You are on page 1of 7

.

Prosedur Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
Prosedur penomoran sistem unit pada berkas rekam medis rawat jalan di Klinik Rawat
Inap Mentosaran Pituruh adalah sebagai berikut :
a. Prosedur di tempat pendaftaran, petugas loket menyiapkan nomor antrian, formulir-formulir
yang diperlukan untuk pelayanan kesehatan seperti Kartu Tanda Pengenal (KTP) baru,
dokumen rekam medis baru berupa folder dan formulir rawat jalan, karcis sekaligus resep
sesuai jenis kartu jaminan kesehatan pasien (umum, ASKES,BPJS).
b. Untuk pasien baru, petugas membuatkan kartu berobat baru, serta diberikan nomor rekam
medis baru, dokumen rekam medis baru dan menanyakan identitas pasien serta poliklinik
mana yang akan dituju dan mencatat resep sesuai dengan jenis kartu jaminan kesehatan.
c. Untuk pasien lama, petugas meminta kartu berobat pasien untuk dicarikan dokumen rekam
medis dengan nomor rekam medis yang telah tecatat di kartu berobat pasien dan menanyakan
poliklinik yang akan dituju serta kartu jaminan kesehatan yang digunakan.
d. Pemberian nomor secara unit yaitu penomoran rekam medis yang diberikan kepada pasien
pada saat pertama kali datang untuk berobat rawat jalan maupun rawat inap, mendapatkan
satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk kunjungan
– kunjungan selanjutnya. Terdapat 3 digit nomor rekam medis yaitu 2 digit depan untuk kode
wilayah, 2 digit tengah dan 2 digit belakang untuk nomor ketika pasien datang di Klinik
tersebut.
e. Dalam pengembalian dokumen rekam medis petugas menyimpan kembali dokumen ke dalam
rak penyimpanan sesuai dengan nomor rekam medis pasien.
.1. Kesimpulan
4.1.1. Prosedur Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan
1) Pemberian nomor secara unit yaitu penomoran rekam medis yang diberikan kepada pasien
pada saat pertama kali datang untuk berobat rawat jalan maupun rawat inap, mendapatkan
satu nomor rekam medis yang mana nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk kunjungan
– kunjungan selanjutnya. Terdapat 3 digit nomor rekam medis yaitu 2 digit depan untuk kode
wilayah, 2 digit tengah dan 2 digit belakang untuk nomor ketika pasien datang di Klinik
tersebut.
2) Prosedur penomoran sistem unit dari 30 berkas rekam medis yang telah diteliti, didapatkan
penomoran yang lengkap ada 90%, dan penomoran yang tidak lengkap ada 10%.

1. tidak adanya sistem informasi managemen Klinik. penyimpanan berkas rekam medis petugas mengingatkan kepada pasien untuk selalu membawa Kartu Tanda Pengenal dalam setiap kali berobat.2. serta tidak adanya petugas rekam medis khusus. Saran Dari hasil penelitian yang dilakukan penulis saat PKL.1. adanya sistem penomoran dalam berkas rekam medis rawat jalan. penomoran sistem unit belum digunakan di Klinik tersebut. 3) Ketidaklengkapan penomoran sistem unit dikarenakan kelalaian pasien tidak membawa Kartu Tanda Pengenal (KTP) ketika pasien berobat. adanya berkas rekam medis yang dipilih untuk sistem penomoran. 4. adanya tenaga kesehatan yang membantu proses penomoran rekam medis terhadap pasien. 4) Faktor penghambat penomoran sistem unit yaitu. penyimpanan berkas rekam medis yang masih menggunakan nama desa dan huruf abjad. 4.2. pasien terlalu lama menunggu apabila tidak membawa kartu berobat. karena untuk membantu sistem penomoran rekam medis. adanya sistem penyimpanan rekam medis dengan sistem komputerisasi . Upaya Untuk Mengatasi Permasalahan yang Ada di Bagian Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Untuk mengatasi permasalahan yang ada di bagian penomoran sistem unit pada berkas rekam medis rawat jalan adalah : Adanya petugas rekam medis yang kompeten untuk pelayanan terhadap pasien. belum adanya tenaga kesehatan yang kompeten di bidang rekam medis. penulis menyarankan sebagai berikut : 1) Klinik Mentosaran memerlukan tenaga rekam medis yang kompeten untuk bagian rekam medis. terdapat 10% penomoran yang tidak lengkap. 2) Klinik Mentosaran memerlukan adanya sistem penyimpanan rekam medis dengan sistem komputerisasi. Permasalahan Adanya Penomoran Sistem Unit Pada Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Di Klinik Rawat Inap Mentosaran Pituruh Di Klinik Rawat Inap Mentosaran Pituruh dalam proses penerimaan pasien dengan sistem penomoran terdapat beberapa permasalahan yang dapat menghambat kelancaran pelayanan kesehatan diantaranya adalah : Keterbatasan petugas klinik. .3. 4. 5) Faktor pendukung penomoran sistem unit yaitu.

Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata-cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. sehingga lokasi rekam medisnya sukar diketahui. Penggunaan nomor keluar (discharge number) dan nomor kode diagnose (diagnostic kode number). yaitu nomor pasien masuk (admission number). dengan mengetahui nama dan tanggal masuknya.RM) yg berfungsi sebagai salah satu identitas pasien“. formulir masuk keluar. untuk pedoman dalam tata- cara penyimpanan (penjajaran) dokumen rekam medis. “Sistem apapun yang dipakai untuk Rekam Medis yang baru harus berdasarkan nomor yang di urut secara kronologis dan nomor tersebut digunakan oleh unit/bagian di RS/pelayanan kesehatan yang bersangkutan”. Pemberian nomor cara seri Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah sakit atau . sebagai identifikasi dari pasien. Penyimpanan secara alphabets menurut nama-nama pasien agak lebih sulit dan memungkinkan terjadinya kesalahan-kesalahan dibandingkan dengan penyimpanan berdasarkan nomor. nomor keluar atau kode diagnose. 2. Umumnya ternyata tidak memuaskan karena rekam medis lain- lain/register sangat memerlukan nomor pasien masuk (admission number). dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan di filing. Ketika pasien datang berobat. Registrasi pasien (Pada waktu admission). Dahulu berbagai rumah sakit menyimpan rekam medis berdasarkan : nama pasien. petugas rekam medis harus memberikan nomor rekam medis dan mencatatnya kedalam beberapa formulir rekam medis yaitu. petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan.3) Klinik Mentosaran memerlukan SOP dalam penerimaan pasien dengan menggunakan sistem penomoran rekam medis. formulir data dasar pasien. Jika kartu pasien indeks hilang. Rekam Medis pada hampir semua pasien pelayanan kesehatan disimpan menurut nomor. Kartu Identitas Berobat (KIB). 4) Klinik Mentosaran memberikan informasi yang jelas kepada pasien dalam membawa Kartu Tanda Pengenal ( KTP ) karena petugas akan mengambil data pasien kembali dengan menggunakan nomor rekam medis yang telah tercantum di Kartu Tanda Pengenal tersebut. SISTEM PEMBERIAN NOMOR 1. nomor masuknya dapat diperoleh dari salah satu catatan. PENGERTIAN SISTEM PENOMORAN “Salah satu sistem dari penyelenggaraan RM dimana semua pasien yg datang ke instansi pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis (No. Nomor rekam medis mempunyai beberapa kegunaan dan tujuan yaitu. Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). buku register pendaftaran pasien. Tetapi jika menggunakan nomor keluar kartu indeks tidak dapat menolong untuk menemukan nomor keluar.

2. satu gambaran yang lengkap mengenai riwayat penyakit dan pengobatan seorang pasien. Pemberian nomor cara unit Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien berobat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat darurat serta bayi baru lahir. Dengan demikian maka KIUP sebagai indeks utama pasien yang disimpan ditempat pendaftaran dan KIB yang diberikan pasien akan sangat diperlukan. Kelebihan sistem ini yaitu pelayanan menjadi lebih cepat karena semua pasien dianggap pasien baru. Pemberian nomor cara seri unit Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit. . dan banyak menggunakan formulir. setelah ditemukan dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu. informasi pelayanan klinis menjadi tidak berkesinambungan. Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu petugas mudah mengerjakan. Bila ditemukan dalam KIUP berarti pasien tersebut pernah berkunjung dan memiliki dokumen rekam medis lama. Tapi kekurangan ini dapat diatasi dengan cara membuat dua loket yaitu loket untuk pasien baru dan pasien lama. Secara tepat memberikan informasi kepada klinis dan manajemen. KIB dan KIUP tidak diperlukan karena seorang pasien dapat memiliki lebih dari satu nomor rekam medis. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan dokumen rekam medis baru. informasi klinis menjadi tidak berkesinambungan. Kekurangannya adalah pelayanan pendaftaran pasien yang pernah berkunjung atau sebagai pasien lama akan lebih lama dibanding cara SNS. berdasarkan nomor rekam medis pada dokumen rekam medis tersebut dicari di KIUP untuk memastikan pasien tersebut pernah berkunjung atau tidak. Untuk loket pasien lama dibedakan menjadi dua lagi. Sistem penomoran yang baik adalah dianjurkan sistem unit. Sedangkan kekurangannya yaitu. Kelebihan pada sistem ini adalah informasi klinis dapat berkesinambungan karena semua data dan informasi mengenai pasien dan pelayanan yang diberikan berada dalam satu folder. Sedangkan kerugiannya yaitu. Semua rekam medis pasien memiliki satu nomor yang tersimpan dalam satu folder. Pada sistem ini. b. Maka dokumen rekam medis pasien tersebut hanya tersimpan didalam satu folder dibawah satu nomor. Selanjutnya dokumen rekam medis lama dicari di filing. karena memiliki kelebihan yaitu: a. Kemudian setelah selesai pelayanan. dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya. puskesmas selalu mendapat nomor yang baru. Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang lain. membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis lama. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor pada saat pertama kali pasien datang ke rumah sakit atau puskesmas. dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang lama. 3. yaitu untuk pasien lama yang membawa KIB dan pasien lama yang tidak membawa KIB. petugas menjadi lebih repot setelah selesai pelayanan.

Dalam sistim seri unit. maka pemberian nomor rekam medis dapat dialokasikan terlebih dahulu. nomor-nomor rekam medis tidak menunjukan tua atau mudanya suatu rekam medis sehingga untuk memilih rekam medis yang tidak aktif harus dilihat satu persatu tahun berapa seorang penderita terakhir dirawat atau berkunjung ke poliklinik. Pengalokasian nomor rekam medis didasarkan pada banyak sedikitnya pasien yang dilayani sehingga antara pelayanan kesehatan yang satu dengan yang lain dapat berbeda.00. Kadang-kadang begitu seringnya seorang penderita dirawat. Jilid 2 dari 2. Sistem nomor yang digunakan juga mempengaruhi rencana perkembangan ruang temapat penyimpanan. Pada sistem seri rekam medis tua (yang nomo-nomor rendah) sangat mudah dipilih dari rak penyimpanannya untuk disimpan ketempat penyimpanan rekam medis yang tidak aktif.00 s. Apabila sistim seri unit yang dipakai. 09. maka untuk mempercepat proses pelayanan di UGD dan kamar bersalin. Sehubungan dengan sistem pelayanan di rumah sakit atau puskesmas merupakan suatu sistem yang saling terkait.c.00. Unit pelayanan gawat darurat: 10. tentu rekam medisnya akan disimpan dengan nomor yang lebih besar. Satu problem yang biasa timbul dalam sistim unit adalah bertambahnya satu rekam medis menjadi berjilid – jilid karena seringnya penderita tersebut mendapatkan pelayanan di rumah sakit.00. misalnya: Jilid 1 dari 2. d. Sehingga satu pasien hanya mempunyai satu unit nomor seumur hidup kemanapun ia berobat di rumah sakit.000 nomor rekam medis. untuk disimpan ke nomor baru dalam seri unit.00 = 100. Pengambilan rekam medis yang tidak aktif dari rak penyimanan untuk dimusnahkan atau untuk microfilm. sehingga terjadi lowong pada bagian . Rekam medis yang tetap tinggal ditempatnya dalam satu jangka waktu tertentu dapat digolongkan sebagai rekam medis yang tidak aktif. Perlu sekali ruang lowong pada rak penyimpanan 25% apabila menggunkan sistem nomor unit. menunjukkan makin tuanya rekam medis tersebut. Unit pelayanan bayi baru lahir: 00. rekam medis yang tua dimana pemiliknya datang lagi kerumah sakit untuk berobat. 99.99 = 500. karena tempat tersebut berguna untuk menyimpan berkas rekam medis yang makin tebal.d.00.d. makin kecil nomor rekam medis.d. Untuk mengingatkan petugas penyimpanan tentang hal ini. karen terlalu tebal jika hanya satu jilid saja.00. sehingga rekam medisnya harus dibuat jilid yang baru. c.bagian tertentu dari rak penyimpanan. Unit pelayanan pasien yang lewat TPPRJ memperoleh nomor dari 50. Dengan sistim seri rak – rak penyimpanan akan terisi secara konstan. Dalm sistim seri. Untuk itu setiap pasien dapat dimasukkan kartu indeks pasien. Dengan demikian unit pelayanan yang bersangkutan tidak perlu setiap kali pelayanan menanyakan dan meminta nomor rekam medis kepada unit rekam medis untuk memperoleh . sangat gampang dalam sistim seri atau sistim seri unit.000 nomor rekam medis.00 = 400.99.00 s. b. Dalam sistem unit. Lowong ini akan terjadi apabila persentase masuk ulang tinggi (high admission rate).000 nomor rekam medis. Contoh alokasi nomor rekam medis: a. maka pada saat jilid harus dibuat catatan nomor jilid dan jumlah jilidnya. dimana rekam medis selalu disimpan di tempat nomor yang terbaru.00 s. 49. Menghilangkan kerepotan mengambil rekam medis. Menghilangkan kerepotan mencari dan mengumpulkan rekam medis seorang pasien yang terpisah pisah dalam sistem seri.

3.RM)  Tempat penyimpanan bisa banyak tempat  Susah untuk melihat kronologis penyakit penderita  Susah dalam pencarian RM (banyak tempat)  Rak terisi penuh  Lebih mudah memilih RM yg tidak aktif 2. misalnya dengan menuliskan angka tahun pada awal nomor seperti 85456231 tidak dianjurkan. agar nomor tersebut tetap terkendali maka unit pelayanan maupun unit rekam medis harus memiliki catatan penggunaan nomor rekam medis. Serial Unit Numbering System (SUNS)  NO. PERBEDAAN SISTEM PENOMORAN 1. Unit Numbering System (UNS)  NO.RM baru untuk setiap kali kunjungan  NO. Tanggung jawab pemberian nomor. RM setiap kunjungan (banyak NO. Sangat sukar untuk mengerjakan atau mengingat nomor-nomor yang lebih dari enam angka. Untuk hampir semua rumah sakit. . nomor bagi pasien yang dilayani. Karena kesalahan menulis angka tahun mengakibatkan sangat sukarnya mengetahui lokasi atau rekam medis. SUMBER NOMOR Satu rumah sakit biasanya membuat satu “bank nomor” dengan menentukan sampai nomor tertinggi yang keberapa. Nomor – nomor disusun dalam satu “Buku Induk” atau register. Namun demikian. meskipun sistim angka akhir (terminal digit) digunakan. Satu cara nomor dengan memberikan seri nomor tiap tahun. baru mulai lagi dengan nomor satu.RM untuk setiap pasien yg berkunjung  Dipakai untuk selanjutnya  Hanya 1 tempat penyimpanan  Dapat melihat gambaran riwayat penyakit & pengobatan secara cepat  Mengurangi kerepotan dalam pencarian RM  Tempat penyimpanan harus lebih luas (karna RM tebal) 3.RM lama digabungkan dengan yg baru  Disimpan ditempat dengan nomor yg baru  Sering terjadi nomor ganda  Pemborosan penggunaan formulir/berkas RM 4. sebaliknya diberikan kepada satu orang yang khusus menangani distribusi nomor. Tempat dimana buku rekam medis disimpan atau pengontrolan dilakukan ditentukan oleh kegunaan nomor dan prosedur nomor. Serial Numbering System (SNS)  Ada NO. nomor yang dimulai dari 000001 sampai dengan 999999 akan merupakan sumber (patokan) pemberian nomor yang bisa berjalan sampai bertahun – tahun.

 Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor dengan cara penggabungan sistem seri dan sistem unit.5 PERUBAHAAN SISTEM PENOMORAN Merubah sistem nomor seri atau seri unit menjadi sistem seri unit. Tinggalkan pada tempatnya semula rekam medis dari penderita-penderita yang tidak mealakukan masuk ulang. KESIMPULAN  Sistem penomoran merupakan salah satu sistem dari penyelenggaraan RM dimana semua pasien yg datang ke instansi pelayanan kesehatan diberikan suatu nomor Rekam Medis (No. Tentukan satu tanggal untuk memulai satu perubahan. Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut. PENUTUP 1. 2. berikan petunjuk keluar pada tempat penyimpanan rekam medis yang lama. ambil rekam medis mereka yang lama dan disimpan di bawah nomor yang baru . dapat dilaksanakan mengikuti langkah – langkah sebagai berikut : 1.RM) yg berfungsi sebagai salah satu identitas pasien. 4. 2. 3. Berikan nomor unit baru pada penderita masuk ulang (readmit patients).Dokumen rekam medis baru dan lama dijadikan satu.  Pemberian nomor cara seri dikenal dengan nama Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas selalu mendapat nomor yang baru. dengan mencantumkan nomor yang baru (cross reference). . Sedang nomor baru diberikan lagi ke pasien yang lain. dan digunakan selamanya pada kunjungan berikutnya. Dimana setiap pasien datang berkunjung ke rumah sakit atau puskesmas diberikan nomor baru dengan dokumen rekam medis baru. nomor terakhir dari rangkaian seri yang belum tercapai dapat dipakai sebagai nomor permulaan unit atau sama sekali mulai dengan nommor baru. dan yang menjadi patokan nomor rekam medis adalah nomor yang lama. sebaiknya pada tanggal permulaan tahun.  Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada setiap pasien yang berkunjung pertama kali datang ke rumah sakit atau puskesmas.