Creación de gráficos dinámicos con Microsoft Excel

27/09/2007

A lo largo de este videotutorial aprenderemos a crear gráficos utilizando Microsoft Excel, y los datos importados de una Base de Datos Access. Una vez generado el gráfico, veremos las diferentes opciones de visualización del mismo.

Para iniciar la generación del gráfico, seleccionaremos la opción “Datos / Informe de Tablas y Gráficos Dinámicos” que se encuentra en menú principal.

Se nos presenta un asistente, que nos guiará en la generación de nuestro gráfico. Las opciones que nos aparecen en este primer paso del asistente están organizadas en dos bloques: a. ¿ Donde están los datos que desean analizar ? b. Y … ¿ Que tipo de Informe desea crear ?

e-aula.com – videotutoriales online

2

Dentro del primer bloque , seleccionaremos la opción “Fuente de datos externa”, dado que utilizaremos una base de datos access para la generación del gráfico. A continuación seleccionaremos, como tipo de informe, la opción: “Informe de Gráfico dinámico (con informe de tabla dinámica). Y pulsaremos el botón siguiente para continuar. En la nueva pantalla del asistente pulsaremos sobre el botón “Obtener datos”, para seleccionar la fuente de datos que queremos utilizar.

Nos aparece una nueva pantalla titulada organizada en 3 pestañas: c. Base de Datos

d. Consultas e. Cubos OLAP En nuestro caso seleccionamos la pestaña “Base de Datos”, que nos muestra los distintos tipos de Base de Datos que Microsoft Excel es capaz de manejar.

Seleccionamos la opción “MS Access Database” y pulsamos el botón Aceptar. Aparece un cuadro de dialogo con el que seleccionaremos el fichero de base de datos access que queremos utilizar. En nuestro caso seleccionremos la base de datos de ejemplo que se distribuye con Microsoft Office, denominada Neptuno.mdb.

e-aula.com – videotutoriales online

3

Una vez seleccionado el fichero de base de datos de Neptuno, pulsaremos en el botón Aceptar para continuar. En la nueva pantalla del asistente, podremos seleccionar la información concreta que queremos utilizar de la base de datos. En el apartado “Tablas y Columnas disponibles”, nos aparecen todas las tablas y consultas que contiene la base de datos Neptuno. Si hacemos clic con el botón izquierdo en el símbolo +, podremos ver los campos de esas tablas o consultas.

En la zona central de la pantalla, se muestran 3 botones, que nos permitirán añadir o eliminar campos:

El botón con flecha apuntando hacia la derecha , permite añadir los campos seleccionados en la zona de “tablas y columnas”. Si tenemos seleccionada una tabla, se añadirán todos los campos de la misma. Los campos añadidos se listan en la zona denominada “Columnas en la consulta”, y serán los que podamos utilizar en el gráfico que estamos generando. El botón con flecha apuntando hacia la izquierda, permite eliminar los campos que tengamos seleccionados en la zona denominada “Columnas en la consulta” Y el botón con doble flecha apuntando hacia la izquierda permite eliminar todos los campos que tenemos en “Columnas en la consulta”.

• •

Por último, los botones de ordenación nos permiten modificar el orden de las columnas dentro de nuestra consulta. Para realizar nuestro Gráfico, Elegimos la Tabla clientes y pulsaremos en el botón con la flecha apuntando hacia la derecha para incluir todos los campos que dispone esta tabla.

e-aula.com – videotutoriales online

4

A continuación pulsaremos en el botón siguiente. En la nueva pantalla podremos aplicar filtros sobre los registros de la tabla clientes. En nuestro caso seleccionaremos la columna país para aplicar el filtro. Y en el desplegable de condiciones de filtro, seleccionaremos “no es nulo”. De esta forma utilizaremos únicamente los clientes que tienen un país asociado.

Pulsamos en el Botón siguiente para continuar. En este nuevo paso del asistente, podremos especificar una ordenación de los datos. Se nos permitirá aplicar hasta 3 condiciones de ordenación, cada una de ellas en sentido “ascendente” o “descendente”.

e-aula.com – videotutoriales online

5

En nuestro caso seleccionamos el campo País y dejamos el orden como Ascendente. Pulsamos el botón siguiente para continuar.

e-aula.com – videotutoriales online

6

En el último paso del asistente para consultas, únicamente tenemos que seleccionar la opción que viene marcada por defecto, denominada “Devolver datos a Microsoft Office Excel”, y pulsamos en el botón Finalizar.

Nos aparece de nuevo el segundo de los pasos en el asistente principal, indicando que se han recuperado campos de datos.

Al pulsar en el botón siguiente, el asistente nos pregunta donde queremos colocar el gráfico. Tenemos 2 opciones, seleccionar una celda a partir de la cual se colocará el gráfico, o bien colocarlo en un una nueva Hoja de Cálculo. En nuestro caso seleccionaremos La opción “Hoja de cálculo nueva”, y pulsamos el botón Finalizar.

e-aula.com – videotutoriales online

7

El asistente ha creado una nueva página denominada “Gráfico1”. En ella ha colocado la plantilla de un gráfico, sobre la que ahora podremos establecer los datos que queremos representar.

La ventana denominada “Lista de Campos de Tabla Dinámica”, será la que nos permita seleccionar los campos a representar en el gráfico. En nuestro caso, nos interesa representar gráficamente, cuantos clientes tiene la compañía Neptuno, en cada país. En primer lugar seleccionamos el campo País y lo arrastraremos a la zona central del gráfico.

e-aula.com – videotutoriales online

8

Automáticamente Excel crea una primera representación de los datos, mostrando el número total de clientes de Neptuno.

Para crear la agrupación de los clientes, por país, tendremos que volver a seleccionar el campo país y arrastrarlo a la zona inferior del gráfico, que muestra el mensaje “Coloque campos de categoría aquí”. Al utilizar el “país” como categoría, el gráfico muestra en el eje horizontal la lista de países en los que existe algún cliente, y en el eje vertical el número de clientes de cada país.

Si queremos cambiar el tipo de gráfico, pulsaremos con el botón derecho del ratón sobre el grafico y en el menú desplegable que se muestra, seleccionaremos la opción “Tipo de Gráfico”.

e-aula.com – videotutoriales online

9

Puedes encontrar el videotutorial “Creación de gráficos dinámicos con MS Excel” y muchos más en la dirección:
http://www.e-aula.com/pub/MSOfficeExcel-Graficos.html

e-aula.com – videotutoriales online

10