POLTICAS DE UNA EMPRESA

Tener definida una poltica adecuada es esencial para el buen funcionamiento

de las organizaciones, ya sea tanto porque alinea y marca las reglas del
juego para todos sus directivos y empleados, como porque es un documento
exigido al implantar numerosas normas como la ISO9001 (Calidad), la
ISO14001 (Medio ambiente) y OHSAS18001 (Seguridad y salud). Es por ello,
que en este artculo vamos a explicar todo lo que necesitas saber para
entender y crear una poltica de empresa.

Definicin de Poltica empresarial

La poltica de una organizacin es una declaracin de principios generales que
la empresa u organizacin se compromete a cumplir. En ella se dan una serie
de reglas y directrices bsicas acerca del comportamiento que se espera de
sus empleados y fija las bases sobre cmo se desarrollarn los dems
documentos (manuales, procedimientos ) de la empresa.
Una buena poltica no debe de ocupar ms de una o dos pginas y no debe
incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las lneas generales que
definen la filosofa de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso
de cumplir la legislacin, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la
implantacin de sistemas de mejora continua, la definicin de objetivos
ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer
caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental
mediante una buena gestin de los recursos, etc.
Una vez creada la poltica, sta debe quedar documentada y ser incluida en el
Manual de Calidad o en el Manual Gestin Integral de la empresa. Adems, la
poltica debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser
implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de
documentos de la compaa. Por ejemplo, si en la poltica se habla del
cumplimiento de la legislacin, el resto de los procedimientos deben poner
nfasis en que esto se cumple, de otro modo estaran incumpliendo ese
principio marcado por la empresa.

Tipos de Polticas
Existen varios tipos de poltica en funcin de su alcance:
Polticas generales: Son polticas que alcanzan a toda la organizacin y
marcan sus lneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de gua.
Una buena poltica general deber ser acorde con la estrategia fijada por la
empresa y servir de referencia para la elaboracin del resto de polticas
departamentales y especficas.
 Polticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento
o servicio. Las ms comunes son la Poltica de Calidad donde se fijan los
principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Poltica Medioambiental donde
se habla de ser responsable, gestionar y minimizar el impacto ambiental y la
Poltica de Prevencin de Riesgos Laborales (PRL) o de Seguridad y Salud en el
Trabajo (SST) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y
minimizar los riesgos de accidentes.
Otras polticas menos frecuentes, pero tambin presentes en algunos sectores,
son la Poltica sobre Responsabilidad Social Corporativa, la Poltica de
Seguridad Fsica, la Poltica de Gestin de Cambios, o de gestin de la
informacin y del conocimiento.
Polticas especficas: Este ltimo tipo de polticas son principios fijados para
actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos.
Requisitos de una Poltica empresarial
Existen varias normas que exigen tener una poltica de gestin que incluya una
serie de aspectos. Entre ellas tenemos las siguientes:
ISO 9001: Requisitos para el sistema de gestin de calidad
La ISO 9001 exige incluir una poltica en el Manual de Gestin de Calidad (o
Manual de Gestin Integrado) de la organizacin que contemple los siguientes
aspectos:
Compromiso de cumplir los requisitos (legales y del sist. de gestin de
calidad) y los compromisos fijados por la organizacin.
Mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestin de Calidad.
Adems se indica que la poltica debe ser adecuada al propsito de la
organizacin y servir de marco de referencia para establecer y revisar los
objetivos de calidad. Por ltimo, esta poltica debe ser comunicada y revisada
peridicamente.
De forma adicional, tambin es muy comn aadir un punto donde deje claro
que las actividades se gestionarn por procesos (la Gestin por Procesos no se
menciona explcitamente como requisito a aadir en la poltica, pero s que se
enfatiza mucho sobre este enfoque en otros apartados de la ISO 9001).
ISO 14001: Requisitos para sistemas de gestin ambiental
La norma ISO 14001 exige definir una poltica ambiental en el Manual de
Gestin Ambiental (o Integrado) que contemple lo siguiente:
Compromiso a cumplir los requisitos legales y suscritos.
Mejora continua.
Prevencin de la contaminacin.
La poltica debe ser adecuada al impacto ambiental de las actividades de la
organizacin y servir de marco de referencia para establecer y revisar objetivos
y metas ambientales. Esta poltica debe ser documentada e implementada, se
comunicar y estar a disposicin del pblico.
OHSAS 18001: Sistemas de gestin de la seguridad y salud en el trabajo
El estndar OHSAS 18001 exige los siguientes puntos a la hora de crear una
poltica de SST:
Compromiso a cumplir los requisitos legales.
Compromiso a prevenir los riesgos laborales (PRL) y de la salud.
Mejora continua.
La poltica debe ser apropiada a la organizacin, y servir como marco de
referencia para establecer y revisar los objetivos de SST. Por ltimo,
esta poltica debe ser documentada, comunicada y revisada peridicamente.

Nota: Las normas ISO son aplicables en todos los pases, aunque cada pas
tiene su transcripcin propia. En el caso de Espaa, se llaman UNE EN ISO
(UNE= Una Norma Espaola, EN= Norma Europea ISO= International
Organization for Standardization). A pesar de esto, todas las adaptaciones son
iguales y compatibles entre s. La ISO 9001 dice lo mismo que la UNE-EN ISO
9001, y la ISO 14001 lo mismo que la UNE-EN ISO 14001.

Polticas integradas
En la puesta en prctica, hay muchas organizaciones que tienen implantadas
conjuntamente la ISO9001, ISO14001, OHSAS18001 y otras normas. En este
caso lo normal es tener un Sistema de Gestin Integrado (en el llamado
Manual de Gestin Integrada) donde se contemple en un mismo documento
Calidad, Medio Ambiente y/o Prevencin de Riesgos Laborales Seguridad y
Salud en el Trabajo. En estas situaciones se puede crear una poltica global que
contemple todos los puntos anteriormente descritos y que d cumplimiento a
todas las normas de una sola vez.

Ejemplo de Poltica integrada

Por ltimo, vamos a poner un ejemplo de poltica empresarial integrada para
una empresa industrial ficticia que fabrica botellas y que ha creado una poltica
a medida para cumplir las normas ISO9001 de calidad e ISO14001 de gestin
ambiental.
Esta poltica de ejemplo estara incluida en su Manual de Gestin Integrado:

Poltica integrada
La empresa PDCA Fbrica de Botellas es una compaa dedicada a la
produccin y distribucin al por mayor de botellas de vidrio a clientes en todo
el territorio europeo y de otros continentes.
Sus principios y compromisos se enumeran en los siguientes puntos:
1- PDCA Fbrica de Botellas se compromete a cumplir con lo dispuesto en la
normativa legal y con los compromisos que ha suscrito con sus clientes y con el
resto de grupos de inters.
.
2- Las actividades de la compaa sern gestionadas por procesos,
establecindose objetivos ambiciosos para los procesos clave que sern
evaluados y actualizados con una periodicidad mnima anual.
.
3- Se establecern sistemas adecuados para prevenir la contaminacin y
gestionar los recursos de forma eficiente.
4- Se seguir una sistemtica de mejora continua que permita mejorar la forma
de realizar y gestionar las actividades de la compaa para as aumentar su
eficacia y eficiencia.
Estos principios sern comunicados y seguidos por todo el personal. Adems
esta poltica ser revisada peridicamente para adecuarla a la situacin actual
de la compaa.