PANDUAN FAIL MEJA ADMIN VLE FROG

1. OBJEKTIF ADMIN VLE FROG

1.1 Mempertingkatkan kemahiran ICT di kalangan warga sekolah

1.2 Membantu melonjakkan transformasi pendidikan negara
1.3 Mempertingkatkan kualiti dan penguasaan pembelajaran di kalangan guru,
murid dan staf sokongan.
1.4 Membantu guru menghasilkan bahan pembelajaran yang lebih efisyen dan
menyeronokkan

2. SENARAI TUGAS ADMIN VLE FROG

2.1 Menerima dan mengesahkan Zoom dan Dongle YES 4G .

2.2 Memaklumkan Kepada Pengetua / Guru Besar tentang VLE Frog
2.3 Memberi kursus dan pendedahan kepada guru
2.4 Memberi kursus dan pendedahan kepada murid
2.5 Membentuk organisasi Frog VLE sekolah (guru)
2.6 Membentuk Kumpulan murid (student Frog Champion)
2.7 Mengedarkan user ID dan Password Guru, Murid & ibu bapa setiap tahun.
2.8 Mengemaskini Dashboard Sekolah dengan bahan terkini
2.9 Pelaporan graf analitik penggunaan VLE Frog kepada Pentadbir setiap bulan
2.10 Menyediakan Kalendar Tempahan (booking calendar)
2.11 Membuat aduan kepada Helpdesk jika menghadapi masalah sistem VLE Frog
dan capaian 1Bestarinet
2.12 Perkongsian dokumen dan site rujukan melalui laman sosial Telegram dan
Whatsapp di kalangan guru
2.13 Menyemak dan mengemaskini data ID Yes murid dan guru
2.14 Mewujudkan portal guru bagi memudahkan murid akses bahan pembelajaran
lebih mudah

2.15 Mempromosi dan menggalakkan penggunaan VLE Frog dalam kalangan

warga sekolah.

1
3. SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
JAWATAN : ADMIN VLE FROG

Tugas Pegawai Atasan Kuasa Yang Tugas Pegawai Pegawai

Tugas Dan Tanggungjawab Lain Yang Ada Hubungan
Yang Ada Hubungan Diberi
Serta Jenis Hubungan

1. Pengetua 1.1 Menyedia dan merangka Arahan 1.1 Ketua Bidang Tek &
mengeluarkan arahan. Pelan Perancangan Strategik Pengetua Vokasional
2. Penolong Kanan I 1.2 Menganggar belanjawan Arahan 1.2 Guru Media
memastikan arahan setiap program Pembugaran Pengetua 1.3 Admin 2 sesi
dijalankan. VLE Frog petang
1.3 Merangka, melaksana dan Arahan 1.4 Setiausaha VLE
tindakan susulan bagi Pengetua Frog
program untuk murid 1.5 Jurulatih VLE Frog
1.4 Merangka, melaksana dan Arahan 1.6 Ketua Bidang/ Ketua
tindakan susulan bagi program Pengetua Panitia
untuk guru dan staf 1.7 Guru Mata Pelajaran
1.5 Merangka, melaksana dan Arahan 1.8 Staf sokongan
tindakan susulan bagi Pengetua
program untuk pentadbir
1.6 Merangka dan melaksana dan Arahan
tindakan susulan bagi Pengetua
program promosi VLE Frog
1.7 Merancang program untuk Arahan
ibubapa login VLE Frog Pengetua
1.8 Mewujudkan kumpulan Arahan
sokongan di kalangan guru Pengetua
dan murid yang kompeten
ICT

2
4. AKTIVITI SETIAP FUNGSI UTAMA ADMIN VLE FROG

4.1 PROSES KERJA MENERIMA DAN MENGURUSKAN ZOOM DAN

DONGLE YES 4G

JAWATAN PROSES KERJA

Menandatangani borang penerimaan Zoom dan Dongle

dengan merujuk dokumen yang berkaitan

Menempatkan Zoom di lokasi yang sesuai

Merekod penerimaan Dongle Yes 4G

Admin1 VLE Frog

Memeriksa untuk memastikan Zoom memberikan capaian

internet yang memuaskan dan dongle Yes 4G boleh
digunakan.

Signal dongle Yes 4G.

1. Lampu hijau menyala : dongle ok, ada capaian 4G.
2. Lampu merah menyala : dongle ok, tiada capaian 4G.
3. Lampu tidak menyala : dongle rosak.

3
 CARTA ALIRAN

Mula

Menerima peralatan dan

Tandatangan borang

Penempatan Zoom / Simpan Dongle

Yes 4G

Memeriksa Zoom untuk capaian

1Bestarinet

Tidak
Telefon
Helpdesk Semak ujian speedtest.net
@ emel
Ya

Capaian 1Bestarinet memuaskan

Semakan selesai

Tamat

Telefon Helpdesk : 018-7998 787

Emel Helpdesk : moesupport@ytlcomms.my

4
4.2 MEMAKLUMKAN KEPADA PENGETUA / GURU BESAR TENTANG VLE
FROG

JAWATAN PROSES KERJA

Hantar laporan kursus VLE Frog yang telah dihadiri

Memaklumkan objektif VLE Frog sebagai alat

pembelajaran alaf baru

Admin1 VLE Frog

Menyerahkan kit VLE Frog (buku manual, CD video
tutorial, kit edaran.

Memohon kebenaran mengadakan kursus VLE Frog guru

dan murid

Membuat promosi VLE Frog di tapak perhimpunan

5
CARTA ALIRAN

Mula

Hantar laporan kursus

Maklumkan VLE Frog sebagai alat

Pembelajaran alaf baru

Serahkan kit VLE Frog

Memohon mengadakan kursus VLE

Frog bagi guru dan murid

Pengetua sahkan Notis Kursus

Tamat

6
4.3 MEMBERI KURSUS ASAS DAN PENDEDAHAN VLE FROG KEPADA
GURU.

JAWATAN PROSES KERJA

Tampal notis kursus

Maklumkan kursus kepada guru-guru secara lisan

Kursus dijalankan maksima 20 guru (internet perlahan)

Rekod kehadiran guru dan edaran ID Yes dan

Password

Tayangan video Frogasia

Admin1 VLE Frog
Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog

Pengenalan kepada widget Text, Media, File Drop dan

Wall

Guru login dan menyediakan site pembelajaran

menggunakan widget yang sesuai

Aktiviti bengkel dalam kumpulan

(Integrasi VLE dalam PdP)

Tamat

7
CARTA ALIRAN

Mula

Tampal notis kursus

Kursus dijalankan maksima 20 guru

(internet perlahan)

Rekod kehadiran guru dan edaran ID

Yes dan Password

Tayangan video Frogasia

Pengenalan kepada paparan asas VLE

Frog

Pengenalan kepada widget Text, Media,

File Drop dan Wall

Guru login dan menyediakan site

pembelajaran menggunakan widget yang
sesuai

Aktiviti bengkel dalam kumpulan

Tamat

8
4.4 MEMBERI KURSUS ASAS DAN PENDEDAHAN VLE FROG KEPADA
MURID

JAWATAN PROSES KERJA

Rekod kehadiran murid

Kursus asas login VLE Frog

Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog

Admin1 VLE Frog Pengenalan kepada widget asas Media, Text, File
Drop

Penggunaan Quick Launch untuk tambah Buku

Teks

Bengkel berkumpulan
(Integrasi VLE dalam PdP)

9
CARTA ALIRAN

Mula

Merekod kehadiran murid

Kursus asas login VLE Frog

Pengenalan kepada paparan asas VLE Frog

Pengenalan kepada widget asas

Media, Text, File Drop

Penggunaan Quick Launch untuk tambah

Buku Teks

Bengkel berkumpulan
(Integrasi VLE dalam PdP)

Tamat

10
4.5 MEMBENTUK JAWATANKUASA ORGANISASI FROG
VLE SEKOLAH (GURU)

JAWATAN PROSES KERJA

Serahan senarai nama calon guru kepada Pengetua

Pemilihan nama Jurulatih dalam mesyuarat

Pengurusan

Pemilihan senarai guru sebagai mentee bagi

setiap Jurulatih

Admin1 VLE Frog Sijil Watikah perlantikan Jurulatih

Jurulatih beri bimbingan kepada guru(mentee)

sebanyak 4 kali dalam setahun)

Mentee buat tempahan melalui laman Kalendar

Tempahan untuk sesi pembelajaran VLE Frog

Penyerahan sijil Jurulatih proaktif bagi kalangan

Jurulatih yang mahir

11
CARTA ALIRAN

Mula

Serahan senarai nama calon guru

kepada Pengetua

Pemilihan nama Jurulatih dalam

mesyuarat Pengurusan

Pemilihan senarai guru sebagai mentee

bagi setiap Jurulatih

Sijil Watikah perlantikan Jurulatih

Jurulatih beri bimbingan kepada

guru(mentee) sebanyak 4 kali dalam
setahun

Mentee buat tempahan melalui laman

Kalendar Tempahan untuk sesi
pembelajaran VLE Frog

Penyerahan sijil Jurulatih proaktif bagi

kalangan Jurulatih yang mahir

Tamat

12
4.6 MEMBENTUK KUMPULAN MURID (Student Frog Champion)

JAWATAN PROSES KERJA

Memilih senarai murid champion 2 orang mewakili

setiap kelas

Kursus asas VLE Frog dengan chromebook

- cara login dan edit site kelas

Sijil Watikah perlantikan Student Frog Champion

Admin1 VLE Frog

Pelaksanaan kelas Abad 21 satu kelas setiap
minggu

Student Frog Champion bantu dan bimbing rakan

sekelas

Student Frog Champion bantu dan bimbing guru

yang kurang mahir menggunakan VLE Frog

13
CARTA ALIRAN

Mula

Memilih senarai murid champion 2 orang

mewakili setiap kelas

Kursus asas VLE Frog dengan chromebook

- cara login dan edit site kelas

Sijil Watikah perlantikan Student Frog

Champion

Pelaksanaan kelas Abad 21 satu kelas

setiap minggu

Student Frog Champion bantu dan bimbing

rakan sekelas

Student Frog Champion bantu dan bimbing

guru yang kurang mahir menggunakan VLE
Frog

Tamat

14
4.7 PROSES KERJA EDARAN ID YES GURU, MURID SERTA IBU & BAPA

JAWATAN PROSES KERJA

Eksport data VLE Frog murid, ibu dan bapa

Eksport data murid tg1, tg2, tg3, tg4, tg5, tg6, tg6
Rendah dari apdm.moe.gov.my

Gabung data VLE Frog dan data murid dan merge

mengikut kelas menggunakan fungsi VLOOKUP dalam
MS Excel

Admin1 VLE Frog Semak murid yang tiada ID Yes dan Password dan
kumpul senarai

Hantar aduan untuk transfer in murid tiada ID Yes dan

password ke Helpdesk - moesupport@ytlcomms.my

Cetak senarai nama, ID Yes dan password murid, ID

Yes dan password bapa; ID Yes ibu

Edar kepada setiap kelas melalui Ketua Kelas

15
CARTA ALIRAN

Mula

Eksport data VLE Frog murid, ibu dan bapa

Eksport data murid tg1, tg2, tg3, tg4, tg5, tg6, tg6 Rendah dari
apdm.moe.gov.my

Gabung data VLE Frog dan data murid dan

merge mengikut kelas menggunakan fungsi
VLOOKUP dalam MS Excel

Semak murid yang tiada ID Yes dan

Password dan kumpul senarai

Hantar aduan untuk transfer in murid tiada ID

Yes dan password ke Helpdesk - moesupport@ytlcomms.my

Cetak senarai nama, ID Yes dan password

murid, ID Yes dan password bapa; ID Yes ibu

Guru login dan menyediakan site

pembelajaran menggunakan widget yang sesuai

Edar kepada setiap kelas melalui Ketua Kelas

Tamat

16
4.8 MENGEMASKINI DASHBOARD SEKOLAH DENGAN BAHAN TERKINI

JAWATAN PROSES KERJA

Menyediakan tab Utama, Portal Guru, Kurikulum,

Kokurikulum, HEM, Kaunseling, Tingkatan 6 dan
unit-unit utama yang berkaitan

Mengemaskini site link bahan site yang telah dibina

oleh guru-guru unit berkenaan

Membuat promosi dan laporan VLE Frog dalam tab

VLE Frog
Admin1 VLE Frog
Mengemaskini tab Utama dengan bahan terkini
berdasarkan isu semasa

Menambah baik bahan rujukan Buku Teks dan

soalan latihan peperiksaan

Menyediakan external link kepada web yang

berkaitan untuk kegunaan murid, guru-guru dan
ibubapa

17
CARTA ALIRAN

Mula

Menyediakan tab Utama, Portal Guru,

Kurikulum, Kokurikulum, HEM,
Kaunseling, Tingkatan 6 dan unit-unit
utama yang berkaitan

Mengemaskini site link bahan site yang

telah dibina oleh guru-guru unit
berkenaan

Membuat promosi dan laporan VLE Frog

dalam tab VLE Frog

Mengemaskini tab Utama dengan bahan

terkini berdasarkan isu semasa

Menambah baik bahan rujukan Buku

Teks dan soalan latihan peperiksaan

Menyediakan external link kepada web

yang berkaitan untuk kegunaan murid,
guru-guru dan ibubapa

Tamat

18
4.9 PELAPORAN GRAF ANALITIK PENGGUNAAN VLE FROG KEPADA
PENTADBIR SEKOLAH

JAWATAN PROSES KERJA

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch >Klik ikon Analytics

>Klik Users

Pilih student users atau staff users

Pilih Choose dates

Admin1 VLE Frog

Taip tarikh mula dan tarikh akhir bulan berkenaan.
Klik OK

Printscreen graf analitik berkaitan dan masukkan

dalam fail pelaporan

Menaip laporan dan rumusan bulanan

Mencetak laporan > Hantar untuk disemak

19
CARTA ALIRAN

Mula

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch> Klik ikon Analytics

>Klik Users

Pilih student users atau staff users

Pilih Choose dates

Taip tarikh mula dan tarikh akhir bulan

berkenaan. Klik OK

Printscreen graf analitik berkaitan dan

masukkan dalam fail pelaporan

Menaip laporan dan rumusan bulanan

Mencetak laporan > Hantar untuk

disemak

Tamat

20
4.10 MENYEDIAKAN KALENDAR TEMPAHAN (BOOKING CALENDAR)

JAWATAN PROSES KERJA

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch >Booking Calendar

Menyediakan booking items berdasarkan nama Bilik

Khas

Membina site Kalendar Tempahan dan share>can

contribute kepada group guru sahaja

Admin1 VLE Frog

Membuat site link kepada Kalendar Tempahan pada
tab Utama dalam Dashboard)

Membuat promosi tempahan Makmal Komputer A,

Makmal Komputer B dan Makmal Chromebook dalam
media sosial

Guru membuat tempahan Bilik Khas atau Makmal

Komputer

Guru mengajar murid menggunakan VLE Frog

21
CARTA ALIRAN

Mula

Login akaun admin VLE Frog

Klik Quick Launch >Booking Calendar

Menyediakan booking items berdasarkan nama

Bilik Khas

Membina site Kalendar Tempahan dan share>can

contribute kepada group guru sahaja

Membuat site link kepada Kalendar Tempahan

pada tab Utama dalam Dashboard

Membuat promosi tempahan Makmal Komputer

A, Makmal Komputer B dan Makmal Chromebook
dalam media sosial

Guru membuat tempahan Bilik Khas atau Makmal

Komputer

Guru mengajar murid menggunakan VLE Frog

Tamat

22
4.11 MEMBUAT ADUAN KEPADA HELPDESK JIKA MENGHADAPI MASALAH
SISTEM VLE FROG DAN CAPAIAN 1BESTARINET

JAWATAN PROSES KERJA

Masalah - Capaian internet perlahan, nyalaan LED

kurang daripada 2 bar

Emel aduan ke Helpdesk

moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, nama sekolah, kod sekolah,
no telefon, gambar berkaitan

Jika masalah berulang, emel semula aduan

ke Helpdesk

Admin1 VLE Frog

Murid tidak boleh login kerana baru pindah masuk
atau data dalam ALUMNI

Emel aduan transfer in murid ke Helpdesk

moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, kod sekolah, no telefon,
nama dan nombor kad pengenalan murid

Ulang proses jika masih lagi terdapat murid

bermasalah login VLE Frog

23
 CARTA ALIRAN

Mula

Masalah - Capaian internet perlahan, nyalaan

LED kurang daripada 2 bar

Emel aduan ke Helpdesk

moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, nama sekolah, kod
sekolah, no telefon, gambar berkaitan
Ya)
Masalah capaian internet perlahan berulang

Tidak)

Masalah selesai. Capaian internet

semakin baik.

Murid tidak boleh login kerana baru pindah

masuk atau data dalam ALUMNI

Emel aduan transfer in murid ke Helpdesk

moesupport@ytlcomms.my
Sertakan nama admin, kod sekolah, no telefon,
nama dan nombor kad pengenalan
murid

Murid tidak boleh login

Semak data sama ada murid baru

pindah masuk

Murid boleh login

Tamat

24
4.12 PERKONGSIAN DOKUMEN DAN SITE RUJUKAN MELALUI LAMAN
SOSIAL TELEGRAM DAN WHATSAPP DALAM KALANGAN GURU

JAWATAN PROSES KERJA

Memohon sebagai ahli dalam kumpulan whatsapp

atau telegram atau facebook sekolah

Bina site dan dan share, can contribute dengan

group guru

Upload fail-fail rujukan atau borang untuk kegunaan

guru-guru dalam widget File Drop

Printscreen gambar site dan upload ke dalam media

Admin1 VLE Frog sosial iaitu sama ada Whatsapp, Facebook atau
Telegram

Guru membina site mata pelajaran sendiri, share

Public in School, pilih can contribute

Printscreen gambar site, dan share gambar kepada

rakan guru bagi subjek yang sama untuk Duplikasi.

Guru edit nama site, share Public in School dan pilih

can contribute

25
CARTA ALIRAN

Mula

Memohon sebagai ahli dalam kumpulan

whatsapp atau telegram atau facebook
sekolah

Bina site dan dan share, can contribute

dengan group guru

Upload fail-fail rujukan atau borang

untuk kegunaan guru-guru dalam widget
File Drop

Printscreen gambar site dan upload ke

dalam media sosial iaitu sama ada
Whatsapp, Facebook atau Telegram

Guru membina site mata pelajaran

sendiri, share Public in School, pilih can
contribute

Printscreen gambar site, dan share gambar

kepada rakan guru bagi subjek
yang sama untuk Duplikasi.

Guru edit nama site, share Public in

School dan pilih can contribute

Tamat

26
4.13 MENYEMAK DAN MENGEMASKINI DATA ID YES MURID DAN GURU

JAWATAN PROSES KERJA

Eksport data VLE Frog murid dan guru melalui akaun

admin VLE Frog

Eksport data Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas,
T6 Rendah

Gabung kesemua fail kedalam satu fail MS Excel

Pada sheet Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas,
T6 Rendah tambah lajur ID Yes dan Pasword Murid,
Admin1 VLE Frog Bapa dan Ibu dengan fungsi vlookup

Semak murid tiada ID Yes > Hantar emel aduan

ke Helpdesk

Cetak semula lampiran data ikut kelas jika diperlukan

27
CARTA ALIRAN

Mula

Eksport data VLE Frog murid dan guru melalui akaun

admin VLE Frog

Eksport data Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6
Rendah

Gabung kesemua fail kedalam satu fail MS Excel

Pada sheet Pend Khas, T1, T2, T3, T4, T5, T6 Atas, T6
Rendah tambah lajur ID Yes dan Pasword Murid, Bapa dan Ibu
dengan fungsi vlookup

Semak murid tiada ID Yes > Hantar emel aduan ke

Helpdesk

Cetak semula lampiran data ikut kelas jika diperlukan

Tamat

28
4.14 MEWUJUDKAN PORTAL GURU BAGI MEMUDAHKAN MURID AKSES
BAHAN PEMBELAJARAN LEBIH MUDAH

JAWATAN PROSES KERJA

Menyedia senarai guru dan jawatan

Eksport data ID Yes dan Password dengan akaun

admin

Menyediakan contoh site sebagai sumber rujukan

Menyemak senarai guru; jika tiada email ke helpdesk

untuk pindah masuk

Login akaun VLE Frog guru

Admin1 VLE Frog Menyalin site contoh, edit dan share Public In School

Buka paparan Incognito Windows; login akaun admin

VLE Frog

Edit Dashboard dan seret masuk widget site link

kepada Site Guru berkenaan pada tab Portal Guru

Semak; adakah semua guru sudah disediakan

Portal Guru

Ulang sehingga selesai

29
 CARTA ALIRAN

Mula

Menyedia senarai guru dan jawatan

Eksport data ID Yes dan Password dengan

akaun admin

Menyediakan contoh site sebagai sumber

rujukan
Emel ke
Helpdesk Tiada

Menyemak senarai guru; jika tiada email ke

helpdesk untuk pindah masuk
Ada

Login akaun VLE Frog guru

Menyalin site contoh, edit dan share

Public In School

Buka paparan Incognito Windows; login

akaun admin VLE Frog
Ulang
hingga
selesai Edit Dashboard dan seret masuk widget
site link kepada Site Guru berkenaan pada
tab Portal Guru

Belum
Semak; adakah semua guru sudah
disediakan Portal Guru
Ya
Tamat

30
4.15 MEMPROMOSI DAN MENGGALAKKAN PENGGUNAAN VLE FROG
DALAM KALANGAN WARGA SEKOLAH.

JAWATAN PROSES KERJA

Membuat perancangan strategik

Agihan tugas promosi kepada Jurulatih yang dilantik

Promosi VLE Frog pada banting yang digantung

pada sebelah tepi jalan laluan di dalam sekolah

Admin1 VLE Frog Promosi VLE Frog di tapak perhimpunan 6 kali

setahun

Menyediakan bahan permainan interaktif dalam

dashboard VLE Frog

Menyediakan Sijil Murid Proaktif dan Guru Proaktif

31
CARTA ALIRAN

Mula

Membuat perancangan strategik

Agihan tugas promosi kepada Jurulatih yang

dilantik

Promosi VLE Frog pada banting yang

digantung pada sebelah tepi jalan laluan di dalam
sekolah

Promosi VLE Frog di tapak perhimpunan

6 kali setahun

Menyediakan bahan permainan interaktif dalam

dashboard VLE Frog

Menyediakan Sijil Murid Proaktif dan

Guru Proaktif

Tamat

32