You are on page 1of 113

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Sistema de costos
por rdenes
(System costs orders)
Da tu primer paso
con fe, no es
necesario que veas
toda la escalera
completa, slo da tu
primer paso Martin

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Carlos Enrique Escobar Valencia*


Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho
Santiago de Cali, Febrero de 2016

Sistema de costos por rdenes


(System costs orders)
Carlos Enrique Escobar Valencia*
Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho
Santiago de Cali, Febrero de 2016

Contabilidad de Costos (cost accounting)


Introduccin (introduction)
Todas las personas usamos a diario la palabra costo al hacer referencia al costo de vida, costo
de las matrculas, costos de los alimentos y las medicinas. Tal vez ningn trmino contable se
utiliza tanto como el trmino costo, el cual puede tener muchos y diferentes significados. Costo y
gasto se usan indistintamente para designar lo mismo, pero desde un punto de vista conceptual
son diferentes como veremos ms adelante en el desarrollo de esta asignatura. Se suele escuchar:
en la reforma de la casa gast ms de lo pensado, o la reforma de la bodega me cost ms de
lo presupuestado.
Generalmente se considera que la Contabilidad de Costos circunscribe su mbito de aplicacin
al de las empresas industriales o de manufactura. En todo tipo de empresas, con o sin nimo de
lucro, independientemente de su actividad econmica y tamao, las tcnicas y conceptos que se
tratarn a lo largo de este curso, tienen vigencia. Se trata tan solo que la gerencia y los
responsables de la contabilidad buscan la aplicacin de dichas tcnicas y conceptos a sus
respectivas reas.
Analicemos las preguntas siguientes:

Cunto le cuesta al carpintero fabricar un juego de comedor hecho sobre pedido?


** Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com
*Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Cunto le cuesta al departamento de bomberos de una ciudad combatir un incendio?


A cunto ascienden los costos de los servicios que presta el laboratorio clnico de un
hospital?
Cul es el costo de la relacin hora de clase-profesor para una institucin universitaria?
La Contabilidad de Costos genera informacin para uso interno y externo a la organizacin, y
tiene que ver con la determinacin del costo de fabricar un producto, prestar un servicio o
desarrollar alguna actividad. Cualquier nivel administrativo de una organizacin depende
estrechamente de la informacin que le proporcionan este tipo de contabilidad, a la cual le
corresponde acumular la informacin de costos y presentarla lo ms detalladamente posible para
la toma de decisiones. Si un gerente de produccin desea modificar el proceso de manufactura de
un producto, debe saber cmo afecta esta decisin a las utilidades de la empresa, de all que
los gerentes dependen considerablemente de la informacin de costos para tomar decisiones
informadas.
En este contexto las sesiones de clase, inician con una interesante resea histrica de la
Contabilidad de Costos y una presentacin de la naturaleza de los Costos de Produccin. Se
presentan diferentes criterios de clasificacin y se describen los dos sistemas de acumulacin de
estos, rdenes de Trabajo y por Procesos; Tambin se realizar la presentacin de las
caractersticas y objetivos y su importancia en la toma de decisiones, en la planeacin y el control
de las operaciones.
En resumen, se introduce al estudiante en el ambiente de la Contabilidad de Costos y en los
conceptos bsicos que debe manejar antes de proseguir con el resto de la asignatura.
En las sesiones siguientes se inicia el estudio del Sistema de Costos por rdenes de Trabajo
(conocido tambin como rdenes de Produccin) y en especial con el anlisis del primero de
los elementos del Costo de Produccin: Las Materias Primas o Materiales (directos e indirectos
de produccin). Se tratan conceptos importantes relacionados con ellas, los diferentes
procedimientos involucrados en el control y contabilizacin del costo de los materiales directos
usados. Igualmente se analizan aspectos como el de la determinacin del tamao ptimo del
inventario y los mtodos de valuacin del mismo. En esta parte del curso, se aportan elementos
para comprender que un adecuado control de las materias primas y su correcta contabilizacin
constituyen un aspecto bsico en la administracin de las empresas industriales.
Seguidamente se tratarn los aspectos relacionados con la contabilizacin y el control del
segundo elemento del costo de produccin: La Mano de Obra (directa o indirecta). Se analizan
los diferentes pagos laborales y beneficios existentes: salario, prestaciones sociales, descansos
obligatorios y aportes de nmina, as como las deducciones de nmina que permite la ley, y que
recibe el trabajador del rea de produccin. Se ilustras los procedimientos utilizados para la
liquidacin y el pago de la nmina, as como para la distribucin del costo de la nmina entre las
diferentes rdenes de trabajo. En esta parte tambin se tratan los pagos obligatorios que a ttulo
de aportes patronales debe cancelar el patrono a entidades oficiales y privadas.
Posteriormente veremos la aplicacin del tercer elemento del costo de produccin: Los Costos
Indirectos a la Produccin. La acumulacin de los costos indirectos en la hoja de costos no es tan

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

sencilla como la de los materiales directos y la mano de obra directa, ms an, no es posible
medir con alguna exactitud el valor de los costos indirectos que se debe cargar a cada orden de
trabajo, razn por la cual es necesario hacer uso de la tasa presupuestada. La tasa presupuestada
se determina desde antes de la iniciacin del perodo haciendo uso de informacin presupuestada
de costos indirectos y de produccin. Durante el perodo se manejan costos indirectos reales y
aplicados y al finalizar, se comparan los valores reales con los valores aplicados para encontrar la
variacin, es decir, la sobre o subaplicacin de costos indirectos en las hojas de costos de las
rdenes de trabajo.
BIENVENIDOS (Welcome) a este espacio en el cual aprenderemos de cada uno de nosotros,
y en el cual dispondr de mis conocimientos y capacidades para que cada uno de ustedes alcance
la competencia necesaria que les permita un excelente desempeo en el rea profesional
relacionada con los Costos.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Qu es el sistema de costos por rdenes? (What is the system of costs orders?)


El sistema de costos por rdenes es un tcnica que se utiliza para recolectar los costos por cada
orden o lote, que son claramente identificables mediante los centros productivos de una empresa.
En el sistema de costos por rdenes, los costos que intervienen son: equipos,
reparaciones, materia prima aplicable, mano de obra directa y cargos indirectos, los cuales se
acumulan en una orden de trabajo.

Quines utilizan el sistema de costos por rdenes? (Who uses the system costs
orders?)
Las empresas que ms utilizan este sistema y en las que ms se adeca son las empresas de
tipo aeronutico, de ingeniera, de construccin, de impresin, astilleros, manufactureras, por
mencionar algunos.
En el sistema de costos por rdenes intervienen dos controles: el control de rdenes y el de
hojas de trabajo. Estos controles se aplican en cada uno de los casos en que las rdenes estn en
proceso de fabricacin. Por cada orden de produccin, se abre un registro que involucra los
elementos principales del proceso de produccin.

Cules son las caractersticas del sistema de costos por rdenes? (What are the
characteristics of the system of costs orders?)
Las caractersticas ms importantes del sistema de costos por rdenes son las siguientes:

Rene por separado cada uno de los costos que intervienen en el proceso de produccin, de
acuerdo a los requerimientos de la empresa.

Se planifica con anticipacin antes de iniciar el proceso de produccin, el nmero de


productos que se trabajarn y se prepara un documento contable distinto para cada tarea.

La produccin generalmente se realiza en funcin de las solicitudes de los clientes.

El control de los costos en este sistema es ms analtico.

Procedimiento a seguir en un sistema de costos por rdenes (Procedure in system


costs orders)
Para implementar un sistema de costos por rdenes es necesario, tener a mano los tipos de
costos con los que se trabajar, la manera con la que se las registrar contablemente y las hojas de
costos y rdenes de trabajo que utilizaremos.
Al hablar de los elementos del costo, hablamos de la materia prima, la mano de obra directa, la
mano de obra indirecta, los costos indirectos, sean estos reales o actuales y las horas mquina.
A continuacin brindaremos un ejemplo de cmo se trabaja cuando se utiliza el sistema de
costos por rdenes.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Ejemplo de un sistema de costos por rdenes (Example of a system of costs orders)


El 04 de Febrero de 2016, la empresa SIEMPRE ALEGRES LTDA, realiz un pedido a
industrias EL SOL BRILLA PARA TODOS S.A., que consiste en la fabricacin de una mesa de
conferencia, hecha a medida, con sillas de la misma manera a un precio total de $3.200.000. La
entrega ser a ms tardar el 19 de Febrero de 2016.
a) Compra de materiales (Purchase of material): El departamento de compras recibe
$1.100.000 en materiales consistentes en: 20 lminas de madera ($36.250 c/u), 10 galones de
pintura ($25.000 c/u), 5 cajas de pegamento ($23.000 c/u), 5 cajas de clavos ($2.000 c/u).
b) Consumo de materiales (Consumption of materials): Un da posterior al que, el
departamento de compras recibi el material, el departamento de produccin solicit los
siguientes materiales: 5 lminas de madera ($543.750 (36.250 * 15), 6 galones de pintura
($150.000 ($25.000 * 6), 3 cajas de pegamento ($138.000 ($23.000 * 6), 3 cajas de clavos
($6.000 ($2.000 * 3).
c) Costo de la mano de obra (Cost of labor): El departamento de produccin incurri en los
siguientes costos de nmina: Mano de obra directa ($850.000), mano de obra indirecta
($400.000) Total, $1.250.000.
d) A estos costos, hay que agregarles, los Costos Indirectos de Fabricacin y tendremos el total
del valor de los costos de las rdenes de produccin.
Con estos conceptos y el ejemplo utilizado, esperamos que hayas entendido
a qu nos referimos cuando hablamos de un sistema de costos por rdenes.

Sistemas de costos por rdenes especficas (Cost systems for specific orders)

El sistema de costos por rdenes especficas, hablaremos de sus orgenes, el tipo de empresa
en las que se puede utilizar de manera efectiva, de los elementos de un sistema de costos, las
ventajas del sistema de costos por rdenes especficas, el ciclo contable con el que se relaciona el
sistema de costos por rdenes especficas, y terminaremos destacando los puntos ms importantes
de este sistema, as que comenzamos:

Origen del sistema de costos (Origin of system costs)

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

El sistema de costos por rdenes especficas tiene su origen en aquellas empresas que cuentan
con mltiples productos y que, por lo tanto, requieren un sistema que les permita determinar los
costos por cada unidad de produccin con la que cuentan.

El sistema de costos por rdenes especficas se origina en aquellas empresas donde se trabaja
con especificaciones muy detalladas de los clientes acerca de los productos que deseen adquirir.
Tipo de empresas en las que se utiliza el sistema de costos por rdenes especficas.
El sistema de costos por rdenes especficas est especialmente diseada y funciona a la
perfeccin en empresas como: imprentas, construcciones, metalmecnicas, industria de muebles,
aeronuticas y algunas empresas de servicio.
El sistema de costos por rdenes especficas aplica a las empresas que, por su naturaleza y
caractersticas, ajustan y adaptan su producto a las indicaciones de los clientes.

Elementos de un sistema de costos por rdenes especficas (Elements of system costs


specific orders)

Son tres los elementos fundamentales e imprescindibles de un sistema de costos por rdenes
especficas:

Los Materiales Directos

La Mano de Obra Directa

Los Costos Indirectos de Fabricacin

stos se van acumulando e interrelacionando, segn sea la cantidad de rdenes de trabajo


asignados.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Se obtiene el costo unitario de cada orden dividiendo los costos totales entre el nmero de
unidades producidas.

Requisitos para que el sistema de costos por rdenes especficas funcione


correctamente (Requirements for the system cost by specific orders work properly)
Se debe identificar fsicamente cada orden de trabajo y separar sus costos relacionados.

Los materiales que se necesitarn debern incluir el nmero de orden de trabajo al que ser
asignado el material.

Este mismo trabajo se debe realizar con los costos de la mano de obra y los costos indirectos.

De esta manera y cumpliendo estos criterios, el sistema de costos por rdenes especficas
funcionar adecuadamente dentro de una empresa.

Ventajas de utilizar el sistema de costos por rdenes especficas (Benefits of using the
system costs specific orders)

A continuacin, mencionaremos algunas ventajas de utilizar el sistema de costos por rdenes


especficas:

Permite controlar individualmente cada uno de los elementos del sistema de costos.
Permite conocer la utilidad o prdida obtenida en cada orden de trabajo.
Permite conocer los costos de produccin de cada orden.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Cmo funciona el ciclo contable en un sistema de costos por rdenes especficas?


(How does the accounting cycle in system costs specific orders?)

El ciclo contable en el sistema de costos por rdenes especficas funciona de la siguiente


manera:

Comienza cuando el cliente ordena el producto que necesita.

Luego se prepara una orden de trabajo para controlar los elementos del sistema de costos
(mano de obra directa, costos indirectos y materiales).

Estos elementos son cargados a la cuenta de Produccin en proceso, materiales directos o


Costos Indirectos de Fabricacin.

Este sistema
es utilizado
A manera
de conclusin
(Inpreferentemente
conclusin) en empresas cuyos productos son rpidamente
identificables por lotes de produccin o por trabajos especficos.

Conocer el sistema de costos por rdenes especficas nos permitir saber en qu


momento, en qu situacin y en qu tipo de empresa es adecuado utilizar este tipo de
sistema.

Por lo tanto, piense usted:

En qu otro tipo de empresas se puede utilizar el sistema de costos por rdenes


especficas, aparte de las mencionadas en la presente lectura?

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

La Importancia de la Funcin de Compras (he importance of the purchasing


function)
Una correcta gestin de las compras y de los stocks de
mercancas puede generar un incremento de los
beneficios y de la rentabilidad de la empresa.
En la mayora de las empresas industriales, las compras
representan, como media, un 50% del valor de los
productos vendidos (este porcentaje vara segn el tipo de
empresa que se trate).
Puede entenderse ahora, que una correcta gestin de las compras:

Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan unas
cantidades importantes para la empresa.

Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben adquirirse las materias
primas adecuadas para que el proceso de produccin se realice con eficacia.

La calidad de los productos comprados es otro de los requisitos necesarios para que la compra
se realice de forma eficiente. Teniendo en cuenta este ltimo aspecto, es necesaria una
coordinacin entre el departamento de compras y el departamento de produccin. Sin embargo,
adems de esta lnea de coordinacin, es imprescindible establecer lneas de coordinacin con las
dems reas de la empresa (finanzas tesorera-, almacenamiento, distribucin) para integrar los
objetivos de la funcin de compras, dentro de la propia poltica empresarial.
La importancia de la funcin de compras, estriba en su capacidad para contribuir a los
directivos comunes de la organizacin, al incorporar sus objetivos dentro de la poltica de la
empresa, y en sus propias caractersticas internas, adems de ser la fase de arranque de toda
actividad empresarial.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

10

Las lneas de coordinacin que se fijan entre el rea de compras y las dems reas operativas
de la empresa (produccin, almacenamiento, distribucin y ventas) constituyen un sistema de
gestin integrada que en la empresa moderna se define como logstica.
La logstica es el proceso que planifica, implanta y controla, de forma eficiente el flujo de
materias primas, materiales de envasado, productos intermedio y terminados, desde el punto de
origen al de entrega, al coste adecuado y con el objetivo de satisfacer las necesidades del cliente
Objetivos de la funcin de compras (Objectives of the
procurement function)
La funcin de compras tiene como objetivo primordial:
Adquirir adecuadamente materias primas, materiales,
suministros, equipos y servicios necesarios para que la
empresa desarrolle sus operaciones de forma satisfactoria.
Para alcanzar este objetivo es preciso que se cumplan las siguientes condiciones de compra:
1. La calidad del producto o servicio comprado ha de ser la necesaria para el fin que se le
destina.
2. El plazo de entrega del suministro por parte del proveedor debe ser el apropiado, de modo
que la mercanca se halle disponible en el momento oportuno.
3. El precio justo con relacin a la calidad, a las condiciones de pago y al plazo de entrega
estipulado.
Estos tres parmetros calidad, precio y plazo de entrega que son bsicos de la gestin de
compras, se descomponen a su vez en otros secundarios, tales como servicio del proveedor,
cantidad a comprar o condiciones de pago a suministradores, constituyendo el conjunto de todos
ellos las variables propias de la funcin de compras.
Cada empresa puede enmarcarse, adems de estos objetivos especficos en funcin de la poltica
de compras y la poltica general que la empresa establezca.
Diferencia segn el sector y tipo de empresa (Difference by industry and type of business)
La funcin de compras presenta elementos comunes en todo tipo de empresas y organizaciones;
sin embargo, podemos distinguir diferentes variables estratgicas dependiendo del sector de
actividad y de la posicin de la empresa respecto a sus proveedores y competidores.
1. Las compras que realiza el sector pblico a las empresas privadas estn reguladas por la ley
de Contratos del Estado (Ley 80 de 1993). Estas compras representan en la actualidad un
porcentaje importante y creciente del PIB (Producto Interior Bruto).
2. En el sector privado, podemos distinguir entre empresas industriales, comerciales y de
servicios.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

11

En una empresa industrial, la calidad de su producto


y la eficacia de su proceso productivo vendrn
determinadas por la bondad y la existencia de materias
primas suficientes para apoyar el programa de
produccin previsto y sus posibles variaciones, de ah
que la variable estratgica de la funcin de compras
sea la calidad de la materia prima y productos
auxiliares.
Para las empresas comerciales que venden productos
homogneos lo ms importante es el precio de costo
de las compras.
En las empresas de servicios, el factor estratgico es la satisfaccin del cliente.
La fuerte competencia existente en el mundo de la distribucin comercial obliga a negociar el
precio de compra para poder mantener los mrgenes de beneficio sin incrementar el precio de
venta del producto.
1

Generalidades sobre
la Contabilidad
de Costos
(Overview of
Cost Accounting)

1* Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com
*

Carlos Enrique Escobar Valencia

Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho


Santiago de Cali, Febrero de 2016

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

12

Generalidades de Contabilidad de Costos


(Overview of Cost Accounting)

Carlos Enrique Escobar Valencia*


Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho
Santiago de Cali, Febrero de 2106

Introduccin (Introduction)
La esencia de la informacin contable radica en el suministro oportuno de datos para mltiples
usos y usuarios. La contabilidad tradicional que se denominar contabilidad histrica (o
contabilidad financiera), pretende informar al gobierno, a los economistas, a los inversionistas, a
los proveedores y a la gerencia sobre el estado y procedencia del capital en el negocio y cmo ha
sido el manejo de ese capital por parte de los administradores. Se espera que el balance y el
estado de resultados respectivamente, llenen las necesidades de los usuarios.
Como se puede deducir, la informacin que suministra la contabilidad histrica es
especialmente para el sector externo de la empresa. Es exigencia que para homogenizar y dar
crdito a los datos que este sistema contable genere, se rija por los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados. (Normas Bsicas y Tcnicas Decreto 2649/93).
Ante la preponderancia de la racionalidad sobre la oportunidad de la informacin, la gerencia
como usuaria ha tomado y tomar (si emplea como base los datos actuales) decisiones no muy
ptimas. El hecho de tener que utilizar datos histricos ha permitido que se pierda cierto
dinamismo en la planeacin y toma de decisiones. Los factores antes mencionados han exigido a
la alta direccin que busque otro tipo de informacin que le permita mejorar su actuacin como
administrador de un determinado capital. Sin ser el nico elemento de evaluacin, las utilidades
que reporte el negocio es uno de los factores ms relevantes para evaluar la gestin de la
gerencia.
Por lo que podemos observar, los sistemas contables que ms abundan en las pymes, poseen
un enfoque formal tendiente a la obtencin de estados contables y preparacin de informacin
impositiva; y una ayuda elemental para la gestin administrativa diaria (bancos, caja,
proveedores, clientes); distando mucho de los requisitos elementales para brindar informacin
til para el anlisis de los Costos.
Dado que un buen control de egresos y un uso eficiente y eficaz de los recursos del negocio
ayudan a mejorar la utilidad, el administrador ha tenido que crear sus propias fuentes de
informacin que permitan en todo momento mejorar su actuacin. Como se dijo anteriormente, la
contabilidad tradicional en poco ayuda a la gerencia. La nueva informacin que ha exigido la
gerencia es para su propio uso y se considera que su utilizacin sea interna para la compaa. A
** Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

13

este sistema de informacin se ha denominado Contabilidad Gerencial, la cual se define como


un sistema de informacin oportuno, rpido, veraz y econmico que permite a la gerencia hacer
ms dinmico el proceso administrativo, y es all donde juega un papel relevante la Contabilidad
de Costos, que le ofrece a la gerencia una herramienta que le permita tomar decisiones y
correctivos en tiempo real, debido a que para producir informacin til para esas decisiones y su
respectivo control, para que los informes de anlisis de costos y resultados sean productos
utilizable en la gestin, se requiere que el sistema de informacin identifique las rea de
actuacin, ya que es la nica manera de poder conocer donde se producen los resultados.
Definicin (Definition)
La Contabilidad de Costos es un sistema de informacin diseado para suministrar
informacin a los administradores de los entes econmicos, comerciales, industriales y de
servicios que les brinda la oportunidad de planear, clasificar, controlar, analizar e interpretar el
costo de bienes y servicios que produce o comercializa.
Objetivos (objectives)

Facilitar el proceso de planeacin, para que la gerencia pueda proyectar sus planes
econmicos a corto y largo plazo y as pueda asignar valor monetario a productos o
servicios, definir la optimizacin de los costos; con la finalidad de obtener un beneficio
econmico y que pueda promover la habilidad de generar utilidades a la empresa.

Suministrar informacin para ejercer el control administrativo de las operaciones y


actividades de la compaa que le permitan visualizar las desviaciones para tomar las
medidas correctivas que garanticen el ptimo uso de los recursos

Entregar informacin que sirva de base a la gerencia para disear modelos de motivacin que
le accedan direccionar y tomar decisiones en rea de produccin.

Ofrecer informacin que le permita a la gerencia decidir una estructura funcional donde
exista una claridad de las funciones, autoridad y costo de cada rea, departamento o centro de
costo en la organizacin,

Definicin de trminos (definition of terms)


Costo (cost): Es la expresin en trminos monetarios de las cuantas asignadas a la
elaboracin de un producto, a la prestacin de un servicio, o los valores invertidos en las compras
de productos con destino a su comercializacin. Generan ingresos, se recuperan, pero no siempre
generan utilidades.
Gasto (spending): Es la expresin en trminos monetarios de los valores asignados, al
consumo de bienes y servicios, en un periodo de tiempo determinado; indispensable para el
normal funcionamiento de un ente econmico. No generan ingresos, ni utilidades.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

14

Desembolsos (disbursements): Los desembolsos de dinero en los diferentes entes


econmicos pueden tener fines especficos como compra de activos, inventarios, o pueden
destinarse a cumplir con el objeto social de la empresa. Por lo tanto:
a) Pueden gastarse y compararse con los ingresos en el perodo en el cual se producen como lo
son los gastos de venta, (distribucin, mercadeo, publicidad) gastos administrativos, y los
gastos financieros.
b) Pueden capitalizarse en activo fijo, gastos pagados por anticipado o cargos diferidos u otros
activos como inversiones temporales, o a largo plazo, adquisicin de marcas y patentes y
despus depreciarse, amortizarse o agotarse.
Tales cargos son:

Usados en el perodo incurrido y no se relacionan con la produccin.

Inventariados como costo de producto si no se relacionan directamente con la produccin,


es decir como costos indirectos de fabricacin, en el caso de las depreciaciones,
amortizaciones.

Los desembolsos pueden ser inventariados o tratados como costos de productos hasta que
son vendidos; aqu se convertirn en costos de artculos vendidos en el estado de
resultados.

Grfica 1. Distribucin de los desembolsos de acuerdo a su destinacin.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

15

Clasificacin (classification)
Segn los elementos de un producto (according to the elements of a product)
Esta clasificacin suministra la informacin necesaria para la medicin del ingreso y la
fijacin del precio del producto.
Los elementos de costo de un producto o sus componentes son:
Los materiales (the materials): Son todos aquellos elementos fsicos que son indispensables
consumir durante el proceso de elaboracin de un producto. Se usa en la manufactura de un
producto particular y que puede ser medida y cargada al costo de este producto. Tambin se
puede definir como los insumos que van a ser transformado en otro producto diferente al que
ingreso, para posteriormente ser vendido, es controlable Son los principales recursos que se usan
en la produccin; estos se transforman en bienes terminados con la ayuda de la mano de obra y
los costos indirectos de fabricacin. Segn el sistema de costeo por rdenes de produccin se
clasifican en:

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

16

Directos (direct): Son todos aquellos materiales utilizados en forma directa en la fabricacin
de un producto que pueden identificarse en un producto terminado, fcilmente se asocian con ste
y representan uno de los principales costo en la elaboracin de un producto.
Indirectos (indirect): Son los que estn involucrados en la elaboracin de un producto, pero
tienen una relevancia relativa frente a los directos y al producto Son todos aquellos materiales
que no forman parte fundamental del producto terminado y no son reconocidos a simple vista en
el producto. Estn incluidos en la elaboracin del producto
La mano de obra (workforce): Considerada como el esfuerzo humano fsico o mental que
interviene en el proceso de transformacin de materias primas, en productos terminados.
Representa las erogaciones efectuadas para cambiar la forma o naturaleza de la materia prima y
cuyo importe puede cargarse directamente o indirectamente como parte del costo del producto
Mano de obra directa (direct labor): Involucrada en la fabricacin de un producto que va
directamente ha dicho producto y que representa el valor del trabajo realizado por los operarios
que contribuyen al proceso productivo y son valores representativos en el costo del producto.
Mano de obra indirecta (indirect labor): Es la mano de obra involucrada que no tiene
carcter directo en la fabricacin de un bien.
Los costos indirectos de fabricacin (CIF) (the indirect costs of manufacture): Son todos
aquellos costos que se presentan en una empresa, necesarios para la buena marcha de la
produccin, pero que de ninguna manera se identifican directamente con el producto que se est
fabricando. Esto quiere decir, que todos aquellos costos que no son materiales directos, ni mano
de obra directa, pero se requieren para la produccin, se consideran CIF, y constituyen el tercer
elemento fundamental del costo. Pueden ser fijos, variables y semivariables, y clasificarse en:
Materiales indirectos (indirect materials): Son aquellos que no se pueden identificar, y
valorizar fcilmente en una unidad de producto terminado. Por ejemplo en las fbricas de
muebles: los pegantes, la lija, los lubricantes.
Mano de obra indirecta (indirect labor): Salarios, prestaciones, parafiscales, dotacin, horas
extras del personal directo e indirecto, la seguridad social y dems pagos que se hacen a los
trabajadores que no realizan las labores propias o reales de produccin. Por ejemplo: El gerente
de produccin, el contador de costos, la secretaria, el vigilante etc. De igual forma el costo de
aquel personal vinculado mediante contrato por prestacin de servicios.
Otros costos (other costs): Son aquellos diferentes a los materiales indirectos y a la mano de
obra indirecta, tales como: los servicios pblicos (agua, energa elctrica, servicio telefnico, gas
natural), el arrendamiento, las depreciaciones, provisiones, amortizaciones de activos de la planta
de produccin.

Segn la relacin con la produccin (According to the relationship with the


production)

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

17

Estn ntimamente relacionados con los elementos del costo de un producto y con los
principales objetivos de la planeacin y el control.
Costos primos (prime costs): es la suma de los materiales directos y la mano de obra directa
que intervienen en la elaboracin de un producto.
Costos Primos = MPD + MOD
MATERIA PRIMA DIRECTA + MANO DE OBRA DIRECTA
Ejemplo:
Materiales Directos

260.000

Mano de Obra Directa

540.000

COSTO PRIMO

800.000

Costos de conversin (conversion costs): Son los costos relacionados con la transformacin
de los materiales directos en productos terminados, o sea la mano de obra directa y los costos
indirectos de fabricacin.
Costos de Conversin = MOD + CIF
MANO DE OBRA DIRECTA + COSTOS INDIRECTOS
Ejemplo:
Mano de Obra Directa

540.000

Costos Indirectos de Fabricacin

142.800

COSTO DE CONVERSIN

682.800

Segn la relacin con el volumen (According to the relationship with the volumen)
Costos variables (variable costs): Son aquellos que tienden a fluctuar en proporcin al
volumen total de la produccin, de venta de artculos o la prestacin de un servicio, se incurren
debido a la actividad de la empresa. Su magnitud flucta en razn directa o casi directamente
proporcional a los cambios registrados en los volmenes de produccin o venta.

En esta clase de costos, el costo total cambia en proporcin directa a los cambios en el
volumen, en tanto que el costo unitario permanece constante. Su importancia radica en que
permiten maximizar los recursos de la empresa, ya que sta slo requerir de los costos que
estrictamente requiera la produccin, segn su nivel.
Grfica 2. El costo variable

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

18

Caractersticas de los costos variables (features variable costs)

Controlabilidad. Son controlables en periodos cortos de tiempo

Son proporcionales a un nivel de produccin. Tienen un comportamiento lineal relacionado


con alguna medida de actividad o nivel de produccin

Estn relacionados con un nivel apreciable, fuera de ese nivel puede cambiar el costo
unitario.

Son regulados por la administracin.

En total son variables, por unidades son fijos.

Costo fijo (fixed cost): Son aquellos costos que la empresa debe pagar independientemente de
su nivel de operacin, es decir, produzca o no produzca debe pagarlos. Un costo fijo, es una
erogacin en que la empresa debe incurrir obligatoriamente, aun cuando la empresa opere a
media marcha, o no lo haga, razn por la que son tan importantes en la estructura financiera de
cualquier empresa.
En este tipo de costos, el costo fijo total permanece constante frente a los cambios en el
volumen de produccin, en tanto que el costo por unidad vara en forma inversa con la
produccin.
Grfica 3. Los costos fijos

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

19

Caractersticas de los costos fijos (features fixed costs)

Controlabilidad. Son controlables respecto a la duracin del servicio que prestan a la


empresa.

Estn relacionados estrechamente con la capacidad instalada.

Estn relacionados con un nivel relevante. Permanecen constantes en un amplio intervalo.

Regulados por la administracin.

Estn relacionados con el factor tiempo.

Son variables por unidad y fijos en su totalidad

Costos semivariables (semi-variable costs): Son aquellos que tienen una raz fija y un
elemento variable, sufren modificaciones bruscas al ocurrir determinados cambios en el volumen
de produccin o venta. La parte fija del costo semivariable representa un cargo mnimo, siendo
la parte variable la que adquiere un mayor impacto dentro del costeo del producto.
Grfica 4. Los Costos semivariables

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

20

Segn la capacidad para asociar los costos (According to the ability to associate
costs)
Un costo puede considerarse directo o indirecto segn la capacidad que tenga la gerencia para
asociarlo en forma especfica a rdenes de produccin o departamentos.
Costos directos (direct costs): Son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los
artculos, servicios o reas especficos. Los materiales y la mano de obra directa son los ejemplos
ms claros.
Costos indirectos (indirect costs): Son aquellos comunes a muchos artculos y por tanto no
son directamente asociables a ningn artculo o rea. Usualmente, los costos indirectos se cargan
a los artculos o reas con base en tcnicas de asignacin.

Segn el departamento donde incurrieren los costos (According to the department


where, incur costs)
Un departamento o centro de costos es la principal divisin funcional de una empresa. El
costeo por departamentos ayuda a la gerencia a controlar los costos indirectos y a medir el
ingreso. En las empresas manufactureras se encuentran los siguientes tipos de departamentos:
Departamentos de produccin (production departments): Estos costos contribuyen
directamente a la produccin de un artculo e incluyen los departamentos donde tienen lugar los
procesos de conversin o de elaboracin. Comprende las operaciones manuales y mecnicas
realizadas directamente sobre el producto.
Departamentos de servicios (service departments): Son aquellos que no estn directamente
relacionados con la produccin de un artculo. Su funcin consiste en suministrar servicios a
otros departamentos.
Los costos de estos departamentos por lo general se asignan a los departamentos de
produccin.

Segn el periodo en que los costos se cargan al ingreso (According to the period in
which the costs are charged to income)
En este caso se tiene que algunos costos se registran primero como activos (la materiales no
consumidos en el periodo, los productos semielaborados y los productos terminados finalizando
un periodo contable) luego de ser utilizados, convertidos en productos terminados, y
posteriormente vendidos, se cargan al costo. Otros se registran inicialmente como gastos (de
administracin, de ventas y gastos no operacionales).
La clasificacin de los costos en categoras con respecto a los periodos que benefician, ayuda a
la gerencia en la medicin del ingreso, en la preparacin de estados financieros y en la asociacin
de los gastos con los ingresos en el periodo apropiado.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

21

Costos del producto (product costs): Son los que se identifican directa e indirectamente con
el producto o servicio. Estos costos no suministran ningn beneficio hasta que se venda el
producto y por consiguiente se inventaran hasta la terminacin del producto. Cuando se venden
los productos, sus costos totales se registran como un costo denominado costo de los productos
fabricados o costos de manufactura.
Gastos del periodo (expenses for the period): Estos no estn directa ni indirectamente
relacionados con el producto. Se relacionan con un periodo de tiempo determinado. Son las
partidas monetarias asignadas a servicios o bienes indispensables para el normal desarrollo de las
actividades de una empresa.

Segn el momento en que se determinan los costos (Depending on when the costs
are determined)
Los costos de produccin los podemos determinar al concluirse un periodo, en el transcurso
del mismo o con anterioridad.
Costos histricos (historical costs): Son los que se determinan con posterioridad a la
terminacin del periodo contable. Para acumular los costos totales y determinar los costos
unitarios de produccin, debe esperarse la culminacin de cada periodo de contable.
Costos predeterminados (default costs): Estos costos se determinan con anterioridad al
periodo de costos o durante el transcurso del mismo, permitiendo as contar con informacin
oportuna de los costos de produccin. Se clasifican en:
Costos estimados (estimated costs): Son aquellos que cuentan con un clculo general y poco
profundo, se basa en la experiencia que las empresas tienen de periodos anteriores; estos nos
dicen cuanto puede costar un producto o la operacin de un proceso durante cierto periodo de
costo.
Costos estndar (standard costs): Son aquellos que indican segn la empresa lo que debe
costar un producto o la operacin de un proceso determinado, sobre la base de ciertas condiciones
de eficiencia y economa de la misma.

Mtodos de costeo (Costing methods)


Costeo directo o costeo variable (Direct costing or variable costing)
En este mtodo, el costo de produccin se forma con todas aquellas erogaciones de materia
prima, mano de obra, y cargos indirectos que tengan un comportamiento variable con relacin a
los cambios en los volmenes de produccin. Bajo este costeo, se afirma que los costos fijos de
produccin se relacionan con la capacidad instalada y sta, a su vez, est en funcin dentro de un
perodo determinado, pero nunca con el volumen de produccin.
El hecho de contar con una determinada capacidad instalada genera costos fijos que,
independientemente del volumen que se produzca, permanecen constantes en un perodo

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

22

determinado; por lo tanto, lo costos fijos de produccin no estn condicionados por el volumen
de sta, ya que no son modificables por el nivel en el cual se opera; de ah que para costear bajo
este mtodo se incluyan nicamente los costos variables; los costos fijos de produccin deben
llevarse al perodo, lo que trae consigo que no se le fije ninguna parte de ellos al costo de las
unidades producidas.
Para valuar los inventarios, iniciales o finales slo contempla los costos variables .Este sistema
de costeo se centraliza principalmente en el margen de contribucin, que es la diferencia entre
los ingresos por ventas y los costos variables. Cuando se formula como un porcentaje de los
ingresos por ventas, el margen de contribucin se conoce como ndice de contribucin o ndice
de contribucin marginal. Bajo este sistema, la utilidad est relacionada con las ventas y no es
afectado por el nivel de produccin.
Los crticos a este sistema sostienen que los costos fijos, como los variables, se registran para
fabricar productos y por lo tanto deben aplicarse a tales productos. La exclusin de los costos
fijos de fabricacin de los inventarios afecta al balance general as como al estado de resultados.
Los oponentes al sistema de costeo variable afirman que esto producira un balance general
todava ms conservador y menos realista que el que se prepara en la actualidad.
Aunque los costos directos son importantes en las decisiones para fijar precios a corto plazo,
los oponentes del sistema sealan que este mtodo crea una tendencia a dejar de lado la necesidad
de recuperar los costos fijos mediante el precio del producto, ya que la continuidad a largo plazo
depende de la reposicin de los activos. Tambin se le ha criticado a este sistema su extrema
simplificacin: los costos variables casi nunca son totalmente variables, as como rara vez los
costos fijos son totalmente fijos.
Ventajas en su aplicacin
Tiende a ofrecer un mayor control sobre los costos del perodo.
Es particularmente til en las decisiones para fijar precios a corto plazo.
Facilita la planeacin, mediante el uso del modelo costo-volumen-utilidad (ver punto de
equilibrio)
Elimina fluctuaciones de los costos por efecto de los diferentes volmenes de produccin.
Elimina el problema de elegir bases para prorratear los costos fijos, ya que su distribucin es
subjetiva.
Facilita la rpida evaluacin de los inventarios, al considerar slo los costos variables, los
cuales son medibles.
Suministra un mejor presupuesto de efectivo, debido a que normalmente los costos variables
implican desembolsos.
Muestra claramente cuando un artculo deja de ser remunerativo.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

23

En una empresa donde an no funciona ningn sistema de costos, este mtodo es fcilmente
implantable.
Limitaciones en su aplicacin

Dificultad para establecer una perfecta divisin entre costos variables y fijos.

El precio de venta, los costos fijos dentro de una escala relevante y el costo variable por
unidad permanecen constantes.

Permite conocer el precio inferior, pero no el precio a conseguir, el precio de venta


verdadero.

El valor de los inventarios de existencias en proceso y terminadas no es representativo del


patrimonio real de un negocio. Esta subvaluacin puede acarrear inconvenientes en la
obtencin de crditos.

En pocas de control de precios, las empresas necesitan conocer el costo unitario integral.

Entorpece el clculo de los costos de ociosidad y de iniciacin, cuando estos hechos afectan
slo a una parte de una empresa, puesto que se desconocen los costos fijos totales de cada
centro.

Los costos como herramienta de control de la direccin


El costeo variable ayuda a los empresarios a comprender que son las ventas las que generan
las utilidades, y no el proceso industrial.
Los estados de resultados por lneas de productos son ms fciles de entender por los
gerentes; concentran la atencin del lector sobre los aspectos controlables del negocio.
Familiariza a los empresarios con el punto de equilibrio, y los acerca a esta herramienta.
El costeo variable muestra claramente cuando un artculo deja de ser remunerativo.
Es til a la hora de tomar cualquier decisin conducente al incremento de las utilidades.

Costeo absorbente (absorption costing)


En este mtodo se consideran como elementos del costo de produccin la materia prima, la
mano de obra directa y los costos indirectos, sin importar que dichos elementos tengan
caractersticas fijas o variables en relacin con el volumen de produccin. Este sistema trata de
incluir dentro del costo del producto todos los costos de la funcin productiva,
independientemente de su comportamiento fijo o variable. El uso de este sistema implica aplicar
la totalidad de los costos indirectos de fabricacin mensuales a la produccin realizada en ese
lapso.

24

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Ello da lugar a la incongruencia de tener costos elevados en perodos de bajo volumen y


costos reducidos en meses de alta produccin. Para valuar los inventarios, considera tanto los
costos variables como los fijos. Bajo este sistema, la utilidad es afectada por la produccin, as
como por las ventas.
Ventajas de su aplicacin
Permite medir la incidencia de cambios bruscos en los costos fijos.
Permite conocer y precisar la incidencia de los gastos de estructura en los costos unitarios.
Limitaciones de su aplicacin:

No ofrece demasiado control sobre los costos del perodo.

Al darle mayor importancia a las utilidades contables a largo plazo que a las utilidades en
efectivo, no es especialmente til para la fijacin de precios a largo plazo, caso en el cul son
ms adecuados los datos de las utilidades en efectivo.

En industrias con productos mltiples impide formular una inteligente estrategia de precios,
al no poder discernir los datos del problema con suficiente exactitud.

Relacin de costeo variable y costeo por absorcin (ratio variable costing and absorption
costing)
Bajo el mtodo de costeo absorbente las utilidades pueden ser cambiadas de un perodo a otro
con aumentos o disminuciones de inventarios. Esta diferencia, segn el mtodo de costeo
utilizado, puede dar lugar a diversas situaciones, a saber:
Tabla 1. Relacin de costeo Variable vs. Costeo por Absorcin (Table 1. List of Variable costing vs.
Absorption costing)

Situacin

Variable

Absorcin

Volumen de Ventas > Volumen de


Produccin

La utilidad es mayor

La produccin y los
inventarios de productos
terminados disminuyen

Volumen de Ventas < Volumen de


Produccin

La produccin y los
inventarios de artculos
terminados aumentan

La utilidad es mayor

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Volumen de Ventas = Volumen de


Produccin

25

Iguales utilidades

La diferencia sustancial reside en:


Cmo considerar a los costos fijos de produccin: Si costos de productos o del perodo?
Lo anterior conlleva a que se originen diferentes valuaciones en los inventarios y, por lo tanto,
en la utilidad.
Tabla 2. Cuadro comparativo entre el costeo directo y costeo por absorcin (Table 2 Comparison
table between direct costing and absorption costing)

Concepto

Costeo Directo

Costeo por Absorcin

Costos de Produccin

Integrado por la materia prima


directa variable, la mano de obra
directa variable y los costos
indirectos de fabricacin variables

Integrado por la materia prima directa, la


mano de obra directa y los costos
indirectos de fabricacin, variables y fijos.

Costos Unitarios de
Produccin

No se afectan por los


diferentes volmenes de
produccin, ya que estos valores
son fijos en
periodos de tiempo
determinados

Se afectan por los niveles de produccin,


porque sus componentes fijos resultan
inversamente proporcionales a los
volmenes de produccin. Los costos fijos
unitarios son variables

Costos Indirectos de
Fabricacin Fijos

Se consideran costos del


periodo, se llevan al estado
de resultados en el mismo
periodo en que se causan

Se capitalizan, pues forman parte del costo


del producto, se llevan al estado de
resultados en el momento en que se
registra la venta

Inventarios

La valuacin de los
inventarios de productos en
proceso y productos
terminados, se realiza
tomando nicamente los
costos variables

La valuacin de los inventarios de


productos en proceso y productos
terminados, se calcula teniendo en cuenta
los costos fijos y los costos variables.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Utilidad Operacional

26

Se determina as:

Se determina as:

Ingresos operacionales netos


Menos:
Costos variables de produccin
Gastos variables de administracin,
ventas y gastos no operacionales
Igual:
Margen de contribucin
Menos:
costos fijos de produccin
Gastos fijos de administracin,
ventas y gastos no operacionales
Igual:
Utilidad operacional

Ingresos operacionales netos


Menos:
Costo de produccin
Igual:
Utilidad Bruta
Menos:
Gastos Operacionales de Administracin y
de Ventas
Igual:
Utilidad Operacional.
Menos:
Gastos no operacionales
Ms:
Ingresos no operacionales
Igual:
Utilidad Antes de Impuestos

Grfica 5. Resumen Costos de Manufactura y de Operacin.

Grfica 6. Flujo y Clasificacin de los Costos

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

27

Ilustracin 7. Seccin de Activos Corrientes en una empresa comercial y en una manufacturera

Estado de costos (state cost)


Es un informe que les permite a los administradores de la empresa:
Conocer el costo de los productos fabricados y vendidos.
Suministrar informacin, sobre materia prima consumida en el periodo, el costo de
produccin, el costo de la produccin en proceso, el costo de la produccin terminada.
Estructura de un estado de costos (structure of a statement of costs)

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

28

Un estado de costos se compone de tres partes a saber:


Encabezado (headline): Nombre de la empresa, Nombre del estado, Fecha inicial y fecha
final.
Cuerpo (length): Se subdivide en:
Elementos del costo (cost elements): Materiales directos, Mano de obra directa, Costos
indirectos de fabricacin.
Inventarios de productos en proceso (inventories of goods in process): Inventario inicial
de producto en proceso, Inventario final de producto en proceso.
Inventario de productos terminados (inventories of finished products): Inventario
inicial de productos terminados, Inventario final de productos terminados.
Firma de responsables (responsible firm): Jefe de Produccin, Contador.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

29

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

30

Lectura de apoyo (reading support)


Medir, no contar2 (Measure, do not count)
Los procesos de cuantificacin han causado furor en los mbitos empresariales y econmicos
durante los ltimos 50 aos. La cantidad de contadores ha aumentado tan rpidamente como los
abogados. Pero en realidad an no tenemos las mediciones que realmente necesitamos.
Ni nuestras herramientas ni nuestros conceptos son los apropiados para controlar las
operaciones o los aspectos administrativos de una empresa. Y, hasta el momento tampoco existen
los conceptos ni las herramientas para ejercer en forma efectiva el control empresarial (para
tomar decisiones de corte econmico, por ejemplo). No obstante, en aos recientes, nos hemos
venido dando cuenta de la gran importancia de dichas mediciones. De hecho, si existe un sector
donde se han desplegado los esfuerzos necesarios para llegar a tener esos datos tan necesarios: el
control de las operaciones industriales.
Los mtodos tradicionales de Contabilidad de Costos, presentes en los procesos industriales
desde hace 75 aos, no registran los costos de la no-produccin, como por ejemplo el costo de los
defectos de calidad, de desperfectos mecnicos o de que algunas piezas de repuesto no estn
disponibles.
Sin embargo, en algunas fbricas, dichos costos, por ms inadvertidos y fuera de control que
se encuentren, son equiparables a los costos que si son registrados por los mtodos contables
tradicionales. A diferencia de esto, durante los ltimos diez aos se ha venido desarrollando un
nuevo mtodo de contabilidad de costos, denominado contabilidad por actividad, que registra
todos los costos y los relaciona con el valor agregado, algo que la contabilidad tradicional es
incapaz de efectuar. Es muy probable que su utilizacin se generalice dentro de los prximos diez
aos, lo que nos permitir por fin ejercer el control operativo de los procesos industriales.
Pero dicho hito estara limitado a la industria manufacturera. El sector servicios an carecer
de control de costos, y eso incluye escuelas, bancos, agencias gubernamentales, hospitales,
hoteles, tiendas minoristas, laboratorios de investigacin, empresas de arquitectura y una larga
lista de etcteras. En la actualidad, sabemos cunto dinero entra en cualquiera de estos servicios,
cunto se gasta y en qu se gasta. Pero la relacin que existe entre el gasto y la labor
desempeada por la empresa de servicios y sus resultados sigue siendo un misterio, y esa es una
de las razones por las cuales los costos de los hospitales, universidades y servicios postales estn
fuera de control. Lo extrao es que, en cada pas desarrollado, el sector servicios concentra entre
un 65% y un 75% de toda la produccin, el empleo y los costos.
Algunos grandes bancos recin han comenzado a poner en prctica la Contabilidad de Costos
para sus servicios. Hasta ahora los resultados son bastante confusos, pero hemos hecho algunos
hallazgos importantes. Algunos ejemplos: a diferencia de la contabilidad de costos industriales,
en el sector servicios el proceso debe ir en orden descendente, comenzando con el costo de todo
el sistema durante un perodo dado. La manera como se organiza el trabajo es mucho ms
relevante en los servicios que en la industria. La calidad y la productividad son tan importantes
para los costos en los servicios como la cantidad producida.
2 Tomado de: Universidad de Valencia. Espaa. Por: Tomas J. Balada Ortega, Vicente M. Ripio Feliz.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

31

En la mayora de las empresas de servicios, los centros de costos son los equipos de trabajo
ms que los individuos o las mquinas. Y en los servicios, la clave no es el costo si no la
eficacia de costos. Pero estas ideas son slo un inicio. Incluso si estuviramos en posesin de
las mediciones que necesitamos en la industria y en los servicios, an no lograramos tener
verdadero control operacional, puesto que seguiramos considerando a la empresa ya sea fbrica,
banco u hospital como el centro de costos por excelencia.
Pero los costos que realmente importan son los del proceso econmico en su totalidad, aqul
en el cual la fbrica, el banco, o el hospital, slo representan un eslabn ms de la cadena. Los
costos del proceso son los que el cliente (o el contribuyente) debe pagar y los que determinan si
un producto servicio, industria o economa es capaz de competir. Un gran porcentaje de dichos
costos son intersticiales, generndose, por ejemplo entre el proveedor de repuestos y el
fabricante, o entre el fabricante y el distribuidor. Por supuesto, nadie atina a registrar dichos
costos.
La ventaja de la que gozan los japoneses en materia de costos, se basa en gran medida en
controlar dichos costos dentro de un keiretsu, la familia de proveedores y distribuidores que se
agrupan en torno a un fabricante. El considerar al keiretsu como uno solo flujo de costos se
tradujo, por ejemplo, en la entrega de partes y justo a tiempo (Just in time JIT). Tambin hizo
posible que el keiretsu orientase sus operaciones hacia donde se puede demostrar mxima
eficacia de costos.
El calcular los costos de todo su proceso, desde que el producto sale de la mquina en la
fbrica del proveedor hasta que llega a la caja registradora, tambin fue un factor importante en el
xito espectacular de la cadena de tiendas Wal Mart. Ello logr eliminar una cantidad
impresionante de bodegas y papeleo, lo que a su vez redujo los costos a dos tercios de loa que
eran anteriormente.
Este mtodo exige redisear las relaciones y cambiar hbitos de comportamiento. Exige
sistemas de contabilidad compatibles, en contraposicin a las empresas que hoy en da se
vanaglorian de utilizar sus propios mtodos exclusivos. Exige optar por los elementos ms
eficaces en costos en lugar de los elementos ms baratos. Por ltimo exige la puesta en marcha de
sistemas de toma conjunta de decisiones, a lo largo de toda la cadena, para establecer quin debe
desempear cada labor. Los cambios necesarios para ejercer un control de gestin realmente
eficiente son similarmente drsticos. Los instrumentos tradicionales son bastantes menos tiles de
los que se ha pensado. Los balances, por ejemplo, fueron diseados para reflejar cunto valdra
una empresa en caso de que fuera liquidada en algn momento dado.
Los presupuestos aseguran que el dinero se gaste slo donde haya sido autorizado. Sin
embargo, los gerentes realmente necesitan balances que establezcan asociaciones entre la
condicin actual de la empresa y su rentabilidad futura, tanto a corto como a largo plazo. Los
gerentes necesitan presupuestos que relacionen los gastos propuestos con los futuros resultados, y
que tambin suministren datos complementarios sobre si acaso se alcanzaron realmente las metas
esperadas.
Hasta el momento, slo se han desplegado esfuerzos espordicos: las proyecciones de flujo de
caja, por ejemplo, o los anlisis sobre propuestas de inversiones de capital.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

32

Ahora, sin embargo, y por vez primera, ciertas grandes multinacionales estadounidenses y
europeas han empezado a armar el rompecabezas, logrando estructurar balances y presupuestos
en continuidad de giro. Pero lo que ms se necesita y de lo cual se carece absolutamente son
mediciones que nos doten de control de negocios.
La Contabilidad Financiera, los Balances, los Estados de Resultados y las Asignaciones de
Costos, son una radiografa del esqueleto de la empresa. Sin embargo, tal como las enfermedades
mortales ms comunes afecciones cardacas, cncer, Parkinson, no figuran en las radiografas, as
tambin la prdida de participacin en el mercado y la incapacidad para innovar no aparecen en
los libros de contabilidad hasta que es demasiado tarde.
Necesitamos nuevas mediciones que podran llamarse Auditorias de Negocios para poder
ejercer un eficiente control sobre las empresas. Precisamos de mediciones para un sector o
compaa similares a los indicadores de pronstico e indicadores de rezago que fueron
desarrollados por los economistas durante los ltimos 50 aos como una forma de predecir el
rumbo que podra tomar la economa, y tambin la extensin cronolgica de dichos
acontecimientos.
Los grandes inversionistas institucionales, incluyendo algunos de los ms grandes fondos de
pensiones, recin han comenzado a desarrollar los conceptos y medios de las empresas en las
cuales estn invirtiendo. Estos son slo los inicios. Y, hasta el momento, cada una de estas reas
ha sido trabajada por separado. De hecho, es probable que las personas que trabajan en un rea
los fondos de pensiones, por ejemplo no tengan idea sobre los avances que se han logrado en
otras reas. Es probable que pasen muchos aos, si no dcadas, hasta que finalmente obtengamos
las mediciones que necesitamos en todos esos campos. Pero al menos estamos conscientes de que
necesitamos mediciones nuevas y tenemos una nocin de lo que stas deberan ser.
Lentamente, y an en forma vacilante, estamos pasando de contar a medir.
1. Estructura de costos competitiva (competitive cost structure)
Hemos llegado a la conclusin tras largos aos de experiencia, que la estructura y los procesos
organizativos, se han quedado anticuados a los cambios en la tecnologa, en la demografa y en
los objetivos empresariales. Causas que hacen que los costos resulten superiores a los de los
competidores, sobre todo si los comparamos con empresas japonesas del mismo sector.
Una de las diferencias entre occidente y Japn, radica en que los primeros hasta pocas muy
recientes han continuado utilizando una direccin centralizada, inventarios por si acaso e
inspeccin de calidad sobre el producto determinado. Cuando se llega a estas conclusiones, se
debe crear una estructura de costos competitiva, basada principalmente en el rediseo de los
procesos o funciones no acordes con las tendencias actuales.
Un ejemplo sobre la creacin de una Estructura de Costos Competitiva, es la que puso en
prctica en la dcada pasada Ford Motor Company (ver cuadro 1).
Llevar a cabo las estrategias y objetivos empresariales, referentes a la reduccin de costos,
aprovechando las nuevas tcnicas de Rediseo de Procesos, hace que nos basemos en acciones
correctoras que contemplen, los tres programas considerados como eje de todos los movimientos

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

33

empresariales, alcanzar niveles altos de competitividad y afrontar con xito los prximos aos, a
saber:
Formacin continuada de personal.
Racionalizacin o rediseo de procesos.
Mecanizacin e integracin de funciones.
Cuadro 1.

FORD
Despus de los estudios comparativos con otras empresas del sector y de analizar profundamente
la situacin de la Compaa, se lleg a la conclusin siguiente: En un sector tan competitivo
como el del automvil, en el que hay poca flexibilidad en los precios de los productos, la nica
alternativa era la de conseguir una drstica reduccin de los costos. Esto slo se poda alcanzar
racionalizando y rediseando los procesos para adaptarlos a los nuevos entornos.
En el mbito mundial de Ford se marcaron las reas que se consideraban ms dbiles con
respecto al entorno exterior, decidiendo dedicar una atencin prioritaria a obtener las mejores
necesarias en los puntos que citamos a continuacin:
Estructura demasiado rgida, debiendo imprimir una mayor flexibilidad
Mayor eficiencia en las inversiones de las plantas productivas.
Aumento de la productividad y calidad
Reducir la complejidad de los productos, simplificando la lnea de los mismos y ofreciendo
una gama atractiva y de fcil eleccin para los clientes.
Mejora en la eficiencia en la ingeniera, simultaneando el proceso concepto cliente
Reduccin y seguimiento de los costos de diseo y de materiales, siempre dentro de las
mximas normas de calidad.
Durante la dcada de los ochenta se realiz una enorme tarea de anlisis y revisin de los
procesos productivos y administrativos, con el objetivo de alcanzar un nivel de costos
competitivos. El resultado ha pasado en algunos casos, por la simple mejora de los procesos
existentes, en otros por el rediseo del proceso, e incluso en algunas oportunidades por la
eliminacin total de procesos obsoletos.

2. El papel del contable de gestin en los albores del siglo XXI (The role of management
accounting in the twenty-first century)
La continuidad de costos ha sido objeto de una crtica creciente en los ltimos aos, lo cual ha
favorecido el desarrollo de la Contabilidad de Gestin. Esta crtica es debida a las distorsiones
que los mecanismos de imputacin introducen en los costos.
La incorporacin de tecnologas de produccin y de informacin en la empresa hace que la
Contabilidad de Gestin deba analizar en qu medida tiene incidencia en los costos y en los
sistemas tradicionales ofrecidos por la Contabilidad de Costos para el clculo de los mismos, y en

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

34

la bsqueda de Sistemas Contables de Gestin ms acordes y adecuados a los nuevos entornos


empresariales que capten las pautas que hacemos aparecer en el cuadro 2.
Cuadro 2. Pautas de los nuevos Sistemas Contables de Gestin (Table 2. Guidelines of the new
Financial Management System)
Pauta

Beneficios

Reduccin de Costos

Nos permitir eliminar costos y actividades


superfluas y consecuentemente obtener productos
rentables y competitivos.

Alta Calidad

En todo el proceso de fabricacin, en la informacin


y en el conjunto de la organizacin.

Servicio Impecable Al Cliente

En todo el proceso de fabricacin, en la informacin


y en el conjunto de la organizacin.

Formacin Continuada del Personal

Con el fin de adaptarlo a los cambios tan imperiosos


que se estn produciendo.

La direccin requiere de sus sistemas contables una


informacin relevante con la que pueda tomar decisiones;
de ah que se les demande a los sistemas contables nuevos
tipos de informacin, para lo que hace falta una mentalidad
proactiva tanto en el proceso productivo como en el
Departamento del Contable de Gestin.
En la actualidad se presta una cierta atencin, hacia los
procesos de valor no aadido, es decir, actividades llevadas
a cabo en la empresa, que no aaden valor al producto.
Un programa de reduccin de costos que intente eliminar estas actividades, incluye
verificaciones peridicas, con el fin de detectar la posibilidad de que se estn efectuando tareas
innecesarias o que ya no sean requeridas por los sistemas de control. No hay nada ms absurdo
que hacer bien un trabajo que no se necesita. Al amparo de lo anterior se ha desarrollado el
Sistema de Gestin por Actividades y el Sistema de Costos por Actividades.
La nueva Contabilidad de Gestin debe disearse para
reforzar un compromiso a todos los niveles con la innovacin,
tanto de productos como de procesos productivos,
administrativos y comerciales, ejerciendo por tanto ms un papel
de influencia que de informacin y tiene que servir para motivar
a los empleados a que apoyen, refuercen y acten de acuerdo
con las estrategias de fabricacin a largo plazo, debiendo existir
una mayor relacin entre las prcticas de Contabilidad de
Gestin y los objetivos de la empresa.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

35

Grfica 8. mbito de influencia de la Contabilidad de Gestin (Sphere of influence of Management


Accounting)

Ms que indicar con toda precisin los costos de produccin, lo que persiguen es un sistema
de asignacin que motive a los empleados a trabajar en armona con los objetivos a largo plazo
de la empresa, es decir, contar con una Contabilidad de Gestin que ms que cuantificar los
resultados empresariales en un momento determinado, ayude a crear un futuro competitivo.
El responsable de la Contabilidad de Gestin debe estar involucrado completamente en los
equipos de rediseo de procesos, dirigiendo la ejecucin de los mismos, as como en el diseo del
producto en la medida que, en el mismo se ocasionan el 75% de los costos finales del producto, y
a su vez en contacto directo con la direccin con el fin de canalizar la informacin relevante para
la toma de decisiones de aquellos indicadores financieros y no financieros.
Grfica 9. Estructura organizativa de la Contabilidad de Gestin (Organizational Structure of
Management Accounting)

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

36

La funcin del contable debe cambiar hacia la del contable proactivo, con el fin de que pueda
suministrar a la direccin informacin con la cual la compaa pueda ser de primera clase
mundial. Los contables deben conocer adems del posicionamiento de la empresa, hacia dnde va
la misma, es decir, los cambios acaecidos en la forma de dirigirlas.
3

Tratamiento de los
elementos del costo
Los Materiales
(Treatment cost elements)
(The Materials)
Carlos Enrique Escobar Valencia*
Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho
Santiago de Cali, Febrero de 2016

3* Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

37

Tratamiento de los elementos del costo Los Materiales


(Treatment cost elements The Materials)
Carlos Enrique Escobar Valencia*
Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho
Santiago de Cali, Febrero de 2016

Los Materiales (the materials)


Son todos aquellos elementos fsicos que son indispensables consumir durante el proceso de
elaboracin de un producto. Se usa en la manufactura de un artculo en particular y que puede ser
medidos y cargados al costo del mismo. Tambin se puede definir como los insumos que van a
ser transformado en otro producto diferente al que ingres, para posteriormente ser vendido.
Son los principales recursos que se usan en la produccin; estos se transforman en bienes
terminados con la ayuda de la mano de obra y los costos indirectos de fabricacin. Segn el
sistema de costeo por rdenes de produccin se clasifican en:
Directos (Directs): Son todos aquellos materiales utilizados en forma directa en la fabricacin
de un producto que pueden identificarse en un producto terminado, fcilmente se asocian con ste
y representan uno de los principales costo en la elaboracin de un producto.
Indirectos (indirects): Son los que estn involucrados en la elaboracin de un producto, pero
tienen una relevancia relativa frente a los directos y al producto Son todos aquellos materiales
que no forman parte fundamental del producto terminado y no son reconocidos a simple vista en
el producto. Estn incluidos en la elaboracin del producto.

Componentes del costo (Cost components)


Costo de los materiales (cost of materials): El costo de los materiales est dado por el precio
de adquisicin de los mismos y en algunos casos se incrementa o disminuye en razn a unos
elementos importantes que hacen que el costo inicial vare, como son el costo de
almacenamiento, los fletes, los seguros, los descuentos comerciales, entre otros.
Almacenamiento (storage): Es el costo de almacenar los materiales, ya sea en la bodega de la
empresa o fuera de ella, representa el equivalente monetario que implica la accin de mantener
los niveles de inventarios requeridos para que la planta de produccin responda a la demanda de
sus clientes, involucra entre otros el arrendamiento de la bodega, los servicios pblicos, costo de
mantenimiento.
Seguro (insurance): es el costo de proteccin de los materiales contra robo, daos por
inundaciones, asonadas, terremotos, averas, incendios, que se cancela a compaas de seguros,
** Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com

38

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

con el nimo de recuperar el valor o parte de los mismos en caso de alguno de los siniestros
anteriores.
Fletes (freight): es el costo del transporte interno (nacional) o externo (internacional) de los
materiales desde el sitio de origen o fabrica (vendedor. proveedor) hasta el sitio del comprador.
Este valor puede incrementar el costo de los materiales. Segn polticas de la gestin empresarial
sern cargados como mayor de los materiales, o como un costo indirecto de fabricacin. A su vez
pueden ser facturados por el vendedor y se cobran conjuntamente en su factura, y hacen parte de
la base gravable para efectos del impuesto al valor agregado IVA, y la retencin en la fuente.
Los fletes no facturados por el vendedor o proveedor son aquellos cuyo servicio lo prestan las
empresas transportadoras y estos son contratados directamente por el comprador o vendedor de
los materiales. Vale la pena identificar cual es la poltica de asignacin por este concepto. De
hecho tendrn su manejo contable de acuerdo a las normas fiscales vigentes.
Descuento comercial (trade discount): Se reconoce como un menor valor del costo de los
materiales que se deduce del precio de lista; no genera ninguna contabilizacin y afecta la base
gravable para los clculos de IVA y retencin en la fuente.

Etapas en el manejo de los materiales4 (Stages in the management of materials)


En el manejo de los inventarios de los materiales se pueden establecer tres momentos
principales: Compra - Almacenamiento - Uso
En cada una de estas etapas el comit de gestin administrativa establecer las polticas que
garanticen los controles adecuados para hacer un costeo eficiente de los materiales.
Compra (Buy): Es la primera etapa en el manejo de los inventarios de los materiales. La
compra se genera en el momento en el que la empresa requiere de una cantidad material que no
se tiene en existencia, y por lo tanto debe solicitar al proveedor. En las empresas debe existir un
departamento o una persona encargado de esta funcin. Contablemente la compra de materiales
directos a crdito se registra as:
Tabla 3. Registro contable compra de materiales directos a crdito (Table 1 Accounting record
direct materials purchasing on credit)

Cdigo

Cuentas**

Dbitos

1405 Materias Primas

xxxxx

2408 IVA por Pagar

xxxxx

Crditos

2205 Proveedores

xxxxx

2365 Retencin en la Fuente

xxxxx

**Es de aclarar que quedan pendientes por registrar otros impuestos tales como la Retencin en la Fuente por
concepto de ICA (2368 ReteICA) y la Retencin en la Fuente por concepto de IVA (2367 ReteIVA). Estos conceptos
dependern del lugar donde se realice la compra al proveedor y si el comprador es Gran Contribuyente (para mayor

4 Universidad de Antioquia, ,departamento de ciencias contables, www.udea.guiadecostos

39

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

informacin se recomienda leer el Manual de Impuestos a travs del link: http://1drv.ms/1Plb5mV o en


http://1drv.ms/1Plbaaf

La compra de materiales indirectos se registra as:


Tabla 4. Registro contable compra de materiales indirectos a crdito (Table 2. Accounting record
purchase of indirect materials on credit)

Cdigo

Cuentas**

Dbitos

1455 Materiales Repuestos y Accesorios

xxxxx

2408 IVA por Pagar

xxxx

Crditos

2205 Proveedores

xxxxx

2365 Retencin en la Fuente

xxxxx

**Ver nota aclaratoria pg. 2

En la compra de materiales deber tenerse en cuenta que los proveedores son una fuente de
financiacin para la empresa, al ofrecer posibilidades de crdito, las cuales debern ser analizadas
para escoger la opcin que ms le convenga a la entidad, teniendo en cuenta5:
a) Si el proveedor ofrece una poltica de crdito sin ningn inters es decir que el Costo
Financiero es cero, o si la poltica de crdito adems ofrece un descuento por pronto pago
(descuentos financieros).
b) Si el proveedor ofrece descuentos comerciales.
c) Que se requiera de los proveedores el cumplimiento de una serie de requisitos necesarios
para la correcta contabilizacin y liquidacin del pago (entrega de la factura junto con la
materiales, adaptacin de las entregas a los das y horas de recibo).
d) Frente a los proveedores y a la compra misma se debe responder: Se mantienen buenas
relaciones? Se cancelan las facturas puntualmente? Se logran los descuentos financieros?
Se cumplen los pactos?
Ejemplo: Se compran materiales a un proveedor local. El precio de lista (sin descuentos) es de
$10.000.000. El proveedor ofrece las siguientes condiciones de pago: 5% de descuento si se paga
a los 30 das o se paga el valor neto a los 60 das.

5 Universidad de Antioquia, ,departamento de ciencias contables, www.udea.guiadecostos

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

40

Controles generales a tener en cuenta en la compra (General controls to consider in


buying)

Debe existir un nico departamento con la funcin exclusiva de ordenar las compras.

Cuando existen varios almacenes con autoridad de comprar, deben cerciorarse antes de la
adquisicin, de que en el almacn central no existe o que su traslado no garantiza el tiempo
de respuesta necesario.

Debe tenerse un buen conocimiento del proveedor.

La empresa debe tener un directorio de proveedores inscritos donde se conozca: Productos


ofrecidos, calidades, precios, descuentos, oportunidad en la entrega, Polticas de crdito.

No deben aceptarse productos que no se hayan solicitado o que no cumplan las


especificaciones.

Que se enve copia de las rdenes de compra emitidas a los centros que controlarn la
recepcin y a los que efectuarn los registros contables y la liquidacin de los pagos.

Que el sector Compras se organice administrativamente de manera tal de poder suministrar


informacin relacionada con sus funciones tanto al departamento de costos, como a otras
secciones de la empresa (precios de mercado, rdenes de compra pendientes. El
recepcionista debe conocer los productos solicitados:
a. Recibir slo los materiales autorizada por la orden de compra, una de cuyas copias
queda en su poder.
b. Controlar que la cantidad entregada no supera la solicitada
c. Conformar las entregas e iniciar los trabajos administrativos correspondientes.
d. Tomar las medidas pertinentes para el que departamento Control de Calidad apruebe el
ingreso a la mayor brevedad.
e. Enviar los materiales al destino indicado en la orden de compra.
f. Informar sobre los bienes recibidos a: Compras, Control de Calidad y Contabilidad

Debe garantizarse oportunamente el ingreso de los productos a la aplicacin de inventarios


(Kardex).

Una buena poltica de niveles de inventarios ptimos debe asegurar que no se compra de
afn.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

41

El proceso de Compras (Purchasing process)


El proceso de compras en la empresa debe estar documentado y soportado con un Flujograma
de Compras, donde se especifique cada una de las etapas que conforman el proceso, la
documentacin que la soporta y los formatos ms importantes utilizados en el proceso de compra
son:
Tabla 5. Proceso de compras (Purchasing process)

Requisicin (requisition): este documento


es enviado por la dependencia que solicita el
material al almacn general, especificando
el cdigo del material y la cantidad
solicitada.

Orden de Compra (Purchase Orders):


Cuando el Almacn General no cuenta con
existencia del material o se ha llegado al
nivel de inventario en el cual debe generarse
un nuevo pedido se procede a realizar una
orden de compra, la cual se entrega al
proveedor elegido especificando los plazos
de entrega, las condiciones de pago y las
caractersticas del material solicitado.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

42

Informe de Recepcin (Reception


Report): Cuando el Proveedor entrega la
mercanca se genera un Informe de
Recepcin, por parte de la dependencia
encargada de recibir el material, en este
informe se especifica la cantidad de material
recibido, sus caractersticas, el valor
unitario, y las condiciones de pago, para que
coincidan con lo acordado en la orden de
compra.
Grfica 10. Flujograma de las etapas en el manejo de los materiales 6 (Figure 1. Flowchart of steps in
handling materials)

Almacenamiento (storage)
Cuando la materia prima se encuentra en el Almacn, se pueden presentar robos, material defectuoso,
material obsoleto, material daado. En estos casos la empresa debe registrar contablemente una provisin
para disminuir los inventarios y reflejar el costo real de los mismos. El registro ser:
6 Universidad de Antioquia, ,departamento de ciencias contables, www.udea.guiadecostos

43

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

En el momento que se crea la provisin:

Cdigo
7399 Provisiones

Cuentas

Dbitos
xxxxx

1499 Provisiones

Crditos
xxxxx

En el momento que se utiliza la provisin:

Cdigo
1499 Provisiones

Cuentas

1405 Materias Primas

Dbitos
xxxxx

Crditos
xxxxx

Controles en el almacenamiento de los materiales (Controls storage materials)

Los bienes deben almacenarse adecuadamente para evitar desastres.


Deben separarse los bienes que no son propiedad de la empresa.
El inmueble que se utiliza como almacenamiento debe garantizar seguridad fsica.
Debe disearse una buena utilizacin del espacio.
Los bienes deben estar bien asegurados contra incendios, averas, inundaciones, asonadas,
robos.
No deben entrarse al almacn, bienes que sean difciles de mover.
Cuando se usan estanteras, los bienes ms pesados deben ocupar las posiciones ms bajas.
El ambiente de almacenamiento debe prevenir el deterioro.
Los bienes de ms consumo deben ubicarse cerca del rea de despacho.
Controlar y ubicar las partidas recibidas, que se usarn posteriormente en el nuevo ciclo
productivo.
Guardar y cuidar los bienes a su cargo.
Efectuar entregas, sujetas a la autorizacin pertinente.

Documentos y funciones en las etapas del manejo de materiales 7 (Documents and


functions in the stages of material handling)
Acciones

Documentos

Funciones involucradas

Compra

Orden de compra
(define las condiciones
de la compra)

Proveedor Finanzas
Planeamiento Produccin
Almacn de Materias Primas
Compras Contabilidad.

7 contabilidad de costos, scar Gmez Bravo

44

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


Aviso de recepcin;
control de cantidad y
verificacin contra
orden de compra
original

Compras Almacn
Planeamiento Produccin
Contabilidad - Finanzas

Inspeccin de calidad

Informe de calidad

Compras Almacn
Planeamiento Produccin
Contabilidad- Finanzas

Almacenaje

Inventario permanente

Almacenes Planeamiento
Produccin

Utilizacin

Requerimiento de
materiales

Produccin Almacenes
Control de costos
Planeamiento.

Reabastecimiento

Pedido de Compra

Compras Planeamiento de
la produccin

Recepcin

Uso de los materiales (Using materials)


Cuando la materia prima es entregada la Produccin se debe generar el registro contable del
costo:
Tabla 6. Registro contable de la entrega de la materia prima a produccin

Cdigo

Cuentas

7105 Materias Primas

Dbitos

Crditos

xxxxx

1405 Materias Primas

xxxxx

El registro contable de devolucin de produccin a la bodega o almacn de la empresa se registra


as:
Tabla 7. Registro contable de la devolucin de materias primas (de produccin al almacn)

Cdigo

Cuentas

1405 Materias Primas

Dbitos

Crditos

xxxxx

7105 Materias Primas

xxxxx

Registro contable para el traslado a produccin en proceso:


Tabla 8. Registro contable del traslado de las materias primas a produccin

Cdigo

Cuentas

1410 Inventario Producto en Proceso (PEP)

Dbitos
xxxxx

Crditos

45

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


141001 Materias Primas
7105 Materias Primas

xxxxx

710505 Materiales Directos


Frente a la utilizacin de la materia prima se deben establecer los siguientes controles:
a. Todas las requisiciones de materiales deben estar debidamente autorizadas, y llevar nmero
consecutivo
b. Para cada producto se debe manejar un nivel mnimo y un nivel mximo. Salvo
circunstancias excepcionales un producto debe estar por fuera de los niveles normales.
c. La oportunidad en el manejo de la aplicacin de inventarios y un eficiente procedimiento de
compras, debe garantizar siempre la existencia de un producto (respuesta inmediata).
d. El almacn debe despachar los productos con las caractersticas solicitadas (se evitan
prdidas de tiempo).
e. Debe existir compromiso de los funcionarios con la institucin, para que nadie solicite
materiales o productos en exceso
f. Los productos que por cualquier circunstancia no se utilizaron, deben regresarse al almacn
g. Los insumos deben utilizarse con racionalidad

Situaciones que afectan el costo de los inventarios (Situations that affect the cost of
inventories)
Desperdicio o merma: Es la prdida de materia prima luego de un proceso. Y tiene valor
contable o econmico (Ej.: evaporacin en los procesos qumicos). Estn considerados dentro del
costo normal.
Desecho: Son los que se producen respecto del proceso de transformacin; a diferencia del
desperdicio tiene un valor de recupero (Ej.: viruta de acero en la industria metalrgica) pero la
materia prima no es recuperada para la industria de que se trata.
Materia prima recuperada: Es la que una industria recupera para s misma, pudiendo
utilizarla en la fabricacin de nuevos productos.
Produccin defectuosa: Es la que en algn departamento, por alguna razn, est mal ideada.
Debe ser sometida a un reproceso, lo que implica un costo adicional, y que no debe ser cargado ni
al costo original ni al precio de venta; sino que debe hacer cargo al departamento que lo gener.
Si tiene mucha importancia se imputa como una prdida o costo del perodo.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

46

Valuacin de materia prima y materiales8


Los mtodos para la valuacin de inventarios son de inters para la gerencia porque ellos
determinan la cantidad que debe invertir la empresa en los inventarios y, adems, porque influyen
en el monto de la utilidad que declara la empresa.
Se encuentran diferentes factores que inciden en la eleccin del mtodo de valuacin ms
adecuado:
a. Tipos de productos elaborados.
b. Sistema de costos empleado.
c. Poltica de reposicin.
d. Meses de existencias normalmente disponibles.
e. Formas de almacenaje.
f. Necesidad de controlar el rendimiento de ciertos materiales.
g. Grado de inflacin o deflacin que sufra la economa.
h. Situacin de la empresa en el mercado.
i. Obligacin de que la valuacin de inventarios sea fiel reflejo de la realidad, evitando sobre o
subvaluaciones.
Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios; algunas de ellas se
consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de
aplicacin general.
Entre los temas relativos a la valuacin de los inventarios, el de principal importancia es la
consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la aplicacin de los mismos
principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables, de manera
que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la
evolucin del ente econmico; as como tambin comparar con Estados Financieros de otros
entes econmicos.
Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes:

Costo
Costo o Mercado, al ms bajo
Precio de Venta

Base de Costo para la valuacin de los inventarios (Cost basis for valuing inventories)
El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en los estantes.
Los costos secundarios comprenden el derecho de importacin, fletes u otros costos de transporte,
8 Universidad de Antioquia, ,departamento de ciencias contables, www.udea.guiadecostos

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

47

almacenamiento, y seguros, mientras los artculos y/o materias primas son transportados o estn
en almacn, y los costos ocasionales por cualquier periodo de aejamiento.

Base de Costo o Mercado, el ms bajo (Basis of cost or market the lowest)


El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, segn sea el
tipo de inventario de que se trate:
1. Base de compra o reposicin (Base the purchase or replacement): esta base se aplica a las
mercancas o materiales comprados.
2. Base de Costo de reposicin (Replacement Cost Basis): se aplica a los artculos en
proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos
prevalecientes de salarios y en los costos de fabricacin corrientes.
3. Base de realizacin (Base embodiment): para ciertas partidas del inventario, tales como las
mercancas o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser
determinable un valor de compra o reposicin en el mercado y tal vez sea necesario aceptar,
como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles
costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancas o materia prima y
venderlas con un margen de utilidad razonable.
Teniendo como premisa lo mencionado en los prrafos anteriores, podemos indicar que los
principales mtodos de valuacin de inventarios son los siguientes:

Costo Identificado
Costo Promedio
Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Mtodo Detallista.

Mtodo Costo Identificado (Identified Cost Method): Este mtodo puede arrojar los costos
ms exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes
a determinadas adquisiciones. Consiste en valorizar cada partida a su precio real de llegada.
Exige poder distinguir fsicamente las entradas de un mismo producto, a un precio u otro.
Mtodo Costo Promedio Ponderado (Weighted Average Cost Method): Tal y como su
nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el valor acumulado de las
erogaciones aplicables entre el nmero de artculos adquiridos o producidos. Su principal ventaja
es la facilidad de aplicacin que tiene, sobre todo en empresas que manejan diversos tipos de
materia prima. Su desventaja es que al calcular promedios ni los costos, ni los inventarios tienen
costos actualizados y se tiende a incrementar las utilidades y por ende el pago de impuestos.
Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir PEPS (Method First In, First Out FIFO):

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

48

Este mtodo se basa en el supuesto de que los primeros artculos y/o materias primas en entrar
al almacn o a la produccin son los primeros en salir; los materiales ms antiguos son los que se
usan primero. Bajo el mtodo, se presenta el aumento en el costo de los materiales debido a un
aumento en el precio de adquisicin se refleja como una aumento en el inventario final. Tiene
como ventaja que los inventarios estn valorados con los costos menos recientes. Su desventaja
principal es que muestra unos costos de produccin bajos, lo que incrementa las utilidades y
genera un mayor impuesto.
Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o UEPS (Method Last In First Out or LIFO):
Este mtodo parte de la suposicin de que las ltimas entradas en el almacn o al proceso de
produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir. Se refleja como un aumento en
el costo de artculos fabricados y vendidos y, por lo tanto, como una disminucin en el margen de
utilidades. Tiene como ventaja que los costos de produccin se calculan con los valores ms
recientes, lo que genera una utilidad ms baja y un menor valor de impuestos. La desventaja
principal es que la valoracin de los inventarios es baja, con precios desactualizados.
Mtodo Detallista o al Detal (Retail method):
Con la aplicacin de este mtodo el costo de inventarios es obtenido valuando las existencias a
precios de venta deducindoles los factores de margen de utilidad bruta, as obtenemos el costo
por grupo de artculos producidos. Para la operacin de este mtodo, es necesario cuidar los
siguientes aspectos:

Mantener un control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta, considerando tanto las
nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.

Agrupacin de los artculos homogneos.

Control de los traspasos de artculos entre departamentos o grupos.

Seleccin del Sistema de Valuacin (Rating System Selection)


Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuacin ms adecuado a sus caractersticas, y
aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales,
en cuyo caso deben hacerse la revelacin de las reglas particulares.
Para la modificacin del sistema de valuacin hay que tomar en cuenta que los inventarios
pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y
lento movimiento de los artculos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir
con el principio de realizacin.
Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:

El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realizacin.


El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realizacin y en su caso hacer los
ajustes que se producen.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

49

Lecturas de apoyo (reading support)


Gerencia de inventarios, gestin de inventarios y almacenes (Inventory management,
inventory and warehouse management)
Introduccin (introduction)
Inventario, una palabra que no nos es desconocida del todo, aunque solo sea referencialmente,
pero que no la conocemos tan a fondo, como para temerle o desafiarle, sin embargo sabemos que
en estos tiempos modernos, la palabra inventario ha alcanzado una notoriedad muy alta, hemos
escuchado que debemos mantener niveles ptimos de inventarios, pero Qu es eso?; Cunto
inventario se deber mantener? Si se mantienen inventarios demasiado altos, el costo podra llevar
a una empresa a tener problemas de liquidez financiera, esto ocurre porque un inventario
"parado" inmoviliza recursos que podran ser mejor utilizados en funciones ms productivas de la
organizacin.
Adems, el inventario "parado" tiende a tornarse obsoleto, a quedar fuera de uso y corre el
riesgo de daarse. Por otro lado, si se mantiene un nivel insuficiente de inventario, podra no
atenderse a los clientes de forma satisfactoria, lo cual genera reduccin de ganancias y prdida de
mercado, al no afirmar la confiabilidad de los clientes en la capacidad de reaccin de la empresa,
ante las fluctuaciones del mercado.
El manejo de inventarios ha llegado a la cumbre de los problemas de la administracin de
empresas debido a que es un componente fundamental de la productividad. La empresa de hoy
tiene que ser productiva para sobrevivir y prosperar. En mercados altamente competitivos, las
empresas trabajan con inventarios cada vez ms bajos y con niveles de servicios cada vez ms
altos. Un ejemplo es el desarrollo del sistema Just In Time en la industria automovilstica, la
necesidad de mejorar la productividad viene del mundo de la competencia entre las empresas.
Cuando un mercado permanece estable, las empresas pueden sobrevivir sin manejar sus
activos con eficiencia, es decir se pueden "dar el lujo" de malgastar recursos o subutilizarlos, ya
que hay pocos competidores que ofrezcan mejores productos a precios ms accesibles a los
clientes.
Pero la creciente inestabilidad nacional e internacional de los mercados, adems del creciente
nmero de empresas multinacionales que se estn abriendo paso en los mercados internos y
externos, de la cual nuestro pas no es la excepcin, y que constituye buenas noticias para el
consumidor colombiano, tambin constituye oportunidades y amenazas para las empresas
nacionales, que tienen que ser obligatoriamente ms productivas para mantenerse competitivas.
A travs de esta lectura se pretende que usted pueda utilizar algunas herramientas que
permiten el mejoramiento de la productividad, con una visin ms tcnica y cientfica del asunto,
aprovechar la experiencia, para evolucionar hacia el cambio de mentalidad corporativa que
requieren estos tiempos modernos.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

50

Gestin de inventarios (Inventory management)


Se entiende por Gestin de Inventarios, todo lo relativo al control y manejo de las existencias
de determinados bienes, en la cual se aplican mtodos y estrategias que pueden hacer rentable y
productivo la tenencia de estos bienes y a la vez sirve para evaluar los procedimientos de entradas
y salidas de dichos productos.
En la Gestin de Inventarios estn involucradas tres (3) actividades bsicas a saber:
1. Determinacin de las existencias (Determination of stocks): La cual se refiere a todos los
procesos necesarios para consolidar la informacin referente a las existencias fsicas de los
productos a controlar y podemos detallar estos procesos como:

Toma fsica de inventarios.


Auditoria de Existencias.
Evaluacin a los procedimientos de recepcin y ventas (entradas y salidas).
Conteos cclicos.

2. Anlisis de inventarios (Analysis of inventories): La cual est referida a todos los anlisis
estadsticos que se realicen para establecer si las existencias que fueron previamente
determinadas son las que deberamos tener en nuestra planta, es decir aplicar aquello de que
"nada sobra y nada falta", pensando siempre en la rentabilidad que pueden producir estas
existencias. Algunas metodologas aplicables para lograr este fin son: Frmula de Wilson
(mximos y mnimos) Just in Time (justo a tiempo).
3. Control de produccin (Production Control): La cual se refiere a la evaluacin de todos
los procesos de manufactura realizados en el departamento a controlar, es decir donde hay
transformacin de materia prima en productos terminados para su comercializacin, los
mtodos ms utilizados para lograr este fin son:
MRP (planeacin de recursos de manufactura)
MPS (plan maestro de produccin)
Qu son los inventarios? (What are the inventories?)
Inventarios o Stocks son la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene en
existencia en un momento determinado, el cual pertenece al patrimonio productivo de la empresa.
Tipos de inventarios (Types of inventories)
Los inventarios de acuerdo a las caractersticas fsicas de los objetos a contar, pueden ser de
los siguientes tipos:

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

51

Inventarios de materia prima o insumos (Inventories of raw materials or inputs): Son


aquellos en los cuales se contabilizan todos aquellos materiales que no han sido modificados por
el proceso productivo de las empresas.
Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso (Inventories of materials
or semi-finished products in process): Como su propio nombre lo indica, son aquellos
materiales que han sido modificados por el proceso productivo de la empresa, pero que todava
no son aptos para la venta.
Inventarios de productos terminados (Inventories of finished products): Son aquellos
donde se contabilizan todos los productos que van a ser ofrecidos a los clientes, es decir que se
encuentran aptos para la venta.
Inventarios de materiales para soporte de las operaciones, o piezas y repuestos
(Inventories of materials to support operations, or parts and spare parts): son aquellos
donde se contabilizan los productos que aunque no forman parte directa del proceso productivo
de la empresa, es decir no sern colocados a la venta, hacen posible las operaciones productivas
de la misma, estos productos pueden ser maquinarias, repuestos, artculos de oficinas, etc.
De acuerdo a la naturaleza de la empresa, se har ms nfasis en algunos de estos inventarios.
Una empresa distribuidora, por ejemplo, solo tendr inventarios de productos terminados y de
piezas y repuestos; mientras que una empresa manufacturera que posea unos veinte artculos de
materia prima, pudiera tener ms de diez mil tipos diferentes de piezas y repuestos as como de
productos terminados y productos en proceso.
Existe otra clasificacin de inventarios que se refiere a la concepcin logstica del mismo, los
cuales son los siguientes:
Inventarios cclicos o de lote (Cyclical stocks or batch): Se generan al producir en lotes no
de manera continua. Por ejemplo cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que
ser enviado al fresado o al siguiente proceso. Estos inventarios facilitan las operaciones en
sistemas clsicos de produccin, porque permiten que el sistema productivo no se detenga.
Inventarios estacionales (por estacin) (Seasonal inventories (per station)): Son aquellos
donde se contabilizan aquellos productos que poseen demandas que depende de alguna estacin o
periodo de tiempo especfico. Un ejemplo de estos pueden ser: los paraguas, los juguetes y los
artculos de moda.
Inventarios de seguridad (Safety stock): Se generan para amortiguar variaciones en la
demanda o para cubrir errores en la estimacin de la misma. Estos inventarios derivan del hecho
de que la demanda de un bien o servicio proviene usualmente de estudios de mercado que
difcilmente ofrecen una precisin total.
Inventarios especulativos (speculative inventories): Estos se derivan cuando se espera un
aumento de precios superior a los costos de acumulacin de inventarios, por ejemplo, si las tasas
de inters son negativas o inferiores a la inflacin.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

52

Significado econmico de los inventarios (Economic significance of inventories)


La Gestin de Inventarios implica dos costos bsicos:
Costos de penalizacin por inexistencia de los materiales (Penalty costs for lack of
materials): Estos costos son proporcionales a las ventas perdidas por inexistencia del producto.
Frecuentemente, no es cuantificable si la carencia del material produce problemas de prdida
de imagen, como es el caso de empresas de distribucin, en las que se produce una degradacin
de disponibilidad o seguridad, como consecuencia de la falta de productos a ofrecer en el
mercado.
Costos de almacenamiento (Storage costs): Estos representan costos tanto en capital
inmovilizado como en costos de gestin fsica y administrativa de estos inventarios. Los costos
de acumulacin de inventarios pueden ser muy importantes dentro del capital de inversin de una
empresa.

Consumo (consumption)
Es la cantidad de unidades de un artculo que son retiradas del almacn en un periodo de
tiempo determinado. Por ejemplo, si el inventario de determinado artculo al comienzo del mes
era de 20 unidades y al finalizar el mes es de 15, el consumo es de 5 unidades por mes.

Demanda (demand)
Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventario, el
consumo ser igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue despachada. Si se presenta
una ruptura de inventario y durante ese periodo se requieren materiales, la demanda ser superior
al consumo. En este caso puede ocurrir que el cliente decida retirar la demanda (caso ms comn
en el comercio) o que el cliente solicite que la demanda no satisfecha, le sea atendida al ocurrir la
prxima recepcin.

Tiempo de reposicin (Reset time)


El tiempo de reposicin es el tiempo comprendido entre la deteccin de la necesidad de
adquirir una cierta cantidad de un material y el momento en que este llega fsicamente a nuestro
almacn.
Como hemos podido ver, administrar inventarios es encontrar un equilibrio razonable entre
mantener mucho o poco inventario y los costos que ambos extremos suponen.
La calidad de la gestin de inventarios puede ser medida con una figura llamada factor de
servicio o ndice de atencin, que es la relacin que existe entre la cantidad de renglones
debidamente atendidos y la cantidad de los mismos que fueron requeridos.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

53

Modelo de inventario para demanda independiente (Inventory model for


independent demand)
El modelo de demanda independiente, se refiere al caso en que la demanda de productos no
este sincronizada con los planes de produccin, este modelo de gestin de inventario usualmente
se combina con el modelo de cantidad ptima de compra, tambin conocido como modelo de
cantidad de pedido fijo o frmula de Wilson, el cual consiste en establecer un punto de pedido y
cada vez que las existencias llegan a este punto colocar pedido por una cantidad que se estima
como optima, de acuerdo a un estudio de demanda preestablecido.
Antes de demostrar matemticamente como funciona este modelo, vamos a ilustrar un ejemplo
prctico, para hacer ms fcil su comprensin: Supongamos a un ama de casa que vive en un
lugar lejano donde la nica manera de conseguir harina es encargarla por correo. La Seora
observa que consume en promedio una bolsa de harina por semana, y que el pedido tarda cuatro
semanas en llegar, entonces ella calcula que si coloca el pedido cuando el inventario se encuentra
en cuatro bolsas de harina, estas sern suficientes mientras llega el pedido, es decir sern
repuestas justamente cuando el inventario se encuentre en cero.
Punto de pedido (Reorder): Tericamente, el punto de pedido ser igual a la esperanza
matemtica de demanda en el tiempo de reposicin.
Mximos y mnimos (Maximum and mnimum): Consiste en establecer niveles mximos y
mnimos de inventario y un periodo fijo de revisin de sus niveles. El inventario se revisa solo en
estas ocasiones y se ordena o se pide la diferencia entre el mximo y la existencia total (cantidad
existente ms cantidad en trnsito).
Solo en casos especiales se colocarn pedidos fuera de las fechas de revisin cuando por una
demanda anormalmente alta la existencia llegue al punto mnimo antes de la revisin. En
sistemas automatizados estas fechas no se preestablecen, sino que se calculan los puntos de
revisin y el sistema avisa cual es el mejor momento de efectuar la compra y la cantidad a
solicitar.
El ejemplo que dimos anteriormente, es el ms bsico en el modelo de demanda
independiente, pero para su ms eficaz aplicacin debe tenerse en cuenta una variable conocida
como existencia de seguridad o "colchn", la cual ser igual al punto mnimo de inventario.
Frmulas matemticas (mathematical formulates):
Pp=Cp x Tr + Em

Donde:
Pp = Punto de pedido
Cp = Consumo promedio (diario)

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

54

Tr = Tiempo de reposicin de inventario (en das)


Em = Existencia mnima (o de seguridad)

EM =CM x Tr + Em

Donde:
EM = Existencia mxima
CM = Consumo mximo (diario)
Tr = Tiempo de reposicin de inventario (en das)
Em = Existencia mnima (o de seguridad)

Em=Cm x Tr
Donde:
Em = Existencia mnima (o de seguridad)
Cm = Consumo mnimo (diario)
Tr = Tiempo de reposicin de inventario (en das)

CP=EM E

Donde:
CP = Cantidad de pedido
EM = Existencia mxima
E = Existencia actual

Ejemplo prctico (practical example):


Digamos que queremos calcular los niveles ptimos de inventario del artculo Tornillos FER
ref 2456, entonces tenemos que el tiempo de reposicin (Tr), es decir las veces que viene el
proveedor a la planta es de cada 5 das, y que de acuerdo a nuestra estadstica de venta anual, el
da de mayor consumo (CM) fue de 100 cajas; el de menor consumo (Cm) fue de 45 cajas y que
en promedio la venta diaria (Cp) fue de 70 cajas, adems en el momento de hacer estas
consideraciones la existencia en nuestro depsito (E) era de 350 cajas, entonces calculamos:
Existencia mnima (o de seguridad)

Em=Cm x Tr
Em = 45 x 5
Em = 225 cajas
Punto de pedido

Existencia mxima

EM =CM x Tr + Em

EM = 100 x 5 + 225
EM = 725 cajas
Cantidad de pedido

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


Pp=Cp x Tr + Em

CP=EM E

Pp = 70 x 5 +225

CP = 725 350

Pp = 575 cajas

CP = 375 cajas

55

Cantidad ptima de pedido = 375 cajas

Modelo de demanda dependiente para produccin (Dependent demand model for


production)
En la ltima dcada, han cobrado un gran auge dos polticas de aplicacin particularmente
importante en procesos de manufactura, que representan maneras diferentes de entender la
gestin de inventarios y de produccin. Se trata del JIT, Just In Time o Justo a Tiempo, y del
MRP, Materials requirement Planning o Planificacin de los Requerimientos de Materiales.
El MRP representa una filosofa diferente a los sistemas de demanda independiente
tradicionales. Bajo este sistema, se integran la programacin de la produccin y el control de los
inventarios de materiales. Requiere para su aplicacin conocer los programas de produccin y
una relacin arborizada de los componentes que se necesitan para ensamblar los productos,
conocida como BOM (Bill of Materials o Lista de materiales, Recetas). El MRP integra esta
informacin y presenta los requerimientos de materiales necesarios para cubrir un cierto
programa de produccin.

Planificacin de requerimientos de materiales (Material Requirements Planning)


En muchos sistemas de produccin la demanda de materiales es determinista pero no
constante. Esto quiere decir que aunque pueda predecirse con exactitud, vara de periodo a
periodo. Por ejemplo, la demanda de muslos de pollo en una carnicera es determinista, ya que el
plan de produccin determina exactamente la cantidad de pollos requeridos para producir, pero
no es constante ya que variara de manera proporcional a los volmenes de venta.
El modelo tradicional de tamao ptimo de lote no funciona muy bien en condiciones de
demanda variable, pero podemos hacer uso de las caractersticas planificadas de la demanda para
introducir un concepto diferente llamado "sistemas de demanda dependiente", es decir,
dependiente de un proceso de produccin planificado, en contraposicin a los sistemas de
demanda independiente.
El proceso de planificacin se materializa en planes anuales, conocidos como planificacin
agregada, que es una estimacin no detallada a escala de producto individual (es decir, agregada)
de las capacidades de produccin y de las demandas esperadas. De esta manera, si por ejemplo se
espera un aumento de demanda estacional en temporada alta, puede preverse la contratacin de
personal adicional o la subcontratacin de un porcentaje de la produccin.
Los planes agregados se convierten, finalmente en programas detallados de produccin,
conocidos como Programas Maestros de Produccin (MPS o Master Production Schedule)
utilizando MRP o sistemas similares.
Justo a tiempo (Just in time)

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

56

A principios de los aos ochenta, los Estados Unidos despertaron a una dura realidad: ya no
eran los lderes mundiales en produccin, Dos eventos ayudaron a este despertar:
El primero relacionado con el mundo acadmico, la publicacin, en 1983, de un artculo de
David Garvin (Quality on the Line) mostraba que los fabricantes japoneses de aires
acondicionados lograban productos de calidad quinientas a mil veces superior a sus equivalentes
norteamericanos.
El segundo evento est relacionado con la aparicin en un programa de televisin de la cadena
CBS, llamado Sixty Minutes (Sesenta Minutos), de un anciano desconocido hasta ese entonces
llamado W. E. Deming, quien explicaba como la adopcin de tcnicas originales de los Estados
Unidos (pero no utilizadas all) haba permitido a los japoneses desarrollar importantes ventajas
en manufactura.
As comienza un proceso de aproximadamente diez aos en el que diferentes tcnicas son
desarrolladas y se conocern colectivamente como Just in Time (JIT) Justo a Tiempo, las cuales
son percibidas como una panacea a los males de la industria manufacturera y a la gestin de
inventarios.
Los sistemas JIT forman parte de un conjunto de tecnologas de proceso conocido como
"tecnologas blandas", ya que pone ms nfasis en la tecnologa organizacional que en la de la
mquina. Sin embargo, ms que un mtodo de reduccin de inventarios, el JIT representa una
filosofa o forma de entender la produccin. El espritu del JIT, desarrollado en Japn hace unos
20 aos en la Toyota, y divulgado por Ohno, vicepresidente de esta empresa, es que los
inventarios representan gasto o desperdicio, ya que son el resultado de nuestra incapacidad de
crear un flujo uniforme de materiales, por lo que no se requerira de "colchones" para cubrir
nuestros errores de pronsticos o de planificacin. El inters despertado por el JIT es
considerable; sin embargo, en muchos pases en desarrollo, como el nuestro, su aplicacin se
complica por la poca confiabilidad de los proveedores nacionales y la lejana de los proveedores
internacionales.

Codificacin, clasificacin de materiales y organizacin de almacenes (Coding,


classification of materials and organization of warehouses)
Codificacin de materiales (Material coding): El problema de la codificacin surge de las
posibles maneras de llamar a un mismo material. Un ejemplo son los rodamientos,
frecuentemente llamados en la prctica, cojinetes, molineras o chumaceras, a pesar de ser en
realidad cosas distintas. Un buen sistema de codificacin debe presentar las siguientes
caractersticas:

Los materiales deben ser identificados rpidamente y sin ambigedades.


Los materiales equivalentes deben ser identificados mediante referencias cruzadas. El cdigo
debe tener la longitud mnima que permita clasificar todos los artculos existentes y
previstos.
En lo posible, el cdigo debe ser clasificado de manera de facilitar la agrupacin de los
materiales y su bsqueda.
En general, los cdigos puramente numricos facilitan la automatizacin y son preferidos por
los usuarios, aunque esto no es limitativo. El cdigo debe ir siempre acompaado de una

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

57

descripcin de longitud limitada y de formato preestablecido, as como de una indicacin clara de


la unidad de medida que se emplea.

Diseo de almacenes (Warehouse design): El diseo de almacenes es una actividad


especializada, sobre la que ofrecemos algunos comentarios generales: El uso de planos
arquitectnicos permite visualizar los almacenes, lo cual facilita su diseo. Los almacenes deben
ser diseados en trminos de metros cbicos y no de metros cuadrados, ya que el espacio vertical
puede ser convenientemente utilizado de manera de aumentar al mximo el volumen de
almacenamiento sin aumentar la superficie requerida.
El almacn debe planificarse de manera que el ambiente de trabajo resulte agradable y se
facilite el crecimiento futuro. La buena iluminacin agiliza la localizacin de materiales, evita
robos y reduce accidentes .La prdida de los inventarios puede ser fatal para una empresa. Un
buen sistema de deteccin y extincin de incendios protege los inventarios.
Movimiento de materiales (Moving materials): El movimiento de materiales es el proceso que
estos siguen desde su llegada a los almacenes hasta su despacho. Los materiales deben tener
localizaciones fsicas especficas que permitan las actividades normales de almacn, como son la
entrada y salida de inventario y la realizacin de inventarios fsicos, para permitir un adecuado
movimiento de materiales es aconsejable:

Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en lnea recta (recepcin,
almacenamiento, despacho).

Separar las reas de recepcin y despacho de materiales.

Considerar reas separadas fsicamente para materiales daados, reparables o no, que esperan
ser enviados a reparar o que acaban de ser reparados.

Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento en reas


especialmente acondicionadas para tal fin.

Disear los pasillos de circulacin (aunque no sean espacios productivos) lo suficientemente


anchos para permitir la circulacin de montacargas y otros vehculos.

Todos los pasillos secundarios deben fluir a un pasillo principal.

Indicar claramente el sentido y las velocidades mximas de circulacin en los pasillos, a fin
de reducir el riesgo de accidentes. Un buen sistema de sealizacin es una excelente
inversin.

Establecer reas especialmente protegidas para materiales valiosos.

Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehculos de transporte tpicos.

Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fcilmente manipulables por los
operadores de los vehculos de movimiento de materiales.

Disponer de suficiente espacio en el rea de recepcin de materiales para el control de


calidad.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

58

Almacenamiento de materiales (Storage Material): Existen distintas posibilidades, segn las


caractersticas de los materiales que van a ser almacenados. La ms empleada es la estantera, que
puede ser obtenida en variedad de tamaos:
Cerradas (para proteccin adicional, pero con dificultades de acceso)
Con entrepaos para la colocacin de materiales de volumen intermedio
Con vigas horizontales para paletas, con vigas inclinadas para elementos cilndricos.
Solo con laterales para perfiles y elementos longitudinales.
La ubicacin fsica de los materiales en los almacenes debe ser establecida de manera que
permita la localizacin rpida y sin errores de los materiales.
Seguridad en almacenes (Safety stores): Adems del problema de proteccin de incendios,
deber prestrsele atencin especial al problema de los hurtos, considerado junto a la
obsolescencia, el principal elemento en los costos de almacenamiento. Algunas reglas simples
que ayudan a reducir este problema son las siguientes:

Disear con la seguridad en mente: asegurarse de que las reas de almacenes estn cercadas
o protegidas, de manera de minimizar la presencia de intrusos; iluminar adecuadamente las
reas de almacenes; no permitir la entrada de usuarios y empleados que no tengan que ver
con el movimiento de materiales o inventario de los mismos al rea de almacenes.

Crear controles de acceso: contratar o conformar un cuerpo de vigilancia; verificar los


vehculos que entren y salgan; realizar inspecciones no anunciadas de los casilleros,
escritorios y vehculos del personal.

Hacer inventarios peridicos o permanentes para verificar las prdidas de material.

Involucrar al personal en el control de los materiales: concientizarlo con charlas y concursos


sobre el problema; aceptar sugerencias; informarles sobre los resultados de los inventarios,
en lo que a prdidas se refiere y sobre todo, hacerle sentirse parte importante de la
organizacin.

Inventarios fsicos (physical inventory): Debido a que aun en los mejores sistemas existen
discrepancias entre lo que existe fsicamente y lo que el Krdex o el sistema computarizado
indica, es necesario efectuar inventarios fsicos a fin de comparar ambas cantidades. Estos son de
dos tipos:
Inventarios puntuales (specific inventories): Los ms tradicionales, se efectan
generalmente una vez por ao y usualmente es necesario restringir el movimiento de materiales
durante ese proceso. Se efecta un conteo tem por tem y se compara contra lo que anuncia el
Krdex. Las diferencias son cuidadosamente anotadas y sometidas a un anlisis posterior.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

59

Inventarios continuos (continuous inventories): Llamados tambin cclicos o permanentes,


se efectan a lo largo del ao sobre cantidades pequeas de producto. Este tipo de inventario
permite repartir la carga de trabajo de manera ms uniforme, no causa tantas interrupciones a las
actividades del almacn y permite disponer de informacin ms precisa sobre las existencias.
Utilizacin de tecnologa de cdigos de barra (Using barcode technology): Los cdigos de
barra son una serie impresa de barras y espacios entre ellas, que forman una estructura nica que
se traduce en caracteres alfanumricos que representan cierta informacin. Esta tecnologa
permite alta precisin y velocidad en la captura de data. En almacenes, facilita la consignacin de
entrada y salida de materiales y la toma fsica de inventarios.

Tratamiento de los
Elementos del Costo
La Mano de Obra
(Treatment of Cost Elements)
Workforce
9*Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
Carlos Enrique Escobar Valencia*
cenrique2601@gmail.com

Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho


Santiago de Cali, Febrero de 2016

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

60

Tratamiento de los elementos del costo


(Treatment cost elements)
La Mano de Obra
Workforce
Carlos Enrique Escobar Valencia*
Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho
Santiago de Cali, Febrero de 2016

La mano de obra (Workforce)


El pago de los trabajadores y dems personas que laboran en una empresa constituyen la mano
de obra, cuya incidencia sobre la produccin, ya sea directa o indirecta, es notoria desde todo
punto de vista. Gracias a este elemento del costo, en su accin sobre los equipos y mquinas, los
materiales se convierten en partes especficas o en productos terminados.
A diferencia de los materiales, la mano de obra no queda representada finalmente en el
producto, de ah que su naturaleza sea, por tanto, muy diferente; es, en realidad, un servicio
integrado por numerosos factores, la mayora de ellos humanos, que deben analizarse en todos
sus aspectos si se desea obtener resultados favorables.
La mano de obra es el factor humano de produccin que hace posible la transformacin de las
materias primas en productos terminados; contablemente es la remuneracin total (salarios,
prestaciones sociales, aportes parafiscales; auxilio de transporte, horas extras, incentivos,
bonificaciones, recargos nocturnos, prestaciones extra legales, etc.) pagada o causada al personal
de produccin de la empresa. Se entiende por mano de obra, todo esfuerzo fsico o mental que se
efecta dentro del proceso de transformar la materia prima en un producto final. El costo de mano
de obra es la remuneracin que se ofrece al trabajador por este esfuerzo.
Al igual que la materia prima, la mano de obra (nmina de fbrica, nmina de planta) se
clasifican en:
Mano de obra directa (MOD) (direct labor): Es aquella que efectivamente ejerce un
esfuerzo dentro del proceso de transformar la materia prima en un producto final, en este grupo
estn incluidos todos los operarios, ya que son ellos los que efectivamente tienen contacto directo
con la materia prima y adems de ser los que logran la transformacin del material en un
producto final.
Consiste en el valor remunerado a los operarios asignados a produccin, es el valor devengado
por los trabajadores directos por trabajar en las rdenes de produccin, incluyendo el valor del
** Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

61

auxilio de transporte y de los incentivos. Se contabiliza en la cuenta 1410 productos en procesos


(MOD).
Mano de obra indirecta (MOI) (indirect labor): es aquella que se requiere dentro del
proceso productivo pero que a diferencia de la directa no ejerce directamente un esfuerzo dentro
del proceso de transformar la materia prima en un producto final; por lo tanto no se asigna
directamente a un producto. Entre los trabajadores cuyos servicios estn indirectamente
relacionados con la produccin, se incluye: celadores, mecnicos, supervisores, entre algunos
otros. Establece los valores pagados o causados a los trabajadores indirectos de produccin por
cualquier concepto. Se contabiliza en la cuenta 7310 CIF Control (MOI).
Trabajadores Directos (Operarios) (direct workers): Son quienes transforman o manipulan
directamente las materias primas.
Trabajadores indirectos (indirect workers): Son los trabajadores de produccin que ayudan
indirectamente en la transforma. Ejemplos mecnicos, electricistas, supervisores, ingeniero
industrial, tecnlogo industrial secretarias, jefe de planta, personal de mantenimiento, etc.
Tiempo Indirecto (TI) (indirect weather): Valor pagado a un operario por desempear
labores indirectas como mantenimiento a la maquinaria, aseo, transporte de materias primas. Se
contabiliza en la cuenta 7320 CIF Control (TI).
Tiempo Ocioso (TO) (idle time): Es el valor pagado a un trabajador directo cuando no est
produciendo, ni efectuando actividades indirectas debido a faltas de materias primas, carencia de
energa, dao en las mquinas, paro de buses, toque de queda, citas al mdico, tiempo de
alimentacin remunerado. Se contabiliza en la cuenta 7325 CIF Control (TO).
Horas Extras (HE) (extra hours): Es el valor pagado por laborar tiempo superior en la
jornada ordinaria. Hay dos opciones para contabilizar las horas extras de los operarios, como
productos en proceso (MOD), o, como CIF Reales (HE). Se utilizar la segunda opcin. Se
contabiliza en la cuenta 7330 CIF Control (HE).
Las situaciones mencionadas con anterioridad, obliga a disear un sistema mediante el cual se
pueda asignar lo devengado por los trabajadores en un perodo de tiempo a cada una de las
rdenes en las que ejercieron su labor, si es que se trata de mano de obra directa.
Si la remuneracin es por mano obra indirecta, se debe llevar a carga fabril y dar el
tratamiento que se le ofrece a los costos indirectos de fabricacin.

Controles a la mano de obra (Controls labor)


Dos elementos importantes integran la mano de obra: el tiempo, es decir, las horas trabajadas,
y el salario, es decir el precio que se paga por cada hora trabajada, y en cada uno de ellos se
pueden tomar distintas medidas enfocadas a lograr la mxima eficiencia en el trabajo, con los
menores costos. La contabilizacin de la mano de obra en un sistema de costos, usualmente

62

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

comprende tres actividades: Control de tiempo, Clculo de la nmina total, Asignacin de los
costos de la nmina.
Control del Tiempo (Time Control)
Son muchos los aspectos que se deben considerar y numerosas las medidas que se pueden
tomar para controlar las horas de trabajo en cualquier tipo de actividad. Comnmente se utiliza
un documento fuente en el control de tiempo: la tarjeta de reloj, cuya funcin principal, es
mantener un registro de las horas trabajadas.
Tarjeta de reloj (card clock): Sirve para controlar la hora de entrada y salida; con ella se
paga. Es utilizada principalmente por gran parte del personal de produccin. Contiene por lo
general informacin semanal, quincenal o mensual. En algunas empresas utilizan esta tarjeta
sistematizada (banda magntica). Permite conocer el valor del salario bsico devengado.

TARJETA DE RELOJ SEMANAL


Empleado:

Semana:

Cdigo:

Bsico Diario:
Tiempo Regular

Das

Entrad
a

Salida

Entrad
a

Salida

Fuera de Tiempo
(Extras)
Entrad
Salida
a

Fecha:

Horas
Regula
res

Extras

Lunes
Martes
Mircol
es
Jueves
Vierne
s
Sbado
Totales

Tarjeta de tiempo (boletas de trabajo) (timecard (working ballots): Si se desea determinar


en s el tiempo que se gasta cada trabajador en un trabajo especfico, existe otra forma de control
llamada Tiquete o Tarjeta de Tiempo, la cual consiste en un registro de la asistencia de los

63

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

empleados. Revela el nmero de horas regulares y de sobre tiempo que se ha trabajado. Esta
tarjeta la inserta el empleado varias veces cada da: al llegar, al salir a almorzar, y cuando termina
su jornada de trabajo.
Tienen una gran importancia en un sistema de rdenes de fabricacin, ya que es el nico
mecanismo til y seguro con el cual se puede saber con exactitud cuntas horas hombre fueron
laboradas en cada orden y por lo tanto, asignar el costo de mano de obra a la orden que lo
requiri, dando as cumplimiento a la exigencia del sistema.
Por medio de ellas se mantiene un registro de las horas totales trabajadas cada da por los
empleados, adems de servir como mecanismo para calcular y registrar los costos totales de la
nmina. Sirve adems para conocer las actividades desarrolladas durante la jornada ordinaria. Es
utilizada por los operarios o trabajadores directos nicamente. Contiene informacin diaria que
permite conocer por cada operario el valor dedicado a las O.P, T.I, T.O, y D.L.N. (Diferencia en
la liquidacin de nmina).
Esta forma de control es muy efectiva porque hace posible conocer con exactitud el tiempo
utilizado por el operario en los distintos trabajos, en un periodo determinado, y evita prdidas de
tiempo que al no ser remuneradas van en perjuicio tanto de la produccin como del mismo
trabajador.

TARJETA DE TIEMPO
Empleado:

Semana:

Cdigo:

Orden de Trabajo:

Unidades terminadas:

Bsico Diario:

Hora de Inicio

Hora de
Terminacin

Horas
Trabajadas

Fecha:

Costo por
Hora ($)

Costo Total
($)

64

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Planilla resumen o plantilla de trabajo (summary form or template work): Es una


informacin producida generalmente por los supervisores, en la cual informan las actividades que
desarrollaron cada uno de los operarios, indicando cual fue la actividad, en qu orden se
desarroll, el TI y el TO generado.
Su utilidad radica en que sirven para resumir la informacin de las tarjetas de tiempo. Es
utilizada por contabilidad para efectuar los registros contables respectivos. Contiene la
informacin semanal, decadal, quincenal o mensual y permite conocer, para un periodo y por
todos los operarios, el salario bsico justificado en las O.P, T.I y D.L.N.

PLANILLA DE TRABAJO
Periodo: Marzo

Semana:

Fecha:

Cdigo
Empleado

O.P. #300

O.P. #301

O.P.
#302

T.I.

T.O

Total

4.500

$650.000

$120.000

$198.600

$34.560

$4.580

$
1.007.740

4.501

$470.000

395.000

62.000

12.580

939.580

4.502

495.000

210.000

34.600

739.600

4.510

615.000

205.000

195.000

1.015.000

Total

$
1.735.000

$ 820.000

$
998.600

$ 96.560

$ 51.760

$
3.701.920

La diferencia en liquidacin de nmina (D.L.N) es el tiempo t valor del salario bsico de los
operarios que no justifican en las tarjetas de tiempo y por ende no aparece en la plantilla de
resumen.
Se calcula as:
Salario bsico devengado por operarios en el periodo
$xxxxx
Menos:
Salario bsico justificado por operarios en el periodo
($xxxxx) (Total planilla resumen)
Igual a:
Salario bsico No justificado por operarios en el periodo D.L.N $xxxxx

65

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Para el caso que aparece en la plantilla resumen, asumiendo que los cuatro operarios tienen el
mismo salario bsico mensual, la D.L.N. para marzo ser:
Bsico devengado por operarios en marzo ($960.000/mes x 4 operarios)
Bsico justificado por operarios (total plantilla resumen de Marzo)
Bsico No justificado por operarios (D.L.N.) de Marzo

$3.840.000
(3.701.920)
138.080**

** Debe registrarse como CIFR del periodo (Cuenta 7335 CIF Control (DLN).

Control del Salario (Wage Control)


El control ms adecuado que una empresa puede establecer en relacin con los salarios, es
decir, con el precio de cada hora trabajada, est ajustado al sistema de administracin de salarios
que est aplicando.
La nmina es un documento en el cual un empleador relaciona salarios, deducciones, valor
neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un
perodo determinado, ya sea por semana, quincena o mes. Est conformada por:
Valor devengado (earned Value): Es lo que el empleador debe cancelar al trabajador como
remuneracin de la actividad laboral desarrollada por l. Est conformado por los distintos
conceptos que constituyen salario, que el cdigo sustantivo del trabajo define de la siguiente
manera:
"Constituye salario, no slo la remuneracin ordinaria fija o variable, sino todo lo que recibe
el trabajador en dinero o especie y como contraprestacin directa del servicio, sea cualquiera la
forma o denominacin que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales,
valor de trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en das de descanso
obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones" (Art. 127 C.S.T) (Ley 50, Art. 14).
Salario mnimo legal (legal minimum wage): es el que todo trabajador tiene derecho a
percibir para subvenir a sus necesidades normales y a las de su familia, en el orden material,
moral y cultural. (Art. 145 C.S.T).
Salario bsico (basic salary): Es la remuneracin ordinaria pactada en el contrato laboral y
sirve de base para la liquidacin del trabajo nocturno, trabajo en dominicales y festivos y trabajo
extra en das ordinarios, dominicales y en festivos.
Jornada de trabajo (working day): Es la que convengan las partes y su duracin mxima
legal es de 8 horas al da y 48 a la semana, salvo algunas excepciones. (Art. 158 - 161 C.S.T).

66

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Trabajo diurno y nocturno (working day and night): El trabajo diurno est comprendido
entre las 6:00 a.m. y las 10:00 p.m., el trabajo nocturno est comprendido entre las 10:00 p.m. y
las 6:00 a.m.
Trabajo nocturno (nightwork): Por el solo hecho de ser nocturno, se remunera con un
recargo del 35% sobre el valor del trabajo diurno. (Art. 168 C.S.T) (Ley 50, Art. 24).
Trabajo extra (extra work): trabajo suplementario o de horas extras, es el que excede la
jornada ordinaria y en todo caso el que sobrepase la jornada mnima legal. (Art. 159 C.S.T).
Auxilio de Transporte (transport aid): todo trabajador que devengue mensualmente hasta
dos salarios mnimos, tiene derecho a recibir, adems de su salario, un valor adicional por
concepto de auxilio de transporte, que es determinado por las autoridades mediante decreto.
Liquidacin de trabajo ordinario (settlement ordinary work):
HoraOrdinaria=

Salario Bsico Mensual


240

Liquidacin del trabajo extra (liquidation of extra work):


Hora Extra

% Recargo

Factor

Frmula

Diurna
Nocturna
Festiva Diurna
Festiva Nocturna
Recargo Nocturno
Recargo Nocturno
Dominical

25
75
100
150
35

1.25
1.75
2.00
2.50
0.35

Valor hora x 1.25 x N horas


Valor hora x 1.75 x N horas
Valor hora x 2.00 x N horas
Valor hora x 2.50 x N horas
Valor hora x 0.35 x N horas

110

1.10

Valor hora x 1.10 x N horas

Deducciones (deductions): El empleador, est en la obligacin de afiliar al trabajador a una


empresa promotora de salud y un fondo de pensin escogidos por el trabajador, por los beneficios
percibidos debe cancelar una mensualidad que es pagada por la empresa y el trabajador en una
cuanta y proporciones que estn indicadas en el cuadro siguiente.
Aportes Parafiscales y a la seguridad social vigentes
Entidad
Empresa Promotora de
Salud (EPS)
Fondo de Pensiones
(AFP)
ICBF

Valor del aporte*

Empresa (Empleador)

12.5%

2/3 partes es decir 8,5%**

16%

2/4 partes es decir 12%

3%

Todo lo paga el empleador**

SENA

2%

Todo lo paga el empleador**

Caja de Compensacin

4%

Todo lo paga el empleador

Riesgos Laborales

**Segn el Riesgo

Todo lo paga el empleador

Trabajador
1/3 parte es decir
4%
1/4 partes es decir
4%

67

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


(ARL)
*Todos los descuentos se efectan sobre el total devengado, deducido el auxilio de transporte.

** De acuerdo a la Ley 1607 de 2012, solo los cancela el empleador que en su nmina tenga trabajadores que
devenguen ms de 10 S.M.M.L.V. (Ver Ley 1607 de 2012 Art. 25 y 31; Decreto 1828 de 2012 Art. 7).

Adicionalmente a los costos indicados en el cuadro anterior, el empleador est en la obligacin


de reconocer al trabajador unas prestaciones sociales, que por ley debe pagar en una cuanta y
periodicidad, que el Cdigo Sustantivo del Trabajo detalla ampliamente.
No es del inters ampliar sobre este tema, solamente se mencionarn los distintos tipos de
prestaciones, y cundo se tienen derecho a ella, permitiendo que el estudiante ample estos temas
en el cdigo sustantivo de trabajo, o en cualquier libro especializado de derecho laboral.
Prestaciones sociales vigentes a cargo del empleador.
Tipo de
Prestacin

Caractersticas

Provisin Mensual

Frmula

Cesantas

Todo trabajador tiene


derecho a un mes de salario
por ao laborado o
proporcional al tiempo de
trabajo.

Mensualmente se calcula una


provisin sobre el total
devengado en cada mes
equivalente a (1/12 = 0.833)

Total Devengado *
8,33%

Intereses
sobre
cesantas

Por concepto de las


cesantas, el empleador debe
reconocer al trabajador un
inters equivalente al 12%
anual.

Se calcula una provisin sobre el


total devengado en cada mes
equivalente, para lo cual se
calcula el 12% del valor de las
cesantas, causadas
mensualmente.

Valor Provisin
Cesantas * 12%
O
Total Devengado * 1%

Prima
de Servicios

Todo trabajador tiene


derecho a un mes de salario
por ao laborado, pagado en
dos cuotas al finalizar el
primer y segundo semestre
de cada ao.

Mensualmente se calcula una


provisin sobre el total
devengado en cada mes
equivalente a (1/12 = 0.833)

Total Devengado *
8,33%

Vacaciones

Al cumplir cada ao de
labores, el trabajador tiene
derecho a disfrutar de 15 das
hbiles de descanso
remunerado.

La provisin mensual es
calculada por un factor que se
aplica al total devengado, factor
que se determina as: (1/24 =
0,0417)

Total Devengado
Menos Auxilio
Transporte * 4,17%

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Calzado y
Vestido de
Labor

Todos los empleadores que


ocupen uno o ms trabajos
permanentes tendrn que
entregar tres veces en el ao
una dotacin de calzado y
vestido de labor a sus
empleados que devengue
dos salarios mnimos y que
lleven ms de 2 meses
continuos al servicio del
empleador.

68

Se registra el valor al momento


de entregar la Dotacin.

Determinacin Mano de Obra Directa (Determination direct labor)


Para que funcione el sistema de costos, no basta con saber el pago total por mano de obra, es
necesario descomponer este valor en mano de obra directa y asignarlo a cada orden, como lo
correspondiente a CIF (mano de obra indirecta). A continuacin se detalla el proceso que se debe
seguir para su asignacin:
Si todo lo pagado a los trabajadores que transforman la materia prima en un producto final
constituyera el costo de mano de obra, sera muy fcil obtener el valor que por este concepto se
debe asignar al estado del costo de produccin, pero desafortunadamente cuando se establece la
nmina no se diferencia la mano de obra directa de la carga fabril.
Otra dificultad est en el hecho de que en la nmina se paga el tiempo ocioso, permisos
personales otorgados que no son compensados como tambin el valor de las horas extras.
Para determinar el costo de la mano de obra directa e indirecta, se hace necesario efectuar un
conjunto de procedimientos que sern detallados enseguida.
En primer lugar se debe clasificar la mano de obra en directa e indirecta, efectuada esta
clasificacin se procede a realizar el clculo de la tarifa de mano de obra directa, lo que se logra
con la siguiente expresin:
Tarifa MO=Salario bsico+ auxilio transporte+ prestaciones+ parafiscales
N total de horas efectivamente laboradas en el mes

Esta tarifa de mano de obra se debe establecer tan pronto se inicie el mes, ya que su valor se
necesita para poder liquidar la orden de fabricacin cuando sta sea culminada.
Debe recordarse que se trabaja en un sistema de rdenes especficas, y no se hace necesario
esperar a terminar el perodo para conocer los costos de la mano de obra y as proceder a liquidar
la orden.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

69

Para ilustrar el clculo, supongamos una persona con un salario bsico de $820.000, que
labora de lunes a sbado de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m., asumamos tambin
que esta persona tiene media hora de descanso en la maana y en la tarde para tomar un
refrigerio.
La tarifa de mano de obra para el mes de Agosto de 2015, se determina de la siguiente manera:

Distribucin tarifa de mano de obra directa mes de agosto de 2015.

El tiempo efectivamente laborado se establece de la siguiente manera:

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

TMO=

70

1.394 .537
=$ 8.300,82
168

Continuando con la ilustracin ofrecida, supngase que por los tiquetes de tiempo, esta
persona labor 20 horas en la orden 101; 45 en la orden 102 y 35 en la orden 103. Los costos que
se deben asignar a cada una de las rdenes indicadas sern:
Distribucin del valor de mano de obra directa

Al realizar este proceso nos queda una inquietud:


Qu pasa con los $91.308 (1.394.537 1.303.229)?
Este valor es lo que se debe llevar como costo indirecto de fabricacin (CIF) que corresponde
al tiempo ocioso (TO), es decir permisos o actividades desarrolladas en la planta productora
distintas a transformar la materia prima. Se registrar en la cuenta 7325.
Tambin puedo suceder que este valor no sea justificado por el trabajador, motivo por el cual
deber registrarse como una Diferencia en Liquidacin de Nmina (D.L.N.) en la cuenta 7335.
El proceso anterior, es el que se debe seguir para toda la nmina del personal que conforma la
mano de obra directa de la planta productora, por lo tanto es importante recordar los pasos que se
deben realizar:
1. Determinar la tarifa de mano de obra al iniciar el mes.
2. Establecer el salario bsico para todo el personal de mano de obra directa de la planta.

71

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


3. Establecer el auxilio de transporte al que tenga derecho el personal.
4. Calcular las prestaciones sociales y parafiscales para MOD.
5. Determinar el costo total de MOD.
6. Determinar el nmero total de das hbiles a laborar en el mes.
7. Calcular el nmero de horas diarias efectivamente laboradas por un operario en un da.
8. Determinar el total de horas efectivamente laboradas en el mes de la siguiente manera:

N operarios x N das hbiles en el mes x N horas efectivamente laboradas al da


9. Calcular la tarifa de mano de obra, desarrollando el siguiente cociente:
TMO = __Costo total mano obra directa_
# Horas efectivamente laboradas
Establecida la tarifa de mano de obra y conocido el tiempo empleado en cada una de las
rdenes, se procede a asignar los costos de mano de obra directa.
Al finalizar el mes ya se conoce lo que se fue cancelado por concepto de mano de obra al
personal de la planta, informacin que es extractada de la nmina de la empresa. De esta nmina
se toma el total devengado y se le suma los costos que por concepto de prestaciones sociales tiene
el empleador, junto con los aportes parafiscales, para as obtener un gran valor global que
corresponde al valor total de la nmina para el perodo en cuestin.
Al comparar el valor total de la nmina con el costo total de mano de obra directa obtenido de
multiplicar las horas hombre con la tarifa, se obtiene una diferencia, la cual corresponde a los
costos indirectos de fabricacin; esta ltima integrada por el tiempo ocioso, recargo por horas
extras, y el costo total de la mano de obra indirecta incluyendo all las prestaciones y aportes
parafiscales.

Contabilizacin del pago de la mano de obra (Accounting for payment of labor)


Por lo general, la mayora de las empresas contabiliza primero el pago de la mano de obra y,
posteriormente, hace el anlisis de la nmina para indicar en trminos contables la utilizacin de
este segundo elemento del costo de produccin.

Registros contables del costo de la mano de obra directa (Accounting records of the
cost of direct labor)
Contabilizacin del pago de la mano de obra (nmina de la fbrica)
Cdigo
7205

Cuenta
Costos del personal (Nmina por Distribuir)

720503

Salario Integral

720506

Sueldos

Dbitos
xxxxx

Crditos

72

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


720527

Auxilio de Transporte

1110

Bancos

xxxxx

2505

Salarios por pagar

xxxxx

2365

Retencin en la fuente

xxxxx

236505
2370

Salarios y pagos laborales


Retenciones y aportes de Nmina

237005

Aportes a Entidades Promotoras de Salud EPS

237006

Aporte a Administradora de Riesgos ARL

237010

Aporte a ICBF, SENA, y Cajas de Compensacin

237045

Fondos

2380
238030

xxxxx

Acreedores Varios

xxxxx

Fondo de Cesantas y/o Pensiones

Contabilizacin del consumo de la mano de obra (Accounting consumption labor)


A la seccin o departamento de nmina que realiz todos los registros completos del tiempo
trabajado por cada operario y el salario por hora, distinto del sistema de pago que se aplique,
corresponde tambin hacer un anlisis de la nmina en la cual se especifica con detalle cunto
dinero se pag a los trabajadores de produccin, cuntos a los de supervisin, a los de oficinas de
fbrica, a los obreros de mantenimiento, a los celadores, etc., en cada una de las operaciones que
sean necesarias dentro de la produccin de un artculo.
En el caso de la utilizacin de la mano de obra, el consumo se registra de la siguiente manera:
El departamento de Costos: Aqu se recopilan de los informes de produccin los costos de la
mano de obra que corresponden al rea de produccin, obtenidos de la hoja de costos. Con los
otros salarios (mano de obra indirecta) no se realiza ningn registro.
El departamento de Contabilidad General: Luego de realizar el anlisis de la nmina, el
consumo de la mano de obra se registra de la siguiente manera:
Contabilizacin del uso de la mano de obra directa de produccin
Cdigo

Cuenta

Dbitos

1410

Inventario de Producto en Proceso (PEP) (Mano de Obra)

xxxxx

7310

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (M O I) 1

xxxxx

7320

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (T I)2

7325

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (T O)3

xxxxx
xxxxx

Crditos

73

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

7330

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (H E)4

7335

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (DLN)5

7205

Costos del personal (Nmina por Distribuir)

xxxxx
xxxxx
xxxxx

Registra el total devengado por cualquier concepto en el periodo por los trabajadores indirectos de produccin.

Registra el valor del tiempo indirecto (ver plantilla resumen).


Registra el valor del tiempo ocioso (ver plantilla resumen).
4
Registra el valor de las horas extras de los operarios.
5
Registra de la diferencia en liquidacin de nmina (bsico devengado por operarios menos total plantilla resumen).
3

Contabilizacin de las apropiaciones de nmina (Accounting payroll appropriations)


Las apropiaciones de nmina, a diferencia de las deducciones de nmina, en su totalidad estn
a cargo de la empresa. Es ella la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este
concepto. Estn conformadas por los siguientes conceptos, que son determinados en la
liquidacin de la nmina:

Prestaciones sociales (Social benefits)

Las Cesantas (layoffs): Por ste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del
salario del trabajador.

Intereses sobre las cesantas (interest on layoffs): Los intereses sobre cesantas
corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe
apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantas
provisionado, segn sea el periodo de la liquidacin.

Prima de servicios (premium services): Por ste concepto la empresa debe apropiar
mensualmente un 8.33% del salario base para el clculo de las prestaciones sociales.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

74

Vacaciones (Holidays): Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del
trabajador por concepto de vacaciones.

Aportes parafiscales (fiscal contributions)

Cajas de compensacin familiar (family compensation funds): Mensualmente la empresa


debe aportar un 4% del salario base de cotizacin por ste concepto.

Instituto colombiano de bienestar familiar (Colombian Institute of Family


Welfare): Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con
destino al I.C.B.F.

Servicio nacional de aprendizaje (National Learning Service): Mensualmente la empresa


debe aportar el 2% de la nmina base para los aportes, con destino al SENA.

Aportes a la Seguridad social (Contributions to Social Security)

Salud (health): La cotizacin al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para
el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje
ltimo que la empresa debe apropiar en cada nmina y posteriormente consignar a la respectiva
entidad de salud a la que este afiliado el trabajador.

Pensin (retirement): Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensin,
un 16% del salario base cotizacin. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor
que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el
empleado haya determinado.
Riesgos laborales (Occupational hazards): La empresa debe afiliar al empleado al sistema
de riesgos laborales, con el objetivo de cubrir los problemas, accidentes o enfermedades que el

75

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su


totalidad est a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar est dado por una tabla progresiva
segn sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo.

Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la
Contabilizacin de la nmina. Los conceptos aqu contemplados, se pueden calcular tanto
mensualmente como quincenalmente, segn sea el periodo de liquidacin que cada empresa haya
adoptado.

Contabilizacin de las prestaciones sociales (Accounting for social benefits)


Debido a la gran incidencia del factor prestacional sobre el costo de la mano de obra, se hace
importante diferenciar aquellas que corresponden a los operarios de produccin (se contabilizarn
como mano de obra directa), a los trabajadores indirectos (se contabilizarn como CIF) y los
empleados de administracin y ventas (se contabilizarn como gastos del periodo).
Las prestaciones sociales se registran de la siguiente manera:
El departamento de contabilidad de costos: E valor de las prestaciones sociales de la mano
de obra directa se registran en la respectiva hoja de costos.
El departamento de contabilidad general: Las prestaciones sociales por concepto de mano
de obra directa se contabilizan mediante el siguiente registro:
Contabilizacin de las prestaciones sociales mano de obra directa de produccin
Cdigo

Cuenta

1410

Inventario de Producto en Proceso (PEP) (Mano de Obra)

2530

Prestaciones Extralegales

253015
2610

Dbitos

Crditos

xxxxx
xxxxx

Dotacin y Suministro a Trabajadores


Para Obligaciones Laborales

261005

Cesantas

261010

Intereses sobre Cesantas

261015

Vacaciones

261020

Prima de Servicios

xxxxx

76

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Las prestaciones sociales de los trabajadores indirectos de produccin se registran


contablemente de la siguiente manera:
Contabilizacin de las prestaciones sociales mano de obra indirecta de produccin.
Cdigo

Cuenta

Dbitos

7340

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (Prestaciones Sociales)

xxxxx

734030

Cesantas

734033

Intereses sobre Cesantas

734036

Prima de Servicios

734039

Vacaciones

734051

Dotacin y Suministro a Trabajadores

2530
253015
2610

Prestaciones Extralegales

Crditos

xxxxx

Dotacin y Suministro a Trabajadores


Para Obligaciones Laborales

261005

Cesantas

261010

Intereses sobre Cesantas

261015

Vacaciones

261020

Prima de Servicios

xxxxx

Contabilizacin de los aportes parafiscales (Accounting for payroll taxes)


Si se va a realizar los clculos de los aportes parafiscales para la mano de obra directa, el
registro contable se realizar de la siguiente manera:
Contabilizacin aportes parafiscales mano de obra directa de produccin.
Cdigo

Cuenta

1410

Inventario de Producto en Proceso (PEP) (Mano de Obra)

2370

Retenciones y aportes de Nmina

237010

Dbitos

Crditos

xxxxx
xxxxx

Aporte a ICBF, SENA, y Cajas de Compensacin

Por el contrario si los clculos de los aportes parafiscales son para la mano de obra indirecta,
el registro contable a realizar es el siguiente:
Contabilizacin aportes parafiscales mano de obra indirecta de produccin.
Cdigo
7345
734572
734575
734578
2370

Cuenta
Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (Aportes Parafiscales)
Aporte a Caja de Compensacin Familiar
I.C.B.F
SENA
Retenciones y aportes de Nmina

Dbitos
xxxxx

Crditos

xxxxx

77

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


237010

Aporte a ICBF, SENA, y Cajas de Compensacin

Contabilizacin de los aportes a las Seguridad social (Accounting for contributions


to social security)
Si se va a realizar los clculos de los aportes a la seguridad social para la mano de obra
directa, el registro contable se realizar de la siguiente manera:
Contabilizacin aportes a la seguridad social mano de obra directa de produccin
Cdigo

Cuenta

1410

Inventario de Producto en Proceso (PEP) (Mano de Obra)

2370

Retenciones y aportes de Nmina

237005

Aportes a Entidades Promotoras de Salud EPS

237006

Aporte a Administradora de Riesgos Laborales ARL

2380
238030

Dbitos

Crditos

xxxxx
xxxxx

Acreedores Varios

xxxxx

Fondo de Cesantas y/o Pensiones AFP

Por el contrario si los clculos de los aportes a la seguridad social son para la mano de obra
indirecta, el registro contable a realizar es el siguiente:
Contabilizacin aportes a la seguridad social mano de obra indirecta de produccin
Cdigo

Cuenta

Dbitos

7350

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (Aportes Seg. Social)

xxxxx

735068

Aporte a Administradora de Riesgos Laborales ARL

735069

Aportes a Entidades Promotoras de Salud EPS

735070

Aporte a Fondo de Pensiones y/o Cesantas AFP

2370

Retenciones y aportes de Nmina

237005

Aportes a Entidades Promotoras de Salud EPS

237006

Aporte a Administradora de Riesgos ARL

2380
238030

Acreedores Varios
Fondo de Cesantas y/o Pensiones AFP

Crditos

xxxxx

xxxxx

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

78

Tipos de contrato de trabajo10 (Types of employment contract)


En la legislacin laboral colombiana se definen los tipos de contratos y los beneficios que les
corresponden a los empleados que estn bajo este rgimen. Los elementos del contrato de trabajo
son la prestacin personal del servicio, la subordinacin y la remuneracin (salario).
El salario lo constituyen todas las erogaciones, que de forma fija o variable, reciba el
trabajador por la prestacin directa de su servicio al empleador; tenemos entre otros los
siguientes: salario en especie, viticos permanentes en lo referente a manutencin y alojamiento,
comisiones y bonificaciones habituales.
El auxilio de transporte es el pago de una suma de dinero que deben sufragar los empleadores
a sus trabajadores, para que con ella financien sus costos de movilizacin desde su residencia
hasta el lugar de trabajo o viceversa. Este auxilio se toma en cuenta para liquidacin de
prestaciones sociales. Se debe pagar a todos aquellos trabajadores que devenguen hasta dos
salarios mnimos legales vigentes y que no residan en el lugar de trabajo o a menos de 100 metros
del mismo.
Son puntos en comn respecto de los contratos de trabajo los siguientes:

Siempre habr que afiliar a los trabajadores al sistema de seguridad social (salud, pensiones,
y riesgos laborales).

Hay que respetar el salario mnimo legal en proporcin al nmero de horas laboradas.

Hay que pagar los recargos en jornada extraordinaria, domingos, festivos, y nocturno.

Debe incluirse para liquidacin de prestaciones sociales, afiliacin a seguridad social, todos
los conceptos salariales.

Salario integral (full wages): Es aquel en el cual trabajador y empleador acuerdan


expresamente y por escrito que las sumas de dinero que reciba el trabajador adems de retribuir el
trabajo ordinario, compense de antemano el valor de prestaciones, recargos, y beneficios tales
como el trabajo nocturno, extraordinario, dominical o festivo, primas legales, extralegales, las
cesantas y sus intereses, subsidios y suministros en especie, y en general los que se incluyan en
dicha estipulacin excepto las vacaciones.
Se puede pactar con cada trabajador, pero en ningn caso podr ser inferior a 10 salarios
mnimos legales mensuales ms un 30% de dicha suma que corresponde al factor prestacional. En
definitiva debe devengar por lo menos 13 salarios mnimos legales vigentes.
Salario en especie (Payment in kind): Es todo aquello que recibe el trabajador en forma
ordinaria, y permanente que no se da en dinero y que sea el resultado de la prestacin directa del
servicio, alimentacin, alojamiento, y vestuario bsicamente. La ley solo permite el pago parcial
del salario en especie, por un monto del 50% del salario ordinario, o del 30% si fuera salario
mnimo.

10 ACOPI, Seminario derecho Laboral, ZAPATA, Ana Mara, Abogada laboralista, abril 25 de 2013.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

79

Los aportes a seguridad social deben realizarse sobre la totalidad del salario devengado por el
trabajador, incluyendo obviamente el salario en especie.
Salario a destajo o por unidad de obra (Piece rates or unit of work): Es aquel se paga
cierta cantidad de dinero por cada pieza o unidad, que labore o fabrique, o procese el trabajador
en desempeo de sus funciones. Cuando se pacta esta modalidad de salario y trabaje la jornada
ordinaria, se le debe reconocer el salario mnimo legal vigente.
Para poderse estipular este tipo de salario se requiere que la labor que desempee el trabajador
sea perfectamente cuantificable en unidades materiales de produccin y aplica todas las
obligaciones laborales.
Contrato a trmino indefinido (Ended contracts): El contrato a trmino indefinido, es aquel
que no tiene limitada su duracin sino que, como su nombre lo indica el trmino de duracin es
indefinido. Se realiza cuando el trabajo que se va a ejecutar es de naturaleza permanente, tiende a
satisfacer las necesidades que son propias y habituales de la empresa y se ejecuta todos das
laborales (Art.26-28).Se entiende celebrado de esta manera el contrato, cuando las partes no
determinan su duracin.
Esta modalidad de contratacin puede ser verbal o escrita. Los contratos verbales tienen el
mismo valor que los escritos. No obstante se recomiendan para fines probatorios, hacer constar
los contratos de trabajo por escrito, aunque sea de aquellos en los que no se exigen dicha
formalidad, ya que as se facilita demostrar las condiciones y existencia del contrato.
Contrato a trmino fijo (Fixed-term contract): Debe celebrarse por escrito y su duracin no
puede ser superior a 3 aos. Admite al menos 2 modalidades: el contrato a trmino fijo que no
tiene trmino mnimo de duracin; el contrato de trmino fijo de duracin entre 1 y 3 aos.
Para su terminacin la ley exige el preaviso, es decir que la empresa debe dar aviso al
trabajador su determinacin de no prolongarlo, con una antelacin no inferior a 30 das a la fecha
de vencimiento a la fecha estipulada. Si se admite este preaviso o no se surte dentro de la
oportunidad legal, el contrato se entiende renovado por un periodo igual al inicialmente pactado y
as legalmente de manera sucesiva. Los contratos de trabajo cuya duracin sea igual o inferior a
30 das no requieren preaviso para su terminacin.
Los contratos a trminos fijos a un ao, solo podr prologarse a 3 veces por periodos iguales,
salvo que el preaviso comunicado en tiempo se decida su terminacin; luego de esas tres
prrrogas la renovacin del contrato no podr ser menor a un ao. Los trabajadores contratados a
trmino fijo inferior a un ao tendrn derecho al pago de vacaciones primas de servicios al
tiempo laborado, cualquiera que este sea.
Contrato por la duracin de la obra o labor (Contract for the duration of the work or
work): El contrato dura tanto como dura la obra o labor, es fundamentalmente consignar
expresamente la obra o labor de que se trate. Ejemplo: Se contrata un trabajador para adelantar
una encuesta de mercadeo como una muestra de 300 clientes.
Esta modalidad de contrato es ampliamente utilizada a empresas dedicadas a la construccin o
actividades sujetas a contratos especiales con terceros que exigen complementos del personal

80

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

nicamente para una obra o labor completa en proporcin al avance mismo de la obra. Para el
pago de las prestaciones sociales, se maneja el mismo criterio y limitaciones del contrato a
trmino indefinido.
Contrato ocasional, accidental o transitorio (Occasional, incidental or transitory
contract): Se pacta para la ejecucin de trabajos ocasionales, accidentales o transitorios
entendindose por tales, aquellos de corta duracin inferiores a un mes, siempre que se trate de
labores ajenas a las actividades normales del empleador. Este contrato no exige la forma escrita,
es el caso de un plomero que se contrata para que en 10 das se arregle un tanque de agua o la
persona que se contrata por veinte das para que pinte la fbrica.
En este tipo de contrato los trabajadores tienen derecho a cesantas, vacaciones pero no a
calzado ni vestido de labor. Debe respetarse el salario mnimo legal, el auxilio de trasporte, en
caso de tener derecho a l y la afiliacin a la seguridad social.
Recargo por horas extras (Surcharge for overtime)
Concepto

Factor

HED (Hora Extra Diurna)

1.25

HEN (Hora Extra Nocturna)

1.75

HEDDF (Hora Extra Diurna Dominical o Festiva)

2.00

HENDF (Hora Extra Nocturna Dominical o Festiva)

2.50

HRDF (Hora Recargo Dominical o Festiva)

0.75

HRNO (Hora Recargo Nocturno Ordinario)

0.35

HRNDF (Hora Recargo Nocturno Dominical o Festiva)

1.10

Recargo nocturno ordinario y dominical (Ordinary and Sunday night surcharge): El


recargo nocturno ser del 35% sobre el valor de la jornada laboral, Es considerado como recargo
nocturno el que se realiza el de las 10 pm y las 6 am.
Si el trabajo se realiza en un dominical o festivo el porcentaje de recargo ser del 110%.
Dominicales y festivos (Sundays and holidays): El pago para ambos casos ser con recargo
del 75% sobre el salario ordinario adems se le permite recibir un descanso remunerado por el da
laborado, siempre y cuando el trabajo dominical sea habitual (ms de tres domingos al mes).
Si el trabajo dominical no es habitual (uno o dos domingos), se le permite recibir un descanso
remunerado o el pago en dinero por el da laborado, y el recargo es del 75%.

81

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Componentes del costo para un empleado con contrato laboral (Components of the
cost for an employee with a formal contract)
Un empleado con contrato laboral genera los siguientes costos para el empleador:
Costos asignados para un empleado con una relacin laboral vigencia ao 2016 (Costs allocated to
an employee with a valid employment relationship 2016)
Concepto

Base

Salario proporcional
a los das laborados

Salario mnimo
Legal vigente

Auxilio de transporte

Quienes devenguen hasta


dos salarios mnimos
legales vigente

Cesantas

Total devengado

8.33%

Prima de servicios

Total devengado

8.33%

Vacaciones

Total devengado menos


auxilio de transporte

4.17%

Intereses sobre cesantas

Total devengado

1%

Dotacin

Quienes devenguen hasta


dos salarios mnimos
legales

Aporte a riegos
profesionales A.R.L.

Total devengado menos


auxilio de transporte

Desde 0.522% hasta el 8%.

Aportes a salud EPS

Total devengado menos


auxilio de transporte

8,5%

Aportes a Pensin

Total devengado menos


auxilio de transporte

12%

Aportes a Sena

Total devengado menos


auxilio de transporte

2%

Aportes al I.C.B.F

Total devengado menos


auxilio de transporte

3%

Aportes a Caja de
compensacin

Total devengado menos


auxilio de transporte

4%

Notas: Valor Salario Mnimo Legal Mensual Vigente: $689.454.


Valor Auxilio Transporte Vigente: $77.700

Porcentaje

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

82

Lecturas de apoyo (Reading support)


Los departamentos que participan en el manejo de la mano de obra 11 (The
departments involved in the management of labor)
Dentro de los departamentos o reas que participan directa o indirectamente en el manejo de la
mano de obra en una empresa son:
Recurso humano (Human resource): es la principal rea dentro del manejo de la mano de
obra. Interviene en los siguientes procedimientos:
Empleo (employment): Reclutamiento de personal; realizacin de entrevistas; verificacin
de referencias; realizacin de exmenes de ingreso; seleccin del personal; asignacin de puestos
de trabajo.
Capacitacin (training): Becas y otros incentivos educativos; creacin de grupos
primarios o seminarios; establecimiento de programas de capacitacin.
Clasificacin de puestos (Job classification): Estudio y anlisis del perfil de cada
empleado; clasificacin de los empleados; evaluacin de mritos; negociacin con los sindicatos.
Atencin mdica y seguridad (Health care and safety): Facilidad mdica y primeros
auxilios; condiciones sanitarias; normas de seguridad; educacin para prevenir accidentes;
establecimiento de grupos de salud ocupacional.
Relaciones de personal (Personal relationships): Negociaciones colectivas;
administracin de sueldos; polticas de vacaciones y bonificaciones; solucin de quejas y
reclamos.
Bienestar Laboral (Labor Welfare): Plizas de seguro colectivas; servicios de cafetera;
recreacin y deporte; boletn o revista empresarial; actividades para el grupo familiar; servicios
de salud.
Contabilidad (accounting): Participa en las siguientes actividades: liquidacin y pago
oportuno de la nmina; clculo de las provisiones de prestaciones sociales; liquidacin y pago de
los aportes parafiscales (SENA, ICBF, Caja) y de seguridad social (salud, pensin, riesgos
laborales); determinacin de los periodos de vacaciones; liquidaciones parciales o definitivas de
prestaciones sociales.
Costos (costs): Participa en las siguientes actividades: separacin de la mano de obra en
directa e indirecta; determinacin del costo de mano de obra por unidad producida.
Ingeniera (engineering): Realizacin de estudios de tiempos y movimientos para establecer
el estndar de mano de obra por unidad producida; clculo de capacidad ociosa.
11 Universidad de Antioquia, ,departamento de ciencias contables, WWW.udea.guiadecostos

83

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Metodologa para determinar el tiempo potencialmente laborable (Methodology for


determining the potential working time)
El clculo de la Capacidad Ociosa es, en costos, una de las herramientas ms valiosas para
determinar cuando el costo de Mano de Obra que se calcula por cada una de las actividades
realizadas o las unidades producidas es adecuado o, por el contrario es muy elevado, respecto a
los referentes que se tienen.
Para el clculo de la capacidad ociosa determinaremos inicialmente el Tiempo Potencialmente
Laborable en el Mes (TPLM), el cual es un estndar o referente con el cual se compararn los
datos reales de tiempo laborado. El TPLM se calcula as:
Determinacin o Clculo del TPLM

Concepto
Das del ao
Dominicales ao
Festivos
Vacaciones
Promedio incapacidad
Das laborables al ao
Horas laborables diarias
Horas laborables del ao
Horas laborables Mes (H. lab ao / 12
meses)
Horas inactivas normales 10%
Horas potencialmente laborables
mes (HPLM)

Das
365
52
15
15
2
281
8
2.248
187,33
18,73
168.60

Para aplicar las HPLM y calcular la capacidad ociosa, se requiere adems, determinar el
tiempo de duracin promedio de cada una de las actividades a evaluar, las actividades realmente
realizadas durante el periodo a evaluar y el salario devengado por el empleado o empleados
encargados de desarrollarlas.
Con los datos anteriormente descritos se puede calcular:
Costo objetivo (Co) (target cost): es el costo meta, el estndar, lo que debera costar la
actividad. Se calcula as:
Co=

Sueldo
Tiempo duracin Actividad
HPLM

Costo real (Cr) (actual Cost): Determina cunto cost la actividad de acuerdo con el
consumo real de recursos. Se calcula as:

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


Cr=

84

Sueldo Mes
Actividades Realizadas

Tiempo ocioso (THO) (downtime): Es la diferencia entre el tiempo estndar por actividad y
el tiempo realmente empleado en realizarlas. El tiempo ocioso se puede presentar o porque los
empleados realizaron actividades diferentes a las asignadas o porque se demoraron ms del
tiempo estndar en realizar las actividades. Se calcula as:
THO=HPLM Horas Laboradas(dato )
Porcentaje de capacidad ociosa (% C.O.) (Percentage of idle capacity): Es el tiempo
ocioso expresado en porcentaje. Se calcula as:
C . O .=

THO
HPLM

Costo Ocioso (C.O.) (Idle cost): Determina el valor en pesos ($) del salario pagado al
trabajador que no tiene relacin directa con la produccin. Se calcula de la siguiente manera:
C . O.=Sueldo MesC .O .

Liquidacin de la de la mano de obra (Settlement of labor)


Al momento de calcular el valor a pagar por concepto de mano de obra en un periodo
determinado, se debe tener en cuenta:

La Mano de Obra Directa es la remuneracin que reciben los trabajadores directos (que
tienen relacin directa con el producto o mquinas.

La Mano de Obra Indirecta es la remuneracin que reciben los trabajadores indirectos:


supervisores, aseadores, vigilantes, entre otros.

Del pago que se realiza a los trabajadores directos la mayor parte ser Mano de Obra Directa,
sin embargo una parte de este pago se puede considerar Mano de Obra Indirecta: sobre
remuneraciones, dominicales, festivos, tiempo ocioso, permisos remunerados, diferencias de
tiempo en las tarjetas de reloj.

El pago a trabajadores indirectos siempre ser Mano de Obra Indirecta.

Otras modalidades de contratacin (Other types of contracts)


Contrato de prestacin de servicios (Contract of service)
Son aquellos que celebran las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con
la administracin o funcionamiento de la entidad. Estos contratos podrn celebrarse con personas

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

85

naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieren
conocimientos especializados.
En ningn caso estos contratos generan relacin laboral ni prestaciones sociales y se
celebraran por el trmino estrictamente in dispensable.
Contratos de Servicios12 (Service Contracts)
Dentro del ambiente de los negocios y en especial dentro de la contabilidad de costos este es
un concepto muy utilizado actualmente, aunque no es un concepto nuevo, dados los cambios en
la estructura de las empresas y en las reglas de juego comerciales que hacen que se exija cada vez
ms reducciones significativas en los costos de produccin, as como la definicin de unidades de
negocio ms productivas y eficientes.
Por estas razones aparece la contratacin externa o delegacin de servicios y actividades con
una empresa especializada, mientras la organizacin se dedica exclusivamente a la razn de su
negocio; De esta forma puede concentrar todos sus esfuerzos a las actividades que realmente
conforman su misin. Es conocido tambin como: contratacin con terceros, subcontratacin,
tercerizacin, externalizacin y outsourcing.
Esta es una tcnica que transfiere a terceros la responsabilidad por la ejecucin de ciertos
procesos que no forman parte del giro principal del negocio, el objetivo que se busca es obtener
mejores resultados concentrando todos los esfuerzos y energa de la empresa en su actividad
principal.
Razones para subcontratar una actividad o proceso (Reasons to outsource an activity or
process)

Alcanzar mayores niveles de efectividad, dedicndose solo a las actividades que la empresa
hace mejor.

Mejorar el rendimiento organizacional. A travs de una mayor productividad, mejor calidad,


entregas ms confiables y a tiempo.

Transferir costos laborales y administrativos al proveedor.

Convertir costos fijos en variables.

Recibir ideas innovadoras para mejorar el desempeo empresarial.

Mejorar la imagen corporativa, a travs de la vinculacin de grandes proveedores.

Aumentar la flexibilidad en los procesos.

Tipos de Contratos (Types of Contracts)


12 Universidad de Antioquia ,departamento de ciencias contables, www.udea.guiadecostos

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

86

Existen diferentes tipos de contratacin con terceros, entre ellas cabe mencionar las siguientes:
Right-sourcing: Es el tipo de outsorcing que se realiza buscando el proveedor ptimo del
producto o servicio que se pretende contratar.
In-house o in-sourcing: se da cuando el servicio que se contrata es prestado en las
instalaciones de quien contrata el servicio.
Off-site: contrario a la anterior definicin este tipo de tercerizacin se da cuando el producto o
servicio contratado se genera por fuera de las instalaciones de la empresa contratante.
Co-sourcing: en esta modalidad de contratacin la empresa contratante y el contratista,
comparten riesgos a la hora de ejecutar el objeto del contrato. Es decir no se entrega toda la
responsabilidad por el producto o servicio al tercero, sino que por el contrario la empresa
contratante participa en el proceso.
Out-tasking: esta es una modalidad de contratacin a pequea escala, donde se confan pocas
tareas a terceros o se da en servicios muy especializados.
Al momento de contemplar la opcin de contratar ciertas actividades, la empresa debe tener en
cuenta lo siguiente:
Qu se puede contratar?

Suministros de materiales y componentes.


Servicios generales (Aseo, Vigilancia, Alimentacin).
Tecnologa Informtica.
Consultora y Capacitacin.
Aquellas que hacen uso intensivo de recursos costos corrientes o inversin de capital.
Servicios especializados y servicios de apoyo.

Qu no se debe contratar?

Administracin de planeacin estratgica.


Administracin de finanzas.
Control de proveedores.
Administracin de calidad.
La administracin y el control gerencial

Contrato de maquila (Maquila contract)


Maquiladora: Es la empresa establecida especialmente para llevar a cabo programas de
maquila de exportacin o aquella ya establecida y orientada al mercado nacional, que cuente con
capacidad ociosa en sus instalaciones y que le sea aprobado un programa de maquila.
Programa de maquila (Maquila program): Es aquel que contiene en detalle la descripcin y
caractersticas del proceso industrial o de servicio, cronograma de importaciones, de produccin,
de exportaciones, de generacin de empleos, porcentaje de valor agregado, porcentaje de mermas

87

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

y desperdicios, perodo de tiempo que abarcar el programa y otros datos que se podrn
establecer en la reglamentacin correspondiente.
Contrato de maquila de exportacin (Maquila Export Contract): Se refiere al acuerdo
alcanzado entre la empresa maquiladora y una empresa domiciliada en el exterior, por el cual se
contrata un proceso industrial o de servicio en apoyo a la misma destinado a la transformacin,
elaboracin, reparacin o ensamblaje de mercancas extranjeras a ser importadas temporalmente
para su reexportacin posterior, pudiendo proveer las materias primas, insumos, maquinarias,
equipos, herramientas, tecnologa, direccin y asistencia tcnica, de acuerdo con la modalidad
que las partes libremente establezcan.

Tratamiento contable de los Contratos de Servicios (Accounting for Service


Contracts)
Contablemente, los contratos que tienen que ver con el rea productiva o de prestacin del
servicio, se contabilizan en el grupo de cuentas 74, especificando en cada una de ellas el tipo de
contrato. Por lo tanto existirn tantas cuentas, como contratos tenga la empresa.
Dicha cuenta registra el valor del costo de servicios recibidos en desarrollo de contratos
celebrados por el ente econmico con personas naturales y/o jurdicas, a fin de ejecutar labores
relacionadas con la elaboracin o produccin de bienes o la prestacin de servicios.
El valor del contrato se contabiliza a travs del siguiente registro contable:
Contabilizacin de los contratos de servicios
Cdigo

Cuenta

Dbitos

7405

Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (Contratos Servicios)

xxxx

740505
2320
232005

Crditos

Contratos de Maquila
Cuentas por Pagar a Contratistas

xxxx

Contratos de Maquila

Uso de los servicios contratados en la produccin (Use of contracted services in


production)
Al momento de cargar los valores del contrato en la produccin se debe realizar el registro
contable indicado a continuacin:
Contabilizacin del uso de los servicios contratados en el rea de produccin
Cdigo

Cuenta

Dbitos

Crditos

88

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


1410
141020
7405
740505

Inventario de Producto en Proceso PEP (Contratos Servicios)

xxxx

Contratos de Servicios
Costos Indirectos de Fabricacin (CIF) (Contratos Servicios)

xxxx

Contratos de Maquila
13

Tratamiento de los
Elementos del Costo
Costos Indirectos
de Fabricacin (CIF)
(Treatment cost elements)
(Indirect manufacturing costs)
(IMC)

Carlos Enrique Escobar Valencia*


Institucin
Universitaria
Antonio
JosFinanciera
Camachoy Gestin Tributaria,
13* Contador Pblico Universidad
del Valle,
Especialista
en Gerencia
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad Ciencias
Santiago de Cali, Febrero de 2016
Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co; cenrique2601@gmail.com

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

89

Costos indirectos de fabricacin (CIF)


(Indirect manufacturing costs -IMC-)
Carlos Enrique Escobar Valencia*
Institucin Universitaria Antonio Jos Camacho
Santiago de Cali, Agosto 2015

Introduccin (introduction)
Debido a la globalizacin de los mercados y al aumento en la competitividad de los mismos,
las empresas tuvieron la necesidad de aumentar la diferenciacin de sus productos o servicios,
traducindose en un aumento de la complejidad de los procesos productivos. As surgieron dentro
de la empresa nuevas tareas de apoyo a la produccin y un aumento en las tareas que ya se venan
realizando.
Este incremento en la utilizacin de factores que no se relacionaban directamente con la
transformacin de un producto en proceso o la prestacin de un servicio, sino con varios
productos y prestaciones distintas que se haban ido agregando a la oferta de las empresas, fue
generando aumentos en los costos que resultan de los mismos, es decir los Costos Indirectos De
Fabricacin o Prestacin.
Estos nuevos costos no se pudieron asociar o identificar con un solo producto o servicio o con
un solo proceso productivo, es as que la asignacin de los mismos a cada unidad de producto se
realiza mediante bases de prorrateo que deben ser representativas de los costos a distribuir.
Los Costos Indirectos de Fabricacin (CIF), son todos aquellos costos que se presentan en una
empresa, necesarios para la buena marcha de la produccin, pero que de ninguna manera se
identifican directamente con el producto que se est fabricando. Esto quiere decir, que todos
aquellos costos que no son materiales directos, ni mano de obra directa, pero se requieren para la
produccin, se consideran CIF, y constituyen el tercer elemento fundamental del costo.
Los CIF Son todos aquellos costos que se acumulan de los materiales y la mano de obra
indirectos ms todos los incurridos en la produccin pero que en el momento de obtener el costo
del producto terminado no son fcilmente identificables de forma directa con el mismo.

Clasificacin de los CIF (Guest IMC)


Los costos indirectos de fabricacin se clasifican as:
Materiales indirectos (indirect materials): Son aquellos que no se pueden identificar, y
valorizar fcilmente en una unidad de producto terminado.
** Contador Pblico Universidad del Valle, Especialista en Gerencia Financiera y Gestin Tributaria,
Maestrante en Administracin de las Organizaciones (UNAD), Docente de Tiempo Completo Facultad
Ciencias Empresariales UNIAJC correo electrnico: cenriqueescobar@admon.unijac.edu.co;
cenrique2601@gmail.com

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

90

Por ejemplo en las fbricas de muebles: los pegantes, la lija, los lubricantes.
Mano de obra indirecta (Indirect labor): Salarios, prestaciones, parafiscales, dotacin,
horas extras del personal directo e indirecto, la seguridad social y dems pagos que se hacen a los
trabajadores que no realizan las labores propias o reales de produccin. Por ejemplo: El gerente
de produccin, el contador de costos, la secretaria, el vigilante etc. De igual forma el costo de
aquel personal vinculado mediante contrato por prestacin de servicios.
Otros costos (other costs): Son aquellos diferentes a los materiales indirectos y a la mano de
obra indirecta, tales como: los servicios pblicos, como el agua, la energa elctrica, servicio
telefnico; el arrendamiento, las depreciaciones, provisiones, amortizaciones de activos de la
planta de produccin.
Costos de fabricacin por pedido (u orden de fabricacin) (Manufacturing costs per
order (or production order)
En este modelo, los artculos tienen una cantidad especfica, asumiendo entonces que se puede
definir un costo total real, aplicable en el tiempo en que la produccin se realiza, pudiendo
incluso tener un precio de venta anticipado ya que la venta se encuentra asegurada mediante el
respaldo de la persona / empresa que enva la solicitud de pedido. Sus caractersticas son:
1. Requiere acoplar permanentemente la infraestructura de los equipos y espacios fsicos a las
particularidades de los bienes que van a fabricarse.
2. El diseo, medida, colores, tipos de materiales, etc.; deben responder a las exigencias del
cliente.
3. El nmero de unidades que va a producirse se sujeta al pedido concreto del cliente.
4. El costo de fabricacin ser mayor respecto a otra forma de fabricacin.
5. Se puede negociar con anticipacin el precio de venta.
6. No requiere inversin en busca de clientes.
7. El producto ser plenamente identificable, cualquiera que sea el grado de avances.
8. La unidad de medida para efectos de costeo, ser el bien o grupos de bienes especficos.
Costos de fabricacin por lote (Batch manufacturing costs)
Como en el modelo anterior la empresa debe adecuar sus instalaciones al lote de bienes que se
especifica, pero la diferencia consiste en que el producto no est garantizado para la venta
completamente, por lo que el precio de venta de cada lote deber negociarse de acuerdo a la
oferta de demanda y existente. Sus caractersticas son:
1. Requiere de mejor y mayor infraestructura en equipos, espacios fsicos, etc.
2. El diseo, medidas, colores, etc., bsicamente corresponde a modelos predefinidos en
catlogos.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

91

3. El nmero de unidades que van a producirse ser limitado (una parte puede corresponder a un
periodo especfico).
4. El costo de fabricacin ser un tanto bajo que si se produjera bajo pedido, en todo caso resulta
ms alto que la produccin en serie.
5. El precio de venta se fijar a partir del costo, y de la ley de oferta y demanda.
6. Requerir de alguna inversin en busca de clientes.
7. El producto ser plenamente identificable, cualquiera que sea el grado de avance.
8. La unidad de costeo ser el lote de produccin.

Costo por fabricacin en serie (Cost mass production)


La adecuacin de espacios fsicos y equipos sern invariables, en este modelo debido a que su
produccin estar encaminada a un grupo de bienes similares, la venta de los mismos deber estar
orientado de acuerdo a estrategias de ventas y comercializacin, de acuerdo a los bienes,
asumiendo por ello que las utilidades sern menor por unidad fabricada su precio de venta puede
ser definido despus que los costos totales son definidos. Sus caractersticas son:
1. Requiere infraestructura instalada suficiente y competente, maquinas modernas, espacios
confortables y funcionales.
2. El diseo, la cantidad y la identificacin de la clientela sern predefinidas por medios de
estudios de mercados que se efectuaran peridicamente.
3. El costo del producto ser menor en relacin con la produccin en lotes y bajo pedido.
4. El precio de venta se establecer en funcin de la oferta y demanda del producto
5. Se requiere campaas de publicidad a fin de aumentar las ventas.
6. El producto, antes de su terminacin pasa por una serie de fases productivas de avances.
Cuando se trabaja este sistema las empresas acostumbran a elaborar un presupuesto esttico o
fijo para un ao y luego lo dividen en 12 partes de acuerdo con los meses del ao y mediante
informes se hacen comparaciones con los datos presupuestados para tener idea de las
desviaciones que se hubieran presentado.

Costos indirectos de fabricacin presupuestados (Budgeted manufacturing


overhead costs)
En esta labor es un factor importante el nivel de produccin que no siempre es constante; con
mucha frecuencia las condiciones reales de la actividad de una empresa son diferentes de la que
se haban proyectado con anticipacin .Por eso es difcil determinar dentro de la presupuestacin
de los costos indirectos, el nivel normal de produccin que se espera de una organizacin.
Los costos indirectos pueden presupuestarse de acuerdo con dos tcnicas diferentes:

Con base en un presupuesto esttico, es decir inamovible

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

92

Con base en uno flexible.

Mtodos para la asignacin de los CIF (Methods for the allocation of IMC)
Mtodo del diagrama de dispersin (Method scattergram)
Si se toma, por ejemplo, el costo de supervisin, y se desea conocer para un periodo especfico
sus componentes fijos y variables, es decir, se quiere presupuestar el monto por concepto de tal
costo discriminado en sus dos elementos, y se va a aplicar el mtodo del diagrama de dispersin,
lo primero que se hace es estudiar la experiencia de la empresa en este campo durante el perodo
inmediatamente anterior, tomar los datos reales que por concepto de costos de supervisin tuvo la
organizacin en cada uno de esos meses y relacionar estos datos con el volumen de produccin
real (expresado en horas de mano de obra directa, costo de esas horas, porcentaje de capacidad o
unidades vendidas) de cada uno.
Con estos datos se construye un grfico en el que el eje horizontal estar representado por el
volumen o actividad, y el vertical por el costo de produccin. Una vez localizados en el grfico
todos los puntos, de acuerdo con los datos reales suministrados, en costos y en volumen de
produccin, se traza una lnea que toque el mayor nmero posible de puntos y que se denomina
Lnea Del Presupuesto.
Esta lnea nos indica de forma inmediata, como primer resultado importante del grfico, el
monto de los costos fijos; de ah en adelante, a medida que la lnea se desplace en el grfico hacia
la derecha, ascendiendo, surgir un elemento variable en el costo total, y el costo variable podr
determinarse con facilidad a cualquier nivel de actividad.
Con un ejemplo se apreciar ms fcilmente todo lo anterior.
Se supone que la compaa ASPAVIENTOS S.A.S. desea presupuestar los costos indirectos
fijos y variables de supervisin (costo semivariable) para el ao 2015 y va a emplear para ello el
mtodo del diagrama de dispersin. En primer lugar, la compaa ha elaborado un presupuesto de
14.000 horas de mano de obra directa para enero de 2015, y dispone adems de la siguiente
informacin real, correspondiente al ao 2014, lo cual se aprecia a continuacin.
Tabla 9. Costo de la Mano de Obra por Supervisin ao 2014 (Table 9. Cost of labor for Supervision
2014)

93

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Los datos reales del cuadro anterior se registran en un grfico tal como se muestran a
continuacin:
Grfica 11. Lnea del Presupuesto (Figure 1. Budget Line)

Como podemos observar la Lnea del Presupuesto, ha determinado unos costos fijos de
$600.000, (indica el lugar en donde dicha lnea toca el eje vertical de los costos), se obtiene de la
siguiente manera:
Durante el mes de Enero del ao anterior, de acuerdo con los datos reales del primer cuadro,
un volumen de produccin de 11.000 horas de mano de obra directa requiere unos costos por
supervisin de $3000.000; en el grfico se anotar el punto de interseccin de estas dos
cantidades. En Febrero, a un volumen de 10.000 horas de mano de obra directa corresponden
unos costos de $2800.000; y de igual manera, para los restantes meses del ao se irn
localizando los diferentes puntos en el grfico; finalmente, se tratar de trazar una lnea que toque
el mayor nmero posible de puntos, y de esta manera, en el caso particular de la empresa
ASPAVIENTOS S.AS., se habrn determinado unos costos fijos por supervisin de $600.000.
Los costos variables se calculan de la siguiente manera:
(A) Costos Totales Reales Supervisin (ao 2014):

$37.000.000

(B) Total Unidades Producidas (HMOD ao 2014):

133.500

(C) Total Costo Unitario Supervisin (ao 2014):

600.000

(1) Total Costos Fijos ao 2014: (12 periodos):

$600.000 * 12 =

$7200.000

(2) Total Costos Variables ao 2014:

$37000.000 - $7200.000 = $29800.000


(Costos Totales) (Costos Fijos) = Costo Variable

(3) Costos Variable Unitario Promedio:

$29800.000 = $223,22/h
133.500

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

94

De acuerdo con lo anterior, la lnea del presupuesto obtenida en un grfico por el mtodo del
diagrama de dispersin puede obtenerse tambin por medio de una frmula conocida con el
nombre de Frmula Presupuestal o Presupuestaria, de mucha utilidad en la aplicacin de los
presupuestos flexibles y especialmente en los costos estndar.
Dicha frmula se expresa de la siguiente manera:
Costo Variable
Frmula Presupuestal = Costos Fijos + ---------------------------Base Presupuestada
El costo del presupuesto de los costos indirectos de fabricacin puede expresarse de formas
diferentes. Se puede dar el dato global de los costos indirectos presupuestados, suponiendo que se
lleg a dicha cifra por cualquiera de los mtodos conocidos para calcular los presupuestos, o
subdividir dicho costo en los costos indirectos presupustales fijos y variables, o suministrar los
componentes fijos y variables de acuerdo con la frmula presupuesta.
Continuando con el ejemplo de la compaa ASPAVIENTOS S.A.S. para una produccin
presupuestada en Enero de 2015 de 14.000 Horas de Mano de Obra Directa, que se haba
determinado previamente, los costos indirectos presupuestados por concepto de supervisin son
los siguientes:
Costos Indirectos Fijos:

$ 600.000

Costos Indirectos Pptados Variables: 14.000 h * $223,22/h

$3125.080

Total Costos Indirectos Presupuestados:

$3.725.080

El costo indirecto presupuestado por supervisin, para cualquier nivel de actividad, se puede
leer en el primer grfico considerando sus componentes fijos y variables, el componente fijo ha
sido determinado en $600.000 para cualquier nivel de actividad, el variable puede leerse entre la
lnea del costo fijo y la de costo total. Por ejemplo, para un nivel de 14.000 unidades de
produccin, expresadas en horas de mano de obra directa, el costo total por supervisin es
$3725.080, discriminado en $3125.080 por concepto de costo variable y $600.000 por fijo.
De la misma manera como se han presupuestado los costos fijos y variables de supervisin, se
procede con los restantes costos Semivariables. La suma de todos da el total de costos
presupuestados para un periodo, discriminados en fijos y variables, cifra sta que se necesitar
para calcular posteriormente la cantidad de costos indirectos que debe aplicarse a la produccin
en un lote especfico de trabajo, es decir, el costo que por estos concepto se debe llevar a la hoja
de costos por trabajo.

Presupuesto de los costos indirectos (Budget indirect costs)


Generalmente las empresas parten de un presupuesto de ventas que refleja las metas u
objetivos que se esperan lograr por parte de la administracin, para satisfacer estas metas
propuestas se prepara un presupuesto de produccin, el cual contiene todo el plan de
requerimientos respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarn en el proceso
productivo. Tambin se hace necesario proyectar el Nivel de Produccin o de Operacin (N.O.P),

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

95

el cual refleja el nivel de actividad necesario para lograr los objetivos propuestos. Dentro del
proceso de presupuestos se hace necesario entonces definir:
El Nivel de Operacin Presupuestado: N.O.P.
Los Costos Indirectos de Fabricacin Presupuestados: C.I.F.P.
Los costos indirectos de fabricacin, sea cualquiera el nivel de operacin que se haya
establecido, puede presupuestarse utilizando dos tcnicas diferentes con base en:
Presupuesto Esttico
Presupuesto Flexible
Presupuesto flexible (flexible Budget): Es un procedimiento dinmico o variable que segrega
los costos en sus componentes fijos y variables y se basa en el concepto de lineabilidad de los
costos, es decir, supone que su comportamiento es lineal y por consiguiente puede asimilarse a la
ecuacin de una lnea recta.
Y= a + bX
Donde:
Y = Costos Totales (eje vertical)
a = Costos Fijos Totales
b = Costos Variables Unitarios
X = Nivel de Operacin (eje horizontal)
Actualmente, los mtodos estadsticos ms conocidos para predeterminar los costos indirectos
de fabricacin son los mnimos cuadrados.
Mtodo de mnimos cuadrados (Least squares method): Este mtodo se basa en la
aplicacin de la ecuacin de la lnea recta, los trminos constantes de dicha ecuacin (a y b) se
determinan mediante el empleo de las siguientes ecuaciones normales simultneas:
Y =Na+b ( X ) (1)
X
XY =a( X )+b

(2)

Donde:
N
= Nmero de periodos, es decir, el nmero de X
Y = Suma de los valores de Y (suma Costos Totales)
X = Suma de los valores de X (suma Produccin Total en unidades)
En la empresa Siempre Alegres Ltda, se dispone de los siguientes datos de costos indirectos
totales, para diferentes volmenes de produccin.
X
Nivel de Operacin
0
1
2
3

Y
CIF Totales
7,0
7,8
8,2
9,0

96

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


4
5

9,5
10,0

Con los datos histricos suministrados por la empresa se elabora la siguiente tabla resumen:

XY

X2

7,0

0,0

7,8

7,8

8,2

16,4

9,0

27,0

9,5

38,0

16

10,0

50,0

15

Y 51,50

25

XY 139,20

55

Reemplazando los datos de la tabla en las ecuaciones, ya definidas, se obtiene dos ecuaciones
normales simultneas con dos incgnitas as:
Y =Na+b ( X ) (1)
X
XY =a( X )+b

(2)

51,50 = 6a + 15b (1)


139,20 = 15a + 55b (2)
Si procedemos a cancelar una de las dos letras (por ejemplo a), debemos dividir el valor de
15a entre 6a se obtendra como resultados 2,5 y por este valor debemos multiplicar todos los
valores de la ecuacin (1).
(2,5)(51,50) = (2,5)(6a) + (2,5)(15b)
Resolvemos las operaciones planteadas:
128,75 = 15a + 37,5b (3)
Luego restamos la ecuacin (3) a la ecuacin (2)
139,20 = 15a + 55b
(-)128,75 = -15a +- 37,5b
10,45 = 0 + 17,5 b
Despejamos a b y obtenemos:
b = 10,45/17,5
b = 0,597
Se resuelve para a reemplazando el valor de b en la ecuacin (1):
51,50 = 6a + 15(0.597)
51,50 8,955 = 6a
a = 42,545/6
a = 7,091 .

(2)
(3)

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

97

Resolviendo dichas ecuaciones llegamos: Valor de a = 7,091; valor de b = 0,597. La ecuacin


de la lnea recta, obtenida por el mtodo de los mnimos cuadrados, est dada por:
Y = 7,091 + 0,597X
De manera tal que para cualquier volumen de produccin que se suponga (cualquier valor de
X), se conocern de inmediato los Costos Totales (Y) mediante la aplicacin de la ecuacin de la
recta obtenida para esta empresa. Si por ejemplo la empresa desea conocer, cules sern los CIF
que debern aplicarse para niveles de operacin de 7.5 y 10 unidades, respectivamente; se
obtendran las siguientes proyecciones:
N.O.P (unidades)

CIF ($)

7,5

11,57

10

13,06

Estimacin de los CIF aplicados a la produccin (Estimation of IMC applied to


production)
Uno de los procedimientos para calcular los valores del tercer elemento del costo que se carga
a cada hoja de costos, de cada uno de los productos que se estn fabricando en una empresa
industrial que emplea el Sistema de Costos por rdenes de Produccin, es el siguiente:
Se calcula una tasa (rata o alcuota) predeterminada de costos indirectos, tambin conocida
como Coeficiente Regulador de Costos Indirectos, dividiendo los costos indirectos
presupuestados para todo el ciclo contable (un mes o un ao), cuyo clculo se explic
anteriormente, por una base presupuestada tambin para el mismo periodo, expresada en: horas
mano de obra directa, costo de esas horas, hora mquina o en unidades producidas.
El resultado de esta divisin, ya sea obtenida en pesos ($) por hora o en porcentaje (%), es la
tasa que se debe aplicar bien sea a las horas reales de mano de obra directa, costo real de esas
horas, horas mquina reales, o unidades reales producidas que lleva cada hoja de costos, con la
finalidad de obtener la proporcin de costos indirectos que hace falta en cada una de ellas.
Para el clculo de la tasa predeterminada se debe aplicar la siguiente frmula:
t=

CIFP
BP

Donde:
t
= Tasa Predeterminada
CIFP = Costos Indirectos Presupuestados
BP = Base Presupuestada

98

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Presupuesto del Nivel de Operacin (Bases para determinar los CIF aplicados)
(Operating Budget Level (Basis for determining the IMC applied)
Existen varias formas para conocer la Tasa Predeterminada (t) de costos indirectos que se hace
necesaria para obtener el valor del tercer elemento del costo, y la aplicacin de un mtodo u otro
depende de las actividades propias de cada empresa, por lo que para establecer la Costos
Indirectos de Fabricacin Aplicados (CIFA) se utiliza dicha tasa, la cual se convierte en un factor
resultante de dividir los costos indirectos de fabricacin presupuestados con una base
determinada. En el sector real las bases ms usadas son las siguientes:

Nmero de unidades producidas.


Costo de las horas de mano de obra directa.
Nmero de horas de mano de obra directa.
Nmero de horas mquina.

De acuerdo con el tipo de base presupuestada que se elija, se utilizan algunos mtodos para el
clculo de la tasa que se ha mencionado:
De acuerdo a las Unidades Producidas (According to units produced): Se aplica para
aquellas empresas que se dedican a fabricar un solo producto. Esta base nos ofrece un resultado
expresado en pesos ($) por cada unidad producida. La frmula es:
t=

CIFP
UP

Donde:
UP = Unidades Presupuestadas.
Para su aplicacin se hace necesario conocer: los costos indirectos (fijos y variables)
presupuestados, al igual que el volumen de ventas y de produccin presupuestados. Por lo tanto
se debe calcular la Produccin Presupuestada, la cual se obtiene de la siguiente manera: al
volumen de ventas presupuestadas se le resta el Inventario Inicial de Producto Terminado y se le
adiciona el valor del Inventario Final Deseado para el periodo a trabajar.
EMPRESAS SIEMPRE ALEGRES S.A.
Produccin Presupuestada (Unidades)
Del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2015
Presupuesto de Ventas
(-) Inventario Inicial (enero 01)
Produccin Presupuestada para atender las Ventas
(+) Inventario Final Deseado (Diciembre 31)

120.000
12.800
107.200
13.800

99

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


Produccin Presupuestada

121.000

Si tomamos como ejemplo que la empresa antes mencionada, ha presupuestados unos CIFP
por valor de $15.650.600, y en la elaboracin del artculo de la OP #568, las unidades reales que
se fabricaron fueron de 6.540, la t ser de:
CIFP
t=
UP
t=15.650 .600

121.000

t=$ 129,34 por Unidad

Los CIFA se calculan mediante el producto de la Tasa Predeterminada y la Base Determinada


Real. El resultado obtenido afecta a la produccin. La frmula es:
CIFA = t * BDR
Donde:
BDR: Base Determinada Real
Para el desarrollo de nuestro ejemplo podemos determinar que el valor de los CIFA a la OP
#568, sern:
CIFA = t * BDR
CIFA = $129,34/und * 6.540 und
CIFA = $845.883,60
De acuerdo en las horas mano de obra directa (Based on direct labor hours): Con esta
base se obtiene una tasa expresada en pesos ($) por cada hora de mano de obra directa
presupuestada, mediante la aplicacin de la siguiente frmula:
t=

CIFP
HMODP

Donde:
HMODP = Horas Mano Obra Directa Presupuestada
Si en la empresa LISTOS YA S.A. se tiene que para el periodo contable del ao 2015 unos
CIFP de $8.698.650 y un presupuesto de 33.880 horas de mano de obra directa, y fabricando la
OP #615 se emplean 2.450 horas de mano directa, la t a aplicar sera:
t=$ 8.698.650
t=$ 256,75 por hora

33.880 h

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

100

Para el desarrollo de nuestro ejemplo podemos determinar que el valor de los CIFA a la OP
#568, sern:
CIFA = t * BDR
CIFA = $256,75/hora * 2.450 horas
CIFA = $629.037,50
De acuerdo con el costo de las horas mano de obra directa (According to the cost of
direct labor hours): Bajo este procedimiento, la Tasa Predeterminada de costos indirectos
(expresada en porcentaje %), se logra mediante la aplicacin de la siguiente frmula:
t=

CIFP
100
CHMODP

Donde:
CHMODP = Costo Horas Mano Obra Directa Presupuestada
Si la empresa GUYOS LTDA, para el periodo de Agosto de 2015 tiene presupuestados unos
CIF por valor de $9.870.500 y el costo de la Horas de Mano de Obra Directa Presupuestada en el
mismo periodo es de $24.850.350 y si tenemos que en la OP #450 se determin que el Costo de
la Mano de Obra Directa Real (CHMODR) fue de $5.460.780; de acuerdo con la informacin
suministrada, la t que deber aplicar es:
t=$ 9.870 .500 $24.850.350 * 100
t=39,72
Para el desarrollo de nuestro ejemplo podemos determinar que el valor de los CIFA a la OP
#450, sern:
CIFA = t * BDR
CIFA = $5.460.780 * 39,72%
CIFA = $2169.021,82
De acuerdo con las horas mquina (According to machine hours): A travs de este mtodo
que es muy utilizado en la industria, ya que quienes hace uso de l estiman que los costos
indirectos varan de acuerdo con el tiempo y con las mquinas manejadas. La frmula para
calcular la tasa predeterminada de los CIF mediante la utilizacin de este procedimiento es:
t=

CIFP
HMP

Donde:
HMP = Horas Mquina Presupuestada
Si en la empresa Industrias HACER BIEN LAS COSAS S.A.S. establece unos CIFP de
$7.895.650 para el mes de Septiembre de 2015 y un presupuesto de 110.500 horas mquina. Si en

101

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

la OP #120 utiliz en dicho periodo 3.810 horas mquina reales, se tendr que la t a aplicar ser
de:
t=$ 7.895.650 110.500 h
t=$ 71,45hm

Para el desarrollo de nuestro ejemplo podemos determinar que el valor de los CIFA a la OP
#120, sern:
CIFA = t * BDR
CIFA = $71,45/hm * 3.810 hm
CIFA = $272.224,50
Costos indirectos de fabricacin presupuestados (CIFP) (Budgeted manufacturing
overhead costs (PIFC): se refiere al clculo presupuestal que hace la empresa antes de iniciar
produccin. Con ella no se hace contabilizacin alguna.
Costos indirectos de fabricacin reales o de control (CIFR) (Actual indirect costs of
manufacturing or control (CIFR): es una cuenta que resume todas las erogaciones y
causaciones reales que se hacen en produccin, en cuanto a los costos indirectos se refiere. Segn
el Plan nico de Cuentas (Decreto 2650 de 1993), se registran con el grupo 73 y las cuentas y
subcuentas segn las necesidades de cada ente econmico, ejemplo: registro de depreciacin de
muebles y enseres planta de produccin y todos los dems conceptos solo que verificando su
forma de pago.
Costos indirectos de fabricacin aplicados (CIFA) (Applied indirect manufacturing costs
(CIFA): Aquellos que se cargan al proceso con base en una tasa predeterminada.

Registro contable de los CIF aplicados a la produccin (Accounting of IMC


applied to production)
En relacin con los costos indirectos que se aplican a la produccin en una OP en particular, su
contabilizacin se realiza de la siguiente manera:
a) Departamento de Costos: Se registra en la Hoja de Costos respectiva el valor correspondiente
a los CIF que fueron aplicados a la produccin en una OP determinada, como valor del tercer
elemento del costo.
b) Departamento de Contabilidad: En este se realiza el siguiente asiento contable:

Cdigo
1410
141003

Nombre de la Cuenta
Inventario de Producto en Proceso PEP
CIF Aplicados

Dbitos
xxxx

Crditos

102

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


7390 Costos Indirectos de Fabricacin Aplicados (CIFA)*
739001

xxxx

CIF Aplicados

* Esta cuenta es temporal y deber cerrarse al final del periodo contable.

Registro contable de los CIF Reales (Royal accounting of IMC)


La contabilizacin de los CIF que realmente ocurren durante el periodo contable se realiza de
la siguiente manera:
El registro de los CIF lo realiza el Departamento de Contabilidad mediante el consiguiente
asiento contable (ejemplo en el caso de registrar el valor de la depreciacin):
Cdigo
7315
731505

Nombre de la Cuenta

Dbitos

Costos Indirectos de Fabricacin Control

xxxx

Depreciacin Maquinaria

1592 Depreciacin Acumulada


159210

Crditos

xxxx

Maquinaria y Equipo

En igual forma se registraran todos los costos por medio de la cuenta Costos Indirectos de
Fabricacin Control (depreciaciones, seguros, alquiler, servicios pblicos, mantenimiento y
reparaciones de equipos). Esta cuenta es auxiliar, y la suma de todas las auxiliares de costos
reales durante el periodo deber ser igual a una de control que se tendr al final, denominada
como Costos Indirectos de Fabricacin Control.

Cierre de los CIF Aplicados (Closing the IMC Applied)


El departamento de Contabilidad al finalizar el periodo contable respectivo procede a realizar
un ajuste mediante el cierre de las cuentas temporales de CIF, al hacer el registro contable surgir
una nueva cuenta temporal llamada Costos Indirectos Sub o Sobreaplicados, cuya dinmica
depender:
Cuenta Costos Indirectos Sub o Sobreaplicados
Dbitos

Crditos

CIFA menor valor que los CIFR

CIFA mayor valor que los CIFR

Subestimacin

Sobreestimacin

El registro de cierre de los CIFA, da lugar a:

103

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

a) Si los CIFA fueron subestimados, es decir, resultaron ser de menor valor que los gastos
reales, se procede a realizar el siguiente asiento contable:
Cdigo

Nombre de la Cuenta

Dbitos

7390

Costos Indirectos de Fabricacin Aplicados (CIFA)

xxxx

7395

Costos Indirectos de Fabricacin Sub o Sobreaplicados

xxxx

7315

Costos Indirectos de Fabricacin Control

Crditos

xxxx

b) Si los CIFA fueron sobreestimados, es decir, resultaron ser de mayor valor que los gastos
reales, se procede a realizar el siguiente asiento contable:
Cdigo

Nombre de la Cuenta

Dbitos

Crditos

7390

Costos Indirectos de Fabricacin Aplicados (CIFA)

xxxx

7395

Costos Indirectos de Fabricacin Sub o Sobreaplicados

xxxx

7315

Costos Indirectos de Fabricacin Control

xxxx

Costos indirectos de fabricacin sub aplicados (Manufacturing overhead costs applied


sub): Cuando el saldo de la cuenta de costos indirectos de fabricacin aplicados es menor que el
saldo de la cuenta de la costos indirectos de fabricacin real o de control.
Costos indirectos de fabricacin sobre aplicados (Manufacturing overhead costs on
applied): Cuando el saldo de la cuenta de costos indirectos de fabricacin aplicada es mayor que
el saldo de la cuenta de costos indirectos de fabricacin real o de control.

Cierre de los CIF Sub o Sobre Aplicados (Closing the IMC under or over
Applied)
El registro contable que se realiza cuando los CIF aplicados han quedado sobre aplicados es el
siguiente:
Cdigo

Nombre de la Cuenta

7395

Costos Indirectos de Fabricacin Sub o Sobreaplicados

6120

Costo de Ventas (Industrias Manufactureras)

Dbitos

Crditos

xxxx
xxxx

Cuando los CIF aplicados han quedado sub aplicados el registro contable es el siguiente:

104

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Cdigo

Nombre de la Cuenta

Dbitos

6120

Costo de Ventas (Industrias Manufactureras)

7395

Costos Indirectos de Fabricacin Sub o Sobreaplicados

Crditos

xxxx
xxxx

Finalmente se puede indicar, en relacin con esta cuenta temporal, que en el estado de costos
de productos fabricados y vendidos, sus valores irn sumados si hubo una subestimacin, o irn
restados si por el contrario se present una sobreestimacin, siempre y cuando se hubiera
considerado como costo del producto. Un saldo dbito representa una subestimacin de los CIF y
un saldo crdito, una sobreestimacin.

La tasa suplementaria o coeficiente rectificador (The additional levy or


rectifier coefficient)
Este coeficiente es utilizado cuando se requiere que la sub o sobre estimacin que se ha
realizado a los CIFA, tiene un efecto sobre el balance general del periodo en que se genera,
afectando el valor de los Inventarios, ya sea de producto en proceso, o producto terminado, al
igual que el costo de ventas.
La distribucin de los CIF sub o sobre aplicados en las tres cuentas de produccin antes
mencionadas, se puede realizar de formas distintas, que en nuestro caso vamos a utilizar la tasa
suplementaria, la cual emplea las bases de aplicacin ya conocidas, tales como HMOD,
CHMOD, HM, UP. La frmula general se describe a continuacin:
tasa suplementaria=CIF o sobreaplicados
Base Presupuestada
En la empresa Calzado Koketa S.A.S., se registra para el mes de Julio de 2015, los siguientes
costos de produccin:
Material Directo

Mano de Obra
Directa

CIFA

Total

Inventario PEP

160.000

230.000

190.000

580.000

Inventario PT

250.000

380.000

310.000

940.000

Costo de Ventas

650.000

830.000

720.000

2.200.000

1.060.000

1.440.000

1.220.000

3.720.000

Totales

El departamento de contabilidad informa que los CIFR del mes ascendieron a $1.290.560, y el
ente econmico aplica sus CIF de acuerdo con los CHMOD.

105

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Con relacin a la informacin suministrada podemos realizar el registro de cierre de los CIFA,
el cual se detalla a continuacin:
Cdigo

Nombre de la Cuenta

Dbitos

7390

Costos Indirectos de Fabricacin Aplicados (CIFA)

7395

Costos Indirectos de Fabricacin Sub o Sobreaplicados

7315

Costos Indirectos de Fabricacin Control

Crditos

1.220.000
70.560*
1.290.560

* En este caso el resultado fue una subaplicacin (CIFA < CIFR)

El clculo de la tasa suplementaria para realizar la distribucin de los CIF sub o


Sobreaplicados en las tres cuentas de produccin la calculamos de la siguiente manera:
tasa suplementaria=CIF o sobreaplicados
Base Presupuestada
tasa suplementaria=$ 70.560=0.049=4,9
$1.440.000
La distribucin de acuerdo al porcentaje obtenido al aplicar el coeficiente rectificador, se
realizar como se indica a continuacin:
Inventario PEP ($230.000 * 4,9%)

11.270

Inventario Producto Terminado ($380.000 * 4,9%)

18.620

Costo de Ventas (830.000 * 4,9%)

40.670

Para el registro del cierre de los CIF sub o Sobreaplicados se debe realizar el siguiente asiento
contable:
Cdigo

Nombre de la Cuenta

Dbitos

7395

Costos Indirectos de Fabricacin Sub o Sobreaplicados

1410

Inventario PEP

11.270

1430

Inventario Producto Terminado

18.620

6120

Costo de Ventas (Industrias Manufactureras)

40.670

Crditos
70.560

106

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

Registro contable de la produccin terminada (Accounting of the finished


production)
Se conoce como productos terminados a los artculos que se encuentran totalmente elaborados
y que se han trasladado de la produccin al almacn de la fbrica en donde pasa a constituir los
inventarios de producto terminado o manufacturado. El registro se efecta como se indica a
continuacin:
Almacn (warehouse): Con relacin a los datos informados por el departamento de costos se
registra la cantidad de producto terminado, as como el costo unitario.
Departamento de Costos (Costs Department): Con los datos registrados en las diferentes
hojas de costos se procede a determinar el costo unitario, para cual basta dividir el costo total de
la produccin entre el nmero de unidades fabricadas. Estos datos son entregados al Almacn y al
departamento de Contabilidad.
Departamento de Contabilidad general (General Accounting Department): Teniendo
como referencia los datos entregados por el rea de costos, se procede a realizar el siguiente
asiento contable:
Cdigo

Nombre de la Cuenta

1430

Inventario de Productos Terminados

1410

Inventario PEP*

Dbitos

Crditos

xxxx
xxxx

141005

Materia Prima

141010

Mano de Obra

141015

Costos Indirectos de Fabricacin

* Esta cuenta equivale a la suma de las de Inventario PEP (materiales), Inventario PEP (Mano de Obra), Inventario
PEP (Costos Indirectos)

Variacin neta (net change)


Es la diferencia que resulta de operacionalizar los costos indirectos de fabricacin aplicados
menos los costos indirectos de fabricacin reales (CIFR) o de control. Es la comparacin entre
los CIF aplicados y los CIF reales.
VN = CIFA CIFR (100% Nivel de Operacin Real NOR)
Donde:
VN
CIFA

= Variacin neta
= Costos indirectos de fabricacin aplicados

107

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)


CIFR

= Costos indirectos de fabricacin reales o de control

El trmino variacin neta relacionada con los CIF, hace mencin a la diferencia que resulta de
operacionalizar los CIF aplicados menos los CIF reales o de control
.
El registro contable que se realiza cuando los CIF Aplicados han quedado sobreaplicados por
la posibilidad es el siguiente:
Cdigo
739502
6120

Nombre de la Cuenta
Variacin Neta

Dbitos

Crditos

xxxx

Costo de Ventas (Industrias Manufactureras)

xxxx

En el caso cuando los CIF Aplicados han quedado subaplicados, el registro contable a realizar
es el que se indica a continuacin:
Cdigo
6120
739502

Nombre de la Cuenta
Costo de Ventas (Industrias Manufactureras)
Variacin Neta

Dbitos

Crditos

xxxx
xxxx

Podemos entonces indicar que la variacin neta de CIF equivale en cualquier momento a una
subaplicacin total de los CIF o a una sobre aplicacin total de los mismos.

Causas que originan la variacin neta de costos indirectos


Son varias las causas que dan origen a una variacin neta de los CIF, pero esencialmente se
concretan en el clculo de la Tasa Predeterminada de los CIF, la cual utiliza unos datos
presupuestados para toda la empresa en un periodo determinado, que luego sern diferentes de los
de la produccin real, ya que dicho presupuesto se hace de acuerdo a un nivel de capacidad
considerado como normal, que posteriormente ser diferente del nivel al cual se realiza la
produccin.
Se puede, pues, resumir lo anterior en dos causas principales:
Primera causa: el costo del presupuesto de los CIF: Se presenta en el momento en que lo
que se debera haber gastado en la produccin (CIF Presupuestados) de acuerdo con el nivel real
de actividad, es diferente de los CIF reales (CIFR).
La diferencia entre estos dos costos da lugar a una variacin de presupuesto de costos
indirectos, conocida tambin como variacin de costo, presupuestal o controlable. La variacin
de presupuesto puede expresarse mediante la siguiente frmula general:

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

108

VP = CIFP CIFR
VP = CIFPNOR - CIFR
Donde:
CIFPNOR = CIFPf + CIFPv * NOR
Donde:
NOR = BR
BP
Segunda causa: el volumen real de produccin: Se genera porque el volumen de
produccin presupuestado para el clculo de los CIF presupuestados, bien sea expresado en
unidades, en horas de mano de obra directa o en porcentajes, es diferente al volumen real,
obteniendo como resultado una variacin de capacidad o de volumen de produccin.
Cuando existe una subutilizacin de estos recursos fsicos, la planta tiene una capacidad
ociosa determinada por muchos factores, tanto incontrolables (deficiencias en la calidad de la
materia prima, falta de capacitacin de los trabajadores, deficiencia en los equipos, etc.), cuyo
control es factible, como incontrolables (huelgas incontrolables intempestivas o alzas en algunos
costos) realmente incontrolables por parte de la gerencia.
La variacin de capacidad indica el grado en que la planta fracas o tuvo xito en la
utilizacin de sus instalaciones de acuerdo con un nivel normal de actividad previamente
establecido, y se puede expresar mediante la siguiente frmula:
VC = CIFA CIFPNOR
En cuanto al signo (positivo o negativo) que se genera al determinar la Variacin Neta y su
influencia sobre el Estado de Costo de Producto Manufacturado y Vendido (Estado de Costos) o
sobre el Estado de Resultados, as como la forma en que debe cerrarse al final del periodo, la
variacin de capacidad, como cuenta temporal que es, se comporta de la misma manera que la
variacin de presupuesto.
La suma de estas dos variaciones da como resultado la variacin neta de los CIF (sub o sobre
aplicados), hecho que se puede expresar mediante la siguiente frmula:
VN = VP + VC

Presupuesto de CIF
El total de CIF consumidos por una empresa en un periodo determinado, muchas veces slo se
conoce cuando se ha terminado el periodo, lo que dificulta la planeacin. Es por esto, que muchas
empresas optan por calcular un presupuesto de CIF y con base en l planear la operacin. Este
presupuesto puede ser de dos tipos:
Presupuesto Fijo o Esttico: es un presupuesto inflexible, que no permite ser acondicionado
a medida que se ejecuta. Ejemplo: el presupuesto de CIF para el periodo es de $150.000.000.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

109

Presupuesto Variable o Flexible: puede ser utilizado como herramienta administrativa, es un


procedimiento que tiene en cuenta situaciones cambiantes, contempla una porcin fija y una tasa
variable que se modifica de acuerdo con el nivel de produccin.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

110

Definiciones bsicas en CIF (IMC basic definitions)


NOP: (Nivel de operacin presupuestado) (Budgeted operating level): es el nivel de capacidad
que la empresa espera tener, expresado en trminos de una base de actividad.
NOR: (Nivel de operacin real) (Level of actual operation): es el nivel de capacidad que la
empresa realmente tuvo, expresado en trminos de una base de actividad.
Tasa Predeterminada (Default rate): es la tasa a la cual se aplicarn los CIF presupuestados.
Se calcula as:
t=

CIFP
BP

Niveles de Capacidad (Ability levels)


Son los niveles sobre los cuales se pueden calcular la operacin del negocio. El nivel de
capacidad debe calcularse con base en expectativas realistas, ya que su inadecuado clculo puede
hacer que los costos se subestimen o se sobrestimen. Existen varias alternativas para calcularlo:
Capacidad Mxima (Maximum capacity): es la capacidad ideal. No se recomienda calcular
niveles con base en esta capacidad, pues cualquier circunstancia tanto interna como externa no
permitira cumplir con el NOP. Casi siempre que se presupuesta sobre esta base los CIF resultan
sobreestimados: NOP>NOR.
Capacidad Prctica (Practical capacity): tiene en cuenta las limitaciones que puedan
presentarse en ventas, pero no tiene en cuenta las limitaciones que puedan presentarse en
produccin. Lo ms probable es que el NOP>NOR.
Capacidad Normal (Normal capacity): pretender normalizar la tasa predeterminada en el
largo plazo.
Capacidad Real (Real capacity): tiene en cuenta las limitaciones que pueden presentarse
tanto en la produccin como en ventas.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

111

Bibliografa Sugerida
CASHIN, James A y POLIMENI, Ralph S. Teora y Problemas de Contabilidad de Costos.
Editorial Mc. Graw Hill.
CUEVAS VILLEGAS, Carlos Fernando. Anlisis de Costos, Planeacin y Control. ICESI- Cali.
1995
CUEVAS, Carlos Fernando. Contabilidad de costos. Enfoque gerencial y de gestin. 2 edicin.
Prentice Hall. Colombia. 2001.
Decreto Ley 2649 de diciembre de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad y se expiden
los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia".
DEL RO GONZLEZ, Cristbal y DEL RO SNCHEZ, Cristbal. Costos para
administradores y dirigentes. 2 edicin. Thomson editores. Mxico. 2004.
DEL RO GONZLEZ, Cristbal. Costos I, II y III. 3 edicin. Ediciones Contables,
Administrativas y Fiscales S.A. Mxico. 2000.
GARCA COLN, Juan. Contabilidad de costos. 2 edicin. Mc Graw Hill. Mxico. 2001.
GAYLE RAYBURN, Leticia. Contabilidad y administracin de costos. 6 edicin. Mc Graw Hill.
Mxico. 1999.
GMEZ BRAVO, scar. Contabilidad de costos. 5 edicin. Mc Graw Hill. Colombia. 2005.
HANSE, Don R y MOWEN, Maryanne M. Administracin de costos. Contabilidad y control. 3
edicin. Thomson editores. Mxico. 2003.
HORNGREN, Charles T y SUNDEM, Gary L. Contabilidad administrativa. 9 edicin. Prentice
Hall. Mxico. 1994.

Contabilidad de Costos (Sistema de Costos por rdenes de Produccin)

112

JACOBSEN, Becker y otro. Contabilidad de costos. Un enfoque administrativo para la toma de


decisiones gerenciales. McGraw Hill. Segunda edicin. 1986.
LARA ALARCON, Hernando, Costos y Presupuestos- Universidad Abierta y a Distancia
UNAD 2002
POLIMENI, Ralph S, FABOZZI, Frank J, ALDERBERG, Arthur H y KOLE, Michael A.
Traduccin de ROSAS LOPETEGUI, Gloria Elizabeth. Contabilidad de costos. 3 edicin. Mc
Graw Hill. Colombia. 1998.
REYES PREZ, Ernesto. Contabilidad de costos. Primer y segundo curso. 4 edicin. Editorial
Limusa. Mxico. 1996.
ROJAS, Demstenes. Principios de Contabilidad de Costos. Mc Graw Hill. 1994
SEZ TORRECILLA, A., FERNNDEZ FERNNDEZ, A., GUTIRREZ DAZ, G. (1993):
Contabilidad de costes y contabilidad de gestin. Tomos 1 y 2. McGraw-Hill. Madrid.
SHANK, John K y GOVINDARAJAN, Vijay. Gerencia Estratgica de Costos. Grupo Editorial
Norma. Bogot - Colombia. 1995.
SCHNEIDER, Erich., Contabilidad Industrial. Aguilar. Madrid 1962
SINISTERRA VALENCIA, Gonzalo; Contabilidad de Costos; ECOE Ediciones 2.006
TORRES SALINAS, Aldo S. Contabilidad de Costos. Ed. Mc Graw Hill. 1996
WARREN, Carls S, REEVE, James M y FESS, Philip E. Contabilidad Administrativa. 6 edicin.
Thomson editores. Mxico. 2000.