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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE
CONTRATACIN PBLICA DEL
INSTITUTO NACIONAL DE
ESTADSTICA Y CENSOS INEC

DICIEMBRE 2013

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
INDICE 9.8 Proceso de Contratacin de Consultora Lista Corta (Art. 37
1. Objetivo General ................................................................................... 3 RGLOSNCP) ............................................................................................. 25
2. Alcance.................................................................................................. 3 9.9 Proceso de Contratacin de Arrendamiento de Inmuebles - Procesos
3. Marco Legal .......................................................................................... 3 Especiales (Art. 64 RGLOSNCP y Resolucin INCOP 013 - 09) ................ 28
4. Cuantas para Aplicacin de los Procesos de Contratacin 10. Diagrama de Flujos de los Procesos de Contratacin Pblica ................
Pblica................................................................................................... 4 ............................................................................................................ 31
4.1 Presentacin de Garantas .................................................................... 4 10.1 Proceso de nfima Cuanta...................................................................... 31
4.2 Suscripcin de Contratos /Otros Documentos................................ 5 10.2 Proceso de Catlogo Electrnico ............................................................ 32
5. Glosario de Trminos ............................................................................ 5 10.3 Proceso por Menor Cuanta ................................................................... 33
6. Polticas Generales para los Procesos de Contratacin Pblica ........... 8 10.4 Proceso por Subasta Inversa Electrnica ............................................... 37
7. Polticas Especficas para los Procesos de Contratacin Pblica .......... 8 10.5 Proceso por Rgimen Especial ............................................................... 41
8. Documentos que debe contener el expediente administrativo de 10.6 Proceso por Consultora Contratacin Directa....................................... 44
un proceso de Contratacin Pblica ..................................................... 9 10.7 Proceso por Contratacin Lista Corta .................................................... 50
9. Descripcin de los Procedimientos a efectuarse en los Procesos 10.8 Proceso por Contratacin Arrendamiento de Inmuebles ...................... 50
de Contratacin Pblica ...................................................................... 10 11. Formatos de Memorandos y Actas de Procesos de Contratacin Pblica 54
9.1 Contratacin de Bienes y Servicios por nfima Cuanta 11.1 Procesos de Contratacin de Menor Cuanta ........................................ 54
(Art. 60 RGLOSNCP y Resolucin INCOP 048-2011). .................. 10 11.2 Proceso de Contratacin Subasta Inversa Electrnica (Comisin AD-
9.2 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios HOC) ....................................................................................................... 57
Normalizados Catlogo Electrnico (Art. 43 RLOSNCP) ............... 11 11.3 Procesos de Contratacin Subasta Inversa (Comisin Tcnica) ............. 62
9.3 Descripcin del Proceso de Contratacin de Bienes y 11.4 Procesos de Contratacin por Rgimen Especial ................................... 70
Servicios Menor Cuanta (ART. 51 LOSNCP) ....................................... 12 11.5 Procesos de Contratacin de un Consultor Contratacin Directa ......... 72
9.4 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios 11.6 Procesos de Contratacin de Consultora por Lista Corta ...................... 74
Normalizados Subasta Inversa con Comisin AD-HOC (> 11.7 Procesos de Contratacin por Publicacin Especial ............................... 81
0,00002*PIE) (Art. 44 y siguientes RLOSNCP). ................................... 15
9.5 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios
Normalizados Subasta Inversa con Comisin Tcnica (
>0,00002*PIE) (Art. 18 RGLOSNCP) .................................................... 17
9.6 Proceso de Contratacin por Rgimen Especial (Art. 2
LOSNCP) .............................................................................................. 20
9.7 Proceso de Contratacin de Consultora Contratacin
Directa (Arts. 40 LOSNCP y 36 RGLOSNCP) ......................................... 23
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE Ley Orgnica Reformatoria a la Ley Orgnica del Sistema


Nacional de Contratacin Pblica, publicada el 14 de octubre
CONTRATACIN PBLICA DEL INSTITUTO de 2013.
NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS INEC Leyes, reglamentos y normas aplicables.

1. Objetivo General

Establecer y difundir en el INEC las normas, etapas y procedimientos


de los procesos de contratacin pblica, con el fin de dotar a la
Entidad de una herramienta de trabajo que permita desarrollar
actividades conjuntas con las reas relacionadas a estos procesos y as
contribuir al cumplimiento de la planificacin institucional.

2. Alcance

El presente Manual ser fuente de consulta y aplicacin de todos los


servidores (as) del Instituto Nacional de Estadstica y Censos a nivel
nacional, en especial del personal involucrado en los procesos de
contratacin pblica.

3. Marco Legal

Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin Pblica


(LOSNCP).
Reglamento General a la Ley Orgnica del Sistema Nacional de
Contratacin Pblica (RGLOSNCP).
Resoluciones emitidas por el INCOP.
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PROCESOS DE CONTRATACIN MONTOS DE CONTRATACION (2013) *Montos que varan conforme al Presupuesto Inicial del Estado (PIE)
del ao fiscal. Ejemplo: para el ao 2013 el Presupuesto General del
BIENES Y SERVICIOS Estado es de $32.366.06 segn el Ministerio de Finanzas, con corte a la
fecha (actualizado) por lo tanto los montos para la contratacin sern
CATLOGO ELECTRNICO Sin lmite de acuerdo al siguiente detalle:

SUBASTA INVERSA ELECTRONICA Menor o igual a $ 5.221,85


3.1 Presentacin de Garantas
MENOR CUANTA Menor o igual a $ 52.218,54
Conforme a lo determinado en los Art. 73,74, 75, 76 LOSNCP en los
COTIZACIN contratos a que se refiere esta Ley, los contratistas debern rendir las
siguientes garantas:
LICITACIN

INFIMA CUANTA Menor o igual USD$ 5.221,85 GARANTIA CUANTA 2013


Cuando la contratacin es mayor a
CONSULTORAS FIEL > USD$.
multiplicar el coeficiente
CUMPLIMIENTO 78.327,81
0,000002*PIE
CONTRATACIN DIRECTA Menor o igual a $52.218.54
Siempre que exista la entrega de
ANTICIPO anticipo por el 100% del monto total
CONTRATACIN LISTA CORTA Entre $52.218,54 y $391.639,05
del valor entregado.
CONCURSO PBLICO Mayor o igual a $ 391.639,05 En contratos de adquisicin o
instalacin de equipos, maquinaria o
vehculos, para garantizar la calidad y
TCNICA funcionamiento. La garanta ser del
Cuantas para Aplicacin de los Procesos de Contratacin fabricante, distribuidor o vendedor
Pblica. autorizado. (mnimo 1 ao de
garanta)
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4. Glosario de Trminos

3.2 Suscripcin de Contratos /Otros Documentos Acta de Apertura de Ofertas.- Documento mediante el cual se
formaliza el acto de apertura de las ofertas presentadas.
DOCUMENTO MONTO 2013 PROCESO
Factura Acta de Entrega de Recepcin Definitiva.- Documento que ser
Hasta Menor o igual
nfima Cuanta
0,0000002*PIE a $5.221,85 suscrito por las partes una vez transcurrido el trmino previsto en el
rdenes de Compra Catlogo
contrato, que formaliza la entrega y recepcin de suministros, bienes
Sin lmite Sin lmite y servicios contratados.
(Bienes) Electrnico

Hasta
Menor o igual
Menor Cuanta Acta de Evaluacin de Ofertas.- Documento mediante el cual se deja
Contrato a USD$ constancia de la evaluacin realizada a las ofertas presentadas dentro
0,000002*PIE
52.218,54
del proceso de contratacin por la Subcomisin de Apoyo.
Menor o igual Consultora
Inferior o igual Acta de Entrega Recepcin Parcial.- Documento que deja constancia
a USD Contratacin
0,000002*PIE
$52.218,54 Directa de la entrega-recepcin parcial de bienes o servicios, en la cual se har
Consultora Lista constar como antecedente los datos relacionados con la recepcin
Mayor o igual
De 0,000002*PIE a Corta, Concurso
de USD$. precedente.
0,000015*PIE Pblico y
391.639,05
Contrato Cotizacin
Ms de Mayor a Adjudicatario Fallido.- Es el oferente adjudicado que no se presenta
Subasta Inversa
0,0000002*PIE USD$5.221,85 dentro del trmino de 15 das a suscribir el contrato y/o orden de
Sin lmite Sin lmite Rgimen Especial compra, a partir de la adjudicacin.
Procesos
Sin lmite Sin lmite
Especiales
Monto Administrador del Contrato.- De conformidad a la naturaleza de la
Todos los contratacin el rea requirente y/o Director Ejecutivo mediante
Protocolizacin de Ms de superior a
procesos
Contratos 0,000015*PIE USD$. Delegacin para la suscripcin de contratos se designar el/los
391.639,05 servidor (es) con las competencias idneas para dar seguimiento o

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cumplimiento a las obligaciones del contratista, el mismo que estar 1. Un profesional designado por la mxima autoridad, quien la
definido en los pliegos respectivos. presidir;
Bienes y Servicios Normalizados.- Son bienes y servicios 2. El titular del rea requirente o su delegado; y,
normalizados cuyas caractersticas o especificaciones tcnicas han sido 3. Un profesional afn al objeto de la contratacin designado por la
estandarizados u homologados por la Entidad Contratante; y en mxima autoridad o su delegado.
consecuencia, dichas caractersticas o especificaciones son Los miembros de la Comisin Tcnica sern funcionarios o servidores
homogneas y comparables en igualdad de condiciones. de la entidad contratante.

Catlogo Electrnico.- Registro de bienes y servicios normalizados


publicados en el Portal de Compras Pblicas para su contratacin Contratacin Pblica.- Se refiere a todo procedimiento concerniente a
directa como resultante de la aplicacin de convenios marco. la adquisicin o arrendamiento de bienes, ejecucin de obras o
prestacin de servicios incluidos los de consultora.
Comisin AD-HOC.- Cuerpo colegiado conformado para los procesos
cuyas cuantas sean iguales o menor al coeficiente 0,000002*PIE, Contratista Incumplido.- Es el contratista que ha incumplido todas o
Procesos de Rgimen Especial y Procedimientos Especiales, cuya una parte de las obligaciones adquiridas por el hecho de firmar un
finalidad es realizar la apertura y anlisis de las ofertas presentadas. contrato para la adquisicin o arrendamiento de un bien o la
prestacin de un servicio, incluidos los de consultora.
Comisin Tcnica.- Cuerpo colegiado conformado de acuerdo a lo que
Entidad o Contratante.- Los organismos, entidades o en general las
establece el Art. 18 RGLOSNCP que entre sus principales funciones
personas jurdicas previstas en el mbito de la LOSNCP.
esta: realizar el anlisis del proceso, informes, recomendacin expresa
de adjudicacin, y declaratoria de desierto del proceso a la mxima
Especificaciones Tcnicas.- Caractersticas fundamentales que
autoridad, se la integra para los procesos de consultora por lista corta
debern cumplir los bienes o rubros requeridos.
o por concurso pblico; subasta inversa electrnica cuyo presupuesto
referencial sea superior a multiplicar 0.000002* PIE, cotizacin y,
SERCOP.- Servicio Nacional de Contratacin Pblica.
licitacin, se conformar la correspondiente Comisin Tcnica
integrada de la siguiente manera:
nfima Cuanta.- Las contrataciones para ejecucin de obras,
adquisicin de bienes o prestacin de servicios cuya cuanta sea igual o
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menor al multiplicar el coeficiente 0,0000002 *PIE, conforme la Portal de Compras Pblicas (www.compraspublicas.gob.ec).- Sistema
casustica emitida por el SERCOP para el efecto. informtico oficial de contratacin pblica del Estado Ecuatoriano.

Mxima Autoridad.- Quien ejerce la representacin legal y Presupuesto Referencial: Monto del objeto de contratacin
administrativa de la Entidad Contratante. determinado por la entidad contratante al inicio de un proceso
precontractual.
Mejor Costo en Bienes y Servicios Normalizados.- Oferta que
cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos tcnicos, Proveedor.- Es la persona natural o jurdica nacional o extranjera, que
financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con esta Ley,
oferte el precio ms bajo. habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios,
incluidos los de consultora, requeridos por las entidades contratantes.
Mejor Costo en Obras, o en Bienes y Servicios No Normalizados.-
Oferta que ofrezca a la entidad las mejores condiciones presentes y Registro nico de Proveedores RUP.- Es la base de datos de los
futuras en los aspectos tcnicos, financieros, legales, sin que el precio proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultora,
ms bajo sea el nico parmetro de seleccin. habilitados para participar en los procedimientos establecidos en la
LOSNCP. Su administracin est a cargo del Servicio Nacional de
Orden de Compra.- Documento con el cual se formaliza la Contratacin Pblica y se lo requiere para poder contratar con las
contratacin de un bien cuyo monto es menor o igual al 0,000002 entidades contratantes.
*PIE.
Situaciones de Emergencia: Son aquellas generadas por
Orden de Servicio.- Documento con el cual se formaliza la acontecimientos graves, tales como accidentes, terremotos,
contratacin de un servicio cuyo monto es menor o igual al inundaciones, sequas, grave conmocin interna, inminente agresin
0,000002*PIE. externa, guerra internacional, catstrofes naturales, y otras que
provengan de fuerza mayor o caso fortuito, a nivel nacional, sectorial o
Pliegos.- Documentos precontractuales elaborados y aprobados para institucional. Una situacin de emergencia es concreta, inmediata,
cada procedimiento, que se sujetarn a los modelos establecidos por imprevista, probada y objetiva.
el Servicio Nacional de Contratacin Pblica.

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Solicitud de Contratacin.- Documento interno a travs del cual la - Resolucin de aprobacin del PAC y/o modificacin donde
unidad requirente solicita la adquisicin del bien o servicio en base a conste el requerimiento.
criterios de priorizacin, los cuales deben estar considerados en los - Requerimiento especfico de acuerdo a la necesidad de ejecucin
lineamientos respectivos salvo casos excepcionales. del proyecto (Resolucin 054-INCOP-2011 de 12 de noviembre
de 2011.
Trminos de Referencia.- Constituyen las condiciones especificas bajo - Estudios tcnicos, especificaciones tcnicas y/o Trminos de
las cuales se desarrolla la consultora o prestacin de servicios. Referencia de los bienes y/o servicios a requerirse, con la
respectiva firma de responsabilidad del rea requirente
Unidad Requirente.- Es la unidad que necesita la obra, el bien o (Resolucin 054-INCOP-2011 de 12 de noviembre de 2011.
servicio, incluyendo el de consultora. Esta unidad emitir la solicitud - Estudio efectuado por el Macro Proceso de Gestin de Bienes y
de contratacin priorizando el requerimiento. Servicios para determinar el presupuesto referencial del proceso al
cual corresponda la contratacin, con las firmas de
responsabilidad del servidor que lo elabor, el jefe de unidad y el
5. Polticas Generales para los Procesos de Contratacin Director de rea. El precio referencial ser determinado en base a
Pblica cotizaciones de valores actualizados de mercado y/o de procesos
5.1 Para la ejecucin de los procesos de contratacin, dentro de la que han sido efectuados y adjudicados a travs del portal de
fase precontractual, se requiere la siguiente documentacin compras pblicas en el semestre que se va a realizar la
obligatoria: contratacin.

- Lineamientos aprobados por las reas involucradas, y


autorizados por la Mxima Autoridad del proyecto, encuesta y/o 6. Polticas Especficas para los Procesos de Contratacin
censo. Pblica
- Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios) y Para la contratacin de los casos que se detallan a continuacin
Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- adicionalmente debern incluir lo siguiente:
2013-0224-M del 04 de abril de 2013.
Reuniones de trabajo, charlas o talleres.- Debern contener
agenda, cronograma y lista de participantes, debidamente
firmado y sumillado en todas las hojas por la unidad requirente.
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Este requerimiento contar con un informe previo de costo- Comunicacin Social.- Se requiere un estudio tcnico previo
beneficio elaborado por la Unidad de capacitacin, para lo cual elaborado por parte del rea requirente y avalado por el rea de
se considerar lo establecido en el Art. 20 del Reglamento para comunicacin, que contenga especificaciones, plazos, montos,
el pago de viticos, subsistencias, movilizaciones y experticia y documentacin que acrediten la actividad
alimentacin, del Acuerdo Ministerial N0.-MRL-2013-0097del econmica del oferente, a fin de obtener parmetros de
23 de mayo de 2013. comparabilidad que permitan seleccionar a la persona natural o
La Direccin o unidad encargada de hacer este proceso es la jurdica ms adecuada, ya sea por contratacin directa o por
Direccin o unidad de Administracin del Talento Humano o su proceso de seleccin de acuerdo a lo que determinan los Arts.
similar en la Direcciones Zonales. 88 y 90 RGLOSNCP. En el caso de los proyectos que cuenten con
personal de comunicacin, stos sern los responsables de
Capacitacin (preparacin acadmica).- Que incluya la realizar los estudios tcnicos de conformidad con lo establecido
contratacin de una empresa y/o instructores especializados, se en la Resolucin INCOP No.054-2011 de 12 de noviembre de
realizar a travs del Sistema de Compras Pblicas, la misma 2011.
que deber contener agenda, cronograma y lista de los
participantes, debidamente firmado y sumillado en todas las Arrendamiento de bienes inmuebles.- Se remitirn
hojas por la unidad requirente. especificaciones claras en cuanto al valor estimado, plazo,
metraje, localizacin y ms servicios adicionales que se
- Consultoras.- Deben estar sustentadas en los trminos de requieran.
referencia respectivos estructurados por el rea requirente, en
coordinacin con el macro proceso de gestin de bienes y
servicios, comprendido en los mbitos establecidos en el Art. 6 7. Documentos que debe contener el expediente
Nm. 8 LOSNCP. administrativo de un proceso de Contratacin Pblica
- As como, la determinacin del presupuesto referencial, con la Lineamientos aprobados del proyecto y/o encuesta en el cual
presentacin de la hoja de vida de los consultores se debe se incluya en bien o servicio a requerirse, por las reas
adjuntar toda la documentacin de sustento, en el caso de involucradas y autorizados por la Mxima Autoridad.
contratacin directa y de lista corta debe adjuntarse un informe Resolucin de aprobacin del PAC y/o modificacin
del rea requirente que justifique la seleccin del consultor. Pac
Memorando de Requerimiento especifico
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Estudio tcnico, especificaciones tcnicas y/o Trminos de Resolucin de adjudicacin o declaracin de desierto.
Referencia de conformidad con lo establecido en la Resolucin Contrato debidamente legalizado y/o rdenes de compra y
054-INCOP-2011 de 12 de noviembre de 2011. servicios (con documentacin de respaldo).
Estudio del presupuesto referencial (con documentacin de Garantas de ser el caso.
respaldo) solo en consultora. Contratos complementarios y/o modificatorios, de haberse
Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios) y suscrito.
Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- Actas de entrega recepcin, o actos administrativos,
2013-0224-M del 04 de abril de 2013. relacionados con la terminacin del contrato.
Disponibilidad presupuestaria y econmica. Memorando de pago
Aprobacin
Convocatoria
Pliegos
Preguntas y respuestas de los procedimientos de contratacin. 8. Descripcin de los Procedimientos a efectuarse en los
Creacin del proceso de contratacin Procesos de Contratacin Pblica
Seleccin del producto
Ingreso de fechas
8.1 Contratacin de Bienes y Servicios por nfima Cuanta (Art. 60
RGLOSNCP y Resolucin INCOP 048-2011).
Anexos
Memorando de Comisin ad-Hoc 1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
Preguntas y Aclaraciones Administrativa Financiera/Director Zonal la adquisicin del bien o
Acta No 001 contratacin del servicio, debindose excluir los de Consultora.
Cuadro de Calificacin 2. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el
Acta No 002 bien o servicio consta en el Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP).
Proveedores habilitados En el caso de que el bien o servicio no conste en el Catlogo
Calificacin a proveedores Electrnico, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios
Oferta inicial verifica las especificaciones tcnicas y procede conforme al Art. 60
Acta de Negociacin RLOSNCP. En determinados casos solicitar la validacin de
Negociacin de Subasta especificaciones al rea requirente o tcnica. As como se
Autorizacin de adjudicacin
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

observar a lo establecido en la Resolucin INCOP No. 054-2011 11.- En el caso de adquisicin de bienes, el Proceso de Almacn
de 12 de noviembre de 2011. General/Zonal verifica que se cumpla con las especificaciones
3.- La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad establecidas, recibe el bien y remite la factura correspondiente al
requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios) Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios. En bienes
y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- tecnolgicos la Direccin de Tecnologas de la Informacin y
2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe Comunicacin actuar en coordinacin con el Proceso de Almacn
proporcionar de manera clara y precisa para seguir con el proceso General/Zonal.
respectivo. Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los
4.- El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 nm. 27 LOSNCP), en base al servidor delegado para su efecto. (Norma de Control Interno
a un mnimo de tres (3) proformas (cotizaciones) para la contratacin 406.04)
del bien o servicio. En el caso de servicios el rea requirente verifica que se cumpla
5.-La Direccin Administrativa Financiera autoriza la contratacin con las especificaciones establecidas, recibe el servicio y remite la
correspondiente con el proveedor seleccionado. factura correspondiente a la Direccin Administrativa Financiera.
6.- El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios al /el 12.- El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita la
Director(a) Administrativo Financiero la disponibilidad autorizacin para el pago al Director Administrativo
presupuestaria y econmica. Financiero/Director Zonal.
7.- El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad 13.- El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la
presupuestaria y econmica. documentacin y autoriza el pago.
8.- El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios contrata al 14.- El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el
proveedor de forma directa. pago.
9.- El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia
de parte del expediente (disponibilidad presupuestaria y
8.2 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Normalizados
econmica y especificaciones tcnicas) al Proceso de Almacn
Catlogo Electrnico (Art. 43 RLOSNCP)
General/Zonal, a fin de que reciba los bienes o servicios de
conformidad al requerimiento. 1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
10.- El Proveedor entrega el bien o servicio correspondiente y emite la Administrativa Financiera/Direccin Zonal la adquisicin del bien o
factura respectiva (Art. 60 inciso primero RGLOSNCP). contratacin del servicio, debindose excluir los de Consultora.

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad 12. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia de
requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios) parte del expediente (contrato suscrito entre las partes,
y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- disponibilidad presupuestaria y econmica y especificaciones
2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar tcnicas) al Proceso de Almacn General/Zonal.
de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo. 13. El Proceso de Almacn General/Zonal verifica que se cumpla con
3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el las especificaciones establecidas, recibe el bien, suscribe el Acta
bien o servicio consta en los lineamientos, resolucin y PAC Entrega Recepcin correspondiente.
respectivos.
4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los
bien o servicio consta en Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP). bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el al servidor delegado para su efecto. (Norma de Control Interno
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP) en 406.04).
base a los valores establecidos en el Portal de Compras Pblicas.
6. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al 14. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita la
Director Administrativo Financiero la disponibilidad presupuestaria autorizacin y pago a la Direccin Administrativa Financiera.
y econmica. 15. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal autoriza el
7. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad pago.
presupuestaria y econmica. 16. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
8. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los contractual y procede al pago.
pliegos (Resolucin 0000001 SERCOP 2013).
9. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite a la
Direccin de Asesora Jurdica los pliegos para su revisin y 8.3 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Menor
aprobacin. Cuanta (ART. 51 LOSNCP)
10. La Mxima Autoridad o su delegado aprueba los pliegos y remite 1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
al Proceso de Gestin de Bienes y Servicios. Administrativa Financiera/Direccin Zonal la adquisicin del bien o
11. La Direccin de Asesora Jurdica procede a realizar el contrato contratacin del servicio, debindose excluir los de Consultora.
respectivo para emitir al Macro Proceso de Gestin de Bienes y 2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad
Servicios. requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios)
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y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- 10. El Responsable Administrativo del proceso procede a la
2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar publicacin del pliego en el Portal de Compras Pblicas.
de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo. 11. El Portal de Compras Pblicas enlista los proveedores de la
3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el localidad (artesano, micro o pequeo productor), y se procede a
bien o servicio consta en los lineamientos, resolucin y PAC seleccionar al proveedor que cumpla con las especificaciones
respectivos. tcnicas.
4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el 12. El proveedor acepta la invitacin a travs del portal; en el caso de
bien o servicio consta en Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP). no aceptar, se procede a re seleccionar un nuevo proveedor y
En el caso de que el bien o servicio no consta en el Catlogo cambiar el cronograma del proceso.
Electrnico, El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios 13. En caso de existir preguntas y aclaraciones el proveedor podr
verifica las especificaciones tcnicas y procede conforme el Art. 51 realizarlas conforme el cronograma establecido en el pliego.
LOSNCP y al Art. 58 RGLOSNCP. En determinados casos solicitar la Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, el Macro
validacin de especificaciones al rea requirente y/o tcnicas Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicitar las respuestas a
El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el las unidades pertinentes, las cuales debern ser absueltas en un
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP). plazo mximo de 24 horas.
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al 14. Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad y por ende parte de la oferta tcnica.
presupuestaria y econmica. 15. El proveedor presentar la oferta tcnica de manera fsica y la
6. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad oferta econmica a travs del Portal de Compras Pblicas.
presupuestaria y econmica. 16. La Comisin AD-HOC, para la apertura y anlisis de la oferta,
7. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los estar conformada por: El Director Administrativo Financiero, el
pliegos conforme el modelo obligatorio (Resolucin SERCOP Responsable Administrativo del Proceso y el delegado de la unidad
0000001 - 2013). requirente. De ser necesario requerir la participacin de un
8. La Direccin Administrativa Financiera remite a la Direccin de profesional a fin al objeto de la contratacin (Acta No. 001 del
Asesora Jurdica los pliegos para su revisin y aprobacin. proceso).
9. La Mxima Autoridad de la Direccin de Asesora Jurdica, aprueba 17. En el caso de existir errores de forma, el proveedor podr realizar
los pliegos y remite al Macro Proceso de Gestin de Bienes y la convalidacin de los mismos, los cuales debern ser
Servicios.
13
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

presentados de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos bien, suscribe el Acta Entrega Recepcin y remite la factura
(Art. 23 inciso segundo RGLOSNCP). correspondiente al Macro Proceso de Gestin de Bienes y
18. Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin AD-HOC las Servicios (Art. 43 inciso quinto RGLOSNCP).
analiza, y procede a la calificacin y habilitacin del proveedor a
travs de Portal de Compras Pblicas (Acta No. 002 del proceso). Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la oferta no cumple bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o
con los requerimientos tcnicos, se sugiere al Director Ejecutivo la al servidor delegado para su efecto. (Norma de Control Interno
declaratoria de desierto del proceso y se finalice con el mismo. 406.04)
(Art. 33 LOSNCP y Art.48 RGLOSNCP). En bienes tecnolgicos la Direccin de Tecnologas de la
19. En el caso de que la oferta es calificada, el Proceso de Gestin de Informacin y Comunicacin actuar en coordinacin con Almacn
Bienes y Servicios, sugiere al Director Administrativo Financiero General/Zonal.
autorice la elaboracin de la Resolucin de Adjudicacin. En el caso de servicios, el rea requirente verificar que se cumpla
20. El Director Administrativo Financiero autoriza y dispone a la con las especificaciones establecidas, recibe el servicio, suscribe el
Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la resolucin de Acta Entrega- Recepcin y remite la factura correspondiente a la
Adjudicacin y Contrato respectivo. Direccin Administrativa Financiera.
21. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de 24. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita la
Adjudicacin y enva a la Direccin Administrativa Financiera para autorizacin para el pago al Director Administrativo Financiero.
la suscripcin correspondiente. 25. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal autoriza el
22. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, el Macro Proceso de pago.
Gestin de Bienes y Servicios publicar en el Portal de Compras 26. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
Pblicas. A su vez la Direccin Administrativa Financiera remite los contractual y procede al pago.
dems ejemplares a la Direccin de Asesora Jurdica para su
distribucin al resto de reas involucradas.
23. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia
del expediente (resolucin de adjudicacin, contrato respectivo
disponibilidad presupuestaria y econmica y especificaciones
tcnicas) al Proceso de Almacn General/Zonal, quienes verifican
que se cumpla con las especificaciones establecidas, recibe el
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

8.4 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios 7. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad
Normalizados Subasta Inversa Electrnica con Comisin AD- presupuestaria y econmica.
HOC (> 0,0000002*PIE) (Art. 44 y siguientes RLOSNCP). 8. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los
pliegos de Subasta Inversa Electrnica de acuerdo a los modelos
1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin establecidos (Resolucin SERCOP 0000001-2013)
Administrativa Financiera/Direccin Zonal la adquisicin del bien o 9. La Direccin Administrativa Financiera remite al delegado del
contratacin del servicio, debindose excluir los de Consultora. Director Ejecutivo (Direccin de Asesora Jurdica) los pliegos para
2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad su revisin y aprobacin.
requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios) 10. El Director de Asesora Jurdica aprueba los pliegos y remite a la
y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- Direccin Administrativa Financiera.
2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar 11. El Responsable Administrativo del proceso procede a la
de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo. publicacin del pliego en el Portal de Compras Pblicas.
3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el 12. En caso de existir preguntas y aclaraciones el proveedor podr
bien o servicio consta en lineamientos, resolucin y PAC realizarlas conforme al cronograma establecido en el pliego.
respectivos. Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, El Macro
4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicitar mediante
bien o servicio consta en Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP). correo electrnico las respuestas a las unidades pertinentes, las
En el caso de que el bien o servicio no consta en el Catlogo cuales debern ser absueltas en un plazo mximo de 24 horas.
Electrnico, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios 13. Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
verifica las especificaciones tcnicas y procede conforme el Art. 51 y por ende parte de la oferta tcnica.
LOSNCP y al Art. 58 RGLOSNCP. 14. La Comisin AD-HOC, para la apertura de las ofertas, estar
En determinados casos solicitar la validacin de especificaciones integrada por: Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y
al rea requirente y/o tcnica. Servicios, el Responsable Administrativo del Proceso y el delegado
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el de la unidad requirente. De ser necesario requerir la participacin
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP) de un profesional a fin al objeto de la contratacin y convoca a
6. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al reunin para la apertura y anlisis de ofertas.
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad 15. Los proveedores presentarn la oferta tcnica de manera fsica.
presupuestaria y econmica.

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

16. La Comisin AD-HOC, realiza la apertura de la oferta presentada realizar la Audiencia de Negociacin conforme al Art. 47
conforme el cronograma respectivo (Acta No. 001). reformado del RGLOSNCP.
17. La Comisin AD-HOC, encarga al responsable administrativo del Si ms de un proveedor habilitado presenta la oferta econmica
proceso y al delegado del rea requirente el anlisis de las ofertas inicial en el Portal de Compras Pblicas en la fecha y hora sealada
presentadas. en los pliegos, se realiza la puja del proceso de subasta inversa
18. La Comisin AD-HOC realiza el anlisis de los cuadros electrnica.
comparativos y solicita las convalidaciones de ser el caso (Acta No. 21. Una vez conocido el resultado final de la etapa de la puja, la
002) Comisin AD-HOC sugiere al Director de Secretara General
De existir errores de forma, los proveedores podrn realizar las proceda a la Adjudicacin del proveedor que tenga el primer lugar
convalidaciones de los mismos, las cuales debern ser de prelacin de acuerdo al mejor costo (Acta No. 004 del proceso).
presentados de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos 22. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios sugiere al
(Art. 23 inciso segundo RGLOSNCP). Director de Secretara General y Gestin Documental proceda a la
19. Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin AD-HOC las autorizacin de adjudicacin y disponga la elaboracin de la
analiza y procede a la calificacin de los proveedores a travs de resolucin de adjudicacin y posterior contrato, o de ser
Portal de Compras Pblicas (Acta No. 003 del proceso). pertinente la resolucin de declaratoria de desierto.
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la (s) oferta (s) 23. El Director de Secretara General y Gestin Documental autoriza y
presentada (s) no cumplen con los requerimientos tcnicos, dispone a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la
legales y financieros, se sugiere al Director de Secretara General y resolucin de adjudicacin y del contrato respectivo.
Gestin Documental a travs de Resolucin de Delegaciones N.- 24. La Direccin de Asesora Jurdica/Gestin Jurdica Zonal elabora la
022-DIREJ-DIJU-NI-2013 del 17 de Junio de 2013; declare desierto Resolucin de Adjudicacin y enva al Director de DISEG..
el proceso y se finaliza con el mismo. (Art. 33 LOSNCP y Art.48 Direccin Administrativa Financiera para la suscripcin
RGLOSNCP) correspondiente.
20. Caso contrario, el Responsable Administrativo del Proceso procede 25. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin Administrativa
a habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas. Financiera remitir un original al Macro Proceso de Gestin de
En caso de existir una sola oferta calificada o que un solo oferente Bienes y Servicios para su publicacin en el Portal de Compras
habilitado haya subido su oferta econmica inicial en el Portal de Pblicas. La Direccin Administrativa Financiera remitir los
Compras Pblicas hasta el da y hora sealados, se proceder a dems ejemplares a la Direccin de Asesora Jurdica para su
distribucin al resto de reas involucradas.
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

26. La Direccin de Asesora Jurdica/Gestin Jurdica Zonal elabora el Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los
contrato, recibe garantas y remite a la Direccin Administrativa bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o
Financiera para su suscripcin. al servidor delegado para su defecto. (Norma de Control Interno
27. Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica/Gestin 406.04)
Jurdica Zonal remite todo el expediente a la Direccin En bienes tecnolgicos la Direccin de Tecnologas de la
Administrativa Financiera, quien a su vez remite al Macro Proceso Informacin y Comunicacin actuar en coordinacin con Almacn
de Gestin Financiera, el contrato, las garantas de existir (buen General/Zonal.
uso del anticipo y tcnica), oferta ganadora y pliegos (originales) En el caso de servicios, el rea requirente verificar que se cumpla
para su verificacin. Adems enva una copia del contrato al con las especificaciones establecidas, recibe el servicio, suscribe el
Administrador del mismo conjuntamente con la copia de los Acta Entrega- Recepcin y remite la factura correspondiente a la
pliegos y oferta ganadora. En el caso de la garanta tcnica deber Direccin Administrativa Financiera.
ser entregada a la Direccin Administrativa Financiera y/o 31. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita
Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin de autorizacin y pago del % restante, de ser el caso) del contrato a la
acuerdo al bien adjudicado. Direccin Administrativa Financiera.
28. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita 32. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal autoriza el
autorizacin y pago del valor del anticipo al Director pago.
Administrativo Financiero, en caso de existir. 33. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
29. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin contractual y procede al pago.
contractual y procede al pago del anticipo.
8.5 Proceso de Contratacin de Bienes y Servicios Normalizados
30. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia
del expediente (contrato, disponibilidad presupuestaria y Subasta Inversa Electrnica con Comisin Tcnica
econmica y especificaciones tcnicas) al Proceso de Almacn (>0,000002*PIE) (Art. 18 RGLOSNCP)
General/Zonal quienes verifican que se cumpla con las 1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
especificaciones establecidas, recibe el bien, suscribe el Acta Administrativa Financiera la adquisicin del bien o contratacin
Entrega Recepcin y remite la factura correspondiente al del servicio, debindose excluir los de Consultora.
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios. (Art. 43 inciso quinto 2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad
RGLOSNCP). requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios)
y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU-
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar 11. La Direccin Administrativa Financiera solicita la conformacin de
de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo. la Comisin Tcnica a la Direccin de Secretara General y Gestin
3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el Documental (Art. 18 RGLOSNCP y Resolucin No. 022- DIREJ
bien o servicio consta en lineamientos, resolucin y PAC DIJU-NI-2013).
respectivos. 12. El Responsable Administrativo del proceso procede a la
4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el publicacin del pliego en el Portal de Compras Pblicas.
bien o servicio consta en Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP). 13. En caso de existir preguntas y aclaraciones el proveedor podr
En el caso de que el bien o servicio no consta en el Catlogo realizarlas conforme el cronograma establecido en el pliego.
Electrnico, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, El Macro
verifica las especificaciones. As como se observara lo establecido Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita mediante correo
en la Resolucin INCOP 054-2011 de 12 de noviembre de 2011. En electrnico las respuestas a las unidades pertinentes, las cuales
determinados casos solicitar la validacin de especificaciones al debern ser absueltas en un plazo mximo de 24 horas.
rea requirente y/o tcnica. 14. Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el y por ende parte de la oferta tcnica.
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP). 15. La Direccin Secretara General y Gestin Documental conformar
6. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al y presidir la Comisin Tcnica, integrada conforme el Art. 18
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad RGLOSNCP. De ser necesario requerir la participacin de un
presupuestaria y econmica. profesional a fin al objeto de la contratacin.
7. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad 16. Los proveedores presentarn la oferta tcnica de manera fsica en
presupuestaria y econmica. la Secretara de la Comisin.
8. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los 17. La Comisin Tcnica de acuerdo al cronograma, realiza la apertura
pliegos de Subasta Inversa Electrnica de acuerdo a los modelos de las ofertas presentadas y designa una subcomisin de Apoyo
establecidos (Resolucin SERCOP 0000001 - 2013). (Art. 19 RGLOSNCP, Acta No. 001).
9. La Direccin Administrativa Financiera remite al delegado del 18. La Comisin Tcnica, contando con el informe de la subcomisin
Director Ejecutivo (Direccin de Asesora Jurdica) los pliegos para de apoyo analiza las ofertas presentadas para el proceso de
su revisin y aprobacin. contratacin y solicita las convalidaciones de ser el caso (Acta No.
10. El Director/a de Asesora Jurdica) aprueba los pliegos y remite a la 002) (Art. 19 RGLOSNCP).
Direccin Administrativa Financiera.
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

De existir errores de forma, los proveedores podrn realizar las tenga el primer lugar de prelacin de acuerdo al mejor costo (Acta
convalidaciones de los mismos, las cuales debern ser No. 004).
presentados de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos 22. El Presidente de la Comisin Tcnica por delegacin del Director
(Art. 23 inciso segundo RGLOSNCP). Ejecutivo procede a realizar la autorizacin de adjudicacin y
19. Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin Tcnica las solicita a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin del
analiza y procede a la calificacin de los proveedores a travs de contrato o declaratoria de desierto.
Portal de Compras Pblicas (Acta No. 003). 23. El Director de Secretara General y Gestin Documental autoriza y
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la (s) oferta (s) dispone a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la
presentada (s) no cumplen con los requerimientos tcnicos, resolucin de adjudicacin y del contrato respectivo.
legales y financieros, se sugiere al Director de Secretara General y 24. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de
Gestin Documental a travs de Resolucin de Delegaciones N.- Adjudicacin y enva a la Direccin de Secretara General y
022-DIREJ-DIJU-NI-2013 declare desierto el proceso y se finaliza Gestin Documental para la suscripcin correspondiente.
con el mismo. (Art. 33 LOSNCP y Art.48RGLOSNCP). 25. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin de Secretara
20. El Responsable Administrativo del Proceso procede a habilitar a los General y Gestin Documental, remitir a la Direccin de Asesora
oferentes en el Portal de Compras Pblicas. Jurdica para el trmite respectivo.
En caso de existir una sola oferta calificada o que un solo oferente 26. La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar
habilitado haya subido su oferta econmica inicial en el Portal de de la resolucin de adjudicacin al Macro Proceso de Gestin de
Compras Pblicas hasta el da y hora sealados, se proceder a Bienes y Servicios para su publicacin en el Portal de Compras
realizar la Audiencia de Negociacin conforme al Art. 47 Pblicas. Los dems ejemplares sern distribuidos a las reas
reformado RGLOSNCP. involucradas.
Si ms de un proveedor habilitado presenta la oferta econmica 27. La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato, recibe
inicial en el Portal de Compras Pblicas en la fecha y hora sealada garantas y remite a la Direccin de Secretara General y Gestin
en los pliegos, se realiza la puja del proceso de subasta inversa Documental para su suscripcin.
electrnica. 28. Suscrito el contrato y las garantas de ser el caso, la Direccin de
21. Una vez conocido el resultado final de la etapa de la puja, la Asesora Jurdica remite todo el expediente a la Direccin
Comisin Tcnica sugiere al Director de Secretara General y Administrativa Financiera quien, a su vez remite al Macro Proceso
Gestin Documental proceda a la Adjudicacin del proveedor que de Gestin de Bienes y Servicios, el contrato, las garantas del
buen uso del anticipo y fiel cumplimiento, oferta ganadora y
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

pliegos (originales) para su verificacin, una copia del contrato se Acta Entrega- Recepcin y remite la factura correspondiente a la
remite al Administrador conjuntamente con los pliegos y la oferta Direccin Administrativa Financiera.
ganadora. En el caso de la garanta tcnica deber ser entregada a 32. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita la
la Direccin Administrativa Financiera/Direccin de Tecnologas de autorizacin y pago del % restante del contrato al Director
la Informacin y Comunicacin. Administrativo Financiero.
29. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita 33. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal autoriza el
autorizacin y pago del valor del anticipo a la Direccin pago.
Administrativa Financiera, en caso de existir. 34. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
30. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin contractual y procede al pago.
contractual y procede al pago del anticipo.
8.6 Proceso de Contratacin por Rgimen Especial (Art. 2
31. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia
del expediente (contrato, disponibilidad presupuestaria y LOSNCP)
econmica y especificaciones tcnicas) al Proceso de Almacn El Art. 2 de la Ley Orgnica del Sistema Nacional de Contratacin
General/Zonal quienes verifican que se cumpla con las Pblica, establece los procesos que se efectuarn por rgimen
especificaciones establecidas, recibe el bien, suscribe el Acta especial. El procedimiento a aplicarse para este tipo de contrataciones
Entrega Recepcin y remite la factura correspondiente al se lo efectuar conforme a lo dispuesto en los artculos 68 al 108
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios. (Art. 43 inciso quinto RGLOSNCP:
RGLOSNCP).
1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los
Administrativa Financiera la adquisicin del bien o contratacin
bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o
del servicio, debindose excluir los de Consultora.
al servidor delegado para su defecto. (Norma de Control Interno
2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad
406.04)
requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios)
En bienes tecnolgicos la Direccin de Tecnologas de la
y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU-
Informacin y Comunicacin actuar en coordinacin con Almacn
2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar
General/Zonal.
de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo.
En el caso de servicios, el rea requirente verificar que se cumpla
3. El Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el bien o
con las especificaciones establecidas, recibe el servicio, suscribe el
servicio consta en los lineamientos, resolucin y PAC respectivos.

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

4. El Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el bien o presentar un informe sobre la conveniencia y viabilidad
servicio consta en Catlogo Electrnico (Art. 46 LOSNCP). tcnica y econmica de la contratacin.
En el caso de que el bien o servicio no consta en el Catlogo 9. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los
Electrnico, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios pliegos de Rgimen Especial para la contratacin respectiva del
verifica las especificaciones. As como se observar lo establecido bien o servicio.
en la Resolucin INCOP No. 054-2011 de 12 de noviembre de 10. La Direccin Administrativa Financiera, remite el pliego
2011. En determinados casos solicitar la validacin de conjuntamente con el proceso precontractual a la Direccin de
especificaciones al rea requirente y/o tcnica. Asesora Jurdica para su revisin.
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el 11. La Direccin de Asesora Jurdica, procede a la revisin de los
estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP). pliegos y enva a la Direccin Administrativa Financiera para
6. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al solicitar a la Direccin Ejecutiva su aprobacin.
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad 12. La Direccin Administrativa Financiera solicita al Director Ejecutivo
presupuestaria y econmica. la autorizacin de inicio del proceso, aprobacin del pliego y
7. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad cronograma.
presupuestaria y econmica. 13. El Director Ejecutivo autoriza y dispone a la Direccin de Asesora
8. Previo a la elaboracin de los pliegos, se deber contar con: Jurdica la elaboracin de la resolucin pertinente.
En el caso de contratacin de repuestos y accesorios: la 14. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la resolucin en la cual
justificacin de adquirir directamente por razones de consta la autorizacin de inicio del proceso, aprobacin de los
funcionalidad o necesidad tecnolgica u otra justificacin que pliegos y cronograma, y remite a la Direccin Ejecutiva para la
le faculta acogerse al rgimen especial. suscripcin respectiva.
Para bienes y servicios nicos en el mercado o proveedor 15. El Director Ejecutivo suscribe la resolucin y remite a la Direccin
nico, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios de Asesora Jurdica para su despacho.
contar con el certificado original o debidamente certificado 16. La Direccin de Asesora Jurdica enva a la Direccin
actualizado de exclusividad o de distribuidor nico autorizado. Administrativa Financiera la resolucin, a fin de que sea publicada
En el caso de contratacin entre entidades pblicas o en el portal de compras pblicas (de ser el caso) y continen con el
subsidiarias, el Macro Proceso de Gestin de Bienes y trmite respectivo.
Servicios en coordinacin con el rea requirente deber 17. El Responsable Administrativo del proceso publica la resolucin
conjuntamente con los pliegos en el Portal de Compras Pblicas,
21
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

caso contrario de conformidad con lo que dispone el Art. 70 23. Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
RGLOSNCP una vez realizada la contratacin se realizar la y por ende parte de la oferta tcnica.
publicacin posterior del proceso en el portal, 24. De existir errores de forma que deben ser convalidados, la entidad
18. La Direccin Administrativa Financiera (GBS), invita al proveedor solicitar al oferente (s) realice la convalidacin respectiva, para lo
seleccionado (Contratacin directa) o proveedores seleccionados, cual se establecer 2 das dentro del calendario del proceso,
mnimo 3 y mximo 5 (Proceso por seleccin) en el caso de realizando una ampliacin en el calendario.
Comunicacin Social en la fecha establecida en el cronograma del 25. Una vez presentada la convalidacin, la Comisin procede a la
proceso. calificacin del participante (s), lo cual se deja constancia (Acta
19. La Direccin Administrativa Financiera, conforma la Comisin AD- Resolutiva).
HOC integrada por el/la Director(a) Administrativo Financiero, el 26. La Direccin Administrativa Financiera sugiere al Director Ejecutivo
Jefe de Gestin de Bienes y Servicios, el Responsable la autorizacin de adjudicacin y elaboracin de contrato o
Administrativo de Proceso y el delegado de la unidad requirente. declaratoria de desierto.
De ser necesario requerir la participacin de un profesional a fin 27. El Director Ejecutivo autoriza y dispone a la Direccin de Asesora
al objeto de la contratacin. Jurdica la elaboracin de la resolucin de adjudicacin y del
20. Se realiza la audiencia de preguntas y respuestas, para lo cual el contrato respectivo.
oferente acude en el da y hora establecido en el cronograma del 28. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de
proceso (que ser mximo en 3 das desde la publicacin y/o Adjudicacin y enva a la Direccin Ejecutiva para la suscripcin
invitacin), en la cual realiza cualquier tipo de inquietud sobre el correspondiente.
proceso, aclaraciones que sern absueltas por la entidad a travs 29. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin Ejecutiva
del rea requirente (Acta de Preguntas y Aclaraciones). remitir a la Direccin de Asesora Jurdica para el trmite
21. El/los oferente (s) dependiendo del caso realiza la entrega de su respectivo.
oferta en sobre cerrado en el Macro Proceso de Gestin de Bienes 30. La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar
y Servicios hasta el da y hora sealada en el cronograma del de la resolucin de adjudicacin al Macro Proceso de Gestin de
proceso Bienes y Servicios para su publicacin en el Portal de Compras
22. La Comisin AD-HOC, conformada para el efecto realiza la Pblicas, los dems ejemplares sern distribuidos a las reas
apertura de la(s) oferta(s) y realiza el anlisis de la(s) misma(s) involucradas.
(Acta No. 001). 31. La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato, recibe
garantas y remite a la Direccin Ejecutiva para su suscripcin.
22
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

32. Suscrito el contrato la Direccin de Asesora Jurdica remite todo el al servidor delegado para su efecto. (Norma de Control Interno
expediente a la Direccin Administrativa Financiera, quien a su 406.04)
vez remite al Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios, el En bienes tecnolgicos la Direccin de Tecnologas de la
contrato, las garantas del buen uso del anticipo y fiel Informacin y Comunicacin actuar en coordinacin de Almacn
cumplimiento, garanta tcnica (en caso de requerirse), oferta General/Zonal
ganadora y pliegos (originales) para su verificacin, Gestin de En el caso de servicios, el rea requirente verificar que se cumpla
Bienes y Servicios entrega al Administrador copia del contrato, con las especificaciones establecidas, recibe el servicio, suscribe el
pliegos, oferta ganadora. En el caso de la garanta tcnica deber Acta Entrega- Recepcin y remite la factura correspondiente a la
ser entregada a la Direccin Administrativa Financiera y/o Direccin Administrativa Financiera.
Direccin de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin 36. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita
(documentacin original). autorizacin y pago del % restante del contrato a la Direccin
33. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite a la Administrativa Financiera.
Direccin Administrativa Financiera la documentacin contractual 37. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la
y solicita autorizacin y pago del valor del anticipo, en caso de documentacin y autoriza el pago.
existir. 38. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
34. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin contractual y procede al pago.
contractual y procede al pago del anticipo.
8.7 Proceso de Contratacin de Consultora - Contratacin
35. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios remite copia
del expediente (contrato, disponibilidad presupuestaria y Directa (Arts. 40 LOSNCP y 36 RGLOSNCP)
econmica y especificaciones tcnicas) al Proceso de Almacn 1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
General/Zonal quienes verifican que se cumpla con las Administrativa Financiera la contratacin del servicio de
especificaciones establecidas, recibe el bien, suscribe el Acta Consultora.
Entrega Recepcin y remite la factura correspondiente al 2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios. (Art. 43 inciso quinto requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios)
RGLOSNCP). y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU-
Si en la recepcin se encontraren novedades no se recibirn los 2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar
bienes y se comunicar inmediatamente a la mxima autoridad o de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo.

23
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, el Macro
requerimiento consta en los lineamientos, resolucin y PAC Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicitar mediante
respectivos. correo electrnico las respuestas a las unidades pertinentes.
Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios sustentada en
y por ende parte de la oferta tcnica.
los Trminos de Referencia estructurados por el rea requirente,
La Comisin AD-HOC, para la apertura y el anlisis de la (s) oferta
analizar y validar la determinacin del presupuesto referencial.
(s) presentada (s), estar integrada por: el Jefe de Gestin de
Para el efecto deber adjuntar un informe del rea requirente
Bienes y Servicios, el Responsable Administrativo de Proceso y el
que justifique la seleccin del Consultor.As como se observara l
delegado de la unidad requirente. De ser necesario requerir la
establecido en la Resolucin INCOP 054-2011 de 12 de
participacin de un profesional a fin al objeto de la contratacin
noviembre de 2011.
(Acta No. 001).
5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al 12. El consultor presentar la oferta tcnica de manera fsica y a travs
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad del Portal de Compras Pblicas la oferta econmica.
presupuestaria y econmica. 13. De existir errores de forma, el consultor podr realizar las
6. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad convalidaciones de los mismos, las cuales debern ser
presupuestaria y econmica. presentados de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos
7. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los (Art. 23 inciso segundo RGLOSNCP).
pliegos de acuerdo a los modelos establecidos (Resolucin SERCOP 14. Una vez receptadas las convalidaciones, la Comisin AD-HOC
0000001- 2013). analiza y procede a la calificacin y habilitacin del Consultor a
8. La Direccin Administrativa Financiera remite a la Direccin de travs de Portal de Compras Pblicas (Acta No. 002).
Asesora Jurdica los pliegos para su revisin y aprobacin. Si despus del anlisis de las convalidaciones, la oferta presentada
9. La Mxima Autoridad o su delegado Director/a de Asesora no cumple con los requerimientos tcnicos, legales y financieros,
Jurdica aprueba los pliegos y remite a la Direccin Administrativa se sugiere al Director de Secretara General y Gestin Documental
Financiera. a travs de la Resolucin de Delegaciones N.-022-DIREJ-DIJU-NI-
10. El Responsable Administrativo del proceso procede a la 2013 del 17 de junio de 2013 declare desierto el proceso y se
publicacin del pliego en el Portal de Compras Pblicas. finaliza con el mismo (Art. 33 LOSNCP y Art. 48 RGLOSNCP).
11. En caso de existir preguntas y aclaraciones el consultor podr 15. El Responsable Administrativo del Proceso procede a calificar y
realizarlas conforme el cronograma establecido en el pliego. habilitar al consultor en el Portal de Compras Pblicas.
24
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

16. Una vez conocido el resultado de la evaluacin se convoca al 23. Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica remite todo
consultor para la etapa de negociacin en la cual se definen los el expediente a la Direccin Administrativa Financiera, quien a su
aspectos tcnicos y econmicos del contrato (Acta de vez remite al Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios, el
Negociacin). contrato, las garantas del buen uso del anticipo, oferta ganadora y
17. El responsable administrativo publica el Acta de Negociacin en el pliegos (originales) para su verificacin, Gestin de Bienes y
Portal de Compras Pblicas. Servicios remite al Administrador del contrato copia del mismo,
18. La Direccin Administrativa Financiera sugiere al Director/ra de pliegos, oferta ganadora.
Secretara General y Gestin Documental mediante Resolucin N.- 24. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita
022-DIREJ-DIJU-NI-2013 autorizacin de adjudicacin y autorizacin y pago del valor del anticipo a la Direccin
autorizacin para la elaboracin de la resolucin de adjudicacin, Administrativa Financiera, en caso de existir.
contrato o declaratoria de desierto. 25. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
19. El Director Director/ra de Secretara General y Gestin contractual y procede al pago del anticipo.
Documental mediante Resolucin N.-022-DIREJ-DIJU-NI-2013 26. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita
autoriza y dispone a la Direccin de Asesora Jurdica la autorizacin y pago del % restante del contrato a la Direccin
elaboracin de la resolucin de adjudicacin y del contrato Administrativa Financiera.
respectivo. 27. El rea requirente, recibida la Consultora, procede a realizar el
20. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de acta entrega recepcin segn el Art. 123 y 124 del RGLOSNCP y
Adjudicacin y enva a la Direccin de Secretara General y solicita el pago al Director Administrativo Financiero.
Gestin Documental para la suscripcin correspondiente. 28. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la
21. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin de Asesora documentacin y autoriza el pago.
Jurdica remitir un original al Macro Proceso de Gestin de 29. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin
Bienes y Servicios para su publicacin en el Portal de Compras contractual y procede al pago.
Pblicas. A su vez, remitir los dems ejemplares a las reas
8.8 Proceso de Contratacin de Consultora Lista Corta (Art. 37
involucradas.
22. La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato, recibe RGLOSNCP)
garantas en caso de existir y remite a la Direccin de Secretara 1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin
General y Gestin Documental para su suscripcin. Administrativa Financiera la contratacin del servicio de
Consultora.
25
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad 9. La Direccin Administrativa Financiera remite a la Direccin de
requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios) Asesora Jurdica los pliegos para su revisin y aprobacin.
y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- 10. El Director/a de Asesora Jurdica aprueba los pliegos y remite a la
2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar Direccin Administrativa Financiera.
de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo. 11. La Direccin Administrativa Financiera solicita la conformacin de
3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el la Comisin Tcnica a la Direccin de Secretara General y Gestin
requerimiento consta en lineamientos, resolucin y PAC. Documental (Art. 18 del RGLOSNCP).
12. El Responsable Administrativo del proceso procede a la
4. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios sustentada en
publicacin del pliego en el Portal de Compras Pblicas.
los Trminos de Referencia estructurados por el rea requirente,
13. En caso de existir preguntas y aclaraciones el Consultor podr
analizar y validar la determinacin del presupuesto referencial.
realizarlas conforme el cronograma establecido en el pliego.
As como lo establecido en la Resolucin INCOP No.054-2011 de
Si las preguntas se refieren a un tema tcnico o jurdico, el Macro
12 de noviembre de 2011. Para el efecto deber adjuntarse un
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicitar mediante
informe del rea requirente que justifique la seleccin de los
correo electrnico las respuestas a las unidades pertinentes.
consultores.
Las respuestas o aclaraciones debern formar parte de los pliegos
5. La Direccin Administrativa Financiera (GBS) pone en y por ende parte de la oferta tcnica.
conocimiento los nombres de los consultores (mnimo 3 mximo Los consultores presentarn la oferta tcnica y econmica de
6) que sern invitados al proceso y solicita a la Direccin Ejecutiva manera fsica y a travs del Portal de Compras Pblicas
la autorizacin para la elaboracin de la Resolucin de Invitacin. (Formulario 1,2 y oferta econmica).
6. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al 14. La Direccin de Secretara General y Gestin Documental
Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad conformar la Comisin Tcnica, integrada conforme el Art. 18
presupuestaria y econmica. RGLOSNCP (Resolucin 022-DIREJ-2013). De ser necesario
7. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad requerir la participacin de un profesional a fin al objeto de la
presupuestaria y econmica. contratacin.
8. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los 15. La Comisin Tcnica realiza la apertura de las ofertas presentadas
pliegos de acuerdo a los modelos establecidos (Resolucin SERCOP conforme el cronograma respectivo y designa una Subcomisin de
0000001 -2013) Apoyo (Art. 19 RGLOSNCP Acta No. 001).

26
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

16. La Comisin Tcnica contando con el informe de la Subcomisin de de la oferta tcnica y econmica (Art. 40 RGLOSNCP) (Acta de
Apoyo analiza y evala las ofertas tcnicas presentadas para el Negociacin).
proceso de contratacin y solicita las convalidaciones de ser el 22. El Responsable Administrativo del proceso publica el Acta de
caso (Acta No. 002)(Art. 19 RGLOSNCP). Negociacin en el Portal de Compras Pblicas.
De existir errores de forma, los Consultores podrn realizar las 23. La Direccin Administrativa Financiera sugiere al Director de
convalidaciones de los mismos, las cuales debern ser Secretara General y Gestin Documental la autorizacin de
presentadas de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos adjudicacin y elaboracin de contrato o declaratoria de desierto.
(Art. 23 inciso segundo RGLOSNCP). 24. El Director de Secretara General y Gestin Documental mediante
17. Una vez receptadas las convalidaciones, la Comisin Tcnica las Resolucin N.-022-DIREJ-2013 autoriza y dispone a la Direccin de
analiza y procede a la calificacin de los proveedores, que tienen Asesora Jurdica la elaboracin de la resolucin de adjudicacin y
mnimo 70 puntos (Acta No. 003). del contrato respectivo.
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la (s) oferta (s) 25. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de
presentada (s) no cumplen con los requerimientos tcnicos, Adjudicacin y enva a la Direccin de Secretara General y
legales y financieros, se sugiere al Director de Secretara General y Gestin Documental para la suscripcin correspondiente.
Gestin Documental, mediante Resolucin N.-022-DIREJ-DIJU-NI- 26. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin de Secretaria
2013 declare desierto el proceso y se finaliza con el mismo. (Art. General y Gestin Documental remitir a la Direccin de Asesora
33 LOSNCP y Art. 48 RGLOSNCP). Jurdica.
18. El Responsable Administrativo del Proceso procede a habilitar 27. La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar
al/los consultor (es) en el Portal de Compras Pblicas (mnimo 70 de la resolucin de adjudicacin al Macro Proceso de Gestin de
puntos), segn el caso. Bienes y Servicios para su publicacin en el Portal de Compras
19. La Comisin Tcnica procede a la apertura de la oferta econmica Pblicas. Los dems ejemplares sern distribuidos a las reas
de los Consultores que han sido habilitados (Acta No. 004 del involucradas.
proceso). 28. La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato, recibe
20. El Portal de Compras Publicas realiza la evaluacin de la oferta garantas en caso de existir y remite a la Direccin de Secretara
tcnica y econmica para determinar el orden de prelacin. General y Gestin Documental para su suscripcin.
21. Una vez conocido el resultado de la evaluacin la Comisin 29. Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica remite todo
Tcnica convoca al Consultor para la etapa de negociacin en la el expediente a la Direccin Administrativa Financiera, quien a su
cual se negocia los aspectos tcnicos, contractuales y los ajustes vez remite al Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios, el
27
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

contrato, las garantas del buen uso del anticipo y fiel 2013-0224-M del 04 de abril de 2013, la cual se debe proporcionar
cumplimiento, oferta ganadora y pliegos (originales) para su de manera clara y precisa para seguir con el proceso respectivo.
verificacin; Gestin de Bienes y Servicios remite al Administrador 3. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios verificar si el
del contrato una copia del mismo, pliegos, oferta ganadora. requerimiento consta en los lineamientos, resolucin y PAC
30. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita respectivos.
autorizacin y pago del valor del anticipo a la Direccin 4. El rea requirente presentar el estudio tcnico, detallando las
Administrativa Financiera, en caso de existir. especificaciones bsicas como ubicacin preferente, capacidad,
31. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin tipo de construccin, servicio que debe brindar el inmueble,
contractual y procede al pago del anticipo. tiempo de arrendamiento, y otras consideraciones especficas
32. El rea requirente recibida la consultora procede a realizar el acta necesarias.
de entrega recepcin segn el Art. 123 y 124 del RGLOSNCP y 5. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios realiza el
solicitar el pago al Director Administrativo Financiero. estudio del presupuesto referencial (Art. 6 numeral 27 LOSNCP)
33. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita 6. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita al
autorizacin y pago del % restante, de ser el caso, del contrato a Macro Proceso de Gestin Financiera la disponibilidad
la Direccin Administrativa Financiera. presupuestaria y econmica.
34. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la 7. El Macro Proceso de Gestin Financiera emite la disponibilidad
documentacin y autoriza el pago. presupuestaria y econmica.
35. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin 8. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios elabora los
contractual y procede al pago. pliegos de Arrendamiento de Bienes Inmuebles y remite al
Delegado del Director Ejecutivo (Direccin Asesora Jurdica) para
8.9 Proceso de Contratacin de Arrendamiento de Inmuebles -
su revisin y aprobacin.
Procesos Especiales (Art. 64 RGLOSNCP y Resolucin INCOP 9. El Director/a de Asesora Jurdica aprueba los
013 - 09). 10. La Direccin Administrativa Financiera realiza la publicacin en la
1. La Direccin o rea requirente deber solicitar a la Direccin prensa nacional o local. A su vez el Responsable Administrativo
Administrativa Financiera el arrendamiento del bien inmueble. publica en el Portal de Compras Pblicas (publicaciones especiales
2. La Direccin Administrativa Financiera solicita a la Unidad a travs de un proceso de nfima cuanta). De ser el caso se realiza
requirente una Justificacin de Requerimiento (bienes y servicios) las invitaciones de forma directa al proveedor. (Art. 1 de la
y Especificaciones Tcnicas constante en Memorando INEC-DIJU- Resolucin INCOP 013 09).
28
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

11. La Comisin AD-HOC, para la apertura y anlisis de las ofertas 18. La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato y remite a la
presentadas, estar integrada por el Jefe del Proceso de Gestin Direccin de Secretara General y Gestin Documental para su
de Bienes y Servicios, el Responsable Administrativo de Proceso y suscripcin.
el delegado de la unidad requirente. De ser necesario requerir la 19. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, la Direccin de Secretara
participacin de un profesional a fin al objeto de la contratacin General y Gestin Documental remitir a la Direccin de Asesora
(Acta No.001). Jurdica:
12. Los proveedores presentarn la oferta tcnica y econmica de 20. La Direccin de Asesora Jurdica proceder a enviar un ejemplar
manera fsica. de la resolucin de adjudicacin al Macro Proceso de Gestin de
13. De existir errores de forma, el/los proveedor (es) podr realizar las Bienes y Servicios para su publicacin en el Portal de Compras
convalidaciones de los mismos, las cuales debern ser Pblicas. Los dems ejemplares sern distribuidos a las reas
presentados de acuerdo al cronograma establecido en los pliegos involucradas.
(Art. 23 inciso segundo RGLOSNCP). 21. La Direccin de Asesora Jurdica elabora el contrato y remite a la
14. Una vez receptada las convalidaciones, la Comisin AD-HOC Direccin Ejecutiva para su suscripcin.
analiza y procede a la calificacin (Acta No. 002). 22. Suscrito el contrato, la Direccin de Asesora Jurdica remite todo
Si despus del anlisis de las convalidaciones, la oferta presentada el expediente a la Direccin Administrativa Financiera, quien a su
no cumple con los requerimientos tcnicos, legales y financieros, vez remite al Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios, el
se sugiere al Director de Secretara General y Gestin Documental contrato conjuntamente con el expediente del proceso para el
declare desierto el proceso y se finaliza con el mismo. (Art. 33 trmite respectivo, y una copia al Administrador del contrato.
LOSNCP). 23. El Administrador de Contrato recibe el inmueble suscribe el Acta
15. El Director de Secretara General y Gestin Documental autoriza y Entrega Recepcin y remite la documentacin y la factura
dispone a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la correspondiente a la Direccin Administrativa Financiera
resolucin de adjudicacin y del contrato respectivo. solicitando el pago. (Art. 43 inciso quinto RGLOSNCP).
16. La Direccin de Asesora Jurdica elabora la Resolucin de 24. El Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios solicita
Adjudicacin y enva a la Direccin Ejecutiva para la suscripcin autorizacin y pago al Director Administrativo Financiero de
correspondiente. acuerdo a lo estipulado en el contrato.
17. Suscrita la Resolucin de Adjudicacin, el Director Administrativo 25. El Director Administrativo Financiero/Director Zonal verifica la
Financiero remitir a la Direccin de Asesora Jurdica para su documentacin y autoriza el pago.
distribucin a las reas involucradas.
29
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

26. El Macro Proceso de Gestin Financiera verifica la documentacin


contractual y procede al pago.

30
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

9. Diagrama de Flujos de los Procesos de Contratacin Pblica

9.1 Proceso de nfima Cuanta

MACRO PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN NFIMA CUANTA

Gestin Bienes y
DIRECCIONES DAF Servicios
Gestin Financiera ALMACN GENERAL PROVEEDOR

INICIO

Si

Generar Autoriza y dispone


Requerimiento proceso respectivo

Verificar Catlogo
Electrnico
No

No

Validar
Especificaciones

Realizar estudio
Presupuesto

Autorizar
contratacin
Elaborar
Solicitar
disponibilidad
disponibilidad
Presupuestaria
Entregar bienes o
servicios
Contratar de forma Envar copia de
directa expediente

Receptar bienes
adquiridos y Factura

Solicitar pago

Realizar el
Pago

FIN
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

9.2 Proceso de Catlogo Electrnico

MACROPROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CATLOGO ELECTRNICO

DIRECCIONES DAF Gestin ByS Gestin Financiera DIJU

INICIO

Generar requerimiento No

Autorizar

Si Verificar Catlogo

Realizar estudio presupuesto

Solicitar disponibilidad
presupuestaria

Emitir disponibilidad
Autorizar No Si
presupuestaria

Elaborar Pliegos

Remitir pliegos

Si
Revisar Pliegos
Cambios?
Envar correcciones

Correguir Pliegos NO

Aprobar Pliegos

32
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACROPROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CATLOGO ELECTRNICO

DAF Gestin ByS Gestin Financiera PROVEEDOR Almacn General

Generar Orden compra

Receptar bienes adquiridos y


Enviar copia expediente
Factura

Solicitar pago Elaborar Acta Entrega Recepcin

Autorizar

NO

Si Realizar el Pago

Fin

33
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

10.3 PROCESO POR MENOR CUANTA


MACRO PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN MENOR CUANTA

DIJU DIRECCIONES DAF Gestin ByS Gestin Financiera

INICIO
Si Solicitar validacin

Generar requerimiento
Verificar

Autorizar
Realizar estudio
presupuesto
No

Solicitar disponibilidad
presupuestaria

Autorizar No
Emitir disponibilidad
Si
presupuestaria

Elaborar Pliegos

Revisar Pliegos
Remitir pliegos
Cambios?

SI

NO Envar correcciones Correguir Pliegos

Publicar Portal Compras


Aprobar Pliegos
Pblicas

34
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN MENOR CUANTA
Gestin
DIJU DIRECCIONES DAF Gestin ByS PROVEEDOR ALMACN GENERAL
Financiera
A
Reseleccionar
No
proveedor

Conformar Comisin Acepta Invitacin?


AD-HOC

SI
No
Responder
Generar Preguntas
Preguntas

Recibir Oferta Presentar Ofertas

Aperturar Sobre,
analizar oferta

Convalidacin de Convalidar
SI
errores? Documentos

NO

Calificar y habilitar
Participante

Declarar Desierto No Cumple?

Si

Elaborar Resolucin Autorizar


Recomendar
y Orden compra / Adjudicacin/Orden
Adjudicacin
trabajo Compra y/o Trabajo

35
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN MENOR CUANTA

Gestin Gestin ALMACN


DAF DIJU DIRECCIONES DISEG PROVEEDOR
ByS Financiera GENERAL

Suscribir
Resolucin/
Orden Compra
y/o trabajo
Publicar Portal
Compras
Pblicas

Informar Areas
Orden de
Compra

Anticipo?

No
SI

Entregar bienes
Autoriza NO Solicitar Pago Realizar Pago
o servicios

Si

Receptar bienes
Envar copia de
adquiridos y
expediente
Factura

No

Autoriza Solicitar pago

Si Realizar el Pago

Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP

Fin

36
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

9.4 Proceso por Subasta Inversa Electrnica

MACRO PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN SUBASTA INVERSA ELECTRNICA
Gestin Gestin
DIRECCIONES DAF DIREJ DIJU DISEG COMISIN PROVEEDOR
ByS Financiera
INICIO

Generar
requerimiento Autorizar Si Verificar

No
Realizar
estudio
presupuesto

Solicitar
No disponibilidad
presupuestaria
Emitir
Autorizar Si disponibilidad
presupuestaria

Monto >
Si
47.900,50

Solicita Conformar
Comisin No Comisin
Tcnica Tcnica

Elaborar
Pliegos

Revisar Pliegos
Remitir pliegos
Cambios?

SI
Envar
correcciones

Correguir Pliegos NO

Publicar Portal
Aprobar Pliegos
Compras Pblicas

37
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN SUBASTA INVERSA ELECTRNICA
Gestin ALMACN
DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF DISEG COMISIN PROVEEDOR
GENERAL
Financiera
A

Responder
Si Preguntas?
Preguntas

No

Presentar
Recibir Ofertas
Ofertas

Aperturar
Sobres, analizar
ofertas

Convalidar? SI

NO Convalidar
Documentos
Calificar y
habilitar
Oferentes

38
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN SUBASTA INVERSA ELECTRNICA

Gestin ALMACN
DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF DISEG COMISIN PROVEEDOR
GENERAL
ByS
B

Oferentes
Habilitados

Uno

Ninguno
Negociacin
+ de uno

Autoriza Autoriza
Recomendar
Declaratoria Declaratoria
Desierto
Desierto Desierto

Proceso Puja

Oferta Ganadora

Autorizar
Adjudicacin y Monto >
Dispone 47.900,50
Elaborar
Contrato
Si NO

Recomendar
Autorizar
Adjudicacin
Elaborar Adjudicacin y
Resolucin Dispone Elaborar
Contrato

Suscribir Suscribir
Resolucin Resolucin

Informar Areas

Publicar Portal
Elaborar Contrato Compras
Pblicas
39
C D
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN SUBASTA INVERSA ELECTRNICA

Gestin Gestin ALMACN


DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF DISEG COMISIN PROVEEDOR
GENERAL
Financiera ByS

D C

Firma Entregar
Firma Contrato
Contrato Garantas

Remitir Recibir
expediente Contrato y
Verificar
expediente
Remitir
Garantas
Anticipo? Solicitar de
Pago
Custodiar
Garantas
SI

Autorizar
Entregar
bienes
Revisar y
Si No
pagar
NO

Copia expediente Copia expediente

No

Elaborar Acta
Realizar el Analizar y
Si Autorizar Entrega
Pago solicitar pago
Recepcin

Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP

40 FIN
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

9.5 Proceso por Rgimen Especial

MACRO PROCESO: GESTIN Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN RGIMEN ESPECIAL

DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF Gestin Gestin Financiera


ByS
Inicio

Generar requerimiento Autorizar Verificar Catlogo

Estudio Presupuesto
No
referencial

Solicitar disponibilidad
Autorizar
presupuestaria

Elaborar disponibilidad
Si
presupuestaria
Elaborar de Pliegos

Revisar Pliegos-
Cambios? Enviar Pliegos

SI

NO Envar correcciones Correguir Pliegos

Solicitar autorizacin inicio


Revisar
proceso

Autorizar Inicio de Proceso


y Disponer elaborar
resolucin

Elaborar Resolucin

Suscribe Resolucin

Publicar Portal
Informar reas
Compras

Invitar Proveedor

41
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN RGIMEN ESPECIAL

Gestin COMISIN ALMACN


DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF PROVEEDOR
ByS AD-HOC GENERAL
B

Conforma Recibe Invitacin


Comisin AD-
HOC

Responder
Si Preguntas?
Preguntas
No
Aperturar sobre y
Entregar ofertas
analizar

Convalidar y
Convalidar? Si
Enviar

Analizar
NO convalidacin

Califica
Proveedor?

Autorizar
adjudicacin y
Recomendar
disponer Si
Adjudicacin
elaboracin
contrato

Autorizar Recomendar
No
declaratoria desierto declarar desierto

Elaborar
Resolucin

Suscribir
Resolucin

Informar Areas

42
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN RGIMEN ESPECIAL

Gestin Gestin ALMACN


DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF PROVEEDOR
GENERAL
ByS Financiera
C

Publicar Portal
Garanta?
Compras Pblicas

Elaborar Contrato

Si
No

Firma Contrato Entregar Garanta

Recibir Contrato y
Remitir
Verificar
expediente
expediente

Remitir
Garantas Anticipo? SI

Custodiar
Garantas
Solicitar de
NO Pago
Autorizar

Revisar y pagar

Copia expediente Copia expediente

Entregar bienes
Analizar y
solicitar pago
Elaborar Acta
Entrega
Autorizar
Recepcin

Realizar el Pago
Finalizar
Proceso en el
FIN
Portal del
INCOP

43
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

9.6 Proceso por Consultora Contratacin Directa

MACROPROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN - CONSULTORA DIRECTA

Gestin Comisin Ad
DIRECCIONES DAF Gestin B y S DIJU Proveedor
Financiera Hoc

INICIO

Generar
Autorizar Verificar
requerimiento

Validar
Presupuesto
referencial

Solicitar
Disponibilidad
Presupuestara Emitir
Autorizar Disponibilidad
Presupuestara
Elaborar Pliegos

Remitir Pliegos

Revisar y Enviar Revisar Pliegos.


Pliegos Cambios?

Si
Enviar No
Corregir Pliegos
Correcciones

Conformar
Comisin AD- Publicar Proceso Aprobar Pliegos
HOC
Responder
Preguntas?
Preguntas

Si No

Presentar Oferta

Aperturar sobres
y analizar

44
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACROPROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN - CONSULTORA DIRECTA

Gestin Comisin Ad
DIRECCIONES DIREJ DAF Gestin B y S DIJU Proveedor
Financiera Hoc

Convalidar y
Si Convalidar?
enviar

No

Analizar

proveedor
califica?

Si
Convocar
Negociar Oferta
Negociacin

Acuerdo?

Si
Autorizar
adjudicacin y Recomendar Elaborar Acta No
disponer elaboracin Adjudicacin Negociacin
contrato
Elaborar Acta
Autorizar declaratoria Recomendar
Declaratoria
Desierto Declara Desierto
Desierto

Elaborar Resolucin

Suscribir Resolucin

Publicar Adjudicacin Informar reas

Publicar proceso
desierto b
45
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACROPROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN - CONSULTORA DIRECTA

Gestin Administrador
DIRECCIONES DIREJ DAF Gestin B y S DIJU Proveedor
Financiera Contrato
b

Elaborar contrato

Entregar
Garantas? Si
Garantas

No

Firmar contrato

Remitir
Expediente

Remitir Garantas

Revisar contrato y Custodiar


verificar Garantas
expediente

Anticipo? Si Solicitar Pago

Autorizar No Si Revisar y pagar

Copia expediente Copia expediente

Entregar
Productos
Aprobar Informes /
Analizar y
elaborar Acta entrega
solicitar pago
recepcin

Realizar el pago
Finalizar proceso
en el portal
46 Fin
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

10.7 Proceso por Consultora Lista Corta


PROCESO: PROVEEDURA Y SERVICIOS
SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CONSULTORA LISTA CORTA

ADMINISTRADOR
DIPLA DIRG DIJU DIRECCIONES DRH DIFI DISEG COMISIN CONSULTOR
DEL CONTRATO

INICIO

Verificar
Generar
Lineamientos,
requerimiento
Resolucin, PAC

Validar
Presupuesto

Solicitar
disponibilidad
presupuestaria
Emitir
disponibilidad
Autorizar presupuestaria
Sugerir
invitacin
invitacin de 3 a
Disponer elaborar
6 consultores
Resolucin

Elaborar Solicitar
Resolucin Conformar
conformacin
Comisin
Comisin
Tcnica
Tcnica
Suscribir
Resolucin

Elaborar
Informar Areas
Pliegos

Revisar
Remitir
Pliegos
pliegos
Cambios?

SI
Envar
NO Correguir Pliegos
correcciones

Aprobar Publicar Portal


Pliegos Compras Pblicas

47
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CONSULTORA LISTA CORTA
Gestin Gestin ADMINISTRADOR
DISEG DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF COMISIN PROVEEDOR
DEL CONTRATO
ByS Financiera
A

Recibe Invitacin
Si
Responder Preguntas? No
Preguntas

Aperturar sobre Entregar


y analizar Oferta ofertas
Tcnica

Convalidar
Si Convalida
?

NO Analizar
convalidacin

Califica
Consultor?

Si

Analizar Oferta
Econmica

Evaluacin
favorable?
Autorizar
Recomendar
declaratoria No Negociar
declarar desierto
desierto productos y Si
costo
No

Recomendar
Autorizar Adjudicacin
adjudicacin y
disponer
elaboracin
contrato

48 b
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

MACRO PROCESO: GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS


SUBPROCESO: PROCESOS DE CONTRATACIN CONSULTORA LISTA CORTA
Gestin Gestin ADMINISTRADOR
DISEG DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF COMISIN PROVEEDOR
DEL CONTRATO
ByS Financiera
b Publicar Proceso
Desierto

Elaborar Publicar
Resolucin Adjudicacin
Suscribir
Resolucin
No Garanta?

Informar Areas

Si
Elaborar
Contrato

Firma Entregar
Contrato Garanta

Remitir Recibir Contrato y


expediente Verificar expediente
Custodiar
Garantas
Remitir
Garantas
Anticipo?

No Solicitar de Revisar y
SI
Pago pagar

Copia expediente Copia expediente

Analizar y
solicitar pago Entregar
Productos

Finalizar
Proceso en el
Portal del Realizar el
INCOP Elaborar Acta
Pago
Entrega
Recepcin
49
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

10.8 Proceso por Contratacin Arrendamiento de Inmuebles

PROCESO: ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
Gestin ADMINISTRADOR
DISEG DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF Gestin B y S COMISIN PROVEEDOR
DEL CONTRATO
Financiera
INICIO

Verificar
Generar
Lineamientos,
requerimiento
Resolucin, PAC

Validar
Presupuesto

Solicitar
disponibilidad
presupuestaria

Emitir
disponibilidad
presupuestaria

Elaborar
Pliegos

Remitir pliegos

Revisar Pliegos
Cambios?

SI
Envar
Correguir Pliegos
NO correcciones

Publicar Portal
Compras Pblicas
Aprobar Pliegos

Publicar en Prensa

50
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

PROCESO: ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
Gestin
DISEG DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF Gestin B y S COMISIN PROVEEDOR ADM. CONTRATO
Financiera
A

Presentar Ofertas
Conformar
Comisin AD HOC

Aperturar sobres y
analizar ofertas

Convalidar? Si Convalidar y
Enviar

NO Analizar
convalidacin

Califica
Proveedor?

Autorizar
adjudicacin y
Recomendar
disponer Si
Adjudicacin
elaboracin
contrato

Autorizar
Recomendar
declaratoria No
Declara desierto
desierto
Elaborar
Resolucin

Suscribir
Resolucin

Publicar Proceso
Informar Areas
Desierto

Publicar
Adjudicacin

51
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

PROCESO: ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
Gestin
DISEG DIREJ DIJU DIRECCIONES DAF Gestin B y S COMISIN PROVEEDOR ADM. CONTRATO
Financiera
B

Elaborar Contrato

Firmar Contrato
Firmar Contrato

Recibir
Remitir Contrato y
expediente Verificar
expediente

No Anticipo?

SI

Solicitar de Revisar y
Pago pagar

Copia expediente Copia expediente

Entrega
Inmueble

Analizar y
Solicitar pago
solicitar pago

Realizar el
Pago
Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP

52
Fin
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

PROCESO: ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES


SUBPROCESO: PROCESO DE CONTRATACIN DE ARRENDAMIENTO DE INMUEBLES
DIPLA DIRG DIJU DIRECCIONES DRH DIFI DISEG COMISIN PROVEEDOR ADM. CONTRATO

Elaborar Contrato

Firmar Contrato
Firmar Contrato

Recibir
Remitir Contrato y
expediente Verificar
expediente

Anticipo?

SI

No Solicitar de Revisar y
Pago pagar

Copia expediente Copia expediente

Entrega
Inmueble

Analizar y
solicitar pago

Solicitar pago
Realizar el
Pago

Finalizar
Proceso en el
Portal del
INCOP

Fin

53
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

10. Formatos de Memorandos y Actas de Procesos de PROCESO DE MENOR CUANTIA


MCBS-INEC-..
Contratacin Pblica
ACTA No. 001
10.1 Procesos de Contratacin de Menor Cuanta
COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA
MEMORANDO CIRCULAR
LA ADQUISICIN Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE

FECHA: Quito, D.M.,
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
PARA:
dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia de
- Responsable Administrativo de Proceso. los siguientes miembros: .,Jefe del Macroproceso de Gestin de Bienes y
Servicios; Delegado de la Unidad Requirente; y, Responsable Administrativo del
- Delegado(s) de la Unidad Requirente.
Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de dar cumplimiento a
DE: - Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios determinadas actividades contempladas en el cronograma aprobado y
establecido en los Pliegos, esto es:
ASUNTO: Designacin y convocatoria
En cumplimiento de las atribuciones otorgadas por el Director Ejecutivo 1. Apertura y anlisis del sobre de las oferta presentada para la adquisicin
mediante Resolucin Nro. 022-DIREJ-DIJU-NI-2013 del 17 de junio de 2013, y/o prestacin del servicios de ..
designo a ustedes como miembros de la Comisin AD-HOC para la adquisicin de 2. Resoluciones.
bienes y/o contratacin de servicios ............
...........................................; adems, convoco a El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el
reunin para el de de 2013, a las 00h00, con el siguiente orden del da: qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
1. Apertura y anlisis de las ofertas presentadas ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
2. Resoluciones estar el Presidente, un miembro y SECRETARIO/A. Siguiendo con el orden del da
se procede a la apertura del sobre de la oferta presentada para la adquisicin y/o
prestacin del servicios de ... El Secretario de la
Comisin, pone en conocimiento de la Comisin Ad-HOC que se ha invitado al
Jefe del MacroProceso de Gestin de Bienes y Servicios siguiente oferente que contiene : (nombres de oferentes y nmeros de hojas de
cada oferta, indicar si incluye CD, catlogos, etc.) procediendo con la sumilla
respectiva por parte del Jefe del MacroProceso de Gestin de Bienes y Servicios,
el delegado del rea requirente y el Responsable Administrativo del Proceso en
su calidad de Secretario(a). Una vez, que la Comisin analiz cada uno de los
requisitos exigidos en los requerimientos establecidos en los pliegos, resumido
en el cuadro adjunto, se desprende que el oferente, cumple con las
especificaciones tcnicas y legales. La Comisin AD- HOC resuelve: a) Sugerir al
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
seor Director de Administrativo Financiero autorice y disponga a la Direccin de EN EL CASO DE HABER CONVALIDACIONES:
Asesora Jurdica la elaboracin de la resolucin correspondiente para la
adjudicacin de este proceso y la elaboracin del contrato correspondiente. En PROCESO DE MENOR CUANTIA
1
caso de haber convalidaciones . b) Autoconvocarse a la reunin que se efectuar MCBS-INEC-..
el de ..de 20.. a las 00h00, para analizar la convalidacin de oferentes.
ACTA No. 002
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.

Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA
conjuntamente. LA ADQUISICIN Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE

En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del


JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN SECRETARIA dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
DE BIENES Y SERVICIOS de los siguientes miembros.. Jefe del MacroProceso de
Gestin de Bienes y Servicios, Delegado de la Unidad Requirente y Responsable
Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de
dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el cronograma
aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD
DEL PROCESO REQUIRENTE 1. Convalidacin y calificar de oferente;
2. Resoluciones.

El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el


qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a. Siguiendo con el orden del da,
una vez que el proveedor ha procedido a convalidar los documentos o errores de
forma solicitados por la Institucin, la Comisin como tal procede a la calificacin
1
En el caso de existir errores de forma dentro de la oferta presentada, el Responsable del participante y se desprende que el oferente: , .. cumple con
Administrativo del Proceso a travs del Portal de Compras Pblicas solicitara al oferente la todas las especificaciones determinadas en los pliegos y solicitadas por el INEC;
convalidacin de errores de forma y/o documentos segn el informe presentado. la Comisin AD-HOC resuelve: a) Sugerir al seor Director de Administrativo
Financiero autorice y disponga a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin
55
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
de la resolucin correspondiente para la adjudicacin de este proceso y la Memorando 001 MCBS-INEC2013
elaboracin del contrato correspondiente.
Proceso de Menor Cuanta para la Adquisicin de Bienes (Contratacin de
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin. Servicio) ..

Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben FECHA: Quito D.M. de . de 2013
conjuntamente.
PARA: Dr. Csar Zanafria
DIRECTOR DE ASESORA JURDICA

DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN AD-HOC.


JEFE DEL MACROPROCESO DE GESTIN DE SECRETARIA
BIENES Y SERVICIOS ASUNTO: Remito Proceso para Resolucin

Pongo en su conocimiento, que una vez culminado el proceso para la adquisicin


o (contratacin de servicios), cdigo MCBS-INEC-000-20.., el
oferente con una oferta final de (..DLARES DE
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD. $ 0.000,00) MS IVA, es la ms
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD conveniente para los intereses institucionales, y de conformidad a la delegacin
DEL PROCESO REQUIRENTE realizada por el Director Ejecutivo mediante Resolucin N 022-DIREJ
-DIJU-NI-2013 del 17 de junio de 2013, solicito a usted se realice la resolucin
pertinente a fin de que se proceda con la adjudicacin y posterior contrato. Para
lo cual adjunto los siguientes documentos:

PRESIDENTE DE LA COMISIN

56
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
10.2 Proceso de Contratacin Subasta Inversa Electrnica PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA
SIE-INEC-..
(Comisin AD-HOC)
MEMORANDO CIRCULAR ACTA No. 001
FECHA: Quito, D.M.,
COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA
PARA: LA ADQUISICIN DE BIENES Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE
- Responsable Administrativo de Proceso.

- Delegado(s) de la Unidad Requirente. En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
DE: - Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
de los siguientes miembros: ; Jefe del MacroProceso de Gestin de
ASUNTO: Designacin y convocatoria Bienes y Servicios, Delegado de la Unidad Requirente y Responsable
En cumplimiento de las atribuciones otorgadas por el Director Ejecutivo Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de
mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-NI-2013. de del 20, designo dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el cronograma
a ustedes como miembros de la Comisin AD-HOC para la adquisicin y/o aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:
contratacin de servicios ............
............................................; para el efecto, convoco 1. Apertura de sobres de las ofertas presentadas para la adquisicin
a reunin para el de de 20., a las 00h00, con el siguiente orden del de bienes y/o prestacin del servicio de
da: ..
2. Resoluciones.
1. Apertura de las ofertas presentadas
2. Resoluciones El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
Atentamente, ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a .Siguiendo el orden del da se
procede a la apertura de los sobres que contienen las ofertas presentadas para la
adquisicin de bienes y/o prestacin del servicios de ...
Jefe del Macro Proceso de Gestin de Bienes y Servicios El Secretario de la Comisin, pone en conocimiento de la Comisin que se han
presentado los siguientes oferentes: (nombres de oferentes y nmeros de hojas
de cada oferta, indicar si incluye CD, catlogos, etc.) procediendo con las sumillas
respectivas de las propuestas presentadas por las empresas antes mencionadas
por parte del Presidente y Secretaria. Como ltimo punto se resuelve: a) A travs
57
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
del Responsable Administrativo del Proceso y el funcionario (a) . de la PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-..
Direccin/Unidad/rea/Proyecto que efecta el requerimiento realicen
conjuntamente el anlisis de las ofertas que debe ser presentado hasta el de ACTA No. 002
del 20., las 00h00; y, b) Autoconvocarse a reunin el de . del COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA
20.a las 00h00, para analizar el informe y cuadros comparativos de las ofertas, a LA ADQUISICIN Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE
fin de proceder con la calificacin y habilitacin respectiva en el Portal.
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin. dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
de los siguientes miembros: .., Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben Servicios, Delegado de la Unidad requirente y Responsable Administrativo del
conjuntamente. Proceso quien acta en calidad de Secretario(a), con el fin de dar cumplimiento a
determinadas actividades contempladas en el cronograma aprobado y
establecido en los Pliegos, esto es:

JEFE DEL MACROPROCESO DE GESTIN DE SECRETARIA 1. Conocimiento y anlisis del informe y cuadros comparativos ;
BIENES Y SERVICIOS 2. Resoluciones.

El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el


qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros ( indicar
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
DEL PROCESO REQUIRENTE ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a . Se procede a dar lectura al orden
del da, el cual es aprobado por los miembros. Se pone en conocimiento de la
Comisin, el informe elaborado y presentado por el Responsable Administrativo
del Proceso y por el funcionario (a).. de la
Direccin/Unidad/rea/Proyecto que efecta el requerimiento, del cual se
desprende que los oferentes: (detallar los proveedores que cumplen con las
especificaciones solicitadas por el INEC); y, que los oferentes: detallar los
2
proveedores que deben convalidar los documentos o errores de forma que son
detallados en los cuadros comparativos del informe respectivo. Como ltimo

2
Se entienden como errores de forma aquellos que no implican modificacin al contenido
sustancial de la oferta o integrar documentos adicionales que no impliquen modificacin del objeto
de la oferta (Art. 23 RGLOSNCP).
58
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
punto la Comisin resuelve: a) Que el Responsable Administrativo del Proceso a PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-..
travs del Portal de Compras Pblicas solicite a los oferentes la convalidacin de
errores de forma y/o documentos segn el informe presentado. b) ACTA No. 003
Autoconvocarse a reunin el ... de del 20 a las 00h00, para realizar la
convalidacin y calificacin de los.. y proceder con la habilitacin en el COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA
Portal de los proveedores calificados. LA ADQUISICIN DE BIENES Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE

Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben dos mil .., siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia de
conjuntamente. los siguientes miembros; Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y
Servicios, ..Delegado de la Unidad Requirente, y el
Responsable Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a),
con el fin de dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el
JEFE DEL MACROPROCESO DE GESTIN DE SECRETARIA cronograma aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:
BIENES Y SERVICIOS
1. Convalidacin y calificar de oferentes;
2. Resoluciones.

RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el
DEL PROCESO REQUIRENTE qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a . Una vez que el/los oferente(es)
han procedido a convalidar los documentos o errores de forma solicitados por la
Institucin, la Comisin como tal procede a la calificacin de los participantes y se
desprende que los oferentes: ,.. cumplen con todas las
Nota: En caso de existir solo oferentes que cumplen y no requieren convalidacin especificaciones determinadas en los pliegos y solicitadas por el INEC; y, los
se los califica para posteriormente habilitarlos en el portal. oferentes: .. no cumplen con las especificaciones requeridas. La
Comisin AD-HOC resuelve: a) Solicitar que a travs de la Direccin
Administrativa Financiera, por intermedio del Responsable del proceso proceda a
habilitar a los oferentes calificados en el Portal de Compras Pblicas para que se
les permita iniciar el proceso de puja. b) Autoconvocarse a reunin el . de
.de 20. a las 00h00, a fin de conocer el acta final del proceso de puja.
59
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
(EN EL CASO DE EXISTIR UNA SOLA OFERTA)
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin. PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-..
ACTA NEGOCIACION
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben
conjuntamente. COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA
LA ADQUISICIN DE BIENES Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE

JEFE DEL MACROPROCESO DE GESTIN DE SECRETARIA En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
BIENES Y SERVICIOS dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la
presencia de los siguientes miembros: ....................; Jefe del Proceso de Gestin
de Bienes y Servicios, el Delegado de la Unidad Requirente y Responsable
Administrativo del Proceso quien acta en calidad de Secretario(a); y, por otra
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD parte el seor .., (si es persona jurdica es representante legal y si es
DEL PROCESO REQUIRENTE persona natural el propietario de la empresa o nombre comercial), con el fin de
dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el cronograma
aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:

1. Negociacin de la Oferta Econmica


2. Resoluciones

Durante el desarrollo de la Subasta Inversa Electrnica, Cdigo SIE-INEC--


2013, para la adquisicin de bienes y/o prestacin del servicio de
.., y una vez que se cuenta con el anlisis de las ofertas,
proceso de calificacin y habilitacin en el Portal de Compras Pblicas conforme
el cronograma establecido en los pliegos, el Sistema determina que existe un solo
oferente, razn por la cual se procede a efectuar la negociacin con el oferente
nico conforme lo establece el Art. 47 RGLOSNCP, establecido en el Decreto No.
143 del 16 de noviembre de 2009 y publicado en el Suplemento del Registro
Oficial N 71 del 20 de noviembre del 2009.

El oferente .. propone acogerse mnimo al 5% (este


porcentaje es mnimo, dejando abierta la posibilidad que sea mayor) a la baja

60
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
respecto al presupuesto referencial determinado en el Art. 47 RGLOSNCP PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-..
constante en los Pliegos.
ACTA No. 004
Como ltimo punto se resuelve: a) Acoger como valor final la cantidad de
CON 00/100 DLARES DE LOS ESTADOS COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, PARA
UNIDOS DE AMRICA (USD. $ 000.00) por la adquisicin de bienes y/o prestacin LA ADQUISICIN DE BIENES Y/O PRESTACIN DEL SERVICIO DE
del Servicio de..; y, b) Remitir el expediente del proceso SIE-INEC-.-
2010, al Director de Secretara General y Gestin Documental, a fin de que
autorice y solicite a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
resolucin de adjudicacin respectiva y contrato respectivo. dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la presencia
de los siguientes miembros: ...................., Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y
Sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin, siendo las quince Servicios; y el Responsable Administrativo del Proceso quien
horas, cincuenta minutos. acta en calidad de Secretario(a), con el fin de dar cumplimiento a determinadas
actividades contempladas en el cronograma aprobado y establecido en los
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben Pliegos, esto es:
conjuntamente.
1. Lectura del Resumen de la Puja ;
2. Resoluciones.

JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN DE El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el
BIENES Y SERVICIOS qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a. Se da lectura del Resumen Final
de la Puja en la cual se determina que el oferente.. presenta la mejor
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD oferta, con un valor final de CON 00/100 DLARES DE LOS
DEL PROCESO REQUIRENTE ESTADOS UNIDOS DE AMRICA (USD. $ 000.00). La Comisin AD-HOC resuelve: a)
Remitir el proceso al Director/a Administrativo Financiero a fin de que solicite al
Director de Secretara General y Gestin Documental autorice y disponga se
elabore la Resolucin correspondiente para la adjudicacin de este proceso y
REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA posterior elaboracin del contrato respectivo.

61
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin. 10.3 Procesos de Contratacin Subasta Inversa (Comisin Tcnica)
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben MEMORANDO CIRCULAR DISEG
conjuntamente.

FECHA: Quito, D.M.,


PARA: DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO FINANCIERO.
(Integrantes de la comisin)
JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN DE
BIENES Y SERVICIOS / SECRETARIO/A
DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA
ASUNTO: Designacin y convocatoria
En referencia al Memorando ., y en cumplimiento de las atribuciones otorgadas
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD por el Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-NI-2013 de 17
DEL PROCESO REQUIRENTE de junio del 2013, designo a ustedes como miembros de la Comisin Tcnica que
actuar dentro del proceso para la adquisicin de bienes y/o contratacin de
servicios ...........................................;
adems, convoco a reunin para el de de 20., a las 00h00, para tratar
el siguiente orden del da:

1. Apertura de las ofertas presentadas


2. Resoluciones

Atentamente,

Director de Secretara General y Gestin Documental

62
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-.. ..; ., ; ,..;., ..;
y, , Direccin de Asesora Jurdica, quienes debern presentar su
ACTA No. 001
informe hasta el de del 20., las 00h00. b) Se determina que la
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, prxima reunin se efectuar el de . del 20.. a las 00h00, a fin de
PARA LA ADQUISICION DE BIENES (CONTRATACION DE SERVICIOS) analizar el informe y cuadros comparativos entregados por la Subcomisin de
... Apoyo, para lo cual se realizar la convocatoria respectiva.

En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: Director de Secretaria General y Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben
Gestin Documental, Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.-
No. 022-DIREJ-DIJU-NI-2013 de 17 de junio de 2013; ., Director(a)
Administrativo Financiero; y, , servidora del INEC, quien actuar como
Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:

1. Apertura de sobres de las ofertas tcnicas presentadas para el


proceso de .. PRESIDENTE DE LA COMISION SECRETARIO/A
2. Resoluciones.

El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el


qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
DIRECTOR ADMINISTRATIVO
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
FINANCIERO
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Siguiendo con el orden del da se
procede a la apertura de los sobres que contienen las ofertas tcnicas
presentadas para adquisicin de bienes y/o contratacin del
servicio..... Secretara pone en conocimiento de la
Comisin que se han presentado oferentes: , (nombres
de empresas y nmeros de hojas de cada oferta, indicar si incluye CD, catlogos,
etc.) procediendo con la sumilla respectiva de los documentos de las empresas
antes mencionadas por parte del Presidente y Secretario/a. Como ltimo punto
la Comisin Tcnica, resuelve: a) Nombrar una Subcomisin de Apoyo que se
encargue del estudio, anlisis y elaboracin de los cuadros comparativos,
integrada por los siguientes servidores: (nombre y unidad a la que pertenece)
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
Memorando 001 SIE-INEC-.-20.
CUADRO DE CALIFICACIN ESPECIFICACIONES TCNICAS, FORMULARIO
Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de bienes
(contratacin de servicios) CALIFICACIN DE FORMULARIOS Y DOCUMENTOS LEGALES

CONVOCATORIA SUBCOMISIN DE APOYO


FECHA: Quito D.M., de.. de 20
PARA: Nombre de los miembros de la Subcomisin
DIRECCIN O UNIDAD A LA QUE PERTENECEN

..

DE: SECRETARIO/A COMISIN TCNICA


ASUNTO: Designacin como miembro de Subcomisin de Apoyo

La Comisin Tcnica del INEC, en reunin de apertura de ofertas para la


adquisicin de bienes y/o prestacin de servicio..,
llevada a cabo el . de .de 20., resolvi designar a ustedes como
miembros de la Subcomisin de Apoyo para el anlisis de las ofertas
presentadas.

El informe de la Subcomisin de Apoyo deber ser presentado hasta el .


de. de 20.., las 00h00 en la Secretara de la Comisin Tcnica.


SECRETARIO/A DE LA COMISIN TCNICA

64
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-.. oferta, por lo tanto podrn subsanar las omisiones de su capacidad legal, tcnica
o econmica; y, en funcin de los determinado en el inciso segundo del art. 19
ACTA No. 002 del RGLOSNCP, la Comisin Tcnica procede analizar su contenido dentro del cual
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, se desprende que las empresas: a) con cdigo 001 , .. deben
PARA LA ADQUISICIN DE BIENES (Contratacin De Servicios) convalidar los documentos o errores de forma (se entienden como errores de
.. forma aquellos que no implican modificacin alguna al contenido sustancial de la
oferta, tales como errores tipogrficos, de foliado, sumilla o certificacin de
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del documentos, esto es, integrar documentos adicionales que no impliquen
dos mil .., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la modificacin del objeto de la oferta) que son detallados en los cuadros
presencia de los siguientes miembros:, Director de Secretara General, comparativos del informe presentado por la Subcomisin de Apoyo. Como
Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU- ltimo punto la Comisin Tcnica, resuelve: a) Solicitar a la Direccin
NI-2013 de 17 de junio de 2013;., Director(a) Administrativo Financiero ; Administrativa Financiera, por intermedio del Responsable del proceso, se realice
.., (Titular del rea requirente o su delegado); y, , servidor (a) la convalidacin de errores de forma y/o documentos segn el informe
del INEC, quien actuar como Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden presentado por la Subcomisin de Apoyo. b) La Comisin Tcnica se
del da: autoconvoca a la prxima reunin que se efectuar el de ..de 20. a las
00h00, para realizar la convalidacin y calificacin de proveedores.
1. Conocimiento y anlisis del informe y cuadros comparativos
elaborados por la Subcomisin de Apoyo; Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
2. Resoluciones.
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben
El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.-
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Secretara pone en PRESIDENTE DE LA COMISIN SECRETARIO/A
conocimiento de la Comisin el informe presentado por la Subcomisin de
Apoyo, el cual conforme lo establecido en el Art. 19 RGLOSNCP es utilizado como
ayuda en el proceso respectivo y por ningn concepto ser asumido como DIRECTOR ADMINISTRATIVO DELEGADO DEL REA
decisorio; as tambin, de lo determinado en el Art. 23 de la LOSNCP incisos 2 y 3 FINANCIERO REQUIRENTE
que determinan Se entendern por errores de forma aquellos que no implican Nota: En caso de que la documentacin este en orden y no sea necesaria la
modificacin alguna al contenido sustancial de la oferta, tales como errores convalidacin, en esta acta se procedera a calificar a las ofertas.
tipogrficos, de foliado, sumilla o certificacin de documentos.
As mismo dentro del periodo de convalidacin los oferentes podrn integrar a su
oferta, documentos adicionales que no impliquen modificacin del objeto de la
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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
Memorando 002 SIE-INEC-.-2013 PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-..
Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de (contratacin de ACTA No. 003
servicios) COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS,
PARA LA ADQUISICIN DE BIENES (Contratacin De Servicios)
..
FECHA: Quito D.M., de. de 20..
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
PARA: RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PROCESO
dos mil ., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con
DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA la presencia de los siguientes miembros:.. Director de Secretara General,
Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-
ASUNTO: Entrega del Informe de la Subcomisin de Apoyo para la
NI-2013 de 17 de junio de 2013;., Director(a) Administrativo
convalidacin Financiero; .., (Titular del rea requirente o su delegado); y, ,
servidor/a del INEC, quien actuar como Secretario/a, con el fin de tratar el
Como es de su conocimiento, se est llevando acabo el proceso para la
siguiente orden del da:
adquisicin de ., razn por
la cual solicito a usted, se realice la convalidacin respectiva, para el efecto
1. Convalidacin y calificacin de oferentes.
adjunto el informe y cuadros comparativos de la Subcomisin de Apoyo.
2. Resoluciones.
Cabe mencionar que segn cronograma aprobado en los pliegos el tiempo lmite
El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el
para la convalidacin es el . de . de 20...
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Acto seguido se procede a dar
lectura del orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente
reunin, el mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin. Una vez
que los oferentes han procedido a dar cumplimiento a lo solicitado por la
PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA
Institucin (convalidacin) la Comisin como tal procede a la calificacin tcnica
de los participantes y se desprende que las empresas: , ..
cumplen con todas las especificaciones tcnicas y legales solicitadas por el INEC.
La Comisin Tcnica resuelve: a) Solicitar que a travs de la Direccin
Administrativa Financiera, por intermedio del Responsable del proceso, proceda
a habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas para que se les
permita subir su oferta econmica previo a iniciar el proceso de puja. b) Se
67
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
determina que la prxima reunin se efectuar en la fecha y hora que se Memorando 003 SIE-INEC-.-20..
establezca el Portal de Compras Pblicas, para realizar la negociacin respectiva.
Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.

Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben FECHA: Quito D.M., de. de 20
conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.-
PARA: RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PROCESO

DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA


PRESIDENTE DE LA COMISIN SECRETARIO/A
ASUNTO: REMITO NOMBRES DE EMPRESAS CALIFICADAS

Una vez realizada la calificacin y convalidacin de las ofertas, remito a usted el


Acta 004 en la cual constan los nombres de las empresas que cumplieron con las
especificaciones tcnicas solicitadas por el INEC, a fin de que se proceda a
DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO DELEGADO DE AREA REQUIRENTE habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas para que se les permita
FINANCIERO subir su oferta econmica previo a iniciar el proceso de puja.

Adems solicito a usted, una vez finalizado el proceso de puja, remita el resumen
de la puja con la firma de responsabilidad, con los resultados respectivos para
proceder con la adjudicacin.

Atentamente,

PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA.

68
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
PROCESO DE SUBASTA INVERSA ELECTRNICA SIE-INEC-..
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
ACTA No. 004
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.-
PARA LA ADQUISICIN DE BIENES (Contratacin De Servicios)
..

En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del


dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: Director de Secretara General,
Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU- PRESIDENTE DE LA COMISION SECRETARIO/A
NI-2013 de 17 de junio de 2013;.., Director(a) Administrativo
Financiero; .., (Titular del rea requirente o su delegado); y, ,
servidora del INEC, quien actuar como Secretario/a, con el fin de tratar el
siguiente orden del da:

1. Conocimiento del acta del proceso de la Puja; DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO DELEGADO DE AREA
2. Resoluciones. FINANCIERO REQUIRENTE

El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el


qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Acto seguido se procede a dar
lectura del orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente
reunin, el mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin. Se da
lectura al acta de la Puja en la cual se determina que la empresa adjudicada es
. con una oferta de $ 00000,00. COPIAR DETALLE QUE ARROJA
EL SISTEMA (EL MISMO QUE DEBE SER SOLICITADO AL RESPONSABLE
ADMINISTRATIVO DEL PROCESO). La Comisin Tcnica resuelve: a) Sugerir al
Director Ejecutivo la adjudicacin a la empresa que obtuvo el primer lugar de
prelacin en la puja y disponer a la Direccin de Asesora Jurdica elabore la
resolucin correspondiente para este proceso y posterior contrato respectivo.
69
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
Memorando 004 SIE-INEC20.. 10.4 Procesos de Contratacin por Rgimen Especial
Proceso de Subasta Inversa Electrnica para la Adquisicin de PROCESO DE REGIMEN ESPECIAL RE-INEC-00-20
.. ACTA DE AUDIENCIA DE PREGUNTAS Y ACLARACIONES

En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los.. das del mes de.. del
FECHA: Quito D.M., dos mil., siendo las 00h00, comparecen por una parte,, Director(a)
Administrativo Financiero,.., Jefe de Gestin de
PARA: Dr. Csar Zanafria Bienes y Servicios;.,Delegado de la Unidad Requirente y
DIRECTOR DE ASESORA JURDICA ,.., en su calidad de Representante Legal de .., con la
finalidad de celebrar la presente Audiencia de Preguntas y Aclaraciones dentro
DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA del Proceso de Rgimen Especial signado con el cdigo No.., para la
contratacin de, actuando como
ASUNTO: Remito Proceso para Resolucin secretario AD-HOC.funcionario(a) de la Institucin. Acto seguido
el Director Administrativo Financiero toma la palabra y manifiesta:,
Una vez que el Sistema de Compras Pblicas ha determinado el orden de as tambin el oferente manifiesta: procedindose a dar
prelacin la oferta ganadora, esto es ., con una oferta de inicio a las preguntas y aclaraciones, adicionalmente se le convoca a la Comisin
$0000,00 (valor en letras), por ser la ms conveniente para los intereses AD-HOC el 00 de de 20.. a las 00H00, para proceder con la apertura y
institucionales, y de conformidad a la delegacin realizada por el Director anlisis de la oferta presentada..
Ejecutivo mediante Resolucin N 022-DIRE-DIJU-NI-2013 del 17 de junio de
2013, solicito a usted se realice la resolucin pertinente a fin de que se proceda Siendo las 18h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la audiencia,
con la adjudicacin y posterior contrato. Para lo cual adjunto los siguientes firmando para constancia conjuntamente con el Secretario/a que Certifica.-
documentos:

DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD A


FINANCIERO REQUIRENTE


RESPONSABLE ADMINISTRATIVO JEFE DEL PROCESO DE GESTION
DEL PROCESO DE BIENES Y SERVICIOS
PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA.

SECRETARIO/A
70
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
PROCESO DE REGIMEN ESPECIAL RE-INEC-000-20.. metodologa de cumple o no cumple conforme a lo dispuesto en el capitulo ..
numeral. de los pliegos. Una vez, que la Comisin analiz cada uno de los
ACTA RESOLUTIVA requisitos exigidos en los requerimientos establecidos en los pliegos, resumido
en el cuadro adjunto, se desprende que cumple con las especificaciones tcnicas
COMISIN TCNICA AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y y legales. La Comisin AD- HOC resuelve: a) Remitir el proceso al seor Director
CENSOS, PARA EL PROCESO DE REGIMEN ESPECIAL PARA Ejecutivo a fin de que autorice a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin
de la resolucin correspondiente para la adjudicacin de este proceso, a favor de
.., por el valor de USD $ 000.00,00 mas IVA. Por
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los . das del mes de . del dos convenir a los intereses Institucionales y ser la oferta que cumple con las
mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC del INEC, con la especificaciones tcnicas y legales establecidas en los pliegos, adicionalmente se
presencia de los siguientes miembros:., Director(a) Administrativo resuelve que la Resolucin deber ser entregada hasta el . de . del 2013,
Financiero;.., Jefe del Proceso de Gestin de Bienes y conforme el cronograma establecido.
Servicios;., Delegado de la Unidad Requirente; , y Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
Responsable Administrativo del proceso, quien actuar como Para constancia de lo acordado expuesto en la presente acta los miembros de la
Secretario, con el fin de tratar el siguiente orden del da: comisin suscriben, conjuntamente con el secretario que certifica.-

1. Apertura del sobre y anlisis de la oferta tcnica presentada


por., para el proceso de Rgimen Especial de DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD A
... FINANCIERO REQUIRENTE
2. Resoluciones.

El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el RESPONSABLE ADMINISTRATIVO JEFE DEL PROCESO DE GESTION
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar DEL PROCESO DE BIENES Y SERVICIOS
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a) Se procede a dar lectura del
orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente reunin, el SECRETARIO/A
mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin Ad-Hoc. Siguiendo con
el orden del da se procede a la apertura del sobre que contiene la oferta tcnica
presentada para la adquisicin y/o prestacin del (BIEN O SERVICIO Nota: b) En el caso de existir errores de forma dentro de la oferta presentada, el
REQUERIDO)signado con el cdigo , con un nmero de 00 Responsable Administrativo del Proceso a travs del Portal de Compras Pblicas
hojas, procediendo a sumillar los documentos presentados por el Oferente cada solicitara al oferente la convalidacin de errores de forma y/o documentos segn
uno de los miembros de la Comisin. Se procede al anlisis, evaluacin y el informe presentado.
calificacin de la oferta presentada la misma que ser de acuerdo a la
71
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
10.5 Procesos de Contratacin de un Consultor Contratacin Directa pliegos de la Consultora. Como ltimo punto la comisin resuelve: a) Realizar
una reunin con el Consultor el de del 20. a las 00h00, a fin de realizar la
CDC-INEC-.. negociacin y posterior adjudicacin; para lo cual se proceder a convocar a el
Consultor por intermedio del Responsable Administrativo del Proceso.
ACTA No. 001
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
COMISIN AD-HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS,
CONTRATACION DIRECTA DE UN CONSULTOR DE .. Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben
conjuntamente.
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de .. del
dos mil , siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC, con la
presencia de los siguientes miembros: Jefe del MacroProceso de JEFE DE MACROPROCESO GESTIN DE DELEGADO DE LA UNIDAD
Gestin de Bienes y Servicios; .. Delegado de la Unidad BIENES Y SERVICIOS REQUIRENTE
Requirente;. Responsable Administrativo del Proceso;. con
el fin de dar cumplimiento a determinadas actividades contempladas en el
cronograma aprobado y establecido en los Pliegos, esto es:
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
1. Apertura del sobre que contienen la oferta tcnica presentada para la DEL PROCESO
contratacin directa de un consultor para..
2. Anlisis de la oferta tcnica.
3. Resoluciones. Nota: b) En el caso de existir errores de forma dentro de la oferta presentada, el
Responsable Administrativo del Proceso a travs del Portal de Compras Pblicas
El Presidente de la Comisin AD-HOC solicita que por Secretara se constate el solicitar al oferente la convalidacin de errores de forma y/o documentos segn
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros (indicar el informe presentado.
si falta alguno de ellos y si existe el qurum respectivo Ej. determinndose la
ausencia del seor . sin embargo existe el qurum necesario, mnimo debe
estar el Presidente, un miembro y Secretario/a). Se realiza la apertura del sobre
que contiene la oferta presentada para la Contratacin Directa de un Consultor
para... se pone en conocimiento de la Comisin que se
ha invitado al siguiente consultor: (nombres del consultor y nmeros de hojas de
la oferta, indicar si incluye CD, catlogos, etc.) La Comisin AD-HOC realiza el
anlisis y la evaluacin de la oferta tcnica presentada, del cual se determina que
el Consultor oferente cumple con el perfil y los requerimientos solicitados en

72
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
ACTA DE NEGOCIACION Honorarios:
PROCESO DE CONTRATACIN DIRECTA DE UN CONSULTOR El INEC estableci el presupuesto referencial para la consultara a efectuarse por
PARA ....... el valor de USD $ 00.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE LOS
CDC-INEC-000-20. ESTADOS UNIDOS DE AMRICA, MS IVA.

En la ciudad de Quito, a los das del mes de del 20., en la sala de En el proceso de negociacin el INEC y el Consultor acuerdan el valor de la
sesiones del Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC), siendo las 00H00, consultora es de USD $ 0.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE
se renen por una parte la Comisin Ad Hoc; .., Jefe de Gestin de LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA, MS IVA.
Bienes y Servicios;.. Delegado de la Unidad Requirente;,
Responsable Administrativo del Proceso y, por sus propios derechos el Consultor En este valor se encuentran considerados los costos directos e indirectos que se
, con el propsito de acordar los trminos tcnicos, econmicos y realicen por concepto de la presente Consultora.
contractuales de la consultora proceso de contratacin directa de un consultor
para, una vez que ha sido evaluada la oferta Plazo del contrato:
presentada por el consultor ., la misma que cumple con todos los
requisitos profesionales y de experiencia se procede a realizar la presente El plazo de la contratacin de la consultora, tendr una duracin de. meses
negociacin en base a los siguientes parmetros: contados a partir del da siguiente a la fecha de suscripcin del contrato.

OBJETO DE LA CONTRATACIN DIRECTA Para constancia y fe de lo actuado, suscriben la presente acta de negociacin en
Este proceso tiene por objeto ..,l tres (3) originales de igual tenor y efecto legal.
Actividades:
a)
b) DELEGADO DE LA UNIDAD CONSULTOR
c). REQUIRENTE

Productos:
RESPONSABLE ADMINISTRATIVO JEFE DE GESTIN
Es obligacin del Consultor presentar al INEC los siguientes productos: DEL PROCESO DE BIENES Y SERVICIOS

Producto Tiempo

73
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
10.6 Procesos de Contratacin de Consultora por Lista Corta

Memorando 001 LCC-INEC-00-20.. PROCESO DE LISTA CORTA LCC-INEC-00-20..


Proceso de Lista Corta para la Contratacin del Servicio de
.. ACTA No. 001
CONVOCATORIA
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y
FECHA: Quito D.M., de ..de . CENSOS, DE LISTA CORTA PARA LA CONTRATACIN
PARA : PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA DEL.
(Otros dependiendo del proceso)
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de. del dos
DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA ., siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
ASUNTO: CONFORMACION Y CONVOCATORIA presencia de los siguientes miembros: .Director de Secretara
General, Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-
En cumplimiento de las atribuciones otorgadas por el Director Ejecutivo DIREJ-DIJU-NI-2013 de 17 de junio de 2013;.Director(a)
mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-NI-2013 de 17 de junio de 2013, Administrativo Financiero;. Delegado de la Unidad
designo a ustedes como miembros de la Comisin Tcnica para la adquisicin de Requirente; y, , servidora del INEC, quien actuar como Secretario/a,
bienes y/o contratacin de con el fin de tratar el siguiente orden del da:
servicios.....................................................; para lo cual, convoco a
reunin para el de de 20.., a las 00h00, para tratar el siguiente 1. Aprobacin del orden del da;
orden del da: 2. Conocimiento de la Resolucin No. -COMPRAS-DIREJ-
20..(Invitacin);
1. Aprobacin del orden del da; 3. Conocimiento de los Pliegos aprobados en el Memorando No.;
2. Conocimiento de la Resolucin No. 00-COMPRAS-DIREJ- 4. Resoluciones.
20.(Invitacin);
3. Conocimiento de los Pliegos aprobados; El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el
qurum respectivo, determinndose la presencia de todos sus miembros. Acto
4. Resoluciones.
seguido se procede a dar lectura del orden del da propuesto en la convocatoria,
5. el mismo que es aprobado por los miembros de la Comisin. Se pone en
Atentamente, conocimiento de la Comisin el requerimiento para la contratacin del servicio
de. Se procede a dar
lectura de la Resolucin No. 000-COMPRAS-DIREJ-20..(invitacin), en la cual se
PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA. establece la invitacin de los consultores que van a intervenir dentro del proceso;
74
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
as como tambin se da a conocer el contenido de los Pliegos aprobados por la PROCESO DE LISTA CORTA LCC-INEC-00-2011
Direccin de Asesora Jurdica mediante Memorando No. 00- de 00 de de
20.., en el cual se incluye el cronograma a efectuarse en este proceso. ACTA No. 002
Continuando con el orden del da la Comisin Tcnica resuelve: a) Que El Macro
Proceso de Gestin de Bienes y Servicios proceda a la invitacin de los COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, DE
consultores establecidos en la Resolucin 00-COMPRAS-DIRG-2014(invitacin) de LISTA CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE
.. de .. de 2014; b) Autoconvocarse para la prxima reunin que se efectuar el
de .. de 2014, a las 00h00, en la sala de sesiones de la Direccin Ejecutiva, a En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los das del mes de. del
fin de proceder a la apertura de sobres que contienen las ofertas tcnicas. dos mil catorce, siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros:.. Director de Secretara General,
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin. Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-
NI-2013 de 17 de junio de 2013; ..................................., Director(a)
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben Administrativo Financiero;.. Servidora del INEC, quien actuar como
conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.- Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:

1. Apertura de sobres de las ofertas tcnicas presentadas para la


contratacin del servicio de consultora;
2. Resoluciones.
PRESIDENTE DE LA COMISIN SECRETARIO/A
El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros.
Siguiendo con el orden del da se procede a la apertura de los sobres que
DIRECTOR ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD contienen las ofertas tcnicas presentadas para la contratacin del servicio de
FINANCIERO REQUIRENTE consultora. Secretara pone en conocimiento de la Comisin que se han
presentado 04 oferente los cuales presentaron el sobre No. 1 con la oferta
tcnica y el sobre No. 2 que contiene la oferta econmica, procediendo as a la
apertura del sobre No. 1: Con cdigo 001, .., procediendo
con la sumilla respectiva de los documentos de las empresas antes mencionadas.
Como ltimo punto la Comisin Tcnica, resuelve: a) Nombrar una Subcomisin
de Apoyo que se encargue del estudio, anlisis y elaboracin de los cuadros
comparativos, integrada por los siguientes
funcionarios:, quienes debern presentar
su informe hasta el de .. del 2014, las 00h00. b) Autoconvocarse para la

75
MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
prxima reunin que se efectuara el de . del 2014 a las 00h00, a fin de Memorando 002 LCC-INEC-00-2011
analizar el informe y cuadros comparativos entregados por la Subcomisin de
Apoyo. Proceso de Lista Corta para la Contratacin del Servicio de..

Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin. CONVOCATORIA SUBCOMISIN DE APOYO

Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben


conjuntamente con el Presidente y SECRETARIO/A que certifica.- FECHA: Quito D.M., 00 de .. de 2013

PARA :

PRESIDENTE DE LA COMISIN SECRETARIO/A

DE: SECRETARIO/A COMISIN TCNICA

DIRECTORA ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD ASUNTO: Designacin como miembros de Subcomisin de Apoyo
FINANCIERO REQUIRENTE
La Comisin Tcnica del INEC, en reunin de apertura de ofertas para la
contratacin del., llevada a
cabo el . de abril de 2014, resolvi designar a ustedes como miembros de la
Subcomisin de Apoyo para el anlisis de las ofertas presentadas.

El informe de la Subcomisin de Apoyo deber ser presentado hasta el de


de 2011, a las 00h00 en la Secretara de la Comisin Tcnica.

SECRETARIO/A

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
PROCESO DE LISTA CORTA LCC-INEC-00-2013
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
ACTA No. 003
Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, DE LISTA conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.-
CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE .

En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los .. das del mes de del dos mil trece,
siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la presencia de los
siguientes miembros: .. , Director de Secretara General, Delegado del seor Director
Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-NI-2013 de 17 de junio de 2013;
....................................., Director(a) Administrativo Financiero; y.., servidora PRESIDENTE DE LA COMISIN SECRETARIO/A
del INEC, quien actuar como Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:

1. Conocimiento y anlisis del informe tcnico y cuadros comparativos


elaborados por la Subcomisin de Apoyo; DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD
2. Resoluciones. FINANCIERO REQUIRENTE

El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el qurum


respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros. Acto seguido se procede
a dar lectura al orden del da propuesto en la convocatoria realizada para la presente
reunin, el cual es aprobado por los miembros de la Comisin. La Comisin Tcnica
procede a analizar el contenido del informe tcnico bajo los parmetros de evaluacin
establecidos en los Pliegos respectivos, del cual se desprende que las empresas: a) con
cdigo 001; b) con cdigo 002. Como ltimo punto la Comisin Tcnica, resuelve:
a) Solicitar que a travs de la Direccin Administrativa Financiera, por intermedio del
Responsable Administrativa del proceso, se proceda a notificar a travs del portal
www.compraspblicas.gob.ec los resultados finales de la evaluacin del sobre No. 1
(propuesta tcnica), conforme lo establecido en el artculo 7 de la Resolucin INCOP No.
021-09; b) Conforme lo establecido en el Art. 39 RGLOSNCP en concordancia con el
artculo 8 de la Resolucin INCOP No. 021-09, la Comisin Tcnica se autoconvoca para
proceder a la apertura del sobre No. 2 (propuesta econmica) el .. de .. de 2014 a las
00h00

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
Memorando 004 LCC-INEC-00-2013 PROCESO DE LISTA CORTA LCC-INEC-00-2013

Proceso de Lista Corta para la Contratacin del Servicio de ACTA No. 004
.
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y
CENSOS, DE LISTA CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE
FECHA: Quito D.M., 00 de . de 2013
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los .. das del mes de del dos
PARA: RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DEL PROCESO mil once, siendo las 00h00, se rene la Comisin Tcnica del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: ..,Director de Secretara General,
Delegado del seor Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-
DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA
NI-2013 de 17 de junio de 2013; ....................................................., Director(a)
Administrativa Financiera; y, servidor/a del INEC, quien actuar
ASUNTO: Remito nombres de empresas calificadas como Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:

Una vez realizada la calificacin, remito a usted el Acta 003 en la cual 1. Apertura de los sobres No. 2;
constan los nombres de las empresas que cumplieron con las 2. Resoluciones.
especificaciones tcnicas solicitadas por el INEC, a fin de que se proceda a
habilitar a los oferentes en el Portal de Compras Pblicas. El Presidente de la Comisin Tcnica solicita que por Secretara se constate el
qurum respectivo determinndose la presencia de todos sus miembros. Acto
Atentamente, seguido se procede a dar lectura del orden del da propuesto en la convocatoria
realizada para la presente reunin, el mismo que es aprobado por los miembros
de la Comisin. Se procede a la apertura del sobre No. 2 que contiene la oferta
econmica de las empresas calificadas en el Acta No. 3 en concordancia con el
artculo 8 de la Resolucin INCOP No. 021-09 y del Art. 39 RGLOSNCP: con el
cdigo 001 $ 000.0000,00 (Dlares de los Estados Unidos
PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA. de Amrica); con cdigo 002. Una vez que el Sistema del Portal de Compras
Pblicas realice el anlisis de la oferta tcnica y econmica y como resultado de
la misma nos da el orden de prelacin de los oferentes. La Comisin Tcnica
resuelve: a) Autoconvocarse el 00 de de 2011 a las 00h00 a fin de proceder a
la negociacin con el oferente que haya obtenido el primer lugar en el orden de
prelacin en el Portal de Compras Pblicas segn el Art. 40 RGLOSNCP.

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
Siendo las 00h00 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin. PROCESO DE LISTA CORTA LCC-INEC-00-2013

Para constancia de lo expuesto en la presente acta sus miembros suscriben ACTA No. 005
conjuntamente con el Presidente y Secretario/a que certifica.-
COMISIN TCNICA DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y
CENSOS, DE LISTA CORTA PARA LA CONTRATACIN DEL SERVICIO DE
PRESIDENTE DE LA COMISIN SECRETARIO/A
En la ciudad de Quito, a los das del mes de del 2011, en la Sala de
Sesiones del Instituto Nacional de Estadstica y Censos (INEC), siendo las 00H00,
se renen por una parte el Director de Secretara General, Delegado del seor
DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO DELEGADO DE LA UNIDAD Director Ejecutivo mediante Resolucin No. 022-DIREJ-DIJU-NI-2013 de 17 de
FINANCIERO REQUIRENTE junio de 2013; ............................., Director Administrativo Financiero..
servidor/a del INEC quien actuar como Secretario/a, y por sus propios derechos
el Consultor , con el propsito de acordar los trminos tcnicos,
econmicos y contractuales de la consultora proceso de contratacin directa de
un consultor para, una vez que ha sido evaluada la
oferta presentada por el consultor ., la misma que cumple con todos los
requisitos profesionales y de experiencia se procede a realizar la presente
negociacin en base a los siguientes parmetros:

OBJETO DE LA CONTRATACIN DIRECTA


Este proceso tiene por objeto ..,l
Actividades:
a)
b)
c).

Productos:

Es obligacin del Consultor presentar al INEC los siguientes productos:

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
Producto Tiempo Memorando 003 LCC-INEC-001-2013

Proceso de Lista Corta para la Contratacin del Servicio de Consultora

Honorarios: FECHA: Quito D.M., .. de . de 2013


El INEC estableci el presupuesto referencial por la consultara a efectuarse por
la cantidad de USD $ 00.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE LOS PARA: DIRECTOR EJECUTIVO
ESTADOS UNIDOS DE AMRICA.
DE: PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA
En el proceso de negociacin el INEC y el Consultor acuerdan el valor de la
contratacin es de USD $ 0.000,00 ..CON 00/100 DOLARES DE ASUNTO: Remito Proceso para Resolucin
LOS ESTADOS UNIDOS DE AMRICA.
Una vez que el Sistema de Compras Pblicas a determinado la oferta
En este valor se encuentran considerados los costos directos e indirectos que se ganadora,., con una oferta de $00000.000,00
realicen por concepto de la presente Consultora. (.Dlares de los Estados Unidos de Amrica), por
ser la ms conveniente para los intereses institucionales, sugiero a usted autorice
Plazo del contrato: a la Direccin de Asesora Jurdica la elaboracin de la Resolucin pertinente, a
fin de que se proceda a la adjudicacin. Para lo cual adjunto los siguientes
El plazo de la contratacin de la consultora, tendr una duracin estimada de. documentos:
meses contados a partir de la fecha de suscripcin del contrato.

Para constancia y fe de lo actuado, suscriben la presente acta de negociacin en
tres (3) originales de igual tenor y efecto legal.

CONSULTOR PRESIDENTE DE LA COMISION


TECNICA
PRESIDENTE DE LA COMISIN TCNICA.
DIRECTOR(A) ADMINISTRATIVO SECRETARIO/A
FINANCIERO

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
10.7 Procesos de Contratacin por Publicacin Especial especificaciones generales de los pliegos, resumido en el cuadro adjunto, del cual
se desprende que cumple con las especificaciones tcnicas y legales. La Comisin
PROCESO DE PUBLICACION ESPECIAL PBS-INEC-000-2013 AD-HOC resuelve: a) Remitir el proceso al seor Director Ejecutivo a fin de que
ACTA RESOLUTIVA autorice se elabore la resolucin correspondiente para la adjudicacin de este
COMISIN AD - HOC DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA Y CENSOS, DEL proceso, a favor del oferente por el valor de USD $ 00.000,00 ms
PROCESO DE PUBLICACION ESPECIAL PARA LA CONTRATACIN IVA, el mismo que ser prorrateado de acuerdo a la utilizacin efectiva del
DE. inmueble. Por convenir a los intereses Institucionales y ser la oferta que cumple
con las especificaciones tcnicas y legales establecidas en los pliegos.
En la ciudad de Quito, Distrito Metropolitano, a los 00 das del mes de del dos mil
Siendo las 16h45 y sin otro punto que tratar, se da por terminada la reunin.
catorce, siendo las 00h00, se rene la Comisin AD-HOC del INEC, con la
presencia de los siguientes miembros: ......................, Jefe de El Proceso de
Para constancia de lo acordado expuesto en la presente acta los miembros de la
Gestin de Bienes y Servicios, Delegado de la Unidad Requirente, y el
comisin suscriben, conjuntamente con el secretario que certifica.
Responsable Administrativo del Proceso, quien actuar en calidad de
Secretario/a, con el fin de tratar el siguiente orden del da:

1. Apertura del sobre y anlisis de la oferta tcnica presentada por el


JEFE DEL MACRO PROCESO DE GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
oferente .. correspondiente al Proceso de Publicacin Especial para
la contratacin del Alquiler de. para el desarrollo de actividades
de.
2. Resoluciones.
DELEGADO UNIDAD REQUIRENTE RESPONSABLE ADMINISTRATIVO
Se procede a dar lectura del orden del da propuesto en la convocatoria realizada
para la presente reunin, el mismo que es aprobado por los miembros de la
Comisin Ad-Hoc. Siguiendo con el orden del da se procede a la apertura del
sobre que contiene la nica oferta tcnica presentada para la contratacin
del, el Secretario pone en conocimiento de la Comisin que
conforme al Proceso de Publicacin Especial PBS-INEC-000-2011 ha presentado
su oferta: Tcnica y econmica, con un nmero de 23 hojas, procediendo a
sumillar los documentos presentados por el Oferente cada uno de los miembros
de la Comisin. Se procede realizar el anlisis de calificacin de la oferta
presentada y la evaluacin la misma que ser de acuerdo a la metodologa de
cumple o no cumple de acuerdo a lo dispuesto en la seccin 4 de los pliegos.
Una vez, que la Comisin analiz cada uno de los requisitos exigidos en las

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA

Memorando 001 PBS-INEC-2013

Proceso de Publicacin Especial para la Contratacin de

FECHA: Quito D.M. de . de 2013

PARA: DIRECTOR EJECUTIVO

DE: PRESIDENTE DE LA COMISION AD-HOC

ASUNTO: SOLICITANDO AUTORIZACIN DE ADJUDICACIN

Pongo en su conocimiento, seor Director General, que una vez culminado el


proceso de Publicacin Especial para la contratacin de,
con cdigo PBS-INEC-000-2013, realizado a travs del Sistema de Compras
Pblicas determina que el oferente,.. con una oferta
final de USD $ 00.000,00 CON 00/100 DLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE
AMRICA ms IVA, el mismo que ser prorrateado de acuerdo a la utilizacin
efectiva del inmueble, es la ms conveniente para los intereses institucionales;
por tanto le sugiero a usted seor Director Ejecutivo, se sirva autorizar la
adjudicacin a favor del mencionado proveedor y disponer a la Direccin de
Asesora Jurdica, proceda a la elaboracin de la resolucin respectiva,
conforme el cronograma establecido.

Para lo cual adjunto los siguientes documentos:



Jefe de El Proceso de Gestin de Bienes y Servicios

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MANUAL DE PROCESOS DE CONTRATACION PBLICA
DISPOSICIONES GENERALES:

PRIMERA. Una vez que se establezca y se ponga en ejecucin la desconcentracin y


descentralizacin en cuanto a procesos de Contratacin Pblica en el INEC referente a sus
Direcciones Zonales, se tendr en cuenta lo siguiente:

- De conformidad a lo establecido en la Resolucin No.022 DIREJ-DIJU-NI-2013 de 17


de junio de 2013, en todo el texto del presente Manual de Procesos de Contratacin
Pblica, en el cual se refiera a Director Ejecutivo se entender que actuarn sus
delegados y como Director Zonal en las Direcciones Zonales.

- En lo que respecta a Direccin de Asesora Jurdica, en las Direcciones Zonales sern


competencias de la Asesora Jurdica Zonal.

- En cuanto a las competencias de Gestin de Bienes y Servicios, sern asumidas por


Gestin de Bienes y Servicios Zonal.

- Los pliegos sern aprobados por el delegado de la mxima autoridad en cada


direccin Zonal.

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