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Un dossier de mécénat ou de sponsoring doit être le plus clair et synthétique possible.

Il
doit donner confiance, donner les informations essentielles et donner envie de rencontrer
le porteur du projet.

Le dossier de sponsoring est un ensemble. Certaines entreprises reçoivent plus de centaines
demandes de mécénat par mois ! Il se doit donc d’être soigné tant au niveau de la présentation
que de la structure.

La présentation du dossier de sponsoring :

Le dossier doit contenir au minimum 5 pages (sans compter les annexes).

Si le dossier contient plus de 5 pages, pensez à faire un sommaire et un résumé de votre projet
sur une page.

Pensez efficace ! Une présentation de qualité est importante mais inutile d'en faire trop.

Plus votre dossier sera clair et succinct, plus il aura une chance d’être parcouru.

La structure du dossier de sponsoring :

La couverture doit reprendre le titre du projet et éventuellement un sous-titre
explicatif, parfois le logo de l’association, dates et lieux de l’événement ainsi que le nom et
les coordonnées du ou des responsables.

Le dossier en lui-même se découpe en 5 parties :

1. Présentation du responsable du projet, de l’association, des parrains de l’événement, soit
tout ce qui peut apporter une certaine crédibilité quant à la qualité (précédentes réalisations
etc…) et la fiabilité des porteurs de projet (expérience etc…).

2. Présentation du projet : origine et objectifs, description, informations pratiques (lieu,
date, durée...). Eventuellement perspectives à venir.

3. Public et campagne de promotion : campagne de communication, diffusion, description
(affiches, dépliants, tickets, spots tv ou radio, etc…) et quantité (nombre d’exemplaires etc..),
cible visée,etc...

4. Budget présenté dans les grandes lignes :

Côté recettes : subsides, aide en nature obtenue, recettes propres, mécénat recherché.

Côté dépenses : salaires, frais fixes, autres frais divers liés à l’événement.

La part du mécénat recherché ne doit pas dépasser 10 à 20% du budget total.

des sponsors ponctuels ou par projet. Il s’agit donc de faire des propositions adaptables au plus grand nombre et laissant la porte ouverte à la discussion (proposition de formules modulables en fonction de l’interlocuteur).) 2. 3. Curriculum Vitae. Les propositions peuvent être adaptées en fonction des souhaits du sponsor. Association à l’ensemble des activités et éventuellement invitation à participer aux décisions (membre du conseil d’administration. Les retombées à envisager : 1. avec le nombre d’exemplaires distribués. L’idéal est bien entendu un accord avec un partenaire unique et à long terme.. invitations. journal ou autre publication.Logo ou espace réservé au sponsor sur tous les documents promotionnels : affiches. les matériaux nécessaires. les moyens financiers. tickets d’entrée. Les objectifs. participation aux réunions de travail.. Partenaire majeur/exclusif/structurel Prise en charge de la totalité du montant recherché ou d’un montant conséquent. . documents promotionnels.Annexes : catalogues. catalogue. les souhaits de retombées.. Retombées en fonction de la valeur du partenariat. programme. la fonction du responsable sponsoring ou mécénat varient d’une entreprise à l’autre. photos. sponsor Budgets différents selon la nature de chaque projet. Opportunités de partenariats : C’est la partie la plus intéressante pour les entreprises partenaires. revue de presse. Il s’agit d’une part de définir les montants recherchés en sponsoring et d’autre part d’énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. l’intérêt. Partenaire ponctuel/de projet. Visibilité . les assurances. site internet. Il faut aussi envisager des suggestions pour des co-sponsors. le plus inventif et attrayant possible. l’hébergement et diverses fournitures. ainsi que pour des sponsors en services ou en nature. les modes de décisions. Il se doit donc d’être le plus clair. dépliants. programme. Retombées moindres ou liées au projet uniquement. Les différents types de partenariats à proposer : 1. Partenaire en service/nature Par exemple pour le transport.5. . cd-rom..

Visites guidées. radio ou tv).. Un retour de sponsors serait fort intéressant aussi : avis aux amateurs ! .Cadeau d’entreprise . banderole. les commentaires sont là pour ça.Articles et photos dans les publications de l’entreprise .Entrées gratuites pour le personnel .Autorisation pour le sponsor d’utiliser dans sa communication le logo du « culturel » . .Logo sur les annonces publicitaire (Web.Implication de certains membres du personnel dans la mise en place du projet 4. Communication externe . nocturnes.Places.) . mention dans le communiqué de presse et le dossier de presse.Association à la campagne presse : invitation et prise de parole lors de la conférence de presse. entrées ou programmes offerts.Participation à l’une ou l’autre activité .Présence sur les lieux (panneau. Relations Publiques . .. Communication interne .Présence à l’inauguration : prise de parole 2. 3. ouvrage d’art. . . stand.Catalogue. A vous de jouer ! Si vous avez de bons exemples de dossiers de sponsoring à nous soumettre (ou au contraire des conseils sur les choses à ne surtout pas faire !). mise à disposition de salles de réception pour les invités du sponsor. objet de merchandising ou cd-rom gratuits et/ou à prix préférentiels.. n'hésitez pas.Invitations au vernissage ou autres événements officiels.