permiten espacios en un
nombre de macro; puede utilizarse un carcter de subrayado como separador de
palabras.
No utilice un nombre de macro que tambin sea una referencia de celda; de lo contrario
puede aparecer un mensaje indicando que el nombre de la macro no es vlido.
3. Si desea ejecutar la macro presionando un mtodo abreviado, escriba una letra en el cuadro
Tecla de mtodo abreviado. Puede utilizarse CTRL+ letra (para letras minsculas) o CTRL+
MAYS + letra (para letras maysculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de
mtodo abreviado que se utilice no puede ser ni un nmero ni un carcter especial como
@ o #.
La tecla de mtodo abreviado suplantar a cualquier tecla de mtodo abreviado
predeterminada equivalente en Microsoft Excel mientras est abierto el libro que
contiene la macro.

4. En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicacin en que desea almacenar la macro.

Si desea que la macro est disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros
personal, si desea que funcione solo en este libro o en libro nuevo seleccione la opcin
respectiva.
5. Si desea incluir una descripcin de la macro, escrbala en el cuadro Descripcin.

6. Haga clic en Aceptar.


7. Si desea que la macro se ejecute con relacin a la posicin de la celda activa, grbela
utilizando referencias de celda relativas. En la barra de herramientas Detener grabacin, haga
clic en la opcin Referencias relativas
para seleccionarla. Excel continuar grabando
macros con referencias relativas hasta que termine la sesin con Excel o hasta que haga clic
otra vez en la opcin Referencias relativas

para que no est seleccionada.

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8. Ejecute las acciones que desee grabar.


9. Para detener la grabacin En la ficha Programador,
en el grupo Cdigo, haga clic en Detener
grabacin.
Una vez que grabamos la macro, todas la acciones que
realizamos en la hoja de calculo se guardaron en un
modulo dentro del Editor de Visual Basic. Si usted desea ver el cdigo generado, corregir errores
o modificarla siga los siguientes pasos.
10. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Visual Basic. Usted observar el
cdigo generado en el Modulo respectivo y podr hacerme modificaciones si es necesario.
11. Para salir, entre al men Archivo y de un clic en la opcin Cerrar y volver a Microsoft Excel.

Ejecutar una macro


Para hacer que la macro grabada funcione, tenemos que ejecutarla, la ejecucin de la macro se
puede hacer de distintas formas.
1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.
2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba el nombre de la macro que desea ejecutar o
seleccinela de la lista.

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3. Haga clic en Ejecutar.

En esta ventana se puede ejecutar Paso a paso para revisar los procedimientos que va
realizando la macro, Cancelar la ejecucin, Eliminar una macro, Modificarla o agregarle
un mtodo abreviado.
4. Tambin puede ejecutar la macro con la combinacin de teclas que le asigno presionando
Ctrl + La letra asignada.

Ejecutar una macro desde la ficha vista


Tambin es posible ejecutar una macro a travs de la ficha Vista dentro del grupo ventana..

1. En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en el botn Ver macros.


2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar y, a
continuacin, en Ejecutar.

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Ejecutar automticamente una macro al abrir un libro


Si graba una macro y la guarda usando el nombre "Auto_Abrir", la macro se ejecutar cada vez
que se abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automticamente una macro al
abrir un libro es escribir un procedimiento de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) en el evento
Open del libro utilizando el Editor de Visual Basic. El evento Open es un evento de libro integrado
que ejecuta su cdigo de macro cada vez que se abre el libro.

Crear una macro Auto_abrir


1.
2.
3.
4.

En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.


En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir.
En la lista Guardar macro en, seleccione el libro en el que desea almacenar la macro.
Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar.

5. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin

59
VBA
VBA significa Visual Basic for Applications. Es un lenguaje de programacin que surge de
Visual Basic (VB), esta adaptado a Excel, para trabajar con celdas, hojas, columnas etc. (es
decir, los objetos de la aplicacin Excel).

Qu puedo hacer con VBA?

Con este lenguaje de programacin puedes crear tus propios programas en Excel.
Estos programas pueden ser todo desde una macro (una pequea programa VBA, por ejemplo un
atajo personalizado) hasta una aplicacin entera con listas desplegables, mens etctera.

Origen de VBA
Es de Microsoft, y surge de BASIC (Beginners All-purpose Symbolic Instruction Code, o
Cdigo de Instrucciones Simblicas de Uso General para Principiantes), el cual es un
lenguaje que tiene muchos aos ya (desde los aos sesenta).

Tipos de VBA
VBA existe para todas las aplicaciones de Microsoft Office, y estas se llaman 'host aplicacions'.
As que hay VBA para Excel, otro para Word etc. Cada VBA se parece al resto, pero tambin
tienen diferencias, por servir a distintos 'host aplications'. Excel utiliza, por supuesto, VBA para
Excel.

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80

Crear una macro mediante programacin en VBA


Adems de la opcin de grabar macros, usted tiene la posibilidad de crear sus propias macros
mediante cdigo a travs del Editor de Visual Basic, este es un programa diseado para que los
usuarios puedan escribir y editar fcilmente cdigo de Visual Basic.
El Editor de Visual Basic permite modificar macros, copiarlas de un mdulo a otro, copiarlas entre
diferentes libros, cambiar el nombre de los mdulos que almacenan las macros o cambiar el
nombre de las macros, entre otras cosas. Para poder hacerlo evidentemente es necesario tener
algunos conocimientos de programacin.
Programando sus propias macros tiene la posibilidad de crear sus propias funciones y crear
soluciones a la medida de sus necesidades.

Para crear una macro mediante programacin siga estos pasos:


1. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Visual Basic.
2. En el men Insertar, haga clic en Mdulo.

3. Escriba o copie el cdigo en la ventana de cdigo del mdulo.


4. Si desea ejecutar la desde la ventana del mdulo, presione F5.
5. Una vez escrita la macro, haga clic en el men Archivo - Cerrar y volver a Microsoft Excel

Declarar variables
Una variable se declara empleando el comando DIM. DIM significa Dimensin, y viene del antiguo
BASIC. Al declarar, puedes indicar el nmero de dimensiones que la variable va a tener (ej.
guardar nmeros dentro de una variable, en 3 dimensiones).Para que sea ms fcil leer el cdigo,
pon un indicador en el nombre de la variable. As basta con leer el nombre de la variable para
saber de que tipo es. Puede ser str para String, int para Integer etc. Una alternativa al DIM es
Public. La variable ser accesible desde todas partes de t proyecto VBA.

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Poner nombres nemotcnicos


Intenta poner nombres a la variable asociados a su funcin.
Dim strCodigoPostal as String
Dim datFechaRecogida as Date
El nombre puede tener hasta 254 caracteres (por supuesto demasiado...). No puede empezar con
una cifra. Algunos nombres son reservados para VBA/Excel, la cual te notificar al ejecutar.

Porqu declarar variables?


El cdigo saldr ms estructurado
Si no declaras un variable, no sabrs que tipo de datos contendr.
Es ms seguro - evitars errores tipogrficos
VBA te ayudar a poner los nombres correctos. Si no, un error tipogrfico puede parar el programa.
El cdigo trabajar ms eficaz
Variables no declaradas sern tratados como Variants, las cuales ocupan mucha ms memoria.
Te ayudar a programar
VBA te ayuda a elegir propiedades/mtodos que corresponden a esa variable.

Donde poner las declaraciones?


VBA te deja declarar casi en cualquier sitio del cdigo. No obstante, la posicin puede dar
resultados distintos.
Tipo de
declaracin
Dim
Dim
Dim
Public

Ubicacin

Accesible

Encima del procedimiento (antes del


primer Sub)
Antes de un procedimiento especfico.
Dentro de un procedimiento.
Encima del procedimiento (antes del
primer Sub)

Todos los procedimientos del mdulo.


Ese procedimiento.
Resto de ese procedimiento.
Todos los procedimientos (de todos
los mdulos).

Tipos de variables
Abajo presentamos los ms frecuentes tipos de variable de VBA.
Tipo
Byte
Boolean
Integer
Long (long int.)
Single

Bytes
1
1
2
4
4

Descripcin
0-255
True/False
-32.768 hasta + ...
-2.147.483.648 hasta + ...
-3,402823 E38 hasta + ...

Microsoft Excel Expert

Comentario
Integrales positivos
Valores discretos
Integrales
Integrales
Decimales

82

Double
Currency
Date
Object
String
String (long. fija)
Variant

8
8
8
4
10+
1+
16+

-1,79769313486232 E308 hasta + ...


15 dg. + 4 decimales
1-ene-100 hasta 31-dic-9999
referencia a objetos
caracteres Ascii (texto)
Caracteres Ascii, longitud predef.
cualquier tipo de datos

Decimales
Nmero, 4 dec.
Fechas
Ej. "Workbook"
Texto
Texto
Cubre la mayora

Funciones y rutinas ms comunes


Sintaxis
IF (Condicin) THEN
(Bloque de sentencias 1)
ELSE
(Bloque se sentencias 2)
END IF

Descripcin
If-Then-Else
Si la condicin es verdadera, se ejecuta el bloque de
sentencias 1, de lo contrario, se ejecuta el bloque de
sentencias 2.

Select (Expresin)
Case Valor1
(Bloque de sentencias 1)
Case Valor2
(Bloque de sentencias 2)
Case Valor n
(Bloque de sentencias 3)
Case Else
(Bloque de sentencias "Else")
End Select

Select-Case

Se evala la expresin, dando como


resultado un nmero.
Luego, Se recorren los "Case" dentro de la
estructura buscando que el nmero coincida
con uno de los valores.
Cuando se encuentra la primera
coincidencia, se ejecuta el bloque de
sentencias correspondiente y se sale de la
estructura Select-Case.
Si no se encuentra ninguna coincidencia con
ningn valor, se ejecuta el bloque de
sentencias de la seccin "Case Else".

Do While (Condicin)
(Bloque de sentencias)
Loop

Do-While
Mientras la condicin sea verdadera, se ejecutarn
las sentencias del bloque.

Do
(Bloque de sentencias)
Loop Until (Condicin)

Do-Until
Se ejecuta el bloque de sentencias, hasta que la
condicin sea verdadera

With Objeto
Instrucciones
End UIT

For-Next

Primero, se evalan las expresiones 1 y 2,


dando como resultado dos nmeros.
La variable del bucle recorrer los valores

Microsoft Excel Expert

83

desde el nmero dado por la expresin 1


hasta el nmero dado por la expresin 2.
El bloque de sentencias se ejecutar en cada
uno de los valores que tome la variable del
bucle.

Cdigos ms comunes
Cdigo
Range("A1").Select
Activecell.FormulaR1C1="Era21"
Selection.Font.Bold = Trae
Selection.Font.Italic = Trae
Selection.Font.Underline =
xlUnderlineStyleSingle
With Selection.HorizontalAlignment =
xlCenter
End With
With Selection.HorizontalAlignment = xlLeft
End With
With Selection.HorizontalAlignment = xlRight
End With
With Selection.Font.Name = "AGaramond"
End With

Accin
Trasladarse a una Celda
Escribir en una Celda
Letra Negrita
Letra Cursiva
Letra Subrayada
Centrar Texto

Alinear a la izquierda

Alinear a la Derecha
Tipo de Letra(Fuente)

Tamao de Letra(Tamao de Fuente)

With Selection.Font.Size = 15
End With
Selection.Copy
ActiveSheet.Paste
Selection.Cut
Selection.EntireRow.Insert
Selection.EntireRow.Delete
Selection.EntireColumn.Insert
Selection.EntireColumn.Delete

Copiar
Pegar
Cortar
Insertar Fila
Eliminar Fila
Insertar Columna

Workbooks.Open
Filename:="C:\Mis documentos\video safe
3.xls"

Eliminar Columna
Abrir un Libro

60
Microsoft Excel Expert

84

Importar y Exportar mdulos


Exportar un mdulo.
1. Entre al editor de Visual Basic y active el mdulo a exportar.
2. Active opcin de la barra de mens Archivo/ Exportar archivo. Aparece un cuadro de dilogo.

3. En cuadro de edicin Nombre de Archivo, teclee el nombre para el archivo donde se guardar
el mdulo, observe que .BAS es la extensin de estos archivos.
4. Pulse sobre el botn Guardar.

Microsoft Excel Expert

85

Importar un mdulo.
1. Active el editor Visual Basic.
2. Active opcin de la barra de mens Archivo/ Importar Archivo. Aparece un cuadro de dilogo.

3. Seleccione en la lista Buscar en: la carpeta donde tiene ubicado el archivo a importar.
4. Una vez localizada la carpeta, seleccione el archivo a importar y pulse sobre Abrir.

Observe como en la ventana de proyecto se ha incorporado un nuevo mdulo que contiene todos
los procedimientos y funciones del archivo importado.

61
Microsoft Excel Expert

86