You are on page 1of 8

KELOMPOK 3 :

Ni Putu Linda Yasmita (1406305127 / 09)


Ni Made Dwi Permanasari (1406305154 / 23)
Ni Wayan Risna Swardani (1406305169 / 26)
Ida Ayu Nirma Prameswari (1406305199 / 35)
Putu Nirmala Chandra Devi (1406305200 / 36)

SAP 11
IMPLEMENTASI SISTEM, OPERASI, DAN PENGENDALIAN

1. GARIS BESAR
Banyak permasalahan dapat terjadi selama implementasi sistem, oleh
karena itu rencana formal dan pengendalian dalam tahap implementasi harus
dibuat. Tiga langkah utama implementasi sistem:
a. Menetapkan rencana dan pengendalian
b. Pelaksanaan aktivitas seperti yang telah direncanakan
c. Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem yang baru

2. IMPLEMENTASI SISTEM
2.1 Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi
Dalam upaya mengelola implementasi proyek dengan baik,
dibutuhkan rencana-rencana khusus yang tersusun dengan baik untuk
dikembangkan. Rencana tersebut harus menggabungkan tiga komponen
utama: (a) menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan, (b) anggaran
khusus yang dapat diaplikasikan di setiap tahap, dan (c) waktu
pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap tahap proyek.

2.2 Melakukan Aktivitas Implementasi


Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual
rencana desain yang telah disusun sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang
ditemui selama pelaksanaan ini antara lain menyeleksi dan melatih
personel, memasang perlengkapan baru komputer baru dan detail desain
system, menulis dan menguji program-program computer, pengembangan
standar, dokumentasi, dan konversi file.

2.2.1 Pelatihan Karyawan

1
Dalam banyak kasus, implementasi sistem mengharuskan
rekruitmen dan pelatihan bagi karyawan baru. Sementara para
karyawan yang sudah adapun harus diajari bagaimana bekerja
dengan format laporan dan prosedur yang baru. Dalam banyak
kasus ditemukan lebih baik untuk melatih kembali kayawan yang
ada saat ini. Ada beberapa alasan yang mendukung hal ini :
a. Biaya perekrutan yang terkait dengan memekerjakan
karyawan baru sedapat mungkin dihindari;
b. Para karyawan yang ada saat ini sudah terbiasa dan
mengenali sistem operasi perusahaan;
c. Moral para karyawan sering kali meningkat, khususnya
dalam kasus terdapatnya promosi posisi-posisi baru bagi
karyawan yang ada saat ini.

2.2.2 Mendapatkan dan Memasang Perlengkapan Komputer Baru


Pemanufaktur komputer biasanya menyediakan teknisi dan
personelnya untuk membantu instalasi sistem atau jaringan
komputer baru untuk memasang suatu perlengkapan yang cukup
mahal. Namun, masalah yang ditemui diantaranya adalah, fasilitas
pendukung yang memadai harus tersedia. Kebanyakan komputer
besar menuntut lingkungannya yang terkontrol dengan baik yang
mampu menjaga kelembaban dan suhu dalam rentang tertentu.

2.2.3 Rincian Desain Sistem


Hal yang sangat penting dalam eksekusi desain detail
selama tahap implementasi adalah pemrogaman komputer. Dalam
beberapa kasus, rencana desain dapat saja membutuhkan beberapa
program komputer pre-packed (siap pakai) walaupun pada
umumnya kebanyakan pemasangan sistem skala besar
membutuhkan proses pemrogaman.
Cara paling baik untuk menguji program-program
komputer adalah dengan mengujinya dalam pemrosesan data.

2.2.4 Dokumentasi Sistem Baru

2
Dokumentasi yang baik memiliki beberapa manfaat, yaitu
1) melatih karyawan baru, 2) menyediakan bagi para programer
dan analisis beragam informasi yang bermanfaat untuk evaluasi
program dan modifikasi aktivitas di masa yang akan datang, 3)
menyediakan bagi para auditor beragam informasi untuk
melakukan evaluasi pengendalian internal, dan 4) membantu
memastikan bahwa spesifikasi desain sistem telah terpenuhi.

2.2.5 Konversi File


Proses konversi dapat menjadi proses yang mahal dan
memakan waktu, terutama dalam kasus mengonversi file manual
ke dalam file komputer. Menurut Ginting (2009), konversi data
harus berjalan dengan baik dan dilakukan dengan tepat, karena
konversi data yang tidak tepat akan menimbulkan masalah dalam
sebuah perusahaan, sehingga dapat mengakibatkan perusahaan
tersebut mengalami kemunduran atau bahkan bangkrut.

2.2.6 Operasi Pengujian


Ada 3 pendekatan dasar yang bisa digunakan untuk
menguji akhir suatu sistem, yaitu: 1) Pendekatan langsung adalah
proses berpindah ke sistem yang baru dan meninggalkan sistem
yang lama pada suatu waktu tertentu yang disebut cutoverpoint. 2)
Operasi panel adalah proses mengoperasikan sistem yang baru dan
yang lama secara simultan. 3) Konversi modular merupakan proses
pengujian bertahap di setiap segmen dalam sistem baru.

2.3 Mengevaluasi Sistem Baru


Proses tindak lanjut diperlukan unruk memastikan bahwa sistem baru
beroperasi sesuai yang direncanakan.Pendekatan yang bisa dipakai dalam
proses tindak lanjut dan evaluasi yaitu seperti: observasi, kuesioner,
pengukuran kinerja, dan uji banding.

3. MERENCANAKAN DAN MENGORGANISASI PROYEK SISTEM

3
Secara operasional, teknik-teknik manajemen proyek adalah jantung
siklus hidup pengembangan sistem yang terkendali dengan baik. Istilah
proyek merujuk pada aplikasi tertentu yang telah disetujui untuk
dikembangkan.

c.1 Seleksi Proyek


Seleksi proyek biasanya merupakan tanggungjawab dari komite
pengarah atau unit organisasi lainnya yang bertujuan memastikan adanya
partisipasi aktif pengguna dalam proses seleksi. Sekali sebuah proyek
setuju untuk dikembangkan, sebuah tim proyek harus dibentuk untuk
mulai bekerja.

c.2 Tim Proyek


Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah
satu tugas penting dalam proyek manajemen adalah menyusun dan
membentuk sebuah tim proyek yang sesuai. Salah satu anggota tim harus
dipilih menjadi pimpinan proyek (project leader) agar mampu
memfokuskan tanggungjawab pengendalian untuk proyek tersebut.

c.2.1 Tanggungjawab Pimpinan Proyek


Tanggung Jawab
Pimpinan Proyek

Penjadwala Pengendalian
Perencanaan
n n

Memecah Alokasi Pembagian Pelaporan Pelaporan


Penjadwalan Kemajuan
Proyek Sumber Tugas Status
Aktivitas/Tugas dan Waktu
Daya
Pengerjaan

Gambar 1. Tanggung Jawab Pimpinan Proyek

c.2.2 Ketidakpastian Proyek

4
Permasalahan utama yang dihadapi oleh setiap tim proyek
adalah ketidakpastian yang berkaitan dengan aplikasi sebuah
proyek. Untuk ini para teknisi harus bekerja sama dengan
pengguna untuk menentukan kebutuhan data sistem.
Ketidakpastian juga sering muncul dalam pengembangan sistem.
Pengembangan perangkat lunak pun berpeluang mengalami
ketidakpastian, mulai dari total waktu yang dibutuhkan, apakah
perangkat lunak tersebut dapat diandalkan atau tidak, hingga
apakah perangkat lunak tersebut sesuai atau tidak denga spesifikasi
sistem yang telah ditentukan.

c.3 Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan


Untuk merencanakan dan mengendalikan sebuah proyek dengen
efektif, dibutuhkan uraian (break down) tugas tugas yang ada kedalam
sebuah daftar rincian tugas dan tahapan. Tujuan penguraian proyek adalah
untuk memfasilitasi penugasan dan pengawasan tenaga kerja dan sumber
daya proyek lainnya.

c.4 Estimasi Waktu


Mengestimasi akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan
suatu hal yang sulit karena adanya ketidakpastian dalam pengembangan
sistem. Akurasi estimasi sebuah proyek sebagian tergantung pada
pengalaman manajemen proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Sikap
yang tepat dalam mengestimasi waktu adalah menerima apapun hasil
estimasinya dan mempersiapkan diri untuk merevisi sementara proyek.

c.4.1 Teknik-Teknik Pengukuran Kerja


Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar yaitu: 1)
Identifikasi tugas yang akan diestimasi, 2) Untuk tiap tugas
diestimasi total ukuran tugasnya dengan tepat dan sesuai
kebutuhan, 3) Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam
waktu estimasi dengan mengalikannya dengan standar, dan 4)
Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan
pertimbangan-pertimbangan tertentu.

5
c.4.2 Akurasi Estimasi
Tidak ada standar umum yang dapat digunakan dalam
teknik estimasi karena tidak ada kesepakatan umum dalam
tahapan-tahapan dan tugas-tugas standar proyek. Salah satu aspek
penting pada perencanaan dan manajemen proyek rancang bangun
perangkat lunak adalah mengestimasi biaya sebuah proyek.
Beberapa metode telah digunakan untuk mengestimasi biaya suatu
proyek perangkat lunak, dan metode Analogy merupakan metode
baru yang menghasilkan estimasi relatif akurat (Sarno dkk, 2002).

c.5 Akuntansi Proyek


Pengendalian atau pengawasan proyek ditetapkan dengan
menentukan serangkaian tujuan yang dapat diukur untuk setiap tahap dan
tugas dalam keseluruhan proyek, membandingkan laporan kinerja aktual
dengan tujuan-tujuan tersebut, dan mengevaluasi setiap penyimpangan
signifikan yang terjadi terhadap rencana proyek yang telah disusun.

c.5.1 Operasi Sistem


Sistem akuntansi sebuah proyek merupakan sebuah sistem
akuntansi biaya yang di dalamnya biaya-biaya ditetapkan pada
proyek-proyek individual seiring proses pengembangan proyek.
Diperlukan sistem akuntansi proyek yang mampu menelusuri dan
memantau biaya-biaya yang terjadi selama masa proyek dan
memberikan laporan ringkas biaya pada saat proyek selesai, guna
memastikan terjadinya control proyek yang efektif, baik apakah
biaya-biaya proyek tersebut dialokasikan pada pengguna dalam
konteks sistem pertanggungjawaban akuntansi atau tidak.

c.5.2 Tingkat Rincian


Pada setiap sistem pengendalian, jika terlalu banyak detail
yang dibutuhkan oleh sistem akuntansi proyek, maka biaya
overhead untuk menjalankan sistem ini akan terlalu tinggi. Tingkat
yang memadai dalam detail atau seberapa rinci data yang
dibutuhkan harus ditentukan oleh manajemen proyek.

6
4. PENGENDALIAN TERHADAP SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI
NONFINANSIAL
Penting untuk melakukan pengendalian yang terkait dengan para
personel, untuk melindungi aset dari pencurian, perampokan dan
penyalahgunaan oleh karyawan serta meningkatkan keakuratan dan kebenaran
pencatatan akuntansi (Weygandt et al. 2007:454). Beragam jenis laporan
lainnya dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja personel seperti:
a) Laporan kinerja spesialis entri data
b) Laporan yang mengevaluasi efisiensi para operator sistem
c) Laporan-laporan yang terkait dengan efisiensi personel yang
memperbaiki perangkat keras

4.1 Auditing Sistem Informasi


Fokus petugas audit haruslah pada sistem informasi itu sendiri dan
validitas serta akurasi data yang diproses dalam sistem. Auditor akan
menguji beberapa transaksi yang dilakukan melalui sistem tersebut. Dalam
sistem yang memiliki sejumlah besar control internal, para auditor dapat
menggunakan pengambilan sampel transaksi secara statistik.

4.2 Memelihara dan Memodifikasi Sistem


Demi tujuan pengendalian, penting untuk seluruh modifikasi yang
dilakukan terhadap perangkat lunak sistem dan skema data untuk dikaji
ulang secara formal dan disetujui terlebih dahulu. Pada saat disetujui,
permintaan tersebut harus dirujuk kepada programmer sistem atau
programmer aplikasi yang sesuai untuk implementasinya.

7
REFERENSI

Bodnar, George, William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi


9.Yogyakarta: Penerbit Andi.

Ginting, M. I. "Analisis Konversi Data Antar Sistem Pangkalan Data Microsoft


Excel dan Sistem Pangkalan Data MySQL Pada Departemen Ilmu Komputer
Universitas Sumatera Utara Menggunakan XML." (2009).

Sarno, Riyanto, dkk. 2002. Pengembangan Metode Analogy Untuk Estimasi


Biaya Rancang Bangun Perangkat Lunak. Makara Jurnal Teknologi Vol. 6.
No. 2.

Weygandt, Jerry J, Donald E. Kieso, Paul D. Kimmel. 2007. Accounting


Principles, Salemba Empat, Jakarta.