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MANUAL DE PUESTOS

INTRODUCCIN
El Manual de Descripcin de Puestos es una herramienta administrativa que
describe las actividades (tareas) y las responsabilidades de los puestos que
existen en la institucin, as como tambin sus interrelaciones internas y externas,
el perfil que se requiere para aspirar a un puesto.
El presente manual, contiene la descripcin de cada uno de los puestos de una
estructura organizacional para su mejor uso el manual agrupa los puestos por
elemento de organizacin.
Cada descripcin de puesto contiene el Nombre del Puesto, A quien se Reporta, A
quien Supervisa, Requisitos Mnimos, la Descripcin General y Especfica,
Especificaciones y las Relaciones de Trabajo.
Es importante sealar que en el presente manual los nombres de los puestos se
han cambiado segn la funcin realizada o el rea de trabajo.

Definicin:
Es un instrumento o herramienta de trabajo que contiene el conjunto de normas y
tareas que desarrolla cada funcionario en sus actividades cotidianas y ser
elaborado tcnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas,
normas y que resumen el establecimiento de guas y orientaciones para
desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades
intelectuales, ni en la autonoma propia e independencia mental o profesional de
cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrn
tomar las decisiones ms acertadas apoyados por las directrices de los
superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que
cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de
labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales

se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el


perodo, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los
informes como los manuales debern ser evaluados permanentemente por los
respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestin.

Importancia:
Hoy en da las herramientas de gestin han tomado una enorme relevancia en la
consecucin de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de
estas herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme
relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el
ordenamiento de la organizacin en sus diferentes niveles jerrquicos.
Tambin es muy importante mencionar que hoy en da se hace mucho ms
necesario tener este tipo de documentos, porque todas las certificaciones de
calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, a su vez por su uso interno y diario,
minimiza los conflictos de reas, marca responsabilidades, divide el trabajo y
fomenta el orden, etc. Adems, es el factor fundamental para implementar otros
sistemas organizacionales muy efectivos como: evaluacin de desempeo,
escalas salariales, lneas de carrera y otros. El Manual de Organizacin y
Funciones debe de estar en constante modificacin y actualizacin para adaptarse
a los nuevos tiempos, esto permite una mejor seleccin y desempeo del personal
y la consolidacin de la cultura organizacional; actualmente esta herramienta viene
siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el nuevo
enfoque en la Gestin del Talento Humano en las empresas.

OBJETIVOS DEL MANUAL.

Definir un documento nico de referencia para todos los puestos de trabajo.


Identificar los requerimientos mnimos a considerar en los puestos tipo.
Facilitar el proceso de reclutamiento y seleccin de personal de la Gerencia

de Recursos Humanos.
Establecer una herramienta administrativa que contiene la informacin
necesaria de todos los puestos de trabajo, de acuerdo a la estructura

organizativa para el desempeo eficiente del personal.


Definir los requisitos mnimos y la descripcin general, de referencia para el

reclutamiento y seleccin del personal, as de las promociones internas.


Facilitar la induccin al trabajo del nuevo personal.
Analizar cargas de trabajo e incentivos.
Orientar la actuacin de cada funcionario en el desarrollo de los procesos

de la Direccin.
Contratar el personal idneo para la institucin.

La ficha ocupacional
La ficha ocupacional es un documento o formato que tiene como principales
componentes los siguientes datos de un puesto de trabajo:
- Funciones del trabajador
- Requisitos:
a. Habilidades: Educacin, Experiencia, iniciativa e ingenio.
b. Esfuerzo: Mentales y fsicos
c. Responsabilidades: sobre maquinarias y equipos, Materiales o productos,
trabajo de otros.
d. Condiciones de trabajo: Ambiente y riesgos.

Con esta cantidad de datos el empleado o colaborador queda totalmente definido


en su puesto laboral as se evitan antagonismos, de defines responsabilidades y
se trabaja de forma ms eficaz en busca de alcanzar los objetivos de la
organizacin.

INSTITUTO NACIONAL DE COMERCIALIZACIN AGRCOLA -INDECA-MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES I

INTRODUCCION
En cumplimiento a lo establecido con los Artculos 8 y 13 numeral 9 del Decreto Nmero 101-70 del
dieciocho de diciembre de mil novecientos setenta, Ley Orgnica del Instituto Nacional de
Comercializacin Agrcola INDECA. El Articulo 8 literalmente dice: UNIDADES ADMINISTRATIVAS: La
Junta Directiva a propuesta de la Gerencia General, debe establecer la funciones y reglamentar la
organizacin administrativa del INDECA, creando, de conformidad con las normas de esta ley, las
unidades administrativas necesarias para su buen funcionamiento. El Artculo 8: ATRIBUCIONES, en
su numeral 9 literalmente dice: Emitir y reformar los reglamentos del INDECA, salvo aquellos que
requieren aprobacin especial segn ley.
En tal sentido, en el desarrollo del Manual se tom en consideracin temas como la visin y misin
institucional, objetivos, estructura organizacional, inventario de puestos, as como la descripcin tcnica,
funciones, requisitos y perfiles de cada puesto. En dicho contexto, este manual debe contribuir de
manera sustantiva a mejorar los procesos como los que se mencionan a continuacin.
Establecer las atribuciones, grado de autoridad y responsabilidad de los puestos de trabajo.
Determinar los requisitos mnimos de calificacin, cualidades personales, tcnicas y
profesionales para cada puesto de trabajo.
Reclutar y seleccionar al personal idneo para la dependencia en coordinacin.
Detectar necesidades de formacin, capacitacin y adiestramiento para cumplir el perfil del
personal de esta dependencia.
Facilitar la productividad del personal en su respectivo puesto de trabajo.
INSTITUTO NACIONAL DE COMERCIALIZACIN AGRCOLA -INDECA-MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES II

Contar con un instrumento tcnico que proporciona las bases para la evaluacin del
desempeo de los diversos puestos de trabajo.
El Manual de Puestos y Funciones se desarrolla a partir del puesto funcional de las distintas reas que
conforman la estructura organizacional, identificacin segn puesto nominal, las tareas, conocimientos y
experiencias requeridos para cada puesto, a fin de que una persona pueda desarrollar eficazmente las
funciones de trabajo asignadas, sumando su conocimientos, habilidades y destrezas al equipo de trabajo
que integran la institucin.
En la medida que contribuye a tener claridad en las funciones, motiva al personal y mantiene un clima
organizacional adecuado, este Manual facilitar la proyeccin de la visin y la misin institucional,
traduciendo en resultados concretos el servicio que se presta a los clientes internos como
externos.INSTITUTO NACIONAL DE COMERCIALIZACIN AGRCOLA -INDECA-MANUAL DE PUESTOS Y
FUNCIONES III
NOMBRE DEL PUESTO
PUESTO NOMINAL
NMERO DE PUESTOS
Listado de puestos
funcionales y
nominales del INDECA
No.

GERENCIA GENERAL
1
2
3
4

Gerente General
Asistente de Gerencia
Auditor Interno
Auxiliar de Auditora
Interna
5
Asesor Jurdico
6
Procurador de Asesora
Jurdica
7
Jefe de Informtica
8
Auxiliar de Informtica
DIRECCIN ADMINISTRATIVA
9
Director Administrativo
10
Secretaria Recepcionista
11
Asistente de Recursos
Humanos y Compras
12
Encargado de Compras
13
14
15
16
17

Encargado de Almacn
Encargado de
Mantenimiento
Auxiliar Administrativo
Encargado de
Mensajera
Encargado del Archivo
General

DIRECCIN FINANCIERA
18
Director Financiero
19
Encargado de
Presupuesto

Director Tcnico III


Personal Temporal 029
Director Tcnico II
Asesor Profesional
Especializado I
Personal Temporal 029
Asesor Profesional
Especializado II
Personal Temporal 029
Personal Temporal 029

1
1
1
1

Director Tcnico II
Personal Temporal 029
Personal Temporal 029

1
1
1

Asesor Profesional
Especializado I
Profesional III
Tcnico I y II

Jefe Tcnico Profesional


III
Tcnico I

Asistente Profesional IV

Director Tcnico II
Asesor Profesional
Especializado I

1
1

1
1
1
1

1
2

20
21
22

Encargado de
Contabilidad
Auxiliar de Contabilidad
Encargado de Tesorera

23
24

Auxiliar de Tesorera
Encargado de Inventario
de Activos
25
Asistente Direccin
Financiera
DIRECCIN GENERAL DE LOGSTICA
26
Director de Logstica
27
Secretaria de Logstica
28
Supervisor Gral. de
Bodegas e Internaciones
29
Supervisor de Bodegas
30

33

Encargado de
Internaciones
Encargado de
Inventarios de Alimentos
Auxiliar de Inventarios de
Alimentos
Jefe de Bodega

34

Auxiliar de Bodega

35

Guardin

31
32

Profesional Jefe II

Asistente Profesional IV
Asesor Profesional
Especializado I
Asistente Profesional IV
Profesional III

1
1

Rengln 029

Director Tcnico II
Personal Temporal 029
Asesor Profesional
Especializado II
Asesor Profesional
Especializado IV
Asesor Profesional
Especializado IV
Asesor Profesional
Especializado IV
Personal Temporal 029

1
1
1

Asesor Profesional
Especializado I
Jefe Tcnico Profesional
III
Pen Vigilante I, III y V
Tcnico I y II

3. OBJETIVOS DEL MANUAL

1
1

2
1
1
1

12
22

3.1 Objetivo general


Poner a disposicin de las unidades que conforman el INDECA, una descripcin ordenada y sistemtica
de las funciones, responsabilidades, requisitos de calificacin y destrezas del personal de acuerdo a las
especificidades del trabajo a realizar en cada rea de actividad; facilitando as el cumplimiento de las
funciones que por Ley le competen a esta Institucin.
3.2 Objetivos especficos
Contar con una fuente de informacin que contenga las caractersticas y funciones de cada puesto
de trabajo del INDECA.
Apoyar la induccin del personal contratado para que tenga informacin exacta y clara de las
atribuciones que debe realizar.
Sentar las bases para una evaluacin de desempeo basada en el cumplimiento de lo descrito en
la descripcin de funciones de cada puesto.
Uniformar en un solo documento las principales funciones que se deben desarrollar, facilitando la
coordinacin y evitando posibles duplicidad.
Facilitar la deteccin de necesidades de capacitacin y desarrollo del personal en base a la
descripcin de cada puesto
Facilitar y transparentar posibles cambios en la misin y visin de la institucin y los
correspondientes ajustes en los requisitos, calificaciones y objetivos de cada puesto.
Contar con un documento prctico de consulta, para las personas que necesiten tener conocimiento
sobre las funciones y atribuciones de cada puesto.
INSTITUTO NACIONAL DE COMERCIALIZACIN AGRCOLA -INDECA-MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES VI

4. V I S I N
Contribuir al cumplimiento de las polticas de seguridad alimentaria y nutricional del Gobierno de
Guatemala con el propsito de combatir el hambre y disminuir los ndices de desnutricin que presentan
las comunidades ms vulnerables del pas.

5. M I S I N
Viabilizar el proceso de internacin, almacenamiento y despacho de alimentos del Gobierno de
Guatemala, destinados a cumplir las polticas de seguridad alimentaria, en forma oportuna y
eficaz.INSTITUTO NACIONAL DE COMERCIALIZACIN AGRCOLA -INDECA-MANUAL DE PUESTOS Y
FUNCIONES VII

6. POLITICAS INSTITUCIONALES

Consolidar el funcionamiento administrativo y financiero que permita el uso eficiente de los recursos
asignados en el presupuesto, por medio de mejoras constantes en los procesos de gestin y control que
genera transparencia y credibilidad al INDECA.
Mantener procesos giles y adecuados para la internacin, almacenamiento, conservacin y
despacho de los alimentos resguardados en las bodegas.

7. OBJETIVOS ESTRATGICOS

Controlar, coordinar y supervisar el cumplimiento formal de las normas y polticas institucionales en


forma eficiente y eficaz.
Poner en prctica las herramientas que permitan una ejecucin adecuada del presupuesto,
aplicando racionalidad, eficiencia y eficacia.
Orientar los recursos necesarios para una oportuna y eficiente logstica en el manejo de los
alimentos y el fortalecimiento de la gestin administrativa y financiera del instituto, en forma sostenida y
sustentable.
Mantener un liderazgo institucional a travs de la profesionalizacin del personal, dotndole de las
herramientas necesarias para realizar su trabajo, as como la capacitacin constante para el uso efectivo
de las mismas.
INSTITUTO NACIONAL DE COMERCIALIZACIN AGRCOLA -INDECA-MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES

VIII

8. RESPONSABILIDADES DE LA INSTITUCIN
Como tal le corresponde la planificacin, direccin coordinacin de sus actividades, velando por el fiel
cumplimiento de lo que por ley le compete, para cuyos fines se le asigna las atribuciones siguientes:
Internar dentro del territorio guatemalteco los alimentos donados al pas por el Programa Mundial
de Alimentos -PMA-, los que se reciben, en los puertos martimos: Santo Toms de Castilla en Izabal y
Puerto Quetzal en Escuintla, trasladndolos posteriormente a las Bodegas que INDECA tiene destinadas
para su resguardo y posterior despacho de acuerdo a programacin de las entidades encargadas de su
distribucin.
Ingresar los alimentos que el Programa Mundial de Alimentos compre localmente, verificando que
los mismos cumplan con las normas de calidad para el consumo humano.
Almacenar los alimentos en bodegas o silos de acuerdo a normas de calidad establecidas para
mantenerlos en buen estado, ejecutando un adecuado monitoreo y control de plagas.
Atender los despachos de alimentos conforme a las programaciones que coordinen el programa
Mundial de Alimentos y los Proyectos que tienen la actividad de almacenaje del alimento.
Capacitar constantemente a su personal de bodegas y equiparlos para que puedan cumplir la tarea
de mantener en buen estado los alimentos.
Modificar en base a las leyes vigentes, los programas del INDECA para que estos respondan a los
objetivos y roles, cuando haya cambiado las condiciones en que se fundamentaron.
INSTITUTO NACIONAL DE COMERCIALIZACIN AGRCOLA -INDECA-MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES IX

Efectuar los cambios organizacionales y estructurales, de conformidad al devenir y dinmica de sus


objetivos.
Administrar sus recursos financieros, humanos y materiales, con independencia, en armona con los
objetivos y propsitos que por ley u otra normativa que le sean asignados sean ejecutadas de
conformidad a lo establecido en las leyes, reglamentos, normas, procedimientos, circulares u otros
instrumentos.