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CORPORACIN UNIFICADA NACIONAL DE

EDUCACIN SUPERIOR

MANUAL DE MICROSOFT OFFICE EXCEL

PRIMERA PARTE: CONSEPTOS BASICOS

Autor:

Edwin Alexander Ramos


(Ingeniero de sistemas)

CORPORACIN UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACIN SUPERIOR (CUN)


2011
INTRODUCCION

El propsito de ste manual es ilustrar todos los conceptos vistos en cada uno de los encuentros presenciales de nuestra
asignatura: HERRAMIENTAS INFORMATICAS, manejando un lenguaje sencillo entendible por los estudiantes, dejando a
un lado la complejidad del lenguaje tcnico; se constituye como el documento de referencia de la asignatura y ser una
base slida de acompaamiento al estudiante.

La gua de Excel, mostrar paso a paso solo los conceptos bsicos de esta herramienta del paquete de Office.

Se realizan ejemplos con el fin de ilustrar las diferentes funciones que tiene la hoja de clculo en su versin ms
actualizada como es la del 2010.Los ejemplos pretenden acercarse lo ms posible a un contexto real, con el propsito de
que el estudiante dimensione la magnitud de las ventajas que tiene el proceso de automatizacin de la informacin en un
mundo en que factores como el tiempo, son indicadores que definen y determinan la efectividad y la misma rentabilidad
de una empresa.

La gua viene acompaada de muchas imgenes ilustrando cada concepto. Por consiguiente se puede concluir que la
interpretacin de sta gua es sencilla ya que se reduce en gran cantidad el lenguaje tcnico.

En cuanto a la redaccin, de antemano les pido excusas si no es precisamente la mejor y la ms comprensible, tengan en
cuenta que factores como el tiempo reducen notablemente la capacidad de hacer un trabajo tan dispendioso como es la
elaboracin de un manual o gua.

Edwin Alexander Ramos


HOJA DE CLCULO

La hoja de clculo es un paquete que segn su clasificacin hace parte del software de aplicacin. Este tipo de software
recibe el nombre precisamente por el nivel de aplicacin que un usuario normal pueda hacer de ste, en pro de la
solucin informtica de un problema.

La hoja de clculo le permite al usuario a travs de las herramientas que brinda; realizar procesos de clculo de una
manera totalmente automtica y optima, propendiendo por la reduccin de tiempo y la optimizacin de resultados, que se
han convertido en un reto, en el mundo de la informacin de hoy da.

CONCEPTOS BSICOS

La hoja de clculo hoja electrnica, es una matriz compuesta por una serie de espacios que tienen la capacidad de
almacenar informacin. Cada uno de esos espacios se llama Celda, las celdas son la interseccin de una fila y una
columna.

Las columnas son los espacios verticales que tiene la hoja de clculo como lo muestra la siguiente imagen:
Fig 1.
Cada columna recibe un nombre, los nombres de las columnas corresponden a las letras del alfabeto como lo muestra
la siguiente imagen:

Fig2.

La hoja de clculo Excel 2010 tiene 16384 columnas, si analizamos solo existen 26 letras del alfabeto entonces Cul
sera la nomenclatura para los otros miles de columnas? Pues la respuesta est en que despus de la columna
correspondiente a la letra Z, vendrn una serie de combinaciones de tal manera que la siguiente columna seria la AA,
luego de sta seguira la AB, hasta llegar a la AZ, sin embargo nos faltaran muchas columnas por nombre. Pues
entonces sigue la combinacin de la letra B con las otras 25 letras del alfabeto, por lo tanto la siguiente columna recibe el
nombre de BA, la combinacin de sta letra con las dems terminara en BZ, entonces, qu pasa cuando las
combinaciones llegan a ZZyculsera la siguiente columna? La respuesta es que entra una combinacin de tres letras,
por lo tanto la siguiente columna lleva el nombre de AAA, le seguira la AAB,ste sistema de combinaciones llega hasta
la combinacin XFD, que es el nombre de la ltima columna de la hoja de clculo Microsoft Excel 2010, de sta manera
todas las 16384 columnas tienen un nombre nico que las diferencia de las dems.
Las filas, son los espacios horizontales de la hoja de clculo, como se ilustra en la siguiente imagen:

Fig3.

El nombre asignado a cada una de las filas es un nmero, entonces la primera fila recibe el nombre de 1, la segunda
recibe el nombre de 2y as sucesivamente

La hoja de clculo Microsoft Excel 2010, tiene 1.048.576 filas.

Podemos concluir que la cantidad de filas y columnas que tiene la hoja de clculo Microsoft Excel 2010, es de una
magnitud considerable y que la informacin que puede almacenar, es literalmente descomunal.

Recordemos tambin que como si fuera poco, en un libro o documento de Excel podemos crear varias hojas, con lo que
estaramos generando otramatriz de filas y columnas con las mismas proporciones de la primera hoja.

En conclusin: La cantidad de informacin que podemos almacenar en una hoja de clculo es realmente infinita y ser
un caso nico el uso de toda la capacidad de almacenamiento que posee una hoja de clculo de sta magnitud.
Las Celdas, son todos espacios que resultan de la interseccin de una fila con una columna. En realidad son todos los
cuadros que vemos en la matriz. En la siguiente imagen ilustramos una matriz de 3 x 4, esto quiere decir que la matriz
est constituida por 3 columnas y 4 filas lo que me genera un total de 12 celdas.

Fig4.

Cada celda es un espacio de memoria que tiene la capacidad de almacenar un dato especfico. Cada celda recibe su
nombre dependiendo de la columna y la fila donde se encuentre, por lo tanto la primera celda de la matriz recibe el
nombre de A1, porque es la interseccin de la Columna Acon la Fila 1

La hoja de clculo Microsoft Excel 2010, cuenta en su panel superior con unas herramientas mostradas en la cinta de
opciones, que segn su funcin estn dividas en fichas y a su vez cada ficha est dividida en grupos como se ilustra a
continuacin:

CINTA DE OPCIONES

Fig5.
FICHAS(Recuadros rojos)

Fig6.

GRUPOS(Recuadros azules)

Fig7.
Cada ficha contiene sus propios grupos y cada grupo a su vez contiene internamente unas herramientas representadas
por medio de iconos.
Debajo de la cinta de opciones aparecen tres objetos importantes:

Barra de formulas
Insertar funcin
Cuadro de nombres

BARRA DE FORMULAS(Recuadro rojo)

Fig8.

La barra de frmulases muy importante por que es el espacio en el que el usuario digita las frmulas para obtener un
resultado. La barra de funciones puede albergar una formula demasiado compleja, de tal manera que por ms extensa
que sea la formula siempre existir el espacio necesario, ya que la barra se prolonga de forma casi infinita.

INSERTAR FUNCION(Circulo azul)


Fig9.
Esta herramienta ejecuta una ventana que funciona como un asistente para el trabajo con funciones.

CUADRO DE NOMBRES (Recuadro rojo)

Fig 10.

El cuadro de nombres muestra el nombre de la celda donde sta ubicado el cursor.

FORMULAS

Las formulas en la hoja de clculo, son un conjunto de instrucciones en un lenguaje propio del computador y en un orden
lgico que tienen por objetivo la solucin de un problema.

Las formulas estn conformadas por variables (nombres de celdas), constantes(valores numricos), operadores
(signos propios de las operaciones de clculo como: el ms+, el menos , la multiplicacin ,la divisin , entre otros,
tambin estn los operadores de comparacin como: el igual =, el mayor que>, el menor que <, entre otros); parntesis,
-
influye notablemente en el orden en que se realizaran los procesos formulados,
* / /
,

Mediante el uso de estos elementos podemos construir una formula entendible en el lenguaje del computador.

VARIABLES: Se denomina variable en una formula, a un espacio de memoria (Celda), que tiene la propiedad de
almacenar un valor en un momento dado, y de recibir otro valor en un momento posterior, sin alterar las condiciones de la
formula.

El concepto de variable en una frmula es muy importante, ya que se aplica para aquellos valores que pueden cambiar
en funcin del tiempo en un problema real.

CONSTANTES: Las constantes en una formula, son valores que perduran y que al ser modificados, si alteran las
condiciones de la formula y obviamente los resultados. Las constantes comunes en las formulas generalmente son tasas
como: iva 16%, horas laborales 8entre otros. Son valores que no se deben modificar por que generaran resultados
inconsistentes.

OPERADORES: Son todos los signos de las diferentes operaciones de clculo como: +, -, *, /, y los operadores de
comparacin como: =, <, >. Su inclusin en las formulas es indispensable, pues en su mayora las formulas se hacen con
el fin de realizar operaciones de calculo que arrojen un resultado ptimo.

PARENTESIS: El uso de los parntesis es imprescindible en la construccin de la mayora de frmulas, ya que es la


nica manera de indicarle al computador el orden en que se realizaran los procesos para obtener el resultado ptimo.
Ejemplos de frmulas:

= A5 + B5

= (A2 + B2 + C2)/3

= ((C2 + G3) (J6 + F5)) / H7

SINTAXIS
La sintaxis de una formula, es el orden en que se le indican al computador los procesos operaciones que debe realizar.
Un error de sintaxis genera un resultado inconsistente, por eso es muy importante entender cmo opera el computador.

REGLAS DE SINTAXIS:

Para la creacin de toda formula se debe empezar por escribir el signo =, si no se tiene en cuenta sta regla la
formula no funcionar.

En las operaciones de clculo se cumplen las mismas propiedades (Distributiva, modulativa, asociativa,
conmutativa). por ejemplo: En la suma y la multiplicacin, el orden de los factores no altera el producto.

El uso de los parntesis indica el orden en que se tienen que realizar las operaciones indicadas en la formula. Es
importante entender que el computador realiza primero las operaciones que estn en los parntesis ms internos
y finaliza con las operaciones de los parntesis externos. En conclusin el computador opera de adentro hacia
afuera y de izquierda a derecha. Veamos un ejemplo:
Se requiere hallar en trminos de porcentaje la cantidad de hombres que hay en 3 empresas. En las 3 empresas
hay empleados de ambos gneros. Veamos la tabla de datos

La frmulase escribir en la celda h2, ya


que en sta celda se debe mostrar el
INTERPRETACION DE LA SINTAXIS DEdeUNA
porcentaje hombresFORMULA
que hay en la
empresa. La frmula es la siguiente:
=(F2
Se *100) / (F2+G2)
requiere liquidar el valor total por
artculo en una factura. A cada artculo se le tiene que sacar el iva cuya tasa es del 16%, y tambin se le har un
Fig 11.
descuento del 5%. La frmula se escribe en la celda D2, pues es la que corresponde a total. La columna total es la que
liquida el valor total de cada uno de los artculos existentes. Por lo tanto, construimos la formula en la primera celda
correspondiente al primer artculo y luego la copiamos para los otros dos.

La frmula es la siguiente:
=((B2*C2)+(B2*C2)*16%) - (B2*C2)*5%

Fig 12.
Recordemos que el computador realiza las operaciones de adentro hacia afuera y de izquierda a derecha.

En ste orden de ideas, la primera operacin que realiza el computador es la multiplicacin de las celdas del primer
parntesis que aparece en rojo y que est en el lado izquierdo (B2*C2), esto es el valor unitario por la cantidad(1200 * 3)
y su resultado en ste caso es 3600.

La segunda operacin que el computador hace es la indicada en otro de los parntesis internos marcados con rojo y que
siguen en su respectivo orden de izquierda a derecha (B2*C2)* 16%, primero realiza la multiplicacin interna en ste caso
(1200 * 3), el resultado ser (3600), como ya realizo sta operacin ahora multiplicar ste resultado por el 16%, as:
(3600)*16%, el resultado de sta operacin es 576.Entonces los valores existentes dentro de los parntesis externos
ahora son:(3600 + 576), que son los resultados de las operaciones indicadas en los parntesis internos, luego el
computador internamente tendr la siguiente expresin (3600 + 576) - (B2*C2)* 5%, como las operaciones de los
parntesis internos ya se realizaron, dichos parntesis se eliminan automticamente y ahora los parntesis externos se
convierten en parntesis internos, en ste orden de ideas la prxima operacin que el computador realiza es la indicada
en el parntesis de la izquierda(3600 + 576), cuyo resultado es: 4176, seguido de sta operacin el computador realiza la
operacin indicada en el siguiente parntesis (B2*C2)* 5%, sea (1200 * 3)*5%, entonces: 3600*5%, el resultado
ser: 180, finalmente el computador tendr la siguiente expresin 4176 180, y el resultado final es 3996.
Con el ejemplo anterior ilustramos la manera en que opera internamente el computador, por eso es esencial entender
esta sintaxis para que nuestras formulas arrojen resultados ptimos.

FUNCIONES

Las funciones en la hoja de clculo son aplicaciones que facilitan algunos procesos para los cuales la creacin de una
formula por parte del usuario sera muy compleja y muy extensa. Las funciones sintetizan estos procesos e incluso
brindan un apoyo al usuario mediante una interface conocida como asistente, que es una ventana con los parmetros que
tiene cada funcin.

Existen muchas funciones en la hoja de clculo, y se clasifican en 12 grandes grupos que son:

Financieras
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas
Estadsticas
Bsqueda y referencia
Base de datos
Texto
Lgicas
Informacin
Ingeniera
Cubo
Compatibilidad

Cada grupo de funciones contiene varias funciones de su tipo.

Para ejecutar el asistente de funciones hacemos clic sobre el icono (crculo rojo, Fig 13), inmediatamente se ejecuta la
ventana (recuadro rojo, Fig 13) con la lista de las funciones usadas recientemente; pero si deseamos buscar una
funcin en especial, es recomendable desplegar la lista de grupos de funciones, esto lo hacemos haciendo clic sobre la
flechita (circulo verde, Fig 13)
Fig 13.
Esta flecha despliega la lista del recuadro azul, Fig 14. Ahora solo resta saber dentro de cual grupo de estos esta la
funcin que buscamos
Fig 14.

Nota: Si no nos acordamos o no sabemos dentro de cual grupo de funciones est la funcin que necesitamos podemos
optar por la opcin del recuadroverde claro, Fig 14, todo, esta opcin enlista todas las funciones que tiene el programa
y lo hace en orden alfabtico, de esta manera ser sencillo buscar la funcin por su nombre.

FUNCIONES LOGICAS

El primer objeto de estudio estipulado en el syllabus de nuestra asignatura Sistemas Aplicados, es precisamente las
funciones lgicas.
Las funciones lgicas se caracterizan por evaluar una serie de condiciones y arrojar un resultado.

Las funciones lgicas son:

FALSO
NO
O
SI
SIERROR
VERDADERO
Y

De estas funciones solo estudiaremos tres que son; funcin Y, funcin O, funcin SI, tal como lo estipula el syllabus.

FUNCIN Y

Esta funcin Y evala una serie de condiciones, si todas las condiciones evaluadas se cumplen arroja VERDADERO,pero
si una o ms de una condicin no se cumple arroja FALSO.

Es recomendable usar esta funcin en problemas de la vida real donde se tienen que cumplir todas las condiciones
evaluadas para que s y solo si sea positivo el resultado.

El nmero mnimo de condiciones que se pueden evaluar es 2 y el nmero mximo de condiciones que se pueden
evaluar es 255.

ASISTENTE PARA LA FUNCIN Y

Ejecutamos el asistente de funciones, buscamos la funcin Y, presionamos el botn aceptar y aparecer la siguiente
interface que se constituye en el asistente de esta funcin.
Fig 15.

Inicialmente aparecen dos cajas de texto que almacenaran las condiciones a evaluar. En este caso la primera caja de
texto (recuadro rojo, Fig 15) almacenar el primer valor lgico en trminos menos tcnicos, la primer condicin a
evaluar. La segunda caja de texto (recuadro azul, Fig 15), almacenar la segunda condicin a evaluar.

Una vez llenamos las dos cajas don los parmetros a evaluar, aparecer una nueva caja de texto para almacenar otra
condicin, pero si solo vamos e evaluar 2 condiciones podemos dejar esta casilla vaca. Esto pasa siempre que usemos
el asistente, siempre que evaluemos un determinado nmero de condiciones aparecer una casilla de ms por si
deseamos incluir otra condicin.
Para ilustrar el uso del asistente de la funcin si veamos el siguiente ejemplo:

El colegio departamental del Tequendama desea becar a aquellos estudiantes cuya nota definitiva en matemticas sea
igual o mayor de (4.5), que estn en grado (11)y que sean mayores de edad.

Si analizamos, en este ejemplo se tienen que evaluar tres condiciones, cada condicin est escrita con un color diferente.
En este caso el alumno se ganara la beca siempre y cuando cumpla con todas las condiciones, con una condicin que no
cumpla no se har merecedor de la beca. Veamos la tabla de datos.

Fig 16.

Con esta tabla de datos tenemos la informacin necesaria para evaluar las condiciones que impone el personal
administrativo de la institucin educativa, para la asignacin de las becas.

Retomando la tabla de datos como referencia para la explicacin, una vez tengamos dicha tabla con los datos necesarios
para evaluar las condiciones, ejecutamos el asistente y empezamos a escribir las condiciones a evaluar en un lenguaje
propio de la hoja de clculo.
Ejecutando el asistente:

La primera condicin a evaluar es si la nota


definitiva es igual o mayor de 4,5. En el
lenguaje de Excel seria: D3>=4.5.D3(celda
donde est ubicada la nota final) > = ,
operadores de comparan valores, 4.5 (nota
que debe tener el estudiante como mnimo
para recibir la beca).

En el caso de la edad, el 18 es un nmero de


aos que define que el individuo es mayor de
edad.

El numero 11 representa el grado que cursa el


estudiante y estar en ese curso es otra de las
condiciones para recibir la beca.

Al ejecutar el asistente con estos datos


nos mostrar los resultados en la columna
becas de tal manera que aparecerVERDADERO, si y solo si el estudiante cumple con
Figtodas
17. las condiciones.
Veamos los resultados:
Fig 18.

El nico estudiante becado es Jos, analicemos todos los casos

Carlos: No fue becado por que no cumpla todas las condiciones. La nota definitiva si cumple la condicin, la edad no
cumple la condicin y el grado tampoco cumple la condicin

Jos: Cumple todas las condiciones, por lo tanto la funcin Y, arrojo VERDADERO,

Mara: No fue becada pues no cumpla con todas las condiciones. La nota no cumpli la condicin, la edad si cumpla la
condicin y el grado no cumpli la condicin.

TRANSCRIPCIN DE LA FUNCIN Y

La transcripcin de una funcin es el proceso de construir una funcin sin necesidad de usar el asistente.

El formato de la funcin Y es el siguiente:


= Y(Primera condicin a evaluar; Segunda condiciona a evaluar; ensima condicin a evaluar)

El punto y coma
funciona como
separador entre Se pueden evaluar hasta 255
una condicin y condiciones, sea que si desea
otra. evaluar varias condiciones solo
tiene que separarlas con punto y
Se indica la primera condicin a evaluar coma.

Parntesis abierto Parntesis cerrado


Nombre de la funcin

Se antepone Segunda condicin a evaluar


el signo igual

Ejemplo: tomando el ejercicio anterior de las becas al trascribir esta frmula nos quedara as:

=Y(D3>=4,5;E3>=18;F3>=11)
FUNCIN O
NOTA:Cualquier regla de sintaxis que se altere en la transcripcin de esta funcin generar un error y no
arrogara ningn resultado.
La funcin O evala una serie de condiciones, si una de las condiciones evaluadas se cumple arroja VERDADERO, pero
si ninguna condicin se cumple arroja FALSO.

Es recomendable usar esta funcin en problemas de la vida real donde solo es necesario cumplir una de varias
condiciones evaluadas.
El nmero mnimo de condiciones que se pueden evaluar es 2 y el nmero mximo de condiciones que se pueden
evaluar es 255.

ASISTENTE PARA LA FUNCIN O

Ejecutamos el asistente de funciones, buscamos la funcin O, presionamos el botn aceptar y aparecer la siguiente
interface que se constituye en el asistente de esta funcin.

Inicialmente aparecen dos cajas de


texto que almacenaran
las condiciones a evaluar. En
este caso la primera caja de texto
(recuadro rojo, Fig 19) almacenar el primer valor lgico en trminos
Fig 19. menos tcnicos, la primer condicin a evaluar. La
segunda caja de texto (recuadro azul, Fig 19), almacenar la segunda condicin a evaluar.
Una vez llenamos las dos cajas don los parmetros a evaluar, aparecer una nueva caja de texto para almacenar otra
condicin, pero si solo vamos e evaluar 2 condiciones podemos dejar esta casilla vaca. Esto pasa siempre que usemos
el asistente, siempre que evaluemos un determinado nmero de condiciones aparecer una casilla de ms por si
deseamos incluir otra condicin.

Para ilustrar el uso del asistente de la funcin si veamos el siguiente ejemplo:

El grado 11 del colegio departamental del Tequendama, desea realizar una coca cola bailable pero solo pueden entrar los
estudiantes que cursan grados10 11 que tengan ms de 15 aos.

Si analizamos, en este ejemplo se tienen que evaluar dos condiciones, cada condicin est escrita con un color diferente.
En este caso el alumno se podr asistir a la fiesta siempre y cuando cumpla una de las condiciones impuestas, con una
condicin que cumpla podr asistir a la fiesta. Veamos la tabla de datos.

Fig 20.

Con esta tabla de datos tenemos la informacin necesaria para evaluar las condiciones que impone el personal
administrativo de la institucin educativa, para la asignacin aprobar la asistencia de los alumnos.
Retomando la tabla de datos como referencia para la explicacin, una vez tengamos dicha tabla con los datos necesarios
para evaluar las condiciones, ejecutamos el asistente y empezamos a escribir las condiciones a evaluar en un lenguaje
propio de la hoja de clculo.

Ejecutando el asistente:

La primera condicin a evaluar es si la


edad del estudiante es superior a 15 aos
En el lenguaje de Excel seria:
E3>15.E3(celda donde est ubicada la
edad del estudiante) > = , operadores de
comparan valores, 15 (edad que debe
superar el estudiante para poder asistir a
la fiesta).

La segunda condicin es si el estudiante


esta en grado decimo o superior. Esta
condicin se indica as: F3>=10

Al ejecutar el asistente con estos


datos nos mostrar los resultados en

Fig 21.
la columna Asistencia aprobada de tal manera que aparecer VERDADERO, si y solo si el estudiante cumple con una
de las condiciones evaluadas.

Veamos los resultados:

Fig 22.

Fig 18.
Solo un estudiante no cumpli con ninguna condicin exigida

Carlos:No fue aprobada su asistencia porque ni est en un grado 10 11, ni tiene ms de 15 aos

Jos: Cumple una de las condiciones, por lo tanto la funcin O, arrojo VERDADERO, luego fue aprobada su asistencia.

Mara:Cumpli ambas condiciones. Tiene ms de 15 aos y est cursando grado 10, lo que confirma su ingreso a la
fiesta, ya que la funcin O, arrojo un valor VERDADERO.

TRANSCRIPCIN DE LA FUNCIN O
La transcripcin de una funcin es el proceso de construir una funcin sin necesidad de usar el asistente.

El formato de la funcin Y es el siguiente:

= O(Primera condicin a evaluar; Segunda condiciona a evaluar; ensima condicin a evaluar)

El punto y coma
funciona como
separador entre Se pueden evaluar hasta 255
una condicin y condiciones, sea que si desea
otra. evaluar varias condiciones solo
tiene que separarlas con punto y
Se indica la primera condicin a evaluar coma.

Parntesis abierto Parntesis cerrado


Nombre de la funcin

Se antepone Segunda condicin a evaluar


el signo igual

Ejemplo: tomando el ejercicio anterior de las becas al trascribir esta frmula nos quedara as:

=O(E3>15;F3>=10)
FUNCION SI
NOTA:Cualquier regla de sintaxis que se altere en la transcripcin de esta funcin generar un error y no
arrogara ningn resultado.
Quiz es una de las funciones ms importantes de la hoja de clculo, ya que permite automatizar muchos procesos en
los que es necesario hacer una toma de decisiones.

La funcin si tiene tres parmetros

1. Prueba lgica:Este parmetro es el que se encarga de evaluar una condicin.

2. Valor si Verdadero: Este parmetro se ejecuta siempre y cuando la condicin evaluada en la prueba lgica es
verdadera. De ah su nombre Valor si Verdadero.

3. Valor si Falso: Este parmetro se ejecuta si la condicin evaluada en la prueba lgica no se cumple o es falsa.
Debido a esto recibe su nombre: Valor si Falso,

ASISTENTE PARA LA FUNCIONSI

En esta casilla escribimos en el


lenguaje propio de la hoja de
clculo, la condicin que se
tiene que evaluar
Ejecutamos el asistente de
funciones, buscamos la funcinSI,
presionamos el botn aceptar y
Si la condicin evaluada en
aparecer la siguiente interface que
la Prueba Lgica SIse
se constituye en el asistente de esta cumple, la funcin ejecuta
funcin. la instruccin o
instrucciones que

Si la condicin evaluada en
la Prueba Lgica Nose
Para ilustrar mejor el trabajo de esta cumple, la funcin ejecuta
la instruccin o
funcin veamos un ejemplo: instrucciones que
Retomando el ejemplo de la fiesta
organizada por estudiantes del grado Fig 22.
11 del colegio departamental el Tequendama, implementaremos esta funcin con el fin de mostrar en una columna
llamada Asistencia, un texto que diga: Aprobada y si no cumple las condiciones para entrar a la fiesta, aparecer un
texto que diga: Denegada.

Nota: La funcin SI, en su formato original solo puede evaluar una condicin para que esta funcin evalu ms de una
condicin es necesario anidar una funcin. Este tema se tratara ms adelante.

Teniendo en cuenta que la funcin SI, en su formato normal solo evala una condicin; el ejemplo solo tendr en cuenta
una condicin para que el estudiante pueda acceder a la fiesta. Esa condicin es que sea mayor de edad.

La nica condicin que la funcin Si, evaluar es que el estudiante sea mayor de edad. Veamos la tabla de datos.
Fig 23.

En la columna Asistencia, se debe automatizar el proceso por el cual el computador automticamente coloque el texto:
Aprobada, si el estudiante cumple la condicin para poder asistir a la fiesta y Denegada, si el estudiante no cumple
con la condicin exigida para ingresar a la fiesta.

Para tal propsito ejecuto el asistente de la funcin SI y procedo a ingresar las instrucciones pertinentes:

La condicin a evaluar es si el
estudiante es mayor de edad. Un
estudiante ser mayor de edad si
tiene 18 o ms, entonces en
nuestra tabla de datos aparece la
edad del estudiante en la celda E3
Si la edad del estudiante
tiene 18 aos o mas, la
funcin, escribe el texto:
APROBADA, en la
columna Asistencia de la

Si la edad del estudiante


no es igual ni mayor de 18
aos la funcin, escribe el
texto: DENEGADA, en la
columna Asistencia de la
tabla de datos.

Fig 24.
El resultado de la implementacin de esta funcin en la tabla de datos se puede observar a continuacin.

Fig 25.

El resultado fue el siguiente:

Carlos:Tiene la asistencia Denegada, puesto que la condicin evaluada (Mayor de edad) NO se cumple, entonces la
funcin SI, ejecuto la instruccin de la casilla de Valor si Falso, que era escribir el texto Denegada.

Jos:Tiene la asistencia Aprobada, puesto que la condicin evaluada (Mayor de edad) SIse cumple, entonces la
funcin SI, ejecuto la instruccin de la casilla de Valor si Verdadero, que era escribir el texto Aprobada.

Mara:Tiene la asistencia Aprobada, puesto que la condicin evaluada (Mayor de edad) SIse cumple, entonces la
funcin SI, ejecuto la instruccin de la casilla de Valor si Verdadero, que era escribir el texto Aprobada.
Hasta este momento la funcin SI, se limit a escribir un texto, ahora aprovechemos esta funcin para realizar una
operacin de clculo. Veamos el siguiente ejemplo.

En una empresa X, se tom la decisin de ponerle el gravamen del iva (16%) solo a los artculos cuyo valor unitario sea
igual o mayor de $ 20.000. Cmo automatizo este proceso mediante la funcin SI?

Veamos la tabla de datos.

La condicin a evaluar es si el
valor unitario del artculo es
$20.000 mayor. Esa
informacin aparece en la tabla
de datos, en la columna C Valor
Unitario, ms exactamente en
La columna que debemos
automatizar es IVA,
ejecutamos el asistente y
procedemos a ingresar los Si el valor del artculo es de $
datos en las respectivas 20.000 o mayor, la funcin, ejecuta
Casillas la instruccin indicada en la casilla
de Valor si verdadero: en este caso
C3*16%. Esto es: multiplicar el valor
unitario del artculo por el 16%, que
Si el valor unitario tiene un costo inferior
a $ 20000, la funcin, ejecuta la
instruccin indicada en la casilla de Valor
si Falso: En este caso asignar un cero ya
que este artculoest exento de iva.

Fig 26.
El resultado en la tabla de datos es el siguiente:

Fig 27.

El televisor: Aparece en la columna del iva un valor de 104.000,equivalente al 16% del valor unitario (650.000) gracias a
que la condicin evaluada (Valor unitario, igual o mayor de 20.000) SIse cumple, entonces la funcin SI, ejecuto la
instruccin de la casilla de Valor si Verdadero, que era multiplicar el valor unitario por el 16% sea C3*16%.

El Lpiz: Aparece en la columna del iva un valor de 0,debido a que la condicin evaluada (Valor unitario, igual o mayor
de 20.000) NOse cumple, entonces la funcin SI, ejecuto la instruccin de la casilla de Valor si Falso, que era asignar
un cero.

El Baln: Aparece en la columna del iva un valor de 4.000,equivalente al 16% del valor unitario (25.000) gracias a que
la condicin evaluada (Valor unitario, igual o mayor de 20.000) SIse cumple, entonces la funcin SI, ejecuto la
instruccin de la casilla de Valor si Verdadero, que era multiplicar el valor unitario por el 16% sea C5*16%.
TRANSCRIPCIN DE LA FUNCIN SI

Recordemos que la transcripcin de una funcin es el proceso de construir una funcin sin necesidad de usar el
asistente.

Para trascribir la funcin SI, se requiere tener en cuenta la siguiente sintaxis:

= SI(Prueba Lgica; Valor si Verdadero; Valor si Falso)

El punto y coma
funciona como
separador entre un Parntesis cerrado
parmetro y otro. finaliza la funcin.

Se indica la condicin a evaluar Se escribe la instruccin que debe


don un lenguaje propio de la hoja ejecutar el computador si la
de clculo condicin evaluada NOse cumple.

Parntesis abierto
Se escribe la instruccin
Nombre de la funcin que debe ejecutar el
computador si la
Se antepone condicin evaluada SI se
el signo igual cumple.

Ejemplo: tomando el ejercicio anterior de la liquidacin del iva trascribiendo la funcin nos quedara as:

=SI (C3>=20000; C3*16%; 0)


FUNCIONES ANIDADAS

Una funcin anidada es una funcin que contiene otra funcin o funciones dentro de sus parmetros.

Sabemos que por naturaleza la funcin SI, solo puede evaluar una condicin en la prueba lgica, para que evaluara otra
condicin sera necesario meter otra funcin dentro de la prueba lgica.

Para ilustrar mejor este concepto veamos un ejemplo:

En un colegio el rector ha tomado la decisin de aproximar a 3 (nota con la que pasa un estudiante), aquellos estudiantes
que tengan en su definitiva una nota mayor o igual a 2.95y menor que 3.

La funcin SI por su naturaleza no podra resolver este problema por lo que se hace necesario meter otra funcin dentro
de la prueba lgica que pueda evaluar ms de una condicin, esto quiere decir que es necesario trabajar con una funcin
anidada.

Veamos la tabla de datos

Fig 28.
Tenemos que evaluar dos condiciones que son:

Si la definitiva es mayor o igual a 2.95Ymenor que 3, aproxime la nota a 3. En este caso la funcin que puede evaluar
esas dos condiciones es la funcin Y,pero su resultado no me sirve de nada por que simplemente me arroja un resultado
con el texto VERDADERO si ambas condiciones se cumplen y FALSO, si alguna o ambas condiciones no se
cumplen, pero en realidad no me hacen ninguna operacin de aproximacin.

Para solucionar este problema tengo que combinar ambas funciones (Y, SI) o dicho de otra manera anidar una funcin
dentro de otra.

Para este caso meteremos la funcin Y dentro de la funcin SI,para que la funcin SI, evalu dos condiciones dentro de
la prueba lgica

Ejecutamos el asistente de la funcinSIy dentro de la prueba lgica transcribo la funcin Y:


En la prueba lgica trascribo la
funcin Y pero como est dentro
de otra funcin no se le
antepone el signo igual (=)
Si ambas condiciones especificadas
en la prueba lgica se cumplen el
computador ejecuta la instruccin
que est indicada en la casilla de
Valor si verdadero: en ste caso
asigna un3Esto.
Si una o ambas condiciones de prueba
lgica no se cumplen, el computador,
ejecuta la instruccin indicada en la
casilla de Valor si Falso: En este caso
asignar deja la nota definitiva tal como la
tiene el estudiante.
Por lo tanto el resultado
ser el siguiente:
Fig 29.

Fig 30.
Carlos: La nota final aproximada le quedo en 3, puesto que sise cumplieron las dos condiciones especificadas en la
prueba lgica, dichas condiciones estaban contenidas dentro de la funcin Y.Se ejecut la instruccin contenida en la
casilla de Valor si Verdadero, que era escribir un 3.

Juan: La nota final aproximada le quedo igual, puesto que no se cumplieron las dos condiciones especificadas en la
prueba lgica, dichas condiciones estaban contenidas dentro de la funcin Y.Se ejecut la instruccin contenida en la
casilla de Valor si Falso, que era dejar la nota tal como estaba en la definitiva sea lo que conteniente C3.

Al trascribir la funcin anidada quedara de la siguiente manera:

=SI (Y (C3>=2,95; C3<3); 3;C3)

Prueba lgica contiene la funcin


Y con 2 condiciones a evaluar. Valor si Falso: deja el valor que
contiene la celda C3(Nota
definitiva) si las dos condiciones
no se cumplen.
Valor si Verdadero: Asigna un3 si
las dos condiciones de la prueba
logia se cumplen.