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CURSO

GESTIÓN DE PROYECTOS CON
MICROSOFT© PROJECT

NIVEL BÁSICO

Título del Módulo:

• Conceptos básicos generales de la administración de
proyectos según el estándar utilizado, aplicados al uso
de la herramienta en las fases de inicio y planificación
del proyecto.

Título de la Unidad:

Conceptos básicos generales de la administración de
proyectos según el estándar utilizado.

habiéndose convertido en el estándar de hecho para la gestión de proyectos a nivel profesional.. habida cuenta de que goza de una antigüedad de casi 20 años desde su primera aparición y de que ha dado muestras acabadas de su solvencia y potencia durante ese lapso. la herramienta es no sólo la más utilizada en el mercado. Él mencionado estándar es hoy en día el que más se utiliza en el mundo empresarial. sino la que goza de mayor prestigio en el mundo del Project management management. .Presentación de la Unidad: En este curso nos introducimos en la comprensión de los fundamentos del manejo a nivel básico de la herramienta de gestión de proyectos Microsoft© Project y en los conceptos principales del estándar del Project Management Institute (PMI®)) que le dan susten sustento. Comenzaremos a partir de ahora a establecer las cuestiones que serán necesarias para desarrollar el curso. Por su parte.

avalada por el PMI®.Objetivos: Que los participantes aprendan: • Las funcionalidades básicas de la herramienta Microsoft Project®. • A elaborar un proyecto básico con la herramienta. • Los fundamentos de la gestión de proyectos de acuerdo a la metodología descripta en el PMBoK. siguiendo los pasos metodológicos indicados por el estándar .

grup grupos os de procesos y procesos . La estructura organizacional 9. La PMO 4. El ciclo de vida del proyecto y su relación con el ciclo de vida del producto 8. Los activos de los procesos organizacionales 7. El rol del PMP 5.Temario 1. Áreas de conocimiento. Proyectos. Los factores ambientales de la organización 6. programas y portfolios 3. Definición de proyecto 2.

10. Factores que pueden dar lugar a un nuevo proyecto 12. La identificación de los stakeholders . Comenzando el proyecto: el Project Charter 13. El rol de la integración en un proyecto 11.

los referenciarán a tres comunidades de aprendizaje. Los foros asociados a cada una de las unidades. en el marco de los fundamentos del MEC*.Consignas para el aprendizaje colaborativo En esta Unidad los participantes se encontrarán con diferentes tipos de consignas que. . Es importante que todos los participantes realicen las actividades sugeridas y compartan en los foros los resultados obtenidos. a los efectos de aprovecharlas pedagógicamente: 1. que pondremos en funcionami funcionamiento ento en esta instancia de formación. Los contextos de desempeño de los participantes. La Web 2.0. 3. 2.

Todo proyecto es único. Todo proyecto es temporario. . no hay dos proyectos iguales.Definición de Proyecto El estándar del PMI define un proyecto como el esfuerzo temporario realizado con el fin de crear un producto. esto es. en el sentido de que tiene un inicio y un final claros y bien definidos. servicio o resultado único.

eventualmente en la bibliografía recomendada del curso distintas definiciones de Proyecto. eventualmente. royecto. amén de la definición del PMI y comparé ésta última con las que haya encontrado. En todos los casos.Reflexione a partir de las siguientes preguntas: • ¿Qué valor le dan en la organización en la que se desempeña a la gestión de proyectos en general? • ¿Siguen alguna metodología o estándar para la gestión de proyectos? ¿Cuál? Realice lice la siguiente actividad actividad: • Busque en la web yy. . suba sus respuestas a al Foro oro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.

la modificación de alguna de ellas influirá en al menos una de las restantes. por lo tanto. en cambio. Es decir. el cronograma y el presupuesto. La administración de programas. para obtener beneficios que serían imposibles de alcanzar manejando los proyectos separadamente. . Proyectos. es la gestión de un grupo de proyectos en forma conjunta. Una parte importante de la administración de proyectos es el balanceo de las restricciones que pudieran afectar los objetivos del proyecto: el alcance. finalmente. programas y portfolios La administración de proyectos consiste en administrar sistemáticamente herramientas y técnicas a una serie de procesos para satisfacer los requerimientos del proyecto. es la agrupación estratégicos de esos programas y proyectos de modo tal de facilitar la consecución de los objetivos del negocio.2. Es importante tener en cuenta que estas restricciones están estrechamente relacionadas y compiten entre sí. La administración del portfolio. se trata de lograr la “sinergia” entre los proyectos.

En esta función de tres variables. lo cual termina afectando la calidad del proyecto (en el centro del triángulo). con el presupuesto (costo) asignado y en el plazo (tiempo) acordado.La situación se suele graficar con un triángulo. como . si una sufre variaciones. afecta a las otras dos. con cada una de las 3 variables a cada lado del mismo: Costo Calidad Alcance Tiempo El trabajo fundamental del PMP consiste en lograr el objetivo (alcance) que se le solicitó. Tanto el objetivo del proyecto (alcance).

es el costo. operan entonces como restricciones del proyecto. . aunque en el primer caso se considera al tiempo como la variable menos importante. de modo tal de llevar a buen puerto el proyecto. esto sucede con el alcance. con el alcance solicitado. y en el segundo caso. De la misma manera. puntualmente y al costo estipulado. Un proyecto de alta calidad es. con tal de cumplir con la fecha). el que hace este balance en forma correcta y entrega al cliente un producto de alta calidad. entonces. Otro ejemplo es el de los productos de investigación científica o los gubernamentales: lo más importante es el alcance. Es el PMP quien debe hacer el balance que considere correcto entre estas 3 restricciones. en las obras en construcción o en las consultoras se prioriza el costo. aunque puede existir un sobrecosto justificado por no llegar a tiempo) o que el alcance (llegado el caso. se dejarían de efectuar algunas tareas no fundamentales. y lo menos importante (por distintas razones en cada caso). Por ejemplo. en la organización de eventos cumplir con la fecha es siempre más importante que el costo (que debería lograrse.el presupuesto (costo) y el cronograma. El tipo de proyecto es fundamental al considerar esto.

. En todos los casos. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso. • Señale también n si no hacen ninguna gestión al respecto y si cuáles son las razones que ofrecen al respecto. Realice las siguientes actividades: • Piense y enuncie un ejemplo de Portfolio para utilizar en su compañía. • Busque en la propia compañía a alguna de las personas de la PMO o a cargo del manejo del portfolio de la organización. y pregú pregúnteles cómo manejan el agrupamiento de proye proyectos ctos en programas estratégicos.

Las responsabilidades de una oficina de gestión de proyectos pueden variar. Éstas pueden ser desde realizar funciones de soporte para los gerentes de proyectos. hasta ser realmente los responsables del gerenciamiento de uno o varios proyectos. La PMO Las funciones comúnmente asociadas a la oficina de gestión de proyectos están relacionadas con la coordinación y asistencia a los proyectos. . facilitando documentación. formularios o guías de administración de proyectos.3.

En todos los casos. • Averigüe qué funciones cumple específicamente esa oficina en la organización organización. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso. . Realice lass siguientes actividades es: • Investigue si existe una PMO en su organización o en la de algún conocido conocido.

Otra de sus funciones es la de monitorear y controlar la concreción de las tareas y el avance de la gestión del proyecto. deberá aplicar todos sus conocimientos sobre la gestión de proyectos para cumplir los objetivos del proyecto (alcance. dirige y gestiona todo el proyecto. plazos y cronograma) que le fue encomendado. A su vez. el PMP. Fundamentalmente. El rol del PMP Es PMP es el recurso en el cual recae la responsabilidad de la administración del proyecto.4. Finalmente. es fundamental su rol de integrador entre todos los recursos y tareas del proyecto. .

.Realice la siguiente actividad: • Hable con algún PMP en su organización y preguntar qué funciones específicas cumple. cumple • Suba uba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.

los estándares industriales. u organizaciones completas. el sistema de información de gestión de proyectos (por ejemplo. la tolerancia a los riesgos y el tipo de organización que lleva a cabo el proyecto. áreas de la empresa. aparece el área de conocimiento “Gestión de los interesados”). Los factores ambientales de la organización Los principales son : el mercado y sus condiciones. Pueden tener interés en que el proyecto triunfe o fracase. Estas entidades pueden ser personas. Microsoft Project) utilizado por la organización. las creencias. Estos factores tienen relación directa con la forma de manejar los proyectos dentro de cada organización. la infraestructura. la misión. en la quinta edición del PMBoK. y la misma puede ser positiva o negativa. conocido como “PMIS”. las políticas y la visión de la organización. Pueden asimismo tener mucha o poca influencia sobre el proyecto. los procesos. la cultura. Los interesados (stakeholders) en un proyecto son aquellas entidades que tienen algún interés en el proyecto. . ya que pueden ejercer influencia en el momento de la toma de decisiones. El estándar del PMI aconseja fervientemente su gestión (de hecho. 5. la política de administración de personal. los valores. grupos de personas. las regulaciones gubernamentales.

el equipo de trabajo. los dueños. los interesados pueden ejercer su influencia en forma positiva o negativa durante el desarrollo del proyecto. el sponsor o patrocinador del proyecto (la persona que “motoriza” el proyecto y ex nexo entre la organización contratante. según se indicó. los vendedores. los gerentes de área. el gobierno.¿Quiénes son los interesados? El gerente del proyecto. los usuarios. el cliente y el PMP). De hecho. El equipo del proyecto debe identificar a todos los interesados (internos y externos) con el fin de determinar con precisión los requerimientos y las expectativas de las partes involucradas. el cliente. Como contrapartida. la sociedad. Un proyecto puede ser percibido como algo que tendrá un resultado negativo o positivo para los interesados. . etc. el Gerente de Proyecto y su equipo debe manejar e influenciar a los interesados con el fin de obtener un resultado satisfactorio.

evaluar y analizar sus necesidades y expectativas o deseos. . Un ejemplo paradigmático de todo lo expuesto ha sido el del proyecto de instalación de las papeleras en la zona de Gualeguaychú. y obtener su aceptación final del producto o servicio generado.Los pasos a seguir son los siguientes: identificar quiénes son los interesados. a la orilla del río Uruguay. involucrarlos durante todo el ciclo de vida del proyecto. satisfacer esas necesidades a lo largo del proyecto.

. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.Realice las siguiente siguientes actividades: • Enumere factores ambientales de la organización que no se hayan expuesto en el texto. • Averigüe en la propia organización sobre este tema. • En todos los casos.

los requisitos de comunicación y los controles financieros. Los activos y los procesos de la organización Los principales activos y procesos organizacionales a tener en cuenta son: las políticas organizacionales. las plantillas (templates) utilizadas. ¿De qué manera afectan un proyecto los factores ambientales. entre otros. Las lecciones aprendidas de proyectos completados con anterioridad se convierten en información histórica útil para proyectos que comienzan. los procesos estándar de la organización. 6. Tanto los factores ambientales de la empresa como los activos y procesos organizacionales obligan a pensar más allá de la capacidad de venta de un producto o su potencial facturación. Las lecciones aprendidas son toda la documentación generada durante el proyecto y contiene información sobre lo que falló. la información histórica resguardada. los activos y procesos organizacionales? Se debe analizar todos los factores y variables que atentan contra el cumplimiento de los objetivos del proyecto. lo que anduvo bien o lo que se debería modificar. las lecciones aprendidas. .

• En todos los casos. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.Realice lass siguientes actividades es: • Enumere los activos y procesos organizacionales que no se hayan expuesto en tema expuesto • Averigüe en la propia organización sobre este tema. .

7. son un conjunto de pasos predefinidos a seguir. desarrollo. El ciclo de vida del proyecto y su relación con el ciclo de vida del producto Se denomina ciclo de vida del proyecto a la serie de pasos definidos para construir el producto o servicio. diseño. las fases genéricas del ciclo de vida del desarrollo de proyectos de software son: análisis. Comúnmente. como se ve en el gráfico a continuación: . por ejemplo los costos. testeo e implementación. Por ejemplo. Este ciclo de vida afecta de manera directa las variables del proyecto.

. la influencia de los interesados es mayor. esta influencia va desapareciendo.Existen otros factores importantes en el ciclo de vida de un proyecto:  La influencia de los interesados: en las fases tempranas del ciclo de vida del proyecto. a medida que se avanza en el proyecto. • El costo de los cambios: es mayor a medida que se avanza en las fases del ciclo de vida del proyecto.

El producto entregable de un proyecto anterior sirve como entrada del proyecto que lo sucede. “concepción del producto” podría ser un proyecto y “desarrollo del producto” podría ser otro). . El ciclo de vida del proyecto suele ser parte del ciclo de vida del producto. El ciclo de vida del producto empieza con la concepción del producto (o servicio) hasta su retiro final del mercado.El ciclo de vida del proyecto está dado por sus fases. Esto se visualiza claramente en el siguiente esquema que se agrega a modo de ejemplo: Se puede apreciar que dentro del ciclo de vida del producto puede haber más de un proyecto (por ejemplo.

Realice las siguiente siguientes actividades es: • Investigue en la propia organización acerca de los proyectos y de la gestión diaria de productos que se realicen. . En todos los casos. • Mencione un ejemplo propio de ciclo de vida de proyecto versus ciclo de vida de producto. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.

8. ya que el gerente de proyectos casi no tiene ningún tipo de autoridad en esta estructura. Cada empleado tiene un superior definido. La estructura organizacional A continuación se lleva a cabo un análisis de las estructuras organizacionales desde el punto de vista del nivel de autoridad de un gerente de proyectos en cada una de ellas. el gerente de proyectos es un recurso de algún área que trabaja de coordinador o facilitador. El PMBoK define tres grandes tipos de estructura organizacional en función de ello. Los niveles jerárquicos están especializados (división del trabajo en tareas más simples y agrupadas en unidades organizativas). La gestión de los proyectos depende del gerente funcional. . La estructura de organización funcional (la más tradicional) muestra una escala jerárquica. Esta estructura es típica en las organizaciones fabriles. Generalmente.

Los gerentes de proyecto. dado que su autoridad en este tipo de organizaciones es alta o total.La organización proyectizada es una estructura donde la mayoría de los empleados son parte de un repositorio de recursos para los distintos proyectos. en este tipo de organizaciones. dependen generalmente de una PMO. Las consultoras de servicios. Los gerentes de proyectos son quienes manejan estos recursos. que trabajan fundamentalmente por proyectos. . suelen estar organizadas de esta manera.

se encuentra la estructura matricial. en el caso de las estructuras matriciales fuertes. Las empresas de servicios. en las cuales el rol del gerente de proyectos no es más que de coordinación entre las distintas especialidades. Ésta representa un punto intermedio entre las estructuras funcionales clásicas y la estructura “proyectizada”. encaran . que además de su tarea de operación diaria llevan adelante proyectos (por ejemplo.Como versión intermedia entre los dos extremos de estructuras organizacionales. las empresas de telecomunicaciones que. éstas tienen la mayoría de las características de las estructuras proyectizadas. donde el gerente de proyectos tiene un importante grado de autoridad sobre los recursos y proyectos. además de operar su servicio cotidianamente. Las estructuras matriciales débiles mantienen la mayoría de las características de las estructuras funcionales. En contrapartida.

constantemente proyectos de renovación tecnológica) son exponentes claros de este tipo de organización. La situación general se puede esquematizar así: .

.Realice la siguiente actividad: • Averigüe qué tipo de estructura tiene su organización y cómo se aplica al gerenciamiento de proyectos • Suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.

Cada proceso se caracteriza por sus entradas. por las herramientas y técnicas que pueden aplicarse y por las salidas que se obtienen. Áreas de conocimiento. Éstos proporcionan pautas y criterios para adaptar dichos procesos a las necesidades específicas del proyecto. Los factores ambientales de la empresa pueden restringir las opciones de la dirección de proyectos. resultado o servicio predefinido. habilidades. . la dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos. El gerente de proyectos debe considerar los activos de los procesos de la organización y los factores ambientales de la empresa. herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. grupos de procesos y procesos Según el PMBoK. La aplicación de conocimientos requiere de la dirección eficaz de los procesos apropiados.9. Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para obtener un producto.

cumplir con los requisitos a fin de satisfacer las necesidades y expectativos de los interesados y equilibrar las demandas contrapuestas relativas de alcance. el equipo del proyecto debe seleccionar los procesos adecuados requeridos para alcanzar los objetivos del proyecto. siempre tiene la responsabilidad de determinar cuáles son los procesos apropiados. tiempo. . el director del proyecto. Los procesos de dirección de proyectos se aplican globalmente a todos los grupos de industria. Esto no significa que los conocimientos. habilidades y procesos descriptos deban aplicarse siempre de la misma manera a todos los proyectos. calidad. recursos y riesgo para producir el producto. utilizar un enfoque definido que pueda adoptarse para cumplir con los requisitos. servicio o resultado especificado.Para que un proyecto tenga éxito. El término “buenas prácticas” significa que existe un acuerdo general en cuanto a que se ha demostrado que la aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumenta las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos. en colaboración con el equipo el proyecto. Para un proyecto determinado. así como el grado de rigor adecuado para cada caso. costo.

Los directores del proyecto y sus equipos deben abordar cuidadosamente cada proceso.  Grupo de procesos de ejecución: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto a fin de cumplir con las especificaciones del mismo. así como las entradas y salidas que lo constituyen. . refinar los objetivos y definir el curso de acción necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se emprendió el proyecto. mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. Los procesos de dirección de proyectos se agrupan en cinco categorías conocidas como Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos:  Grupo de procesos de iniciación: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto ya existente.  Grupo de procesos de planificación: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto.

 Grupo de procesos de seguimiento y control: Aquellos procesos requeridos para dar seguimiento. para identificar áreas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios correspondientes. Todos los procesos de las áreas de conocimiento del PMI son representados con el mismo formato: • Entradas. analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto. salidas. . a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.  Grupo de procesos de cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos. • Herramientas • Técnicas.

utilizado al realizar una actividad para producir un producto o resultado. Puede ser el resultado de un proceso predecesor. Una salida de un proceso puede ser entrada de otro.  Herramientas: es algo tangible. interno o externo del proyecto que sea requerido por un proceso antes de que dicho proceso continúe. resultado o servicio generado por un proceso. Un ejemplo de técnica muy conocido es el del brainstorming o lluvia de ideas. y que puede emplear una o más herramientas. . una forma de juicio de expertos.  Técnicas: es un procedimiento sistemático definido y utilizado por una persona o grupo de personas para realizar una actividad para producir un producto o un resultado.  Salida: es un producto. o prestar un servicio. También la llamada técnica Delphi. Entradas: es cualquier elemento. como una plantilla o un programa de software (por ejemplo Microsoft Project). Puede ser un dato inicial para un proceso sucesor.

aparecen estas áreas de conocimiento (en la 5ta. unificar y coordinar los procesos y actividades de la administración de proyectos. Incluye las actividades necesarias para identificar. . Las funciones primordiales de la gestión del alcance son la definición y el control de lo que está y lo que no está incluido en el proyecto. definir. además de pertenecer a grupos de procesos. Tomando como base la 4ta.  Plazos: El objetivo de la gestión de los plazos de proyecto es completar el trabajo puntualmente. el establecimiento de su secuencia y su duración con el fin de definir el cronograma del proyecto para su posterior seguimiento y control.Los procesos del estándar. Edición del PMBoK. combinar.  Alcance: La gestión del alcance del proyecto es el conjunto de los procesos necesarios para asegurar que se incluya únicamente todo el trabajo requerido para completar el proyecto satisfactoriamente. mediante la definición de las actividades a ejecutar. edición se agrega el área de conocimiento de “Gestión de los stakeholders”):  Integración: El área de conocimiento de la integración del proyecto está compuesta por una serie de procesos que articulan a las otras áreas de conocimiento. pertenecen a áreas de conocimiento.

 Comunicaciones: El grupo de procesos de la gestión de las comunicaciones establece los pasos a seguir para obtener.  Calidad: Este proceso define los objetivos de calidad del proyecto y se ocupa de que se le entregue al cliente exactamente lo que pidió y de que éste quede satisfecho con el resultado obtenido. Costos: Esta área de conocimiento tiene por objetivo presupuestar el trabajo a realizar en el proyecto. identificar y asignar responsabilidades sobre la calidad a los interesados y fomentar la mejora continua de los procesos. el manejo de los factores humanos que pueden influir en el desarrollo del trabajo y el respeto por una labor ética y profesional. el armado y liderazgo del equipo.  Recursos Humanos: El área de conocimiento de la gestión de los recursos humanos se ocupa de la relación que existe entre las actividades del proyecto y las personas que las ejecutarán. Esta información puede estar . la obtención de la gente. Ese presupuesto se desarrolla a partir del análisis y la estimación de los costos de las actividades y el posterior control del flujo de los fondos del proyecto. La gestión de la calidad también apunta a evitar los errores en vez de corregirlos. el desarrollo de las capacidades de las personas. elaborar y transmitir la información del proyecto a todos los interesados.

administrar y cerrar la gestión de los contratos. edición del PMBoK la gestión de los interesados se hace en esta área de conocimiento. plazos. . etc.a partir de la 5ta.). relacionada con los detalles técnicos del producto o servicio a desarrollar o la descripción del estado del proyecto en cuanto a costos o plazos. También ayuda a manejar las expectativas del cliente. pero –como ya se señaló. desarrollados con el objetivo de obtener productos o servicios de terceros. En la 4ta. analizar y crear respuestas para los eventos que podrían afectar los objetivos del proyecto (alcance. Esos eventos pueden ser negativos (los riesgos del proyecto propiamente dicho) o positivos (oportunidades).  Adquisiciones: El conjunto de procesos de adquisiciones tiene como finalidad definir. edición se ha incluido un área de conocimiento ad hoc para esa gestión.  Riesgos: El objetivo de los procesos de gestión de los riesgos es encontrar. calidad. costo.

Utilizando la 4ta. edición del PMBoK.El estándar incluye también un framework de gestión por competencias profesionales y un código de ética y conducta profesional. la situación podría esquematizarse de la siguiente manera: .

en tanto.El nivel de interacción entre los distintos grupos de procesos puede esquematizarse. de la siguiente manera: .

Realice la siguiente actividad: • Investigue e en la Web eb cuáles son los cambios que el PMI introdujo en la 5ta. versión n del PMBoK respecto de las áreas de conocimiento y de los procesos pertenecientes a cada una de ellas. . ellas • Suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.

la integración incluye actividades de consolidación y articulación. 10. combinar. gestionar las expectativas de los interesados y cumplir con los requerimientos. . cruciales para completar el proyecto. definir. unificar y coordinar los procesos y actividades de la administración de proyectos. El rol de la integración en un proyecto Como puede verse en el gráfico a continuación. el área de conocimiento de la integración del proyecto está compuesta por una serie de procesos que articulan a las otras áreas de conocimiento. Incluye las actividades necesarias para identificar. Desde el punto de vista de la administración de proyectos.

El proceso de integración es necesario para organizar la interacción de todos los procesos del estándar y asegurar que existe una relación coherente entre la documentación generada en los planes y los productos entregables del proyecto. .

Tanto el gerente de proyecto como su equipo de trabajo deben revisar todos y cada uno de los procesos del estándar y definir qué grado de implementación tendrá cada uno. La mayoría de los gerentes de proyectos saben que no existe una forma única de administrar proyectos. la estimación de un costo para un plan de contingencia involucra la integración de procesos de las áreas de conocimiento de costos. se aplican con mayor o menor rigurosidad ciertos conocimientos en administración de proyectos. la percepción de que un proceso en particular no es requerido para un proyecto no necesariamente significa que no debe ser ejecutado. El gerente de proyecto es el integrador de todo el trabajo realizado en el proyecto. . Este análisis debe realizarse para todos los proyectos. plazos y riesgos. habilidades y procesos para alcanzar la performance esperada. De acuerdo a la naturaleza del proyecto.Por ejemplo. El equipo del proyecto es quien ejecuta las tareas del proyecto. Sin embargo.

.Realice las siguiente siguientes actividades es: • Discuta con algún PMP de la propia organización cómo se hace la integración en cada proyecto • Investigue qué rol juega en la misma el profesional de gestión de proyectos En todos los casos. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.

Factores que pueden dar lugar a nuevos proyectos Generalmente los proyectos se inician con un caso de negocio (Business Case).11. esto conlleva llevar a cabo un proyecto previo o “anteproyecto”. Corrientemente. que indica si el proyecto puede ser viable desde el punto de vista de la rentabilidad o desde aquel desde el cual se lo encare). conocido como “estudio de factibilidad”. . que provee la información necesaria desde el punto de vista del negocio para determinar si el proyecto amerita la inversión (por lo general. dentro de este documento que detalla el caso de negocio. se evalúa la necesidad del negocio y se desarrolla un análisis costo-beneficio.

los siguientes factores: En el caso de los proyectos que se realizarán para clientes externos.Este documento se crea a partir del surgimiento de alguno de –entre otros. . ya que se deben cubrir además las implicancias legales del proyecto. el contrato es la entrada por excelencia.

. en otras organizacio organizaciones nes o en entes estatales. • Analice el contexto que dio origen al proyecto en cada uno de ellos En todos los casos. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio bio de opiniones con sus compañeros de curso.Realice las siguiente siguientes actividades es: • A partir de casos reales existentes en la propia organización. seleccione por lo menos 5 casos en los que los factores que dieron origen a esos proyectos hayan sido distintos de los otro otros.

12. teléfono. Comenzando el proyecto: el Project Charter En ese proceso se desarrolla el documento que. autoriza formalmente la iniciación del proyecto. espacio físico. Si bien el gerente del proyecto es identificado en el Project Charter. indica el inicio formal del proyecto. La definición de proyecto dice que éste tiene un inicio claro y definido. el PMI entiende: gente. Por recursos. electricidad. para el estándar del PMI. debería ser asignado como PM lo más rápidamente posible al proyecto. . preferentemente antes de comenzar el desarrollo del acta de constitución del proyecto. materiales. La participación temprana del gerente de proyecto en el desarrollo del Project Charter es importante para poder influir sobre aquellos objetivos que luego tendrá que manejar a lo largo del proyecto. tiempo. En él se documentan los requisitos fundamentales del producto o servicio requerido y da autoridad al PM para aplicar recursos a las actividades del proyecto. insumos. El acta de constitución del proyecto (también llamada Project Charter). dinero. una vez aprobada. etc.

Por caso. jefe de la PMO. se puede delegar la tarea en el Project Manager. . En el caso de haber participado en el desarrollo del Project Charter. o en su defecto. El responsable de aprobar el acta de constitución del proyecto es siempre alguien de nivel jerárquico alto en la organización –sponsor. entre otras cosas. el PM está condicionado por objetivos de costo y plazos impuestos por terceros. comité de dirección o gerente de alto rango.que esté en condiciones de proveer fondos para el proyecto. no es lo mismo que un Gerente de Proyecto sea asignado a un proyecto mediante un acta de constitución luego que ésta fue confeccionada (pues incluye. En este caso. El acta es creada por la misma persona que la aprueba. el presupuesto y las fechas de entrega del producto o servicio a desarrollar). esas variables podrían haber sido manejadas y negociadas de antemano para llegar a un acuerdo realista y consensuado.

Generalmente. Statement of Work o SOW: Es una descripción narrativa del producto o servicio a ser entregado por el proyecto. se evalúa la necesidad del negocio y se desarrolla un análisis costo-beneficio. • Caso de negocio: Provee la información necesaria desde el punto de vista del negocio para determinar si el proyecto amerita la inversión.Las entradas de este proceso son: • El enunciado del trabajo. a la descripción del producto (qué características deberá tener) y al plan estratégico de la organización (cómo se alinea con los objetivos de la compañía). dentro de este documento. Este documento se crea a partir del surgimiento de alguno de los siguientes factores: . El SOW hace referencia a la necesidad del negocio (por qué se necesita el producto o servicio).

el contrato es la entrada por excelencia. • Factores ambientales de la empresa: El desarrollo del acta del proyecto puede verse influenciado por diversos factores: .• Contrato: En el caso de los proyectos que se realizarán para clientes externos.

.

controles financieros. Las lecciones aprendidas de proyectos completados se convierten en información histórica útil para proyectos que comienzan. Formularios). . información histórica. Las lecciones aprendidas son toda la documentación generada durante el proyecto y contiene información sobre lo que falló. etc. • Activos y procesos organizacionales: Durante el desarrollo del acta de constitución se deben tener en cuenta los siguientes activos y procesos de la organización: políticas organizacionales. plantillas (Templates. requisitos de comunicación. procesos estándar de la organización. lo que anduvo bien o lo que se debería modificar.El sistema de información de gestión de proyectos (PMIS) que más amplia difusión y mayor aceptación tiene en el ámbito organizacional y profesional de la gestión de proyectos es indudablemente Microsoft Project. lecciones aprendidas.

¿De qué manera afectan mi proyecto los factores
ambientales, los activos y procesos organizacionales?

Recordemos que estamos en el proceso de creación del acta
de desarrollo del proyecto, por lo tanto, todas las entradas del
proceso apuntan a generar esta acta (es decir, iniciar
formalmente el proyecto) o a rechazar la ejecución del mismo.

Es por esto que debemos analizar todos los factores y
variables que atentan contra el cumplimiento de los objetivos
del proyecto.

Tanto los factores ambientales de la empresa como los
activos y procesos organizacionales nos obligan a pensar
más allá de la capacidad de venta de un producto o su
potencial facturación, nos lleva a pensar si podemos hacerlo,
si tenemos todo lo necesario, o si va en contra de alguna
política, estándar o ley, entre otras cosas.

La técnica utilizada en este proceso es el juicio de expertos.
Es la opinión de una persona (empleado, jefe, supervisor,
cliente, consultor) o grupo de personas (área de la
organización, entidades, organizaciones, instituciones) que
utilizan su experiencia y conocimientos con el fin de proveer
una respuesta apropiada a una consulta puntual.

La salida de este proceso es el acta de constitución del
proyecto que contiene, entre otras cosas: el propósito o
justificación del proyecto, la identificación del gerente de
proyecto asignado y su nivel de autoridad, los requerimientos
de alto nivel del proyecto, el presupuesto preliminar, las
fechas de entrega preliminares, los requisitos de aprobación
de los requerimientos y la identificación del sponsor del
proyecto, que autoriza la propia acta de constitución del
proyecto.

Un ejemplo gráfico de acta de constitución del proyecto
puede ser el siguiente:

000. siempre que el resultado del estudio de factibilidad a realizar sea positivo.000 y la fecha de finalización del mismo está estipulada para el 18 de agosto del corriente año. entregue la documentación técnica en la cual se expliciten los tiempos y costos necesarios para el desarrollo de dicho sistema. quien actuará como gerente del proyecto y de quien se espera que a la fecha de finalización del trabajo. se asigna este proyecto al señor Hugo Wontbe.Un ejemplo narrativo de acta de constitución de proyecto puede ser este: La Plata. el presupuesto estimado para el estudio de factibilidad es de $3. A la fecha. David Constantini. 6 de enero De mi consideración: Con el fin de comenzar los trabajos necesarios para el proyecto de análisis de factibilidad del desarrollo de un sistema para identificación de los espectadores concurrentes a los estadios de fútbol. lo saluda atte. Sin más. Director de Finanzas .

. escrib escriba el Project Charter como si no se hubiera escrito antes Suba su actividad al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.Realice la sigu siguiente actividad: • A partir de un proyecto existente.

La identificación temprana de los interesados es crucial para que el proyecto llegue a buen puerto. etc. grupos u organizaciones (los miembros del equipo. el sponsor. a los efectos de dedicar a cada uno de ellos un tiempo proporcional a su influencia en el proyecto. los proveedores. .). los gerentes de la compañía. La identificación de los stakeholders Este proceso está orientado a determinar quiénes son los interesados (también denominados como involucrados o como stakeholders) en el proyecto.13. con el fin de establecer cuáles son sus intereses y objetivos. en qué medida deberán participar del mismo y cómo se beneficiarán (o cómo se perjudicarán) con el producto del proyecto. Los interesados pueden ser personas. el gobierno. Los interesados deben clasificarse en un orden de prioridades. el cliente.

éste debe proveer información detallada de los interesados en el proyecto.Un contraejemplo muy célebre en los últimos tiempos ha sido el proyecto de la instalación de papeleras a la orilla del río Uruguay. Las entradas del proceso son: • Acta de constitución del proyecto: Este documento hace mención a los interesados más importantes del proyecto. . • Documentación sobre contrataciones: En el caso que todo o parte del proyecto sea tercerizado mediante un contrato.

Las herramientas y técnicas del proceso son: • Análisis de los interesados: En este proceso cíclico e iterativo se releva y analiza la información obtenida de los interesados. • Factores ambientales de la empresa: Estos factores (gobierno. . con el objetivo de evaluar el grado de influencia que puede ejercer cada uno de ellos en el proyecto Un análisis profundo de dicha información aumenta notablemente la probabilidad de éxito del proyecto. competencia. etc.) pueden influir en el proceso de identificación de los interesados a través de estándares de la industria o prácticas particulares de los sectores. • Activos y procesos organizacionales: Tengamos en cuenta que la información histórica disponible y las lecciones aprendidas de otros proyectos anteriores pueden ser útiles en el proceso de identificación de los interesados.

El análisis de los interesados se puede resumir en los siguientes pasos: o Identificar interesados potenciales: Incluye el relevamiento de intereses. expectativas y autoridad. o Manejar expectativas: Evaluar cómo pueden llegar a reaccionar frente a diferentes situaciones. de manera de planear la forma de manejar sus expectativas. . o Analizar su influencia sobre los objetivos: Impacto potencial que puede tener cada interesado en el proyecto.

los gerentes. el juicio de expertos se refiere a la información que pueden proveer a los distintos interesados. Este registro puede contener. cargo. el nombre. Las salidas del proceso son: • Registro de interesados: En este documento se vuelca toda la información obtenida en el proceso de identificación de los interesados. las otras áreas de la compañía. . y se calcula utilizando la siguiente fórmula: (n * (n . otros gerentes de proyectos. consultores o profesionales de la industria. por cada interesado.1)) / 2. etc.Es importante tener en cuenta la cantidad de canales de comunicación en un proyecto. • Juicio de expertos: En este contexto. fase en la que influirá con mayor fuerza. ya que esto da una idea clara de su complejidad. rol. intereses más importantes. La cantidad de canales está dada por el número (n) de interesados que participarán en el proyecto.

cuáles son sus requisitos y sus expectativas.• Estrategia de gestión de los interesados: Utilizando la información recolectada. Para poder desarrollar una estrategia adecuada. con el fin de minimizar los impactos negativos sobre el proyecto. es necesario entender claramente quiénes son los interesados más influyentes. . es posible delinear la estrategia mediante la cual se trabajara con los interesados.

• Analice cómo se manejó la identificación de los stakeholders Reflexione sobre las siguientes preguntas: • ¿Tienen PMO? ¿Usan programas de proyectos? • ¿Los proyectos son dirigidos por PMPs certificados certificados? • En todos los casos. suba sus respuestas al Foro y establezca un intercambio de opiniones con sus compañeros de curso.Realice las siguiente siguientes actividades es: • Busque información sobre el proyecto de las papeleras del río Uruguay en la Web. .