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Clculo de necesidades y capacidades de almacenamiento 22

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Para este segmento se ha contado con el apoyo del Manual del Curso de
Administracin de Almacenes de la Agencia Logstica de Defensa (DLA) de los EEUU,
elaborado por John Price II.

El tamao de bodega que se necesita depende de la cantidad de suministros esperados.


Sin embargo, en las operaciones tpicas de emergencia por lo general es sumamente
difcil prever las cantidades que se van a recibir, sobre todo que la mayora de las
provisiones podran llegar sin ser solicitadas. Por esa razn, siempre es mejor optar por
el sitio ms grande, aunque en el primer momento la cantidad de suministros no lo
amerite.

El espacio de almacenamiento es tridimensional, es decir ancho, largo y alto. Para


determinar el espacio til de un sitio, es necesario conocer algunas variables bsicas:

Espacio bruto, expresado en metros cuadrados: son las dimensiones totales del sitio
(dentro de las paredes) y se obtiene multiplicando el largo por el ancho del sitio.

Metros cbicos brutos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal del
sitio. Se obtiene al multiplicar largo por ancho por alto.

Prdida estructural: es el espacio que ocupan los postes, columnas, paredes


intermedias, baos y cualquier otra estructura del edificio.

Espacio de apoyo: oficinas, espacio para equipo de la bodega, reas de operaciones


(clasificacin, empaque), etc.

Metros cuadrados netos: Es el espacio real de almacenamiento. Para obtener esta


informacin hay que restarle al espacio bruto la prdida estructural, el espacio de apoyo
y toda aquella rea que no pueda ser utilizada para almacenar.

Metros cbicos netos: son las dimensiones de todo el espacio vertical y horizontal,
menos las obstrucciones superiores (lmparas, tuberas, vigas, etc.) y la prdida
estructural.

Tabla 9.1 Frmulas bsicas para determinacin de medidas

Largo x ancho = metros cuadrados m2

Largo x ancho x alto = metros cbicos m3

Total de m2 del sitio - (prdida estructural + espacio de apoyo) = m2 netos: espacio real
disponible para almacenamiento
Adicionalmente, hay que tener en cuenta que las provisiones ocupan diferente "volumen
de almacenamiento". Los siguientes son ejemplos del espacio aproximado que se
requerira para almacenar una tonelada mtrica de diversos tipos de suministros:

Tabla 9.223
23
Tomado de Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red
Crescent Societies. Ginebra, 1997.

Granos (arroz, maz), harina, azcar en sacos 2 m3

Leche en polvo en sacos o cajas 3 m3

Medicamentos 3 m3

Aceite vegetal en estaones o en latas 1,5-2 m3

Frazadas en paquetes comprimidos (aprox. 700) 4-5 m3

Frazadas sueltas 8-10 m3

Ropa 7-10 m3

Tiendas (aprox. 25 carpas familiares) 4-5 m3

Utensilios de cocina (entre 35-40 cajas) 4-5 m3

En operaciones de emergencia en que se tiene ms control sobre los suministros, por


ejemplo la distribucin de alimentos en albergues temporales de damnificados, donde se
trata de un grupo especfico y contabilizado de personas, es ms sencillo conocer las
cantidades de suministros con que se va a trabajar y, por ende, el espacio requerido para
su almacenamiento. La tabla 9.2 ofrece un ejemplo de cmo calcular la necesidad de
espacio requerido para una cantidad conocida de suministros.

Tabla 9.324 Determinacin de la capacidad de almacenamiento requerida


24
Tomado de Supplies and Food Aid Field Handbook. UNHCR. Ginebra, junio de 1989.

Se debe saber Ejemplos


Poblacin a ser servida Llegada esperada de 30.000 personas

Distribucin propuesta Una tienda por familia (promedio de 6 personas


por familia)

Frecuencia de distribucin Una vez

Periodo requerido del suministro 3 meses

Peso / Unidad de volumen de los 1 TM= 25 tiendas = 5m3


bienes

Reserva de suministro 10%

Clculos

Cantidad de tiendas para almacenar tiendas

Volumen de las tiendas

Para una altura de 2 metros, el rea de piso requerida

Carga en el piso
Calcule 550m2 + 20% para acceso y ventilacin = 660 m2 de suelo

Otra herramienta sencilla para calcular el rea requerida, es el ejemplo siguiente:

Tabla 9.425 Clculo de rea para 100 toneladas de arroz con una altura de
almacenamiento de 2 metros.
25
Tomado de Handbook for Delegates, International Federation of Red Cross and Red
Crescent Societies. Ginebra, 1997.

Otros conceptos y herramientas de contabilidad y


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09-2001
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La capacidad de almacenamiento se determina de acuerdo al monto de inventario que se


tenga en disponibilidad y los pedidos que se hagan a los proveedores, es por eso que
debe evaluarse primordialmente la cantidad de existencias que podemos tener en
nuestras bodegas.

Una de las herramientas ms utilizadas para determinar el monto ptimo de pedido de


productos con los cuales debe trabajar una empresa, es el Modelo de Cantidad
Econmica de pedido (CEP), este modelo puede utilizarse para controlar los artculos
teniendo en cuenta sus costos financieros y operativos determinando as muchos de los
factores que minimicen el costo total del inventario. De acuerdo a lo arrojado en el
estudio del (CEP) se puede determinar si la capacidad de almacenamiento que est
utilizando la organizacin es la adecuada.

Modelo Cantidad Econmica de pedido


Es la tcnica para determinar la cantidad ptima de artculos a pedir con base en la
diferencia entre pedidos de inventario y el costo variable del mismo. La cantidad ptima
es aqulla que reduce al mnimo el costo total del inventario o el total del pedido y su
costo variable de inventario.
Dentro de los costos que se deben tener en cuenta para la implementacin de este
modelo se encuentran los Costos de pedido, los Costos de mantenimiento del inventario
y los Costos totales.

Matemticamente se puede establecer una frmula para calcular la CEP as:

CEP o Q* =

Donde:

R = Cantidad de unidades requeridas por periodo.


S = Costo de pedido.
C = Costo de mantenimiento de inventario por unidad de periodo.

Cuando evaluamos en forma correcta el nmero de existencias que en realidad se


pueden tener en los inventarios, las personas responsables de esta rea deben definir los
mrgenes en los cuales la capacidad de almacenamiento debe manejarse asegurndose
que no ocurran acumulaciones excesivas de materiales, que no se hagan inversiones
innecesarias, que no se permitan agotamientos de existencias y por supuesto el
resguardo seguro de las mercancas.